Nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác quản lý văn phòng thuộc UBND cấp huyện

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
BÁO CÁO SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Đề nghị tặng Danh hiệu “Chiến sỹ thi đua cấp cơ sở” năm 2014
Tên đề tài: Nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác quản lý văn phòng
thuộc UBND cấp huyện.
Họ và tên:
Giới tính: Nữ.

Sinh ngày:.

Nơi thường trú:.
Chức vụ, đơn vị công tác:.
1. Đặt vấn đề
Một trong những nhiệm vụ đầu tiên quan trọng nhất của thủ trưởng các cơ
quan, ban, ngành, đoàn thể là làm sao lãnh đạo, quản lý cơ quan, đơn vị tổ chức
thực hiện nhiệm vụ đúng tiến độ và đạt chất lượng cao nhất.
Trong thời gian qua, thủ trưởng các cơ quan, ban, ngành, đoàn thể nói
chung, Văn phòng nói riêng đã có nhiều cố gắng trong lãnh đạo, quản lý cơ
quan, đơn vị tổ chức thực hiện nhiệm vụ đúng tiến độ và đạt chất lượng cao
nhất. Hiện nay, áp lực đầu số công việc và tính chất phức tạp của lĩnh vực công
tác ngày càng tăng để đáp ứng yêu cầu của các cấp ủy Đảng, chính quyền và
thực tiễn cuộc sống trong tiến trình công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước, đòi
hỏi thủ trưởng các cơ quan, đơn vị không ngừng đổi mới phương pháp lãnh đạo,
quản lý để đạt được các mục tiêu, nhiệm vụ đề ra, trong khi đội ngũ cán bộ,
công chức, viên chức tham gia vào quá trình thực thi công vụ vẫn còn có những
hạn chế nhất định về mặt số lượng lẫn chất lượng.
Bản thân là Phó Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện, tôi nhận thấy
công tác lãnh đạo, quản lý cơ quan giữ vai trò quan trọng đối với việc điều hòa
hoạt động của TT HĐND, UBND, Đảng ủy Cơ quan Chính quyền, các cơ quan,
ban, ngành, đoàn thể huyện. Tôi quyết định chọn đề tài “Nâng cao chất lượng,

hiệu quả công tác quản lý văn phòng thuộc UBND cấp huyện” làm báo cáo sáng
kiến kinh nghiệm năm 2014. Trên cơ sở thực trạng quản lý tại cơ quan Văn
phòng, mà chủ yếu căn cứ vào các nguyên nhân ưu, khuyết điểm, đề tài ngày sẽ
đưa ra một số giải pháp quan trọng nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của
công tác quản lý tại cơ quan Văn phòng; góp phần cho các cấp ủy Đảng, chính


quyền lãnh đạo, chỉ đạo triển khai thực hiện tốt các chỉ tiêu, kế hoạch, nhiệm vụ
đã đề ra.
1.1. Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng quản lý tại Văn phòng HĐND và
UBND huyện nhằm góp phần thực hiện tài liệu hóa, lưu trữ và đúc rút kinh
nghiệm cho việc quản lý có hiệu quả.
1.2. Đối tượng nghiên cứu
Đề tài tiến hành nghiên cứu chất lượng quản lý tại Văn phòng HĐND và
UBND huyện.
1.3. Phạm vi nghiên cứu
- Về không gian: Đề tài nghiên cứu trong phạm vi Văn phòng HĐND và
UBND huyện.
- Về thời gian: Thời gian thực hiện nghiên cứu đề tài là 01 tuần (từ ngày
01/12 - 08/12/2014).
- Về nội dung:
+ Thực trạng chất lượng quản lý tại Văn phòng HĐND và UBND huyện.
+ Đề xuất các khâu quan trọng để lãnh đạo Văn phòng một cách khoa
học.
1.4. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử để làm
nền tảng cho phương pháp luận nghiên cứu.
2. Nội dung
2.1. Một số khái niệm

a) Văn phòng hay công sở là tên gọi chỉ chung về một phòng hoặc khu vực
làm việc khác trong đó mọi người làm việc liên quan đến giấy tờ, sổ sách,máy vi
tính.... Văn phòng cũng có thể biểu thị một vị trí hay một bộ phận trong một tổ
chức với các nhiệm vụ cụ thể gắn liền với các hoạt động liên quan đến những
công việc chung, đối nội, đối ngoại, quản lý công sở của tổ chức đó và thường
có các chức danh Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng...).
Văn phòng theo nghĩa rộng là toàn bộ bộ máy hoạt động của một cơ quan là
một văn phòng, có đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội và đối ngoại để
thực hiện mục tiêu của mình.
Văn phòng theo nghĩa hẹp (văn phòng chức năng): chỉ bao gồm một bộ máy
trợ giúp nhà quản trị trong một số chức năng được giao (tham mưu, tổng hợp,
dịch vụ) là một bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức và chịu sự điều hành của
nhà quản trị cấp cao (của thủ trưởng). Văn phòng chức năng không phải là một
pháp nhân độc lập trong quan hệ đối ngoại.
2


b) Vị trí của văn phòng:
- Là một bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với lãnh đạo, quản lý của cơ
quan, đơn vị của cơ quan trong mọi hoạt động;
- Là một bộ phận trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ trong
quản lý điều hành cơ quan, đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu cơ quan;
- Là một bộ phận thực hiện nhiệm vụ mang tính thường xuyên, liên tục
trong cơ quan, tổ chức.
c) Vai trò của văn phòng:
- Là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành của cơ quan đơn vị;
- Là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là quan hệ đối ngoại;
- Là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo, quản lý;
- Là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan;
- Là người cung cấp các dịch vụ phục vụ cho hoạt động của cơ quan;

- Là cầu nối giữa chủ thể lãnh đạo, quản lý với các đối tượng trong và ngoài
cơ quan.
d) Quản lý là quá trình làm việc cùng với và làm việc thông qua những người
khác nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức trong điều kiện môi trường thay đổi.
Lãnh đạo là quá trình gây ảnh hưởng và tạo môi trường làm việc thuận lợi
để đạt được mục tiêu của tổ chức.
e) Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu
chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin trong văn phòng.
Những vấn đề cần thiết cho quản trị hành chính văn phòng:
- Cần phải thực hiện cái gì?
- Có bao nhiêu công việc cần làm?
- Tại sao phải thực hiện các công việc đó?
- Công việc sẽ được thực hiện như thế nào?
- Công việc sẽ được phân bố như thế nào?
- Ai sẽ làm việc đó?
- Các phương tiện, cơ sở vật chất làm việc?
- Công việc được thực hiện khi nào?
- Công việc được thực hiện ở đâu?
- Công việc đang được thực hiện với tiến độ như thế nào?
- Cần điều chỉnh những gì?

3


Nhà quản trị hành chính văn phòng là người hoạch định, tổ chức, phối hợp,
tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin trong toàn tổ chức sao
cho có hiệu quả thể hiện qua việc phục vụ các bộ phận khác trong toàn tổ chức.
f) Tiêu chuẩn của các nhà quản trị hành chính văn phòng:
- Phải được đào tạo kiến thức tổng quát về quản trị và đào tạo hành chính;
- Có khả năng thực hiện nhiệm vụ được giao;

- Có khả năng hướng dẫn nghiệp vụ cho nhân viên thuộc quyền;
- Có khả năng nghiên cứu khoa học quản trị hành chính văn phòng;
- Gần gũi, hòa đồng với nhân viên nhằm nắm thông tin hai chiều, tạo ra
được không khí thân thiện trong cơ quan, đơn vị;
- Có óc khôi hài làm dịu tình huống căng thẳng;
- Phong cách làm việc lịch sự, khéo ngoại giao;
- Tự tin trong mọi tình huống;
- Kiềm chế xúc động;
- Tự tin trong công tác xử lý thông tin phục vụ;
- Có óc phán đoán - thu thập dữ liệu cần thiết, phân tích, tổng hợp hỗ trợ
cho các bộ phận khác;
- Có khả năng thuyết phục cấp trên, cấp dưới, đồng nghiệp.
2.2. Thực trạng chất lượng quản lý tại Văn phòng HĐND và UBND
2.2.1. Ưu điểm
a) Hoạt động của Văn phòng:
Văn phòng HĐND và UBND huyện là cơ quan chuyên môn thuộc UBND
huyện, có chức năng tham mưu, tổng hợp cho UBND về hoạt động của UBND;
tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; cung
cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan
Nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của
HĐND, UBND huyện và Đảng ủy khối các cơ quan hành chính Nhà nước
(Đảng ủy Cơ quan Chính quyền).
Văn phòng HĐND và UBND huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu và
tài khoản riêng, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của
UBND huyện.
Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, TT HĐND, các Ban của HĐND,
các đại biểu HĐND và tham mưu một số công việc do TT HĐND huyện giao.
Tham mưu tổ chức các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND trong chỉ
đạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính Nhà nước; giúp Chủ

4


tịch UBND huyện tổ chức việc điều hòa, phối hợp hoạt động của các cơ quan
chuyên môn thuộc huyện.
Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện việc tiếp nhận và trả kết quả theo
cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông” trong các lĩnh vực: Đăng ký kinh doanh,
tư pháp - hộ tịch, quản lý đô thị - đầu tư xây dựng, lao động - TB và xã hội theo
qui định của pháp luật và theo phân công, phân cấp của UBND cấp huyện.
Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác tháng, quí, năm của TT
HĐND, UBND huyện. Theo dõi đôn đốc, kiểm tra thực hiện chương trình, kế
hoạch và công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn và HĐND, UBND các
xã, thị trấn.
Quản lý thống nhất các văn bản của TT HĐND và UBND huyện theo đúng
qui định trong việc tiếp nhận, soạn thảo, sao in, đóng dấu, chuyển giao kịp thời
và bảo mật.
Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của TT
HĐND, các ban của HĐND huyện, UBND huyện; đôn đốc, kiểm tra việc thực
hiện văn bản qui phạm pháp luật của HĐND, UBND huyện và của cấp trên; giữ
mối quan hệ phối hợp giữa TT HĐND, UBND huyện với Thường trực Huyện
uỷ, UBMTTQVN huyện và các tổ chức đoàn thể cấp huyện.
Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ
đạo điều hành của HĐND, UBND, Chủ tịch HĐND và Chủ tịch UBND huyện
theo qui định của pháp luật. Thực hiện công tác báo cáo định kỳ, đột xuất về
tình hình hoạt động của HĐND và UBND huyện. Giúp UBND huyện theo dõi,
đôn đốc các cơ quan chuyên môn thực hiện báo cáo định kỳ; tổng hợp, xây dựng
báo cáo tình hình thực hiện phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm an ninh - quốc
phòng cho UBND huyện.
Trình UBND huyện các chương trình, kế hoạch, biện pháp tổ chức thực
hiện công tác cải cách hành chính Nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng

HĐND và UBND huyện. Chánh Văn phòng ký thừa lệnh Chủ tịch UBND
huyện văn bản thông báo kết luận của Chủ tịch, Phó Chủ tịch trong các phiên
họp UBND huyện, các văn bản giấy tờ khác khi Chủ tịch UBND huyện giao.
Sắp xếp lịch tiếp công dân của Lãnh đạo UBND huyện; Tham gia cùng
Lãnh đạo UBND huyện trong việc tiếp công dân hoặc tiếp công dân khi được
Chủ tịch UBND huyện ủy quyền. Tiếp nhận, tham mưu giải quyết đơn thư khiếu
nại, tố cáo thuộc thẩm quyền; thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng,
thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng
HĐND và UBND huyện.
Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và
UBND huyện. Quản lý tài chính, tài sản của Văn phòng HĐND và UBND
huyện theo qui định của pháp luật và phân cấp của UBND huyện; Bảo vệ trụ sở
HĐND và UBND huyện.

5


Chăm sóc cây xanh, dọn vệ sinh trong, ngoài trụ sở và các phòng TT
HĐND, UBND, Lãnh đạo Văn phòng. Phục vụ nước uống các cuộc họp.
Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ,
khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối với
cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý của Văn
phòng HĐND và UBND huyện theo qui định của pháp luật và phân công của
UBND huyện.
b) Đối tượng, phạm vi, tính chất hoạt động của Văn phòng:
Lãnh đạo, nhân viên Văn phòng làm việc chủ yếu với các cơ quan chuyên
môn thuộc UBND huyện và các đối tượng có liên quan trong phạm vi cấp
huyện.
Tính chất hoạt động của Văn phòng là tham mưu, phục vụ. Hoạt động theo
giờ giấc hành chính, đảm bảo thời gian làm việc 8h/ngày.

c) Cơ chế hoạt động của Văn phòng:
Hoạt động theo cơ chế chủ động tham mưu cho HĐND, UBND huyện và
Chủ tịch UBND huyện.
Đôn đốc, phối hợp hoạt động với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
huyện và các đơn vị có liên quan.
Bảo đảm tính dân chủ, công bằng, hiệu quả trong công việc.
d) Hoạt động của Chánh Văn phòng:
- Lãnh đạo, điều hành mọi hoạt động của Văn phòng, chịu trách nhiệm
trước TT HĐND, UBND, Chủ tịch UBND huyện, Bí thư Đảng ủy Cơ quan
Chính quyền về toàn bộ hoạt động của Văn phòng;
- Trực tiếp xem xét, xử lý tài liệu, công văn, thông tin chuyển đến HĐND,
UBND, Đảng ủy hàng ngày. Báo cáo với Chủ tịch, các Phó CT, TT HĐND
huyện hoặc chuyển cho các bộ phận chuyên môn của Văn phòng để xử lý;
- Chịu trách nhiệm tham mưu ban hành các văn bản của UBND, Chủ tịch
UBND huyện. Ký các văn bản, thông báo ý kiến chỉ đạo, kết luận của UBND,
Chủ tịch UBND đến các cơ quan, ban, ngành, đoàn thể, UBND các xã, thị trấn
và các đơn vị có liên quan;
- Phụ trách lĩnh vực nội chính và kinh tế;
- Phụ trách Bộ phận hành chính và Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả;
- Điều động phương tiện xe ô tô phục vụ cho hoạt động của TT HĐND,
UBND huyện và Văn phòng;
- Tham gia các Ban chỉ đạo và các nhiệm vụ khác do TT HĐND, UBND,
Chủ tịch UBND huyện giao;
Chủ tài khoản Văn phòng HĐND và UBND.
6


e) Hoạt động của các Phó Chánh Văn phòng:
- Tham mưu giúp việc cho CVP, đồng thời thay mặt CVP giải quyết các
công việc của CVP trong thời gian CVP đi vắng, đi công tác hoặc được sự ủy

quyền của CVP; chịu trách nhiệm trước CVP về toàn bộ nhiệm vụ được CVP
phân công, ủy quyền, phụ trách;
- Tham mưu cho CVP trong công việc xây dựng và ban hành các văn bản
của HĐND, UBND huyện. Ký các văn bản, giấy mời, ý kiến chỉ đạo, kết luận
của TT HĐND, UBND huyện đến các cơ quan, ban, ngành có liên quan;
- Ký thay CVP giấy mời, thông báo kết luận của UBND huyện;
- Quản lý và chỉ đạo các hoạt động chuyên môn thuộc lĩnh vực được giao;
Được ủy quyền chủ tài khoản Văn phòng HĐND và UBND huyện.
f) Kết quả quản lý Văn phòng:
Trong những năm qua, tuy có thay đổi trụ sở làm việc và đội ngũ cán bộ,
công chức, song được sự lãnh đạo, chỉ đạo thường xuyên của TT HĐND,
UBND, Chủ tịch UBND huyện, Bí thư Đảng ủy CQCQ, tập thể lãnh đạo Văn
phòng HĐND và UBND huyện đã có nhiều nỗ lực, khắc phục khó khăn, đoàn
kết, hỗ trợ nhau trong công tác, lãnh đạo, điều hành cơ quan Văn phòng hoàn
thành tốt nhiệm vụ chính trị được giao, cụ thể như:
- Làm tốt vai trò tham mưu, giúp việc của cơ quan Văn phòng HĐND và
UBND huyện trong việc tổng hợp, đề xuất, soạn thảo, ban hành các Nghị quyết,
Quyết định, Chỉ thị, Báo cáo, Tờ trình, Công văn các loại, … phục vụ kịp thời,
có hiệu quả sự chỉ đạo, điều hành giám sát của TT HĐND và UBND, hoạt động
của các ban HĐND, các tổ đại biểu và đại biểu HĐND, Đảng ủy Cơ quan Chính
quyền, góp phần giữ vững ổn định chính trị, đẩy mạnh phát triển KT-XH, đảm
bảo QP-AN tại địa phương.
- Tham mưu cho TT HĐND, UBND, Đảng ủy Cơ quan Chính quyền thực
hiện tốt các chương trình đề ra như: Tổ chức các cuộc họp thường kỳ, cuộc họp
giao ban giữa TT HĐND huyện và TT HĐND các xã, thị trấn; Ban hành các
nghị quyết (trong đó có cả nghị quyết QPPL); Thực hiện tốt các chương trình
giám sát của HĐND huyện năm 2014.
- Tham mưu cho UBND huyện xây dựng qui chế làm việc của UBND
huyện Krông Ana khóa VIII, nhiệm kỳ 2011- 2016; Ban hành Nội qui tiếp công
dân trên địa bàn huyện.

- Công tác quản lý tài chính luôn đảm bảo đúng các qui định hiện hành;
thực hiện kế hoạch chi lương, chi hoạt động hàng tháng luôn đảm bảo kịp thời.
Việc thu, chi đảng phí và nộp đảng phí lên cấp trên kịp thời, đúng thời gian qui
định. Thực hành tiết kiệm, chống tham ô, lãng phí trong việc quản lý và chi tiêu
như: Tiết kiệm điện, nước, văn phòng phẩm, xăng xe, tiếp khách, ….
- Việc xử lý văn bản đi, văn bản đến đã có nhiều chuyển biến tích cực, nhất
là công tác áp dụng phần mềm tin học vào quản lý văn bản đi, văn bản đến và
7


lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngày càng khoa học. Công tác sao y, sao lục, phô tô, in ấn
tài liệu phục vụ các kỳ họp của HĐND, Hội nghị, cuộc họp của UBND huyện
luôn đảm bảo kịp thời và phục vụ tốt công tác lãnh đạo, chỉ đạo, tổ chức thực
hiện nhiệm vụ hàng ngày của TT HĐND, UBND. Công tác bảo mật các văn bản
có nhiều cố gắng, tích cực, đã triển khai thực hiện đúng các qui định về bảo mật
tài liệu và quản lý con dấu theo qui định.
- Tham gia đóng góp quỹ Vì người nghèo, quỹ tình nghĩa, ủng hộ đồng bào
bị bão lụt, nạn nhân Nhật Bản bị thảm họa động đất và sóng thần, quỹ Khuyến
học tại cơ quan, … đặc biệt vận động cán bộ, đoàn viên, hội viên tham gia tốt
công tác kết nghĩa với buôn K62, xã Băng Adrênh.
- Tiếp tục đẩy mạnh CC TTHC tại bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả để
giảm phiền hà cho dân. Xử lý kịp thời các yêu cầu về KNTC, giải quyết hồ sơ
hành chính của dân đúng theo qui định, giải quyết công việc kịp thời, khoa học,
đảm bảo đúng chính sách, pháp luật đối với các khiếu kiện của nhân dân, chủ
trương nghe dân nói, cùng dân bàn, cùng dân tháo gỡ, giải quyết những vấn đề
bức xúc trong dân đã hạn chế tình trạng khiếu nại, tố cáo, viết đơn tập thể, vượt
cấp. Luôn tôn trọng thời gian, không để cho người dân phải đợi chờ; đồng thời
hướng dẫn sử dụng thống nhất về phiếu và biểu mẫu ở các lĩnh vực; thường
xuyên làm tốt công tác tham mưu cho UBND huyện triển khai thực hiện và tổng
hợp báo cáo kịp thời về công tác cải cách hành chính trên địa bàn huyện. Thu

phí và quyết toán 100% lệ phí thẩm định cho các phòng chuyên môn.
- Lãnh đạo xây dựng Công đoàn cơ quan Văn phòng vững mạnh, thực hiện
đúng chức năng, nhiệm vụ theo luật định và theo Điều lệ của Công đoàn.
- Đối với huyện Krông Ana, năm 2011 là năm có nhiều sự kiện quan trọng:
Thực hiện công tác chuyển trụ sở làm việc của TT HĐND và UBND huyện; bố
trí, sắp xếp các phòng, ban chuyên môn về làm việc tại trụ sở cũ và mới. Văn
phòng HĐND và UBND huyện đã phối hợp với phòng Nội vụ, các phòng, ban,
ngành, đoàn thể và Đảng ủy, HĐND và UBND các xã, thị trấn tổ chức thành
công cuộc bầu cử Đại biểu Quốc hội khóa XIII và Đại biểu HĐND các cấp
nhiệm kỳ 2011 - 2016 diễn ra trong ngày22/5/2011 và Lễ Kỷ niệm 30 năm ngày
thành lập huyện (19/8/1981 - 19/8/2011).
- Quán triệt các nội dung Cuộc vận động “Học tập và làm theo tấm gương
đạo đức Hồ Chí Minh” đến toàn thể cán bộ công chức trong cơ quan. Thực hiện
cuộc vận động lớn, tất cả các cán bộ công chức đăng ký thi đua làm theo tấm
gương Bác Hồ. Mỗi cán bộ cán bộ, công chức đã tìm những mẩu chuyện hay về
Bác để học tập. Từ đó, học tập và làm theo tấm gương của Bác Hồ.
- Cán bộ công chức tuân thủ nghiêm chỉnh qui định, qui chế làm việc,
không vào trễ ra sớm, trang phục gọn gàng, nghiêm túc trong giờ làm việc. Hội
họp luôn đúng giờ, nội dung tập trung vào vấn đề trọng tâm, ngắn gọn, không
kéo dài lê thê.
- Hầu hết cán bộ cán bộ, công chức đều nâng cao nhận thức, nắm vững
chức năng, nhiệm vụ chuyên môn được phân công; dành thời gian để đầu tư
8


nghiên cứu, đề xuất những mô hình mới, những cách làm hay, giải pháp hiệu
quả và hoàn thành tốt nhiệm vụ.
- Mỗi cán bộ cán bộ, công chức luôn nâng cao tinh thần phê và tự phê, đánh
giá đúng mức ưu, khuyết điểm, kết quả lãnh đạo của Lãnh đạo cơ quan Văn
phòng trong thực hiện nhiệm vụ. Kiên quyết chống chủ nghĩa cá nhân, lối sống

thực dụng; khiêm tốn, không chạy theo chủ nghĩa thành tích, không bao che,
giấu khuyết điểm, …Kiên quyết chống bệnh lười biếng, lối sống hưởng thụ, nói
không đi đôi với làm, nói nhiều làm ít. Luôn có ý thức giữ gìn đoàn kết trong cơ
quan, kiên quyết chống tư tưởng cục bộ, nói không đi đôi với việc làm, hoặc làm
ít, nói nhiều. Biết động viên những người thân trong gia đình giữ gìn đạo đức,
lối sống, xây dựng gia đình văn hóa.
- Công tác bảo vệ cơ quan có nhiều cố gắng tích cực, không để xảy ra việc
mất mát tài sản trong cơ quan. Công tác dân quân tự vệ được Lãnh đạo Văn
phòng thường xuyên quan tâm và chỉ đạo sâu sát, tập thể cán bộ, công chức cơ
quan thực hiện tốt việc huấn luyện dân quân tự vệ hàng năm do Ban Chỉ huy
Quân sự huyện tổ chức.
Những kết quả đạt được đáng khích lệ nêu trên đã khẳng định vai trò của
Lãnh đạo Văn phòng trong việc tích cực đổi mới về lề lối, phương pháp, tác
phong làm việc của tập thể cán bộ, công chức cơ quan Văn phòng; mỗi cán bộ,
công chức trong cơ quan luôn xác định rõ trách nhiệm được giao; Công tác xây
dựng văn bản ngày càng tiến bộ và có chất lượng, đúng qui trình thủ tục. Lãnh
đạo cơ quan luôn tạo điều kiện cho cán bộ công chức tham gia học tập nâng cao
trình độ chính trị, trình độ chuyên môn nghiệp vụ để hoàn thành tốt nhiệm vụ
được giao; Phát huy vai trò chủ động của các bộ phận chuyên môn trong cơ
quan như: bộ phận chuyên viên, văn thư, hành chính, …để không ngừng nâng
cao ý thức tự giác công tác của mỗi cán bộ, công chức, phát huy dân chủ, đoàn
kết nội bộ; Đề cao tinh thần tự phê bình và phê bình, thẳng thắn đấu tranh xây
dựng để cơ quan Văn phòng cùng nhau khắc phục khó khăn hoàn thành nhiệm
vụ chung.
Bên cạnh những kết quả đạt được thì Lãnh đạo cơ quan lãnh đạo, duy trì nề
nếp sinh hoạt cơ quan đôi lúc chưa kịp thời, trong lãnh đạo đôi khi thiếu kiên
quyết; việc đấu tranh tự phê bình và phê bình chưa cao, còn nể nang, né tránh,
ngại va chạm; Việc lãnh đạo cơ quan chưa phát huy hết chức năng tham mưu,
tổng hợp, giúp việc cho TT HĐND và UBND huyện. Nguyên nhân là do trình
độ, năng lực của một số ít cán bộ, công chức trong cơ quan còn có những mặt

hạn chế, chưa phát huy tính năng động, sáng tạo; Nội dung, phương pháp lãnh
đạo, điều hành chưa thật sự toàn diện, đôi lúc còn chưa kịp thời; cán bộ, công
chức góp ý kiến xây dựng cho lãnh đạo cơ quan chưa nhiều. Mặt khác tập thể
lãnh đạo Văn phòng đều hoạt động kiêm nhiệm, vì vậy trong công tác lãnh đạo
các hoạt động của cơ quan đôi lúc còn bị động, nhất là trong công tác xây dựng
kế hoạch, chương trình công tác, thời gian sinh hoạt cơ quan đôi lúc còn chưa
thực hiện đúng qui chế, đây cũng là nguyên nhân ảnh hưởng tới hiệu quả công
tác chung của cơ quan.
9


3. Các khâu quan trọng để lãnh đạo Văn phòng một cách khoa học
Một là: Xác định rõ các mục tiêu để mọi người quyết tâm thực hiện.
Mỗi chức năng của lãnh đạo, quản lý đều hướng về mục tiêu, nhưng chức
năng hoạch định giữ vai trò chủ đạo, do đó mục tiêu là nền tảng của hoạch định.
Yêu cầu của mục tiêu: Đảm bảo tính thống nhất, liên tục và kế thừa; Đảm
bảo tính tiên tiến, hiện thực; Phải rõ ràng bằng các chỉ tiêu định lượng là chủ
yếu; Có kết quả cụ thể bằng các chỉ tiêu định lượng là chính; Xác định rõ thời
gian thực hiện.
Vì lãnh đạo, quản lý vừa là cơ cấu có tính cách tĩnh vừa là quá trình có tính
cách động nên vai trò của mục tiêu lãnh đạo cũng thể hiện hai mặt tĩnh và động.
Mặt tĩnh, khi xác định mục tiêu cho tổ chức thì mục tiêu phải giữ vai trò
nền tảng của hoạch định, nhằm xây dựng hệ thống quản trị.
Mặt động, mục tiêu không phải là cố định mà linh họat phát triển với
những kết qủa mong đợi ngày càng cao trên cơ sở các nguồn lực của tổ chức, do
đó mục tiêu giữ vai trò quyết định toàn bộ diễn tiến của tiến trình quản trị
Quản lý bằng mục tiêu là cách quản lý thông qua việc mọi thành viên, bộ
phận tự mình xác định mục tiêu, tự mình quản lý và thực hiện các mục tiêu mà
họ đề ra.
Hai là: Phân công rõ vai trò, nhiệm vụ và trách nhiệm cho tất cả các thành

viên.
Phân công công việc phù hợp với khả năng của từng cá nhân. Một công
việc quá dễ sẽ dẫn đến cảm giác nhàm chán và thái độ xem nhẹ công việc. Một
công việc quá khó vượt quá khả năng của mình thì lại làm người ta mất tự tin và
không vui với công việc. Một công việc lý tưởng sẽ thử thách cá nhân, và mang
lại cho cá nhân cảm giác hưng phấn và chiến thắng khi đạt được thành công
trong công việc.
Khuyến khích những cá nhân có kinh nghiệm giúp đỡ và hướng dẫn cho
những cá nhân đang cố gắng tự lực.
Ba là: Thiết lập các qui trình giải quyết công việc hiệu quả: việc ra quyết
định dựa vào người có năng lực, tri thức và thông tin phù hợp nhất hơn là vào
thứ bậc hành chính; sẵn sàng đối diện với các mâu thuẫn, xung đột trong nhóm
để xem xét công khai, trên tinh thần xây dựng.
Có thể tham khảo và vận dụng phù hợp một số thực tiễn tốt về quản trị
nhân sự từ khu vực tư. Chẳng hạn như: công tác tuyển dụng hay đánh giá nhân
viên đều dựa trên các yếu tố về: kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm; hiệu quả công
việc; thái độ với công việc, cách ứng xử (với khách hàng); mối quan tâm và tính
sáng tạo; khả năng làm việc theo nhóm… Cơ cấu vị trí việc làm được xác định
cụ thể, tạo cơ sở cho việc tuyển dụng mới, thay thế những người nghỉ hưu, đào
tạo những người chưa đảm bảo yêu cầu và tiến hành tinh giản biên chế với tiêu
chí định lượng được. Công tác đánh giá khả năng thực thi nhiệm vụ được thực
10


hiện định kỳ (qua các bài thi cũng như kiểm tra thực hành).Việc đánh giá được
thực hiện bởi Thủ trưởng trực tiếp, đồng nghiệp cùng cấp. Việc đánh giá hiệu
quả công việc có thể thực hiện thông qua việc so sánh với một số người khác
thực hiện cùng loại việc (trong cùng bộ phận, cùng ngạch). Kết quả đánh giá
được sử dụng làm cơ sở xem xét phân công công tác, tiềm năng phát triển, bồi
dưỡng…. Về công tác đào tạo, nên chú trọng cả hình thức đào tạo tại nhiệm sở

(người có thâm niên công tác lâu năm, giàu kinh nghiệm, năng lực cao huấn
luyện những người mới).
Chú trọng áp dụng công nghệ thông tin, phần mềm điện tử vào hệ thống
công vụ. Mục đích của Chính phủ điện tử là nâng cao chất lượng của thể chế dân
chủ, tăng cường sự tham gia của công dân vào quản lý Nhà nước; tăng hiệu quả
hợp tác giữa các cơ quan; đơn giản hoá thủ tục hành chính và tạo thuận lợi cho
người dân khi đến tiếp xúc và giao dịch với các cơ quan Nhà nước. Cần có các
chỉ dẫn để người tham gia sử dụng được dễ dàng; cập nhật các nội dung, các văn
bản mới; kết nối với các cổng điện tử khác.… Chính phủ điện tử phải hỗ trợ
được công chức làm việc và giúp người dân khai thác thông tin; bảo đảm truy
cập ở bất cứ đâu.
Bốn là: Tăng cường các mối quan hệ giao tiếp liên cá nhân trên cơ sở cởi
mở và tin tưởng lẫn nhau; nhạy cảm, mềm dẻo với nhu cầu của người khác;
khuyến khích tính sáng tạo.
Cần chú trọng quản lý chất lượng, quản lý qui trình, thủ tục công tác nhằm
kiểm soát, nâng cao chất lượng, năng suất công tác. Lập hồ sơ công việc, lưu trữ
và lưu trữ điện tử cần được phát huy trong quản lý công tác. Tuy nhiên, bên
cạnh ISO, còn có nhiều hệ thống đánh giá, quản lý chất lượng khác được các
nước áp dụng hiệu quả trong công tác văn phòng cần được đầu tư nghiên cứu,
vận dụng trong hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước. Bên cạnh việc
quản lý theo qui trình, quản lý bằng các phương tiện, công nghệ tiên tiến, nhà
lãnh đạo cần quan tâm quản lý qua hình thức “vi hành” thường xuyên gặp gỡ
trực tiếp nhân viên, tìm hiểu tâm tư nguyện vọng trong công việc cũng như
trong cuộc sống, lắng nghe và kịp thời đề ra các giải pháp tháo gỡ khó khăn cho
nhân viên, …
Năm là: Nêu cao vai trò, trách nhiệm, tinh thần gương mẫu của Lãnh đạo
Văn phòng trong việc nghiêm túc chấp hành kỷ cương, kỷ luật hành chính trong
cơ quan, đơn vị, chấp hành tốt các chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách,
pháp luật của Nhà nước.
Kỷ cương, kỷ luật hành chính là yêu cầu khách quan, là nền tảng cần thiết,

là tiền đề quan trọng cần có của mỗi cơ quan, đơn vị, nó sẽ là công cụ quản lý,
điều hành vô cùng hiệu quả nếu được duy trì, chấn chỉnh và giữ vững trong quá
trình hình thành, phát triển của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung và cơ quan Văn
phòng nói riêng. Đặc biệt, trong thời kỳ cả nước đang hội nhập sâu rộng vào nền
kinh tế khu vực và thế giới thì yếu tố lực lượng sản xuất, văn hóa công sở chuẩn
mực, tác phong làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả càng đóng vai trò quan trọng,
mang tính chất quyết định cho sự phát triển. Do đó, vấn đề chấn chỉnh kỷ cương,
11


kỷ luật hành chính đang trở thành nhiệm vụ trọng tâm của các ban, ngành và đã
được UBND huyện chỉ đạo thực hiện rất quyết liệt trong thời gian gần đây với
nhiều biện pháp thiết thực, hiệu quả. Từ đó để có thể làm gương và khích lệ tinh
thần tự giác chấp hành của các cán bộ, công chức. Đồng thời thủ trưởng cơ quan
chịu trách nhiệm với hành vi vi phạm của các cá nhân trong cơ quan và phải
kiểm điểm, không được xét thi đua, khen thưởng nếu để xảy ra tình trạng cán bộ,
công chức, người lao động trong cơ quan vi phạm pháp luật; đưa chỉ tiêu chấp
hành tốt kỷ cương, kỷ luật hành chính trong cơ quan trở thành một chỉ tiêu cơ
bản, quan trọng để bình xét thi đua khen thưởng cuối năm bên cạnh các chỉ tiêu
khác để khích lệ tinh thần tự giác chấp hành, thực hiện của cán bộ, công chức,
người lao động. Có hình thức tuyên dương, khen thưởng cũng như khiển trách,
kỷ luật, xử phạt nghiêm minh để phát huy khả năng chấp hành kỷ cương, kỷ luật
một cách tốt nhất, hiệu quả nhất.
Sáu là: Quán triệt sâu rộng và triển khai có hiệu quả, thường xuyên, liên
tục các văn bản chỉ đạo, điều hành của các cơ ban, ban, ngành cấp trên về việc
chấn chỉnh kỷ cương, kỷ luật hành chính trong cơ quan.
Có biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng thời gian làm việc tại cơ quan, chú
trọng công tác tuyên truyền, giáo dục, nâng cao nhận thức trong cán bộ, công
chức tăng cường giáo dục nâng cao đạo đức công vụ, xây dựng và phát huy vai
trò của văn hóa công sở nhằm hình thành thói quen, ý thức chấp hành của cán

bộ, công chức; từng cá nhân phải xác định nhiệm vụ của mình, thực hiện nghiêm
túc kỷ luật, kỷ cương trong cơ quan, phấn đấu khắc phục những tồn tại, sửa chữa
những khuyết điểm, làm tròn chức trách, nhiệm vụ được giao; Lãnh đạo các bộ
phận phải phân công lao động hợp lý và tổ chức tốt quá trình làm việc của cán
bộ, công chức; xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cụ thể trên cơ sở
nhiệm vụ được giao đồng thời phải thực sự gương mẫu để các cán bộ, công chức
noi theo; cần bảo đảm trang thiết bị, phương tiện, điều kiện làm việc phù hợp
với tính chất, đặc thù công việc.
Thờng xuyên kiểm tra chất lượng, tiến độ hoàn thành nhiệm vụ được giao
của từng cán bộ, công chức; trong sinh hoạt định kỳ của cơ quan,cần thường
xuyên đánh giá, rút kinh nghiệm những tồn tại, hạn chế và đề ra hướng khắc
phục hiệu quả theo hướng nâng cao hiệu quả sử dụng thời giờ làm việc của cán
bộ, công chức không chỉ đơn thuần là quản lý hành chính về mặt thời gian mà
cần gắn công tác này với nâng cao chất lượng công việc, rèn luyện ý thức chấp
hành kỷ cương, kỷ luật hành chính trong cơ quan; thực hiện nghiêm túc việc
đánh giá chất lượng, hiệu quả làm việc của cán bộ, công chức khách quan, sát
đúng nhằm động viên, khuyến khích, đề nghị xét khen thưởng kịp thời những
cán bộ, công chức làm việc có năng suất, hiệu quả cao. Đồng thời kiên quyết hạ
bậc thi đua cũng như đề nghị xử lý kỷ luật dối với những cán bộ, công chức
hường xuyên vi phạm kỷ luật, kỷ cương làm việc kém hiệu quả để phát huy tác
dụng răn đe kịp thời. Phải gắn liền công tác chấn chỉnh kỷ cương, kỷ luật hành
chính trong cơ quan với phong trào thi đua học tập và làm theo tấm gương đạo
đức Hồ Chí Minh trên cơ sở phát triển từng chuyên đề, từng nội dung trọng tâm
12


tùy theo từng thời điểm cụ thể. Chủ tịch Hồ Chí Minh chính là tấm gương sáng
về tinh thần và tính tự giác, gương mẫu trong việc chấp hành tốt kỷ cương, kỷ
luật mà tất cả cán bộ, công chức, người lao động cần noi theo.
4. Kiến nghị

Đề nghị UBND huyện có ý kiến chỉ đạo các cơ quan, ban, ngành, đoàn thể
tiếp tục nghiên cứu, bổ sung và đề ra những giải pháp thiết thực để thực hiện Đề
tài.
Trên đây là báo cáo sáng kiến kinh nghiệm của bản thân trong năm 2014 về
nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác quản lý văn phòng thuộc UBND cấp
huyện. Kính trình Hội đồng Thi đua - Khen thưởng huyện quan tâm, xem xét./.

13