Bản proposal cho sự kiện ra mắt sản phẩm LG- OLED

A: CHÚNG TÔI LÀ AI???
Ekip lên kế hoạch,
thực hiện chương trình:
1.
2.
3.
4.
5.

Phan Thị Yến 13030639
Trần Thị Xen
Nguyễn Thị Thảo
Lê Thị Hương
Nguyễn Hoàng Anh

Chúng tôi đến từ Công ty
TNHH Đô La. Thông tin
chi tiết về các thành viên
cũng như khả năng, lực
củabên công ty chúng tôi
sẽ có một file riêng gửi
tới quý công ty!
Trân trọng cảm ơn!


B: Lễ ra mắt sản phẩm TV OLED công ty LG Electronics Việt Nam
I) LG Electronic Việt Nam
1. Thông tin về đơn vị tổ chức
LG Elictronics là một trong những thương hiệu nổi tiếng tại Hàn Quốc và trên toàn thế giới.Được thành lập từ
năm 1958, Elictronics là công ty điện từ đầu tiên của Hàn Quốc, qua nhiều giai đoạn phát triển không ngừng cùng
những bước đột phá lớn, LG Elictronics trở thành một công ty có quy mô toàn cầu với 77 chi nhánh và hơn 72.000 nhân

viên trên toàn thế giới. LG rất tự hào về sự quan tâm của mình dành cho khách hàng và đem niềm tin vào đó với khẩu
hiệu: “We put people first”. Chính điều này đã tạo nên một LG Elictronics dẫn đầu của ngày hôm nay và là nhà cải cách
của ngày mai.
`
Để giới thiệu kỹ thuật công nghệ một chiến dịch thể hiện những điều kỳ diệu đã được tiến hành tạo cho khách
hàng nhiều lựa chọn hơn khi muố mua sản phẩm. Chiến dịch “ Life’s Good”được hậu thuẫn bởi Lui Amstrong trong chủ
đề bài hát “ Heaven ’’. Toàn bộ chiến dịch đã thành công mỹ mãn khi nhận được sự tín nhiệm của người tiêu dùng đối
với sản phẩm điện tử với giải thưởng Mingay Industry cho “ chiến dịch vô tuyến tốt nhất”
2. Mục đích và mục tiêu


Mục đích:
- Ra mắt sản phẩm mới




- Quảng bá hình ảnh của công ty
- Xúc tiến sản phẩm , tạo ấn tượng cho khách hàng về sản phẩm
Mục tiêu:
- Mời được 250 khách, trước đó gửi 300 thư mời.
- Ít nhất có 7-15 lãnh đạo của công ty tới tham dự.
- Mời ca sĩ, MC:
- Mời đại sứ thương hiệu của LG ở Việt Nam
- Mời giới truyền thông: 10 người đại diện truyền thông bao gồm: 2 phóng viên truyền hình, 2 người của báo
điện tử CT News, 2 người của báo VnExpress, 2 người của báo Dân Trí, 2 người của báo điện tử 24h.
- Thời gian tổ chức: sự kiện được tổ chức ở khách sạn Daiwoo số 360 Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội và sẽ diễn ra
trong 2 ngày
+ Ngày 1: đón tiếp khách Wellcome party – cocktail- finger food
+ Ngày 2: sáng cho khách đi citytour, chiều free time. Sau đó buổi tối là Lễ ra mắt, và mời khách dùng

tiệc buffet.

II) Mô tả ý yưởng cho sự kiện
1.

Ý tưởng chủ đạo:
Đến với phần giới thiệu sản phẩm, khách hàng sẽ được trải nghiệm một cảm cảm giác thũ vị chân thật và khó
quên. Keymoment của lễ ra mắt được lấy cảm hứng từ những đặc điểm của tivi LG OLED: ti vi mà hình cong,
mỏng, màu đen tinh tế, chất lượng điểm ảnh 4k mang lại hình ảnh sắc nét chân thật; chúng ta sẽ sử dụng nghệ
thuật tương tác 3D để tạo ra một cảm giác chân thật nhất cho khách hàng khi biến họ thành chính chính nhân vật
trải nghiệm, biến tất cả các diễn biến của câu chuyện đều đặt ở dưới góc nhìn của người xem tạo cảm giác chính
họ là người tham gia. Đó là câu chuyện phiêu lưu của một người từ hành tinh khác, vượt qua dải ngân hà ngàn


năm ánh sáng, qua bao nhiêu thử thách sóng to gió lớn để đi đến một nơi mang tên trái đất, nơi tràn ngập niềm
vui của một cuộc sống tốt đẹp, vui vẻ. Khi đến với trái đất, người đó bị lạc ở một sa mạc hoang vu, khô hạn, nhìn
thấy một vũng nước nhỏ trong vắt nhưng khi đến gần thì đó là một mảnh hình chữ nhật giống như kim loại mỏng,
cong, chân thật dến hoàn, người đó nhấc tấm kim loại lên, cùng với việc mảnh chữ nhật đó được nhấc lên khỏi
mặt cát, nó trở thành một thỏi nam châm hút các mảnh khác từ khắp nơi tới, kéo theo là sự chuyển dịch về phong
cảnh khi mà các cây xanh mọc lên nhanh chóng, các loại hoa đua nhau khoe sắc,muôn thú sinh sống nhộng nhịp
tạo ra một khung cảnh đa sắc màu, đa âm thanh một cuộc sống chân thực. Nhưng sự thực, đó chỉ là do các các
mảnh ghép đó ghép lại thành một chiếc ti vi OLED màn hình cong, nó đã tạo ra một cảm giác như chính người đó
đang sống trong khung cảnh đó. Kết thúc cho câu chuyện đó sẽ là hình ảnh trái đất màu xanh chuyển hóa thành
biểu tượng của LG, rồi mở ra bên trong là chiếc tivi LG OLED. Câu chuyện nhấn mạnh đến vị thế tiên phong cũng
như hình ảnh chân thật ở mọi góc nhìn mà OLED ti vi đem lại, thể hiện slogan “Sức mạnh tuyệt hỏa, tạo bước tiên
phong”. Để tạo ra tính chân thật, khu tiệc sẽ được tạo hiệu ứng ánh sáng tương ứng với câu chuyện.
Kết hợp với đó là màn biểu diễn mapping dance đơn giản để làm nổi bật các tính năng độc đáo, tuyệt vời của
sản phẩm. Sau đó, đại diện bên kỹ thuật của LG sẽ trình bày chi tiết về các đặc điểm tính năng của sản phẩm
2.

Mô tả chi tiết:

*** City tour:
Đúng 8h sáng, xe oto sẽ có mặt tại cổng khách sạn để đón khách và bắt đầu chuyến city tour. Trên đường từ khách sạn đến Hồ
Gươm, khách sẽ được hướng dẫn viên giới thiệu qua về lịch trình và một vài địa điểm trên đường đi.
Đến Hồ, khách lên xe điện, chia nhóm thành 2 tour tham quan, mỗi nhóm sẽ có 3 hướng dẫn viên chính đi cùng và 7 người hỗ
trợ của công ty sự kiện. Khách sẽ lần lượt được giới thiệu về lịch sử cũng như các đặc trưng của từng con phố trong lịch trình, hứa
hẹn sẽ có nhiều điều mới mẻ và hấp dẫn của chuyến đi mà không hẳn vị khách nào cũng biết và hiểu về các con phố đó.


Sau khi kết thúc tour Phố Cổ, khách sẽ lại tiếp tục lên đường tham quan tại trung tâm mua sắm Aeon Mall (Long Biên). Đây là
trung tâm mua sắm có quy mô lớn, kiến trúc lạ mắt, mới khai trương nên có khá nhiều ưu đãi. Tại đây, khách được tự do tham
quan, mua sắm và dùng bữa tại phố ẩm thực của trung tâm.
Đến 12h, xe sẽ đón khách ở cổng trung tâm mua sắm, trên đường về khách sạn, khách có thể nghỉ ngơi, hoặc hướng dẫn viên
sẽ giới thiệu về một vài địa điểm trên đường về.

*** Phần chính của sự kiện là lễ ra mắt kết hợp với tiệc buffet dành cho khách hàng
Vì buổi chiều là khoảng thời gian free dành cho khách nên dù đã hẹn lịch trước nhưng vẫn có khả năng khách hàng sẽ
tới trễ. Để đảm bảo tất cả khách sẽ không bỏ lỡ lễ ra mắt sản phẩm ra mắt sản phầm, chúng ta sẽ để một khoảng thời
gian 30 phút dành cho triển lãm,cũng là khoảng thời gian để khách hàng có mặt đầy đủ, sẵn sàng cho hoạt động chính
của sự kiện: giới thiệu tivi LG OLED. Sẽ có khoảng 10-12 chiếc tivi được trưng bày trong không gian triển lãm, tại đây
khách hàng sẽ được cảm nhận những tính năng vượt bậc của chiếc tivi thế hệ mới này. Trong khu vực triển lãm sẽ được
dàn dựng một sân khấu phụ phục vụ cho hoạt động trao đổi, hỏi đáp về sản phẩm sau khi bữa tiệc kết thúc, và diễn ra
một số hoạt động khác. Sân khấu chỉ cần dàn dựng đơn giản, backdrop sẽ có logo của thương hiệu LG,slogan của sản
phẩm: “Sức mạnh tuyệt hảo, tạo bước tiên phong”, “ The ultimate display”.
Sau khoảng thời gian dành cho tham quan, khi mà khách đã tập trung đông đủ, chúng ta sẽ chính thức đi vào phần quan
trọng nhất của sự kiện. Phần ra mắt sản phẩm sẽ diễn ra trong khu vực tiệc, sân khấu chính sẽ được dàn dựng công phu
với backdrop là màn hình LED cong mô hỏng chiếc ti vi LG OLED. Với màu chủ đạo là màu trắng, sân khấu trang trí đơn
giản nhưng hiện đại, trang nhã.
Tiếp đó sẽ là tiệc buffet dành cho khách hàng, trong thời gian diễn ra tiệc sẽ có các tiết mục giải trí, tạo ra một không

gian tuyệt vời, tâm trạng thoải mái thưởng thức các món ăn thượng hạng.


Sau khi kết thúc tiệc, chúng ta sẽ dành ra một khoảng thời gian để giao lưu với khách hàng, để khách hàng trực tiếp trải
nghiệm những tính năng của tivi , nếu có thắc mắc gì có thể trao đổi trong phầm hỏi đáp về sản phẩm sau đó. Bên công
ty khi nói về săn phẩm, ngaoif những tính năng vượt trội của sản phẩm cần nhấn mạnh thêm vào khả năng bán ra thị
trường vị các khách phần các đại lý nên thường quan tâm đến khả năng đưa ra thị trường nhiều hơn. Kèm theo đó,
phần cuối chương trình có thể bốc thăm trúng thưởng, giành ra 5 chiếc tivi cho 5 người may mán nhất.
Kết thúc sự kiện sẽ có một nhóm PG ở ngoài để tặng quà cho khách khi ra về, phần quà đó sẽ là một đồ lưu niệm đặc
trưng cho Hà Nội cùng với một sản phẩm kèm theo để khách có kỉ niệm về chuyến đi này.

III) Kế hoạch :
1.

Kế hoạch tổng quát:

Lễ ra mắt được diễn ra trong 2 ngày 15/12 – 16/12/ 2015 gốm 3 phần chính
+ Chiều ngày 15/12: Đón tiếp và tổ chức tiệc welcome party
+ Sáng ngày 16/12/2015 : tổ chức city tour
+Chiều 16/12/ 2015 : Lễ ra mắt

2.

Bảng kế hoạch chi tiết

Thời gian
Đón tiếp, 1h00

Công việc
Xe đi đón khách

Ghi chú


2h00

Khách check in
Khách nghỉ ngơi, ekip chuẩn bị
cho welcome party
Đón tiếp khách ( có nhạc nền)
Đại diện công ty LG lên phát
biểu
Buổi tiệc bắt đầu
Đại diện LG phát biểu kết thúc
buổi tiệc
Tiễn khách

2h – 5h30
welcome party
(Chiều
hôm
trước)

5h30-6h00
6h- 6h10
6h 10
7h20
7h30
8h00

Xe đón khách ở khách sạn, đi phố Cổ.

8h30
8h30
City tour
( sáng hôm 9h30
sau)

Đến Hồ Gươm, khách chuyển sang xe điện để bắt đầu tham quan phố Cổ.

–

+ Nhóm 1 (10 xe điện đầu): tham quan Hàng Dầu, Hàng Bè, Hàng Bạc, Hàng
Ngang, Lãn Ông, Thuốc Bắc, Hàng Mành, Hàng Bông, Tràng Thi, Bờ Hồ.
+ Nhóm 2 (11 xe còn lại): tham quan ngược lại.

9h45

-

khách tập trung, lên xe oto đi Aeon Mall.

10h15

-

Khách tự do tham quan và ăn trưa tại Aeon Mall.

12h

Khách tập trung lên xe về khách sạn.

Lễ ra mắt

6:00 - 6:30

Có nghệ sĩ đàn piano, violon

triển lãm, báo chí chụp ảnh, phỏng vấn


6:30 - 7:00

Ra mắt săn phẩm mới
6:30 - 6:35

thông báo khai mạc lễ ra mắt

6:35 - 6:40

Đại diện LG lên phát biểu

6:40 - 7:00

Giới thiệu sản phẩm

Tiệc buffet
7:00 - 8:00

7:00 - 7:05

7:05 - 7:10

Ổn định
Solo piano

7:10 - 7:25

Dàn nhạc hòa tấu

7:25 - 7:30

Ca sĩ 1 hát

7:30 - 7:35

solo violon

7:35 - 7:50

Dàn nhạc hòa tấu

7:50 - 8:00






Ca sĩ 2 hát
MC gưới thiệu phần hỏi đáp về sản phẩm

Đại sứ thương hiêu phát biểu (nếu có)
Hoặc đại diện bên phát triển sản phẩm
của LG


8:00 - 9:15

Trao đổi, hỏi đáp về sản phẩm
8:00 - 8:15

Nghỉ ngơi, thư giãn sau tiệc

8:15 - 9:00

Trải nghiệm, hỏi đáp và phỏng vấ về sản phẩm

9:00 - 9:15

Bốc thăm trúng thưởng


3.

Bảng phân chia công việc:

Team NỘI DUNG:
Công việc chung

Nội dung chi tiết

Tổng quan chi tiết của chương trình

−

Thông tin đơn vị tổ chức

Lê Thị Hương

−

Tổng quan sự kiện

Trần Thị Xen

−

Ý tưởng sơ khai

Trần Thi Xen

−

Nội dung chính

Phan Thị Yến

Ý tưởng cho sự kiện

Phân
chia

công
Cụ thể trước chương trình

việc

Phân chia khu vực trong chương trình

Người phụ trách



Timeline
chương trình

của



Ý nghĩ từng phần
Nguyễn Thị Thảo
của chương trình

Lê Thị Hương

−

Phân chia các mảng

Phan Thị Yến

−

Bảng tiến độ công việc

Phan Thị Yến
Nguyễn Hoàng Anh

−

Bảng công việc nhóm nội dung Phan Thị Yến

−

Bảng công việc nhóm kỹ thuật

Nguyễn Hoàng Anh

−

Bảng công việc nhóm hậu cần

Nguyễn Thị Thảo
Trần Thị Xen


Phân chia công việc trong chương
trình

−

Bảng
nhóm kỹ thuật

công

việc

−

Bảng
nhóm hậu cần

công

việc

Dự trù rủi ro và hướng giải quyết
Dự trù kinh phí và thực chi
Phụ lục

Nguyễn Hoàng Anh
Nguyễn Thị Thảo
Phan Thị Yến

−

Dự trù kinh phí

−

Thực chi

−

Thiệp mời và thẻ

−

Sơ đồ bố trí

−

Clip,
powerpoint

hình

Team Hậu cần
Team Kỹ thuật
ảnh,



Lên ý tưởng clip, ppt

Trần Thị Xen
Nguyễn Thị Thảo



Thành phẩm

Team Kỹ thuật

−

Kịch bản MC + script

−

Biên bản họp

−

Phan Thị Yến
Lê Thị Hương



Trước event

Nguyễn Hoàng Anh



Sau event

Nguyễn Hoàng Anh

Nội dung người phát Trần Thị Xen

biểu
−

4.

Phan Thị Yến
Thông cáo báo chí

Nguyễn Thị Thảo

Bảng tiến độ làm việc chi tiết:

Toàn bộ các công việc lên ý tưởng tổng quát, chi tiết, timeline đã hoàn thành và được nhà thầu duyệt nên phần tiến độ sẽ
không nêu lên nữa. Chúng tôi tập trung thể hiện tién độ thực hiện chương trình từ việc phân chia công việc, sự chuẩn bị
trước trong và sau sự kiện:
NỘ
I
DU
NG

KHUNG THỜI GIAN
TU TU
TUẦN 3
ẦN ẦN
( từ 10/12 – 16/12)
1
2
( t ( t

ừ
ừ
ngà 3/
y
12
26 –
/1 9/
1 – 12)
2/
12)


26 27 28 29 30 1 2 3 4
5 6 7 8
Ý tưởng xuyên suốt chương trình: CHUẨN BỊ Ở THỜI GIAN TRƯỚC KHI NHẬN THẦU
Phân chia công việc
trước chương trình
Phân chia khu vực
trong chương trình
Phân chia công việc
trong chương trình
Dự trù rủ ro và hướng
giải quyết
Kịch bản và lời thoại
MC
Nội dung bài phát biểu
của các nhân vật
Bảng thực chi
Bảng phân công nhân
sự trong chương trình

Sửa kịch bản MC và timeline
Nhạc event
Kiểm kê tài chính
Tập kết đồ dùng đợt 1
Duyệt, chạy thử chương trình

9

10 11 12 13 14 15 16


Bắt đầu thực hiện
Đang thực hiện
Deadlines
Hoàn thành

( Chú thích)


IV) Dự trù những rủi ro và hướng giải quyết:
Vấn đề phát sinh
Con người

Nguyên nhân

Hướng giải quyết

Thiếu nhân sự

Số lượng nhân sự ít, không -Cần có có 1 danh sách nhân sự dự trù khi

có những người dự trù.
cần thiết

Xung đột nội bộ

Trong quá trình làm việc
mọi người trong ekip hợp
tác không ăn ý, nhiều ý kiến
trái chiều, không được xử lí
đúng cách

Nhân sự

Lễ tân: Khi phục vụ
nước bị đổ vào
- Không được training kỹ,
khách hàng/ đổ
không có kinh nghiệm.
xuống sàn.
Hầu hết lại là các bạn
− Phong thái không
sinh viên kinh nghiệm
chuyên nghiệp.
chưa nhiều
Nói chuyện sỗ sàng,
bất lịch sự với khách.
Đến muộn
Do bị nhỡ chuyến xe, có việc
bận đột xuất

- Bên cạnh quy tắc, kỉ luật trong công việc thì
cần xây dựng văn hóa trong ekip làm việc để
mọi người tôn trọng và cùng hợp tác với
nhau.
- Thường xuyên động viên mọi người, có
những khích lệ, khen thưởng đúng lúc.

−

Khách
hàng

−

Lễ tân phải được training kỹ và tập dượt
trước chương trình để tránh tối đa lỗi và
biết cách xử lý các tình huống này: xin lỗi,
lau áo cho khách, có phương pháp tẩy
rửa tại chỗ để tránh để lại vết về sau.

-

Cần checklist số lượng khách đến, những
người nào chưa đến, có những hỗ trợ kịp
thời cho họ.


-

Thừa/ thiếu số lượng

Do công tác take care
khách hàng chưa tốt,
chưa nắm bắt được
số lượng người

Ca sĩ không đến/ đến Do bên hợp đồng chưa chặt
muộn
chẽ

-

Làm việc với bên nghệ sĩ, hợp đồng kĩ
lưỡng

MC dẫn lỗi: Đọc
− phải làm việc thường xuyên với MC về
không đúng những − Không chuẩn bị kỹ kịch
kịch bản.
cụm
từ
quan
bản/ kịch bản không − Trong chương trình phải có phương tiện
trọng/ tên trong
được duyệt cẩn thận.
liên lạc với MC để điều chỉnh thường
Khách mời
kịch bản.
Không diễn tập trước/ diễn
xuyên.

Bị vấp/ không tự nhiên tập không nghiêm túc.
- Diễn tập trước để hạn chế tối đa lỗi trong
khi nói.
lúc dẫn chương trình.
- Không có sự trao đổi - Cần thông báo kĩ cho họ về thời lượng
Đại diện LG phát biểu
trước với họ về nội chương trình để họ chủ động điều chỉnh cho
lâu/ đến đột xuất
dung và thời lượng
phù hợp.
- Sau khi lên lịch trình cần xem xét lại kỹ
Lịch trình lên một đằng
lưỡng.
Sắp xếp lịch trình không hợp lý
nhưng khi thực hiện thì
- Nếu thấy có vẫn đề, không khả thi thì linh
điều đó lại không khả thi
hoạt thay đổi theo từng trường hợp cụ thể.
Thời gian ngắn dành cho việc set up Do thời gian set up còn bị
- Đàm phán trước với bên khách sạn để
phụ thuộc vào bên khách
sắp xếp đủ thời gian.
sạn
−

Thời gian

-

Lập bảng thống kê những khách bắt buộc

có mặt, những người sẽ đi, những người
có khả năng không đi để có được ước tính
chính xác nhất
Hỏi thăm khách hàng, checklist khi khách
mới tới để có những điều chỉnh số lượng
kịp thời


Thời gian bị caosu

Môi trường
bên ngoài

Tắc đường

Thời tiết: mưa/ nắng

Nguồn
khác

lực

Nhiều khách caosu trong
chuyến city tour khiên slịch
trình có thể bị xê dịch.
Do đi vào giờ cao điểm hay
những tuyến phố hay tắc
đường, cũng có thể là sự cố
tại nạn khiến tắc đường bất
ngờ

Không thể kiểm soát

Gây khó khăn về Do nguyên tắc làm việc, quy
thời gian
định, hoàn cảnh
Báo lỗi kĩ thuật
Do không kiểm tra sớm
muộn
Nhà cung cấp

Hướng dẫn viên Do không có thông tin, yếu
tới muộn
tố khách quan chủ quan
Dịch vụ vận
Nhiều lí do khác nhau
chuyển trục trặc

Tài chính

Thiếu hụt

Set up

−

Mất kiểm soát phân bố khu vực
diễn ra chương trình (VD:
Khách mời quan trọng như nhà
báo, nhân vật nổi tiếng,… và

- Do

dự trù kinh phí không
chính xác

−
−

Không có sơ đồ bố trí
các khu vực chi tiết.
Hai bàn check-in cho
hai đối tượng nhà báo

-

Cần linh hoạt điều chỉnh để các hoạt
động vẫn diễn ra như kế hoạch

-

Cần xem xét thời gian, tránh đi vào
những giờ cao điểm hay đoạn đường
hay tắc.

-

Chuẩn bị các vật dụng như mũ, ô/ dù

Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, hợp đồng
giao kèo chặt chẽ

Cần kiểm tra từ trước, ghi rõ ràng trong hợp
đồng
Báo trước giờ cho hướng dẫn viên, nhắc họ
tới sớm hơn, có danh sách liên lạc để liên lạc
nếu cần.
Kiểm tra chất lượng nhà dịch vụ, lấy số cảu
nhà điều hành để liên lạc khi cần.
- Cân nhắc đầy đủ các khoản, xem xét kỹ bản
dự trù kinh phí
Có phần kinh phí dự trù rủi ro
− Vẽ sơ đồ bố trí các khu chi tiết từ sân
khấu, ban tổ chức, lối ra vào, nhà vệ sinh,
vị trí khách và báo chí...
− Phải có bảng tên phân biệt 2 bàn check-in


khách mời ngồi lẫn lộn với
nhau.).
− Khách mời và nhà báo bị nhầm
lẫn giữa 2 bàn check-in.
− Cổng bong bóng bị bể một số
bóng giữa chừng.
− Các vật trưng bày trên sân khấu
sắp xếp không hợp lý, gây rối và
khó chịu cho khán giả.
Không kịp thời gian chuẩn bị sân
khấu trước giờ bắt đầu.
Lỗi âm thanh: mic/ loa.
Máy chiếu có vấn đề/ không kết
nối được với laptop/ không rõ

màu/ không chiếu được một số
file hình ảnh/ sai màu sắc.
− Người chỉnh kỹ thuật gây ra lỗi
ở các khoảnh khắc chính yếu
của chương trình.
− Các thiết bị sử dụng trong
chương trình không hoạt động/
bị lỗi.
Trong trường hợp mất điện
−
−

Kỹ thuật

và khách tham dự khiến
họ không phân biệt
được.
và có tiếp tân đón tiếp, chỉ dẫn cẩn thận.
− Không có phương án dự
phòng cho cổng bong − Chuẩn bị đóng sẵn những vật cồng kềnh
quan trọng như cổng, phông nền sân
bóng, loại bong bóng
khấu và sử dụng vật liệu chất lượng tốt.
dùng không tốt.
− Không
đóng
sẵn
backdrop và trang trí
sân khấu sẵn trước
chương trình.

− Không diễn thử trước
− Luyện tập chỉnh kỹ thuật trước thật kỹ.
chương trình.
− Kiểm tra kỹ các thiết bị sẽ sử dụng (màn
− Không có phương án dự
chiếu, máy tính, hệ thống âm thanh, ánh
phòng như chuẩn bị
sáng,…). Vào ngày diễn ra chương trình
laptop khác, pin dự
kiểm tra một lần nữa trước khi chương
phòng, USB.
trình diễn ra.
− Người chỉnh kỹ thuật
− Phải diễn tập trước chương trình đảm
không có kinh nghiệm,
bảo phối hợp ăn ý giữa các bộ phận kỹ
không phối hợp tốt với
thuật với MC, người điều phối chương
MC.
trình.
Phải liên lạc ngay với Bộ
− Chuẩn bị laptop, USB, pin dự phòng.
phận Kỹ thuật của toà nhà
Chuẩn bị số điện thoại của Trưởng Bộ phận
để chạy máy phát điện để
Kỹ thuật của khách sạn
tiếp tục chương trình


−

−

Hậu cần

−
−
−

Quên  thiếu vật dụng.
Phục trang bị rách/ lỗi, vật
dụng hư hỏng.
Để nhầm giấy tờ/ in nhầm bản
cho các đối tượng quan trọng.

−

−

Không lập và cập nhật
danh sách vật dụng cần
chuẩn bị một cách cẩn
thận.
Không có dự phòng kim
chỉ sửa lỗi trang phục.
Người làm hậu cần
không cẩn thận phân
chia giấy tờ/thiệp mời.
Không nhắc nhở các
nhân vật quan trọng

hoặc không theo sát để
xử lý các tình huống bất
ngờ xảy ra với họ.

−

−

−
−
−

Team hậu cần phải lập checklist chi tiết
và thường xuyên cập nhật theo yêu cầu
của buổi lễ, kể cả những đồ linh tinh.
Trước chương trình phải kiểm tra kĩ theo
checklist và để ở một vị trí để tránh quên.
Phân chia vật dụng, giấy tờ theo từng
nhóm và có giấy note dán lên để nhận
biết, tránh nhầm lẫn.
Phải luôn có các vật dụng dự phòng cho
trang phục như kim chỉ, nút,...
Có người thường xuyên liên lạc với
những nhân vật quan trọng.
Chuẩn bị máy in để có thể in lại, chỉnh
kịch bản bất cứ lúc nào

***** Khi tổ chức event thì con người là yếu tố quan trọng nhất. Vì vậy phương án dự phòng tốt nhất là thường
xuyên có những buổi họp giữa các team này với nhau, thống nhất công việc và vật dụng theo diễn biến chương trình
để chi tiết hoá và hạn chế tối đa lỗi xảy ra. Bên cạnh đó, tất cả những yếu tố rủi ro cần được đảm bảo trước thông

qua buổi diễn tập trước chương trình, yêu cầu tất cả mọi người trong ban tổ chức tham gia và diễn thử theo kịch
bản.


V. Dự trù kinh phí
( file đính kèm)

VI) Phụ lục
1.
2.

Thiệp mời
( đính kèm)
Sơ đồ bố trí lễ ra mắt
( đính kèm)