TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG QUỐC TẾ PHƯƠNG ĐÔNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HÀ NỘI

KHOA KINH TẾ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

NGUYỄN THỊ MỸ TRINH

TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
XÂY DỰNG QUỐC TẾ PHƯƠNG
ĐÔNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

HÀ NỘI, NĂM 2015


TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HÀ NỘI

KHOA KINH TẾ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

NGUYỄN THỊ MỸ TRINH

TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
XÂY DỰNG QUỐC TẾ PHƯƠNG
ĐÔNG
CHUYÊN NGÀNH: KIỂM TOÁN- PHÂN TÍCH TÀI CHÍNH
Người hướng dẫn : TS. TẠ THU TRANG
Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ MỸ TRINH
Mã sinh viên
: DC00100602

Niên khoá
: 1 (2011-2015)
Hệ đào tạo

:

CHÍNH QUY

HÀ NỘI, NĂM 2015


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẲT
BCTC
CPNCTT
GTGT
HĐQT
HTKSNB
KSNB
SXKD
TNHH
TK
TSCĐ

Báo cáo tài chính
Chi phí nhân công trực tiếp
Giá trị gia tăng
Hội đồng quản trị
Hệ thống kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ
Sản xuất kinh doanh

Trách nhiệm hữu hạn
Tài khoản
Tài sản cố định

DANH MỤC SƠ ĐỒ


Sơ đồ 1: Tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần Xây Dựng Quốc Tế
Phương Đông
Sơ đồ 2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán theo hình thức kế
toán Nhật ký chung.
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1: Năng lực tài chính thể hiện qua một số chỉ tiêu ước tính.
B¶ng 2: Tæng hîp vÒ c¸n bé chuyªn m«n, kü thuËt cña c«ng ty.

LỜI CAM ĐOAN


Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi,
những kết quả nghiên cứu được sử dụng trong khóa luận của các tác
giả khác đã được tôi xin ý kiến sử dụng và được chấp nhận. Các số
liệu trong khóa luận là kết quả khảo sát thực tế từ đơn vị thực tập. Tôi
xin cam kết về tính trung thực của những luận điểm trong khóa luận
này.
Tác giả khóa luận
(Ký tên)

LỜI CẢM ƠN

Được sự phân công của khoa Kinh tế Tài nguyên và Môi trường Trường Đại
học Tài nguyên và môi trường Hà Nội, sự đồng ý của Cô giáo hướng dẫn
Th.s Tạ Thu Trang tôi đã thực hiện đề tài: “ Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội
bộ tại công ty Cổ phần xây dựng quốc tế Phương Đông”.
Để hoàn thành khóa luận này, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo đã
tận tình hướng dẫn, giảng dạy trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu và
rèn luyện ở trường Đại học Tài nguyên và môi trường Hà nội. Em xin chân
thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn Ths. Tạ Thu Trang đã tận tình hướng dẫn
trong suốt quá trình viết khóa luận tốt nghiệp.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng để thực hiện đề tài song với những hạn chế về
kiến thức cũng như kinh nghiệm nên không thể tránh khỏi những thiếu sót.
Em rất mong được sự góp ý của thầy cô để khóa luận được hoàn chỉnh.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 22 tháng 5 năm 2015
Sinh viên
Nguyễn Thị Mỹ Trinh

CHƯƠNG1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU.


1.1. Tính cấp thiết của đề tài.
Nước ta có hơn 622.977 doanh nghiệp đang hoạt động, trong đó
doanh nghiệp vừa và nhỏ chiếm tỷ lệ khoảng 97% (Nguồn: Phòng Thương
mại và Công nghiệp Việt Nam -VCCI). Điều này cho thấy vai trị của doanh
nghiệp vừa và nhỏ chiếm một vị trí quan trọng và là bộ phận không thể thiếu
trong nền kinh tế quốc dân, góp phần thực hiện thành công quá trình công
nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước. Hệ thống kiểm soát nội bộ là một công cụ
quản lý hữu hiệu và hiệu quả các nguồn lực kinh tế của doanh nghiệp mình
như: con người, tài sản, vốn góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh
trong quá trình sản xuất kinh doanh và làm tăng mức độ tin cậy của báo cáo

tài chính đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra với hiệu quả cao nhất. Hiện
nay, ảnh hưởng của công nghệ thông tin đối với hệ thống thông tin kế toán
ngày càng nhiều. Điều này mang đến rất nhiều thuận lợi cho doanh nghiệp
trong việc minh bạch hoá các thông tin nhưng đó cũng là thách thức cho
doanh nghiệp trong việc kiểm soát và bảo vệ thông tin của mình. Hệ thống
kiểm soát nội bộ cũng cần phải thay đổi, theo chiều hướng chịu ảnh hưởng
của việc xử lý dữ liệu bằng điện tử.
Với sự đa đạng của hình thức kinh doanh, với mức độ tăng truởng
ngày càng cao của nguồn vốn kinh doanh tại mỗi doanh nghiệp, đặc biệt với
quá trình đẩy nhanh việc vốn hoá thị trường vốn của môi trường kinh doanh
tại Việt Nam, hiện nay, nhà đầu tư vốn đã và đang dần tách rời khỏi vai trò
quản lý doanh nghiệp. Chính vì vậy một hệ thống Kiểm soát nội bộ vững
mạnh đang là một nhu cầu bức thiết, một công cụ tối ưu để xác định sự an
toàn của nguồn vốn đầu tư, xác định hiệu quả điều hành của Ban điều hành
doanh nghiệp cũng như kịp thời nắm bắt hiệu quả hoạt động của doanh
nghiệp.


Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của
nhiều công ty còn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia
đình, còn những công ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu
sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và
thiếu những quy chế thông tin kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng
ngừa gian lận.
Các điểm yếu trong hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ gây tổn thất cho
doanh nghiệp về khía cạnh hoạt động và ngăn cản doanh nghiệp đạt được
nhiệm vụ, mục tiêu của mình.
Khi hoạt động kinh doanh tăng xét về khối lượng và mức độ phức tạp,
Ban giám đốc các doanh nghiệp càng phụ thuộc vào hiệu quả của các quy
trình kiểm soát nội bộ, nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu kinh doanh.

Điều này được minh chứng rõ rệt trong một môi trường kinh tế phát triển
nhanh như Việt Nam. Đối với hầu hết doanh nghiệp, để ứng phó với xu
hướng tăng trưởng nhanh, đồng thời để triển khai các kế hoạch kinh doanh
chiến lược, các doanh nghiệp đầu tư nguồn lực nhiều hơn nhằm xây dựng và
quản lý các quy trình của hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB). Về vấn đề
này, Luật Chứng khoán và các văn bản hướng dẫn có nêu rõ sự cần thiết đối
với tất cả công ty đại chúng được niêm yết trong việc xây dựng quy trình
giám sát quản trị phù hợp và một HTKSNB vững mạnh.
Một doanh nghiệp hoạt động trong môi trường phát triển liên tục, do
vậy rủi ro mà doanh nghiệp phải đối mặt sẽ không ngừng thay đổi. Vì vậy,
HTKSNB hữu hiệu là một phần thiết yếu của công tác quản lý doanh nghiệp
một cách có hiệu quả. Hệ thống sẽ giúp Ban giám đốc đạt được các mục tiêu
kinh doanh của doanh nghiệp và ngăn chặn các hoạt động bất hợp lệ. Một
HTKSNB yếu kém hoặc không hiệu quả sẽ đem lại rủi ro cao cho doanh
nghiệp. Các điểm yếu trong HTKSNB sẽ gây tổn thất cho doanh nghiệp về


khía cạnh hoạt động và ngăn cản doanh nghiệp đạt được nhiệm vụ, mục tiêu
của mình. HTKSNB không chỉ là các tài liệu hướng dẫn quy trình mà nhân
sự ở mọi cấp của tổ chức cũng phải tham gia thực hiện. Đó là một quá trình
được thiết kế chặt chẽ, một phương tiện để đạt được mục đích, nhưng tự nó
không dừng lại ở đó vì phải đưa ra sự đảm bảo hợp lý về việc cần phải đạt
được các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
Ý thức được tầm quan trọng và bức thiết của vấn đề này, tôi đã chọn
đề tài: “Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần xây dựng
quốc tế Phương Đông” để làm luận án tốt nghiệp.
1.2. Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan đến đề tài nghiên
cứu.
Một số đề tài nghiên cứu như: “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ
chi phí tại công ty TNHH môi trường đô thị Quy Nhơn”, “Nghiên cứu hệ

thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát trong báo cáo tài chính”
cũng đã cho thấy được ý nghĩa, tầm quan trọng và lợi ích của hệ thống kiểm
soát nội bộ trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay. Từ nội dung
nghiên cứu của các đề tài tham khảo, luận văn kế thừa những lý luận cơ bản
về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp xây lắp, tham khảo một số
cách thức hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp, qua đó
kết hợp vận dụng phù hợp với thực tế tại công ty, làm rõ được sự cần thiết
phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại công ty. Thêm
vào đó, luận văn cũng đề cập đến vấn đề kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp
rong lĩnh vực xây lắp. Đồng thời, qua các giải pháp được đề xuất trong luận
văn sẽ giúp công ty tăng cường kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp, giảm thiểu
các gian lận, sai sót, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý của công
ty.


Các nhà quản lý doanh nghiệp ngày nay quan tâm nhiều hơn đến quản
lý rủi ro và kiểm soát nội bộ cho doanh nghiệp mình giúp doanh nghiệp
tránh được những rủi ro ngoài mong muốn, giảm thiệt hại và danh tiếng
doanh nghiệp, đảm bảo việc tuân thủ các quy định, chính sách và các thủ tục
nội bộ, góp phần duy trì báo cáo tài chính đáng tin cậy. Điều này đòi hỏi,
mỗi doanh nghiệp phải xây dựng và thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ cho
phù hợp với đặc điểm của mỗi doanh nghiệp mình, nâng cao năng lực cạnh
tranh trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế, dựa vào 5 nhân tố cấu thành
hệ thống kiểm soát nội bộ: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt
động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, Giám sát. Đây là công việc của
cả một quá trình với nhiều nỗ lực cả về thời gian, tiền bạc và trí tuệ của
doanh nghiệp nhằm đạt được các mục tiêu, chiến lược đề ra.
Từ khi có hoạt động kinh doanh, những người điều hành đều phải sử
dụng các biện pháp để kiểm soát hoạt động tại đơn vị mình. Hoạt động kinh
doanh càng phát triển thì chức năng kiểm soát càng chiếm một vị trí quan

trọng trong quá trình quản lý. Thông qua các hoạt động kiểm soát, nhà quản
lý đánh giá, chấn chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu
đã đề ra với hiệu quả cao nhất. Để thực hiện chức năng kiểm soát, nhà quản
lý sử dụng công cụ chủ yếu là KSNB của đơn vị. Khái niệm KSNB lúc đầu
được sử dụng như là một phương pháp giúp cho kiểm toán viên độc lập xác
định phương pháp hiệu quả nhất trong việc lập kế hoạch kiểm toán, đến chỗ
được coi là một bộ phận củ hệ thống quản lý hữu hiệu.
Khái niệm KSNB bắt đầu được sử dụng vào đầu thế kỷ 20 trong các
tài liệu về kiểm toán. Lúc đó, KSNB được hiểu như một biện pháp để bảo vệ
tiền không bị các nhân viên gian lận. Sau đó khái niệm này dần được mở
rộng: KSNB không chỉ dừng lại ở việc bảo vệ tài sản mà còn nhằm đảm bảo


ghi chép kế toán chính xác, nâng cao hiệu quả hoạt động và khuyến khích
tuân thủ các chính sách của nhà quản lý.
1.3. Mục tiêu nghiên cứu.
Nghiên cứu, tìm hiểu, phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống kiểm
soát nội bộ tại công ty CPXD ( cổ phần xây dựng) quốc tế Phương Đông. Đề
tài tập trung nghiên cứu vào các vấn đề sau:
- Tìm hiểu và đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại công
ty CPXD quốc tế Phương Đông.
- Xác định các nguyên nhân ảnh hưởng đến các nhân tố cấu thành nên
hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Đề ra các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty
CPXD quốc tế Phương Đông giúp ích cho doanh nghiệp bảo vệ trước các rủi
ro tiềm ẩn trong kinh doanh, nắm chắc thời cơ phát triển.
1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
Đối tượng nghiên cứu: HTKSNB tại công ty CPXD quốc tế Phương
Đông.
Luận văn tập trung nghiên cứu vào các nhân tố cấu thành nên hệ

thống kiểm soát nội bộ tại công ty CPXD quốc tế Phương Đông: Môi trường
kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông,
giám sát.
Phạm vi nghiên cứu: Công ty CPXD Quốc tế Phương Đông. Các hoạt
động kiểm soát trong công ty.
1.5. Phương pháp nghiên cứu.
Luận văn nghiên cứu dựa trên phương pháp nguồn dữ liệu, phương
pháp luận khoa học, điều tra khảo sát và phân tích đánh giá thực trạng hệ
thống kiểm soát nội bộ. Từ đó đưa ra các giải pháp cải thiện kiểm soát nội
tại công ty CPXD quốc tế Phương Đông.


1.6. Ý nghĩa của đề tài nghiên cứu.
Luận văn đã góp phần làm rõ lý luận về HTKSNB tại các doanh
nghiệp nhỏ. Đánh giá thực tế HTKSNB tại công ty CPXD quốc tế Phương
Đông, ưu nhược điểm của hệ thống này.
1.7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu.
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục trong luận
văn gồm có 4 chương như sau:
Chương 1: Tổng quan vấn đề nghiên cứu.
Chương 2: Lý luận chung về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.
Chương 3: Thực trạng kiểm soát nội bộ tại công ty CPXD quốc tế
Phương Đông.
Chương 4: Nhận xét và một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ
tại công ty CPXD quốc tế Phương Đông.


CHƯƠNG 2: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TRONG DOANH NGHIỆP.
2.1. Khái quát về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.

2.1.1. Khái niệm kiểm soát nội bộ.
Báo cáo COSO năm 1992 định nghĩa: Kiểm soát nội bộ là một quá
trình do nhà quản lý, ban giám đốc, hội đồng quản trị và các nhân viên của
đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm
đạt được ba mục tiêu: báo cáo tài chính đáng tin cậy; các luật lệ và quy định
được tuân thủ; hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
Trong định nghĩa trên, có bốn khái niệm quan trọng, đó là quá trình,
con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. Chúng được hiểu như sau: kiểm soát
nội bộ là một chuỗi các hoạt động hiện diện rộng khắp trong doanh nghiệp
và chúng kết hợp với nhau 4 thành một thể thống nhất. Kiểm soát là phương
tiện để giúp đơn vị đạt được mục tiêu. Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận
hành bởi con người: kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những thủ tục,
chính sách, biểu mẫu… mà nó cịn bao gồm những con người trong tổ chức.
Đảm bảo hợp lý: kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp
lý cho ban giám đốc và nhà quản lý việc đạt được các mục tiêu của đơn vị
chứ không phải là sự đảm bảo chắc chắn. Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ:
hệ thống kiểm soát nội bộ giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu nhưng
không có nghĩa là đảm bảo sự thành công của doanh nghiệp, doanh nghiệp
đặt ra mục tiêu mình cần đạt tới.
Tuy nhiên, hệ thống kiểm soát nội bộ cũng có những hạn chế. Hệ
thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ không thể đảm bảo hoàn toàn đạt
được mục tiêu quản lý là do những hạn chế tiềm tàng của hệ thống đó như:


- Yêu cầu thông thường là chi phí cho hệ thống kiểm soát nội bộ
không được vượt quá những lợi ích mà hệ thống đó mang lại.
- Phần lớn các thủ tục kiểm soát nội bộ thường dược thiết lập cho các
nghiệp vụ thường xuyên, lặp đi lặp lại hơn là các nghiệp vụ không thường
xuyên.
- Sai sót bởi con người thiếu chú ý.

- Khả năng của hệ thống kiểm soát nội bộ không phát hiện được sự
thông đồng của thành viên trong ban quản lý hoặc nhân viên với những
người khác trong hay ngoài đơn vị.
- Khả năng người chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục kiểm soát nội bộ
lạm dụng đặc quyền của mình.
- Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát
bị lạc hậu hoặc bị vi phạm.
2.1.2. Sự cần thiết của kiểm soát nội bộ.
Vấn đề KSNB có ý nghĩa quan trọng đối với các đơn vị có quy mô lớn
hơn là các đơn vị có quy mô nhỏ. Ở các đơn vị có quy mô lớn, quyền hạn
càng phân chia cho nhiều cấp, có quan hệ giữa các bộ phận chức năng và các
nhân viên càng trở nên phức tạp, quá trình truyền đạt và thu thập thông tin
phản hồi càng trở nên khó khăn, tài sản lại càng phân tán ở nhiều địa điểm
và trong nhiều hoạt động khác nhau… do đó địi hỏi phải có một hệ thống
KSNB hữu hiệu.
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung,
quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại
song hành. Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người
lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến
lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động? Làm sao quản
lý được các rủi ro? Làm thế nào có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho


cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin
tưởng cảm tính? Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ
chức các lợi ích như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót
vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất
lượng sản phẩm...). Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt,
gian lận, lừa gạt, trộm cắp. Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán
và báo cáo tài chính. Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy

trình hoạt của tổ chức chức cũng như các quy định của luật pháp. Đảm bảo
tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục
tiêu đặt ra. Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng đối
với họ (trường hợp Công ty Cổ phần).
2.1.3. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ.
Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế
giám sát mà ở đó bạn không quản lý bằng lịng tin, mà bằng những quy định
rõ ràng nhằm:
- Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vô tình
gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng
sản phẩm...)
- Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt,
trộm cắp…
- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính.
- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các
quy định của luật pháp.
- Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra.
- Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng đối với
họ.


2.1.4. Các yếu tố cấu thành của kiểm soát nội bộ.
Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát tạo ra sắc thái chung của một tổ chức, thông
qua việc chi phối ý thức kiểm soát của các thành viên. Môi trường kiểm soát
là nền tảng cho tất cả các thành phần khác của kiểm soát nội bộ. Môi trường
kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ và hành động của người quản lý. Một
môi trường kiểm soát tốt có thể hạn chế phần nào sự thiếu sót của các thủ tục
kiểm soát.
Môi trường kiểm soát bao gồm các yếu tố sau:

Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo
đức:Tính hữu hiệu của các kiểm soát không thể cao hơn các giá trị đạo đức
và tính chính trực của những người tạo ra, quản lý và giám sát các kiểm soát
đó. Tính chính trực và hành vi đạo đức là sản phẩm của chuẩn mực về hành
vi và đạo đức của đơn vị cũng như việc truyền đạt và thực thi các chuẩn mực
này trong thực tế. Việc thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức bao
gồm các nội dung như: biện pháp của Ban Giám đốc để loại bỏ hoặc giảm
thiểu các động cơ xúi giục nhân viên tham gia vào các hành động thiếu trung
thực, bất hợp pháp, hoặc phi đạo đức. Việc truyền đạt các chính sách của
đơn vị về tính chính trực và các giá trị đạo đức có thể bao gồm truyền đạt tới
nhân viên các chuẩn mực hành vi thông qua các chính sách của đơn vị, các
quy tắc đạo đức và bằng tấm gương điển hình.
Cam kết về năng lực: Năng lực là kiến thức và các kỹ năng cần thiết để hoàn
thành nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc của từng cá nhân.
Sự tham gia của Ban quản trị: Ban quản trị có trách nhiệm quan trọng và
trách nhiệm đó được đề cập trong các chuẩn mực nghề nghiệp, pháp luật và
quy định khác, hoặc trong các hướng dẫn do Ban quản trị ban hành. Ngoài
ra, Ban quản trị cịn có trách nhiệm giám sát việc thiết kế và hiệu quả hoạt


động của các thủ tục báo cáo sai phạm và các thủ tục soát xét tính hiệu quả
của KSNB của đơn vị.
Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc: Triết lý và phong cách
điều hành của Ban Giám đốc có nhiều đặc điểm, như quan điểm, thái độ và
hành động của Ban Giám đốc đối với việc lập và trình bày BCTC có thể
được thể hiện qua việc lựa chọn các nguyên tắc, chính sách kế toán có thận
trọng hay không khi có nhiều lựa chọn khác nhau về nguyên tắc, chính sách
kế toán, hoặc sự kín kẽ và thận trọng khi xây dựng các ước tính kế toán,
trong đó:
+ Nếu việc đưa ra quyết định quản lý được tập trung và chi phối bởi

một người thì kiểm toán viên cần chú ý đến phẩm chất và năng lực của
người nắm quyền tập trung đó.
+ Nếu như quyền lực được phân tán cho nhiều người trong bộ máy
quản lý thì kiểm toán viên cần xem xét việc sử dụng quyền lực của người
phân quyền để đề phịng trường hợp không sử dụng hết quyền hạn được giao
hoặc lạm dụng quyền hạn này.
+ Phương pháp ủy quyền: Là cách thức người quản lý ủy quyền cho
cấp dưới một cách chính thức. Cần có những ủy quyền rõ ràng văn bản sẽ
giúp cho công việc được tiến hành dễ dàng và tránh được sự lạm dụng.
Cơ cấu tổ chức: Việc thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp gồm việc xem
xét, cân nhắc các vấn đề chính về quyền hạn, trách nhiệm và các kênh báo
cáo phù hợp. Sự phù hợp của cơ cấu tổ chức phụ thuộc một phần vào quy
mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị. Cơ cấu tổ chức thực chất đây là sự
phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp
phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu đề ra. Một cơ cấu phù hợp sẽ
là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động.


Ngược lại, khi thiết kế không đúng, cơ cấu tổ chức có thể làm cho các thủ
tục kiểm soát mất tác dụng.
Ví dụ: Nếu bố trí bộ phận kiểm toán nội bộ trực thuộc phịng kế toán,
chức năng kiểm tra và đánh giá của kiểm toán nội bộ sẽ không phát huy tác
dụng.
Cơ cấu tổ chức thường được mô tả thông qua sơ đồ tổ chức, trong đó
phải xác định được các được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm
và các thể thức báo cáo cho phù hợp. Ngoài ra, cơ cấu tổ chức cần phù hợp
với quy mô và hoạt động của đơn vị.
Phân công quyền hạn và trách nhiệm:Việc phân công quyền hạn và trách
nhiệm có thể bao gồm các chính sách liên quan đến thông lệ phổ biến, hiểu
biết và kinh nghiệm của các nhân sự chủ chốt, và các nguồn lực được cung

cấp để thực hiện nhiệm vụ. Ngoài ra, việc phân công có thể bao gồm các
chính sách và trao đổi thông tin để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều hiểu
được mục tiêu của đơn vị, hiểu được hành động của mỗi cá nhân có liên
quan với nhau và đóng góp như thế nào vào các mục tiêu đó, và nhận thức
được mỗi cá nhân sẽ chịu trách nhiệm như thế nào và chịu trách nhiệm về
cái gì.
Các chính sách và thông lệ về nhân sự:Các chính sách và thông lệ về nhân
sự thường cho thấy các vấn đề quan trọng liên quan tới nhận thức về kiểm
soát của đơn vị. Ví dụ, tiêu chuẩn về tuyển dụng các ứng viên có trình độ
cao nhất thể hiện cam kết của đơn vị đối với những người có năng lực và
đáng tin cậy.
Sự phát triển của mọi doanh nghiệp, tổ chức luôn gắn liền với đội ngũ
nhân viên và họ là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như
chủ thể thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của đơn vị.


Như vậy, chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản
lý và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, đề
bạt, khen thưởng và kỷ luật đối với nhân viên trong đơn vị.
Đánh giá rủi ro
Cho mục tiêu lập và trình bày BCTC, quy trình đánh giá rủi ro của
đơn vị bao gồm việc Ban Giám đốc xác định các rủi ro kinh doanh có liên
quan như thế nào đến việc lập và trình bày BCTC theo khuôn khổ về lập và
trình bày BCTC, ước tính độ rủi ro, đánh giá khả năng xảy ra rủi ro và quyết
định các hành động nhằm xử lý, quản trị rủi ro và kết quả thu được. Ví dụ,
quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị có thể gồm đánh giá cách đơn vị xem
xét khả năng ghi nhận thiếu các giao dịch, hoặc cách xác định và phân tích
các ước tính kế toán quan trọng được ghi nhận trên BCTC.
Các rủi ro liên quan đến độ tin cậy của BCTC bao gồm các sự kiện
trong hay ngoài đơn vị, các giao dịch hoặc các tình huống có thể phát sinh

và có ảnh hưởng bất lợi đến khả năng tạo lập, ghi chép, xử lý và báo cáo dữ
liệu tài chính phù hợp với các cơ sở dẫn liệu của Ban Giám đốc trong
BCTC. Ban Giám đốc có thể lập các chương trình, kế hoạch hoặc hành động
để xử lý những rủi ro cụ thể hoặc quyết định chấp nhận rủi ro do tính đến
hiệu quả kinh tế hay do xem xét các yếu tố khác. Các rủi ro có thể phát sinh
hoặc thay đổi trong các tình huống như:
- Những thay đổi trong môi trường hoạt động: Những thay đổi trong
môi trường pháp lý hoặc môi trường hoạt động có thể dẫn đến những thay
đổi về áp lực cạnh tranh và các rủi ro khác nhau đáng kể.
- Nhân sự mới: Những nhân sự mới có thể có hiểu biết và những trọng
tâm khác về KSNB.


- Hệ thống thông tin mới hoặc được chỉnh sửa: Những thay đổi quan
trọng và nhanh chóng trong hệ thống thông tin có thể làm thay đổi các rủi ro
liên quan đến KSNB.
- Tăng trưởng nhanh: Việc mở rộng đáng kể hoạt động quá nhanh
chóng có thể tạo áp lực đối với các kiểm soát và làm tăng rủi ro kiểm soát bị
thất bại.
- Công nghệ mới: Việc áp dụng các công nghệ mới vào quá trình
SXKD hoặc vào hệ thống thông tin có thể làm thay đổi rủi ro trong KSNB;
- Các hoạt động, sản phẩm, mô hình kinh doanh mới: Việc tham gia
vào các khu vực địa lý hoặc lĩnh vực kinh doanh hoặc các giao dịch mà đơn
vị có ít kinh nghiệm có thể dẫn tới những rủi ro mới liên quan đến KSNB.
- Tái cơ cấu đơn vị:Việc tái cơ cấu có thể dẫn đến giảm biên chế, thay
đổi cơ chế, cách thức quản lý hay thay đổi sự phân công, phân nhiệm làm
thay đổi rủi ro liên quan đến KSNB.
- Mở rộng các hoạt động ở nước ngoài: Việc mở rộng hay mua lại các
hoạt động ở nước ngoài dẫn đến các rủi ro mới và khác thường có thể ảnh
hưởng đến KSNB như gia tăng hoặc thay đổi các rủi ro từ các giao dịch

ngoại tệ.
- Áp dụng các quy định kế toán mới: Việc áp dụng nguyên tắc, chuẩn
mực, chế độ kế toán mới hoặc thay đổi chuẩn mực, chế độ kế toán có thể ảnh
hưởng đến các rủi ro trong quá trình lập và trình bày BCTC.
Hoạt động kiểm soát:
Các hoạt động kiểm soát thông thường tại đơn vị là:
- Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Được thực hiện theo hai nguyên tắc
cơ bản, đó là nguyên tắc phân công phân nhiệm và nguyên tắc bất kiêm
nhiệm. Yêu cầu của nguyên tắc này là không để cho một bộ phận hay cá


nhân nào tham gia vào giải quyết toàn bộ nghiệp vụ từ lúc bắt đầu đến khi
kết thúc.
- Ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động: tất cả các
nghiệp vụ đều phải được ủy quyền cho một người chịu trách nhiệm. Không
bất kỳ một ai trong doanh nghiệp có thể vừa mua vừa chi tiêu, dùng tài sản.
- Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin: Bảo vệ tài sản vật chất là ngăn
chặn sự mất mát, thất thoát, tham ô, lãng phí hoặc sử dụng sai mục đích, chỉ
người được ủy quyền mới được tiếp cận với tài sản vật chất. Thông tin kế
toán đáng tin cậy và 6 không bị tiết lộ cần thực hiện nhiều hoạt động kiểm
soát nhằm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, phê chuẩn các nghiệp vụ và phân
quyền.
- Kiểm tra độc lập: Là việc kiểm tra được tiến hành bởi cá nhân hoặc
một bộ phận khác với cá nhân hoặc một bộ phận thực hiện nghiệp vụ. Kiểm
tra độc lập giúp giảm được các sai sót và gian lận.
- Phân tích rà soát: Phân tích rà soát là sự so sánh giữa hai nguồn số
liệu khác nhau, tất cả khác biệt đều cần phải làm rõ. Các phương pháp phân
tích rà soát được trình bày như:
+ Định kỳ đối chiếu số liệu tổng hợp và chi tiết.
+ Đối chiếu số liệu kiểm kê thực tế và ghi chép sổ sách kế toán.

+ Đối chiếu số liệu được ghi chép giữa đơn vị với bên ngoài.
+ Đối chiếu số liệu kỳ này với số liệu kỳ trước.
+ Đối chiếu số liệu giữa kế hoạch, định mức, và thực tế.
Thông tin và truyền thông
Một hệ thống thông tin bao gồm các máy móc thiết bị (phần cứng),
phần mềm, nhân sự, thủ tục và dữ liệu. Nhiều hệ thống thông tin sử dụng
rộng rãi công nghệ thông tin (IT).


Hệ thống thông tin liên quan đến mục tiêu lập và trình bày BCTC,
gồm hệ thống BCTC, trong đó có các phương pháp và ghi chép để:
- Xác định và ghi nhận tất cả các giao dịch có hiệu lực; Mô tả các giao
dịch một cách kịp thời, chi tiết để cho phép phân loại phù hợp các giao dịch
để lập và trình bày BCTC;
- Đo lường giá trị của các giao dịch để đảm bảo giá trị giao dịch được
phản ánh hợp lý trong BCTC; Xác định thời kỳ diễn ra giao dịch để ghi nhận
giao dịch đúng kỳ kế toán; Trình bày thích hợp các giao dịch và các thuyết
minh liên quan trên BCTC.
Chất lượng của thông tin tạo ra từ hệ thống sẽ ảnh hưởng đến khả
năng BGĐ đưa ra các quyết định phù hợp trong việc quản lý và kiểm soát
các hoạt động của đơn vị và lập BCTC một cách đáng tin cậy.
Việc trao đổi thông tin, liên quan đến việc cung cấp những hiểu biết
về vai trị và trách nhiệm của cá nhân gắn liền với KSNB đối với việc lập và
trình bày BCTC, có thể ở dạng tài liệu hướng dẫn về chính sách, hướng dẫn
về kế toán và lập BCTC. Việc trao đổi thông tin có thể ở dạng điện tử, bằng
lời nói và qua những hành động của Ban Giám đốc.
Giám sát:
Trách nhiệm quan trọng của Ban Giám đốc là thiết lập và duy trì
KSNB một cách thường xuyên. Việc Ban Giám đốc giám sát các kiểm soát
bao gồm việc xem xét liệu các kiểm soát này có đang hoạt động như dự kiến

và liệu có được thay đổi phù hợp với sự thay đổi của đơn vị hay không. Việc
giám sát các kiểm soát có thể bao gồm các hoạt động như: kiểm toán viên
nội bộ đánh giá sự tuân thủ của nhân viên phòng kinh doanh đối với các quy
định của đơn vị về hợp đồng bán hàng, bộ phận pháp lý giám sát sự tuân thủ
các chuẩn mực đạo đức và chính sách hoạt động của đơn vị... Việc giám sát


cũng là để đảm bảo rằng các kiểm soát tiếp tục hoạt động một cách hiệu quả
theo thời gian.
Kiểm toán viên nội bộ hoặc nhân sự thực hiện những chức năng tương
tự có thể tham gia vào việc giám sát các kiểm soát của đơn vị thông qua các
đánh giá riêng rẽ. Thông thường, những người này cung cấp thông tin kịp
thời, đều đặn về hoạt động của KSNB, và tập trung sự chú ý vào việc đánh
giá tính hiệu quả của KSNB và trao đổi thông tin về các điểm mạnh, điểm
yếu cũng như đưa ra các khuyến nghị để cải thiện KSNB.
Các hoạt động giám sát có thể bao gồm việc sử dụng thông tin có
được qua trao đổi với các đối tượng ngoài đơn vị mà những thông tin đó có
thể cho thấy các vấn đề hoặc các khu vực địa lý hoặc lĩnh vực kinh doanh
cần được cải thiện.
2.2 Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.
Với sự đa đạng của hình thức kinh doanh, với mức độ tăng truởng
ngày càng cao của nguồn vốn kinh doanh tại mỗi doanh nghiệp, đặc biệt với
quá trình đẩy nhanh việc vốn hoá thị trường vốn của môi trường kinh doanh
tại Việt Nam, hiện nay, nhà đầu tư vốn đã và đang dần tách rời khỏi vai trị
quản lý doanh nghiệp.
Chính vì vậy một hệ thống Kiểm soát nội bộ vững mạnh đang là một
nhu cầu bức thiết, một công cụ tối ưu để xác định sự an toàn của nguồn vốn
đầu tư, xác định hiệu quả điều hành của Ban điều hành doanh nghiệp cũng
như kịp thời nắm bắt hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Các chức năng, nhiệm vụ, vai trò, tầm quan trọng, cách thức xây dựng

một HTKSNB hữu hiệu đã được nhắc đến trong rất nhiều tài liệu, giáo trình.


Trong khuôn khổ bài viết này, tôi muốn đưa ra và thảo luận về việc xây
dựng nội dung hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp như thế nào để phù hợp
với hình thức doanh nghiệp Việt Nam.
Để xây dựng một hệ thống KSNB phù hợp nhất cho mỗi doanh
nghiệp, trước hết, cần xác định rõ những đặc điểm trọng yếu của lĩnh vực
kinh doanh, hình thức quản trị, cơ cầu hệ thống các phịng ban điều hành,
mối quan hệ tác nghiệp của mỗi phịng ban trong từng doanh nghiệp cụ thể.
Kế đến, ta phải đề ra được một chính sách KSNB rõ rành, minh bạch
để tất cả Ban điều hành đều thấu hiểu được tầm quan trọng cũng như hiệu
quả hỗ trợ cho công tác điều hành từ các công cụ tích cực của hệ thống
KSNB, với các nội dung chủ yếu như sau:
 Mục tiêu của chính sách Kiểm Soát nội bộ
- Xác lập/ hỗ trợ thiết lập công cụ quản lý nghiệp vụ đối với tất cả các
hoạt động của từng cá nhân, phịng ban bộ phận trong toàn doanh
nghiệp.
- Là hướng dẫn, là căn cứ làm cơ sở cho việc xây dựng các tài liệu
phục vụ công tác quản lý điều hành các hoạt động trên toàn doanh
nghiệp.
- Xây dưng các công cụ để làm căn cứ để tiến hành các thủ tục KSNB,
căn cứ đánh giá tính tuân thủ, trung thực, đúng đắn trong công tác
quản lý điều hành các hoạt động của doanh nghiệp.
 Đối tượng và phạm vi điều chỉnh của chính sách KSNB.


- Chính sách kiểm soát nội bộ được áp dụn-g đối với tất cả các đối
tượng là cá nhân, tổ chức, tất cả các nguồn vốn, tài sản thuộc doanh
nghiệp.

- Chính sách kiểm soát nội bộ được áp dụng thống nhất trong toàn bộ
tập đoàn và các cty thành viên theo tiêu chí linh động và phù hợp với
đặc thù quản lý điều hành sản xuất kinh doanh của từng bộ phận, đơn
vị, công ty thành viên của doanh nghiệp.
 Quá trình tác nghiệp KSNB
 Nội dung của công việc KSNB
- Kiểm tra, đánh giá các thông tin kinh tế, tài chính và phi tài chính
đã và đang cũng như sẽ phát sinh trong quá trình hoạt động của
doanh nghiệp.
- Xác nhận và báo cáo về chất lượng và độ tin cậy của thông tin
quản trị, thông tin tài chính do các cá nhân, phịng ban, bộ phận và
Ban điều hành doanh nghiệp báo cáo cho Đại hội đồng cổ đông,
Hội đồng quản trị hay cho chủ doanh nghiệp..
- Xác nhận việc tuân thủ pháp luật, tuân thủ nghị quyết của Đại hội
đồng cổ đông, của chủ doanh nghiệp mà Ban điều hành doanh
nghiệp đã và đang thực hiện trong quá trình điều hành hoạt động
của doanh nghiệp.
- Kiến nghị giải pháp quản lý rủi ro tiềm tàng vốn có và có thể xảy
ra trong tương lai đối với hoạt động của doanh nghiệp.
- Kiến nghị giải pháp ngăn ngừa các sai phạm đã và đang xảy ra
hoặc có thể sẽ xảy ra.
- Khuyến nghị/ giám sát thực hiện các giải pháp để chỉnh sửa, khắc