HOÀN THIỆN tổ CHỨC CÔNG tác kế TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN tập đoàn TOÀN PHÁT

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
===o0o===

BỘ TÀI CHÍNH

PHẠM THỊ NHUNG

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TOÀN PHÁT

Chuyên nghành: Kế toán
Mã số: 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ

Người hướng dẫn khoa học:
PGS.TS Nguyễn Phú Giang

Hà Nội – 2016


MỤC LỤC
1 CHƯƠNG I..................................................................................................................................12
2 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG
DOANH NGHIỆP...........................................................................................................................12
1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN.................................................12
1.1.1. Khái quát về tổ chức công tác kế toán...........................................................................12
1.1.2. Vai trò của kế toán và tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp.............................14
1.1.3. Nhiệm vụ và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán........................................................16
1.2. CÁC NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP.........17

1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán.................................................................................................17
1.2.2. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán..............................................................................21
1.2.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu...................................................21
1.2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán........................................................24
1.2.2.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán..................................................................................28
1.2.2.4. Tổ chức lập và phân tích báo cáo kế toán...............................................................35
1.2.2.5. Tổ chức kiểm tra kế toán........................................................................................38
1.2.2.6. Tổ chức ứng dụng tin học trong công tác kế toán..................................................39
CHƯƠNG II...................................................................................................................................43
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN
TOÀN PHÁT..................................................................................................................................43
2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TOÀN PHÁT......................................44
2.1.1. Giới thiệu chung về công ty cổ phần tập đoàn Toàn Phát.............................................44
2.1.2. Đặc điểm về tổ chức kinh doanh của Công ty Cổ phần Tập đoàn Toàn Phát..................45
2.2. THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TOÀN
PHÁT.............................................................................................................................................46
2.2.1. Thực trạng về tổ chức hệ thống bộ máy kế toán............................................................47


Dựa trên cơ sở chế độ ghi chép ban đầu của Nhà nước và đặc điểm riêng của đơn vị, công ty
áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung và thực hiện hạch toán hàng tồn kho theo phương
pháp kê khai thường xuyên.....................................................................................................49
2.2.2. Thực trạng về tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu....................................49
2.2.3. Thực trạng tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán..............................................53
2.2.4. Thực trạng về tổ chức hệ thống sổ kế toán....................................................................57
2.2.5. Thực trạng về tổ chức lập và phân tích báo cáo kế toán................................................63
2.2.6. Thực trạng về tổ chức kiểm tra kế toán.........................................................................66
2.2.7. Thực trạng về tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán...............68
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN
TOÀN PHÁT TRONG THỜI GIAN QUA...........................................................................................69

2.3.1. Ưu điểm........................................................................................................................69
2.3.2.Tồn tại............................................................................................................................71
2.3.3. Nguyên nhân.................................................................................................................74
2.3.3.1. Nguyên nhân khách quan.......................................................................................74
2.3.3.2. Nguyên nhân chủ quan..........................................................................................75
CHƯƠNG III:................................................................................................................................77
HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN
TOÀN PHÁT..................................................................................................................................77
3.1. SỰ CẦN THIẾT, YÊU CẦU, NGUYÊN TẮC HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TOÀN PHÁT..................................................................................77
3.1.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Tập đoàn
Toàn Phát.................................................................................................................................77
3.1.2. Yêu cầu hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Toàn Phát.
.................................................................................................................................................78
3.1.3. Nguyên tắc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Toàn
Phát.........................................................................................................................................79
3.2. NỘI DUNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN
TOÀN PHÁT..................................................................................................................................80

3


3.2.1. Hoàn thiện về tổ chức hệ thống bộ máy kế toán..........................................................80
Hiện nay công ty chưa có bộ máy kế toán quản trị để đáp ứng nhu cầu phân tích tình hình
doanh thu, chi phí, hiệu quả sản xuất kinh doanh của từng đơn vị. Công ty cần xây dựng bộ
máy kế toán quản trị phù hợp. Công tác định hướng và xác định mục tiêu ngắn hạn, mục tiêu
dài hạn mà báo cáo quản trị đem lại sẽ giúp cho kế toán viên đánh giá được xu hướng phát
triển của doanh nghiệp từ đó đưa ra những tư vấn hợp lý cho ban giám đốc để có quyết định
đúng đắn, kịp thời...................................................................................................................81
3.2.2. Hoàn thiện về tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu...................................81

3.2.3. Hoàn thiện về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán........................................84
3.2.4. Hoàn thiện về tổ chức hệ thống sổ kế toán..................................................................85
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN TẠM ỨNG..............................................................................................86
3.2.5. Hoàn thiện về tổ chức lập và phân tích báo cáo kế toán...............................................87
3.2.6. Hoàn thiện về tổ chức kiểm tra kế toán........................................................................91
3.2.7. Hoàn thiện về tổ chức ứng dụng tin học trong công tác kế toán...................................93
3.3. ĐIỀU KIỆN ĐỂ THỰC HIỆN VIỆC HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN TẬP ĐOÀN TOÀN PHÁT......................................................................................................94
3.3.1. Về phía cơ quan quản lý Nhà nước...............................................................................94
3.3.2. Về phía Công ty Cổ phần Tập đoàn Toàn Phát...............................................................95

4


DANH MỤC BẢNG BIỂU

1 CHƯƠNG I..................................................................................................................................12
2 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG
DOANH NGHIỆP...........................................................................................................................12
1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN.................................................12
1.1.1. Khái quát về tổ chức công tác kế toán...........................................................................12
1.1.2. Vai trò của kế toán và tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp.............................14
1.1.3. Nhiệm vụ và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán........................................................16
1.2. CÁC NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP.........17
1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán.................................................................................................17
1.2.2. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán..............................................................................21
1.2.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu...................................................21
1.2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán........................................................24
1.2.2.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán..................................................................................28
1.2.2.4. Tổ chức lập và phân tích báo cáo kế toán...............................................................35

1.2.2.5. Tổ chức kiểm tra kế toán........................................................................................38
1.2.2.6. Tổ chức ứng dụng tin học trong công tác kế toán..................................................39
CHƯƠNG II...................................................................................................................................43
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN
TOÀN PHÁT..................................................................................................................................43
2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TOÀN PHÁT......................................44
2.1.1. Giới thiệu chung về công ty cổ phần tập đoàn Toàn Phát.............................................44
2.1.2. Đặc điểm về tổ chức kinh doanh của Công ty Cổ phần Tập đoàn Toàn Phát..................45
2.2. THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TOÀN
PHÁT.............................................................................................................................................46
2.2.1. Thực trạng về tổ chức hệ thống bộ máy kế toán............................................................47


Dựa trên cơ sở chế độ ghi chép ban đầu của Nhà nước và đặc điểm riêng của đơn vị, công ty
áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung và thực hiện hạch toán hàng tồn kho theo phương
pháp kê khai thường xuyên.....................................................................................................49
2.2.2. Thực trạng về tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu....................................49
2.2.3. Thực trạng tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán..............................................53
2.2.4. Thực trạng về tổ chức hệ thống sổ kế toán....................................................................57
2.2.5. Thực trạng về tổ chức lập và phân tích báo cáo kế toán................................................63
2.2.6. Thực trạng về tổ chức kiểm tra kế toán.........................................................................66
2.2.7. Thực trạng về tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán...............68
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN
TOÀN PHÁT TRONG THỜI GIAN QUA...........................................................................................69
2.3.1. Ưu điểm........................................................................................................................69
2.3.2.Tồn tại............................................................................................................................71
2.3.3. Nguyên nhân.................................................................................................................74
2.3.3.1. Nguyên nhân khách quan.......................................................................................74
2.3.3.2. Nguyên nhân chủ quan..........................................................................................75
CHƯƠNG III:................................................................................................................................77

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN
TOÀN PHÁT..................................................................................................................................77
3.1. SỰ CẦN THIẾT, YÊU CẦU, NGUYÊN TẮC HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TOÀN PHÁT..................................................................................77
3.1.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Tập đoàn
Toàn Phát.................................................................................................................................77
3.1.2. Yêu cầu hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Toàn Phát.
.................................................................................................................................................78
3.1.3. Nguyên tắc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Toàn
Phát.........................................................................................................................................79
3.2. NỘI DUNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN
TOÀN PHÁT..................................................................................................................................80

6


3.2.1. Hoàn thiện về tổ chức hệ thống bộ máy kế toán..........................................................80
Hiện nay công ty chưa có bộ máy kế toán quản trị để đáp ứng nhu cầu phân tích tình hình
doanh thu, chi phí, hiệu quả sản xuất kinh doanh của từng đơn vị. Công ty cần xây dựng bộ
máy kế toán quản trị phù hợp. Công tác định hướng và xác định mục tiêu ngắn hạn, mục tiêu
dài hạn mà báo cáo quản trị đem lại sẽ giúp cho kế toán viên đánh giá được xu hướng phát
triển của doanh nghiệp từ đó đưa ra những tư vấn hợp lý cho ban giám đốc để có quyết định
đúng đắn, kịp thời...................................................................................................................81
3.2.2. Hoàn thiện về tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu...................................81
3.2.3. Hoàn thiện về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán........................................84
3.2.4. Hoàn thiện về tổ chức hệ thống sổ kế toán..................................................................85
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN TẠM ỨNG..............................................................................................86
3.2.5. Hoàn thiện về tổ chức lập và phân tích báo cáo kế toán...............................................87
3.2.6. Hoàn thiện về tổ chức kiểm tra kế toán........................................................................91
3.2.7. Hoàn thiện về tổ chức ứng dụng tin học trong công tác kế toán...................................93

3.3. ĐIỀU KIỆN ĐỂ THỰC HIỆN VIỆC HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN TẬP ĐOÀN TOÀN PHÁT......................................................................................................94
3.3.1. Về phía cơ quan quản lý Nhà nước...............................................................................94
3.3.2. Về phía Công ty Cổ phần Tập đoàn Toàn Phát...............................................................95

7


LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu.
Ngành xây dựng là ngành quan trọng của nước ta. Cùng với sự phát triển
của nền kinh tế đất nước, xây dựng nước ta trong những năm qua cũng phát
triển vượt bậc. Chính vì vậy, những công ty, doanh nghiệp cung cấp những
dịch vụ về xây dựng cũng cần được Nhà nước và xã hội đặc biệt quan tâm và
hỗ trợ. Công ty Cổ phần tập đoàn Toàn Phát là một đơn vị chuyên về các dịch
vụ xây lắp (xây dựng nhà các loại, xây dựng các công trình xây dựng, đường
bộ, công trình công ích, hoàn thiện công trình xây dựng, lắp đặt các hệ thống
điện nước,……..). Trong những năm vừa qua công ty đã phát triển rất tốt,
nhận được nhiều công trình không chỉ tại huyện Phú Xuyên – thành phố Hà
Nội mà còn trên nhiều địa bàn, tỉnh thành khác, góp phần xây dựng hình ảnh
thương hiệu của công ty. Để có những thành tựu đó là sự chung tay góp sức
của Ban lãnh đạo công ty cũng như toàn thể cán bộ công nhân viên. Bộ phận
kế toán là một trong những bộ phận quan trọng, là một bộ phận cấu thành của
hệ thống các công cụ quản lý kinh tế đất nước và chính bản than doanh
nghiệp trong tình hình mới. chính vì vậy, công tác kế toán phải được tổ chức
một cách khoa học, hợp lý nhằm cung cấp thông tin một cách kịp thời, đầy đủ
và trung thực.
Tuy nhiên, bên cạnh những thành quả đã đạt được thì việc tổ chức công
tác kế toán cũng còn nhiều những mặt hạn chế. Tổ chức công tác kế toán phù
hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty là yếu tố quan

trọng mang lại hiệu quả kinh doanh của công ty. Do đó, nghiên cứu đề tài:
“Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần tập đoàn Toàn
Phát” là vấn đề mang tính cấp thiết nhằm giúp các nhà quản lý của công ty
vận dụng vào thực tiễn để hoạch định kế hoạch quản lý trong quá trình phát
triển của công ty nói riêng và sự phát triển kinh tế của đất nước nói chung.
2. Mục đích nghiên cứu của đề tài.

8


Mục đích nghiên cứu của luận văn là trên cơ sở làm rõ những vấn đề lý
luận về tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp nói chung và thực tiễn tổ
chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần tập đoàn Toàn Phát nói riêng để đề
xuất các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần
tập đoàn Toàn Phát.
Để thực hiện mục đích trên, nhiệm vụ nghiên cứu đặt ra là:
- Hệ thống hóa, làm rõ cơ sở lý luận chung về tổ chức công tác kế toán
trong doanh nghiệp nói chung.
- Phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần tập
đoàn Toàn Phát, nếu rõ những kết quả đã đạt được, những hạn chế và các
nguyên nhân chủ yếu.
- Đưa ra các phương hướng và đề xuất những giải pháp nhằm hoàn
thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần tập đoàn Toàn Phát.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
- Đối tượng nghiên cứu: đề tài nghiên cứu những vấn đề lý luận chung
về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp, nghiên cứu về thực trạng tổ
chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần tập đoàn Toàn Phát từ đó đánh giá
ưu nhược điểm và đề xuất giải pháp giúp tổ chức công tác kế toán được hoàn
thiện hơn.
- Phạm vi nghiên cứu của đề tài là các nội dung của tổ chức công tác kế

toán tại Công ty Cổ phần tập đoàn Toàn Phát trong những năm gần đây:
 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán.
 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.
 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán và hình thức kế toán.
 Tổ chức kiểm tra kế toán.
 Tổ chức bộ máy kế toán.
 Tổ chức lập và phân tích báo cáo kế toán.
 Tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.
4. Phương pháp nghiên cứu.
- Phương pháp luận: việc nghiên cứu đề tài dựa trên phương pháp luận
của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử.
- Phương pháp nghiên cứu:
 Phương pháp phân tích, tổng hợp lý thuyết: hệ thống hóa những vấn

9


đề lý luận và thực tiễn về tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp nói chung
và Công ty Cổ phần tập đoàn Toàn Phát nói riêng.
 Phương pháp phân tích chứng thực, phương pháp chuẩn tắc: phân tích
làm nổi bật thực trạng về tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần tập
đoàn Toàn Phát. Sử dụng phương pháp chuẩn tắc để đánh giá thực trạng và
xác định nguyên nhân làm cơ sở đề xuất phương hướng và giải pháp.
 Phương pháp thống kê, so sánh: sử dụng sổ liệu thống kê để phân tích,
so sánh rút ra các kết luận làm cơ sở đề xuất phương hướng và giải pháp hoàn
thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần tập đoàn Toàn Phát.
 Ngoài ra còn những kỹ thuật như: bảng biểu, sơ đồ, mô hình… cũng
được sử dụng để hỗ trợ diễn đạt, trình bày làm rõ những nội dung nghiên cứu.
5. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài.
- Đề tài đã góp phần hệ thống hóa những vấn đề lý luận về tổ chức công

tác kế toán tại doanh nghiệp nói chung và Công ty Cổ phần tập đoàn Toàn
Phát nói riêng.
- Thông qua việc nghiên cứu đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế
toán tại Công ty Cổ phần tập đoàn Toàn Phát, đề tài đưa ra các giải pháp
nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty Cổ phần tập đoàn Toàn Phát.

10


6. Kết cấu của luận văn.
Ngoài phần mở đầu và kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục,
luận văn bao gồm ba chương:
Chương I: Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán
trong doanh nghiệp.
Chương II: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần tập
đoàn Toàn Phát.
Chương III: Hoàn thiện tổ chức cong tác kế toán tại Công ty Cổ phần tập
đoàn Toàn Phát.

11


1
2

CHƯƠNG I

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC
CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN.
1.1.1. Khái quát về tổ chức công tác kế toán.
Kế toán được xem là công cụ quan trọng trong hoạt động của một công
ty, một doanh nghiệp hay bất cứ một hình thức kinh doanh nào. Trong thời
đại của công nghệ thông tin phát triển chúng ta có rất nhiều cách để tiếp cận
về kế toán dưới nhiều hình thức khác nhau. Chính vì vậy, có rất nhiều những
định nghĩa khác nhau về kế toán. Dưới đây là một số định nghĩa về kế toán
được đưa ra:
Điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước đã ghi rõ: “Kế toán là công việc
ghi chép, tính toán bằng con số dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời
gian lao động, chủ yếu dưới hình thức giá trị để phản ánh, kiểm tra tình
hình vận động của các loại tài sản, quá trình và kết quả hoạt động sản
xuất kinh doanh, sử dụng vốn và kinh phí của Nhà nước cũng như của
từng tổ chức xí nghiệp.”
Theo TS. Trần Anh Hoa, trong luận án tiến sĩ của mình đã đưa ra định
nghĩa như sau: “Kế toán là một khoa học liên quan đến việc thu thập, đo
lường, xử lý và truyền đạt các thông tin tài chính và phi tài chính hữu ích của
một tổ chức đến các đối tượng sử dụng để trên cơ sở đó đề ra các quyết định
hợp lý.”
Một định nghĩa về kế toán được chấp nhận trong suốt thời gian qua là
định nghĩa được trình bày trong “Báo cáo về lý thuyết kế toán căn bản” ban
hành bởi Hiệp hội Kế toán Hoa Kỳ: : “Kế toán là một tiến trình ghi nhận, đo
lường và cung cấp các thông tin kinh tế nhằm hỗ trợ cho các đánh giá và các
quyết định của người sử dụng thông tin.”
Ủy ban nguyên tắc kế toán của Mỹ (APB), trong thông báo số 4, đã định

12


nghĩa: “Kế toán là một dịch vụ. Chức năng của nó là cung cấp thông tin định

lượng được của các tổ chức kinh tế, chủ yếu là thông tin tài chính giúp người
sử dụng đề ra các quyết định kinh tế.”
Ủy ban thuật ngữ của học viện kế toán viên công chứng của Mỹ
(AICPA) đã định nghĩa: “Kế toán là một nghệ thuật dung để ghi chép, phân
loại và tổng hợp theo một phương pháp riêng có dưới hình thức tiền tệ về các
nghiệp vụ, các sự kiện kinh tế và trình bày kết quả của nó cho người sử dụng
ra quyết định.”
Trên cơ sở các khái niệm về kế toán ta có thể định nghĩa “Tổ chức công
tác kế toán” như sau:
Tổ chức công tác kế toán được hiểu là một hệ thống các phương pháp
cách thức phối hợp sử dụng phương tiện và kỹ thuật cũng như nguồn lực của
bộ máy kế toán thể hiện các chức năng và nhiệm vụ của kế toán đó là: Phản
ánh, đo lường, giám sát và thông tin bằng số liệu một cách trung thực, chính
xác, kịp thời đối tượng kế toán trong mối liên hệ mật thiết với các lĩnh vực
quản lý khác.
Tổ chức công tác kế toán là việc thiết lập mối liên hệ giữa các đối tượng
và phương pháp kế toán để thực hiện chế độ kế toán trong thực tế đơn vị kế
toán cơ sở.
Tổ chức công tác kế toán là việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu thông tin
thông qua việc ghi chép của kế toán trên chứng từ, sổ sách kế toán và báo cáo
kế toán cho mục đích quản lý.
Tổ chức hạch toán kế toán là tổ chức một khối lượng công tác kế toán và
bộ máy nhân sự của kế toán trên cơ sở vận dụng chế độ kế toán trong điều
kiện cụ thể của từng đơn vị (yêu cầu là phải gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả, đảm
bảo cung cấp thông tin hữu ích cho quản lý).
Trên giác độ chung nhất, có thể đưa ra khái niệm chung nhất về tổ chức
công tác kế toán trong doanh nghiệp là: Tổ chức công tác kế toán trong các
doanh nghiệp là hoạt động chủ quan của doanh nghiệp trong việc tổ chức vận

13

dụng các phương pháp, nguyên tắc, chuẩn mực và chế độ kế toán để thu nhận,
xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản, các hoạt động kinh tế trong
doanh nghiệp, nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của
doanh nghiệp.
1.1.2. Vai trò của kế toán và tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp.
Kế toán là một bộ phận quan trọng cấu thành hệ thống công cụ quản lý
kinh tế tài chính, có vai trò quan trọng để quản lý tài chính trong các doanh
nghiệp và quản lý điều hành nền kinh tế quốc dân. Kế toán là điều kiện,
phương tiện kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động kinh tế tài chính và góp phần
đặc biệt quan trọng để đảm bảo mọi quá trình hoạt động kinh tế của các doanh
nghiệp có hiệu quả.
Nhà quản lý sử dụng kế toán như một khoa học thu nhận, xử lý, cung cấp
và phân tích toàn bộ thông tin về tài sản, sự vận động của tài sản, các hoạt
động kinh tế tài chính một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống nhằm
cung cấp thông tin phục vụ quá trình quản lý.
Vai trò của kế toán trong quản lý doanh nghiệp được thể hiện rõ trong
Luật Kế toán Việt Nam: “…đối với các tổ chức doanh nghiệp, kế toán là
công cụ quan trọng để điều hành, quản lý các hoạt động, tính toán kinh tế và
kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo quyền
chủ động sản xuất kinh doanh và chủ động tài chính”.
Như vậy, kế toán có vai trò rất quan trọng trong việc cung cấp thông tin
kinh tế về một tổ chức cho các đối tượng sử dụng khác nhau. Mục đích của kế
toán là cung cấp các thông tin hữu ích cho việc ra quyết định tài chính cũng
như đánh giá hiệu quả kinh doanh của một tổ chức. Thông tin kế toán không
những được sử dụng cho bản than doanh nghiệp mà còn sử dụng cho các đối
tượng bên ngoài như các nhà đầu tư, người bán, khách hàng và các cơ quan
chức năng của Nhà nước.
Đối với nhà quản trị doanh nghiệp: Kế toán phục vụ cho các nhà quản lý

14


kinh tế. Căn cứ vào thông tin kế toán, các nhà quản lý định ra các kế hoạch,
dự án và kiểm tra việc thực hiện các dự án, kế hoạch đặt ra.
Đối với những đối tượng có lợi ích gián tiếp như các cơ quan quản lý
nhà nước: qua kiểm tra, tổng hợp số liệu kế toán, Nhà nước nắm được tình
hình kinh doanh, chi phí, lợi nhuận của các đơn vị, từ đó đề ra chính sách về
thuế khóa, cũng như chế độ và chính sách khác…..
Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung thuộc về tổ chức
quản lý trong doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán một cách thích ứng với
điều kiện về quy mô, về đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh cũng như gắn
với những yêu cầu quản lý cụ thể tại doanh nghiệp có ý nghĩa hết sức quan
trọng và to lớn trong việc nâng cao hiệu quả quản lý tại doanh nghiệp, giúp
doanh nghiệp đưa ra những quyết định quản lý, kinh doanh kịp thời, tối ưu và
hiệu quả hơn.
Với chức năng thông tin và kiểm tra tình hình kết quả hoạt động của
doanh nghiệp một cách thường xuyên, nhanh nhạy và có hệ thống nên tổ chức
công tác kế toán là một trong những mặt quan trọng được các doanh nghiệp
quan tâm. Tổ chức công tác kế toán không đơn thuần là tôt chức một bộ phận
quản lý doanh nghiệp, mà nó còn bao hàm cả tính nghệ thuật trong việc xác
lập các yếu tố, điều kiện cũng như các mối liên hệ qua lại, các tác động trực
tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động kế toán, bảo đảm cho kế toán phát huy tối
đa các chức năng vốn có của mình.
Chất lượng thông tin của kế toán được coi như một trong những tiêu
chuẩn quan trọng để đảm bảo sự an toàn và khả năng thắng lợi của các quyết
định kinh doanh. Thông tin của kế toán tài chính và kế toán quản trị hợp
thành hệ thống thông tin hữu ích và cần thiết cho nhà quản trị. Tuy nhiên để
có được hệ thống thông tin này thì tổ chức công tác kế toán phải hợp lý, khoa

học.
Tổ chức công tác kế toán phù hợp với tình hình hoạt động của doanh
nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo cung cấp thông tin kinh
15


tế nhanh chóng, đầy đủ, có chất lượng phù hợp với các yêu cầu quản lý
khác nhau.
1.1.3. Nhiệm vụ và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán.
Nhiệm vụ:
Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán ở đơn vị phù hợp với đặc điểm, điều kiện
tổ chức sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý và phân cấp quản lý tài chính ở
đơn vị.
Xác định rõ mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán với các
bộ phận quản lý khác nhau trong đơn vị về các công việc liên quan đến công
tác kế toán và thu nhận, cung cấp thông tin kinh tế, tài chính liên quan cho các
nhà quản lý.
Tổ chức vận dụng chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán, thông lệ kế toán,
Luật kế toán đã ban hành và đươc thừa nhận với việc lựa chọn một hình thức
kế toán phù hợp với điều kiện cụ thể của đơn vị.
Tổ chức áp dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật, khoa học quản lý,
từng bước trang bị và sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại. Tổ
chức bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ cho cán bộ kế
toán. Tổ chức phổ biến hướng dẫn các chế độ thể lệ về tài chính kế toán cho
cán bộ công nhân viên trong đơn vị. Tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ.
Nguyên tắc:
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải đảm bảo tuân thủ các
quy định của pháp luật về kế toán và các quy định của Hiệp hội nghệ nghiệp
về kế toán.
Tại Việt Nam hiện nay, hầu hết các quy định về kế toàn đều được thực

hiện bằng các quy định của Pháp luật, vì vậy việc tổ chức công tác kế toán
phải tuân thủ Luật kế toán, Chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán và các quy
định pháp luật có liên quan khác.
Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tính thống nhất.
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải đảm bảo sự thống
nhất giữa các bộ phận kế toán trong đơn vị, đảm bảo sự thống nhất giữa các
nội dung của công tác kế toán và đảm bảo sự thống nhất giữa đối tượng,
16


phương pháp, hình thức tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp.
Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc phù hợp với đặc thù
của đơn vị:
Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm hoạt động,
đặc điểm tổ chức sản xuất, đặc điểm quản lý của doanh nghiệp.
Tổ chức công tác kế toán cũng phải phù hợp với yêu cầu, trình độ quản
lý, phù hợp với trình độ của nhân viên kế toán trong doanh nghiệp.
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cũng phải phù hợp với
trình độ trang bị các thiết bị, phương tiện tính toán và các trang thiết bị khác
phục vụ cho công tác kế toán và công tác quản lý chung trong toàn doanh
nghiệp.
Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả.
Những nguyên tắc này phải được thực hiện một cách đồng bộ trong tổ
chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp.
1.2. CÁC NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
TRONG DOANH NGHIỆP.
Tổ chức kế toán để xác định rõ đối tượng kế toán trong doanh nghiệp,
vận dụng các phương pháp kế toán phù hợp, lựa chọn một hình thức kế toán
thích hợp. Tổ chức công tác kế toán phải có những người am hiểu nghiệp vụ,
nội dung và các phương pháp kế toán, có đạo đức phẩm chất nghệ nghiệp có

thể hoàn thành tốt nhiệm vụ, phần hành kế toán được giao, cùng với hệ thống
trang thiết bị tiên tiến phù hợp. Nội dung tổ chức công tác kế toán trong
doanh nghiệp bao gồm:
- Tổ chức bộ máy kế toán
- Tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu
- Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
- Tổ chức hệ thống sổ kế toán
- Tổ chức lập và phân tích báo cáo kế toán
- Tổ chức kiểm tra kế toán
- Tổ chức ứng dụng tin học trong công tác kế toán
1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán

17


Tổ chức bộ máy kế toán là khâu quan trọng trong tổ chức công tác kế
toán của doanh nghiệp. Khi tổ chức bộ máy kế toán, cần phải thực hiện tốt các
nội dung sau:
- Căn cứ vào đặcđiểm, yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp để vận dụng
hình thức tổ chức công tác kế toán cho phù hợp.
- Căn cứ vào biên chế bộ máy kế toán hiện có dể tổ chức, phân chia ra
các bộ phận kế toán trong doanh nghiệp (kể cảđươn vị cấp trên cũng nhưở
cácđơn vị trực thuộc) một cách hợp lý.
- Quy định, phân công nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn cụ thể cho từng
bộ phận kế toán, từng cán bộ nhân viên kế toán cũng như mối quan hệ giữa
các bộphận này nhằm thực hiện tốt các nội dung kế toán, thực hiện tốt vai trò
của kế toán trong công tác quản lý.
Có nhiều hình thức tổ chức công tác kế toán khác nhau. Trong thực tế
doanh nghiệp có thể lựa chọnáp dụng một trong các hình thức đó là: Hình
thức tổ chức công tác kế toán tập trung, hình thức tổ chức công tác kế toán

phân tán, hình thức tổ chức công tác kế toán hỗn hợp (vừa tập trung, vừa
phân tán).
Hình thức tổ chức công tác kế toán dạng tập trung
Ở những doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa, tổ chức hoạt độngtập
trung trên cùng một địa bàn hoặcở nhữngđơn vị có quy mô lớn, địa bàn hoạt
động phân tán nhưng đã trang bị và ứng dụng phương tiện ghi chép tính toán
thông tin hiệnđại, tổ chức quản lý tập trung thường lựa chọn loại hình tổ chức
bộ máy kế toán trung tâm của đơn vị, bao gồm các bộ phận cơ cấu phù hợp
với các khâu công việc, các phần hành kế toán.
Thực hiện toàn bộ công tác kế toán của đơn vị và các nhân viên kinh tế
các bộ phận trực thuộc đơn vị làm nhiệm vụ hướng dẫn và thực hiện hạch
toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra sơ bộ chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh liên quan đến hoạt động của bộ phận đó về phòng kế toán trung
tâm của đơn vị.
Hình thức này cóưu điểm là xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng,
18


kịp thời, đáp ứng được yêu cầu quản lý. Tuy nhiên, trong trường hợp quy mô
hoạt động lớn, địa bàn hoạt động phân tán, rải rác mà việc trang bị các
phương tiện kỹ thuật thông tin trong kế toán bị hạn chế thì việc chỉ đạo, kiểm
tra, giám sát công tác kế toán cũng như tình hình hoạt động kinh doanh của
các đơn vị, bộ phận trong nội bộ doanh nghiệp cũng bị hạn chế.
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán dạng phân tán
Ở những đơn vị có quy mô vừa và lớn, địa bàn hoạt động phân tán,
nhưng chưa trang bị và ứng dụng phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán và
thông tin hiện đại, có sự phân cấp quản lý tương đối toàn diện cho các bộ
phận phụ thuộc thường lựa chọn hình thức này. Khi đó, bộ máy kế toán của
đơn vị tổ chức theo mô hình một phòng kế toán trung tâm và các phòng kế
toán ở các bộ phận phụ thuộc đơn vị.

Hình thức này có ưu điểm là tạo điều kiện cho kế toán thực hiện tốt việc
kiểm tra, giám sát trực tiếp tại chỗ các hoạt động kinh tế - tài chính, phục vụ
kịp thời cho lãnh đạoở các bộ phận phụ thuộc. Tuy nhiên, có thể cung cấp
thông tin không kịp thời phục vụ cho lãnhđạo chung toàn đơn vị, hạn chế sự
kiểm tra và chỉđạo sát sao của lãnh đạođơn vị đối với toàn bộ hoạt động của
đơn vị.
Hình thức tổ chức công tác kế toán dạng hỗn hợp (vừa tập trung
vừa phân tán)
Ở những đơn vị có quy mô vừa và lớn, tổ chức hoạt động tập trung trên
một địa bàn, đồng thời có một số bộ phận phụ thuộc, đơn vị hoạt động phân
tán trên một số địa bàn khác, chưa trang bị và ứng dụng phương tiện ghi
chép tính toán, thông tin hiện đại trong công tác kế toán, có sự phân cấp
quản lý tương đối toàn diện cho các bộ phận thuộc hoạt động trên địa bàn
thường lựa chọn hình thức tổ chức này. Khi đó, bộ máy kế toán được tổ
chức theo mô hình một phòng kế toán tập trung, các phòng kế toán của các
bộ phận phụ thuộc hoạt động phân tán và các nhân viên kinh tế ở các bộ
phận phụ thuộc hoạt động tập trung. Đây là hình thức tổ chức bộ máy kết
19


hợp hai hình thức trên.
Hình thức tổ chức bộ máy này tạo điều kiện cho kế toán gắn với các hoạt
động trong đơn vị, kiểm tra, giám sát chặt chẽ các hoạt động đó phục vụ có
hiệu quả trong hoạt động của đơn vị.
Như vậy, mỗi hình thức tổ chức công tác kế toán có những ưu điểm, hạn
chế và áp dụng phù hợp với những doanh nghiệp khác nhau. Vì vậy, mỗi
doanh nghiệp dựa trên những điều kiện cụ thể tại đơn vị mình để lựa chọn và
xây dựng hình thức tổ chức công tác kế toán phù hợp.
Tổ chức nhân sự cho bộ máy kế toán: Nội dung tổ chức nhân sự cho bộ
máy kế toán gồm xác định biên chế cán bộ, nhân viên bộ máy kế toán đơn vị

chính và các đơn vị trực thuộc và phân công nhiệm vụ cho từng cán bộ trong
bộ máy kế toán.
Để bộ máy kế toán của doanh nghiệp vận hành tốt, trước hết cần phải
xây dựng và hoàn thiện bộ máy kế toán, người điều hành hoạt động bộ máy
kế toán, xác định nhân sự bộ máy kế toán từ đơn vị chính tới các đơn vị trực
thuộc và mối liệ hệ trong hệ thống bộ máy kế toán của doanh nghiệp. Nhân sự
trong bộ máy kế toán cần đápứng được các yêu cầu sau:
- Số lượng cán bộ, nhân viên kế toán phải phù hợp với mô hình tổ chức
bộ máy kế toán mà doanh nghiệp áp dụng, phù hợp với khối lượng công việc
của từng phần hành kế toán.
- Cán bộ, nhân viên kế toán phải thoả mãn các yêu cầu bắt buộc theo
quy định hiện hành của Luật kế toán Việt Nam về các tiêu chuẩn phẩm chất,
đạo đức nghề nghiệp và trình độ chuyên môn nghiệp vụ.
- Cán bộ, nhân viên kế toán nắm vững, hiểu biết đầyđủ, tuân thủ pháp
luật, chính sách chế độ kế toán và các quy định trong doanh nghiệp.
- Cán bộ, nhân viên kế toán phải có trình độ, kiến thức, kỹ năng sử dụng
máy vi tính, hiểu biết về các phần mềmứng dụng trong công tác kế toán.
Đồng thời, cần thực hiện phân công các bộ phận kế toán trong phòng kế
toán và phân công nhiệm vụ của từng cán bộ, nhân viên kế toán rõ ràng, cụ
thể cho từng chức danh, từng bộ phận, từng cá nhân, phù hợp với cơ cấu nhân

20


sự và hình thức tổ chức kế toán doanh nghiệp đã lựa chọn.
Việc bố trí nhân viên vào các phần hành kế toán tuỳ thuộc vào khối
lượng công việc và mức độ phức tạp của mỗi phần hành kế toán và trình độ
chuyên môn nghiệp vụ của từng nhân viên. Do đó, sau khi xây dựng, hoàn
chỉnh cơ cấu bộ máy kế toán và mô tả công việc chi tiết cho từng phần hành
kế toán, sẽ có cơ sở để tuyển dụng, bố trí hay đào tạo nhân viên trong bộ máy

kế toán. Phần hành kế toán có khối lượng công việc nhiều sẽ cần nhiều nhân
viên kế toán, phần hành kế toán có mức độ phức tạp cao cần có nhân viên
kế toán có năng lực phù hợp. Khi bố trí nhân viên kế toán cho một phần
hành kế toán, một phần hành kế toán có thể có nhiều nhân viên kế toán đảm
nhiệm và cũng có một nhân viên kế toán chịu trách nhiệm đồng thời nhiều
phần hành kế toán.
1.2.2. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán.
1.2.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu.
Trong một doanh nghiệp có nhiều bộ phận khác nhau như Phòng Kinh
doanh, Phòng Hành chính, bộ phận Bán hàng, bộ phận Nhân sự... Các bộ
phận này luôn thực hiện các hoạt động kinh tế, tài chính theo chức năng đã
quy định. Thu thập, ghi chép tổng hợp số liệu thuộc phần việc do mình phụ
trách, cung cấp cho phòng kế toán các định mức tiêu chuẩn kinh tế kỹ thuật,
các dự toán chi phí, các danh mục vật liệu, sản phẩm. Lập các báo cáo thống
kê được phân công gửi cho phòng kế toán và chịu trách nhiệm về sự chính
xác, trung thực của số liệu. Mỗi hoạt động đó được ghi chép lại trong các giấy
tờ mà kế toán gọi là chứng từ, các chứng từ này sẽ được chuyển cho nhân
viên kế toán xử lý.
Một trong những đặc trưng cơ bản của kế toán là giá trị pháp lý, tính
trung thực, khách quan của số liệu mà kế toán ghi nhận và cung cấp. Cơ sở
pháp lý của mọi số liệu, thông tin ghi chép trên các tài khoản, sổ kế toán và
báo cáo kế toán, chứng từ kế toán. Vì vậy, mọi hoạt động kinh tế, tài chính
21


phát sinh trong doanh nghiệp để làm căn cứ hạch toán, đều phải được phản
ánh ghi chép đầy đủ, chính xác, kịp thời, khách quan vào chứng từ kế toán
một cách hợp pháp, hợp lệ nếu không có chứng từ kế toán thì không thể ghi
vào sổ kế toán, tài khoản kế toán.
Chứng từ kế toán là những chứng từ chứng minh bằng giấy tờ về

nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh thực sự hoàn thành, mọi số liệu ghi
sổ kế toán bắt buộc phải được chứng minh bằng các chứng từ kế toán hợp
pháp, hợp lệ.
Chứng từ kế toán hợp pháp là những chứng từ kế toán được lập theo mẫu
của chế độ kế toán, việc ghi chép trên chứng từ đúng nội dungm bản chất,
mức độ nghiệp vụ kinh tế phát sinh và được pháp luật cho phép có đủ chữ ký
và dấu của đơn vị.
Chứng từ kế toán hợp lệ là những chứng từ kế toán được ghi chép đầy
đủ, kịp thời các yếu tố, các tiêu thức và theo đúng quy định về phương pháp
lập của từng loại chứng từ. Để thu nhận và cung cấp đầy đủ, kịp thời nội dung
thông tin kế toán phát sinh ở đơn vị thì chứng từ kế toán phải phản ánh bao
quát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị.
Để tổ chức hệ thống chứng từ kế toán tại doanh nghiệp phải căn cứ vào
hệ thống chứng từ do Nhà nước ban hành, căn cứ vào đặc điểm yêu cầu quản
lý các đối tượng kế toán, nội dung của các nghiệp vụ kinh tế
Nội dung các chứng từ kế toán phải đảm bảo những nội dung chủ yếu sau:
1) Tên gọi và số hiệu của chứng từ kế toán.
2) Ngày, tháng, năm lập chứng từ.
3) Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán.
4) Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán.
5) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
6) Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi
bằng sổ; tổng số tiền của chứng từ kế toán dung để thu, chi tiền ghi bằng số
và bằng chữ.
7) Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên
quan đến chứng từ.

22

Ngoài những nội dung trên, chứng từ kế toán có thể có các nội dung
khác theo từng loại chứng từ.
Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế tài
chính phát sinh, đủ số liên theo quy định, giữa các liên phải giống nhau.
Chứng từ kế toán phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo đúng
nội dung quy định.
Nội dung ghi chép chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy
xóa, sửa chữa, khi viết phải dung bút mực, số và chữ viết lên phải liên tục
không ngắt quãng, chỗ trống phải được gạch chéo.
Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ kế toán ở các đơn vị do kế toán
trưởng, trưởng phòng Tài chính Kế toán, phụ trách kế toán quy định, để đáp
ứng yêu cầu quản lý kế toán, tài chính của đơn vị thì quá trình xử lý và luân
chuyển chứng từ được thực hiện qua các bước sau:
Kiểm tra chứng từ: khi nhận được chứng từ kế toán, cán bộ nhân viên kế
toán của đơn vị thực hiện kiểm tra các nội dung, tính hợp pháp, hợp lệ của các
hoạt động kinh tế ghi trong chứng từ kế toán, đúng chế độ chính sách Nhà
nước quy định, đảm bảo rõ ràng, đầy đủ, chính xác, trung thực các yếu tố của
chứng từ kế toán, những chứng từ kế toán khi kiểm tra phát hiện không đảm
bảo nội dung trên phải báo cáo cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị xử lý
kịp thời, chỉ những chứng từ kế toán khi kiểm ra đảm bảo được các nội dung
trên, không vi phạm chế độ tài chính kế toán mới sử dụng để ghi sổ kế toán.
Hoàn chỉnh chứng từ: là việc tập hợp và phân loại chứng từ phục vụ cho
việc ghi sổ kế toán, các chứng từ kế toán phản ánh các hoạt động kinh tế tài
chính liên quan đến tài sản mà chưa ghi đầy đủ các số liệu, các đơn vị đo
lường, đơn vị tiền tệ, kế toán cần phải tính toán chính xác và ghi đầy đủ các
đơn vị đo lường cần thiết sau đó phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu, lập định
khoản kế toán, phục vụ ghi sổ kế toán.
Tổ chức luân chuyển chứng từ: chứng từ kế toán sau khi đã kiểm tra và
hoàn chỉnh cần được tổ chức luân chuyển đến các bộ phận, đơn vị, cá nhân có

23


liên quan phục vụ ghi sổ kế toán các thông tin kinh tế, việc tổ chức luân
chuyển chứng từ phải tuân thủ quy định của kế toán trưởng đơn vị về thứ tự,
thời gian, trên cơ sở nhu cầu nhận thông tin, thời gian nhận và xử lý thông tin
của bộ phận đơn vị, cá nhân do kế toán trưởng quy định.
Bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán: chứng từ kế toán chứng minh cho
các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh, nó thực sự hoàn thành, chứng minh
cho số liệu ghi sổ kế toán và thông tin kinh tế, bởi vậy sau khi sử dụng chứng
từ kế toán cần được bảo quản và lưu trữ theo đúng quy định của Luật Kế toán,
tránh gây nên mất mát, hư hỏng chứng từ kế toán, đảm bảo khi cần thiết có
thể sử dụng lại chứng từ kế toán phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra kinh tế,
trường hợp xảy ra mất mát, hư hỏng chứng từ kế toán phải kịp thời báo cáo
thủ trưởng, kế toán trưởng đơn vị và các cơ quan chức năng để có biện pháp
xử lý kịp thời.
Trên cơ sở hệ thống chứng từ kế toán đã ban hành, đơn vị căn cứ vào đặc
điểm, yêu cầu quản lý của các đối tượng kế toán, căn cứ vào tình hình cụ thể
của bộ máy kế toán, căn cứ đặc điểm số lượng và nội dung nghiệp vụ kinh tế
phát sinh ở đơn vị để tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và trình tự luân
chuyển chứng từ kế toán phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị.
1.2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.
Tài khoản kế toán là cách thức phân loại, hệ thống hóa các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh riêng biệt theo từng đối tượng của hạch toán kế toán (tài sản,
nguồn hình thành tài sản và các quá trình vận động của tài sản, nguồn vốn) và
theo trình tự thời gian nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý của các loại chủ thể
khác nhau.
Hệ thống tài khoản kế toán là bảng kê danh mục các tài khoản kế toán sử
dụng cho công tác kế toán ở các doanh nghiệp bao gồm: tên tài khoản, nội
dung, kết cấu và phương pháp hạch toán trên các tài khoản. Để cung cấp đầy

đủ thông tin cho quản lý, các doanh nghiệp phải dung nhiều tài khoản khác

24


nhau để phản ánh được toàn bộ các chỉ tiêu cần thiết.
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán hay vận dụng phương pháp tài khoản
kế toán là một phương pháp đặc trưng của hạch toán kế toán, hệ thống hóa
thông tin kế toán. Sự phản ánh các thông tin thông qua phương pháp tài
khoản kế toán thực chất là sự xác định mô hình thông tin phù hợp với nhu cầu
quản lý nhất định. Do vậy, tổ chức hệ thông tài khoản kế toán chính là xây
dựng một mô hình thông tin nhằm cung cấp thông tin tổng quát về tình hình
hoạt động của các doanh nghiệp. Nhu cầu quản lý của đơn vị đòi hỏi một mô
hình thông tin nhất định, mô hình thông tin này được xác định trên một hệ
thống tài khoản chi tiết, mà người tổ chức kế toán phải có trách nhiệm xây
dựng. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán là lựa chọn những tài
khoản kế toán trong hệ thống tài khoản kế toán Nhà nước ban hành phù hợp
với điều kiện của doanh nghiệp để sử dụng, loại bỏ những tài khoản không
phù hợp với điều kiện của đơn vị.
Ở phần lớn các nước đã và đang phát triển (trừ các nước Pháp, Nga),
Nhà nước không quy định hệ thống tài khoản kế toán để doanh nghiệp phải áp
dụng thống nhất. Ở các nước này, Nhà nước thường ban hành Luật Kế toán,
các văn bản hướng dẫn Luật Kế toán và các chuẩn mực kế toán. Các doanh
nghiệp phải tự thiết kế và thực hiện hệ thống tài khoản kế toán cho phù hợp
với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý để có thể cung cấp đầy đủ thông
tin cho điều hành, quản lý của doanh nghiệp (theo yêu cầu của kế toán quản
trị) và có đủ thông tin cho việc lập và trình bảy BCTC (theo yêu cầu của Luật
Kế toán, chuẩn mực kế toán). Có những nước như Mỹ, Singapore, Malaixia,
các nước thuộc khối Liên minh Châu Âu, chuẩn mực kế toán không phải của
cơ quan Nhà nước ban hành mà do các tổ chức nghề nghiệp về kế toán,kiểm

toán ban hành.
Tại Việt Nam, qua các thời kỳ, Bộ Tài chính đã có rất nhiều cố gắng
trong việc nghiên cứu và đã xây dựng được hệ thống tài khoản kế toán áp

25