Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán công ty dệt Hòa Thọ.doc

1. Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1. Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ
Kiểm soát luôn là một khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị, do đó các nhà
quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát để đạt được
mục tiêu của tổ chức. Có nhiều định nghĩa khác nhau về kiểm soát nội bộ (KSNB), một số
định nghĩa hiện nay là:
Theo COSO Ủy ban các tổ chức tài trợ (Committee of Sponsoring Organization):
“KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị
chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục
tiêu: - Báo cáo tài chính đáng tin cậy.
- Các luật lệ và quy định được tuân thủ.
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.”
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400: “Hệ thống KSNB là các quy định và
các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho
đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện
gian lận, sai sót; lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử
dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.”
Theo định nghĩa của Liên đoàn Kế toán Quốc tế (The International Federation of
Accountants - IFAC): Hệ thống KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm bốn
mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của thông tin, bảo đảm việc
thực hiện các chế độ pháp lý, và bảo đảm hiệu quả của hoạt động.
Như vậy hệ thống KSNB thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kế
hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm
bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý.
1.2. Phân loại hệ thống kiểm soát nội bộ
1.2.1. Kiểm soát nội bộ về kế toán
KSNB về kế toán là các chính sách và quá trình thực hiện nhằm thực hiện hai mục
tiêu chính sau:
- Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài
sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư
hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp. Điều tương tự cũng có

thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng.
- Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin kế toán: Thông tin kinh tế tài chính do bộ
máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của
các nhà quản lý. Như vậy, thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính
chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung
chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính.
1.2.2. Kiểm soát nội bộ về quản lý
KSNB về quản lý là để thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh và khuyến khích sự
tham gia của công nhân viên đối với các chính sách quản lý, thực hiện tốt hai mục tiêu
chính:
- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống KSNB được thiết kế
trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tuân thủ đúng mức. Cụ thể, hệ thống
KSNB cần:
Trang 1
+ Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động
của doanh nghiệp.
+ Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong
mọi hoạt động của doanh nghiệp.
+ Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài
chính trung thực và khách quan.
- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý: Các quá trình kiểm soát
trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp,
gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh
nghiệp. Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong
doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống KSNB doanh nghiệp nhằm
nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp.
1.3. Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ
Vấn đề KSNB có ý nghĩa quan trọng đối với hầu hết các đơn vị. Ở các đơn vị nhỏ
thì tổ chức quản lý theo kiểu gia đình; ở các đơn vị có quy mô lớn, quyền hạn càng phân

chia cho nhiều cấp, các quan hệ giữa các bộ phận chức năng và các nhân viên càng trở nên
phức tạp, quá trình truyền đạt và thu thập thông tin phản hồi càng trở nên khó khăn, tài sản
lại càng phân tán ở nhiều địa điểm và trong nhiều hoạt động khác nhau… do đó đòi hỏi
phải có một hệ thống KSNB hữu hiệu.
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi
riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu không có
hệ thống KSNB, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm
những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động? Làm
sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp
dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính?
Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: Giảm bớt
nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh, chẳng hạn như sai sót vô tình gây thiệt
hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm... Bảo vệ tài
sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp. Đảm bảo tính chính
xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính. Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy,
quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức chức cũng như các quy định của luật pháp. Đảm
bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra.
Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ trong các Công
ty Cổ phần.
1.4. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Mặc dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống KSNB của các đơn vị vì phụ
thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu…của từng nơi, thế
nhưng bất kỳ hệ thống KSNB nào cũng phải bao gồm những bộ phận cơ bản sau:
- Môi trường kiểm soát: bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có
tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình
kiểm soát nội bộ.
- Xác định rủi ro: xác định các rủi ro bên trong và bên ngoài có thể ảnh hưởng
không tốt đến mục tiêu và hoạt động của đơn vị.
- Các thủ tục kiểm soát: là các thủ tục đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được
thực hiện và giúp kiểm soát các rủi ro đơn vị đang hay có thể gặp phải.

Trang 2
- Hệ thống thông tin và truyền thông: cung cấp thông tin cho mọi cấp trong một tổ
chức để đạt được các mục tiêu kiểm soát khác nhau, trong đó hệ thống thông tin kế toán là
một phân hệ quan trọng
- Hệ thống giám sát: là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ
thống kiểm soát.
1.4.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức
kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị là nền tảng đối với các bộ phận khác của
KSNB. Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát là :
- Tính trung thực và giá trị đạo đức: là tính chính trực và việc tôn trọng các giá
trị đạo đức của những người liên quan đến quá trình kiểm soát. Để đáp ứng nhu cầu này,
các nhà quản lý cao cấp phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử
đúng đắn để có thể ngăn cản không cho các thành viên có hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm
pháp.
- Đảm bảo về năng lực: là đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng và hiểu
biết cần thiết để có thể thực hiện được nhiệm vụ của mình, nếu không chắc chắn họ sẽ thực
hiện nhiệm vụ được giao không hữu hiệu và hiệu quả. Do đó, nhà quản lý chỉ nên tuyển
dụng các nhân viên có trình độ đào tạo và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao,
và phải giám sát và huấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên.
- Triết lý quản lý và phong cách điều hành: Triết lý quản lý thể hiện qua quan
điểm và nhận thức của người quản lý; phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư
cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Một số nhà quản lý rất quan tâm đến việc lập
báo cáo tài chính và rất chú trọng việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch, sẵn sàng chấp
nhận rủi ro. Một số nhà quản lý khác lại rất bảo thủ và quá thận trọng với rủi ro. Sự khác
biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm
soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị.
- Cơ cấu tổ chức: là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong
đơn vị, cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát, và giám sát
các hoạt động, góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu.

- Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: là phần mở rộng của cơ cấu
tổ chức, cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong hoạt động đơn
vị, giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động của
họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn thành mục tiêu.
- Ủy ban kiểm soát: là Ủy ban gồm một số thành viên trong và ngoài Hội đồng
quản trị, không tham gia vào việc điều hành đơn vị, nhưng có những đóng góp quan trọng
cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị, thông qua việc giám sát sự tuân thủ pháp luật,
giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của KSNB.
- Chính sách nhân sự: là các chính sách tuân thủ của nhà quản lý về việc tuyển
dụng, huấn luyện, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân viên. Chính sách
nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát thông qua tác
động đến các nhân tố khác trong môi trường kiểm soát như đảm bảo về năng lực, tính
chính trực và các giá trị đạo đức.
- Công tác kế hoạch: là hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản
xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sữa chữa tài sản cố định, đặc biệt
kế hoạch tài chính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động, và
sự luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong quá trình kiểm soát.
Trang 3
Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế
hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu.
1.4.2. Xác định rủi ro
Đây là một bộ phận thứ hai của KSNB. Tất cả các hoạt động diễn ra trong đơn vị
đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả. Không lệ thuộc vào quy
mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý, bất kỳ tổ chức nào khi hoạt động đều bị các rủi ro
xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài tác động.
- Các yếu tố bên trong: Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức
nghề nghiệp. Chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, của trang
thiết bị, hạ tầng cơ sở. Tổ chức và cở sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự thay đổi, mở
rộng của sản xuất. Chi phí cho quản lý và trả lương cao, thiếu sự kiểm tra, kiểm soát thích
hợp hoặc do xa Công ty mẹ hoặc do thiếu quan tâm...

- Các yếu tố bên ngoài: Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành. Thay
đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụ hiện hành bị lỗi thời. Xuất
hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động đến giá cả và thị phần. Sự ban hành của
một đạo luật hay chính sách mới, ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức...
Vì vậy, các nhà quản lý phải thận trọng khi xác định và phân tích những nhân tố
ảnh hưởng đến những rủi ro làm cho những mục tiêu – kể cả mục tiêu chung và mục tiêu
cụ thể cho từng hoạt động – của đơn vị có thể không được thực hiện, và phải cố gắng kiểm
soát được những rủi ro này.
Để nhận dạng rủi ro, người quản lý có thể sử dụng các phương tiện dự báo, phân
tích các dữ liệu quá khứ, rà soát thường xuyên các hoạt động. Trong các doanh nghiệp nhỏ,
công việc này có thể tiến hành dưới dạng những cuộc tiếp xúc với khách hàng, ngân hàng
hoặc các buổi họp giao ban trong nội bộ… Vì rủi ro rất khó định lượng nên đây là một
công việc khá phức tạp và có nhiều phương pháp khác nhau. Tuy nhiên, một quy trình
phân tích và đánh giá rủi ro thường bao gồm những bước sau đây: Ước lượng tầm cỡ của
rủi ro qua ảnh hưởng có thể có của nó đến mục tiêu của đơn vị, xem xét khả năng xảy ra
rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng để đối phó với những rủi ro đó.
1.4.3. Các thủ tục kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát nhằm thực hiện ba chức năng kiểm soát chính là kiểm soát
quản lý, kiểm soát vật chất, kiểm soát kế toán.
1.4.3.1. Kiểm soát quản lý
Kiểm soát quản lý là các thủ tục kiểm soát do các nhà quản lý xây dựng dựa trên ba
nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên
tắc ủy quyền và phê chuẩn.
- Nguyên tắc phân công phân nhiệm
Theo nguyên tắc này trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho nhiều
bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự
chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thì thường dễ phát hiện.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm là không cho phép một thành viên nào được giải quyết
mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc. Mục đích là để các nhân

viên kiểm soát lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng, đồng thời
giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và
giấu diếm sai phạm của mình.
Bất kiêm nhiệm đòi hỏi phải tách biệt giữa các chức năng sau đây:
Trang 4
- Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán: Lý do là để ngăn chặn hành vi
tham ô tài sản. Nếu không nhân viên sẽ tự tiện sử dụng tài sản để phục vụ cho lợi ích cá
nhân và điều chỉnh sổ sách để che giấu sai phạm của mình.
- Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản: Nghĩa là người
được giao nhiệm vụ phê chuẩn nghiệp vụ không được kiêm bảo quản tài sản vì tạo khả
năng thâm lạm tài sản.
- Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán: Nếu từng bộ phận vừa
thực hiện nghiệp vụ vừa ghi chép và báo cáo thì họ sẽ có xu hướng thổi phồng kết quả để
tăng thành tích của bộ phận hoặc khu vực của mình. Muốn không cho thông tin bị thiên
lệch như trên, quá trình ghi sổ nên giao cho một bộ phận riêng biệt thực hiện – thường là
bộ phận kế toán.
- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn
Theo sự ủy quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và
giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định. Quá trình ủy quyền được tiếp tục
mở rộng xuống cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà
vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải
được phê chuẩn đúng đắn. Sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại: phê chuẩn chung và
phê chuẩn cụ thể.
- Phê chuẩn chung: là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để áp
dụng cho toàn đơn vị. Sau đó, nhân viên cấp dưới căn cứ chính sách đó để xét duyệt các
nghiệp vụ trong giới hạn mà chính sách cho phép.
- Phê chuẩn cụ thể: là trường hợp người quản lý xét duyệt từng nghiệp vụ riêng biệt
chứ không đưa ra chính sách chung nào. Phê chuẩn cụ thể được áp dụng cho các nghiệp vụ
không thường xuyên phát sinh. Phê chuẩn cụ thể cũng được áp dụng đối với những nghiệp

vụ thường xuyên nhưng có số tiền vượt khỏi giới hạn cho phép của chính sách chung, thí
dụ các nghiệp vụ bán chịu có số tiền lớn trên một mức ấn định nào đó. Các cá nhân hoặc
bộ phận được ủy quyền để thực hiện sự phê chuẩn phải có chức vụ tương xứng với tính
chất và tầm quan trọng của nghiệp vụ. Thí dụ như quyết định về mua sắm những tài sản có
giá trị lớn từ xxx đồng trở lên phải do hội đồng quản trị phê chuẩn.
1.4.3.2. Kiểm soát vật chất
Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ đã
được đánh số trước nhưng chưa sử dụng, cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với các chương
trình tin học và những hồ sơ dữ liệu. Thí dụ: tài sản có thể được kiểm soát bằng cách sử
dụng tủ sắt, khóa, tường rào, lực lượng bảo vệ…và chỉ những người được ủy quyền mới
được phép tiếp cận tài sản của đơn vị.
Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc
phải được thực hiện định kỳ. Khi có bất kỳ chênh lệch nào cũng cần phải điều tra và xem
xét nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản và
sổ sách có liên quan. Nếu không thực hiện công việc này thì tài sản có thể bị bỏ phế, mất
mát hoặc có thể không phát hiện được những hành vi đánh cắp.
Ngoài ra đơn vị cũng cần kiểm soát vật chất thông tin trên máy tính nhằm bảo đảm
cho những thiết bị máy tính và phần mềm tránh được các rủi ro do môi trường, nguồn cung
cấp điện, hỏa hoạn, hay việc sử dụng sai mục đích… Các hoạt động kiểm soát sẽ rất cần
thiết cho việc bảo vệ các thiết bị máy tính hạn chế tối đa những thiệt hại do môi trường tự
nhiên hay do sự phá hoại của con người.
Trang 5
Bên cạnh đó, tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúng quy
định để dễ dàng truy cập khi cần thiết. Cũng nhằm đề phòng các rủi ro có thể xảy ra, mọi
tập tin và chương trình cần được sao chép, lưu trữ và cập nhật thường xuyên trên các đĩa
mềm, đĩa CD hay các phương tiện lưu trữ khác. Các bản sao cần phải lưu trữ tách biệt với
nơi lưu trữ bản gốc.
1.4.3.3. Kiểm soát kế toán
Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm
tra tính xác thực, đầy đủ các nghiệp vụ, trong đó kiểm soát kế toán là một thành phần quan

trọng, đó là việc kiểm tra chặt chẽ các chứng từ sổ sách kế toán từ việc tính toán các con
số, số liệu, xem xét các chữ ký liên quan đã đầy đủ và chính xác chưa, đến kiểm tra việc
luân chuyển chứng từ sổ sách…Kiểm soát kế toán cần đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể dễ kiểm soát,
tránh thất lạc và dễ truy cập khi cần thiết.
- Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm càng tốt.
Chứng từ kế toán phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên
mẫu, đủ số liên quy định.
- Chứng từ kế toán phải có đầy đủ chữ ký, do người có thẩm quyền hoặc người
được uỷ quyền ký, người ký tên trên chứng từ phải chịu trách nhiệm về nội dung của
chứng từ.
- Cần thiết kế các chứng từ sổ sách đơn giản, rõ ràng dễ hiểu và có thể sử dụng cho
nhiều công dụng khác nhau.
- Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, nghĩa là chứng từ chỉ đi
qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, và phải được xử lý nhanh chóng để chuyển
cho bộ phận tiếp theo.
- Sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi chép, có
chữ ký xét duyệt của người kiểm soát…
1.4.3.4. Kiểm soát trong môi trường áp dụng máy vi tính
Hiện nay, trong môi trường áp dụng máy vi tính sẽ không tránh khỏi các rủi ro như
nhập liệu dữ liệu sai, không chính xác, không đầy đủ và hợp lệ; dữ liệu bị xử lý không chính
xác do phần mềm bị lỗi… Do vậy để đảm bảo ba chức năng kiểm soát chính trên kiểm soát
trong môi trường máy vi tính cần được quan tâm. Các thủ tục kiểm soát gồm kiểm soát
chung và kiểm soát ứng dụng.
(a) Kiểm soát chung trong hệ thống kế toán bằng máy vi tính
Kiểm soát chung là các hoạt động kiểm soát liên quan tới toàn bộ hệ thống xử lý,
và như vậy ảnh hưởng tới tất cả các hệ thống ứng dụng xử lý nghiệp vụ. Thông thường
có các nhóm thủ tục kiểm soát chung như sau:
- Kiểm soát hoạt động của tổ chức
- Kiểm soát chứng từ

- Kiếm soát việc giải trình tài sản
- Kiểm soát quá trình quản lý
- Kiểm soát hoạt động của dữ liệu trung tâm
- Kiểm soát sự ủy quyền
- Kiểm soát việc đăng nhập dữ liệu
(b) Kiểm soát ứng dụng trong hệ thống kế toán bằng máy vi tính
Kiểm soát ứng dụng là kiểm soát liên quan tới hoạt động xử lý thông tin của một
ứng dụng xử lý kế toán nhất định. Kiểm soát ứng dụng gồm ba thủ tục kiểm soát sau:
Trang 6
- Kiểm soát nhập liệu: Được thực hiện từ khi có nguồn dữ liệu cho đến khi hoàn
tất việc nhập liệu vào hệ thống. Do đó, cần phải kiểm soát nguồn dữ liệu và kiểm soát
quá trình nhập liệu.
+ Kiểm soát nguồn dữ liệu: nhằm đảm bảo dữ liệu nhập vào là hợp lệ. Các thủ tục
kiểm soát: Dữ liệu trước khi nhập vào hệ thống cần được chuẩn y và phê duyệt một cách
đầy đủ và hợp lý; đánh dấu đã sử dụng chứng từ sau khi nhập liệu nhằm hạn chế việc sử
dụng lại chứng từ; sử dụng các thiết bị kiểm tra chứng từ trước khi nhập liệu; nghiệp vụ
sau khi thực hiện cần nhập ngay vào hệ thống để dễ dàng kiểm tra đối chiếu với các hoạt
động liên quan và để tránh bỏ sót quên nhập nghiệp vụ; tạo số kiểm tra…
+ Kiểm soát quá trình nhập liệu: kiểm tra tính tuần tự khi nhập liệu; kiểm tra vùng
dữ liệu; kiểm tra dấu; kiểm tra tính có thật của các nghiệp vụ; kiểm tra tính hợp lý; kiểm
tra giới hạn; kiểm tra tính đầy đủ; định dạng trước khi nhập liệu; sử dụng các giá trị mặc
định và tạo số tự động; thông báo lỗi đầy đủ và hướng dẫn sửa lỗi,…
-
Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu: nhằm kiểm tra sự chính xác của thông tin kế
toán trong quá trình xử lý số liệu. Có các thủ tục: kiểm tra ràng buộc toàn vẹn
dữ liệu; kiểm tra dữ liệu hiện hành; kiểm soát trình tự xử lý dữ liệu; nhận biết
tập tin một cách hữu hình; kiểm tra dữ liệu phù hợp; đối chiếu với dữ liệu
ngoài hệ thống; đối chiếu số liệu giữa tổng hợp và chi tiết…
-
Kiểm soát thông tin đầu ra: xem xét các kết xuất nhằm đảm bảo nội dung

thông tin cung cấp và hình thức phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin; đối
chiếu giữa kết xuất và dữ liệu nhập thông qua các thông số tổng kiểm soát
nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin; chuyển giao chính xác thông tin
đến đúng người sử dụng; quy định hủy các thông tin bí mật sau khi tạo kết
xuất trên giấy than, trên các bản in thử, các bản nháp…
1.4.4. Hệ thống thông tin truyền thông
Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy
trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để
cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho nội bộ và bên
ngoài.
Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng.
Đầu vào của hệ thống là các sự kiện kinh tế được biểu hiện dưới dạng các nghiệp vụ kế
toán, đầu ra của hệ thống là báo cáo kế toán. Quá trình vận hành của hệ thống là quá trình
ghi nhận, phân loại, tính toán, xử lý và tổng hợp.
Hệ thống thông tin kế toán thường bao gồm hai phần có quan hệ chặt chẽ với nhau
là hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị. Hai bộ phận
này thường sử dụng chung về phần lớn dữ liệu đầu vào, thế nhưng quá trình xử lý và sản
phẩm đầu ra lại có nhiều khác biệt về hình thành và cung cấp thông tin nhằm đáp ứng
những nhu cầu khác nhau.
Ngoài những yêu cầu thông thường của bất kỳ hệ thống thông tin nào (tính kịp thời,
hiệu quả…), các mục tiêu chủ yếu mà hệ thống thông tin kế toán tài chính phải đạt được
như sau:
- Tính có thật (Validity): nghĩa là chỉ được phép ghi những nghiệp vụ kinh tế có
thật, không cho ghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách của đơn vị.
- Sự phê chuẩn (Authorization): trước khi thực hiện mọi nghiệp vụ, đều phải bảo
đảm rằng chúng đã được phê chuẩn hợp lệ.
Trang 7
- Tính đầy đủ (Completeness): nghĩa là không được loại bỏ, giấu bớt, để ngoài sổ
sách về mọi nghiệp vụ phát sinh.
- Sự đánh giá (Valuation): không để xảy ra những sai phạm trong tính toán, trong

việc áp dụng các chính sách kế toán.
- Sự phân loại (Classification): bảo đảm số liệu được phân loại đúng theo sơ đồ
tài khoản của đơn vị và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán có liên quan.
- Đúng hạn (Timming): việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ.
- Chuyển sổ và tổng hợp chính xác (Porting and summarization): số liệu kế
toán phải ghi vào sổ sách đúng đắn và tổng hợp chính xác, để giúp phản ánh trung thực
tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của đơn vị.
1.4.5. Hệ thống giám sát
Đây là bộ phận cuối cùng của KSNB. Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh
giá chất lượng của hệ thống kiểm soát. Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định
KSNB có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho
phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không? Để đạt được kết quả tốt, nhà
quản lý cần thực hiện những hoạt động giám sát thường xuyên hoặc định kỳ.
Giám sát thường xuyên: thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý của khách
hàng, nhà cung cấp… hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động bất
thường.
Giám sát định kỳ: thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộ,
hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện.
1.5. Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ
Ở bất kỳ đơn vị nào, dù đã được đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành hệ
thống, thế nhưng một hệ thống KSNB vẫn không thể hoàn toàn hữu hiệu. Bởi lẻ ngay cả
khi có thể xây dựng hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, thì hiệu quả thực sự của nó vẫn tùy
thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và tính
đáng tin cậy của lực lượng nhân sự. Nói cách khác hệ thống KSNB chỉ có thể giúp hạn chế
tối đa những nguyên nhân sau đây:
- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng trí,
đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới…
- Khả năng đánh lừa lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay
các bộ phận bên ngoài đơn vị.
- Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh

mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạm trong nghiệp
vụ này thường hay bị bỏ qua.
- Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt động
kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra.
- Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền hạn
của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng.
- Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát
không còn phù hợp…
2. Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán
2.1. Khái quát chung về chu trình mua hàng và thanh toán
2.1.1. Định nghĩa chu trình mua hàng và thanh toán
Chu trình mua hàng và thanh toán là chu trình bao gồm các quyết định và các quá
trình cần thiết để có hàng hóa dịch vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp, thường
Trang 8
bắt đầu bằng sự khởi xướng của một đơn đặt mua của người có trách nhiệm cần hàng hóa
hay dịch vụ đó và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hóa hay dịch vụ
nhận được.
Quá trình mua vào của hàng hóa dich vụ bao gồm các khoản mục như nguyên liệu
vật liệu, công cụ dụng cụ, máy móc thiết bị, điện nước, sữa chữa, kiểm tra, tư vấn,… Chu
trình không bao gồm quá trình mua và thanh toán các dịch vụ lao động, hoặc những sự
chuyển nhượng và phân bổ chi phí ở bên trong tổ chức.
2.1.2. Mối quan hệ giữa chu trình với các chu trình kế toán khác
Chu trình mua hàng và thanh toán là một trong 4 bộ phận hợp thành để tạo thành
một chu trình kế toán thống nhất, quá trình được lặp đi lặp lại, các chu trình quan hệ mật
thiết với nhau, đảm bảo hoàn thành mục tiêu của đơn vị.
(1): Chu trình mua hàng và thanh toán
(2): Chu trình chuyển đổi
(3): Chu trình bán hàng và thu tiền
(4): Chu trình tài chính
Mặc dù đầu vào và đầu ra của mỗi chu trình là khác nhau nhưng đầu ra của chu

trình trước lại là đầu vào của chu trình tiếp theo. Nếu có một chu trình nào đó bị gián đoạn
thì sẽ tạo ra hiệu ứng dây chuyền gây ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống của doanh nghiệp.
Chẳng hạn, đầu vào của chu trình doanh thu là sản phẩm tạo ra từ chu trình chuyển
đổi, chu trình này bán sản phẩm và thu tiền.Tiền thu được là đầu vào của chu trình tài
chính để mua máy móc thiết bị, đầu tư các dự án,… nói chung là dùng lượng tiền đó để
đầu tư tiếp tạo ra một lượng tiền lớn hơn đảm bảo cho nhu cầu mua nguyên liệu vật liệu,
hàng hóa, dịch vụ cho doanh nghiệp, hay nói cách khác là để đáp ứng cho đầu vào của chu
trình mua hàng và thanh toán. Sau khi thực hiện các công việc thu mua và thanh toán với
nhà cung cấp thì đầu ra của chu trình này là các nguyên liệu vật liệu, hàng hóa dịch vụ.
Cùng với các yếu tố khác như nhân công, nhà xưởng, máy móc thiết bị,…chu trình chuyển
đổi sẽ thực hiện quá trình sản xuất để tạo ra các sản phẩm. Sản phẩm này lại là đầu vào của
chu trình doanh thu. Quá trình cứ thế tiếp tục tuần hoàn.
Nếu chu trình mua hàng và thanh toán không đáp ứng đủ lượng hàng cho sản xuất,
chất lượng hàng không đảm bảo hay hàng đến chậm trễ so với kế hoạch, điều đó sẽ làm
cho hệ thống sản xuất bị gián đoạn, sản phẩm tạo ra không kịp thời đáp ứng nhu cầu của
khách hàng, uy tín của doanh nghiệp mất dần, chất lượng sản phẩm có thể không đảm bảo,
có thể không bán được, doanh thu thấp,…Nếu không có chính sách và biện pháp kịp thời
thì doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng thua lỗ hay nặng hơn là phá sản.
Do vậy quá trình kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp nói chung, và của từng chu
trình nói riêng một cách chặt chẽ, nhanh chóng phát hiện và có biện pháp xử lý đối với các
sai phạm hay rủi ro là rất quan trọng. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp sản xuất, hầu hết
là nguồn nguyên liệu vật liệu mua ngoài cho hoạt động sản xuất để tạo ra sản phẩm, chúng
chiếm một tỷ trọng rất lớn trong chi phí của doanh nghiệp, cái được mua lại liên quan trực
tiếp đến hiệu quả sản xuất, khối lượng mua liên quan đến mức hàng trong kho,… do vậy
các doanh nghiệp sản xuất cần quan tâm nhiều hơn đến việc kiểm soát chu trình mua hàng
Trang 9
T H H’ T’
1 2 3
4
và thanh toán, để hạn chế các sai sót liên quan đến chu trình cũng như các chu trình khác

đến mức thấp nhất có thể.
2.1.3. Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán
2.1.3.1. Chuẩn bị đơn đặt hàng
Khi có yêu cầu mua hàng, bộ phận có liên quan (Phòng kinh doanh, kho hoặc các
cửa hàng) sẽ căn cứ trên nhu cầu để lập Phiếu đề nghị mua hàng. Phiếu đề nghị mua hàng
có thể được lập bằng tay hoặc bằng máy tuy nhiên phải được phê duyệt thích hợp.
Sau khi nhận được Phiếu đề nghị mua hàng đã được phê duyệt, bộ phận mua hàng
sẽ tiến hành các thủ tục lựa chọn nhà cung cấp. Khi đã xác định được nhà cung cấp, bộ
phận mua hàng sẽ lập Đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp. Một bản sao của Đơn đặt
hàng được chuyển cho bộ phận nhận hàng để làm cơ sở kiểm tra khi nhận hàng.
2.1.3.2. Nhận hàng hóa dịch vụ
Việc nhận hàng hóa dịch vụ của công ty từ người bán là một điểm quyết định trong
chu trình vì đây là điểm mà tại đó hầu hết công ty thừa nhận lần đầu khoản nợ liên quan
trên sổ sách của họ. Khi hàng hóa nhận được, quá trình kiểm soát thích hợp đòi hỏi sự
kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian đến…
Hầu hết các công ty có phòng tiếp nhận để đưa ra Biên bản nhận hàng như một
bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hóa. Một bản sao thường được gửi cho
kho và một bản khác gửi cho phòng kế toán để thông báo thông tin cần thiết. Để ngăn ngừa
sự ăn cắp và sự lạm dụng thì điều quan trọng là hàng hóa phải được sự kiểm soát một cách
chặt chẽ từ lúc nhận chúng cho đến lúc chúng được chuyển đi. Nhân viên phòng tiếp nhận
phải độc lập với nhân viên kho và phòng kế toán. Cuối cùng, sổ sách kế toán sẽ chuyển
trách nhiệm đối với hàng hóa khi hàng hóa được chuyển từ phòng tiếp nhận qua kho và từ
kho vào quá trình sản xuất.
2.1.3.3. Ghi sổ nghiệp vụ mua hàng
Sự ghi nhận đúng đắn khoản nợ của hàng hóa dịch vụ nhận được đòi hỏi việc ghi sổ
chính xác và nhanh chóng. Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến các báo cáo
tài chính, và đến các khoản chi thực tế, do đó, phải hết sức cẩn thận để ghi vào các lần mua
có cơ sở hợp lý theo số tiền đúng.
Phòng kế toán (kế toán vật tư và kế toán thanh toán) thường có trách nhiệm kiểm tra
tính đúng mực của các lần mua vào và ghi chúng vào các sổ sách có liên quan. Khi nhận

hóa đơn của người bán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức và chi phí vận
chuyển ghi trên hóa đơn với thông tin trên đơn đặt hàng, cũng như báo cáo nhận hàng.
Thường thì các phép nhân và các phép tổng cộng được kiểm tra và định khoản nghiệp vụ
vào hóa đơn. Hóa đơn và Phiếu nhập kho là cơ sở để ghi vào TK Hàng tồn kho, Hóa đơn
còn dùng để ghi vào TK Phải trả người bán nếu chưa thanh toán tiền.
2.1.3.4. Thanh toán cho người cung cấp
Tùy theo phương thức thanh toán chứng từ chi được lập như: Ủy nhiệm chi, Phiếu
chi… Người ký duyệt chứng từ chi phải kiểm tra các chứng từ như: Hóa đơn, Biên bản
nhận hàng và Đơn đặt hàng. Các chứng từ sau khi đã được sử dụng để thanh toán thì cần
được đóng dấu “đã thanh toán”. Giấy báo nợ hay Phiếu chi là những chứng từ dùng để ghi
sổ nghiệp vụ thanh toán.
2.1.4. Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình
Gian lận và sai sót Tình trạng
1. Đặt những mặt hàng không cần thiết Thừa hàng và tăng chi phí lưu kho
Trang 10
hay số lượng lớn hơn so với nhu cầu
2. Ký nhận cho những mặt hàng không
được đặt
Thừa hàng và tăng chi phí lưu kho
3. Không ký nhận cho những mặt hàng
cần đặt.
Thiệt hại do thiếu hàng cho nhu cầu của đơn
vị.
4. Có sự gian lận, thông đồng giữa nhân
viên mua và người bán.
Khả năng hàng hóa, dịch vụ có chất lượng
thấp hoặc giá quá cao
5. Làm giả chứng từ mua hàng. Hàng tồn kho bị khai khống, thất thoát tiền
mặt
6. Không phát hiện những mặt hàng có

chất lượng kém
Giá trị hàng tồn kho cao hơn so với thực tế
7. Bỏ sót những khoản nợ phải trả chẳng
hạn như những khoản mua nguyên vật
liệu đột xuất.
Ghi những khoản phải trả nhỏ hơn thực tế
8. Nhà cung cấp bán những mặt hàng
với giá quá cao (cả về đơn giá và số
lượng)
Giá trị hàng mua tăng
9.Thiệt hại hàng hoá trong quá trình vận
chuyển
Khả năng sử dụng hoặc bán những hàng hóa
có chất lượng thấp (nếu những hàng hóa này
không được loại trừ)
10. Những nhà cung cấp sai sót trong
việc tính toán số tiền trên hóa đơn
Khả năng phải thanh toán số tiền cao hơn
thực tế cho những hàng hóa nhận được.
11. Bỏ sót nghiệp vụ mua hàng hay trả
lại hàng
Số liệu không chính xác trên các tài khoản
phải trả và các sổ cái liên quan
12. Sai sót trong việc tính toán hay phân
bổ chi phí mua hàng
Giá trị hàng mua và chi phí liên quan không
đúng
13. Không được hưởng các khoản chiết
khấu do thanh toán trễ
Chi phí mua hàng tăng

14. Sự thanh toán lại những hoá đơn đã
thanh toán
Chi phí mua hàng tăng
15. Các khoản thanh toán tiền mặt
không hợp lý, không đúng người bán,
hoặc người bán không có thật, hoặc
nhiều hơn số tiền đã được ký duyệt.
Thất thoát tiền mặt, giá trị hàng mua tăng so
với thực tế
16. Thanh toán cho những mặt hàng
không nhận được
Thất thoát tiền mặt
17. Sai lệch từ những khoản thanh toán
nhỏ
Thất thoát tiền mặt
18. Thanh toán cho nhân viên mua hàng
những khoản không được duyệt
Thất thoát tiền mặt
19. Nhân viên sữa số tiền trên séc thanh
toán và chiếm đoạt số tiền của doanh
nghiệp
Thất thoát tiền mặt
20.Làm giả séc thanh toán Số dư tiền gửi ngân hàng khác so với thực tế,
Trang 11
thất thoát những khoản tiền đã được gửi.
21.Việc truy nhập vào dữ liệu liên quan
đến nhà cung cấp bởi những người
không có thẩm quyền
Làm mất hay làm giả những bản ghi liên quan
đến nhà cung cấp

22. Tiền, hàng tồn kho, các tài liệu theo
dõi khoản nợ phải trả người bán bị thất
thoát do điều kiện khách quan hay chủ ý
của con người.
Tài sản bị thiệt hại hoặc mất mát, bao gồm sự
mất mát các dữ liệu cần thiết để theo dõi quá
trình thanh toán cho nhà cung cấp trong thời
gian chiết khấu
2.1.5. Hệ thống các chứng từ, sổ sách và các báo cáo của chu trình
2.1.5.1. Hệ thống chứng từ
- Phiếu yêu cầu hàng hóa/ dịch vụ: Đây là chứng từ được lập bởi các bộ phận
trong doanh nghiệp khi có nhu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ, bao gồm thông tin về mục
đích yêu cầu, mã hàng, tên hàng, quy cách, số lượng hàng, yêu cầu về thời gian nhận
hàng… Yêu cầu mua hàng sau khi được sự xét duyệt, chấp thuận của người quản lý bộ
phận yêu cầu sẽ được chuyển đến bộ phận mua hàng.
- Bảng báo giá: tài liệu do những nhà cung cấp cạnh tranh đưa ra, giới thiệu những
hàng hóa dịch vụ cần cho doanh nghiệp, về đơn giá, mẫu mã và những điều kiện khác.
- Đơn đặt hàng: Căn cứ trên phiếu yêu cầu mua hàng, bộ phận lập đơn đặt hàng sẽ
lập đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp đã chỉ định hoặc tổ chức đấu thầu trong trường hợp
đặc biệt. Thông tin trên đơn đặt hàng bao gồm các thông tin tên hàng, qui cách, số lượng,
đơn giá, thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng, số của phiếu yêu cầu, cũng như các yêu
cầu khác về bảo hiểm, điều kiện giao nhận… Nếu đơn đặt hàng được người bán chấp
thuận thì một hợp đồng giữa hai bên sẽ được soạn thảo và ký kết.
- Báo cáo nhận hàng/ Phiếu nhập kho: Báo cáo nhận hàng được bộ phận nhận
hàng lập, sau khi kiểm đếm độc lập hàng nhận được sẽ ghi chép chính xác số lượng, chất
lượng, quy cách của từng món hàng thực nhận. Số liệu thực nhập được dùng làm căn cứ để
ghi tăng TK hàng tồn kho.
- Hóa đơn bán hàng của người bán (Invoice): Đây là chứng từ xác định quyền
sở hữu hàng được chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua đối với
người bán. Gồm những thông tin: mặt hàng, số lượng hàng hóa và dịch vụ nhận được, giá

gồm cả cước phí vận chuyển, các phương thức chiết khấu tiền mặt, và ngày tính Hóa đơn.
- Các hóa đơn vận chuyển: trường hợp công ty thuê các dịch vụ vận chuyển.
- Chứng từ thanh toán (Voucher): bao gồm toàn bộ các chứng từ liên quan đến
một hóa đơn, một khoản nợ phải trả cho người cung cấp. Chứng từ thanh toán rất hữu ích
để theo dõi thanh toán cho từng hóa đơn hoặc cho từng thương vụ nhằm quản lý kế hoạch
thanh toán theo mục tiêu tài chính của doanh nghiệp.
- Phiếu chi, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi, séc thanh toán: đây là các chứng từ làm
cơ sở ghi sổ nghiệp vụ đã thanh toán cho người bán.
- Phiếu định khoản: ghi chép các khoản điều chỉnh giảm tài khoản phải trả người
bán trong các nghiệp vụ như trả lại hàng, được hưởng chiết khấu, giảm giá hàng bán. Kế
toán cũng lập chứng từ này làm cơ sở cho các nghiệp vụ điều chỉnh do ghi sổ sai về khoản
nợ phải trả. Chứng từ này ghi thông tin về nhà cung cấp, về hàng hóa, số lượng, giá đơn vị,
số tiền của hàng trả lại hoặc được chiết khấu giảm giá.
2.1.5.2. Hệ thống sổ kế toán
Trang 12
Hệ thống sổ kế toán trong chu trình mua hàng và thanh toán gồm các sổ chi tiết và
các sổ tổng hợp của các Tài khoản: 331, 133, 152, 153, 111, 112…
Trong hệ thống xử lý bằng máy tính, dữ liệu ghi chép trong các tập tin. Hình sau
đâu minh họa cho hệ thống các tập tin và mối quan hệ giữa chúng trong chu trình mua
hàng và thanh toán của một hệ thống.
- Quan hệ 1- nhiều (1-n): Một Đơn đặt hàng tương ứng với một người bán, và nhiều
Đơn đặt hàng có thể được đặt với cùng một người bán, tạo thành quan hệ 1 (người bán) -
nhiều (các Đơn đặt hàng). Người bán có thể cung cấp nhiều loại sản phẩm, nhưng mỗi sản
phẩm chỉ được cung cấp bởi một người bán, hình thành quan hệ 1 (người bán) - nhiều (sản
phẩm). Mỗi nghiệp vụ thanh toán (gọi là “thanh toán tiền hàng” trên sơ đồ) sau khi nhận
hàng và xác nhận, gắn với một người bán, tuy nhiên việc mua lại được thực hiện giữa
những người bán nên một người bán có thể liên quan đến nhiều nghiệp vụ thanh toán. Do
đó các quan hệ 1-n được hình thành.
- Quan hệ nhiều-nhiều (m-n): Mỗi Đơn đặt hàng và thanh toán có thể liên quan tới
nhiều hàng hóa, và mỗi loại hàng hóa có thể liên quan tới nhiều Đơn đặt hàng và thanh

toán. Do đó quan hệ m-n được hình thành.
2.1.5.3. Hệ thống các báo cáo
Tùy theo yêu cầu của nhà quản trị mà sẽ có những báo cáo nào được sử dụng; đối
với việc ghi chép bằng máy tính thì nếu có chương trình phần mềm phù hợp với đặc điểm
của từng đơn vị thì kế toán sẽ dễ dàng và nhanh chóng tổng hợp được số liệu từ các tập tin
chính và tập tin nghiệp vụ để có được thông tin cần tìm. Chẳng hạn:
Trang 13
Mã người bán
Tên người bán
Địa chỉ
Số điện thoại
Đ/k tín dụng
NPT người bán
Mã hàng
Tên hàng
Mã người bán
Quy cách
Đơn giá
SL tồn kho
Hàng hóa
Mã ĐĐH
Mã hàng
Ngày đặt hàng
Ngày nhận dk
Mã người bán
SL đặt hàng
Đơn đặt hàng
STT
Mã hàng
Ngày t/toán

Mã người bán
Tổng tiền
T/t tiền hàng
n
n
1
n
m
n
n
m
- Bảng chi tiết hàng hóa: Cho thấy lượng hàng hóa, vật tư trong kho còn bao nhiêu
để có chính sách mua hàng kịp thời và hợp lý, không làm ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất
của công ty.
- Báo cáo mua hàng: Xem xét, đối chiếu về số lần mua hàng có đúng như hóa đơn
trên thực tế và đối chiếu với nhà cung ứng hàng để kiểm soát việc ghi chép sổ sách.
- Bảng kê chi tiết của người bán: Là báo cáo được lập hàng tháng bởi người bán,
chỉ rõ số dư đầu kỳ, các lần mua, các khoản thanh toán cho người bán, và số dư cuối kỳ.
2.2. Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán
2.2.1. Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàng
Mục
tiêu
kiểm
soát
Nội dung Thủ tục kiểm soát nội bộ
Tính có
thật
Các nghiệp vụ mua vào ghi
sổ là của hàng hóa dịch vụ
nhận được, phù hợp với lợi

ích cao nhất của đơn vị.
- Đơn đặt hàng được lập dựa trên yêu cầu mua
hàng đã được phê chuẩn.
- Người ký Đơn đặt hàng đối chiếu các thông tin
trên Đơn đặt hàng với yêu cầu mua hàng đã được
phê chuẩn.
- Người nhận hàng đếm, kiểm tra và đối chiếu số
lượng, quy cách, mẫu mã… của số hàng thực
nhận với Đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng đã
được phê chuẩn.
- Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ và
đối chiếu các thông tin trên Hóa đơn mua hàng
với Đơn đặt hàng và Biên bản nhận hàng trước
khi ghi sổ kế toán.
Sự phê
chuẩn
Các nghiệp vụ mua vào
được phê chuẩn
- Sự phê chuẩn nghiệp vụ mua vào ở đúng cấp
thẩm quyền.
Tính
đầy đủ
Tất cả hàng nhận trong kỳ
đều được ghi sổ đầy đủ
- Các biên bản nhận hàng được đánh số thứ tự và
được đính kèm với Hóa đơn tương ứng.
- Hóa đơn được sắp xếp theo số thứ tự của Biên
bản nhận hàng và ghi sổ theo trình tự này.
- Những Hóa đơn liên quan đến hàng đã mua
nhưng đang trên đường vận chuyển cần được

quản lý riêng ở hồ sơ “Hàng mua đang đi đường”
để cuối kỳ ghi tăng Hàng tồn kho.
Sự
đánh
giá
Các nghiệp vụ mua vào
được ghi sổ đều được đánh
giá đúng.
- Lập bảng liêt kê tất các khoản chi phí được phép
tính vào giá gốc của hàng mua vào theo quy định
của chuẩn mực kế toán và có sự phê chuẩn của kế
toán trưởng.
- Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ
làm cơ sở để tính giá gốc của hàng mua vào.
- Kiểm tra tính toán trên chứng từ trước khi ghi
sổ.
Sự Các nghiệp vụ mua vào - Sơ đồ tài khoản đầy đủ.
Trang 14
phân
loại
được phân loại đúng đắn. - Ghi định khoản trên Hóa đơn mua hàng.
- Kế toán trưởng hoặc kế toán tổng hợp kiểm tra
định khoản trên Hóa đơn trước khi ghi sổ.
Đúng
hạn
Các nghiệp vụ mua vào
được ghi sổ đúng lúc.
- Quy định thời gian luân chuyển chứng từ mua
hàng đến bộ phận kế toán để ghi sổ kịp thời.
- Quy định định kỳ ghi sổ kế toán.

Chuyể
n sổ và
tổng
hợp
Các nghiệp vụ mua vào
được ghi sổ đúng đắn trên
sổ phụ các khoản phải trả và
sổ kho, chúng được tổng
hợp đúng đắn.
- Đối chiếu số liệu về hàng mua vào giữa thủ kho
với kế toán chi tiết, giữa kế toán chi tiết với kế
toán tổng hợp.
- Bộ phận độc lập kiểm tra việc chuyển sổ liệu từ
nhật ký mua hàng vào sổ cái.
2.2.2. Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ thanh toán
Mục
tiêu
kiểm
soát
Nội dung Thủ tục kiểm soát nội bộ
Tính có
thật
Các khoản chi tiền
được ghi sổ là thanh
toán cho hàng mua
đã nhận được.
- Chứng từ chi được lập khi đã có Biên bản nhận hàng,
các chứng từ mua hàng đã được kiểm tra, đối chiếu, số
tiền trên Hóa đơn đã được tính lại và đã được duyệt chi.
- Chứng từ phải tham chiếu được đến Hóa đơn mua

hàng tương ứng.
- Thủ trưởng đơn vị trước khi ký chứng từ chi, kiểm tra
các chứng từ liên quan đến khoản chi.
- Người ký duyệt chi không được đồng thời là người lập
chứng từ chi.
- Thủ trưởng đơn vị không được ký khống trên chứng
từ chi.
- Các Hóa đơn mua hàng đã được thanh toán được đóng
dấu “đã thanh toán”.
- Các chứng từ chi chưa được sử dụng cần được bảo
quản an toàn.
Sự phê
chuẩn
Nghiệp vụ chi tiền
được ghi sổ là được
phê chuẩn đúng dắn
- Sự phê chuẩn của khoản chi trên chứng từ chứng minh
vào thời điểm ký vào chi phiếu.
Tính
đầy đủ
Tất cả các khoản chi
tiền mua hàng được
ghi sổ đầy đủ.
- Các chứng từ chi cần phải được đánh số trước, và
được ghi sổ theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn.
- Cuối kỳ, đối chiếu các khoản chi tiền gửi ngân hàng
trên sổ chi tiết của ngân hàng với các khoản chi trên sổ
chi tiết tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp.
Sự
đánh

giá
Các nghiệp vụ chi
tiền được đánh giá
đúng đắn.
- Tính toán đúng đắn các khoản chiết khấu thanh toán.
- So sánh đối chiếu số tiền của khoản chi với sổ phụ ở
ngân hàng.
Sự
phân
Các nghiệp vụ chi
tiền được phân loại
- Sơ đồ tài khoản đầy đủ.
- Ghi định khoản trên chứng từ chi tiền.
Trang 15
loại đúng đắn. - Khi ký duyệt chứng từ chi, kế toán trưởng kiểm tra
định khoản trên chứng từ.
Đúng
hạn
Các nghiệp vụ chi
tiền mặt được vào sổ
đúng lúc.
- Quy định ghi sổ càng sớm càng tốt khi chi phiếu đã
được ký.
Chuyể
n sổ và
tổng
hợp
Các nghiệp vụ chi
tiền mặt được phản
ánh đúng đắn vào sổ

phụ các khoản phải
trả, chúng được tổng
hợp đúng đắn.
- Bộ phận độc lập kiểm tra việc chuyển sổ liệu từ nhật
ký chi tiền vào sổ cái các tài khoản liên quan.
2.2.3. Các thủ tục kiểm soát chu trình trong điều kiện áp dụng máy vi tính
2.2.3.1. Kiểm soát chung
Nội dung Thủ tục kiểm soát nội bộ
Kiểm soát
hoạt động tổ
chức
- Tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm, phân công phân nhiệm: bởi lẽ
người thực hiện nghiệp vụ kinh tế cũng có thể đồng thời là người sử dụng
máy tính để ghi chép nghiệp vụ.
- Thực hiện tuần tự các bước cơ bản theo chương trình đã được lập trình
sẵn về phương pháp nhập, xử lý và in ấn tạo các báo cáo.
Kiểm soát
chứng từ
- Kiểm soát việc nhập liệu và hình thành chứng từ từ máy vi tính.
- Kiểm soát các bản sao chứng từ.
- Kiểm soát sơ đồ luân chuyển chứng từ, các báo cáo.
Kiểm soát
việc giải
trình tài sản
- Các khoản phải trả trong những file gốc nên được duy trì và phải tích
hợp với số liệu trên các file tổng hợp.
- Các bảng ghi về hàng tồn kho nên được duy trì và điều chỉnh định kỳ với
số lượng hàng tồn kho thực tế.
- Đối chiếu số dư trong tài khoản ở ngân hàng với số dư trên TK 112.
Kiểm soát

quá trình
quản lý
- Các nhân viên bao gồm những người viết chương trình, các kế toán
viên… nên được đào tào tay nghề và ký kết hợp đồng rõ ràng.
- Sự phát triển hệ thống máy tính và những thay đổi cho hệ thống nên
được phê chuẩn trước, kiểm tra và đóng dấu xác nhận.
- Nhà quản lý nên xem xét các bảng phân tích định kỳ, các báo cáo liên
quan đến công việc kế toán và các giao dịch xử lý bằng máy tính.
Kiểm soát
hoạt động
dữ liệu
trung tâm
- Dữ liệu liên quan đến nghiệp vụ mua hàng và thanh toán nên được thiết
lập rõ ràng.
- Hệ thống thông tin và nhân viên kế toán nên được giám sát và xem xét
công việc của họ với sự trợ giúp của máy tính để kiểm tra các báo cáo và
các truy cập.
Kiểm soát
sự ủy quyền
- Tất cả các nghiệp vụ mua hàng phải được các nhà quản lý thông qua.
- Trong hệ thống máy tính, sự ủy quyền này được thực hiện tự động và
không lưu lại sự phê duyệt trên chứng từ. Trong trường hợp này hiểu rằng
người quản lý đã ngầm định sự phê duyệt của mình ngay khi chấp nhận
thiết kế của chương trình.
Kiểm soát
việc đăng
- Nhân viên sẽ lập mật mã để truy cập vào phần công việc được giao, chỉ
truy cập và tiếp cận những chương trình thuộc phạm vi của nhân viên đó.
Trang 16
nhập dữ liệu - Nhập liệu ghi nhận tất cả những nghiệp vụ mua hàng và thanh toán,

đồng thời định kỳ kiểm tra đối chiếu.
- Kết xuất thường xuyên các tập tin gốc về các khoản nợ phải trả và hàng
tồn kho, và lưu vào các đĩa dự phòng.
2.2.3.2. Kiểm soát ứng dụng
Nội
dung
Thủ tục kiếm soát nội bộ
Kiểm
soát
việc
nhập
dữ
liệu
- Chuẩn bị các giấy tờ hợp lý, được đánh số liên tục và phải có sự ký duyệt của
những người có thẩm quyền liên quan đến việc mua hàng và thanh toán.
- Các Đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng và các Hóa đơn đã được xác nhận (bằng
chương trình đã lập trình sẵn) trước khi nhập vào máy tính.
- Đặt lệnh để tìm lỗi sai trước khi nhập liệu.
- Chỉnh sửa các lỗi trước và trong quá trình nhập liệu vào các file liên quan đến
Nợ phải trả người bán hay Hàng tồn kho.
Kiểm
soát
quá
trình
xử lý
dữ
liệu
- Các yêu cầu mua hàng, Đơn đặt hàng, Ủy nhiệm chi… được lập và in ra từ
máy tính phải trên cơ sở hợp lý chắc chắn.
- Xác minh và ước tính lại các thành phần dữ liệu có trong Yêu cầu mua hàng

hay Đơn đặt hàng đã đúng chưa, công việc này được thực hiện bởi một cá nhân
khác với người nhập liệu.
- Giám sát các nghiệp vụ mua hàng chưa hoàn thành như chỉ giao một phần
hàng hóa hay hàng bị từ chối nhận.
- Điều tra nghiệp vụ có một hoặc một số giấy tờ phụ có liên quan bị mất.
- Điều chỉnh cho đồng nhất số liệu giữa Sổ chi tiết, Sổ tổng hợp và Sổ Cái của
các tài khoản có liên quan.
- Giám sát thời hạn chiết khấu nếu được chiết khấu thanh toán.
- Chỉnh sửa dữ liệu trong quá trình xử lý nếu có lỗi.
Kiểm
soát
thông
tin
đầu ra
- Thiết lập chế độ nhận hàng rõ ràng và thanh toán trong một khoảng thời gian
nhất định, do đó hàng tồn kho và các khoản thanh toán sẽ cân bằng vào cuối
niên độ kế toán.
- Thiết lập hệ thống kiểm tra ngân sách liên quan đến nghiệp vụ mua hàng. Xem
xét chi phí mua hàng và tốc độ chu chuyển hàng tồn kho.
- Hàng tháng so sánh các bảng kê từ nhà cung cấp với số dư trên TK Nợ phải trả
người bán tại đơn vị.
- Sắp xếp các bản sao của các giấy tờ liên quan đến mua hàng và thanh toán theo
số thứ tự. Chuỗi các con số trong mỗi file nên được kiểm tra định kỳ để phát
hiện các lỗ hỗng tồn tại. Nếu các nghiệp vụ không có giấy tờ phụ được in, thì
các bản sao nên được lưu trữ trên máy tính và theo số thứ tự.
- In các báo cáo và sổ sách định kỳ để cung cấp cho quá trình kiểm tra nội bộ…
PHẦN A
ĐẶC ĐIỂM, TÌNH HÌNH CHUNG VỀ TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY
HÒA THỌ
1. Giới thiệu về Tổng Công ty

1.1. Quá trình thành lập và phát triển
Tổng Công ty Dệt may Hoà Thọ được thành lập từ năm 1962, tiền thân có tên là
Nhà máy Dệt Hoà Thọ (SICOVINA) thuộc Công ty Kỹ nghệ Bông vải Việt Nam. Năm
Trang 17
1975, khi thành phố Đà Nẵng được giải phóng Nhà máy Dệt Hoà Thọ được chính quyền
tiếp quản và đi vào hoạt động trở lại vào ngày 21/04/1975.
Năm 1993, đổi tên thành doanh nghiệp Nhà nước: Công ty Dệt Hoà Thọ theo quyết
định số 241/TCLĐ ngày 24/03/1993 của Bộ Công nghiệp nhẹ.
Năm 1997, đổi tên thành: Công ty Dệt May Hoà Thọ theo quyết định số 433/QĐ-
TCLĐ của Tổng Công ty Dệt May Việt Nam.
Năm 2005, chuyển thành Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Dệt May Hoà
Thọ theo quyết định số 200/2005/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.
Ngày 15/11/2006, chuyển thành Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hoà Thọ theo
quyết định số 3252/QĐ-BCN của Bộ Công nghiệp, và chính thức đi vào hoạt động vào
ngày 01 tháng 02 năm 2007.
Tên gọi Công ty: Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hoà Thọ.
Tên tiếng anh: Hoatho Textile-Garment Joint Stock Corporation
Tên viết tắt: HOATHO CORP.
Trụ sở chính: 36-Ông Ích Đường, Hoà Thọ Đông, Q. Cẩm Lệ, TP.Đà Nẵng.
Điện thoại: 05113 846 290. Fax: 05113 846 217.
Website: www.hoatho.com.vn
Ngân hàng mở tài khoản: NH Thương Mại Cổ Phần Quốc tế, Chi nhánh ĐN.
Số hiệu tài khoản: 4017 0406 000 7844
Giấy phép đăng kí KD: 3203001300 Sở kế hoạch và đầu tư TPĐN cấp năm 2007.
Mã số thuế: 0400101556
Vốn điều lệ: 62.000.000.000 VNĐ (Sáu mươi hai tỷ đồng chẵn).
Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hoà Thọ là đơn vị thành viên của Tập đoàn Dệt
May Việt Nam (VINATEX) và Hiệp Hội Dệt May Việt Nam (VITAX) thuộc Bộ Công
thương. Tổng diện tích của Công ty: 145.000m2, trong đó diện tích nhà xưởng và kho
khoảng 72.000m2. Tổng công suất điện lắp đặt: 7.500 KW.

Hiện nay Tổng Công ty Dệt May Hòa Thọ có 9 đơn vị trực thuộc:
- Nhà máy May Hòa Thọ I
- Nhà máy May Hòa Thọ II
- Nhà máy May Hòa Thọ III
- Công ty Sợi Hòa Thọ
- Công ty May Hòa Thọ Điện Bàn
- Công ty May Hòa Thọ Quảng Nam
- Công ty May Hòa Thọ Hội An
- Công ty May Hòa Thọ Duy Xuyên
- Công ty May Hòa Thọ Đông Hà
Trước tháng 8/2009 Trung tâm kinh doanh thời trang là một đơn vị trực thuộc của
Tổng Công ty, từ ngày 1/9/2009 đã tách riêng thành Công ty Cổ phần kinh doanh thời
trang, trong đó Hòa Thọ nắm giữ 51% vốn.
Ngoài ra, Tổng Công ty còn có một số Công ty liên kết: Công ty CP Thêu Thiên
Tín, Công ty TNHH May Bình Phương, Công ty TNHH May Tuấn Đạt, Công ty Cổ phần
Bao bì Hoà Thọ.
1.2. Lĩnh vực hoạt động
Các lĩnh vực hoạt động của Tổng Công ty gồm:
- Sản xuất sợi các loại.
- Sản xuất, xuất nhập khẩu sản phẩm may mặc các loại.
Trang 18
- Sản xuất, xuất nhập khẩu các loại thiết bị, phụ tùng ngành dệt may.
- Kinh doanh vận tải hàng hoá.
- Kinh doanh địa ốc, khách sạn.
- Các ngành nghề khác mà pháp luật không cấm.
2. Đặc điểm tổ chức quản lý tại Tổng Công ty
2.1. Chức năng và nhiệm vụ
2.1.1. Chức năng
Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hoà Thọ thực hiện chức năng là chuyên sản xuất,
kinh doanh, xuất khẩu các loại sản phẩm may mặc, các loại sợi, nhập khẩu các nguyên liệu

thiết bị cần thiết dùng để kéo sợi và sản xuất hàng may mặc. Với các sản phẩm chính là các
loại sợi: Sợi cotton chải thô, chải kỹ, sợi pha T/C, sợi polyester...; và các loại sản phẩm
may mặc: Jacket sơ mi, Tshirt, Poloshirt, bảo hộ lao động, quần âu...Cung cấp cho các thị
trường tiêu thụ chính là Mỹ (50%), EU (20%), Nhật Bản (20%).
2.1.2. Nhiệm vụ
Huy động và sử dụng nguồn vốn trong việc sản xuất kinh doanh các sản phẩm theo
ngành nghề ghi trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Xây dựng, phát triển Tổng Công ty thành một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đa
ngành, có tiềm lực tài chính và trình độ kỹ thuật - công nghệ tiên tiến đáp ứng yêu cầu phát
triển ngành Dệt May hiện đại.
Nâng cao hiệu quả kinh doanh nhằm tối đa hoá lợi nhuận có được của Tổng Công
ty cho các cổ đông, nâng cao giá trị Tổng Công ty và không ngừng cải thiện đời sống, điều
kiện làm việc, thu nhập cho người lao động và làm tròn nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước.
Từng bước đưa “HOA THO CORP” trở thành một thương hiệu Dệt May hàng đầu
Việt Nam của Tập đoàn Dệt May Việt Nam.
2.2. Bộ máy quản lý
Đại hội đồng cổ đông: (ĐHĐCĐ) Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định
mọi vấn đề quan trọng của Tổng Công ty.
Hội đồng Quản trị: (HĐQT) Là cơ quan quản lý Tổng Công ty, có toàn quyền
nhân danh Tổng Công ty quyết định mọi vấn đề liên quan tới mục đích và quyền lợi của
Tổng Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền ĐHĐCĐ.
Ban Kiểm soát: Do ĐHĐCĐ bầu, thay mặt cổ đông kiểm soát mọi hoạt động kinh
doanh, quản trị và điều hành của Công ty, gồm 3 thành viên (1 trưởng ban và 2 kiểm soát
viên). Công việc của Ban Kiểm soát là kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý, điều
hành Tổng Công ty của HĐQT và ban Tổng Giám đốc; kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp
trong việc ghi chép sổ kế toán; kiểm soát báo cáo tài chính đảm bảo đúng nguyên tắc và và
chế độ quy định; mỗi quý họp một lần để báo cáo tình hình kiểm tra hoạt động chung. Ban
Kiểm soát phải thường xuyên phối hợp với HĐQT thông báo với HĐQT về kết quả hoạt
động của Ban Kiểm soát, tham khảo ý kiến của HĐQT trước khi trình các báo cáo, kết quả
và kiến nghị lên ĐHĐCĐ.

Sơ đồ 1: Cơ cấu bộ máy quản lí của Tổng Công ty
Trang 19
Tổng Giám đốc: Do HĐQT bổ nhiệm, bãi nhiệm, là người đại diện theo pháp luật
của Công ty, chịu trách nhiệm trước HĐQT, quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến
hoạt động hàng ngày của Công ty.
Trang 20
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT
BAN TỔNG GIÁM ĐỐC
Các phòng ban
chức năng
Văn phòng đại
diện
Các đơn vị
trực thuộc
Các đơn vị hạch toán phụ thuộc
Cty
sợi
Hoà
Thọ
Nhà
máy
may
Hoà
Thọ
1
Nhà
máy
may
Hoà

Thọ
2
Nhà
máy
may
Hoà
Thọ
3
Cty
may
Hoà
Thọ
Điện
Bàn
Cty
may
Hoà
Thọ
Hội
An
Cty
may
Hoà
Thọ
Quảng
Nam
Cty
may
Hoà
Thọ

Duy
Xuyên
Cty
may
Hoà
Thọ
Đông
Hà
CÔNG TY LIÊN KẾT
Cty cổ
phần thêu
Thiên Tín
Cty TNHH
may Tuấn
Đạt
Cty TNHH
may Bình
Phương
Cty cổ phần
Bao Bì Hoà
Thọ
Văn
phòng
P. tài
chính
kế
toán
P. kỹ
thuật
đầu tư

QL
CLSP
P.
quản
lý chất
lượng
may
P. kỹ
thuật
công
nghệ
may
P. kinh
doanh
sợi
P.
kinh
doan
h
may
P. đời
sống
Các phòng ban chức năng
Các Nhà máy, Công ty trực thuộc: Có nhiệm vụ thực hiện một phần chức năng
và phù hợp với ngành, nghề kinh doanh của Tổng Công ty. Cơ cấu bộ máy quản lý của
Nhà máy, Công ty trực thuộc gồm: Giám đốc chi nhánh, các Phó giám đốc chi nhánh,
trưởng các phòng, ban, bộ phận.
Văn phòng: Tham mưu Tổng Giám đốc về các nội quy - quy định - quy chế -
phương án có liên quan đến quản lý lao động, quản lý chung và các chính sách nội bộ của
Tổng Công ty; đảm bảo thông tin liên lạc, phục vụ hội nghị, trang trí lễ hội, quản lý nhà

khách, xe con, chăm sóc cây cảnh…
Phòng Tài chính - Kế toán: Chỉ đạo, tổ chức và hướng dẫn, kiểm tra bộ phận kế
toán ở văn phòng và các đơn vị trực thuộc Tổng Công ty. Tham mưu, đề xuất các giải pháp
phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán. Cung cấp
thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.
Phòng kinh doanh May: Thực hiện các nhiệm vụ xúc tiến thương mại; triển lãm
quảng cáo hàng may; thương mại điện tử; tìm chọn khách hàng đàm phán, xây dựng giá
thành, đề xuất ký kết các hợp đồng và triển khai sản xuất.
Phòng kinh doanh Sợi: Thực hiện các nhiệm vụ xúc tiến thương mại; tìm chọn
khách hàng đàm phán, đề xuất ký kết hợp đồng tiêu thụ sản phẩm sợi; nhập khẩu nguyên
liệu bông – xơ, phối hợp với Công ty Sợi Hoà Thọ xây dựng, triển khai thực hiện kế hoạch
sản xuất các loại sản phẩm sợi theo đúng cam kết hợp đồng đã ký với khách hàng.
Phòng kỹ thuật đầu tư và quản lý chất lượng sản phẩm: Xây dựng, kiểm tra,
báo cáo tình hình thực hiện các định mức, chỉ tiêu kinh tế - kỹ thuật sử dụng nguyên vật
liệu, năng lượng, và quy trình vận hành máy móc thiết bị; tổ chức kiểm tra xác nhận chất
lượng sợi trước khi xuất cho khách hàng.
Phòng kỹ thuật công nghệ May: Xây dựng các định mức kinh tế - kỹ thuật sử
dụng nguyên phụ liệu sản xuất, gia công các loại sản phẩm may theo đơn đặt hàng hoặc
phục vụ cho nhu cầu sản xuất; xây dựng quy trình vận hành và bảo trì các loại thiết bị.
Ngoài ra còn kết hợp với Phòng Kinh doanh May làm việc với khách hàng thống nhất các
yêu cầu kỹ thuật sản xuất, gia công sản phẩm may của Tổng Công ty với khách hàng trước
khi trình Tổng giám đốc ký kết hợp đồng.
Phòng quản lý chất lượng May: Tổ chức kiểm tra và hướng dẫn các Công ty, Nhà
máy May kiểm tra chất lượng sản phẩm may theo đúng tiêu chuẩn của khách hàng và Tổng
Công ty ban hành, đồng thời cũng chịu trách nhiệm kiểm tra lại chất lượng sản phẩm may
đã sản xuất trước khi xuất hàng cho khách hàng theo hợp đồng đã ký. Ngoài ra cũng còn
phụ trách tổ chức kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu may đầu vào trước khi cho nhập
kho và xuất cho các đơn vị sản xuất.
Phòng đời sống: Thực hiện các nhiệm vụ chăm sóc sức khoẻ, y tế, đảm bảo an toàn
lao động cũng như đáp ứng nhu cầu an toàn vệ sinh trong môi trường làm việc, vệ sinh

nước uống, an toàn lương thực thực phẩm trong công tác phục vụ bữa ăn cơm ca. Đồng
thời cũng quản lý và sửa chữa hệ thống nước và điện.
Như vậy, Tổng Công ty được phân thành nhiều phòng ban, tuy nhiên không vậy mà
trở nên phức tạp, các nhiệm vụ bị chồng chéo. Mỗi phòng ban đều có những mục tiêu,
nhiệm vụ, chức năng riêng, nhưng quan hệ mật thiết với nhau tạo thành hệ thống được
thống nhất phục vụ cho mục tiêu chung của cả Công ty.
3. Tổ chức công tác kế toán
3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Trang 21
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Tổng Công ty là mô hình hỗn hợp, tức là vừa
phân tán vừa tập trung. Tại văn phòng Tổng Công ty hằng ngày sẽ thu nhập các chứng từ
phát sinh tại văn phòng, ghi nhận và xử lý các nghiệp vụ kinh tế xảy ra, các nhà máy trong
khuôn viên Tổng Công ty khi có nghiệp vụ phát sinh cũng chuyển chứng từ lên văn phòng
để xử lý. Còn tại các đơn vị hạch toán phụ thuộc tại Điện Bàn, Quảng Nam, Duy Xuyên,…
sẽ có bộ máy kế toán kế toán riêng, thu thập ghi nhận và xử lý các nghiệp vụ kinh tế xảy ra
tại các đơn vị phụ thuộc đó, định kỳ theo tháng sẽ gửi các báo cáo lên văn phòng Tổng
Công ty để tổng hợp.
Trong cơ cấu bộ máy quản lý, Phòng Tài chính Kế toán được sự lãnh đạo, quản lý
trực tiếp của Ban Tổng Giám đốc Tổng Công ty nhằm phát huy chức năng tham mưu kịp
thời về tình hình kinh tế tài chính của đơn vị. Trong phòng Tài chính Kế toán tiến hành
phân công cụ thể nhiệm vụ cho từng lãnh đạo và nhân viên trong phòng, tránh việc chồng
chéo và kiêm nhiệm các công việc có liên quan với nhau theo đúng quy định của Nhà
nước, cũng như yêu cầu của lãnh đạo phòng và chịu trách nhiệm về công việc được phân
công trước lãnh đạo phòng và pháp luật của Nhà nước để cung cấp thông tin một cách đầy
đủ, chính xác, kịp thời và mang tính hiệu quả cao. Mô hình phân công công việc của từng
thành viên trong phòng tài chính kế toán như sau:
Sơ đồ 2: Mô hình bộ máy kế toán
Kế toán trưởng: Tổ chức thực hiện công tác kế toán trong đơn vị, giúp Tổng Giám
đốc giám sát tình hình tài chính và tham mưu các vấn đề về tình hình tài chính tại đơn vị
như xây dựng kế hoạch vay vốn, các phương án kinh doanh..., thực hiện các quy định của

pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị. Kiểm tra giám sát công việc của các kế toán
phần hành, phê duyệt các chứng từ…
Phó phòng kế toán (kiêm kế toán tổng hợp): Hướng dẫn, chỉ đạo các nhân viên
kế toán theo nội quy và quy trình hạch toán của công ty từ việc lập, luân chuyển chứng từ
đến báo cáo kế toán; tham mưu, hỗ trợ cho Kế toán trưởng trong các công tác tài chính, và
thực hiện công việc điều hành khi Kế toán trưởng vắng mặt. Thực hiện công việc tổng hợp
số liệu từ các kế toán phần hành, cân đối số liệu, kiểm tra số liệu, thực hiện các bút toán
Trang 22
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp (kiêm
Phó phòng kế toán)
KT
Nguyên
liệu vật
liệu
chính,
Tạm
ứng
KT
Phụ
liệu
và
viết
hoá
đơn
KT
thuế,
TS
CĐ,
CC

DC
KT Tiền
mặt,
Tiền
lương,
Phải thu
nội bộ
KT
tiền
gửi
ngân
hàng
KT Nợ
phải
thu
khách
hàng
KT Nợ
phải
trả
người
bán
KT SP
dở
dang
và giá
thành
SP
Thủ
quỹ

Kế toán các đơn vị phụ thuộc
tổng hợp, các bút toán cuối kỳ để lên các báo cáo tài chính, xác định kết quả sản xuất kinh
doanh trong kỳ.
Kế toán nguyên liệu vật liệu chính, Tạm ứng: theo dõi quá trình nhập xuất
nguyên liệu chính tại KHOMAY, tình hình sử dụng nguyên liệu chính và các báo cáo có
liên quan, cùng với kế toán nợ phải trả người bán và kế toán ngân hàng kiểm tra đối chiếu
các chứng từ phục vụ cho quá trình mua hàng và thanh toán. Đồng thời theo dõi các khoản
tạm ứng cho công nhân viên.
Kê toán phụ liệu và viết hóa đơn: theo dõi quá trình nhập xuất phụ liệu tại
KHOVLP… tương tự như kế toán nguyên liệu chính. Đồng thời thực hiện viết hóa đơn khi
bán thành phẩm.
Kế toán Thuế, TSCĐ, CCDC: theo dõi các Tài khoản phải trả, phải nộp Nhà nước
về các loại thuế; đồng thời cũng theo dõi tình hình biến động TSCĐ, thanh lý nhượng bán,
tính khấu hao và phân bổ vào chi phí theo tháng quý năm của TSCĐ, cũng như tình hình
nhập xuất và phân bổ công cụ dụng cụ.
Kế toán tiền mặt, tiền lương, Phải thu nội bộ: theo dõi các nghiệp vụ thu chi tiền
mặt, tiền lương và bảo hiểm của Công nhân viên và cả những cán bộ quản lý toàn Công ty,
thanh toán các khoản tạm ứng, lập báo cáo tiền mặt. Cuối kỳ, đối chiếu với Sổ quỹ tiền
mặt. Đồng thời theo dõi các khoản thu chi liên quan đến các đơn vị trực thuộc.
Kế toán tiền gửi ngân hàng: trực tiếp giao dịch với ngân hàng về các nghiệp vụ
thu chi bằng hình thức chuyển khoản. Theo dõi TK tiền gửi ngân hàng của Tổng Công ty,
thường xuyên đối chiếu với ngân hàng để giám sát chặt chẽ số dư trên các tài khoản liên
quan, cùng với kế toán nợ phải trả và phải thu để theo dõi quá trình thanh toán, cũng như
khả năng thanh toán của Tổng Công ty.
Kế toán nợ phải thu khách hàng: theo dõi doanh thu khi bán thành phẩm và các
khoản phải thu khách hàng.
Kế toán nợ phải trả người bán: theo dõi các khoản nợ phải trả người bán khi mua
vật tư, tài sản cố định và nhận cung cấp dịch vụ; cùng với kế toán vật tư và kế toán ngân
hàng theo dõi các khoản thanh toán cho người bán.
Kế toán sản phẩm dở dang và thành phẩm: có nhiệm vụ tập hợp, phân bổ chi

phí giá thành từng loại sản phẩm hoàn thành nhập kho, cũng như sản phẩm dở dang, xác
định tổng số chi phí sản xuất, lập báo cáo giá thành cho các phòng ban liên quan.
Thủ quỹ: quản lý tiền mặt, thu tiền và chi tiền kèm theo các chứng từ liên quan, lập
các báo cáo quỹ.
Kế toán các đơn vị phụ thuộc: có nhiệm vụ theo dõi hoạt động tài chính, thực
hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị. Tính ra giá thành thực tế của sản
phẩm sản xuất tại đơn vị đó và thường xuyên thực hiện đối chiếu kiểm tra với kế toán
Tổng Công ty.
3.2. Hình thức sổ kế toán
Hiện nay tại Tổng Công ty đang áp dụng hình thức kế toán máy. Hình thức kế toán
máy là việc vận dụng một chương trình phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc
của một trong các hình thức kế toán qui định. Phần mềm kế toán không thể hiện đầy đủ qui
trình ghi sổ kế toán như kế toán thủ công nhưng lại thực hiện toàn bộ công tác kế toán và
được in đầy đủ sổ kế toán, báo cáo tài chính theo qui định. Và chương trình phần mềm mà
Hoà Thọ đang sử dụng là phần mềm Bravo 6.3 của công ty phần mềm Bravo chi nhánh tại
thành phố Đà Nẵng, được thiết kế theo quy định của Bộ tài chính, với đầy đủ 4 hình thức
kế toán: Hình thức nhật kí-sổ cái, Hình thức chứng từ ghi sổ, Hình thức nhật kí-chứng từ,
Trang 23
Hình thức nhật kí chung để thuận tiện cho doanh nghiệp lựa chọn phù hợp với đặc điểm
hoạt động kinh doanh của mình. Tổng Công ty lựa chọn Hình thức chứng từ ghi sổ, với các
chứng từ có sẵn trong phần mềm, dễ dàng cho kế toán phần hành lựa chọn để nhập liệu vào
máy tính.
Sơ đồ 3: Hình thức kế toán máy
Hằng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán (hoặc bảng chứng từ kế toán cùng
loại) đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản
ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần
mềm kế toán. Các thông tin này sẽ được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp, các sổ, thẻ
kế toán chi tiết và các báo cáo kế toán có liên quan. Cuối tháng hoặc bất kì thời điểm nào
cần thiết, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ cộng sổ và lập các báo cáo tài chính, số
liệu cuối kỳ này sẽ tự động kết chuyển sang số liệu đầu kỳ sau. Việc đối chiếu giữa số liệu

tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực
theo thông tin đã được nhập trong kì. Kế toán viên có thể kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ
kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối tháng, cuối năm, sổ kế toán tổng
hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp
lí theo qui định về sổ kế toán ghi bằng tay để lưu trữ theo luật định.
Để đảm bảo được công việc kế toán máy của các phần hành được độc lập, giám sát
lẫn nhau, góp phần tạo hệ thống kiểm soát nội bộ một cách hữu hiệu, hạn chế các gian lận
và sai sót, thì Tổng Công ty đã tiến hành phân công công việc cho từng thành viên một
cách cụ thể, kế toán phần hành nào thì chỉ xử lý các công việc liên quan đến phần hành đó.
Mỗi nhân viên trong phòng sẽ có một máy tính để làm việc, có user và password riêng, chỉ
được truy cập và thực hiện công việc trong phạm vi nhiệm vụ của mình. Các phần hành
khác có thể xem nhưng không thể nhập liệu, sửa chữa hay tạo chứng từ liên quan đến phần
hành đó. Chẳng hạn kế toán TGNH chỉ có thể tiếp cận nhập liệu, sữa chữa và xử lý các
công việc đến việc thu tiền và chi tiền gửi ngân hàng mà không thể tiếp cận đến các chức
năng khác như nhập liệu hàng nhập kho, nhập liệu khoản phải trả…Riêng kế toán trưởng
và kế toán tổng hợp sẽ được theo dõi tất cả mọi công việc của tất cả phần hành, không chỉ
có thể xem mà còn có thể nhập liệu và sửa chứng từ, thuận tiện cho công tác kiểm tra, theo
dõi và đánh giá. Mặc dù được sửa chứng từ nhưng kế toán trưởng cũng như kế toán tổng
hợp hạn chế tham gia thực hiện các công việc đó của các kế toán phần hành, nếu trong quá
trình kiểm tra phát hiện lỗi sai thì lãnh đạo phòng yêu cầu kế toán phần hành sửa lỗi và
theo dõi…
PHẦN B
Trang 24
BẢNG TỔNG
HỢP CHỨNG
TỪ KẾ TOÁN
CÙNG LOẠI
PHẦN MỀM
KẾ TOÁN
NHẬP DỮ LIỆU VÀO

MÁY TÍNH
CHỨNG TỪ
KẾ TOÁN
SỔ KẾ TOÁN:
- Sổ tổng hợp
- Sổ chi tíêt
BÁO CÁO KẾ TOÁN:
- Báo cáo tài chính
- Báo cáo kế toán quản trị
THỰC TẾ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ
THANH TOÁN TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA THỌ
Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ là doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đang
hoạt động trên hai lĩnh vực là sản xuất sợi và hàng may mặc. Vì là một doanh nghiệp sản
xuất nên các yếu tố đầu vào rất được coi trọng, là các yếu tố quyết định chính cho đầu ra
của Tổng Công ty. Và một trong những yếu tố cơ bản của đầu vào đó là nguồn nguyên liệu
vật liệu, chúng tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến
chất lượng đầu ra của sản phẩm được sản xuất. Tổng Công ty cần kiểm soát được quá trình
mua hàng để có thể mua đúng hàng, đủ hàng, đúng thời hạn để đáp ứng kịp thời cho quá
trình sản xuất… Nguyên liệu vật liệu thường mua với số lượng lớn cho nên việc lựa chọn
nhà cung cấp thích hợp để có được nguồn vật tư đảm bảo chất lượng, giá cả phải chăng
cũng là một vấn đề quan trọng để giảm bớt chi phí đầu vào. Bên cạnh đó vấn đề thanh toán
cho người bán đúng nhà cung cấp đúng số tiền đúng thời hạn cần được quan tâm và kiểm
soát để tránh các gian lận và biển thủ. Do vậy, quá trình kiểm soát chu trình mua hàng và
thanh toán nên được coi trọng tại Tổng Công ty.
1. Đặc điểm nguyên liệu, vật liệu và nhà cung cấp
1.1. Đặc điểm nguyên liệu vật liệu
Nguyên liệu vật liệu tại Tổng Công ty được phân thành hai nhóm lớn do hai kế toán
theo dõi và được quản lý tại hai kho đó là nguyên liệu chính tại KHOMAY và vật liệu phụ
tại KHOVLP. Nguyên liệu chính gồm vải chính, vải lót, gòn, dựng…Vật liệu phụ góp phần
nâng cao chất lượng sản phẩm như dây kéo, nút, móc, nẹp, dây viền…

Hằng ngày Tổng Công ty thường xuyên tiếp xúc, ghi chép nhiều nghiệp vụ xảy ra
với nhiều loại nguyên liệu vật liệu khác nhau với khối lượng lớn, mẫu mã đa dạng, chất
lượng khác nhau. Do vậy để kiểm soát quản lý nguyên liệu vật liệu tốt hơn, cũng như công
tác kế toán thuận lợi hơn, thì Tổng Công ty đã xây dựng bộ mã cho nguyên liệu vật liệu.
Các bộ mã được sử dụng có độ dài tối đa cho một mã là 16 kí tự. Gồm hai bộ mã:
- Bộ mã liên quan đến khách hàng: áp dụng mã gợi nhớ.
Cú pháp là VP* (* là ký tự viết tắt tên khách hàng).
Ví dụ: VPSNICKERS: Công ty SNICKERS WORKWEAR AB (Sweden).
- Bộ mã liên quan đến nguyên liệu, vật liệu: áp dụng mã ghép nối.
Cú pháp: ?-0-00-00-0000-?
+ Ký tự đầu tiên “?” cho biết nguyên liệu vật liệu của ngành nào: A là NLVL của
ngành may, B là NLVL của ngành sợi…
+ Ký tự thứ hai “0” cho biết NLVL chính hay phụ: 1 là chính, 2 là phụ.
+ Ký tự thứ ba “00” cho biết NLVL từ nhà cung cấp nào.
+ Ký tự thứ tư “00” cho biết chủng loại NLVL, theo từng nhà cung cấp trên: 01 là
vải chính các loại, 02 là vải lót các loại, 03 là gòn các loại, 04 là dựng các loại.
+ Ký tự thứ năm “0000” cho biết sự phân cấp nhỏ hơn của chủng loại NLVL trên:
0001 là loại vải chính màu sậm, tối; 0002 là loại vải chính màu…
+ Ký tự cuối “?”cho biết sự phân cấp chủng loại NLVL nhỏ hơn: A là vải Black
(0400), B là vải chính DK – Grey / 1800, C là vải Navy – 9500, D là vải 51/49 NC màu
Black/White # 74…
Giả sử Tổng Công ty có một mã NLVL là A101010001A có ý nghĩa là vải may
chính – chủng loại vải màu sậm Black 0400 được cung cấp từ nhà cung cấp Snickers.

1.2. Đặc điểm nhà cung cấp
Trang 25