Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện quy trình xuất khẩu tại công ty TNHH khang thịnh

MỞ ĐẦU
1.Tính cấp thiết của đề tài
Hội nhập là một trong những xu thế chủ yếu của quan hệ quốc tế hiện đại. Cuộc
cách mạng về khoa học kỹ thuật và công nghệ đã và đang thúc đẩy mạnh mẽ quá trình
chuyên môn hóa và hợp tác giữa các quốc gia, làm cho lực lượng sản xuất được quốc
tế hóa cao độ. Điều này đã đưa các quốc gia gắn kết lại gần nhau, dẫn tới sự hình
thành mạng lưới toàn cầu hay hội nhập kinh tế quốc tế.
Hiện nay Việt Nam là thành viên chính thức của ASEAN, APEC, ASEM và
WTO. Sau khi gia nhập vào tổ chức thương mại Thế Giới WTO năm 2007, Việt Nam
đã có những tiến bộ đáng kể, các doanh nghiệp Việt Nam qua đó đã học hỏi được rất
nhiều kinh nghiệm, sự phát triển khoa học kĩ thuật từ các nước phát triển để từ đó dần
dần khẳng định vị thế của mình trên trường quốc tế. Nhà nước cũng đưa những chính
sách khuyến khích cũng như tạo điều kiện cho các doanh nghiệp Việt Nam kinh doanh
xuất khẩu.
Trong điều kiện hội nhập kinh tế quốc tế, xuất khẩu là khâu rất quan trọng đối
với nền kinh tế quốc dân của một nước. Xuất khẩu mang đến lợi ích cho quốc gia nói
chung và các doanh nghiệp nói riêng, nó làm tăng nguồn vốn cho hoạt động nhập
khẩu, tạo công ăn việc làm cho người dân bên cạnh đó còn giúp các doanh nghiệp Việt
Nam có thể vươn ra thị trường quốc tế, mở rộng thâm nhập vào các thị trường, tạo cơ
hội để bạn hàng nước ngoài có thể biết đến uy tín của doanh nghiệp. Thực tế cho thấy
rằng trong những năm qua nhờ chủ trương và chính sách của Đảng hướng về xuất
khẩu mà nền kinh tế của nước ta ngày càng lớn mạnh.
Tuy nhận được sự ưu ái của nhà nước trong hoạt động xuất khẩu nhưng doanh
nghiệp Việt Nam vẫn phải chịu nhiều thử thách khó khăn trong quá trình xuất khẩu
sang các thị trường nước ngoài. Để có thể đứng vững trên thị trường nước ngoài cũng
như để tiết kiệm chi phí nâng cao hiệu quả kinh doanh thì các doanh nghiệp phải
không ngừng hoàn thiện sản phẩm cũng như quy trình xuất khẩu.
Nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động xuất khẩu và thông qua việc
thực tập thực tế của em ở một công ty xuất nhập khẩu em đã tìm hiểu em đã lựa chọn
đề tài ''Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình xuất khẩu tại công ty
TNHH Khang Thịnh'' làm đồ án tốt nghiệp của em nhằm tìm hiểu sâu thêm về quy

trình xuất khẩu hàng bột đá của công ty đồng thời cũng tìm ra những mặt hạn chế,


thiếu sót trong quy trình xuất khẩu để có thể đưa ra một số giải pháp nhằm hòn thiện
quy trình, nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty hơn nữa.
2.Mục đích nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài ''Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện quy trình
xuất khẩu tại công ty TNHH Khang Thịnh'' là:
- Nghiên cứu, tìm hiểu về lý thuyết xuất khẩu và các nhân tố ảnh hưởng đến
hoạt động xuất khẩu đồng thời nghiên cứu về quy trình hàng xuất khẩu.
- Đồ án tốt nghiệp nghiên cứu toàn diện quy trình xuất khẩu của công ty TNHH
Khang Thịnh, đánh giá thực trạng quy trình xuất khẩu của công ty thông qua kết quả
kinh doanh và việc so sánh quy trình thực tế với quy trình lý thuyết từ đó tìm ra những
khó khăn, thách thức nguyên nhân sâu xa ảnh hưởng đến hoạt động xuất khẩu.
- Dựa vào những khó khăn, thách thức và những nguyên nhân đã nêu trên đưa
ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình xuất khẩu của công ty để có thể nâng
cao hiệu quả xuất khẩu.
3.Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của công ty là quy trình xuất khẩu của công ty TNHH
Khang Thịnh.
4. Phạm vi nghiên cứu
- Về không gian: Nghiên cứu chủ yếu đi sâu vào hoạt động xuất khẩu bằng
đường biển.
- Về thời gian: Phạm vi nghiên cứu là giai đoạn hoạt động của công ty TNHH
Khang Thịnh từ năm 2013 - 2015
5. Phương pháp nghiên cứu
Vận dụng những kiến thức đã học tại trường kết hợp với quan sát thực tiễn,
thực tế tại công ty kết hợp các phương pháp sau:
- Phương pháp thu thập số liệu: Thu thập số liệu thông qua những ghi chép
trong hồ sơ lưu trữ của công ty, báo cáo tài chính, báo cáo kết quả sản xuất kinh

doanh, chứng từ của công ty...Bên cạnh đó em còn thu thập thông tin, số liệu từ các
trang web, các tài liệu liên quan. Những số liệu này phải được thu thập một cách khoa
học, chỉ lấy những số liệu liên quan trong phạm vi bài luận để phân tích.
- Phương pháp phân tích: Dựa trên những thông tin, tài liệu, số liệu thu thập
được ta tiến hành xử lý, chia nhỏ đối tượng ra để tiến hành phân tích, đi sâu tìm hiểu


cũng như dựa vào việc phân tích đó đưa ra những lời nhận xét. Việc phân tích phải dựa
vào mục đích của bài luận cũng như đối tượng phân tích.
- Phương pháp so sánh: Sau khi đã xử lý xong số liệu thu thập được (tính toán
số liệu) ta sẽ so sánh số liệu thực tiễn giữa các năm hoặc các kì kinh doanh hay những
kế hoạch kinh doanh đặt ra từ đó đánh giá những gì đạt và chưa đạt.
6. Bố cục của đồ án
Kết cấu của đồ án tốt nghiệp ngoài phần mở đầu và kết luận gồm có các phần
sau :
Chương 1: Cơ sở lý luận chung về hoạt động xuất khẩu
Chương 2: Tìm hiểu thực trạng quy trình xuất khẩu vận chuyển bằng container
tại công ty TNHH Khang Thịnh
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình xuất khẩu


CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG
XUẤT KHẨU
1.1. Tìm hiểu về hoạt động xuất khẩu
1.1.1. Khái niệm xuất khẩu
Căn cứ theo Thư viện học liệu mở Việt Nam (2015)ta có:
Xuất khẩu đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của nền kinh tế của thế
giới. Nhắc đến quá trình hội nhập quốc tế không thể nào không nói đến hoạt động xuất
khẩu. Vậy xuất khẩu là gì?
Trong thương mại quốc tế, ''xuất khẩu là việc bán hàng hóa và dịch vụ (có thể

là hữu hình hoặc vô hình) cho một quốc gia khác trên cơ sở dùng tiền tệ làm cơ sở
thanh toán. Tiền tệ ở đây có thể là tiền của một trong hai nước hoặc cũng có thể là
tiền dùng trong thanh toán quốc tế của một nước thứ ba nào đó.''
1.1.2. Vai trò của Xuất khẩu
Căn cứ theo Thư viện học liệu mở Việt Nam (2015), ta có:
Trong xu thế hội nhập của nền kinh tế thế giới thì xuất khẩu là hoạt động đóng
vai trò vô cùng quan trọng và rất cần thiết bao gồm:
- Xuất khẩu chính là hoạt động khiến cho các quốc gia có tham gia gắn kết và
phụ thuộc vào nhau nhiều hơn. Các quốc gia sẽ sản xuất những mặt hàng mình có lợi
nhất và đem đi xuất khẩu cho những quốc gia có nhu cầu về mặt hàng này, do đó các
nước phải mở rộng quan hệ với các quốc gia khác.
- Xuất khẩu hướng quốc gia thúc đẩy chuyển dịch cơ cấu sản xuất từ một nước
nông nghiệp sang nước công nghiệp.
- Xuất khẩu thu về một lượng lớn ngoại tệ cho quốc gia, tạo ra nguồn vốn để
các doanh nghiệp có thể mua máy móc, trang thiết bị, nguyên vật liệu... để tiếp tục quá
trình sản xuất.
- Xuất khẩu phát triển khiến cho nhiều nhà máy, khu công nghiệp mọc lên, tạo
thêm công ăn việc làm cho người dân, làm giảm tình trạng thất nghiệp đồng thời cũng
giảm tệ nạn xã hội do việc thất nghiệp gây ra.
Do đó, tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu chính là hoạt động kinh tế có
lợi, giúp tiết kiệm được nhiều chi phí, tạo được nhiều việc làm, giảm được các tệ nạn
xã hội, tạo điều kiện chuyển dịch cơ cấu ngành nghề, thúc đẩy sản xuất phát triển, góp
phần vào xây dựng công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước.


1.1.3. Các hình thức xuất khẩu
Căn cứ theo Ths Đỗ Đức Phú (2013),ta có
Hoạt động xuất khẩu được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau. Các hình
thức xuất khẩu thông thường là:
1.1.3.1 Xuất khẩu trực tiếp

Là hình thức xuất khẩu mà người mua và người bán có quan hệ trực tiếp với
nhau (có thể gặp mặt trực tiếp hoặc thông qua thư tín, điện tử) để đàm phán, thỏa
thuận những điều kiện mua bán về hàng hóa, thanh toán... mà không phải thông qua
trung gian.
1.1.3.2 Xuất khẩu gián tiếp
Là hình thức xuất khẩu sử dụng bên thứ ba để thực hiện nội dung ủy thác để
kí hợp đồng.
+ Đại lý: là hoạt động thương mại theo đó đại lý là người nhân danh chính
mình với chi phí người giao ủy thác ký kết hợp đồng.
+Môi giới: là bên trung gian được người bán giao cho tìm đối tác cho họ.
Khi tiến hành nghiệp vụ, người môi giới không đại diện cho bên nào cả,
không đượcký hợp đồng, không có trách nhiệm pháp lý trong hợp đồng.
+Ủy thác: là phương thức người ủy thác giao cho người nhận ủy thác mua
hoặc bán một số hàng hóa nào đó nhân danh người ủy thác.
1.1.3.3 Buôn bán đối lưu
Buôn bán đối lưu (counter- trade) là một phương thức giao dịch trao đổi
hàng hoá, trong đó xuất khẩu kết hợp chặt chẽ với nhập khẩu có mối quan hệ chặt
chẽ với nhau, vừa là tiền đề vừa là điều kiện trao đổi.
Các hình thức buôn bán đối lưu:
- Hàng đổi hàng (barter): Mặt hàng này đổi với mặt hàng khác có giá trị
tương đương.
- Hình thức bù trừ (compensation): Trao đổi với nhau hàng hóa hoặc dịch vụ
có giá trị tương đương. Sau khi bù trừ giá hàng hóa cho nhau thì giá trị còn dư sẽ
được thanh toán theo yêu cầu của chủ nợ.
- Mua đối ứng (counter- purchase): Trao đổi 2 mặt hàng không liên quan đến
nhau.
- Giao dịch bồi hoàn (offset): dùng hàng hoá/dịch vụ lấy những ân huệ.
- Mua lại (buy- backs): Trao đổi hàng hóa liên quan đến nhau. Dùng chủ yếu
trong lĩnh vực buôn bán máy móc, dây chuyền công nghệ.

- Nghiệp vụ chuyển nợ: Bên nhận hàng chuyển khoản nợ tiền hàng về cho
bên thứ ba để bên này trả tiền.
1.1.3.4. Gia công quốc tế
Là phương thức giao dịch trong đó người đặt gia công cung cấp nguyên liệu,
định mức, tiêu chuẩn kỹ thuật, bên nhận gia công tổ chức sản xuất sau đó giao lại sản
phẩm và được nhận 1 khoản tiền công tương đương với lực lượng lao động hao phí
để làm ra sản phẩm.
1.1.3.5.Giao dịch tái xuất
Là hình thức xuất khẩu những hàng hóa trước đây đã nhập khẩu và chưa qua
chế biến ở nước tái xuất.
1.1.3.6. Xuất khẩu theo nghị định thư
Là hình thức xuât khẩu hàng hoá (hay trả nợ) được kí theo nghị định thư của
chính phủ.
1.1.4. Công việc của người làm nghiệp vụ xuất khẩu
Căn cứ theo workstandard.edu.vn (2015) ta có:
Nhân viên nghiệp vụ xuất khẩu đóng vai trò quan trọng trong quá trình xuất
khẩu. Trong quá trình xuất khẩu, những nhân viên này được chia làm nhiều bộ phận,
nhiều khâu, tùy từng công ty với hoạt động kinh doanh khác nhau mà những nhân viên
này thực hiện các công việc trong phạm vi khác nhau. Thông thường thì công việc của
nhân viên xuất khẩu bao gồm:
- Nghiên cứu, tìm kiếm, góp phần đưa ra phương hướng mở rộng thị trường, đối
tác.
- Thực hiện hoặc hỗ trợ các hoạt động giao dịch, đàm phán, ký hợp đồng với
các bên đối tác như khách hàng, bên sản xuất, các công ty liên doanh liên kết...
- Lập bộ chứng từ phục vụ cho việc làm thủ tục hải quan, thanh toán, chứng từ
vận tải như: invoice, packing list, biên bản giao nhận, hợp đồng...
- Thúc giục bên nhập khẩu mở L/C đồng thời kiểm tra bộ L/C, dựa trên bộ L/C
đã được mở sửa chứng từ, kiểm tra bộ chứng từ cho đầy đủ.
- Hỗ trợ bên kế toán vào sổ, hỗ trợ kế toán trong hoạt động thanh toán.

- Đưa ra lời khuyên, góp ý cho các nhân viên phòng ban để có thể phối hợp một
cách nhịp nhàng quy trình xuất khẩu các bên do đó nhân viên xuất khẩu phải nắm rõ
quy trình xuất khẩu, vạch được trách nhiệm của mình cùng các bên
- Lưu giữ hồ sơ, chứng từ đã thực hiện.


- Đưa ra đề xuất về những thị trường mới hay phương pháp cải tiến quy trình,
tham mưu cho người quản lý hay giám đốc vào việc định hướng cho công ty trong
tương lai, góp phần thúc đẩy năng lực sản xuất kinh doanh.
1.2. Quy trình xuất khẩu hàng hóa vận chuyển bằng đường biển
Xin giấy phép xuất khẩu

Xác nhận thanh toán

Chuẩn bị hàng xuất

Kiểm tra hàng xuất

Thuê tàu

Mua bảo hiểm

Làm thủ tục hải quan

Giao hàng
Làm thủ tục thanh toán

Xử lý khiếu nại

Tổng hợp hóa đơn chứng từ và chi

phí để quyết toán
Hình 1.1: Sơ đồ nghiệp vụ Xuất khẩu
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)


Căn cứ theo Work Standard (2015)ta có:
Bước 1: Xin giấy phép xuất khẩu
Tùy thuộc từng doanh nghiệp xuất khẩu mặt hàng gì mà doanh nghiệp có phải
xin giấy phép xuất khẩu hay không. Đối với những mặt hàng thuộc diện cấm xuất khẩu
hoặc hạn chế xuất khẩu thì những doanh nghiệp xuất khẩu những mặt hàng này buộc
phải có giấy phép xuất khẩu.
Bước 2: Xác nhận thanh toán
Việc xác nhận thanh toán là khâu rất quan trọng, nó liên quan đến quyền lợi và
trách nhiệm của các bên. Thông thường có các loại phương thức thanh toán sau:
- Thanh toán bằng tiền mặt.
- Thanh toán bằng phương thức nhờ thu.
- Thanh toán bằng điện chuyển tiền.
- Thanh toán bằng thư tín dụng chứng từ (L/C).
Bước 3: Chuẩn bị hàng xuất
Đây là bước khá quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của công ty
khi chất lượng hàng không tốt hay việc giao hàng bị chậm trễ do khâu chuẩn bị hàng
không tốt. Nhà xuất khẩu có thể là nhà sản xuất hoặc thương nhân do đó việc chuẩn bị
hàng xuất cũng khá là đa dạng:
- Thu mua để xuất khẩu.
- Gia công chế biến xuất khẩu.
- Liên doanh liên kết để xuất khẩu.
Bước 4: Kiểm tra hàng xuất
Tùy thuộc loại hàng xuất khẩu mà có những quy định về chứng từ khác nhau về
chất lượng hay số lượng. Để đảm bảo uy tín của mình cũng như hạn chế việc tranh
chấp với bên đối tác, trước khi xuất hàng bên xuất khẩu cần kiểm tra hàng hóa đúng số

lượng, chất lượng cũng như bao bì.
Bước 5: Thuê tàu
Người xuất khẩu thực hiện thuê tàu đối với những hợp đồng có điều kiện giao
hàng thuộc nhóm C, D incoterm 2010.
Công việc trong bước thuê tàu bao gồm:
- Liên hệ với bên hãng tàu, cung cấp thông tin cho họ để lấy lịch trình tàu và giá
cước.


- Dựa trên lịch trình và giá cước mà các hãng tàu đưa, tính toán và lựa chọn với
hãng tàu với giá cước và lịch trình phù hợp với đơn hàng của công ty để tiến hành thuê
tàu.
- Cung cấp thông tin bổ sung cần thiết cho bên hãng tàu hoàn thiện vận đơn.
- Đến hãng tàu lấy vận đơn đồng thời cũng thanh toán cước phí
Bước 6: Mua bảo hiểm
Người xuất khẩu phải mua bảo hiểm cho hàng hóa với điều kiện cơ sở giao
hàng CIF và CIP.
Bước 7: Làm thủ tục hải quan
Người xuất khẩu sẽ phải làm thủ tục hải quan với lô hàng với điều kiện giao
hàng F, C, D trong Incoterms 2010.
Đối với Việt Nam việc thông quan hàng hóa cần phải xuất trình các chứng từ
hải quan bao gồm:








Tờ khai hải quan.
Hợp đồng xuất khẩu.
Phiếu đóng gói.
Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng.
Hồ sơ pháp nhân doanh nghiệp.
Giấy phép xuất khẩu nếu có.

Quy trình và nghiệp vụ khai báo và thông quan hàng hóa bao gồm:
- Mua tờ khai và điền thông tin vào tờ khai như mẫu quy định.
- Nộp tờ khai, chờ hải quan phân luồng.
- Nhận kết quả phân luồng và thực hiện theo quy định phân luồng
+ Luồng xanh: miễn kiểm hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
+ Luồng vàng: kiểm tra hồ sơ, miễn kiểm hàng.
+ Luồng đỏ: kiểm tra cả hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa.
- Hàng hóa sau khi đã được kiểm tra hợp lễ, hải quan sẽ kiểm tra việc đóng thuế
đầy đủ không nếu không có vấn đề gì cán bộ hải quan sẽ đóng dấu ký xác nhận trả lại
hồ sơ.
Bước 8: Giao hàng.
Căn cứ vào việc lưu kho, lưu bãi sẽ có hai cách giao hàng xuất khẩu như sau:
Trường hợp 1: Đối với hàng lưu kho, lưu bãi nhà xuất khẩu giao hàng cho chủ
kho, chủ cảng để họ có trách nhiệm giao hàng cho tàu.


Trường hợp 2: Người xuất khẩu có thể vận chuyển trực tiếp hàng đến cầu tàu
giao hàng cho bên hãng tàu.
Bước 9: Làm thủ tục thanh toán.
Tùy vào phương thức thanh toán mà các bên có thể làm thủ tục thanh toán với
nhau.
Bước 10: Xử lý khiếu nại.
Khi có sự khiếu nại của khách hàng về hàng hóa hay dịch vụ thì công ty nên

căn cứ vào hợp đồng mà giải quyết.
Bước 11: Tổng hợp hóa đơn chứng từ và chi phí để quyết toán với các bên có
liên quan.
1.3. Các loại chứng từ cần có trong hoạt động xuất khẩu
Căn cứ theo PGS, TS Phạm Thị Thanh Thủy (2013) ta có:
- Proforma invoice (hoá đơn tạm tính): là bản báo giá mà người xuất khẩu gửi
cho người nhập khẩu nhằm giúp người nhập khẩu mở tín dụng thư.
- Hợp đồng thương mại (Sales Contract): đây là hợp đồng được kí giữa bên
mua và bên bán về các nội dụng có liên quan như: thông tin hàng hóa, thông tin người
mua và người bán, điều kiện cơ sở giao hàng, hình thức thanh toán…
- Tín dụng thư (Letter credit): Thư tín dụng là thư do ngân hàng phát hành, theo
yêu cầu của người nhập khẩu, cam kết với người bán về việc thanh toán một khoản
tiền nhất định, trong một khoảng thời gian nhất định, nếu người bán xuất trình được
một bộ chứng từ hợp lệ, đúng theo quy định trong L/C.
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Là hóa đơn người xuất khẩu gửi
cho người nhập khẩu, trong đó ghi một cách chi tiết về các loại hàng hóa được mua và
khoản tiền mà người nhập khẩu phải trả cho người xuất khẩu. Một hóa đơn thương
mại phải thật chi tiết ghi lại các thông tin thích hợp.
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): là chứng từ do Phòng thương mại của người
xuất khẩu cung cấp, chứng nhận rằng hàng hóa có xuất xứ tại quốc gia mà người xuất
khẩu cư trú. Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa chỉ ra hàng hóa xuất xứ từ một nước
cụ thể.
- Bảng kê khai hàng hóa (Packing List): Là danh sách chi tiết các thứ trong một
lô hàng. Bảng kê khai hàng hóa nêu chi tiết về cách đóng gói hàng hóa, loại hàng,
lượng hàng đóng trong container,....


- Tờ khai hải quan (Customs Declaration): là loại chứng từ mà bên người xuất
khẩu, người gửi hàng phải kê khai những thông tin cụ thể về hàng hóa, các thông tin
cần thiết về các bên xuất nhập số container... cho cơ quan hải quan để hàng có đủ tiêu

chuẩn để xuất khẩu.
- Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate): là chứng từ do công ty
bảo hiểm của người xuất khẩu cấp, chứng nhận hàng hóa sẽ được bảo hiểm trong suốt
quá trình vận tải quốc tế. Tùy vào điều kiện lô hàng mà chứng nhận bảo hiểm sẽ do
người xuất khẩu hoặc nhập khẩu kí kết.
- Phiếu giao nhận container (Equipment Interchage Receipt EIR)
Là phiếu giao nhận do cảng/bãi container cấp cho bên chủ hàng hoặc người gửi
hàng để xác nhận container của người gửi hàng/nhận hàng đủ tiêu chuẩn để cảng nhận
hoặc giao hàng. Trước khi lấy phiếu giao nhận người chạy lệnh phải đóng phí nâng/hạ
container ở cảng. Có 2 loại:
+ Cảng giao container rỗng (với hàng xuất) hoặc có hàng (với hàng nhập) cho
người nhận
+ Cảng nhận container rỗng (với hàng nhập) hoặc có hàng (hàng xuất) của
người gửi
- Vận đơn đường biển (Bill of Lading): Là chứng từ vận tải quốc tế cơ bản

được sử dụng trong vận tải đường biển. Vận đơn đường biển chính là bản hợp đồng
giữa người vận chuyển và người gửi hàng, là giấy biên nhận hàng hóa và là giấy
chứng nhận quyền sở hữu hàng hóa.
Trong quá trình xuất khẩu ngoài những từ trên ra tùy thuộc từng loại hàng mà
cần phải có thêm một số loại chứng từ khác như: Giấy chứng nhận phù hợp
(Certificate of certification), Giấy chứng nhận hóa nghiệm (CA – Certificate of
analysis),....
Bên cạnh các loại chứng từ xuất khẩu trên, để xuất khẩu hàng hóa ra khỏi một
quốc gia cũng phải hoàn tất các thủ tục hải quan. Thông thường chủ hàng sẽ phải khai
và nộp Tờ khai hải quan để lấy kết quả phân luồng từ hệ thống. Có 3 luồng:
+ Luồng xanh: Hàng hóa được thông quan mà không phải kiểm tra hồ sơ hay
kiểm tra thực tế hàng hóa. Hồ sơ hải quan sẽ được duyệt và đóng dấu luôn.

+ Luồng vàng: Hàng hóa muốn thông quan phải trải qua bước kiểm tra hồ sơ
hàng hóa do hải quan thực hiện và miễm kiểm tra thực tế hàng hóa. Nếu hồ sơ hợp lệ
thì sẽ được đóng dấu thông quan vào tờ khai.
+ Luồng đỏ: Hàng hóa sẽ bị kiểm tra hồ sơ giấy và kiểm tra hàng hóa thực tế.
Tùy thuộc loại hàng và sự nghi ngờ của hải quan mà họ sẽ quyết định kiểm tra 5%,
10% hoặc 100% hàng hóa. Sau khi kiểm tra thực tế hàng hóa xong nếu thấy hồ sơ và
hàng hóa đủ điều kiện thông quan thì sẽ được lãnh đạo duyệt và đóng dấu vào tờ khai
hải quan.
1.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động xuất khẩu
Căn cứ theo Thư viện học liệu mở Việt Nam (2015) ta có:
1.4.1. Các nhân tố bên ngoài công ty
+ Pháp luật, chính trị
Sự khác biệt về pháp luật, chính trị giữa các quốc gia sẽ gây khó khăn trong
hoạt động xuất khẩu của Việt Nam với các quốc gia khác.
Mỗi quốc gia có luật pháp khác nhau nên khi muốn xuất khẩu một mặt hàng
sang một quốc gia khác các doanh nghiệp cần phải tìm hiểu xem luật pháp nước đó có
quy định gì về loại hàng hóa, biểu thuế hàng hóa hay không. Nếu không tìm hiểu kĩ
các doanh nghiệp có thể rơi vào thế bất lợi.
Bên cạnh đó hệ thống pháp luật của Việt Nam chưa thật sự chặt chẽ, còn chồng
chéo quy định gây ảnh hưởng đến hoạt động của các doanh nghiệp xuất khẩu như luật
sáng chế, bản quyền, chống phá giá...mà những luật này ở các nước phát triển quy
định rất chặt chẽ.
Ngoài yếu tố pháp luật thì yếu tố chính trị cũng quan trọng không kém. Chính
trị nước nhập khẩu tốt thì hàng hóa cũng được đảm bảo. Bên cạnh đó chính trị giữa các
nước tốt sẽ tạo điều kiện cho quan hệ mua bán giảm thiểu được rủi ro.
+ Các yếu tố kinh tế thị trường:
Khi tham gia vào một thị trường cần tìm hiểu kỹ về thị trường như: nhu cầu của
thị trường, sản phẩm này đang ở trong giai đoạn nào của thị trường, nó có xu hướng
phát triển ở thị trường này không... Những điều này ảnh hưởng đến sự phát triển cũng
như việc tìm đối tác mua hàng.

Ngoài ra các yếu tố thị trường như: tỷ giá hối đoái trên thị trường, lãi suất,…sẽ
ảnh hưởng nhiều đến hoạt động xuất khẩu nên khi muốn xuất khẩu một mặt hàng cần
tìm hiểu kĩ thị trường để tránh những sai sót, hạn chế rủi ro.
+ Yếu tố văn hóa xã hội:
Mỗi đất nước có một nền văn hóa khác nhau, phong tục truyền thống khác nhau
vì thế khi muốn xuất khẩu phải tìm hiểu xem thị trường đó hay đất nước đó giống hay
khác đất nước ta điểm gì, họ có kiêng kị sản phẩm nào không, theo tôn giáo nào... Dựa
vào sự tìm hiểu kỹ lưỡng về yếu tố văn hóa xã hội doanh nghiệp có thể tạo điểm nhấn
để thu hút thị trường đó vào mặt hàng của doanh nghiệp hoặc quyết định không đưa
hàng vào đất nước để xuất khẩu. Đây cũng là yếu tố dẫn đến thành công trong việc
giao dịch, đàm phán, kí kết hợp đồng với bên đối tác nước ngoài.
+ Yếu tố tự nhiên và công nghệ:
Yếu tố tự nhiên như khoảng cách địa lý giữa các nước, thời tiết ảnh hưởng đến
chi phí vận chuyển, thời gian và mức độ rủi ro với hàng hóa đang vận chuyển. Ví dụ
như khoảng cách địa lý càng xa thì thời gian vận chuyển hàng hóa càng dài, chi phí
vận chuyển càng tăng do đó nó sẽ ảnh hưởng đến việc lựa chọn nguồn hàng, lựa chọn
cho thị trường và mặt hàng xuất khẩu. Bên cạnh đó, thời gian thực hiện hợp đồng có
thể bị ảnh hưởng do thời tiết như thiên tai, bão, lũ...
Công nghệ càng phát triển càng đem lại sự tiện lợi cho con người cũng góp
phần vào đem lại lợi ích cho hoạt động xuất khẩu. Khi công nghệ phát triển con người
có thể liên lạc với nhau qua email, fax, điện thoại... việc ký kết hợp đồng không cần
phải đến tận nước bạn mà ký hợp đồng nữa thay vào đó có thể thảo luận qua email và
fax cho các bên để ký kết. Nhờ có công nghệ mà ta có thể tiết kiệm thời gian và chi phí
đàm phán, nhờ có công nghệ mà ta cũng có thể theo dõi hàng hóa trong quá trình vận
chuyển. Có thể nói công nghệ mang tầm ảnh hưởng khá lớn đến quá trình xuất khẩu
giúp tiết kiệm thời gian, chi phí.
1.4.2 Các nhân tố bên trong
- Nhân lực:

Trong kinh doanh, con người là chính là yếu tố lao động hàng đầu để đảm bảo
thành công. Con người có thể điều khiển mọi thứ, phát huy sự sáng tạo của mình để
giúp ích cho công việc. Con người có thể sử dụng trí thông minh, sự sáng tạo cũng như


hiểu biết của mình để có thể sử dụng các nguồn lực khác như vốn, trang thiết bị... một
cách tốt nhất, đem lại hiệu quả nhất.
- Tài chính: Đây cũng là một trong những nhân tố quan trọng có ảnh hưởng đến
quá trình xuất khẩu. Nguồn vốn hay tình hình tài chính của công ty chính là tiền đề để
các công ty tổ chức hoạt động kinh doanh. Do các doanh nghiệp Việt Nam thường là
những doanh nghiệp vừa và nhỏ nên có nguồn vốn hạn chế, nên việc mở rộng hoạt
động kinh doanh là khó khăn. Vì vậy các doanh nghiệp nên có kế hoạch sử dụng
nguồn vốn một cách thích hợp.
- Trình độ tổ chức quản lý:
Quản lý là những người điều hành, giám sát, chỉ đạo, định hướng cho các cán
bộ, công nhân viên chức thực hiện đúng mục tiêu đã đề ra. Việc thiết lập cơ cấu tổ
chức của bộ máy điều hành cũng như cách thức điều hành cuả các cấp lãnh đạo là
nhân tố quyết định tính hiệu quả của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có cơ cấu tổ
chức hợp lý các điều hành hoạt động kinh doanh sẽ quyết định đến tới hiệu quả kinh
doanh nói chung và hoạt động xuất khẩu nói riêng.
- Hoạt động Marketing:
Trong giai đoạn hội nhập ngày nay, để có thể cạnh tranh với sản phẩm của các
doanh nghiệp khác trên thị trường quốc tế, doanh nghiệp cần thực hiện tốt các hoạt
động marketing của mình để xây dựng thương hiệu vững mạnh, tạo lòng tin với người
tiêu dùng trong lẫn ngoài nước. Nếu thực hiện tốt các hoạt động marketing, hoạt động
xuất khẩu của doanh nghiệp sẽ mang lại hiệu quả hơn, khẳng định vị trí của mình trên
thị trường.


CHƯƠNG 2: TÌM HIỂU THỰC TRẠNG QUY TRÌNH HÀNG

XUẤT KHẨUVẬN CHUYỂN BẰNG CONTAINER
TẠI CÔNG TY TNHH KHANG THỊNH
2.1 Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Khang Thịnh
Căn cứ theo tài liệu Phòng TC - Kế toán công ty TNHH Khang Thịnh ta có:
2.1.1. Sự ra đời và phát triển của công ty TNHH Khang Thịnh
- Ngày 24/4/2001, công ty TNHH Khang Thịnh được thành lập với hoạt động
chính là công ty kinh doanh mua bán xuất nhập khẩu hóa chất. Ngay từ khi mới thành
lập, công ty có quan hệ tốt với bên công ty Cổ phần hóa chất Minh Đức là một công ty
chuyên sản xuất hàng bột đá. Nhận thấy bên công ty cổ phần hóa chất Minh Đức
không có hoạt động marketing nên Khang Thịnh đã đứng ra để tìm kiếm đối tác cũng
như là thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu mặt hàng này cho các bên đối tác nước
ngoài.
- Năm 2004, khi hoạt động vận tải, xuất nhập khẩu ngày càng phát triển, công
ty TNHH Khang Thịnh đã mở rộng đầu tư đầu container để cung cấp thêm dịch vụ.
- Ngoài việc phục vụ cho hàng bên công ty Cổ phần hóa chất Minh Đức xuất
khẩu, buôn bán trong nước công ty còn cung cấp dịch vụ vận tải, sửa chữa, khai hải
quan... Tuy nhiên hoạt động công ty vẫn chủ yếu để phục vụ bên công ty Cổ phần.
2.1.2. Giới thiệu chung
Căn cứ vào Info Doanh Nghiệp (2015), ta có:
Công ty TNHH Khang Thịnh được thành lập theo Quyết định số 083689 của Sở
Đầu tự và Kế hoạch Hải Phòng ngày 24 tháng 5 năm 2001
Tên Công ty:
Tên tiếng Anh:

Công ty TNHH Khang Thịnh
KHANG THINH COMPANY LIMITED

Tên viết tắt:

KHANG THINH COMPANY LIMITED

Tên giao dịch:

K & T CO.,LTD

Mã số thuế:
Điện thoại:

0200424398
( 84) 31 3747023

Fax:

(84) 31 3746850

Email:

Người đại diện:
Bà Phạm Thị Bích Hạnh
Chức vụ:
Giám đốc
Trụ sở chính: 22 Đông Trà - Dư Hàng Kênh - Lê Chân - Hải Phòng
Văn phòng giao dich: Số 32/31 Bến Bính, Minh Khai, Hồng Bàng, Hải Phòng


2.1.3. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty
Chức năng: Thực hiện các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu bột đá, tìm
kiếm mở rộng thị trường cũng như khách hàng tiềm năng mua hàng bột đá của công ty
đồng thời cũng phát triển kinh doanh các loại nguyên vật liệu như than, đá cát phục vụ
cho bên công ty Cổ phần hóa chất Minh Đức. Bên cạnh đó cũng cung cấp một cách tốt

dịch vụ giao nhận- vận tải, khai hải quan cũng như tư vấn xuất nhập khẩu.
Nhiệm vụ: Thực hiện tốt quá trình hoạt động kinh doanh như kế hoạch đã đề ra
theo chính sách, quy định của Đảng và Nhà nước, tuân thủ theo luật pháp của nước
mình cũng như các nước đối tác.
2.1.4. Lĩnh vực kinh doanh
- Kinh doanh và xuất khẩu bột đá các loại: Tìm kiếm khách hàng trong nước
cũng như quốc tế có nhu cầu mua sản phẩm bột đá của công ty đồng thời phối hợp với
công ty TNHH thương mại và sản xuất Minh Đức để có thể đưa sản phẩm bột đá ra thị
trường quốc tế.
- Khai thuê hải quan: Khai hải quan là một khâu rất quan trọng, nó sẽ quyết
định hàng hóa có thể được xuất nhập khẩu một cách nhanh chóng hay không. Vì vậy
nghiệp vụ này đòi hỏi những nhân viên chuyên nghiệp, được đào tạo qua lớp khai hải
quan điện tử. Với đội ngũ nhân viên khai hải quan chuyên nghiệp, tận tình năng động,
Khang Thịnh sẽ là lựa chọn tốt nhất cho dịch vụ này.
- Vận tải đường bộ: Khang Thịnh cùng các đơn vị liên doanh liên kết với các
loại đầu kéo sơmirooc, xe tải các loại cung cấp dịch vụ vận tải đường bộ với các cung
đường đa dạng. Với đội ngũ lái xe dầy dặn kinh nghiệm, nghiêm túc trong công việc
Khang Thịnh sẽ đảm bảo đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng đồng thời đưa ra mức giá
cước cạnh tranh cho khách hàng.
- Kinh doanh và sản xuất sơn
- Kinh doanh và sản xuất vật liệu xây dựng
- Kinh doanh khoáng sản, hoá chất thông thường, hoá chất cơ bản
- Sửa chữa ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác
- Ủy thác xuất nhập khẩu
- Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải
- Dịch vụ lưu trú ngắn ngày
- Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động


- Cung cấp dịch vụ ăn uống theo hợp đồng không thường xuyên với khách hàng

(phục vụ tiệc, hội họp, đám cưới...);
- Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu, chủ sử dụng
hoặc đi thuê
- Quảng cáo
2.1.5. Cơ cấu tổ chức
GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM
ĐỐC

PHÒNG KD
-XUẤT NHẬP
KHẨU

PHÒNG
VẬN TẢI

PHÒNG HẢI
QUAN

PHÒNG
TC-KẾ
TOÁN

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Khang Thịnh
(Nguồn: Phòng TC-Kế toán công ty TNHH Khang Thịnh)
- Giám đốc: Ra quyết định và quản lý chung tất cả các hoạt động kinh doanh
cũng như chịu trách nhiệm về tiến độ hoàn thành mục tiêu đã đề ra của công ty.
- Phó giám đốc: Quản lý và điều phối mọi công việc liên quan đến khách hàng
và hoạt động của công ty theo chiến lược kinh doanh theo chỉ đạo trực tiếp từ giám

đốc điều hành.
- Phòng Kinh doanh - xuất nhập khẩu: Quản lý về công tác chuyên môn, nghiệp
vụ xuất nhập khẩu.
+ Bộ phận Sales: Tìm kiếm khách hàng, chào giá.
+ Bộ phận Document và Customer Service: tiếp nhận yêu cầu khách hàng; cung
cấp kế hoạch làm hàng với các bộ phận liên quan; cung cấp và xử lý các chứng từ, cấp
lệnh giao hàng với hàng nhập, lưu khoang lưu cước với hàng xuất và tư vấn cho khách
hàng và thường xuyên liên lạc trao đổi thông tin với khách hàng, hãng tàu, và các bên
liên quan khác.


- Phòng hải quan: Thực hiện hoạt động khai hải quan điện tử cho mặt hàng bên
công ty kinh doanh, khai thuê hải quan điện tử, tư vấn về chính sách hải quan cho
khách hàng.
- Phòng vận tải:
+ Bộ phận điều vận: lập kế hoạch sắp xếp điều xe, quản lý đội ngũ lái xe cũng
như theo dõi xe chạy trong quãng đường vận chuyển, lập và lưu trữ chứng từ vận tải
giao nhận hàng hóa.
+ Bộ phận chạy lệnh: Cầm chứng từ lên hãng tàu đổi lệnh, ra cảng làm đóng phí
nâng hạ, lấy phiếu eir và lên cơ quan hải quan.
+ Đội xe: Đội ngũ lái xe có kinh nghiệm, có đầy đủ bằng cấp làm việc theo sự
sắp xếp của bộ phận điều vận. Bên cạnh đó còn phải hiểu biết về việc đổi lệnh hay
chứng từ, thủ tục ra vào cảng.
- Phòng Tài chính - Kế toán: Nhiệm vụ của phòng kế toán là xuất hóa đơn thu,
chi, lưu giữ tài liệu về việc thanh toán, nhận tiền từ khách hàng, lập báo cáo tài chính,
tính toán giá cước, tính toán tiền lương cho nhân viên...
2.1.6. Nguồn nhân lực và nguồn vốn

• Nguồn vốn
Khang Thịnh là Công ty TNHH với vốn điều lệ là 8.000.000.000 đồng.

• Nguồn nhân lực
Bảng 2.1: Bảng phân bố nguồn nhân lực công ty theo phòng ban
Phòng
Số lượng( người)
Giám đốc
1
Phó giám đốc
2
Kinh doanh- xuất nhập khẩu
3
Hải quan
2
Vận tải
15
Tài chính- Kế toán
2
Tổng
25
(Nguồn: Phòng TC-Kế toán công ty TNHH Khang Thịnh)
Căn cứ trên bảng phân bố nguồn nhân lực của công ty TNHH theo phòng ban ta
có thể thấy quy mô công ty tương đối nhỏ với số lượng 25 nhân viên được phân bổ
trong 6 phòng. Trong đó phòng vận tải nhiều người nhất do số lượng lái xe nhiều.
Nhìn chung là số lượng các nhân viên tại mỗi phòng ban là như nhau.


2.1.7. Cơ sở vật chất hạ tầng
a. Văn phòng
Công ty có văn phòng với đầy đủ trang thiết bị như máy in, máy fax, máy phôt,
bàn làm việc và đầy đủ văn phòng phẩm tạo đầy đủ tiện nghi cho nhân viên hoàn

thành tốt công việc.
b. Phương tiện
Bảng 2.2: Số lượng trang thiết bị, phương tiện của công ty
Đơn vị: chiếc
Phương tiện của công ty
Số lượng
Đầu kéo sơmirooc
8
Xe tải nhỏ từ 1,5-3,5 tấn
2
Xe tải loại 1,5-16 tấn
2
Container
2
(Nguồn: Phòng TC-Kế toán công ty TNHH Khang Thịnh)
2.1.8. Kết quả hoạt động kinh doanh
Được thành lập 15 năm, công ty TNHH Khang Thịnh đã đạt được nhiều thành
tựu trong lĩnh vực xuất nhập khẩu nói chung và xuất khẩu khoáng sản nói riêng. Với
quy mô chỉ vài chục người, công ty TNHH Khang Thịnh đã từng bước xây dựng một
môi trường làm việc năng động, có cơ chế quản lý rõ ràng và hiệu quả. Để tìm hiểu rõ
hơn về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ta sẽ xét Báo cáo kết quả
hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty dưới đây:


Bảng 2.3: Bảng báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2013-2015
Đơn vị: đồng
CHỈ TIÊU

2013

2014

2015

Tổng
doanh thu
Chi phí

21.750.088.20
0
19.890.458.58
0
1.859.629.620

30.276.403.870

Tổng lợi
nhuận
trước thuế
Lợi nhuận
sau thuế
Thuế thu
nhập
doanh
nghiệp

37.598.903.670

2014 so
với 2013

39%

2015 so
với 2014
24%

28.174.863.480

35.278.094.600

41%

22%

2.101.540.386

2.320.809.070

13%

10%

1.450.511.104

1.639.201.501

1.810.231.075

13%

10%

409.118.516

462.338.885

510.577.995

(Nguồn: Phòng TC-Kế toán công ty TNHH Khang Thịnh)
Qua bảng số liệu ta thấy hầu hết các chỉ tiêu đều tăng qua mỗi năm. Tổng doanh
thu năm 2015 đạt mức cao nhất là 37.598.903.670 đồng. So với năm 2014 thì tổng
doanh thu năm 2015 tăng 24%, so với năm 2013 thì tăng 72%. Tuy nhiên mức tăng
này so với giai đoạn 2013-2014 là thấp hơn, cụ thể doanh thu năm 2014 tăng 39% so
với năm 2013.
Tuy nhiên khi xét đến chi phí thì lại thấy chi phí của công ty bỏ ra năm 2015
cũng là cao nhất là 35.278.094.600 đồng, cụ thể tăng 22% so với năm 2014, tuy nhiên
mức tăng này vẫn ít hơn giai đoạn 2013-2014 chi phí năm 2014 tăng 41% so với 2013.
Từ đó cho ta thấy mức tăng trưởng của lợi nhuận giai đoạn 2015-2014 thấp
hơn giai đoạn 2014-2013 vì doanh thu giai đoạn 2014-2015 tăng ít hơn giai đoạn
2013-2014 xấp xỉ 2 tỷ. Cho nên mặc dù chi phí 2015-2014 cũng thấp hơn giai đoạn
2013-2014 là 1 tỷ cũng không thể kéo được lợi nhuận lên mức tăng trưởng cao hơn
được.
Tốc độ tăng của doanh thu có thể do nhu cầu về loại hàng bột đá giảm, việc
phát triển mở rộng thị trường, đối tác chưa được chú trọng.


2.2. Quy trình xuất khẩu của công ty TNHH Khang Thịnh
2.2.1. Quy trình xuất khẩu chung của công ty TNHH Khang Thịnh
Công ty TNHH Khang Thịnh với 15 năm hoạt động đã tìm kiếm và kí được rất
nhiều hợp đồng mua bán hàng của các bên đối tác nước ngoài như những công ty bên

Bangladesh, Busan - Hàn Quốc, Nhật Bản, Campuchia.....
Bên cạnh đó công ty cũng đã hoàn thành tốt việc giao hàng cho bên đối tác
nước ngoài theo những điều khoản điều kiện trong hợp đồng. Mặc dù công ty cũng có
cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải cho những khách hàng bên ngoài nhưng khá là ít,
do đó trong bài chỉ đề cập đến quy trình xuất khẩu mặt hàng bột đá đóng container của
công ty.
Bột đá CaCO3 là sản phẩm phụ gia được sản xuất từ đá trắng ở vùng Yên Bái,
Nghệ An, Tuyên Quang do đó sản phẩm bột đá liên quan đến khoáng sản nên trong
quá trình xuất khẩu với thủ tục hải quan cần có một số yêu cầu về chứng từ cần phải
chú ý hơn.
Căn cứ vào nguồn Luật Minh Khuê (2013), ta có:
+ Theo quy định tại khoản 1 Điều 5 Thông tư số 41/2012/TT-BCT thì doanh
nghiệp khi làm thủ tục xuất khẩu khoáng sản phải xuất trình cho cơ quan hải quan
Phiếu phân tích mẫu để xác nhận sự phù hợp về tiêu chuẩn, chất lượng của lô hàng
xuất khẩu, do một phòng thử nghiệm đạt tiêu chuẩn VILAS cấp
Công ty xuất khẩu 2 loại bột bao gồm bột nhẹ và bột nặng. Do đó bột nặng
được làm từ đá vôi nên cần phải có giấy kết quả mẫu thử của Vilas cấp. Còn với loại
bột nhẹ thì không cần.


Dưới đây là quy trình xuất khẩu chung các loại hàng bột đá của công ty:
B1: Nhận yêu cầu từ người nhập khẩu

B2: Xác định phương thức thanh toán

(với phương thức thanh toán L/C)
B3: Báo bên doanh nghiệp sản xuất chuẩn bị hàng xuất khẩu (Đặt hàng)

B4: Thuê tàu (Booking)

B5: Đóng hàng và chuẩn bị bộ chứng từ

B6: Làm thủ tục hải quan

B7: Làm Bill of Lading

B8: Làm giấy chứng nhận xuất xứ

B9: Thanh toán tiền cước với bên hãng tàu

B10: Hoàn tất bộ chứng từ

B11: Kết toán với bên vận tải và bên sản xuất
Hình 2.2: Quy trình chung xuất khẩu hàng vận chuyển bằng container
tại công ty TNHH Khang Thịnh
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)


Bước 1: Nhận yêu cầu từ bên nhập khẩu
Nhận
đơn đặt
hàng

Báo giá
(Chào giá)

Nhận phản
hồi của
khách hàng
và kí hợp

đồng

Hình 2.3: Quy trình tiếp nhận yêu cầu từ bên nhập khẩu
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

 Nhận đơn hàng từ bên nhập khẩu
Với bước này khách hàng sẽ liên hệ với bộ phận sales thông qua email hoặc
fax và thường có 2 loại đối tượng
- Trường hợp 1: Với khách hàng truyền thống quen thuộc của công ty là những
khách hàng có thâm niên lâu đời mua hàng bột đá xuất khẩu của công ty Cổ Phần Hóa
Chất Minh Đức.
Khách hàng e-mail cho nhân viên nhận hợp đồng ở bộ phận Sales của công ty
về việc đặt mua 1 lô hàng bột đá yêu cầu báo giá. Thông thường với những khách
hàng này thường đặt 1 số loại hàng bột cố định với phương thức thanh toán và 1 số
yêu cầu chung về bao bì đóng gói... mà bên bộ phận chứng từ đã lưu lại form mẫu các
chứng từ cần phục vụ hoạt động xuất khẩu, nhân viên đã năm được khá đầy đủ về thói
quen mua và đặt hàng của công ty.
- Trường hợp 2: Với khách hàng xa lạ, biết đến công ty thông qua các bên bạn
hàng, đối tác sẽ liên hệ qua fax hoặc email của công ty cho bộ phận Sales để hỏi hàng
yêu cầu người bên công ty cung cấp thông tin mặt hàng họ yêu cầu. Thông thường thì
với những khách hàng này nhân viên nên trao đổi tỉ mỉ hỏi kỹ yêu cầu đưa thông tin
khách hàng cần và đưa ra những gợi ý tốt nhất cho khách hàng về cách đóng hàng hay
thanh toán chẳng hạn.
=> Thông tin cần thiết mà nhân viên Sales phải tiếp nhận bao gồm:


+ Loại hàng, số lượng hàng, loại container: Thông tin về loại hàng rất quan
trọng nó liên quan đến việc đóng hàng vào cont, tính thuế, thủ tục hải quan, giá cả ảnh
hưởng đến quyền lợi các bên.
+Thông tin người nhập khẩu: Bao gồm địa chỉ, fax, số tài khoản ngân hàng...

+ Cảng đi, cảng đến
+Điều kiện giao hàng: Xác định điều kiện giao hàng để công ty có thể tính giá
hàng hóa báo cho người nhập khẩu.
+Phương thức thanh toán: thanh toán theo TT (điện chuyển tiền) hay thanh
toán theo L/C (tín dụng chứng từ), tùy khách hàng mà việc thỏa thuận
Tùy từng loại hàng, loại khách hàng mà các thông tin cần khách hàng cung cấp
trên khác nhau để làm căn cứ báo giá và có thể lập hợp đồng

 Báo giá (Chào giá)
- Dựa vào những thông tin đã trao đổi với khách hàng nhân viên Sales sẽ mail
cho nhân viên phòng kế toán tính toán giá sau đó lập ''Proforma invoice'' chuyển về
nhân viên Sales để thông báo cho khách hàng.
Lập Proforma invoice cụ thể là:
Nhân viên phòng kế toán dựa trên những thông tin khách yêu cầu mà tính toán
giá cả lập proforma invoice để cung cấp thông tin giá cả về lô hàng mà người nhập
khẩu muốn đặt hàng. Hóa đơn tạm tính này không phải là hóa đơn chính thức, không
thể dùng để thanh toán được. Nhiều công ty xuất nhập khẩu coi hóa đơn tạm tính này
gần như 1 hợp đồng vì nó cũng khá đầy đủ thông tin.
- Trường hợp khác là khi công ty tìm được bên đối tác nước ngoài mới, có tiềm
năng, hay đơn hàng bên sản xuất có sẵn phù hợp với những đơn hàng cũ của khách
hàng truyền thống, công ty có thể gửi proforma invoice để chào giá.
- Hiện nay công ty thường cung cấp 3 loại giá theo điều khoản giao hàng: FOB,
CNF(CFR), CIF.

 Đàm phán ký hợp đồng
Sau khi bên nhập khẩu nhận được báo giá nếu bên mua chấp nhận phòng kinh
doanh - XNK sẽ lập hợp đồng mua bán (sales contract) ràng buộc quyền và nghĩa vụ
giữa các bên theo thỏa thuận.
Sales contract cần phải có:
- Ngày tháng ký hợp đồng, số hợp đồng

- Tên, địa chỉ, số điện thoại, fax các bên liên quan
- Nội dung: điều khoản hợp đồng như là hàng hóa, số lượng, giá, chất lượng,
bao bì, điều kiện vận chuyển, thanh toán...
- Xác nhận 2 bên.
Sau khi lập xong gửi qua fax đề nghị bên mua ký vào và gửi lại.
Bước 2: Xác nhận phương thức thanh toán
Với những đơn hàng xuất khẩu thì công ty hay sử dụng phương thức thanh toán
điện chuyển tiền (TT) hoặc thanh toán bằng thư tín dụng chứng từ (L/C)
Trường hợp 1:Thanh toán bằng điện chuyển tiền (TT)
Có 2 loại
- TT trả trước: trước khi mua người mua phải chuyển tiền trước thì mới nhận
được hàng.
- TT trả sau: chuyển tiền cho người bán sau khi nhận được hàng.
Đại đa số đơn hàng của công ty sử dụng thanh toán TT trả trước. Đối với khách
hàng truyền thống thì công ty yêu cầu chuyển trước 30% giá trị đơn hàng, 70% giá trị
đơn hàng sẽ thanh toán sau khi khách hàng nhận được hàng.
Trường hợp 2: Thanh toán bằng tín dụng chứng từ (L/C)
Sau khi kí hợp đồng và trước khi giao hàng, bên xuất khẩu phải điện thúc giục
bên nhập khẩu mở L/C vì nếu L/C mở chậm sẽ gây khó khăn cho người xuất khẩu
trong việc giao hàng.
Nhân viên phòng Sales sẽ đề nghị bên ngân hàng phát hành trước khi mở L/C
phải gửi L/C bản nháp cho công ty xem trước để nhân viên chứng từ có thể kiểm tra kĩ
lưỡng bằng cách đối chiếu với hợp đồng thương mại đã thỏa thuận và kí giữa các bên
xem các điều kiện trong L/C có hợp lý không. Bên cạnh đó 1 số điều kiện về chứng từ
trong L/C mà khách hàng yêu cầu quá đáng công ty không thực hiện được. Vì vậy L/C
có sai sót, không hợp lý thì phải yêu cầu người nhập khẩu báo ngân hàng phát hành tu
chỉnh L/C ngay rồi mới mở L/C thực sự.
Sau khi mở L/C ngân hàng phát hành sẽ gửi cho ngân hàng thông báo

''Notification of documentary credit'' (thông báo thư tín dụng) cùng với bộ L/C để
người xuất khẩu đến ngân hàng thông báo lấy hoặc sẽ trực tiếp mail, fax cho bên xuất
khẩu.
Bước 3 : Thông báo bên doanh nghiệp sản xuất chuẩn bị hàng xuất khẩu
Hàng hoá phải được phân loại, chọn lọc, đóng gói theo quy định hợp đồng.
Nguồn hàng xuất khẩu bao gồm:từ sản xuất để xuất khẩu, đặt hàng.