Một số vấn đề về mối quan hệ giữa văn phòng với các bộ phận trong công ty dệt 8 3

Mở đầu
Ngày nay, để cùng hoà nhập với sự phát triển của nền kinh tế thơng tin thì
hoạt động của văn phịng đã khơng cịn bó gọn trong một phạm vi hẹp với những
chức năng mang tính hành chính tạp vụ. Mà giê đây đã được nâng lên tầm cao
mới, với những nhiệm vụ chuyên sâu của mình như trợ giúp hoạch định các chính
sách phát triển cho Cơng ty, tổ chức, triển khai đôn đốc các hoạt động tuyển chọn
nhân viên, định hướng và kiểm soát các hoạt động trong Công ty. Mặc dù, ở Việt
Nam hiện nay, lĩnh vực Quản trị văn phòng chưa chuyên sâu thành chuyên mơn
hố mà mới chỉ tiếp cận với các cơng việc theo kinh nghiệm. Nhưng trước sự đốc
thúc của các tiến trình hội nhập, các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và các
doanh nghiệp Nhà nước nói riêng khơng thể khơng vận động theo nền kinh tế
thông tin. Bởi muốn tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp trước hết phải củng cố
và tạo dựng mối quan hệ thông tin thống nhất trong và ngồi đơn vị. Với nhận
thức đó em đã chọn vấn đề về quan hệ giữa văn phòng với các bộ phận trong
Công ty Dệt 8-3 làm đề tài nghiên cứu luận văn của mình. Đề tài vừa nhằm đề cao
hoạt động của văn phịng trong Cơng ty vừa mong muốn xây dựng được một văn
phịng có khả năng hoạch định, tổ chức quản lí và kiểm tra hỗ trợ cho Ban lãnh
đạo Công ty, các bộ phận đem lại hiệu quả kinh doanh cao.
Cịng nh nhiều Cơng ty khác, Cơng ty Dệt 8-3 ln mong muốn có được
kết quả kinh doanh cao nhất. Vì vậy, Cơng ty rất quan tâm chú trọng đến việc xây
dựng bộ máy các phòng ban và đội ngò nhân viên hoạt động sao cho có hiệu quả.


Mà việc phối hợp các bộ phận hoạt động cho có hiệu quả là một việc làm khơng
phải lúc nào cũng đạt được, bởi đơi khi các phịng ban, các bộ phận thực hiện
công việc chỉ dùa vào chức năng và nhiệm vụ được phân cơng để hồn thành cơng
việc của mình mà chưa quan tâm đến cơng việc của bộ phận khác. Do đó, em
muốn hệ thống các mối quan hệ hiện có giữa văn phịng với các bộ phận khác
trong Công ty để thấy được những ưu nhược điểm trong hệ thống, để từ đó có một
số biện pháp nhằm củng cố hoàn thiện các mối quan hệ nội bộ của Công ty chặt
chẽ hơn nữa, tạo sự phối hợp đồng bộ để cùng hồn thành cơng việc tốt nhất,

đồng thời góp phần nâng cao sự hiểu biết cả về lý luận và thực tiễn cho bản thân.
Do điều kiện thời gian thực tập nên đề tài: "Một số vấn đề về mối quan
hệ giữa văn phòng với các bộ phận trong Công ty Dệt 8-3" chỉ đề cập đến nội
dung chủ yếu là việc xây dựng mối quan hệ giữa phịng Tổ chức hành chính với
các bộ phận trong Công ty Dệt 8-3, cụ thể là:
- Mối quan hệ giữa phịng Tổ chức hành chính với lãnh đạo Cơng ty.
- Mối quan hệ giữa phịng Tổ chức hành chính với các phịng ban khác trong
Cơng ty.
- Mối quan hệ giữa phịng Tổ chức hành chính với các phân xưởng, xí nghiệp
trong Cơng ty.
- Mối quan hệ giữa phịng Tổ chức hành chính với một số bộ phận khác liên
quan.
Cơng ty Dệt 8-3 là một Cơng ty có quá trình hình thành và phát triển hơn
35 năm, những tư liệu sử dụng để phục vụ cho chuyên đề được thu thập trong
những năm gần đây. Đó là thời gian Công ty phát triển khá ổn định.


Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung của bản luận văn gồm những
phần sau:
Chương I: Cơ sở lý luận về mối quan hệ
I. Cơ sở lý luận chung về mối quan hệ.
II. Cơ sở thực tế và xu thế phát triển các mối quan hệ trong tương lai.
Chương II: Thực trạng hoạt động và mối quan hệ giữa văn phòng với các bộ
phận trong Công ty Dệt 8-3.
A. Thực trạng hoạt động của Công ty Dệt 8-3.
I. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty.
II. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty.
III. Kết quả hoạt động của Công ty.
B. Xác định mối quan hệ giữa văn phòng với các bộ phận trong Công ty.

I. Các mối quan hệ trong Công ty.
II. Quan hệ giữa văn phòng với các bộ phận trong Công ty.
Chương III. Mét số đề xuất nhằm tăng cường mối quan hệ giữa văn phòng với
các bộ phận trong Công ty.


NộI DUNG
CHƯƠNG I : CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ MỐI QUAN HỆ .
I./ CƠ SỞ LÍ LUẬN CHUNG VỀ MỐI QUAN HỆ.

Mối quan hệ giữa các phịng ban trong Cơng ty là một vấn đề nghiên cứu
khá phức tạp, bởi nó liên quan đến rất nhiều đối tượng trong các cơ quan đơn vị.
Các mối quan hệ này được xây dựng vừa mang tính bình đẳng, vừa có trên - dưói,
quan hệ theo chiều dọc - ngang, quan hệ theo các bộ phận, theo cấp quản trị, theo
phạm vi tác động, quan hệ theo quyền hạn của các đối tượng tham gia và theo tính
chất của cơng việc.

1./ Về mối quan hệ

Tuỳ theo từng đối tượng quan hệ với nhau trong các mơi trường khác nhau
mà có thể có các quan niệm khác nhau về mối quan hệ. Và đến nay, khái niệm
trong quan hệ được đề cập chỉ mang tính chất chung chung. Để phù hợp với vấn
đề cần nghiên cứu trong báo cáo này, khi đặt khái niệm quan hệ trong cuốn từ
điển Tiếng Việt được nêu: " Quan hệ là sự ràng buộc, là mối liên hệ qua lại giữa
hai bên chủ thể" vào trong lĩnh vực hoạt động văn phịng thì mối quan hệ được
hiểu là sự tác động qua lại giữa các bộ phận cấu thành trong một tổng thể trên cơ


sở chức năng và nhiệm vụ được giao để nhằm đạt mục tiêu chung. Mối liên hệ ở
đây thể hiện tính ràng buộc theo hai chiều của các đối tượng tham gia, bởi trong

quan hệ phải có Ýt nhất hai thành phần trở lên thì mới tạo thành mối quan hệ. Các
mối quan hệ này có thể vừa độc lập vừa cùng nhau hợp tác.
Trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta diễn ra rất nhiều mối quan hệ
khác nhau: trong gia đình có các mối quan hệ giữa các thành viên với nhau, ngồi
xã hội có quan hệ bạn bè, quan hệ giữa ta với đồng nghiệp hay quan hệ giữa cấp
trên với cấp dưới...Mối quan hệ trên sẽ đi theo các hướng khác nhau với mỗi một
đối tượng khác nhau, trong các mơi trường khác nhau. Do đó, việc lùa chọn và
xây dựng nên các mối quan hệ là rất phức tạp. Và đối với bất kỳ cơ quan, đơn vị
nào để tạo dựng được mối quan hệ cùng cấp tốt là một trong những vấn đề khó có
thể giải quyết được ngay. Nó phải trải qua một thời gian nhất định để hình thành
nên một sự "thấu hiểu", có thể là tình cảm giữa người với người, giữa đối tượng
này với đối tượng kia, giữa lãnh đạo với nhân viên cấp dưới, giữa phòng này với
phòng kia hay giữa đơn vị này với đơn vị khác. Sù phức tạp này sẽ tăng lên theo
từng mức độ trong các quan hệ giữa các đối tượng khác nhau. Vì vậy, việc xây
dựng mối quan hệ giữa văn phòng với các bộ phận trong một Công ty đem lại
hiệu quả cao, phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty là một yêu
cầu đặt ra đối với tất cả các thành viên trong Cơng ty, nó sẽ gắn chặt với lợi Ých
của chính bản thân người tham gia trong các quan hệ đó. Như tác giả Nguyễn Hữu
Thân khẳng định ở trang 78 giáo trình Quản trị hành chính văn phịng "Vấn đề tổ
chức đối với nhà quản trị hành chánh căn bản có hai mặt, đó là: Nhà quản trị phải
tổ chức, bố trí nhân viên sao cho công việc đạt hiệu quả. Nhà quản trị phải tổ chức
bé


phận chức năng hành chánh của mình để hỗ trợ và phối hợp với các chức năng
khác trong xí nghiệp". Nghĩa là, nhà quản trị phải tổ chức trong phạm vi chức
năng hành chính của mình đồng thời phải đặt chức năng hành chính trong mối
quan hệ tương quan với các chức năng khác của doanh nghiệp đó. Vấn đề tổ chức
và phối hợp này có tính chất sống cịn đối với sự thành cơng của hoạt động văn
phịng khoa học. Bởi cơng việc hành chính văn phịng là một chức năng dịch vụ

nhằm giúp cho các chức năng khác hồn thành cơng việc nên hành chính văn
phịng khơng thể tách rời các bộ phận khác.
Trước kia, văn phòng chỉ được hiểu là phịng Hành chính với nhiệm vụ chủ
yếu là phục vụ hậu cần, đánh máy, văn thư lưu trữ hay tiếp khách, pha trà, tạp
vơ .. đó là những cơng việc có thể thấy là rất đơn giản, đơn điệu nhưng xét trên
một bình diện thực tế chung thời kỳ đó với cơ chế tập trung quan liêu bao cấp, nó
đã khơng phát huy được tối đa sức sáng tạo của người lao động mà chỉ tạo nên sự
ỷ lại cho người lao động. Khơng phải chỉ có phịng Hành chính mà hầu nh tất cả
các phịng ban khác trong Cơng ty cũng nằm trong tình trạng tương tự. Với những
kế hoạch do Nhà nước, lãnh đạo Công ty giao xuống và nhiệm vụ của bộ phận
nào thì bộ phận đó phải hồn thành nó một cách thụ động. Cịn khi hồn thành
đúng kế hoạch hay hồn thành vượt kế hoạch thì đơn vị chưa được đánh giá đúng
mức. Vì thế, khơng những khơng khuyến khích được sức sáng tạo trong các
phòng ban, các cá nhân mà còn khơng tạo được bầu khơng khí thi đua trong tồn
Cơng ty. Tiếp đó, các phịng ban bố trí khơng hợp lí, chỗ thừa nhân sự, chỗ thì lại
thiếu nhân sự nên nguồn lực lao động trong mỗi bộ phận không phát huy được.


Hiện nay, cơng tác văn phịng đã được nhìn nhận lại một cách đúng đắn, nhất là
trong

nền kinh tế thị trường thì văn phịng được coi đây là một bộ phận góp phần nâng
cao hiệu quả hoạt động sản xuất, tăng sức cạnh tranh của Công ty trên thương
trường. Nhận thức được điều đó, Cơng ty Dệt 8-3 đã tổ chức lại cơ cấu các phịng
ban hợp lí hơn nh: giảm biên chế một số nhân viên có khả năng làm việc kém
xuống các phân xưởng. Hoặc cho thôi hay tiếp tục cho đi đào tạo thêm để nâng
cao chuyên môn nghiệp vụ trong các lĩnh vực như kĩ thuật quản lí, tài chính để
xây dựng một đội ngị nhân viên và phòng ban như hiện tại, để làm sao cho họ có
đủ điều kiện thực hiện các cơng việc được giao, tạo điều kiện cho các nhân viên
và công nhân phát huy sức sáng tạo, đưa ra những ý kiến, phương pháp làm tiết

kiệm chí phí, tăng năng suất lao động, tạo một cơ cấu mở trong việc quản lí.
Có lẽ chính do có một cơ cấu hợp lí, Công ty đã phát huy được mối quan hệ tốt
giữa các phòng ban trong đơn vị, giữa các cán bộ với nhân viên nhằm tạo nên
khơng khí thân mật, tạo cho người lao động có cảm giác được làm chủ thực sự để
họ thấy rõ trách nhiệm và quyền hạn ca mỡnh.

Có lẽ chính do có một cơ cấu

hợp lí, Công ty đà phát huy đợc mối quan hệ tốt giữa các phòng ban trong đơn
vị, giữa các cán bộ với nhân viên nhằm tạo nên không khí thân mật, tạo cho ngời
lao động có cảm giác đợc làm chủ thực sự để họ thấy rõ trách nhiệm và quyền
hạn cđa m×nh. Nh vậy, họ sẽ hăng say lao động phát huy sáng kiến góp phần đưa
Cơng ty ngày một đi lên.

2./ Đặc trưng - tính chất của các mối quan hệ


Đối với bất kỳ mối quan hệ nào thì cũng phải xuất phát từ hai thành phần
trở lên, đây là đặc trưng tiêu biểu nhất trong mối quan hệ và xuất phát từ hai chủ
thể này mà làm nảy sinh nhu cầu quan hệ qua lại tác động với nhau theo đúng
hướng cụ thể để cùng hướng về một mục tiêu, mục đích nào đó. Trong mỗi một
mối quan hệ, nó phụ thuộc rất nhiều vào các chủ thể trong quan hệ đó, nó sẽ dẫn

đến mối quan hệ đó là ngang bằng, trên hay dưới. Mối quan hệ đó diễn ra trong
thời gian ngắn hay dài đều phô thuộc vào mỗi đối tượng hay các thành phần có
trong mối quan hệ. Có thể các đối tượng đó bắt đầu xây dựng nên các mối quan
hệ cùng một lúc, nó có thể bắt đầu từ một đối tượng duy nhất tác động vào đối
tượng kia để hình thành nên mối quan hệ. Tuy nhiên, cho dù mối quan hệ đó được
xây dựng trên cơ sở nào thì cũng phải tuân theo những nguyên tắc nhất định.
Nhưng những nguyên tắc này khơng cố định mà nó tn theo quy luật vận động

chung của xã hội với những biểu hiện mang đặc trưng cơ bản sau:
- Việc xây dựng nên mối quan hệ phải xuất phát từ hai thành phần trở lên.
- Mối quan hệ được xây dựng trên cơ sở tác động qua lại với nhau giữa các
đối tượng tham gia quan hệ, vì nếu khơng có sự tác động qua lại thì mối quan hệ
đó sẽ khơng thể duy trì hoặc nếu có duy trì thì mối quan hệ này cũng không thể
tồn tại lâu được.
- Các mối quan hệ có xu hướng mở rộng và ngày càng đa dạng do các hoạt
động kinh tế- xã hội phát triển.
- Mối quan hệ này phải tác động qua lại trên cơ sở tuân theo những nguyên
tắc chung trong quan hệ ( chức năng- nhiệm vụ).


- Xây dựng mối quan hệ phải mang tính định hướng mà khơng mang tính
chung chung, hay nó phải được xây dựng trên cơ sở các mục tiêu đã định bởi có
như vậy mới phù hợp với u cầu cơng việc.
Hiện nay, phịng Tổ chức hành chính trong Cơng ty Dệt 8-3 gần như là đầu
mối trong mọi quan hệ giữa các phịng ban trong Cơng ty với Ban lãnh đạo. Bởi
chức năng của phòng là kết hợp với các phòng ban khác để tham mưu giúp việc
cho Ban lãnh đạo trong Công ty.

3./ Cơ sở xây dựng mối quan hệ trong Công ty.

Việc tạo dựng các mối quan hệ là dùa trên cơ sở các chức năng và nhiệm vụ
cụ thể. Biểu hiện rõ nét nhất là trong việc xây dựng mối quan hệ phối hợp giữa
các chủ thể để cùng thực hiện một mục tiêu chung. Bất cứ mối quan hệ nào khi đã
xây dựng nên thì đều có một mục đích, trên một cơ sở cụ thể. Chính từ mục đích
cơ sở đó mà mối quan hệ sẽ được hình thành, tồn tại và phát triển. Cịn việc vận
động theo chiều tăng tiến hay khơng thì tuỳ thuộc mức độ thiết lập mối quan hệ
của các chủ thể như sự phối hợp với nhau hay sự ràng buộc nhau như thế nào.
Đồng thời mức độ gia tăng sẽ được thể hiện bằng mức độ tiếp xúc thường xuyên

liên tục hay không của các chủ thể trong các quan hệ. Nhưng cho dù các mối quan
hệ xuất phát từ đâu, trong mơi trường nào thì nó cũng phải xuất phát trên cơ sở
những nguyên tắc liên kết ràng buộc, cụ thể là:
- Nguyên tắc bình đẳng.
- Nguyên tắc phối hợp.
- Nguyên tắc tuân thủ.
- Nguyên tắc tác động lẫn nhau.


Đối với cơng tác hành chính văn phịng thì các nguyên tắc này có những nét
đặc trưng riêng, bởi các hoạt động văn phịng là mang tính chun mơn khác so
với các lĩnh vực, nó tập trung chủ yếu đến hoạt động thông tin. Các nguyên tắc
này gồm:
+ Nguyên tắc xây dựng quan hệ trên cơ sở bình đẳng trong các quan hệ đối
với các đồng nghiệp cùng cấp.

+ Nguyên tắc xây dựng mối quan hệ dùa trên sự phối hợp các công việc
theo từng chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận trong Công ty để cùng thực
hiện một mục tiêu đặt ra trước đó.
+ Nguyên tắc xây dựng mối quan hệ dùa trên trách nhiệm và quyền hạn của
từng thành viên trong Công ty.
Tuy vậy, các nguyên tắc này chỉ mang tính "định hình" chứ chưa thể là
chuẩn xác bởi tất cả các mối quan hệ đều xuất phát từ sù giao tiếp trong xã hội
mà tạo nên, chính vì lẽ đó mà khi các mối quan hệ này thay đổi hay có sự xáo trộn
nào đó thì tự khắc các nguyên tắc này cũng sẽ thay đổi theo. Bên cạnh đó, các mối
quan hệ trong cơng tác quản trị hành chính văn phịng là rất đa dạng, nó bao gồm
rất nhiều các đối tượng khác nhau, từ Tổng giám đốc đến công nhân viên và nhiều
bộ phận khác trong Cơng ty... rất phong phó. Trong đó có:
+ Các mối quan hệ mang tính nội bộ trong Cơng ty, có liên quan đến các
cấp các bộ phận từ Tổng giám đốc - Phó tổng giám đốc đến các phịng ban Giám đốc các xí nghiệp, nhân viên- cơng nhân ở các xí nghiệp.

+ Các mối quan hệ với khách hàng, bao gồm khách hàng thường xuyên và
khách hàng tiềm năng.


+ Các mối quan hệ mang tính nghề nghiệp, liên quan đến các đồng nghiệp
tại đơn vị mình và với các đơn vị bạn khác.
Ứng với mỗi mối quan hệ thì các nguyên tắc này cũng được sử dụng một
cách linh động để có thể mang lại những kết quả nhất định trong việc xây dựng
nên các mối quan hệ này, chính các yếu tố trên đã tạo nên một không gian vật chất
và môi trường trong các mối quan hệ.

4./ Môi trường trong việc xây dựng các mối quan hệ.

Hầu hết tất cả các mối quan hệ đều xuất phát trong một mơi trường nào đó,
bởi mơi trường là yếu tố bao gồm nhiều điều kiện khách quan khác nhau, đan xen
nhau tác động vào các mối quan hệ. Thậm chí trong mơi trường đó các yếu tố tác
động có thể chuyển hố lẫn nhau như các yếu tố về hố học, vật lí, kinh tế - chính
trị - xã hội...Và người ta có thể nhận thức mơi trường ở các góc độ, quy mơ khác
nhau do vậy nội dung về môi trường rất phong phú đa dạng và phức tạp. Một khái
niệm về môi trường được khá nhiều nhà khoa học thống nhất là : Môi trường là
tổng hợp các điều kiện bên ngồi có ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến
các thực thể tồn tại trong đó.
Vì vậy, các yếu tố tác động đối với việc xây dựng các mối quan hệ chủ yếu
sau:
- Điều kiện về tự nhiên: bao gồm các yếu tố về địa lý, khí hậu, thuỷ văn
cấu thành các nguồn tài nguyên thiên nhiên của mỗi quốc gia, mỗi vùng, mỗi địa
phương. Chu trình vận động của các yếu tố này tuân theo các quy luật tự nhiên và


chịu tác động của các quy luật kinh tế - xã hội. chính điều kiện tù nhiên này tác

động đến các mối quan hệ của văn phòng.
- Điều kiện về chính trị pháp lí: bất kì các hoạt động nào của cơ quan, đơn
vị cũng phải gắn chặt với lợi Ýnh quốc gia và phải tuân theo pháp luật. Chính vì
thế mà trong việc hoạch định các chính sách phát triển Nhà nước ta luôn định
hướng cho các đơn vị về mục tiêu và giải pháp phát triển thông qua các công cụ
quản lý vĩ mô. Các công cụ mang tính pháp lí được Nhà nước bảo vệ và cũng
đồng thời là

căn cứ để văn phòng xây dựng nên nội quy, quy chế thống nhất mọi hoạt động
của đơn vị mình. Vì vậy, việc xác lập các mối quan hệ cũng phải dùa trên cơ sở
này theo nội quy, quy chế của đơn vị đã được xác lập.
- Điều kiện về kinh tế: kinh tế là cơ sở hàng đầu quyết định và duy trì sự
tồn tại của các tổ chức về phương diện cơ sở vật chất, tài chính ....Nếu tiềm lực
kinh tế mạnh sẽ khuyến khích các cơ quan, đơn vị tăng cường đầu tư về cơ sở hạ
tầng, các trang thiết bị phục vụ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh ... có thể
nói đây là yếu tố cơ bản ảnh hưởng đến hoạt động của cơng tác văn phịng, tác
động đáng kể đến việc xây dựng các mối quan hệ trong đơn vị.
- Điều kiên về xã hội: điều kiện này bao gồm các yếu tè nh trình độ dân
trí, tập qn, truyền thống, đạo đức, xã hội. Chính những điều này sẽ ảnh hưởng
khơng nhỏ tới việc xây dựng các mối quan hệ trong đơn vị. Cụ thể là ảnh hưởng
tới sự giao tiếp giữa các chủ thể nh: giữa nhân viên với người quản lí hay giữa các
nhân viên với nhau, vì trong các mối quan hệ ln mang đậm tính văn hố.Xây
dựng được một môi trường làm việc lành mạnh, khoa học sẽ tạo dựng được một


điều kiện không nhỏ là cho nhân viên cảm thấy hoà đồng, vui vẻ, giúp họ phối
hợp với nhau dễ dàng, chặt chẽ. Từ đó vừa đồng thời tạo động lực thúc đẩy các
hoạt động sản xuất vừa giúp giảm bớt sự mệt mỏi, căng thẳng trong các mối quan
hệ.

X©y dựng đợc một môi trờng làm việc lành mạnh, khoa học sẽ tạo dựng đ-

ợc một điều kiện không nhỏ là cho nhân viên cảm thấy hoà đồng, vui vẻ, giúp
họ phối hợp với nhau dễ dàng, chặt chẽ. Từ đó vừa đồng thời tạo động lực thúc
đẩy các hoạt ®éng s¶n xt võa gióp gi¶m bít sù mƯt mái, căng thẳng trong các
mối quan hệ.

II./ C S THC T VÀ XU THẾ PHÁT TRIỂN CÁC MỐI QUAN HỆ
TRONG TƯƠNG LAI.

1./ Cơ sở thực tế.
Trên thực tế hiện nay, công tác văn phòng đang hiện diện ở mọi nơi, mọi
lĩnh vực, trong tất cả các cơ quan, xí nghiệp. Từ phịng Hành chính, Tài chính kế
tốn... tất cả khối hành chính mà chúng ta gọi là khối văn phịng cơ quan từ cấp
quản trị cho đến nhân viên thì hầu như ai cũng phải làm cơng việc văn phịng. Từ
việc sắp xếp tài liệu, phân loại thơng tin, tính tốn và ghi chép lại mọi loại công
văn giấy tờ. Mỗi người, tuỳ theo chức năng nhiệm vụ của mình đều phải xử lí
cơng văn giấy tờ vì họ ln thường xuyên tiếp xúc với chúng khi giải quyết công
việc. Với sự có mặt ở hầu hết trong các lĩnh vực, liên quan đến nhiều bộ phận
khác nhau nên việc xây dựng mối quan hệ là không dễ. Ngay trong nội bộ Công


ty mối quan hệ đó đã là rất đa dạng, từ việc tiếp xúc với các cấp quản trị cao cấp
đến tiếp xúc với các phịng ban khác, các xí nghiệp thành viên.
Hiện tại, đối với nước ta thì việc xây dựng một văn phịng theo đúng nghĩa
của nó là rất khó, nó phụ thuộc vào yếu tố của đơn vị là lớn hay nhỏ. Từ đó sẽ tạo
cho phịng Hành chính quản trị khối lượng cơng việc nhiều hay Ýt, nên khi xây
dựng quy mô, phương thức hoạt động cho phịng hành chính quản trị ở những đơn
vị này cũng sẽ khác nhau. Ở những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, khối lượng
công văn giấy tờ tương đối Ýt thì hầu như các đơn vị này khơng thành lập phịng

Hành chính quản trị mà họ thường tuyển một đến hai người vừa phụ trách đánh
máy soạn thảo công văn giấy tờ vừa sử dụng máy vi tính-máy Fax, lưu trữ công
văn giấy tờ vừa tiếp khách và trực điện thoại. Ngay thủ trưởng đơn vị cũng là
người kiêm luôn chức vụ nhà quản trị hành chính. Cịn trong các cơ quan, doanh
nghiệp có quy mơ lớn, khối lượng cơng văn giấy tờ nhiều, doanh thu tương đối
lớn thì họ

sẽ thành lập phịng Hành chính quản trị (phịng Tổ chức hành chính) phù hợp với
từng mức độ của cơng việc mà phòng này sẽ đảm nhận dưới quyền điều hành của
Trưởng phịng. Nhưng với một Cơng ty có quy mơ lớn thì việc tạo dựng các mối
quan hệ trong một khuôn khổ, phạm vi rộng như vậy là tương đối khó, điều này
địi hỏi các nhà quản trị hành chính phải thiết lập được một cơ cấu tổ chức đồng
bộ và thống nhất giúp cho lãnh đạo và các bộ phận khác thực hiện công việc. Bởi
là những nhà quản trị hành chính, họ được tham dự mọi phiên họp của các cấp
lãnh đạo trong Công ty nên họ hiểu biết, nắm vững mọi chiến lược và hoạt động
của Công ty. Họ sẽ có điều kiện thuận lợi hơn để hỗ trợ lãnh đạo cùng các cấp


quản trị những công việc khi cần thiết. Điều này cho thấy, văn phịng có quan hệ
với hầu hết các bộ phận trong tồn Cơng ty là một tất yếu. Nên khơng ai có thể
phủ nhận vai trị của văn phịng trong việc đóng góp tích cực và có hiệu quả của
sự tồn tại và phát triển đối với mỗi Cơng ty.
Hiện tại, trong tồn bộ các hoạt động của các doanh nghiệp nước ta nói
chung thì việc tạo lập các mối quan hệ theo nhiều chiều, đa phương diện là hầu
nh khơng có, các mối quan hệ chỉ xoay quanh các mối quan hệ hai chiều là chính.
Trong đó, các mối quan hệ này chủ yếu tập trung vào các chức năng, nhiệm vụ
hoạt động của văn phòng với các bộ phận liên quan và xây dựng trên cơ sở vì mục
tiêu chung phải hồn thành của đơn vị hay chỉ chú trọng tới việc xây dựng và phát
triển trong nội bộ. Với những lÝ do này làm hạn chế sự giao lưu, tiếp xúc với thế
giới bên ngoài, cơ hội thu nhận, học hỏi các thành tựu mới trong các cơng tác giải

quyết cơng việc nói chung và trong cơng tác văn phịng nói riêng. Đặc biệt bước
sang thế kỷ 21, thế kỷ của khoa học công nghệ thơng tin thì sự phát triển

hiện đại trong cơng nghệ văn phịng đặt ra cho chóng ta là sẽ phải có giải pháp
như thế nào để đối phó kịp thời. Vì nếu khơng theo kịp với thế giới bên ngồi
chúng ta sẽ đẩy khoảng cách lạc hậu giữa nước ta với các nước phát triển ngày
càng xa.

2./ Xu thế phát triển của các mối quan hệ trong tương lại.

Ngay từ bây giê, chúng ta đã thấy được sự phát triển không ngừng của các
ngành công nghiệp và các hoạt động kinh tế nói chung. Khi đứng trước sự phát


triển của một thế giới đa cực, đa chiều đã tác động khơng nhỏ vào hoạt động văn
phịng, q trình phân loại và xử lí thơng tin càng trở nên khó khăn hơn địi hỏi
văn phịng phải hoạt động liên tục và năng động hơn. Do đó hoạt động của văn
phịng càng trở nên bận rộn với biết bao cơng việc từ việc tổ chức hoạch định
nhân sự tới việc quản trị nguồn thơng tin. Trong đó các cơng việc mang tính thu
thập và xử lí thơng tin được các doanh nghiệp đặt lên hàng đầu vì chính sự tồn tại
của họ. Tiếp đến, các mối quan hệ cũng phải được xây dựng chặt chẽ để bắt kịp
với guồng máy hoạt động đó. Và nó khơng đơn thuần là quan hệ giữa hai đối
tượng hay hai chủ thể với nhau mà giê đã phát triển theo nhiều hướng với nhiều
chủ thể, nhiều đối tượng cùng thực hiện giao tiếp trong cùng một nơi một thời
điểm. Có thể nói cơng nghệ máy móc hiện đại, thu thập thơng tin nhanh từ nhiều
phía đã giúp Ých rất nhiều tới mọi hoạt động và trong đó kể đến cơng tác văn
phịng nói riêng. Các
mối tiếp xúc đã ngày càng mở rộng ra bên ngoài và sang cả các nước đối tác.
Điều này càng địi hỏi các nhà quản trị ngồi việc phải giỏi chun mơn

nghiệp vụ thì họ phải có kỹ năng giao tiếp tốt, đó chính là các cơng cụ giúp Ých
cho họ hồn thành cơng việc và nhiệm vụ được giao. Việc tạo dựng được các mối
quan hệ mới là rất phức tạp nên muốn làm tốt được trước tiên việc cơ bản phải
làm là tạo dựng chính các mối quan hệ trong nội bộ Công ty rồi mới phát triển
rộng các mối quan hệ đó ra bên ngồi.
Phương thức quan hệ đa phương hướng như vậy ở nước ta chưa được phổ
biến. Do chưa đánh giá đúng tầm quan trọng của văn phòng trong việc đem lại
hiệu quả kinh tế cho Cơng ty nên cơng tác văn phịng của chúng ta mới chỉ phát


triển như hiện tại. Việc trang bị những thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác này
cũng chưa nhiều, nếu được trang bị hiện đại, đầy đủ thì việc xây dựng các mối
quan hệ theo phương thức mới này sẽ rất thuận lợi. Nếu chúng ta có sự đầu tư cho
lĩnh vực này trong tương lai thì chắc chắn chúng ta phát triển mạnh hơn rất nhiều,
có thể bắt kịp các nước trong khu vực và thế giới, bao gồm cả sự phát triển về
kinh tế.
Hy vọng chúng ta sẽ cùng nỗ lực và với sự trợ giúp của cơng nghệ cơng tác
văn phịng ngày càng phát triển.

CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG VÀ MỐI
QUAN HỆ GIỮA VĂN PHỊNG VỚI CÁC BỘ PHẬN
TRONG CƠNG TY DỆT 8-3
A. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠNG TY DỆT 8-3.
I./ Q TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CƠNG TY DỆT 8-3.


1./ Q trình xây dựng và trưởng thành của Cơng ty Dệt 8-3.

Công ty Dệt 8-3 là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng Công ty
Dệt May Việt nam, nằm ở phía Nam thành phố Hà nội, địa chỉ 460 đường Minh

Khai với diện tích tồn bộ là 24 ha.
Đầu năm 1959 Chính phủ ra quyết định cho xây dựng Nhà máy Liên Hiệp
Sợi- Dệt - Nhuộm ở Hà nội.
Từ năm 1960 - 1963, đây là thời gian Nhà máy vừa tiến hành xây dựng vừa
tiến hành lắp đặt máy móc, thiết bị sản xuất. Đến năm 1965, Nhà máy được cắt
băng khánh thành - Nhà máy Dệt 8-3 chính thức ra đời.
Đến năm 1985, cùng với sự chuyển đổi sản xuất kinh doanh theo cơ chế thị
trường Nhà máy đã lắp đặt thêm phân xưởng sợi, hai dây chuyền may và thành
lập phân xưởng may khép kín.
Năm 1991, theo Quyết định của Bộ Công nghiệp để phù hợp với tình hình
chung của tồn doanh nghiệp, Nhà máy Dệt 8-3 đổi tên thành Liên hiệp Dệt 8-3
và thay đổi về cơ cấu tổ chức chia thành hai khối là khối phịng ban (9 phịng
chứa

năng) và các khối xí nghiệp ( 6 xí nghiệp và 1 phân xưởng).
Năm 1994, để thích hợp hơn nữa với việc sản xuất kinh doanh theo cơ chế
thị trường, Bộ Công nghiệp đã quyết định đổi tên Liên hiệp Dệt 8-3 thành Công ty
Dệt 8-3 với cơ cấu về cơ bản vẫn giữ nguyên như cũ nhưng xí nghiệp May - Dịch
vụ được tách thành xí nghiệp May và xí nghiệp Dịch vụ.


Căn cứ vào Quyết định thành lập doanh nghiệp của Bộ Công nghiệp nhẹ
những hoạt động chủ yếu của Công ty bao gồm:
- Sản xuất và bán các sản phẩm sợi, vải các loại.
- Thực hiện các công việc khác liên quan tới việc sản xuất và phân phối sản
phẩm.
- Nhập khẩu các nguyên vật liệu thị trường trong nước và ngoài nước để
sản xuất sản phẩm.
- Trực tiếp hoặc gián tiếp xuất khẩu sản phẩm ra thị trường nước ngồi
hoặc cung cấp các sản phẩm như ngun liệu chính cho các cơ sở in nhuộm, cơ sở

may trong nước để sản xuất các sản phẩm xuất khẩu có giá trị.
- Trực tiếp hay gián tiếp tiêu thụ sản phẩm trên thị trường trong nước, cung
cấp sản phẩm như là nguyên liệu thay thế hàng nhập khẩu cho cơ sở nhuộm - may
để sản xuất các sản phẩm tiêu thụ nội địa có giá trị cao.
Cơng ty Dệt 8-3 từ khi thành lập cho đến nay, mặc dù đã trải qua rất nhiều
khó khăn nhưng Cơng ty Dệt 8-3 ln phấn đấu vượt qua và đã khẳng định vị thế
của mình trong nghành Dệt May Việt Nam.

2./ Chức năng và nhiệm vụ.
Công ty Dệt 8-3 là doanh nghiệp Nhà nước có chức năng sản xuất và cung
ứng cho thị trường các sản phẩm dệt, may, sợi, nhuộm, in hoa đảm bảo các yêu
cầu tiêu chuẩn do Nhà nước đặt ra và được người tiêu dùng chấp nhận.


Cơng ty Dệt 8-3 có nhiệm vụ chính:
- Đóng góp vào sự phát triển của ngành Dệt May và nền kinh tế quốc dân,
sự phát triển của Công ty Dệt 8-3 sẽ góp phần quan trọng thúc đẩy ngành Dệt May Việt Nam phát triển. Điều này thể hiện ở các hoạt động như chuyển giao
công nghệ mới xâm nhập vào các thị trường quốc tế, tạo thêm các cơ hội vệ tinh
cho Cơng ty.
- Bình ổn thị trường của các doanh nghiệp Nhà nước khi nền kinh tế vận
hành theo cơ chế thị trường. Để thực hiện nhiệm vụ này, Công ty Dệt 8-3 và các
đơn vị thuộc Tổng Công ty Dệt - May Việt Nam cũng thực hiện chính sách quản
lý thị trường của Nhà nước như: bình ổn giá quản lý chất lượng sản phẩm, chống
hàng giả, hàng nhái mẫu. Thực hiện hỗ trợ các doanh nghiệp địa phương về
nguyên liệu, tiêu thụ sản phẩm trong những lúc khó khăn.
- Tạo cơng ăn việc làm cho người lao động, góp phần ổn định xã hội. Do
quy mơ lớn của Công ty, đặc điểm của ngành Dệt May là cần nhiều lao động.
Những năm qua, Công ty đã tạo hàng ngàn chỗ làm cho người lao động, đặc biệt
là đối với sinh viên mới ra trường. Góp phần làm giảm tỷ lệ thất nghiệp, giảm các
tệ nạn xã hội do tình trạng thất nghiệp gây ra.

- Nhiệm vụ đóng góp cho ngân sách Nhà nước là nghĩa vơ chung của doanh

nghiệp trong nền kinh tế. Hiện nay Công ty Dệt 8-3 đã tiến hành hạch toán kinh
doanh độc lập, Nhà nước chỉ cấp lượng vốn nhỏ khoảng 20% phần cịn lại Cơng
ty phải tự huy động từ nguồn khác.


3./ Các mặt hàng sản xuất chính.
Các mặt hàng sản xuất chủ yếu của Công ty Dệt 8-3 bao gồm:
- Các loại sợi bông, sợi pha chải thường và chải kỹ.
- Vải may mặc : vải bông, phin, vải katê, vải chéo, vải pha từ méc đến nhuộm, kẻ
và in hoa khổ rộng 0.8 đến 1.6m.
- Hàng may mặc: với đầy đủ chủng loại như sơ mi, quần âu, jacket nam nữ, quần
áo bảo hộ lao động và quần áo trẻ em....
Ngồi ra, Cơng ty cịn sản xuất các sản phẩm theo đơn đặt hàng của các đối
tác trong và ngồi nước.
II./ TỔ CHỨC VÀ QUY MƠ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠNG TY DỆT 8-3.
1./ Cơ cấu tổ chức.
Do Cơng ty Dệt 8-3 là một Cơng ty lớn có khoảng 3200 cán bộ công nhân,
nên việc tổ chức và điều hành hoạt động của Cơng ty địi hỏi phải chặt chẽ như
vậy mới kết nối được các bộ phận lại với nhau. Chính vì thế để tạo lập được một
cơ cấu tổ chức hợp lí, năng động và hiệu quả trong cơng việc nên Cơng ty đã chọn
hình thức tổ chức là trực tuyến chức năng.

Ưu điểm: hình thức tổ chức này là nhằm duy trì quyền lực, trách nhiệm
cung cấp cho Tổng Giám đốc sự hỗ trợ của các bộ phận chức năng về các lĩnh vực
chuyên môn. Đồng thời, nó vừa kết hợp được các chuyên viên chức năng gắn với


người lãnh đạo trực tuyến ( Tổng Giám đốc) vừa khắc phục được sự tách rời giữa

Ban lãnh đạo và bộ phận chức năng tạo nên sự phối hợp nhịp nhàng.
Nhược điểm: với kiểu tổ chức này tuy phát huy được nhiều ưu điểm nhưng
trong một số trường hợp có thể gây ra mâu thuẫn do sự không nhất quán trong
việc tham mưu cho Tổng Giám đốc của các bộ phận.
Sơ đồ hệ thống tổ chức của Công ty Dệt 8-3.


2./ Chức năng của từng bộ phận.
* Về ban lãnh đạo của Công ty.


Công ty Dệt 8-3 kinh doanh ngày một phát triển, một phần bởi hoạt động
có hiệu quả của ban lãnh đạo và các phịng ban trong Cơng ty.
Tổng Giám đốc: là người chịu trách nhiệm chung trong việc điều hành của
Công ty đồng thời cũng là người trực tiếp phụ trách công tác tổ chức cán bộ và
điều hành tài chính, sản xuất, xuất nhập khẩu ... của Cơng ty. Người đứng đầu
Công ty hiện nay là Tổng giám đốc Phan Việt Hảo.
Ba phó Tổng Giám đốc có nhiệm vụ giúp việc cho Tổng Giám đốc trong
công tác điều hành và quản lý Cơng ty:
- Phó Tổng Giám đốc kĩ thuật: là người tham mưu giúp việc Tổng Giám
đốc, chịu trách nhiệm chung về mảng kĩ thuật của Công ty.
- Phó Tổng Giám đốc sản xuất: là người tham mưu giúp việc Tổng Giám
đốc, chịu trách nhiệm về mảng sản xuất và tiêu thụ sản phẩm.
- Phó Tổng giám đốc phụ trách chế độ lao động: là người tham mưu giúp
việc cho Tổng Giám đốc, chịu trách nhiệm về các chế độ lao động đối với toàn bộ
lao động trong Cơng ty.
Giúp việc cho Ban lãnh đạo Cơng ty có các phịng ban, tuỳ theo chun
mơn, nghiệp vụ được giao và các xí nghiệp, phân xưởng trực tiếp tham gia nhiệm
vụ sản xuất kinh doanh phục vô công tác sản xuất và đời sống của Công ty.
* Chức năng của các phòng ban.

* Phòng kỹ thuật: là một bộ phận chức năng hợp tham mưu, giúp việc cho
Tổng Giám đốc về tồn bộ lĩnh vực cơng tác kỹ thuật - chất lượng và bảo hộ lao

động. Các hoạt động khoa học kỹ thuật, đổi mới công nghệ trong hoạt động sản
xuất kinh doanh trong Công ty nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiến độ sản


xuất của Công ty và định mức kỹ thuật thiết kế các mặt hàng đáp ứng nhu cầu của
thị trường.
* Phịng xuất nhập khẩu: phơ trách xuất nhập khẩu sang các nước khác
các sản phẩm của Công ty. Đồng thời, chịu trách nhiệm nhập khẩu dây chuyền
công nghệ tiên tiến của các nước trên thế giới bao gồm các máy móc, thiết bị phụ
tùng, nguyên vật liệu phụ tùng phục vụ trực tiếp cho sản xuất cũng như các hoạt
động khác trong Cơng ty.
* Phịng kế hoạch tiêu thụ: với chức năng xây dựng triển khai sản xuất và
kế hoạch tiêu thụ sản phẩm góp phần hồn thành các kế hoạch của Cơng ty. Ngồi
việc lên kế hoạch tiêu thụ, phòng còn phải triển khai thực hiện các kế hoạch tiêu
thụ đề ra bằng việc tìm các đối tác, các khách hàng tiêu thụ sản phẩm thơng qua
tìm kiếm và quảng cáo sản phẩm của Công ty đồng thời kết hợp với các cửa hàng
giới thiệu sản phẩm để thực hiện tốt các kế hoạch đề ra.
* Phòng Bảo vệ quân sự: do yêu cầu thực tiễn của Công ty về quy mô
cũng như thời gian làm việc (24 / 24 giê ngày đêm) phịng có chức năng bảo đảm
trật tự an ninh, giám sát và báo cáo những trường hợp vi phạm nội quy của công
nhân viên trong Công ty cho lãnh đạo biết, bảo vệ tài sản và phòng chống cháy
nổ, bảo đảm việc thực hiện nghĩa vụ quân sự, xây dựng lực lượng tự vệ của Công
ty.
* Phịng kế tốn tài chính: có chức năng tham mưu cho lãnh đạo của Cơng
ty về cơng tác tài chính trong Cơng ty, đồng thời theo dõi tình hình hoạt động của
Cơng ty trong kỳ. Đến cuối kỳ hạch tốn và xác định kết quả hoạt đông của Công