Báo cáo thực tập quản lý cửa hàng bách hóa

Báo cáo thực tập chuyên môn

Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU
Cùng với sự phát triển và ứng dụng của công nghệ thông tin vào cuộc
sống hiện đại của chúng ta ngày nay vào tất cả các lĩnh vực. Việc đưa tin học
vào để giúp cho việc quản lý được tiện lợi nhanh chóng và khoa học hơn là một
điều vô cùng cần thiết. Nó vừa giúp chúng ta tiết kiệm được sức lực của con
người và giải quyết vấn đề một cách chính xác. Vì vậy ngày càng nhiều các
phần mềm quản lý và ứng dụng được đưa vào thực tiễn để áp dụng. Nhưng để
có những phần mềm mang tính hiệu quả đòi hỏi cần phải có những kỹ năng
chuyên ngành vững vàng. Đề tài này đã giúp em đưa những kiến thức đã được
học áp dụng vào thực tiễn. Đề tài tuy đã hoàn thành nhưng chỉ dừng lại ở mức
độ kiến thức của môn phân tích và thiết kế hệ thống thông tin chưa triển khai áp
dụng vào thực tế vì còn nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng
góp của thầy cô và các bạn để em khắc phục những thiếu sót đó.
Em xin chân thành cám ơn cô Lê Thị Hường và cô Hà Thị Bích Ngọc đã
hướng dẫn em hoàn thành đề tài này.

SVTH: Đỗ Ngọc Hưng

Trang 1
GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc


Báo cáo thực tập chuyên môn

Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa

CHƯƠNG I: KHẢO SÁT HỆ THỐNG
I.1. MỤC TIÊU, PHẠM VI CỦA ĐỀ TÀI
I.1.1. Mục tiêu
Dựa vào những kiến thức học, phân tích thiết kế hệ thống quản lý cửa hàng
bách hóa .Để quản lí được chặt chẽ, các thông tin quan trọng phải được lưu trữ cẩn
thận như: các thông tin về nhà cung cấp, phiếu nhập hàng, các hóa đơn, chứng từ…
Chính vì vậy, cần có một hệ thống để giúp quản lí tốt hơn, tránh được nhiều sai sót.
I.1.2. Phạm vi
 Đề tài được thực hiện theo phạm vi yêu cầu của môn Phân tích thiết kế
hệ thống thông tin và những mục tiêu nêu trên.
 Đề tài chỉ thực hiện dựa trên cơ sở lý thuyết để thiết kế mô hình và tổ
chức dữ liệu chưa tiến hành thực hiện lập trình hoàn chỉnh, phần này thuộc về
một phạm vi khác để phát triển thành một ứng dụng.
 Do phạm vi và khả năng còn nhiều hạn chế nên chúng em chỉ khảo sát
và phân tích những hệ thống có quy mô vừa và nhỏ. Tuy nhiên đề tài có thể
được mở rộng và phát triển trên một hệ thống lớn hơn.
I.2 . KHẢO SÁT HỆ THỐNG
Để thực hiện, em đã tiến hành khảo sát tại Cửa hàng bách hóa Vân Ngự - Địa
chỉ: Đường Lam Sơn – P. Đồng Tâm – TP.Vĩnh Yên - Vĩnh Phúc để tìm hiểu thông
tin, qui trình hoạt động. Ngoài ra em còn tìm hiểu và tham khảo một số hệ thống quản
lý khác để hoàn thiện đề tài này.
I.2.1. Một vài nét tổng quát
- Nhập hàng:
 Nguồn hàng nhập về của cửa hàng chủ yếu qua 2 mối chính là:
• Nhập hàng trực tiếp từ công ty hay xí nghiệp sản xuất ra sản phẩm cửa
hàng cần(có hóa đơn chứng từ ban giao hàng hóa, tiền và các giấy tờ đi
kèm sản phẩm khác đầy đủ)
• Nhập hàng gián tiếp thông qua các người giao hàng(đa phần không có
hóa đơn giao hàng,tiền và các giấy tờ khác dựa trên lòng tin giữa cửa

hàng và người giao hàng là chính) các thông tin giao hàng chỉ được lưu
trong một giấy tờ đơn giản gồm các thông tin chính như tên hàng, số
lượng, đơn giá, tổng giá trị.
 Mục tiêu hàng nhập:
Các mặt hàng được tiêu thu mạnh trong kỳ(theo tháng).
Các mặt hàng hợp thị hiếu.
Từ các nguồn nhập có giá thành nhập thấp.
SVTH: Đỗ Ngọc Hưng

Trang 2
GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc


Báo cáo thực tập chuyên môn

Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa

Các mặt hàng của các cơ sở sản xuất hay người giao hàng có lượng
sản phẩm lỗi ít.
 Các yếu tố của sản phẩm được chủ cửa hàng kiểm tra là:
Số lượng của sản phẩm.
Chất lượng của sản phẩm.
Loại sản phẩm.
Giá thành của các sản phẩm và cập nhật sự thay đổi về giá nhập.
Xem xét các thông số kỹ thuật.
Các giấy tờ đi kèm của sản phẩm.
 Các thông tin về số lượng, chất lượng, giá nhập, nơi nhập được lưu vào sổ
theo dõi hàng.
 Hóa đơn nhập hàng theo mẫu bảng 2.1.
- Xuất hàng:

• Theo thể thức trao nhận tiền hàng trực tiếp tại cửa hàng giữa khách hàng
và chủ cửa hàng không có sổ thống kê các sản phẩm đã xuất ra(đa phần
không có hóa đơn bán hàng nếu có thì hóa đơn bán hàng được điền vào
mẫu sau bảng 3.1).
• Các yếu tố được kiểm tra trước khi xuất là:
Số lượng, chất lượng, loại hàng.
Các thông số kỹ thuật của sản phẩm.
Các chú ý, đặc điểm của sản phẩm.
Hoàn thiện các giấy tờ đi kèm của sản phẩm.
• Các khách hàng nợ hàng đều được lưu trong sổ nợ.
• Các sản phẩm sau khi được bán đi sẽ được thay đổi lại số lượng trong sổ
theo dõi hàng.
- Lưu theo dõi hàng:
• Các thông số về số lượng, lượng hàng trả lại của các sản phẩm trong
theo dõi hàng đều được lưu lại trong sổ theo dõi hàng.
• Các thông số thường được chủ cửa hàng thống kê:
Các mặt hàng bán chậm.
Các mặt hàng tồn theo dõi hàng quá lâu.
Các mặt hàng bị trả lại hay bảo hành quá nhiều
- Khách hàng:
• Vì cửa hàng đa phần là khách quen nên về khách hàng đều được chủ cửa
hàng nhớ(tùy theo mỗi khách hàng có sự ưu đãi khi mua hàng khác
nhau).
• Các yếu tố được thống kê:
Các yêu cầu của khách hàng về các loại sản phẩm.
Các mặt hàng hợp thị hiếu.
Tổng hợp các khách hàng quen của cửa hàng.

I.1.2. Đánh giá ưu, nhược điểm của phương thức hoạt động cũ của
cửa hàng

SVTH: Đỗ Ngọc Hưng

Trang 3
GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc


Báo cáo thực tập chuyên môn

Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa

-

Ưu điểm:
• Cửa hàng hoạt động nhanh tích cực trong các hoạt động nhập, xuất hàng
hóa.
• Các yếu tố được kiểm tra trong các yếu tố nhập, xuất, khách hàng, hay
theo dõi hàng khá đầy đủ.
• Do việc xuất, nhập hàng hóa đa phần đều dựa trên lòng tin tưởng giữa
cửa hàng và người giao hàng cũng như của cửa hàng và khách hàng nên
việc nhập hay xuất hàng khá đảm bảo.
• Các thông tin cơ bản về sản phẩm đều được lưu trong một gốc dữ liệu là
sổ lưu theo dõi hàng tiện trong việc tra cứu.
- Nhược điểm:
+ Nhập hàng
• Nhập hàng thông qua người giao hàng không có các giấy tờ cần thiết để
chứng tỏ hàng giao đảm bảo chất lượng, không có sự giàng buộc giữa
cửa hàng và người giao về việc chịu trách nhiệm về sản phẩm.
• Không lưu lại được các cơ sở sản xuất nào thường hay có hàng bị
lỗi,một số các thông tin khác về sản phẩm hay không được lưu lại nên
việc tìm kiếm về các thông tin này một số lúc gặp khó khăn.

• Các thông tin về sản phẩm thường thay đổi không có chuẩn quy định
làm cho sổ theo dõi hàng không có một chuẩn chung nên làm cho việc
tra cứu trở nên khó khăn.
+ Xuất hàng
• Hàng hóa được bàn giao theo thể thức trao đổi trực tiếp không có hóa
đơn này thường không kiểm soát được mặt hàng nào là của cửa hàng
mình bán ra, đặc điểm của loại hàng mình bán cho khách hàng sẽ gây
ảnh hưởng tới việc bảo hành hay các vấn đề sau khi bàn giao sản phẩm.
+ Lưu theo dõi hàng
• Các thông tin nhập vào thường thay đổi không có chuẩn quy định làm
cho sổ theo dõi hàng không có một chuẩn chung nên làm cho việc tra
cứu gặp khó khăn.
+ Khách hàng
• Không kiểm soát được lượng khách mới đến với cửa hàng.
• Không đánh giá được các khách hàng tiềm năng cho cửa hàng.
• Khi sảy ra trục trặc về sản phẩm của khách hàng mới thì rất khó trong
việc kiểm tra sản phẩm hay các đề ra các ưu đãi cho lớp khách hàng mới
này.
+ Các yếu tố tuy được đánh giá khá đủ nhưng lại không được lưu lại nên
không thể xem lại khi cần.
I. 3. MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG ÁN GIẢI QUYẾT
Để khắc phục các nhược điểm của mô hình hoạt động cũ của cửa hàng ta phải
phân chia hệ thống hoạt động ra các bước sau:
I.3.1. Quản lý danh mục:
SVTH: Đỗ Ngọc Hưng

Trang 4
GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc

Báo cáo thực tập chuyên môn

•

•

•

•

•

•
•

•

Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa

Các danh mục cần quản lý:
Khách hàng.
Hàng.
Nhà cung cấp hàng.
Danh sách khách hàng được nhập vào gồm các thông tin sau:
Tên khách hàng.
Địa chỉ.
Số điện thoại(nếu có).
Bảng mẫu danh sách 1.1
Danh sách hàng được nhập vào gồm các thông tin sau:
Tên hàng.

Loại hàng.
Đơn vị.
Số lượng.
Giá nhập.
Giá bán.
Ghi chú.
Bảng mẫu danh sách 1.2
Danh sách nhà cung cấp hàng được nhập vào gồm các thông tin sau:
Tên nhà cung cấp.
Địa chỉ.
Số điện thoại.
Bảng mẫu danh sách 1.3
I.3.2. Nhập hàng:
Nhập hàng từ nguồn cung cấp là người giao hàng hay là cơ sở sản xuất
đều được nhập vào một một khung quy định mang đầy đủ thông tin về
sản phẩm đã nhập(theo mẫu hóa đơn nhập( mẫu 2.1). Các thông tin điền
vào đây được lấy từ danh sách hàng, nhà cung cấp, và từ theo dõi hàng
nếu có xuất hiện mặt hàng mới hay nhà cung cấp sản phẩm mới thì các
thông tin về sản phẩm và nhà cung cấp sẽ thêm vào theo danh sách (bảng
1.2 và bảng 1.3).
Các thông tin được nhập vào các bảng nói trên được lưu lại qua sổ theo
dõi nhập hàng định kỳ (bảng 2.2).
Và sau khi nhập số lượng của từng mặt hàng sẽ được thay đổi trong sổ
theo dõi hàng bảng 4.0 thông tin hàng được lưu ở kho hàng nào đều
được lưu trong bảng này thông qua thông tin các kho của bảng kho bảng
4.1 .
I.3.3. Xuất hàng:
Khi giao hàng nhân viên giao hàng sẽ điền đầy đủ thông tin về giao dịch
vào hóa đơn mẫu(bảng 3.1). Các thông tin về sản phẩm được tìm ở danh
sách (bảng 1.2)để giới thiệu cho khách hàng các thông tin về khách hàng

mua hàng sẽ được tìm trong danh sách khách (bảng 1.1) để có thể có các
ưu đãi cần thiết. Nếu có xuất hiện khách hàng mới thông tin về khách sẽ
thêm vào theo danh sách (bảng 1.1).

SVTH: Đỗ Ngọc Hưng

Trang 5
GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc


Báo cáo thực tập chuyên môn

Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa

•

Thông tin về hàng trả lại cũng sẽ được kiểm tra dựa vào bảng 3.1 và
được lưu vào sổ theo dõi hàng bảng 4.0.
• Các thông tin được nhập vào các bảng nói trên được lưu lại qua sổ theo
dõi xuất hàng theo định kỳ (theo mẫu bảng 3.2) để có những quyết định
trong các sản phẩm kinh doanh sắp tới cũng như phương thức hoạt động
của cửa hàng.
• Thuế của các sản phẩm được định ra từ các hóa đơn thuế của cửa hàng
bảng 4.2
• Khi xuất số lượng của từng mặt hàng sẽ được thay đổi trong sổ theo dõi
hàng bảng 4.0
I.3.4. Thống kê, báo cáo:
• Mọi thông số đều được tìm kiếm dễ dàng.
• Các thông số được thống kê là:
Danh sách khách hàng mua nhiều nhất được thống kê dựa vào danh

sách xuất.
Danh sách nhà cung cấp sản phẩm ít bị lỗi nhất dựa vào sổ theo dõi
hàng và danh sách hàng hóa.
Danh sách mặt hàng bán chạy nhất thống kê dựa vào danh sách xuất.
Danh sách mặt hàng bị lỗi nhiều nhất dựa vào sổ theo dõi hàng và
danh sách hàng hóa.
Danh sách mặt hàng tồn theo dõi hàng nhiều nhất dựa vào sổ theo dõi
hàng.
• Các thông tin này rất cần thiết đối với cửa hàng.
I.4. XÂY DỰNG HỆ THỐNG MỚI
I.4.1. Lập kế hoạch
Việc cần làm:
Theo dõi hoạt động của cửa hàng (thời gian từ 2-3 ngày).
Đưa ra các đánh giá và các cách thức để giải quyết các vấn đề tồn tại
trong cửa hàng(thời gian thực hiện 2 ngày).
Tìm hiểu các bảng biểu của cửa hàng(thời gian thực hiện 3-4 ngày).
Tạo lập các sơ đồ luồng dữ liệu(thời gian thực hiện 3 ngày).
I.4.2. Tiến hành thực hiện
I.4.2.1. Môi trường
Bài toán quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ này được vận hành bởi chủ cửa
hàng và nhân viên bán hàng và trong môi trường bán hàng trực tiếp
I.4.2.2. Cơ cấu tổ chức:
 Chủ cửa hàng.
Đứng đầu cửa hàng, là người quản lý, sử dụng nguồn vốn để duy trì
hoạt động kinh doanh của cửa hàng cũng như việc bố trí nhân sự trong
cửa hàng. Ngoài ra, chủ của hàng còn có nhiệm vụ vạch ra chiến lược
kinh doanh của cửa hàng, cùng với nhân viên trong cửa hàng tìm hiểu
thị trường, thị hiếu khách hàng, tìm nguồn hàng, kiểm tra đôn đốc khâu
bán hàng
 Tổ bán hàng

SVTH: Đỗ Ngọc Hưng

Trang 6
GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc


Báo cáo thực tập chuyên môn

Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa

Ở mỗi tổ đều có một tổ trưởng, mọi công việc trong tổ như sắp xếp
nhân lực, tổ chức đẩy mạnh bán hàng, quản lý tốt tiền hàng thông qua
việc kiểm kê hàng ngày. Trợ giúp khách hàng và các tổ khác để thúc
đẩy hoạt động kinh doanh của cửa hàng
 Tổ kế toán
Có nhiệm vụ giúp chủ cửa hàng trong việc theo dõi tổng hợp và cân
đối trên sổ sách các nguồn tiền và hàng giữa mua và bán để thấy được
kết quả công việc kinh doanh của cửa hàng
 Tổ kho hàng
Có nhiệm vụ xuất, nhập và bảo quản hàng hóa của của hàng
 Tổ bảo vệ
Tổ chức mạng lưới bảo vệ hàng hóa, cơ sở vật chất và trật tự an
ninh của cửa hàng
Để đảm bảo thự hiện đúng kế hoạch sản xuất kinh doanh của cửa
hàng, các tổ phải thực hiện tốt nhiệm vụ của mình và chịu sự chỉ đạo
trực tiếp của chủ cửa hàng.
I.4.2.3. Quy trình hoạt động

Quy trình nhập hàng
Với đặc thù của cửa hàng chuyên bán buôn bán, bán lẻ nên quá

trình nhập hàng của cửa hàng sẽ chịu sự chi phối của nhiều yếu tố
như: lượng hàng tồn, các mặt hàng được tiêu thụ nhiều, nhu cầu của
khách hàng trong tháng hay quí tiếp theo… Căn cứ vào các yếu tố đó
tổ kho hàng sẽ có nhiệm vụ chọn và liên hệ trực tiếp với các nhà cung
cấp hoặc các xí nghiệp sản xuất.sau đó lưu thông tin NCC và gửi yêu
cầu nhập hàng.
Khi yêu cầu nhập hàng được đáp ứng, tổ kho hàng lập phiếu nhập,
hàng nhập về sẽ được tiếp nhận và kiểm tra. Khi có sự cố tổ kho sẽ
gửi phản hồi lại cho các nhà cung cấp. Hàng sau khi được kiểm tra sẽ
được phân loại và chuyển vào kho. Tổ kế toán sẽ tiếp nhận phiếu nhập
và hóa đơn nhập từ tổ kho hàng. Trên cơ sở đó,tổ kế toán sẽ có nhiệm
vụ thanh toán hóa đơn nhập cho các nhà cung cấp.
 Quy trình bán hàng
Khách hàng đến với cửa hàng có thể mua hàng trực tiếp tại cửa
hàng theo hình thức bán lẻ hoặc liên hệ trực tiếp với tổ kho hàng để
mua hàng theo hình thức bán buôn.
-Đối với hình thức bán lẻ ở cửa hàng, tổ bán hàng sẽ có nhiệm vụ
trợ giúp khách hàng trong quá trình mua hàng, bên cạnh đó phải theo
dõi lượng hàng xuất, nhập trong cửa hàng. Từ đó lập danh sách thống
kê và yêu cầu tổ kho hàng xuất hàng từ kho vào hoặc nhập thêm hàng
mới. Các chứng từ và sổ sách liên quan sẽ được chuyển đến tổ kế
toán . Sau khi khách hàng chọn hàng xong, tổ kế toán sẽ có nhiệm vụ
viết hóa đơn bán hàng và thanh toán hóa đơn cho khách.Các thông tin
của khách hàng với hình thức bán lẻ sẽ không được lưu trữ.
SVTH: Đỗ Ngọc Hưng

Trang 7
GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc

Báo cáo thực tập chuyên môn

Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa

-Đối với hình thức bán buôn, lúc này cửa hàng sẽ đóng vai trò là
một nhà phân phối cấp dưới.Khi có yêu cầu từ một đại lý hay một cửa
hàng khác, tổ kho hàng sẽ có nhiệm vụ lưu thông tin khách hàng, sau
đó lập phiếu xuất và hóa đơn xuất rồi vận chuyển hàng cho các đại lý
đó. Sau quá trình giao hàng, tất cả các giấy tờ như phiếu xuất, hóa đơn
xuất sẽ được tổ kế toán tổng hợp và thống kê.
 Quy trình thống kê, báo cáo
Các chứng từ, sổ sách liên quan đến quá trình nhập xuất cũng như
mọi hoạt động của cửa hàng sẽ được tổ kế toán thống kê, tổng hợp khi
có yêu cầu báo cáo từ chủ cửa hàng tổ kế toán sẽ đưa ra các bảng
thống kê này để đáp ứng yêu cầu đó.
I.4.2.4. Mô hình tiến trình nghiệp vụ
 Một số biểu mẫu
Bảng biểu mẫu của nhập hàng
Mã hàng

Tên hàng

Loại

Đơn vị

Ghi chú

Bảng 1.1: Bảng nhập danh sách hàng.
Mã NCC

Tên NCC

Điện thoại

Địa chỉ

Bảng 1.2: Bảng nhập danh sách Nhà cung cấp sản phẩm.

Bảng 1.3: Bảng nhập hàng.

SVTH: Đỗ Ngọc Hưng

Trang 8
GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc


Báo cáo thực tập chuyên môn

Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa

Bảng 1.4: Bảng mẫu dữ liệu sổ theo dõi nhập.
. Bảng biểu mẫu của xuất hàng
Ma
KH

Tên Khách hàng

Điện thoại

Địa chỉ

Bảng 1.1: Bảng nhập danh sách khách hàng.

Bảng 3.1: Bảng xuất hàng.

Bảng 3.2: Bảng mẫu dữ liệu sổ theo dõi xuất.

SVTH: Đỗ Ngọc Hưng

Trang 9
GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc


Báo cáo thực tập chuyên môn

Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa

Bảng 4.0: Bảng mẫu dữ liệu sổ theo dõi hàng.
Mã kho

Địa chỉ

Tên kho

Hình 4.1: Bảng mẫu kho hàng

 Mô hình tiến trình nghiệp vụ

SVTH: Đỗ Ngọc Hưng

Trang 10
GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc


Báo cáo thực tập chuyên môn

Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa

CHƯƠNG II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ MẶT CHỨC NĂNG

SVTH: Đỗ Ngọc Hưng

Trang 11
GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc


Báo cáo thực tập chuyên môn

Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa

II.1. XÂY DỰNG SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG.
II.1.1. Lý do xây dựng sơ đồ.
Mô hình phân rã chức năng ( BFD) là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ
bậc đơn giản các công việc cần thực hiện. Mỗi công việc được chia ra làm các
công việc con, số mức chia ra tùy thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ
thống
Mục đích:
- Xác định phạm vi của hệ thống cần phân tích
- Cho phép mô tả khái quát dần các chức năng của hệ thống bán hàng của

công ty một cách trực tiếp khách quan
- Cho phép phát hiện chức năng thiếu hoặc trùng lặp
- Giúp làm việc giữa nhà thiết kế và người sử dụng trong khi phát triển hệ
thống
II.1.2. Các thành phần cấu thành.
Trong hệ thống cửa hàng Bách hóa qua khảo sát thì ta nhận thấy gồm các
chức năng sau:
+ Quản lý danh mục
+ Quản lý nhập hàng.
+ Quản lý bán hàng.
+ Báo cáo, thống kê
II.1.3. Hệ thống các chức năng
Bước 1:Xác định các chức năng
Bước 2: Các chức năng xác định lần 1
1) Chọn và liên hệ với NCC
2) Lưu thông tin NCC
3) Gửi yêu cầu nhập hàng
4) Lập phiếu nhập
5) Tiếp nhận hàng
6) Kiểm tra hàng
7) Gửi thông tin phản hồi
8) Phân loại hàng
9) Chuyển hàng vào kho
10)Tiếp nhận phiếu nhập
11)Tiếp nhận hóa đơn nhập
12)Thanh toán cho NCC
13)Trợ giúp khách hàng
14)Theo dõi lượng hàng xuất,nhập
15)Lập danh sách thống kê
16)Yêu cầu xuất hàng hoặc nhập mới

17)Tổng hợp danh sách thống kê
18)Chuyển danh sách thống kê đến tổ kế toán
19)Viết hóa đơn bán hàng
20)Thanh toán hóa đơn cho khách
21)Yêu cầu của đại lý
22)Lập phiếu xuất
23)Lập hóa đơn xuất
SVTH: Đỗ Ngọc Hưng

Trang 12
GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc


Báo cáo thực tập chuyên môn

Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa

24)Lưu thông tin khách hàng
25)Vận chuyển hàng
26)Tổng hợp phiếu xuất và hóa đơn xuất
27)Chuyển đến tổ kế toán
28)Tổng hợp phiếu nhâp, xuất
29)Tổng hợp hóa đơn nhập xuất
30)Yêu cầu báo cáo
31)Báo cáo, thống kê.
Bước 3: Những chức năng xác định lần 2
1) Chọn NCC
2) Lưu thông tin NCC
3) Yêu cầu nhập hàng
4) (4),(22) Lập phiếu nhập xuất

5) (5),(6) Tiếp nhận và kiểm tra hàng
6) Gửi thông tin phản hồi
7) (8),(9) Phân loại và chuyển hàng vào kho
8) (10),(11) Tiếp nhận phiếu nhập và hóa đơn nhập
9) (12),(20) Thanh toán hóa đơn
10)Trợ giúp khách hàng
11)Theo dõi lượng hàng nhập, xuất
12)Thống kê lượng hàng tồn
13)Yêu cầu xuất hoặc nhập mới
14)(19)(23) Lập hóa đơn xuất
15)Tiếp nhận yêu cầu mua hàng
16)Lưu thông tin khách hàng
17)Vận chuyển hàng
18)(26),(27),(28),(29) Tổng hợp các chứng từ sổ sách trong quá trình
xuất, nhập, tồn.
19)Báo cáo, thống kê
Bước 4: Những chức năng được xác đinh lần 3
1) (1),(2) Chọn và lưu thông tin NCC
2) Yêu cầu nhập hàng
3) Lập và lưu thông tin phiếu nhập, xuất
4) (5),(7)Tiếp nhận, kiểm tra hàng và chuyển hàng vào kho
5) Gửi thông tin phản hồi
6) (8),(18) Tiếp nhận và tổng hợp các chứng từ liên quan
7) Thanh toán hóa đơn
8) Trợ giúp khách hàng
9) (11),(12) Theo dõi và thống kê lượng hàng xuất nhập tồn
10)Yêu cầu xuất hoặc nhập mới
11)Lập và lưu thông tin hóa đơn nhập, xuất
12)(15),(16) Tiếp nhận yêu cầu mua hàng và lưu thông tin khách hàng
(KH)

13)Vận chuyển hàng
14)Báo cáo thống kê
SVTH: Đỗ Ngọc Hưng

Trang 13
GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc


Báo cáo thực tập chuyên môn

Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa

Chuẩn hóa lại tên các chức năng
1) Chọn và lưu thông tin NCC
2) Yêu cầu nhập hàng
3) Lập phiếu nhập, xuất
4) Tiếp nhận và lưu thông tin hàng
5) Gửi thông tin phản hồi
6) Tổng hợp các chứng từ, sổ sách
7) Thanh toán hóa đơn
8) Trợ giúp khách hàng
9) Theo dõi và thống kê lượng hàng xuất, nhập, tồn
10)Yêu cầu xuất hoặc nhập mới
11)Lập và lưu thông tin hóa đơn nhập xuất
12)Tiếp nhận yêu cầu mua hàng và lưu thông tin KH
13)Vận chuyển hàng
14)Báo cáo.

Bước 5: Gom nhóm lại các chức năng.
-Danh mục Nhà cung cấp

-Danh mục hàng
-Danh mục Khách hàng

QUẢN LÝ DANH MỤC

-Chọn Nhà cung cấp
-Yêu cầu nhập hàng
-Lập phiếu nhập
-Lưu thông tin hàng
-Gửi phản hồi

QUẢN LÝ NHẬP HÀNG

-Tiếp nhận yêu cầu mua hàng.
-Trợ giúp Khách hàng
-Thanh toán hóa đơn
QUẢN LÝ BÁN HÀNG
-Theo dõi, thống kê xuất, nhập, tồn.
-Vận chuyển hàng
-Yêu cầu xuất hoặc nhập mới

SVTH: Đỗ Ngọc Hưng

QUẢN LÝ
CỬA HÀNG
BÁCH HÓA

Trang 14
GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc

Báo cáo thực tập chuyên môn

Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa

-Lập và lưu thông tin các hóa đơn.
-Tổng hợp chứng từ sổ sách
-Báo cáo

THỐNG KÊ, BÁO CÁO

• Công cụ biểu diễn
Hình chữ nhật

TÊN CHỨC NĂNG
Hình cây phân cấp

• Thành lập sơ đồ phân rã chức năng

SVTH: Đỗ Ngọc Hưng

Trang 15
GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc


Báo cáo thực tập chuyên môn

Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa

QUẢN LÝ CỬA HÀNG BÁCH HÓA

QL DANH MỤC

QL BÁN HÀNG

QL NHẬP HÀNG

BÁO CÁO

Danh mục NCC

Chọn NCC

Tiếp nhận y/c

Lưu thông tin

Danh mục hàng

Yêu cầu nhập

Trợ giúp KH

Tổng hợp

Danh mục KH

Lập phiểu nhập

Thanh toán HĐ

Báo cáo

Lưu thông tin

Theo dõi hàng

Gửi phản hồi

Y/c xuất
Vận chuyển

• Đặc tả chi tiết các chức năng
1) Danh mục NCC: Cung cấp các thông tin về NCC
2) Danh mục hàng: Cung cấp các thông tin về hàng hóa trong cửa
hàng
3) Danh mục KH: Cung cấp các thông tin về KH
4) Chọn NCC: Khi có yêu cầu nhập hàng mới, tổ kho hàng sẽ tìm
NCC thích hợp và yêu cầu nhập hàng
5) Yêu cầu nhập hàng
6) Lập phiếu nhập: tổ kho hàng có nhiệm vụ lập phiểu nhập cho mỗi
lần nhập hàng.
7) Lưu thông tin: Các thông tin về hàng hóa nhập về và các chứng
từ, hóa đơn sẽ được lưu lại
8) Gửi phản hồi: Khi gặp sự cố trong quá trình nhập hàng, tổ kho
hàng sẽ gửi phản hồi lại cho các NCC
9) Tiếp nhận Y/c mua hàng: Khi có yêu cầu mua hàng từ khách
hàng,tổ kho hàng sẽ lập phiếu xuất và vận chuyển hàng đến cho
khách, đồng thời yêu cầu khách hàng thanh toán hóa đơn xuất
10)Trợ giúp KH: Trong quá trình mua hàng nếu KH có thắc mắc hay

cần sự giúp đỡ từ cửa hàng thì tổ bán hàng sẽ có nhiệm vụ giúp
đỡ KH
11)Thanh toán hóa đơn: Với hình thức bán lẻ, hóa đơn bán hàng sẽ
được tổ kế toán thanh toán tại cửa hàng, tổ này cũng chịu trách
nhiệm thanh toán hóa đơn nhập cho NCC
SVTH: Đỗ Ngọc Hưng

Trang 16
GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc


Báo cáo thực tập chuyên môn

Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa

12)Theo dõi hàng: tổ bán hàng sẽ có nhiệm vụ theo dõi lượng hàng
xuất, nhập, tồn trong kho, từ đó đưa ra yêu cầu xuất hàng hoặc
nhập hàng mới
13)Yêu cầu xuất hàng
14)Vận chuyển: Với hình thức bán buôn khách hàng có thể trực tiếp
đến cửa hàng mua hàng hoặc cửa hàng sẽ cử tổ kho hàng vận
chuyển hàng cho khách
15)Lưu thông tin các hóa đơn: Các hóa đơn nhập, xuất sẽ được tổ kế
toán tổng hợp và báo cáo với chủ cửa hàng
16)Tổng hợp các chứng từ như : phiếu nhập, xuất, hóa đơn nhập
xuất…
17)Báo cáo:Mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng hay mỗi quý. Chủ cửa
hàng sẽ yêu cầu báo cáo doanh thu của cửa hàng. Tổ kế toán sẽ có
nhiệm vụ đáp ứng yêu cầu này

II.2. XÂY DỰNG MÔ HÌNH LUỒNG DỮ LIỆU (DFD)
II.2.1. Vì sao phải xây dựng mô hình luồng dữ liệu
+ Định nghĩa:
Mô hình luồng dữ liệu (DFD) là một công cụ mô tả quan hệ thông tin giữa các
công việc.
+ Mục đích:
Xác định nhu cầu thông tin ở mỗi chức năng.
Cung cấp bức trah tổng thể của hệ thống và một thiết kế sơ bộ về thực hiện các
chức năng.
Là phương tiện giao tiếp giữa người phân tích thiết kế và người sử dụng
II.2.2. Xây dựng mô hình luồng dữ liệu
Công cụ biểu diễn:
Chức năng : biểu diễn bởi hình tròn
Ví dụ :
Nhận đơn
hàng
Luồng dữ liệu : biểu diễn là các mũi tên trên đó có ghi thông tin di chuyển
Ví dụ :
Đơn hàng
Hóa đơn hợp lệ
Nhận đơn
hàng
Kho dữ liệu : biểu diễn bởi cặp đường
thẳng song song chứa tên thông tin được
cất giữ
Ví dụ :
Đơn hàng
Tác nhân ngoài :biểu diễn bởi hình chữ nhật
SVTH: Đỗ Ngọc Hưng

Trang 17
GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc


Báo cáo thực tập chuyên môn

Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa

Ví dụ :
Tác nhân trong :
Ví dụ :

Khách hàng

Kế toán
II.2.2.1. Mô hình luồng dữ liệu Logic mức ngữ cảnh (mức 0):
Khách hàng có thể mua hàng trong cửa hàng theo hai hình thức bán lẻ hoặc
bán buôn. Với mỗi hình thức bán hàng cửa hàng sẽ có những quy trình xử lý
khác nhau.
Khách hàng mua lẻ sẽ được thanh toán hóa đơn tại cửa hàng, còn với khách
hàng mua hàng với hình thức bán buôn sẽ được cửa hàng lưu lại các thông tin
cần thiết.Trong quá trình mua hàng, khách hàng sẽ nhận được sự giúp đỡ của
các nhân viên trong cửa hàng về thông tin sản phẩm được mua. Hàng ngày,
dưới sự theo dõi thống kê của các nhân viên bán hàng, các mặt hàng tồn, mặt
hàng bán chạy sẽ được thống kê và từ đó cửa hàng sẽ đưa ra những điều chỉnh
hợp lý trong việc nhập hàng.
Tất cả các thông tin trong quá trình bán hàng và nhập hàng đều được thống
kê và báo cáo cho chủ cửa hàng khi có yêu cầu

Mô hình luồng dữ liệu Logic ngữ cảnh (mức 0)

SVTH: Đỗ Ngọc Hưng

Trang 18
GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc


Báo cáo thực tập chuyên môn

Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa

Thông tin KH

Khách
hàng

y/c mua
Hàng + Hóa đơn

Trả lời

Trả lời

QL Cửa
hàng Bách
hóa

Thanh toán HĐ

y/c Nhập

Nhà cung
cấp

Thông tin NCC

Yêu
cầu

Báo
cáo

Chủ cửa hàng

II.2.2.2. Mô hình luồng dữ liệu Logic mức đỉnh (mức 1):
Khách hàng đến cửa hàng mua hàng thì nhận được sự trợ giúp từ nhân viên: nhân
viên sẽ kiểm tra số lượng hàng trong kho. Nếu số lượng không đủ thì sẽ thông báo
cho khách hàng biết. Nếu số lượng hàng đủ thì kiểm tra thông tin khách hàng, nếu là
khách hàng mới thì nhập thông tin khách hàng, nếu thông tin khách hàng đã có thì bỏ
qua bước này. Sau đó, tiến hành lập hóa đơn bán hàng cho khách hàng và khách
hàng đến quầy thanh toán gặp nhân viên kế toán. Nhân viên kế toán sẽ điền đầy đủ
thông tin cần thiết và thanh toán cho khách hàng. sau đó tổ kho hàng sẽ in phiếu xuất
kho và giao hàng cho khách.

SVTH: Đỗ Ngọc Hưng

Trang 19
GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc

Báo cáo thực tập chuyên môn

Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa

Mô hình luồng dữ liệu Logic đỉnh (mức 1)
Hàng + HĐ
Thông tin NCC

1.QL
Danh
mục

Thông tin hàng
Phiếu nhập + HĐ

Nhà cung cấp

Y/c nhập

2. QL
Nhập
hàng

NCC
Thông
tin

4.
Báo
cáo

Yêu
cầu

Chủ cửa hàng

Báo
cáo

Khách hàng Trả Y/c

Thông tin KH

lời xuất

Phiếu xuất + HĐ
Theo dõi lượng hàng

Hóa đơn

3.QL
Bán
hàng

Hàng + HĐ

Hàng
Yêu cầu mua

Khách hàng

II.2.2.3. Mô hình luồng dữ liệu Logic mức dưới đỉnh (mức 2):
Khi chọn được nhà cung cấp (NCC), các thông tin về NCC sẽ được tổ kho hàng
lưu lại. Quá trình nhập hàng được tiến hành. Các thông tin về hàng được nhập vào
cũng được tổ kho hàng kiểm tra và lưu lại.Tiếp theo trong quá trình bán hàng nếu
khách mua hàng là khách quen hoặc mua lẻ các thông tin về khách sẽ không lưu.
Nếu là khách hàng mới, tổ bán hàng sẽ tìm hiểu thông tin khách hàng và các thông
tin này cũng đc lưu trữ.

SVTH: Đỗ Ngọc Hưng

Trang 20
GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc


Báo cáo thực tập chuyên môn

Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa

Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng QL danh mục
Cập nhật

Khách hàng

Thông tin KH

Thông tin NCC

Lập
Ds
KH

Tra cứu

Khách hàng

TT các mặt hàng

Tổ bán hàng

Cập nhật

Lập
Ds
NCC

Nhà cung cấp

Cập nhật

Tra cứu

NCC

Chủ cửa
hàng
Lập
Ds
các
mặt
hàng

Tra cứu

Tra cứu

Lập
Ds
hàng
nhập
Hàng

Cập nhật

Tổ kho hàng

TT Hàng nhập

Tổ kho hàng tiếp nhận thông tin từ hai tổ bán hàng và kế toán. Dựa vào
báo cáo xuất nhập tồn biết số lượng hàng trong kho như thế nào để chọn thời
gian nhập hàng và số lượng hàng cần nhập vào là bao nhiêu phù hợp với yêu
cầu từ khách hàng. Tránh trường hợp thiếu hàng, không có hàng giao cho khách
hàng. Tổ kho hàng kiểm tra, lập và in hóa đơn nhập hàng để tổ kế toán có căn
cứ để thanh toán hóa đơn nhập cho nhà cung cấp.

SVTH: Đỗ Ngọc Hưng

Trang 21
GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc


Báo cáo thực tập chuyên môn

Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa

Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng QL nhập hàng

Chủ cửa
hàng

Yêu cầu

NCC
Trả lời

Cập
nhật
yêu cầu

Tiếp nhận y/c

Chọn
nhà
cung
cấp

Giao dịch

Yêu cầu

Nhà cung
cấp

Hàng
+Phiếu
giao hàng

Lập, in
hóa đơn

Ghi nhận

Thông báo

Trả lời

Ghi
nhận tt
hàng

Hóa đơn

Cập
nhật TT
nhập
hàng

Xác nhận
ĐH
Tổ kế toán

Thông

báo

Yêu cầu
Báo cáo

Báo cáo

Trả
lời
Thông
tin đơn
hàng

Tổ kho
hàng

Yêu
cầu

Chủ cửa
hàng

Sau khi tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng, tổ kho hàng sẽ kiểm tra thông tin
khách hàng đồng thời kiểm tra số lượng hàng trong kho, chọn nhà cung cấp và
trả lời cho khách, hình thành phiếu xuất và hóa đơn bán hàng đưa cho khách
hàng. Khách hàng làm theo hướng dẫn của nhân viên tổ bán hàng đến các tổ
khác và thực hiện các công việc tiếp theo để nhân hàng và thanh toán tiền hàng.

Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng QL bán hàng
SVTH: Đỗ Ngọc Hưng

Trang 22
GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc


Báo cáo thực tập chuyên môn

Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa

Khách hàng

Tổ kho hàng
Yêu cầu

Trợ giúp

Trả
lời

Thanh toán

KT hàng

Tiếp
nhận
yêu cầu

Trả lời

Lập hóa

đơn +
phiếu
xuất

Yêu cầu mua hàng

Hóa đơn + phiếu xuất
Thông
tin
khách
hàng

Số
lượng
hàng
và hóa
đơn

Hóa đơn
Cập
nhật
TTKH

Báo cáo
bán hàng
Khách hàng
báo
cáo

Yêu

cầu

Tổ kế toán
Chủ cửa hàng

Hàng ngày, tất cả các chứng từ liên quan đến hoạt động của cửa hàng sẽ được
tổ kế toán tổng hợp và thống kê. Trên cơ sở đó lập bảng thu, chi và đưa ra báo
cáo doanh thu hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng.

Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng Báo cáo, thống kê.

SVTH: Đỗ Ngọc Hưng

Trang 23
GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc


Báo cáo thực tập chuyên môn

Khách hàng

Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa

Thông tin KH

TT hàng nhập

Cập
nhật
thôn

g tin

Gửi thông tin

Hàng

Khách hàng

Gửi báo cáo

Lập
Danh
sách
Thông
tin
NCC

Tổ kho hàng

Gửi danh sách

NCC
Tổng
hợp,
thống
kê

Nhà cung cấp
Yêu
cầu

Hóa đơn
Lập báo
cáo,
vào sổ
theo dõi

TT
các
mặt
hàng
tồn

Tổ bán hàng

Báo
cáo

Chủ cửa hàng

II.2.3. Vì sao phải đặc tả chức năng chi tiết
Chúng ta phải đặc tả các chức năng chi tiết trong một hệ thống quản lý. Các
chức năng còn thường vẫn còn phức tạp nên ta phải diễn tả một cách chi tiết
hơn thông qua các chức năng nhỏ hơn. Cứ tiếp tục ta sẽ có một sự phân cấp mô
tả
 Đặc tả các chức năng chi tiết
Chức năng QL danh mục
+ Đầu vào.
- Thông tin NCC
- Thông tin KH

- Thông tin hàng
+ Đầu ra
- Danh sách các NCC
- Danh sách các KH
- Danh sách các mặt hàng
Chức năng QL nhập hàng
+ Đầu vào
- Cập nhật yêu cầu mua hàng
+ Đầu ra
SVTH: Đỗ Ngọc Hưng

Trang 24
GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc


Báo cáo thực tập chuyên môn

Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa

- Chọn nhà cung cấp
- Thành lập phiếu nhập
- Lập báo cáo nhập hàng
- Thông tin phản hồi.
Chức năng QL bán hàng
+ Đầu vào:
- Tiếp nhận yêu cầu, lấy hồ sơ, thông tin khách hàng.
- Trợ giúp khách hàng
- Kiểm tra số lượng hàng.
+ Đầu ra:
- Thành lập phiếu xuất

- Viết báo cáo bán hàng
Chức năng Báo cáo thống kê
+ Đầu vào
- Phiếu nhập, xuất
- Hóa đơn nhập xuất
- Thông tin hàng tồn
+ Đầu ra
- Báo cáo xuất, nhập , tồn
- Báo cáo doanh thu.

CHƯƠNG III. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ MẶT DỮ LIỆU
MÔ HÌNH LIÊN KẾT THỰC THỂ
 Xác định các thực thể và các thuộc tính cho thực thể
Qua việc phân tích hệ thống quản lý bán hàng ở trên ta thấy hệ
thống cần lưu trữ nhưng thực thể sau:
+ Khách hàng: gồm các thuộc tính: Mã khách hàng, Tên khách
hàng, Địa chỉ, Điện thoại, Tài khoản (nếu có), Fax (nếu có).
+ Hàng: gồm các thuộc tính: Mã hàng, Tên hàng, Mã lọai hàng,
Đơn vị tính, Đơn giá, Số lượng, Ghi chú.
SVTH: Đỗ Ngọc Hưng

Trang 25
GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc