Báo cáo thực tập lập trình quản lý kho hàng

Trường CĐ Giao Thông Vận Tải
GV hướng dẫn: TÔ HẢI THIÊN
Khoa Công Nghệ Thông Tin
------------------------------------------------------------------------------------------------

MỤC LỤC
MỤC LỤC……………………………………….…………………………………………….1

1
-------------------------------Nhóm SV : Nguyễn Tiến Mạnh
Nguyễn Ngọc Khỏe
Đặng Ngọc Tú
Lớp:
60CĐT2

Quản lý kho hàng


Trường CĐ Giao Thông Vận Tải
GV hướng dẫn: TÔ HẢI THIÊN
Khoa Công Nghệ Thông Tin
------------------------------------------------------------------------------------------------

LỜI NÓI ĐẦU
Quản lí kho trong doanh nghiệp là một việc rất quan trọng đòi hỏi bộ phận
quản lí phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp, các doanh nghiệp không chỉ có
mô hình tập trung mà còn tổ chức mô hình kho phân tán trên nhiều địa điểm
trong phạm vi vùng, quốc gia, quốc tế. Quản lí thống nhất mô hình này trong
kho không phải là việc đơn giản nếu chỉ sử dụng phương pháp kho truyền thống.
Để xử lí thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả thì
ngành công nghệ thông tin đã phát triển tương đối phổ biến trên thế giới nói

chung và Việt Nam nói riêng, nó đã cung cấp cho chúng ta những biện pháp cần
thiết đó. Đã qua đi thời tính toán, lưu trữ dữ liệu bằng các phương pháp thủ công
truyền thốn mang nặng tính chất lạc hậu, lỗi thời. Công nghệ thông tin đã đi vào
các nghành với một phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo và
nhanh chóng mà không mất đi sự chính xác.
Với sự nỗ lực chúng em đã cùng nhau xây dựng và hoàn thành đề tài.
Xong do hiểu biết còn hạn chế nên khó tránh khỏi những thiếu sót rất mong
được sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn để đề tài của chúng em được
hoàn thiện hơn.
Nhóm em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các bạn sinh viên trong lớp và
đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình của cô HÀ THỊ BÍCH NGỌC đã giúp chúng
em hoàn thành đề tài này.
Vĩnh Yên ngày tháng năm 2011
Nhóm sinh viên thực hiện
Nguyễn Tiến Mạnh
Nguyễn Thị Ánh
2
-------------------------------Nhóm SV : Nguyễn Tiến Mạnh
Nguyễn Ngọc Khỏe
Đặng Ngọc Tú
Lớp:
60CĐT2

Quản lý kho hàng


Trường CĐ Giao Thông Vận Tải
GV hướng dẫn: TÔ HẢI THIÊN
Khoa Công Nghệ Thông Tin
------------------------------------------------------------------------------------------------

Chương 1 : Giới thiệu sơ bộ về hệ thống
1. Sơ lược về hệ thống
Hệ thống quản lý kho thiết bị là một hệ thống có chức năng tổng hợp tất
cả những thông tin về nhập và xuất vật tư, thiết bị… để từ đó có thể quản lý một
cách dễ dàng. Nhằm giúp các cửa hàng, công ty, doanh nghiệp,…thực hiện
công tác quản lý kho hàng được chính xác, khoa học và tiết kiệm thời gian thì
chúng ta cần áp dụng tin học vào công tác quản lý có như vậy hiệu quả quản lý
và kinh doanh mới được tăng lên.
Của hàng có thể kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau ,các mặt hàng này
được nhập nhiều từ các nhà cung cấp khác nhau. Mỗi lần nhập hàng người thủ
kho sẽ lập đơn mua hàng dựa trên báo giá của nhà cung cấp và số lượng hàng
còn lại trong kho rồi gửi đơn mua hàng đến nhà cung cấp. Khi nhận được hóa
đơn giao hàng của nhà cung cấp thì viết phiếu nhập kho để nhập hàng vào kho.
Khi nhận được yêu cầu xuất hàng người thủ kho sẽ kiếm tra xem trong
kho có đủ hàng hay không. Nếu hết hàng thì thông báo cho bên xuất hàng, nếu
đủ thì tiến hành xuất hàng theo số lượng mà bên xuất hàng yêu cầu và tiến hành
viết phiếu xuất kho.
Người thủ kho hàng tháng phải theo dõi tình hình nhập xuất của công ty
và lập sổ theo dõi nhập xuất các mặt hàng trong tháng, quý. Cuối mỗi quý, tháng
dựa trên sổ theo dỗi nhập xuất để lập báo cáo về tình hình nhập,xuất, hàng tồn
kho gửi ban lãnh đạo.
- Những khó khăn trong công tác quản lý theo kiểu truyền thống:
Số lượng vật tư thiết bị nhiều, chủng loại phong phú, nếu như không quản
lý tốt, chặt chẽ thì rất dễ dẫn đến nhầm lẫn khi xuất, nhập vật tư thiết bị. Mỗi lần
3
-------------------------------Nhóm SV : Nguyễn Tiến Mạnh
Nguyễn Ngọc Khỏe
Đặng Ngọc Tú
Lớp:

60CĐT2

Quản lý kho hàng


Trường CĐ Giao Thông Vận Tải
GV hướng dẫn: TÔ HẢI THIÊN
Khoa Công Nghệ Thông Tin
------------------------------------------------------------------------------------------------

xuất hay nhập vật tư thiết bị là lại có một hóa đơn lưu trữ, như vật chỉ tính trong
một lần báo cáo về tình hình nhập, xuất vật tư thì số lượng hóa đơn sẽ rất nhiều.
Nếu người phụ trách về giấy tờ không cẩn thận sẽ dẫn đến việc làm thất thoát
hóa đơn, từ đó làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty. Ngoài ra,
khi muốn tìm kiếm một hóa đơn nào đó để kiểm tra sẽ mất rất nhiều thời gian và
khi muốn tổng hợp báo cáo sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Do vậy, việc ứng dụng
công nghệ thông tin vào công tác quản lý vật tư là rất cần thiết.

4
-------------------------------Nhóm SV : Nguyễn Tiến Mạnh
Nguyễn Ngọc Khỏe
Đặng Ngọc Tú
Lớp:
60CĐT2

Quản lý kho hàng


Trường CĐ Giao Thông Vận Tải
GV hướng dẫn: TÔ HẢI THIÊN

Khoa Công Nghệ Thông Tin
------------------------------------------------------------------------------------------------

2. Nghiệp vụ của hệ thống ( GT bài toán)
a. Quản lí nhập
Sau mỗi lần hàng bộ phận quản lí kho sẽ ghi lại chi tiết hàng xuất vào sổ
chi tiết hàng hoá, để tiện theo dõi hàng hoá trong kho. Khi mặt hàng nào đó
trong kho sắp hết hoặc đã hết thì bộ phận quản lí kho sẽ tiến hành báo cho ban
quản lí. Ban quản lí sẽ lệnh cho bộ phận mua hàng tìm kiếm nhà cung cấp và
tiến hành mua hàng. Khi hàng được mua về kho, bộ phận kho sẽ nhận phiếu
giao hàng và kiểm tra số lượng và chất lưọng của hàng về có đúng với yêu cầu
mua hàng không. Sau khi kiểm tra xong số lượng và chất lượng của hàng đã
đảm bảo thì bộ phận quản lí kho lập phiếu nhập kho. Những hàng hoá không
đáp ứng được yêu cầu chất lượng và số lượng sẽ được bộ phận quản lí kho giao
cho bộ phận mua hàng trả lại nhà cung cấp cùng với biên bản kiểm nghiệm hàng
hoá. Một số hàng hoá khi xuất bán cho khách hàng vì một lí do nào đó không
đáp ứng được yêu cầu của khách hàng cũng được đưa về nhập kho chờ xử lí.
Việc theo dõi hàng nhập kho được diễn ra liên tục và thông tin về hàng trong
kho được bộ phận kho theo dõi theo ngày, tháng, quý thậm chí cả tuần.
b. Quản lí xuất
Bộ phận bán hàng sẽ nhận yêu cầu mua hàng của khách hàng. Khách ở
đay có thể là mua lẻ hoặc mua buôn. Bộ phận bán hàng có chức năng nhận yêu
cầu và gửi đến bộ phận kho. Bộ phận kho sẽ kiểm tra lượng hàng trong kho, sau
đó sẽ gửi thông báo về số lượng hàng cho bộ phậnbán hàng. Nếu đủ đáp ứng yêu
cầu của khách hàng thì bộ phận bán hàng sẽ viết hoá đơn bán hàng và giao cho
khách hàng bản sao hoá đơn bán hàng. Khách hàng sẽ nhận và gửi lại cho bộ
phận quản lí. Bộ phận uản lí kho sẽ tiến hành kiểm tra kiểm tra và lập phiếu xuất
kho. Phiếu xuất kho sẽ được gửi cho khách hàng và một phiếu được giữ lại lưu
5
-------------------------------Nhóm SV : Nguyễn Tiến Mạnh

Nguyễn Ngọc Khỏe
Đặng Ngọc Tú
Lớp:
60CĐT2

Quản lý kho hàng


Trường CĐ Giao Thông Vận Tải
GV hướng dẫn: TÔ HẢI THIÊN
Khoa Công Nghệ Thông Tin
------------------------------------------------------------------------------------------------

vào kho phiếu xuất. Khi xuất hàng thông tin về hàng xuất cũng được lưu vào
trong sổ chi tiết hàng hoá để tiện đối chiếu kiểm tra.
c. Quản lí tồn
Việc quản lí hàng tồn diễn ra ngay trong quá trình nhập và xuất hàng.
Hàng hoá được thực hiện qua máy tính mỗi khi phát sinh nhập hay xuất hàng.

6
-------------------------------Nhóm SV : Nguyễn Tiến Mạnh
Nguyễn Ngọc Khỏe
Đặng Ngọc Tú
Lớp:
60CĐT2

Quản lý kho hàng


Trường CĐ Giao Thông Vận Tải

GV hướng dẫn: TÔ HẢI THIÊN
Khoa Công Nghệ Thông Tin
------------------------------------------------------------------------------------------------

3. Yêu cầu đối với hệ thống mới.
Yêu cầu xây dựng một hệ thống quản lý kho vật tư, thiết bị cho một cửa
hàng nhằm quản lý tất cả những vật tư thiết bị hiện có tại công ty đồng thời quản
lý lượng tồn kho trong kho hàng của công ty.

7
-------------------------------Nhóm SV : Nguyễn Tiến Mạnh
Nguyễn Ngọc Khỏe
Đặng Ngọc Tú
Lớp:
60CĐT2

Quản lý kho hàng


Trường CĐ Giao Thông Vận Tải
GV hướng dẫn: TÔ HẢI THIÊN
Khoa Công Nghệ Thông Tin
------------------------------------------------------------------------------------------------

Chương 2: Phân tích hệ thống
1. Mô hình tiến trình nghiệp vụ
1.1. Hồ sơ liên quan
a. Phiếu nhập

Công ty T

Mẫu số:

PHIẾU NHẬP KHO

NHH…

Số…..

Ngày…tháng…năm…

Địa chỉ:…..

Theo quyết định..
……
Ngày…tháng…năm…
của bộ tài chính

Nhập từ:………………………………………………
Nhập tại kho:…………………………………………

Stt

Tên nhãn

Mã số

Đơn vị tính

hiệu, quy

A

B

C

D

Số lượng
Theo chứng từ

Thực nhập

1

2

3

4

Cộng

Cộng thành tiền:…..
Thủ trưởng đơn vị

Phụ trách cung tiêu

Người nhận hàng

Thủ kho

(kí, họ tên)

(kí, họ tên)

(kí, họ tên)

(kí, họ tên)

8
-------------------------------Nhóm SV : Nguyễn Tiến Mạnh
Nguyễn Ngọc Khỏe
Đặng Ngọc Tú
Lớp:
60CĐT2

Quản lý kho hàng


Trường CĐ Giao Thông Vận Tải
GV hướng dẫn: TÔ HẢI THIÊN
Khoa Công Nghệ Thông Tin
------------------------------------------------------------------------------------------------

b. Phiếu xuất
Công tyTNHH ….

Mẫu số:….

PHIẾU XUẤT KHO

Địa chỉ:…………..

Theo quyết định số:…
Ngày …tháng…năm..
của bộ tài chính

Ngày….tháng…năm………………………......................
Họ tên người nhận hàng:…………………………………
Lý do xuất kho: ……………………..Khách hàng………
Xuất tại kho:………………………………………………
Stt

Tên, nhãn

Mã số

Đơn vị tính

Số lượng

Đơn giá

Thành tiền

3

4

hiệu, quy
cách phẩm
chất vật tư

A

B

C

D

Theo chứng

Thực nhập

từ
1

2

Cộng

Cộng thnàh tiền bằng chữ…………………………………………
Phụ trách bộ phận sử dụng

Phụ trách cung tiêu

Người nhận hang

Thủ kho

(ký, đóng dấu)

(ký, đóng dấu)

(ký, đóng dấu)

(ký, đóng dấu)

9
-------------------------------Nhóm SV : Nguyễn Tiến Mạnh
Nguyễn Ngọc Khỏe
Đặng Ngọc Tú
Lớp:
60CĐT2

Quản lý kho hàng


Trường CĐ Giao Thông Vận Tải
GV hướng dẫn: TÔ HẢI THIÊN
Khoa Công Nghệ Thông Tin
------------------------------------------------------------------------------------------------

1.2. Mô hình tiến trình nghiệp vụ

Thông tin phản hồi

Tài vụ

Phiếu
dự trù

Bán hàng

hàng

- Chọn NCC
- Lập – in đơn đặt
hàng
- Nhập hàng và
phiếu giao hàng
- In DS nhận
hàng

Phiếu nhập

Xác nhận thu chi

Hóa đơn

Khiếu nại

NCC

Bản ghi trả tiền

Hàng + phiếu giao hàng

BP nhập kho

Phiếu thu

BP xuất kho
BP kiểm kê, báo cáo
- Kiểm tra hàng
nhập,hàng xuất và hàng
tồn kho
- Tiếp nhận phiếu xuất nhập
- Kiểm tra hóa đơn xuất
- nhập

Phiếu xuất kho

Thông tin hàng tồn

- Kiểm tra hàng xuất
- Xuất hàng
- Lập – in phiếu xuất
kho

10
-------------------------------Nhóm SV : Nguyễn Tiến Mạnh
Nguyễn Ngọc Khỏe
Đặng Ngọc Tú
Lớp:
60CĐT2

Quản lý kho hàng

Trường CĐ Giao Thông Vận Tải
GV hướng dẫn: TÔ HẢI THIÊN
Khoa Công Nghệ Thông Tin
------------------------------------------------------------------------------------------------

2. Các chức năng của hệ thống
 Quản lý khách hang
 Quản lý hang nhập xuất
 Quản lý hóa đơn nhập xuất
Yêu cầu về phần cứng và phần mền để triển khai dự án
Phần cứng: máy tính PC hoặc máy tính xách tay
Phần mền: hệ diều hành Win 2000 NT, Win XP có sử dụng phần mền ứng
dụng ACCESS, SQL…

11
-------------------------------Nhóm SV : Nguyễn Tiến Mạnh
Nguyễn Ngọc Khỏe
Đặng Ngọc Tú
Lớp:
60CĐT2

Quản lý kho hàng


Trường CĐ Giao Thông Vận Tải
GV hướng dẫn: TÔ HẢI THIÊN
Khoa Công Nghệ Thông Tin
------------------------------------------------------------------------------------------------

3. Biểu đồ phân cấp chức năng và biểu dồ luồng
Từ sự phân tích trên ta có biểu đồ phân cấp chức năng như sau:

Quản lí kho hàng

Quản lí nhập kho

Nhận và kiểm tra
hàng hoá

Quản lí xuất kho

Nhận và kiểm tra
hoá đơn bán hàng

Lập phiêú nhập kho

Lập phiếu xuất kho

Vào sổ chi tiết hàng
hoá

Vào sổ chi tiết hàng
hoá

Báo cáo

Thống kê chi tiết

12
-------------------------------Nhóm SV : Nguyễn Tiến Mạnh
Nguyễn Ngọc Khỏe
Đặng Ngọc Tú
Lớp:
60CĐT2

Quản lý kho hàng


Trường CĐ Giao Thông Vận Tải
GV hướng dẫn: TÔ HẢI THIÊN
Khoa Công Nghệ Thông Tin
------------------------------------------------------------------------------------------------

3.Mô tả hoạt động quản lý hàng tồn kho bằng sơ đồ luồng dữ liệu( DFD)
3.1.Sơ đồ ngữ cảnh

13
-------------------------------Nhóm SV : Nguyễn Tiến Mạnh
Nguyễn Ngọc Khỏe
Đặng Ngọc Tú
Lớp:
60CĐT2

Quản lý kho hàng


Trường CĐ Giao Thông Vận Tải
GV hướng dẫn: TÔ HẢI THIÊN

Khoa Công Nghệ Thông Tin
------------------------------------------------------------------------------------------------

14
-------------------------------Nhóm SV : Nguyễn Tiến Mạnh
Nguyễn Ngọc Khỏe
Đặng Ngọc Tú
Lớp:
60CĐT2

Quản lý kho hàng


Trường CĐ Giao Thông Vận Tải
GV hướng dẫn: TÔ HẢI THIÊN
Khoa Công Nghệ Thông Tin
------------------------------------------------------------------------------------------------

15
-------------------------------Nhóm SV : Nguyễn Tiến Mạnh
Nguyễn Ngọc Khỏe
Đặng Ngọc Tú
Lớp:
60CĐT2

Quản lý kho hàng


Trường CĐ Giao Thông Vận Tải
GV hướng dẫn: TÔ HẢI THIÊN

Khoa Công Nghệ Thông Tin
------------------------------------------------------------------------------------------------

3.2.Sơ đồ DFD mức 0

16
-------------------------------Nhóm SV : Nguyễn Tiến Mạnh
Nguyễn Ngọc Khỏe
Đặng Ngọc Tú
Lớp:
60CĐT2

Quản lý kho hàng


Trường CĐ Giao Thông Vận Tải
GV hướng dẫn: TÔ HẢI THIÊN
Khoa Công Nghệ Thông Tin
------------------------------------------------------------------------------------------------

3.3.Sơ đồ DFD mức 1
3.3.1.Sơ đồ DFD quản lý nhập kho.

17
-------------------------------Nhóm SV : Nguyễn Tiến Mạnh
Nguyễn Ngọc Khỏe
Đặng Ngọc Tú
Lớp:
60CĐT2

Quản lý kho hàng


Trường CĐ Giao Thông Vận Tải
GV hướng dẫn: TÔ HẢI THIÊN
Khoa Công Nghệ Thông Tin
------------------------------------------------------------------------------------------------

3.3.2.Sơ đồ DFD quản lý xuất hàng

18
-------------------------------Nhóm SV : Nguyễn Tiến Mạnh
Nguyễn Ngọc Khỏe
Đặng Ngọc Tú
Lớp:
60CĐT2

Quản lý kho hàng


Trường CĐ Giao Thông Vận Tải
GV hướng dẫn: TÔ HẢI THIÊN
Khoa Công Nghệ Thông Tin
------------------------------------------------------------------------------------------------

3.3.3. Sơ đồ DFD của quá trình kiểm kê, báo cáo.

19
-------------------------------Nhóm SV : Nguyễn Tiến Mạnh
Nguyễn Ngọc Khỏe

Đặng Ngọc Tú
Lớp:
60CĐT2

Quản lý kho hàng


Trường CĐ Giao Thông Vận Tải
GV hướng dẫn: TÔ HẢI THIÊN
Khoa Công Nghệ Thông Tin
------------------------------------------------------------------------------------------------

4. Xây dựng cơ sở dữ liệu( bảng CSDL)
4.1. Hệ thống các bảng
a. Bảng khách
Tên trường
makh
tenkhach
diachi
sdt

Khoá
X

Kiểu
Text
Text
Text
Number

Độ rộng
10
50
50
15

Ghi chú
Mã Khách
Tên Khách
Địa chỉ
Số điện thoại

b. bảng hang
Tên trường
mahang
X
tenhang
dvt

Khoá

Kiểu
Text
Text
Text

Độ rộng
25
50
25

Ghi chú
Mã hàng
Tên hàng
Đơn vị tính

c. bảng hóa đơn nhập
Tên trường
mahdn
mahang
mancc
ngaynhap
soluongnhap
dongianhap

Khoá
X

Kiểu
Text
Text
Text
Date/time
Text
Currency

Độ rộng
25
15
25

25
25

Ghi chú
Mã hóa đơn
Mã khách
Người xuất
Ngày nhập
Số lượng nhập
Đơn giá nhập

20
-------------------------------Nhóm SV : Nguyễn Tiến Mạnh
Nguyễn Ngọc Khỏe
Đặng Ngọc Tú
Lớp:
60CĐT2

Quản lý kho hàng


Trường CĐ Giao Thông Vận Tải
GV hướng dẫn: TÔ HẢI THIÊN
Khoa Công Nghệ Thông Tin
------------------------------------------------------------------------------------------------

d. bảng hóa đơn xuất
Tên trường
mahdx
mahang

makhach
manv
soluongxuat
Ngaylap
dongiaban

Khoá
X

Kiểu
Text
Text
Text
Text
Number
Date/time
Currency

Độ rộng
25
25
50
25
15
25

Ghi chú
Mã hóa đơn xuất
Mã hang
Mã khách

Mã nhân viên
Số lượng xuất
Ngày lập
Đơn giá bán

e. bảng nhân viên
Tên trường
manv
hotennv
gt
diachi
sdt

Khóa
x

Kiểu
Text
Text
Yes/no
Text
Text

Độ rộng
15
25
25
25

Ghi chú

Mã nhân viên
Họ tên
Giới tính
Địa chỉ
Số điện thoại

21
-------------------------------Nhóm SV : Nguyễn Tiến Mạnh
Nguyễn Ngọc Khỏe
Đặng Ngọc Tú
Lớp:
60CĐT2

Quản lý kho hàng


Trường CĐ Giao Thông Vận Tải
GV hướng dẫn: TÔ HẢI THIÊN
Khoa Công Nghệ Thông Tin
------------------------------------------------------------------------------------------------

4.2. liên lết giữa các bảng

22
-------------------------------Nhóm SV : Nguyễn Tiến Mạnh
Nguyễn Ngọc Khỏe
Đặng Ngọc Tú
Lớp:
60CĐT2

Quản lý kho hàng


Trường CĐ Giao Thông Vận Tải
GV hướng dẫn: TÔ HẢI THIÊN
Khoa Công Nghệ Thông Tin
------------------------------------------------------------------------------------------------

Chương 3: Thiết kế hệ thống
1. Hệ thống các bảng
a. bảng khách

b. bảng hóa đơn nhập

23
-------------------------------Nhóm SV : Nguyễn Tiến Mạnh
Nguyễn Ngọc Khỏe
Đặng Ngọc Tú
Lớp:
60CĐT2

Quản lý kho hàng


Trường CĐ Giao Thông Vận Tải
GV hướng dẫn: TÔ HẢI THIÊN
Khoa Công Nghệ Thông Tin
------------------------------------------------------------------------------------------------

c. bảng hang

d. bảng hóa đơn xuất

24
-------------------------------Nhóm SV : Nguyễn Tiến Mạnh
Nguyễn Ngọc Khỏe
Đặng Ngọc Tú
Lớp:
60CĐT2

Quản lý kho hàng


Trường CĐ Giao Thông Vận Tải
GV hướng dẫn: TÔ HẢI THIÊN
Khoa Công Nghệ Thông Tin
------------------------------------------------------------------------------------------------

e. bảng nhà cung cấp

f. bảng nhân viên

2.Hệ thống một số các form

25
-------------------------------Nhóm SV : Nguyễn Tiến Mạnh
Nguyễn Ngọc Khỏe
Đặng Ngọc Tú
Lớp:
60CĐT2

Quản lý kho hàng