hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần cửa gỗ austdoor

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
VIỆN KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
------------

CHUYÊN ĐỀ
THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH
Đề tài:

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN CỬA GỖ AUSTDOOR

Sinh viên thực hiện
Lớp
Khóa
Hệ
Mã sinh viên
Giảng viên hướng dẫn

:
:
:
:
:
:

Nguyễn Thu Hà
Kế toán tổng hợp 53A
53
Chính quy
CQ531035
PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang

HÀ NỘI, 05/2015


CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP

GHVD: PGS.TS. NGUYỄN NGỌC QUANG

MỤC LỤC

SV: Nguyễn Thu Hà - CQ531035

ii


CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP

GHVD: PGS.TS. NGUYỄN NGỌC QUANG

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

STT

KÝ HIỆU

NỘI DUNG

1

NVL

Nguyên vật liệu

2

GTGT

Giá trị gia tăng

3

TK

Tài khoản

4

PNK

Phiếu nhập kho

5

PXK

Phiếu xuất kho

6

GVHB

Giá vốn hàng bán

7

VNĐ

Việt Nam đồng

8

HĐ

Hợp đồng

9

BCTC

Báo cáo tài chính

SV: Nguyễn Thu Hà - CQ531035

iii


CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP

GHVD: PGS.TS. NGUYỄN NGỌC QUANG

DANH MỤC BIỂU ĐỒ

SV: Nguyễn Thu Hà - CQ531035

iv


CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP

GHVD: PGS.TS. NGUYỄN NGỌC QUANG

DANH MỤC BẢNG

SV: Nguyễn Thu Hà - CQ531035

v


CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP

GHVD: PGS.TS. NGUYỄN NGỌC QUANG

DANH MỤC SƠ ĐỒ

SV: Nguyễn Thu Hà - CQ531035

vi


CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP

GHVD: PGS.TS. NGUYỄN NGỌC QUANG

LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, để có thể tồn tại và phát triển, sản
phẩm của các doanh nghiệp Việt Nam cần phải đáp ứng được nhu cầu và thị
hiếu người tiêu dùng. Doanh nghiệp phải biết sử dụng các yếu tố đầu vào sao
cho hợp lý với từng công đoạn sản xuất kinh doanh để đạt hiệu quả cao nhất
với chất lượng và giá cả phù hợp với người tiêu dùng.
Nhằm tăng tính cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường, doanh nghiệp
có thể hạ giá thành sản phẩm mà một trong những chi phí chiếm tỷ trọng khá
lớn trong tổng giá thành lại là chi phí NVL. Do vậy, việc tổ chức hạch toán và
quản lý NVL đầy đủ, chính xác có ý nghĩa rất quan trọng trong việc hạ giá
thành sản phẩm cũng như thực hiện tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp. Tổ chức hạch toán NVL chặt chẽ và khoa học là công cụ hữu
hiệu để quản lý tình hình nhập - xuất, dữ trữ và bảo quản NVL, qua đó tránh
tình trạng NVL bị hư hỏng, mất mát cũng như sử dụng lãng phí, góp phần hạ
giá thành sản phẩm tăng sức cạnh tranh và đem lại lợi nhuận cao cho doanh
nghiệp. Vì vậy, để sử dụng và quản lý hiệu quả NVL, đòi hỏi các doanh
nghiệp phải không ngừng nâng cao trình độ quản lý, sản xuất kinh doanh, đặc
biệt trong khâu quản lý NVL.
Nhận thấy tầm quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất
cũng như tầm quan trọng của Kế toán Nguyên vật liệu trong hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp, em xin chọn đề tài “ Hoàn thiện kế toán nguyên vật
liệu tại Công ty cổ phần cửa gỗ AUSTDOOR” làm chuyên đề thực tập tốt
nghiệp.
Chuyên này được chia thành 3 nội dung chính như sau:
Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần
cửa gỗ AUSTDOOR;

SV: Nguyễn Thu Hà - CQ531035

1


CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP

GHVD: PGS.TS. NGUYỄN NGỌC QUANG

Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần cửa gỗ
AUSTDOOR;
Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần cửa gỗ
AUSTDOOR.
Do hạn chế về thời gian cũng như hạn chế về mặt kiến thức và kinh
nghiệm thực tế nên chuyên đề của em không thể tránh khỏi những thiếu sót về
mặt nội dung và trình bày. Em rất mong nhận được sự góp ý từ phía các thầy
cô để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

SV: Nguyễn Thu Hà - CQ531035

2


CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP

GHVD: PGS.TS. NGUYỄN NGỌC QUANG

CHƯƠNG 1
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CỬA GỖ AUSTDOOR
1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty
1.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu
 Đặc điểm NVL tại Công ty
NVL của Công ty cổ phần cửa gỗ AUSTDOOR chủ yếu là các loại
thanh nẹp, thanh khuôn, chỉ nhôm, keo hạt, giấy dán, chỉ kính. Chi phí NVL
chiếm khoảng gần 70% tổng số giá thành sản phẩm, do đó chỉ cần có một sự
thay đổi nhỏ về chi phí NVL sẽ kéo theo ảnh hưởng lớn đến tổng giá thành
sản phẩm. Đặc điểm chung của NVL ngành sản xuất cửa gỗ là khó vận
chuyển, bốc dỡ nên công tác bảo quản, vận chuyển từ khâu thu mua, giao
nhận đến lưu kho, dự trữ phải hết sức cẩn thận tránh làm ảnh hưởng đến chất
lượng sản phẩm làm ra. Điển hình là các thanh khuôn cửa phải được bảo quản
trong kho bãi có độ ẩm thích hợp, tránh bị ẩm mốc, mối mọt.
 Vai trò NVL tại Công ty
NVL ngành sản xuất cửa gỗ cũng như NVL của các ngành sản xuất
khác nói chung tuy chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định nhưng
dưới tác động của lao động bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất
ban đầu, tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Do vậy, NVL là thành phần
không thể thiếu trong quá trình cấu tạo nên sản phẩm, hơn nữa, việc cung ứng
NVL kịp thời với giá cả hợp lý sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình sản
xuất và tiêu thụ sản phẩm trên thị trường.
Xét về cả mặt hiện vật lẫn mặt giá trị, NVL là một trong những yếu tố
không thể thiếu trong bất kỳ quá trình sản xuất kinh doanh nào, là một bộ
phận quan trọng của tài sản lưu động. Bởi vậy, công tác quản lý NVL chính là
việc quản lý vốn sản xuất kinh doanh và là tài sản của doanh nghiệp. Trong
công nghiệp sản xuất cửa gỗ có nhiều loại NVL tham gia vào quá trình sản

SV: Nguyễn Thu Hà - CQ531035

3

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP

GHVD: PGS.TS. NGUYỄN NGỌC QUANG

xuất kinh doanh, trong đó các loại NVL có đặc điểm khác nhau nên yêu cầu
về chất lượng cũng như bảo quản khác nhau đòi hỏi doanh nghiệp phải thiết
kế, lập kế hoạch bảo quản phù hợp.
1.1.2. Phân loại nguyên vật liệu
NVL được sử dụng tại Công ty rất đa dạng, nhiều chủng loại, màu sắc
và chất lượng khác nhau. Mặt khác, NVL lại thường xuyên biến động nên để
tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán NVL, Công ty phải phân loại NVL theo
chủng loại, đặc điểm của từng loại để dễ dàng quản lý.
Dựa trên yêu cầu quản lý cũng như công dụng của từng loại NVL, hiện
nay, NVL tại Công ty cổ phần cửa gỗ AUSTDOOR đang được phân loại như
sau:
- Nguyên vật liệu chính: Thanh nẹp khuôn cửa, thanh nẹp khuôn cong,
thanh nẹp khuôn phẳng
- Nguyên vật liệu phụ: Keo sữa dán cánh cửa, chỉ kính, giấy dán cạnh
màu, keo hạt dùng dán cạnh, chỉ nhôm
- Nhiên liệu: dầu nhớt vận hành máy móc thiết bị như xăng, dầu
Diezen,…
- Phế liệu thu hồi.
Như vậy, việc phân loại NVL tại Công ty cổ phần cửa gỗ AUSTDOOR
là phù hợp với đặc điểm, vai trò của từng loại NVL trong quá trình sản xuất
kinh doanh tại Công ty. Dựa trên cơ sở phân loại này, Công ty đã theo dõi
được tình hình biến động của từng loại NVL khác nhau. Tuy nhiên, hiện nay,
Công ty vẫn chưa lập sổ danh điểm NVL với quy định mã của từng loại vật
tư.

1.2. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty
1.2.1. Tình hình cung ứng nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần cửa gỗ AUSTDOOR được hình
thành từ hai nguồn chính:
- NVL mua ngoài:
Dựa vào các đơn đặt hàng, Công ty chủ động tìm mua NVL theo yêu

SV: Nguyễn Thu Hà - CQ531035

4


CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP

GHVD: PGS.TS. NGUYỄN NGỌC QUANG

cầu cảu khách hàng như đã thỏa thuận trong hợp đồng. Số NVL này được bảo
quản cẩn thận tại kho của Công ty.
- NVL tiết kiệm trong sản xuất:
Số NVL này là số NVL tiết kiệm được do có sự chênh lệch giữa định
mức với lượng vật liệu thực tế tiêu hao trong quá trình sản xuất. Ngoài ra, các
phế liệu tại các phân xưởng cũng được thu hồi lại để tận dụng trong sản xuất
hoặc thanh lý ra ngoài.
Tình hình cung ứng vật liệu về mặt số lượng
Đảm bảo số lượng là yêu cầu cơ bản đầu tiên đối với việc cung cấp
NVL cho sản xuất. Việc cung cấp với số lượng dư thừa quá lớn sẽ gây ra việc
ứ đọng vốn, tăng chi phí quản lý kho, nhưng nếu cung cấp NVL bị thiếu sẽ
làm gián đoạn quá trình sản xuất sản phẩm.
Do đặc điểm của quá trình sản xuất, NVL được cung cấp chủ yếu từ
các nguồn mua ngoài là chủ yếu. Số lượng và đơn giá vật tư được quy định

trong dự toán và giá được Hội đồng giá của Công ty thẩm định. Đối với các
vật tư ký hợp đồng và trực tiếp mua, khi có xác nhận của bên giao và bên
nhận, nếu phát hiện dư thừa, thiếu hoặc không đúng quy cách, người có trách
nhiệm thống kê phân xưởng báo cáo cho phòng xuất nhập khẩu và bên giao
hàng để lập biên bản xử lý.

SV: Nguyễn Thu Hà - CQ531035

5


CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP

GHVD: PGS.TS. NGUYỄN NGỌC QUANG

Tình hình cung ứng nguyên vật liệu về mặt chất lượng
Một yếu tố quan trọng phải kể đến ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm
của Công ty đó chính là chất lượng của NVL. Việc quản lý tốt chất lượng vật
tư giúp Công ty không những mua đúng loại vật tư theo yêu cầu kỹ thuật mà
còn giúp sản phẩm của Công ty giữ vững thương hiệu trên thị trường. Hiện
nay, Công ty cổ phẩn cửa gỗ AUSTDOOR đã tổ chức ban kiểm nghiệm vật
liệu mua về nên chất lượng vật liệu nhập vào hầu hết đảm bảo chất lượng yêu
cầu đúng như theo hợp đồng thỏa thuận.
Từ việc phân tích tình hình cung ứng, dự trữ vật tư, chủ doanh nghiệp
sẽ xác định được hiệu quả sản xuất kinh doanh do đảm bảo được các yếu tố
đầu vào của sản xuất. Đồng thời, qua việc phân tích này còn có thể phát hiện
mất cân đối trong cung cấp vật tư và ảnh hưởng của nó đến hoạt động sản
xuất -kinh doanh của doanh nghiệp.
1.2.2. Phương thức bảo quản lưu trữ nguyên vật liệu
Việc lưu trữ, bảo quản NVL là nhu cầu tất yếu và có vai trò rất cần thiết

đối với mỗi doanh nghiệp nhằm đáp ứng đầy đủ, kịp thời mà vẫn đảm bảo về
mặt chất lượng của NVL cho sản xuất. Nhận thức được vai trò của hệ thống
kho NVL, công ty đã tiến hành lựa chọn phương thức bảo quản NVL dựa vào
đặc điểm và yêu cầu bảo quản của từng loại NVL. Hiện nay, hệ thống kho
NVL của Công ty cổ phần cửa gỗ AUSTDOOR gồm hai kho chính:
- Kho NVL chính bao gồm thanh nẹp khuôn cửa, thanh nẹp khuôn
cong, thanh nẹp khuôn phẳng
- Kho NVL phụ bao gồm keo sữa dán cánh cửa, chỉ kính, giấy dán
cạnh màu, keo hạt dùng dán cạnh, chỉ nhôm.
Ngoài ra, các kho đều được xây cao ráo, thoáng khí có thuốc chống ẩm
mốc để giữ đúng độ ẩm cho các NVL thanh nẹp không bị hư hỏng. NVL được
sắp xếp ngăn nắp theo thứ tự và cách nền 15-20 cm nhằm tránh ẩm, mốc. Thủ
kho thường xuyên theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn trong kho và chất
lượng hàng hoá nhằm đảm bảo an toàn tuyệt đối, chống mất mát, hư hỏng

SV: Nguyễn Thu Hà - CQ531035

6


CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP

GHVD: PGS.TS. NGUYỄN NGỌC QUANG

NVL.
1.2.3. Sử dụng nguyên vật liệu
Tại công ty, NVL được sử dụng để tham gia vào quá trình sản xuất để
tạo ra sản phẩm kinh doanh. Tại các phân xưởng sản xuất, khi có nhu cầu về
NVL phục vụ sản xuất, các phân xưởng lập giấy đề nghị xuất NVL. Giấy đề
nghị xuất NVL này được chuyển đến các bộ phận liên quan xin ký duyệt. Sau

khi được ký duyệt, các phân xưởng sản xuất sẽ tiến hành nhận NVL từ kho về
phân xưởng để tiến hành sản xuất.
1.3. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu tại Công ty
1.3.1. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu nhập kho
NVL đầu vào cung cấp của Công ty chủ yếu là mua ngoài từ các nhà
cung cấp tin cậy, lâu năm vì vậy giá thực tế NVL nhập kho được xác định
theo công thức như sau:
Giá thực tế
nhập kho

Giá mua
= ghi trên hóa +
đơn

Chi phí
thu mua

+

Các khoản thuế

CKTM và

không được -

các khoản

khấu trừ

giảm giá

Trong đó:
- Chi phí thu mua bao gồm: Chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ lưu
kho,…
- Các khoản thuế không được khấu trừ: Thuế nhập khẩu của các NVL
nhập khẩu từ nước ngoài;
- CKTM và các khoản giảm giá như hàng mua trả lại cho nhà cung
cấp, giảm giá hàng mua.

SV: Nguyễn Thu Hà - CQ531035

7


CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP

GHVD: PGS.TS. NGUYỄN NGỌC QUANG

Ví dụ: Ngày 12 tháng 2 năm 2015 chị Phan Thúy Hồng của Công ty cổ
phần cửa gỗ AUSTDOOR mua 178 thanh nẹp khuôn cong 5570 của Công ty
cổ phần gỗ nhựa Châu Âu địa chỉ số 27 Hàng Ngang, P.Hàng Đào, Q.Hoàn
Kiếm, TP Hà Nội theo hóa đơn GTGT số 0177128. Đơn giá chưa thuế GTGT
101.800 đồng/thanh. Thuế suất thuế GTGT là 10%. Công ty chưa thanh toán
cho nhà cung cấp, lô hàng được nhập kho đủ số lượng theo PNK số 253 theo
đủ số lượng yêu cầu. Tiền vận chuyển 1.200.000 đồng (chưa bao gồm thuế
GTGT, thuế suất 10%) thanh toán bằng tiền mặt.
Khi đó, giá thực tế nhập kho thanh nẹp khuôn cong 5570 = 178 x
101.800 + 1.200.000 = 19.320.400 (đồng).
1.3.2. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho
Công ty đang sử dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ để xác định

giá NVL xuất kho. Công thức xác định giá NVL xuất kho như sau:
Giá thực tế NVL
xuất dùng
Trong đó:

Số lượng NVL

=

xuất dùng

x

Giá đơn vị bình
quân

Giá đơn vị bình quân được xác định theo công thức sau:
Giá đơn vị bình
quân cả kỳ dự trữ

=

Giá thực tế NVL tồn kho + nhập kho trong kỳ
Số lượng thực tế NVL tồn kho + nhập trong kỳ

SV: Nguyễn Thu Hà - CQ531035

8

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP

GHVD: PGS.TS. NGUYỄN NGỌC QUANG

Ví dụ: Tình hình tồn kho và nhập NVL trong tháng 2 năm 2015 của
Công ty cổ phần cửa gỗ AUSTDOOR được thống kê dưới bảng sau:
Bảng 1.1 - Bảng thống kê tình hình tồn kho và nhập kho NVL tháng 2/2015

STT
1
2

3

Tên vật liệu
Keo sữa dán
cánh cửa
Giấy dán
cạnh màu
Thanh nẹp
khuôn phẳng

Số lượng

ĐVT

Tồn

Nhập

Thùng

58

M

Thanh

Đơn giá
Tồn

Nhập

659

113.200

129.600

34

235

38.100

40.000

54

210

46.300

45.200

2100.25
Doanh nghiệp áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ sự trữ để tính giá NVL.
xuất kho nên giá xuất kho của NVL trong tháng 2 như sau:
Keo sữa dán cánh

58 x 113.200 + 659 x 129.600
58 + 659
128.273 (đồng/thùng)

=

cửa

=
Giấy dán cạnh màu

=
=

Thanh nẹp khuôn
phẳng 2100.25

=
=

34 x 38.100 + 235 x 40.000
34 + 235
39.760 (đồng/m)
54x 46.300 + 210 x 45.200
54 + 210
45.425 (đồng/thanh)

SV: Nguyễn Thu Hà - CQ531035

9


CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP

1.4.

GHVD: PGS.TS. NGUYỄN NGỌC QUANG

Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty
Việc quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng NVL là điều kiện cần

thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Do
vậy, các doanh nghiệp phải giám sát chặt chẽ các quá trình này sao cho hiệu
quả. Để công tác quản lý NVL đạt hiệu quả, doanh nghiệp cần đảm bảo các
yêu cầu sau:
• Trong khâu thu mua: Lập kế hoạch và tìm hiểu rõ nguồn mua NVL.
Đảm bảo đáp ứng yêu cầu của sản xuất về khối lượng, chất lượng, quy cách,
chủng loại. Bên cạnh đó, giá NVL và chi phí thu mua phải được xem xét một
cách kỹ lưỡng nhằm đảm bảo tổng giá thành sản phẩm ở mức thấp nhất có thể.
• Trong khâu bảo quản: Tiến hành xây dựng và tổ chức tốt kho, bến

bãi, trang bị đầy đủ các phương tiện, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với
từng loại NVL nhằm tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt vật liệu.
• Trong khâu sử dụng: Cần thực hiện sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ
sở các định mức NVL, dự toán chi phí nhằm hạ thấp chi phí vật liệu trong
tổng giá thành sản phẩm.
• Trong khâu dự trữ: Công ty phải xác định được định mức dự trữ tối
đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu nhằm đảm bảo quá trình sản xuất kinh
doanh không ngưng trệ, gián đoạn do việc cung ứng NVL hoặc gây ra tình
trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều.
Tuy nhiên, hiện nay, Công ty quản lý NVL thông qua tên của vật liệu
ghi trong sổ mà vẫn chưa thực hiện lập sổ danh điểm vật liệu.

SV: Nguyễn Thu Hà - CQ531035

10


CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP

GHVD: PGS.TS. NGUYỄN NGỌC QUANG

1.4.1. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu nhập kho
 Quy trình quản lý nguyên vật liệu nhập kho
Người
giao
hàng

Ban
kiểm
nghiệm

Nghiệp
vụ
nhập
kho
NVL

NV
cung
ứng
hoặc
KT

Trưởng
phòng
vật tư

Thủ
kho

Kế
toán
vật tư

Nhập
kho,
bảo
quản,
lưu trữ

Đề
nghị
nhập
kho

Lập
biên
bản
kiểm
nghiệm

Lập
phiếu
nhập
kho

Ký
phiếu
nhập
kho

Kiểm
nhận
hàng

Ghi
sổ

Sơ đồ 1.1 - Quy trình quản lý nguyên vật liệu nhập kho
Nguồn: Phòng Kế toán

 Chức năng của từng bộ phận
- Ban kiểm nghiệm: Khi NVL được người giao hàng chuyển đến kho,
Ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm tra lô NVL mang đến có đúng theo yêu cầu
trên Hợp đồng về số lượng, chủng loại cũng như quy cách sản phẩm hay
không, sau đó tiến hành lập Biên bản kiểm nghiệm.
- Cán bộ cung ứng hoặc kế toán: Lô NVL sau khi được kiểm tra từ
Ban kiểm nghiệm và được phép cho nhập kho công ty, thì cán bộ cung ứng
hoặc kế toán lập phiếu nhập kho và chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt.
- Kế toán trưởng: Khi nhận được Phiếu nhập kho do kế toán hoặc cán
bộ cung ứng chuyển thì xem xét thông tin trên Phiếu nhập kho như số lượng
hàng nhập, mã NVL rồi ký xác nhận.
- Thủ kho: Tiếp nhận phiếu nhập kho đã ký, tiến hành kiểm lại hàng,
cho nhập vào kho, và chịu trách nhiệm theo dõi NVL có trong kho của Công

SV: Nguyễn Thu Hà - CQ531035

11


CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP

GHVD: PGS.TS. NGUYỄN NGỌC QUANG

ty.
- Kế toán vật tư: Ghi nhận các nghiệp vụ kế toán phát sinh liên quan
đến vật tư vào sổ sách kế toán liên quan.
1.4.2. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu xuất kho
 Quy trình quản lý nguyên vật liệu xuất kho

Bộ
phận
có nhu
cầu

KT
trưởng

Bộ
phận
cung
ứng

Thủ
kho

Kế
toán
vật tư

Xuất
kho
NVL

Nghiệp
vụ xuất
kho
NVL

Lập

chứng
từ xin
xuất

Duyệt
xuất

Lập
PXK

Xuất
kho

Ghi
sổ

Sơ đồ 1.2 - Quy trình quản lý nguyên vật liệu xuất kho
Nguồn: Phòng Kế toán

SV: Nguyễn Thu Hà - CQ531035

12


CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP

GHVD: PGS.TS. NGUYỄN NGỌC QUANG

 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
- Kế toán trưởng: Duyệt phiếu xin xuất vật tư do bộ phận có nhu cầu

sử dụng vật tư lập gửi lên dựa trên thực tế nhu cầu cần thiết của bộ phận đó,
tránh lãng phí NVL.
- Bộ phận cung ứng: Sau khi được phê duyệt chứng từ xin xuất vật tư
thì bộ phận cung ứng lập PXK vật tư theo đúng số lượng, chủng loại đã được
kế toán trưởng phê duyệt.
- Thủ kho: xuất kho NVL theo PXK đã được phê duyệt, kiểm đến đúng
số lượng NVL cần xuất.
- Kế toán vật tư: ghi sổ các nghiệp vụ kế toán phát sinh liên quan đến
vật tư vào sổ tương ứng.

SV: Nguyễn Thu Hà - CQ531035

13


CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP

GHVD: PGS.TS. NGUYỄN NGỌC QUANG

CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN CỬA GỖ AUSTDOOR
2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty
Một trong những yêu cầu của công tác quản lý NVL là phải phản ánh,
theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn của từng loại vật liệu về cả số
lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị thông qua việc tổ chức công tác kế
toán chi tiết NVL.
Nhằm tổ chức thực hiện tốt kế toán chi tiết NVL, thì trước hết phải sử
dụng phương pháp chứng từ kế toán để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ liên
quan đến tình hình biến động NVL.

2.1.1. Hệ thống chứng từ sử dụng
Chứng từ được sử dụng trong kế toán chi tiết NVL tại Công ty cổ phần cửa
gỗ AUSTDOOR bao gồm:
-

Phiếu nhập kho;
Phiếu xuất kho;
Biên bản kiểm nghiệm;
Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, hàng hóa;
Bảng kê mua hàng;
Hóa đơn GTGT.

 Thủ tục chứng từ nhập kho NVL
Thủ tục nhập kho NVL tại Công ty cổ phần cửa gỗ AUSTDOOR diễn
ra theo trình tự các bước sau:
Bước 1 - Đề nghị giao hàng
Người giao hàng hoặc cán bộ trực tiếp thu mua đề nghị giao hàng nhập kho
bằng cách lập phiếu yêu cầu nhập vật tư.
Bước 2 - Kiểm tra NVL
Khi hàng về tới kho, thủ kho có trách nhiệm thông báo cho Phòng kỹ thuật

SV: Nguyễn Thu Hà - CQ531035

14


CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP

GHVD: PGS.TS. NGUYỄN NGỌC QUANG

- công nghệ, người phụ trách bộ phận kho vận xuống cùng kiểm tra chất lượng
hàng hóa. Công tác kiểm tra được tiến hành căn cứ trên các chỉ tiêu số lượng, chất
lượng, quy cách, mẫu mã và chủng loại NVL thu mua.
Sau khi bước kiểm nghiệm hoàn thành, ban kiểm nhận gồm thủ kho, bộ
phận kiểm soát chất lượng, bộ phận kho và người đề nghị giao hàng tiến hành lập
biên bản kiểm nghiệm vật tư.
Trong trường hợp phát hiện toàn bộ NVL hoặc một phần NVL không đạt
tiêu chuẩn hoặc không đúng theo thỏa thuận đã nêu trong hợp đồng, ban kiểm
nhận cần thông báo ngay cho Phòng vật tư để báo lại với nhà cung cấp để tiến
hành giao lại hàng hoặc phạt vi phạm hợp đồng theo quy định.
Bước 3 - Lập phiếu nhập kho và ký duyệt
Nhân viên kho vận tiến hành lập phiếu nhập kho thành 3 liên theo hóa đơn
mua hàng, phiếu giao nhận vật tư và biên bản kiểm nghiệm.
Bước 4 - Ký phiếu nhập kho
Người lập phiếu, người giao hàng, phụ trách bộ phận cung ứng và bộ phận
kiểm soát chất lượng ký duyệt vào các liên của phiếu nhập kho.
Bước 5 - Nhập kho NVL
Phiếu nhập kho đã được ký duyệt được chuyển cho thủ kho. Thủ kho tiến
hành việc kiểm nhận, nhập hàng và sắp xếp hàng hóa theo bảng hướng dẫn lưu
kho. Đồng thời, thủ kho cần tiến hành lưu hồ sơ hàng nhập, sau đó ghi đầy đủ nội
dung vào thẻ kho và ký phiếu nhập kho. Liên 1 phiếu nhập kho được lưu tại kho,
liên 2 giao cho người giao hàng, liên 3 được đính kèm hóa đơn mua hàng và
chuyển sang phòng kế toán.
Bước 6 - Giám đốc hoặc kế toán trưởng ký phiếu nhập kho

SV: Nguyễn Thu Hà - CQ531035

15

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP

GHVD: PGS.TS. NGUYỄN NGỌC QUANG

Bước 7 - Ghi sổ kế toán
Kế toán vật tư nhận liên 3 của Phiếu nhập kho cùng hóa đơn mua hàng rồi
tiến hành ghi sổ những nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Bước 8 - Lưu trữ chứng từ
Kế toán sau khi ghi sổ có trách nhiệm bảo quản và lưu giữ hóa đơn mua
hàng và phiếu nhập kho. Hóa đơn mua hàng sẽ được sắp xếp theo thứ tự ngày
tháng, cứ 5 ngày liên tiếp được kẹp vào một tập. Việc quản lý chặt chẽ NVL nhập
kho đóng vai trò quan trọng vì đây là thời điểm quyền sở hữu về tài sản được
chuyển giao. Quản lý tốt NVL nhập kho còn giúp Công ty đảm bảo được tình
hình cung cấp NVL, đánh giá được tiến độ cung cấp của nhà cung cấp và của bộ
phận chịu trách nhiệm thu mua. Cùng với đó việc tăng cường kiểm soát trong
khâu kiểm nhận hàng giúp doanh nghiệp hạn chế được tối đa những rủi ro gặp
phải như (hàng kém chất lượng, không đúng mẫu mã, quy cách,…)
Ví dụ: Ngày 15/3/2015, Công ty cổ phần cửa gỗ AUSTDOOR mua của
Công ty cổ phần gỗ nhựa Châu Âu 1.124 thanh khuôn cửa 4810 và 863 thanh
nẹp khuôn cong 5970. Đơn giá chưa có thuế GTGT 10% lần lượt là: 119.400
đ/thanh và 111.300 đ/thanh, Công ty chưa thanh toán tiền cho người bán.
Theo như hợp đồng đã ký kết, chi phí vận chuyển sẽ do Công ty cổ phần gỗ
nhựa Châu Âu chi trả. Do vậy, giá trị của số thanh khuôn cửa này chỉ bao
gồm giá ghi trên hóa đơn.
Khi thanh khuôn về tới nhà máy, nhân viên thu mua tiến hành thông
báo với các bộ phận có liên quan như: Phòng quản lý chất lượng, cán bộ kho
vận, thủ kho chuẩn bị nhập hàng và lệnh nhập hàng được lập.
Số thanh cửa này cần được thông qua sự kiểm nhận của ban kiểm
nghiệm để tiến hành kiểm tra khối lượng, chất lượng và quy cách của các
thanh cửa căn cứ theo hợp đồng kinh tế mà hai bên đã ký kết. Kết thúc quá

trình kiểm nghiệm, ban kiểm nghiệm tiến hành lập Biên bản kiểm nghiệm và
ký xác nhận. Sau khi kiểm nghiệm, kết quả kiểm nghiệm cho thấy số thanh
cửa này đã đạt tiêu chuẩn, điều kiện cho nhập kho NVL thì mới tiến hành
SV: Nguyễn Thu Hà - CQ531035

16


CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP

GHVD: PGS.TS. NGUYỄN NGỌC QUANG

nhập kho.
Phiếu nhập kho được cán bộ cung ứng lập trên cơ sở kết quả của biên
bản kiểm nghiệm vật tư, hóa đơn mua hàng và hợp đồng mua hàng đã ký kết.
Phiếu nhập kho tại Công ty cổ phần cửa gỗ AUSTDOOR được lập làm 3 liên:
Liên 1 - Lưu tại kho
Liên 2 - Giao cho người giao hàng
Liên 3 - Lưu chuyển để ghi thẻ kho và vào sổ kế toán
Thủ kho căn cứ vào sơ đồ lưu kho, tiến hành sắp xếp thanh cửa theo
khu vực phù hợp.
 Các nghiệp vụ phát sinh về NVL sẽ được phản ánh lên các chứng từ và
quá trình chứng từ luân chuyển như sau:

SV: Nguyễn Thu Hà - CQ531035

17


CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP

GHVD: PGS.TS. NGUYỄN NGỌC QUANG

Chứng từ số 2.1 - Phiếu yêu cầu nhập vật tư

Công ty cổ phần cửa gỗ AUSTDOOR
Địa chỉ: Số 35A, đường số 1 Trần Thái Tông, Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội
Tel: (04) 44550088
Fax: (04) 44550081
Hà Nội, ngày 21 thàng 2 năm 2015
PHIẾU YÊU CẦU NHẬP VẬT TƯ
Người yêu cầu: Trần Đức Nam
Bộ phận: Phòng Kế hoạch vật tư
Căn cứ vào nhu cầu sản xuất tháng 2 năm 2015, đề nghị Giám đốc cho mua
một số loại vật tư như sau:
STT

Tên vật tư

ĐVT

Số lượng

1

Thanh khuôn cửa 4810

Thanh

1.124

2

Thanh nẹp khuôn cong 5970

Thanh

863

Giám đốc

Ghi chú

Người đề nghị
Trần Đức Nam

SV: Nguyễn Thu Hà - CQ531035

18


CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP

GHVD: PGS.TS. NGUYỄN NGỌC QUANG

Chứng từ số 2.2 - Hóa đơn GTGT số 0013652

Mẫu số: 01GTKT3/001
HÓA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Liên 2: Giao người mua
Ngày 15 tháng 3 năm 2015

Ký hiệu: SH/15P
Số: 0013652

Công ty cổ phần gỗ nhựa Châu Âu
Địa chỉ: số 27 Hàng Ngang, P.Hàng Đào, Q.Hoàn Kiếm, TP Hà Nội
Điện thoại: 04 6027 9728
Mã số thuế: 0105873065
Số tài khoản: 020040124728 tại Ngân hàng Sacombank, chi nhánh 8-3, Hà Nội
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Bình
Tên đơn vị: Công ty cổ phần cửa gỗ AUSTDOOR
Địa chỉ: Số 35A, đường số 1 Trần Thái Tông, Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội
Số tài khoản: 0301000329968 tại Ngân hàng Vietcombank, chi nhánh Hoàn Kiếm, Hà Nội
Mã số thuế: 0106605580
STT

Tên hàng hóa, dịch vụ

ĐVT

Số
lượng

Đơn giá

Thành tiền

1

Thanh khuôn cửa 4810

Thanh

1.124

119.400

134.205.600

2

Thanh nẹp khuôn cong 5970

Thanh

863

111.300

96.051.900

Tổng cộng tiền hàng:
230.257.500
Thuế GTGT:
23.025.750
Tổng cộng tiền thanh toán:
253.283.250
Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm năm mươi ba triệu hai trăm tám mươi ba nghìn hai trăm năm mươi

đồng chẵn.
Người mua hàng
(Ký, ghi rõ họ tên)

Người bán hàng
(Ký, ghi rõ họ tên)

SV: Nguyễn Thu Hà - CQ531035

Thủ trưởng đơn vị
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

19