một số kinh nghiệm trong tổng hợp, soạn thảo văn bản của Ủy ban MTTQ cấp huyện và giải pháp tiết kiệm văn phòng phẩm của cơ quan

ỦY BAN MẶT TRẬN TỔ QUỐC
HUYỆN NGÂN SƠN
----

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Đề tài: "Áp dụng một số kinh nghiệm trong tổng hợp, soạn thảo
văn bản của MTTQ cấp huyện và giải pháp tiết kiệm
văn phòng phẩm của cơ quan"

Họ và tên: Đinh Thu Trang
Chức vụ: Chuyên viên
Đơn vị: Ủy ban MTTQ huyện Ngân Sơn, Bắc Kạn

Ngân Sơn, ngày 22 tháng 10 năm 2015
1


Đề tài: "Áp dụng một số kinh nghiệm trong tổng hợp, soạn thảo văn bản của
MTTQ cấp huyện và giải pháp tiết kiệm văn phòng phẩm của cơ quan"
I. MỞ ĐẦU
1. Tầm quan trọng của đề tài
Như chúng ta đã biết, trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện
nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định,
thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa gắn liền với việc soạn thảo, ban
hành và tổ chức sử dụng văn bản. Do đó, công tác tổng hợp, soạn thảo các văn
bản đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước có vai trò rất quan trọng.
Đặc biệt, khi người làm công tác này biết áp dụng những kiến thức trong thực tế
và những kỹ năng về sử dụng máy vi tính để công tác tổng hợp, soạn thảo văn
bản được chính xác, nhanh chóng và có hiệu quả cao hơn là hết sức cần thiết.
Qua đó đã góp phần không nhỏ vào việc tiết kiệm văn phòng phẩm (mực in, mực
phô tô, giấy phô tô) cho cơ quan. Với cơ quan Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc huyện

cũng vậy, với tính chất đặc thù là một tổ chức liên minh chính trị, liên hiệp tự
nguyện của các tổ chức chính trị - xã hội nên công tác tuyên truyền là chủ yếu,
việc tiếp nhận các văn bản chỉ đạo của cấp trên và của các ngành liên quan đến
công tác tuyên truyền là rất nhiều, chính vì vậy đòi hỏi người làm công tác tổng
hợp, soạn thảo văn bản phải biết xắp xếp, xử lý các thông tin một cách khoa học,
nhanh chóng, chính xác giúp thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt được những cái
mới để có hướng giải quyết công việc một cách tốt nhất; giúp thủ trưởng tổng
hợp, soạn thảo và ban hành các văn bản chỉ đạo cơ sở và văn bản phối hợp với
các ngành liên quan tổ chức thực hiện nhiệm vụ nhằm đem lại hiệu quả cao nhất.
Khi các văn bản được tổng hợp, soạn thảo đều đúng thể thức, đầy đủ về nội
dung, không phải bổ sung sửa chữa sẽ không phải in ấn nhiều lần, sẽ tiết kiệm
văn phòng phẩm cho cơ quan, đơn vị.
2. Lý do chọn đề tài
2


Soạn thảo văn bản là công việc được sử dụng rất nhiều trong các cơ quan,
đơn vị cũng như nhu cầu của bất kỳ cá nhân nào hiện nay. Tuy nhiên, việc sử
dụng máy tính thành thạo và biết áp dụng những kỹ năng trên máy tính để soạn
thảo được những văn bản hành chính đúng theo thể thức, đáp ứng được những
yêu cầu về nội dung, số liệu, thời gian thì không phải ai cũng làm được. Đặc biệt
là ngày nay, khi công nghệ thông tin đang phát triển rầm rộ, công nghệ thay đổi
từng ngày, những bài toán, những khó khăn của con người đang dần được máy
tính hoá thì việc soạn thảo những văn bản bằng máy tính đã trở thành những
công việc thường ngày cho bất kỳ những ai biết sử dụng máy tính. Nhưng với
phần mềm máy tính được sử dụng rộng rãi nhất tại các cơ quan hành chính nhà
nước hiện nay trong việc soạn thảo văn bản là Microsoft Word (Word 2003) của
hãng Microsoft lại là phần mềm tiếng Anh nên gây không ít khó khăn cho người
sử dụng. Chính vì vậy qua thời gian công tác (gần 7 năm) tôi đã tích cực học hỏi
từ bạn bè, đồng nghiệp, từ những tài liệu tham khảo trên mạng Internet tôi đã

biết áp dụng và thực hành có hiệu quả những kiến thức, kỹ năng về sử dụng máy
tính trong công tác soạn thảo văn bản nhằm đem lại hiệu quả cao nhất. Trong
khuôn khổ bài viết này tôi muốn được chia sẻ với các bạn, nhất là với những
người mới làm công tác tham mưu, tổng hợp, soạn thảo văn bản trong các cơ
quan, đơn vị hành chính một số kinh nghiệm thực tế và những kỹ năng cơ bản
nhằm đem lại hiệu quả trong công việc. Đó cũng chính là lý do tôi chọn đề tài
này.
II. NỘI DUNG
1. Thực trạng vấn đề
Trong những năm trước đây, công tác tổng hợp, soạn thảo văn bản chưa
được cơ quan Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc huyện quan tâm đúng mức, nên chưa bố
trí nhân viên chuyên trách làm công tác này mà chỉ phân công kiêm nhiệm do
vậy chất lượng, hiệu quả của công tác này mang lại chưa cao, thậm chí là thấp so
với các cơ quan khác trên địa bàn huyện. Văn phòng lại dùng chung với kế toán
3


và văn thư chung của cả Khối Dân nên rất bề bộn, nhiều người qua lại, ra vào rất
khó tập trung cho công tác tổng hợp soạn thảo văn bản, nhất là những báo cáo
chuyên đề, báo cáo tổng kết cần không gian yên tĩnh để làm việc... Điều đó đã
ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng quản lý hành chính của cơ quan Mặt trận.
2. Nguyên nhân vấn đề
Công tác tổng hợp, soạn thảo văn bản của cơ quan Uỷ ban Mặt trận Tổ
quốc huyện chưa có chất lượng, mang lại hiệu quả thấp một phần là do chưa có
chuyên viên chuyên trách, nhưng phần lớn là do:
- Người được phân công phụ trách kiêm nhiệm chưa thực sự hiểu được
tầm quan trọng của công tác này nên chưa thực sự cố gắng tìm hiểu, nghiên cứu
văn bản, tài liệu, chưa đầu tư thời gian tập trung cho công việc, chưa tìm ra được
những giải pháp tốt nhằm đem lại hiệu quả cho công việc, góp phần nâng cao
chất lượng quản lý hành chính của cơ quan.

- Trang thiết bị, máy móc còn hạn chế chưa đáp ứng được nhu cầu cần
thiết phục vụ công tác (vì máy tính dùng cho chuyên viên tổng hợp, soạn thảo
văn bản đã quá cũ, không kết nối được Internet, không có cổng kết nối USB,
không có máy in).
- Phòng làm việc lại dùng chung với kế toán, vừa là phòng văn thư để thư
báo của 6 cơ quan trong khối, nên nhiều người ra vào, rất khó tập trung cho công
việc tổng hợp, soạn thảo văn bản, nhất là những văn bản cần phải có không gian
yên tĩnh để nghiên cứu soạn thảo như các văn bản báo cáo tổng hợp số liệu, báo
cáo chuyên đề, phân tích...
- Tủ lưu trữ các loại văn bản, hồ sơ phục vụ cho công tác văn phòng của
cơ quan còn thiếu...
Chính từ những nguyên nhân nêu trên mà khi tôi đảm nhận công tác này
đã gặp không ít khó khăn, trở ngại.
3. Biện pháp, giải pháp giải quyết vấn đề

4


Là chuyên viên tổng hợp, soạn thảo văn bản trong gần 7 năm công tác
(trong đó đã công tác tại cơ quan Uỷ ban MTTQ huyện gần 3 năm), tôi nhận
thấy: công việc tổng hợp, soạn thảo văn bản và công tác văn phòng đòi hỏi người
thực hiện ngoài những kiến thức chuyên môn đã được đào tạo tại trường chuyên
nghiệp còn phải có khả năng nhanh nhạy nắm bắt và tiếp thu, học hỏi những cái
mới, biết phân tích, tổng hợp có chọn lọc những kiến thức của nhiều lĩnh vực
nhằm phục vụ cho công việc của mình. Sao cho những văn bản do mình tổng
hợp, soạn thảo khi ban hành phải đúng thể thức, đúng thẩm quyền theo quy định
và phải có chất lượng, câu từ ngắn gọn, súc tích, đủ ý, dễ hiểu nhằm giúp cho
người đọc hiểu đúng nội dung và thực hiện đúng yêu cầu của văn bản. Quan
trọng hơn cả là những văn bản đó đều phải được tổng hợp, soạn thảo xong một
cách nhanh nhất, đáp ứng được yêu cầu về thời gian để báo cáo cấp trên.

Để làm được điều đó, tôi đã cố gắng, nỗ lực phấn đấu, phát huy những thế
mạnh, kinh nghiệm đã có để hoàn thành tốt những nội dung công việc mà mình
được giao, như:
a. Luôn luôn cập nhật và thực hiện theo những văn bản hướng dẫn mới
của Nhà nước như việc trình bày văn bản phải đúng theo thể thức mà Thông tư
số: 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ đã quy định. Thường
xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt là cập nhật
thông tin, kiến thức qua tài liệu, sách báo, qua Internet, học hỏi kinh nghiệm từ
bạn bè, đồng nghiệp nhằm phục vụ cho công việc.
Trong quá trình soạn thảo văn bản cần:
- Nắm vững chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của
Nhà nước
- Văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền, phù hợp với chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan.
- Nắm vững nội dung cần soạn thảo, phương thức giải quyết và công việc
đưa ra phải rõ ràng, phù hợp.
5


- Văn bản phải được trình bày đúng các yêu cầu về mặt thể thức theo quy
định của Nhà nước.
- Nắm vững nghiệp vụ và kỹ thuật soạn thảo văn bản dựa trên kiến thức cơ
bản về quản lý hành chính Nhà nước và pháp luật.
- Khi soạn thảo một văn bản phải có kết cấu nội dung gồm 3 phần sau:
Dẫn dắt vấn đề; Giải quyết vấn đề; Kết luận vấn đề, cụ thể:
* Cách viết phần dẫn dắt vấn đề: Phần này phải nêu rõ lý do tại sao viết
văn bản hay cơ sở nào để viết văn bản: có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn
đề đưa ra làm rõ mục đích, yêu cầu của vấn đề nêu ra. Ví dụ: "… để chuẩn bị cho
tổng kết nhiệm kỳ 5 năm hoạt động của Uỷ ban MTTQ huyện Ngân Sơn, Ban
Thường trực MTTQ huyện hướng dẫn Ban Thường trực Uỷ ban MTTQ các xã,

thị trấn báo cáo theo các nội dung sau…"
* Cách viết phần giải quyết vấn đề: Tùy theo từng loại chủ đề văn bản mà
lựa chọn cách viết, nhưng cần phải: Xin ý kiến lãnh đạo cơ quan về hướng giải
quyết; Sắp xếp ý nào cần viết trước, ý nào cần viết sau để làm nổi bật được chủ
đề cần giải quyết. Phải sử dụng văn phong phù hợp với từng thể loại văn bản, có
lập luận chặt chẽ cho các quan điểm đưa ra theo nguyên tắc:
- Văn bản đề xuất thì phải nêu rõ lý do xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị.
- Văn bản tiếp thu ý kiến phê bình, dù đúng hay sai cũng phải mềm dẻo,
khiêm tốn, nếu cần thanh minh phải có dẫn chứng bằng sự kiện thật khách quan,
có sự đề nghị xác minh kiểm tra qua chủ thể khác.
- Văn bản có tính đôn đốc thì phải dùng lời lẽ nghiêm khắc, nêu lý do kích
thích sự nhiệt tình, có thể nêu khả năng xảy ra những hậu quả nếu công việc
không hoàn thành kịp thời.
- Văn bản có tính thông báo hay đề nghị, phải cụ thể, rõ ràng.
* Cách viết phần kết thúc vấn đề: Phần này cần viết ngắn gọn, chủ yếu
nhấn mạnh chủ đề và xác định trách nhiệm thực hiện các yêu cầu (nếu có) và lưu
ý: Viết lời chào chân thành, lịch sự trước khi kết thúc.
6


b. Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin về mọi hoạt động, từng lĩnh vực công
tác chuyên môn của cơ quan để khi soạn thảo văn bản phải đúng thể thức, đúng
về nội dung, đúng thời gian đáp ứng được yêu cầu của lãnh đạo.
- Phải thật sự nhạy bén, năng động, sáng tạo trong công việc; mạnh dạn,
thẳng thắn trong đề xuất, tham mưu về lĩnh vực mình phụ trách.
- Đặc biệt, phải nắm vững quy trình, bố cục của một văn bản mà mình
muốn soạn thảo. Luôn biết lắng nghe, tiếp thu có chọn lọc những ý kiến góp ý
của cấp trên, của đồng nghiệp; biết vận dụng sáng tạo và lựa chọn câu từ phù
hợp, đủ ngữ nghĩa, bao quát trong soạn thảo văn bản nhằm tạo ra những văn bản
đúng bố cục, có câu từ ngắn gọn, đủ ý và bao quát, hành văn trong sáng, dễ hiểu,

dễ vận dụng; biết áp dụng những kỹ năng soạn thảo văn bản trên máy tính (như
căn chỉnh lề, giãn dòng, căn chỉnh phông chữ, cài đặt một số từ viết tắt…để khi
đánh máy văn bản sẽ được căn chỉnh đúng thể thức ngay từ đầu, không phải
chỉnh sửa khi văn bản đánh xong, phần nào tiết kiệm thời gian rà soát.
c. Biết áp dụng một số kỹ năng khi thực hành soạn thảo văn bản.
Để tổng hợp, soạn thảo được những văn bản có chất lượng và hoàn thành
trong thời gian ngắn, ngoài thực hiện theo đúng những quy định về thể thức, nếu
chúng ta biết áp dụng một số kỹ năng sau thì hiệu quả sẽ cao hơn rất nhiều.
* Khi muốn vẽ một đường thẳng ngang dưới văn bản (như dưới tiêu đề
văn bản hoặc khi kết thúc văn bản) của mình một cách đơn giản và nhanh nhất
các ban chỉ cần thao tác như sau:
- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch ngang (-) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường
kẻ đơn.
- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch dưới (_) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ
đậm.
- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu bằng (=) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đôi.
* Khi muốn bảo vệ văn bản của bạn, ngăn chặn người khác mở văn bản
hoặc sửa đổi văn bản của bạn, các bạn có thể sử dụng những cách sau:
7


- Bạn vào Tools chọn Options rồi chuyển sang mục Securiti, sau đó bạn
nhập mật khẩu vào mục Password to open để ngăn chạn người khác mở văn bản
của bạn và nhập mật khẩu vào mục Password to modifi để ngăn chạn người khác
sửa đổi văn bản của bạn.
- Hoặc bạn vào Tools chọn Protect Document để có thêm tính năng bảo
mật văn bản. Trong cửa sổ Protect Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn là Track
changes (chống mọi thay đổi, vì với Track changes người khác vẫn có thể đọc và
sửa đổi văn bản của bạn nhưng mọi thay đổi đó sẽ được ghi lại và menu
Tools/Track Changes sẽ bị vô hiệu hoá), Comment (chỉ cho phép người khác

được đọc văn bản của bạn và bổ sung thêm nhận xét, gợi ý vào chứ không được
thay đổi văn bản) và Form (ngăn chặn mọi thay đổi trong văn bản chỉ cho phép
thay đổi trong những phần văn bản không được bảo vệ).
* Đặt phông chữ mặc định
Theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về
Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thì hiện nay chúng ta phải sử
dụng phông chữ Times New Romen, kiểu gõ TELEX, bảng mã Unicode mới là
đúng quy định. Chính vì vậy để thuận tiện cho việc soạn thảo văn bản, bạn nên
cài đặt sẵn phông chữ trên để khi mở máy là bạn có thể thao tác đánh máy luôn
mà không cần lựa chọn phông chữ nữa. Bạn chỉ cần vào Format chọn Font, trong
cửa sổ Font hiện ra các phông chữ, bạn chỉ cần chọn đúng phông chữ Times
New Romen rồi nhắp chuột vào Defaut ở góc cuối bên tay trái của cửa sổ Font,
Word hỏi bạn có muốn đặt Font chữ mặc định không, bạn chọn Yes là xong.
* Các tổ hợp phím nhanh hỗ trợ không cần vào các công cụ trong soạn
thảo văn bản
- Copy (Ctrl+C): Khi muốn sao chép một đoạn văn bản.
- Paste (Ctrl+V): Khi cần dán một đoạn văn bản.
- Cut (Ctrl+X): Khi muốn chuyển một đoạn văn bản.
- New (Ctrl+N): Để mở một trang soạn văn bản mới.
8


- Save (Ctrl+S): Để lưu văn bản.
- Print (Ctrl+P): Để in văn bản.
- Find (Ctrl+F): Để tìm kiếm các ký tự có trong văn bản.
- Replace (Ctrl+H): Để thay thế đoạn ký tự tìm được bằng một đoạn ký tự
khác.
- Undo typing (Ctrl+Z): Để khôi phục thao tác trước trong khi soạn thảo.
- Go to (Ctrl+G): Đối với văn bản dài 100 trang, khi ta cần chuyển đến
trang nào để chỉnh sửa làm cho nhanh chỉ cần bấm tổ hợp phím trên và đánh số

vào ô Enter pape number.
* Lỗi không căn đều hai bên:
Khi đánh văn bản mà gặp trường hợp có dòng bị giãn ra hết bên phải mặc
dù dòng đó chỉ có vài chữ, ví dụ như:
Dòng

thứ

5

bị

giãn

ra

như

thế

này.

Ta chỉ cần để chuột tại đầu dòng 6 (dòng kế tiếp ở dưới), kích phím
BackSpace (để nối 2 dòng lại) rồi kích Enter (để đưa dòng 6 trở về vị trí cũ).
* Cách chuyển phông chữ từ dạng này sang dạng khác:
Chúng ta hay gặp trường hợp khi sao chép văn bản từ máy của người
khác, hay từ thông tin trên mạng Internet về máy tính của mình mà bị lỗi phông
chữ (ví dụ như đoạn văn bản đó là thuộc phông chữ Vn Time, trong khi máy tính
của bạn lại dùng phông chữ Times New Roman), khi đó bạn chỉ cần làm theo
cách sau:

- Bước 1: Mở văn bản cần chuyển (chọn toàn bộ văn bản bằng tổ hợp
phím Ctrl+A hoặc đoạn văn bản).
- Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+C để copy đoạn văn bản cần chuyển.
- Bước 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+F6 sẽ hiện lên bảng mã cần
chuyển, bạn chọn phông chữ cần chuyển là Vn Time thành phông chữ Times
New Roman sau đó máy tính sẽ tự chuyển.

9


- Bước 4: Đưa con trỏ tới vị trí mới bạn bấm tổ hợp phím Ctrl+V để dán
vào đoạn văn bản đã được chuyển vào vị trí mình cần (chú ý: nếu máy tính chưa
có bảng mã Uniky thì bạn phải cài bảng mã Uniky).
III. KẾT LUẬN
1. Hiệu quả của quá trình thực hiện
Qua gần 3 năm thực hiện nhiệm vụ tại cơ quan Uỷ ban MTTQ huyện, mặc
dù còn nhiều thiếu sót, nhưng cơ bản tôi đã thực hiện tốt công tác tham mưu và
tổng hợp soạn thảo văn bản và hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao.
- Các loại thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, sạch đẹp, đáp ứng được
các yêu cầu đề ra.
- Công văn được cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, sắp xếp ngăn nắp theo
danh mục, thuận tiện trong việc tra cứu khi cần thiết.
- Kết quả rõ rệt nhất là mọi hoạt động của cơ quan đều thông suốt, đảm
bảo thông tin kịp thời, công việc đều được giải quyết hàng ngày, chủ động,
không để trình trạng ùn tắc trong công việc.
- Một số văn bản báo cáo đã được gửi trực tiếp qua hộp thư điện tử (E
mail) đến các cơ quản quản lý cấp trên, sau khi đã được Lãnh đạo đơn vị phê
duyệt đã phần nào tiết kiệm văn phòng phẩm cho cơ quan.
2. Ý nghĩa và khả năng ứng dụng của đề tài
Thực hiện tốt các biện pháp để nâng cao hiệu quả công tác tổng hợp, soạn

thảo văn bản sẽ góp phần quan trọng nhằm đảm bảo thông tin thông suốt cho
mọi hoạt động quản lý; sự điều hành, chỉ đạo của Lãnh đạo đơn vị đạt hiệu quả
cao hơn.
Trên đây là một số biện pháp và những công việc đã thực hiện để nâng cao
hiệu quả công tác, đề tài đã được kiểm chứng và đúc kết từ thực tiễn công tác,
kết quả đạt được đã góp phần không nhỏ vào thành tích chung của cơ quan Uỷ
ban Mặt trận Tổ quốc huyện Ngân Sơn. Tuy nhiên, tôi thiết nghĩ, nội dung đề tài

10


này chỉ có tính tham khảo, cần tiếp tục được bổ sung, cải tiến, hoàn chỉnh và vận
dụng đạt hiệu quả cao hơn.
Rất mong nhận được ý kiến đóng góp, trao đổi của quý đồng nghiệp, của
Hội đồng Thi đua – Khen thưởng các cấp. Tôi xin chân thành cảm ơn./.

Ngân Sơn, ngày 29 tháng 10 năm 2014
Người viết

Đinh Thu Trang

11