THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN của CÔNG TY TNHH THƯƠNG mại vận tải TRUNG THÀNH PHÁT

Lời mở đầu
Trong giai đoạn hội nhập WTO để tồn tại và phát triển được các doanh
nghiệp Việt Nam phải nỗ lực và cố gắng hết mình. Thuận lợi khi gia nhập
WTO là rất lớn như các rào cản hay hạn ngạch xuất nhập khẩu sẽ bị xóa bỏ,
được giảm thuế,… Ngành vận tải và xuất khẩu đông lạnh là một trong những
ngành hàng phát triển mạnh mẽ của Hải Phòng, kim ngạch xuất khẩu hàng năm
tăng cao đó là nhờ sự nỗ lực hết mình của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu nói
chung và công ty Trung Thành Phát cũng góp một phần nhỏ của mình trong đó.
Công ty Trung Thành Phát đã có những kế hoạch phát triển để tận dụng những
lợi thế và chuẩn bị sẵn sang đón đầu những thử thách trong giai đoạn sắp tới.
Sau thời gian học tập tại Trường Đại học Hải Phòng em đã nắm được
những kiến thức cơ bản và được nhận vào thực tập tại Công ty TNHH Thương
mại vận tải Trung Thành Phát. Trong thời gian thực tập em đã được sự giúp đỡ
rất nhiều của các anh chị trong công ty, giúp em tìm hiểu về tình hình hoạt
động kinh doanh, nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, ngành nghề
kinh doanh của công ty. Qua thực tập em đã biết thêm được rất nhiều kiến thức
thực tế rất có ích cho công việc vủa em sau này.
Em xin chân thành cảm ơn các anh chị trong công ty đã tạo điều kiện và
giúp đỡ em trong quá trình thực tập tại công ty. Và đặc biệt em xin chân thành
cảm ơn các thầy cô trong bộ môn Kinh tế và giáo viên hướng dẫn thực tập Trường Đại học Hải Phòng đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành bài
báo cáo thực tập nghiệp vụ này.
Báo cáo thực tập của em gồm 3 chương:
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI
TRUNG THÀNH PHÁT


CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN CỦA CÔNG TY
TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI TRUNG THÀNH PHÁT
CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN CỦA CÔNG TY
TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI TRUNG THÀNH PHÁT

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG
MẠI VẬN TẢI TRUNG THÀNH PHÁT
1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH thương mại
vận tải Trung Thành Phát
1.1.1. Giới thiệu chung về công ty
Tên gọi đầy đủ bằng tiếng Việt :CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI
VẬN TẢI TRUNG THÀNH PHÁT
Tên giao dịch Quốc tế bằng tiếng Anh:

TRUNG THANH PHÁT

TRADING – TRANSPORTATION COMPANY LIMITED
Đại diện : Ngô Thị Nga

Chức vụ : Giám đốc

Địa chỉ trụ sở chính: Số 21 Đào Đài , Phường Thượng Lý, quận Hồng
Bàng, thành phố Hải Phòng
Điện Thoại : ( 031) 3526138
Mã số thuế : 030001457515
Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
Vốn điều lệ : 1.800.000.000 đồng

Bảng 1.1: Danh sách thành viên góp vốn
Nơi đăng kí hộ
STT

Tên thành viên

khẩu thường

Giá trị vốn góp (đồng)

trú
1

Ngô Thị Số 21 Đào Đài,
Nga

phường
Thượng lý,
Hồng Bàng, Hải

1.000.000.000

Phần vốn góp
(%)
55,56


Phòng
Số 5 lô 10 Xi
2

Lê Thị
Hằng

Măng, Phường
Thượng Lý,

500.000.000

27,78

300.000.000

16,67

Hồng Bàng, Hải
Phòng
Số 21 Đào Đài,

3

Phạm
Trung Thành

phường
Thượng lý,
Hồng Bàng, Hải
Phòng
(Nguồn : Giấy phép đăng ký kinh doanh )

1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty Trách nhiệm hữu hạn thương mại vận tải Trung Thành Phát
( gọi tắt là công ty Trung Thành Phát ) thành lập ngày 17 tháng 01 năm 2008
theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 0202006204 - Sở Kế hoạch và Đầu tư
thành phố Hải Phòng. Với chức năng chính là vận tải hàng hóa bằng đường bộ
và hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải, các dịch vụ giao nhận

hàng hóa , khai thuê hải quan, dịch vụ kiểm đếm hàng hóa, dịch vụ đóng gói
liên quan đến vận tải. Công ty có trụ sở tại 32C Điện Biên Phủ, Phường Máy
Tơ, Quận Ngô Quyền, Thành phố Hải phòng với vốn điều lệ là 1.8 tỷ đồng .
Năm 2014 công ty chuyển trụ sở về Số 21 Đào Đài , Phường Thượng Lý, quận
Hồng Bàng, thành phố Hải Phòng
Từ những ngày đầu thành lập hoạt động của Công ty còn nhỏ và gặp
nhiều khó khăn. Tuy nhiên, với sự quyết tâm và nhiệt huyết của ban lãnh đạo
cùng với đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ, có kinh nghiệm và năng động,


Công ty đã dần dần khẳng định được vị trí, khả năng và sự chủ động trong kinh
doanh .
1.2. Ngành nghề kinh doanh
1.2.1. Chức năng của công ty
Giao nhận hàng hóa đến các cảng đến và nơi đến trên thế giới .
Làm thủ tục khai hải quan, xuất khẩu, nhập khẩu.
Giao hàng door to door.
Vận chuyển hàng nội địa bằng đường bộ, đường biển đến mọi địa điểm
trong nước.
Giao dịch với các cơ quan nhà nước như Hải quan, Thuế , Ngân hàng …
để thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh XNK, và đăng ký nộp thuế, vay vốn.
Hoạt động giao nhận hàng hóa: là một hoạt động vận chuyển thông
thường của Công ty, Công ty nhận vận chuyển và giao hàng hóa cho tất cả các
công ty trong và ngoài nước khi có nhu cầu vận chuyển. Công ty hiện có đội
ngũ liên kết vận chuyển đa quốc gia : Trung Quốc , Thái lan , Mỹ, …
1.2.2. Phạm vi hoạt động của công ty
Công ty hoạt động với danh nghĩa là một trung gian thương mại kiêm
dịch vụ vận chuyển đường bộ , công ty chuyên về các dịch vụ giao nhận và
vận tải : từ khi thành lập cho đến nay , dịch vụ giao nhận vận tải là một trong
những hoạt động chính của công ty đã tạo được uy tín và tín nhiệm và sự lựa

chọn của khách hàng.
Công ty chịu trách nhiệm đứng ra như một người mua , người bán hay
một đơn vị nhận chuyển giao hàng hóa. Công ty có điều kiện thuận lợi kể cả
khi Việt Nam hội nhập với nền kinh tế thế giới. Đội ngũ vận tải hùng hậu; có
các đội tàu mạnh; bến bãi tập kết kho hàng có ở hầu hết các cảng lớn của Việt
Nam , Trung Quốc , ….


1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty

1.3.1. Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty

Sơ đồ 1.1 : tổ chức công ty Trung Thành Phát
Giám Đốc
Phó Giám Đốc
Phòng chứng từ
Phòng Kế Toán
Phòng Kinh Doanh
Phòng Giao Nhận
Đội xe


( Nguồn: Phòng tổ chức hành chính)
+ Ưu điểm mô hình tổ chức của công ty :
- Tuân thủ nguyên tắc một thủ trưởng
- Tạo ra sự thống nhất tập trung cao độ
- Chế độ trách nhiệm rõ ràng
- Tạo ra sự phối hợp dễ dàng giữa các phòng ban tổ chức
+ Nhược điểm của mô hình tổ chức công ty :
- Đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức toàn diện

1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban:
- Giám đốc: điều khiển tất cả hoạt động kinh doanh toàn công ty theo
đúng chính sách pháp luật của nhà nước. Chỉ đạo trực tiếp các phòng – ban
trong công ty. Lập kế hoạch và nghiên cứu mọi lĩnh vực của công ty, đồng thời
theo dõi, quản lý toàn bộ công ty. Thu nhập thông tin và xử lý tình hình hoạt
động trong bộ máy. Xây dựng cơ cấu tổ chức đảm bảo điều kiện làm việc và
đời sống của cán bộ công nhân viên.
- Phó giám đốc: tham gia cùng giám đốc trong việc quản lý điều hành,
giải quyết các vấn đề mà giám đốc giao phó, đồng thời cũng có quyền chỉ đạo,
phân công nhiệm vụ cho các phong ban, theo chức năng và nhiệm vụ mà giám
đốc giao.
- Các phòng ban tuỳ theo chức năng và nhiệm vụ của mình giải quyết
công việc một các có hiệu quả nhất theo sự chị đạo của giám đốc và phó giám
đốc. Để đảm bảo nâng cao hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí, các phòng
ban cần phải tiến hành phối hợp một cách chặt chẽ, tương trợ nhau trong quá
trình làm việc.
- Phòng quản lý Cán bộ công nhân viên
Phòng chứng từ


Phát hành bill of lading, Delivery order, cung cấp dịch vụ như 1 đại lý
hãng tàu. Cung ứng các dịch vụ xuất khẩu theo yêu cấu của khách hàng.
Phòng kinh doanh
Phòng kinh doanh có chức năng bố chí phân công lao động giải quyết
các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị, phòng kinh doanh
còn có chức năng thu nhận các thông tin thị trường, các chức năng phản hồi
của khách hàng trực tiếp sử dụng dịch vụ để phản ánh trực tiếp với ban quản lý
nhằm không ngừng cải tiến nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng những nhu
cầu không ngừng thay đổi của đời sồng.
Phòng kế toán

Tham mưu cho giám đốc công ty trong lĩnh vực quản lý tài chính, công
tác hạch toán kế toán trong toàn công ty theo đúng điều lệ thống kê kế toán,
quy chế tài chính và pháp luật của nhà nước.
Tham mưu đề xuất với giám đốc ban hành các quy chế về tài chính phù
hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của đơn vị, xây dựng các định mực kinh
tế kỹ thuật, định mức chi phí, xác định giá thành đảm bảo kinh doanh có hiệu
quả.
Thường xuyên đánh giá hiệu quả kinh doanh có đề xuất và kiến nghị kịp
thời nhằm tạo nên tình hình tài chính tốt nhất cho công ty.
Phản ánh trung thực về tình hình tài chính của công ty và kết hợp các
hoạt động khác của công ty.
Định kỳ lập báo cáo theo quy định lập kế hoạch thu chi ngân sách nhằm
đáp ứng nhu cầu tố của công ty.
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của công ty tổ chưc
kế hoạch tài chính và quyết định niên độ kế toán hàng năm.


Kiểm tra, kiểm soát việc thu chi, thành toán các khoản nợ, theo dõi tình
hình công nợ với khách hàng, tình hình nộp ngân sách của nhà nước.
Phòng giao nhận
Làm thủ tục hải quan
Đóng hàng, đóng cước, giao chứng từ
1.4. Tình hình nhân lực của công ty.

Bảng 1.2 : Cơ cấu lao động của công ty Trung Thành Phát qua
các năm
Năm 2013

Chỉ tiêu

SL

Tổng số lao động

%

20

Năm 2014
SL

%

26

Năm 2015
SL

%

30

Phân theo trình độ cấp bậc
Đại Học

10

50

13

50

20

66.66

Trung Cấp + Cao Đẳng

10

50

13

50

10

33.33

Phân theo giới tính
Nam

15

75

15

57.69

20

66.66

Nữ

5

25

11

42.31

10

33.33

( Nguồn: Phòng hành chính)

Qua 6 năm hoạt động Công ty đã có sự mở rộng quy mô về nhân sự ;
điều này cho thấy công ty ngày càng phát triển , ngày càng mở rộng thu hút
thêm được lao động. Để đảm bảo công việc luôn tiến triển tốt, công ty phải
tuyển thêm lao động theo hợp đồng để đáp ứng được nhu cầu phát triển. Căn
cứ vào số liệu trên ta thấy lao động theo hợp đồng chiếm đa số. Cũng theo
bảng cơ cấu nhân công trong công ty ta thấy lượng lao động nam chiếm tỷ lệ
cao hơn vì các phòng ban có nhu cầu nam lớn hơn do tính chất của công việc.
Tổng số cán bộ nhân viên : 30 người trong đó trình độ Đại học – Cao

đẳng là 100%. Cơ cấu biên chế của công ty do Giám đốc quyết định theo
nguyên tắc: gọn nhẹ và hiệu quả, phù hợp với thực tế hoạt động cụ thể của
công ty trong thời kỳ hiện nay.


Công ty thực hiện công tác quản lý cán bộ chính sách, chế độ lao động –
tiền lương, bảo hiểm xã hội, … theo qui định của nhà nước đối với các doanh
nghiệp Nhà nước và qui định chế phân cấp quản lý cán bộ của công ty.
1.5 Tình hình tài sản của công ty

Bảng 1.3 : Tình hình tài sản của công ty giai đoạn 2013- 2015
Đơn vị : Triệu VNĐ
STT

Chỉ tiêu

2013

2014

2015

1

Tài sản ngắn hạn

1.194.008.097

1.011.788.718

1.185.273.908

2

Tài sản dài hạn

1.576.668.732

1.855.343.581

1.865.564.865

3

Nợ phải trả

346.940.499

520.633.164

632.458.265

(Nguồn: Phòng hành chính)

Qua bảng số liệu trên ta thấy . Tình hình tài sản của công ty có nhiều
biến động trong giai đoạn 2013 đến 2015 . Cụ thể năm 2014 tài sản ngắn hạn
của công ty giảm 182.219.379 VNĐ so với năm 2013. Năm 2015 tài sản ngắn
hạn tăng 173.485.190 VNĐ so với năm 2014. Sự biến động này chủ yếu là do
khoản mục hàng tồn kho và các khoản phải thu ngắn hạn của doanh nghiệp.
Mặc dù thuế và các khoản phải thu của nhà nước có biến động nhưng cũng

không đáng kể.

Bảng 1.4 : tình hình nguồn vốn của công ty giai đoạn 2013- 2015
Đơn vị : Triệu VNĐ
STT

Chỉ tiêu

2013

2014

2015

1

Vốn chủ sở hữu

1.872.688.335

1.860.688.188

1.870.680.257

2

Vốn đầu tư của
chủ sở hữu

1.798.677.502

1.798.667.502

1.798.667.502

3

Lợi nhuận sau
thuế chưa phân
phối

74.010.833

62.010.686

70.653.425

4

Tổng cộng

2.219.628.834

2.381.321.352

2.393.453.657


nguồn vốn
( Nguồn : phòng hành chính)

Vốn bằng tiền : Tương đối ổn định và có xu hướng tăng trong tương lai,
nhưng hiện tại vốn bằng tiền là tương đối thấp điều này làm cho rủi ro trong
thanh toán của công ty khá cao, do đó công ty nên tăng lượng vốn bằng tiền lên
dần nhằm hạn chế rủi ro trong thanh toán.
Khoản phải thu: Giảm mạnh trong hai năm 2013 và 2014, và có xu
hướng tiếp tục giảm, kỳ thu tiền bình quân khá ngắn 5-6 ngày, mặc dù điều này
sẽ giúp cho lượng vốn không bị khách hàng chiếm dụng nhưng biện pháp thu
tiền quá chặt như thế sẽ làm giảm doanh thu, công ty cần có chính sách thu tiền
nới lỏng và linh hoạt hơn nữa.

1.6 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh

Bảng 1.5 : Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh
Đơn vị : Triệu VNĐ
Chỉ tiêu

2013

2014

2015

Doanh thu

1.423.343.344

1.734.424.546

1.823.673.643

Chi phí

635.534.863

1.032.342.565

1.234.689.689

Lợi nhuận trước thuế

756.342.435

782.342.332

732.324.867

Lợi nhuận sau thuế

543.423.654

634.234.867

623.546.874

(Nguồn : Phòng Hành Chính công ty TNHH thương mại vận tải Trung Thành Phát)

Qua bảng số liệu ta thấy doanh thu hoạt động của công ty trong 3 năm
không ngừng tăng trưởng. Năm 2014 mức tăng doanh thu so với năm 2013 là :
311.081.202 VNĐ , năm 2015 mức tăng trưởng doanh thu so với năm 2014 là:

89.249.097 VNĐ. So sánh số liệu mức tăng doanh thu của 2 năm 2014 và 2015
ta nhận thấy mức tăng doanh thu năm 2015 giảm hẳn so với mức tăng doanh
thu năm 2014. Doanh thu tăng nhưng lợi nhuận của công ty từ năm 2014 đến


năm 2015 lại giảm do chi phí phục vụ cho hoạt động của công ty tăng lên
Nguyên nhân là do ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế làm chi phí phục vụ
cho nhu cầu hoạt động tăng lên . Mà tính chất của ngành giao nhận vận tải
không thể tách rời nền kinh tế nên chịu ảnh hưởng là điều tất yếu . Khủng
hoảng kinh tế làm cho lượng hàng xuất nhập không ổn định làm mất cân bằng
hoạt động của công ty . Bên cạnh đó sự cạnh tranh của các công ty cùng ngành
ngày càng gay gắt, nhưng công ty với bề giày kinh doanh trong ngành công ty
vẫn tìm được một chỗ đứng vững chãi trong thị phần giao nhận .
Đạt được điều đó Công ty đã phải liên tục kiện toàn bộ máy quản lý ,
đồng thời quan tâm đến chất lượng nguồn nhân lực nhằm đáp ứng được nhu
cầu của công việc , thêm vào đó công ty luôn thực hiện đúng kế hoạch về sủa
chữa , mua mới trang thiết bị cũng như phương tiện bằng nguồn vốn tự có của
công ty theo định kỳ
Vì thành lập và tham gia vào thị trường từ năm 2008, nên mục tiêu chính
của công ty trong thời gian qua là bước đầu xâm nhập, làm quen thị trường, tìm
kiếm khách hàng mới và gia tăng nhanh thị phần. Do vậy, từ những mối quan
hệ với các bạn hàng sẵn có công ty đang dần khẳng định được mình và tìm
được chỗ đứng vững chắc trong thị trường giao nhận hàng hóa.
Dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển là một trong những lĩnh
vực hoạt động chính của công ty Trung Thành Phát và doanh thu từ hoạt động
này chiếm một tỷ trọng khá cao trong tổng doanh thu của công ty hoạt động
này tăng mạnh từ năm 2013 đến năm 2014


CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN XUẤT

KHẨU CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI TRUNG
THÀNH PHÁT
2.1. Đặc điểm thị trường giao nhận của công ty TNHH thương mại vận tải
Trung Thành Phát

Bảng 2.1 : Cơ cấu thị trường xuất nhập khẩu của công ty TNHH
Trung Thành Phát
Đơn vị tính: VNĐ

Thị trường

Năm 2013

Năm 2014

Năm 2015

Giá trị

%

Giá trị

%

Giá trị

%

Nhật

34.547.123

12.86

33.546.421

12.17

38.135.698

12.55

Mỹ

52.124.546

19.4

58.124.546

21.08

62.124.154

20.44

Trung Quốc

11.574.324

4.3

9.265.549

3.36

5.545.315

1.82

( Nguồn : Phòng hành chính)

Nhà nước luôn khuyến khích xuất khẩu hạn chế nhập khẩu nhưng trên
thực tế những năm vừa qua kim ngạch xuất khẩu của nước ta luôn nhỏ hơn kim
ngạch nhập khẩu. Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy hai thị trường xuất khẩu
chính của công ty là Nhật và Mỹ , đó là hai thị trường xuất khẩu tiềm năng
luôn thu hút phần lớn sự chú ý của nhiều doanh nghiệp giao nhận. Mặc dù vậy
doanh thu từ hai thị trường này qua các năm 2013 đến 2015 lại rất thấp không
có sự tăng trưởng rõ rệt. Vì vậy công ty cần tìm hiểu và nghiên cứu sâu hơn về
hai thị trường lớn này để khai thác triệt để được tiềm năng của hai thị trường
này.
Thị trường dịch vụ giao nhận vận tải là thị trường về hàng hóa dịch vụ,
đây là sản phẩm vô hình nên thị trường cũng sẽ có những đặc điểm của hàng
hóa dịch vụ. Chất lượng dịch vụ giao nhận rất khó đo lường chính xác được mà


nó phụ thuộc vào sự thỏa mãn của người tiêu dùng trên thị trường. Mặt khác
cung trên thị trường là dịch vụ giao nhận không ổn định vì các hợp đồng cung

cấp dịch vụ cho khách hàng nhiều khi gặp khó khăn về thời gian và phương
tiện vận chuyển do khả năng cung ứng của doanh nghiệp nhiều khi bị quá tải.
Cầu của thị trường dịch vụ giao nhận mang tính chất thời vụ, vào những thời
điểm mà hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra mạnh mẽ và tăng mạnh trong năm
thì nhu cầu về vận chuyển và giao nhận hàng hóa tăng mạnh.
Nếu xét về quy mô thị trường dịch vụ giao nhận thì đây là thị trường
tương đối rộng lớn và có tính chất quốc tế cao . Do khoảng cách về địa lý nên
vận chuyển hàng hóa và giao nhânhj hàng hóa có vị trí rất quan trọng trong
buôn bán quốc tế. Yêu cầu đối với công ty cần phải có quy mô và nguồn khách
hàng là các doanh nghiệp hoạt động xuất nhập khẩu uy tín trên thị trường. Do
vậy mà trên thị trường hình thành các công ty lớn, tập đoàn với kinh nghiệm,
tính chuyên nghiệp , cơ sở vật chất hùng hậu có các chi nhánh , đại lý trên khắp
thế giới. Sự phát triển của thị trường cũng chịu ảnh hưởng lớn của các tập đoàn
này. Các doanh nghiệp có xu hướng liên doanh liên kết với nhau để có thể cung
cấp dịch vụ giao nhận tốt hơn và có khả năng cạnh tranh cao hơn trên thị
trường.
2.2. Đặc điểm sản phẩm giao nhận xuất khẩu của công ty TNHH thương
mại vận tải Trung Thành Phát

Bảng 2.2: Sản phẩm giao nhận xuất khẩu của công ty TNHH
Trung Thành Phát
Stt

Mặt hàng

1
2

Giá trị giao nhận
Năm 2013

Năm 2014

Năm 2015

Lông gà vịt qua sơ chế

816.516.211

713.513.876

516.516.113

Sứa ướp muối

2.147.894.561

2.751.135.549

3.211.311.455

( Nguồn : Phòng hành chính )


Qua số liệu ta có thể thấy trong 3 năm gần nhất trở về đây thì hầu như tất
cả các mặt hàng, mô tô, xe máy, ô tô và các xe động cơ khác về mặt giá trị giao
nhận cơ bản đều có sự tăng trưởng. Sự biến động này chủ yếu là sự tin tưởng
của khách hàng đối với công ty ngày càng tăng. Tuy nhiên, chỉ có mặt lông gà
vịt qua sơ chế là có xu hướng giảm nguyên nhân chủ yếu là do nhà nước có
thêm nhiều chính sách về kiểm dịch chất lượng cũng như vệ sinh an toàn nên

số lượng hàng hóa này giảm mạnh trong những năm gần đây
2.3. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu của công ty
Vận tải hàng hóa bằng đường bộ đang là ngành mũi nhọn cùng phát triển
với nền kinh tế thị trường hội nhập. Đây là hình thức vận tải phổ biến và chiếm
tỉ trọng cao trong ngành vận tải ở nước ta. Những công ty vận chuyển hàng hóa
hiện đại đều áp dụng các quy trình vận tải bài bản góp phần nâng cao chất
lượng dịch vụ và mang lại vị thế mới cho ngành

Sơ đồ 2.1 : Quy trình giao nhận xuất khẩu đường biển


2.3.1. Diễn giải quy trình giao nhận
Bước 1 :Nhận và xử lí thông tin khách hàng đăng ký dịch vụ
Những thông tin mà nhân viên kinh doanh tiếp nhận từ khách hàng như sau:
Loại hàng: Căn cứ vào loại hàng, số lượng hàng mà công ty sẽ tư vấn
cho khách hàng loại container phù hợp ( nếu hàng tươi sống , rau quả tươi sẽ
chọn cont lạnh: 20’RF, 40’RH tùy vào số lượng hàng; hàng bách hóa hoặc
nông sản thì chọn cont khô: 20’DC, 40’DC hoặc 40’HC “đối với hàng cồng
kềnh”).Cũng như các quy định của nước nhập khẩu về mặt hàng đó. Ví dụ như:
hàng thực phẩm thì phải có giấy kiểm dịch vệ sinh an toàn thực phẩm, hàng gỗ
thì phải khử trùng….


Cảng đi, cảng đến: Đây là yếu tố quyết định giá cước vận chuyển vì
khoảng cách vận chuyển càng gần, thời gian vận chuyển càng ngắn thì cước
phí càng thấp và ngược lại.
Hãng tàu: Tùy vào nhu cầu của khách hàng đến cảng nào mà nhân viên
kinh doanh sẽ tư vấn cho khách hàng chọn dịch vụ của hãng tàu uy tín với giá
cước phù hợp.Tuy nhiên cũng có một số khách hàng quen sử dụng dịch vụ của
một hãng tàu cho hàng hóa của mình thì công ty xem xét báo giá cước cho

khách hàng đó biết.
Thời gian dự kiến xuất hàng: để công ty tìm một lịch trình tàu chạy phù
hợp.
Bước 2: Liên hệ với các hãng tàu để hỏi cước và lịch trình vận
chuyển
Căn cứ vào những thông tin mà khách hàng cung cấp nhân viên kinh doanh sẽ
liên hệ với hãng tàu để hỏi giá và lịch trình tàu chạy phù hợp vì mỗi hãng tàu
có lịch trình tàu chạy, tuyến chạy tàu cũng như có thế mạnh riêng trên các
tuyến đường. Ví dụ: Hãng tàu Hanjin, OOCL, ZIM line… có thế mạnh trên các
tuyến đi Châu Âu và Mỹ. Trong khi đó hãng tàu TS line, Wanhai, Evergeen,
NYK lại có thế mạnh trên các tuyến đi Châu Á.
Bước 3: Chào giá cho khách hàng
Nhân viên kinh doanh căn cứ vào giá chào của các hãng tàu, tính toán chi phí
và tiến hành chào giá cho khách hàng. Các giao dịch liên quan đến giá cả và
lịch trình tàu đều phải lưu lại để đối chứng khi cần thiết. Nếu giá cước và lịch
trình tàu chạy đưa ra được khách hàng chấp nhận thì khách hàng sẽ gởi
booking request ( yêu cầu dặt chổ) cho bộ phận kinh doanh. Booking request
này xác nhận lại thông tin hàng hóa liên quan: Người gửi hàng, người nhận
hàng, tên hàng, trọng lượng, loại container, nơi đóng hàng (đóng kho người gửi
hàng hay đóng tại bãi container của cảng), cảng hạ container có hàng để thông


quan xuất khẩu (hạ container ở cảng nào thì thông quan tại cảng đó), cảng đến
(nước nhập khẩu), ngày tàu chạy…
Bước 4: Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ
Bộ phận kinh doanh sẽ căn cứ trên booking request của khách hàng và gửi
booking request đến hãng tàu để đặt chổ. Sau đó hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt
chỗ đã thành công cho bộ phận kinh doanh bằng cách gởi booking
confirmation hay còn gọi là Lệnh cấp container rỗng. Lệnh cấp container rỗng
này chứa đựng những thông tin cần thiết sau: Số booking, tên tàu, cảng xếp

hàng (port of loading), cảng giao hàng (port of delivery), cảng chuyển tải (port
of discharge (nếu có)), bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng (losing
time)…
Sau khi có booking confirmation của hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ
gởi booking này cho khách hàng để họ sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục thông
quan xuất khẩu.
Trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ thuê khai hải quan và vận
chuyển nội địa của công ty thì khách hàng sẽ gởi lệnh cấp container rỗng,
thông tin chi tiết lô hàng xuất khẩu thời gian đóng hàng cho bộ phận giao nhận
của công ty. Sau khi tiếp nhận nhân viên phòng giao nhận sẽ theo dõi và phối
hợp với khách hàng để sắp xếp đưa container rỗng đến đóng hàng và vận
chuyển ra cảng hoặc vận chuyển hàng đến đóng vào container ở cảng. Sau đó
tiến hành làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu đó.
Nhân viên kinh doanh sẽ lập booking profile để kê khai sơ lược thông tin
về lô hàng và chuyển cho bộ phận chứng từ theo dõi tiếp.
Bước 5: Chuẩn bị chứng từ và hàng hóa xuất khẩu
Nhân viên giao nhận sẽ đem lệnh cấp container rỗng đến phòng điều độ của
hãng tàu ( thường ở cảng do hãng tàu chỉ định) để đổi lệnh lấy container. Ớ
bước này phòng điều độ ở cảng sẽ giao cho nhân viên giao nhận bộ hồ sơ


gồm : packing list container, seal tàu, vị trí cấp container, lệnh cấp container có
ký tên của điều độ cảng cho phép lấy container rỗng.
Nhân viên giao nhận sẽ giao bộ hồ sơ này cho tài xế kéo container đến
bãi chỉ định của hãng tàu xuất trình lệnh cấp container rỗng đã được duyệt,
đóng phí nâng container cho phòng thương vụ bãi và lấy conttainer rỗng vận
chuyển đến kho người xuất khẩu đóng hàng.
Sau khi đóng hàng xong sẽ vận chuyển container có hàng hạ bãi tại cảng chờ
xếp hàng ( theo trên booking confirm) và đóng phí hạ container cho cảng vụ .
Hồ sơ hải quan gồm

+ Tờ khai hải quan : 2 bản chính( 1 bản dành cho người xuất khẩu, 1 bản dành
cho hải quan lưu)
+ Hợp đồng mua bán hàng hóa :1 bản chính
+ Hóa đơn thương mại (invoice) : 1 bản chính
+ Phiếu đóng gói (packing list) : 1 bản chính
+ Giấy phép đăng ký kinh doanh : bản sao y kèm bản chính đối chiếu ( nếu
doanh ngiệp mới xuất khẩu lần đầu)
+ Giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu : 1 bản
-Nếu mặt hàng xuất khẩu là hàng thực phẩm thì phải đăng lý kiểm dịch, hồ sơ
gồm có :
+ 2 giấy phép đăng ký kiểm dịch thực vật theo mẫu của trung tâm đăng ký
kiểm dịch thực vật
+ Hợp đồng ngoại thương ( sao y)
+ 1 invoice ( bản chính )
+ 1 packing list ( bản chính )
+ Mẫu hàng để kiểm dịch (nếu có)
+ Vận đơn (vận đơn này sẽ được nộp sau khi tàu chạy để lấy chứng thư)


Khi đã chuẩn bị hoàn chỉnh hồ sơ, nhân viên giao nhận mang bộ hồ sơ
đó đến cơ quan kiểm dịch thực vật để đăng ký kiểm dịch. Nhân viên tiếp nhận
sẽ kiểm tra bộ hồ sơ, nếu thấy đầy đủ sẽ ký và đóng dấu vào giấy đăng ký.
Khi hàng đã về đến cảng, nhân viên giao nhận sẽ đưa nhân viên kiểm
dịch đến vị trí container và tiến hành kiểm tra hàng. Hàng sẽ được cấp chứng
thư sau khi đã kiểm tra đạt tiêu chuẩn. chứng thư này là chứng nhận tình trạng
của hàng hóa đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm.
Bước 6: Thông quan hàng xuất khẩu
Truyền số liệu qua mạng hải quan điện tử : Dựa trên những chứng từ mà khách
hàng cung cấp cũng như những thông tin về hàng hóa mà công ty thu thập
đượcNhân viên giao nhận dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử «

ECUSKD » để truyền số liệu lên tờ khai qua mạng. Nếu truyền thành công hệ
thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân
luồng hàng hóa.
Có 2 trường hợp:
a) Trường hợp 1: Hàng hóa xuất khẩu miễn kiểm ( luồng xanh)
Bước 1 : Đăng ký mở tờ khai xuất khẩu
-

Nhân viên giao nhận in tờ khai Hải Quan điện tử (in 2 bản), mang tờ

khai đến cho khách hàng kí tên và đóng dấu xác nhận..
-

Sau đó, mang bộ chứng từ bao gồm:

+ Giấy giới thiệu
+ 2 tờ khai Hải Quan
+ packing list
- Hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của nhân viên công ty và tiến hành kiểm tra
xem việc chấp hành pháp luật Hải quan của doanh nghiệp trên hệ thống mạng
hải quan có vi phạm gì không. Kế tiếp xem việc kê khai trên tờ khai có phù


hợp với chứng từ hay không và xem hàng xuất khẩu có thuộc danh mục hàng
cấm hay không.
- Sau đó, Hải quan đóng dấu vào tờ khai và chuyển sang bộ phận trả tờ khai.
(Khi nộp tờ khai nhân viên giao nhận se mất phí kẹp vô tờ khai có thể từ
50.000 đến 200.000đ, hoặc có thể nhiều hơn tùy trường hợp)
Bước 2: Trả tờ khai
-

Nhân viên giao nhận mua tem ( lệ phí Hải Quan) dán vào tờ khai .
Hải quan sau khi kiểm tra trả lại cho nhân viên giao nhận 1 tờ khai và

giữ lại tờ khai dán tem.
Bước 3: Thanh lý hải quan bãi
-

Nhân viên giao nhận photo tờ khai và đến Hải quan thanh lý hàng xuất ở

Cát Lái để thanh lý.
-

Nhân viên mang tờ khai đã thông quan đến hải quan giám sát bãi ghi số

container/seal, tàu/chuyến lên tờ khai gốc.
-

Sau đó, nộp tờ khai ( photo và gốc để kiểm tra) tại phòng thanh lí.

-

Hải quan thanh lí kiểm tra đóng dấu xác nhận và trả lại tờ khai bản gốc.

(Khi thanh lý nhân viên giao nhận sẽ mất phí chi cho Hải quan thanh lý là
10.000đ/1 cont ở đây Cty Vương Ngọc có 2 cont là 20.000đ phí này không có
trên hóa đơn mà như dạng tiền bồi dưỡng)
Bước 4: Vào sổ tàu hàng xuất
- Căn cứ vào Booking nhân viên giao nhận viết số hiệu tàu, số hiệu chuyến đi,
số container, số seal vào ô 28 tờ khai để tiến hành vào sổ tàu.

-

Nhân viên giao nhận nộp tờ khai để Hải quan vào sổ tàu.

-

Hải quan trả lại tờ khai và phiếu xác nhận vào sổ tàu.
Kết thúc quá trình làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu tại

cảng.

Hàng hóa sẽ được sắp xếp lên tàu theo kế hoạch của hãng tàu.


b) Trường hợp 2: Hàng hóa xuất khẩu kiểm hóa ( luồng đỏ )
Bước 1 : Đăng ký mở tờ khai xuất khẩu
-

Nhân viên giao nhận in tờ khai Hải Quan điện tử (in 2 bản), mang tở

khai đến cho khách hàng kí tên và đóng dấu xác nhận..
-

Sau đó, mang bộ chứng từ bao gồm:

+ Giấy giới thiệu
+ 2 tờ khai Hải Quan
+ Hợp đồng thương mại ( sao y)
+ Invoice ( bản chính)
+ Packing list ( bản chính)

- Hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của nhân viên công ty và tiến hành kiểm tra
xem việc chấp hành pháp luật Hải quan của doanh nghiệp trên hệ thống mạng
hải quan có vi phạm gì không. Kế tiếp xem việc kê khai trên tờ khai có phù
hợp với chứng từ hay không và xem hàng xuất khẩu có thuộc danh mục hàng
cấm hay không.
- Sau đó, Hải quan đóng dấu và chuyển bộ phận kiểm hóa.
Bước 2: Kiểm hóa hàng xuất
-

Nhân viên giao nhận đăng ký chuyển bãi kiểm hóa tại bộ phận chuyển bãi

và rút ruột container.
-

Nhân viên giao nhận xem kết quả phân kiểm để liên lạc với Hải quan

kiểm hóa.
-

Xuống bãi tìm container tiến hành cắt seal và liên lạc với Hải quan

kiểm hóa xem cắt seal và kiểm tra hàng hóa (5%,10% tùy vào mức độ mà Hải
quan yêu cầu kiểm hóa).


-

Sau đó, nhân viên giao nhận bấm lại seal mới ( gồm seal Hải quan và

hãng tàu) và xin giấy xác nhận seal của bộ phận cắt/bấm seal có đóng dấu xác

nhận của bô phận bấm seal ở cảng.
Bước 3: Trả tờ khai
-

Nhân viên giao nhận mua tem ( lệ phí Hải Quan) dán vào tờ khai .

-

Hải quan sau khi kiểm tra trả lại cho nhân viên giao nhận bộ chứng từ

bao gồm:
+ 1 tờ khai và giữ lại tờ khai dán tem.
+ Hợp đồng thương mại ( sao y)
+ Invoice ( bản chính)
+ Packing list ( bản chính)
Bước 4: Thanh lý hải quan bãi
-

Nhân viên mang tờ khai đã thông quan đến hải quan giám sát bãi ghi số

container/ seal, tàu/chuyến lên tờ khai chính.
-

Nhận viên giao nhận photo tờ khai Hải quan điện tử. Sau đó, nộp tờ khai

( photo và gốc để kiểm tra) tại phòng thanh lí.
-

Hải quan thanh lí kiểm tra đóng dấu xác nhận và trả lại tờ khai bản gốc.

Bước 5: Vào sổ tàu hàng xuất
- Căn cứ vào Booking nhân viên giao nhận viết số hiệu tàu, số hiệu chuyến đi
vào ô 28 tờ khai để tiến hành vào sổ tàu.
-

Nhân viên giao nhận nộp tờ khai và phiếu xác nhận seal để Hải quan vào

sổ tàu.
-

Hải quan trả lại tờ khai và phiếu xác nhận vào sổ tàu.
Kết thúc quá trình làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu tại

cảng.

Hàng hóa sẽ được sắp xếp lên tàu theo kế hoạch của hãng tàu.
Bước 7: Phát hành vận đơn


Trường hợp 1: Khách hàng sử dụng dịch vụ quốc tế của công ty
Nhân viên giao nhận sẽ chuyển bộ hồ sơ cho bộ phận chứng từ hàng xuất
để phát hành vận đơn cho khách hàng.
Bộ phận chứng từ có trách nhiệm theo dõi lô hàng để lập chứng từ hàng
xuất. Công việc cụ thể của nhân viên chứng từ như sau:
-

Liên lạc với khách hàng để kiểm tra xem lô hàng xuất hoàn tất thủ tục

xuất hàng hay chưa.
-

Lấy số container báo cho hãng tàu để họ cập nhật sắp xếp container lên

tàu.
-

Yêu cầu người gửi hàng cung cấp thông tin để phát hành vận đơn.
Nội dung vận đơn gồm những chi tiết sau :

- Số vận đơn (B/L no)
- Người gửi hàng(Shipper)
- Người nhận hàng(Consignee)
- Tên tàu\ số chuyến(vessel\voy)
- Cảng xếp hàng(Port of loading)
- Cảng dỡ hàng(Port of discharge)
- Nơi giao hàng(Place of delivery)
- Điều kiện vận chuyển hàng :CY\Door
- Ngày xếp hàng lên tàu :Shipped on board date……(Những thông tin về tên
tàu số chuyến cảng đi, cảng đến phải trùng khớp với booking confirmation của
hãng tàu đã gửi trước đó)
- Số container\số kẹp chì( container\ Seal no)
- Số lượng container(number of container)
- Mô tả hàng hóa(Descreption of goods)
- Số kiện( number of package)


- Trọng lượng hàng cả bì(Gross weight)
- Nơi phát hành vận đơn(place and date of issue :
- Tên, trụ sở người chuyên chở hoặc đại lí :
- Đại lí giao nhận ở cảng đến của (Delivery Agent) :

- Điều khoản về cước phí(freight and charges)
- Số lượng bản vận đơn gốc (No. Of original B(s)/L) :
- Chữ ký của người chuyên chở hay đại lý của người chuyên chở :
-

Các điều kiện, điều khoản trách nhiệm chuyên chở, thường được in sẵn ở

mặt sau vận đơn, không thương lượng được, nếu có thỏa thuận khác thì phải
thể hiện thêm ở mặt trước vận đơn vì vậy người thuê chuyên chở phải tìm hiểu
kỹ các điều khoản phía sau vận đơn, hiểu các quy ước quốc tế điều chỉnh vận
đơn.
- Người gửi hàng chịu trách nhiệm cân đong, đo đếm và đóng hàng của mình
vào container và niêm phong kẹp chì trước khi giao cho người chuyên chở vì
thế miễn trách nhiệm cho người chuyên chở về số lượng, chất lượng hàng hóa
bên trong container, trên vận đơn thường có ghi chú « said to contain » «
Shipper’s load » « count and seal »(đóng xếp hàng, đếm hàng và kẹp chì do
người gửi hàng chịu trách nhiệm).
Sau khi có đầy đủ những thông tin trên, bộ phận chứng từ hàng xuất sẽ
phát hành vận đơn (HB/L) cho người gửi hàng và gửi bản vận đơn nháp cho
khách hàng kiểm tra lại thông tin nhằm tránh những sai sót về sau. Đồng thời,
gửi thông tin cho hãng tàu liên quan phát hành vận đơn (MB/L).
- Loại B/L được phát hành, thông thường là Bill Surrender or seaway bill
- Những thông tin còn lại như trên HB/L
Sau khi có được MB/L từ hãng tàu, nhân viên chứng từ kiểm tra đối
chiếu lại HB/L và MB/L xem có gì khác biệt không để chỉnh sửa (nếu có).