Phát triển nguồn lực tài liệu xám tại thư viện trung ương quân đội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
----------------------------------------

BÙI THỊ THÚY HẰNG

PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC TÀI LIỆU XÁM
TẠI THƯ VIỆN TRUNG ƯƠNG QUÂN ĐỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN

Hà Nội - 2015


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
----------------------------------------

BÙI THỊ THÚY HẰNG

PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC TÀI LIỆU XÁM
TẠI THƯ VIỆN TRUNG ƯƠNG QUÂN ĐỘI
Chuyên ngành:
Mã số:

Khoa học Thông tin - Thư viện
60320203

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN

Người hướng dẫn khoa học: TS. Tạ Bá Hưng

XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG

Giáo viên hướng dẫn

Chủ tịch Hội đồng chấm Luận văn
thạc sĩ khoa học

TS. Tạ Bá Hưng

PGS.TS. Trần Thị Minh Nguyệt

Hà Nội - 2015


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan: Luận văn này là công trình nghiên cứu thực sự của cá nhân,
được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của TS. Tạ Bá Hưng.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai
công bố trong bất kỳ công trình nào khác.
Tôi xin chịu trách nhiệm về công trình nghiên cứu của mình./.
HỌC VIÊN

Bùi Thị Thúy Hằng


LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình thực hiện luận văn, tác giả đã nhận được sự giúp đỡ, dạy dỗ
của các thầy cô ở khoa Sau Đại học - Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân
văn và các thầy cô đã tham gia giảng dạy lớp Cao học K7 Khoa học Thư viện, niên

khóa 2012 - 2014. Đặc biệt là sự giúp đỡ của TS. Tạ Bá Hưng, người hướng dẫn
khoa học, đã tận tình hướng dẫn, góp ý, định hướng nội dung và phương pháp
nghiên cứu từ lúc chuẩn bị đề cương đến khi hoàn thành luận văn.
Tác giả cũng nhận được sự giúp đỡ quý báu, nhiệt tình của Ban giám đốc,
các cán bộ đang công tác tại Thư viện Quân đội, đã cung cấp cho tác giả nhiều tư
liệu quan trọng cũng như tạo mọi điều kiện thuận lợi để tác giả hoàn thiện luận văn.
Bên cạnh đó, gia đình và bạn bè đã hỗ trợ về nhiều mặt trong suốt thời gian tham
gia học tập và nghiên cứu.
Nhân dịp này, tác giả xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc của mình đối với quý
thầy cô, gia đình và bạn bè đã giúp đỡ tác giả hoàn thành luận văn.
Do khả năng có hạn, nên những thiếu sót của luận văn là điều không thể
tránh khỏi. Rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của quý thầy cô và bạn bè
đồng nghiệp.
Xin chân thành cảm ơn!
HỌC VIÊN

Bùi Thị Thúy Hằng


XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG BẢO VỆ LUẬN VĂN
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………….
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG

PGS.TS. Trần Thị Minh Nguyệt


MỤC LỤC
MỤC LỤC......................................................................................................... 1
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ................................................................ 3
DANH MỤC HÌNH VẼ ................................................................................... 4
DANH MỤC BẢNG, BIỂU ............................................................................. 5
MỞ ĐẦU ...........................................................................................................6
CHƢƠNG 1: TÀI LIỆU XÁM TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA
THƢ VIỆN QUÂN ĐỘI ............................................................................... 14
1.1. Những vấn đề chung về tài liệu xám .................................................... 14
1.1.1. Khái niệm tài liệu xám .......................................................................... 14
1.1.2. Đặc điểm của tài liệu xám .................................................................... 15
1.1.3. Các dạng tài liệu xám ........................................................................... 16
1.1.4. Vai trò của tài liệu xám ......................................................................... 17
1.1.5. Tiêu chí đánh giá tài liệu xám............................................................... 19
1.2. Thư viện Quân đội và nhu cầu về tài liệu xám tại Thư viện ............. 20
1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển ........................................................ 20
1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ ........................................................................ 24
1.2.3. Cơ cấu tổ chức và nguồn nhân lực ....................................................... 27
1.2.4. Nguồn lực thông tin .............................................................................. 31
1.2.5. Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin về tài liệu xám tại Thƣ viện . 34
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG BỔ SUNG, XỬ LÝ, TỔ CHỨC
BẢO QUẢN, KHAI THÁC VÀ PHỔ BIẾN TÀI LIỆU XÁM TẠI
THƯ VIỆN QUÂN ĐỘI ............................................................................... 46
2.1. Đặc điểm nguồn tài liệu xám tại Thƣ viện Quân đội.......................... 46
2.1.1. Tài liệu truyền thống ............................................................................. 46
2.1.2. Tài liệu điện tử ...................................................................................... 48

2.2. Công tác bổ sung, xử lý, tổ chức bảo quản, khai thác và phổ biến
tài liệu xám tại Thƣ viện Quân đội............................................................... 49
2.2.1. Công tác bổ sung tài liệu xám............................................................... 50
2.2.2. Công tác xử lý tài liệu xám ................................................................... 55
2.2.3. Công tác lƣu trữ và bảo quản tài liệu xám ............................................ 68
2.2.4. Tổ chức khai thác và phổ biến tài liệu xám .......................................... 69
1


2.3. Đánh giá công tác bổ sung, xử lý, tổ chức bảo quản, khai thác và
phổ biến tài liệu xám tại Thƣ viện Quân đội.............................................. 77
2.3.1. Những mặt đã làm đƣợc ....................................................................... 77
2.3.2. Những mặt còn tồn tại .......................................................................... 81
CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN NGUỒN TÀI LIỆU XÁM VÀ
NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC
NGUỒN TÀI LIỆU XÁM TẠI THƢ VIỆN QUÂN ĐỘI ......................... 88
3.1. Xây dựng chính sách tăng cƣờng nguồn tài liệu xám ........................ 88
3.1.1. Nâng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo về vai trò của tài liệu xám . 88
3.1.2. Xây dựng chính sách bổ sung tài liệu xám ........................................... 89
3.1.3. Xây dựng cơ chế quản lý và tăng cƣờng kinh phí cho các hoạt động
về tài liệu xám ................................................................................................. 90
3.2. Nâng cao chất lƣợng tổ chức quản lý và khai thác nguồn
tài liệu xám..................................................................................................... 92
3.2.1. Nâng cao chất lƣợng xử lý tài liệu xám ................................................ 92
3.2.2. Công tác quản lý tài liệu xám ............................................................... 93
3.2.3. Tổ chức cung cấp, phục vụ tài liệu xám ............................................... 96
3.3. Phát triển nguồn tài liệu xám số hóa.................................................... 98
3.4. Giải pháp hỗ trợ cho công tác tổ chức quản lý và khai thác nguồn
tài liệu xám................................................................................................... 101
3.4.1. Trang bị hạ tầng công nghệ thông tin Thƣ viện ................................. 101

3.4.2. Hỗ trợ tài chính tăng cƣờng cơ sở vật chất ......................................... 102
3.4.3. Đào tạo và nâng cao ý thức, tinh thần trách nhiệm và trình độ
nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ chuyên trách ................................................. 103
3.4.4. Đào tạo ngƣời dùng tin ....................................................................... 105
3.4.5. Đẩy mạnh công tác Marketing về tài liệu xám ................................... 106
KẾT LUẬN .................................................................................................. 110
TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................... 112
PHỤ LỤC ..................................................................................................... 115

2


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
VIẾT ĐẦY ĐỦ

KÝ HIỆU VIẾT TẮT
CNTT

Công nghệ thông tin

CSDL

Cơ sở dữ liệu

Dublin Core

Dublin Core Metadata Element Initiative
Bộ yếu tố siêu dữ liệu

ĐKCB

Đăng ký cá biệt

ISBD

International Standard Bibliography Description
Quy tắc mô tả thư mục quốc tế

KLTN

Khóa luận tốt nghiệp

LAN

Local Area Network
Mạng cục bộ

MARC21

Machine Readable Cataloging 21
Khổ mẫu biên mục đọc máy 21

NDT

Ngƣời dùng tin

NCT

Nhu cầu tin

OPAC

Online Public Access Catalog
Mục lục truy cập công cộng trực tuyến

TCCT

Tổng cục Chính trị

TLĐT

Tài liệu điện tử

TLX
TT – TV

Tài liệu xám
Thông tin – Thƣ viện

TVQĐ

Thƣ viện Quân đội

XLTL

Xử lý tài liệu

3

DANH MỤC HÌNH VẼ
Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Thƣ viện Quân đội ............................. 28
Hình 1.2: Sơ đồ minh họa thành phần nguồn lực thông tin tại TVQĐ ....... 33
Hình 2.1: Giao diện biểu ghi nhập tài liệu theo khổ mẫu MARC21 ........... 65
Hình 2.2: Giao diện biểu ghi nhập tài liệu theo chuẩn Dublincore ............. 68
Hình 2.3: Giao diện Thƣ viện số Dilib Bookeye ......................................... 69
Hình 2.4: Giao diện tra cứu OPAC.............................................................. 73
Hình 2.5: Giao diện tra cứu tài liệu số......................................................... 74

4


DANH MỤC BẢNG, BIỂU
Bảng 1.1: Thống kê vốn tài liệu của TVQĐ tính đến tháng 6/2015 ........ 33
Biểu đồ 1.1: Cơ cấu vốn tài liệu của TVQĐ ............................................ 34
Bảng 1.2: Thành phần các đối tƣợng NDT tại TVQĐ ............................. 35
Biểu đồ 1.2: Thành phần các đối tƣợng NDT tại TVQĐ ......................... 36
Bảng 1.3: Mức độ nhu cầu sử dụng tài liệu xám...................................... 39
Biểu đồ 1.3: Mức độ nhu cầu sử dụng tài liệu xám ................................. 40
Bảng 1.4: Tần suất sử dụng tài liệu xám .................................................. 40
Biểu đồ 1.4: Tần suất sử dụng tài liệu xám .............................................. 41
Bảng 1.5: Mục đích sử dụng nguồn tài liệu xám của NDT TVQĐ ......... 42
Biểu đồ 1.5: Mục đích sử dụng nguồn tài liệu xám của NDT TVQĐ ..... 42
Bảng 1.6: Các lĩnh vực có nhu cầu tài liệu xám ....................................... 43
Biểu đồ 1.6: Các lĩnh vực có nhu cầu tài liệu xám................................... 43
Bảng 2.1: Thống kê nguồn tài liệu xám truyền thống .............................. 46
Bảng 2.2: Thống kê vốn tài liệu xám theo nội dung tri thức ................... 47
Bảng 2.3: Thống kê nguồn tài liệu xám dạng điện tử .............................. 49
Bảng 2.4: Thống kê số lƣợng bổ sung tài liệu xám từ năm 2011
đến tháng 6/2015 ...................................................................................... 55

Bảng 2.5: Đánh giá chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ................................... 81
Bảng 2.6: Những khó khăn gặp phải trong khi sử dụng nguồn
tài liệu xám ............................................................................................... 85
Bảng 2.7: Mức độ đáp ứng nhu cầu tài liệu xám ..................................... 86
Bảng 3.1: Hình thức tổ chức kho.............................................................. 94

5


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Sự phát triển mạnh mẽ của cuộc cách mạng khoa học và công nghệ, đặc
biệt là công nghệ thông tin và truyền thông trong thập kỷ gần đây đã đƣa thế
giới từ kỷ nguyên công nghiệp sang kỷ nguyên thông tin và tri thức. Nhân
loại đang chứng kiến sự thay đổi diệu kỳ do công nghệ thông tin và truyền
thông mang lại. Thông tin và truyền thông đã trở thành động lực phát triển
của mỗi quốc gia. Trƣớc sự thay đổi lớn lao nhƣ vậy, hoạt động thông tin –
thƣ viện đã có những bƣớc phát triển mới, đáp ứng kịp thời nhu cầu thông tin
trong xã hội.
Trong thời đại kinh tế thông tin, kinh tế tri thức ngày nay, thông tin nói
chung và tài liệu xám nói riêng đã trở thành một nguồn lực quan trọng tạo nên
ƣu thế về kinh tế - chính trị của mỗi quốc gia. Thƣ viện là kho tàng lƣu trữ
vốn tri thức của nhân loại. Tài liệu xám là loại tài liệu có hàm lƣợng tri thức,
hàm lƣợng chất xám rất cao, nội dung đƣợc cập nhật liên tục. Nhu cầu của
ngƣời dùng tin về các loại tài liệu có giá trị nghiên cứu nhƣ tài liệu xám ngày
càng cao, đa dạng về số lƣợng, loại hình, và phong phú, sâu sắc về nội dung.
Phát triển nguồn tài liệu xám chính là một trong những cách thức nhanh
chóng, hữu hiệu để “nâng tầm” một cơ quan thông tin – thƣ viện, giúp cơ
quan đó thực hiện tốt vai trò, chức trách của mình.
Cùng với hệ thống thƣ viện toàn quốc, Thƣ viện Quân đội (TVQĐ) đã

và đang có nhiều cố gắng trong hoạt động của mình, góp phần to lớn trong
việc phục vụ nhiệm vụ xây dựng và chiến đấu của quân đội nói riêng và sự
phát triển của đất nƣớc nói chung. Thƣ viện Quân đội là thƣ viện khoa học
chuyên ngành về quân sự, thƣ viện trung tâm đầu ngành của hệ thống thƣ viện
trong toàn quân nên hoạt động, đối tƣợng phục vụ của thƣ viện rất phong phú.
Thƣ viện không chỉ phục vụ cán bộ, chiến sĩ trong toàn hệ thống mà phục vụ
6


cả những cán bộ khoa học, các giảng viên, học viên quân sự, sinh viên các
trƣờng đại học và một số đối tƣợng khác.
Trải qua 58 năm thành lập và phát triển, Thƣ viện Quân đội đã thu thập
đƣợc một số lƣợng lớn tài liệu có giá trị: đó là các đề tài nghiên cứu khoa học,
luận án, luận văn, tài liệu hội nghị, hội thảo,… Đây là nguồn tài liệu xám có
giá trị thiết thực, đáp ứng nhu cầu tài liệu nghiên cứu cho ngƣời dùng tin.
Đặc biệt, Thƣ viện Quân đội có một nhóm đối tƣợng phục vụ là các cán
bộ chỉ huy, các cán bộ lãnh đạo, tƣớng lĩnh, những ngƣời luôn phải ra quyết
định quan trọng liên quan đến ổn định và phát triển quốc gia. Họ cần những
thông tin mang tính chuyên sâu về các lĩnh vực, mang tính xác thực và bền
vững. Nội dung đƣợc đề cập là những vấn đề thời sự nóng hổi đang diễn ra
trong nƣớc và trên thế giới thuộc các lĩnh vực quân sự, khoa học xã hội và
nhân văn. Tài liệu xám chính là công cụ hỗ trợ hữu hiệu của họ trong công tác
lãnh đạo, quản lý.
Trƣớc sự phát triển nhanh chóng và biến đổi không ngừng của xã hội
thông tin, việc đảm bảo thông tin phục vụ ngƣời dùng tin đã đƣợc Thƣ viện
Quân đội chú trọng. Việc phát triển tài liệu xám đƣợc quan tâm nhiều hơn
song còn nhiều bất cập nhƣ: chƣa có hệ thống văn bản quản lý, giám sát, thiếu
sự trao đổi, hợp tác với các thƣ viện khác, công tác xử lý tài liệu xám còn
nhiều hạn chế, tài liệu xám dạng điện tử còn ít… Để khắc phục đƣợc những
hạn chế đó cần có sự nhìn nhận khách quan về thực trạng đồng thời đƣa ra các

giải pháp phát triển tài liệu xám, nâng cao hiệu quả hoạt động của Thƣ viện
Quân đội là vấn đề cần thiết.
Từ thực tế trên cho thấy việc nghiên cứu đề tài: “Phát triển nguồn lực
tài liệu xám tại Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội” là vấn đề vô cùng quan trọng
và cấp thiết, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của thƣ viện, đáp ứng
hiệu quả nhu cầu tin cho ngƣời dùng tin tại Thƣ viện Quân đội.
7


2. Tình hình nghiên cứu
Thƣ viện là kho tàng lƣu trữ vốn tri thức của nhân loại. Tài liệu xám là
loại tài liệu có hàm lƣơng trị thức, hàm lƣợng chất xám rất cao, nội dung đƣợc
cập nhật liên tục. Phát triển nguồn tài liệu xám giúp các cơ quan thông tin thƣ
viện thực hiện tốt hơn chức trách của mình. Đặc biệt đối với Thƣ viện Quân
đội, việc phát triển tài liệu xám có ý nghĩa to lớn trong việc đáp ứng nhu cầu
tài liệu nghiên cứu cho ngƣời dùng tin.
Về vấn đề phát triển tài liệu xám đã đƣợc nhiều tác giả quan tâm và
nghiên cứu nhƣ: Đề tài khoa học cấp Bộ “Thực trạng và các biện pháp nâng
cao hiệu quả quản lý, khai thác nguồn tin khoa học nội sinh tại Viện Khoa học
xã hội Việt Nam” của Th.S Trần Mạnh Tuấn thực hiện năm 2006; đề tài khoa
học cấp viện của Th.S Trần Mạnh Tuấn “Nghiên cứu và đề xuất các biện pháp
quản lý kết quả hoạt động khoa học tại Viện thông tin khoa học xã hội Việt
Nam” năm 2007; đề tài luận văn Thạc sỹ “Nghiên cứu xây dựng và quản lý
nguồn tài nguyên số nội sinh tại Trung tâm thông tin khoa học và công nghệ
Quốc gia” của Phạm Văn Hùng; đề tài luận văn Thạc sỹ “Nghiên cứu hoàn
thiện công tác tổ chức quản lý nguồn tài liệu xám của Đại học Quốc gia Hà
Nội đáp ứng phƣơng pháp đào tạo theo tín chỉ” của Trần Thị Thanh Vân; đề
tài luận văn Thạc sỹ “Tổ chức, quản lý, khai thác và phổ biến nguồn thông tin
nội sinh tại trƣờng Đại học Công Đoàn” của Bùi Thị Minh Tâm, bảo vệ năm
2006; đề tài luận văn Thạc sỹ “Nguồn tin nội sinh tại trƣờng Đại học Hà Nội”

của Lê Thanh Tú, bảo vệ năm 2012; đề tài luận văn Thạc sỹ “Quản lý và khai
thác tài liệu nội sinh tại Đại học Thái Nguyên” của Lê Thị Hiền, bảo vệ năm
2011; đề tài luận văn Thạc sỹ “Tìm hiểu công tác tổ chức hoạt động nguồn tin
nội sinh tại trung tâm thông tin thƣ viện trƣờng Đại học Giao thông vận tải Hà
Nội” của Chu Thị Thanh Mai, bảo vệ năm 2009; đề tài luận văn Thạc sỹ “Tìm

8


hiểu nguồn tin nội sinh phục vụ công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học
trong trƣờng đại học” của Vũ Văn Hiệu, bảo vệ năm 2003; đề tài luận văn
Thạc sỹ “Hoàn thiện công tác tổ chức quản lý nguồn tài liệu nội sinh đáp ứng
phƣơng thức đào tạo theo tín chỉ tại trƣờng Đại học Bách khoa Hà Nội” của
Nguyễn Mai Chi, bảo vệ năm 2011; đề tài luận văn Thạc sỹ “Tổ chức và quản
lý nguồn tài liệu nội sinh tại trƣờng Đai học Sƣ phạm Hà Nội 2” của Đặng
Thị Trang, bảo vệ năm 2013.
Ngoài những đề tài nghiên cứu kể trên còn có một số bài trên tạp chí
viết về tài liệu xám nhƣ:
- “Một số nguồn tin tài liệu xám trên Internet” của Brians Mathiews –
Tạp chí Thông tin – Tƣ liệu, số 4 – 2006 (trang 29 – 32);
- “Một số vấn đề xung quanh việc thu thập, khai thác tài liệu xám” của
Nguyễn Viết Nghĩa – Tạp chí Thông tin – Tƣ liệu, số 4 – 1999 (trang 10 –
14);
- “Nguồn tin nội sinh của trƣờng đại học thực trạng và giải pháp phát
triển” của Trần Mạnh Tuấn Tạp chí Thông tin và Tƣ liệu, số 3 – 2005 (trang
10-11);
- “Nguồn tin nội sinh phục vụ nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa
học của trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội” của Nguyễn Thị Minh Ngọc.
Trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội, Bản tin GDTX&TC số 22, tháng 9/2009;
- “Tài liệu nội sinh” của Hoàng Thúy Liễu, Bản tin thƣ viện – công

nghệ thông tin tháng 5/2012;
- “Cách nhìn hệ thống trong quản lý các nguồn tài liệu khoa học nội
sinh ở Việt Nam” của PGS. TS Nguyễn Hữu Hùng đăng trên tạp chí Thông
tin – tƣ liệu, số 3 – 2006;
- “Nguồn tin khoa học nội sinh của các viện nghiên cứu” của Nguyễn
Thị Huệ đăng trên Tạp chí thông tin & phát triển, số 2 – 2007.
9


Các công trình nghiên cứu nêu trên đều đề cập đến tài liệu xám mang
tính đặc thù của một số địa bàn cụ thể, với những đặc điểm riêng biệt. Ngoài
ra có một số đề tài nghiên cứu có đề cập tới hoạt động thông tin – thƣ viện tại
Thƣ viện Quân đội nhƣ:
- Đề tài luận văn Thạc sỹ “ Nghiên cứu nhu cầu tin của ngƣời dùng tin
tại Thƣ viện Quân đội” của Linh Thị Thắm, bảo vệ năm 2012 (Đại học Văn
hóa Hà Nội).
- Đề tài khóa luận tốt nghiệp “Tìm hiểu ứng dụng phần mềm thƣ viện
điện tử Inforlib tại Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội” của Nguyễn Thị Vân
Hằng, bảo vệ năm 2011 (Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn).
- Đề tài khóa luận tốt nghiệp “Tìm hiểu công tác xử lý thông tin tại Thƣ
viện Quân đội” của Nguyễn Thị Hiển, bảo vệ năm 2005 (Đại học Dân lập
Đông Đô).
- Đề tài khóa luận tốt nghiệp “Tìm hiểu nguồn lực thông tin tại Thƣ
viện Quân Đội - Thực trạng và giải pháp” của Trần Bích Huệ, bảo vệ năm
2005 (Đại học Văn hóa).
- Đề tài khóa luận tốt nghiệp “Tìm hiểu bộ máy tra cứu hiện đại tại Thƣ
viện Trung ƣơng Quân đội” của Vũ Nguyệt Mai, bảo vệ năm 2006 (Đại học
Khoa học xã hội và Nhân văn).
- Đề tài khóa luận tốt nghiệp “Tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin
tại Thƣ viện Quân đội” của Bùi Thị Thúy Hằng, bảo vệ năm 2012 (Đại học

Khoa học Xã hội và Nhân văn).
Tuy nhiên, những đề tài trên cũng mới chỉ giải quyết một số khía cạnh
trong hoạt động thông tin – thƣ viện tại Thƣ viện Quân đội. Nhìn chung chƣa
có đề tài nào đề cập trực tiếp và đi sâu nghiên cứu về phát triển nguồn lực tài
liệu xám tại Thƣ viện Quân đội. Chính vì vậy, đề tài nghiên cứu của tôi là đề
tài hoàn toàn mới so với các công trình nghiên cứu trƣớc đây.
10


3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
* Đối tượng nghiên cứu: Nguồn tài liệu xám (bao gồm công tác bổ
sung, xử lý, tổ chức bảo quản, khai thác và phổ biến nguồn tài liệu xám) tại
Thƣ viện Quân đội.
* Phạm vi nghiên cứu: Nguồn tài liệu xám tại Thƣ viện Quân đội trong
giai đoạn hiện nay.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
* Mục đích nghiên cứu: Đề xuất các giải pháp nhằm phát triển nguồn
tài liệu xám và nâng cao hiệu quả quản lý, khai thác nguồn tài liệu xám tại
Thƣ viện Quân đội.
* Nhiệm vụ nghiên cứu: Để đạt đƣợc mục đích nghiên cứu của đề tài,
tác giả đã xác định một số nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể sau:
- Nghiên cứu những vấn đề lý luận liên quan đến đề tài.
- Nghiên cứu khái quát lịch sử ra đời và phát triển của Thƣ viện
Quân đội.
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của Thƣ viện Quân đội.
- Nghiên cứu đặc điểm nhu cầu tin của ngƣời dùng tin tại Thƣ viện.
- Nghiên cứu thực trạng tài liệu xám tại Thƣ viện (về công tác bổ sung,
xử lý, tổ chức bảo quản, khai thác và phổ biến)
- Đánh giá các công tác về tổ chức quản lý và khai thác nguồn tài liệu
xám tại Thƣ viện Quân đội

- Đề xuất các giải pháp nhằm phát triển nguồn tài liệu xám và nâng cao
hiệu quả tổ chức quản lý, khai thác nguồn tài liệu xám tại Thƣ viện
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
* Phương pháp luận
Đề tài đƣợc triển khai nghiên cứu trên cơ sở phƣơng pháp luận của chủ
nghĩa duy vật biện chứng và quán triệt quan điểm, đƣờng lối, chính sách của
11


Đảng và Nhà nƣớc, tƣ tƣởng Hồ Chí Minh về công tác sách báo, thông tin –
thƣ viện.
* Phương pháp nghiên cứu cụ thể
- Phƣơng pháp quan sát, điều tra thực tế,
- Phƣơng pháp thu thập, phân tích, tổng hợp tài liệu
- Phƣơng pháp thống kê số liệu
- Phƣơng pháp phỏng vấn
- Phƣơng pháp điều tra bảng hỏi
6. Giả thuyết nghiên cứu
Với sự ủng hộ và giúp đỡ của các cơ quan cấp trên và các đơn vị bạn,
cùng sự nỗ lực của ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên, TVQĐ đã thu đƣợc
những thành tựu to lớn trong hoạt động phát triển tài liệu xám phục vụ lãnh
đạo. Cho đến nay, TVQĐ đã có số vốn tài liệu xám khá lớn với hình thức và
nội dung phong phú. Các tài liệu có giá trị nghiên cứu rất cao, đặc biệt là các
loại tƣ liệu quý hiếm có nội dung về lịch sử quân sự, công tác đảng, công tác
chính trị. Đó là nguồn tài liệu phục vụ đắc lực cho các cấp lãnh đạo. Bên cạnh
những thuận lợi đã đạt đƣợc, TVQĐ cũng gặp phải những khó khăn trong
việc thu thập, xử lý và tổ chức phục vụ tài liệu xám. Vì chƣa có hệ thống văn
bản kiểm soát nên công tác bổ sung tài liệu xám của TVQĐ luôn ở thế bị
động. Việc giao nộp tài liệu xám hoàn toàn phụ thuộc vào từng cá nhân và cơ
quan tổ chức tạo lập tài liệu xám. Vì mới bắt đầu tin hóa hoạt động thƣ viện,

các loại hình tài liệu điện tử nói chung và tài liệu xám dạng điện tử nói riêng
còn chƣa thực sự phát triển. Số lƣợng tài liệu xám dạng điện tử ít hơn rất
nhiều so với tài liệu xám dạng giấy.
Nếu các cấp quản lý, lãnh đạo nhận thức đƣợc tầm quan trọng của việc
phát triển tài liệu xám thì họ sẽ ra các văn bản pháp quy để quản lý chặt chẽ
và chuẩn hóa các hoạt động liên quan đến loại tài liệu này.
12


Nếu đẩy mạnh phát triển tài liệu xám dạng điện tử thì sẽ đáp ứng tốt
hơn nhu cầu tin của ngƣời dùng tin.
Nếu phát triển tài liệu xám cả về số lƣợng và chất lƣợng thì sẽ thỏa mãn
nhu cầu tin của ngƣời dùng tin.
7. Ý nghĩa khoa học và ứng dụng của đề tài
* Về mặt khoa học
Đề tài góp phần hoàn thiện những vấn đề lý luận về tài liệu xám nói
chung
* Về mặt ứng dụng
Kết quả nghiên cứu của luận văn là tài liệu tham khảo cho cán bộ lãnh
đạo, cán bộ quản lý Thƣ viện Quân đội vận dụng vào việc phát triển tài liệu
xám nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, đáp ứng nhu cầu tin ngày càng cao
của ngƣời dùng tin.
8. Cấu trúc của Luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo,phụ lục;
luận văn gồm 03 chƣơng:
Chương 1: Tài liệu xám trong hoạt động của Thư viện Quân đội
Chương 2: Thực trạng bổ sung, xử lý, tổ chức bảo quản, khai thác và
phổ biến tài liệu xám tại Thư viện Quân đội
Chương 3: Giải pháp phát triển nguồn tài liệu xám và nâng cao chất
lượng tổ chức quản lý và khai thác nguồn tài liệu xám tại Thư viện Quân đội

13


CHƢƠNG 1: TÀI LIỆU XÁM TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA
THƢ VIỆN QUÂN ĐỘI
1.1. Những vấn đề chung về tài liệu xám
1.1.1. Khái niệm tài liệu xám
Tài liệu xám (tiếng anh là Gray Literature) thƣờng đƣợc hiểu là những
tài liệu thông thƣờng không có bán trên thị trƣờng hoặc chỉ đƣợc phổ biến ở
mức độ rất hẹp. Nguồn tài liệu xám còn đƣợc gọi là tài liệu chƣa hoặc không
công bố tạo thành một kênh phân phối riêng với số lƣợng rất hạn chế nhƣng
lại thu hút đƣợc nhiều sự quan tâm chú ý của những ngƣời làm công tác
nghiên cứu khoa học và công tác TT – TV. Tài liệu xám thƣờng đƣợc in ra
với mục đích làm tài liệu nội bộ của cơ quan, tổ chức hay cá nhân và hiện
đang thu hút đƣợc sự chú ý của rất nhiều cơ quan tình báo chiến lƣợc. “Tài
liệu xám chứa đựng các thông tin khác nhau và là nguồn thông tin cực kỳ
quan trọng bởi chúng chứa đựng nhiều thông tin có giá trị mà không thể có
đƣợc trong các nguồn thông tin chính thức”.
Thuật ngữ tài liệu xám đƣợc ra đời bởi các chuyên gia – những ngƣời
công tác liên quan với nguồn tài liệu của chính phủ Hoa Kỳ (US
Government’s Interagency Gray Literature Working Group). “Theo nhóm
chuyên gia này nguồn tài liệu xám đƣợc hiểu là những tài liệu ở trong nƣớc và
ngoài nƣớc chỉ có đƣợc thông qua các kênh đặc biệt mà không thể thu thập
đƣợc qua hệ thống phát hành và phân phối ấn phẩm, kiểm soát thƣ mục thông
thƣờng” [15, tr. 10-11]
Năm 1997, Hội nghị quốc tế Luxambua đã định nghĩa về tài liệu xám
nhƣ sau: “Tài liệu xám là tất cả các tài liệu đƣợc đƣa ra bởi cơ quan chính
phủ, các viện nghiên cứu, các trƣờng học, các tổ chức thƣơng mại, công
nghiệp dƣới dạng in hay điện tử và không kiểm soát bởi các nhà xuất bản

thƣơng mại”. [15, tr. 11]
14


Tác giả luận văn tán thành định nghĩa này về tài liệu xám. Nó phản ánh
xuất sứ đặc biệt của loại tài liệu này, quan trọng đối với xã hội từ các cơ quan
tổ chức nhƣ cơ quan chính phủ, các tổ chức chuyên nghiên cứu, đào tạo về
lĩnh vực chất xám, đến các tổ chức sản xuất kinh doanh, nơi bí quyết kinh
doanh, bí quyết công nghệ có ý nghĩa sống còn. Định nghĩa này cũng cho biết
loại hình phong phú của tài liệu xám (bao gồm cả tài liệu truyền thống và tài
liệu điện tử). Đặc biệt, định nghĩa này đề cập tới đặc thù riêng có của tài liệu
xám là nó không chịu sự kiểm soát của các nhà xuất bản thƣơng mại, có nghĩa
là không thể đƣợc mua bán, thu thập dễ dàng trên thị trƣờng nhƣ thông qua hệ
thống phát hành nhƣ đại đa số các loại tài liệu khác.
1.1.2. Đặc điểm của tài liệu xám
Tài liệu xám có những đặc điểm khác biệt so với các loại tài liệu khác:
- Tài liệu xám không do các nhà xuất bản chính thức phát hành, không
đƣợc kiểm soát bởi hệ thống kiểm soát thƣ mục thông thƣờng.
- Nội dung thông tin trong các loại hình tài liệu xám rất phong phú, đa
dạng, chứa đựng kinh nghiệm đã tích lũy trong quá trình hoạt động, nghiên
cứu, là những thông tin mà bình thƣờng không thể có đƣợc qua các tài liệu
xuất bản.
- Tài liệu xám thƣờng có nội dung chi tiết, ngắn gọn, có trọng tâm.
- Tài liệu xám có thể giúp khẳng định những nhận định quan trọng đã
đƣợc nhắc đến trong các nguồn tài liệu khác.
- Tài liệu xám thƣờng ra đời sớm hơn các loại tài liệu thông thƣờng, vì
vậy có tính cập nhật cao.
- Tài liệu xám đang đƣợc sử dụng rộng rãi để trao đổi thông tin trong
cộng đồng các cơ quan thông tin – thƣ viện.
- Do tiến bộ của công nghệ thông tin, đặc biệt là mạng Internet, số

lƣợng tài liệu xám xuất hiện trên các mạng thông tin ngày một nhiều, lại chƣa
15


có quy định để kiểm soát chặt chẽ. Vì vậy, loại tài liệu này có độ phân tán, tản
mạn và dễ bị nhiễu tin, ảnh hƣởng tới việc thu thập, quản trị, kiểm soát và xây
dựng nguồn thông tin.
1.1.3. Các dạng tài liệu xám
Trong bài viết “Một số vấn đề xung quanh việc thu thập khai thác tài
liệu xám” của TS. Nguyễn Viết Nghĩa đăng trên tạp chí Thông tin và Tƣ liệu
– 4/1999 có đề cập tới các dạng tài liệu xám.
Theo TS. Nguyễn Viết Nghĩa tài liệu xám bao gồm:
- Các báo cáo của các cơ quan chính phủ;
- Các tài liệu của các hội nghị, hội thảo khoa học;
- Tạp chí, bản tin nội bộ;
- Các tờ tin, bƣớm tin;
- Các báo cáo nghiên cứu tình hình thị trƣờng, giá cả;
- Các luận án nghiên cứu khoa học;
- Các bản in thử;
- Các báo cáo tổng kết các đề tài, công trình nghiên cứu khoa học, thí
nghiệm, khảo nghiệm;
- Các báo cáo của các đoàn tham quan, thực tập, khảo sát ở nƣớc ngoài;
- Báo cáo hàng năm của các công ty, các viện, các trƣờng;
- Bản dịch tài liệu tiếng nƣớc ngoài;
- Tài liệu thƣơng mại;
- Các ấn phẩm thông tin của các cơ quan thông tin.
Theo tác giả Luận văn, về cơ bản, có thể chấp nhận các dạng tài liệu kể
trên thuộc tài liệu xám. Tuy nhiên có thể sẽ chuẩn xác hơn nếu “Bản dịch tài
liệu tiếng nƣớc ngoài” chỉ bao gồm “tài liệu dịch kỹ thuật”, tức là các bản
dịch tài liệu tiếng nƣớc ngoài để dùng nội bộ, không xuất bản và phổ biến

rộng rãi.
16


Tƣơng tự đối với “Các ấn phẩm của các cơ quan thông tin”, có thể
đƣợc liệt vào dạng của tài liệu xám nếu chúng chỉ đƣợc lƣu hành hạn chế (với
số bản và phạm vị hạn chế).
TLX thƣờng ở 2 dạng cơ bản là in ấn và điện tử, một số ít đƣợc lƣu
trong các đĩa CD-ROM.
Trong quá khứ, để sử dụng TLX ngƣời dùng thƣờng phải đến tận nơi
lƣu trữ hoặc chờ nhận đƣợc bản sao của TLX chuyển tới qua đƣờng thƣ tín.
Việc này làm mất khá nhiều thời gian và công sức của ngƣời dùng.
Hiện nay, với các TLX mới ra đời, ngoài hình thức in ấn, TLX thƣờng
có thêm ấn bản điện tử, lƣu trữ trong các cơ sở dữ liệu, trên website của cơ
quan sản sinh ra chúng mà ngƣời ta thƣờng gọi là TLX ở dạng điện tử.
1.1.4. Vai trò của tài liệu xám
Các loại tài liệu xám thông thƣờng đƣợc tạo ra với mục đích làm tài
liệu nội bộ của một cơ quan, tổ chức hay cá nhân nhƣng chúng lại chứa đựng
một lƣợng thông tin khá phong phú và có giá trị. Nội dung thông tin chứa
trong tài liệu xám thƣờng là về khoa học công nghệ, mang tính đa dạng, chứa
đựng những kinh nghiệm tích lũy trong quá trình nghiên cứu khoa học và sản
xuất thử. Thông tin trong các loại tài liệu xám phản ánh một cách đầy đủ
thành tựu khoa học của các quốc gia, tổ chức, cá nhân tạo ra nó. Số lƣợng và
chất lƣợng nguồn tài liệu xám là thƣớc đo đánh giá tƣ duy khoa học và đóng
góp cho khoa học của cá nhân các nhà khoa học.
Nguồn tài liệu xám chứa đựng trí tuệ của dân tộc. Nó đƣợc các nhà
khoa học sử dụng để triển khai nghiên cứu đào tạo của mình. Khi nghiên cứu
triển khai thực nghiệm nếu có hiệu quả thì áp dụng trong đời sống nhân dân,
phục vụ tổ quốc.
Muốn phát triển bền vững mỗi nƣớc phải tận dụng các yếu tố nội lực,

tiềm năng và đặc biệt phải dựa vào tiềm năng trí tuệ của dân tộc mình. Điều

17


này có ý nghĩa là phải phát huy triệt để các kết quả hoạt động khoa học trên
lãnh thổ mình để hoạch định cho các kế hoạch phát triển.
“Nhận thức đƣợc vị trí, vai trò quan trọng của tài liệu xám, nhiều nƣớc
trên thế giới rất quan tâm đến mảng tài liệu này. Từ năm 1993 đến 2006, trên
thế giới đã tổ chức tám hội nghị quốc tế bàn về tài liệu xám. Năm 1998, ở
Châu Âu đã thành lập một tổ chức chuyên thu thập, xử lý tài liệu xám”
Tài liệu xám thƣờng không đƣợc xuất bản và công bố rộng rãi. Thông
tin trong tài liệu xám không thể có đƣợc thông qua các tài liệu công bố thông
thƣờng và thông tin này thƣờng rất kịp thời. Hàm lƣợng tri thức trong tài liệu
xám rất lớn vì hầu hết các tài liệu xám là kết quả của quá trình nghiên cứu
khoa học, của hoạt động trí óc ở mức độ cao. Do đó, tài liệu xám là nguồn bổ
sung tốt cho các tài liệu xuất bản chính thống, là cơ sở để phát triển khoa học
– kỹ thuật – công nghệ. Việc tiếp cận các ngồn tài liệu xám có ý nghĩa to lớn,
không chỉ giúp nâng cao dân trí nói chung mà còn giúp các nhà khoa học, các
nhà quản lý tiết kiệm đƣợc thời gian, công sức, tiền của nhờ đƣợc kế thừa,
tiếp thu kết quả nghiên cứu của những ngƣời đi trƣớc.
Dù vẫn còn nhiều tranh cãi khác nhau về tƣơng lai phát triển, tính học
thuật, tính tin cậy, mức độ phổ biến của TLX, ngƣời ta không thể phủ nhận
TLX đang dần khẳng định vị thế là một nguồn tài nguyên thông tin quan
trọng, đặc biệt cần thiết cho những ngƣời làm công tác giảng dạy và nghiên
cứu khoa học. TLX cũng cho ngƣời ta thấy cái nhìn vừa tổng quan lại vừa
chuyên sâu về một chuyên ngành, lĩnh vực, chủ đề cụ thể do bản thân TLX
thƣờng tập trung vào một ngành, chuyên môn nào đó. Bên cạnh đó, TLX góp
phần bổ sung vào nguồn tài nguyên thông tin miễn phí cho cộng đồng ngƣời
sử dụng, đặc biệt là ở các nƣớc đang và kém phát triển. Một số nhà nghiên

cứu còn cho rằng, TLX ra đời nhanh chóng, mang tính linh hoạt cao, cập nhật,
cung cấp nhiều thông tin và kiến thức mới về lĩnh vực mà nó nghiên cứu.
18


Thƣ viện là kho tàng lƣu trữ vốn tri thức của nhân loại. Tài liệu xám là
loại tài liệu có hàm lƣợng tri thức, hàm lƣợng chất xám rất cao, nội dung cập
nhật liên tục. Phát triển nguồn tài liệu xám giúp cơ quan thông tin thƣ viện
thực hiện tốt chức trách của mình. Đặc biệt đối với những thƣ viện khoa học
tổng hợp nhƣ Thƣ viện Quân đội, việc nghiên cứu nâng cao chất lƣợng công
tác tổ chức quản lý và khai thác tài liệu xám có ý nghĩa to lớn trong việc đáp
ứng nhu cầu tài liệu nghiên cứu cho ngƣời dùng tin.
1.1.5. Tiêu chí đánh giá tài liệu xám
Để có thể đƣa ra đƣợc những tài liệu xám tốt, có chất lƣợng và đáp ứng
đƣợc nhu cầu của ngƣời dùng tin thì cần có những tiêu chí cơ bản để đánh giá
chất lƣợng của nguồn tài liệu xám. Dƣới góc độ phát triển, quản lý và khai
thác nguồn tài liệu xám, có thể đƣa ra một số tiêu chí đánh giá nhƣ sau:
- Mức độ bao quát về nội dung tài liệu xám:
Tiêu chí đánh giá này đòi hỏi phải xem xét, phân tích xem nguồn tài
liệu xám của cơ quan thông tin – thƣ viện đã bao quát đƣợc các nội dung, lĩnh
vực hoạt động cơ bản của cơ quan chủ quản hay diện quan tâm của đội ngũ
ngƣời dùng tin chủ yếu của thƣ viện hay chƣa. Mảng nội dung nào đã khá đầy
đủ cần đƣợc duy trì, cập nhật thƣờng xuyên. Mảng nội dung nào còn thiếu
vắng hoặc hạn chế, cần quan tâm bổ sung mới hoặc có biện pháp khắc phục
(qua trao đổi, chia sẻ với các cơ quan TT – TV khác,…)
- Mức độ bao quát về dạng tài liệu xám:
Tiêu chí đánh giá này đòi hỏi phải quan tâm tới các dạng tài liệu xám
cần thu thập, quản lý và khai thác, nhất là các dạng tài liệu xám đặc thù. Ví
dụ, trong vốn tài liệu xám của Thƣ viện Khoa học Tổng hợp nhƣ TVQĐ
không thể thiếu đƣợc các dạng tài liệu xám quan trọng nhƣ luận án, luận văn

khoa học; đề tài dự án nghiên cứu; tài liệu hội nghị, hội thảo,…
19


- Mức độ đầy đủ và hệ thống: Tiêu chí này đòi hỏi quan tâm tới tính
đầy đủ và hệ thống của các bộ sƣu tập tài liệu xám. Bộ tài liệu “Các đề tài
nghiên cứu” nếu không đầy đủ và thiếu hệ thống (liên tục theo các năm, đề tài
nghiên cứu các cấp,…) thì khó mà đáp ứng nhu cầu của ngƣời dùng tin khi
muốn tìm hiểu về các kết quả nghiên cứu đã đạt đƣợc, có trùng lặp hay không.
Cũng tƣơng tự, đối với tài liệu hội nghị, hội thảo, nếu đƣợc tổ chức
thƣờng xuyên, liên tục, có đánh số thứ tự thì việc thu thập và quản lý đầy
đủ, hệ thống các tài liệu đó từ hội thảo đầu tiên đến hội thảo sau đó là rất
cần thiết.
- Mức độ cập nhật: thể hiện ở chỗ thông tin phải đƣợc tiến hành đều
đặn, bổ sung thƣờng xuyên, đảm bảo tính liên tục.
- Khả năng tìm kiếm thông tin: thể hiện ở các phƣơng tiện tra cứu tin
phải giúp ngƣời dùng tin dễ sử dụng, khai thác. Tốc độ tìm tin linh hoạt,
nhanh chóng, kịp thời, đáp ứng tối đa nhu cầu tin cho ngƣời dùng tin. Ngoài
ra khả năng tìm kiếm thông tin phải đƣợc thể hiện ở dƣới nhiều hình thức tìm
khác nhau nhƣ: mục lục chữ cái, mục lục phân loại, thƣ mục hay trên các cơ
sở dữ liệu.
- Tính linh hoạt: thể hiện ở khả năng cập nhật, phát triển và mở rộng
tài liệu xám cũng nhƣ khả năng liên kết và chia sẻ nguồn tin với các thƣ
viện khác.
1.2. Thư viện Quân đội và nhu cầu về tài liệu xám tại Thư viện
1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển
Cách đây 58 năm, ngày 15 tháng 11 năm 1957, Theo chỉ thị của Tổng
Quân ủy (nay là Đảng ủy Quân sự Trung ƣơng) mà trực tiếp là Đại tƣớng
Nguyễn Chí Thanh – Chủ nhiệm Tổng cục Chính trị, TVQĐ đƣợc thành lập
(tách ra từ câu lạc bộ Quân nhân) với 3 nhân viên và 500 cuốn sách do các cơ

quan Bộ Quốc phòng lƣu giữ trao lại. 57 năm qua, TVQĐ đã không ngừng
20