BÀI GIẢNG môn KHOA học GIAO TIẾP

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI
KHOA KINH TẾ VẬN TẢI BIỂN
BỘ MÔN: KINH TẾ NGOẠI THƯƠNG

BÀI GIẢNG MÔN

KHOA HỌC GIAO TIẾP

TÊN HỌC PHẦN

: KHOA HỌC GIAO TIẾP

MÃ HỌC PHẦN

: 5607

TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO

: ĐẠI HỌC CHÍNH QUY

DÙNG CHO SV NGÀNH

: KINH TẾ NGOẠI THƯƠNG

HẢI PHÒNG: 2010

3


YÊU CẦU VÀ NỘI DUNG CHI TIẾT

•

Tên học phần: Khoa học giao tiếp

Loại học phần: 1

•

Bộ môn giảng dạy: Kinh tế ngoại thương

Khoa phụ trách: KTVTB

•

Mã học phần: 15607

Tổng số TC: 3

TS tiết

Lý thuyết

Thực hành/Xemina

60

0

60
•

Tự học Bài tập lớn Đồ án môn học
0

0

0

Điều kiện tiên quyết:

Sinh viên phải học và thi đạt các học phần sau mới được đăng ký học học phần này:
•

Mục tiêu của học phần

Cung cấp kiến thức và trang bị cho sinh viên những kiến thức cơ bản trong giao tiếp, đồng thời
cung cấp kỹ năng giao tiếp trong lễ tân đối ngoại và đối nội.
•

Nội dung chủ yếu:

Phần 1. Giới thiệu chung về giao nhận
Chương 1. Giới thiệu chung về giao tiếp
Chương 2. Nghệ thuật giao tiếp
Phần 2. Giao tiếp đối ngoại
Chương 3. Văn hóa ứng xử trong giao tiếp
Chương 4. Mời khách
Chương 5. Sắp xếp chỗ ngồi
Chương 6. Đón tiếp khách
Chương 7. Nghệ thuật đàm phán.

•

Nội dung chi tiết:
PHÂN PHỐI SỐ TIẾT

TÊN CHƯƠNG M ỤC
Phần 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN
TRONG
Chương 1. Giới thiệu chung về giao tiếp

TS

LT

4

KT

4
1

1.2. Vai trò của giao tiếp

1

1.3. Phân loại giao tiếp

1
4

4

2.1. Đạo lý trong giao tiếp

1

2.2. Nguyên tắc trong giao tiếp

1

2.3. Ấn tượng ban đầu trong giao tiếp

1

2.4. Kỹ năng giao tiếp

1

Phần 2. GIAO TIẾP ĐỐI NGOẠI

33

Chương 3. Văn hoá ứng xử trong giao tiếp

6

3.1. Đặc điểm tâm lý người nước ngoài

BT

12

1.1. Khái niệm về giao tiếp

Chương 2. Nghệ thuật giao tiếp

Xemina

6
1
4


3.2. Kinh nghiệm tiếp xúc với người nước
ngoài
Chương 4. Mời khách
7

7

4.1. Soạn thảo giấy mời

2

4.2. Những lưu ý đối với giấy mời

2

Chương 5. Sắp xếp chỗ ngồi

7

7

5.1. Nguyên tắc xếp chỗ

2

5.2. Các loại bàn thường sử dụng

2

Chương 6. Đón tiếp khách

6

1

6.2. Các loại hình tổ chức tiệc

5
7

3

6

6.1. Ý nghĩa của việc tổ chức tiệc
Chương 7. Nghệ thuật đàm phán

•

1

7

7.1. Khái niệm đàm phán

1

7.2. Đặc điểm đàm phán

2

7.3. Xác định phong cách hành vi đàm phán

3

7.4. Chiến lược đàm phán

1

Nhiệm vụ của sinh viên: Lên lớp đầy đủ và chấp hành mọi quy định của Nhà trường

Làm bài tập đúng hạn.
•

Tài liệu tham khảo:

1. Vũ Lê Giao, Nguyễn Văn Hòa, Lê Nhật Thức. Nghiệp vụ lễ tân trong giao tiếp

2. Học viện Chính trị Quốc gia TP Hồ Chí Minh. Lễ tân ngoại giao. NXB chính trị quốc gia TP Hồ
Chí Minh 1997.
3. Phạm Hữu Khánh . Cẩm nang các phép lịch sự . NXB trẻ. 2008
4. TS. Nguyễn Văn Tuấn, Phạm Phương Trung. Tâm lý và nghệ thuật giao tiếp trong thương mại.
NXB chính trị quốc gia TP Hồ Chí Minh 2006.
5. Nguyễn Tiến Thông. Một số vấn đề trong giao tiếp. NXB Trẻ 2000.
6. Louis Dussault. Lễ tân, công cụ giao tiếp. NXB Thống k ê. 1994
7. Roger Fisher & Danny Ertel. Getting ready to negotiate
•

Hình thức và tiêu chuẩn đánh giá sinh viên: Thi dọc phách, thời gian làm bài: 60 phút

•

Thang điểm: Thang điểm chữ A.B,C,D,F.

•

Điểm đánh giá học phần: Z = 0,2X + 0.8Y

Bài giảng này là tài liệu chính thức và thống nhất của Bộ môn Kinh tế Ngoại thương, Khoa Kinh tế
vận tải biển và được dùng để giảng dạy cho sinh viên.
•

Ngày phê duyệt: /

•

Trưởng Bộ môn: TS. Dương Văn Bạo

/2008

5


MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU..........................................................................................................................................8
PHẦN 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG GIAO TIẾP.................................................................................9
Chương 1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ GIAO TIẾP.................................................................................9
1.1. KHÁI NIỆM...................................................................................................................................9
1.2. VAI TRÒ CỦA GIAO TIẾP........................................................................................................10
1.3. PHÂN LOẠI GIAO TIẾP............................................................................................................11
1.3.1. CĂN CỨ VÀO SỰ THAM GIA CỦA ĐỐI TƯỢNG GIAO TIẾP......................................11
1.3.2. CĂN CỨ VÀO PHƯƠNG TIỆN GIAO TIẾP......................................................................11
1.3.3. CĂN CỨ VÀO TÍNH CHẤT CỦA CUỘC GIAO TIẾP......................................................11
1.3.4. CĂN CỨ VÀO KẾT QUẢ CỦA CUỘC GIAO TIẾP..........................................................11
Chương 2. NGHỆ THUẬT GIAO TIẾP.................................................................................................13
2.1. ĐẠO LÝ.......................................................................................................................................13
2.2. NGUYÊN T ẮC TRONG GIAO TIẾP........................................................................................14
2.2.1. TÔN TRỌNG NHÂN CÁCH CỦA ĐỐI TƯỢNG GIAO TIẾP..........................................14
2.2.2. ĐỒNG CẢM TRONG GIAO TIẾP......................................................................................14
2.2.3. TỰ TIN TRONG GIAO TIẾP..............................................................................................15
2.2.4. ĐỐI BÊN CÙNG CÓ LỢI....................................................................................................15
2.3. ẤN TƯỢNG BAN ĐẦU TRONG GIAO TIẾP...........................................................................15
2.3.1. KHÁI NIỆM .........................................................................................................................15
2.3.2. CÁC THÀNH PHẦN TẠO NÊN ẤN TƯỢNG BAN ĐẦU................................................15
2.3.3. NHỮNG NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN ẤN TƯỢNG BAN ĐẦU..................................16
2.4. KỸ NĂNG GIAO TIẾP ..............................................................................................................16
PHẦN 2. GIAO TIẾP ĐỐI NGOẠI........................................................................................................18

Chương 3. VĂN HOÁ ỨNG XỬ GIAO TIẾP VỚI NGưỜI NƯỚC NGOÀI........................................18
3.1. CHÂU LỤC..................................................................................................................................18
3.2. ANH.............................................................................................................................................18
3.3. ĐỨC.............................................................................................................................................18
3.4. PHÁP............................................................................................................................................18
3.5 MỸ................................................................................................................................................18
3.6. NHẬT BẢN.................................................................................................................................19
Chương 4. GIAO TIẾP BẰNG VĂN BẢN............................................................................................20
4.1. SOẠN THẢO GIẤY MỜI...........................................................................................................20
4.1.1. AI MỜI..................................................................................................................................20
4.1.2. SỬ DỤNG MẪU CÂU LỊCH SỰ.........................................................................................22
4.1.3. MỜI AI..................................................................................................................................23
4.1.4. LÝ DO MỜI..........................................................................................................................23
4.1.5. THỜI GIAN..........................................................................................................................24
4.1.6. ĐỊA ĐIỂM.............................................................................................................................24
4.1.7. CÁC CHỈ DẪN KHÁC.........................................................................................................25
4.2. NHỮNG LƯU Ý ĐỐI VỚI GIẤY MỜI......................................................................................25
4.2.1. THỜI HẠN GỬI GIẤY MỜI................................................................................................25
4.2.2. TRẢ LỜI GIẤY MỜI...........................................................................................................25
4.2.3. CỬ NGƯỜI ĐI DỰ THAY...................................................................................................25
Chương 5. SẮP XẾP CHỖ NGỒI...........................................................................................................27
5.1. NGUYÊN T ẮC XẾP CHỖ.........................................................................................................27
5.2. CÁCH XẾP CHỖ.........................................................................................................................29
5.3. CÁC LOẠI BÀN THƯỜNG SỬ DỤNG.....................................................................................30
5.3.1. BÀN CHỮ NHẬT.................................................................................................................30
5.3.2. BÀN TRÒN...........................................................................................................................30
5.3.3. BÀN VUÔNG.......................................................................................................................31
6

5.3.4. BÀN DANH DỰ...................................................................................................................31
Chương 6. MỞ TIỆC CHIÊU ĐÃI VÀ DỰ TIỆC CHIÊU ĐÃI............................................................32
6.1. Ý NGHĨA CỦA VIỆC MỞ TIỆC................................................................................................32
6.2.CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨC TIỆC.............................................................................................32
6.2.1. TIỆC ĐỨNG.........................................................................................................................32
6.2.2. TIỆC NGỒI...........................................................................................................................32
6.2.3. NHỮNG LOẠI HÌNH KHÁC CỦA TIỆC CHIÊU ĐÃI......................................................32
6.3. NHỮNG LƯU Ý KHI TỔ CHỨC TIỆC.....................................................................................33
6.3.1. MÓN ĂN...............................................................................................................................33
6.3.2. THỰC ĐƠN..........................................................................................................................35
6.3.3. BÀN TIỆC.............................................................................................................................36
Chương 7 NGHỆ THUẬT ĐÀM PHÁN................................................................................................39
7.1. KHÁI NIỆM.................................................................................................................................39
7.2. ĐẶC ĐIỂM CỦA ĐÀM PHÁN...................................................................................................39
7.2.1. ĐÀM PHÁN LÀ MỘT KHOA HỌC...................................................................................39
7.2.2. ĐÀM PHÁN LÀ M...............................................................................................................39
7.3. CÁC GIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁN.................................................................................................40
7.3.1. TIỀN ĐÀM PHÁN................................................................................................................40
7.3.2.ĐÀM PHÁN...........................................................................................................................41
7.3.3. HẬU ĐÀM PHÁN................................................................................................................42
7.4. XÁC ĐỊNH PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN.................................................................................43
7.4.1. PHONG CÁCH CẠNH TRANH..........................................................................................43
7.4.2. PHONG CÁCH H ỢP TÁC..................................................................................................43
7.4.3. PHONG CÁCH LẨN TRÁNH.............................................................................................43
7.4.4. PHONG CÁCH NHƯỢNG BỘ, THỎA HIỆP.....................................................................43
7.4.5. PHONG CÁCH THỎA HIỆP...............................................................................................44
7.5. KỸ THUẬT ĐÀM PHÁN...........................................................................................................44
7.5.1. THU THẬP THÔNG TIN.....................................................................................................44
7.5.2. ĐƯA RA GIẢ THIẾT...........................................................................................................45
7.5.3. XÂY DỰNG CÁC MỤC TIÊU ĐÀM PHÁN......................................................................46

7.5.4 .CHUẨN BỊ NHÂN SỰ ĐÀM PHÁN...................................................................................47
7.5.5. TỰ ĐÁNH GIÁ MÌNH VÀ ĐÁNH GIÁ ĐỐI PHƯƠNG....................................................49

7


LỜI NÓI ĐẦU

Thuật ngữ giao tiếp thường được hiểu như là tiếp xúc của con người với con người, qua đó hai bên
trao đổi, hiểu được tâm lý, tình cảm, tâm hồn của nhau.
Đây là giao tiếp nói chung mà trong đời sống thường ngày của con người luôn xảy ra. Đó là một
điều bình thường mà thiếu nó thì xã hội không thể tồn tại và phát triển được. Thế nhưng vì sao lại gọi
giao tiếp là một môn khoa học? Giao tiếp là công việc thường ngày của thế giới loài người. Nhưng
giao tiếp như thế nào cho văn minh lịch sự và có ý nghĩa thì lại là cả một nghệ thuật tổng hợp bao
gồm vốn tri thức hiểu biết, phong cách và thái độ ứng xử, cách chỉnh trang và lối phục sức, ăn mặc,
thưa gửi... cũng như tình cảm của người trong cuộc. Điều này từ lâu đã được đúc kết thành sách vở.
Nói đúng hơn là nó có tính nghiệp vụ riêng của nó.
Trong thời đại ngày nay, khi mà sự giao lưu không còn hạn hẹp trong phạm vi một quốc gia hay
một vùng mà nó đã trở thành sự hoà nhập mang tính cộng đồng quốc tế thì bên cạnh những lễ nghi
giao tiếp truyền thống thông thường riêng của một nước còn có những phong cách giao lưu văn hóa
chung, hi ện đại mà mỗi người chúng ta cần phải hiểu và nắm được nó để hành xử cho đúng, cho tốt
hơn và cho có hiệu quả. Với chính sách kinh t ế mở, với chủ trương " Muốn là bạn với tất cả các nước
trong cộng đồng thế giới, vì hoà bình, hữu nghị, hợp tác và phát triển" của nhà nước ta hiện nay, các
quan hệ kinh tế đối ngoại đang trên đà phát triển theo hướng đa phương hoá, đa dạng hoá. Mặt khác,
trên thế giới, giao lưu quốc tế cũng đang có xu thế phát triển không ngừng. Quan hệ tiếp xúc giữa các
nước, các khu vực ngày càng được triển khai dưới nhiều hình thức, với nhiều đối tượng và với những
động cơ, mục đích phong phú khác nhau.
Đó là: Những cuộc viếng thăm, hội họp, tiếp xúc giữa các quan chức chính phủ, giữa các tổ chức
quốc tế hoặc giữa các tổ chức phi chính phủ vì các mục đích khác nhau: chính trị, kinh tế, văn hoá,
xã hội, hoà bình... giữa các nước hoặc khu vực hữu quan. Đó c ó thể là những cuộc gặp gỡ trao đổi

giữa cá nhân, tập thể các nhà doanh nghiệp ở các nước với mục đích khảo sát, tạo lập thị trường và
xác lập mối quan hệ hợp tác kinh doanh lâu dài với nhau giữa các bạn hàng. Và có thể là những cuộc
viếng thăm trao đổi văn hoá nghệ thuật, thể thao, hoặc với mục đích du lịch, tham quan thắng cảnh.
Vì vậy, ngày nay việc mở rộng và thường xuyên tiếp xúc giao dịch đối ngoại không còn đơn thuần
là công việc của các nhà ngoại giao nữa. Vấn đề ngoại giao - giao tiếp không chỉ mang tính phép tắc
xã giao chung chung nữa mà nó thực sự trở thành yếu tố câú thành giá trị của hoạt động kinh doanh
kinh tế - xã hội. Nó cũng là một thành tố đánh giá sự phát triển toàn diện của một quốc gia, một dân
tộc, một tập đoàn hoặc một công ty.
Có thể xem đây như một bước mở đầu về mặt nguyên tắc và định hướng để hoà nhập được vào xu
thế chung đó của thế giới. Để đáp ứng và phục vụ thiết thực đường lối chủ trương về kinh tế đối
ngoại của nhà nước ta hiện nay và để mỗi lĩnh vực kinh doanh đối ngoại của từng doanh nghiệp đạt
được những hiệu quả mong muốn thì việc trang bị những hiểu biết về nghiệp vụ mang tính lễ tân đối
ngoại trong giao tiếp có ý nghĩa rất thực tế và quan trọng đối với mỗi người nói chung cũng như đối
với các nhà doanh nghiệp và các tổ chức kinh tế xã hội nói riêng.

BỘ MÔN KINH TẾ NGOẠI THƯƠNG

8


PHẦN 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG GIAO TIẾP
Chương 1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ GIAO TIẾP
1.1. KHÁI NIỆM
Sự tồn tại và phát triển của mỗi con người luôn gắn liền với sự tồn tại và phát triển của những
cộng đồng xã hội nhất định. Không ai có thể sống, hoạt động ngoài gia đình, bạn bè, địa phương, tập
thể, dân tộc, tức là ngoài xã hội. Người La Tinh nói rằng: “Ai có thể một mình thì người đó hoặc là
thánh nhân, hoặc là quỉ sứ”
Trong quá trình sống và hoạt động, giữa chúng ta với người khác luôn tồn tại nhiều mối quan
hệ. Đó là mối quan hệ dòng họ, huyết thống, quan hệ họ hàng, thôn xóm, quan hệ hành chính – công

việc, quan hệ bạn bè… Trong các mối quan hệ đó thì chỉ một số ít là có sẵn ngay từ khi chúng ta cất
tiếng khóc chào đời (quan hệ huyết thống, họ hàng), còn đa số các quan hệ còn lại chủ yếu được hình
thành, phát triển trong quá trình chúng ta sống và hoạt động trong cộng đồng xã hội, thông qua các
hình thức tiếp xúc, gặp gỡ, liên lạc đa dạng với người khác mà chúng ta thường gọi là giao tiếp.
Vậy, giao tiếp là gì? Giao tiếp là hoạt động xác lập và vận hành các mối quan hệ xã hội giữa
con người với con người hoặc giữa con người và các yếu tố xã hội khác, nhằm thỏa mãn những nhu
cầu nhất định. Giao tiếp bao hàm hàng loạt yếu tố như trao đổi thông tin, xây dựng hoạt động chiến
lược phối hợp, tự nhận biết mình và tìm hiểu người khác. Tương ứng với các yếu tố trên, giao tiếp có 3
khía cạnh chính: giao lưu, tác động qua lại và tri giác.
Có nhiều cách để định nghĩa giao tiếp. Thứ nhất, giao tiếp là một hiện tượng tâm lý phức tạp
về nhiều mặt, nhiều cấp độ khác nhau. Tâm lý người là sự phản ánh hiện thực khách quan vào não
người thông qua chủ thể. Thứ hai, giao tiếp là tiếp xúc giữa người với người trong đó con người xử
dụng ngôn ngữ (lời nói và chữ viết) và các dấu hiệu phi ngôn ngữ như ánh mắt, nụ cười, cử chỉ, điệu
bộ, nhằm tạo dựng quan hệ giữa con người với con người. Thứ ba, giao tiếp là quá trình thông tin đa
kênh, trong đó có hai kênh chính bao gồm lời nói, chữ viết và cảm giác, cử chỉ.
Qua một số khái niệm cơ bản trên, có thể thấy các đặc trưng cơ bản của giao tiếp bao gồm:
-

Giao tiếp là sự tiếp xúc giữa người với người

-

Giao tiếp được thể hiện ở sự trao đổi thông tin, hiểu biết, rung cảm và ảnh hưởng lẫn nhau.

Tóm lại, giao tiếp là hình thức đặc trưng cho mối quan hệ giữa người với người mà qua đó
nảy sinh sinh sự tiếp xúc tâm lý và được biểu hiện ở quá trình thông tin, hiểu biết, rung cảm, ảnh
hưởng và tác động qua lại lẫn nhau.

9

1.2. VAI TRÒ CỦA GIAO TIẾP
Trong cuộc sống, xây dựng được mối quan hệ với người khác là một nhu cầu có tính chất bắt
buộc của con người. Một người bình thường bao giờ cung mong muốn có quan hệ với người khác,
nhất là khi có những nhu cầu riêng tư muốn được đáp ứng, thoả mãn qua việc tương giao, ảnh hưỏng
lẫn nhau. Sự thành công trong sự nghiệp, hạnh phúc gia đình, tình cảm bạn bè- tất cả đều tuỳ thuộc vào
việc xây dựng và duy trì các mối quan hệ giao tiếp với mọi người.
Giao tiếp chính là khía cạnh đặc biệt nhất, là tiềm năng thể hiện niềm hân hoan, sự vui thích,
hứng thú trong sự quan tâm chăm sóc lẫn nhau, tạo cho nhau sự ấm cúng, thúc đẩy mỗi người tự hoàn
thiện mình trong mối tương giao với người khác. Tình bạn sâu sắc, đằm thắm trong cuộc sống đời
thường, tuổi trẻ, quan hệ tình yêu,…tạo ra sự hoà nhập với người khác giới- tất cả chính là các nhân tố
thúc đẩy con người sống hoà hợp, gắn bó với nhau, cùng phấn đấu cho mục đích chung, làm cho cuộc
sống có ý nghĩa và ngày càng đậm đà, phong phú hơn. Nói cụ thể hơn, cuộc sống của mỗi chúng ta có
ngày càng hoàn chỉnh, phong phú, có ý nghĩa và ta cảm thấy thoả mãn hay không là tuỳ thuộc vào tính
chất của các mối quan hệ giữa ta và người khác; điều đó nói lên rằng trong cuộc sống của mỗi người,
nếu chúng ta muốn có hạnh phúc cá nhân đích thực thì phải tự khẳng định mình và thông qua các mối
quan hệ với những người khác mà góp phần xây dựng hạnh phúc chung của toàn xã hội.
Mối quan hệ giao tiếp giữa người và người, như trên đã nêu là rất thiết yếu đối với hạnh phúc cá
nhân ở nhiều khía cạnh khác nhau: tương giao, quan hệ giúp chúng ta tích luỹ tri thức, hiểu thấu đáo về
“thế thái nhân tình”; giao tiếp, hội nhập giúp ta hiểu rõ mình hơn, hình thành được phẩm chất nhân
cách theo hướng tích cực và thuần phác, tạo ra sự hài hoà cân đối trong cuộc sống vật chất và tinh
thần. Không thể hình dung sự phát triển nhân cách của mỗi người mà không có sự phát triển đồng thời
các phẩm chất, năng lực của cá nhân với sự phát triển của người khác, bởi vì sự phát triển các mối
tương quan này luôn luôn diễn ra song song, phụ thuộc lẫn nhau. Đặc biệt là đối với trẻ em; chúng cần
được lớn lên, được nuôi dưỡng, săn sóc và giáo dục trong mối quan hệ với gia đình, nhà trường và xã
hội- nhất là khi bắt đầu rời gia đình, vào học ở nhà trường,. Ở đây, các mối quan hệ giao tiếp với bạn
bè, với mọi người đột ngột được mở rộng. Sau này lớn lên khi đi làm, mối giao tiếp với xã hội, với
những đồng nghiệp của chúng ta càng ngày càng mở rộng và phức tạp hơn. Nhìn chung từ gia đình,
các bạn bè cùng trang lứa, đồng nghiệp, thầy cô giáo mà con người lần lượt thu nhận, thể nghiệm được
các hiểu biết, các kỹ năng, hình thành được khả năng mới, có thái độ rõ ràng, sâu sắc. Những điều này

rất có ý nghĩa đối với sự phát triển nhân cách của bản thân. Cùng với thời gian, và sự trưởng thành, số
lượng các quan hệ với những người mà chúng ta cần có quan hệ, giao tiếp ngày càng đông càng phức
tạp thêm mãi. Điều này cũng có nghĩa là nhờ giao tiếp, và thông qua giao tiếp mà chúng ta xây dựng
quan hệ lành mạnh với mọi người xung quanh. Sự tăng trưởng và phát triển của chúng ta về tri thức, về
ý thức xã hội ở các mức độ nhất định được quyết định bởi tính chất của các mối quan hệ giao tiếp với
mọi người xung quanh và trên thực tế, bản sắc cá nhân của mỗi người được hình thành trong quá trình
quan hệ giao tiếp với mọi người. Mỗi khi giao tiếp, tương tác với người khác, chúng ta có dịp quan sát,
ghi nhận các phản ứng, các thái độ phản hồi của họ, nhờ đó mà biết cách tự tìm hiểu, nhìn nhận, đánh
giá mình qua thái độ và cách nhìn nhận của họ đối với bản thân ta một cách sinh động, chân thực và
khách quan: khi được đánh giá cao, ta thiên về sự phấn đấu để xứng đáng như vậy. Chúng ta sẽ có dịp
học hỏi những điều hay rút ra từ quan hệ giao tiếp với người khác, từ đó tự tin hơn, tự khẳng định được
mình. Hơn thế nữa khi chúng ta timg hiểu thế giới xung quanh- để có thể tin tưởng, phê phán cái gì là
ảo tưởng cái gì là chân lý, một phần chúng ta cũng học hỏi, rút ra được từ trong các quan hệ giao tiếp
mà củng cố nhận thức và cảm nghĩ của chính mình. Thậm chí cả khi chiêm ngưỡng một cảnh đẹp,
ngâm một bài thơ, thưởng thức một áng văn, một tác phẩm nghệ thuật, để có thể kiểm chứng cảm nghĩ
và kiến thức của mình, chúng ta đều cần phải trao đổi “thông tin” với người khác và tốt hơn cả là chia
sẻ cách hiểu, cách cảm ấy thông qua quan hệ giao tiếp với mọi người.

10


vào đời sống cộng đồng, và thông qua các quan hệ giao tiếp, giao lưu trong đời sống ấy mà giữ lấy tâm
hồn lành mạnh, tạo ra sự bình an trong cuộc sống. Các công trình nghiên cưú về xã hội học y học cho
thấy nhiều bệnh trầm trọng như bệnh tim mạch, bệnh tâm thần…thường xảy ra nhiều hơn ở những
người luôn luôn bị cô lập, bị ức chế về tâm lý và có cuộc sống cô đơn không bình thường. Chính “cuộc
sống bình thường” mà chúng ta thường quan niệm đã được tạo ra nhờ mối giao tiếp với người khác và
tạo cho chúng ta cơ hội để đáp ứng lẫn nhau, kăhngr định nhau, trở thành con người có văn hoá, có sức
khoẻ, có giá trị và “bình thường”.
Với quan điểm hoà nhập, cởi mở hơn để xem xét mối quan hệ giao tiếp và tác dụng của nó, có
thể khẳng định rằng: sự tiến hoá và sự tồn tại- phát triển có ý nghĩa của loài người luôn luôn gắn chặt

với khả năng con người đề xuất, tạo lập và phát triển được mối quan hệ giao tiếp ổn định với mọi
người. Theo con đường phát triển và tiến hoá, chúng ta được sinh ra, được nuôi dưỡng và phát triển
trong mối quan hệ gắn bó với mọi người (trước hết ở gia đình), được giáo dục bởi người khác về văn
hoá- đạo đức, khoa học, ngôn ngữ…, được học và rèn luyện một cách sáng tạo theo khuôn mẫu các giá
trị của xã hội, trong một nền văn hoá đích thực. Nền tảng của mọi nền văn minh và của mọi xã hội
được sáng tạo, lưu truyền, phát triển thông qua khả năng loài người hợp tác với nhau, cùng phối hợp
hành động để đạt tới mục tiêu chung. Xã hội càng phát triển càng trở nên phức tạp; ảnh hưởng tới đời
sống xã hội của khoa học kỹ thuật càng mạnh mẽ thì vai trò của giao tiếp giữa người và người càng có
ý nghĩa sâu sắc và mang tính nhân văn. Cho dù kinh tế phát triển, khoa học và công nghệ đem lại mức
sống và lối sống cao đến đâu thì con người vẫn phải hợp tác, liên kết với nhau vì lợi ích, hạnh phúc
chung, chia sẻ ngọt bùi, trao đổi với nhau về tài nguyên, về sản vật, hàng hoá và cùng nhau làm lụng
mưu cầu hạnh phúc cho nhau vì một xã hội văn minh, hiện đại. Cái khó nhất ở đây là chúng ta phụ
thuộc vào nhau khá chặt chẽ, cho nên lại cần trang bị cho nhau kiến thức, kỹ năng và thái độ cần thiết
trong giao tiếp hàng ngày.
1.3. PHÂN LOẠI GIAO TIẾP
1.3.1. CĂN CỨ VÀO SỰ THAM GIA CỦA ĐỐI TƯỢNG GIAO TIẾP
- Giao tiếp trực tiếp: Có sự hiện diện của hai đối tượng, trực tiếp trao đổi thông tin, tình cảm qua hai
kênh ngôn ngữ và phi ngôn ngữ đem lại hiệu quả ngay.
- Giao tiếp gián tiếp: Không có sự hiện diện của hai đối tượng, thông qua người khác giới làm trung
gian hoặc các phương tiện thông tin đại chúng.
1.3.2. CĂN CỨ VÀO PHƯƠNG TIỆN GIAO TIẾP
- Giao tiếp bằng ngôn ngữ: Là loại hình trao đổi tiếp xúc giữa người với người bằng lời nói, chữ
viết đòi hỏi phải có nghệ thuật, văn hoá và có độ chính xác;
- Giao tiếp phi ngôn ngữ: Là lạo hình trao đổi tiếp xúc giữa người với người thông qua cử chỉ, điệu
bộ, tư thế, hành vi, ánh mắt, nụ cười…
1.3.3. CĂN CỨ VÀO TÍNH CHẤT CỦA CUỘC GIAO TIẾP
- Giao tiếp chính thức: Là giao tiếp theo nghi lễ, theo văn bản, tuân thủ phong tục, tập quán.
- Giao tiếp không chính thức: Là giao tiếp không theo nghi lễ, văn bản, phong tục tập quán.
1.3.4. CĂN CỨ VÀO KẾT QUẢ CỦA CUỘC GIAO TIẾP
- Thắng – Thắng: Hai bên cùng hài lòng.

- Thắng – Thua và Thua – Thắng: Một bên hài lòng với điều đạt được.
- Thua - Thua: Hai bên cùng không thỏa mãn với điều đạt được.
Câu hỏi ôn tập Chương 1:
1. Phân tích vai trò của giao tiếp?
11


2. Từ vai trò chung của giao tiếp, hãy rút ra vai trò của giao tiếp đối với cá nhân.
3. Phân loại giao tiếp, cho ví dụ đối với từng loại?
4. Vai trò của giao tiếp trong kinh doanh?
5. Liệt kê 10 tình huống được gọi là giao tiếp.
6. Để đạt được hiệu quả cao nhất trong giao tiếp, người giao tiếp phải có được yêu cầu nào?

12


Chương 2. NGHỆ THUẬT GIAO TIẾP
2.1. ĐẠO LÝ
Đạo lý trong giao tiếp là những chuẩn mực đạo đức được xã hội thừa nhận. Đạo lý còn được
hiểu là quy phạm đạo đức và luân lý, là đường lối, nguyên tắc đạo đức mà con người có bổn phận gìn
giữ và tuân theo trong đời sống. Đó là nhân sinh quan, là quan niệm sống trong sạch, thuận theo lẽ
phải. Quy phạm đạo đức, luân lý theo quan niệm của Nho giáo chính là tam cương, ngũ thường, trung
hiếu, tam tòng, tứ đức,… Đạo làm người của Nho giáo bao quát các mối quan hệ trong xã hội ở một
phạm vi rất rộng. Một người có đạo đức, có “đạo làm người” là cơ sở để người đó thực hiện tốt mối
quan hệ trong quan hệ với tự nhiên, trong ứng xử xã hội, ứng xử với chính bản thân mình theo danh
phận. Khi nói đến vấn đề đạo lý là phải nói đến Nho giáo. Nho giáo là học thuyết rất chú trọng đến đạo
đức con người, trong đó có đạo đức trong ứng xử với chính bản thân mình. Với nguyên tắc đạo đức
này, Nho giáo coi trọng sự nghiêm khắc trong việc tu thân, tích đức.
Khổng Tử là người đầu tiên nêu lên mối quan hệ giữa con người với con người, giữa “kỷ”
(mình) và “nhân” (người). Với ông, nguyên tắc đối xử giữa người với người là xem người cũng như

mình, cái gì mình không muốn thì đừng làm cho người (thi chư kỷ nhi bất nguyên, diệc vật thì ư nhân),
mình muốn làm nên thì giúp người làm nên, mình muốn thành đạt thì giúp người thành đạt (kỷ dục lập
nhi lập nhân, kỷ dục đạt nhi đạt nhân). Với quan niệm về “kỷ” và “nhân” này, Khổng Tử đã khẳng
định tư tưởng đạo đức coi trọng con người của Nho giáo. Mạnh Tử đã khái quát mối quan hệ của con
người trong xã hội thành 5 mối quan hệ cơ bản, đó là: quân - thần (vua - tôi), phụ - tử (cha - con), phu phụ (chồng - vợ), trưởng - ấu (người lớn tuổi - người nhỏ tuổi, anh - em), bằng hữu (bạn bè). Cơ sở
của mỗi mối quan hệ đã được Mạnh Tử thuyết minh rõ ràng: “Cha con thì có tình thân ruột thịt, vua tôi
thì có nghĩa, chồng vợ thì có khách biệt, lớn tuổi và ít tuổi thì có thứ tự, bạn bè thì có điều tín” (phụ tử
hữu thân, quân thần hữu nghĩa, phu phụ hữu biệt, trưởng ấu hữu tự, bằng hữu hữu tín)(10). Mạnh Tử
gọi năm mối quan hệ đó là “nhân luân”, có nhà Nho gọi đó là “ngũ luân”. Đó là năm mối quan hệ được
coi là tiêu biểu cho các mối quan hệ xã hội lúc bấy giờ. Các mối quan hệ này dần dần quy về 3 mối
quan hệ. Đó là quan hệ vua - tôi, cha - con, chồng - vợ, còn gọi là “Tam cương”. Đây được coi là
những mối quan hệ giường mối, làm trụ cột của xã hội phong kiến Trung Quốc từ thời Hán trở đi.
Trong đạo làm tôi, Khổng Tử đề cao chữ “Trung”, nhấn mạnh lòng biết ơn, sự phục tùng, tinh
thần phục vụ hết lòng hết sức của bề tôi đối với vua, với quốc gia. Theo ông, người làm tôi, làm quan
trước hết phải là người có đức trong mọi hành động, có thái độ đúng ở mọi nơi, mọi lúc, chứ không
phải khi nhận chức tước mới là làm quan. Khi chứng kiến cảnh xã hội có chiến tranh, huynh đệ tương
tàn, Mạnh Tử đã phê phán những kẻ làm quan mà không đúng danh phận của mình, chỉ biết hùa theo
điều ác của vua, phò vua chỉ biết sửa soạn binh đao đi đánh chiếm nước khác, gây chiến tranh. Ông kết
tội: “Hùa theo điều ác của vua mà không can ngăn là tội nhỏ, xúi giục điều ác của vua là tội lớn.
Những quan đại phu thời nay đều xúi giục điều ác của vua, cho nên bảo rằng quan đại phu thời nay là
người có tội lớn”(15). Với lời kết tội này, ông đã nêu lên tư tưởng về “Đạo làm quan”: “Khi thiên hạ
có đạo thì đem đạo theo thân mà ra làm quan. Khi thiên hạ không có đạo thì đem thân theo đạo mà lui
về ở ẩn” (Mạnh Tử, Tân tâm hạ). Ông cũng thẳng thắn nói: “Thà ở bậc dưới là dân, không chịu đem
mình là người hiền mà thờ ông vua vô đạo” (Mạnh Tử, Cáo Tử hạ). Từ đó, ông đã nêu ra ba trường
hợp nên ra làm quan và ba trường hợp nên từ quan (Sở tựu tam, sở khứ tam). Thứ nhất, làm quan khi
thấy có thể hành đạo được. Thứ hai, làm quan vì giao tế có lễ. Thứ ba, làm quan khi vua biết trọng
dụng, nuôi dưỡng. Khi ra làm quan rồi, thì phải trung với vua, hết lòng hết sức thờ vua, nhưng cũng
không vì vậy mà biến mình thành kẻ “ngu trung”. Người làm tôi trung còn là người biết can gián vua,
khi vua làm điều trái đạo; không những thế, còn có thể phế truất ngôi vua, khi thấy vua là kẻ vô đạo.
Bên cạnh quan hệ vua tôi, trong gia đình cũng có nhiều mối quan hệ, nhưng mối quan hệ mà

Nho giáo quan tâm nhất, coi là cơ bản nhất, làm rường cột cho các mối quan hệ khác là mối quan hệ
giữa cha và con, giữa thế hệ trước và thế hệ sau. Tiêu chuẩn trong mối quan hệ này, theo Khổng Tử, là
“Phụ từ tử hiếu”. Nho giáo giai đoạn sau đã đẩy mối quan hệ này lên mức tuyệt đối là “Phụ sử tử sự”
13


(Cha quyết, con phục tùng). Để ổn định gia đình, vai trò của người cha “từ” cũng rất quan trọng,
nhưng quan trọng hơn là sự phục tùng của người con. Do vậy, Nho giáo đặc biệt đề cao Hiếu, khi coi
Hiếu là nguồn gốc của mọi đức hạnh. Nếu Khổng Tử coi đạo Hiếu là một loại ý thức luân lý của con
cái đối với cha mẹ, thì đến Tông thánh Tăng Tử (ông Thánh của đạo Hiếu) đã phát triển đạo Hiếu lên
thành một khái niệm trừu tượng, phổ biến, một nguyên tắc của mọi đức khác, là phẩm chất vĩnh hằng
của con người, là cơ sở của mọi đường lối chính trị tốt đẹp. Phạm trù trung tâm trong học thuyết Nho
giáo là Nhân, thì Hiếu được coi là gốc rễ của Nhân. Hiếu cũng có quan hệ chặt chẽ với Trung. Theo
Nho giáo, xã hội là sự mở rộng mối quan hệ cha con ra cả nước, cả thiên hạ là quan hệ vua – tôi và mở
rộng đạo con, đạo Hiếu ra phạm vi ấy là đạo làm tôi, đạo Trung. Đạo Hiếu trong quan niệm của Nho
giáo có nhiều nội dung sâu sắc và mang đậm tính nhân văn.
Ngoài ra, Nho giáo còn đề cập đến đạo đức trong mối quan hệ chồng – vợ, huynh – đệ, bạn bè,... với
những yêu cầu đạo đức rất cụ thể. Với Nho giáo, nhân, lễ, nghĩa, trí, tín được đặt ra trong quan hệ của
con người với chính bản thân mình để tu thân, để trở thành người quân tử, còn chính danh là yêu cầu
đạo đức được đặt ra trong quan hệ với người khác (với xã hội) để mỗi người thực hiện đúng việc, đúng
phận sự của mình làm cho xã hội ổn định, phát triển. Những quan niệm này của Nho giáo cho đến nay
vẫn còn nguyên giá trị và có ý nghĩa thời sự của nó. Trong điều kiện hiện nay, khi mối quan hệ của con
người với con người càng được mở rộng, khi xã hội đang có những biểu hiện xuống cấp về mặt đạo
đức, tệ quan liêu, tham ô, tham nhũng đang diễn biến phức tạp, thì tư tưởng về đạo làm người trong
mối quan hệ với xã hội của Nho giáo lại càng có ý nghĩa, góp phần điều chỉnh hành vi của mỗi người
để xây dựng xã hội ngày càng tốt đẹp hơn.

2.2. NGUYÊN T ẮC TRONG GIAO TIẾP
Nguyên tắc của giao tiếp được hiểu là hệ thống những quan điểm nhận thức chỉ đạo, định hướng hệ
thống thái độ, hành vi, ứng xử của mỗi đối tượng tham gia vào quá trình giao tiếp.

Nguyên tắc giao tiếp mang tính chất bền vững, ổn định, chỉ đạo, định hướng, điều chỉnh các phản
ứng, hành vi của mỗi cá nhân trong quá trì nh giao tiếp. Nhìn chung có bốn nguyên tắc giao tiếp cơ
bản sau được áp dụng chung cho mọi loại hình giao tiếp với các mục đích nội dung khác nhau.
2.2.1. TÔN TRỌNG NHÂN CÁCH CỦA ĐỐI TƯỢNG GIAO TIẾP
Trong giao tiếp, đối tượng của giao tiếp là cá nhân, mỗi cá nhân đều có những đặc điểm riêng và
bình đẳng với mọi người. Mỗi cá nhân đều có một nhân cách. Nhân cách đó không phải là đặc điểm
cá thể của con người mà là giá trị và cốt cách làm người của mỗi cá nhân
Vậy nên tôn trọng nhân cách của đối tượng giao tiếp có nghĩa là:
- Giao tiếp sao cho không động chạm đến đặc trưng tâm lý riêng của mỗi người;
- Giao tiếp có sự bình đẳng giữa mọi người;
- Biết lắng nghe không nên xem thường người khác. Không nên ngắt lời bằng các cử chỉ, điệu bộ
như phẩy tay, xem đồng hồ hoặc ngoảnh mặt đi chỗ khác;
- Không nên hạ thấp mình quá cũng không nên đề cao mình quá.
2.2.2. ĐỒNG CẢM TRONG GIAO TIẾP
Đồng cảm được xác định là khả năng nhạy cảm đối với trải nghiệm của người thân, là sự đồng nhất
của nhân cách này với nhân cách khác, sự thâm nhập tình cảm của người này với người khác. Đó là
trạng thái mà người này có thể đặt mình vào người khác
Trong giao tiếp muốn có kết quả tốt cần có sự đồng cảm có nghĩa là:
- Biết cách đặt mình vào vị trí của đối tượng giao tiếp thì mới có hành vi ứng xử cho phù hợp với
nhu cầu, nguyện vọng của đối tượng giao tiếp.

14


- Biết thông cảm với hoàn cảnh, cá tính, điều kiện của đối tượng giao tiếp như vậy mới tạo ra sự
gần gũi, thân mật trong giao tiếp;
- Tạo ra cảm giác bình đẳng về tình cảm ngay từ đầu cho đến cuối;
- Tạo ra những quan hệ lâu dài, tốt đẹp ngay từ đầu cho đến cuối.
2.2.3. TỰ TIN TRONG GIAO TIẾP
Để thực hiện nguyên tắc này cần:

- Phải có sự hiểu biết sâu sắc về đối tượng giao tiếp thế nào (tấm lý đối tượng giao tiếp thế nào, thói
quen ra sao, ý thích như thế nào từ đó có thể đề ra cho mình một cách giao tiếp cụ thể, tạo được sự tự
tin trong giao tiếp)
- Phải tìm hiểu, chuẩn bị kỹ về nội dụng vấn đề trong giao tiếp (Trong những cuộc giao tiếp cần
thiết và quan trọng vì nội dung sẽ sử dụng trong giao tiếp là một vấn đề. Để có được sự chủ động, tự
tin, tham gia giao tiếp cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về nội dung sẽ nói. Có như thế thì quá trình giao
tiếp mới đem lại hiệu quả đúng như mong muốn.)
2.2.4. ĐỐI BÊN CÙNG CÓ LỢI
Có thể nói đây là nguyên tắc rất cơ bản, rất quan trọng trong quá trình giao tiếp:
- Nếu giao tiếp mà lợi mình, hại người thì chỉ đạt được kết quả chỉ trong một vài lần đầu.
- Nếu giao tiếp hại mình, lợi người thì chắc chắn mình sẽ không thoả mãn, không mong muốn có
một cuộc giao tiếp tiếp theo.
Chính vì vậy, trong quan hệ giao tiếp, đặc biệt là giao tiếp kinh doanh, thì nguyên tắc “đôi bên cùng
có lợi” là một nguyên tắc quan trọng, vừa đảm bảo lợi ích của hai bên, vừa đảm bảo việc duy trì giao
tiếp cho những lần sau. (Đó chính là nguyên tắc “gain - gain” trong thương mại, mà thực tế cho thấy
đó là nguyên tắc chủ đạo. Trước đây, cũng có thời kỳ nguyên tắc “win- lose” đã thịnh hành. Theo
quan niệm của chủ nghĩa trọng thương, trao đổi thương mại phải có một bên được, một bên thua, và
người ta nói “thương mại là một trò chơi có tổng số bằng 0”)
2.3. ẤN TƯỢNG BAN ĐẦU TRONG GIAO TIẾP
2.3.1. KHÁI NIỆM
Ấn tượng ban đầu là những cảm nhận đầu tiên về những biểu hiện của đối tượng giao tiếp về cử chỉ,
diện mạo, tác phong... qua đó có sự nhận xét, đánh giá, tỏ thái độ thiện cảm, ác cảm ngay từ phút ban
đầu.
2.3.2. CÁC THÀNH PHẦN TẠO NÊN ẤN TƯỢNG BAN ĐẦU
a. Thành phần cảm tính:
- Nhận thức cảm tính là hạt nhân của giai đoạn này. Khi chưa quen biết, những thông tin về nhận
thức cảm tính như dáng người, nét mặt, đôi mắt, trang phục, cử chỉ... sẽ có tác động rất lớn đến đối
tượng giao tiếp
- Những thông tin về nhận thức cảm tính thường mang tính áp đặt;
- Đối với những người lạ lần đầu tiên tiếp xúc, các giác quan của cả chủ thể và đối tượng giao tiếp

đều hoạt động tích cực để tiếp nhận thông tin về phía bên kia.
Mở đầu quá trình giao tiếp có sự tham gia của trực giác (intuitive) ở đây được gọi là trực - cảm
giác, nghĩa là sau khi nhìn, nghe, tiếp xúc với người lạ sẽ biết ngay sự tốt, xấu, lành dữ, hoặc có một
dự báo quan trọng để biết cuộc giao tiếp diễn biến theo chiều hướng nào. Như vậy, qua những biểu
hiện bên ngoài mà đối tượng giao tiếp cảm nhận được trực tiếp bằng giác quan, thì chủ thể sẽ có
những nhận xét, đánh giá ban đầu về đối tượng tiếp xúc.
b. Thành phần cảm xúc:
15


Thành phần cảm xúc đến sau thành phần cảm tính. Từ những đánh giá ban đầu, đồng thời căn cứ
vào nhu cầu, động cơ giao tiếp đưa đến các thái độ, cảm xúc.
c. Thành phần lý tính
Thành phần lý tính là một thành phần quan trọng cấu tạo nên ấn tượng ban đầu. Nhờ có thành phần
lý tính, chúng ta mới đánh giá được một con người. Bởi vì thành phần lý tính là tập hợp bao gồm
những kinh nghiệm sống, tư duy của đối tượng giao tiếp.
Như vậy, với 3 thành phần cấu tạo trên, ấn tượng ban đầu được hình thành. ấn tượng ban đầu là cửa
ngõ quan trọng của quá trình giao tiếp. Nó chỉ đạo định hướng trong suốt quá trì nh giao tiếp và ảnh
hưởng lớn đến kết quả giao tiếp.
2.3.3. NHỮNG NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN ẤN TƯỢNG BAN ĐẦU
a. Vốn tri thức và kinh nghiệm sống của đối tượng giao tiếp
Vốn tri thức và kinh nghiệm sống của đối tượng giao tiếp có ảnh hưởng trực tiếp đến ấn tượng ban
đầu. Người càng giàu vốn tri thức và có nhiều kinh nghiệm sống thì càng có những nhận định chính
xác về đối tượng giao tiếp ngay trong lần gặp gỡ đầu tiên.
b. Yếu tố tâm thế
Tâm thế là trạng thái tâm lý chờ đón một cái gì đó. Từ tâm thế có thể dẫn đến định kiến, thành kiến.
VD: Trước khi tiếp xúc gặp gỡ những nhân vật quan trọng như giám đốc, chủ tịch... ta luôn có ý
nghĩ rằng hẳn đó phải là người rất nghiêm trang, đạo mạo và khó tính. Do đó khi bắt đầu tiếp xúc ta
luôn phải cẩn trọng đề phòng và suy nghĩ về ông giám đốc đã làm cho ta mất đi sự chủ động tự tin khi
giao tiếp.

c. Yếu tố hiệu ứng: Có một số các yếu tố hiệu ứng sau đây:
- Hiệu ứng “ban đầu”: Là hiệu ứng ảnh hưởng của tâm thế. Tâm thế ban đầu ảnh hưởng rất lớn đến
ấn tượng ban đầu.
- Hiệu ứng “hào quang”: Khi đánh giá một đối tượng thường đánh giá theo chức vụ, khuôn thước...
- Hiệu ứng “khác giới”: Đó là hiệu ứng đề cao nam giới, xem thường phụ nữ. Hiệu ứng này đã và
vẫn đang tồn tại và cần phải khắc phục.
- Hiệu ứng “đồng nhất”: Đống nhất đối tượng vào mình suy từ bụng ta ra bụng người.
-Hiệu ứng “khoảng cách”: luôn có một khoảng cách trong quá trình giao tiếp và hoà nhập.
2.4. KỸ NĂNG GIAO TIẾP
Kỹ năng giao tiếp là hệ thống những thao tác, cử chỉ, điệu bộ, hành vi (kể cả hành vi ngôn ngữ)
phối hợp hài hoà, hợp lý, đối tượng giao tiếp, nhằm đảm bảo cho sự tiếp xúc đạt kết quả cao.
Những yếu tố hình thành kỹ năng giao tiếp
- Những thói quen ứng xử được xây dựng từ gia đình, xã hội;
- Do vốn sống kinh nghiệm, cá nhân;
- Rèn luyện trong các môi trường cụ thể;
Một số kỹ năng giao tiếp cơ bản như là kỹ năng nói, kỹ năng nghe, kỹ năng đặt câu hỏi, kỹ năng
giao tiếp điện thoại, kỹ năng thuyết trình…
Câu hỏi ôn tập Chương 2:
1.

Phân tích những điểm nổi bật trong đạo lý ứng xử của phương Đông?

2.

So sánh sự khác biệt trong đạo lý ứng xử giữa phương Đông và phương Tây?
16


3.

Phân tích các nguyên tắc trong giao tiếp?

4.
Hãy phân tích những kỹ năng cơ bản trong giao tiếp, theo anh (chị) kỹ năng nào cơ bản
nhất đưa lại hiệu quả cao nhất trong giao tiếp?
5.

Hiệu ứng ban đầu, các phương pháp tạo hiệu ứng và gây ấn tượng ban đầu trong gia tiếp?

6.

Hiệu ứng ban đầu trong giao tiếp thương mại khác gì với giao tiếp thông thường?

17


PHẦN 2. GIAO TIẾP ĐỐI NGOẠI
Chương 3. VĂN HOÁ ỨNG XỬ GIAO TIẾP VỚI NGưỜI NƯỚC NGOÀI
3.1. CHÂU LỤC
- Châu á: Theo truyền thống kính trên nhường dưới, tôn ti trật tự lễ nghi;
- Châu Âu: cởi mở, tự do, phóng khoáng, tự nhiên, đề cao kỷ luật, đúng kế hoạch, thời gian, không
thích nói chuyện đời tư, chính trị;
- Châu Mỹ: đề cao cá nhân, thực dụng;
- Châu Phi: cần cù, nóng nảy, khắc khổ và cuồng nhiệt, dễ mặc cảm, tự ái dân tộc, thẳng thắn, chất
phác.
3.2. ANH
- Mang tính cá nhân cao, lạnh lùng, giữ kẽ, bận rộn công việc;
- Tôn trọng địa vị, đẳng cấp xã hội;
- Không thích thắt caravat kẻ sọc;
- Thích ăn gà quay, cá nướng;

- Khi ăn không úp dĩa xuống, bớt lại thức ăn trong đĩa.
3.3. ĐỨC
- Thông minh, logic chặt chẽ, nhanh nhẹn, nhạy bén, dứt khoát và sòng phẳng;
- Ý thức tổ chức kỷ luật cao, làm việc theo kế hoạch;
- Ý chí tự cường, tinh thần tự lập cao;
- Hay bắt tay, thích được giới thiệu cả họ lẫn tên và chức vụ;
- Thích ồn ào và nhộn nhịp;
- Thích ăn thịt hun khói, khi ăn không nói chuyện ồn ào, không bớt lại thức ăn trên đĩa.
3.4. PHÁP
- Thông minh, lịch sự, nhã nhặn;
- Thích kiểu cách, ưa hình thức;
- Ngôn ngữ hài hước, dí dỏm;
- Mang tính đẳng cấp rõ rệt;
- Kiêng kỵ số 13, nói chuyên riêng tư, mời bạn về nhà, hoa cúc và hoa cẩm chướng;
3.5 MỸ
- Cá tính mỗi cá nhân khác nhau do tính pha tạp dân tộc;
- Nhìn chung, năng động, thích ứng nhanh;
- Độc lập, ưa hoạt động, thích phi êu lưu mạo hiểm, thực dụng, quan hệ rộng, thoải mái, tự do
nhưng trịnh thượng.
- Kỵ số 13;
- Không cầu kỳ ăn uống, không lễ nghi phiền toái;
- Chú ý đến an ninh, thích vui ch ơi hội hè, thích phương ti ện giao thông tốt, khách sạn tốt.


3.6. NHẬT BẢN
- Thông minh, kiên cường, dũng cảm, thượng võ, cần cù, chịu khó, tiết kiệm, hiếu học, bản sắc cá
nhân và dân tộc;
- Tình cảm kín đáo, thuỳ mị, y êu thiên nhiên, chu đáo, lễ giáo;
- Nụ cười: ngoại giao, tế nhị;
- Trong giao tiếp, ít dùng từ không, không biết, thích d ùng danh thiếp, có nghệ thuật dùng trà;

- Tin vào tướng số, kiêng số 4, thích số 3; 5; 7; 9.
- Thích hoa anh đào, hoa cúc;
- Kị bóc quà tặng trước mặt, thích trang sức màu đỏ, đen, thích ăn hải sản, thích vang nước ngoài,
thích ăn cùng với khách và gia đình.
Câu hỏi ôn tập Chương 3:
1. Trình bày đặc điểm tâm lý của một số quốc gia châu Á?
2. Trình bày đặc điểm tâm lý của một số quốc gia châu Âu?
3. Trình bày đặc điểm tâm lý của một số quốc gia châu Mỹ?
4. Anh (chị) học được gì từ những đặc điểm tâm lý của các nước trong giao tiếp?
5. Theo anh (chị) bản sắc và truyền thống văn hoá của Việt Nam có ảnh hưởng như thế nào trong
giao tiếp quốc tế?


Chương 4. GIAO TIẾP BẰNG VĂN BẢN
4.1. SOẠN THẢO GIẤY MỜI
Với giá trị của văn bản viết và tồn tại lâu dài, giấy mời nếu được soạn thảo chuẩn xác giúp mọi
người nắm chắc được nội dung thông tin. Là “bức thông điệp” theo nghĩa gốc của từ, giấy mời phải
cung cấp thông tin chính xác, dung ít từ nhưng vẫn truyền tải đúng và đủ nội dung cần thiết.
Giấy mời là một văn bản có nội d ung ngắn, được viết trên một mặt giấy có kích thước nhỏ (không
như một bức thư hay tờ gấp quảng cáo), vì thế sự rõ rang và súc tích trong so ạng thảo giấy mời là hai
nguyên tắc chủ đạo. Từng từ phải được cân nhắc kỹ lưỡng, các từ ngữ rườm rà không cần thiết phải
lược bỏ. Do đó, công việc soạn thảo rất mất thời gian đối với những người bắt đầu làm quen hay
không làm thường xuyên. Thể loại công việc này đòi hỏi sử dụng các thuật ngữ riêng, văn phong phải
trôi chảy và không có từ lặp lại. Nội dung văn bản được thể hiện dưới dạng một câu duy nhất, không
có dấu ngắt câu; giấy mời phải được đọc liền một mạch.
Việc soạn thảo giấy mời xoay quanh một số chủ đề để trả lời các câu hỏi mà người được mời có thể
nêu ra. Ai mời? Theo thể thức xã hội nào? Ai được mời? Lý do mời là gì? Dự kiến tổ chức hoạt động
vào thời gian nào ? Địa điểm ở đâu? Lý do mời là gì? Dự kiến tổ chức hoạt động vào thời gian nào?
Địa điểm ở đâu? Trả lời bằng cách nào? Trang phục ra sao? Đi tới đó như thế nào?
4.1.1. AI MỜI

Chức danh của người mời là căn cứ khẳng định tính chính thức của giấy mời, chứng tỏ việc thực thi
quyền hành là công cụ thể hiện quyền hành đó.
Nói chung, giấy mời chính thức, theo nghĩa chặt chẽ nhất của nó, chỉ ghi chức danh của người mời:
Thủ tướng nước……………………
hoặc cả chức danh và tên của người mời
Thủ tướng nước…………………… Ông………………………………….
Thông thường, chức danh được đặt trước tên để chỉ rõ cương vị của người mời. Tuy nhiên, cũng có
thể viết tên trước, chức danh sau, và tuỳ ý viết thêm từ ông (monsieur) hoặc bà ( madame), trước tên
của người mời.
Ông Jean Paul L’Allier
Thị trưởng Québec
Hoặc
Ông Jean Paul L’All ier,
Thị trưởng Québec
Ở một số nơi, việc trên giấy mời chỉ nêu chức danh của người đứng ra mời có hàm ý rằng chưa
chắc người mời sẽ có mặt, nhưng sẽ có đại diện của người đó đến dự. Nếu trên giấy mời có ghi rõ cả
chức danh và tên của người đứng ra mời thì chắc chắn người đó sẽ có mặt.
Giấy mời nhân danh của hai vợ chồng
Theo thông lệ, nếu khách mời là cặp vợ chồng, thì giấy mời được gửi nhân danh cả hai vợ chồng
chủ mời, trừ khi chủ mời sống độc than hoặc vợ (chồng) của chủ mời sẽ không dự. Sự vắng mặt này
có thể vợ ( chồng ) của người mời quá bận công việc chuyên môn.
Khi chủ mời là chồng, có nhiều cách ghi tên của vợ trên giấy mời. Điều này phụ thuộc vào việc
người vợ mang cả họ lẫn tên chồng, chỉ lấy họ của chồng và giữ nguyên tên mình, giữ nguyên cả họ
lẫn tên của mình, hoặc phụ thuộc vào việc trên giấy mời chỉ ghi chức danh của chồng mà không ghi
tên ông ta.


Nếu người vợ lấy họ và tên của chồng thì ghi:
Thủ tướng Canada
Và

Phu nhân Joe Clark
Nếu người vợ lấy họ của chồng:
Thủ tướng Canada
Và
Phu nhân Maureen Clark
Nếu người vợ giữ nguyên cả họ và tên của mình:
Thủ tướng Canada
Và
Phu nhân Maureen Mc Teer
Hoặc
Thủ tướng Canada
Ngài Joe Clark
Và
Phu nhân Maureen Mc Teer
Trong trường hợp ngược lại, khi vợ là người đứng ra mời t hì ít có sự lựa chọn hơn. Vì theo thông
lệ thì người chồng lấy họ hoặc tên của người vợ:
Bà Bộ trưởng văn hoá Québec
Và
Ông Francois Dorlot
Hoặc
Bộ trưởng văn hoá Québec
Bà Louise Beaudoin
Và
Ông Francois Dorlot
Giấy mời do nhiều người đứng tên
Giấy mời có thể do một cá nhân và một nhóm người cùng đứng tên:
Chủ tịch
Ngân hàng tiết kiệm và đầu tư………
Ông ……………………………….........
Và

Các thành viên trong hội đồng quản trị
Giấy mời có thể do nhiều người đứng tên. Việc ghi thêm tên của mỗi người vào dưới chức danh là
không bắt buộc mà tuỳ theo tập quán riêng của từng địa phương. Tuy vậy, ít nhất trên giấy mời cũng
phải viết tên một người để giấy mời mang tính cá nhân:


Chủ tịch Tổng liên đoàn
Các quỹ nhân dân
Và
Các Quỹ tiết kiệm Desjardins của Québec
Ông Jean Després
Bà Chủ tịch

Ông Chủ tịch

Liên đoàn các Quỹ

Và

Nhân dân

Bà Tổng Giám đốc

Desjardins

quỹ nhân dân

miền Tây Québec

vùng Hull

4.1.2. SỬ DỤNG MẪU CÂU LỊCH SỰ
Giấy mời có ghi tên hay còn gọi là giấy mời dành riêng cho mỗi khách là loại giấy mời có điền tên
khách, thông thường được viết bằng tay vào khoảng trống. Nếu không ghi tên khách, giấy mời được
xếp vào loại giấy mời thông thường hay giấy mời không dành riêng cho mỗi khách.
Sự trịnh trọng của mỗi giấy mời chính thức được thể hiện thông qua việc sử dụng những từ ngữ
biểu lộ lịch sự như: trân trọng, kính mời, vinh dự…hoặc kết hợp các từ này với nhau.
Đối với giấy mời mang tính chất chính thức:
Trân trọng kính mời
.......................................... .

tới dự

Rất vinh dự được đón tiếp
.......................................... .

tới dự

Xin kính mời

Trân trọng kính mời

.......................................... .

.......................................... .

tới dự

tham dự

Đối với loại giấy mời ít mang tính chất chính thức hơn:
Kính mời

Kính mời

.......................................... .

.......................................... .

tới dự

Tham gia


4.1.3. MỜI AI
- Trên giấy mời có thể chỉ ghi chức danh của khách mời mà không cần ghi tên, hoặc ghi cả tên và
chúc danh, hoặc chỉ ghi tên của khách.
- Trong trường hợp mời cả hai vợ chồng khách, trên giấy mời phải ghi chức danh của người được
mời kèm theo tên của vợ (hoặc chồng), theo các cách viết đã nêu trên:
- Nếu không nêu chức danh của cả vợ và chồng thì phải viết tên của người là khách mời chính thức
trước. Nếu không phân biệt giữa vợ và chồng ai là khách mời chính thì phải xếp tên của hai người thứ
tự chữ cái:
- Những nguyên tắc trên được áp dụng cả cho những người chung sống với nhau như vợ chồng.
Nếu họ ở hai địa chỉ khác nhau, Ban tổ chức phải gửi tới mỗi địa chỉ một giấy mời. Tóm lại, khi mời
khách theo cặp, phải viết rõ mời cả người chưa phải là vợ (chồng) chính thức hoặc người đang chung
sống tuy không biết là ai. Trong trường hợp này, trên giấy mời cần để một dấu phẩy ngay sau tên của
khách kèm theo dòng chữ “cùng ông” hoặc “cùng bà”.
4.1.4. LÝ DO MỜI
Những nội dung chính của sự kiện cần thông báo là: Vì sao lại gửi giấy mời? Lý do mời là gì? Mời
tới dự để chào mừng ai? Nhân dịp đặc biệt nào? Thông tin này có tính chất quyết định cho việc tổ

chức hoạt động và cho việc khách có nhận lời tới dự hay không.
Sau đây là các mẫu câu thường vẫn được sử dụng :
- Chào mừng ………….
- Nhân dịp …………….
- Tới dự bữa tiệc trưa chào mừng ……………
- Tới dự bữa tiệc trưa chào mừng ……………
- Tới dự bữa tiệc trưa do……….tổ chức ……
- Tới bữa tiệc tối nhân dịp……………………
- Tới bữa tiệc tối chào mừng ……………….
- Tới bữa tiệc tối nhân dịp ………………….
- Tới dự lễ kỷ niệm………………………….
- Tới dự lê ký sổ vàng của………………….
- Tới dự lễ ký thoả thuận giữa ………………
- Tới dự lễ trao ………………………………
- Tới dự lễ khai trương ………………………
- Tới dự lễ động thổ ………………………….
- Tới dự lễ khách thành khu………………….
- Tới dự lễ phát động………………………….
- Tới dự lễ mở cửa lại phòng…………………
- Tới dự lễ khánh thành………………………và bữa tiệc trưa tổ chức sau đó tại…………..
- Tới dự lễ khai trương……………………….Và tiệc chiêu đãi diễn ra sau đó tại…………..
- Tới dự tiệc chiêu đãi nhân dịp chuyến viếng thăm của đoàn đại biểu


4.1.5. THỜI GIAN
Về trình tự thời gian ghi trên giấy mời, trước hết ghi ngày rồi đến tháng, năm và giờ. Khách mời sẽ
xem xét theo trình tự đó để quyết định xem có nhận lời mời đó hay không.
Thứ 2 ngày 30 tháng 9 năm 1994 vào hồi 14h30.
Để tỏ ra trịnh trọng hơn , nên viết ngày tháng bằng chữ nhưng không để năm để tránh câu viết quá
dài:

Thứ hai ngày ba mươi tháng chín vào hồi mười bốn giờ ba mươi.
Cũng có thể xác định giới hạn thời gian trong giấy mời:
Thứ hai, ngày 30 tháng 9 năm 1994,
từ 17h00 đến 19h00
Với thời gian ghi rõ như vậy, khách mời sẽ không thấy bị bất ngờ khi hoạt động kết thúc vào 19h.
Quá giờ đó, chỉ có khách hàng nào lề mề mới nán lại. Mặt khác, nếu biết trước giới hạn thời gian diễn
ra hoạt động khách mời có thể chủ động hơn trong việc sắp xếp thời gian biểu của mình để tham dự.
4.1.6. ĐỊA ĐIỂM
Cần phải ghi chính xác địa chỉ nơi hoạt động. Nói chung, địa chỉ là yếu tố không thể thiếu được, có
khi chỉ đẻ giúp khách mời khỏi quên, nhưng còn cần thiết để khách mời gửi hoa hoặc điện mừng, báo
cho lái xe taxi biết hoặc vì nhiều lí do khác nữa. Địa chỉ ghi trong giấy mời phải bao gồm tên toà nhà
(nếu có), tên phòng họp , số nhà và tên phố. Làm như vậy giúp cho Ban tổ chức khỏi bị phiền phức vì
phải trả lời điện thoại hỏi thêm chi tiết đó:
Tại khách sạn Exclsior
Phòng khách Iberuile
số 1445, phố Pierre -Boucher
Sherbrooke
Nếu nơi tổ chức hoạt động là một toà nhà đặc biệt, được hầu hết khách mời biết rõ và lối vào là cửa
chính thì địa chỉ có thể được ghi một cách ngắn gọn:
Tại Trụ sở Nghị viện
Trong trường hợp chọn một lối vào khác vì lí do hậu cần hoặc an ninh thì cần bổ xung rõ chi tiết
này :
Tại Trụ sở Nghị viện
Lối vào thư viện
Điều quan trọng là phải tránh để khách mời phải loanh quanh tìm lối vào xung quanh toà nhà, bị từ
chối không cho vào vì đi không đúng lối, phải đi lại vòng vèo mất thời gian. Cần thể hiện sự quan tâm
đến khách hàng bằng cách đem lại cho họ sự thoải mái về tâm lí và thư giãn.
Cũng có thể không cần nêu tên của thành phố nếu nội dung giấy mời đã ám chỉ rõ. Ví dụ, khi Thị
trưởng Québec mời khách dự tiệc chiêu đãi tại Toà thị chính, không cần phải ghi rõ toà thị chính
thành phố Québec, hoặc ghi rõ tên thành phố Québec trong phần địa chỉ. Như vậy, có thể tránh nhắc

lại các chi tiết không cần thiết và tránh làm nặng nề thêm giấy mời:
Thị trưởng Québec
Ông Jean-Paill L ‘Allier
Trân trọng kính mời ông ( bà)
tới dự tiệc chiêu đãi


chào mừng ông chủ tịch cộng đồng người Bỉ nói tiếng Pháp Ngài……………….
Vào thứ tư , ngày 18 tháng 9 năm 1992 , h ồi 11h00
tại Toà thị chính
Số 2, phố Des Jardins
4.1.7. CÁC CHỈ DẪN KHÁC
Ở góc phải hoặc trái phía dưới của giấy mời, tuỳ theo cách trình bày, có thể cho các chỉ dẫn về cách
ăn mặc và những chi tiết cần thiết khác để tạo điều kiện thuận lợi cho khách tới dự: phương tiện đi lại,
bãi đỗ xe, hoãn trong trường hợp trời mưa... Sau đây là một số ví dụ:
Nơi đỗ xe:
Khu đỗ xe tại số nhà 225 phố Champlain
Phương tiện giao thông: Xe buýt đón tại Trung tâm Hội nghị
Quảng trường Place des Arts từ 17h00 đến 17h30
Trong trường hợp trời mưa. Hoãn tới ngày hôm sau nếu trời mưa
Nếu tròi mưa, buổi lễ tổ chức tại Hội trường… , số nhà … phố …
Nếu có quá nhiều chỉ dẫn, nên in ra một tờ riêng, hoặc in trên giấy ra vào dành cho khách tới dự
(nếu có)
4.2. NHỮNG LƯU Ý ĐỐI VỚI GIẤY MỜI
4.2.1. THỜI HẠN GỬI GIẤY MỜI
Gửi sớm giấy mời đến tay khách thể hiện sự quan tâm với họ. Việc gửi giấy mời vào phút chót làm
cho m ọi người không có thời gian chuẩn bị, đấy là chưa kể việc các quan khách cần có mạt rất có thể
không đến dự vì đã bố trí trước lịch làm việc vào thời gian đó. Làm như thế người mời sẽ bị mất uy
tín vì không có lý do đặc biệt nào có thể biện cho cách xử sự như vậy. Nếu mời dự tiệc, nên gửi giấy
mời trước ít nhất là 2 đến 3 tuần. Lý tưởng nhất là trước một tháng. Nếu mời dự tiệc, nên gửi trước 1

tháng. Nếu mời dự chiêu đãi, phải mời trước ít nhất là 10 ngày và tốt nhất là 14 ngày. Nếu vì lý do kỹ
thuật, như phải chờ khẳng định về địa điểm mà gửi giấy mời chậm thì phải sử dụng fax để thông báo
trứơc cho khách cùng với các chi tiết như ngày, giờ. Những chỉ dẫn bổ sung sẽ được nêu trong giấy
mời và gửi tới khách sau đó.
4.2.2. TRẢ LỜI GIẤY MỜI
Nếu chúng ta coi việc được mời là một vinh dự thì cần phải chứng tỏ mình xứng đáng với vinh dự
ấy bằng việc trả lời giấy mời, hoặc là từ chối hoặc là đồng ý tới dự. Thông qua việc trả lời của khách,
các nhà tổ chức một buổi lễ, một cuộc chiêu đãi hay một bữa tiệc sẽ biết được mọi người đánh giá sự
kiện đó quan trọng như thế nào.
Khi được mời dự một bữa tiệc chúng ta bắt buộc phải có trả lời, bởi vì tổ chức bữa tiệc là một trong
những hoạt động phải chuẩn bị phức tạp nhất và thường rất tốn kém. Trước đặc ân được mời dự tiệc,
khách phải chứng tỏ mình xứng đáng với vinh dự ấy bằng việc trả lời ban tổ chức rằng mình sẽ đến
dự, hoặc nếu không đến dự, phải thông báo cho ban tổ chức biết trong thời gian sớm nhất, tránh để
hiểu lầm là mình không có thái độ dứt khoát. Bản thân việc từ chối lời mời đã không phải là hay, vì
thế tỏ ra bất lịch sự khi từ chối lại càng bất lợi cho người được mời.
4.2.3. CỬ NGƯỜI ĐI DỰ THAY
Có thể chấp nhận cử người thay mình tới dự một buổi lễ hay một cuộc chiêu đãi. Vì vậy, nếu không
tới được chúng ta có thể thông báo cho ban tổ chức tên người sẽ đại diện cho mình tới dự, trừ khi lời
mời hoàn toàn mang lý do cá nhân, ví dụ như được mời dự lễ chào mừng một nhà văn có mối quan hệ
thân thiết riêng với bạn.


Trong trường hợp được mời dự một bữa tiệc thì không thể cử người đi thay mình được, vì người ta
đã xếp chỗ cho khách theo vị trí quan trọng của mỗi người và danh sách đã được ấn định. Tất nhiên
chúng ta có thể đề nghị cử người đi thay nếu có lý do chính đáng, nhưng nếu đề nghị này không được
chấp nhận thì cũng không có gì đáng ngạc nhiên.
Người đi dự thay không nhất thiết được xếp vào vị trí lễ tân của khách mình thay thế, mà sẽ ngồi
vào vị trí phù hợp với địa vị của mình.
Câu hỏi ôn tập Chương 4;
1. Trình bày những cách thức giao tiếp bằng văn bản?

2. Trình bày bằng nội dung cơ bản của giấy mời, đưa ví dụ bằng tiếng Anh?
3. Bài tập: Viết giấy mời bằng tiếng Anh có nội dung sau:
a. Chủ tịch Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam mời ông Giám đốc công ty Thương mại
và dịch vụ Thăng Long tới dự buổi tiệc chiêu đãi được tổ chức vào hồi 17h ngày 6 tháng 5 năm 20...
tại khách sạn Tray.
b. Giám đốc công ty nhập khẩu thiết bị công nghệ thông tin mời đoàn chuyên gia Pháp tới dự buổi
lễ kỷ niệm thành lập chi nhánh và buổi tiệc trưa tại khách sạn Royal, lúc 10h ngày 21 tháng 3 năm
20...


Chương 5. SẮP XẾP CHỖ NGỒI
Bố trí chỗ ngồi thích hợp cho mỗi người theo ngôi thứ và cấp bậc là một trong những việc tế nhị
trong công tác lễ tân. Ai sẽ ngồi ở bàn danh dự và ở vị trí nào? Xắp xếp khách mời trong phòng như
thế nào? Ai sẽ phát biểu trước và phát biểu cuối cùng ? Sự tuỳ tiện rất tai hại, và mọi sai sót do tuỳ
tiện là không thể tha thứ được. Người xưa thường nói sự hiểu biết về ngôi thứ là một sự khoa học và
xắp xếp chỗ ngồi là một nghệ thuật vì việc thực hiện những công việc này bao giờ cũng có nhiều khó
khăn. Song rất may là việc hiểu biết những qui tắc cơ bản sẽ cho phép ta xử lí những tình huống hay
gặp nhất. Qua thực hành ta sẽ phất hiện khá nhanh nhiều giả pháp cho một vấn đề .
Những nguyên tắc chỉ đạo việc xắp xếp chỗ ngồi dược giải thích giống như việc đọc một văn bản
pháp luật, Mỗi nguyên tắc có thể đúng nếu đứng riêng nhưng lại tương đối trong khi áp dụng đồng
thời nhiều nguyên tắc, đây là vấn đề thường hay gặp.
Những căn cứ để xác lập ngôi thứ và cấp bậc xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau; từ danh sách các
ngôi thứ chính thức do nhà nước, và các tổ chức định chế công bố, từ tập quán ngoại giao ngày càng
được hoàn thiện theo năm tháng trong quan hệ quốc tế, từ sự tôn kính đối với một số thành viên của
cộng đồng. Tất nhiên những yêu cầu riêng cho từng tình huống sẽ được xem xét đến.
5.1. NGUYÊN T ẮC XẾP CHỖ
Thứ tự chính thức của ngôi thứ
Các nhà nước thường đặt ra một trật tự ngôi thứ chính thức quy định cấp bậc của các nhân vật.
Những danh sách quy định lễ tân này không thể nêu hết thứ bậc xã hội, và không được áp dụng một
cách có hệ thống. Nó chỉ được tuân thủ chặt chẽ đối với những dịp khánh tiết có tính chất chính phủ

và chỉ là tài liệu tham khảo cho các định chế và cá nhân. Trong phần lớn các sự kiện khách mời
thường thuộc nhiều giới khác nhau kể cả khách trong nước cũng như khách nước ngoài, và chức vụ
của những người này không có trong danh mục chính thức các ngôi thứ, nhưng vẫn phải tôn trọng họ.
Những vinh dự dành cho các nhân vật có ngôi thứ được công nhận, trong trường hợp đặc biệt có thể
được nâng lên cao hơn, ngay cả ở những bậc cao nhất. Cũng phải cư xử như vậy đối với những vị
khách không dự kiến trước trong trật ngôi thứ nhưng sự có mặt của người này là cần thiết do tính chất
của sự kiện, thậm chí không loại trừ dành cho họ ngôi thứ cao nhất. Thí dụ vừa đưa ra là nói về một
buổi lễ dành cho một nhóm người được công nhận có thành tích đóng góp vào sự thành công của một
dự án. Ngay cả những người thân của họ cũng có thể được trọng thị, được xếp trên một số nhân vật
nào đó có trong danh sách ngôi thứ chính thức.
Trong một buổi lễ, cần thiết lập một trật tự thích hợp với vai tr ò và quy chế của các định chế trong
mối tương quan khác nhau. Ch ẳng hạn đối với một hội nghị, vấn đề là phải bảo đảm cho các bên
tham gia có thể đàm phán có tổ chức và bình đẳng. Trường hợp các bữa ăn thì phức tạp hơn: việc bố
trí chỗ ngồi cho một vị khách phụ thuộc vào định chế mà họ đại diện, vào cấp bậc và quy chế đại diện,
vào cương vị được bầu hay bổ nhiệm vào tuổi tác và danh tiếng của ông ta. Trong mọi trường hợp bao
giờ cũng phải chú ý đến phép xã giao lịch sự về ngôi thứ của riêng mỗi giới.
Cần lưu ý là một hoạt động chính thức khi được tổ chức ra phải có lý do xác đáng. Chính vì thế mà
cần phải đối với chiếu những lý do để xác định ngôi thứ áp dụng cho thích hợp. Ngôi thứ cụ thể đó
cho một sự kiện cụ thể sẽ góp phần nói lên ý nghĩa của sự kiện. Theo tinh thần đó, ngôi thứ là một
công cụ giao tiếp cần được vận dụng một cách thoả đáng.
Nguyên tắc tôn ti trật tự: Người trên trước người dưới.
Mọi xã hội và tổ chức bình đấng nhất cũng không tránh khỏi nguyên tắc tôn ti trật tự trong phương
thức lãnh đạo: Người trên trước người dưới. Bình đẳng trước pháp luật cũng như vận may là một
chuyện, còn bình đẳng về tư cách lại là chuyện khác.
Ngôi thứ không uỷ quyền
Nguyên tắc này có nghĩa là một người, khi đại diện một người khác thì không thể được đối xử như