THỰC TRẠNG tổ CHỨC kế TOÁN HÀNG tồn KHO tại CÔNG TY cổ PHẦN THAN CAO sơn

MỤC LỤC
- Kế toán tổng hợp hàng tồn kho......................................................................75

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
Chữ viết tắt
ANQP
AT – BHLĐ
AT – VSLĐ
CNH
CNVC
GCPH
ĐHĐ
HĐH
PCCC
PXVT
TKV

Chữ đầy đủ
An ninh quốc phòng
An toàn – Bảo hộ lao động
An toàn – Vệ sinh lao động
Công nghiệp hóa
Công nhân viên chức
Gia công phục hồi
Đại hội đồng
Hiện đại hóa
Phòng cháy chữa cháy
Phân xưởng vận tải
Tập đoàn Than – Khoáng sản Việt Nam

DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1: Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song.
...........................................................................................................................................
Error: Reference source not found
Sơ đồ 1.2: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp
...........................................................................................................................................
Error: Reference source not found
Sơ đồ 1.3: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư.
...........................................................................................................................................
Error: Reference source not found
Sơ
đồ
1.4:
Hạch
toán
theo
hình
thức
nhật
ký
chung
...........................................................................................................................................
Error: Reference source not found
Sơ đồ 1.6: Trình tự hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
...........................................................................................................................................
Error: Reference source not found
Sơ đồ 1.7: Trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ
...........................................................................................................................................
Error: Reference source not found
Sơ

đồ
1.8:
Hình
thức
kế
toán
trên
máy
vi
tính
...........................................................................................................................................
Error: Reference source not found
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Cổ Phần Than Cao Sơn -Vinacomin. .40
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán Công ty CP than Cao Sơn - Vinacomin..................45


DANH MỤC BẢNG BIỂU
Biểu mẫu 2.1: BIÊN BẢN XÁC ĐỊNH GIÁ MUA VẬT TƯ HÀNG HOÁ
...........................................................................................................................................
Error: Reference source not found
Biểu
mẫu
2.2:
HỢP
ĐỒNG
MUA
BÁN
...........................................................................................................................................
Error: Reference source not found
Biểu mẫu 2.3: HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG...........................................................56

Biểu mẫu 2.4 BIÊN BẢN KIỂM NHẬP VẬT TƯ.........................................................57
Biểu mẫu 2.5: PHIẾU NHẬP KHO.................................................................................59
Biểu mẫu 2.6: PHIẾU ĐỀ NGHỊ LĨNH VẬT TƯ...........................................................61
Biểu
mẫu
2.7
PHIẾU
XUẤT
KHO
...........................................................................................................................................
Error: Reference source not found
Biểu mẫu 2.8: THẺ KHO................................................................................................. 65
Biểu mẫu 2.9: BẢNG KÊ NHẬP VẬT TƯ THÁNG 1 NĂM 2015...............................66
Biểu mẫu 2.10: BẢNG KÊ XUẤT VẬT TƯ THÁNG 1 NĂM 2015.............................68
Biểu mẫu 2.11: SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN........................................................70
Biểu mẫu 2.12 : BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN KHO VẬT LIỆU...72
Biểu mẫu 2.13: LỆNH CHI.............................................................................................. 75
Biểu mẫu 2.14: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1.........................................................76
Biểu mẫu 2.15: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2.........................................................77
Biểu mẫu 2.16: BẢNG PHÂN BỔ VẬT LIỆU, NHIÊN LIỆU......................................78
Biểu mẫu 2.17: BẢNG KÊ TÍNH GIÁ THÀNH THỰC TẾ VẬT LIỆU.......................80
Biểu
mẫu
2.18:
BẢNG
KÊ
SỐ
5
...........................................................................................................................................
Error: Reference source not found

Biểu mẫu 2.19: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7.........................................................82
Biểu mẫu 2.20: SỔ CÁI TK 152......................................................................................83
Biểu mẫu 2.21: BẢNG KÊ SỐ 4......................................................................................96


LỜI MỞ ĐẦU
- Tính cấp thiết của đề tài
Hàng tồn kho của doanh nghiệp là tài sản lưu động của doanh nghiệp dưới hình
thức vật chất bao gồm: nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, chi phí sản xuất kinh doanh
dở dang, thành phẩm, hàng hóa.... Hàng tồn kho của doanh nghiệp có thể mua từ bên
ngoài, có thể do doanh nghiệp sản xuất ra để dùng cho mục đích kinh doanh hoặc để
thực hiện việc cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp để bán. Về mặt giá trị hàng tồn kho
phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động hàng tồn kho của doanh nghiệp nếu
doanh nghiệp thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
hoặc phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ, cuối kỳ của doanh nghiệp nếu doanh
nghiệp thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ.
Nhận thức được vai trò quan trọng của công tác kế toán hàng tồn kho ở các
doanh nghiệp nói chung và công ty Cổ phần than Cao Sơn nói riêng, bằng kiến thức lý
luận được trang bị ở nhà trường và sự giúp đỡ tận tình của Tiến sĩ Nguyễn Thị Mỵ và
các cô, chú, anh, chị trong phòng kế toán công ty Cổ phần than Cao Sơn em lựa chọn
đi sâu nghiên cứu đề tài : "TỔ CHỨC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN THAN CAO SƠN ".

-Mục đích nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
*Mục đích nghiên cứu :
Tìm hiểu thực trạng kế toán hàng tồn kho của công ty để chỉ ra những thuận lợi,
khó khăn từ đó đề xuất biện pháp, phương hướng trong việc hoàn thiện tổ chức kế toán
hàng tồn kho trong thời gian tới nhằm cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ về hàng

tồn kho của công ty cho quản lý, các nhà đầu tư, cơ quan quản lý doanh nghiệp…
* Phạm vi nghiên cứu
- Nội dung nghiên cứu: Kế toán hàng tồn kho tại công ty cổ phần than Cao Sơn
- Không gian nghiên cứu: Thực tập tại công ty Cổ phần than Cao Sơn
-Thời gian nghiên cứu: Quý I năm 2015

-Đối tượng nghiên cứu
Đề tài này tập trung nghiên cứu:"Tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại công
ty Cổ phần than Cao Sơn".
1


*Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp thu thập chứng từ, sổ kế toán có liên quan.
- Phương pháp phân tích: phân tích các thông tin thu thập được trong quá trình
tìm hiểu thực tế.

-Kết cấu của khóa luận:
Nội dung khoá luận gồm:
Chương 1: Lý luận chung về tổ chức kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng tổ chức kế toán hàng tồn kho tại công ty cổ phần than Cao
Sơn
Chương 3: Một số biện pháp hoàn thiện tổ chức kế toán hàng tồn kho tại công ty
cổ phần than Cao Sơn

2


CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN HÀNG TỒN
KHO TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 Tổng quan về hàng tồn kho
1.1.1 Khái niệm, đặc điểm
*Khái niệm
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 hàng tồn kho là những:
-Tài sản được giữ để bán trong kì sản xuất, kinh doanh bình thường.
-Tài sản đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang.
-Là nguyên liệu , vật liệu, công cụ dụng cụ (gọi chung là vật tư) để sử dụng trong
quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Hàng tồn kho trong doanh nghiệp là một bộ phận của tài sản ngắn hạn dự trữ cho
sản xuất, lưu thông hoặc đang trong quá trình sản xuất chế tạo ở doanh nghiệp.
Hàng tồn kho của mỗi doanh nghiệp có thể bao gồm:
-Hàng hóa mua về để bán (hàng tồn kho, hàng mua đang đi đường, hàng gửi đi
bán, hàng gửi đi gia công chế biến).
-Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán, sản phẩm dở dang (sản phẩm
chưa hoàn thiện và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho.
-Nguyên liệu, vật liệu; Công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã
mua đang đi đường.
-Nguyên liệu, vật liệu nhập khẩu để sản xuất, gia công hàng xuất khẩu và thành
phẩm, hàng hóa được lưu giữ lại kho bảo thuế của doanh nghiệp.
*Đặc điểm hàng tồn kho trong doanh nghiệp
-Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp và chiếm tỉ
trọng khá lớn trong tổng tái sản lưu động của doanh nghiệp.
-Hàng tồn kho trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, với
chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho khác nhau.
-Các khoản mục hàng tồn kho thường rất đa dạng và có thể chịu ảnh hưởng lớn
bởi hao mòn vô hình và hao mòn hữu hình thông qua các biểu hiện như bị hư hỏng
trong thời gian nhất định, dễ bị lỗi thời.
-Giá trị nhập kho của hàng tồn kho thường được cộng (hoặc trừ) các chi phí thu
mua, khoản giảm bớt giá...
3

-Có nhiều phương pháp đánh giá và tính giá thực tế xuất hàng tồn kho, vì thế nên
khác nhau về giá trị giá hàng tồn kho thực tế và lợi nhuận của kỳ kinh doanh.
-Việc xác định chất lượng tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là công định giá
trị như các tác phẩm nghệ thuật, các loại linh kiện điện tử, đồ cổ, kim khí quý...
1.1.2 Phân loại hàng tồn kho
Để quản lý tốt hàng tồn kho, tính đúng và tính đủ giá gốc hàng tồn kho cần phân
loại và sắp xếp hàng tồn kho theo những tiêu thức nhất định.
a. Phân loại hàng tồn kho theo nguồn gốc hình thành:
Theo tiêu thức phân loại này hàng tồn kho được phân loại thành:
- Hàng tồn kho được mua vào bao gồm:
● Hàng mua từ bên ngoài: Là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ các nhà
cung cấp ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp.
● Hàng mua nội bộ: Là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ các nhà cung
cấp thuộc hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp như mua hàng giữa các đơn
vị trực thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty...
- Hàng tồn kho tự gia công: Là toàn bộ hàng tồn kho được DNSX , gia công tạo
thành.
- Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác: Như hàng tồn kho được nhập từ liên
doanh, liên kết, hàng tồn kho được biếu tặng...
b. Phân loại hàng tồn kho theo mục đích sử dụng và công dụng của hàng tồn kho:
- Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất: Là toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ để phục
vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất như NVL, bán thành phẩm, công cụ
dụng cụ, gồm cả giá trị sản phẩm dở dang.
- Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ: phản ánh toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ
phục vụ cho mục đích bán ra của doanh nghiệp như: hàng hóa, thành phẩm...
c. Phân loại hàng tồn kho theo địa điểm bảo quản:
- Hàng tồn kho trong doanh nghiệp: Phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang được bảo
quản tại doanh nghiệp như hàng trong kho, trong quầy hàng...

- Hàng tồn kho bên ngoài doanh nghiệp: Phản ánh hàng tồn kho đang được bảo
quản tại các đơn vị, tổ chức, cá nhân ngoài doanh nghiệp như hàng gửi bán, hàng đang
đi đường...
4


d. Theo chuẩn mực 02 - Hàng tồn kho được phân thành:
- Hàng hóa mua để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi đường, hàng gửi đi
bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến...
- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán;
- Sản phẩm dở dang và chi phí dịch vụ chưa hoàn thành: Là những sản phẩm chưa
hoàn thành và sản phẩm đã hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm.
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ: tồn kho, gửi đi gia công chế biến, đã mua
đang đi trên đường.
1.1.3 Đánh giá hàng tồn kho:
a. Nguyên tắc kế toán hàng tồn kho:
(1) Trị giá của hàng tồn kho phải được đánh giá theo nguyên tắc "giá gốc". Kế
toán phải xác định được giá gốc của hàng tồn kho ở từng thời điểm khác nhau. Giá gốc
bao gồm: chi phí thu mua (gồm cả giá mua), chi phí vận chuyển, chi phí chế biến và
các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và
trạng thái hiện tại.
(2) Kế toán hàng tồn kho phải được thực hiện đồng thời kế toán chi tiết cả về giá
trị lẫn hiện vật. Kế toán phải theo dõi chi tiết từng thứ, từng loại... theo từng địa điểm
quản lý, sử dụng, luôn đảm bảo sự khớp đúng cả về giá trị lẫn hiện vật, giữa thực tế
với số liệu trên sổ kế toán, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Doanh nghiệp có
thể lựa chọn một trong ba phương pháp kế toán chi tiết sau:
- Phương pháp thẻ song song
- Phương pháp số dư
- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
(3) Trong một doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp kế toán

hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kì.
Việc lựa chọn phương pháp nào là tùy thuộc vào tình hình cụ thể của doanh nghiệp
như : đặc điểm, tính chất, số lượng, chủng loại và yêu cầu công tác quản lí của doanh
nghiệp. Khi thực hiện phương pháp nào phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế
toán.

5


(4) Cuối kì kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho
nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá
được lập căn cứ vào qui định hiện hành.
Giá trị thuần có thể thực hiện được: là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kì
sản xuất, kinh doanh bình thường trừ chi phí ước tính cần thiết cho việc hoàn thành
hoặc tiêu thụ chúng.
b. Phương pháp tính giá hàng tồn kho:
Hàng tồn kho thường là tài sản quan trọng của doanh nghiệp, việc xác định
phương pháp tính giá ảnh hưởng đến báo cáo tài chính, nên phương pháp xác định giá
trị hàng tồn kho phải cung cấp được những con số thực tế và chính xác. Việc xác định
giá trị hàng tồn kho phải được tuân thủ "Nguyên tắc giá gốc" (giá gốc bao gồm: chi
phí mua, chi phí chế biến và các chi phí trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn
kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại). Tuy nhiên, chi phí sản xuất vượt trên mức bình
thường, chi phí bảo quản hàng tồn kho, chi phí bán hàng và chi phí quản lí không được
tính vào giá gốc của hàng tồn kho.
●Khâu nhập hàng hóa:
Giá trị của hàng tồn kho được xác định theo giá gốc. Việc xác định giá gốc của
hàng tồn kho trong các trường hợp cụ thể khác nhau tùy theo nguồn gốc hình thành,
giá gốc của hàng tồn kho nhập trong kì được tính như sau:
• Đối với hàng tồn kho mua ngoài:
Giá = Giá + Các khoản thuế + Chi phí thu gốc

mua
không hoàn lại
mua

Các khoản giảm giá,
chiết khấu thương mại

Giá mua trên hóa đơn: Là số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người bán theo hợp
đồng hay hóa đơn tùy thuộc vào phương pháp tính thuế GTGT mà doanh nghiệp áp
dụng, cụ thể là:
- Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ giá mua hàng
hóa là giá chưa có thuế GTGT đầu vào.
- Đối doanh ngiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và hàng không chịu
thuế GTGT thì giá mua là tổng giá thanh toán.

6


Chi phí thu mua hàng hóa: Chi phí vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ, lưu kho, lưu
bãi, bảo hiểm hàng mua, bảo hiểm hao hụt trong định mức cho phép, công tác phí của
bộ phận thu mua, dịch vụ phí...
Các khoản thuế không được hoàn lại : Thuế nhập khẩu nhập khẩu, thuế GTGT
(không được khấu trừ)
Chiết khấu thương mại : Là số tiền mà doanh nghiệp được giảm trừ do đã mua
hàng, dịch vụ với khối lượng lớn theo thỏa thuận.
Giảm giá hàng mua : Là số tiền mà người bán giảm trừ cho người mua do hàng
kém phẩm chất, sai qui cách.... khoản này khi giảm giá mua hàng hóa.
● Khâu xuất hàng hóa
Theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho, giá gốc xuất kho được áp dụng một trong
các phương pháp sau :

+ Phương pháp tính theo giá đích danh
+ Phương pháp tính bình quân bình quân gia quyền (BQGQ)
+ Phương pháp tính nhập trước - xuất trước (FIFO)
* Phương pháp tính theo giá đích danh :
Nội dung : Phương pháp này đòi hỏi kế toán phải biết hàng tồn kho trong kho
thuộc những lần nhập nào, đơn giá nhập là bao nhiêu. Giá trị xuất dùng được tính chi
tiết căn cứ vào số lượng và đơn giá của nó.
Ưu điểm : Là phương pháp hợp lí nhất trong bốn phương pháp, nó tuân thủ
nguyên tắc phù hợp của kế toán; chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Giá trị
của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra. Hơn nữa, giá trị hàng
tồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó.
Nhược điểm : Là phương pháp đòi hỏi nhiều công sức nhất vì phải nhận biết được
giá gốc của từng đơn vị hàng tồn kho
Điều kiện áp dụng : Doanh nghiệp kinh doanh có ít loại mặt hàng, hàng tồn kho
có giá trị lớn, mặt hàng ổn định và loại hàng tồn kho nhận diện được thì mới có thể áp
dụng được phương pháp này. Còn đối với những doanh nghiệp có nhiều loại hàng thì
không thể áp dụng được phương pháp này.
* Phương pháp bình quân gia quyền:

7


Nội dung : Phương pháp bình quan gia quyền, giá trị của hàng tồn kho được tính
theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kì và giá trị từng loai
hàng tồn kho được mua và được sản xuất trong kì. Giá trị trung bình có thể được tính
theo thời kì hoặc mỗi khi nhập một hàng tồn kho về, phụ thuộc vào tình hình của
doanh nghiệp.
Giá thực tế xuất kho = Số lượng xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân
• Theo giá bình quân gia quyền cuối kì
Theo phương pháp này đến cuối kì mới tính trị giá vốn của hàng xuất kho trong

kì. Tùy theo kì dự trữ của doanh nghiệp áp dụng mà kế toán hàng tồn kho căn cứ vào
giá nhập, lượng hàng tồn kho đầu kì và nhập trong kì để tính giá đơn vị bình quân :
Đơn giá
Giá trị hàng tồn đầu kì + Giá trị hàng thực tế nhập trong kì
thực tế
=
bình quân
Số lượng hàng tồn đầu kì + Số lượng hàng nhập trong kì
Ưu điểm : Đơn giản, dễ làm, chỉ cần tính toán một lần vào cuối kỳ.
Nhược điểm : Độ chính xác không cao, hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối
tháng gây ảnh hưởng tới tiến độ của những phần hành khác. Ngoài ra, phương pháp
này chưa đáp ứng yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán ngay tại thời điểm phát sinh
nghiệp vụ.
• Theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập( bình quân liên hoàn)
Sau mỗi lần nhập sản phẩm, vật tư, hàng hóa kế toán phải xác định lại giá trị thực
của hàng tồn kho và giá đơn vị bình quân. Giá đơn vị bình quân được tính theo công
thức sau:
Đơn giá
xuất kho =
lần thứ i

Giá trị hàng tồn đầu kỳ + Giá trị hàng nhập trước lần xuất thứ i
Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trước lần xuất thứ i

Ưu điểm : là khắc phục được những hạn chế của phương pháp trên.
Nhược điểm : Việc tính toán phức tạp, nhiều lần tốn công sức. Do đặc điểm trên
mà phương pháp này được áp dụng ở các doanh nghiệp có ít chủng loại hàng tồn kho,
lưu lượng nhập xuất ít, giá hàng hóa ít biến động.
* Phương pháp nhập trước - xuất trước ( FIFO):
Nội dung : Phương pháp này dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua trước

hoặc sản xuất trước thì được xuất trước và hành tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn
8


kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị
hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần
đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối
kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.
Ưu điểm : Phương pháp này giúp cho chúng ta có thể tính được ngay trị giá vốn
hàng xuất kho từng lần xuất hàng, do vậy đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời cho kế
toán ghi chép các khâu tiếp theo cũng như cho quản lý. Trị giá vốn của hàng tồn kho
sẽ tương đối sát với giá thị trường của mặt hàng đó. Vì vậy chỉ tiêu hàng tồn kho trên
báo cáo kế toán có giá trị thực tế hơn.
Nhược điểm : làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí
hiện tại. Theo phương pháp này, doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị sản phẩm,
vật tư, hàng hóa đã có được từ cách đó rất lâu. Đồng thời nếu số lượng chủng loại mặt
hàng nhiều, phát sinh nhập xuất liên tục dẫn đến những chi phí cho việc hạch toán
cũng như khối lượng công việc sẽ tăng lên rất nhiều.
Điều kiện áp dụng : Áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng, đơn giá
vật tư, hàng hóa lớn cần theo dõi chính xác đơn giá xuất của từng vật tư theo từng lần
nhập.

1.2 Nội dung tổ chức kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp
1.2.1 Nhiệm vụ kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Trong nền kinh tế thị trường tổ chức tốt công tác hoàn thiện kế toán hàng tồn kho
trong các doanh nghiệp có vai trò đặc biệt quan trọng: Từng bước giúp doanh nghiệp
có lượng vật tư, hàng hóa dữ trữ đúng mức, không dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn,
mặt khác không dữ trữ quá ít để đảm bảo cho quá trình hoạt động kinh doanh diễn ra
liên tục, không bị gián đoạn... Chính vì vậy kế toán hàng tồn kho cần phải nắm được
chính xác số liệu cũng như chi tiết từng loại hàng tồn kho để cung cấp cho ban lãnh

đạo, quản lý doanh nghiệp nắm bắt, đánh giá chính xác tình hình lưu chuyển hàng hóa
của doanh nghiệp từ đó đưa ra biện pháp khắc phục kịp thời.
Để phát huy tốt vai trò và thực sự là quản lý đắc lực kế toán hàng tồn kho cần
thực hiện tốt một số nhiệm vụ sau:
- Phải tuân thủ nguyên tắc về thủ tục chứng từ nhập - xuất hàng hóa,... ghi chép,
phản ánh trung thực, đầy đủ, kịp thời tình hình biến động của hàng tồn kho, trên cơ sở
9


đó ngăn ngừa và phát hiện những hành vi tham ô, thiếu trách nhiệm làm tổn hại đến
tình hình tài sản của doanh nghiệp.
- Tổ chức hợp lý kế toán chi tiết hàng tồn kho, kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán
nghiệp vụ ở nơi bảo quản vật tư, hàng hóa với kế toán chi tiết vật tư, hàng hóa ở phòng
kế toán; thiết lập quan hệ kiểm tra đối chiếu số liệu với các bộ phận liên quan.
- Xác định đúng đắn giá gốc của hàng tồn kho để làm cơ sở xác định kết quả kinh
doanh của doanh nghiệp.
- Phải thực hiện chế độ kiểm tra định kỳ hàng tồn kho nhằm đảm bảo sự phù hợp
giữa số liệu trên sổ sách kế toán với số liệu hàng tồn kho thực tế trong kho.
1.2.2 Chứng từ sử dụng
Theo chế độ chứng từ kế toán kế toán chi tiết hàng tồn kho gồm có :
- Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 - VT )
- Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - VT )
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa (Mẫu số
03 – VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (03 PXK – 3LL)
- Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (04 HDL - 3LL)
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu số 04 - VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số 05 - VT)
- Bảng kê mua hàng (Mẫu số 06 - VT)
- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (Mẫu số 07 - VT)

- Bảng kê thu mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn (04/GTGT)
………………
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước các
doanh nghiệp có thể sử dụng thêm chứng từ kế toán tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình
cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế...
Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ đúng
quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập, người lập chứng từ phải chịu trách
nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế - tài chính
phát sinh.

10


Mọi chứng từ kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, thành phẩm phải được
tổ chức luân chuyển theo trình từ thời gian hợp lý, do kế toán trưởng quy định phục vụ
cho việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận cá nhân có
liên quan.
Sổ (thẻ) kho được sử dụng để theo dõi số lượng nhập - xuất - tồn kho của từng
thứ hàng tồn kho theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các dữ liệu: Tên,
nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số hàng tồn kho... Sau đó giao cho thủ kho để
hạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt kế toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ,
hàng hóa, thành phẩm theo phương pháp nào.
Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết hàng tồn kho, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư
được sử dụng để hạch toán tình hình nhập - xuất - tồn kho về mặt giá trị hoặc cả mặt
giá trị và hiện vật tùy thuộc phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp.
Ngoài những sổ kế toán chi tiết trên còn có thể mở bảng kê nhập, bảng kê xuất,
bảng kê luỹ kế tổng hợp - nhập - xuất - tồn kho vật liệu công cụ, dụng cụ, hàng hóa,
thành phẩm phục vụ cho việc ghi sổ được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời.
1.2.3 Tài khoản sử dụng
* Tài khoản 151 "Hàng mua đang đi đường"

Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư, hàng hóa mà doanh
nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho doanh
nghiệp và tình hình hàng về.
Tài khoản 151 có kết cấu như sau:
Bên nợ:
- Giá trị hàng hóa vật tư đang đi đường.
Bên có:
Giá trị hàng hóa, vật tư đang đi đường đã về nhập kho hoặc chuyển giao cho các
đối tượng sử dụng hay khách hàng.
Dư nợ: Giá trị hàng đi đường chưa về nhập kho
* Tài khoản 152 "Nguyên liệu, vật liệu"
Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật
liệu theo giá thực tế. Kết cấu của TK152:
Bên nợ:
11


+ Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công,
nhận góp vốn liên doanh, được cấp hoặc nhập từ các nguồn khác.
+ Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê.
Bên có:
+ Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công,
chế biến, hoặc góp vốn đầu tư.
+ Trị giá nguyên vật liệu được giảm giá hoặc trả lại người bán.
+ Trị giá nguyên vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê
Dư nợ : Giá trị thực tế của nguyên vật liệu tồn kho.
* Tài khoản 153 "Công cụ, dụng cụ":
Kết cấu của TK 153:
Bên nợ:
- Giá thực tế của CCDC tăng trong kỳ (KKTX).

- Giá thực tế của CCDC tồn cuối kỳ (KKĐK).
Bên có:
- Giá thực tế của CCDC giảm trong kỳ (KKTX).
- Giá thực tế của CCDC tồn đầu kỳ (KKĐK).
Dư nợ : Giá trị thực tế công cụ dụng cụ tồn kho
* Tài khoản 154 "Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang"
Kết cấu của TK 154:
Bên nợ:
- Tổng hợp các chi phí sản xuất trong kỳ (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp; chi phí
nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung).
Bên có:
- Các khoản ghi giảm chi phí sản phẩm.
- Tổng giá thành sản xuất thực tế hay chi phí thực tế của sản phẩm, lao vụ, dịch vụ
đã hoàn thành.
Dư nợ: chi phí thực tế của sản phẩm, lao vụ, dịch vụ dở dang chưa hoàn thành.
* Tài khoản 155 "Thành phẩm"
Tài khoản này dùng để hạch toán tình hình tăng, giảm và tồn kho thành phẩm.
Bên nợ:
12


- Trị giá thực tế của thành phẩm nhập kho
- Kết chuyển giá trị thực tế của thành phẩm tồn kho cuối kỳ (trường hợp doanh
nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKĐK).
Bên có:
- Trị giá thực tế thành phẩm xuất kho.
- Trị giá thành phẩm thiếu hụt.
- Kết chuyển trị giá thực tế của thành phẩm tồn kho đầu kỳ (trường hợp doanh
nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKĐK).
Dư nợ: Trị giá thực tế thành phẩm tồn kho.

* Tài khoản 156 “Hàng hóa”
Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có của:
+ Hàng hóa tồn kho, tồn quầy (trong hệ thống kế toán theo phương pháp KKĐK).
+ Hàng hóa tồn kho, tồn quầy và xuất nhập trong kỳ báo cáo theo trị giá nhập kho
thực tế (trong hệ thống kế toán theo phương pháp kê khai thường xuyên).
TK này có kết cấu nội dung:
Bên nợ:
+ Trị giá mua, nhập kho của hàng hóa nhập kho trong kỳ (theo phương pháp kê
khai thường xuyên).
+ Trị giá hàng thuê gia công, chế biến nhập kho (theo phương pháp kê khai
thường xuyên).
+ Chi phí thu mua hàng hóa (theo phương pháp kê khai thường xuyên)
+ Trị giá hàng tồn kho cuối kì được ghi nhận (theo phương pháp kiểm kê định kì).
Bên có:
+Trị giá vốn xuất kho của hàng hóa gồm: Xuất bán, xuất giao đại lí, xuất thuê chế
biến, xuất góp vốn đầu tư, xuất sử dụng (theo phương pháp kê khai thường xuyên).
+Trị giá vốn hàng hóa xuất trả lại người bán (theo phương pháp kê khai thường
xuyên)
+Trị giá vốn hàng hóa thiếu hụt coi như xuất (theo phương pháp kê khai thường
xuyên)
+Trị giá vốn hàng hóa tồn kho đầu kì đã kết chuyển (theo phương pháp kiểm kê
định kì).
13


Dư nợ : Trị giá vốn của hàng tồn cuối kì
* Tài khoản 157 "Hàng gửi bán":
Tài khoản này được sử dụng để theo dõi giá trị sản phẩm, hàng hóa tiêu thụ theo
phương thức chuyển hàng hoặc giá trị sản phẩm, hàng hóa nhờ bán đại lí, kí gửi hay
hay giá trị lao vụ, dịch vụ đã hoàn thành bàn giao cho người đặt hàng, người mua hàng

chưa được chấp nhận thanh toán. Số hàng hóa, sản phẩm, lao vụ này vẫn thuộc quyền
sở hữu của đơn vị.
Bên nợ: Giá trị sản phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ gửi bán.
Bên có:
- Giá trị sản phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ đã được khách hàng chấp nhận thanh
toán.
- Giá trị hàng gửi bán bị từ chối, trả lại.
Dư nợ: Giá trị hàng gửi bán chưa được chấp nhận.
* Tài khoản 229.4 "Dự phòng giảm giá hàng tồn kho":
Kết cấu nội dung ghi:
Bên nợ: Hoàn nhập số dự phòng hàng tồn kho.
Bên có: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Dư có : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có.
* Tài khoản 611 "Mua hàng"
Tài khoản này dung để phản ánh giá trị thực tế của số vật tư, hàng hóa mua vào,
xuất trong kỳ.
Kết cấu của TK như sau:
Bên nợ:
+ Trị giá thực tế hàng hóa, NVL, CCDC tồn kho đầu kỳ.
+ Trị giá thực tế hàng hóa, NVL, CCDC mua vào trong kỳ, hàng hóa đã bán bị trả
lại...
Bên có:
+ Trị giá thực tế hàng hóa, NVL, CCDC xuất trong kỳ.
+ Trị giá thực tế hàng hóa đã gửi bán nhưng chưa xác định là tiêu thụ trong kỳ.
+ Trị giá vật tư, hàng hóa trả lại cho người bán hoặc được giảm giá.
+ Trị giá thực tế hàng hóa, NVL, CCDC tồn cuối kỳ.
14


Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản có liên quan như: TK111, TK112,

TK331, TK 621, TK627...
1.2.4 Kế toán chi tiết hàng tồn kho
a. Kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song:
Phiếu nhập kho

Thẻ
hoặc
sổ kế
toán
chi
tiết

Thẻ kho

kho
Phiếu xuất kho
Ghi chú

Bảng tổng hợp nhập,
xuất, tồn kho

Kế toán tổng hợp

: Ghi hàng ngày
: Quan hệ đối chiếu
: Ghi cuối tháng

Sơ đồ 1.1: Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song.
- Điều kiện áp dụng: Phương pháp này thường được áp dụng đối với các doanh
nghiệp ít chủng loại vật tư, khối lượng các nghiệp vụ nhập - xuất- tồn vật tư diễn ra

thường xuyên.
- Nguyên tắc ghi sổ:
+ Ở kho: Thủ kho ghi chép tình hình Nhập - Xuất - Tồn trên thẻ kho về mặt số
lượng.
+ Ở phòng kế toán: Định kỳ nhân viên kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép
của thủ kho, sau khi ký xác nhận vào thẻ (sổ) kho và nhận chứng từ nhập, xuất về
phòng kế toán. Tại phòng kết toán, Sử dụng Sổ (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tình
hình Nhập - Xuất - Tồn của từng loại vật tư về mặt số lượng và giá trị.
- Ưu điểm, nhược điểm :
+ Ưu điểm: Việc ghi sổ đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, phát hiện
sai sót trong việc ghi chép quản lý.
+ Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn bị trùng lặp về chỉ
tiêu số lượng, khối lượng ghi chép nhiều. Công việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu dồn
vào ngày cuối tháng không đảm bảo yêu cầu kịp thời của kế toán.
15


b. Hạch toán theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

Phiếu nhập
kho

Bảng kê nhập
vật liệu

Thẻ kho

Sổ đối chiếu
luân chuyển

Phiếu xuất
kho

Bảng kê xuất
vật liệu

Ghi chú:

Bảng
tổng
hợp
nhập,
xuất
tồn kho
vật liệu

Sổ kế
toán
tổng
hợp
về vật
liệu

: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng
: Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.2: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu
luân chuyển.

- Điều kiện áp dụng: Phương pháp này thường được áp dụng ở những đơn vị có

nhiều chủng loại vật tư hàng hoá, giá trị không nhỏ, số lượng kho phân tán, kế toán
nguyên liệu kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán.
- Nguyên tắc ghi sổ:
+ Tại kho: Nhiệm vụ của thủ kho giống như phương pháp ghi thẻ song song.
Khi nhận được chứng từ nhập, xuất vật tư hàng hoá, thủ kho phải kiểm tra tính
hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào từng
chứng từ và thẻ kho, cuối ngày tính số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ kho. Định kỳ
thủ kho gửi các chứng từ nhập – xuất đã phân loại theo vật tư hàng hoá cho phòng kế
toán.
+ Tại phòng kế toán: Kế toán vật tư hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận được
chứng từ do thủ kho chuyển đến ghi đơn giá thành tiền, phân loại chứng từ làm hai
loại: phiếu nhập và phiếu xuất vật tư cả về giá trị và hiện vật. Cuối tháng, dựa triên cơ
16


sở số liệu của bảng kê nhập và bảng kê xuất nguyên vật liệu vào sổ đối chiếu luân
chuyển cho từng loại vật liệu về cả giá trị và hiện vật. Mỗi loại nguyên vật liệu được
ghi trên một dòng. Tiếp theo kế toán nguyên vật liệu đối chiếu với thủ kho.
- Ưu điểm, nhược điểm:
+ Ưu điểm: Giảm được khối lượng ghi sổ kế toán do chỉ ghi một lần vào ngày cuối
tháng.
+ Nhược điểm: Việc ghi sổ kế toán vẫn bị trùng lập với thủ kho về mặt số lượng.
Ngoài ra kiểm tra, đối chiếu chỉ có thể vào cuối kỳ kế toán do đó hạn chế chức năng
của kế toán.
c. Hạch toán theo phương pháp ghi sổ số dư :
Phiếu nhập
kho

Thẻ
kho

Phiếu giao nhận
chứng từ nhập

Sổ số
dư

Phiếu xuất
kho

Ghi chú:

Bảng lũy kế nhập,
xuất, tồn kho vật liệu

Bảng
tổng
hợp
nhập
xuất
tồn
vật
liệu

Sổ
kế
toán
tổng
hợp
về

vật
liệu

Phiếu giao nhận
chứng từ xuất

Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng

Sơ đồ 1.3: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư.
- Điều kiện áp dụng : Phương pháp này thường áp dụng trong các doanh nghiệp có
chủng loại vật tư nhiều, tình hình nhập xuất diễn ra thường xuyên với điều kiện doanh
nghiệp có đội ngũ kế toán với trình độ nghiêp vụ vững vàng.
- Nguyên tắc ghi sổ:
+ Thủ kho: dùng thẻ kho để ghi chép số lượng Nhập - Xuất - Tồn và cuối kỳ phải
17


ghi số tồn kho đã tính được trên thẻ kho của từng thứ nguyên liệu, vật liệu và công cụ,
dụng cụ vào cột số lượng trên sổ số dư.
+ Kế toán: Lập bảng tổng hợp giá trị Nhập - Xuất - Tồn kho của từng nhóm
nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ của từng kho và ghi giá trị tồn kho cuối kỳ
của từng thứ nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ vào số tiền trên sổ số dư để có
số liệu đối chiếu với bảng tổng hợp giá trị Nhập - Xuất - Tồn kho về mặt giá trị. Sổ số
dư được lập và dùng cho cả năm.
- Ưu điểm, nhược điểm:
+ Ưu điểm: Giảm nhẹ khối lượng ghi chép hàng ngày do kế toán chi tiết vật liệu
chỉ theo dõi về mặt giá trị của từng nhóm vật tư tránh được việc trùng lặp với thủ kho.
Hơn nữa công việc kế toán tiến hành đều trong tháng, thực hiện việc kiểm tra giám sát

thường xuyên của kế toán.
+ Nhược điểm: Khó phát hiện được nguyên nhân khi đối chiếu phát hiện ra sai sót
nên đòi hỏi yêu cầu, trình độ quản lý của thủ kho và kế toán phải cao.

18


1.2.5 Kế toán tổng hợp hàng tồn kho
* Kế toán tổng hợp hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
a. Kế toán nguyên vật liệu:
111,112, 311,331...

152

Giá mua và chi phí mua NVL
nhập kho

621,627,641,642...
Giá trị NVL xuất kho sử
dụng trong doanh nghiệp

133
154
VAT đầu
vào

Giá thực tế NVL xuất để
gia công chế biến
151
221, 222, 223, 228

Hàng mua đang
đi đường

Hàng đi đường
nhập kho

154

Xuất NVL để góp vốn đầu tư
811

Nhập kho NVL tự chế hoặc gia
công

CL
giảm

3387, 711
CL
tăng

411

411

Nhận vốn góp đầu tư bằng NVL Xuất NVL trả vốn góp đầu tư
221,222,223,228
Nhận lại vốn góp đầu tư bằng
NVL

338, 711
Trị giá NVL thừa khi kiểm kê
kho

138, 632
Trị giá NVL thiếu khi kiểm
kê kho

19


b. Kế toán công cụ dụng cụ :
153

627, 641, 642...
Giá thực tế CCDC xuất dùng phân bổ 100%
242

50 % phân bổ vào chi phí kỳ này
Giá thực tế
50% Gtt CCDC hỏng
GTCL của CCDC
CCDC xuất dùng
hỏng
phân bổ 50% và
phân bổ nhiều lần
138,152...
Phế liệu thu hồi và tiền bồi thường
Phân bổ dần Gtt
CCDC vào chi phí

c. Kế toán chi phí SXKD dở dang:
TK154
TK621

Dxxx
Chi phí NVL trực tiếp

TK152,111...
Các khoản ghi giảm chi phí
TK155,152
Nhập kho

TK622
Chi phí nhân công trực tiếp

TK157
Giá thành

TK627

Gửi bán

thực tế
Chi phí sản xuất chung

TK632
Tiêu thụ

20

d. Kế toán thành phẩm:
TK154
Sản xuất ( hoặc thuê ngoài
gia công xong) nhập kho

TK153

TK157, 632...
TP xuất bán, đổi, biếu tặng,
trả lương cho CNV

TK157

TK1381
Sản phẩm bán bị trả lại

Thiếu khi kiểm kê

TK711,338

221,222,223,228
Góp vốn đầu tư bằng TP

Thành phẩm phát hiện thừa khi
kiểm kê

TK811
Ch/lệch

3387,711
Ch/lệch

TK412

TK412
Đánh giá tăng

Đánh giá giảm

e. Kế toán hàng hóa
111,112,141,311,331
(1)

TK133
(1)
(3a)
(2a)

(2a)

TK151
(2b) (2b)

156,157,632
(1)
(3a)

111,112,331
(3a)

(2b)
TK515
(3b)

(3b)

Ghi chú:
(1) - Nhập hàng hóa (nhập kho, gửi bán, bán thẳng).
(2a) - Ghi hàng mua trên đường theo chứng từ đã nhận trong kỳ (ghi ngày cuối kỳ)
(2b) - Ghi hàng mua trên đường kỳ trước đã về, đã kiểm nhận kỳ báo cáo.
(3a) - Giảm giá, chiết khấu thương mại được hưởng.
(3b) - Chiết khấu thanh toán được hưởng.
21