Một số vấn đề về mối quan hệ giữa văn phòng với các bộ phận trong Công ty Dệt 8-3

Mở đầu
Ngày nay, để cùng hoà nhập với sự phát triển của nền kinh tế thông tin thì
hoạt động của văn phòng đà không còn bó gọn trong một phạm vi hẹp với những
chức năng mang tính hành chính tạp vụ. Mà giờ đây đà đợc nâng lên tầm cao mới,
với những nhiệm vụ chuyên sâu của mình nh trợ giúp hoạch định các chính sách
phát triển cho Công ty, tổ chức, triển khai đôn đốc các hoạt động tuyển chọn nhân
viên, định hớng và kiểm soát các hoạt động trong Công ty. Mặc dù, ở Việt Nam
hiện nay, lĩnh vực Quản trị văn phòng cha chuyên sâu thành chuyên môn hoá mà
mới chỉ tiếp cận với các công việc theo kinh nghiệm. Nhng trớc sự đốc thúc của các
tiến trình hội nhập, các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và các doanh nghiệp Nhà
nớc nói riêng không thể không vận động theo nền kinh tế thông tin. Bởi muốn tồn
tại và phát triển, các doanh nghiệp trớc hết phải củng cố và tạo dựng mối quan hệ
thông tin thống nhất trong và ngoài đơn vị. Với nhận thức đó em đà chọn vấn đề về
quan hệ giữa văn phòng với các bộ phận trong Công ty Dệt 8-3 làm đề tài nghiên
cứu luận văn của mình. Đề tài vừa nhằm đề cao hoạt động của văn phòng trong
Công ty vừa mong muốn xây dựng đợc một văn phòng có khả năng hoạch định, tổ
chức quản lí và kiểm tra hỗ trợ cho Ban lÃnh đạo Công ty, các bộ phận đem lại hiệu
quả kinh doanh cao.
Cũng nh nhiều Công ty khác, Công ty Dệt 8-3 luôn mong muốn có đợc kết
quả kinh doanh cao nhất. Vì vậy, Công ty rất quan tâm chú trọng đến việc xây dựng
bộ máy các phòng ban và đội ngũ nhân viên hoạt động sao cho cã hiƯu qu¶.

1


Mà việc phối hợp các bộ phận hoạt động cho có hiệu quả là một việc làm không
phải lúc nào cũng đạt đợc, bởi đôi khi các phòng ban, các bộ phận thực hiện công
việc chỉ dựa vào chức năng và nhiệm vụ đợc phân công để hoàn thành công việc của
mình mà cha quan tâm đến công việc của bộ phận khác. Do đó, em muốn hệ thống
các mối quan hệ hiện có giữa văn phòng với các bộ phận khác trong Công ty để thấy
đợc những u nhợc ®iĨm trong hƯ thèng, ®Ĩ tõ ®ã cã mét sè biện pháp nhằm củng cố

hoàn thiện các mối quan hệ nội bộ của Công ty chặt chẽ hơn nữa, tạo sự phối hợp
đồng bộ để cùng hoàn thành công việc tốt nhất, đồng thời góp phần nâng cao sự
hiểu biết cả về lý luận và thực tiễn cho bản thân.
Do điều kiện thời gian thực tập nên đề tài: "Một số vấn đề về mối quan hệ
giữa văn phòng với các bộ phận trong Công ty Dệt 8-3" chỉ đề cập đến nội dung
chủ yếu là việc xây dựng mối quan hệ giữa phòng Tổ chức hành chính với các bộ
phận trong Công ty Dệt 8-3, cụ thể là:
- Mối quan hệ giữa phòng Tổ chức hành chính với lÃnh đạo Công ty.
- Mối quan hệ giữa phòng Tổ chức hành chính với các phòng ban khác trong
Công ty.
- Mối quan hệ giữa phòng Tổ chức hành chính với các phân xởng, xí nghiệp
trong Công ty.
- Mối quan hệ giữa phòng Tổ chức hành chính với một số bộ phận khác liên
quan.
Công ty Dệt 8-3 là một Công ty có quá trình hình thành và phát triển hơn 35
năm, những t liệu sử dụng để phục vụ cho chuyên đề đợc thu thập trong những năm
gần đây. Đó là thời gian Công ty phát triển khá ổn định.

2


Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung của bản luận văn gồm những phần
sau:
Chơng I: C¬ së lý ln vỊ mèi quan hƯ
I. C¬ së lý ln chung vỊ mèi quan hƯ.
II. C¬ së thực tế và xu thế phát triển các mối quan hệ trong tơng lai.
Chơng II: Thực trạng hoạt động và mối quan hệ giữa văn phòng với các bộ phận
trong Công ty Dệt 8-3.
A. Thực trạng hoạt động của Công ty Dệt 8-3.

I. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty.
II. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty.
III. Kết quả hoạt động của Công ty.
B. Xác định mối quan hệ giữa văn phòng với các bộ phận trong Công ty.
I. Các mối quan hệ trong Công ty.
II. Quan hệ giữa văn phòng với các bộ phận trong Công ty.
Chơng III. Một số đề xuất nhằm tăng cờng mối quan hệ giữa văn phòng với các bộ
phận trong C«ng ty.

3


NộI DUNG
cHƯƠNG I : Cơ sở khoa học về mối quan hƯ .
I./ C¬ së lÝ ln chung vỊ mèi quan hệ.

Mối quan hệ giữa các phòng ban trong Công ty là một vấn đề nghiên cứu khá
phức tạp, bởi nó liên quan đến rất nhiều đối tợng trong các cơ quan đơn vị. Các mối
quan hệ này đợc xây dựng vừa mang tính bình đẳng, vừa có trên - dãi, quan hƯ theo
chiỊu däc - ngang, quan hƯ theo các bộ phận, theo cấp quản trị, theo phạm vi tác
động, quan hệ theo quyền hạn của các đối tợng tham gia và theo tính chất của công
việc.

1./ Về mối quan hệ

Tuỳ theo từng đối tợng quan hệ với nhau trong các môi trờng khác nhau mà
có thể có các quan niệm khác nhau về mối quan hệ. Và đến nay, khái niệm trong
quan hệ đợc đề cập chỉ mang tính chất chung chung. Để phù hợp với vấn đề cần
nghiên cứu trong báo cáo này, khi đặt khái niệm quan hệ trong cuốn từ điển Tiếng
Việt đợc nêu: " Quan hệ là sự ràng buộc, là mối liên hệ qua lại giữa hai bên chủ thể"

vào trong lĩnh vực hoạt động văn phòng thì mối quan hệ đợc hiểu là sự tác động qua
lại giữa các bộ phận cấu thành trong một tổng thể trên cơ

4


sở chức năng và nhiệm vụ đợc giao để nhằm đạt mục tiêu chung. Mối liên hệ ở đây
thể hiện tính ràng buộc theo hai chiều của các đối tợng tham gia, bëi trong quan hƯ
ph¶i cã Ýt nhÊt hai thành phần trở lên thì mới tạo thành mối quan hệ. Các mối quan
hệ này có thể vừa độc lập vừa cùng nhau hợp tác.
Trong cuộc sống hàng ngày của chóng ta diƠn ra rÊt nhiỊu mèi quan hƯ kh¸c
nhau: trong gia đình có các mối quan hệ giữa các thành viên với nhau, ngoài xà hội
có quan hệ bạn bè, quan hệ giữa ta với đồng nghiệp hay quan hệ giữa cấp trên với
cấp dới...Mối quan hệ trên sẽ đi theo các hớng khác nhau với mỗi một đối tợng khác
nhau, trong các môi trờng khác nhau. Do đó, việc lựa chọn và xây dựng nên các mối
quan hệ là rất phức tạp. Và đối với bất kỳ cơ quan, đơn vị nào để tạo dựng đợc mối
quan hệ cùng cấp tốt là một trong những vấn đề khó có thể giải quyết đợc ngay. Nó
phải trải qua một thời gian nhất định để hình thành nên một sự "thấu hiểu", có thể là
tình cảm giữa ngời với ngời, giữa đối tợng này với đối tợng kia, giữa lÃnh đạo với
nhân viên cấp dới, giữa phòng này với phòng kia hay giữa đơn vị này với đơn vị
khác. Sự phức tạp này sẽ tăng lên theo từng mức độ trong các quan hệ giữa các đối
tợng khác nhau. Vì vậy, việc xây dựng mối quan hệ giữa văn phòng với các bộ phận
trong một Công ty đem lại hiệu quả cao, phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh
của Công ty là một yêu cầu đặt ra đối với tất cả các thành viên trong Công ty, nó sẽ
gắn chặt với lợi ích của chính bản thân ngời tham gia trong các quan hệ đó. Nh tác
giả Nguyễn Hữu Thân khẳng định ở trang 78 giáo trình Quản trị hành chính văn
phòng "Vấn đề tổ chức đối với nhà quản trị hành chánh căn bản có hai mặt, đó là:
Nhà quản trị phải tổ chức, bố trí nhân viên sao cho công việc đạt hiệu quả. Nhà
quản trị ph¶i tỉ chøc bé

5


phận chức năng hành chánh của mình để hỗ trợ và phối hợp với các chức năng khác
trong xí nghiệp". Nghĩa là, nhà quản trị phải tổ chức trong phạm vi chức năng hành
chính của mình đồng thời phải đặt chức năng hành chính trong mối quan hệ tơng
quan với các chức năng khác của doanh nghiệp đó. Vấn đề tổ chức và phối hợp này
có tính chất sống còn đối với sự thành công của hoạt động văn phòng khoa học. Bởi
công việc hành chính văn phòng là một chức năng dịch vụ nhằm giúp cho các chức
năng khác hoàn thành công việc nên hành chính văn phòng không thể tách rời các
bộ phận khác.
Trớc kia, văn phòng chỉ đợc hiểu là phòng Hành chính với nhiệm vụ chủ yếu
là phục vụ hậu cần, đánh máy, văn th lu trữ hay tiếp khách, pha trà, tạp vụ .. đó là
những công việc có thể thấy là rất đơn giản, đơn điệu nhng xét trên một bình diện
thực tế chung thời kỳ đó với cơ chế tập trung quan liêu bao cấp, nó đà không phát
huy đợc tối đa sức sáng tạo của ngời lao động mà chỉ tạo nên sự ỷ lại cho ngời lao
động. Không phải chỉ có phòng Hành chính mà hầu nh tất cả các phòng ban khác
trong Công ty cũng nằm trong tình trạng tơng tự. Với những kế hoạch do Nhà nớc,
lÃnh đạo Công ty giao xng vµ nhiƯm vơ cđa bé phËn nµo thì bộ phận đó phải hoàn
thành nó một cách thụ động. Còn khi hoàn thành đúng kế hoạch hay hoàn thành vợt
kế hoạch thì đơn vị cha đợc đánh giá đúng mức. Vì thế, không những không khuyến
khích đợc sức sáng tạo trong các phòng ban, các cá nhân mà còn không tạo đợc bầu
không khí thi đua trong toàn Công ty. Tiếp đó, các phòng ban bố trí không hợp lí,
chỗ thừa nhân sự, chỗ thì lại thiếu nhân sự nên nguồn lực lao động trong mỗi bộ
phận không phát huy đợc. Hiện nay, công tác văn phòng đà đợc nhìn nhận lại một
cách đúng đắn, nhất là trong

6

nền kinh tế thị trờng thì văn phòng đợc coi đây là một bộ phận góp phần nâng cao
hiệu quả hoạt động sản xuất, tăng sức cạnh tranh của Công ty trên thơng trờng.
Nhận thức đợc điều đó, Công ty Dệt 8-3 đà tổ chức lại cơ cấu các phòng ban hợp lí
hơn nh: giảm biên chế một số nhân viên có khả năng làm việc kém xuống các phân
xởng. Hoặc cho thôi hay tiếp tục cho đi đào tạo thêm để nâng cao chuyên môn
nghiệp vụ trong các lĩnh vực nh kĩ thuật quản lí, tài chính để xây dựng một đội ngũ
nhân viên và phòng ban nh hiện tại, để làm sao cho họ có đủ điều kiện thực hiện các
công việc đợc giao, tạo điều kiện cho các nhân viên và công nhân phát huy sức sáng
tạo, đa ra những ý kiến, phơng pháp làm tiết kiệm chí phí, tăng năng suất lao động,
tạo một cơ cấu më trong viƯc qu¶n lÝ.
Cã lÏ chÝnh do cã mét cơ cấu hợp lí, Công ty đà phát huy đợc mối quan hệ tốt
giữa các phòng ban trong đơn vị, giữa các cán bộ với nhân viên nhằm tạo nên không
khí thân mật, tạo cho ngời lao động có cảm giác đợc làm chủ thực sự để họ thấy rõ
trách nhiệm và quyền hạn của mình. Nh vậy, họ sẽ hăng say lao động phát huy sáng
kiến góp phần đa Công ty ngày một đi lên.

2./ Đặc trng - tính chất của các mối quan hệ
Đối với bất kỳ mối quan hệ nào thì cũng phải xuất phát từ hai thành phần trở
lên, đây là đặc trng tiêu biểu nhất trong mối quan hệ và xuất phát từ hai chủ thể này
mà làm nảy sinh nhu cầu quan hệ qua lại tác động với nhau theo đúng hớng cụ thể
để cùng hớng về một mục tiêu, mục đích nào đó. Trong mỗi một mối quan hệ, nó
phụ thuộc rất nhiều vào các chủ thể trong quan hệ đó, nó sẽ dÉn

7


đến mối quan hệ đó là ngang bằng, trên hay dới. Mối quan hệ đó diễn ra trong thời
gian ngắn hay dài đều phụ thuộc vào mỗi đối tợng hay các thành phần có trong mối
quan hệ. Có thể các đối tợng đó bắt đầu xây dựng nên các mối quan hệ cùng một
lúc, nó có thể bắt đầu từ một đối tợng duy nhất tác động vào đối tợng kia để hình

thành nên mối quan hệ. Tuy nhiên, cho dù mối quan hệ đó đợc xây dựng trên cơ sở
nào thì cũng phải tuân theo những nguyên tắc nhất định. Nhng những nguyên tắc
này không cố định mà nó tuân theo quy luật vận động chung của xà hội với những
biểu hiện mang đặc trng cơ bản sau:
- Việc xây dựng nên mối quan hệ phải xuất phát từ hai thành phần trở lên.
- Mối quan hệ đợc xây dựng trên cơ sở tác động qua lại với nhau giữa các đối
tợng tham gia quan hệ, vì nếu không có sự tác động qua lại thì mối quan hệ đó sẽ
không thể duy trì hoặc nếu có duy trì thì mối quan hệ này cũng không thể tồn tại lâu
đợc.
- Các mối quan hệ có xu hớng mở rộng và ngày càng đa dạng do các hoạt
động kinh tế- xà hội phát triển.
- Mối quan hệ này phải tác động qua lại trên cơ sở tuân theo những nguyên
tắc chung trong quan hệ ( chức năng- nhiệm vụ).
- Xây dựng mối quan hệ phải mang tính định hớng mà không mang tính
chung chung, hay nó phải đợc xây dựng trên cơ sở các mục tiêu đà định bởi có nh
vậy mới phù hợp với yêu cầu công việc.
Hiện nay, phòng Tổ chức hành chính trong Công ty Dệt 8-3 gần nh là đầu
mối trong mọi quan hệ giữa các phòng ban trong Công ty với Ban lÃnh đạo. Bởi
chức năng của phòng là kết hợp với các phòng ban khác để tham mu giúp việc cho
Ban lÃnh đạo trong C«ng ty.

8


3./ Cơ sở xây dựng mối quan hệ trong Công ty.

Việc tạo dựng các mối quan hệ là dựa trên cơ sở các chức năng và nhiệm vụ
cụ thể. Biểu hiện rõ nét nhất là trong việc xây dựng mối quan hệ phối hợp giữa các
chủ thể để cùng thực hiƯn mét mơc tiªu chung. BÊt cø mèi quan hƯ nào khi đà xây
dựng nên thì đều có một mục đích, trên một cơ sở cụ thể. Chính từ mục đích cơ sở

đó mà mối quan hệ sẽ đợc hình thành, tồn tại và phát triển. Còn việc vận động theo
chiều tăng tiến hay không thì tuỳ thuộc mức độ thiÕt lËp mèi quan hƯ cđa c¸c chđ
thĨ nh sù phối hợp với nhau hay sự ràng buộc nhau nh thế nào. Đồng thời mức độ
gia tăng sẽ đợc thể hiện bằng mức độ tiếp xúc thờng xuyên liên tục hay không của
các chủ thể trong các quan hệ. Nhng cho dù các mối quan hệ xuất phát từ đâu, trong
môi trờng nào thì nó cũng phải xuất phát trên cơ sở những nguyên tắc liên kết ràng
buộc, cụ thể là:
- Nguyên tắc bình đẳng.
- Nguyên tắc phối hợp.
- Nguyên tắc tuân thủ.
- Nguyên tắc tác động lẫn nhau.
Đối với công tác hành chính văn phòng thì các nguyên tắc này có những nét
đặc trng riêng, bởi các hoạt động văn phòng là mang tính chuyên môn khác so với
các lĩnh vực, nó tập trung chủ yếu đến hoạt động thông tin. Các nguyên tắc này
gồm:
+ Nguyên tắc xây dựng quan hệ trên cơ sở bình đẳng trong các quan hệ đối
với các đồng nghiệp cùng cấp.

9


+ Nguyên tắc xây dựng mối quan hệ dựa trên sự phối hợp các công việc theo
từng chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận trong Công ty để cùng thực hiện một
mục tiêu đặt ra trớc đó.
+ Nguyên tắc xây dựng mối quan hệ dựa trên trách nhiệm và quyền hạn của
từng thành viên trong Công ty.
Tuy vậy, các nguyên tắc này chỉ mang tính "định hình" chứ cha thể là chuẩn
xác bởi tất cả các mối quan hệ đều xuất phát từ sự giao tiếp trong xà hội mà tạo
nên, chính vì lẽ đó mà khi các mối quan hệ này thay đổi hay có sự xáo trộn nào đó
thì tự khắc các nguyên tắc này cũng sẽ thay đổi theo. Bên cạnh đó, các mối quan hệ

trong công tác quản trị hành chính văn phòng là rất đa dạng, nó bao gồm rất nhiều
các đối tợng khác nhau, từ Tổng giám đốc đến công nhân viên và nhiều bộ phận
khác trong Công ty... rất phong phú. Trong đó có:
+ Các mối quan hệ mang tính nội bộ trong Công ty, có liên quan đến các cấp
các bộ phận từ Tổng giám đốc - Phó tổng giám đốc đến các phòng ban - Giám đốc
các xí nghiệp, nhân viên- công nhân ở các xí nghiệp.
+ Các mối quan hệ với khách hàng, bao gồm khách hàng thờng xuyên và
khách hàng tiềm năng.
+ Các mối quan hệ mang tính nghề nghiệp, liên quan đến các đồng nghiệp tại
đơn vị mình và với các đơn vị bạn khác.
ứng với mỗi mối quan hệ thì các nguyên tắc này cũng đợc sử dụng một cách
linh động để có thể mang lại những kết quả nhất định trong việc xây dựng nên các
mối quan hệ này, chính các yếu tố trên đà tạo nên một không gian vật chất và môi
trờng trong c¸c mèi quan hƯ.

10


4./ Môi trờng trong việc xây dựng các mối quan hệ.

Hầu hết tất cả các mối quan hệ đều xuất phát trong một môi trờng nào đó, bởi
môi trờng là yếu tố bao gồm nhiều điều kiện khách quan khác nhau, đan xen nhau
tác động vào các mối quan hệ. Thậm chí trong môi trờng đó các yếu tố tác ®éng cã
thĨ chun ho¸ lÉn nhau nh c¸c u tè về hoá học, vật lí, kinh tế - chính trị - xÃ
hội...Và ngời ta có thể nhận thức môi trờng ở các góc độ, quy mô khác nhau do vậy
nội dung về môi trờng rất phong phú đa dạng và phức tạp. Một khái niệm về môi trờng đợc khá nhiều nhà khoa học thống nhất là : Môi trờng là tổng hợp các điều
kiện bên ngoài có ảnh hởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến các thực thể tồn tại
trong đó.
Vì vậy, các yếu tố tác động đối với việc xây dựng các mối quan hệ chủ yếu
sau:

- Điều kiện về tự nhiên: bao gồm các yếu tố về địa lý, khí hậu, thuỷ văn cấu
thành các nguồn tài nguyên thiên nhiên của mỗi quốc gia, mỗi vùng, mỗi địa phơng.
Chu trình vận động của các yếu tố này tuân theo các quy luật tự nhiên và chịu tác
động cđa c¸c quy lt kinh tÕ - x· héi. chÝnh điều kiện tự nhiên này tác động đến
các mối quan hệ của văn phòng.
- Điều kiện về chính trị pháp lí: bất kì các hoạt động nào của cơ quan, đơn vị
cũng phải gắn chặt với lợi ính quốc gia và phải tuân theo pháp luật. Chính vì thế mà
trong việc hoạch định các chính sách phát triển Nhà nớc ta luôn định hớng cho các
đơn vị về mục tiêu và giải pháp phát triển thông qua các công cụ quản lý vĩ mô.
Các công cụ mang tính pháp lí đợc Nhà nớc bảo vệ và cũng đồng thời là

11


căn cứ để văn phòng xây dựng nên nội quy, quy chế thống nhất mọi hoạt động của
đơn vị mình. Vì vậy, việc xác lập các mối quan hệ cũng phải dựa trên cơ sở này theo
nội quy, quy chế của đơn vị đà đợc xác lập.
- Điều kiện về kinh tế: kinh tế là cơ sở hàng đầu quyết định và duy trì sự tồn
tại của các tổ chức về phơng diện cơ sở vật chất, tài chính ....Nếu tiềm lực kinh tế
mạnh sẽ khuyến khích các cơ quan, đơn vị tăng cờng đầu t về cơ sở hạ tầng, các
trang thiết bị phục vụ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh ... có thể nói đây là
yếu tố cơ bản ảnh hởng đến hoạt động của công tác văn phòng, tác động đáng kể
đến việc xây dựng các mối quan hệ trong đơn vị.
- Điều kiên về xà hội: điều kiện này bao gồm các yếu tố nh trình độ dân trí,
tập quán, truyền thống, đạo đức, xà hội. Chính những điều này sẽ ảnh hởng không
nhỏ tới việc xây dựng các mối quan hệ trong đơn vị. Cụ thể là ảnh hởng tới sự giao
tiếp giữa các chủ thể nh: giữa nhân viên với ngời quản lí hay giữa các nhân viên với
nhau, vì trong các mối quan hệ luôn mang đậm tính văn hoá.

Xây dựng đợc một

môi trờng làm việc lành mạnh, khoa học sẽ tạo dựng đợc một điều kiện không nhỏ
là cho nhân viên cảm thấy hoà đồng, vui vẻ, giúp họ phối hợp với nhau dễ dàng,
chặt chẽ. Từ đó vừa đồng thời tạo động lực thúc đẩy các hoạt động sản xuất vừa
giúp giảm bớt sự mệt mỏi, căng thẳng trong các mối quan hệ.

II./ Cơ sở thực tế và xu thế phát triển các mối quan hệ
trong tơng lai.

12


1./ Cơ sở thực tế.
Trên thực tế hiện nay, công tác văn phòng đang hiện diện ở mọi nơi, mọi lĩnh
vực, trong tất cả các cơ quan, xí nghiệp. Từ phòng Hành chính, Tài chính kế toán...
tất cả khối hành chính mà chúng ta gọi là khối văn phòng cơ quan từ cấp quản trị
cho đến nhân viên thì hầu nh ai cũng phải làm công việc văn phòng. Từ việc sắp xếp
tài liệu, phân loại thông tin, tính toán và ghi chép lại mọi loại công văn giấy tờ. Mỗi
ngời, tuỳ theo chức năng nhiệm vụ của mình đều phải xử lí công văn giấy tờ vì họ
luôn thờng xuyên tiếp xúc với chúng khi giải quyết công việc. Với sự có mặt ở hầu
hết trong các lĩnh vực, liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau nên việc xây dựng
mối quan hệ là không dễ. Ngay trong nội bộ Công ty mối quan hệ đó đà là rất đa
dạng, từ việc tiếp xúc với các cấp quản trị cao cấp đến tiếp xúc với các phòng ban
khác, các xí nghiệp thành viên.
Hiện tại, đối với nớc ta thì việc xây dựng một văn phòng theo đúng nghĩa của
nó lµ rÊt khã, nã phơ thc vµo u tè cđa đơn vị là lớn hay nhỏ. Từ đó sẽ tạo cho
phòng Hành chính quản trị khối lợng công việc nhiều hay ít, nên khi xây dựng quy
mô, phơng thức hoạt động cho phòng hành chính quản trị ở những đơn vị này cũng
sẽ khác nhau. ở những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, khối lợng công văn giấy tờ tơng đối ít thì hầu nh các đơn vị này không thành lập phòng Hành chính quản trị mà
họ thờng tuyển một đến hai ngời vừa phụ trách đánh máy soạn thảo công văn giấy

tờ vừa sử dụng máy vi tính-máy Fax, lu trữ công văn giấy tờ vừa tiếp khách và trực
điện thoại. Ngay thủ trởng đơn vị cũng là ngời kiêm luôn chức vụ nhà quản trị hành
chính. Còn trong các cơ quan, doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lợng công văn
giấy tờ nhiều, doanh thu tơng đối lín th× hä

13


sẽ thành lập phòng Hành chính quản trị (phòng Tổ chức hành chính) phù hợp với
từng mức độ của công việc mà phòng này sẽ đảm nhận dới quyền điều hành của Trởng phòng. Nhng với một Công ty có quy mô lớn thì việc tạo dựng các mối quan hệ
trong một khuôn khổ, phạm vi rộng nh vậy là tơng đối khó, điều này đòi hỏi các nhà
quản trị hành chính phải thiết lập đợc một cơ cấu tổ chức đồng bộ và thống nhất
giúp cho lÃnh đạo và các bộ phận khác thực hiện công việc. Bởi là những nhà quản
trị hành chính, họ đợc tham dự mọi phiên họp của các cấp lÃnh đạo trong Công ty
nên họ hiểu biết, nắm vững mọi chiến lợc và hoạt động của Công ty. Họ sẽ có điều
kiện thuận lợi hơn để hỗ trợ lÃnh đạo cùng các cấp quản trị những công việc khi cần
thiết. Điều này cho thấy, văn phòng có quan hệ với hầu hết các bộ phận trong toàn
Công ty là một tất yếu. Nên không ai có thể phủ nhận vai trò của văn phòng trong
việc đóng góp tích cực và có hiệu quả của sự tồn tại và phát triển đối với mỗi Công
ty.
Hiện tại, trong toàn bộ các hoạt động của các doanh nghiệp nớc ta nói chung
thì việc tạo lập các mối quan hệ theo nhiều chiều, đa phơng diện là hầu nh không
có, các mối quan hệ chỉ xoay quanh các mối quan hệ hai chiều là chính. Trong đó,
các mối quan hệ này chủ yếu tập trung vào các chức năng, nhiệm vụ hoạt động của
văn phòng với các bộ phận liên quan và xây dựng trên cơ sở vì mục tiêu chung phải
hoàn thành của đơn vị hay chỉ chú trọng tới việc xây dựng và phát triển trong nội
bộ. Với những lí do này làm hạn chế sự giao lu, tiếp xúc với thế giới bên ngoài, cơ
hội thu nhận, học hỏi các thành tựu mới trong các công tác giải quyết công việc nói
chung và trong công tác văn phòng nói riêng. Đặc biệt bớc sang thế kû 21, thÕ kû
cđa khoa häc c«ng nghƯ th«ng tin thì sự phát triển

14


hiện đại trong công nghệ văn phòng đặt ra cho chúng ta là sẽ phải có giải pháp nh
thế nào để đối phó kịp thời. Vì nếu không theo kịp với thế giới bên ngoài chúng ta
sẽ đẩy khoảng cách lạc hậu giữa nớc ta với các nớc phát triển ngày càng xa.

2./ Xu thế phát triển của các mối quan hệ trong tơng lại.

Ngay từ bây giờ, chúng ta đà thấy đợc sự phát triển không ngừng của các
ngành công nghiệp và các hoạt động kinh tế nói chung. Khi đứng trớc sự phát triển
của một thế giới đa cực, đa chiều đà tác động không nhỏ vào hoạt động văn phòng,
quá trình phân loại và xử lí thông tin càng trở nên khó khăn hơn đòi hỏi văn phòng
phải hoạt động liên tục và năng động hơn. Do đó hoạt động của văn phòng càng trở
nên bận rộn với biết bao công việc từ việc tổ chức hoạch định nhân sự tới việc quản
trị nguồn thông tin. Trong đó các công việc mang tính thu thập và xử lí thông tin đợc các doanh nghiệp đặt lên hàng đầu vì chính sự tồn tại của họ. Tiếp đến, các mối
quan hệ cũng phải đợc xây dựng chặt chẽ để bắt kịp với guồng máy hoạt động đó.
Và nó không đơn thuần là quan hệ giữa hai đối tợng hay hai chủ thể với nhau mà
giờ đà phát triển theo nhiều hớng với nhiều chủ thể, nhiều đối tợng cïng thùc hiƯn
giao tiÕp trong cïng mét n¬i mét thêi điểm. Có thể nói công nghệ máy móc hiện
đại, thu thập thông tin nhanh từ nhiều phía đà giúp ích rất nhiều tới mọi hoạt động
và trong đó kể đến công tác văn phòng nói riêng. Các
mối tiếp xúc đà ngày càng mở rộng ra bên ngoài và sang cả các nớc đối tác.
Điều này càng đòi hỏi các nhà quản trị ngoài việc phải giỏi chuyên môn

15


nghiệp vụ thì họ phải có kỹ năng giao tiếp tốt, đó chính là các công cụ giúp ích cho

họ hoàn thành công việc và nhiệm vụ đợc giao. Việc tạo dựng đợc các mối quan hệ
mới là rất phức tạp nên muốn làm tốt đợc trớc tiên việc cơ bản phải làm là tạo dựng
chính các mối quan hệ trong nội bộ Công ty rồi mới phát triển rộng các mối quan hệ
đó ra bên ngoài.
Phơng thức quan hệ đa phơng hớng nh vậy ở nớc ta cha đợc phổ biến. Do cha
đánh giá đúng tầm quan trọng của văn phòng trong việc đem lại hiệu quả kinh tế
cho Công ty nên công tác văn phòng của chúng ta mới chỉ phát triển nh hiện tại.
Việc trang bị những thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác này cũng cha nhiều, nếu
đợc trang bị hiện đại, đầy đủ thì việc xây dựng các mối quan hệ theo phơng thức
mới này sẽ rất thuận lợi. Nếu chúng ta có sự đầu t cho lĩnh vực này trong tơng lai thì
chắc chắn chúng ta phát triển mạnh hơn rất nhiều, có thể bắt kịp các nớc trong khu
vực và thế giới, bao gồm cả sự phát triển về kinh tế.
Hy vọng chúng ta sẽ cùng nỗ lực và với sự trợ giúp của công nghệ công tác
văn phòng ngày càng ph¸t triĨn.

16


Chơng II : tHực trạng hoạt động và mối quan
hệ giữa văn phòng với các bộ phận trong
Công ty dệt 8-3
a. Thực trạng hoạt động của công ty dệt 8-3.
I./ Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Dệt 8-3.
1./ Quá trình xây dựng và trởng thành của Công ty Dệt 8-3.

Công ty Dệt 8-3 là một doanh nghiệp Nhà nớc trực thuộc Tổng Công ty Dệt
May Việt nam, nằm ở phía Nam thành phố Hà nội, địa chỉ 460 đờng Minh Khai với
diện tích toàn bộ là 24 ha.
Đầu năm 1959 Chính phủ ra quyết định cho xây dựng Nhà máy Liên Hiệp
Sợi- Dệt - Nhuộm ở Hà nội.

Từ năm 1960 - 1963, đây là thời gian Nhà máy vừa tiến hành xây dựng vừa
tiến hành lắp đặt máy móc, thiết bị sản xuất. Đến năm 1965, Nhà máy đợc cắt băng
khánh thành - Nhà máy Dệt 8-3 chính thức ra đời.
Đến năm 1985, cùng với sự chuyển đổi sản xuất kinh doanh theo cơ chế thị
trờng Nhà máy đà lắp đặt thêm phân xởng sợi, hai dây chuyền may và thành lập
phân xởng may khép kín.
Năm 1991, theo Quyết định của Bộ Công nghiệp để phù hợp với tình hình
chung của toàn doanh nghiệp, Nhà máy Dệt 8-3 đổi tên thành Liên hiệp Dệt 8-3 và
thay đổi về cơ cấu tổ chức chia thành hai khối là khối phòng ban (9 phòng chứa

17


năng) và các khối xí nghiệp ( 6 xí nghiệp và 1 phân xởng).
Năm 1994, để thích hợp hơn nữa với việc sản xuất kinh doanh theo cơ chế thị
trờng, Bộ Công nghiệp đà quyết định đổi tên Liên hiệp Dệt 8-3 thành Công ty Dệt 83 với cơ cấu về cơ bản vẫn giữ nguyên nh cũ nhng xí nghiệp May - Dịch vụ đợc tách
thành xí nghiệp May và xí nghiệp Dịch vụ.
Căn cứ vào Quyết định thành lập doanh nghiệp của Bộ Công nghiệp nhẹ
những hoạt động chủ yếu của Công ty bao gồm:
- Sản xuất và bán các sản phẩm sợi, vải các loại.
- Thực hiện các công việc khác liên quan tới việc sản xuất và phân phối sản
phẩm.
- Nhập khẩu các nguyên vật liệu thị trờng trong nớc và ngoài nớc để sản xuất
sản phẩm.
- Trực tiếp hoặc gián tiếp xuất khẩu sản phẩm ra thị trờng nớc ngoài hoặc
cung cấp các sản phẩm nh nguyên liệu chính cho các cơ sở in nhuộm, cơ sở may
trong nớc để sản xuất các sản phẩm xuất khẩu có giá trị.
- Trực tiếp hay gián tiếp tiêu thụ sản phẩm trên thị trờng trong nớc, cung cấp
sản phẩm nh là nguyên liệu thay thế hàng nhập khẩu cho cơ sở nhuộm - may để sản
xuất các sản phẩm tiêu thụ nội địa có giá trị cao.

Công ty Dệt 8-3 từ khi thành lập cho đến nay, mặc dù đà trải qua rất nhiều
khó khăn nhng Công ty Dệt 8-3 luôn phấn đấu vợt qua và đà khẳng định vị thế của
mình trong nghành Dệt May Việt Nam.

18


2./ Chức năng và nhiệm vụ.
Công ty Dệt 8-3 là doanh nghiệp Nhà nớc có chức năng sản xuất và cung ứng
cho thị trờng các sản phẩm dệt, may, sợi, nhuộm, in hoa đảm bảo các yêu cầu tiêu
chuẩn do Nhà nớc đặt ra và đợc ngời tiêu dùng chấp nhận.
Công ty Dệt 8-3 có nhiệm vụ chính:
- Đóng góp vào sự phát triển của ngành Dệt May và nền kinh tế quốc dân, sự
phát triển của Công ty Dệt 8-3 sẽ góp phần quan trọng thúc đẩy ngành Dệt - May
Việt Nam phát triển. Điều này thể hiện ở các hoạt động nh chuyển giao công nghệ
mới xâm nhập vào các thị trờng quốc tế, tạo thêm các cơ hội vệ tinh cho Công ty.
- Bình ổn thị trờng của các doanh nghiệp Nhà nớc khi nền kinh tế vận hành
theo cơ chế thị trờng. Để thực hiện nhiệm vụ này, Công ty Dệt 8-3 và các đơn vị
thuộc Tỉng C«ng ty DƯt - May ViƯt Nam cịng thùc hiện chính sách quản lý thị trờng của Nhà nớc nh: bình ổn giá quản lý chất lợng sản phẩm, chống hàng giả, hàng
nhái mẫu. Thực hiện hỗ trợ các doanh nghiệp địa phơng về nguyên liệu, tiêu thụ sản
phẩm trong những lúc khó khăn.
- Tạo công ăn việc làm cho ngời lao động, góp phần ổn định xà hội. Do quy
mô lớn của Công ty, đặc điểm của ngành Dệt May là cần nhiều lao động. Những
năm qua, Công ty đà tạo hàng ngàn chỗ làm cho ngời lao động, đặc biệt là đối với
sinh viên mới ra trờng. Góp phần làm giảm tỷ lệ thất nghiệp, giảm các tệ nạn xà hội
do tình trạng thất nghiệp gây ra.
- Nhiệm vụ đóng góp cho ngân sách Nhà nớc là nghÜa vơ chung cđa doanh

19

nghiƯp trong nỊn kinh tÕ. HiƯn nay C«ng ty DƯt 8-3 đà tiến hành hạch toán kinh
doanh độc lập, Nhà nớc chỉ cấp lợng vốn nhỏ khoảng 20% phần còn lại Công ty
phải tự huy động từ nguồn khác.

3./ Các mặt hàng sản xuất chính.
Các mặt hàng sản xuất chủ yếu của Công ty Dệt 8-3 bao gồm:
- Các loại sợi bông, sợi pha chải thờng và chải kỹ.
- Vải may mặc : vải bông, phin, vải katê, vải chéo, vải pha từ mộc đến nhuộm, kẻ và
in hoa khổ rộng 0.8 đến 1.6m.
- Hàng may mặc: với đầy đủ chủng loại nh sơ mi, quần âu, jacket nam nữ, quần áo
bảo hộ lao động và quần áo trẻ em....
Ngoài ra, Công ty còn sản xuất các sản phẩm theo đơn đặt hàng của các đối
tác trong và ngoài nớc.
II./ Tổ chức và quy mô hoạt động của Công ty Dệt 8-3.
1./ Cơ cấu tổ chức.
Do Công ty Dệt 8-3 là một Công ty lớn có khoảng 3200 cán bộ công nhân,
nên việc tổ chức và điều hành hoạt động của Công ty đòi hỏi phải chặt chẽ nh vậy
mới kết nối đợc các bộ phận lại với nhau. Chính vì thế để tạo lập đợc một cơ cấu tổ
chức hợp lí, năng động và hiệu quả trong công việc nên Công ty đà chọn hình thức
tổ chức là trực tuyến chức năng.

20


Ưu điểm: hình thức tổ chức này là nhằm duy trì quyền lực, trách nhiệm cung
cấp cho Tổng Giám đốc sự hỗ trợ của các bộ phận chức năng về các lĩnh vực chuyên
môn. Đồng thời, nó vừa kết hợp đợc các chuyên viên chức năng gắn với ngời lÃnh
đạo trực tuyến ( Tổng Giám đốc) vừa khắc phục đợc sự tách rời giữa Ban lÃnh đạo
và bộ phận chức năng tạo nên sự phối hợp nhịp nhàng.

Nhợc điểm: với kiểu tổ chức này tuy phát huy đợc nhiều u điểm nhng trong
một số trờng hợp có thể gây ra mâu thuẫn do sự không nhất quán trong việc tham
mu cho Tổng Giám đốc của các bộ phận.
Sơ đồ hệ thèng tỉ chøc cđa C«ng ty DƯt 8-3.

21


22


2./ Chức năng của từng bộ phận.
* Về ban lÃnh đạo của Công ty.
Công ty Dệt 8-3 kinh doanh ngày một phát triển, một phần bởi hoạt động có
hiệu quả của ban lÃnh đạo và các phòng ban trong Công ty.
Tổng Giám đốc: là ngời chịu trách nhiệm chung trong việc điều hành của
Công ty đồng thời cũng là ngời trực tiếp phụ trách công tác tổ chức cán bộ và điều
hành tài chính, sản xuất, xuất nhập khẩu ... của Công ty. Ngời đứng đầu Công ty
hiện nay là Tổng giám đốc Phan Việt Hảo.
Ba phó Tổng Giám đốc có nhiệm vụ giúp việc cho Tổng Giám đốc trong công
tác điều hành và quản lý Công ty:
- Phó Tổng Giám đốc kĩ thuật: là ngời tham mu giúp việc Tổng Giám đốc,
chịu trách nhiệm chung về mảng kĩ thuật của Công ty.
- Phó Tổng Giám đốc sản xuất: là ngời tham mu giúp việc Tổng Giám đốc,
chịu trách nhiệm về mảng sản xuất và tiêu thụ sản phẩm.
- Phó Tổng giám đốc phụ trách chế độ lao động: là ngời tham mu giúp việc
cho Tổng Giám đốc, chịu trách nhiệm về các chế độ lao động đối với toàn bộ lao
động trong Công ty.
Giúp việc cho Ban lÃnh đạo Công ty có các phòng ban, tuỳ theo chuyên môn,
nghiệp vụ đợc giao và các xí nghiệp, phân xởng trực tiÕp tham gia nhiƯm vơ s¶n

xt kinh doanh phơc vơ công tác sản xuất và đời sống của Công ty.
* Chức năng của các phòng ban.
* Phòng kỹ thuật: là một bộ phận chức năng hợp tham mu, giúp việc cho
Tổng Giám đốc về toàn bộ lĩnh vực công tác kỹ thuật - chất lợng và bảo hộ lao

23


động. Các hoạt động khoa học kỹ thuật, đổi mới công nghệ trong hoạt động sản
xuất kinh doanh trong Công ty nhằm đảm bảo chất lợng sản phẩm, tiến độ sản xuất
của Công ty và định mức kỹ thuật thiết kế các mặt hàng đáp ứng nhu cầu của thị trờng.
* Phòng xuất nhập khẩu: phụ trách xuất nhập khẩu sang các nớc khác các
sản phẩm của Công ty. Đồng thời, chịu trách nhiệm nhập khẩu dây chuyền công
nghệ tiên tiến của các nớc trên thế giới bao gồm các máy móc, thiết bị phụ tùng,
nguyên vật liệu phụ tùng phục vụ trực tiếp cho sản xuất cũng nh các hoạt động khác
trong Công ty.
* Phòng kế hoạch tiêu thụ: với chức năng xây dựng triển khai sản xuất và kế
hoạch tiêu thụ sản phẩm góp phần hoàn thành các kế hoạch của Công ty. Ngoài việc
lên kế hoạch tiêu thụ, phòng còn phải triển khai thực hiện các kế hoạch tiêu thụ đề
ra bằng việc tìm các đối tác, các khách hàng tiêu thụ sản phẩm thông qua tìm kiếm
và quảng cáo sản phẩm của Công ty đồng thời kết hợp với các cửa hàng giới thiệu
sản phẩm để thực hiện tốt các kế hoạch đề ra.
* Phòng Bảo vệ quân sự: do yêu cầu thực tiễn của Công ty về quy mô cũng
nh thời gian làm việc (24 / 24 giờ ngày đêm) phòng có chức năng bảo đảm trật tự an
ninh, giám sát và báo cáo những trờng hợp vi phạm nội quy của công nhân viên
trong Công ty cho lÃnh đạo biết, bảo vệ tài sản và phòng chống cháy nổ, bảo đảm
việc thực hiện nghĩa vụ quân sự, xây dựng lực lợng tự vệ của Công ty.
* Phòng kế toán tài chính: có chức năng tham mu cho lÃnh đạo của Công ty
về công tác tài chính trong Công ty, đồng thời theo dõi tình hình hoạt động của
Công ty trong kỳ. Đến cuối kỳ hạch toán và xác định kết quả hoạt đông của C«ng

24


ty lỗ hay lÃi. Số liệu đợc tập hợp từ phòng ban các xí nghiệp lên phòng thông qua
các báo cáo hàng tháng, hàng quý.
* Ban đầu t xây dựng cơ bản: với chức năng tham mu giúp việc cho Tổng
Giám đốc trong việc mở rộng quy mô của Công ty đồng thời cũng lập các phơng án
đầu t cải tạo máy móc thiết bị công nghệ nhằm nâng cao năng suất và chất lợng sản
phẩm.
* Trung tâm thí nghiệm và KCS (kiểm tra chất lợng sản phẩm): với chức
năng giúp Tổng Giám đốc trong việc kiểm tra chất lợng sản phẩm trớc khi đa ra thị
trờng tiêu thụ.Đồng thời là nơi thí nghiệm chất lợng nguyên vật liệu, chất lợng sảm
phẩm mới trớc khi đa vào sản xuất hàng loạt.
* Phòng tổ chức hành chính: với chức năng tham mu giúp việc cho lÃnh đạo
Công ty trong lĩnh vực tổ chức lao động, chế độ tiền lơng và các công việc hành
chính, văn th, phục vụ khác.
Ngoài các phòng ban Công ty Dệt 8-3 còn bao gồm các đơn vị, xí nghiệp
thành viên cùng tham gia hoạt động quản lý và sản xuất trong Công ty. Đó là các xÝ
nghiƯp Sỵi A - Sỵi B - Sỵi II, xÝ nghiệp Dệt - Nhuộm - xí nghiệp Cơ điện, xí nghiệp
May, xí nghiệp Dịch vụ.
Tóm lại, qua chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong Công ty Dệt 8-3
nói trên, ta thấy các bộ phận phòng ban trong Công ty hoạt động rất tích cực. Mỗi
bộ phận đảm nhiệm một số chức năng, nhiệm vụ riêng, khác nhau. Các phòng ban
trong Công ty luôn hỗ trợ lẫn nhau bổ sung cho nhau hết sức hợp lý và chặt chẽ.
Chính vì có những chức năng, nhiệm vụ đặc biệt nh thế, đà nâng cao hiệu quả
hoạt động của văn phòng Công ty. Kết quả đó cũng góp phần nâng cao hiệu quả
hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

25