Luận văn kế toán vật liệu tại công ty CP xây dựng số 2 thăng long

LờI Mở ĐầU
Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, khi xã hội ngày càng phát triển, cạnh
tranh luôn là yếu tố tất yếu. Để tồn tại và đứng vững trong nền kinh tế thị tr ờng
thì mỗi doanh nghiệp phải định ra cho mình một chiến lợc kinh doanh có hiệu
quả.Bất kỳ một doanh nghiệp thuộc nghành sản xuất nào, mục tiêu hàng đầu
cũng là lợi nhuận. Mà để đạt đợc điều đó thì mục tiêu quan trọng nhất là phải hạ
thấp đợc giá thành sản phẩm. Muốn hạ thấp đợc giá thành sản phẩm thì doanh
nghiệp phải hạ thấp đợc chi phí, trong đó chi phí nguyên vật liệu là một trong
những yếu tố quan trọng không thể thiếu. Đặc biệt trong những ngành xây dựng
cơ bản, nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn 60% - 70% giá trị công trình, nó
cũng là một bộ phận quan trọng của hàng tồn kho và khó bảo quản nhất. Do đó,
việc quản lý, hạch toán chi phí vật liệu vào chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm
là cần thiết và là một bộ phận trọng tâm trong nội dung công tác kế toán của
doanh nghiệp. Qua việc phân tích tình hình quản lý, sử dụng vật liệu ở doanh
nghiệp sẽ thấy đợc những u, khuyết đỉêm của mình từ đó tìm ra đợc những
nguyên nhân và đa ra đợc các giả pháp để có thể quản lý và sử dụng vật liệu một
cách hiệu quả và tiết kiệm nhất.
Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long là một doanh nghiệp xây dựng
hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu là thi công các công trình công nghiệp
,dân dụng, giao thông kinh doanh khách sạn và du lịch. Vì vậy công tác kế toán
nguyên vật liêu rất đợc công ty quan tâm, trú trọng nhằm đảm bảo cho việc quản
lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ và có hiệu quả. Nhận thức đợc vấn đề này,
ngay từ khi còn học tập tại trờng thêm vào đó là những thực tế qua quá trình thực
tập tại công ty và đặc biệt đợc sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy Đậu Ngọc Châu và
các anh, chị phòng TC-KT của công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long cùng
với sự cố gắng của bản thân ,em đã chọn đề tài: Kế toán vật liệu tại công ty cổ
phần xây dựng số 2 Thăng Long
Đề tài đi sâu nghiên cứu nhằm làm rõ lý luận và tìm hiểu tình hình thực tế
về công tác kế toán vật liệu, phân tích tình hình quản lý, sử dụng vật liệu từ đó đa
ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại công ty cổ phần xây
dựng số 2 Thăng Long.

Đề tài nghiên cứu ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và tài liệu tham
khảo, báo cáo thực tập và chuyên đề tốt nghiệp gồm 3 phần:
Phần 1: Báo cáo thực tập tại công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng long.
Phần 2: Chuyên đề tốt nghiệp.
Phần 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty
cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long

Phần 1

Báo cáo thực tập tại công ty cổ phần
xây dựng số 2 thăng long
1.1 Đặc điểm tình hình chung của công ty cổ phần xây dựng số 2
thăng long.

1.1.1

Quá trình hình thành và phát triển của công ty.
Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long là doanh nghiệp cổ phần nhà
nớc trực thuộc Tổng công ty xây dựng Thăng Long.

1


Tên giao dịch quốc tế : Thăng Long construction joint stock company N2
Trụ sở chính
: Đờng Phạm Văn Đồng - Từ Liêm - Hà nội.
Quá trình hình thành và phát triển:
Công ty đợc thành lập ngày 10 tháng 12 năm 1966 với tên gọi Xí nghiệp cơ
khí xây lắp Thăng Long, với nhiệm vụ chủ yếu là xây dựng các công trình phục
vụ cho sự nghiệp chống Mỹ cứu nớc và xây dựng sau hoà bình.

Ngày 27 tháng 03 năm 1993 Xí nghiệp xây lắp Thăng Long đợc đổi thành
Công ty kiến trúc và xây dựng Thăng Long theo quyết định số 497/QĐ/GTVT của
Bộ giao thông vận tải ( nay là xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng,
sản xuất cấu kiện bê tông và vật liệu xây dựng).
Ngày 28 tháng 8 năm 1995 Công ty kiến trúc và xây dựng Thăng Long đợc
đổi tên thành công ty xây dựng kiến trúc Thăng Long và đợc sát nhập vào Tổng
công ty xây dựng Thăng Long theo quyết định số 4003/QĐ/GTVT của Bộ giao
thông vận tải. Công ty đợc mở rộng hơn nghành nghề kinh doanh, ngoài nghành
nghề kể trên công ty còn đợc phép xây dựng các công trình giao thông và kinh
doanh khách sạn du lịch.
Ngày 09 tháng 11 năm 1999 theo quyết định số 3113/1999/QĐ/GTVT
Công ty đổi tên thành Công ty xây dựng số 2 Thăng Long với nghành nghề kể
trên, trong đó nghành nghề kinh doanh chủ yếu là xây dựng các công trình công
nghiệp, dân dụng và giao thông.
Với quyết định số 3057/QĐ/GTVT ngày 17 tháng 9 năm 2001 của Bộ
GTVT Công ty xây dựng số 2 đựơc cổ phần hoá. Quá trình cổ phần hoá đợc tiến
hành đến ngày 1 tháng 7 năm 2003 Công ty chính thức hoạt động theo điều lệ tổ
chức hoạt động công ty cổ phần, hoạt động theo luật doanh nghiệp, đợc quốc hội
khoá X thông qua ngày 12/6/1999 tại kỳ hợp lần thứ V.
Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long thuộc sở hữu của các cổ đông
có t cách pháp nhân, có con dấu riêng, đợc mở tài khoản tại ngân hàng. Có điều lệ
và tổ chức hoạt động của công ty. Có vốn điều lệ và chịu trách nhiệm tài chính
hữu hạn đối với các khoản nợ. Hạch toán kinh tế độc lập và tự chủ về tài chính, tự
chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh.
Vốn điều lệ của công ty : 5.100.000.000 đồng, trong đó :
+ Phần vốn nhà nớc chiếm 21% (1070 triệu đồng)
+ Phần vốn của các cổ đông là ngời lao động trong công ty là 60%
( 3.060 triệu đồng).
+ Phần vốn bán cho các đối tợng ngoài công ty chiếm 19% ( 969
triệu đồng).

1.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Là một đơn vị xây dựng, công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long có
những đặc điểm chủ yếu sau:
- Sản phẩm của công ty chủ yếu những công trình giao thông có qui mô lớn, trải
dài, địa bàn sản xuất kinh doanh rộng, chịu ảnh hởng nhiều của thời tiết, thời gian
sản xuất dài.
2


- Phạm vi hoạt động của công ty rộng khắp cả nớc, trong những năm gần đây
công ty mở rộng thị trờng sang Lào. Các công trình này xây dựng cố định, nên vật
liệu lao động, máy thi công phải di chuyển theo đại điểm đặt công trình. Hoạt
động xây lắp tiến hành ngoài trời chịu ảnh hởng của điều kiện thiên nhiên ảnh hởng đến việc quản lý tài sản vật t, máy móc, dễ bị h hỏng và ảnh hởng đến tiến độ
thi công. Do vậy, vấn đề sinh hoạt của công nhân và an ninh cho ngời lao động
cũng nh phơng tiện máy móc rất đợc công ty quan tâm.
- Để phù hợp với điều kiện xây dựng và bảo đảm ổn định cho hoạt động ỉan xuất
kinh doanh, công ty tổ chức bộ máy quản lý sản xuất theo chuyên môn riêng và
chịu sự quản lý tập chung của ban lãnh đạo công ty nên công ty có những đội
chuyên làm đờng, đội chuyên làm các công trình thuỷ lợi... và khoanh vùng xây
dựng cho từng đội để thuận lợi cho việc di chuyển nhân lực và máy móc thi công.
* Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty hiện nay là :
- Xây dựng công trình giao thông trong và ngoài nớc ( bao gồm: cầu, đờng, sân
bay, bến cảng, san lấp mặt bằng...)
- Xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng, thuỷ lợi và công trình điện đến
35KV. Nạo vét, bồi đắp mặt bằng, đào đắp nền, đào đắp công trình.
- Đầu t xây dựng cơ sở hạ tầng cụm dân c, khu đô thị, giao thông vận tải.
- Khai thác khoáng sản và kinh doanh vật liệu xây dựng, cấu kiện thép, cấu kiện
bê tông đúc sẵn, bê tông nhựa.
- Xuất nhập khẩu vật t thiết bị, sửa chữa xe máy, thiết bị thi công, gia công cơ khí.
- T vấn thiết kế, thí nghiệm vật t, t vấn giám sát các công trình không do công ty

thi công.
- Kinh doanh thơng mại, dịch vụ du lịch, khách sạn.
*Kết quả hoạt động kinh doanh trong những năm gần đây:
Trong những năm gần đây kết qủa sản xuất kinh doanh của công ty năm
sau đều cao hơn năm trớc trên tất cả các mặt(Bảng số 1).
Bảng số 1:Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong hai năm gần đây.
Đơn vị tính: triệu đồng

Chỉ tiêu

Đơn vị

1.Tổng
Triệu
doanh thu
2.Lợi
nhuận trớc Triệu
thuế
Thuế
và Triệu

Năm 2003

Năm 2004

So sánh giữa năm 2004
với năm 2003
Số tuyệt Số tơng
đối
đối(%)

93025.5

95420.8

2395.3

2.57

382.85

409.67

26.82

7.00

42

37

-5

-11.9

3


các khoản
phải

nộp
NS
Số lợng cán
Ngời
bộ, CNV
Thu nhập
1000đ/ngời
bình quân

325

350

25

7.69

1250

1375

125

0.1

Qua bảng số liệu trên đã cho thấy Công ty đang trên đà phát triển với giá trị
tổng sản lợng ngày một tăng, cụ thể là tổng doanh thu trong năm 2004 đã tăng so
với năm 2003 là 2.57%. Đời sống cán bộ công nhân viên trong công ty ngày càng
đợc đảm bảo, ổn định, nâng cao cả về đời sống vật chất lẫn tinh thần, cùng một cơ
chế thởng, phạt, phụ cấp hợp lý, công minh nên đã khuyến khích đợc tinh thần lao

động hăng say, nhiêt tình, phát huy đợc tính sáng tạo, chủ động trong công việc,
góp phần không nhỏ vào sự phát triển không ngừng của công ty. Thu nhập binh
quân đầu ngời / tháng tính riêng trong năm 2004 là 1375000đ, tăng 0.1% so với
năm 2003.Bên cạnh đó, Công ty cũng đã hoàn thành tốt nghĩa vụ với nhà nớc về
các khoản nộp ngân sách , giảm 11.9 % các khoản phải nộp nhà nớc so với năm
2003.
1.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng
Long.
Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long có bộ máy quản lý tơng đối
gọn nhẹ và năng động, có hiệu quả. Hiện nay việc tổ chức thành các đội thi công
giúp cho công ty trong việc quản lý lao động và phân công lao động thành nhiều
vị trí thi công khác nhau với nhiều công trình khác nhau một cách hiệu quả.
Trong bộ máy quản lý mỗi phòng ban đều có chức năng nhiệm vụ riêng của mình
trong mối quan hệ thống nhất.
- Đại hội cổ đông là cơ quan có quyền quyết định cao nhất.
- Hội đồng quản trị.
- Giám đốc là ngời điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đồng
thời chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh của toàn công ty.
- Các phó giám đốc : Công ty có 4 Phó giám đốc, mỗi ngời chịu trách nhiệm
trớc giám đốc điều hành theo khu vực địa lý.
- Phòng dự án : Tìm hiểu nghiên cứu thị trờngvà các dự án, lập hồ sơ đấu thầu
và theo dõi kết quả.
- Phòng kinh tế hợp đồng : Chịu trách nhiệm ký và thanh lý các hợp đồng, lập
và duyệt các định mức đơn giá tiền lơng, lập bảng giao khoán cho các đội.
4


- Phòng kế hoạch điều độ : Tổng hợp kế hoạch các bộ phận và lập kế hoạch
sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu t cho toàn công ty.
- Phòng kỹ thuật : Nghiên cứu, áp dụng những tiến bộ khoa học kỹ trhuật vào

sản xuất. Lập hạn mức vật t, theo dõi kiểm tra giám sát về kỹ thuật, chất lợng sản
xuất các công trình, các dự án của công ty đã và đang thực hiện. Xác định khối lợng thực tế phải làm giúp phòng kế hoạch điều độ giao việc.
- Phòng tổ chức cán bộ và lao động tiền lơng : Tổ chức tuyển chọn lao động,
phân công lao động, sắp xếp, điều phối lao động cho các đội sản xuất, hình thành
các chứng từ về lao động tiền lơng cho các bộ phận của công ty.
- Phòng máy vật t : Cung cấp kịp thời, đúng chủng loại vật t cho các công trình
theo đúng kế hoạch, quản lý tham mu sử dụng máy móc thiết bị vận taỉ trong toàn
bộ công ty.
- Phòng tài chính kế toán: Thực hiện ghi chép sử lý cung cấp số liệu về tình
hình tài chính. Huy động phân phối, giám sát các nguồn vốn, bảo toàn và nâng
cao hiệu quả đồng vốn.
-Văn phòng : Chịu trách nhiệm về công tác hành chính của công ty.
Cơ cấu tổ chức của một đội sản xuất trong công ty: Đội trởng, đội phó
kỹ thuật, từ 1 đến 3 kỹ thuật viên là kỹ s chuyên nghành, từ 1 đến 2 nhân viên
thống kê kế toán, 1 nhân viên tiếp liệu, 1 thủ kho... đợc bố trí tuỳ theo tính chất
quy mô sản xuất của đội.
Sơ đồ bộ máy quản lý công ty ( xem sơ đồ 1 )

1.1.4 Tổ chức công tác kế toán của công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng
Long.
5


1.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán.
- Bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo hình thức tập chung toàn bộ
công việc kế toán đợc tập chung tại phòng kế toán của công ty, ở các đội sản xuất,
đợn vị sản xuất trực thuộc công ty không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố
trí các nhân viên thống kê kế toán làm nhiệm vụ thu thập, phân loại, kiểm tra
chứng từ sau đó vào sổ chi tiết vật t,lao động, máy móc và tập hợp chứng từ gốc
vào bảng tập hợp chứng từ gửi lên công ty vào ngày 25 hàng tháng.

- Cơ cấu tổ chức phòng tài chính - kế toán.
+ Kế toán trởng : Chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán đơn giản,
gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu quản lý, hớng dẫn, chỉ đạo kiểm tra công việc do kế
toán viên thực hiện, tổ chức lập báo cáo theo yêu cầu quản lý, chịu trách nhiệm
với giám đốc và cấp trên về thông tin kế toán.
+ Kế toán tổng hợp : Có trách nhiệm tập hợp chi phí, tính giá thành
và kết quả kinh doanh.
+ Kế toán vật t - TSCĐ : Co trách nhiệm theo dõi hình hình nhập
xuất tồn của vật t, xác định chi phí nguyên vật liệu cho từng công trình, hạng mục
công trình.Theo dõi tình hình biến động TSCĐ, phản ánh đầy đủ kịp thời và chính
xác số lợng TSCĐ, tình hình khấu hao, tính đúng chi phí sửa chữa và giá trị trang
thiết bị.
+ Kế toán tiền lơng và các khoản vay : Căn cứ vào bảng duyệt quỹ lơng của các đội và các khối gián tiếp của công ty, kế toán tiến hành tập hợp bảng
lơng, thực hiện phân bổ, tính toán lơng và các khoản phải tính cho cán bộ công
nhân viên trong công ty.Theo dõi tiền vay và các khoản trả lãi ngân hàng.
+ Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng : Có nhiệm vụ mở sổ chi tiết
theo dõi các khoản thu tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các khoản thanh toán, cuối
tháng lập bảng kê thu chi và đối chếu với kế toán tổng hợp.
+ Thủ quỹ : Căn cứ vào chứng từ thu chi đã đợc phê duyệt, thủ quỹ
tiến hành phát, thu, nộp tiền ngân hàng cùng với kế toán tiền mặt quản lý tiền của
Kế toán trởng
công ty.

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty cổ phần
Kếxây
toándựng số 2
KếThăng
toán Long.
Kế toán

Kế toán
vật t
TSCĐ
CCDC

tiền mặt

tổng
hợp

tiền l
ơng

Thủ
quỹ
Nhân 6viên thống kê
kế toán tại các đội


1.1.4.2 Hình thức tổ chức sổ kế toán của công ty.
- Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, tiến hành thi công
xây dựng nhiều công trình trong cùng một thời gian nên chi phí phát sinh thờng
xuyên liên tục và đa dạng. Để kịp thời tập hợp chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ
cho từng công trình cũng nh toàn bộ công ty, công ty áp dụng phơng pháp kế toán
kê khai thờng xuyên. Phơng pháp này không những phản ánh đợc kịp thời chi phí
sản xuất cho từng công trình mà nó còn phản ánh một cách chính xác số chi phí
cho từng công trình trong từng thời điểm, giúp ban quả lý từng công trình cũng
nh giám đốc công ty đánh giá đợc số chi phí thực tế bỏ ra có theo kế hoạch dự
toán thi công hay không, để từ đó có biện pháp điều chỉnh tốc độ, tiến độ thi công
.

- Để phù hợp với yêu cầu quản lý cũng nh thuận tiện cho công tác hạch
toán, công ty lựa chọn kỳ kế toán quý, nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp
khấu trừ và áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.
Để giảm bớt khối lợng công việc ghi sổ sách kế toán, nâng cao năng suất
chất lợng công tác kế toán cũng nh đảm bảo tính kịp thời chính xác của công tác
kế toán , công ty đã sử dụng phần mềm kế toán AFSYS 5.0. Với phần mềm kế
toán máy này, kế toán chỉ cần cập nhật chứng từ kế toán ban đầu đã đợc phân loại
vào máy tính, máy tính sẽ tự động tính toán, xử lý các dữ liệu trên sổ kế toán
thành các thông tin trên Sổ cái và Báo cáo tài chính, phần mềm này gồm: Hệ
thống, danh mục, cập nhật chứng từ
Quy trình sử lý phần mềm AFSYS 5.0 đợc mô tả bằng sơ đồ sau:
Chứng từ ban đầu

Nhập dữ liệu vào máy tính

Xử lý tự động theo chơng trình

Sổ kế toán
tổng hợp

7
Sổ kế toán
chi tiết

Các báo
cáo kế toán


Bớc 1- Nhập đầu tiên kế toán các phần hành thực hiện. Căn cứ vào các chứng từ
gốc nhận đợc, kế toán nhập các số liệu đó vào máy qua 2 màn hình cập nhật cho

2 nhóm chứng từ sau:
-Cập nhật chứng từ: tiền mặt, ngân hàng, vay, công nợ, chi phí, khác.
-Cập nhật hoá đơn: nhập vật liệu công cụ dụng cụ, xuất vật liệu công
cụ dụng cụ,nhập hàng hoá - sản phẩm, xuất hàng hoá - sản phẩm.
Màn hình cập nhật chứng từ kế toán nói chung đều có cùng một giao diện
giống nhau, phơng pháp cập nhật và các thao tác trong khi cập nhật đều nh nhau,
chỉ khác nhau ở mã chứng từ. Màn hình cập nhật có một số yếu tố cơ bản sau:
*Các thông tin ban đầu: Loại chứng từ ngày chứng từ, số chứng từ, đối tợng
pháp nhân, mã khoản mục chi phí, mã đối tợng tập hợp, diễn giải...
*Chi tiết mặt hàng: Mã hàng hoá, tên hàng hoá, đơn vị tính, số lợng, đơn
giá số tiền...
*Định khoản: Tài khoản nợ, tài khoản có, số tiền.
Bớc 2-Xử lý dữ liệu:
Sau khi đã cập nhật, máy tự động xử lý các số liệu này bằng cách chuyển vào các
sổ sách liên quan nh: Sổ kê toán chi tiết, Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại,
Chứng từ ghi sổ, Bảng kê ghi nợ các tài khoản, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ
cái...
Bớc 3- In báo cáo:
Đến cuối kỳ, số liệu từ các sổ cái và các chứng từ liên quan đợc chuyển vào báo
cáo tài chính và máy cho phép in ra báo cáo này ( Bảng cân đối kế toán, báo cáo
kết quả kinh doanh,...).
Công ty sử dụng báo cáo tài chính đầy đủ theo quy định của bộ tài
chính,định kì 6 tháng nộp báo cáo kế toán nội bộ.
1.2 Kết quả thực tập các mặt nghiệp vụ chủ yếu

*Quy trình luân chuyển chứng từ
- Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán TSCĐ: Căn cứ vào hoá đơn, biên
bản giao nhận TSCĐ, hoặc biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản kiểm kê TSCĐ, kế
toán lập chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết TK 211, sổ cái TK
211 sau đó kế toán tiến hành lu chứng từ.

- Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán vật liệu: Căn cứ vào biên bản
kiểm nghiệm vật t, hạn mức vật t để lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ; căn cứ
vào chỉ tiêu số lợng trên các chứng từ này, thủ kho ghi vào thẻ kho. Kế toán cập
nhật chứng từ ban đầu, theo chơng trình kế toán máy AFSYS 5.0 số liệu do kê
toán đã cập nhật sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết vật liệu; bảng kê nhập _xuất_ tồn;
bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại; sổ cái TK 152
- Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lơng, tiền công và các
khoản trích theo lơng: Căn cứ vào bản chấm công; phiếu xác nhận sản phẩm hoặc
công việc đã hoàn thành kế toán lập bảng phân bổ tiền lơng, trích BHXH; ghi sổ
đăng kí chứng từ ghi sổ và sổ cái TK 334

8


- Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán hàng tồn kho: Phiếu xuất kho,
phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, thẻ kho, biên bản kiểm
kê vật t sản phẩm hàng hoá
- Quy trình luân chuyển chứng từ tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy thanh
toán tạm ứng, sổ chi tiết, sổ cái.
- Quy trình luân chuyển chứng từ sản xuất: Phiếu theo dõi ca xe máy thi
công.

1.3 Nhận xét đánh giá chung

Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long với gần 40 năm xây dựng và
trởng thành đến nay công ty đã trở thành một trong những công ty hàng đầu trong
ngành xây lắp của Việt Nam. Cùng với sự đi lên của nền kinh tế đất nớc, công ty
đã không ngừng lớn mạnh và hội nhập với nền kinh tế của thị trờng.
Ưu điểm:
Qua thời gian thực tập tại phòng kế toán của Công ty, em nhận thấy về cơ

bản cơ cấu tổ chức hệ thống kế toán là phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động
sản xuất kinh doanh của Công ty. Các chính sách điều lệ trong Công ty đảm bảo
kết hợp đợc tính tuân thủ các quy định hiện hành về hạch toán kế toán, cơ chế
quản lý tài chính của Nhà nớc với mục tiêu nâng cao hiệu quả trong sản xuất kinh
doanh của Công ty. Bộ máy kế toán đã phát huy đợc vai trò tích cực của mình,
phản ánh một cách trung thực, khách quan tình hình hoạt động sản xuất kinh
doanh của Công ty, cung cấp những cơ số liệu chính xác, phục vụ đắc lực cho ban
lãnh đạo trong việc ra các quyết định về phơng án sản xuất kinh doanh.
Phòng kế toán của công ty gồm có 8 nhân viên có trình độ và kinh nghiệm
phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của mỗi ngời. Số lao động của phòng kế toán
là phù hợp với quy mô lao động của Công ty. Phân công công việc của nhân viên
trong phòng có tính chuyên môn hoá, hợp tác hoá cao nhằm đạt đợc mục tiêu
thông tin và kiểm tra tài chính trong công ty.
Việc tổ chức luân chuyển chứng từ và lu trữ chứng từ có khoa học đảm bảo
phản ánh nghiệp vụ kinh tế một cách nhanh chóng kịp thời, thuận lợi cho việc
kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các sổ sách kế toán.
Trong điều kiện khoa học công nghệ đang phát triển mạnh mẽ Công ty
cũng đã nhận thức đợc những lợi ích từ việc ứng dụng tin học vào trong công tác
kế toán. Đặc biệt với việc sử dụng phần mềm kế toan AFSYS 5.0 đã giúp cho việc
sử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác góp phần giải phóng sức lao
động, tinh giảm bộ máy quản lý và nâng cao hiệu quả công việc.
Nhợc điểm:
Bên cạnh những thành tựu đã đạt đợc, theo em còn có một số những tồn tại
cần khắc phục và em cũng xin đề xuất một số các giải pháp nhằm góp phần nâng
cao hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán của Công ty:
9


Về quy mô nhân sự của phòng kế toán cha thực sự tơng thích với khối lợng
công việc . Mặc dù có đợc sự trợ giúp đắc lực của hệ thống phần mềm kế toán

máy, nhng mỗi nhân viên trong phòng vẫn phải kiêm nhiệm và quản lý cùng một
lúc nhiều phần hành. Dẫn tới có thể phát sinh những sai sót không đáng có. Do đó
công ty nên có những thay đổi cần thiết trong tổ chức nhân sự của phòng kế toán
thích hợp để khắc phục khó khăn này.
Bên cạnh những lợi ích thiết thực của việc sử dụng phần mềm kế toán việc
cập nhật những thay đổi trong công tác hạch toán kế toán. Trong điều kiện nền
kinh tế nớc ta đang phát triển, các cơ chế chính sách thờng xuyên có sự thay đổi.
Phần mềm kế toán không thể cập nhật ngay các thay đổi mà cần phải có thời gian
để xây dựng áp dụng cho phù hợp. Cần có sự liên hệ, hợp tác thờng xuyên với nhà
cung cấp phần mềm để giảm thiểu đến mức tối đa hạn chế này .
Hệ thống sổ chi tiết cha thực sự phù hợp cho việc quản lý chặt chẽ đến từng
đối tợng. Để có đợc thông tin chính xác về từng đối tợng thờng phải mất rất nhiều
thời gian và công sức của nhân viên kế toán. Bởi vậy, cần phải xây dựng hệ thống
sổ chi tiết phân loại theo đặc trng của từng đối tợng. Có thể phân loại từng nhóm
đối tợng với những đặc trng giống nhau sau đó tiến hành mở sổ chi tiết cho từng
nhóm đối tợng đó.
Qua thời gian thực tập và tìm hiểu tại Công ty cổ phần xây dựng số 2
Thăng Long, em đã nhận thức đợc tầm quan trọng của công việc kế toán. Cũng
nh hiểu biết đợc một cách sâu săc nhất công việc, sổ sách cần thiết và cần làm.
Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiêt tình của các cán bộ, nhân viên
phòng kế toán công ty cổ phần và sự tận tình chỉ bảo của thầy Đậu Ngọc Châu.

Phần 2:
Chuyên đề tốt nghiệp
10


Chơng 1: một số vấn đề lý luận cơ bản về kế toán
nguyên vật liệu
1.1 kháI niệm, đặc đIểm, vai trò của nguyên vật liệu

1.1.1 khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu
Bất kỳ một doanh nghiệp nào, muốn tiến hành sản xuất kinh doanh phải có
đầy đủ 3 yếu tố cơ bản: T liệu lao động, đối tợng lao động và sức lao động.
Nguyên vật liệu là đối tợng lao động đã đợc thay đổi do lao động có ích của
con ngời tác động nhằm phục vụ cho quá trình sản xuất và tạo ra sản phẩm.Ví dụ
nh núi đá vôi không phải là vật liệu nhng khi con ngời khai thác chúng phục vụ
cho công nghiệp sản xuất xi măng thì chúng đợc coi là vật liệu .
Từ khái niệm trên chúng ta thấy nguyên vật liệu có những đặc điểm sau:
- Xét về mặt hiện vật: Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu trình
sản xuất và không giữ đợc hình thái vật chất ban đầu.
- Về mặt giá trị: nguyên vật liệu có đặc điểm là trong quá trình sản xuất
vật liệu bị tiêu hao toàn bộ giá trị một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra.
1.1.2 Vai trò của nguyên vật liệu
Chính từ những đặc điểm nêu trên mà nguyên vật liệu có vai trò đặc biệt
quan trọng đối với quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu là một bộ phận quan trọng
của tài sản lao động, nó tham gia trọn vẹn vào một chu trình sản xuất. Khi tham
gia vào quá trình sản xuất kinh doanh thì nó chuyển dịch toàn bộ giá trị để cấu
thành nên thực thể sản phẩm.
Chi phí nguyên vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản
xuất cũng nh trong giá thành sản phẩm ( Trong ngành xây dựng chiếm trên 70% ).
Do đó, sự biến động của chi phí nguyên vật liệu sẽ kéo theo sự biến động về giá
thành sản phẩm. Vì vậy kế toán phải phản ánh chính xác chi phí nguyên vật liệu ở
tất cả các khâu của quá trình sản xuất, từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và dự
trữ làm sao để đảm bảo tiết kiệm triệt để chi phí hạ giá thành sản phẩm.
1.1.3 Yêu cầu của việc quản lý nguyên vật liệu
Quản lý là yêu cầu khách quan đối với mọi nền kinh tế. Quản lý nguyên
vật liệu không những có ý nghĩa quan trọng đối vơí chính bản thân các doanh
nghiệp mà xa hơn thế nó còn tác động trực tiếp đến xã hội, đến nền kinh tế quốc
dân, điều này đợc thể hiện :

Thứ nhất, đối với doanh nghiệp: Xuất phát từ đặc điểm của vật liệu trong
sản xuất thì chi phí vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất, trong
giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận doanh nghiệp. Hơn nữa, với một đặc tính khác
của nguyên vật liệu là cấu thành nên thực thể của sản phẩm nên chất lợng, số lợng, chủng loại của nguyên vật liệu đợc sử dụng vào sản xuất sẽ ảnh hởng đến
chất lợng sản phẩm. Nh vậy có thể khẳng định: Quản lý nguyên vật liệu có ý
nghĩa quyết định đến sự tồn vong của doanh nghiệp.
Thứ hai, đối với xã hội: Để thoả mãn nhu cầu tiêu dùng ngày càng tăng,
đòi hỏi nguyên vật liệu sử dụng vào sản xuất phải nhiều về số lợng, đa dạng về
chủng loại và phải có chất lợng cao. Mà chúng ta đã biết nguồn nguyên liệu thiên
nhiên không phải là vô hạn, vì vậy quản lý tốt và sử dụng vật liệu có hiệu quả
11


cũng có nghĩa là chúng ta đang tiết kiệm nguồn lực cho xã hội, cho nền kinh tế
quốc dân, tạo đà cho sự phát triển của đất nớc.
Xuất phát từ ý nghĩa quan trọng của việc quản lý vật liệu đòi hỏi các
doanh nghiệp phải có các biện pháp quản lý tốt vật liệu ở các khâu: Thu mua, bảo
quản, sử dụng và dự trữ.
- Khâu thu mua: Phải quản lý chặt chẽ đối với quá trình thu mua vật
liệu, đảm bảo đủ số lợng, đúng quy cách, chủng loại, chất lợng tốt, giá mua và chi
phí mua hợp lý. Thực hiện kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ, thời gian kế
hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, một mặt lựa chọn các nhà cung cấp
vật t ổn định, mặt khác phải kiếm tìm những nguồn hàng mới để tạo ra cho doanh
nghiệp những nguồn hàng dự trữ với chi phí thấp nhất.
- Khâu bảo quản: Tổ chức tốt việc bảo quản vật liệu trong kho cũng nh
quá trình vận chuyển bằng hệ thống kho tàng, bến bãi, phơng tiện vận chuyển phù
hợp với tính chất của từng loại vật liệu. Trang bị đầy đủ các phơng tiện cân đo,
kiểm tra, phòng chống cháy nổ.
- Khâu sử dụng: Sử dụng tiết kiệm ( song vẫn phải đảm bảo chất lợng
sản phẩm ) nhằm hạ thấp chi phí tiêu hao vật liệu trong giá thành sản phẩm từ đó

tiến tới giảm giá bán, tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp.
- Khâu dự trữ: Tính toán, xác định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng
loại vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp đợc tiến hành
bình thờng. Tránh tình trạng phải ngừng sản xuất do thiếu nguyên vật liệu hoặc
gây ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều nguyên vật liệu.
1.2 nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu
Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình thu mua,
vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu.Tính giá thực
tế vật liệu đã mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực tế kế hoạch thu mua vật
liệu về số lợng, chất lợng, chủng loại, giá cả và thời hạn cung cấp vật liệu nhằm
đảm bảo vật liệu về mọi mặt cho sản xuất kinh doanh.
- Tính toán, xác định chính xác số lợng, giá trị nguyên vật liệu thực tế
đa vào sử dụng, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sử dụng vật liệu cho sản
xuất. Phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu sử dụng vào các đối tợng tập hợp chi
phí, từ đó giúp cho việc xác định chính xác giá thành sản phẩm.
- Tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán, các sổ kế toán tổng hợp
và chi tiết phù hợp với phơng pháp kế toán mà doanh nghiệp đã đăng ký áp dụng,
tạo điều kiện cho việc quản lý thống nhất của Nhà nớc.
- Tổ chức tiến hành lập các báo cáo về vật liệu theo đúng phơng pháp
và thời gian quy định nhằm phục vụ cho công tác kế toán, quản trị doanh nghiệp.
Tham gia kiểm kê và đa ra các ý kiến về quá trình thu mua, bảo quản,
dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu nhằm nâng cao hiệu quả quản lý.

12


1.3

nội dung cơ bản của tổ chức công tác kế toán nguyên vật
liệu trong các doanh nghiệp xây dựng

1.3.1

Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
1.3.1.1 Chứng từ kế toán sử dụng
Chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995
của bộ tài chính và các văn bản quy định khác, các chứng từ kế toán về nguyên
vật liệu bao gồm:
- Phiếu nhập kho ( Mẫu 01-VT )
- Phiếu xuất kho ( Mẫu 02 - VT )
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03- VT )
- Biên bản kiểm kê vật t, hàng hoá ( Mẫu 08 VT )
- Hoá đơn GTGT ( Mẫu 01/GTKT )
- Hoá đơn bán hàng ( Mẫu 03-GTTT )
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( Mẫu 02- BH )
- Hoá đơn cớc phí vận chuyển ( Mẫu 03 - BH )
- Phiếu xuất vật t theo hạn mức ( Mẫu 04-VT )
- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ ( Mẫu 07-VT )
- Biên bản kiểm ngiệm vật t ( Mẫu 05-VT )
Tuỳ thuộc vào tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực
hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu khác nhau mà các doanh nghiệp
lựa chọn chứng từ cho phù hợp.
Đối với chứng từ kế toán bắt buộc phải đợc lập kịp thời, đầy đủ theo đúng
quy định về mẫu biểu, nôi dung, phơng pháp lập. Những ngời lập chứng từ phải
chịu trách nhiệm về các ghi chép, tính chính xác về số liệu của nghiệp vụ kinh tế
phát sinh.
Mọi chứng từ kế toán về nguyên vật liệu phải đợc tổ chức luân chuyển
theo trình tự và thời gian hợp lý phục vụ công việc ghi chép, phản ánh và tổng hợp
số liệu trên các sổ kế toán về nguyên vật liệu.
1.3.1.2 Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Tuỳ thuộc vào doanh nghiệp áp dụng phơng pháp hạch toán chi tiết nào mà
có thể sử dụng các sổ ( Thẻ ) kế toán chi tiết sau:
- Sổ (thẻ) kho
- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu
- Sổ đối chiếu luân chuyển
- Sổ số d
- Bảng kê tổng hợp nhập-xuất-tồn
Ngoài ra còn có thể sử dụng các Bảng kê nhập-xuất, Bảng luỹ kế nhập, Bảng
luỹ kê kế xuất phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết đợc nhanh chóng, đơn giản,
kịp thời.
13


Đối với mỗi doanh nghiệp, tuỳ thuộc vào yêu cầu quản trị nguyên vật liệu
mà danh mục các sổ sách, bảng biểu, báo cáo quản trị sao cho phù hợp.
1.3.1.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là việc hạch toán chi tiết theo từng danh
điểm, từng loại, từng nhóm nguyên vật liệu về chỉ tiêu hiện vật và giá trị, đợc tiến
hành ở cả trong kho và cả ở bộ phận kế toán theo từng kho và từng ngời chịu trách
nhiệm bảo quản.
Phơng pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu là cách thức kết hợp giữa thủ kho
và bộ phận kế toán nguyên vật liệu trong việc tổ chức kế toán theo từng danh
điểm,từng loại, từng nhóm cả về số lợng và giá trị ở từng kho theo từng ngời có
trách nhiệm bảo quản vật liệu. Mỗi cách thức thay đổi sự phối hợp giữa thủ kho
và kế toán lại tạo ra một phơng pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Hiện nay có
3 phơng pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu:
- Phơng pháp ghi thẻ song song
- Phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển
- Phơng pháp ghi sổ số d
Các doanh nghiệp tuỳ thuộc vào đặc điểm cụ thể của mình mà lựa chọn phơng pháp thích hợp.

Phơng pháp ghi thẻ song song
ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn
kho của từng thứ ( danh điểm ) vật liệu ở từng kho theo chỉ tiêu số lợng.
ở phòng kế toán: sau khi nhận đợc các chứng từ về nguyên vật liệu từ thủ
kho, kế toán thực hiện kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ, căn cứ vào đó để ghi vào
thẻ chi tiết, mỗi chứng từ đợc ghi vào một dòng. Thẻ chi tiết đợc mở cho từng thứ
nguyên vật liệu nh thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho
theo chỉ tiêu số lợng và giá trị. Ngoài ra, kế toán còn lấy số liệu trên dòng công
tác của các thẻ chi tiết để ghi vào các bảng kê nhập xuất tồn.
Sơ đồ 1: Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng phát ghi thẻ song song.
Thẻ kho

Phiếu nhập vật liệu

Phiếu xuất vật liệu

Thẻ (sổ) kế toán chi tiết

Bảng kê nhập xuất
tồn vật liệu
14
Sổ kế toán tổng hợp


Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu , kiểm tra
Phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển:
ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép giống nh phơng pháp ghi

thẻ song song
ở phòng kế toán: Sau khi nhận, kiểm tra, hoàn thiện chứng từ vật liệu,
kế toán căn cứ vào đó để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển. Sổ này đợc kế toán
mở cho cả năm và đợc ghi vào cuối mỗi tháng. Sổ đợc dùng để ghi chép tình hình
nhập xuất tồn kho của từng thứ vật liệu thuộc từng kho trên cả hai chỉ tiêu:
Số lợng và gía trị. Mỗi thứ vật liệu đợc ghi trên một dòng của sổ.
Sơ đồ 2: Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân
chuyển.
Thẻ kho

Chứng từ xuất vật liệu

Chứng từ nhập vật liệu

Bảng kê nhập vật liệu

Sổ đối chiếu
luân chuyển

Bảng kê xuất vật liệu

Sổ kế toán tổng hợp
- Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra

Phơng pháp ghi sổ số d:
ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất,
tồn kho vật liệu giống nh hai phơng pháp trên. Ngoài ra, thủ kho còn sử dúng sổ

15


số d để ghi chép số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu chỉ tiêu
số lợngtrên cơ sở số liệu từ các thẻ kho.
ở phòng kế toán: Căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán lập bảng kê nhập, bảng
kê xuất. Cuối tháng lấy số liệu trên dòng cộng của bảng là luỹ kế nhập ( xuất ) để
ghi vào bảng kê nhập, xuất, tồn rồi tính ra số tồn kho cuối tháng của từng nhóm
vật liệu.
Sơ đồ 3: Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp ghi sổ số d
Thẻ kho

Chứng từ nhập vật liệu

Chứng từ xuât vật liệu
Sổ số d

Bảng kê nhập vật liệu

Bảng kê luỹ kế nhập

Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu

Bảng kê xuất vật liệu
Bảng kê
nhập-xuấttồn

Bảng kê luỹ kế xuất

Sổ kế toán tổng hợp

1.3.2

Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu đợc thực hiện theo hai phơng pháp:
1.3.2.1 Kế toán tổng hợp nhập-xuất nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng
xuyên:
Đặc điểm của phơng pháp kê khai thờng xuyên
Phơng pháp kê khai thờng xuyên ( viết tắt là KKTX) là phơng pháp hạch
toán theo dõi thờng xuyên, liên tục, có tính hệ thống tình hình biến động, nhậpxuất-tồn kho các chủng loại tài sản thuộc nhóm hàng tồn kho trên sổ sách kế
toán, tức là các nghiệp vụ nhập, xuất kho sẽ đợc xử lý ngay khi phát sinh.
Theo phơng pháp này, kế toán sẽ phản ánh trị giá của vật liệu nhập,
xuất, tồn kho trên các tài khoản thuộc nhóm hàng tồn kho.
16


Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của NVL, kế toán sử dụng TK
152 Nguyên liệu, vật liệu
Kết cấu của tài khoản này nh sau:
Bên Nợ: -Trị giá vốn thực tế NVL nhập trong kỳ
- Số tiền điều chỉnh tăng gía NVL khi đánh giá lại
- Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê
Bên Có:- Trị giá vốn thực tế NVL xuất trong kỳ
- Số tiền giảm giá, chiết khấu thơng mại hàng mua
- Số tiền điều chỉnh giảm gía NVL khi đánh giá lại
- Trị giá NVL thiếu phát hiện khi kiểm kê

Số d Nợ: Phản ánh trị giá vốn thực tế NVL tồn kho cuối kỳ
Tài khoản 152 đợc mở chi tiết thành các tài khoản cấp 2:
+ TK 1521: Nguyên vật liệu chính
+ TK 1522: Vật liệu phụ
TK 111,112,141.331
TK 152
TK 111,138,331
+ TK 1523: Nhiên( 1)
liệu
+ TK 1524: Phụ tùng thay thế
TK 151
( 11 )
+ TK 1525:
Thiết bị xây dựng cơ bản
+ TK 1528:
( 2) Vật liệu
( 3khác
)
Trong từng tài khoản cấp 2TK
lại133
có thể chi tiế thành các TK cấp 3, cấp 4,Tới từng
(
Nếu
có
)
nhóm, từng thứ vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý vật liệu và yêu cầu quản trị
của TK333
doanh nghiệp.
TK 621
( 4)

( 12 )

TK 154

TK 627,641,642
(
5
)
(
13
)
Trình tự kế toán NVL theo phơng pháp KKTX:
Phơng
pháp kế toán tổng hợp nhập-xuất NVL theo pp KKTX cóTKthể
khái quát
TK 128,222
128,222,228
(
6
)
(
14
)
theo sơ đồ sau:
TK 421

Sơ đồ 4:Sơ đồ kế toán NVL theo phơng pháp KKTX.

( 14a )

TK 411

TK 138
TK 131,336

(7)

( 15 )
(8)

( 16 )

(9)

( 17 )

TK 412

( 14b )
TK 632,157,138
TK154

TK 138

TK412
(10a)

( 10b )

17

Ghi chú:
(1): Phản ánh trị gía vật liệu mua ngoài nhập kho
(2): Phản ánh trị giá vật liệu mua đang đi đờng
(3): Trị giá VL mua đang đi đờng tháng trớc, tháng này nhập kho
(4): Phản ánh số thuế nhập khẩu của lô vật liệu DN nhập khẩu
(5): Trờng hợp DN nhập kho vật liệu thuê ngoài gia công chế biến hoặc tự
gia công chế biến
(6): Nhận lại vốn góp liên doanh, đợc chia lãi liên doanh bằng vật liệu
(7): VL đợc cấp phát, nhận góp vốn liên doanh
(8): Vật liệu phát hiện thừa cha rõ nguyên nhân khi kiểm kê
(9): Khi nhận NVL của bên A ứng trớc để thực hiện khối lợng xây lắp, nhận
thầu
(10a): Phản ánh lại chênh lệch tăng do đánh giá lại vật liệu
(10b): Phản ánh lại chênh lệch giảm do đánh giá lại vật liệu
(11): Phản ảnh trị giá VL trả lại, giảm giá hàng bán doanh nghiệp đợc hởng
(12): TGV thực tế của VL xuất kho dùng trực tiếp cho sản xuất
(13): TGV thực tế của VL xuất kho dùng phục vụ quản lý sản xuất, phục vụ
bán hàng, quản lý doanh nghiệp
(14): Xuất NVL góp vốn liên doanh, đầu t tài chính ngắn hạn, dài hạn (Trờng hợp trị giá vật liệu đợc định giá bằng trị gía vốn thực tế xuất kho)
(14a): Trờng hợp trị giá vật liệu đợc định giá nhỏ hơn trị gía vốn thc tế của
VL xuất kho
(14b): Trờng hợp trị giá vật liệu đợc định giá lớn hơn trị gía vốn thc tế của
VL xuất kho
(15): TGV thực tế của VL xuất cho mợn, xuất gởi bán, xuất bán
(16): TGV thực tế của VL xuất kho để tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế
biến
(17): Vật liệu phát hiện thừa khi kiểm kê
1.3.2.2 Kế toán tổng hợp nhập xuất NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

Đặc điểm của phơng pháp kiểm kê định kỳ (PPKKĐK)
18


PPKKĐK là phơng pháp kế toán không tổ chức ghi chép một cách thờng xuyên,
liên tục các nghiệp vụ nhập xuất tồn kho của vật t trên các tài khoản HTK.
Các TK này chỉ phản ánh TGV thực tế của vật t tồn kho cuối kỳ và đầu kỳ. Việc
xác định TGV thực tế của NVL xuất kho không căn cứ vào các chứng từ mà đợc
căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính theo công thức:
Trị giá thực tế
Trị giá thực tế
Trị giá thực tế
Vật liệu xuất kho =
Vật liệu nhập kho - vật liệu tồn kho
Trong kỳ
trong kỳ
cuối kỳ
Hàng ngày , việc nhập vật liệu phản ánh trên tài khoản 611 Mua hàng
Kêt cấu tài khoản này nh sau:
Bên Nợ: + Kết chuyển TGV thực tế của NVL tồn kho đầu kỳ
+ TGV thực tế của NVL tăng trong kỳ
Bên Có: + Kết chuyển TGV NVL tồn kho cuối kỳ
+ TGV của NVL giảm trong kỳ
Tài khoản này không có số d
Trình tự kế toán NVL theo phơng pháp KKĐK
Phơng pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu về NVL đợc khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 5:Một số nghiệp vụ chủ yếu kế toán VL theo PPKKĐK
(7)

TK611

TK 151,152

TK 111,112,331
(8)

TK 111,112,331,141
TK 621,627,641,642
TK 133

(9)

(Nếu có)
TK333

TK411

(6b)

(3)

(10)

(4)

TK111,138,334

TK 412

TK 154

TK 412
(6a)

Ghi chú:
19


(1): Kết chuyển trị giá vốn thực tế của VL tồn kho đầu kỳ
(2): Phản ánh trị giá VL mua ngoài nhập kho
(3): Thuế nhập khẩu phải nộp của số vật liệu DN nhập khẩu
(4): Trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho do các đơn vị
(5): Vật liệu thuê ngoài gia công hoặc tự gia công nhập kho
(6a): Chênh lệch tăng do đánh giá lại vật liệu
(6b): Chênh lệch giảm do đánh giá lại vật liệu
(7): Kết chuyển trị giá vốn thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ
(8): Phản ánh các khoản giảm giá hàng bán, hàng mua trả lại
(9): TGV thực tế của VL xuất dùng phục vụ trực tiếp cho sản xuất
(10): Vật liệu mất mát, thiếu hụt phát hiện thấy khi kiểm kê
Nh vậy, hai phơng pháp hạch toán tổng hợp NVL trên có điểm khác nhau cơ bản
là việc ghi chép kế toán hàng ngày. Theo phơng pháp KKTX thì mọi nghiệp vụ
nhập, xuất đều phải ghi chép chính xác, thờng xuyên, liên tục sự biến động của
vật liệu. Còn phơng pháp KKĐK thì phải nhập mới ghi, khi xuất vật liệu không
ghi mà chỉ đến cuối kỳ khi kiểm kê mới xác định đợc trị giá vật liệu xuất kho.
2.3.2.3 Sổ kế toán tổng hợp
Tuỳ thuộc vào tình hình thực tế kế toán của doanh nghiệp mà có thể sử
dụng các sổ kế toán theo quy định phù hợp với hình thức kế tovowisdoanh nghiệp
lựa chọn.

Chơng 2: thực trạng tổ chức Kế toán nguyên vật liệu

tại Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long.
2.1 Đặc điểm và phân loại vật liệu.

Là doanh nghiệp hoạt động trên lĩnh vực xây dựng chuyên thi công cầu, đờng, công trình công nghiệp, dân dụng nên nguyên vật liệu công ty sử dụng có
những đặc thù riêng. Mỗi công trình cần sử dụng những loại NVL thích hợp do
vậy phải sử dụng khá nhiều loại NVL. Những công trình do công ty thi công thờng có giá trị lớn, thời gian thi công dài, do vậy vật liệu sử dụng để thi công đòi
20


hỏi số lợng lớn, phong phú, đa dạng về quy cách, chủng loại, chất lợng cao. Và
phụ thuộc vào từng công trình mà khối lợng các loại vật liệu đợc huy động cũng
khác nhau. Tuy nhiên, có một đặc điểm chung là có những loại vật liệu thờng cần
huy động với khối lơng lớn nh xi măng, sắt thép, gạch đá. Có những loại cần huy
động với khối lợng nhỏ nh: vôi, ve, đinh.
Hầu hết các loại NVL đợc sử dụng đều trực tiếp cấu thành lên thực thể
công trình. Về mặt chi phí thì chi phí NVL luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi
phí cũng nh trong tổng giá thành công trình, hạng mục công trình (Thờng chiếm
70%-77% ). Chính vì thế, sự biến động về chi phí vật liệu ảnh hởng trực tiếp đến
toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh cũng nh toàn bộ giá thành công trình. Do vậy
việc quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán NVL một cách chính xác là việc làm
rất cần thiết nhằm phục vụ nhu câù quản lý và quản trị vật liệu.
Công ty thực hiện phân loại NVL thành 6 loại:
- TK1521 Nguyên vật liệu chính : Xi măng, cát, sỏi, gạch, thép, đá dăm,
tôn, nhựa đờng,
- TK1522 Nguyên vật liệu phụ : Đinh các loại, dây thép, gạch vỡ cột gỗ,
kẹp hãm ray
- TK1523 Nhiên liệu : Xi măng A92, dầu diezen, mỡ
- TK1524 Phụ tùng thay thế : Vòng bi các cỡ, dây cu roa, vòng doăng,
- TK1525 Thiết bi xây dựng cơ bản : Cấu kiện bê tông, cốt cốt pha, bản
vẽ, bulông

- TK1528 vật liệu khác : Sắt vụn, thép vụn, cột gỗ vụn
Trong từng loại Công ty lại chia nhỏ ra ví dụ nh: Thép, thép lại chia nhỏ ra
thành thép tròn đơn, thép tròn xoắn. Thép tròn xoắn lại đợc chia thành thép 6,
thép 8, thép 10. Do sử dụng kế toán máy nên công ty đã thực hiện mã hoá vật
liệu. Mã hoá vật liệu bằng cách lấy chữ cái đầu trong tên gọi của vật liệu đó.
Ví dụ: Thép là loại vật liệu chính ( VLC )
Thép tròn xoắn 6: Doanh nghiệp ký hiệu là VLCTTXP6
2.2 Đánh giá nguyên vật liệu

Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thớc đo tiên tệ để biểu hiện giá trị
của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Hiện nay, NVL ở công ty
cổ phần xây dng số 2 Thăng long đợc đánh giá theo phơng pháp tri giá vốn thực
tế tức là toàn bộ số tiền của doanh nghiệp bỏ ra để có đợc số vật liệu đó.
Công ty áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ nên trị giá mua thực
tế là số tiền ghi trên hoá đơn không kể thuế GTGT trừ đi các khoản giảm giá,
hàng trả lại.
Đối với nguyên vật liệu nhập kho:
-Trờng hợp NVL nhập kho do mua ngoài:
+ Trờng hợp bên bán phải chịu chi phí vận chuyển thì trị giá mua thực tế
NVL nhập kho chính là giá mua thoả thuận giữa hai bên theo hợp đồng ký kết.

21


Ví dụ: Hoá đơn số 11020 ngày 15/11/2004 Công ty mua 10000 viên gạch
đặc A1 của công ty TNHH Thanh Hà. ( Theo hợp bên bán có trách nhiệm vận
chuyển hàng đến kho cho bên mua ). Tổng tiền hàng ghi trên hoá đơn ( Cha có
thuế GTGT ) 5.000.000đ. Nh vậy, giá trị thực tế của NVL nhập kho là: 500đ/viên.
+ Trờng hợp bên mua phải chịu chi phí vận chuyển thì giá thực tế của NVL
mua ngoài nhập kho sẽ bằng trị giá thực tế ghi trên hoá đơn cộng chi phí vận

chuyển.
Ví dụ: Hoá đơn số 11912 ngày 17/11/2004 công ty mua xi măng PCB30
của công ty vật liệu xây dựng Hà Nội. Trị giá ghi trên hoá đơn ( Cha có thuế
GTGT ) là 4.104.584đ, chi phí vận chuyển là 250.000đ. Vậy trị giá thực tế của
NVL mua ngoài nhập kho là:
4.104.584 + 250.000 = 4.354.584đ
+ Đối với NVL nhập kho di chuyển nội bộ thì trị giá thực tế NVL nhập kho
sẽ bằng trị giá ghi trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
- Đối với NVL nhập kho xuất dùng không hết thì trị giá thực tế NVL
nhập kho sẽ bằng chính giá thực tế NVL xuất dùng.
- Trờng hợp NVL nhập kho đi vay mợn thì trị giá thực tế của số NVL
nhập kho này sẽ bằng giá trị do hai bên thoả thuận.
Đối với nguyên vật liệu xuất kho:
Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng long áp dụng tính giá thực tế của
NVL xuất kho theo phơng pháp đích danh. Theo phơng pháp này, khi xuất kho vật
liệu kế toán căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập kho ( Giá không có thuế
GTGT) của lô hàng xuất kho để tính trị giá mua thực tế của lô hàng xuất kho.
Ví dụ: Phiếu xuất kho số 1020 ngày 30/11/2004 xuất kho 5000 viên gạch
đặc phục vụ cho thi công công trình cầu Phù Đổng với đơn giá nhập kho thực tế
( Không có thuế GTGT ) là 5.000.000 : 10.000 = 500đ/viên.
2.3 Tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng
Long

2.3.1 Chứng từ, tài khoản sử dụng:
Khi nhập số liệu vào máy thì cơ sở số liệu phải căn cứ vào các chứng từ
gốc, các chứng từ này đợc lập khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nghĩa là mọi
nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải đợc lập chứng từ theo đúng quy định. Hiện nay
Công ty sử dụng các chứng từ liên quan đến kế toán vật liệu do Bộ Bài Chính ban
hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và các văn bản quy
định khác.

Trong quá trình hạch toán kế toán sử dụng các tài khoản nh: TK111,
TK112,TK141,TK133,TK155, TK621, TK152, TK331, TK154
2.3.2 Các thủ tục nhập, xuất NVL tại công ty :
Thủ tục nhập kho vật liệu:
Khi công ty nhận thầu một công trình xây dựng, hạng mục công trình thì
công ty có thể giao cho một đội hoặc nhiều đội thi công. Công ty phải tiến hành
22


xác định khối lợng NVL cần thiết phải sử dụng để thi công một công trình, hạng
mục công trình ( Trong xây dựng gọi là Tiên lợng vật t ). Công việc lập phiếu
Tiên lợng do phòng Kỹ thuật đảm nhận. Phiếu Tiên lợng đợc lập làm ba bản,
một bản lu tại phòng kỹ thuật, một bản chuyển sang phòng kế toán , một bản cho
phòng vật t.
Do ở công ty không thực hiện khoán toàn bộ công trình cho các đội thi
công nên khối lợng các loại vật liệu đợc ghi trên phiếu Tiên lợng không phải là
cố định. Nhng khi yêu cầu sử dụng vật liệu của các đội vợt quá khối lợng của loại
vật liệu đó trên phiếu Tiên lợng thì phòng kỹ thuật yêu cầu đội phải giải trình,
nếu thấy hợp lý thì mới cho mua thêm.
Khi có nhu cầu về vật liệu, các đội thi công viết giấy xin mua gởi lên
phòng vật t. Phòng vật t sau khi xem xét nếu thấy yêu cầu mua vật liệu là hợp lý
thì trởng phòng vật t sẽ ký và gởi lên Gám Đốc duyệt. Sau khi đã đợc duyệt qua 2
cấp, giấy xin mua vật liệu sẽ đợc chuyển sang phòng TC KT. Việc mua vật liệu
có thể do nhân viên phòng vật t hoặc do nhân viên phòng tiếp liệu của các đội thi
công đảm nhận tuỳ thuộc vào từng trờng hợp cụ thể. Nếu ngời đi mua vật liệu có
nhu cầu ứng trớc tiền để đi mua thì phải làm giấy xin tạm ứng. Phòng TC-KT căn
cứ vào giấy xin mua vật t, hoặc giấp đề nghi tạm ứng và phiếu báo giá của bên
bán ( Nếu có ) để xác định và cấp tiền cho họ. Khi vật liệu mua về, công ty tiến
hành kiểm nghiệm vật liệu.
Căn cứ vào hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm vật liệu phòng vật t sẽ lập

Phiếu nhập kho . Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên, ngời phụ trách cung tiêu
ký tên vào 3 liên đó và chuyển cho thủ kho để làm căn cứ cho nhập kho vật liệu.
Phiếu nhập kho phải ghi rõ số, ngày nhập, tên quy cách, số lợng vật liệu theo
chứng từ ( Hoá đơn của ngời bán ). Căn cứ vào Phiếu nhập kho , thủ kho tiến
hành kiểm nhận vật liệu nhập kho, ghi số thực nhập và cùng ngời giao hàng ký
tên vào 3 liên của phiếu nhập kho. Nếu thủ kho phát hiện thấy phiếu ghi nhập kho
không đúng quy cách, phẩm chất ghi trên chứng từ thì báo cho phòng vật t biết để
lập biên bản làm căn cứ giải quyết với ngời cung cấp. Phiếu nhập kho sau khi có
đầy đủ các chữ ký đợc luân chuyển nh sau:
- Liên 1: Lu ( giao ) tại phòng vật t.
- Liên 2: Giao cho thủ kho để vào thẻ kho, cuối tháng thủ kho chuyển cho
kế toán vật t để làm căn cứ đối chiếu giữa sổ chi tiết và thẻ kho.
- Liên 3: Giao cho ngời mua hàng đi thanh toán công nợ
Khi NVL về đến công ty, ban kiểm nghiệm vật t sẽ tiến hành kiểm nghiệm,
xem xét vật liệu mua về có đảm bảo cho thi công hay không, có đúng số lợng
hay không. Sau đó ghi kết quả kiểm ngiệm vàoBiên bản kiểm nghiệm vật t
Sau khi đã có Biên bản kiểm nghiệm vật t phòng vật t sẽ căn cứ vào Biên
bản kiểm nghiệp và hoá đơn để lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sau khi hoàn
thành có mẫu nh biểu 1

23


Biểu 1:
Phiếu nhập kho

Mẫu số: 01 VT
QĐ: 1141TC/QĐ/CĐKT
Ngày 1/11/1995 của BTC

Ngày 12 tháng 11 năm 2004
Số: 318

Tên ngời giao hàng: Ông Vũ Văn Tởng phòng vật t
Theo hoá đơn số 025859 ngày 10 tháng 11 năm 2004 của công ty TNHH Tân Mỹ
MST : 01009581311
Nhập tại kho: VLC ( Kho 02 Nội Bài )
Số lợng
Tên nhãn hiệu,
Đơn
Đơn
Thành
STT quy cách phẩm
Mã số
vị
Theo
giá
tiền
Thực
chất vật t,sp,hh
tính chứng
nhập
từ
A

B

C

D

1

2

3

4

01

Xi măng PCB
40 Nghi Sơn

11XM40N

Tấn

40

40

690909

27.636.60

Cộng thành tiền:
27.636.360
Thuế suất thuế GTGT: 10%
Tiền thuế GTGT:

2.763.636
Tổng cộng tiền thanh toán:
30.399.996
Số tiền bằng chữ: Ba mơi triệu ba trăm chín mơichín nghìn chín trăm chín mơisáu đồng.
Nhập, ngày 12 tháng 11 năm 2004
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng
Thủ kho
Kế toán trởng Thủ trởng đvị
(Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họtên)

Thủ tục xuất kho:

ở công ty khi có nhu cầu về nguyên vật liệu, các đội sẽ lập phiếu yêu cầu
đề nghị phòng vật t xuất kho NVL đến nơi thi công. Tơng tự nh thủ tục mua NVL,
sau khi phiếu yêu cầu xuất kho NVL đợc đa lên phòng kỹ thuật, ban Giám đốc
duyệt. Kế toán căn cứ vào hạn mức vật t để lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển
nội bộ và giao phiếu này cho thủ kho để làm thủ tục xuất kho (Biểu 2)
Hạn mức vật t đợc lập dựa trên các định mức kinh tế kỹ thuật do ban định
mức Công ty tính toán cụ thể cho từng hạng mục công trình. Căn cứ vào đó mà
phòng kỹ thuật ra hạn mức vật t phù hợp giảm đợc đáng kể số NVL bị tiêu hao
không cần thiết. Căn cứ vào hạn mức vật t trên phòng vật t lập phiếu xuất kho
kiêm vận chuyển nội bộ ( Biểu 3 )
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là một loại chứng từ dùng để xác
định số lợng , giá trị NVL xuất kho và là căn cứ để thủ kho xuất kho và ghi vào
thẻ kho, sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi vào sổ kế kế toán. Phiếu xuất
kho kiêm vận chuyển nội bộ đợc lập tơng tự nh cách lập phiếu nhập kho nhng
phải căn cứ vào hạn mức vật t để lập phải ghi rõ căn cứ vào lệnh điều động số
mấy, ngày bao nhiêu, họ tên ngời vận chuyển, phơng tiện vận chuyển đồng thời
cũng phải ghi rõ xuất tại kho nào và nhập tại kho nào. Vì công ty sử dụng kế toán
24

máy nên cột đơn giá và cột thành tiền trên phiếu cha đợc ngay mà khi nhập vào
máy, máy sẽ tự động tính ra đơn giá xuất kho theo phơng pháp mà công ty đang
sử dụng và máy tính tự tính ra số tiền, sau đó căn cứ vào đó kế toán mới phản ánh
vào phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên:
- Liên 1: Lu tại phòng vật t.
- Liên 2: Giao cho thủ kho vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật t
tập hợp chứng từ đối chiếu với sổ chi tiết vật t.
- Liên 3: Do đội thi công cầm để lĩnh vật t.
Phiếu này do kế toán vật t ký trớc sau đó chuyển cho thủ kho, thủ kho xuất
ký, ngời vận chuyển ký và cuối cùng là ngời nhận hàng ký.
Ví dụ: Trong tháng 11 công ty có 01 phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội
bộ xuất vật t phục vụ thi công cầu Phù Đổng.
Đối với vật t nhỏ lẻ thì công ty sử dụng phiếu nhập kho xuất thẳng không
sử dụng phiếu xuất kho , không sử dụng thẻ kho.
Biểu 2:
Hạn mức vật t

Công trình : Cầu Phù Đổng
Hạng mục: ..
Số lợng : ..
Nơi nhận: Kho 02 Nội BàiPhiếu
..
xuất kho
Mẫu số: 03 VT
.
( kiêm vận chuyển nội bộ)
Ban hành theo QĐ số

STT
Tên vật t
Đơn vị tính
Số lợng 1141/TC/QĐ/CĐKT
Ghi chú
Ngày 18 tháng 11 năm2004
Ngày 1/11/1995 của BTC
A
B Liên 3: Dùng thanh toán
C nội bộ
1
2B
AM/00
Quyển số: 322
01
Thép gai 13VPSA2
0
Kg
997,4N : 0.3575
02
góc 635
Căn cứ lệnh Thép
điều động
số 1873 ngày 18 tháng 11 năm Kg
2004 của Giám đốc
công ty
121,1
03ngời Xi
măng
PCB40

Nghi
Họ tên
nhận:
Ông
Hoàng
VănSơn
Nguyên đội CT1 Tấn
cầu Phù Đổng
40
Phơng tiện vận chuyển: Xe KAMAZ
Xuất
tại18
kho:
Công
cổ 2004
phần xây dng số 2 Thăng Long
Ngày
tháng
11ty
năm
Nhập Ngời
tại kho:
Công
trình
cầu Phù Đổng
lập
Phòng kỹ thuật
Biểu
( Ký, ghi
rõ 3:

họ tên )
( Ký, ghi rõ họ tên )
Số lợng
Tên nhãn hiệu, quy
Đơn
Mã
Đơn
Thành
STT cách, phẩm chất, vật Số
vị
Thực
Thực
giá
tiền
t,sp,hh
tính
Xuất
xuất
A
01
02
03

B

C

Thép gai
13VPSA2
Thép góc 63*5

Xi măng PCB40
Nghi Sơn

D

1

2

3

Kg

997,4

2568

2.561.323,2

Kg
Tấn

121,1
4166
40 690909

5.049.608,6
27.636.360

Cộng:

35.247.291,8

Xuất, ngày 18 tháng 11 năm 2004
Ngời lập phiếu
( Ký, ghi rõ họ tên )

4

Nhập, ngày18 tháng 11 năm 2004

Thủ kho xuất
( Ký, ghi rõ họ tên )

Ngời vận chuyển
( Ký, ghi rõ họ tên )
25

Thủ kho nhập
( Ký, ghi rõ họ tên )