Một số giải pháp nâng cao chất lượng trong tổng hợp, soạn thảo văn bản và công tác văn phòng

Một số giải pháp nâng cao chất lượng trong tổng hợp, soạn thảo văn bản và công tác văn phòng

Đề tài: "Một số giải pháp nâng cao chất lượng trong tổng hợp,
soạn thảo văn bản và công tác văn phòng"
I. MỞ ĐẦU
1. Tầm quan trọng của đề tài
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực,
hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với
văn bản, cũng có nghĩa gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng
văn bản nói riêng và công tác văn phòng nói chung. Do đó, công tác tổng hợp,
soạn thảo các văn bản đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước có vai trò rất
quan trọng. Với cơ quan Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc huyện cũng vậy, với tính chất
đặc thù là một tổ chức liên minh chính trị, liên hiệp tự nguyện của các tổ chức
chính trị - xã hội nên công tác tuyên truyền là chủ yếu, việc tiếp nhận các văn bản
chỉ đạo của cấp trên và của các ngành liên quan đến công tác tuyên truyền là rất
nhiều, chính vì vậy đòi hỏi người làm công tác văn phòng và làm công tác tổng
hợp, soạn thảo văn bản phải biết xắp xếp, xử lý các thông tin một cách khoa học,
nhanh chóng, chính xác giúp thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt được những cái
mới để có hướng giải quyết công việc một cách tốt nhất; giúp thủ trưởng tổng hợp,
soạn thảo và ban hành các văn bản chỉ đạo cơ sở và văn bản phối hợp với các
ngành liên quan tổ chức thực hiện nhiệm vụ nhằm đem lại hiệu quả cao nhất.
2. Lý do chọn đề tài
Từ 01/08/2011 đến nay tôi được thuyên chuyển đến công tác tại văn phòng
Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc huyện với nhiệm vụ được phân công là: chuyên viên phụ
trách công tác văn phòng, tổng hợp, soạn thảo các văn bản, báo cáo định kỳ (tháng,
quý, sơ kết, tổng kết), báo cáo chuyên đề và công tác văn thư - lưu trữ của Uỷ ban
MTTQ huyện. Trong bối cảnh cơ quan đơn vị chưa có chuyên viên tham mưu tổng
hợp, soạn thảo các loại văn bản giúp Lãnh đạo và phụ trách công tác văn phòng mà
trước đó chủ yếu là phân công cho đồng chí kế toán phụ trách kiêm nhiệm, vì
không có nghiệp vụ chuyên môn, chưa đầu tư thời gian để nghiên cứu tài liệu, học
hỏi kinh nghiệm, chưa tìm tòi sáng tạo nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả công

việc do vậy các văn bản khi ban hành chưa đúng thể thức theo quy định tại Thông
tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ (trước đây là Thông tư
liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP về việc: Hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản), kỹ thuật trình bày văn bản không có vì vậy chất lượng
văn bản chưa đáp ứng được yêu cầu. Thường xuyên để xảy ra tình trạng văn bản đi
không kịp thời, đôi khi không có báo cáo theo yêu cầu của cấp trên... dẫn đến chất
lượng, hiệu quả công việc của cơ quan bị giảm sút, ách tắc, uy tín của lãnh đạo cơ
quan bị ảnh hưởng. Với công tác văn phòng cũng chưa được xắp xếp hợp lý (cụ
thể là công tác văn thư - lưu trữ) mặc dù có mở sổ theo dõi văn bản đi (những văn
bản do cơ quan ban hành) nhưng không được ghi chép rõ ràng, vào số thứ tự, theo
Đinh Thu Trang - Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc huyện Ngân Sơn

1


Một số giải pháp nâng cao chất lượng trong tổng hợp, soạn thảo văn bản và công tác văn phòng

từng nội dung theo quy định; không lưu trữ văn bản gốc theo quy định; không có
sổ theo dõi văn bản đến do vậy rất khó khăn cho công tác quản lý văn bản của cơ
quan.
Như vậy, từ thực tế của cơ quan cho thấy vai trò của công tác tổng hợp, soạn
thảo văn bản và công tác văn phòng đối với hoạt động của cơ quan Uỷ ban Mặt
trận Tổ quốc huyện Ngân Sơn là rất quan trọng. Bởi vì nếu quan tâm thực hiện tốt
công tác tham mưu tổng hợp, soạn thảo văn bản cho Lãnh đạo cơ quan và làm tốt
công tác văn phòng (đặc biệt là công tác văn thư - lưu trữ) chính là góp phần nâng
cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của cả tập thể. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu
quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách
hành chính hiện nay. Thiết nghĩ mỗi cơ quan, đơn vị cần phải có một nhận thức
đúng đắn về vị trí, vai trò của công tác tổng hợp, soạn thảo văn bản và công tác văn
thư - lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm nâng cao chất lượng

văn bản và đưa công tác văn thư-lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp
góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan. Đó chính là lý
do tôi chọn đề tài này.
II. NỘI DUNG
1. Thực trạng vấn đề
Trong những năm trước đây, công tác tổng hợp, soạn thảo văn bản và công
tác văn thư - lưu trữ chưa được cơ quan Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc huyện quan tâm
đúng mức, nên chưa bố trí nhân viên chuyên trách làm công tác này mà chỉ phân
công kiêm nhiệm do vậy chất lượng, hiệu quả của công tác này mang lại chưa cao,
thậm chí là thấp so với các cơ quan khác trên địa bàn huyện. Văn phòng lại dùng
chung với kế toán và văn thư chung của cả Khối Dân nên rất bề bộn, chưa được
xắp xếp bố trí hợp lý và chưa gọn gàng ngăn nắp; công tác văn thư-lưu trữ chưa
khoa học nên rất khó khăn cho công tác quản lý, sử dụng và khai thác văn bản.
Điều đó đã ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng quản lý hành chính của cơ quan Mặt
trận.
2. Nguyên nhân vấn đề
Công tác tổng hợp, soạn thảo văn bản và công tác văn thư - lưu trữ của cơ
quan Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc huyện chưa có chất lượng, mang lại hiệu quả thấp
một phần là do chưa có chuyên viên chuyên trách, nhưng phần lớn là do:
- Người được phân công phụ trách kiêm nhiệm chưa thực sự hiểu được tầm
quan trọng của công tác này nên chưa thực sự cố gắng tìm hiểu, nghiên cứu văn
bản, tài liệu, chưa đầu tư thời gian tập trung cho công việc, chưa tìm ra được
những giải pháp tốt nhằm đem lại hiệu quả cho công việc, góp phần nâng cao chất
lượng quản lý hành chính của cơ quan.
- Trang thiết bị, máy móc còn hạn chế chưa đáp ứng được nhu cầu cần thiết
phục vụ công tác (vì máy tính dùng cho chuyên viên tổng hợp, soạn thảo văn bản
Đinh Thu Trang - Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc huyện Ngân Sơn

2

Một số giải pháp nâng cao chất lượng trong tổng hợp, soạn thảo văn bản và công tác văn phòng

đã quá cũ, không kết nối được Internet, không có cổng kết nối USB, không có máy
in, không có Lưu điện);
- Phòng làm việc lại dùng chung với kế toán, vừa là phòng văn thư để thư
báo của 6 cơ quan trong khối, nên nhiều người ra vào, rất khó tập trung cho công
việc tổng hợp, soạn thảo văn bản, nhất là những văn bản cần phải có không gian
yên tĩnh để nghiên cứu soạn thảo như các văn bản báo cáo tổng hợp số liệu, báo
cáo chuyên đề, phân tích...
- Tủ lưu trữ các loại văn bản, hồ sơ phục vụ cho công tác văn phòng của cơ
quan còn thiếu...
Chính từ những nguyên nhân nêu trên mà khi tôi đảm nhận công tác này đã
gặp không ít trở ngại, vì vậy ngay từ đầu năm tôi đã xây dựng chương trình công
tác phù hợp, khoa học nhằm đem lại hiệu quả cao nhất đáp ứng được yêu cầu.
3. Biện pháp, giải pháp giải quyết vấn đề
* Đối với công tác tổng hợp, soạn thảo văn bản
Áp dụng những kinh nghiệm từ những năm còn công tác tại Văn phòng
HĐND-UBND huyện tôi nhận thấy: công việc tổng hợp, soạn thảo văn bản và
công tác văn phòng đòi hỏi người thực hiện ngoài những kiến thức chuyên môn đã
được đào tạo tại trường chuyên nghiệp còn phải có khả năng nhanh nhạy nắm bắt
và tiếp thu, học hỏi những cái mới, biết phân tích, tổng hợp có chọn lọc những kiến
thức của nhiều lĩnh vực nhằm phục vụ cho công việc của mình. Sao cho những văn
bản do mình tổng hợp, soạn thảo khi ban hành phải đúng thể thức, đúng thẩm
quyền theo quy định và phải có chất lượng, câu từ ngắn gọn, súc tích, đủ ý, dễ hiểu
nhằm giúp cho người đọc hiểu đúng nội dung và thực hiện đúng yêu cầu của văn
bản.
Để làm được điều đó, tôi đã cố gắng, nỗ lực phấn đấu, phát huy những thế
mạnh, kinh nghiệm đã có để hoàn thành tốt những nội dung công việc mà mình
được giao, như:

- Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt
là cập nhật thông tin, kiến thức qua tài liệu, sách báo, qua Internet, học hỏi kinh
nghiệm từ bạn bè, đồng nghiệp nhằm phục vụ cho công việc. Luôn luôn cập nhật
và thực hiện theo những văn bản hướng dẫn mới của Nhà nước như việc trình bày
văn bản phải đúng theo thể thức mà Thông tư số: 01/2011/TT-BNV, ngày
19/01/2011 của Bộ Nội vụ đã quy định.
- Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin về mọi hoạt động, từng lĩnh vực công
tác chuyên môn của cơ quan để khi soạn thảo văn bản phải đúng thể thức, đúng về
nội dung, đúng thời gian đáp ứng được yêu cầu của lãnh đạo.
- Phải thật sự nhạy bén, năng động, sáng tạo trong công việc; mạnh dạn,
thẳng thắn trong đề xuất, tham mưu về lĩnh vực mình phụ trách.
Đinh Thu Trang - Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc huyện Ngân Sơn

3


Một số giải pháp nâng cao chất lượng trong tổng hợp, soạn thảo văn bản và công tác văn phòng

- Đặc biệt, phải nắm vững quy trình, bố cục của một văn bản mà mình muốn
soạn thảo. Luôn biết lắng nghe, tiếp thu có chọn lọc những ý kiến góp ý của cấp
trên, của đồng nghiệp; biết vận dụng sáng tạo và lựa chọn câu từ phù hợp, đủ ngữ
nghĩa, bao quát trong soạn thảo văn bản nhằm tạo ra những văn bản đúng bố cục,
có câu từ ngắn gọn, đủ ý và bao quát, hành văn trong sáng, dễ hiểu, dễ vận dụng.
* Đối với công tác văn thư - lưu trữ
Do không được đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ về công tác này nên tôi
luôn luôn cố gắng học hỏi, nghiên cứu và xắp xếp, bố trí công việc hợp lý, đúng
quy tắc theo quy định như:
* Đối với văn bản đến:
- Khi nhận được các loại văn bản, ta cần đọc kỹ văn bản để hiểu rõ nội dung
và yêu cầu của văn bản.

- Đóng dấu công văn đến, đánh số thứ tự, ngày nhận được vào góc trái của
văn bản và vào sổ theo dõi công văn đến (theo mẫu quy định).
- Chuyển giao cho Thủ trưởng đơn vị để xem xét và chỉ đạo văn bản này
giao lại cho ai quản lý và sử dụng. Ý kiến của thủ trưởng được ghi ở góc trái của
văn bản.
- Sau khi có sự chỉ đạo của Thủ trưởng đơn vị, văn thư vào sổ theo dõi công
văn theo tính chất và cho người nhận ký vào sổ.
Ví dụ: Mẫu sổ đăng ký công văn đến
Ngày
tháng đến

Số
đến

Nơi gửi văn bản

Số, ký hiệu Ngày tháng Tên loại và trích yếu
văn bản
văn bản
nội dung văn bản

05/01/2012

01

UB MTTQ tỉnh 02/HD-MT
B.kạn

02/01/2012

người
Ghi
nhận ký chú
nhận

H.Dẫn đăng ký công
tác thi dua năm 2012

Như vậy, khi cần thiết hoặc có sự kiểm tra, khi Lãnh đạo cần bất cứ một loại
văn bản nào, văn thư kiểm tra sổ sẽ biết được ai nhận, bộ phận nào đang lưu giữ
văn bản. Cuối năm, các văn bản hết hiệu lực thi hành, cần thu hồi lại và phân loại
theo tính chất, thời gian, ghi mục lục sau đó đóng thành tập và đưa vào tủ đựng hồ
sơ lưu trữ.
* Đối với văn bản đi (văn bản do cơ quan ban hành)
Bao gồm nhiều loại như: Chương trình hành động, Kế hoạch công tác, Báo
cáo (tháng, quý, sơ kết, tổng kết năm), Quyết định, công văn...cần phân loại theo
từng loại văn bản và có ký hiệu riêng theo số thứ tự, ngày tháng năm ban hành,
người ký văn bản, sau khi gửi văn bản theo nơi nhận, nhất thiết phải lưu giữ bản
gốc để tra cứu khi cần thiết. Phân loại, xắp xếp văn bản thành từng cặp theo từng
quý, đến cuối năm phân loại những văn bản quan trọng cần thiết phục vụ cho công
Đinh Thu Trang - Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc huyện Ngân Sơn

4


Một số giải pháp nâng cao chất lượng trong tổng hợp, soạn thảo văn bản và công tác văn phòng

tác của cơ quan thì phô tô lại 01 bản để lưu trữ tại cơ quan, sau đó mới đưa sang bộ
phận lưu trữ của Huyện uỷ.
Ví dụ: Mẫu sổ đăng ký công văn đi

Số, ký hiệu Ngày, tháng Tên loại và trích yếu nội
văn bản
ban hành
dung văn bản
01/BC-MT

20/01/2012

Người
ký

Báo cáo công tác tháng 01, Ô. Toàn
nhiệm vụ tháng 2 năm
2012

Nơi nhận văn Người giữ Số
bản
bản lưu
lượng
bản gửi
MTTQ
BK..

tỉnh Văn thư

Ghi
chú

15

Khi chuyển giao công văn cho cá nhân hoặc đơn vị nào phải có sổ theo dõi
ký giao công văn đi, ghi rõ ngày gửi công văn và cơ quan nhận công văn phải ký
vào sổ để tránh tình trạng thất lạc, thắc mắc không cần thiết xảy ra.
III. KẾT LUẬN
1. Hiệu quả của quá trình thực hiện
Qua một năm thực hiện nhiệm vụ, trên cơ sở vận dụng các biện pháp trên
bản thân tôi đã đạt được một kết quả như sau:
- Các loại thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, sạch đẹp, đáp ứng được
các yêu cầu đề ra.
- Công văn được cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, sắp xếp ngăn nắp theo
danh mục, thuận tiện trong việc tra cứu khi cần thiết.
- Kết quả rõ rệt nhất là mọi hoạt động của cơ quan đều thông suốt, đảm bảo
thông tin kịp thời, công việc đều được giải quyết hàng ngày, chủ động, không để
trình trạng ùn tắc trong công việc.
Tuy là năm đầu tiên làm công tác này tại cơ quan, đơn vị mới mặc dù còn
gặp nhiều khó khăn, trở ngại nhưng tôi cũng đã góp phần đưa công tác văn thư lưu trữ của cơ quan đi vào nề nếp, công tác tổng hợp, soạn thảo văn bản ngày càng
có chất lượng đạt hiệu quả theo yêu cầu, góp phần không nhỏ vào thành tích chung
của cơ quan (Tập thể được MTTQ tỉnh xem xét đề nghị Trung ương MTTQ Việt
Nam tặng Bằng khen, cá nhân tôi được tập thể đề nghị Uỷ ban MTTQ tỉnh tặng
Bằng khen vì có thành tích xuất sắc trong công tác năm 2012).
2. Ý nghĩa và khả năng ứng dụng của đề tài
- Thực hiện tốt các biện pháp để nâng cao hiệu quả công tác tổng hợp, soạn
thảo văn bản và công tác văn thư - lưu trữ sẽ góp phần quan trọng nhằm đảm bảo
thông tin thông suốt cho mọi hoạt động quản lý; sự điều hành, chỉ đạo của Lãnh
đạo đơn vị đạt hiệu quả cao hơn.

Đinh Thu Trang - Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc huyện Ngân Sơn

5

Một số giải pháp nâng cao chất lượng trong tổng hợp, soạn thảo văn bản và công tác văn phòng

Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của cơ quan, đơn vị, góp
phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc
kiểm tra, thanh tra, giám sát khi cần thiết.
Rèn luyện tính cẩn thận, ngăn nắp, khoa học; nâng cao tinh thần trách nhiệm
cho nhân viên văn phòng nhất là nhân viên phụ trách công tác tổng hợp, soạn thảo
văn bản và công tác văn thư - lưu trữ của cơ quan, góp phần bảo vệ bí mật những
thông tin có liên quan đến cơ quan, đơn vị.
- Đề tài dễ ứng dụng trong triển khai và thực hiện nhưng lại có hiệu quả. Bởi
đây cũng là những giải pháp cơ bản, hợp lý, đầy tính thực tiễn có thể giới thiệu cho
tất cả những nhân viên làm công tác văn phòng trong các cơ quan hành chính sự
nghiệp, đặc biệt là nhân viên phụ trách công tác tổng hợp, soạn thảo văn bản và
công tác văn thư - lưu trữ tham khảo và thực hiện linh hoạt, sáng tạo tuỳ theo tình
hình cụ thể của đơn vị và lĩnh vực mình phụ trách để đạt hiệu quả cao nhất.
Trên đây là một số biện pháp và những công việc đã thực hiện để nâng cao
hiệu quả công tác, đề tài đã được kiểm chứng và đúc kết từ thực tiễn công tác, kết
quả đạt được đã góp phần không nhỏ vào thành tích chung của cơ quan Uỷ ban
Mặt trận Tổ quốc huyện Ngân Sơn.
Ngân Sơn, ngày 14 tháng 12 năm 2012
Người viết

Đinh Thu Trang

Đinh Thu Trang - Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc huyện Ngân Sơn

6