Kĩ năng thực hiện kế hoạch BK TPHCM

Khoa Khoa học và Kỹ thuật Máy tính
Đại học Bách Khoa TPHCM

THỰC HIỆN KẾ HOẠCH


NỘI DUNG
Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thực hiện
kế hoạch

tra kế hoạch
 Giao việc
 Làm việc nhóm
 Giải quyết xung đột
 Kiểm tra & Đánh giá công việc
 Kỹ năng lãnh đạo (tuần 7)

@2011

 Kiểm

2


@2011

3

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thực hiện kế
hoạch

KIỂM TRA KẾ HOẠCH


KIỂM TRA ĐỂ HIỂU RÕ
Hiểu rõ mục tiêu và ý nghĩa giúp điều hành việc tốt
hơn

 Kiểm




tra các công việc của bản kế hoạch

Đảm bảo hiểu rõ tất cả các công việc
Nếu kế hoạch chưa có ở mức chi tiết => Lập kế hoạch
chi tiết
Đảm bảo hiểu rõ các phương án dự phòng cho từng
công việc

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thực hiện
kế hoạch



tra mục tiêu của kế hoạch

@2011

 Kiểm

4


KIỂM TRA ĐỂ CHUẨN BỊ



Đảm bảo đủ nguồn nhân lực đúng thời điểm cần thiết
Cần đào tạo lại hay không, …

 Kiểm


tra tài chính

Đảm bảo đủ nguồn tài chính đúng thời điểm

 Kiểm

tra các nguồn lực khác (trong 5M)

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thực hiện
kế hoạch



tra nguồn nhân lực

@2011

 Kiểm

5


KIỂM TRA ĐỂ DỰ BÁO
@2011

Hình dung và dự báo thời gian/kết quả của từng công
việc
 Hình dung và chuẩn bị thi hành các phương án dự phòng


Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thực hiện
kế hoạch

6


@2011

7

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thực hiện kế
hoạch

GIAO VIỆC

GIAO VIỆC VS. UỶ QUYỀN.

 Uỷ

quyền mang tính sự vụ, giao nhiệm vụ và
trách nhiệm quyền hạn.

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thực hiện
kế hoạch

việc mang tính chất giao nhiệm vụ cho
nhân viên.

@2011

 Giao

8


LỢI ÍCH CỦA GIAO VIỆC
Nhanh

 Phân



Chất lượng hoàn thành tốt
Đánh giá kết quả dễ dàng

 Nhân



công rõ ràng

viên làm việc hiệu quả hơn

Khi được giao trọng trách: cảm thấy có trách nhiệm
Dễ dàng khen thưởng

 Lãnh

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thực hiện
kế hoạch



việc thực hiện song song

@2011

 Công

đạo tập trung vào quản lý
9


MỘT SỐ BIỂU HIỆN CỦA PHÂN CÔNG
TỒI






Thông tin không hợp lý:





Không tìm được người để giao việc
Một số nhân viên quá bận rộn - Một số nhân viên ngồi không
Các nhân viên được giao những nhiện vụ không liên quan gì tới
chuyên môn và nghiệp vụ của họ.
Các nhân viên có liên quan không được thông báo những thong
tin nằm trong kế hoạch và mục tiêu.
Các nhân viên có năng lực đôi khi cảm thấy nhàn chán, tổ chứa
có nhiều nhân viên xin thôi việc.

Công tác lãnh đạo bất thường:



Đôi khi can thiệp vào việc đã được giao mà không thông qua
người đã phân qua việc đó.
Thường quá bận rộn không có thời gian quan tâm tới nhân viên

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thực hiện

kế hoạch



@2011

Công việc chất lượng không cao
 Nhân sự không hợp lý


10


NHỮNG KHÓ KHĂN TRONG GIAO VIỆC



Thiếu bảng mô tả công việc và phương pháp tiến hành
Người nhận việc không biết làm gì và hỏi ngược

 Phân



Không nắm được tải công việc thực sự của nhân lực
Không nắm được năng lực của nhân lực

 Khả





công nhân sự không hợp lý:

năng lãnh đạo:

Không biết phân công
Không tin tưởng nhân lực
Không đủ năng lực kiểm tra

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thực hiện
kế hoạch



việc không rõ ràng:

@2011

 Công

11


YÊU CẦU KHI GIAO VIỆC




Làm cho mọi người hiểu rõ mục đích công việc

Có kế hoạch rõ ràng
Huấn luyện nếu cần thiết

 Trách



nhiệm rõ ràng:

Có phân công rõ ràng, thứ bậc
Giải thích rõ mức độ quyền hạn khi giao việc

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thực hiện
kế hoạch



việc rõ ràng:

@2011

 Công

12


NHỮNG ĐIỀU NÊN DỰ KIẾN
Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thực hiện
kế hoạch

nhân viên có quyền yêu sách, tỏ thái độ
không đồng ý hay chấp nhận công việc
 Các nhân viên có thể yêu cầu giúp đỡ khi cần
thiết

@2011

 Các

13


CHỌN NHÂN VIÊN ĐỂ GIAO VIỆC
Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thực hiện
kế hoạch

giá đầy đủ và toàn diện về năng lực của
nhân viên
 Đánh giá mức độ phù hợp của công việc và nhân
viên
 Đánh giá các thành công/thất bại trong quá khứ
 Đánh giá mức độ tin cậy của nhân viên

@2011

 Đánh

14

CÁC BƯỚC GIAO VIỆC
Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thực hiện
kế hoạch

soát lại các công việc.
 Chọn việc để giao.
 Làm rõ các yếu tố liên quan đến công việc
 Lựa chọn người thích hợp.
 Chuẩn bị và giao việc.
 Hướng dẫn
 Theo dõi thực hiện
 Đánh giá kết quả

@2011

 Rà

15


@2011

16

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thực hiện kế
hoạch

LÀM VIỆC NHÓM

THẢO LUẬN: TEAM WORK OR NOT?

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thực hiện
kế hoạch

kịch bản phim/kịch
 Đồ họa
 Thiết kế vi mạch nhỏ/lớn
 Lập trình
 Thiết kế giao diện phần mềm
 Biên đạo múa
 Đạo diễn phim/kịch
 Giao dịch khách hàng

@2011

 Viết

17


KHÁI NIỆM NHÓM



Nhóm công nghiệp phần mềm: 3~7 là vừa phải

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thực hiện
kế hoạch

team là một nhóm người có kỹ năng bổ túc
cho nhau mà cùng tham gia vào một mục đích
chung của nhóm.”
 Một team cần có số lượng thành viên vừa phải,
khoảng từ 6 đến 20.

@2011

 “Một

18


TẠI SAO PHẢI HÌNH THÀNH NHÓM



Trao đổi/nâng cao ý tưởng, nhân cách, vốn sống
Kỹ năng giải quyết xung đột

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thực hiện
kế hoạch



@2011

Để có thể hoàn tất những dự án lớn
 Để có thể triển khai được nhiều giải pháp
 Dễ phát hiện được những khiếm khuyết trong

một giải pháp
 Xây dựng được những quan hệ đồng nghiệp tốt
với nhau nơi làm việc
 Ngoài ra:


19


NHỮNG VAI TRÒ TRONG NHÓM




Mỗi người đồng ý với nhau về các vai trò
Mỗi người hài lòng về vai trò của mình

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thực hiện
kế hoạch

team có những vai trò (role) như thế nào
là tùy thuộc vào từng đề án.
 Mỗi team có quyền tự do xác định các vai trò,
nhưng có hai nguyên tắc quan trọng:

@2011

 Trong

20

TEAM LEADER
Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thực hiện
kế hoạch

hết mọi nhóm thường có một trưởng nhóm.
Người trưởng nhóm sẽ chịu trách nhiệm quản lý
toàn bộ đề án.
 Quyền hạn và vai trò của trưởng nhóm không nên
quá lớn
 Trưởng nhóm thường chịu trách nhiệm đặt ra
chương trình hành động căn bản, tổ chức các cuộc
họp, theo dõi tiến độ và giao lưu với các thành viên.
 Mặc dù trưởng nhóm có thể đề xuất một tiến trình
hành động, nhưng trưởng nhóm phải được nhóm
đồng ý với đề xuất đó.
 Nếu nhóm muốn thực hiện theo một tiến trình khác,
trưởng nhóm phải sẵn sàng dung hòa.

@2011

 Hầu

21


CÁC GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN CỦA
TEAM


Giai đoạn hình thành (forming stage)
Giai đoạn bão táp (storming stage)




Các xung đột bắt đầu xuất hiện khi các thành viên bắt đầu làm việc với
nhau và biểu lộ những bất đồng trong cách làm việc. Nhưng đây là một
giai đoạn then chốt cho team vì thông qua giai đoạn này team sẽ học
được cách làm việc với nhau.

Giai đoạn xác lập (norming stage)




Đây là giai đoạn “tuần trăng mật” khi các thành viên mới làm quen với
nhau.

Team đi vào giai đoạn mà các nguyên tắc làm việc và ứng xử căn bản
của team đã được xác lập và các thành viên đã học được cách làm việc
với nhau.

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thực hiện
kế hoạch





thường phát triển qua 4 giai đoạn:

@2011

 Team

Giai đoạn hiệu quả (performing stage)


Lúc này, nhóm đi vào ổn định như một nhóm làm việc có hiệu quả và
hoàn tất tốt hầu hết những công việc được giao.

22


THẾ NÀO LÀ NHỮNG TEAM HOẠT
ĐỘNG TỐT

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thực hiện
kế hoạch

tiêu chung (a common goal)
 Tính gắn bó (commitment)
 Năng lực (competence)
 Giao tiếp hữu hiệu
 Phân công vai trò hợp lý

@2011

 Mục

23


NHỮNG CÂU HỎI ĐÁNH GIÁ TEAM

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thực hiện
kế hoạch

thành viên của nhóm có đến dự họp đúng giờ
không ?
 Các thành viên có chuẩn bị trước khi đến dự họp
không?
 Các cuộc họp có được tổ chức tốt ?
 Nhóm có theo đúng chương trình nghị sự của cuộc
họp không?
 Các thành viên có đóng góp một cách đồng đều ?
 Nhóm có quyết tâm thực hiện những quyết định đã
đặt ra không?
 Nhóm có thực hiện được những kết quả mong muốn
không ?

@2011

 Các

24

KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG TEAM





Kỹ năng lắng nghe và phê bình trao đổi
Kỹ năng trình bày ý tưởng
Kỹ năng giao lưu trực tuyến

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thực hiện
kế hoạch

một số kỹ năng mà giúp cho mỗi thành viên
trong nhóm trình bày những ý tưởng của mình
với các thành viên khác một cách hiệu quả hơn.

@2011

 Có

25