Báo cáo thực tập Công ty cổ phần thương mại và tư vấn Tân cơ

Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU
Doanh nghiệp có một vị trí đặc biệt quan trọng trong nền kinh tế, là bộ
phận chủ yếu tạo ra tổng sản phẩm trong nước (GDP). Với xu thế chung đẩy
mạnh Công nghiệp hoá- Hiện đại hoá đất nước nền kinh tế như hiện nay của
nước ta các doanh nghiệp luôn có tầm ảnh hưởng đặc biệt, quyết định sự phát
triển cả nền kinh tế xã hội cũng như tạo ra cho mình chỗ đứng vững chắc trên thị
trường và xây dụng được những thương hiệu uy tín riêng góp phần vào quá trình
phát triển nền kinh tế.
Nước ta với nguồn nhân lực dồi dào về số lượng cũng như đạt được chất
lượng khá cao đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát huy được những lợi thế
vốn có sẵn. Trong bối cảnh điều kiện xã hội đang chuyển sang nền kinh tê tri
thức thì các nhân tổ như công nghệ, vốn, nguyên vật liệu giảm dân vai trò của nó
thì nhân tố tri thức chiems cai trò hết sức quan trọng. Với phương châm “ Biết
quan tâm đến con người, phục vụ con người để con người phục vụ tốt cho doanh
nghiệp”. Nhân lực là nhân tố chủ yếu tạo lợi nhuận cho doanh nghiệp, đảm bảo
mọi nguồn sáng tạo trong tổ chức vì vậy việc doanh nghiệp hay bất cứ cơ quan
tổ chức nào đều cần và luôn là tổ chức và quản lý một nguồn nhân lực đạt hiệu
quả cao.
Bạn đang tìm kiếm một ngành học và thắc mắc ngành quản trị văn phòng
là gì? Đào tạo về những lĩnh vực nào? có “vất” không? Hay cơ hội việc sau khi
ra trường có cao không? Thì Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là một địa chỉ tin
cậy để cho bạn lựa chọn. Với hơn 40 năm hình thành và phát triển dưới sự chỉ
đạo của Bộ Nội vụ trường đã đào tạo cũng như cung cấp cho xã hội đội ngũ sinh
viên tốt nghiệp với nền tảng kiến thức vững chắc,có chất lượng cao. Là một sinh
viên đang theo học tại trường với chuyên ngành quản trị văn phòng em đã được
các thầy cô giảng dạy,chỉ bảo tận tình với hệ thống kiến thức vững chắc cũng
như việc tiếp thu, tìm hiểu để biết được những đặc điểm,chức năng cũng như

hoạt động,vai trò của văn phòng đối với hoạt động quản lý,điều hành của mọi cơ

Võ Thị Ngọc Trâm

1

Lớp: Quản trị văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

quan,tổ chức. Với phương châm trang bị cho sinh viên những kiến thức kỹ năng
cơ bản cũng như nắm vững những kỹ năng thực hiện về chuyên môn nghiệp
vụ,kỹ năng hành chính,kỹ năng mềm. Chính vì điều này nhà trường đã tạo điều
kiện cho sinh viên được đi thực tập ở các cơ quan,doanh nghiệp để hiểu thêm
phần nào ngành nghề theo học,làm quen với môi trường làm việc mới để củng
cố thêm kiến thức và tích lũy cho bản thân những kinh nghiệm. Vì vậy quá trình
kiến tập là khoảng thời gian rất quan trọng đồng thời là cơ sở để đánh giá năng
lực của mỗi cá nhân.
Được sự đồng ý của lãnh đạo Công ty Cổ phần thương mại và tư vấn Tân
Cơ ,em đã được tiếp nhận về thực tập tại cơ quan, trong khoảng thời gian này
dưới sự chỉ bảo giúp đỡ tận tình của các cô, chú cùng các anh, chị trong Phòng
Tổ chức hành chính đã giúp em có thêm nhiều kinh nghiệm thực tiễn hết sức
quý báu, giúp em hiểu hơn về nghiệp vụ công tác hành chính văn phòng, các
cách quản lý , giải quyết các thử tục hành chính đến quản lý nhân sự từ đó có cái
nhìn tổng quát, nắm rõ được vai trò,vị trí,chức năng nhiệm vụ của công tác văn
phòng đối với bất cứ một doanh nghiệp, tổ chức nào.
Trải qua quá trình thực tập trong vòng 2 tháng đã giúp em có thêm được

nhiều kiến thức,niềm đam mê về ngành nghề của mình đang theo học,hoàn thiện
bản thân hơn . Với những kiến thức cũng như các ký năng đã thu thập qua đợt
thực tập này bài báo cáo của em mong nhận được những đóng góp quý báu của
quý thầy cô để bài báo cáo được hiệu quả và hoàn thiện hơn.
1. Mục tiêu của đề tài.
- Khảo sát, khái quát chung về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu
tổ chức, lĩnh vực kinh doanh của Doanh nghiệp.
- Khảo sát về công tác, tình hình tổ chức, quản lý hạt động công tác hành
chính của văn phòng doanh nghiệp.
- Khảo sát về hoạt động tổ chức quản lý nhân sự trong văn phòng doanh
nghiệp.

Võ Thị Ngọc Trâm

2

Lớp: Quản trị văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

2. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.
- Đối tượng nghiên cứu: Văn phòng doanh nghiệp Công ty cổ phần
thương mại và tư vấn Tân Cơ – Phòng Tổ chức hành chính.
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Tổ chức quản lý nhân sự trong văn phòng doanh nghiệp Công ty cổ
phần thương mại và tư vấn Tân Cơ
+ Công tác tổ chức và hoạt động của bộ máy văn phòng Công ty cổ phần

thương mại và tư vấn Tân Cơ.
3. Nguồn tài liệu tham khảo.
- Tài liệu về chức năng nhiệm vụ,quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty.
- Một số văn bản,quy định, biểu mẫu của Công ty về tổ chức quản lý nhân sự.
- Hệ thống bảng dữ liệu, bản đánh giá, phiếu đánh giá nhân sự.
4. Lịch sử vấn đề nghiên cứu.
5. Phương pháp nghiên cứu.
- Phương pháp quan sát, đối chiếu với các công việc thực tiễn.
- Phương pháp tổng hợp, phân tích các thôn g tin cần thiết.
- Phương pháp so sánh với quy định hiện hành, hệ thống các dẫn chứng.
6. Bố cục của đề tài.
Bố cục của bài gồm có 3 phần:
Phần I. Khảo sát công tác văn phòng của Công ty cổ phần thương mại và
tư vấn Tân cơ
Phần II. Tổ chức và quản lý nhân sự trong văn phòng.
Phần III. Kết luận và đề xuất kiến nghị.

Võ Thị Ngọc Trâm

3

Lớp: Quản trị văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ TƯ VẤN TÂN CƠ.

1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ
phàn thương mại và tư vấn Tân Cơ.

CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ TƯ VẤN TÂN CƠ.
Tên giao dịch: TANCO JSC
Địa chỉ: 92 Yết Kiêu- Hai Bà Trưng- Hà Nội.
Website: www.tanco.com.vn
1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Công ty cổ phần thương mại và tư vấn Tân cơ tiền thân là công ty TNHH
thương mại và tư vấn Tân Cơ thành lập năm 2000 theo luật doanh nghiệp Việt
Nam. Sau 15 năm công ty đã có khả năng kinh doanh, cung cấp hầu hết các sản
phẩm, vật liệu, thiết bị, máy móc cho mọi ngành công nghiệp và giao thương
trên lĩnh vực thiết bị lớn.
Với độ ngũ nhân sự được phát triển ngày càng chuyên nghiệp cùng chiến
lược phát triển mạng lưới văn phòng, chi nhánh, kho hàng, Tân Cơ sẽ tiếp tục
mở rộng tại các tỉnh thành trên cả nước và vươn đến các nước trong khu vực,
xuất khẩu sẽ được triển khai đến các thị trường lớn. Tại Việt Nam, công ty Tân
cơ trở nên thân thiết với mọi khách hàng thuộc tất cả các ngành: lắp máy, thuỷ
Võ Thị Ngọc Trâm

4

Lớp: Quản trị văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

điện, nhiệt điện, xi măng, đường sắt, dầu khí, các công trình giao thông, nhà ở,

văn phòng…. Và sẵn sàng phục vụ cho những công trình mới sẽ xuất hiện như
điện hạt nhân, đường sắt cao tốc hay công nghiệp hàng không….
1.1.2. Các mặt hoạt động của Công ty
Để đảm bảo cho việc tổ chức sản xuất và quản lý sản xuất đạt hiệu quả
cao.Công ty đã xây dựng bộ máy quản lý phù hợp với đặc điểm tình hình sản
xuất, bộ máy quản lý được phân công tách rời, không chồng chéo với phương
châm cán bộ quản lý “ phải giỏi một việc, biết nhiều việc” đồng thời phát huy
được trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tính năng động sang tạo, ý thức trách
nhiệm, làm chủ tập thể của người cán bộ quản lý.
* Mục tiêu hoạt động:
- Coi trọng công nghệ và chất lượng, chuẩn mực hóa hoạt động theo
hướng tiến bộ, phục vụ khách hàng đạt lợi ích cao nhất.
- Đẩy mạnh dự trữ theo nhu cầu riêng của từng khách hàng nhằm bảo đảm
kế hoạch và giao hàng nhanh.
- Ưu việt hóa về giá cả và dịch vụ, tối đa hoá về lợi ích và thuận lợi hoá
công việc của khách hàng.
* Lĩnh vực hoạt động:
- Thương mại: Tân cơ phát triển kinh doanh trên nền tảng các lĩnh vực
hiện hành: các sản phẩm lắp xiết, thép, nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị…
- Tư vấn: các dịch vụ tư vấn kỹ thuật, đào tạo, đầu tư, tài chính, thủ tục
hải quan, xuất nhập khẩu…
- Đầu tư: các hoạt động đầu tư trực tiếp/gián tiếp, sản xuất, xây dựng,
kinh doanh bất động sản…
- Phát triển công nghệ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, nghiên
cứu triển khai sản phẩm mới…
* Chuyên doanh:
- Các sản phẩm lắp xiết: Bulông, gudông, đai ốc, cút nối, vòng đệm, rivê,
đinh hàn, các loại vít…
Võ Thị Ngọc Trâm

5

Lớp: Quản trị văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

- Các sản phẩm thép: thép xây dựng, thép chế tạo, thép hình, thép tấm,
thép cuộn, ống thép, phôi thép, sàn thép…
- Vật liệu trong ngành xây dựng cầu đường, cầu cảng, nhà cao tầng : cáp
dự ứng lực, dây và thanh thép dự ứng lực, neo, gối cầu, khe co giãn…
- Ray và các phụ kiện về ray: lập lách, bu lông, đai ốc, vòng đệm, tấm
đệm, ghi ray…
- Các loại thiết bị, máy móc trong ngành công nghiệp, sản xuất, xây dựng
kể cả giao thương cung cấp về thiết bị lớn.
1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ
- Đại hội đồng cổ đông:
Là bộ phận cao nhất quyết định các phương hướng, mục tiêu phát triển,
các kế hoạch sản xuất kinh doanh, quyết định các vấn đề liên quan đến chiến
lược phát triển trung và dài hạn của công ty. Đại hội đồng cổ đông bầu Hội
đồng quản trị và Ban kiểm soát. Đại hội đồng cổ đông được triệu tập vào cuối
năm hoặc vào thời điểm bất kỳ mà Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát thấy cần
thiết để giải quyết những vấn đề cấp bách thuộc hoạt động sản xuất kinh doanh
trong khuôn khổ điều lệ của công ty. Thảo luận và thông qua bảng tổng kết năm
tài chính, bầu và bãi miễn các thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát.
- Hội đồng quản trị:
Hội đồng quản trị là trung tâm quản lý lãnh đạo của công ty có quyền
quyết định mọi vấn đề có liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trừ

những vấn đề thuộc thẩm quyền của Hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị có
nhiệm vụ:
+ Phê duyệt thông qua các chiến lực, mục tiêu đầu tư dài hạn, ngắn hạn
trong sản xuất kinh doanh.
+ Phê duyệt thông qua việc tổ chức, thực hiện kiểm tra các lĩnh vực hoạt
động cho bộ phận của công ty tuỳ theo những mục đích, yêu cầu cụ thể.
+ Ra các quyết định kiểm tra, triệu tập Đại hội cổ đông, bổ nhiệm Giám
đốc điều hành và phê duyệt các văn bản quyết toán.
Võ Thị Ngọc Trâm

6

Lớp: Quản trị văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

+ Là cơ quan thực hiện các quyết định của đại hội đồng cổ đong, hoạt
động tuân thủ theo các quyết định của pháp luật và điều lệ của công ty. Đứng
đầu Hội đồng quản trị là Chủ tịch Hội đồng quản trị; thay mặt Hội đồng quản trị
điều hành công ty là Giám đốc.
- Ban kiểm soát:
Là cơ quan kiểm tra, giám sát do Đại hội đồng cổ đông bầu ra nhằm thực
hiện chức năng kiểm tra đối với mọi hoạt động của công ty. Nhiệm vụ của Ban
kiểm soát:
+ Kiểm tra sổ sách kế toán, tài sản, các bảng tổng kết của Công ty.
+ Trình Đại hội cổ đông báo cáo thẩm tra tài chính của Công ty.
+ Báo cáo về những vấn đề tài chính bất thường xảy ra và hoạt động tài

chính của công ty.
- Ban Giám đốc công ty:
Giám đốc kiêm Chủ tịch Hội đồng quản trị có nhiệm vụ điều hành mọi
hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo pháp luật của nhà nước và điều
lệ công ty, nghị quyết của cả Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị. Giám
đốc là người đại diện hợp pháp của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật,
Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị là người có quyền hành cao nhất
trong công ty và chịu trách nhiệm về toàn bộ các vấn đề có liên quan đến hoạt
động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Phó Giám đốc:
Trợ giúp cho Giám đốc giải quyết các công việc theo sự phân công và uỷ
quyền của Giám đốc. Trong phạm vị lĩnh vực công tác được phân công, các Phó
giám đốc được Giám đốc uỷ quyền thay mặt để làm việc với các bên liên quan,
ký các văn bản và tổ chức giải quyết những công việc được giao. Phó giám đốc
chịu trách nhiệm trước Giám đốc, Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông và
trước pháp luật từ khâu đầu đến khâu cuối về quá trình thực hiện và kết quả thực
hiện các nhiệm vụ và quyền hạn thuộc lĩnh vực đã được Giám đốc phân công uỷ
quyền
Võ Thị Ngọc Trâm

7

Lớp: Quản trị văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

- Phòng Tài chính kế toán.

+ Quản lý điều hành toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của công ty.
+ Tham mưu cho Hội đồng quản trị, Ban giám đốc về tình hình tài chính
và các chiến lược tài chính của công ty.
+ Lập báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán doanh nghiệp.
+ Lập dự toán nguồn vốn, phân bố, kiểm soát vốn cho toàn bộ hoạt động
sản xuất kinh doanh của công ty.
+ Dự báo các số liệu tài chính, phân tích thông tin, số liệu tài chính kế
toán.
+ Quản lý vốn nhằm đảm bả cho các hoạt động sản xuất kinh doanh và
việc đầu tư của công ty có hiệu quả.
- Phòng Tổ chức hành chính.
+ Tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc xây dựng mô hình tổ chức
của Công ty và các đơn vị trực thuộc sao cho khoa học và hiệu quả;
+ Nghiên cứu xây dựng các Quy trình, quy chế theo sự phân công của
Giám đốc, trình Hội đồng quản trị, giám đốc phê duyệt;
+ Tổ chức thực hiện kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, bố trí sử dụng lao
động theo phân công của giám đốc;
+ Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật đối với người lao
động; giải quyết các công việc có liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của người
lao động trong Công ty theo đúng chế độ chính sách của Nhà Nước và quy định
của Công ty;
+ Soạn thảo, trình giám đốc ký hợp đồng với người lao động và theo dõi,
quản lý tình hình thực hiện hợp đồng lao động;
+ Theo dõi, kiểm tra việc chấp hành các nội quy, quy chế của các phòng
ban và cán bộ công nhân viên trong Công ty, kiến nghị giám đốc áp dụng các
biện pháp khen thưởng, kỷ luật nhằm nâng cao tinh thần, trách nhiệm của người
lao động;
+ Phối hợp với các phòng ban, đơn vị trực thuộc để giám sát, đánh giá
Võ Thị Ngọc Trâm

8

Lớp: Quản trị văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

chất lượng công việc của cán bộ công nhân viên hàng tháng, quý, năm để làm cơ
sở tính lương, thưởng và đánh giá năng lực người lao động;
+ Thay mặt Công ty làm việc với các cơ quan Bảo hiểm xã hội, cơ quan
quản lý lao động có thẩm quyền và báo cáo công việc để Tổng giám đốc giải
quyết.
+ Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của Công ty.
+ Soạn thảo, trình duyệt, ban hành, hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc báo cáo
việc thực hiện các văn bản có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng ;
+ Cung cấp các tài liệu cho các phòng ban, đơn vị trực thuộc liên quan
phục vụ công tác sản xuất, kinh doanh theo đề xuất được duyệt;
+ Lập kế hoạch dự trù mua sắm và quản lý trang thiết bị văn phòng, văn
phòng phẩm trình Tổng giám đốc duyệt và thực hiện việc mua sắm theo kế
hoạch đã được duyệt;
+ Chuẩn bị các điều kiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác hội họp, tiếp
khách;
+ Quan tâm đến đời sống cho cán bộ công nhân viên, thăm hỏi trong các
dịp lễ tết, hiếu, hỉ, đảm bảo thực hiện chế độ trong các ngày này theo quy định
của pháp luật và Công ty;
+ Điều động phương tiện vận chuyển, đi lại phục vụ theo yêu cầu công tác
theo quy định.
+ Đảm bảo công tác an ninh, trật tự, tham gia xây dựng các phương án

phòng chống cháy nổ, lụt bão và an toàn vệ sinh lao động.
+ Tổng hợp yêu cầu, kiến nghị của phòng ban, đơn vị trực thuộc trình
giám đốc và phòng ban liên quan giải quyết ;
- Phòng Kỹ thuật& chế tạo.
+ Tham mưu cho Giám đốc trong công tác quản lý đầu tư xây dựng, quản
lý chung về công tác chuẩn bị sản xuất, quản lý kỹ thuật sản xuất.
+ Công tác sáng kiến, nghiên cứu và ứng dựng tiến bộ khoa học kỹ thuật,
công tác đấu thầu, xây lắp. Công tác thẩm tra, thẩm định các thủ tục đầu tư xây
Võ Thị Ngọc Trâm

9

Lớp: Quản trị văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

dựng: hồ sơ báo cáo đầu tư, dự án đầu tư xây dựng công trình, đề cương khảo
sát, thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công các dự án, tổng dự toán, dự toán….
- Phòng Kế hoạch hàng hoá.
+ Lập kế hoạch bán hàng của công ty, lên kế hoạch về nguồn hàng trong
ngắn hạn cũng như trong dài hạn và tổ chức thực hiên các kế hoạch đó.
+ Theo dõi kho hàng ở các chi nhánh, đôn đốc việc thực hiện cũng như
thường xuyên kiểm tra kho hàng.
- Phòng Mua hàng.
+ Xem xét nhu cầu của các bộ phận, phòng ban; tìm và liên hệ nhà cung
ứng; đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng tốt nhất về mặt hàng, chất lượng, sự uy
tín, tiến độ, giá cả.

+ Lập đơn đặt hàng sau khi được Ban giám đốc duyệt. Thực hiện mua
hàng sau khi được duyệt đơn hàng.
+ Kiểm tra hàng mua vào có đạt đủ tiêu chuẩn của đơn hàng đã đặt hàng
đã đưa ra hay không.
- Phòng Kinh doanh lắp xiết.
+ Tìm kiếm và phát triển khách hàng mới thuộc nhóm khách hàng mục
tiêu của công ty. Tìm kiếm khách hàng thực hiện đầu tư, góp vốn liên doanh,
liên kết theo kế hoạch và chiến lược phát triển của công ty.
+ Tìm kiếm, duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng. Chăm sóc
khách hàng theo chính sách của công ty. Thu thập và quản lý thông tin khách
hàng và hồ sơ khách hàng theo quy định. Đầu mối về việc thu nhập, quản lý
thông tin khách hàng để phục vụ cho công tác đánh giá xếp hạng khách hàng,
thẩm định và tái thẩm định các hồ sơ khách hàng.
- Phòng Kinh doanh thép.
+ Tham mưu xây dựng chính sách bán hàng, bao gồm chính sách về giá,
khuyến mãi, chiết khấu & các chương trình quảng bá, tiếp cận đến khách hàng
để trình Giám đốc phê duyệt.
+ Đề xuất chính sách cho khách hàng, nhóm khách hàng, trình giám đốc
Võ Thị Ngọc Trâm

10

Lớp: Quản trị văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

và thực hiện theo chính sách đã được phê duyệt.

+ Lập mục tiêu, kế hoạch bán hàng trình Giám đốc phê duyệt định kỳ và
thực hiện tổ chức triển khai bán các sản phẩm & dịch vụ thuộc chức năng nhằm
đạt mục tiêu đã được phê duyệt.
+ Tuân thủ các quy định của Công ty trong công tác đề xuất các chính
sách cho khác hàng khi cung cấp các sản phẩm & dịch vụ thuộc chức năng
nhiệm vụ.
- Tổ Vận tải.
+ Lái xe phục vụ Ban Giám đốc.
+ Theo dõi tình trạng hoạt động của xe, đảm bảo xe được luôn trong tình
trạng sẵn sàng hoạt động .
+ Bảo dưỡng xe theo quy định.
+ Phối hợp Thư ký Giám đốc chuẩn bị tài liệu và đồ dùng cần thiết phục
vụ khi Giám đốc đi công tác.
+ Tham gia công tác tại Văn phòng theo nội dung phân công của phụ
trách phòng trong thời gian lãnh đạo làm việc tại phòng hoặc đi công tác.
+ Chủ động đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công việc trong công tác
lái xe: Như đảm bảo an toàn cho Giám đốc, tiết kiệm xăng xe….
1.1.4. Cơ cấu tổ chức của Công ty
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần thương mại và tư vấn Tân Cơ
( Phụ lục 01)
1.2. Tình hình tổ chức, quản lí công tác hành chính văn phòng
1.2.1. Vị trí, cơ cấu tổ chức của văn phòng
Văn phòng của Công ty cổ phần thương mại và tư vấn Tân Cơ là phòng
"Tổ chức hành chính" là nơi tham mưu tổng hợp, trung giao dịch thông tin và
đảm bảo hậu cần cho hoạt động của công ty.
Cơ cấu của phòng Tổ chức hành chính gồm có:
+ 01 Trưởng phòng;
+ 01 Phó phòng;
Võ Thị Ngọc Trâm

11

Lớp: Quản trị văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

+ 01 nhân viên hành chính;
+ 01 cán bộ quản lý nhân sự;
+ 01 bảo vệ;
+ 01 lễ tân,
+ 01 thư ký,
+ 03 cấp dưỡng
+ 04 lái xe.
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
a, Chức năng.
- Tham mưu giúp việc cho giám đốc công ty và tổ chức thực hiện các việc
trong tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, chế độ chính
sách, chăm sóc sức khỏe cho các cán bộ nhân viện trong công ty theo luật và
quy chế của công ty.
- Kiểm tra, đồn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nội
quy, quy chế.
- Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc công ty.
b,Nhiệm vụ.
*Công tác văn phòng:
- Công tác nội vụ của cơ quan, tiếp nhận, tổng hợp thông tin. Xử lý các
thông tin theo chức năng, quyền hạn của phòng.
- Tiếp khách, tiếp nhận, tổng hợp các thông tin từ bên ngoài đến công ty.

Xử lý các thông tin đó theo chức năng, quyền hạn của mình.
- Tổ chức hội nghị, hội họp và các buổi khánh tiết của công ty.
- Soạn thảo văn bản, trình giám đốc ký các văn bản đối nội, đối ngoại và
phải chịu trách nhiệm trước giám đốc về giá trị pháp lý của văn bản đó.
- Phát hành, lưu trữ, bảo mật con dấu cũng như các tài liệu đảm bảo chính
xác, kịp thời, an toàn.
- Lập các báo cáo thống kê liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng
theo định kỳ tháng, quý, năm gửi giám đốc theo yêu cầu.
Võ Thị Ngọc Trâm

12

Lớp: Quản trị văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

- Đóng dấu, vào sổ văn bản đến và đi, lưu trữ theo quy định.
- Chuyển phát văn bản của doanh nghiệp đến nơi nhận, hoặc qua bưu điện
đến nơi nhận. Tiếp nhận và chuyển các văn bản đến Giám đốc hoặc thư ký giám
đốc. Chuyển các văn bản đến các phòng ban chức năng để xử lý theo yêu cầu
của giám đốc.
*Công tác tổ chức, chế độ chính sách, giải quyết các vấn đề liên quan đến
nhân sự theo nhiệm vụ, quyền hạn của mình. Cụ thể như:
- Tuyển dụng, quản lý nhân lực, điều động, thuyên chuyển người lao
động.
- Giải quyết các vấn đề về chế độ chính sách đối với người lao động theo
luật và quy chế của công ty.

- Theo dõi công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của công ty.
- Tổ chức khám sức khỏe định kỳ hàng năm, mua bảo hiểm y tế cho cán
bộ công nhân.
- Lưu giữ và bổ sung hồ sơ cán bộ công nhân viên kịp thời, chính xác.
- Lập các kế hoạch, kiểm tra , theo dõi việc duy trì thực hiện chế độ bảo
hộ lao động trong công ty theo quy chế.
- Lưu trữ, bảo quản hồ sơ hình thành trong quá trình thực hiện chức năng,
nhiệm vụ của phòng. Quản lý hồ sơ cán bộ, công nhân đang công tác tại doanh
nghiệp theo quy định.
- Là thành viện thường trực trong hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật,
khoa học kỹ thuật. Có trách nhiệm đôn đốc, tiếp nhận thông tin, báo cáo của các
đơn vị, tổng hợp báo cáo lãnh đạo. Theo dõi, nhận xét cán bộ, công nhân để đề
xuất việc xét nâng lương, thi nâng bậc hàng năm.
- Tổ chức các lớp học, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ.
*Công tác bảo vệ.
- Thường trực, bảo vệ cơ quan, cơ sở vật chất, bến bãi, kho tàng, văn
phòng doanh nghiệp. Phối hợp với chính quyền và công an địa phương trong
công tác bảo vệ an ninh trật tự, an toàn xã hội.
Võ Thị Ngọc Trâm

13

Lớp: Quản trị văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

- Đảm bảo hệ thống điện thoại, liên lạc, cấp điện, cấp nước phục vụ văn

phòng Công ty.
- Xây dựng quy định về phòng chống cháy nô . Đảm bảo công tác an toàn
phòng chống cháy nổ, công tác huấn luyện thường xuyên, tổ chức chữa cháy kịp
thời khi xảy ra cháy nổ.
*Công tác phục vụ.
- Làm công tác tạp vụ, vệ sinh công ty.
- Đảm bảo việc cung cấp các nhu cầu phục vụ công tác văn phòng.
- Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc của doanh nghiệp. Lập kế
hoạch mua sắm trang thiết bị trình giám đốc phê duyệt.
- Thực hiện công tác kiểm tra, kiểm kê tài sản, các trang thiết bị làm việc
của Văn phòng định kỳ hàng năm theo quy định.
- Quản lý và điều phối xe ô tô phục vụ cán bộ doanh nghiệp đi công tác
cũng như việc vận chuyển các nguyên vật liệu., các thiết bị, sản phẩm máy móc.
c. Quyền hạn.
- Được quyền tham mưu, đề xuất với Giám đốc/Phó Giám đốc những
vướng mắc, bất hợp lý trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Chủ động tổ chức triển khai thực hiện các nhiệm vụ được giao theo quy
định của Công ty và Luật lao động.
- Đề nghị các phòng nghiệp vụ chuyên môn phối hợp thực hiện tốt công
việc theo chức năng nhiệm vụ.
- Yêu cầu các phòng nghiệp vụ cung cấp số liệu phục vụ công tác liên
quan đến công tác tổ chức hành chính tổng hợp của Công ty.
- Có quyền đề xuất với lãnh đạo công ty việc điều động các phòng, ban
khác hỗ trợ cùng giải quyết công việc nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ chung của
công ty.
- Đề nghị với Giám đốc/Phó Giám đốc về công tác tuyển dụng, đào tạo,
nâng lương, nâng bậc, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật lao động
theo luật hiện hành và quy chế của Công ty.
Võ Thị Ngọc Trâm

14

Lớp: Quản trị văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

d, Cơ cấu tổ chức.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Tổ chức hành chính.
( Phụ lục 02)
1.2. 3. Mô tả công việc các vị trí trong văn phòng
Danh sách nhân sự của Phòng Tổ chức hành chính.
STT

HỘ VÀ TÊN

1

Nguyễn Thị Thanh

Trưởng phòng

2

Nguyễn Hữu Huỳnh

Phó trưởng phòng

3

Nguyễn Kim Thắng

Nhân viên hành chính

4

Đặng Thị Hoà

Cán bộ quản lý nhân sự

5

Nguyễn Thị Hạ

Cấp dưỡng

6

Trần Ánh Tuyết

Cấp dưỡng

7

Trần Thị Măng

Cấp dưỡng

8

Nguyễn Trọng Lai

Lái xe

9

Đào Minh Chí

Lái xe

10

Trần Đại Dương

Lái xe

11

Mai Trung Hiếu

Lái xe

12

Nguyễn Văn Thành

Bảo vệ

13

Phạm Hoàng Quân

Thư ký

14

Hoàng Thị Bão

Lễ tân

Võ Thị Ngọc Trâm

CHỨC VỤ

15

Lớp: Quản trị văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Bản mô tả việc làm các vị trí trong Phòng Tổ chức hành chính.
1.Trưởng phòng Tổ chức hành chính.
- Tổ chức và thực hiện công tác hành chính theo chức năng nhiệm vụ và
theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
- Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản,

trang thiết bị của công ty.
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an tinh trật tư,
an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ.
- Tham mưu đề xuất cho Ban Giám đốc để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh
vực Hành chính
- Tham mưu cho Ban Giám đốc về công tác hành chính của công ty.
- Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chính.
- Quản lý toàn bộ nhân viên trong Phòng tổ chức hành chính
- Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn bộ nhân viên
trong phòng.
- Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng,
đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc
- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển….đối với nhân viên trong phòng.
- Giải quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của các cá nhân hay bộ
phận khác dựa trên nội qui, qui định Công ty và pháp luật hiện hành.
- Được quyền kiểm tra chất vấn các Trưởng bộ phận liên quan nếu phát
sinh ra những vấn đề có liên quan đến sự thiệt hại của công ty.
- Thừa uỷ nhiệm của Ban Giám đốc truyền đạt những chủ trương, chỉ thị
của Ban Giám đốc, nhà nước để cán bộ nhân viên am hiểu và thực hiện.
- Yêu cầu mọi bộ phận trong Công ty báo cáo, thuyết minh, cung cấp dữ
liệu chính thức để Phòng hoàn thành nhiệm vụ do Ban Giám đốc giao.
- Áp dụng các biện pháp tức thời để đề phòng và ngăn chận ngay các vụ
việc có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng làm thiệt hại đến lợi ích của Công ty
hoặc của người lao động.
Võ Thị Ngọc Trâm

16

Lớp: Quản trị văn phòng K1D

Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

- Ký, sao y một số giấy tờ hành chánh được Ban Giám đốc uỷ quyền.
- Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của Phòng Tổ
chức hành chính.
- Thừa ủy nhiệm của Ban Giám đốc truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến
các bộ phận, tổ chức phối hợp điều khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội
dung chỉ đạo, chỉ thị Ban Giám đốc.
- Báo cáo cho Ban Giám đốc về công tác hành chính theo nhiệm vụ được
giao định kỳ tuần, tháng, quí, 6 tháng, năm và báo cáo các trường hợp đột xuất
hoặc các nhiệm vụ do Ban Giám giao.
- Khi vắng mặt thì uỷ quyền lại cho một nhân viên trong phòng thực hiện.
2.Ông Nguyễn Hữu Huỳnh- Phó trưởng phòng.
- Thay mặt trưởng phòng giải quyết các công việc của trưởng phòng khi
trưởng phòng đi vắng hoặc được uỷ quyền. Lập kế hoạch theo dõi,chăm lo các
điều kiện làm việc và phục vụ lãnh đạo trong công ty.
- Trực tiếp phụ trách công tác hậu cần, các buổi liên hoan, họp mặt,dạ
tiệc, của công ty. Phân công nhiệm vụ các nhân viên trong phòng thực hiện công
tác hậu cần, chuẩn bị các tài liệu cũng như các thiết bị phục vụ cho các cuộc
họp, hội nghị của công ty.
- Chịu trách nhiệm trứơc trửơng phòng về công việc được phân công và
báo cáo việc thực hiện công việc. Hoạch định nhu cầu đào tạo đáp ứng sự phát
triển của Công ty.
- Làm đầu mối phối hợp với các bộ phận xác định nhu cầu đào tạo.
- Lập kế hoạch về công tác đào tạo theo định kỳ tháng, quý, năm trình
lãnh đạo phê duyệt.
- Lựa chọn các hình thức đào tạo phù hợp: đào tạo nôi bộ, đào tạo tại các

đơn vị chuyên nghiệp.
- Tìm kiến và lựa chọn các cơ sở đào tạo tin cậy.
- Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các cơ sở đào tạo.Tổng hợp danh
sách đăng ký tham gia đào tạo.
Võ Thị Ngọc Trâm

17

Lớp: Quản trị văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

- Xây dựng chương trình đào tạo nội bộ.Lập danh sách nhân sự tham gia
đào tạo
- Tổ chức thực hiện công tác đào tạo theo chương trình kế hoạch đã phê
duyệt.
3.Ông Nguyễn Kim Thắng- Nhân viên hành chính
- Tiếp nhận các văn bản chuyển đến ( gửi trực tiếp, gửi qua đường bưu
điện, gửi qua fax, gửi qua Mail ) đóng dấu công văn đến vào sổ theo dõi văn bản
đến ( số văn bản đến, ký hiệu, ngày tháng ban hành văn bản, nội dung văn bản.
- Phân loại văn bản đến, vào phiếu văn bản và trình Chánh Văn phòng cho
ý kiến xử lý và chuyển Ban giám đốc Công ty cho ý kiến chỉ đạo.
- Dựa vào ý kiến chỉ đạo của Ban giám đốc, nhân bản chuyển tới các
phòng, ban hoặc người có trách nhiệm xử lý công việc.
- Khi chuyển văn bản đến các phòng, ban, yêu cầu cán bộ nhân văn bản
vào sổ giao nhận văn bản nội bộ.
- Thực hiện báo cáo công việc hàng tuần bao gồm nội dung văn bản đến,

ý kiến chỉ đạo của Ban giám đốc Công ty và kết quả xử lý của các phòng ban.
- Tiếp nhận văn bản trình ký của các phòng, ban chuyên Tổ giúp việc Hội
đồng quản trị xử lý và chuyển Ban giám đốc ký duyệt.
- Sau khi Giám đốc ký văn bản, văn thư vào sổ, photo văn bản theo đúng
nơi nhận ghi trong văn bản, đóng dấu và trực tiếp chuyển cho các phòng, ban.
Đối với các văn bản gửi ra ngoài công ty, văn thư có trách nhiệm gửi qua đường
bưu điện đảm bảo thông tin được kịp thời, thông suốt.
- Thực hiện báo cáo công việc hàng tuần bao gồm nội dung các văn bản
đi, gửi văn bản.
- Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác lưu trữ của Công ty và đơn
vị trực thuộc.
- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan .
- Quản lý và xây dựng quy trình, mẫu biểu về công tác văn thư lưu trữ của
Công ty.
Võ Thị Ngọc Trâm

18

Lớp: Quản trị văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

- Chịu trách nhiệm tạm ứng, thanh toán, hoàn tạm ứng các chi phí Văn
phòng.
- Tổng hợp và thu tiền ăn trưa của cán bộ nhân viên Công ty.
- Thanh toán các chi phí: điện thoại, internet, chi phí trà nước, tiếp khách
cho Công ty và Ban giám đốc.

- Tổng hợp báo cáo hàng tháng của phòng ban Công ty.
4.Bà Đặng Thị Hoà- Cán bộ quản lý nhân sự
- Quản lý nhân lực của phòng,tham gia làm thư ký các hội đồng do công
ty thành lập: tuyển dụng, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, bảo hộ lao động,
khoa học kỹ thuật. Thực hiện,theo dõi chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động
trong toàn công ty.
- Phụ trách và thực hiện công tác tiền lương, các chế độ chính sách cho
cán bộ nhân viên Công ty. Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, báo cáo.
- Phối hợp với các phòng ban liên quan kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị
trực thuộc thực hiện quy chế trả lương, thủ tục thanh toán tiền lương, các chế độ
chính sách theo quy định.
- Theo dõi và tổng hợp công tác tiền lương, các chế độ chính sách của các
đơn vị trực thuộc công ty.
- Tham gia biên soạn các tài liệu hướng dẫn thực hiện các quy định, quy
chế quản lý thuộc lĩnh vực tiền lương, các chế độ chính sách.
- Quản lý và xây dựng quy trình, mẫu biểu về công tác tiền lương, các chế
độ chính sách của công ty.
- Làm việc với các đại diện công đoàn để giải quyết các vấn đề về quan
hệ, quyền lợi của người lao động.
- Hàng năm rà soát danh sách cán bộ nhân viên tham gia và chấm dứt
tham gia Bảo hiểm.
- Lập danh sách cán bộ nhân viên tham gia, chấm dứt tham gia Bảo hiểm
theo mẫu.
- Làm việc với cán bộ phụ trách của cơ quan Bảo hiểm xã hội đối chiếu
Võ Thị Ngọc Trâm

19

Lớp: Quản trị văn phòng K1D

Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

danh sách tham gia Bảo hiểm xã hội, đối chiếu với số tiền phải nộp hàng tháng.
- Rà soát, lập danh sách cán bộ nhân viên nghỉ việc, cán bộ nhân viên
hưởng các chế độ Bảo hiểm.
- Làm việc với cán bộ phụ trách của cơ quan Bảo hiểm xã hội chốt sổ,
chốt chính sách, chế độ cán bộ nhân viên được hưởng các chế độ của Bảo hiểm.
- Đối chiếu số liệu tham gia Bảo hiểm của cán bộ nhân viên với phòng Tài
chính kế toán, làm thủ tục thanh toán tiền Bảo hiểm sau khi thống nhất số liệu.
5.Bà Nguyễn Thị Hạ- Cấp dưỡng.
- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tac thường xuyên và đột
xuất có liên quan đến những công việc cụ thể như sau:
- Quản lý, lên lịch, đôn đóc các nhân viên thực hiện nhiệm vụ nấu cơm
ca. Lên kế hoạch dự trù mua sắm các dụng cụ, thiết bị phục vụ ăn uống cho nhân
viên toàn công ty.
- Công khai kinh tế hàng ngày cho cán bộ công nhân được biết. Phụ trách
công tác sổ sách báo ăn hàng ngày cho cán bộ công nhân viên của công ty.
- Tiếp phẩm, thanh quyết toán theo định kỳ mà công ty quy định.
6.Bà Trần Ánh Tuyết- Cấp dưỡng.
- Chịu trách nhiệm chế biến thức ăn ngon, hợp vệ sinh, đảm bảo chất và
ượng trên cơ sở các nguyên liệu đã được cung cấp.
- Chịu trách nhiệm vệ sinh ăn uống, giờ giấc phục vụ trong ca mình phụ
trách. Vệ sinh khu hành lang các Phòng ban làm việc, khu nhà vệ sinh.
7.Bà Trần Thị Măng- Cấp dưỡng.
- Tạp vụ, phục vụ lãnh đạo công ty.
- Mua sắm các nhu yếu phẩm phục vụ công tác hàng ngày và các ngày lễ
của công ty.

- Phục vụ vệ sinh của khu nhà văn phòng làm việc của công ty. Phụ việc
cho người nấu ăn chính.
- Thường xuyên thay đổi thực đơn để phục vụ tốt hơn cho các cán bộ
nhân viên trong toàn công ty.
Võ Thị Ngọc Trâm

20

Lớp: Quản trị văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

8.Ông Nguyễn Trọng Lai- Lái xe.
- Quản lý xe, phục vụ các hoạt động đi lại cũng như vận chuyển một số
vật dụng khi cần thiết. Thường xuyên vệ sinh, bảo dưỡng xe.
- Theo dõi tình trạng hoạt động của xe, đảm bảo xe được luôn trong tình
trạng sẵn sàng hoạt động .
9.Ông Đào Minh Chí- Lái xe.
- Lái xe phục vụ Ban Giám đốc.
- Lập kế hoạch báo cáo khám xe định kỳ, sửa chữa hư hỏng lớn do kỹ
thuật xe không đảm bảo, trình duyệt trước khi thực hiện.
10.Ông Trần Đại Dương- Lái xe.
- Lái xe phục vụ Ban Giám đốc, chạy tuyến các chi nhánh theo sự phân
công của lãnh đạo.
- Phụ trách việc kiểm tra cũng như sử dụng xe, báo cáo số lượng hoạt
động, số km đã chạy cũng như số lượng xăng dầu tiêu hao. Thường xuyên báo
cáo tình hình của xe về các vấn đề kỹ thuật nếu có.

11.Ông Mai Trung Hiếu- Lái xe.
- Lái xe phục vụ Ban Giám đốc.
- Hàng ngày phụ trách báo cáo số lượt hoạt động, số km đã chạy và số
lượng xăng dầu tiêu hao.
- Bảo dưỡng xe theo quy định của công ty.
12.Ông Nguyễn Văn Thành- Bảo vệ.
Thực hiện các công việc đột xuất có liên quan đến những việc cụ thể như
sau:
- Bảo vệ tài sản công ty và tài sản người lao động trong đi,
- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự trị an trong toàn công ty, Là lực lượng
chính trong lực lượng xung kích phòng chống thiên tai, hoả hoạn
13.Ông Phạm Hoàng Quân- Thư ký.
- Chịu trách nhiệm trực điện thoại cũng như sắp xếp các cuộc gặp, lịch
hẹn của lãnh đạo công ty.
Võ Thị Ngọc Trâm

21

Lớp: Quản trị văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

- Chuẩn bị các cuộc họp.
- Kiểm tra lịch tuần của Ban giám đốc và các phòng ban, chủ động bố trí
phòng họp.
- Chuẩn bị phòng họp, hoàn thành trước thời gian họp 30 phút bao gồm:
Bàn ghế, nước uống, máy chiếu, phối hợp với các bộ phận để chuẩn bị tài liệu

họp ( nếu có ).
- Phục vụ nước uống trong quá trình họp.
- Kết thúc cuộc họp thu gon phòng họp, cắt các thiết bị điện, máy chiếu.
14.Bà Hoàng Thị Bão- Lễ tân.
- Trực tiếp phục vụ công tác lễ tân, tiếp đón khách ra vào công ty.
- Tiếp nhận và phân phối các bưu phảm, tài liệu gửi đi và đến trong công ty.
- Đón tiếp khách, hỏi khách đến liên hệ với cán bộ nhân viên/ bộ phận
nào, đã có hẹn trước chưa và bố trí phòng đón khách.
- Liên hệ với cán bộ nhân viên/bộ phận để tiếp khách.
- Chuẩn bị nước uống cho khách và người tiếp khách.
- Trong trường hợp cán bộ nhân viên/bộ phận cần gặp không có tại văn
phòng thì liên hệ với người cần gặp thông báo lại nội dung để bố trí lịch hẹn
khác với khách hàng.
- Tiễn khách.
- Liên hệ điều xe cho cán bộ nhân viên đi công tác.
- Cấp mẫu giấy đề nghị xe đi công tác cho bộ phận yêu cầu.
- Nhận và kiểm tra giấy đề nghị xe đi công tác.
- Liên hệ với bộ phận quản lý xe để cấp xe.
- Thông báo bộ phận yêu cầu xe thông tin ( Lái xe, chủng loại xe ).
- Cuối mỗi tháng, kết hợp cùng với bộ phận quản lý xe thực hiện đối
chiếu công nợ thuê xe.
- Chuyển bộ phận hành chính làm thủ tục thanh toán với phòng Tài chính
kế toán.
- Nhận và chuyển phát văn bản.
Võ Thị Ngọc Trâm

22

Lớp: Quản trị văn phòng K1D

Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

- Nhận văn bản từ các đơn vị gửi đến qua đường bưu điện hoặc gửi trực tiếp.
+ Kiểm tra phong bì văn bản ( kiểm tra tình trạng phong bì, nơi gửi, nơi nhận ).
+ Nếu phong bì còn nguyên vẹn và đúng nơi thì ký nhận văn bản.
+ Phân loại nơi nhận: Nếu nơi nhận ghi Công ty thì chuyển cán bộ văn
thư xử lý theo quy định, nếu nơi nhận ghi đích danh tên người nhận thì chuyển
trực tiếp cho người nhận.
- Chuyển văn bản.
+ Nhận văn bản từ các phòng ban khi được yêu cầu gửi văn bản.
+ Ghi các nội dung cần thiết lên Bill thư để phục vụ cho việc kiểm tra quá
trình chuyển thư và đối chiếu công nợ.
+ Liên hệ đơn vị chuyển phát nhanh chuyển văn bản.
+ Kiểm tra kết quả chuyển giao văn bản.
+ Cuối mỗi quý kết hợp với đơn vị chuyển phát nhanh đối chiếu công nợ.
+ Làm thủ tục thanh toán với phòng Tài chính Kế toán.
- Tập hợp và báo suất ăn trưa hàng ngày cho cán bộ nhân viên.
- Nhận thông tin đăng ký suất ăn trưa của cán bộ nhân viên, tổng hợp số
lượng theo ngày.
- Liên hệ với nhân viên cấp dưỡng tòa để đăng ký số lượng suât ăn cho
cán bộ nhân viên Công ty.
- Trong trường hợp có sự thay đổi suất ăn trưa thông báo lại nhà bếp trước
9h00 sáng.
- Sau 9h00 sáng không nhận thông tin về thay đổi số suất ăn.
- Cuối mỗi tháng, tổng hợp số lượng suất ăn của Công ty và từng cán bộ
nhân viên trong tháng; đối chiếu số lượng suất ăn với bộ phận bếp.
- Chuyển bộ phận Kế toán làm thủ tục thanh toán.

Võ Thị Ngọc Trâm

23

Lớp: Quản trị văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

PHẦN II. TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
THƯƠNG MẠI VÀ TƯ VẤN TÂN CƠ
2.1. Khái quát về tổ chức quản lý nhân sự.
2.1.1. Khái niệm.
- Nhân sự là bao gồm tất cả các tiềm năng của con người trong một tổ
chức hay một xã hội( kể cả những thành viên trong ban lãnh đạo doanh nghiệp)
tức là tất cả các thành viên trong doanh nghiệp sử dụng kiến thức, khả năng,
hành vi ứng xử và giá trị đạo đức để thành lập, duy trì và phát triển doanh
nghiệp.
- Quản lý nhân sự (Quản lý nguồn nhân lực) là quy trình mà nhóm quản lý
nhân sự của một tỏ chức tiến hành triển khai hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm
tra nhằm đạt được các mục tiêu chiến lược của đơn vị.
- Nguồn lực con người đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các
doanh nghiệp hay tổ chức. Do đó việc khai thác tốt nguồn lực này để phục vụ
phát triển doanhnghiệp và xã hội làmột vấn đề quan trọng trong việc quản lý các
tổ chức và doanh nghiệp.Việc quản lý nguồn lực đòi hỏi sự hiểu biết về con
người ở nhiều khía cạnh, và quan niệm rằng con người là yếu tố trung tâm của
sự phát triển. Các kỹ thuật quản lý nhân lực thường có mục đích tạo điều kiện để

con người phát huy hết khả năng tiềm ẩn, giảm lãng phí nguồn lực, tăng hiệu
quả của tổ chức. Quản lý nhân sự hay quản lý nguồn nhân lực là sự khai thác và
sử dụng nguồn nhân lực của một tổ chức hay một công ty một cách hợp lý và
hiệu quả. Quản lý nhân sự có thể áp dụng cho mọi lĩnh vực, không riêng gì trong
sản xuất kinh doanh.
2.1.2 Ý nghĩa của quản lý nhân sự trong doanh nghiệp.
- Quản lý nhân sự có ý nghĩa quan trọng trong việc quản lý chung các
hoạt động của một doanh nghiệp.
- Giúp nhà quản lý nhận thức được tầm quan trọng của yếu tố con người
trong hoạt động cuả doanh nghiệp.
Võ Thị Ngọc Trâm

24

Lớp: Quản trị văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

- Giúp nhà quản lý tìm được cách đối xử của tổ chức với người lao động,
đánh giá được sự thực hiện công việc của nhân viên.
- Xây dựng và quản lý hệ thống thù lao lao động, thiết lập và áp dụng các
chính sách, phúc lợi, phụ cấp, bảo hiểm xã hội.
- Tổ chức quản lý nhân sự là chức năng cơ bản và năng lực cần có của
người lãnh đạo, là tiêu chí quan trọng đánh giá độ chín chắn và trưởng thành của
người lãnh đạo. Bởi vậy lãnh đạo cần coi trọng công tác tổ chức quản lý nhân
sự,phải giỏi dùng người mới thật sự lãnh đạo được đúng đắn, mới là người nắm
cốt lõi của công tác lãnh đạo.

- Tổ chức quản lý nhân sự là điều kiện quan trọng để lãnh đạo có hiệu
quả. Các quyết định của người lãnh đạo được quán triệt, thi hành chủ yếu thông
qua đội ngũ cán bộ nhân viên, bởi vậy nếu thiếu vai trò của tổ chức, cán bộ nhân
viên thì không thể thực hiện được quyết định của người lao động.
- Tổ chức quản lý nhân sự là yếu tố then chốt thành bại của người lãnh
đạo.Điều đó vạch rõ vị trí, vai trò của công tác nhân sự, nói rõ sự nghiệp của
người lãnh đạo thành hay bại liên quan đến công tác quản lý và sử dụng nhân sự
với những chính sách, biện pháp cụ thể tác động đến người lao động, tạo nên
thái độ tích cực đối với sản xuất, đối với công ty, hết lòng phụng sự vì sự thành
công của công ty.
2.1.3 Nội dung chủ yếu của tổ chức quản lý nguồn nhân sự.

Võ Thị Ngọc Trâm

25

Lớp: Quản trị văn phòng K1D