TIỂU LUẬN hệ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN lực DOANH NGHIỆP

TIỂU LUẬN
MÔN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP
Đề tài:
TÌM HIỂU HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP

ERP - ENTERPRISE RESOURCE PLANNING
Giảng viên hướng dẫn:

Nhóm 6.7

HÀ NỘI – 2013


MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU ................................................................... Error! Bookmark not defined.
PHẦN 1. GIỚI THIỆU CÔNG TY.................................................................................. 2
I. Queen Vạn Thành..................................................................................................... 2
II. Cơ cấu tổ chức và chức năng từng bộ phận...........................................................3
1. Tổng giám đốc:...................................................................................................... 3
2. Đại diện lãnh đạo.................................................................................................. 3
3. Các phó tổng giám đốc công ty:........................................................................... 4
4. Phòng hành chính quản trị................................................................................... 4
5.Phòng xuất nhập khẩu........................................................................................... 5
6. Phòng tài chính kế toán:....................................................................................... 5
7. Phòng thí nghiệm sản phẩm................................................................................. 5
8. Phòng Marketing:................................................................................................. 6
9. Phòng công nghệ sản xuất.................................................................................... 6
10. Phòng kinh doanh và các chi nhánh trực thuộc:............................................... 7
11. Phòng kho vận..................................................................................................... 7
III. Lý do Vạn Thành chọn và sử dụng phần mềm ERP............................................7
PHẦN 2. ERP VÀ OPENERP....................................................................................... 10

I. ERP.......................................................................................................................... 10
II.OpenERP................................................................................................................. 10
1. Tại sao lại sử dụng OpenERP............................................................................ 10
2. Sơ lược về OpenERP........................................................................................... 12
3. Nền tảng công nghệ của OpenERP.................................................................... 12
4. Các đặc điểm nổi bật của OpenERP.................................................................. 14
PHẦN 3. QUY TRÌNH THU MUA, PHÂN PHỐI........................................................ 17
I. Quy trình thu mua, phân phối của OpenERP trong công ty Nệm Vạn Thành... 17
1. Quy trình mua hàng:.......................................................................................... 18
2. Quy trình sản xuất.............................................................................................. 19
3. Quy trình bán hàng............................................................................................. 20
II. Một số thao tác chính của quy trình thu mua, phân phối trong Nệm Vạn Thành.
21
PHẦN 4. LỢI ÍCH VÀ RỦI RO KHI TRIỂN KHAI ERP.......................................... 42
I...............................................................................................................................Lợi ích
.................................................................................................................................. 42
II.Rủi ro....................................................................................................................... 43
TỔNG KẾT..................................................................................................................... 45
TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................................................................. 46


1


PHẦN 1. GIỚI THIỆU CÔNG TY
I. Queen Vạn Thành
Năm 1980 trong những ngày đầu thành lập, Công ty Nệm Vạn Thành là cơ sở
sản xuất nhỏ với thiết bị và công nghệ thô sơ, chủ yếu cung ứng cho thị trường nội địa.
Từ một cửa hàng kinh doanh ban đầu, đến nay Công ty Nệm Vạn Thành đã phát
triển ba nhà máy, hơn 4.000 đại lý trải dài từ Bắc chí Nam và trên 43 chi nhánh trải

khắp trên toàn quốc, có hai chi nhánh đặt tại nước ngoài là Trung Quốc, Campuchia,
trở thành một trong những công ty sản xuất nệm có quy mô lớn nhất Việt Nam.
Công ty chuyên sản xuất và kinh doanh:
- Mousse xốp P.U cho nghành công nghiệp: Mousse cuộn, mousse tấm, mousse
đổ khuôn, mousse chống cháy tiêu chuẩn Châu Âu – Mỹ.
- Sản phẩm gia dụng, nội thất với dòng 05 sản phẩm chính:
+Queen Foam: Nệm mousse xốp bảo hành từ 1 năm đến 10 năm, nệm chiếu du
lịch, nệm gấp, nệm gối salon, nệm chiếu Kate, nệm y tế, nệm simili;…
+Queen Coil: Nệm lò xo liên kết, nệm lò xo túi bảo hành từ 5 năm đến 15 năm,
giường lò xo, giường đôi,…
+Queen Cover: Drap trải giường-nệm, chăn, mềm, gối gòn cao cấp, áo gối,..
+Queen Latex: Nệm cao su thiên nhiên, gối cao su thiên nhiên,…
+Queen Furniture: Salon nội thất, giường ngủ (giường DIVAN, giường gỗ)
Để tạo được thương hiệu mạnh, uy tín trên thị trường, công ty liên tục đầu tư
đổi mới công nghệ, không ngừng cải tiến mẫu mã sản phẩm phong phú và đa dạng,
chất lượng sản phẩm ngày càng được nâng cao cùng chế độ bảo hành 1-15 năm. Tất cả
quá trình sản xuất đều quản lý nghiêm ngặt tuân theo Tiêu Chuẩn Quản Lý Chất
Lượng Quốc Tế ISO 9001-2000. Giấy Phép đạt TCNK Hoa Ký do Hiệp Hội Hàng Gia
Dụng của Tiểu Bang California cấp Số: IMP 138942. Nhằm đảm bảo chất lượng sản
phẩm, bồi huấn cán bộ kỹ thuật, và làm tốt các khâu phục vụ hậu mãi. Công ty có
nguyên một đội ngũ chuyên viên kỹ thật, được thường xuyên đi nước ngoài tiếp thu kỹ
thuật tân tiến, nhằm đảm bảomạng lưới phục vụ khách hàng một cách tận tâm tận nơi.
Hiện Công ty Nệm Vạn Thành với ba nhà máy tại Củ Chi (TP.HCM), Đà Nẵng và
2


Hưng Yên được trang bị hệ thống dây chuyền máy móc thiết bị và công nghệ tối tân
nhất của thế giới. Mỗi năm, các nhà máy cung cấp ra thị trường trên 700.000 sản phẩm
với đủ chủng loại khác nhau, đạt hệ thống quản lý chất lượng toàn diện ISO 90012008.
Sản phẩm Nệm Vạn Thành hiện chiếm lĩnh phần lớn thị trường và đủ sức cạnh

tranh với hàng ngoại nhập. Sản phẩm còn được tiêu thụ mạnh trong lĩnh vực dân dụng,
công nghiệp và xuất khẩu sang các nước như Mỹ, châu Âu, châu Á… Doanh số tăng
trưởng cao, trung bình 20%/năm.
II. Cơ cấu tổ chức và chức năng từng bộ phận:
Tổ chức bộ máy của Công ty bao gồm: Tổng giám đốc, Đại diện lãnh đạo, các
phó tổng GĐ. Ngoài ra còn có các phòng chức năng và các nhà máy trực thuộc.

Bộ máy tổ chức công ty Vạn Thành

1. Tổng giám đốc:
Tổng giám đốc là người có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi vấn đề quan
trọng của công ty theo luật doanh nghiệp và điều lệ công ty.
Tổng giám đốc có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên
quan đến mục đích và quyền lợi của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi
hoạt động của công ty.
2. Đại diện lãnh đạo:

3


Đại diện lãnh đạo là tổ chức thay mặt tổng giám đốc để giám sát mọi hoạt động
sản xuất kinh doanh, quản trị và điều hành của công ty. Ban Đại diện gồm 3 thành viên
với nhiệm kỳ 3 năm do tổng giám đốc trực tiếp bổ nhiệm.
3. Các phó tổng giám đốc công ty:
Tổng giám đốc có quyền bổ nhiệm và bãi nhiệm phó tổng giám đốc. Phó tổng
giám đốc điều hành các hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc
và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao. Quyết định tất
cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty. Mỗi phó tổng giám đốc
được chỉ định chuyên trách một lĩnh vực cụ thể trong công ty.
4. Phòng hành chính quản trị:

- Quản lý và xây dựng đề án sắp xếp tổ chức bộ máy nhân sự.
- Thành lập, sát nhập, giải thể, thay đổi, bổ sung nhiệm vụ đối với các đơn vị
trực thuộc.
- Xây dựng kế hoạch, quản lý và tổ chức thực hiện tuyển dụng, đào tạo, bồi
dưỡng phát triển nguồn nhân lực, kế hoạch luân chuyển cán bộ trong toàn công ty.
- Quản lý, tổ chức thực hiện và hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện các
chế độ chính sách, lao động tiền lương theo quy định của công ty và pháp luật hiện
hành.
- Xây dựng các nội quy, quy chế, quy định liên quan chức năng nhiệm vụ,
quyền hạn tổ chức bộ máy nhân sự của công ty và hướng dẫn các đơn vị trong công ty
thực hiện.
- Quản lý và thực hiện việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển miễn nhiệm
cán bộ, công nhân viên chức trong toàn công ty.
- Kiểm tra giám sát việc thực hiện quy chế phân cấp quản lý cán bộ, điều động
và sử dụng cán bộ của các đơn vị trực thuộc.
- Sắp xếp, bố trí chương trình làm việc, phương tiện phục vụ công tác cho lãnh
đạo công ty và cho các đoàn công tác của công ty.
- Thực hiện nhiệm vụ quản trị hành chính, quản lý cơ sở vật chất, đất đai, nhà
xưởng, trang thiết bị phục vụ cho sản xuất kinh doanh của công ty.
- Tiếp nhận và luân chuyển các thông tin, ban hành các văn bản đối nội, đối
ngoại của lãnh đạo công ty.

4


5. Phòng xuất nhập khẩu:
- Tìm hiểu nguồn nhập khẩu, xuất khẩu hàng hoá, các sản phẩm do công ty sản
xuất, cung ứng và tổ chức thực hiện.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình hội thảo, quảng bá, tiếp thị
các sản phẩm của công ty.

- Xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, tìm kiếm, ổn định và mở rộng thị
trường tiêu thụ sản phẩm trong nước.
- Tổ chức thực hiện tuyên truyền quảng cáo, tiêu thụ sản phẩm và theo dõi,
chăm sóc khách hàng theo quy định của công ty.
6. Phòng tài chính kế toán:
- Tổ chức thực hiện và giám sát việc thực hiện các hoạt động tài chính, kế toán
của các đơn vị trực thuộc công ty theo đúng các quy định hiện hành của Nhà nước.
- Lập phương án kinh doanh ngắn hạn, trung hạn và dài hạn trên cơ sở nguồn
vốn hiện có của công ty và khả năng huy động vốn từ bên ngoài.
- Phân tích các hoạt động tài chính hàng năm của công ty, xây dựng kế hoạch
tài chính và chiến lược sản xuất kinh doanh phù hợp.
- Xây dựng các chính sách về tài chính, giá cả, hạch toán kế toán, định mức chi
tiêu trong các hoạt động của công ty.
- Phân bổ và điều tiết nguồn vốn trong các đơn vị trực thuộc. Quản lý và tổ
chức thực hiện việc thu hồi, xử lý công nợ tại các đơn vị trực thuộc, quản lý nguồn vốn
nhằm đảm bảo cho các hoạt động sản xuất kinh doanh và việc đầu tư của công ty có
hiệu quả.
- Quản lý tài sản chung của toàn công ty.
- Lập báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán hiện hành và các chế độ kế
toán.
- Xây dựng các quy chế, quy định về lĩnh vực tài chính kế toán.
- Quản lý và lưu giữ hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực quản lý của pháp luật.
7. Phòng thí nghiệm sản phẩm:
- Hoạch định và triển khai thực hiện chiến lược phát triển sản phẩm, hỗ trợ quá
trình tiêu thụ sản phẩm.

5


- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện cung cấp vật tư phục vụ sản xuất,

phục vụ công tác tuyên truyền quảng cáo của công ty.
- Quản lý và tổ chức thực hiện việc khảo nghiệm đánh giá hiệu quả kinh tế kỹ
thuật các sản phẩm của công ty.
- Thiết kế tạo mẫu, bao bì, nhãn mác cho các loại sản phẩm thoả mãn với yêu
cầu của khách hàng.
- Thu thập thông tin thị trường, yêu cầu của khách hàng về chất lượng kiểu
dáng, mẫu mã, giá cả, chính sách tiêu thụ sản phẩm của công ty.
8. Phòng Marketing:
- Xây dựng chiến lược, kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của
công ty.
- Xây dựng chính sách tiêu thụ sản phẩm bao gồm: giá bán, chế độ khuyến mãi,
thưởng, chăm sóc khách hàng…
- Xây dựng định mức hàng hoá tồn kho cuối vụ bao gồm cả nguyên vật liệu,
dung môi, phụ gia, thành phẩm cho toàn công ty và cho từng đơn vị bán hàng thuộc
công ty. Kiểm tra việc thực hiện định mức tại các đơn vị trong công ty.
- Quản lý theo dõi, cân đối, điều tiết nguyên liệu, hàng hoá đảm bảo đúng định
mức tồn kho và không để thừa thiếu hàng hoá.
- Nghiên cứu thị trường thu thập tổng hợp các thông tin từ các đơn vị cơ sở và
khách hàng về chất lượng hàng hoá, kích thước bao bì, chai, giá cả, chính sách tiêu thụ
hàng hoá, những ưu thế và khuyết điểm về các sản phẩm của công ty, đề xuất các biện
pháp xử lý.
9. Phòng công nghệ sản xuất:
- Xây dựng và quản lý tiêu chuẩn chất lượng, quy trình sản xuất cho từng chủng
loại sản phẩm.
- Xây dựng định mức kỹ thuật trong sản xuất.
- Nghiên cứu thử nghiệm trong phòng thí nghiệm để tìm ra dung môi, phụ gia
mới và công thức phối trộn tốt nhằm cải tiến nâng cao chất lượng, hiệu quả của sản
phẩm sẵn có.
- Xây dựng quy trình công nghệ để sản xuất sản phẩm mới.

6


- Chỉ đạo và điều hành công tác sản xuất, đóng gói sản phẩm hàng hoá tại các
xưởng sản xuất trực thuộc công ty.
- Phối hợp với phòng kinh doanh và các đơn vị liên quan giải quyết các khiếu
nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm của công ty.
10. Phòng kinh doanh và các chi nhánh trực thuộc:
- Xây dựng kế hoạch sản xuất, kinh doanh trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn
của đơn vị.
- Quản lý, tổ chức thực hiện công tác sản xuất, kinh doanh theo kế hoạch định
mức công ty giao.
- Quản lý và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện vận
chuyển được công ty giao cho đơn vị quản lý, sử dụng.
- Tuân thủ các nội quy, quy định của công ty và theo pháp luật hiện hành.
11. Phòng kho vận:
- Quản lý và tổ chức thực hiện công tác giao nhận, bảo quản hàng hoá, vật tư,
tiền vốn trong quá trình sản xuất kinh doanh tại đơn vị.
III. Lý do Vạn Thành chọn và sử dụng phần mềm ERP:
Như đã thấy, hiện công ty Nệm Vạn Thành có nhiều chi nhánh trải rộng trên
nhiều địa bàn cả trong và ngoài nước, danh mục hàng bán, hàng mua để sản xuất lên
đến hàng nghìn chủng loại, diện tích nhà xưởng rộng hàng chục nghìn mét vuông tại
Củ Chi, TP HCM,… Khi hệ thống càng được mở rộng thì những con số đó lại tiếp tục
tăng lên khiến cho việc quản lý trở nên vô cùng khó khăn. Điều này đặt ra cho Vạn
Thành những vấn đề phải giải quyết:
Bài toán tối ưu kho: không tồn kho lâu nhưng cũng không được thiếu hàng hoá
khi cần, rồi sản xuất lại cũng phải dựa vào việc cung ứng có được tốt hay không, có
nhiều hay ít đơn đặt hàng. Nói một cách khái quát là các khâu của chu trình hoạt động
doanh nghiệp gắn kết với nhau, thể hiện qua các thông tin riêng của từng khâu nhưng
lại có tính chất chung cần được chia sẻ cho cả doanh nghiệp.

Ngoài ra, các hoạt động hằng ngày còn được kiểm soát, theo dõi bởi các cán bộ
quản lý của doanh nghiệp. Việc lập kế hoạch mua nguyên vật liệu cần được cân đối tối
ưu dựa trên thông tin sản xuất, hàng tồn kho và tiêu thụ sản phẩm. Số hàng tồn kho

7


trung bình của tất cả các vật tư hoặc của từng vật tư là những số liệu quan trọng mà
nhà quản lý cần phải biết để nắm rõ tình hình, chưa kể tổng công nợ của doanh nghiệp
hiện đang là bao nhiêu, nợ quá hạn chiếm tỷ lệ bao nhiêu phần trăm. Các khách hàng
nào là quan trọng nhất với doanh nghiệp trong thời gian gần đây. Những thông tin kiểu
như vậy sẽ rất có giá trị cho các nhà quản lý. Đôi khi, các thông tin trên lại ảnh hưởng
đến sự sống còn của doanh nghiệp, chỉ cần thông tin kịp thời và chính xác, các nhà
quản lý doanh nghiệp có thể điều chỉnh doanh nghiệp thoát khỏi bờ vực phá sản hay
đổ vỡ kế hoạch kinh doanh trong gang tấc. Như vậy, chúng ta đang đề cập tới hệ thống
thông tin tác nghiệp và hệ thống thông tin quản lý, và các hệ thống thông tin này được
gắn kết với các nhân viên và nhà quản lý doanh nghiệp.
Cuối cùng, trong một môi trường cạnh tranh và toàn cầu hoá hiện nay, doanh
nghiệp cần nhiều, thậm chí rất nhiều thông tin chính xác và kịp thời về tình trạng kinh
doanh, tình hình tài chính, xu thế tăng trưởng, với mục đích là cung cấp, trao đổi với
thế giới bên ngoài.
Do đó, việc sử dụng phần mềm ERP - Công nghệ hoá bộ mặt hoạt động doanh
nghiệp là một nhu cầu tất yếu của công ty Vạn Thành. Nhờ một hệ thống thông tin
ERP tập trung, thông tin chỉ nằm một chỗ, cho phép có được sự chính xác, sự kịp thời
của các thông tin này. Từ đó tổng hợp, cung cấp cho các nhà quản lý, các nhà lãnh đạo
của doanh nghiệp, giúp họ điều hành tốt hơn, có các quyết định chính xác hơn, cũng
như giúp doanh nghiệp cung cấp các thông tin cần thiết ra thế giới bên ngoài. Hơn nữa,
người sử dụng, khai thác hệ thống ERP chính là các nhân viên tác nghiệp, họ có thể là
chuyên gia, các nhà quản lý hay các nhà lãnh đạo cấp cao. Vậy nên thông tin đến với
mọi người, phục vụ cho các công việc hằng ngày của công ty, cũng như hỗ trợ công

cuộc quản lý, ra quyết định trong tương lai.
ERP sẽ mang lại cho Vạn Thành nhiều lợi ích:
 Lợi ích về hoạt động
Rút ngắn thời gian quy trình xử lý ngiệp vụ
Nâng cao năng suất công việc
Cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ
Nâng cao dịch vụ khách hàng
Giảm chi phí hoạt động

8


 Lợi ích về quản lý
Quản lý, sử dụng nguồn lực tốt hơn
Cải thiện việc ra quyết định và lập kế hoạch
Nâng cao hiệu quả quản lý
 Lợi ích về IT
Nhanh chóng phát triển, và dễ dàng tùy chỉnh cho thích ứng với sự phát triển của
doanh nghiệp
Giảm chi phí cơ sở hạ tầng thông tin, chi phí phần mềm và bảo trì hệ thống
 Lợi ích về lâu dài
Dễ dàng mở rộng phát triển kinh doanh khi cần
Giúp đưa ra quyết định chính xác đúng thời điểm
Xây dựng các mối liên kết với bên ngoài (nhà cung cấp, đối tác, khách hàng)
Hỗ trợ mở rộng kinh doanh lên qui mô toàn cầu
Hỗ trợ thương mại điện tử
 Lợi ích về tổ chức
Tạo điều kiện và định hướng học tập kinh doanh
Xây dựng tầm nhìn chung toàn doanh nghiệp
Thay đổi hành vi của nhân viên

Hỗ trợ việc thay đổi, tái cơ cấu tổ chức

9


PHẦN 2. ERP VÀ OPENERP
I. ERP
Phần mềm ERP, viết tắt của “Enterprise Resource Planning”, là Hệ thống hoạch
định nguồn lực doanh nghiệp: dùng tin học để quản lý và tối ưu các nguồn lực doanh
nghiệp, nhằm phục vụ cho việc tác nghiệp hằng ngày để lâu dài đạt được mục tiêu đã
đề ra. Trong khái niệm này cần lưu ý nhất là "Doanh nghiệp". Đây thực sự là đối tượng
chính của ERP.
Mục đích của ERP là tích hợp các chức năng xử lý nghiệp vụ của tất cả các bộ
phận trong một phần mềm máy tính duy nhất mà có thể đáp ứng tất cả nhu cầu đặc thù
của các bộ phận khác nhau. Vì vậy có thể nói ERP là phần mềm đóng vai trò xương
sống xuyên suốt các phòng ban và quy trình hoạt động của doanh nghiệp.
II.OpenERP
1. Tại sao lại sử dụng OpenERP:
- Với phần mềm ERP mã nguồn đóng:
Phần mềm ERP đòi hỏi một quá trình chỉnh sửa lâu dài và tốn kém để phù hợp
với các quy trình nghiệp vụ đặc thù của từng ngành, từng công ty. Với phí bản quyền
từ vài trăm nghìn cho đến hàng triệu USD cho một hệ thống ERP bị lệ thuộc hoàn toàn
vào nhà cung cấp, phần mềm ERP mã nguồn mở có vẻ là phương án lý tưởng hiện nay
cho các doanh nghiệp.
- Với OpenERP :
Doanh nghiệp không phải lo ngại về chi phí bả quyền - OpenERP hoàn toàn
miễn phí.
Doanh nghiệp không phải lo ngại về khả năng đáp ứng của phần mềm OpenERP đã được triển khai trên hơn 45 quốc gia với hơn 700 Modules lớn nhỏ khác
nhau trong khoảng 8 năm qua. Phần mềm được đánh giá là hoạt động ổn định, hiệu
quả. Cộng đồng OpenERP ngày càng lớn mạnh và các module chức năng được tạo

mới, cập nhật thường xuyên.
Và hơn hết OpenERP hoàn toàn tương thích với các phần mềm văn phòng, kế
toán đang sử dụng, các trình duyệt Web phổ biến như Internet Explore, Firefox…, cho
phép tùy chỉnh nhanh chóng và hoàn toàn từ giao diện nhập liệu, cho đến quy trình xử

10


lý để phù hợp nhất cho từng doanh nghiệp, đảm bảo đáp ứng hầu hết mọi nhu cầu quản
lý đặc thù của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp và người dùng có thể dễ dàng tiếp cận với OpenERP bằng cách
xem demo trực tiếp trên Website hoặc
download phần mềm miễn phí tại và kiểm chứng
ưu điểm vượt trội của OpenERP.
- So sánh với phần mềm ERP mã nguồn mở khác:
Tài liệu và biểu đồ đánh giá dưới đây được thực hiện bởi Smile.fr sau 6 tháng
nghiên cứu & khảo sát các phần mềm ERP mã nguồn mở hiện tại như OpenBravo,
Open ERP, Neogia, ERP5, Adempiere, Compiere.

So sánh các phần mềm ERP mã nguồn mở 1

Ngoài ra, chúng ta có thể tham khảo qua Evaluation-matrix.com, website đánh
giá chuyên sâu các giải pháp ERP phổ biến trên thế giới để có cái nhìn tổng quát và
khách quan hơn.

11


So sánh các phần mềm ERP mã nguồn mở 2

2. Sơ lược về OpenERP
OpenERP là phần mềm ERP được phát triển bởi cộng đồng kĩ sư trên thế giới
với nhiều chức năng cho từng nhóm đối tượng khác nhau. OpenERP đã đặt yếu tố con
người làm trung tâm, thiết kế hệ thống thân thiện, dễ dàng sử dụng cho các doanh
nghiệp. Hơn nữa, OpenERP là phần mềm mã nguồn mở, cho phép doanh nghiệp triển
khai, sử dụng phần mềm mà không phải trả chi phí bản quyền, không phí nâng cấp các
tính năng mới. Với OpenERP, doanh nghiệp có thể lựa chọn chức năng phù hợp, khai
thác tối đa lợi ích mà hệ thống mang lại với chi phí thấp nhất.
3. Nền tảng công nghệ của OpenERP:
OpenERP được xây dựng hoàn toàn trên nền tảng mã nguồn mở với các công
nghệ mạnh mẽ, toàn diện cho việc phát triển và ứng dụng giải pháp.
 Ngôn ngữ, hệ quản trị cơ sở dữ liệu – nguồn gốc OpenERP:

Là một giải pháp đồng bộ hoàn toàn, OpenERP sử dụng:
Ngôn ngữ Python – ngôn ngữ giúp việc lập trình trở nên nhanh nhất – được
Google, Nasa, Yahoo sử dụng trong việc phát triển ứng dụng
12


Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Postgre – hệ quản trị cơ sở dữ liệu mã nguồn mở
mạnh nhất hiện nay.
Báo cáo Report Lab – giải pháp thiết kế báo cáo mã nguồn mở hàng đầu trên
thế giới để thiết kế toàn bộ các báo cáo của hệ thống.
TurboGears Framework – nền tảng hỗ trợ việc phát triển nhanh ứng dụng
trên nền web bằng Python tốt nhất.
 Kiến trúc của OpenERP:
Một hệ thống Open ERP được cấu tạo từ 3 thành phần chính:
PostgreSQL database server, chứa toàn bộ cơ sở dữ liệu, trong đó có hầu hết
các dữ liệu và cấu hình của hệ thống
Open ERP application server, chứa các thuật toán và đảo bảo Open ERP vận

hành hiệu quả nhất
Web server, một ứng dụng riêng, được gọi là Open Object client-web, cho phép
bạn kết nối đến Open ERP từ một trình duyệt web thông thường mà không cài GTK
Client.

Kiến trúc OpenERP

 Cấu hình để chạy OpenERP:
Về cơ bản OpenERP không yêu cầu tài nguyên hệ thống cao. Tuy nhiên, để cho
OpenERP hoạt động tốt trên diện rộng, cần phải xác định cho thời điểm hiện tại và trong
tương lai, sẽ có nhiều nhất là bao nhiêu người dùng đồng thời cho giải pháp OpenERP.

13


Về phần cứng, bạn nên cần 1 Server cho giải pháp OpenERP, và các Client truy
cập vào Server này để chia sẻ thông tin mà ở đây là dữ liệu. Server bạn nên chọn IBM,
Dell, hoặc HP Server với cấu hình sau đây:
-2 Gb RAM trở lên
-CPU 2Core 2 Ghz trở lên (tùy vào số lượng người dụng mà có thể là 1 hoặc 2
CPU)
-Đĩa cứng: nên sử dụng RAID 1 hoặc là RAID 5, hoặc RAID 10
-Tape backup: bạn nên có thiết bị này để đảm bảo hệ thống có thể khôi phục
trong trường hợp gặp sự cố
-Bakup Solution: đây là phần mềm quản trị backup số liệu – Thực ra, nếu
không có phần mềm này, thì các IT có thể sử dụng các công cụ hiện có của hệ
điều hành, và hệ quản trị cơ sở dữ liệu để giải quyết backup dữ liệu. Nhưng
chúng tôi giới thiệu bạn nên sử dụng một giải pháp nào đó của CA hoặc Veritas
để hỗ trợ các IT trong việc backup số liệu của doanh nghiệp bạn.
-Anti – Virus: đây là một hệ thống không thể thiếu khi triển khai các phần mềm

quản trị doanh nghiệp nói chung và OpenERP nói riêng, bạn cần phải có nó.
Chúng tôi thường giới thiệu cho khách hàng sử dụng Kaspersky, Norton
Antivirus, và bạn có thể chọn các giải pháp này để bảo toàn dữ liệu của bạn, tuy
nhiên nếu bạn muốn sử dụng phần mềm miễn phí giống OpenERP thì chúng tôi
đề nghị sử dụng Avira Antivirus – Phần mềm diệt virus miễn phí tốt nhất hiện
nay.
4. Các đặc điểm nổi bật của OpenERP:
 Đơn giản – Simple
-

Dễ dàng cài đặt chỉ trong vài clicks chuột. Giao diện trực quan với cấu trúc

hình cây.
- Hệ thống shortcut, phím tắt giúp chuyển nhanh đến các thao tác thường dùng.
- Hỗ trợ drag/drop, trigger, autoComplete giúp thao tác nhanh nhẹn.
 Mạnh mẽ - Powerful
-

Xử lý nghiệp vụ nền đầy đủ và hoàn thiện (ví dụ: các thao tác tạo và xử lý hóa

đơn sẽ đồng thời xử lý nghiệp vụ kế toán) giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu.
-

Hỗ trợ chuyển đổi tới 6 cách hiển thị khác nhau cho một đối tượng: List,

Form, Graph, Calendar, Gantt, Process - giúp thống kê, theo dõi vô cùng hiệu quả.

14

-

Gắn kết, đồng bộ dữ liệu với Wiki, Google (gồm Google Docs, Google

Calendar, Google Blogger, Google Mail, Google Earth, Google Map, Google Translate).
 Chuẩn mực - Standard
-

Tương thích hoàn toàn với các phần mềm văn phòng hiện có: Joomla,

Ezpublish, SAP, Ldap, eCommerce, PDF, Office, Excel, Outlook, Font Unicode ...
- Hỗ trợ nhập/xuất dữ liệu từ Office.
- Mô hình Main/Addons modules, rất dễ bảo trì sửa chữa và nâng cấp
- Các chức năng đều được phân quyền rõ ràng theo users/groups.
-

Dữ liệu được bảo mật hoàn toàn với : bảo mật vật lý, bảo mật kết nối và dữ

liệu tự động sao lưu hằng ngày.
 Linh hoạt - Flexible
-

Hỗ trợ đồng thời hai môi trường làm việc thân thiện: GTK Client (Win-base)

và Web Client.
- Dễ dàng sử dụng, linh hoạt sửa đổi, hủy bỏ, và phân quyền người dùng.
-

Có thể liên lạc đến các users thông qua chức năng Request (có thể là một cách

để liên lạc nội bộ thay cho email).
-

Có thể Attach file vào một đối tượng bất kỳ, đây là một cách để lưu trữ hồ sơ

gốc hoặc mô tả chi tiết thêm đối tượng cần lưu trữ như thông số kỹ thuật sản phẩm hay
CV ứng viên dự tuyển.
 Hoàn chỉnh - Complete
-

Hỗ trợ các tiêu chuẩn, nghiệp vụ mới nhất: Just-in-time, FIFO,

Average/Standard cost, MTS/MTO, Phantom BoM, Iso9001, Barcodes, Costaccounting, ...
- Quy trình nghiệp vụ theo chuẩn mực ERP toàn cầu.
-

Dễ dàng đáp ứng cho cả công ty rất nhỏ, và đủ mạnh để đáp ứng cho cả công

ty lớn với hơn 2000 nhân viên.
- Hơn 1000 lượt tải về mỗi ngày, phát triển trên 45 ngôn ngữ…
 Mã nguồn mở - Open source
-

Phát triển trên nền tảng mã nguồn mở với công nghệ tốt nhất: CSDL mở

PostgreSQL, ngôn ngữ Python,TurboGears platform, báo cáo Report - Lab, cấu trúc và
phương thức truyền dữ liệu Xml-Rpc ...
- Được hỗ trợ mạnh mẽ bởi cộng đồng mã nguồn mở trên toàn thế giới.

15

- Theo Giấy phép opensource GNU/GPL, bạn không phải trả bất kỳ phí bản
quyền nào.

16


PHẦN 3. QUY TRÌNH THU MUA, PHÂN PHỐI
I. Quy trình thu mua, phân phối của OpenERP trong công ty Nệm Vạn Thành
Với một doanh nghiệp sản xuất như Công ty Nệm Vạn Thành có chu trình tuần
hoàn vốn T – H – SX – H’ – T’ thì quy trình hoạt động chính của doanh nghiệp đó
cũng có những phần tương đương:

Quy trình thu mua, phân phối

Hoạt động thu mua, phân phối gồm các bước chính: Mua nguyên vật liệu ->
Sản xuất ra thành phẩm -> Bán hàng, là tập hợp của ba quy trình nhỏ hơn. Đồng thời,
phân hệ sản xuất cũng tích hợp với các phân hệ khác: phân hệ bán hàng (xác định nhu
cầu từ các đơn bán hàng), phân hệ mua hàng (tự động lập các yêu cầu mua hàng khi
NVL không đủ để sản xuất).
Bộ phận kế toán ngoài việc hạch toán kế toán phải thu và hạch toán kế toán
phải trả cho việc thu tiền bán hàng, chi tiền mua nguyên vật liệu còn thực hiện chức
năng lưu trữ chứng từ thanh toán của nghiệp vụ mua, bán hàng.
o Các module chức năng trong OpenERP được sử dụng trong quy trình:
-Chức năng mua hàng.
-Chức năng sản xuất.
-Chức năng bán hàng.
-Chức năng kho hàng.
-Chức năng kế toán.

17


1. Quy trình mua hàng:
Quy trình quản lí mua hàng cung cấp quy trình quản lí thông tin từ mua hàng
đến nhập kho bao gồm các chức năng như: Quản lí báo giá, Quản lí yêu cầu mua hàng,
Quản lí đơn đặt hàng, hóa đơn, thanh toán và kiểm tra hàng nhập kho.

Quy trình mua hàng

Quy trình này cho phép doanh nghiệp quản lí nghiệp vụ mua hàng một cách xuyên
suốt từ khi xuất phát yêu cầu mua hàng cho đến khi nhập kho. Quy trình này được
thực hiện thông qua các chức năng Mua hàng, Kho hàng. Quy trình này cho phép quản
lí các thông tin như:


Các yêu cầu mua hàng: nhờ tính tích hợp của hệ thống nên các yêu cầu

mua hàng có thể được tạo tự động từ phân hệ quản lí sản xuất (khi hệ thống tính toán
thiếu vật tư, hàng hóa để phục vụ sản xuất và bán ra thị trường). Người sử dụng cũng
có thể tạo các yêu cầu mua hàng thủ công khi phát sinh các yêu cầu mua hàng hóa và
nguyên vật liệu.


Quản lí các báo giá: hệ thống cho phép tạo các yêu cầu báo giá, các báo

giá do nhà cung cấp đưa lại và tính năng phân tích báo giá. Tính năng này cho phép
Công ty quản lí các báo giá một cách có hệ thống, dễ dàng tra cứu.


Quản lí các đơn đặt hàng/hợp đồng mua hàng: chức năng này cho phép

doanh nghiệp lưu các thông tin liên quan đến các đơn mua hàng hay hợp đồng mua
hàng hóa vật tư với đầy đủ các thông tin liên quan đến nghiệp vụ mua hàng như: nhà
cung cấp, ngày mua, ngày nhận hàng, ngày có hiệu lực, mặt hàng, số lượng, đơn giá,
điều khoản thanh toán…
 Mua hàng:
o

Quản lí việc theo dõi nhận hàng: thông qua các đơn hàng, hệ thống có

chức năng nhận hàng và đối chiếu với các đơn hàng. Ngoài ra, chức năng này cho
phép thực hiện quản lí trả lại hàng (nếu nhận thừa hoặc hàng mua vào không đúng yêu
cầu…)
18


o

Quản lí hóa đơn: hệ thống cho phép tạo hóa đơn mua hàng tự động dựa

trên thông tin trên đơn mua hàng hoặc nhân viên kế toán nhập bằng tay vào hệ thống.
o

Thanh toán: thanh toán các khoản tiền liên quan đến mua hàng và thực

hiện chức năng lưu trữ chứng từ.
 Nhập kho: sử dụng chức năng kho hàng để theo dõi hàng đã nhập về kho.
2. Quy trình sản xuất:

OpenERP sẽ hỗ trợ tự động hóa quy trình sản xuất của doanh nghiệp, đồng thời
giúp việc kiểm soát các bước của quá trình này được chặt chẽ hơn cũng như cung cấp
thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác phục vụ công tác quản lí sản xuất. Các phân hệ
con trong phân hệ quản lí sản xuất được tích hợp chặt chẽ và có thể được mô tả như
sau:

Quy trình sản xuất

Phân hệ Quản lý sản xuất (QLSX) của OpenERP có các tính năng chính đáp ứng tốt
nhu cầu QLSX của doanh nghiệp:


Xuất kho NVL và Nhập kho thành phẩm: dùng chức năng kho hàng để

kiểm tra lượng hàng xuất, nhập kho có liên quan đến quá trình sản xuất.
 Sản xuất:
o Định mức NVL (BOM – Bills of material): cho phép nhà máy xây dựng các định
mức NVL cho các loại sản phẩm. OpenERP cho phép xây dựng BOM nhiều cấp
nhờ vậy, việc quản lí thông tin của quá trình sản xuất và tính giá thành sẽ được
thực hiện dễ dàng hơn.
o Quản lí thông tin các công đoạn sản xuất (Manufacturing Orders): cho phép quản
đốc phân xưởng luôn có được các số liệu sản xuất trong từng ngày, từng ca làm
việc và từ các công đoạn khác nhau của quá trình sản xuất. Chức năng này sẽ ghi
chép tất cả các NVL xuất ra cho sản xuất, sản phẩm hoàn thành và thời gian sản
xuất cho từng loại sản phẩm. Nhờ tính năng này, bộ phận Điều độ sản xuất của

19


nhà máy luôn có số liệu chính xác về việc xuất nhập NVL, thành phẩm, giúp nâng

cao khả năng quản lí điều độ sản xuất. Với đặc thù của Công ty là sản xuất ra
thành phẩm chức năng này hỗ trợ công tác quản lí một cách tốt nhất.
3. Quy trình bán hàng:
ERP hỗ trợ tự động hóa quy trình bán hàng của doanh nghiệp, giúp việc kiểm
soát các bước của quá trình được chặt chẽ hơn cũng như cung cấp thông tin đầy đủ,
kịp thời, chính xác phục vụ công tác quản lí.
Quy trình bán hàng trong OpenERP được mô tả như sau:

Quy trình bán hàng

Quy trình theo dõi thông tin xuyên suốt các quá trình: kiểm tra kho hàng -> tạo
cơ hội với khách hàng -> báo giá cho khách hàng -> nhận đơn đặt hàng -> bán hàng ->
xuất kho bán.
Trong đó, bán hàng quản lí các đơn bán hàng hay hợp đồng, phần này cho phép
Công ty lưu trữ tất cả các hợp đồng bán hàng, đơn bán hàng cho khách hàng. Thông
tin đơn hàng bao gồm các thông tin như: mặt hàng bán, số lượng, đơn giá, ngày giao
hàng, điều khoản thanh toán, khách hàng và địa chỉ giao hàng… Ngoài ra, chức năng
quản lí đơn hàng cho phép Công ty khai báo các chính sách bán hàng như chiết khấu,
giảm giá,…
o

Giao hàng: chức năng giao hàng cho phép theo dõi thông tin liên quan

đến việc giao hàng cho khách hàng. Thông tin kết quả của quá trình này là hàng đã
được xuất khỏi kho và khách hàng đã nhận được hàng.
o

Tạo hóa đơn bán hàng và thanh toán: hệ thống cho phép tạo hóa đơn bán

hàng tự động hoặc thủ công để theo dõi công nợ của khách hàng theo các thông tin

trên hợp đồng, đơn bán hàng. Đồng thời, hệ thống cũng thực hiện việc thanh toán (thu
tiền) khi khách hàng trả tiền mua hàng hóa.

20


II. Một số thao tác chính của quy trình thu mua, phân phối trong Nệm Vạn
Thành
(1) Xác định nhu cầu nguyên vật liệu cần
mua: Mua hàng -> Các sản phẩm -> New

(2) Chọn nhà cung cấp:
Mua hàng -> Sổ địa chỉ -> Các nhà cung cấp -> New

21


(3) Tạo yêu cầu chào giá:
Mua hàng -> Yêu cầu chào giá -> New

Chọn Save để lưu lại yêu cầu chào giá.
(4) Đặt hàng:
Từ báo giá đã có, chọn CONVERT TO PURCHASE ORDER để đặt hàng.

Giao diện đơn đặt hàng:
22


Đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp

(5) Mua hàng:

23