Hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty Cổ Phần Đường Biên Hòa

MỤC LỤC

1


KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
CHƯƠNG I: LỜI MỞ ĐẦU
1.1.

Lý do chọn đề tài:
Đặc trưng cơ bản của nền kinh tế thế giới ngày nay là xu hướng toàn cầu

hóa, nền kinh tế ngày càng phát triển. Trên tiến trình hội nhập vào nền kinh tế thế
giới, Việt Nam từ bỏ cơ chế bao cấp chuyển sang cơ chế thị trường với chính sách
nền kinh tế bây giờ là mở rộng quan hệ giao thương thế giới. Nước ta trong những
năm gần đây, cùng với việc gia nhập WTO, hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu
không ngừng gia tăng, đóng góp một phần không hề nhỏ cho tổng sản phẩm quốc
nội và đang ngày càng có vai trò quan trọng trong nền kinh tế nước nhà. Trong đó,
hoạt động xuất khẩu đóng vai trò cực kỳ quan trọng, tạo nguồn vốn cho nhập khẩu
phục vụ công nghiệp hoá đất nước, góp phần chuyển dịch cơ cấu kinh tế sang nền
kinh tế hướng ngoại làm cơ sở để mở rộng và thúc đẩy các quan hệ kinh tế đối ngoại,
đảm bảo sự cân bằng cán cân thanh toán ngoại thương, tác động tích cực tới việc giải
quyết công ăn việc làm, cải thiện đời sống nhân dân,…
Hoạt động xuất khẩu thúc đẩy sự hoàn thiện về chất và lượng của hàng hoá
cũng như hỗ trợ cho sản xuất trong nước, nâng cao khả năng cạnh tranh, gia tăng lợi
ích xã hội rộng lớn và lợi ích cho người tiêu dùng. Vì vậy, Đảng và Nhà nước ta luôn
coi trọng, thúc đẩy các ngành kinh tế theo hướng xuất khẩu và khuyến khích các
thành phần kinh tế mở rộng sản xuất nhằm phục vụ xuất khẩu.
Là một trong những ngành được Đảng và Nhà nước chọn làm chương trình
khởi đầu tiến hành CNH, HĐH Nông nghiệp nông thôn, xoá đói giảm nghèo, giải
quyết việc làm cho lao động nông nghiệp, ngành mía đường đã trở thành một ngành

kinh tế quan trọng, bắt đầu thực sự phát triển không những đáp ứng nhu cầu tiêu
dùng mà còn phục vụ XK ra thị trường thế giới.
Trong bối cảnh đó, công ty cổ phần đường Biên Hoà được thành lập và trở
thành một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong ngành đường, cùng với ngành
hàng năm công ty có những đóng góp quan trọng cho ngành, đảm bảo đời sống cho
cán bộ công nhân của công ty, tạo việc làm, nâng cao đời sống cho người trồng mía.
Là một doanh nghiệp đường của Việt Nam xuất khẩu đầu tiên mặt hàng
đường ra thế giới có thương hiệu, uy tín hơn 40 năm. Hàng năm công ty xuất hàng

2


KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
chục ngàn tấn đường tinh luyện ra thị trường góp phần lớn vào tổng sản lượng
đường tiêu thụ của công ty.
Tuy nhiên, để hoạt động xuất khẩu ngày càng hoàn thiện và phát triển hơn
nữa thì điều quan trọng là không ngừng hoàn thiện, cải tiến quy trình tổ chức thực
hiện HĐXK. Bởi quy trình tổ chức thực hiện HĐXK là cốt lõi của quá trình xuất
khẩu hàng hóa với nhiều bước thực hiện quan trọng và phức tạp như: chuẩn bị hàng
hóa XK, chứng từ XK, làm thủ tục hải quan, giao hàng, hoàn tất bộ chứng từ thanh
toán…Vì vậy quy trình tổ chức thực hiện có tốt, có hiệu quả thì hoạt động xuất
khẩu mới diễn ra có hiệu quả cao.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác tổ chức thực hiện hợp đồng
XK, cùng với những kiến thức đã được học ở trường kết hợp với thời gian tiếp xúc
tìm hiểu tại công ty Cổ Phần Đường Biên Hòa em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện quy
trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty Cổ Phần Đường Biên
Hòa” làm báo cáo khóa luận tốt nghiệp.
1.2.

Mục đích nghiên cứu:

Thông qua quá trình học tập lý thuyết ở trường và thời gian học việc thực tế tại đơn
vị thực tập, đề tài được thực hiện với mục đích:
- Làm rõ tính cấp thiết việc phải nghiên cứu vấn đề, xác định đối tượng, phạm vi
nghiên cứu hợp lý, tìm kiếm phương pháp nghiên cứu phù hợp cho đề tài.
- Hệ thống hoá cơ sở lý luận về hoạt động XK, hợp đồng ngoại thương và quy trình
tổ chức thực hiện HĐXK.
- Phân tích thực trạng về quy trình và những yếu tố tác động đến quy trình tổ chức
thực hiện HĐXK của công ty CP Đường Biên Hòa.
- Tìm một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện HĐXK của
công ty CP Đường Biên Hòa.
- Đưa ra một số kiến nghị đối với nhà nước.

3


KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
Ý nghĩa thực tiễn
Đề tài nhằm mục đích cho người đọc tham khảo, nắm bắt về công tác tổ chức

1.3.

thực hiện HĐXK của công ty một cách cụ thể, đồng thời đưa ra một số giải pháp
có thể giúp hoàn thiện hơn cho quy trình tổ chức thực hiện HĐXK của công ty.
1.4.
Đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu
 Đối tượng nghiên cứu của đề tài: hoạt động tổ chức thực hiện HĐXK tại
công ty CP Đường Biên Hòa.
Địa chỉ: Khu Công Nghiệp Biên Hòa 1, Phường An Bình , TP. Biên Hòa,
Tỉnh Đồng Nai.




1.5.
•

Phạm vi thời gian: 01/04/2014 đến 30/04/2014.
Phạm vi giới hạn:
Đề tài được tập trung, nghiên cứu thực hiện trong phạm vi chuyên
ngành QTKD XNK.
Dữ liệu sử dụng là những dữ liệu thứ cấp.
Phương pháp nghiên cứu:
Phương pháp nghiên cứu tại bàn:
- Sử dụng dữ liệu thứ cấp: các tài liệu thông tin có sẵn từ tạp chí, sách, báo
chuyên ngành, thông tin từ mạng internet… để tìm ra cơ sở lý luận phù

•

hợp phục vụ cho đề tài nghiên cứu.
- Tìm ra các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức thực hiện HĐXK.
Phương pháp tổng hợp và thống kê:
- Sử dụng dữ liệu từ các báo cáo, tạp chí chuyên ngành để nhận định tình
-

1.6.

hình chung về thị trường ngành nghề đang nghiên cứu.
Thu thập dữ liệu từ các báo cáo của các phòng ban để đánh giá sơ lược về

•

tình hình hoạt động kinh doanh, tình hình hoạt động XK của công ty.
Phương pháp quan sát, nghiên cứu, mô tả thực tế:
- Quan sát thực tiễn và mô tả các bước trong quy trình tổ chức thực hiện

•

HĐXK.
Phương pháp phân tích, đánh giá:
- Từ các phân tích, đánh giá nhận xét các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình,
đưa ra những giải pháp phù hợp với tình hình thực tại của công ty.
Cấu trúc đề tài:

Chương I: Lời mở đầu.
Chương II: Cơ sở lý luận về hoạt động xuất khẩu, hợp đồng ngoại thương và quy
trình tổ chức thực hiện HĐXK tại các doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu.
Chương III: Thực trạng về quy trình tổ chức thực hiện HĐXK của công ty CP
Đường Biên Hòa.

4


KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
Chương IV: Một số đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện HĐXK tại
công ty CP Đường Biên Hòa.
Chương V: Kết luận.

5

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU, HỢP
ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG VÀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HĐXK
TẠI CÁC DOANH NGHIỆP KINH DOANH XUẤT KHẨU.
2.1.
2.1.1.

Khái quát về hoạt động xuất khẩu hàng hóa
Khái niệm hoạt động xuất khẩu hàng hóa
Theo Điều 28 của luật Thương mại 2005: “Xuất khẩu hàng hoá là việc

hàng hoá được đưa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc đưa vào khu vực đặc biệt nằm
trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo qui định của pháp
luật.”
Cũng theo Nghị định 57/1998/NĐ-CP ban hành ngày 31/7/1998 có hiệu
lực ngày 10/8/1998 quy định chi tiết thi hành Luật thương mại về hoạt động xuất
khẩu, nhập khẩu, gia công và đại lý mua bán với nước ngoài thì : “Hoạt động xuất
khẩu, nhập khẩu hàng hoá là hoạt động mua, bán hàng hoá của thương nhân Việt
Nam với thương nhân nước ngoài theo các hợp đồng mua bán hàng hoá, bao gồm
cả hoạt động tạm nhập tái xuất, tạm xuất tái nhập và chuyển khẩu hàng hoá”
Vậy, hoạt động xuất khẩu hàng hoá là việc bán hàng hoá và dịch vụ cho một
quốc gia khác trên cơ sở dùng ngoại tệ làm phương tiên thanh toán, với mục tiêu
chính là đem lại lợi nhuận.
2.1.2. Đặc điểm hoạt động xuất khẩu hàng hóa
Hoạt động xuất khẩu diễn ra rất rộng về không gian và thời gian.
Kinh doanh xuất khẩu chịu tác động mạnh mẽ của các yếu tố thuộc môi
trường vĩ mô như chế độ chính sách, luật pháp, kinh tế, tỷ giá hối đoái,… và các
yếu tố thuộc môi trường vi mô như cạnh tranh của các đối thủ, tiềm năng tài chính,
chiến lược kinh doanh của công ty…
Hoạt động xuất khẩu xét về mặt bản chất chính là hợp đồng mua bán quốc tế

được ký kết trên cơ sở tự nguyện của các bên.
Quá trình xuất khẩu diễn ra kèm theo với nó là các thủ tục hải quan và thủ
tục hành chính khác. Đồng tiền thanh toán phải là ngoại tệ đối với một trong hai
bên.
Hoạt động xuất khẩu sử dụng các phương tện vận tải chuyên dụng như: vận
tải đường biển, đường sắt, hàng không hoặc đường bộ vận chuyển hàng hóa từ nơi
người bán đến tận tay người mua thường phải qua quãng đường dài, cho nên hàng

6


KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
hóa phải được đóng gói trong bao bì đảm bảo phù hợp với phương tiện vận tải,
điều kiện khí hậu.
2.1.3. Vai trò hoạt động xuất khẩu hàng hóa
2.1.3.1.
Đối với nền kinh tế toàn cầu
Hoạt động xuất khẩu là hoạt động đầu tiên của thương mại quốc tế. Xuất
khẩu có vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình phát triển kinh tế của từng quốc
gia cũng như trên toàn thế giới. Đây là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng của nước

a.

này với nước khác, mở rộng quan hệ ngoại giao, phát triển nền kinh tế thế giới.
2.1.3.2.
Đối với nền kinh tế mỗi quốc gia
Xuất khẩu tạo nguồn vốn cho nhập khẩu, phục vụ công nghiệp hoá, hiện đại
hoá đất nước.
Quá trình công nghiệp hoá phải có một lượng vốn ngoại tệ lớn để nhập khẩu
các máy móc thiết bị công nghệ tiên tiến, nguyên liệu …

Nguồn vốn nhập khẩu có thể sử dụng nguồn vốn huy động từ các nguồn như sau:
+ Đầu tư nước ngoài;
+ Vay nợ các nguồn viện trợ;
+ Thu từ hoạt động xuất khẩu
+ Thu từ các hoạt động du lịch dịch vụ thu ngoại tệ trong nước
+ ……
Trong đó, xuất khẩu là một hoạt động tạo ra một nguồn ngoại tệ quan trọng
và có lợi cho đất nước nhất. Xuất khẩu tạo tiền đề cho nhập khẩu, nó quyết định đến
qui mô tốc độ tăng trưởng của hoạt động nhập khẩu.
b. Xuất khẩu thúc đẩy chuyển dịch cơ cấu kinh tế thúc đẩy sản xuất phát triển.
Xuất khẩu làm chuyển dịch cơ cấu kinh tế của các quốc gia từ nông nghiệp
chuyển sang công nghiệp và dịch vụ.
Có hai cách nhìn nhận về tác động của xuất khẩu đối với sản xuất và chuyển
dịch cơ cấu kinh tế.
Thứ nhất, chỉ xuất khẩu những sản phẩm thừa so với nhu cầu tiêu dùng nội địa.
Thứ hai, coi thị trường thế giới để tổ chức sản xuất và xuất khẩu. Quan điểm này tác
động tích cực đến chuyển dịch cơ cấu kinh tế thúc đẩy xuất khẩu.
c. Xuất khẩu có tác động tích cực tới việc giải quyết công ăn việc làm, cải thiện
đời sống nhân dân.

7


KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
Đối với công ăn việc làm, xuất khẩu thu hút hàng triệu lao động thông qua
việc sản xuất hàng xuất khẩu. Mặt khác, xuất khẩu tạo ra ngoại tệ để nhập khẩu
hàng tiêu dùng đáp ứng yêu cầu ngày càng đa dạng và phong phú của nhân dân.
d. Xuất khẩu là cơ sở để mở rộng và thúc đẩy sự phát triển các mối quan hệ
kinh tế đối ngoại.
Hoạt động xuất khẩu là cơ sở, tiền đề vững chắc để xây dựng các mối quan

hệ kinh tế đối ngoại sau này, từ đó kéo theo các mối quan hệ khác phát triển như du
lịch quốc tế, bảo hiểm quốc tế, tín dụng quốc tế… ngược lại sự phát triển của các
ngành này lại tác động trở lại hoạt động xuất khẩu làm cơ sở hạ tầng cho hoạt động
xuất khẩu phát triển.
2.1.3.3.

Đối với doanh nghiệp
Doanh nghiệp tiến hành hoạt động xuất khẩu có cơ hội mở rộng thị trường

tiêu thụ sản phẩm, quan hệ buôn bán kinh doanh với nhiều đối tác nước ngoài dựa
trên cơ sở đôi bên cùng có lợi.
Xuất khẩu tạo nguồn ngoại tệ cho các doanh nghiệp, tăng dự trữ.
Xuất khẩu phát huy cao độ tính năng động sáng tạo của cán bộ XNK cũng
như các đơn vị tham gia.
Xuất khẩu buộc các doanh nghiệp phải luôn luôn đổi mới và hoàn thiện công
tác quản trị kinh doanh. Đồng thời giúp các doanh nghiệp kéo dài tuổi thọ của chu
kỳ sống của một sản phẩm.
Xuất khẩu tất yếu dẫn đến cạnh tranh, theo dõi lẫn nhau giữa các đơn vị tham
gia xuất khẩu trong và ngoài nước.
2.2.
Hợp đồng ngoại thương tại các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập
2.2.1.
2.2.1.1.

khẩu.
Khái niệm và đặc điểm hợp đồng ngoại thương
Khái niệm

Theo Công ước Viên 1980: “ Hợp đồng ngoại thương là hợp đồng ký kết giữa các
bên có quốc tịch khác nhau hoặc có trụ sở thương mại ở các nước khác nhau.”

Theo Luật Thương Mại Việt Nam 2005: “Hợp đồng mua bán hàng hoá với
thương nhân nước ngoài là hợp đồng mua bán hàng hoá được ký kết giữa một bên
là thương nhân Việt Nam, bên kia là thương nhân nước ngoài.”
Vậy, hợp đồng ngoại thương là sự thỏa thuận của bên mua và bên bán giữa hai nước
khác nhau, trong đó quy định bên bán phải cung cấp hàng hóa, chuyển giao các

8


KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
chứng từ có liên quan đến hàng hóa và quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua và bên
mua phải thanh toán tiền hàng.
2.2.1.2.
Đặc điểm
 Theo điều 1 Công ước Lahaye 1964 và điều 1 Công ước Viên 1980 về hợp đồng
mua bán hàng hóa quốc tế (CISG), một hợp đồng ngoại thương có những đặc
điểm sau:
Chủ thể ký kết hợp đồng là các bên có trụ sở thương mại ở các nước khác
nhau (nếu các bên không có trụ sở thương mại thì dựa vao nơi cư trú của họ,
còn quốc tịch giữa các bên không có ý nghĩa trong việc xác định yếu tố nước
ngoài trong hợp đồng mua bán ngoại thương).
Đối tượng của hợp đồng là hàng hóa được chuyển hoặc sẽ được chuyển từ



nước này sang nước khác.
Chào hàng và chấp nhận chào hàng có thể được lập ở những nước khác nhau.
Ở Việt Nam, căn cứ vào Luật thương mại được Quốc hội thông qua ngày
14/06/2005 quy định về hợp đồng ngoại thương như sau: “Hợp đồng mua bán
hàng hóa với thương nhân nước ngoài là hợp đồng mua bán hàng hóa được ký

kết giữa một bên là thương nhân Việt Nam với thương nhân nước ngoài. Trong
các văn bản quy chế khác của Bộ Thương Mại Việt Nam thì hợp đồng ngoại

thương thường có ba đặc điểm sau:
Đặc điểm 1: Hàng hóa
Hàng hóa là đối tượng mua bán của hợp đồng, được chuyển ra khỏi đất nước người
bán trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Đặc điểm 2: Đồng tiền thanh toán
Đồng tiền thanh toán có thể là ngoại tệ đối với một trong hai bên hoặc đối với cả hai
bên.
Đặc điểm 3: Chủ thể của hợp đồng
Đây là đặc điểm quan trọng nhất của hợp đồng. Chủ thể của hợp đồng ngoại
thương là người mua và người bán phải có cơ sở kinh doanh đăng ký tại hai quốc
gia khác nhau.
Lưu ý: Quốc tịch không phải là một yếu tố để phân biệt: dù người mua và người
bán có quốc tịch khác nhau nhưng nếu việc mua bán được thực hiện trên lãnh thổ
của cùng một quốc gia thì hợp đồng mua bán cũng không mang tính chất quốc tế.
Ngược lại, một doanh nghiệp Việt Nam buôn bán với một doanh nghiệp nước ngoài
2.2.2.

có quốc tịch Việt Nam thì hợp đồng đó vẫn được xem là hợp đồng ngoại thương.
Vai trò của hợp đồng ngoại thương

9


KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
Là công cụ quan trọng để các doanh nghiệp Việt Nam vũng tin khi tham gia giao
dịch mua bán với các công ty nước ngoài.
Là phương tiện để xây dựng và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của công ty.

Là phương tiện pháp lý để bảo vệ lợi ích hợp pháp của các bên tham gia ký kết.
Là bằng chứng, cơ sở để tòa án và trọng tài kinh tế phân định quyền và nghĩa vụ
các bên.
Là công cụ để nhà nước kiểm tra, đánh giá các hoạt động của các bên nhằm
2.2.3.

ngăn chặn, xóa bỏ những vi phạm pháp luật.
Yêu cầu đối với hợp đồng ngoại thương
Hợp đồng ngoại thương muốn có giá trị pháp lý thực hiện trong thực tế và trở
thành cơ sở để giải quyết tranh chấp (nếu có) xảy ra giữa các bên trong quá trình
thực hiện hợp đồng thì hợp đồng ngoại thương phải đồng thời thỏa mãn các yêu

2.2.3.1.

cầu sau đây:
Hợp đồng phải xây dựng trên cơ sở pháp lý vững chắc
Nguồn luật áp dụng để cho hợp đồng ngoại thương phức tạp vì vậy, người
xây dựng hợp đồng ngoại thương phải nắm vững về:
Luật của nước người mua, nước người bán.
Các luật và các tập quán có liên quan đến hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế
như: Incoterms, Công ước Viên năm 1980 về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc

2.2.3.2.

tế, UCP….
Chủ thể của hợp đồng ngoại thương phải hợp pháp
Yêu cầu này được thể hiện trên hai khía cạnh:
Phải là thương nhân hợp pháp có điều kiện kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp
theo luật định. Theo điều 2 Luật thương mại Việt Nam ban hành năm 2005
thương nhân là: “Thương nhân bao gồm tổ chức kinh tế được thành lập hợp

pháp, cá nhân hoạt động thương mại một cách độc lập, thường xuyên và có đăng
ký kinh doanh.”
Những người tham gia ký kết hợp đồng phải là người đại diện hợp pháp cho mỗi
bên: Tổng giám đốc hoặc Phó tổng giám đốc phụ trách về kinh doanh, người ký

2.2.3.3.

phải có giấy ủy quyền hợp lệ bằng văn bản của người đại diện hợp pháp.
Hình thức của hợp đồng ngoại thương phải hợp pháp
Theo tập quán thương mại quốc tế, có hai dạng hình thức của hợp đồng:
Hình thức thỏa thuận miệng
Hình thức ký kết bằng văn bản
Về hình thức của hợp đồng ngoại thương được quy định trong điều 11 và
điều 6 Công ước Viên 1980 về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế.
Ở Việt Nam, về hình thức của hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế được qui
định trong mục 2 điều 27 của Luật thương mại như sau: “Hợp đồng mua bán hàng
10


KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
hóa với thương nhân nước ngoài phải được lập thành văn bản”. Luật thương mại
cũng nêu rõ: “Điện báo, telex, fax, Email và các hình thức thồn tin điện tử khác
cũng được coi là hình thức văn bản”. Cho nên mua bán với nước ngoài ở Việt Nam,
2.2.3.4.

mọi hình thức thỏa thuận bằng miệng đều không có giá trị pháp lý thực hiện.
Nội dung của hợp đồng phải hợp pháp
Tính hợp pháp của hợp đồng được thể hiện trên hai vấn đề:
 Nội dung chủ yếu của hợp đồng phải đầy đủ. Cụ thể:
Điều 50, Luật thương mại Việt Nam nêu rõ: hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế

phải có tối thiểu những nội dung chủ yếu sau:
1. Tên hàng (Commodity)
2. Số lượng (Quantity)
3. Quy cách chất lượng (Quality)
4. Giá cả (Price)
5. Phương thức thanh toán (Payment)
6. Địa điểm và thời hạn giao nhận hàng (Shipment)
 Trong hợp đồng không chứa đựng bất cứ nội dung nào trái với pháp luật hiện
hành của người bán, nước người mua và trái với tập quán buôn bán quốc tế. Ví

2.2.3.5.

dụ không ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa bị cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu.
Hợp đồng phải được ký kết trên cơ sở tự nguyện của các bên tham gia mới có
hiệu lực.
Trong hợp đồng phải thể hiện được nội dung hai bên đã thỏa thuận, đã đồng ý ký
kết một cách tự nguyện, như: “bên A đồng ý bán cho bên B, bên B đồng ý mua của
bên A hàng hóa theo những điều khoản sau…, hai bên đã thảo luận và cùng thống

2.2.4.

nhất việc mua bán theo những điều kiện sau…”.
Phân loại hợp đồng ngoại thương
Có thể phân loại hợp đồng ngoại thương theo ba tiêu thức cơ bản như sau:
2.2.4.1.

Phân loại theo theo thời gian thực hiện hợp đồng

Có hai loại hợp đồng: hợp đồng ngắn hạn (một lần) và hợp đồng dài hạn (nhiều
lần).

a.

Hợp đồng ngắn hạn thường được ký kết trong một thời gian tương đối ngắn và
sau một lần thực hiện thì hai bên đã hoàn thành nghĩa vụ của mình. Ngay khi đó,

b.

quan hệ pháp lý giữa hai bên và hợp đồng coi như kết thúc.
Hợp đồng dài hạn thường được thực hiện trong thời gian lâu dài và trong thời

gian đó việc giao hàng được tiến hành làm nhiều lần.
2.2.4.2.
Phân loại theo nội dung kinh doanh của hợp đồng

11


KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
a.

Hợp đồng xuất khẩu là hợp đồng bán hàng cho nước ngoài nhằm thực hiện việc
chuyển giao hàng hóa đó ra nước ngoài, đồng thời di chuyển quyền sở hữu hàng

b.

hóa đó sang tay người mua.
Hợp đồng nhập khẩu là hợp đồng mua hàng của nước ngoài rồi đưa vào nước
mình nhằm phục vụ tiêu dùng hoặc phục vụ các ngành sản xuất, chế biến trong

c.

nước.
Hợp đồng tái xuất khẩu là hợp đồng xuất khẩu những hàng mà trước kia đã nhập

d.

từ nước ngoài, không qua tái chế hay sản xuất gì trong nước.
Hợp đồng tái nhập khẩu là hợp đồng mua những hàng hóa do nước mình sản

e.

xuất đã bán ra nước ngoài và chưa qua chế biến gì ở nước ngoài
Hợp đồng gia công hàng xuất khẩu là hợp đồng thể hiện một bên trong nước
nhập nguyên liệu từ nước ngoài để lắp ráp, gia công hoặc chế biến thành sản

phẩm rồi xuất sang nước đó, chứ không tiêu thụ trong nước.
2.2.4.3.
Phân loại theo hình thức hợp đồng
Có hai loại hơp đồng: hợp đồng bằng văn bản, hợp đồng bằng miệng.
Công ước Viên cho phép các nước thành viên sử dụng tất cả các hình thức
trên để ký kết hợp đồng.
Tuy nhiên, ở Việt Nam, Luật thương mại chỉ cho phép hợp đồng lập dưới
dạng văn bản.
2.2.5. Nội dung của hợp đồng ngoại thương.
Thông thường một hợp đồng ngoại thương bao gồm những nội dung sau:
a. Phần mở đầu:
Tiêu đề hợp đồng: thường là “Contract”, “Sales Contract” hoặc “Sales
Confirmation”…
Số và ký hiệu hợp đồng: hợp đồng ngoại thương mang số và ký hiệu do bên lập hợp
đồng cho.

Thời gian ký kết hợp đồng chính là ngày hợp đồng có đủ chữ ký của cả hai bên xuất
nhập khẩu và được cho số, ký hiệu đầy đủ.
b. Phần thông tin về chủ thể hợp đồng
Mỗi bên chủ thể hợp đồng phải được nêu đầy đủ các nội dung như sau:
Tên đơn vị: nêu cả tên đầy đủ và tên viết tắt (nếu có).
Địa chỉ đơn vị: nêu đầy đủ số nhà, tên đường, thành phố và tên quốc gia.
Các số máy fax, telex, điện thoại, địa chỉ email nếu có.
Số tài khoản và tên ngân hàng đơn vị có tài khoản giao dịch thường xuyên.
Người đại diện ký kết hợp đồng: cần nêu rõ họ tên và chức vụ của người đại
c.

diện trong đơn vị.
Phần nội dung hợp đồng ngoại thương

12


KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
Thông thường nội dung của một hợp đồng ngoại thương có thể bao gồm 14 điều
khoản như sau:
Article 1: Commodity: Tên hàng.
Article 2: Quality: chất lượng hàng hóa.
Article 3: Quantity: số lượng và trọng lượng hàng hóa.
Article 4: Price: Giá cả hàng hóa.
Article 5: Shipment: thời hạn và địa điểm giao hàng.
Article 6: Payment: phương thức thanh toán lựa chọn.
Article 7: Packing and marking: qui cách đóng gói bao bì và ghi nhãn hiệu hàng hóa.
Article 8: Warranty: bảo hành hàng hóa (nếu có).
Article 9: Penalty: những quy định về phạt và bồi thường.
Article 10: Insurance: bảo hiểm hàng hóa.

Article 11: Claim: Khiếu nại.
Article 12: Arbitration: Trọng tài.
Article 13:Force majeure: Các điều kiện bất khả kháng.
Article 14: Other terms and conditions: những qui định khác ngoài những điều
khoản đã kể trên.
Trong số các điều khoản trên đây, các điều khoản từ 1 đến 6 là các điều khoản chủ
yếu, không thể thiếu đối với một hợp đồng ngoại thương hợp pháp theo quy định
của Luật thương mại.
d. Phần cuối của hợp đồng ngoại thương: thông thường sẽ gồm những nội dung
như sau:
Hợp đồng được lập thành bao nhiêu bản, mỗi bên giữ mấy bản.
Hợp đồng thuộc hình thức nào.
Ngôn ngữ hợp đồng sử dụng.
Hợp đồng có hiệu lực từ bao giờ.
Trường hợp có sự bổ sung hay sửa đổi hợp đồng thì phải làm thế nào.
Chữ ký, tên, chức vụ người đại diện của mỗi bên, đối với bên Việt Nam, chữ ký
còn phải được đóng dấu tròn mới có giá trị.
2.3.
Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hoá tại các doanh
2.3.1.

nghiệp kinh doanh xuất khẩu
Ý nghĩa của việc thực hiện HĐXK
Nhằm thúc đẩy sự trao đổi hàng hóa dịch vụ giữa các quốc gia với nhau, cho

phép khai thác lợi thế của từng quốc gia, tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu là
thực hện các mối quan hệ buôn bán trong thương mại, góp phần thúc đẩy sự phát
triển của hoạt động xuất khẩu hàng hóa, chuyển dịch cơ cấu kinh tế, gia tăng lợi
ích cho xã hội, ổn định từng bước nâng cao đời sống nhân dân.

13


KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
Quy trình tổ chức thực hiện HĐXK
Sơ đồ quy trình tổ chức thực hiện HĐXK
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ quy trình tổ chức thực hiện HĐXK tại các doanh nghiệp kinh

2.3.2.
2.3.2.1

doanh XNK

Nguồn: GS.TS. Võ Thanh Thu - Giáo trình Kinh doanh Xuất Nhập Khẩu .
2.3.1.2 Nội dung thưc hiện
Sau khi hợp đồng XK đã được ký kết, các bên cần phải thực hiện hợp đồng đó. Để
thực hiện một hợp đồng XK, ta phải thực hiện các công việc sau:
Bước 1
Xin giấy phép XK (nếu có)
Không phải mặt hàng nào khi XK đều phải có giấy phép XK.
Giấy phép XK hàng hóa là tiền đề quan trọng về pháp lý để tiến hành các
khâu khác trong mỗi lô hàng XK. Giấy phép XK do phòng giấy phép, Bộ Thương
mại cấp để quản lý hợp đồng XK (riêng trường hợp hàng mẫu, quà biếu, hàng triển
lãm do Tổng cục hải quan cấp giấy phép XK).

14


KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
Đối với hàng xuất khẩu: Bộ Thương mại thống nhất với Tổng cục Hải quan,

những mặt hàng cấp giấy phép xuất khẩu: hàng đổi hàng, hàng tái xuất, hàng tạm
nhập để tái xuất, hàng tạm xuất để tái nhập, hàng quá cảnh, hàng dự hội chọ triễn
lãm, hàng gia công, hàng của các doanh nghiệp được thành lập theo Luật đầu tư
nước ngoài tại Việt Nam.
Theo điều 5, 6 của Bộ ngoại thương số 974-BNGT/VP ngày 2 tháng 10 năm
1982 ban hành văn bản quy định về thủ tục xin và cấp giấy phép xuất khẩu, nhập
khẩu hàng hóa:
Điều 5: Đơn xin phép xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa phải lập thành 04 bản
(1bản lưu tại Bộ Ngoại thương, 01bản gửi cho Cục Hải quan để theo dõi việc thi
hành và 02 bản cấp cho công ty xuất nhập khẩu để làm thủ tục với cơ quan cửa
khẩu) gồm những nội dung chính như sau:
1. Tên và địa chỉ Tổng công ty hoặc công ty xin xuất khẩu, nhập khẩu
2. Tên và địa chỉ khách hàng (người mua nếu là hàng xuất khẩu, người bán nếu
3.

là hàng nhập khẩu)
Hàng hóa xin xuất khẩu, nhập khẩu (gồm tên hàng, số lượng, trọng lượng,

trị giá)
Điều kiện giao hàng
Điều kiện thanh toán
Ngoại tệ dùng để thanh toán
Thời hạn giao hàng
Cửa khẩu xin XK, NK
Điều 6: Đơn xin phép XK, NK hàng hóa phải ghi đầy đủ nội dung trên đây không
4.
5.
6.
7.
8.

được tẩy xóa, do Giám đốc hoặc Phó giám đốc đơn vị ký có ghi rõ họ tên và đóng
dấu của đơn vị.
Bước 2
Thuê phương tiện vận tải
Việc thuê tàu chở hàng được dựa vào những căn cứ: là những điều khoản
trong hợp đồng, đặc điểm hàng hoá xuất khẩu, điều kiện vận tải.
Khi bán hàng theo nhiều nhóm C và D của Incoterms thì tiến hành thuê
phương tiện vận tải. Nghiệp vụ thuê phương tiện vận tải khá phức tạp đòi hỏi doanh
nghiệp khi xuất khẩu hàng hoá đều phải nắm rất chắc về đặc điểm của từng loại
hình phương tiện vận tải có đầy đủ thông tin về đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê
phương tiện vận tải, cước phí vận tải trên thị trường cũng như các Công ước và Luật
lệ quốc tế và quốc gia về vận tải.

15


KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
Tuỳ theo các trường hợp cụ thể của từng trường hợp xuất khẩu hàng hoá của
doanh nghiệp mà có thể áp dụng các hình thức thuê phương tiện vận tải sau: đường
biển, đường sông, đường sắt, đường bộ.
Vận tải bằng đường biển: là hình thức vận tải chủ yếu trong xuất khẩu hàng hoá. Có
các phương thức chủ yếu sau:
•

Phương thức thuê tàu chợ

•

Phương thức thuê tàu chuyến

Ngoài ra còn có các hình thức vận tải khác như: vận tải bằng đường sắt, bằng

đường hàng không, bằng ô tô, bằng container hay vận tải đa phương thức.
Lựa chọn phương thức vận tải nào thì đều liên quan đến các chứng từ liên quan
đến hợp đồng thuê phương tiện vận tải, đến vận đơn hay các thủ tục hải quan… khi
tiến hành thuê các phương tiện vận tải, cũng cần chú ý đến trình tự các công việc
phải làm, đến quyền lợi và trách nhiệm của doanh nghiệp và đơn vị cho thuê
phương tiện vận tải. Việc thuê phương tiện vận tải cần xem xét trên ba khía cạnh:
cước phí, độ an toàn và thời gian chuyên chở của phương tiện.
Chuẩn bị hàng hóa
Chuẩn bị hàng xuất khẩu là chuẩn bị hàng theo đúng tên hàng, số lượng, phù hợp
Bước 3

với chất lượng, bao bì, ký mã hiệu và có thể giao hàng đúng thời gian quy định
trong hợp đồng đã ký kết. Quá trình tập trung hàng hóa xuất khẩu gồm các nội
dung sau:
Tập trung hàng xuất khẩu.
Bao gói hàng xuất khẩu.
Kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu
 Tập trung hàng hoá xuất khẩu.
Tập trung hàng thành lô hàng đủ về số lượng, phù hợp về chất lượng và đúng
địa điểm, tối ưu hoá chi phí. Các doanh nghiệp xuất khẩu thường tập trung hàng
xuất khẩu từ các nguồn hàng xuất khẩu từ các nguồn hàng là nơi đã và có đủ khả
năng cung cấp hàng hoá đủ điều kiện cho xuất khẩu. Việc tập trung hàng hoá xuất
khẩu gồm có các bước chính sau:
Phân loại nguồn hàng xuất khẩu: doanh nghiệp tiến hành phân loại nguồn hàng
để tạo ra các nhóm nguồn hàng có đặc trưng tương đối đồng nhất. Từ đó, doanh

16

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
nghiệp có các chính sách, biện pháp lựa chọn và ưu tiên thích hợp với từng loại
nguồn hàng để khai thác tối đa khả năng từ mỗi loại nguồn hàng.
Các hình thức thu gom hàng xuất khẩu:
•

Mua hàng xuất khẩu

•

Tự sản xuất để xuất khẩu.

•

Gia công hoặc bán nguyên liệu thu mua hàng xuất khẩu.

•

Liên doanh, liên kết tạo nguồn hàng xuất khẩu.

•

Xuất khẩu uỷ thác.

Tổ chức hệ thống tập trung hàng xuất khẩu bao gồm hệ thống các chi nhánh,
đại lý, kho bãi, vận tải, thông tin quản lý, kỹ thuật, công nghệ và nguồn lực
thích hợp. Doanh nghiệp phải dựa trên đặc điểm mặt hàng, đặc điểm nguồn
hàng và hình thức giao dịch để tổ chức hệ thống tập trung hàng có hiệu quả.
Đối với doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thì không phải làm việc thu gom hàng.

Để có hàng xuất khẩu, mà tập trung sản xuất hàng hóa để xuất khẩu.


Bao bì hàng xuất khẩu
Dựa trên căn cứ vào số lượng hàng hoá, tính chất hàng hoá và chất lượng bao

bì mà hợp đồng đã ký kết, doanh nghiệp cần xác định được nhu cầu bao bì để có kế
hoạch chuẩn bị bao bì cho đầy đủ và đúng thời điểm.
Khi đóng gói có thể đóng gói hở và đóng gói kín. Khi đóng gói hàng hoá
phải đảm bảo đúng kỹ thuật. Kể cả vật liệu dùng để chèn lót và việc chèn lót cũng
phải đảm bảo đúng kỹ thuật, để đảm bảo thuận tiện và tối ưu trong bốc xếp hàng
hoá.
Những loại bao bì thường được sử dụng
Hòm (case, box): Dùng hòm để bảo quản hàng có giá trị tương đối cao, hoặc
hàng hoá dễ hỏng. Thông thường người ta sử dụng hòm gỗ.
Bao (bag): Các sản phẩm nông nghiệp, nguyên liệu, hóa chất thường được đóng
thành bao.
Kiện hay bì (bale): đóng thành kiện hoặc bì, bên ngoài thường buộc bằng dây
thép.
Thùng (barrel/ drum): Dùng để đóng các loại chất lỏng, chất bột. Thùng có loại
bằng gỗ (wooden barrel), gỗ dán (plywood barrel), thùng tròn bằng thép (steel

17


KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
drum), thùng tròn bằng nhôm (aluminium drum) và thùng tròn gỗ ghép
(fiberboard drum).
Ngoài các loại bao bì thường dùng trên đây, còn có sọt (crate), bó (bundle),
cuộn (roll), chai lọ (bottle), bình (carboy), chum (jar)…



Kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu
Ký mã hiệu là những kỹ hiệu bằng chữ, bằng số hoặc bằng hình vẽ được ghi

trên bao bì bên ngoài nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình giao nhận,
bốc xếp, vận chuyển và bảo quản hàng hoá.
Ký mã hiệu bao gồm:
Nh ng d u hi u c n thi t i v i ng i nh hàng nh : tên ng i nh n, tên ng i
g i, tr ng l ng t nh và tr ng l ng c bao bì, s hi u chuy n hàng, s hi u ki n
hàng.
Nh ng chi ti t c n thi t cho vi c t ch c v n chuy n hàng hoá nh : tên n c, tên
a i m hàng n , tên n c và tên i m hàng i …
Nh ng d u hi u h ng d n cách x p t , b c d , b o qu n hàng hoá như: dễ vỡ,
mở chỗ này, tránh mưa, nguy hiểm…
Việc kẻ ký mã hiệu cần phải đạt được yêu cầu sau: Sáng sủa, dễ đọc, không phai
màu, không thấm nước, sơn (hoặc mực) không làm ảnh hưởng đến phẩm chất
hàng hoá.
Giục người mua làm thủ tục ban đầu thanh toán
Thanh toán là chuỗi mắt xích quan trọng của quá trình xuất nhập khẩu. Do

Bước 4

vậy, người bán cần có những hành động đôn đốc, nhắc nhở người mua làm những
thủ tục ban đầu để thanh toán. Với những phương thức thanh toán cụ thể, có những
công việc khác nhau:
a. Thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ D/C.
Người bán cần nhắc nhở người mua mở tín dụng thư (L/C) đúng thời hạn.
Khi được thông báo chính thức về việc mở L/C cần kiểm tra kỹ lưỡng L/C trên các
nội dung sau: kiểm tra tính chân thực L/C và kiểm tra nội dung của L/C. Cơ sở để

kiểm tra là hợp đồng thương mại quốc tế đã ký kết, nội dung của L/C phải phù hợp
với nội dung của hợp đồng.


Kiểm tra tính chân thực của L/C
Mặc dù người xuất khẩu có thể nhận được L/C trực tiếp từ ngân hàng mở

L/C. Nhưng người xuất khẩu nên nhận L/C thông qua ngân hàng thông báo vì ngân
hàng thông báo có thể kiểm tra tính chân thực của L/C bằng cách kiểm tra chữ ký

18


KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
của người phát hành L/C (nếu L/C được mở bằng thư) hoặc kiểm tra mã số (nếu
L/C được mở bằng điện).


Kiểm tra nội dung của L/C
Khi nhận được L/C gốc do ngân hàng thông báo gửi đến, người XK cần kiểm

tra kỹ từng nội dung, từng chi tiết của L/C gốc xem có đúng như hợp đồng đã ký kết
hoặc xem xét những yêu cầu ghi trong L/C có phù hợp với khả năng thực hiện của
mình hay không, nếu đúng và có khả năng đáp ứng thì tiến hành các bước kế tiếp để
giao hàng, ngược lại thì khi phát hiện thấy nội dung L/C không phù hợp nội dung
của hợp đồng hoặc trái với luật lệ, tập quán của các bên hoặc không có khả năng
thực hiện, người xuất khẩu phải đề nghị với người nhập khẩu và ngân hàng mở L/C
tu chỉnh lại L/C.
Các nội dung cần phải kiểm tra L/C:





Số hiệu, địa điểm, ngày mở L/C (No of L/C, place and date of issuing).
Tên, địa chỉ ngân hàng mở L/C (opening bank or issuing bank).
Tên, địa chỉ ngân hàng thông báo (advising bank), ngân hàng trả tiền

(negotiating bank or paying bank), ngân hàng xác nhận (confirming bank).
Tên, địa chỉ người thụ hưởng (beneficiary).
Tên, địa chỉ người mở L/C (applicant)
Số tiền của L/C (amount).
Số tiền của L/C vừa ghi bằng số vừa ghi bằng chữ và phải thống nhất với nhau.





Tên của đơn vị tiền tệ phải được ghi rõ ràng, phải kiểm tra kỹ có phù hợp với hợp
đồng không?
Loại L/C (form of documentary credit).
Đối với nhà xuất khẩu, ngân hàng khuyến cáo loại L/C có lợi nhất là L/C không



hủy ngang miễn truy đòi (Irrevocable Without Recourse L/C), nếu lô hàng có giá
trị lớn, ngân hàng phát hàng không phải là ngân hàng có uy tín thì nên chọn loại
L/C có xác nhận (Confirmed Irrevocable L/C).
 Ngày và địa điểm hết hiệu lực của L/C (date and place of expiry)
Ngày hết hiệu lực của L/C là thời điểm hết sức quan trọng, khi kiểm tra cần
chú ý: ngày hết hiệu lực L/C phải sau ngày mở L/C và sau ngày giao hàng

một khoảng cách hợp lý.
Thường L/C qui định địa điểm hết hiệu lực tại nước người bán.
 Thời hạn giao hàng (shipment date or time of delivery)
 Cách giao hàng (Delivery).
Có nhiều cách giao hàng khác nhau:
Giao hàng một lần: “partial shipment not permitted”

19


KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
Giao hàng nhiều lần trong thời gian quy định, số lượng quy định: “partial
shipment allowed:
Giao hàng nhiều lần nhưng quy định giới hạn trọng lượng của mỗi chuyến,
giới hạn số chuyến.
 Giao nhiều lần, mỗi lần có số lượng như nhau.
 Cách vận chuyển (shipment).
Trong L/C có cho phép chuyển tải hay không, nếu cho phép thì phải ghi:
“transhipment permitted”, còn không cho phép: “transhipment not allowed”.
 Phần mô tả hàng hóa (covering, description of goods).
 Các chứng từ thanh toán (documents required, document for payment).
Khi nhận L/C người xuất khẩu phải kiểm tra kỹ quy định bộ chứng từ trên
các khía cạnh:
Số loại chứng từ.
Số lượng chứng từ phải làm đối với từng loại.
Nội dung cơ bản được yêu cầu đối với từng loại.
Thời hạn muộn nhất phải xuất trình bộ chứng từ.
Quy định cách thức trả tiền
b. Thanh toán bằng phương thức đổi chứng từ trả tiền (CAD)
Người bán cần nhắc nhở người mua mở tài khoản tín thác theo đúng yêu cầu.

Khi tài khoản được mở cần liên hệ với ngân hàng để kiểm tra điều kiện thanh toán, cần
chú ý: tên các chứng từ xuất trình, số bản, người cấp…. Kiểm tra xong nếu thấy phù
hợp thì tiến hành giao hàng.
c. Thanh toán bằng phương thức chuyển tiền trả trước (TT trả trước)
Người bán nhắc nhở người mua chuyển tiền đủ và đúng hạn. Chờ ngân hàng
phục vụ người bán báo “Có” trong tài khoản rồi mới tiến hành giao hàng.
d. Thanh toán theo phương thức thanh toán chuyển tiền trả chậm (TT trả chậm)
Người bán phải giao hàng và bộ chứng từ cho người mua rồi người mua mới
thực hiện các công việc thanh toán.
e.

Thanh toán b n g ph n g th c nh thu.
Ngay sau khi giao hàng, ng i xu t kh u ph i hoàn thành vi c l p ch ng t
và xu t trình cho ngân hàng
y thác cho ngân hàng nh thu ò i ti n.
Chứng từ thanh toán cần được lập hợp lệ, chính xác và được nhanh chóng giao cho
ngân hàng nhằm nhanh chóng thu hồi vốn cho doanh nghiệp xuất khẩu.
Bước 5
Mua bảo hiểm khi XK
Trong kinh doanh thương mại quốc tế hàng hoá thường phải vận chuyển đi
xa, trong những điều kiện vận tải phức tạp, do đó hàng dễ bị hư hỏng, mất mát, tổn
thất trong quá trình vận chuyển. Chính vì vậy, những người kinh doanh thương mại
quốc tế thường mua bảo hiểm cho hàng hoá để giảm bớt các rủi ro có thể xảy ra.

20


KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
Căn cứ mua bảo hiểm cho hàng hoá:
Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng trong hợp đồng đã ký kết. Nếu rủi ro về

hàng hoá thuộc về trách nhiệm của người xuất khẩu thì doanh nghiệp xuất khẩu
cần tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hóa.
Căn cứ vào hàng hoá vận chuyển: đó là khối lượng, giá trị và đặc điểm của hàng
hoá vận chuyển.
Căn cứ vào điều kiện vận chuyển như loại phương tiện vận chuyển, chất lượng
của phương tiện, loại bao bì bốc dỡ và hành trình vận chuyển.
Người XK bắt buộc mua bảo hiểm khi xuất khẩu theo điều kiện giao hàng là
CIF, CIP hoặc nhóm điều kiện D (DAT, DAP, DDP) được quy định trong hợp đồng
ngoại thương.
Khi tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hoá xuất khẩu cần theo các bước sau:
•

Xác định nhu cầu bảo hiểm

•

Xác định loại hình bảo hiểm

•

Lựa chọn công ty bảo hiểm.

Đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm.
H p ng b o hi m g m hai lo i: h p ng b o hiêm bao (Open policy) và h p
ng b hi m chuy n (Voyage policy).
H p ng b o hi m bao là h p ng b o hi m cho hàng giao nhi u l n trong
n m. Khi mua b o hi m bao ch hàng ký h p n g t u n m, còm n khi giao hàng
xu ng tàu thì ch hàng ch g i n công ty b o hi m m t thông báo b ng v n b n g i
là “gi y báo b t u v n chuy n”.
H p n g b o hi m chuy n là h p n g b o hi m m t chuy n hàng

c gi
t a i m này n m t a i m khác
c ghi trên h p n g. Khi mua b o hi m
chuy n ch hàng ph i g i n công ty b o hi m m t v n b n g i là “gi y yêu c u
b o hi m”.
•

Lựa chọn điều kiện bảo hiểm:
Việc lựa chọn điều kiện bảo hiểm, người xuất khẩu thường dựa vào các căn cứ sau:
Điều khoản bảo hiểm ghi trong hợp đồng ngoại thương.
Tính chất hàng hóa.
Tính chất bao bì và phương thức xếp dỡ hàng.
Loại hình phương tiện chuyên chở.
Khoảng cách và thời gian vận chuyển.
Hành trình chuyên chở.
Bước 6 Làm thủ tục hải quan XK
Thủ tục hải quan XK gồm các bước:
Chuẩn bị chứng từ.
21


KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

a.

Truyền số liệu qua mạng hải quan điện tử.
Làm thủ tục hải quan tại cảng.
Chuẩn bị chứng từ:

Hồ sơ hải quan gồm:

TKHQ
Hợp đồng mua bán hàng hóa (Sale contract)
Hóa đơn thương mại (Invoice)
Phiếu đóng gói (Packing list)
Giấy giới thiệu của công ty.
Các chứng từ khác: Giấy kiểm dịch thực vật/động vật, giấy chứng nhận vệ sinh
an toàn thực phẩm… (Tùy theo từng trường hợp cụ thể).
Truyền số liệu qua mạng hải quan điện tử
Dựa trên những chứng từ cũng như những thông tin về hàng hóa:
Hợp đồng thương mại
b.

Hóa đơn thương mại
Phiếu đóng gói
….
Nhân viên phòng xuất nhập khẩu dùng phần mềm khai báo Hải quan điện
tử ECUS để truyền dữ liệu của lô hàng đến Hải quan qua mạng. Nếu truyền thành
công hệ thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân
luồng hàng hóa cho lô hàng.
Phân luồng hàng hóa: có 3 luồng:
+ Luồng xanh: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
Cán bộ hải quan chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan
«đã làm thủ tục hải quan» vào tờ khai xuất khẩu.
+ Luồng vàng: Miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, hồ sơ chuyển qua bộ phận tính
giá thuế để kiểm tra chi tiết hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ được chuyển hồ sơ qua lãnh
đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan «đã làm thủ tục hải quan» vào tờ khai xuất
khẩu.
22

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
+ Luồng đỏ: Hồ sơ được chuyển qua bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa. Tuỳ tỷ
lệ phân kiểm hóa của lãnh đạo chi cục mà chủ hàng xuất trình 5%, 10% hay 100%
hàng để Hải quan kiểm tra. Sau khi kiểm tra nếu hàng hóa đúng với khai báo của tờ
khai và chứng từ liên quan, cán bộ Hải quan sẽ bấm niêm phong Hải quan vào
container và sẽ ghi chú vào tờ khai xác nhận hàng hóa đúng khai báo và chuyển hồ
sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan «đã làm thủ tục hải quan» vào
tờ khai xuất khẩu.
Lưu ý: Doanh nghiệp đăng ký khai báo Hải quan ở Chi cục Hải quan nào thì truyền
c.

số liệu đến Chi cục Hải quan đó.
Làm thủ tục Hải Quan tại cảng

 Đăng ký mở tờ khai xuất khẩu

Sau khi truyền dữ liệu đến chi cục Hải quan và được phân luồng tờ khai.
Nhân viên khai báo in 02 tờ khai theo mẫu, trình lãnh đạo ký, đóng dấu và mang bộ
chứng từ đến cơ quan Hải quan đăng ký. Bộ chứng từ bao gồm:
Giấy giới thiệu của công ty;
TKHQ;
Sale contract;
Packing list;
Invoice;
Các chứng từ khác.
Hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của nhân viên công ty và tiến hành kiểm tra
xem việc kê khai trên tờ khai có phù hợp với chứng từ hay không. Sau đó, Hải quan
đóng dấu vào tờ khai và chuyển sang bộ phận trả tờ khai.
Nếu tờ khai phân luông đỏ, phải kiểm hóa thì Hải quan đăng ký tờ khai ký tên và
đóng dấu và chuyển bộ phận kiểm hóa.

23


KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
 Kiểm hóa

Nhân viên giao nhận đăng ký chuyển bãi kiểm hóa tại bộ phận chuyển bãi và
rút ruột container.
Xuống bãi kiểm hóa tìm vị trí container, Hải quan kiểm hóa thực hiện việc kiểm tra
hàng hóa (5%,10% hay 100% tùy vào mức độ mà Hải quan yêu cầu kiểm hóa).
Sau đó, nhân viên giao nhận bấm lại seal mới (gồm seal Hải quan và hãng tàu) và
xin giấy xác nhận seal của bộ phận cắt/bấm seal có đóng dấu xác nhận của bộ phận
bấm seal ở cảng.
 Thanh lý

Nộp tờ khai (sao và gốc để kiểm tra) tại phòng thanh lí. Hải quan thanh lí kiểm tra
đóng dấu xác nhận và trả lại tờ khai bản gốc.


Vào sổ tàu

Nhân viên giao nhận nộp tờ khai để nhân viên cảng vào sổ tàu. Nhân viên cảng trả
lại tờ khai và phiếu xác nhận đã vào sổ tàu cho nhân viên giao nhận.
Kết thúc quá trình làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu. Hàng hóa sẽ được
sắp xếp lên tàu theo kế hoạch của hãng tàu.
Lưu ý: Phải vào sổ tàu trước khi đến giờ Closing time nếu không hàng sẽ rớt lại
không xuất khẩu được mặc dù đã thông quan.
Bước 7

Giám định số lượng, chất lượng hàng hóa
Trước khi giao hàng xuất khẩu cho người mua thì nhà xuất khẩu phải có

nghĩa vụ kiểm tra hàng hoá về số lượng, chất lượng, trọng lượng bao bì. Nếu đó là
động vật, thực vật thì phải kiểm dịch, nếu là hàng thực phẩm thì phải kiểm tra vệ
sinh an toàn thực phẩm. Việc kiểm tra thường bao gồm các nội dung: kiểm tra về
chất lượng, kiểm tra số lượng, trọng lượng.
Kiểm tra hàng hóa XK thực hiện ở hai cấp: ở cơ sở và ở cửa khẩu.

24


KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
Kiểm tra ở cơ sở do chính cơ sở sản xuất tiến hành (bộ phận KCS) hay do
tổ chức kiểm tra số lượng, chất lượng sản phẩm tiến hành. Bộ phận KCS này
cùng với thủ trưởng đơn vị là những người chịu trách nhiệm chính.
Kiểm tra ở các cửa khẩu: có tác dụng thẩm định lại kết quả kiểm tra ở cơ
sở.
Người xuất khẩu phải căn cứ vào yêu cầu của hợp đồng để xác định nội dung
và yêu cầu giám định, cơ quan giám định, đơn xin giám định hàng hoá. Cơ quan
giám định căn cứ vào đơn xin giám định để giám định hàng hoá: kiểm tra thực tế về
số lượng, trọng lượng, bao bì, ký mã hiệu, chất lượng hàng hoá và cấp các chứng
thư, đây là chứng từ quan trọng trong thanh toán và giải quyết các tranh chấp sau
này.
Một số cơ quan chức năng tiến hành kiểm tra hàng hóa XK:
Cơ quan Giám định hàng hóa xuất khẩu có chức năng tiến hành như:
Vinacontrol, Trung tâm giám định 3…hoặc các tổ chức độc lập như: OMIC
(Oversea Merchandise Inspection Company) hoặc SGS (Socierty General
Supervision).
Bước 8

Xin giấy chứng nhận xuất xứ - C/O (nếu có)
Nếu người nhập khẩu yêu cầu có giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) thì đến các

cơ quan có thẩm quyền như: Bộ Công thương hoặc Phòng thương mại và Công
nghiệp Việt Nam hoặc các cơ quan quản lý Nhà nước được sự ủy quyền trực tiếp
của Bộ công thương như Ban quản lý các khu công nghiệp và khu chế xuất xin cấp
giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa.
Bước 9

Giao hàng cho người chuyên chở
Hàng xuất khẩu của nước ta được giao chủ yếu bằng đường biển.

Hàng hóa được giao bằng đường biển, chủ hàng phải tiến hành các việc sau: chủ
hàng phải lập “Bảng kê khai hàng chuyên chở”. Sau khi đã xếp xong, thuyền phó
cấp cho chủ hàng biên lai thuyền phó (Mate’s receipt) để đổi lấy vận đơn (B/L –
Bill of Lading).
 Trường hợp hàng chuyên chở không dùng container

Lập bảng đăng ký hàng chuyên chở (cargo list).

25