Bài giảng tập huấn nghiệp vụ tiếp nhận hồ sơ quy định việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết các thủ tục hành chính về bảo hiểm xã hội bảo hiểm y tế

Company
LOGO

TẬP HUẤN NGHIỆP VỤ
TIẾP NHẬN HỒ SƠ

Buôn Ma Thuột, 2012


Company
LOGO

QUY ĐỊNH
VIỆC TNHS & TRẢ KẾT QUẢ GIẢI
QUYẾT CÁC THỦ TỤC HÀNH
CHÍNH VỀ BHXH - BHYT

Buôn Ma Thuột, 2012


Nội dung
1 NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
2 PHÂN CẤP VIỆC TIẾP NHẬN HỒ SƠ…
3 NHIỆM VỤ CỦA CC-VC BỘ PHẬN 1 CỬA
4 THỦ TỤC HỒ SƠ, QUY TRÌNH TIẾP NHẬN
5

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

www.themegallery.com

1 NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
Quy định này quy định về nguyên tắc, thủ tục, quy
trình, trách nhiệm của các phòng chức năng, Bảo hiểm xã
hội các huyện, thị xã, thành phố thuộc Bảo hiểm xã hội
(BHXH) tỉnh (gọi chung là BHXH huyện) và trách nhiệm
của công chức, viên chức BHXH tỉnh, BHXH huyện trong
việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết các thủ tục
hành chính về BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm
thất nghiệp (gọi chung là BHXH).

www.themegallery.com


1 NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 2. Nguyên tắc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết

1. Tất cả hồ sơ liên quan đến thủ tục hành chính về BHXH
của các tổ chức, cá nhân đều phải nộp và nhận kết quả tại
bộ phận một cửa thuộc phòng Tiếp nhận và Quản lý hồ sơ
của BHXH tỉnh hoặc bộ phận một cửa của BHXH huyện
(gọi chung là bộ phận một cửa) theo phân cấp quản lý. Các
hồ sơ không tiếp nhận tại bộ phận một cửa không được
xem xét giải quyết.
2. Việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết các thủ tục
hành chính phải đúng thủ tục, kịp thời, đúng hẹn, đúng
thẩm quyền, tạo thuận lợi cho tổ chức, cá nhân khi quan
hệ với cơ quan BHXH.

www.themegallery.com


1 NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
3. Tại trụ sở làm việc văn phòng BHXH tỉnh, BHXH huyện thực
hiện niêm yết công khai quy định về thủ tục hành chính, quy
trình, thời gian giải quyết, thu phí, lệ phí (nếu có) tại nơi tiếp
nhận hồ sơ để các tổ chức, cá nhân được biết.
4. Tổ chức và cá nhân phải đăng ký nộp hồ sơ và nhận kết quả
giải quyết các thủ tục hành chính về BHXH tại bộ phận một cửa
vào giờ hành chính các ngày làm việc trong tuần (riêng sáng thứ
bảy từ 7 giờ đến 11 giờ 15’ chỉ nhận hồ sơ và trả kết quả đã giải
quyết).
5. Bộ phận một cửa có trách nhiệm chính trong việc phối hợp
giải quyết các công việc giữa các phòng, các bộ phận nghiệp vụ
thuộc BHXH tỉnh, BHXH huyện trong việc giải quyết thủ tục
hành chính đối với tổ chức, cá nhân có hồ sơ nộp tại bộ phận
một cửa.
www.themegallery.com


2 PHÂN CẤP VIỆC TIẾP NHẬN HỒ SƠ…
Điều 3. Bộ phận một cửa BHXH huyện
1. Tiếp nhận hồ sơ các đơn vị, cá nhân đăng ký tham gia và
hưởng BHXH theo phân cấp quản lý để giải quyết tại BHXH
huyện, gồm:
a) Đăng ký tham gia và báo tăng, giảm lao động, mức đóng
BHXH,BHYT bắt buộc, tự nguyện;
b) Cấp sổ BHXH, thẻ BHYT; xác nhận sổ BHXH cho người

lao động để giải quyết chế độ, di chuyển đơn vị khác, hoặc bảo
lưu thời gian đóng BHXH;
c) Điều chỉnh hồ sơ thu và sổ BHXH khi người lao động
thay đổi chức vụ, chức danh nghề, điều kiện làm việc, nơi làm
việc hoặc mức đóng;
d) Tự đóng BHXH bắt buộc hoặc người sử dụng đăng ký
đóng một lần cho người lao động;
www.themegallery.com


2 PHÂN CẤP VIỆC TIẾP NHẬN HỒ SƠ…
đ) Xác nhận thời gian đóng bảo hiểm thất nghiệp của người
lao động để hưởng trợ cấp thất nghiệp;
e) Xác nhận đối tượng và thời gian tham gia BHYT để
hưởng quyền lợi thanh toán dịch vụ kỹ thuật cao, chi phí lớn;
g) Cấp lại thẻ BHYT cho người tham gia do: bị mất, thông
tin trên thẻ không đúng, rách, hỏng và thay đổi cơ sở khám,
chữa bệnh ban đầu;
h) Tiếp nhận và giải quyết trợ cấp BHXH một lần theo quy
định tại Điều 55; Điều 73 Luật BHXH;
i) Hồ sơ giải quyết chế độ ốm đau; chế độ thai sản; chế độ
dưỡng sức, phục hồi sức khoẻ;
l) Hồ sơ thanh toán chi phí khám chữa bệnh BHYT với cơ
sở khám chữa bệnh; thanh toán trực tiếp chi phí khám, chữa
bệnh BHYT;
k) Các hồ sơ khác theo phân cấp.
www.themegallery.com


2 PHÂN CẤP VIỆC TIẾP NHẬN HỒ SƠ…

2. Tiếp nhận hồ sơ chuyển về phòng nghiệp vụ BHXH tỉnh giải
quyết.
a) Hồ sơ tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất; truy đóng
BHXH đối với trường hợp vi phạm về đóng BHXH; thoái trả số
tiền đóng thừa BHXH cho người sử dụng lao động;
b) Cấp lại sổ BHXH do bị mất, hỏng; đề nghị điều chỉnh về
nhân thân ghi trên sổ BHXH, điều chỉnh về cấp bậc, chức vụ,
chức danh nghề, công việc, nơi làm việc ghi trên sổ BHXH;
thẩm định ghi sổ thời gian công tác trước tháng 01/1995 và thời
gian phục vụ quân đội trước ngày 15/12/1993 cho người lao
động tham gia BHXH bắt buộc.
c) Hồ sơ giải quyết chế độ hưu trí đối với người lao động
đang đóng BHXH bắt buộc, người bảo lưu thời gian đóng
BHXH và người tham gia BHXH tự nguyện;
www.themegallery.com


2 PHÂN CẤP VIỆC TIẾP NHẬN HỒ SƠ…
d) Hồ sơ giải quyết chế độ tử tuất hàng tháng, chế độ tử tuất
một lần đối với thân nhân người lao động đang đóng BHXH bắt
buộc chết (trừ trường hợp chết do TNLĐ,BNN); người lao động
đang bảo lưu thời gian đóng BHXH bắt buộc, người tham gia
BHXH tự nguyện chết; thân nhân người đang hưởng lương
hưu, trợ cấp BHXH chết;
đ) Hồ sơ đề nghị đổi tên người đứng sổ nhận trợ cấp tử tuất
hàng tháng của người hưởng dưới 15 tuổi hoặc người hưởng bị
mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự;
e) Các hồ sơ khác theo phân cấp.
g) Hồ sơ giải quyết trợ cấp hàng tháng đối với cán bộ xã theo
Nghị định số 09/NĐ-CP chờ đủ tuổi hưởng trợ cấp;

h) Nhận kết quả từ các phòng nghiệp vụ thuộc BHXH tỉnh và
các bộ phận nghiệp vụ của BHXH huyện trả cho tổ chức, cá
nhân.
3. Lưu trữ sổ sách theo dõi, thu phí, lệ phí theo quy định.
www.themegallery.com


2 PHÂN CẤP VIỆC TIẾP NHẬN HỒ SƠ…
Điều 4. Bộ phận một cửa của Phòng Tiếp nhận và Quản lý hồ sơ
BHXH tỉnh.
1. Tiếp nhận hồ sơ của các đơn vị, cá nhân tham gia do
BHXH tỉnh quản lý, gồm:
a) Đăng ký tham gia và báo tăng, giảm lao động, mức
đóng BHXH,BHYT và cấp sổ BHXH, thẻ BHYT theo phân cấp
quản lý.
b) Thực hiện tiếp nhận và trả kết quả giải quyết đối với
các đơn vị tham gia BHXH tại BHXH tỉnh như quy định tại
điểm b, c, d, đ, e, g, i, l, Khoản 1 và điểm a, b, c, Khoản 2, Điều
3 của Quy định này.
c) Hồ sơ đề nghị giải quyết hưởng lương hưu đối với
người lao động tham gia BHXH bắt buộc và tự nguyện.
d) Hồ sơ giải quyết chế độ tử tuất hàng tháng, chế độ tử
tuất một lần.
www.themegallery.com


2 PHÂN CẤP VIỆC TIẾP NHẬN HỒ SƠ…
đ) Hồ sơ giải quyết chế độ TNLĐ,BNN.
e) Hồ sơ giải quyết di chuyển hưởng lương hưu, trợ cấp
BHXH hàng tháng của các đối tượng về nơi cư trú tại địa

phương khác.
h) Hồ sơ giải quyết di chuyển sổ BHXH về nơi công tác
hoặc cư trú đến địa phương khác.
i) Hồ sơ giới thiệu ra Hội đồng Giám định y khoa tỉnh để
giám định khả năng lao động.
k) Các hồ sơ khác theo phân cấp.
2. Nhận kết quả giải quyết từ các phòng nghiệp vụ BHXH
tỉnh để trả cho các tổ chức, cá nhân đúng thời gian đã hẹn.
3. Hướng dẫn, tư vấn, giải thích cho tổ chức, cá nhân đến
giao dịch về quy trình, thủ tục hồ sơ tham gia và hưởng các chế
độ BHXH.
4, Thực hiện thu phí, lệ phí theo quy định.
www.themegallery.com


2 PHÂN CẤP VIỆC TIẾP NHẬN HỒ SƠ…
Điều 5. Phòng nghiệp vụ thuộc BHXH tỉnh và bộ phận nghiệp
vụ BHXH huyện.
1. Các phòng nghiệp vụ BHXH tỉnh, bộ phận nghiệp vụ
BHXH huyện có trách nhiệm, tiếp nhận hồ sơ từ bộ phận một
cửa của Phòng Tiếp nhận và Quản lý hồ sơ, hoặc bộ phận một
cửa của BHXH huyện chuyển đến.
2. Giải quyết các thủ tục hành chính về BHXH đảm bảo
chính xác, kịp thời theo đúng quy định của pháp luật và của
Ngành.
3. Trả kết quả giải quyết cho bộ phận một cửa của Phòng
Tiếp nhận và Quản lý hồ sơ, của BHXH huyện ít nhất trước
một ngày so với phiếu hẹn trả.
4. Dự thảo các văn bản trả lời tổ chức và cá nhân những hồ
sơ chưa được giải quyết, nêu rõ lý do, yêu cầu bổ sung hồ sơ

(nếu có) trước hạn trả kết quả.
www.themegallery.com


3 NHIỆM VỤ CỦA CC-VC BỘ PHẬN 1 CỬA

Điều 6. Nhiệm vụ của công chức, viên chức bộ phận một
cửa.
1. Tuyên truyền, phổ biến chính sách pháp luật, tư
vấn, hướng dẫn quy trình, thủ tục hồ sơ giải quyết các chế
độ BHXH cho tổ chức và cá nhân đến giao dịch.
2. Kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ báo cáo tăng, giảm tham
gia BHXH,BHYT bắt buộc, tự nguyện, BH thất nghiệp. hồ
sơ giải quyết các chế độ chính sách BHXH theo quy định.
3. Lập phiếu nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả ( mẫu 01
PH ), hoặc phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ ( mẫu 02 PHD )
4.Phân loại hồ sơ, lập phiếu giao nhận hồ sơ giữa bộ
phận một cửa với các bộ phận nghiệp vụ BHXH huyện,
hoặc các phòng nghiệp vụ thuộc BHXH tỉnh.
www.themegallery.com


3 NHIỆM VỤ CỦA CC-VC BỘ PHẬN 1 CỬA
5. Nhận kết quả hồ sơ đã giải quyết hoặc văn bản trả lại hồ
sơ, yêu cầu bổ sung hồ sơ từ bộ phận nghiệp vụ BHXH huyện,
hoặc các phòng nghiệp vụ của BHXH tỉnh. Trả kết quả giải
quyết cho tổ chức, cá nhân, thực hiện thu phí, lệ phí theo quy
định.
6. Lập sổ theo dõi tiếp nhận hồ sơ và ngày trả kết quả giải
quyết, thường xuyên đôn đốc các bộ phận nghiệp vụ thực hiện.

7. Tổng hợp thống kê báo cáo kết quả tiếp nhận hồ sơ và trả
kết quả giải quyết định kỳ tháng, quý, năm, hoặc đột xuất theo
yêu cầu của Gíám đốc BHXH tỉnh, Giám đốc BHXH huyện.
8. Quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao nếu có những
khó khăn, vướng mắc báo cáo kịp thời Trưởng phòng Tiếp
nhận và Quản lý hồ sơ, Giám đốc BHXH huyện để xem xét giải
quyết.
www.themegallery.com


3 NHIỆM VỤ CỦA CC-VC BỘ PHẬN 1 CỬA

Điều 7. Nhiệm vụ của công chức, viên chức phòng nghiệp
vụ BHXH tỉnh và bộ phận nghiệp vụ BHXH huyện.
1. Tiếp nhận hồ sơ giải quyết theo đúng thẩm quyền,
đúng chế độ chính sách theo quy định của pháp luật và
của Ngành, trả kết quả giải quyết đúng thời gian quy định.
Tuyệt đối không được tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải
quyết trực tiếp cho các tổ chức và cá nhân.
2. Trường hợp những hồ sơ còn vướng không đầy đủ
thủ tục chưa giải quyết hoặc không giải quyết được, phải
xây dựng văn bản nêu rõ lý do trả lại hoặc yêu cầu bổ sung
hồ sơ theo quy định, trình Trưởng phòng hoặc Giám đốc
BHXH huyện ký thông báo kịp thời cho tổ chức, cá nhân
biết.
www.themegallery.com


4 THỦ TỤC HỒ SƠ, QUY TRÌNH TIẾP NHẬN
Điều 8.Thủ tục hồ sơ.

1. Hồ sơ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội ( Do người sử dụng lao
động lập gửi cơ quan Bảo Hiểm xã hội )
a). Hồ sơ hưởng chế độ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.
(TNLĐ,BNN ).
- Sổ Bảo Hiểm xã hội (BHXH).
-Văn bản đề nghị giải quyết chế độ TNLĐ, BNN (mẫu 5AHSB).
- Biên bản điều tra TNLĐ
- Bản sao biên bản tai nạn giao thông ( TNGT ) nếu có.
- Bản sao hộ khẩu hoặc giấy đăng ký tạm trú (nếu bị tai nạn
trên đường đi và về từ nơi ở đến nơi làm việc).

www.themegallery.com


4 THỦ TỤC HỒ SƠ, QUY TRÌNH TIẾP NHẬN
- Giấy ra viện ( bản chính hoặc bản sao ) sau khi đã điều trị
bệnh ổn định.
- Biên bản giám định mức suy giảm khả năng lao động của Hội
đông GĐYK.
- Bản sao biên bản đo đạc môi trường có yếu tố độc hại trong
thời gian quy định, do cơ quan có thẩm quyền lập (nếu là BNN).
- Giấy khám BNN hoặc phiếu hội chẩn BNN ( đối với trường
hợp không điều trị nội trú ).

www.themegallery.com


4 THỦ TỤC HỒ SƠ, QUY TRÌNH TIẾP NHẬN
b) Hồ sơ chế độ hưu trí:
- Sổ BHXH.

- Quyết định nghỉ việc để hưởng chế độ hưu trí.
- Biên bản giám định mức suy giảm khả năng lao của
Hội đồng GĐYK ( nếu có ).
- Giấy chứng nhận bị nhiễm HIV/AIDS do tai nạn rủi ro
nghề nghiệp của cơ quan có thẩm quyền cấp ( nếu có ).
- Đơn đề nghị hưởng chế độ hưu trí đối với người tham
gia BHXH Tự nguyện, người bảo lưu thời gian, người tự đóng
BHXH bắt buộc ( mẫu 12-HSB ), hoặc giấy chứng nhận chờ
hưởng chế độ hưu trí.
- Bản sao giấy chứng nhận chấp hành xong hình phạt tù
(nếu có).

www.themegallery.com


4 THỦ TỤC HỒ SƠ, QUY TRÌNH TIẾP NHẬN

c) Hồ sơ hưởng BHXH 01 lần:
- Sổ BHXH
- Quyết định thôi việc (bản chính hoặc bản sao) hoặc
văn bản chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng lao động
hết hạn (bản chính hoặc bản sao) đối với trường hợp đã
hết tuổi lao động mà chưa đủ 20 năm đóng BHXH.
- Quyết định phục viên, xuất ngũ (bản chính hoặc
bản sao) đối với trường hợp qui định tại khoản 2 Điều 55
Luật BHXH.
- Biên bản giám định mức suy giảm khả năng lao
động ( nếu có ).
- Bản sao giấy định cư dài hạn ở nước ngoài ( nếu
có).

- Đơn đề nghị hưởng trợ cấp BHXH 1 lần của người
www.themegallery.com
lao động ( mẫu14- HSB ).


4 THỦ TỤC HỒ SƠ, QUY TRÌNH TIẾP NHẬN

d) Hồ sơ hưởng chế độ tuất ( Bao gồm cả tuất tháng và
tuất 01 lần ):
- Sổ BHXH. ( đối với người lao động tham gia
đóng BHXH hoặc bảo lưu thời gian công tác).
- Giấy chứng tử, hoặc báo tử hoặc quyết định của
toà án tuyên bố đã chết, mất tích.
- Tờ khai của thân nhân người chết ( mẫu 9AHSB ).
- Biên bản điều tra tai nạn lao động (TNLĐ), nếu
chết do TNLĐ.

www.themegallery.com


4 THỦ TỤC HỒ SƠ, QUY TRÌNH TIẾP NHẬN

- Bản sao bệnh án điều trị BNN (nếu chết do
BNN).
- Giấy chứng nhận của nhà trường (đối với
trường hợp con đủ 15 tuổi đến đủ 18 tuổi còn đi
học), nếu đủ điều kiện hưởng tuất hàng tháng.
- Biên bản giám định mức suy giảm khả
năng lao động của Hội đồng GĐYK (đối với
thân nhân bị suy giảm khả năng lao động từ

81% trở nên).
www.themegallery.com


4 THỦ TỤC HỒ SƠ, QUY TRÌNH TIẾP NHẬN

1.1. Hồ sơ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội (Do
người sử dụng lao động quản lý và chi trả trong
khoản kinh phí 2% đơn vị để lại ).
a) Hồ sơ hưởng chế độ ốm đau:
- Sổ Bảo Hiểm xã hội ( BHXH).
- Giấy ra viện ( bản chính hoặc bản sao)
đối với người lao động (NLĐ) điều trị nội trú
hoặc giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH
đối với (NLĐ) điều trị ngoại trú do cơ sở y tế
điều trị cấp (mẫu C65-HD).
www.themegallery.com


4 THỦ TỤC HỒ SƠ, QUY TRÌNH TIẾP NHẬN

- Phiếu hội chẩn hoặc biên bản hội chẩn của Bệnh
viện thuộc danh mục bệnh cần điều trị dài ngày và thời
gian phải nghỉ việc để điều trị, trường hợp phiếu hoặc
biên bản hội chẩn không ghi cụ thể thời gian nghỉ việc
để điều trị thì phải có giấy xác nhận của cơ sở y tế về
thời gian nghỉ việc để điều trị (đối với NLĐ mắc bệnh
cần chữa trị dài ngày).
- Giấy ra viện hoặc sổ y bạ ( bản chính hoặc bản
sao ) của con (đối với NLĐ nghỉ việc chăm sóc con ốm).

- Gíây xác nhận của NSDLĐ về NLĐ nghỉ việc để
chăm sóc con ốm (mẫu 5B-HSB).
- Danh sách đề nghị hưởng chế độ ốm đau do
NSDLĐ lập (mẫu C 66a-HD).
www.themegallery.com


4 THỦ TỤC HỒ SƠ, QUY TRÌNH TIẾP NHẬN
b) Chế độ thai sản:
- Sổ hoặc giấy khám thai, giấy chứng nhận nghỉ việc
hưởng BHXH ( mẫu C 65- HD) hoặc giấy ra viện (đối với lao
động nữ đi khám thai, sảy thai, nạo hút thai, thai chết lưu và
NLĐ thực hiện các biện pháp tránh thai).
- Sổ BHXH (đối với lao động nữ sinh con hoặc NLĐ nhận
nuôi con nuôi dưới 4 tháng tuổi).
- Bản sao giấy chứng sinh hoặc giấy khai sinh của con.
- Giấy chứng tử của con hoặc của mẹ (đối với trường hợp
sau khi sinh bị chết).
- Bản sao chứng nhận thương tật hoặc biên bản của Hội
đồng Giám định y khoa (nếu là người tàn tật, tai nạn lao động,
bệnh nghề nghiệp hoặc thương binh có tỷ lệ từ 21% trở lên sinh
con).
www.themegallery.com