TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Văn Phòng OBT

MỤC LỤC


CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ KĨ THUẬT VÀ
TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN SUẤT KINH
DOANHCỦA CÔNG TY.
1. 1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Văn Phòng OBT được thành lập theo luật doanh
nghiệp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam với giấy chứng nhận đăng
ký kinh doanh lần đầu cấp ngày 18/06/2003 với vốn điều lệ 5 tỷ đồng.
Hiện tại công ty đã đăng kí thay đổi lần 3 vào ngày 10/12/2014 tại phòng
đăng kí kinh doanh thuộc sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội.
Tên công ty viết bằng tiếng việt : CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ VĂN
PHÒNG OBT
Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài : OBT OFFICE SERVICE JOINT
STOCK COMPANY
Tên công ty viết tắt : OBT OS., JSC
Mã số thuế : 0102783906
Địa chỉ trụ sở chính : Số 39, phố Nguyễn Công Hoan, phường Ngọc Khánh,
quận Ba Đình. thành phố Hà Nội, Việt Nam.
Giám đốc công ty: ông : Nguyễn Phan Hải .
Điện thoại : 0437.263.895 / 0437.263.926
Email :
Số tài khoản ngân hàng : 0611001906506 tại ngân hàng Vietcombank
Vốn điều lệ : 9,536,000,000 đồng ( Chín tỷ năm trăm ba sáu triệu đồng )
1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ:
Với đội ngũ cán bộ khoa học, kiến trúc sư, kỹ sư xây dựng, kỹ sư ký thuật đô
thị, có trình độ cao, đồng bộ giàu kinh nghiệm trong công tác tư vấn, khảo sát,
thiết kế, quy hoạch mỹ thuật, thi công các công trình, ... Công ty đã tham gia
tư vấn, thiết kế,thi công xây dựng nhiều công trình lớn được các chủ đầu tư

đánh giá chất lượng công việc.
1.2.2: Ngành nghề kinh doanh
Các ngành nghề kinh doanh của Công ty:
Khảo sát, thiết kế, thi công các công trình dân dụng và công nghiệp
Khảo sát, thiết kế, thi công các công trình nội ngoại thất
Khảo sát, thiết kế, thi công các công trình cơ sở hạ tầng


Tư vấn thẩm định thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán
Giám sát thi công các công trình xây dựng
Tư vấn khảo sát thiết kế quy hoạch
Kinh doanh bất động sản (không bao gồm hoạt động tư vấn về giá đất)
Lập dự án đầu tư xây dựng, báo cáo nghiên cứu khả thi
Lập dự án, tư vấn sáng tác và thi công các công trình mỹ thuật
Sáng tác, thi công tượng đài, phù điêu, tranh hoành tráng
Quản lý dự án đầu tư các công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp đến
nhóm B (không bao gồm giám sát thi công)
Tư vấn lập hồ sơ mời thầu xây lắp, đánh giá hồ sơ dự thầu, thẩm tra kết quả
đấu thầu
Chuyển giao công nghệ mới trong lĩnh vực tư vấn thiết kế (trong phạm vi
ngành nghề Công ty đăng ký), quản lý môi trường và xây lắp công trình xây
dựng dân dụng, công nghiệp, cơ sở hạ tầng
Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động ( không bao gồm kinh
doanh quán bar, phòng hát karaoke, vũ trường )
Cung cấp dịch vụ ăn uống theo hợp đồng không thường xuyên với khách
hàng (phục vụ tiệc, hội họp, đám cưới …)
Hoạt động tư vấn quản lý (không bao gồm tư vấn pháp luật, tài chính, kế toán,
kiểm toán, thuế và chứng khoán )
-Vệ sinh chung nhà cửa và các công trình khác.
1.2.3 Đặc điểm tổ chức sản xuất

Do đặc điểm của ngành xây dựng và sản phẩm XDCB, nên quy trình sản xuất
của công ty có đặc điểm sản xuất liên tục, phức tạp, trải qua nhiều gia đoạn
khác nhau mỗi công trình đều có dự toán thiết kế riêng và thi công ở các địa
điểm khác nhau. Thường thường quy trình sản xuất của các công tình tiến
hành theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị sản xuất
Khảo sát, thu thập tài liệu, liên quan đến công việc cần làm như đi kiểm tra
hiện trạng, đo đạc địa hình, lấy ý kiến của Chủ đầu tư, … theo yêu cầu của
từng công việc
Bước 2: Triển khai sản xuất
Sau khi chuẩn bị sản xuất các Xưởng sản xuất tổ chức triển khai: phân
công công việc cho từng người, tiến độ thực hiện kế hoạch, chuẩn bị các trang


thiết bị liên quan. Báo cáo, trình duyệt với Chủ đầu tư về công việc hoàn
thành
Bước 3: Hoàn thiện hồ sơ tư vấn, khảo sát, thiết kế, quy hoạch, quản lý
thi công để bàn giao, nghiệm thu và thanh với Chủ đầu tư để đưa vào hoạt
động.
1.3 Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất - kinh doanh của công ty
Là một công ty cổ phần với hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu là
thi công xây dựng mới : Cầu, đường giao thông, xây dựng các công trình dân
dụng, công nghiệp, ... với quy mô lớn vừa và nhỏ trong phạm vi trên cả nước.
Do đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản, sản phẩm xây dựng có tính
đơn chiếc, kết cấu khác nhau, thời gian thi công dài.... nên việc tổ chức sản
xuất, tổ chức bộ máy quản lý có những đặc điểm riêng.
Mô hình hoạt động - hoạt động theo điều lệ của công ty cổ phần:
+ Hội đồng quản trị
Thành viên Hội đồng quản trị có quyền yêu cầu Giám đốc, phó GĐ
điều hành Công ty, cán bộ quản lý các đơn vị khác trong Công ty cung cấp

thông tin, tài liệu về tình hình tài chính, hoạt động kinh doanh của Công ty và
các đơn vị trong Công ty
Chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông về những sai phạm trong
quản lý, vi phạm điều lệ, vi phạm pháp luật gây thiệt hại cho Công ty
+ Ban kiểm tra
Ban kiểm tra có 3 thành viên do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, có nhiệm
kỳ như nhiệm kỳ của Hội đồng quản trị, trong đó có ít nhất một thành viên có
chuyên môn về kế toán, Trưởng ban kiểm tra phải là cổ đông Công ty
+ Ban kiểm tra có quyền hạn và nghĩa vụ sau đây:
Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh
doanh ghi trong sổ kế toán và báo cáo tài chính
Thẩm định báo cáo tài chính hàng năm của Công ty; kiểm tra từng vấn
đề cụ thể liên quan đến quản lý, điều hành hoạt động của Công ty khi xét thấy
cần thiết hoặc theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông, theo yêu cầu của cổ
đông, nhóm cổ đông sở hữu 10% cổ phần phổ thông
Thường xuyên thông báo với Hội đồng quản trị về kết quả hoạt động,
tham khảo ý kiến Hội đồng quản trị trước khi trình các báo cáo, kết luận và
kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông


Báo cáo Đại hội đồng cổ đông về tính chính xác, trung thực, hợp pháp
của việc ghi chép lưu giữ chứng từ và lập sổ kế toán, báo cáo tài chính, các
báo cáo khác của Công ty; tính trung thực hợp pháp trong quản lý, điều hành
hoạt động kinh doanh của Công ty; kiến nghị biện pháp bổ sung, sửa đổi, cải
tiến cơ cấu tổ chức quản lý điền hành hoạt động kinh doanh của Công ty
Không tiết lộ bí mật của Công ty.
Hội đồng Khoa học kỹ thuật.
Hội đồng KHKT lập ra theo yêu cầu của tính chất công việc là tư vấn
thi công ngoại thất: bảo tàng, nhà truyền thống, các công trình văn hóa, di tích
lịch sử, khách sạn, vui chơi giải trí. Vì vậy Hội đồng KHKT có quyền lợi và

nhiệm vụ sau đây:
Điều tra, khảo sát, thu thập những số liệu liên quan đến công tác tư vấn
Đưa ra những giải pháp kinh tế và ứng dụng khoa học kỹ thuật, mỹ
thuật, công nghệ mới áp dụng vào xây lắp công trình
Giải pháp đưa ra phải đảm bảo chất lượng theo đúng các tiêu chuẩn
pháp luật hiện hành
Chịu trách nhiệm với Hội đồng quản trị và nhà nước về giải pháp đưa
ra tư vấn
+ Ban Giám đốc
Giám đốc Công ty: Do Hội đồng quản trị bổ nhiệm một người từ thành viên
Hội đồng quản trị. Giám đốc là người điều hành hoạt động hàng ngày của
Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các
quyền và nhiệm vụ được giao.
Giám đốc Công ty có các quyền và nhiệm vụ sau đây:
Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của
Công ty
Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị
Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty
Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công ty
Bổ nhiệm, miễm nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong Công
ty, trừ các chức danh do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễm nhiệm, cách chức
Quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trong
Công ty, kể cả cán bộ quản lý thuộc quyền bổ nhiệm của Giám đốc


+ Giúp việc cho Giám đốc có Phó giám đốc, kế toán trưởng và các trưởng
phòng chuyên trách.
+ Khối văn phòng quản lý công ty gồm:
* Phòng quản lý kỹ thuật và công nghệ
Có trách nhiệm tham mưu cho Trưởng ban chỉ huy công trình về công tác

khảo sát, thiết kế bản vẽ thi công các hạng mục công trình để làm việc với tư
vấn giám sát. Lập kế hoạch quản lý chất lượng công trình trình Tư vấn giám
sát. Vạch tiến độ, điều chỉnh tiến độ mũi thi công sao cho phù hợp với tiến độ
chung của công trình. Chỉ đạo và giám sát các đội về mặt kỹ thuật, đảm bảo
thi công đúng quy trình, thống nhất về các giải pháp kỹ thuật thi công cùng
với tư vấn giám sát tổ chức việc nghiệm thu từng hạng mục công trình, tổng
nghiệm thu toàn bộ công trình và bàn giao đưa vào sử dụng.
*Phòng kế hoạch tài vụ và hành chính
Tham mưu cho Hội đồng quản trị về kế hoạch, giao nhiệm vụ cho các đội thi
công. Theo dõi và thực hiện kế hoạch đã giao .... Phòng kế hoạch tài vụ hành
chính có những phòng ban khác nhau: phòng tổ chức hành chính, phòng tài
chính kế toán, phòng nhân sự. Mỗi bộ phận có một chức năng riêng và hỗ trợ
lẫn nhau giúp Công ty hoạt động chặt chẽ và phát triển ngày càng vững mạnh.
Bộ phận tổ chức hành chính: Tham mưu cho Giám đốc công ty về mặt quản
lý tài sản, văn thư, lưu trữ và các công tác khác có liên quan ....
Bộ phận tài chính kế toán: Tham mưu cho Giám đốc công ty về kế hoạch thu
chi tài chính, cập nhật chứng từ sổ sách chi tiêu văn phòng, các khoản cấp
phát, cho vay và thanh toán khối lượng hàng tháng đối với các đội. Thực hiện
đúng các chế độ chính sách của Nhà nước về tài chính, chế độ bảo hiểm, thuế,
khấu hao, tiền lương cho văn phòng và các xưởng, báo cáo định kỳ và quyết
toán công trình.
Bộ phận nhân sự: Quản lý và đề xuất mô hình tổ chức theo dõi phát hiện hợp
lý hay không hợp lý các mô hình quản lý nhân lực, xem xét dự kiến nhân lực,
đào tạo cán bộ, nâng lương, nâng bậc, quản lý cán bộ công nhân viên chức,
tham mưu cho giám đốc công ty giải quyết các chế độ chính sách, xây dựng
quy chế ...
Khối sản xuất gồm các xưởng quy hoạch thiết kế tổng hợp (hay xưởng sản
xuất):

Xưởng sản xuất tổ chức tư vấn, khảo sát, thiết kế, quy hoạch, quản lý thi công
công tình theo hợp đồng công ty ký kết và theo thiết kế được phê duyệt, mua
bán vật tư, làm thủ tục thanh quyết toán từng giai đoạn và toàn bộ công trình.
Cách tổ chức lao động, tổ chức sản xuất như trên sẽ tạo điều kiện thuận lợi
cho Công ty quản lý chặt chẽ về mặt kinh tế kỹ thuật với từng đội công trình,
tạo điều kiện thuận lợi để công ty giao khoán tới từng đội công trình.
Do các công trình có địa điểm thi công khác nhau, thời gian xây dựng dài
mang tính đơn chiếc nên lực lượng lao động của Công ty được tổ chức thành
các đội công trình như trên, mỗi đội công trình thi công một hoặc vài công
trình trong mỗi đội công trình lại được tổ chức thành các tổ sản xuất theo yêu
cầu thi công, tuỳ thuộc vào nhu cầu sản xuất thi công của từng thời kỳ mà số
lượng các đội công trình, các tổ sản xuất trong mỗi đội sẽ được thay đổi phù
hợp với yêu cầu cụ thể.


Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức công ty cổ phần dịch vụ văn phòng OBT hỘI ĐỒNG
QUẢN TRỊ
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BAN KIỂM TRA
GIÁM ĐỐC
HỘI ĐỒNG KHKT
PHÓ GIÁM ĐỐC KỸ THUẬT
PHÓ GIÁM ĐỐC KINH DOANH
PHÒNG QUẢN LÝ KỸ THUẬT
PHÒNG KẾ HOẠCH TÀI VỤ HÀNH CHÍNH

Xưởngquy hoạch thiết kế tổng hợp số 1

Xưởngquy hoạch thiết kế tổng hợp số 2

Xưởng quy hoạch thiết kế tổng hợp số 3
2

Xưởng quy hoạch thiết kế tổng hợp số 4

Xưởng quy hoạch thiết kế tổng hợp số 5

Xưởng quy hoạch thiết kế tổng hợp số 6

Xưởng quy hoạch thiết kế tổng hợp số 7

Xưởng quy hoạch thiết kế tổng hợp số 8

Xưởng quy hoạch thiết kế tổng hợp số 9

Xưởng quy hoạch thiết kế tổng hợp số 10



1.4 Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty 3 năm gần đây
ĐVT: Đồng


STT
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Chỉ tiêu
Tổng số cán bộ
công nhân viên
Tổng vốn lưu
động tại thời điểm
31/12
Vốn điều lệ
Tổng doanh thu
Lợi nhuận
Thu nhập bình
quân của người
lao động

Năm 2012

Năm 2013
506

8.375.764.218

Năm 2014
528

600

9.640.139.755 14.101.189.136

7.377.000.000
8.035.000.000 9.536.000.000

18.508.000.000 19.655.000.0000 24.946.000.000
1.826.924.000
2.826.530.000 3.543.560.000
1.750.000

1.950.000

2.250.000

Nhìn vào những chỉ tiêu trên ta nhận thấy công ty đã có sự tăng trưởng
trong năm 2014.Giá trị tài sản và vốn điều lệ, vốn lưu động của công ty đều
tăng lên.Cụ thể tổng vốn lưu động tài thời điểm 31/12/2014 đã tăng 46,3% so
với cùng thời điểm ở năm 2013, tổng doanh thu đã tăng 27% so với năm 2013
do đó lợi nhuận cũng tăng lên 26%.Thu nhập bình quân của người lao động
không ngừng được cải thiện. Điều đó chứng tỏ công ty đang ngày một phát
triển và mở rộng quy mô sản xuất.


CHƯƠNG 2 : TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty:
Bộ máy kế toán ở công ty được tổ chức theo mô hình tập trung. Các nghiệp
vụ kế toán tài chính được tập trung phòng kế toán của công ty, thuộc dãy nhà
văn phòng. Tại đây thực hiện tổ chức hướng dẫn và kiểm tra toàn bộ phương
pháp thu thập và xử lý thông tin ban đầu, thực hiện đầy đủ ghi chép ban đầu,
chế độ hạch toán và chế độ quản lý tài chính theo đúng quy định của bộ tài
chính, cung cấp một cách đầy đủ chính xác, kịp thời những thông tin toàn
cảnh về tình hình tài chính của công ty. Từ đó tham mưu cho ban giám đốc để
đề ra các biện pháp quyết định phù hợp với đường lối phát triển của công ty.
Sơ đồ 2 : Tổ chức kế toán tại công ty cổ phần dịch vụ văn phòng OBT
KẾ TOÁN TRƯỞNG

Bộ phận kế toán vật tư, tài sản cố định, thống kê sản lượng.
Bộ phận kế toán thanh toán, lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội, kế toán vốn bằng
tiền.

Bộ phận kế toán tổng hợp, phân tích kiểm tra số liệu.

Bộ phận kế toán thuế, công nợ, cổ phần.

Bộ phận kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành, thủ quỹ
Nhân viên kinh tế các đội .....


Kế toán trưởng: Giúp việc cho Giám đốc thực hiện pháp lệnh kế toán
thống kê, điều lệ sản xuất kinh doanh của công ty ..Báo cáo tình hình tài chính
của công ty cho giám đốc.
Bộ phận kế toán vật tư, tài sản cố định, thống kê sản lượng có nhiệm
vụ: ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển bảo
quản, nhập-xuất-tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ. Ghi chép phản ánh tổng
hợp số liệu về tăng giảm TSCĐ, tình hình trích khấu hao và phân bổ khấu hao
vào quá trình SXKD của công ty, báo cáo thống kê định kỳ.
Bộ phận kế toán thanh toán , lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội, kế
toán vốn bằng tiền: có nhiệm vụ theo dõi các khoản thu, chi tiền mặt, các
khoản thanh toán với người bán, tổng hợp số liệu từ các đội gửi lên để phối
hợp với các bộ phận khác tính toán lương, phụ cấp cho CBCNV, trích BHXH,
BHYT theo chế độ quy định.
Bộ phận kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành, thủ quỹ: có nhiệm vụ
tập hợp tất cả các chi phí để tính giá thành cho từng công trình và cùng với kế
toán vốn bằng tiền tiến hành thu- chi và theo dõi chặt chẽ các khoản thu-chi
tiền mặt.
Bộ phận kế toán thuế, công nợ, cổ phần: Bộ phận này có nhiệm vụ tập

hợp các loại thuế để thực hiện nghĩa vụ với nhà nước, thanh toán các khoản
phải trả, thống kê tổng số cổ phần và báo cáo lợi tức của mỗi cổ phần trước
đại hội đồng cổ đông.


Bộ phận kế toán tổng hợp, phân tích kiểm tra số liệu: có nhiệm vụ tổng
hợp tất cả các số liệu ở các bộ phận , phân tích kiểm tra và báo cáo với kế
toán trưởng .
2.1.1: Các chính sách kế toán chung
a. Hệ thống tài khoản sử dụng ở doanh nghiệp áp dụng theo Quyết định
số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20-03/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài
Chính.
b. Đồng tiền sử dụng trong hạch toán : VNĐ
c. Kỳ kế toán năm ( bắt đầu từ ngày 01/01/N kết thúc vào ngày
31/12/N)
d. Phương pháp tính thuế GTGT : theo phương pháp khấu trừ .
e, Hình thức kế toán áp dụng : Kế toán máy. Hình thức sổ kế toán áp
dụng : Nhật ký chung
f, Phương pháp kế toán hàng tồn kho : Theo phương pháp kê khai
thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập xuất tồn vật tư hàng hóa
trên sổ kế toán.
Phương pháp kế toán chi tiết hang tồn kho : Công ty áp dụng phương
pháp thẻ kho song song.Tại kho, thủ kho mở thẻ kho để theo dõi cho từng
danh điểm vật tư hang hóa về mặt số lượng trên cơ sở chứng từ nhập xuất. Tại
phòng kế toán, kế toán mở sổ chi tiết vật tư hàng hóa theo dõi biến động theo
từng danh điểm vật tư hàng hóa. Cuối tháng kế toán tiến hành đối chiếu số
liệu giữa sổ chi tiết với thẻ kho về số lượng đồng thời căn cứ vào sổ chi tiết
lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn, lấy ố liệu đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp.
Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định đang áp dụng : Theo
phương pháp đường thẳng, mức trích khấu hàng năm được chia đều cho số

năm sử dụng.
h.- Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và tương đương tiền: Trong các
năm có nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ đều được chuyển sang đồng Việt
Nam theo tỷ giá thực tế tại ngày phát sinh theo tỷ giá thông báo của Ngân
hàng Nhà Nước Việt Nam công bố đồng thời theo dõi chi tiết các loại ngoại tệ.
i.Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: Được ghi nhận khi phát sinh một giao
dịch hàng hóa được xác định trên cơ sở đáng tin cậy và công ty có khả năng
thu được các lợi ích kinh tế từ giao dịch này. Doanh thu cung cấp dịch vụ
được ghi nhận khi có bằng chứng về tỷ lệ dịch vụ cung cấp được hoàn thành


tại ngày kết thức niên độ kế toán. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
bằng ngoại tệ thì phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế
phát sinh do Ngân Hàng Nhà Nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh
nghiệp vụ kinh tế.
Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kê toán
Chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là chứng minh cho các hoạt động kinh tế xảy ra, là
phương tiện thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh và thật sự
hình thành và đồng thời nó là cơ sở để ghi sổ kế toán. Trong quá trình hoạt
động Công ty đã vận dụng tốt và linh hoạt các chứng từ kế toán. Thực hiện
đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của luật kế toán
và nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ. Sử dụng
thống nhất mẫu chứng từ kế toán ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC.
¤ Nội dung của chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố sau đây:
Tên gọi chứng từ (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi...).
Số hiệu của chứng từ.
Ngày, tháng, năm lập chứng từ.
Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ.

Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ.
Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
Các chỉ tiêu về số lượng, đơn giá và giá trị.
Chữ ký, họ và tên của người lập và những người chịu trách nhiệm liên quan
đến chứng từ. Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân
thì phải có chữ ký của người kiểm tra (kế toán trưởng) và người phê duyệt
(thủ trưởng đơn vị), đóng dấu đơn vị.
2.1.2.2 Tổ chức sắp xếp và quản lý chứng từ
Công ty áp dụng chứng từ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC. Áp
dụng theo quyết định này hệ thống chứng từ kế toán của công ty trong các
lĩnh vực:
Lao động tiền lương: bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, bảng
thanh toán tiền lương, bản thanh toán tiền thưởng, phiếu xác nhận sản phẩm


hoặc công việc hoàn thành, bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, bản kê trích
nộp các khoản theo lương, bảng phân bổ tiền lương và BHXH…
Hàng tồn kho: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư,
sản phẩm hàng hóa, phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, biên bản kiểm kê vật tư,
sản phẩm hàng hóa, bảng kê mua hàng, bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu,
công cụ, dụng cụ.
Tiền tệ: phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm
ứng, giấy đề nghị thanh toán, biên lai thu tiền, bản kiểm kê quỹ, bản kê chi
tiền.
Tài sản cố định: biên bảo giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên
bản kiểm kê TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.
Công ty tập hợp chứng từ 1 tháng 1 lần và được luân chuyển theo 4 bước
Lập chứng từ: Chứng từ được lập khi có nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên
quan đến hoạt động của công ty, và chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho
mỗi nghiệp vụ phát sinh.

Kiểm tra chứng từ: Trước khi được dùng để ghi sổ, các chứng từ kế toán sẽ
được kiểm tra về các mặt như: nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh, số
liệu kế toán được ghi trên chứng từ và kiểm tra tính hợp pháp ( chữ ký, con
dấu…)
Ghi sổ: sau khi kiểm tra chứng từ kế toán tiến hành phân loại, sắp xếp các
chứng từ và ghi vào các sổ liên quan tới các chứng từ đó.
Bảo quản và lưu trữ chứng từ: Công ty bảo quản chứng từ trong các tủ đựng
chứng từ. Công ty lưu trữ chứng từ ít nhất là 5 năm kể từ ngày lập chứng từ.
Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Văn Phòng OBT sắp xếp và quản lý chứng từ
theo các cách :
a, Kẹp theo bộ chứng từ
Về nguyên tắc, sắp xếp chứng từ thường theo dòng tiền thể hiện qua các
phiếu: Phiếu thu, Phiếu Chi, GBN. GBC hoặc Sổ phụ NH…
Phiếu thu: Được đi kèm với hóa đơn, PXK, Biên Nhận…
Phiếu chi: Được đi kèm với hóa đơn, PNK, Đề nghị thanh toán (nếu có),
Bảng lương, các đề nghị, quyết đinh…
Phiếu thu, Phiếu chi thường đánh số thứ tự theo ngày tháng phát sinh rồi kẹp
các hóa đơn và chứng từ liên quan vào sau, phiêu thu chi thường áp dụng chủ
yếu đối với các nghiệp vụ thanh toán dưới 20 triệu.


(Lưu ý: Các phiếu Thu, Chi, Hóa đơn cần kiểm tra chữ ký và dấu trước khi
lưu)
- Giấy báo nợ, giấy báo có: Thường được sắp xếp với cac chứng từ ngân
hàng khác (Sổ phụ, sao kê, UNC..). Thường thì nó sẽ đi chung với bộ hồ sơ
khi phát sinh khoản thu theo hợp đồng hoặc theo nhiều giai đoạn.
b. Kẹp theo bộ tờ khai:
Hóa đơn đầu ra, đầu vào nên xếp theo thứ tự đã khai trên tờ khai hàng tháng
để sau này phục vụ cho việc kiểm tra
Kẹp hóa đơn theo từng tháng tương ứng với tờ khai mỗi tháng

(Lưu ý rằng: Hóa đơn thường xuất hiện nhiều lần, thế nên giải pháp những
hóa đơn nào giá trị lớn mà có HĐ cũng như các giai đoạn thanh toán thi
chúng ta phải Photo để phục vụ cho việc lưu trữ chứng từ)
c. Lưu trữ các báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế
Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó.
Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Xuất
Nhập Khẩu, Môn Bài, Tiêu thụ đặc Biệt, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp
tạm tính hàng quý
Giấy nộp tiền vào NSNN ( các khoản thuế phát sinh và tiền phạt (nếu có))
Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của
từng năm
d. Lưu trữ sổ sách theo năm
Sổ nhật ký chung
Sổ cái các tài khoản phát sinh
Sổ chi tiết
Sổ quỹ tiền mặt
Sổ tiền gửi ngân hàng
Sổ chi tiết, Sổ tổng hợp công nợ phải thu cho tất cả các khách hàng
Sổ chi tiết, Sổ tổng hợp công nợ phải trả cho tất cả các nhà cung cấp
Biên bản xác nhận công nợ của từng đối tượng (nếu có) cuối năm.
Sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết ngân hàng.
Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm tài sản cố định
Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ
Sổ khấu hao tài sản cố định
Sổ khấu hao công cụ dụng cụ


Thẻ kho/ sổ chi tiết vật tư
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn từng kho
Toàn bộ chứng từ đã nhập đều phải in ra ký (đầy đủ chữ ký).

Lưu ý: số thứ tự các phiếu phải được đánh và sắp xếp tuần tự theo số tăng dần
không ngắt quãng, nhảy số.
e. Sắp xếp, lưu trữ các hợp đồng kinh tế
Sắp xếp đầy đủ theo tuần tự từng hợp đồng đầu vào/ đầu ra:
Kiểm tra các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng nếu có: Hợp đồng, biên bản
nghiệm thu, thanh lý hợp đồng..
Hồ sơ về lao động: Hợp đồng lao động, bảng lương, phải có chữ ký đầy đủ,
xác nhận nộp bảo hiểm…
Sắp xếp các HĐ theo bộ để tiện cho việc quản lý và theo dõi
f. Hồ sơ pháp lý
Giấy đăng ký KD, BB góp vốn...
Các công văn đến/đi liên quan đến cơ quan thuế
Các quyết định bổ nhiệm, Ủy quyền
…………
Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Chế độ kế toán áp dụng : theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC gồm có 10
loại.
Trong đó:
Tài khoản loại 1, loại 2 là TK phản ánh tài sản
Tài khoản loại 3, loại 4 là TK phản ánh nguồn vốn
Tài khoản loại 5 và loại 7 mang kết cấu TK phản ánh nguồn vốn
Tài khoản loại 6 và loại 8 mang kết cấu TK phản ánh tài sản
Tài khoản loại 9 có duy nhất TK 911 là tài khoản xác định kết quả kinh doanh
và cuối cùng là tài khoản loại 0 là nhóm TK ngoài bảng cân đối kế toán.
DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN
Ban hành theo Quyết định Số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của BTC

SỐ HIỆU TK
Cấp 1 Cấp 2
2

3

TÊN TÀI KHOẢN
4
LOẠI TK 1
TÀI SẢN NGẮN HẠN

111

Tiền mặt

GHI CHÚ
5


1111

Tiền Việt Nam

1112

Ngoại tệ

1113

Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý

112

Tiền gửi Ngân hàng

1121
1122
1123

113
1131
1132
121
1211
1212
128
1281
1288
129
131
133
1331
1332
136
1361
1368
138
1381
1385
1388
139
141
142
144
151

Chi tiết theo từng
ngân hàng

Tiền Việt Nam
Ngoại tệ
Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý
Tiền đang chuyển
Tiền Việt Nam
Ngoại tệ
Đầu tư chứng khoán ngắn hạn
Cổ phiếu
Trái phiếu, tín phiếu, kỳ phiếu
Đầu tư ngắn hạn khác
Tiền gửi có kỳ hạn
Đầu tư ngắn hạn khác
Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn
Phải thu của khách hàng
Chi tiết
Thuế GTGT được khấu trừ
Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa,
dịch vụ
Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ
Phải thu nội bộ
Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc
Phải thu nội bộ khác
Phải thu khác
Tài sản thiếu chờ xử lý
Phải thu về cổ phần hoá
Phải thu khác

Dự phòng phải thu khó đòi
Tạm ứng
Chi tiết
Chi phí trả trước ngắn hạn
Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn
Hàng mua đang đi đường


152
153
154
155
156
1561
1562
1567
157
158
159
161
1611
1612

211
2111
2112
2113
2114
2115
2118

212
213
2131
2132
2133
2134
2135
2136
2138
214
2141
2142
2143

Nguyên liệu, vật liệu
Công cụ, dụng cụ
Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
Thành phẩm
Hàng hóa
Giá mua hàng hóa
Chi phí thu mua hàng hóa
Hàng hóa bất động sản
Hàng gửi đi bán
Hàng hoá kho bảo thuế
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Chi sự nghiệp
Chi sự nghiệp năm trước
Chi sự nghiệp năm nay
LOẠI TK 2
TÀI SẢN DÀI HẠN

Tài sản cố định hữu hình
Nhà cửa, vật kiến trúc
Máy móc, thiết bị
Phương tiện vận tải, truyền dẫn
Thiết bị, dụng cụ quản lý
Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản
phẩm
TSCĐ khác
Tài sản cố định thuê tài chính
Tài sản cố định vô hình
Quyền sử dụng đất
Quyền phát hành
Bản quyền, bằng sáng chế
Nhãn hiệu hàng hoá
Phần mềm máy vi tính
Giấy phép và giấy phép nhượng quyền
TSCĐ vô hình khác
Hao mòn tài sản cố định
Hao mòn TSCĐ hữu hình
Hao mòn TSCĐ thuê tài chính
Hao mòn TSCĐ vô hình


2147

311
315

Hao mòn bất động sản đầu tư
Bất động sản đầu tư

Đầu tư vào công ty con
Vốn góp liên doanh
Đầu tư vào công ty liên kết
Đầu tư dài hạn khác
Cổ phiếu
Trái phiếu
Đầu tư dài hạn khác
Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn
Xây dựng cơ bản dở dang
Mua sắm TSCĐ
Xây dựng cơ bản
Sửa chữa lớn TSCĐ
Chi phí trả trước dài hạn
Tài sản thuế thu nhập hoãn lại
Ký quỹ, ký cược dài hạn
LOẠI TK 3
NỢ PHẢI TRẢ
Vay ngắn hạn
Nợ dài hạn đến hạn trả

331

Phải trả cho người bán

333

Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
Thuế giá trị gia tăng phải nộp
Thuế GTGT đầu ra
Thuế GTGT hàng nhập khẩu

Thuế tiêu thụ đặc biệt
Thuế xuất, nhập khẩu
Thuế thu nhập doanh nghiệp
Thuế thu nhập cá nhân
Thuế tài nguyên
Thuế nhà đất, tiền thuê đất
Các loại thuế khác
Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác

217
221
222
223
228
2281
2282
2288
229
241
2411
2412
2413
242
243
244

3331
33311
33312
3332

3333
3334
3335
3336
3337
3338
3339

Chi tiết
tượng

theo

đối


334
3341
3348
335
336
337
338
3381
3382
3383
3384
3385
3386
3387

3388
3389
341
342
343
3431
3432
3433
344
347
351
352
353
3531
3532
3533
3534
356
3561
3562

Phải trả người lao động
Phải trả công nhân viên
Phải trả người lao động khác
Chi phí phải trả
Phải trả nội bộ
Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng
xây dựng
Phải trả, phải nộp khác
Tài sản thừa chờ giải quyết

Kinh phí công đoàn
Bảo hiểm xã hội
Bảo hiểm y tế
Phải trả về cổ phần hoá
Nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn
Doanh thu chưa thực hiện
Phải trả, phải nộp khác
BH thất nghiệp
Vay dài hạn
Nợ dài hạn
Trái phiếu phát hành
Mệnh giá trái phiếu
Chiết khấu trái phiếu
Phụ trội trái phiếu
Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn
Thuế thu nhập hoãn lại phải trả
Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm
Dự phòng phải trả
Quỹ khen thưởng
Quỹ khen thưởng
Quỹ phúc lợi
Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCD
Quỹ thưởng ban điều hành Cty
Quỹ phát triển khoa học và công nghệ
Quỹ phát triển khoa học và công nghệ
Quỹ PT KH và CN đã hình thành TSCĐ
LOẠI TK 4
VỐN CHỦ SỞ HỮU

411
4111
4112
4118
412
413
4131
4132
414
415
418
419
421
4211
4212
441
461
4611
4612
466

511
5111
5112
5113
5114
5117
5118
512
5121

5122
5123
515

Nguồn vốn kinh doanh
Vốn đầu tư của chủ sở hữu
Thặng dư vốn cổ phần
Vốn khác
Chênh lệch đánh giá lại tài sản
Chênh lệch tỷ giá hối đoái
Chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối
năm tài chính
Chênh lệch tỷ giá hối đoái trong giai đoạn
đầu tư XDCB
Quỹ đầu tư phát triển
Quỹ dự phòng tài chính
Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu
Cổ phiếu quỹ
Lợi nhuận chưa phân phối
Lợi nhuận chưa phân phối năm trước
Lợi nhuận chưa phân phối năm nay
Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản
Nguồn kinh phí sự nghiệp
Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước
Nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay
Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ
LOẠI TK 5
DOANH THU
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Doanh thu bán hàng hóa

Doanh thu bán các thành phẩm
Doanh thu cung cấp dịch vụ
Doanh thu trợ cấp, trợ giá
Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư
Doanh thu khác
Doanh thu bán hàng nội bộ
Doanh thu bán hàng hóa
Doanh thu bán các thành phẩm
Doanh thu cung cấp dịch vụ
Doanh thu hoạt động tài chính


521
531
532

611
6111
6112
621
622
623
6231
6232
6233
6234
6237
6238
627
6271

6272
6273
6274
6277
6278
631
632
635
641
6411
6412
6413
6414
6415
6417
6418
642
6421

Chiết khấu thương mại
Hàng bán bị trả lại
Giảm giá hàng bán
LOẠI TK 6
CHI PHÍ SẢN XUẤT, KINH DOANH
Mua hàng
Mua nguyên liệu, vật liệu
Mua hàng hóa
Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp
Chi phí nhân công trực tiếp
Chi phí sử dụng máy thi công

Chi phí nhân công
Chi phí vật liệu
Chi phí dụng cụ sản xuất
Chi phí khấu hao máy thi công
Chi phí dịch vụ mua ngoài
Chi phí bằng tiền khác
Chi phí sản xuất chung
Chi phí nhân viên phân xưởng
Chi phí vật liệu
Chi phí dụng cụ sản xuất
Chi phí khấu hao TSCĐ
Chi phí dịch vụ mua ngoài
Chi phí bằng tiền khác
Giá thành sản xuất
Giá vốn hàng bán
Chi phí tài chính
Chi phí bán hàng
Chi phí nhân viên
Chi phí vật liệu, bao bì
Chi phí dụng cụ, đồ dùng
Chi phí khấu hao TSCĐ
Chi phí bảo hành
Chi phí dịch vụ mua ngoài
Chi phí bằng tiền khác
Chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí nhân viên quản lý


6422
6423

6424
6425
6426
6427
6428

711

811
821
8211
8212

911

001
002
003
004
007
008

Chi phí vật liệu quản lý
Chi phí đồ dùng văn phòng
Chi phí khấu hao TSCĐ
Thuế, phí và lệ phí
Chi phí dự phòng
Chi phí dịch vụ mua ngoài
Chi phí bằng tiền khác
LOẠI TK 7

THU NHẬP KHÁC
Thu nhập khác
LOẠI TK 8
CHI PHÍ KHÁC
Chi phí khác
Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
Chi phí thuế TNDN hiện hành
Chi phí thuế TNDN hoãn lại
LOẠI TK 9
XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH
Xác định kết quả kinh doanh
LOẠI TK 0
TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG
Tài sản thuê ngoài
Vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công
Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược
Nợ khó đòi đã xử lý
Ngoại tệ các loại
Dự toán chi sự nghiệp, dự án