quy trình tổ chức cuộc họp trong quản trị hành chính văn phòng

Chương 4
TỔ CHỨC CUỘC HOP


I. Công việc chuẩn bị
1. Mục đích của các cuộc họp
- Họp để trao đổi thông tin
+ Cung cấp thông tin
+ Thu thập thông tin
+ Trao đổi thông tin
- Họp để kiểm soát công việc
+ Xác định những hoạt động cần thiết để đạt được các
mục tiêu
+ Xác định những nguồn lực cần thiết để thực hiện các
hoạt động đó
+ Đặt ra các chỉ tiêu cho tất cả các công việc có liên
quan


Nguyên tắc tổ chức cuộc họp
- Bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm quyền và phạm
vi trách nhiệm được phân công.
- Họp chỉ tiến hành khi thực sự cần thiết để phục vụ cho
công tác chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan trong
việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan.
- Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham
dự, đê cao và thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm của
cá nhân trong việc phân công và xử lý công việc.
- Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần
xử lý, kết hợp các loại họp trong việc tổ chức họp một cách
hợp lý...

Không nên tổ chức một cuộc họp nếu:
- Không có mục đích rõ ràng
- Không cần ý kiến tập thể
- Có thể làm cách khác tốt hơn
- Chỉ vì đến định kỳ phải họp
- Vắng những nhân vật chính
- Chi phí cho cuộc họp cao hơn lợi ích mang lại
- Không họp cũng chẳng hại gì?


2. Việc chuẩn bị của người tổ chức
2.1. Lập kế hoạch cuộc họp

* Xác định mục tiêu yêu cầu cuộc họp
Khi tổ chức cuộc họp, cần xác định
- Tại sao phải tổ chức cuộc họp này?
- Cuộc họp này có ý nghĩa ntn đối với cquan?
- Nếu không tổ chức có ảnh hưởng gì tới hoạt
động chung?
- => xác định mục tiêu rõ ràng sẽ không có hiện
tượng các cuộc họp vô nghĩa hoặc không


* Xác định nội dung công việc
- Nội dung công cuộc họp này là gì?
- Hãy chỉ ra các bước đê thực hiện công việc được giao.
+ Bước 1: Tìm hiểu những thông tin liên quan đến nội
dung công việc.

+ Bước 2: Liệt kê những công việc phải làm theo thứ tự
( quan trọng hoặc thời gian)
+ Bước 3: Dự kiến thời gian, địa điểm, nhân sự và kinh
phí cho hoạt động đó.
+ Bước 4: Chọn phương pháp thực hiện với từng công
việc. BT


*Xác định cuộc họp tổ chức ở đâu, khi nào
- Công

việc đó thực hiện tại đâu? Hội trường cơ
quan hay thuê hội trường
- Cuộc họp tổ chức khi nào (bắt đầu và kết thúc)
- Ai điều hành, ai chuẩn bị, ( phân công người
thực hiện từng công việc chủ chì, chuẩn bị,
kiểm tra, ghi biên bản…)
=> Xác định được các yếu tố này thuận lợi cho
công việc chuẩn bị và điều hành


* Dự trù kinh phí cho từng hoạt động

• Để tổ chức cuộc họp, người quản trị cần căn cứ

vào quy mô và yêu cầu tổ chức để lập dự toán
về kinh phí
• Kinh phí trang trí
• Kinh phí phục vụ
• Kinh phí ăn, uống

• Các khỏan Kinh phí khác


2.2. Lập chương trình cuộc họp
- Chương trình cuộc họp là bản mô tả những nội dung sẽ
diễn ra trong cuộc họp
- Từng nội dung diễn ra trong cuộc họp phải xác định được
thời gian và từng người đảm nhận một cách cụ thể
- Chuẩn bị cấu trúc thảo luận để giới hạn mục đích, chủ đề
và định hướng cuộc họp.
- Khi xây dựng chương trình cho một cuộc họp người quản
trị dùng bảng


Một chương trình của cuộc họp thường có các thông tin
sau:
- Nội dung chính
- Địa điểm, thời gian bắt đầu và kết thúc
- Thời gian giải lao (nếu có)
- Tên người chủ tọa, tên người điều khiển
- Tên các chủ đề sẽ trình bày, tên người trình bày
- Thời gian dự kiến cho các nội dung
- Tính chất mỗi phần (QĐ, TB, lấy ý kiến…)
- Tên người ghi biên bản cuộc họp
Đối với các cuộc họp tổng kết, hội nghị, đại hội cần có
nghi lễ


Chương trình cuộc họp
Mục Nội dung công

việc

Người thực
hiện

Thời gian

1
2
4
4
5
6

BT


3. Việc chuẩn bị của thư ký văn phòng
3.1. Viết thư mời
• Công văn, hoặc thư mời họp phải có các nội

dung
• Thời gian cuộc họp
• Địa điểm cuộc họp
• Nội dung cuộc họp
• Những yêu cầu đối với người được tham dự;
• Giấy mời họp phải được gửi tới người tham dự
trước 3 ngày

3.2. Chuẩn bị tài liệu
• Nếu là cuộc họp để lấy ý kiến đóng góp cho một văn

bản chuẩn bị ban hành thì cần chuẩn bị các bản dự
thảo ...
• Cuộc họp để lấy ý kiến đóng góp khen thưởng hoặc
kỷ luật cho một các nhân thì cần phải chuẩn bị các
văn bản có liên quan đến quá trình công tác của cá
nhân đó.
• Cuộc họp mà cần có sự phát biểu của thủ trưởng thì
soạn thảo bài phát biểu trước, nếu thực hiện công việc
này cần chao đổi và hỏi trước thủ trưởng để rõ ý của
thủ trưởng


3.3. Sắp xếp phòng họp
Sắp xếp phòng họp phù hợp với tính chất của cuộc
họp, nếu ít người tổ chức ở phòng nhỏ nhiều người ở
phòng lớn, những cuộc họp quan trọng phải tổ chức ở
phòng kín. Không nên bố trí phòng họp ở những nơi
quá nóng nực hay quá lạnh hoặc quá ồn ào, chật chội
hoặc thiếu ánh sáng


II. Diễn biến cuộc họp
- Chánh

văn phòng (thư ký) là người mở đầu, nói
lý do cuộc họp, Điều hành cuộc họp thường là
thủ trưởng cơ quan.

- Thư ký ghi biên bản cuộc họp, xác định hình
thức ghi phù hợp.
- Cuộc họp được tổ chức đúng giờ, không nên
đợi người tham dự.


1. Giới thiệu đại biểu và chương trình
*Giới thiệu đại biêủ
Trước khi giới thiệu cần
kiểm tra sự có mặt của
các đại biểu.
+ Danh sách đại biểu lấy
từ bộ phận mời và bộ
phận tiếp đón.
+ Giới thiệu theo một trật
tự.


Giới thiệu đại biểu
phải đảm bảo đầy đủ và
chính xác.
Chú ý đến thứ tự
của các đại biểu cần giới
thiệu (theo chức vụ hoặc
vị trí của đại biểu trong
hội nghị ).
Không nên giới
thiệu sai tên và chức
danh hoặc học hàm của
đại biểu,

* Giới thiệu chương trình cuộc họp
+ Thời gian nghỉ giải lao giữa cuộc họp và
kết thúc.
+ Các thành viên sẽ được nghe những gì.
+ Các xung đột sẽ được giải quyết như thế
nào?
+ Các chủ đề sẽ giải quyết như thế nào?
+ Mong đợi những gì ở mỗi thành viên.
+ Những chủ đề chỉ được lưu hành nội bộ.


* Đọc báo cáo, bản tham luận
- Đọc báo cáo, tham

luận bằng văn bản.
- Trình chiếu nội dung
báo cáo, tham luận.
+ Sử dụng trang thiết
bị.
+ Các hình ảnh hỗ trợ


2. Điều hành thảo luận
Trong mỗi cuộc họp, không thể tránh khỏi
chuyện tranh luận quá gay gắt nên dẫn đến xung đột,
mâu thuẫn. Người điều hành không nên e ngại điều đó.
Người chủ trì giỏi không phải người tránh nhắc
đến xung đột, mà là người khéo léo kích thích những

xung đột, đồng thời biết cách dừng các xung đột đúng
lúc.
Xung đột sẽ dẫn đến tranh luận, tranh luận sẽ dẫn
đến quyết định đúng đắn.


* Điều hành cuộc họp cần lưu ý
- Điều hành cuộc họp theo đúng kế hoạch chương
trình đã định trước.
- Lắng nghe các ý kiến trình bày trong cuộc họp
- Tập trung vào các chủ đề chương trình.
- Làm rõ những ý kiến mới.
- Vận dụng trí tuệ tập thể.
- Khuyến khích người phát biểu (nếu ndung cần
thiết)
- Tập trung vào các ý kiến, không phải vào người
nói.


3. Cần lưu ý các đối tượng
Đối tượng đi chệch vấn đề
Đối tượng bàn lùi
Đối tượng gió chiều nào che chiều ấy
Đối tượng chống đối
Đối tượng không thể hiện chính kiến
Ứng phó với các quan điểm cá nhân
Đoán trước các khả năng bất đồng hay xung đột có thể
xảy ra trong quá trình thảo luận như tranh cãi, sử dụng
các kỹ thuật để loại bỏ xung đột và đóng vai trò trọng
tài hoà giải nếu cần

* Ứng xử với các câu hỏi
- Câu hỏi mang tính thù địch, châm chọc

- Câu hỏi vượt quá khả năng.
- Câu hỏi không thể trả lời ngay.
- Câu hỏi vòng vo.
- Chuyển câu hỏi.
Khi tổ chức cuộc họp người điều hành không nên bỏ
qua các câu hỏi do các thành viên đặt ra.


4. Ghi biên bản
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•

Ghi biên bản cần có các thông tin như:
Thời gian-địa điểm cuộc họp
Thành phần dự họp
Tổng số người dự họp:
Chủ toạ gồm.

Thư ký cuộc họp (đoàn thư ký)
Các báo cáo trong cuộc họp.
Thảo luận trong cuộc họp.
Kết thúc cuộc họp.
Kết luận 1.
Kết luận


III.Công việc sau cuộc họp
- Đánh giá cuộc họp.
+ Điều gì hiệu quả?
+ Điều gì cần phải cải thiện?
- Nhận xét, các câu hỏi, lời phê bình và các quan điểm
để nâng cao chất lượng của các tài liệu.
- Giám sát các hoạt động sau đó
+ Lập hồ sơ
+ Hoàn thiện các văn bản