văn bản và kỹ thuật soạn thảo văn bản trong công việc hành chính văn phòng

Chương 2
VĂN BẢN
VÀ
KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN
BẢN


I. Khái quát hệ thống văn bản
- Khái niệm văn bản
Văn bản là sản phẩm và phương tiện của
hoạt động giao tiếp để ghi tin và truyền
đạt thông tin bằng ngôn ngữ (ký hiệu) từ
một chủ thể này đến một chủ thể khác,
nhằm thỏa mãn những yêu cầu hoặc mục
đích nhất định.
- Chức năng văn bản


- Các loại văn bản
+ Văn bản QPPL
+ Văn bản hành chính
+ Văn bản kinh doanh
+ Văn bản chuyên môn


II. Soạn thảo văn bản hành chính
1. Y/c đối với soạn văn bản hành chính
1. 1. Ngôn ngữ
+ Ngắn gọn.
+ Dễ hiểu
+ Chính xác

+ Khuôn mẫu
+ Khách quan
+ Lịch sự


• 1.2. Xưng hô trong văn bản
• + Khi soạn thảo văn bản gửi lên cấp trên, cơ quan

soạn thảo phải ghi đầy đủ tên cơ quan của mình.
• + Văn bản gửi các đơn vị trực thuộc và các cơ quan
cấp dưới, cơ quan soạn thảo chỉ xưng hô một cách
chung chung.
• + Văn bản gửi ngang cấp (đối tác) khi xưng hô
trong văn bản, cơ quan soạn thảo cần ghi đầy đủ
tên cơ quan, sau lần xưng hô đầu có thể sử dụng
“chúng tôi”.
• + Xưng hô cá nhân trong văn bản thì sử dụng từ
tôi, ông, bà.
+ Đối với các thư từ mang tính xã giao sử dụng từ
ngài, quý ông, quý bà, tôi.


1.3. Thể thức của văn bản hành chính
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần
cấu thành văn bản bao gồm những thành phần
chung áp dụng đối với các loại văn bản và các
hành phần bổ sung trong những trường hợp cụ
thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định
theo qui định tại Nghị định số 110/ 2004/NĐ-CP

Kỹ thuật soạn thảo văn bản
- Quốc hiệu
- Cơ quan ban hành
- Số và ký hiệu văn bản
- Địa danh ngày tháng ban hành văn bản
- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
- Nội dung văn bản
- Nơi nhận văn bản
- Chữ ký và dấu trong văn bản


2. Soạn thảo văn bản hành chính
• 2.1. Soạn thảo quyết định
• Khái niệm
•

- Quyết định là văn bản của các cơ quan
dùng để quyết định quy định các vấn đề về
chủ trương chính sách, về chế độ thể lệ tổ
chức nhân sự thuộc phạm vi thẩm quyền của
cơ quan. Quyết định là loại văn bản rất thông
dụng, được nhiều cơ quan, tổ chức, ban hành.


Các loại quyết định
• Quyết định tăng lương;
• Quyết định khen thưởng;
• Quyết định kỷ luật;
• Quyết định thành lập phòng ban;

• Quyết định bổ nhiệm;
• Quyết định xử phạt vi phạm hành chính;
• Quyết định phê duyệt dự án.


Cấu trúc của quyết định.
+ Phần căn cư:ù gồm căn cứ pháp lý và căn cứ thực
tế.
Căn cứ pháp lý là văn bản của các cơ quan nhà nước
quy định nội dung quyết định.
Căn cứ thực tế là điều kiện hay tình hình thực tiễn
làm cơ sở để ban hành quyết định.
+ Phần điều khoản.
Các điều khoản phụ thuộc vào ndung QĐ. (quyết
định tối thiểu là phải có hai điều)
Các điều khoản của quyết định phải trình bày ngắn
gọn, cô đọng và theo một trình tự nhất định.


Soạn thảo quyết định thành lập cơ quan, văn
phòng đại diện
- Căn cứ

+ Thẩm quyền của bộ phận, cơ quan…
+ Kế hoạch, nhu cầu của cơ quan đơn vị
+ Theo đề nghị của người có chức năng
- Điều khoản
+ Điều khoản thành lập cơ quan, văn phòng
+ Điều khoản quy định chức năng của cơ quan, văn
phòng

+ Quy định về cơ cấu tổ chức của cơ quan, văn phòng
+ Bộ phận thực hiện


Soạn thảo quyết định bổ nhiệm cán bộ
- Căn cứ

+ Quyết định thành lập cơ quan (bộ phận mới
thành lập)
+ Căn cứ thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan
+ Xét phẩm chất và năng lực của cán bộ
- Nội dung
+ Điều khoản bổ nhiệm cán bộ
+ Điều khoản trách nhiệm quyền hạn
+ Điều khoản thi hành


Quyết định tăng bậc lương
- Căn cứ

+ Căn cứ thẩm quyền của thủ trưởng cơ
quan
+ Căn cứ thời hạn tăng lương
+ Xét đề nghị
- Nội dung
+ Điều khoản tăng bậc lương
+ Điều khoản thi hành


Soạn thảo quyết định khen thưởng

- Căn cứ

+ Thẩm quyền thủ trưởng cơ quan
+ Căn cứ biên bản hội đồng thi đua khen thưởng
- Nội dung
+ Điều khoản công nhận danh hiệu lao động
+ Điều khoản khen thưởng thể hiện bằng vật chất
+ Các bộ phận thi hành


Soạn thảo quyết định kỷ luật
- Căn cứ

+ văn bản quy định về việc kỷ luật cán bộ
+ Xét tính chất và mức độ vi phạm của ông bà
+ Theo đề nghị của trưởng phòng tổ chức
- Nội dung
+ Điều khoản kỳ luật ông bà.. Với hình thức …vì …
vi phạm chế độ
+ Điều khoản bộ phận thi hành


2.2. Soạn thảo công văn
• - Khái niệm.
• - Công văn là thư công dùng để liên hệ giao dịch

giải quyết công việc mang tính hành chính với
nhiều cơ quan :
• - Các loại công văn :
• + Công văn đề nghị, yêu cầu

• + Công văn trả lời, phúc đáp
• + Công văn chỉ đạo, hướng dẫn
• + Công văn đôn đốc, nhắc nhở
• + Công văn mời họp…


- Yêu cầu soạn thảo công văn
+ Về thể thức
+ Bố cục
+ Hiểu nội dung công việc (vấn đề). Ví dụ: PĐT
Trường Kinh tế-Luật soạn thảo công văn gửi Công ty
điện thoại Viettel đề nghị về việc tiếp nhận sv của Khoa
Quản trị kinh doanh đến thực tập. Phòng Đtạo Trường
cần gửi tới Cty các thông tin như:
- Số lượng sv thực tập
- Thời gian thực tập
- Nội dung thực tập
- Ý nghĩa và yêu cầu của đợt thực tập đối với sv


2.2.1. Soạn thảo công văn đề nghị
• Mở đầu
• Trình bày mục đích, lý do (cơ sở) dẫn đề

nghị.
• Nội dung :
• - Trình bày các đề nghị (yêu cầu).
• - Cam kết nếu cần.
• Kết thúc :
• Mong muốn được quan tâm giải quyết.

- Công văn đề nghị cần đưa ra những đề
nghị cụ thể, đề nghị càng cụ thể càng nhanh
chóng được giải đáp.
Không nên diễn giải dài dòng mà nên
trình bày lý do đề nghị. Sau đó trình bày
những vấn đề chi tiết mà cơ quan, đơn vị
muốn đề nghị, cuối thư đưa ra đề nghị muốn
được giải quyết. Ví dụ:Công văn đ/nghị xin
kinh phí sửa chữa Tham khảo– Congvanmau:/D


• - Nội dung đề nghị phải có tính thuyết phục. Muốn

vậy người viết công văn phải hiểu rõ nội dung cần
đề nghị, trình bày cho người giải quyết công văn
thấy rằng các ý kiến đề nghị là cần thiết
• VD: Công văn đề nghị xin kinh phí mua sắm
trang thiết bị trong cơ quan, người soạn thảo phải
trình bày được các ý:
+ Các trang thiết bị cần để phục vụ công việc.
+ Số lượng các trang thiết bị cần có (trình bày trực
tiếp trong công văn hoặc có phụ lục kèm
+ Số tiền để mua sắm.
+ Đề nghị khác nếu co


• - Công văn đề nghị cũng cần thiết phải có

giọng dứt khoát (nhất là loại công văn đề
nghị thực hiện công việc).
• - Công văn đề nghị luôn luôn phải trình bày
một cách lịch sự


2.2.2. Soạn thảo công văn trả lời
Mở đầu (đi thẳng vào đề) có 3 cách :
1) Trả lời công văn số …..
2) Xác nhận đã nhận được vb về vấn đề gì, xin trả
lời.
3) Phúc đáp công văn số
Nội dung :
Trả lời trực tiếp vấn đề được hỏi theo thứ tự vấn
đề được nêu trong công văn đề nghị.
Phần nào chưa đủ rõ, chưa trả lời được – cần nêu
rõ lý do và hẹn trả lời.
Kết thúc : – Bằng một câu xã giao : Sẵn sàng trả
lời nếu còn vấn đề nào chưa rõ.


SOẠN THẢO CÔNG VĂN TRẢ LỜI, NGƯỜI
SOẠN THẢO PHẢI HIỂU RÕ VĂN BẢN ĐỀ
NGHỊ
VD: TrảĐỂ
lờiTRẢ
công LỜI
văn đề nghị xin kinh phí sửa chữa

các phòng (phòng họp, phòng tiếp dân, phòng tiếp

khách…) của văn phòng.
- Nếu đồng ý sẽ duyệt số tiền là bao nhiêu hoặc duyệt
theo đề nghị của ủy ban.
- Nếu không đồng ý cần trình bày rõ lý do
+ Hết kinh phí.
+ Không có trong kế hoạch đầu năm
+ Hoặc vì một lý do nào đó
+ Có thể chỉ ra hướng giải quyết đê VP thực hiện
Tham – Congvanmau:/D


VD: Trả lời công văn của VP đề nghị xin kinh
phí mua sắm trang thiết bị trong cơ quan,
- Nếu đồng ý: đồng ý các trang thiết bị nào (số
lượng trang thiết bị, số tiền)
- Nếu không đồng ý: cần nêu lý do, vì sao?
+ Không có kinh phí
+ Trang thiết bị không phù hợp.
+ Công việc không cần thiết có trang thiết bị.
+ Chờ xin tính toán và phân bổ lại
+ Nội quy cơ quan quy định không mua sắm.
Tham – Congvanmau:/D


2.2.3. Công văn chỉ đạo
Mở đầu
Nói rõ mục đích, lý do của công việc cần
phải làm, cần triển khai thực hiện.
Nội dung
1) Nêu yêu cầu cần đạt được.

2) Nêu nhiệm vụ.
3) Nêu biện pháp phải áp dụng (áp dụng)
Kết thúc :
Yêu cầu triển khai tổ chức thực hiện và báo
cáo kết quả cho cấp lãnh đạo.