Hướng dẫn sử dụng phần mềm Endnote x5

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI

THƯ VIỆN
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM ENDNOTE X5
TRÍCH DẪN VÀ TẠO DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO TỰ ĐỘNG

Sưu tầm và biên soạn: Nguyễn Kép
Email:
Điện thoại: 043-854-8121 máy lẻ 102
Mobile:

0973. 714. 468

Hà Nội, tháng 9/2012


NỘI DUNG
Phần I. Giới thiệu về phần mềm Endnote
Phần II. Hướng dẫn download và cài đặt
Phần III. Trích dẫn và tạo danh mục tài liệu tham khảo tự động
Phần IV. Quản lí file Endnote
Phần V. Câu hỏi thường gặp
Phần VI: Một số Website kiểm tra đạo văn miễn phí
Đây là phần hướng dẫn cơ bản về sử dụng Endnote X5, thông tin chi tiết mời xem bản
tiếng Anh tại địa chỉ:
www.endnote.com
Khi cần trợ giúp có thể liên hệ:
Mr Nguyễn Văn Kép
• Cơ quan công tác: Thư viện trường Đại học Hà Nội
• Điện thoại: 043-854-8121 máy lẻ 102 (giờ hành chính)
• Email:

• Mobile: 0973. 714. 468
• Website:
• Facebook: nguyenkep

NguyenKep- Thư viện Đại học Hà Nội

2


Phần I. Giới thiệu về phần mềm Endnote
1. EndNote là một phần mềm thương mại được xây dựng và phát triển bởi hãng
Thomson Reuter của Mỹ.
2. Endnote là dạng phẩn mềm quản trị cơ sở dữ liệu giúp người dùng lưu trữ, quản
lý danh mục tài liệu tham khảo.
3. Endnote giúp người dùng chèn trích dẫn và tạo danh mục tài liệu tham khảo tự
động trong file word.
4. Endnote là công cụ để tìm kiếm, truy cập và tải biểu ghi tài liệu tham khảo từ
các cơ sở dữ liệu trực tuyến.
5. Địa chỉ Website chính thức của Endnote:
Phần II. Hướng dẫn download và cài đặt
1. Download bản dùng thử
• Truy cập website Endnote :
• Từ giao diện website, bấm Download trên thanh Menu, chọn “30 day trial”

Click Download chọn 30 day trial

Hình 1
NguyenKep- Thư viện Đại học Hà Nội

3

Click Try it now

Hình 2:
Sau khi click chọn Try it now, cần điền thông tin vào các ô có dấu * như hình 3:

NguyenKep- Thư viện Đại học Hà Nội

4


Điền thông tin vào đây

Hình 3

Click vào đây để tải phần mềm Endnote X6

Hình 4:

NguyenKep- Thư viện Đại học Hà Nội

5


2. Cài đặt
Sau khi download hoàn thành, phần mềm Endnote có dung lượng khoảng 70 MB.
Việc cài đặt tương đối đơn giản, người dùng chỉ cẩn click đúp chuột trái vào file vừa
tải về và chọn next cho đến khi finish.
Trước khi tiến hành cài đặt cần tắt tất cả các ứng dụng Ms word, Excel, Outlook

express…

Click đúp chuột trái để bắt đầu cài đặt

Hình 5:
Sau khi nháy đúp chuột, tiến trình cài đặt bắt đầu, chọn mục I would like to evaluate
như hình 6 dưới đây:

NguyenKep- Thư viện Đại học Hà Nội

6


Tick chọn mục này

Hình 6:
Click Next, sau đó chọn mục “ I accept the liciense agreement” như hình số 7

Tick chọn mục này

Hình 7
NguyenKep- Thư viện Đại học Hà Nội

7


Tick chọn mục này

Hình 8

Lưu ý:
1. Phiên bản dùng thử của Endnote có giá trị trong 30 ngày kể từ lần đầu tiên sử
dụng với đầy đủ các tính năng
2. Hết thời hạn 30 ngày, chương trình sẽ tự động chuyển sang phiên bản Endnote
Viewer với hai tính năng cơ bản là:
• Mở file Endnote
• Tìm kiếm, sắp xếp và in các tài liệu tham khảo
3. Và không cho phép thực hiện những thao tác như:
• Bổ sung hoặc chỉnh sửa các tài liệu tham khảo trong file đã có nhiều hơn
10 tài liệu
• Định dạng nhiều hơn 10 tài liệu trong một bài viết
NguyenKep- Thư viện Đại học Hà Nội

8


• Tìm kiếm nhiều hơn 10 tài liệu từ cơ sở dữ liệu trực tuyến
• Nhập khẩu hoặc xuất khẩu nhiều hơn 10 tài liệu tham khảo tại một thời
điểm
Với việc cài đặt đơn giản mất từ 3-5 phút, sau khi hết thời hạn dùng thử nếu muốn sử
dụng đầy đủ các tính năng chúng ta nên gỡ bỏ và cài lại Endnote từ đầu. Những file
dữ liệu đã tạo có thể copy sao lưu để sau khi cài lại vẫn có thể dùng bình thường. Vì
vậy cần chú ý rằng các file dữ liệu Endnote không lưu tại các thư mục thuộc ổ C (ổ
mặc định cài đặt chương trình) nhằm tránh dữ liệu bị mất khi cài lại Hệ điều hành
hoặc Endnote.
Phần III. Các bước trích dẫn và tạo danh mục tài liệu tham khảo tự động
Để chèn trích dẫn và tạo danh mục tài liệu tham khảo tự động trong file Microsoft
word, cần thực hiện 3 bước (nếu không tùy chỉnh theo ý người dùng) hoặc 5 bước sau:
Bước 1: Tạo cơ sở dữ liệu Endnote mới
Khởi động chương trình: start/programs/endnote/endnote program hoặc nháy đúp vào

biểu tượng Endnote trên shortcut ngoài desktop

Click biểu tượng này để
tạo mới cơ sở dữ liệu
Endnote

Hình 9:
Nếu đây là lần đầu tiên mở Endnote sẽ thấy giao diện như hình 9
NguyenKep- Thư viện Đại học Hà Nội

9


Click chọn Creat a new library để tạo mới một thư viện tài liệu tham khảo. Có thể
tạo mới bằng cách từ menu chọn File > new:

Nên chọn ổ D, E, F để
lưu dữ liệu

Không nên dùng tiếng
Việt có dấu để đặt tên
cơ sở dữ liệu

Hình 10:
Giao diện Endnote như hình 11, để đóng cơ sở dữ liệu click dấu X phía dưới góc trên
bên phải màn hình hoặc File > close library. Để mở một thư viện vào File>Open.
Để tắt hoàn toàn Endnote click vào dấu X màu đỏ phía trên bên phải màn hình hoặc
vào File > Exit.
Tắt hoàn toàn Endnote

Tắt cơ sở dữ liệu hoặc biểu ghi
NguyenKep- Thư viện Đại học Hà Nội

10


Tên cơ sở dữ liệu

Click vào đây để nhập mới một
biểu ghi

Thông tin về số tài liệu tham
khảo đã có trong cơ sở dữ liệu

Hình 11
Bước 2: Nhập tài liệu tham khảo vào cơ sở dữ liệu Endnote
Thông thường có 3 cách nhập tài liệu tham khảo cho file Endnote gồm:
• Nhập thủ công từng tài liệu
• Copy, di chuyển từ các cơ sở dữ liệu Endnote khác
• Nhập khẩu biểu ghi từ các cơ sở dữ liệu trực tuyến
Cách 1: Nhập thủ công từng tài liệu
Để nhập mới một biểu ghi cho cơ sở dữ liệu , click vào dấu
chọn References/ New reference

NguyenKep- Thư viện Đại học Hà Nội

hoặc từ Menu

11

Giao diện nhập mới một tài liệu tham khảo như hình 12. Các bước thực hiện nhập
tuần tự như sau:
Chọn loại tài liệu tham khảo:
Từ mục Reference type sẽ có một menu trải dọc gồm nhiều loại tài liệu được sắp xếp
theo Alphabet. Người dùng chọn loại tài liệu tương ứng. Lưu ý mỗi loại tài liệu có
một mẫu nhập thông tin khác nhau nên cần chọn chính xác.

Chọn loại tài liệu
tham khảo

Hình 12
Nhập thông tin cho các trường dữ liệu:
• Các biểu ghi trong Endnote có rất nhiều trường để nhập dữ liệu, với các loại tài
liệu khác nhau thì các trường là khác nhau.Tuy nhiên không nhất thiết phải
nhập hết tất cả, những trường bắt buộc hoặc nên có bao gồm: Author, Year,
Title, Place published, Publisher, volume, pages…
• Nhập thông tin trường tác giả: Author
NguyenKep- Thư viện Đại học Hà Nội

12


• Nếu tài liệu chỉ có 1 tác giả thì nhập bình thường
• Nếu tài liệu có 2 tác giả trở lên thì sau khi nhập xong tác giả thứ nhất cần bấm
Enter xuống dòng để nhập tác giả thứ hai
• Với tác giả Âu- Mỹ, trật tự họ tên khi nhập vào Endnote là: Họ, Tên Đệm (Vd:
Saurus, Tyrone hoặc van Beethoven, Ludvig hoặc de Villepine, Dominique)
• Với tác giả Việt Nam, trật tự họ tên khi nhập vào Endnote là: Tên, Họ Đệm
(Vd: Lâm, Nguyễn Văn hoặc Vân, Nguyễn Thị)

• Với tác giả có tên bắt đầu bằng chữ “ Đ”, ví dụ Lê Văn Đức, Nguyễn Bá Đạo,
khi nhập liệu trong trường tác giả nên thêm chữ “ Z” sau chữ “ Đ” để đảm bảo
Endnote sắp xếp theo đúng trật tự chữ cái tiếng Việt chữ D trước chữ Đ, vd:
Đzức, Nguyễn Văn; Đzạo, Lê Bá. Khi bài viết hoàn thành sẽ dùng công cụ “
Find and replace” của word để thay thế “Đz” bằng “ Đ”.
• Với tác giả cơ quan, tổ chức đặt dấu phẩy cuối tên (vd:Viện Khoa học xã
hội

Đảo lại trật tự khi
nhập

Hình 13
NguyenKep- Thư viện Đại học Hà Nội

13


• Nhập thông tin các trường khác: Dùng phím Tab để di chuyển tới các trường
khác và nhập thông tin, cần viết hoa cho các từ cần thiết như tên riêng, từ viết
tắt, ngoài ra không cần phải định dạng cho font chữ.
Một số các trường hữu ích nên nhập:
File Attachments: bắt đầu từ phiên bản X4, Endnote cho phép đính kèm bất kỳ loại
file nào vào biểu ghi tài liệu tham khảo với dung lượng không hạn chế và số file cho
một biểu ghi là 45 files.Người dùng có thể đọc xem file từ Endnote chỉ cần kích đúp
chuột trái vào file.
Để đính kèm thực hiện như sau: từ menu trên giao diện nhập liệu biểu ghi, chọn
References/ File attachments/ Attach file

Hình 14

NguyenKep- Thư viện Đại học Hà Nội

14


Hình 15
Language: nên nhập thông tin vào trường này nếu bạn muốn tài liệu được sắp xếp
theo ngôn ngữ trước, sau đó mới sắp xếp theo thứ tự chữ cái tên tác giả. Cần thống
nhất mã cho ngôn ngữ khi nhập vào trường này (vd: dùng “Vie” cho tài liệu là tiếng
Việt, “Eng” cho tài liệu tiếng Anh, “Fre” cho tài liệu tiếng Pháp…)
Keywords: nhập các từ khóa mô tả chủ đề của tài liệu, việc này giúp tìm kiếm các tài
liệu có cùng chủ đề một cách dễ dàng.
Abstract: nhập tóm tắt nội dung của tài liệu
Notes: ghi chú các thông tin về tài liệu (vd: bản in có thể tìm ở đâu? Tài liệu hay, …)
URL: nhập địa chỉ đường dẫn của tài liệu, thông thường dùng cho các tài liệu trực
tuyến, tham khảo từ website
Sau khi nhập liệu hoàn tất, click nút X góc phải, phía trên của màn hình (không click
vào nút X màu đỏ là nút tắt Endnote). Biểu ghi sẽ được Endnote tự động lưu lại.
NguyenKep- Thư viện Đại học Hà Nội

15


Cách 2: copy, di chuyển biểu ghi từ các file Endnote khác
• Mở cơ sở dữ liệu Endnote có chứa biểu ghi cần copy
• Chọn từng biểu ghi riêng lẻ bằng cách giữ phím control và click chọn hoặc bấm
Ctrl + A để chọn tất cả
• Bấm chuột phải sẽ hiện menu như hình vẽ dưới, chọn new library nếu muốn
copy ra cơ sở dữ liệu mới hoặc Choose library nếu muốn copy vào một cơ sở dữ
liệu có sẵn

Hình 16

NguyenKep- Thư viện Đại học Hà Nội

16


Hình 17
2 biểu ghi đã được copy sang cơ sở dữ liệu My Endnote library

Hình 18

NguyenKep- Thư viện Đại học Hà Nội

17


Cách 3: nhập khẩu biểu ghi từ các cơ sở dữ liệu trực tuyến
Đây là tiện ích được sử dụng rất rộng rãi trong các cơ sở dữ liệu trực tuyến, các tạp
chí điện tử. Xin giới thiệu một vài ví dụ dưới đây:
Nhập khẩu biểu ghi từ tạp chí điện tử:
Trong giao diện phía dưới, để download biểu ghi mô tả trích dẫn của bài viết nào
người dùng tick chọn vào ô vuông phía đầu bài viết đó hoặc chọn tất cả các bài viết
bằng cách click nút Select All.

Hình 19
Sau đó tick chọn nút Export Citation, sẽ thấy xuất hiện khung thoại như hình 20. Tại
mục Format chọn Endnote. Mục Export Type có thể chọn Citation hoặc Citation &
Abstract.

NguyenKep- Thư viện Đại học Hà Nội

18


Hình 20
Bấm Submit thực hiện lệnh, khung thoại như hình 21. Mặc định nếu Click Open các
biểu ghi sẽ được tải về vào cơ sở dữ liệu Endnote đang mở. Nếu Click Save các biểu
ghi sẽ được lưu tại cơ sở dữ liệu mới.

Hình 21
NguyenKep- Thư viện Đại học Hà Nội

19


Nếu chọn Open kết quả như hình 22

Hình 22
Bước 3: chèn tài liệu tham khảo từ phần mềm Endnote vào file word
Để chèn tài liệu từ Endnote vào file word cần thực hiện theo trình tự sau:
Đặt con trỏ chuột tại vị trí cần chèn thông tin trích dẫn (Hình 23)
Chọn tài liệu cần chèn trong phần mềm Endnote bằng cách click chuột trái (không cần
mở chi tiết chỉ cần bấm chọn biểu ghi hiện màu xanh như hình minh họa dưới).
trong giao diện Endnote (hoặc bấm biểu

Click biểu tượng Insert citation
tượng Insert selected citations

trong giao diện Word) như Hình 24

NguyenKep- Thư viện Đại học Hà Nội

20


Thanh công cụ Endnote

Đặt con trỏ chuột tại vị
trí cần chèn trích dẫn

Hình 23

Hình 24
Kết quả như hình 25
NguyenKep- Thư viện Đại học Hà Nội

21


Thông tin trích dẫn đã được chèn
tại vị trí trỏ chuột

Danh mục tài liệu tham khảo sẽ tự động hiện
ra trên trang cuối cùng của bài viết

Hình 25
Lưu ý: có thể bổ sung thông tin về “chức danh tác giả, số trang…” vào thông tin trích
dẫn, cách làm như sau:

Bấm chuột phải vào thông tin trích dẫn đã chèn. Hình 26
Chọn Edit citation/ more. Hình 26

NguyenKep- Thư viện Đại học Hà Nội

22


Hình 26
Chọn Prefix: để thêm các thông tin vào phía trước tác giả như GS (giáo sư), PGS (phó
giáo sư), TS (tiến sĩ) tương tự với tiếng Anh.
Chọn mục Suffix: để thêm thông tin phía sau như: “ đã nói”, “ nói rằng” “ kết luận
rằng”…
Chọn mục Pages: để chèn thêm số trang. Tuy nhiên bài viết là tiếng Việt thì cần đưa
thông tin về số trang trong mục Suffix vì phần mềm mặc định ghi chữ số trang trong
tiếng Anh là “pp” chứ không phải “ tr.”. Chi tiết như hình 27

NguyenKep- Thư viện Đại học Hà Nội

23


Hình 27
Kết quả

Hình 28
NguyenKep- Thư viện Đại học Hà Nội

24

Bước 4: Trình bày danh mục tài liệu tham khảo theo các mẫu sẵn (APA, Harvard,
Vancouver…)
Phần mềm Endnote phiên bản X5 có tới 469 kiểu trình bày danh mục tài liệu tham
khảo. Để trình bày danh mục thực hiện như sau:
Trong giao diện Word, bấm vào biểu tượng Format Bibliography
trên thanh
công cụ Endnote (nếu không thấy thanh công cụ có thể cho hiện ra bằng cách vào
View/toolbar/ Endnote X5). Hình 29
Từ khung thoại click Browse để tìm kiểu trình bày như yêu cầu. Trong hình ví dụ là
kiểu APA 6th. Click Ok để hoàn tất. Hình 29

Hình 29
Kết quả danh mục tài liệu tham khảo đã được sắp xếp tự động và trình bày theo chuẩn
APA 6th như trong hình 30

NguyenKep- Thư viện Đại học Hà Nội

25