Tiểu luận nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra hành chính tại xí nghiệp thương mại mặt đất nội bài

một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả
công tác kiểm tra hành chính tại xí nghiệp
thơng mại mặt Đất nội bài

Mục lục
Lời mở đầu.......................................................................................................4

Phần I:
Cơ sở lý luận chung về công tác kiểm tra
I. Nhận thức về vai trò của công tác kiểm tra .......................6
II. Kiểm tra công việc hành chính....................................................9

1. Các phơng pháp kiểm tra hành chính....................................................10
2. Các phơng tiện kiểm tra...........................................................................12
3. Các bớc trong tiến trình kiểm tra hành chính có hiệu quả...................13
4. Tiến trình kiểm tra...................................................................................15

Phần II:
Thực trạng trong công tác kiểm tra hành chính
I. Giới thiệu tổng quát về xí nghiệp................................................. 16
II. Cơ cấu - chức năng, nhiệm vụ...........................................................18
III. đánh giá chung và thực trạng công tác kiểm tra
hành chính tại xí nghiệp.........................................................................22


Phần III.
Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao
hiệu quả công tác kiểm tra hành chính
1. Xây dựng và hoàn thiện công tác kiểm tra; tăng cờng nâng cao năng lực
Lãnh đạo, tổ chức quản lý của cán bộ làm công tác kiểm tra............ 27
2. Tăng cờng công tác kiểm tra giám sát...................................................29

3. Xây dựng các quá trình hoạch định, đo lờng, phân tích kiểm soát.....29
4. Xây dựng mục tiêu chất lợng kiểm tra....................................................30
5. Nâng cao trình độ chuyên môn, nâng cao tính chuyên nghiệp trong
công tác của cán bộ kiểm tra và phục vụ của nhân viên...........................31
6. Cần tổ chức hoạt động Công đoàn tập trung, tăng cờng năng lực,
vai trò của cán bộ tổ chức Công đoàn.........................................................31
7. Chăm lo vật chất tinh thần cho cán bộ làm công tác kiểm tra.............31
8. Tăng cờng kiểm tra hành chính có hiệu quả..........................................31
9. Tăng cờng hỗ trợ công cụ kiểm tra.........................................................32

Kết luận.........................................................................................................34
Tài liệu tham khảo....................................................................................35

2


Lời mở đầu
Những năm vừa qua, công cuộc đổi mới đất nớc cùng với sự phát triển nhanh
chóng của toàn cầu hoá đã đa nền kinh tế nớc ta có những bớc tiến mới, đạt đợc
những thành tựu to lớn trên mọi lĩnh vực
Hoà mình vào xu hớng chung, với mong muốn nâng cao chất lợng phục vụ
hành khách, Tổng công ty Hàng không nói chung và các đơn vị, xí nghiệp
thành viên nói riêng cũng có những bớc tiên mới, với việc thực hiện chiến lợc
tăng tốc phát triển và hiện đại hoá. Tổng công ty Hàng không Việt Nam
(Vietnam Airlines Corporation) đã có những bớc tiến vợt bậc, đa hàng không
Việt Nam trở thành một trong những quốc gia có mạng đờng bay rộng lớn
trong nớc cũng nh quốc tế, với tiêu chuẩn chất lợng vận tải quốc tế. Hàng
không Việt Nam đang vững bớc trên con đờng hội nhập, giao thơng và phát
triển với các nớc trên Thế giới. Vietnam Airlines trong những năm qua đã có
nhiều chiến lợc phát triển, đổi mới quản lý, nâng cao chất lợng chuyến bay

nhằm đáp ứng tốt nhất, nhanh chóng, an toàn và thuận lợi cho khách hàng.
Xí nghiệp thơng mại mặt đất Nội bài là một doanh nghiệp Nhà nớc, đơn vị
thành viên hạch toán phụ thuộc Tổng công ty Hàng không Việt Nam. Xí
nghiệp là một trong những đơn vị đóng góp quan trọng trong sự phát triển
chung của Tổng công ty. Với những nhiệm vụ chủ yếu nh Lập kế hoạch sản
xuất kinh doanh, phục vụ kỹ thuật, thơng mại mặt đất cho hành khách và tàu
bay của Hãng Hàng không Quốc gia Việt Nam và các Hãng Hàng không Quốc
gia khác.
Sau quá trình nghiên cứu, học tập tại trờng và trải qua thời gian thực tập tại
Xí nghiệp Thơng mại Mặt đất Nội bài, nhận thấy vấn đề hiệu quả trong công
tác kiểm tra hành chính tại Xí nghiệp là vấn đề cấp thiết, em đã chọn vấn đề
Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra hành chính tại Xí nghiệp làm
đề tài nghiên cứu luận văn tốt nghiệp của mình. Mục tiêu nghiên cứu đề tài là
nêu những điểm chính nội dung, phơng pháp và tiến trình kiểm tra, một số
nhận xét đánh giá, từ đó đề xuất một số giải pháp, kiến nghị để nâng cao chất l-

3


ợng, hiệu quả công tác phục vụ kỹ thuật, phục vụ hành khách và làm vững
mạnh bộ máy quản lý của Xí nghiệp.
Đợc sự giúp đỡ tận tình của Ban lãnh đạo Xí nghiệp, các anh chị trong phòng
Tổ chức Hành chính và các phòng ban khác, đợc sự hớng dẫn tận tình của
Thầy giáo PGS. TS Đinh Văn Tiến và các thầy cô giáo trong khoa Hành chính
Văn phòng đã giúp đỡ em hoàn thành tốt bài báo cáo thực tập và em lựa chọn
đề tài Luận văn nh sau: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm
nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra hành chính tại Xí
nghiệp thơng mại mặt đất Nội bài

Luận văn bao gồm 3 phần:

Phần I : Cơ sở lý luận chung về công tác kiểm tra
Phần II : Thực trạng trong công tác kiểm tra hành chính
Phần III: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu
quả công tác kiểm tra hành chính

Trong bài Luận văn này không thể tránh khỏi những thiếu sót, em mong
nhận đợc sự giúp đỡ của các Thầy cô và các bạn.
Em xin chân thành cảm ơn !

4


Phần I:
cơ sở lý luận chung về công tác kiểm tra
I. Nhận thức về vai trò của công tác kiểm tra:
- Kiểm tra đó là một tiến trình quy định các hoạt động của tổ chức sao cho
kết quả hoàn thành trong thực tế phù hợp với các tiêu chuẩn và mục tiêu kỳ
vọng của tổ chức.
Theo cách nhìn nhận trên thì kiểm tra có nghĩa là các nhà quản trị triển khai
các tiêu chuẩn phù hợp, so sánh kết quả hiện thời so với các tiêu chuẩn đó và
tiến hành các hoạt động sửa sai khi cần thiết. Bởi vì hầu hết các hoạt động của
tổ chức đều tùy thuộc vào hành vi ứng xử của con ngời, do đó kiểm tra cũng chỉ
nhằm bảo đảm rằng nhân viên có những hành vi ứng xử cho mọi hoạt động đều
dễ dàng đạt đợc các mục tiêu của tổ chức. Do đó, kiểm tra sẽ khuyến khích các
hành vi phù hợp và ngăn cản các hành vi không hợp pháp.
Công tác kiểm tra đã cho thấy rõ vai trò của nó. Kiểm tra giúp các nhà quản
trị tránh đợc nhiều vấn đề tồn tại trong tổ chức hoạt động của công ty. Kiểm tra
đóng một vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các nhà quản trị đối phó với
những thách đố sau đây:
Đối phó với bất trắc: Trong hoạt động quản lý kinh doanh của một

công ty, khó có thể lờng trớc đợc những trờng hợp bất trắc, gây tổn thất ngoài ý
muốn có thể xảy ra. Những bất trắc luôn tồn tại hữu hình và vô hình trong mọi
hoạt động. Để tránh đợc những bất trắc ngoài ý muốn thì hoạt động kiểm tra
đóng một vai trò quan trọng trong mọi hoạt động, kiểm tra đúng cách, kịp thời
sẽ giúp phát hiện và ứng phó với những thiếu sót và bất trắc sẽ xảy ra nhằm
hoàn thành mục tiêu đã đề ra với kết quả tốt nhất, tránh đợc những tổn thất
không đáng.
Kiểm tra sẽ giúp khám phá ra những cái bất thờng, những sự việc
phát sinh, những thiếu sót và cả những hành động cố ý làm sai gây ảnh hởng
xấu đến hoạt động chung.
Xác định các cơ hội: Cơ hội đến với mỗi công ty hoặc mỗi lĩnh vực hoạt
động kinh doanh không chỉ ở một khía cạnh nào đó mà cơ hội chỉ đến khi nó
5


hội đủ các điều kiện tốt nhất. Cơ hội đó phải đợc kiểm tra đánh giá và khi đã
hội tụ đủ các điều kiện thì cơ hội đó sẽ đợc vận dụng và trở thành thế mạnh sự
phát triển.
Xử lý các tình huống phức tạp, tình huống khó giải quyết và kiểm tra
trở thành điểm mốc để đánh giá và xác định kết quả giải quyết.
Phân quyền có hiệu quả hơn: Trong hoạt động quản lý nói chung và
kinh doanh nói riêng thì việc phân quyền ảnh hởng khá rõ đến tiến độ và kết
quả hoạt động. Phân quyền không rõ sẽ dẫn đến những hậu quả khó lờng trớc
do sự cố ý của của việc phân quyền không đúng.

Hoạch định
chiến lợc

Kiểm tra
chiến lợc

Hoạch định
chiến thuật

Kiểm tra
chiến thuật

Hoạch định
tác vụ

Kiểm tra
tác vụ

Hình1: Các mức độ kiểm tra
Kiểm tra hành chính đợc chia làm 3 mức độ sau:
Mức chiến lợc: Sẽ do cấp Lãnh đạo cao nhất chịu trách nhiệm kiểm tra
chiến lợc trong toàn công ty và có tính chất dài hạn. Cấp Lãnh đạo chi phối mọi
hoạt động của công ty, kiểm tra là một trong những công cụ chủ yếu để giúp
Lãnh đạo đánh giá và có chiến lợc cụ thể nhằm đa ra chiến lợc phát triển tốt
nhất cho toàn công ty.

6


Kiểm tra chiến lợc bao gồm việc giám sát các yếu tố môi trờng có thể ảnh hởng đến khả năng tồn tại của các kế hoạch chiến lợc, đánh giá kết quả các hoạt
động chiến lợc trong toàn công ty và bảo đảm rằng các kế hoạch chiến lợc đợc
thực hiện nh đã ấn định. Kiểm tra ở mức độ này thuộc phạm vi của cấp quản trị
cấp cao. Các cấp quản trị này tập trung vào khung thời gian dài hạn nh chu kỳ
quý, chu kỳ sáu tháng và chu kỳ năm.
Mức chiến thuật: Sẽ do cấp trung kiểm tra trong phạm vi bộ phận

chuyên môn của mình phụ trách và có tính chất trung hạn. Mức trung gian bao
gồm trởng phòng các phòng ban chuyên môn và các đơn vị ngang cấp nhằm
thực thi chiến lợc của cấp Lãnh đạo và kiểm tra hoạt động của nhân viên.
Kiểm tra chiến thuật là tập trung vào việc đánh giá việc thực hiện các kế
hoạch chiến thuật ở các cấp độ bộ phận chuyên môn, giám sát các kết quả theo
định kỳ và tiến hành sửa sai khi cần thiết. Kiểm tra ở mức độ này chủ yếu do
cấp quản trị trung cấp đảm nhận liên quan đến các mục tiêu, các chơng trình và
ngân sách của bộ phận chuyên môn. Họ tập trung vào khung thời gian trung
hạn hoặc theo định kỳ và thờng tập trung vào các chu kỳ báo cáo hàng tuần,
hàng tháng.
Mức tác vụ: Do cấp thấp kiểm tra tác vụ trong phạm vi các đơn vị nhỏ
và có tính chất ngắn hạn. Kiểm tra tác vụ bao gồm việc giám sát việc thực hiện
các kế hoạch tác vụ, giám sát các kết quả hàng ngày và tiến hành các hoạt động
sửa sai theo yêu cầu. Kiểm tra ở mức độ này thuộc về trách nhiệm của các nhà
quản trị cấp thấp là ngời quan tâm đến các lịch trình thời gian biểu công tác,
ngân sách, luật lệ quy định và năng suất hoặc đầu ra thờng là gắn liền với từng
cá nhân.
Các mức độ kiểm tra chiến lợc chiến thuật, tác vụ gia tăng khả năng thực
hiện các kế hoạch theo mức độ cấp quản trị tơng ứng.

Trong hoạt động quản lý, vai trò của công tác kiểm tra là không thể phủ
định. Vai trò của kiểm tra đợc thể hiện trong các chức năng của kiểm tra.
Chức năng kiểm tra đợc gắn liền với ba chức năng khác của quản trị; đó là
chức năng hoạch định, tổ chức và lãnh đạo. Chức năng công tác kiểm tra đợc
xây dựng chủ yếu dựa trên chức năng hoạt định bằng cách cung cấp các phơng
tiện giám sát và đề ra các điều chỉnh - uốn nắn để cho các kế hoạch đợc thực
7


hiện và đạt chỉ tiêu kế hoạch. Tuy nhiên, kiểm tra cũng hỗ trợ các chức năng tổ

chức và lãnh đạo bằng cách giúp bảo đảm rằng các tài nguyên đều đợc tổ chức
hớng tới mục tiêu của tổ chức.
Chẳng hạn nh thông tin phản hồi trong tiến trình kiểm tra có thể giúp khám
phá ra nhu cầu cần phải tổ chức lại, huấn luyện đào tạo thêm cho các cán bộ,
nhân viên, tăng cờng truyền thông, tăng cờng ảnh hởng các chức năng tổ chức
và lãnh đạo.
II. Kiểm tra công việc hành chính:
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, lĩnh vực Quản trị Hành chính văn
phòng luôn đợc xem là xơng sống hay bộ não của công ty. Hành chính văn
phòng đợc giao cho các giám đốc văn phòng cũng đợc gọi là các nhà quản trị
Hành chính, chịu trách nhiệm các hoạt động của doanh nghiệp. Họ chịu trách
nhiệm hoạch định và kiểm soát tất cả các hoạt động kinh doanh để đạt đợc mục
tiêu xác định. Kiểm tra Hành chính văn phòng đóng vai trò quan trọng trong
quá trình tổ chức vận hành hoạt động của bộ máy văn phòng giúp cho ngời lãnh
đạo quản lý và điều hành chung những công việc của doanh nghiệp.
Công tác kiểm tra đợc thực hiện theo hai mức độ : Mức độ hành chính và
Mức độ hoạt động.
Kiểm tra hành chính là kiểm tra các công văn giấy tờ. Nhà quản trị hành
chính phải tạo mọi điều kiện cho việc kiểm tra hành chính trong toàn công ty.
Kiểm tra hoạt động hay tác vụ là kiểm tra các nghiệp vụ chuyên môn nh sắp
xếp hồ sơ, lu trữ, thông tin liên lạc và các hoạt động hành chính khác trong cơ
quan có đúng theo tiêu chuẩn và thủ tục hay không.
Mục tiêu của kiểm tra là bảo đảm xem xét việc thực hiện các hoạt động có
theo một kế hoạch định sẵn, phối hợp hoạt động để công việc đợc ăn khớp,
giảm thiểu các trở ngại, lãng phí qua hành động thiếu hiệu quả hay không. Sau
chót kiểm tra còn là xem xét các hoạt động có đáp ứng với mục tiêu hoặc tiêu
chuẩn đã đề ra hay không? Kiểm tra nh vậy không phải dễ thực hiện.
Để đạt đợc hiệu quả tốt nhất của công tác kiểm tra, thì quan trọng nhất đó là
từ chính các nhà quản trị. Công tác kiểm tra phải do cấp quản trị cao nhất, có
đủ thẩm quyền và chuyên môn. Do đó, cấp quản trị phải đảm bảo đợc các tiêu

chuẩn sau:
8


- Phải có những hiểu biết và năng lực chuyên môn cần phải kiểm tra.
- Phải có những kênh truyền thông rõ ràng và chính xác.
- Phải có quyền thiết lập, duy trì và duyệt xét lại các phơng tiện kiểm tra khi
cần thiết.
- Phải có những mục tiêu và tiêu chuẩn để đối phó.
- Phải có những phơng tiện đo lờng chất lợng so với tiêu chuẩn.
- Phải có những công cụ và phơng pháp duy trì các tiêu chuẩn.
Muốn cho hoạt động của doanh nghiệp đạt đợc hiệu quả, một tổ chức cần
phải có một cơ cấu kiểm tra trong toàn cơ quan, dựa trên một tiêu chuẩn định
sẵn, kiểm tra một cách khoa học và cấp lãnh đạo làm công tác kiểm tra có năng
lực và phẩm chất tốt sẽ giúp cho cơ cấu tổ chức luôn ổn định và phát triển.
1. Các phơng pháp kiểm tra hành chính:

Kiểm tra bằng các hệ thống và các thủ tục:
* Hệ thống là một tổng thể các thủ tục bộ phận đặt ra nhằm hoàn thành một
giai đoạn nào đó.
* Thủ tục là một sự tổng hợp các tiến trình cơ bản thống nhất nhằm thục hiện
một mục tiêu nào đó ( cách thức tiến hành một công việc với nội dung trình tự
nhất định theo quy định của doanh nghiệp hoặc của cơ quan hành chính.
Những phơng pháp kiểm tra có hiệu quả là thanh tra, kiểm tra ngân sách,
kiểm tra tập trung, kiểm tra mẫu biểu, kiểm tra bằng máy móc, kiểm tra hành
chính, kiểm tra thủ tục, kiểm tra hồ sơ, kiểm tra bằng các tiêu chuẩn và kiểm
tra qua các lịch công tác.
1.1. Thanh tra;

Thanh tra là xem xét, nghiên cứu, đánh giá tình hình. Cấp trên phải thanh tra

định kỳ đơn vị theo sáng kiến của mình và chỉ thanh tra thờng xuyên khi có đặc
điểm kỹ thuật mới hoặc có tình thế thay đổi nhanh chóng bất ngờ.
1.2. kiểm tra ngân sách:

Ngân sách là một công cụ tốt cho kiểm tra. Nó tác động thực sự đến cơ cấu,
trang thiết bị, nhân viên của một tổ chức, tác động luôn cả số lợng và chất lợng.
Kiểm tra ngân sách bao gồm luôn cả việc phân tích, tỉ lệ phần trăm, nó là một
9


công cụ thờng đợc dùng không những cho toàn bộ cơ quan tổ chức mà còn cho
từng bộ phận chuyên môn.
1.3. Kiểm tra tập trung:

Kiểm tra tập trung thờng đợc thực hiện bởi một hay nhiều kiểm soát. Việc
kiểm tra có thể dợc tiến hành tại một địa điểm đợc gọi là tập trung theo địa bàn.
Loại kiểm tra khác đợc gọi là kiểm tra tập trung theo chức năng, nghĩa là một
số hoạt động nào đó vẫn đặt tại bộ phận phòng ban chuyên môn nhng dới sự
kiểm soát của một ngời hay một nhóm ngời.
1.4. Kiểm tra chính sách:

Chính sách là nguyên tắc căn bản để suy t và hành động. Chính sách là kế
hoạch kiểm tra của một tổ chức. Chính sách trực tiếp hoặc gián tiếp tác động
đến mọi cá nhân, mọi hành động, vì chính sách hớng dẫn họ trong công việc.
Do đó, nhà quản trị phải xem các bộ phận có theo đúng chính sách của cơ quan
hay không.
1.5. Kiểm tra thủ tục:

Thủ tục còn gọi là tiến trình là kết quả của một sự hoạch định cụ thể và chi
tiết. Thủ tục đợc xem nh kiểu mẫu để theo đuổi, là gạch nối giữa hành động các

cá nhân và hồ sơ văn th. Thủ tục thờng diễn tả chính sách thành một thứ ngôn
ngữ hành chính chi tiết. Nó mô tả cách thức mà mỗi cá nhân phải tuân theo. Do
đó, nhà quản trị phải xem các bộ phận có theo đúng thủ tục quy định hay
không.
1.6. Kiểm tra qua hồ sơ văn bản:

Hồ sơ văn th là bằng chứng của một tình huống, cá văn th hành chính thờng
phản ánh một tình huống dới dạng văn bản viết tay hay sao chụp lại. Hồ sơ ấn
định quyền hạn, chỉ lối và hớng tới kết quả. Do đó, chúng là một phần không
thể tách rời khỏi chơng trình kế hoạch kiểm tra.
1.7. Kiểm tra qua các bảng tờng trình, báo cáo:

Một số phơng thức kiểm tra nêu trên không đủ để đạt đợc kết quả tốt nhất
cho dù đã đợc truyền đạt rõ ràng và chi tiết. Trong trờng hợp này, các bản tờng
trình, báo cáo cũng sử dụng cách truyền đạt nh vậy nhng truyền đạt theo chiều
10


ngang và chiều dọc của tổ chức. Các bản tờng trình loại này là hình thức truyền
đạt hữu hiệu nhất.
1.8. Kiểm tra bằng tiêu chuẩn:

Tiêu chuẩn là chỉ tiêu để đo lờng, tiêu chuẩn sẽ đợc xác định nh những phơng pháp kiểm tra chính xác nhất. Tiêu chuẩn có thể chủ quan ( đặt căn bản
trên sự suy luận) hoặc khách quan ( dựa trên sự kiện) nhng vẫn đợc công nhận
là công cụ kiểm tra.
1.9. Kiểm tra bằng lịch công tác:

Công việc hành chính văn phòng có thể đợc quy định bằng một lịch công
tác. Lịch công tác là một sự kết hợp có hiệu quả các tiêu chuẩn, khả năng của
nhân viên và công việc cần phải thực hiện thành một thủ tục hoặc một kế hoạch

hành động. Nó cung cấp chỉ tiêu cụ thể về thời gian và số lợng. Lịch công tác
có hiệu quả sẽ kiểm tra năng suất đầu ra. Nó phân phối công việc nhằm đạt đợc
một mức quân bình giữa các yếu tố khác nhau ảnh hởng đến đầu ra.
2. Các phơng tiện kiểm tra:

Trong mọi hoạt động kiểm tra để kiểm tra đạt kết quả tốt nhất thì ngoài năng
lực của cán bộ làm công tác kiểm tra thì không thể thiếu sự trợ giúp đắc lực của
các phơng tiện kiểm tra.
Nhiều trở ngại, khó khăn trong quản trị hành chính nói riêng và trong quản
trị kinh doanh nói chung là do không có khả năng truyền đạt chính xác ý nghĩa
và mục đích thực sự của các ý kiến, t tởng và ớc muốn của cấp lãnh đạo. Do đó,
thông đạt hay truyền thông là cái cơ bản để thực hiện việc kiểm tra. Truyền
thông không hiệu quả sẽ dẫn đến việc kiểm tra sẽ khó khăn. Nhà quản trị hành
chính phải luôn quan tâm đến truyền thông từ hai phơng diện: Có trách nhiệm
về hầu hết các phơng tiện truyền thông trong công ty nh điện thoại, điện tín,
fax, th tín, dịch vụ giao dịch, các phơng tiện giao dịch nội bộ.... đồng thời cấp
lãnh đạo cũng có trách nhiệm nghiên cứu việc sử dụng các bản tờng trình, báo
cáo và các bản hớng dẫn hành chính trong toàn bộ công ty.
2.1. Các bản tờng trình: Các bản tờng trình trên giấy là cơ sở để theo dõi hoặc
kiểm tra định kỳ. Nó có thể là bình thờng hay đặc biệt có thể thay đổi theo kích
thớc hay nội dung, có thể là chính quy hay không chính quy và có thể là hàng
11


tuần hay hàng năm. Tuy nhiên mục đích chính của bản tờng trình vẫn là nhằm
truyền thông thông tin về một tình trạng nào đó ảnh hởng đến việc kinh doanh.
Bản tờng trình nên luôn đợc cập nhật hoá, chính xác và có hiệu quả. Dữ kiện
phải đầy đủ, khách quan và mang tính thống nhất chung và phải dựa trên tiêu
chuẩn có sẵn.
Một số loại tờng trình:

a. Loại tờng trình kiểm tra hệ thống văn th và lu trữ hồ sơ:
b. Loại tờng trình phân tích chi phí những công việc hành chính nh th từ, các
bản tờng trình, điện tín, điện thoại, fax, điện toán, các chơng trình huấn luyện,
chơng trình đơn giản hoá công việc hành chính, kiểm tra biểu mẫu và các máy
móc dụng cụ văn phòng.
c. Các bản tờng trình hàng năm của các trởng bộ phận.
d. Các bản tờng trình về kết quả các chơng trình hoạt động, đánh giá các tiêu
chuẩn đo lờng, đánh giá công tác về quản trị.
3. Các bớc trong tiến trình kiểm tra hành chính có hiệu
quả:

Thông thờng kiểm tra hữu hiệu có thể đợc thực hiện qua 8 bớc sau đây.
3.1. Lên kế hoạch: Lên kế hoạch cho mọi hoạt động hành chính trớc nhất

xác định đợc tại sao phải thực hiện, thực hiện cái gì và thực hiện nh thế nào?
thực hiện ở đâu và sẽ do ai làm?. Khi kế hoạch lên văn bản (dới hình thức hớng
dẫn) cần phải ấn định công cụ theo dõi sự tiến bộ và thành quả.
3.2. Lên lịch công tác: Nhằm xác định thời điểm lúc nào công việc đợc

thực hiện và dựa trên công việc cụ thể sau;
- Thời gian đòi hỏi để hoàn thành công việc đó,
- Mối tơng quan thời điểm giữa các giai đoạn khác nhau của công việc.
- Thời gian sẵn có
- Thời gian chuẩn bị sẵn sàng.
- Thời gian đi lại
- Ai sẽ thực hiện công việc, khả năng của họ và trang bị họ cần sử dụng.
12


- Khối lợng công việc cần làm

- Các thủ tục sẽ đợc sử dụng
- Những điều kiện mà công việc sẽ đợc thực hiện. Các trang thiết bị, dụng cụ
cần thiết và cơ sở vật chất có sẵn cha.
- Lu ý đến những trì hoãn và ngoại lệ có thể thấy trớc hoặc không thể thấy trớc
đợc.
3.3. Chuẩn bị: Đây là một chức năng của quản trị và không thể đợc thay thế

bằng sự rủi may. Việc chuẩn bị không chỉ giới hạn trong phạm vi đơn thuần
của ngời thực hiện công việc mà phải có sự phối hợp và giúp đỡ từ nhiều cấp.
3.4. Phân công công tác: Là giao quyền hành, công việc này đòi hỏi phải

có thông tin liên lạc tốt, chính xác và đợc chuẩn bị kỹ.
3.5. Điều hành: Là một chức năng mặt đối mặt, mệnh lệnh phải rõ ràng, chính

xác, cụ thể và thích hợp. Lệnh phải đợc ban ra một cách trịnh trọng, dựa trên
chức năng nhiệm vụ quyền hạn cụ thể để đa ra một quyết định một cách đúng
ngời đúng việc.
3.6. Đánh giá kết quả: Mối quan hệ giữa cấp trên với cấp dới là gần gũi và

trực diện. Mối quan hệ đó bắt buộc cấp trên phải luôn đánh giá công việc xem
nó tiến triển nh thế nào, có đi đúng kế hoạch đã đề ra hay không, cần phải làm
gì để giúp nhân viên có thể hoàn thành tốt nhất công việc đợc giao.
3.7. So sánh đối chiếu: Kiểm tra gắn liền với so sánh đối chiếu. Đối chiếu là

sự xác định mức độ thích hợp giữa việc hoàn thành công việc trong thực tế và
công việc đã định sẵn. Đối chiếu dựa trên tiêu chuẩn để so sánh với thực tế về
các mặt số lợng, chất lợng, thời gian và chi phí.
3.8a. sửa sai nếu không đạt chỉ tiêu: Sửa sai là nhằm sửa lại một sự

chệch hớng nào đó với kế hoạch. Mục tiêu của sửa sai là xoá bỏ các nguyên

nhân dẫn đến sự thiếu nhất quán. Sửa sai không nhất thiết phải mang tính phủ
định hay trừng phạt. Nó có thể là một hành động tích cực nhằm tránh những sai
sót tiếp theo và hớng đến công tác hoàn hảo. Hành vi kỷ luật không phải lúc
nào cũng đợc sử dụng mà bất đắc dĩ nếu phải áp dụng kỷ luật thì kỷ luật chỉ
đạt hiệu quả tốt khi sai sót đợc làm sáng tỏ trớc ngời phạm lỗi và dựa vào các
chứng lý xác đáng.
3.8b. Công nhận thành tích công tác nếu đạt hay vợt chỉ tiêu

13


4. Tiến trình kiểm tra:
Xác định phạm
vi kiểm tra
Thiết lập tiêu
chuẩn
Đo lờng kết quả
hoàn thành
Không đạt tiêu
chuẩn

So sánh kết quả
hoàn thành với
tiêu chuẩn

Đạt tiêu chuẩn
hoặc vợt tiêu
chuẩn
Công nhận kết
quả hoàn thành

Hành động sửa
sai khi cần thiết

Ư tiêu
Điều chỉnh
chuẩn và đơn vị đo
lờng khi cần thiết
Hình 2: Tiến trình kiểm tra

phần II:
Thực trạng công tác kiểm tra hành chính

14


I. khái quát chung về xí nghiệp thơng mại mặt đất nội
bài.
Xí nghiệp Thơng mại mặt đất Nội bài là một doanh nghiệp Nhà nớc, đơn vị
thành viên hạch toán phụ thuộc Tổng công ty Hàng không Việt Nam
(vietnam airlines corporation ) đợc thành lập lại theo Quyết định

số 1033/ HĐQT ngày 30/6/1997 của Hội đồng Quản trị Tổng công ty Hàng
không Việt Nam. Hoạt động trong dây truyền dịch vụ hàng không đồng bộ, có
mối liên hệ mật thiết về lợi ích kinh tế, tài chính với các đơn vị thành viên khác
của Tổng công ty để thực hiện tốt nhiệm vụ do Nhà nớc và Tổng công ty giao.
Tên giao dịch Quốc tế:

NOI BAI INTERNATIONAL AIRPORT GROUND SERVICES
( NIAGS)

Trụ sở chính tại

: Sân bay Quốc tế Nội Bài - Thành phố Hà Nội

Xí nghiệp Thơng mại mặt đất Nội Bài là đơn vị thành viên trực thuộc
Hãng Hàng không Quốc gia Việt Nam, thực hiện chức năng cung ứng dịch vụ
kỹ thuật thơng mại mặt đất cho hành khách và tàu bay của Hãng Hàng không
Quốc gia Việt Nam và các hãng hàng không khác tại sân bay Quốc tế Nội bài.
Với những nhiệm vụ chủ yếu sau: Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh,
phục vụ kỹ thuật, thơng mại mặt đất cho hành khách và tàu bay của hãng Hàng
không Quốc gia Việt Nam và các hãng Hàng không Quốc gia khác.
Bao gồm;
1. Dịch vụ kỹ thuật tàu bay tại sân đậu, thủ tục hành khách hành lý, bu điện
dịch vụ bốc xếp, vệ sinh thơng mại tàu bay, thủ tục hàng hoá, thủ tục tài liệu
chuyến bay. Sửa chữa và bảo dỡng trang thiết bị kỹ thuật, xe đặc chủng và các
dịch vụ khác có liên quan đến dây truyền phục vụ kỹ thuật, thơng mại cho tàu
bay của hãng Hàng không Quốc gia Việt Nam và các hãng hàng không khác.
2. Phối hợp với trung tâm điều độ của hãng điều phối hoạt động tàu bay của
Hãng tại sân đậu.
3. Tham gia xây dựng qui trình, qui phạm, tiêu chuẩn định mức phục vụ kỹ
thuật thơng mại cho tàu bay. Kiến nghị với các cơ quan chức năng của hãng ban
15


hành, sửa đổi bổ xung các tiêu chuẩn định mức... phục vụ kỹ thuật thơng mại
cho tàu bay.
4. Tổ chức thu nhận ý kiến của hành khách về chất lợng phục vụ, phối hợp
với các cơ quan liên quan sử lý các thông tin thu đợc.
5. Đảm bảo phục vụ kỹ thuật, thơng mại đầy đủ kịp thời đúng tiêu chuẩn cho
các chuyến bay theo kế hoạch và lịch bay hàng ngày. Quan hệ với các đơn vị

hoạt động trên sân bay đảm bảo phục vụ hành khách chu đáo an toàn.
6. Tham gia đàm phán, ký kết hợp đồng phục vụ kỹ thuật, thơng mại cho tàu
bay của các Hãng Hàng không khác theo phân cấp quản lý.
7. Tham gia lập kế hoạch tuyển chọn, đào tạo, bồi dỡng cán bộ công nhân
viên Xí nghiệp. Đề xuất ý kiến với các cơ quan chức năng của Hãng trong việc
đề ra các chính sách đãi ngộ đặc thù đối với cán bộ công nhân viên trong xí
nghiệp.
8. Tổ chức hạch toán các khoản thu, chi tài chính theo phân cấp quản lý của
Hãng. Quản lý và sử dụng các cơ sở vật chất, tài sản, vốn và nguồn vốn một
cách có hiệu quả...

16


II. cơ cấu tổ chức
Sơ đồ mô hình tổ chức Xí nghiệp Thơng mại mặt đất Nội bài

Ban giám đốc

Phòng Tài chính
Kế toán

Phòng phục vụ
kỹ thuật sân đỗ

Phòng
kế hoạch

Phòng phục
vụ hàng hóa

Trung tâm
điều hành

Phòng Tổ chức
Hành chính

Phòng phục vụ
hành khách

Phòng tài liệu
hớng dẫn
chất xếp

1. Công tác kiểm tra tại các phòng ban chuyên môn: Từ sơ đồ mô hình tổ
chức của Xí nghiệp Thơng mại mặt đất Nội bài, Hoạt động chung của toàn Xí
nghiệp phói hợp một cách linh hoạt giữa các phòng ban. Hoạt động độc lập nhng có sự liên kết dựa trên một số chức năng nhiệm vụ chung đó là phục vụ hành
khách. Nhng trong đó Công tác kiểm tra hành chính tại các phòng ban lại đợc
tiến hành độc lập, đợc trởng phòng các phòng ban trực tiếp kiểm tra mọi hoạt
động của phòng mình sau đó đợc báo cáo định kỳ với Ban giám đốc theo tháng
hoặc quý. Từ đó có thể dễ dàng phát sinh những bất trắc và những bất thờng,
những vụ việc pphát sinh, những thiếu sót và cả những hành động cố ý làm sai
gây ảnh hởng xấu đến hoạt động chung
1. Công tác kiểm tra đợc thể hiện ngay trong các chức năng và nhiệm vụ của
từng phòng ban chuyên môn sau đây:

1.1 Trung tâm điều hành là cơ quan giúp Giám đốc điều hành các hoạt động
khai thác, phục vụ của các đơn vị trong Xí nghiệp. Giám sát, phối hợp điều
hành mọi hoạt động phục vụ bay giữa các đơn vị và các đơn vị có liên quan đảm
bảo cung cấp đúng, đủ, kịp thời các dịch vụ kỹ thuật tàu bay. Phối hợp với trung

tâm kiểm soát khai thác tại sân bay Nội bài và đại diện của các hãnh Hàng
không triển khai thực hiện lịch bay. Phối hợp với các phòng ban của Cụm cảng
17


Hàng không, sân bay Nội bài, các đơn vị liên quan tại sân bay và các hãng vận
chuyển trong công tác phục vụ bay.
Phơng pháp kiểm tra là Thu thập xử lý thông tin và tổng hợp tình hình phục
vụ bay hàng ngày, tuần, tháng, báo cáo Giám đốc và các cơ quan có liên quan
theo qui định của Tổng công ty.
1.2. Phòng kế hoạch là cơ quan tham mu, giúp việc cho Giám đốc về công

tác kế hoạch và đầu t, quản lý các hợp đồng kinh tế, quản lý các trang thiết bị
mặt đất, phơng tiện vận tải và thông tin liên lạc.
- Xây dựng kế hoạch phát triển dài hạn, trung hạn và kế hoạch hàng năm phù
hợp với kế hoạch phát triển chung của Tổng công ty. Xây dựng kế hoạch đầu t,
kế hoạch sử dụng ngân sách. Kế hoạch sửa chữa lớn và các kế hoạch xây dựng
cơ bản hàng năm của Xí nghiệp và báo cáo các cơ quan có liên quan của Tổng
công ty theo qui định.
- Chỉ đạo hớng dẫn các đơn vị trong toàn Xí nghiệp, xây dựng và triển khai
thực hiện kế hoạch. Đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch tháng, quí, năm và
báo cáo Giám đốc điều chỉnh cho phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh
của Xí nghiệp
- Công tác quản lý, sử dụng tài sản, vật t phụ tùng và điều chuyển tài sản đó
cho các đơn vị trong Xí nghiệp. Đánh giá tình hình quản lý và sử dụng tài sản
đánh giá hiệu quả đầu t, mua sắm tài sản, công cụ lao động và vật t phụ tùng.
- Tham gia các công tác thanh lý tài sản, đấu thầu mua sắm vật t, phụ tùng,
trang thiết bị của Xí nghiệp
- Chủ trì việc xây dựng tiêu chuẩn định mức kinh tế kỹ thuật. Quản lý, khai
thác, sửa chữa, bảo dỡng hệ thống thông tin, tin học và xây dựng kế hoạch đổi

mới công nghệ trang thiết bị để đáp ứng tốt và kịp thời với hoạt động sản xuất
kinh doanh của Xí nghiệp.
1.3. Phòng Tổ chức - Hành chính: Là cơ quan tham mu giúp việc cho
Đảng uỷ và Ban giám đốc trong công tác tổ chức cán bộ, lao động, tiền lơng,
đào tạo, hành chính đối ngoại và công tác bảo hiểm ...
- Quản lý công tác cán bộ, quản lý lao động, xây dựng kế hoạch phát triển
nguồn nhân lực theo phân cấp quản lý của Tổng công ty.

18


- Thực hiện các báo cáo tháng, quý và năm về việc thực hiện nhiệm vụ và xác
định phơng hớng hoạt động của các phòng trong các tháng quí tiếp theo.
- Phục vụ hội nghị giao ban, sơ kết, tổng kết của toàn Xí nghiệp.
- Phối hợp với các phòng về công tác pháp chế; tham gia ý kiến về các dự án
Luật, pháp lệnh mà các cơ quan Nhà nớc gửi đến yêu cầu Tổng công ty góp ý
kiến; Đánh giá, phân tích các văn bản quản lý do Tổng công ty ban hành đến Xí
nghiệp.
- Tổ chức công tác đào tạo trong toàn Xí nghiệp
- Xây dựng chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc Xí nghiệp. Phối hợp
với các phòng ban chức năng bố trí, sắp xếp, đề bạt, nâng lơng, đào tạo, kỷ luật
và các chế độ u đãi, phát động phong trào thi đua khen thởng đối với cán bộ của
Xí nghiệp.
- Xây dựng định mức lao động, triển khai các chế độ chính sách về lao động,
chế độ tiền lơng cho ngời lao động theo phân cấp quản lý của Tổng công ty.
- Quản lý quỹ lơng, quỹ thởng và phân phối thu nhập,
- Thực hiện công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm hàng không,
và bảo hiểm phi hàng không và thực hiện chế độ bồi dỡng cho nhân viên toàn
Xí nghiệp
- Xây dựng kế hoạch, quản ký theo dõi và cấp phát trang thiết bị bảo hộ lao

động cho ngời lao động.
- Thực hiện công tác đối nội đối ngoại, công tác thi đua khen thởng và chế độ
bảo mật công tác Văn th - Lu trữ.
- Tổ chức đội xe đa đón cán bộ công nhân viên đi làm, đi công tác
- Tổ chức bếp ăn cho cán bộ - công nhân viên trong Xí nghiệp
1.4. Phòng phục vụ kỹ thuật sân đỗ và Phòng phục vụ hàng hoá:
- Cung cấp các dịch vụ kỹ thuật, vệ sinh thơng mại tàu bay tại sân đậu và các
dịch vụ khác có liên quan đến kỹ thuật thơng mại tàu bay.
- Làm các thủ tục hàng hoá, tài kiệu hàng hoá chuyến bay và các dịch vụ
khác có liên quan đến phục vụ hàng hoá.

19


- Xây dựng qui trình tiêu chuẩn phục vụ theo phân cấp, báo cáo các cấp có
thẩm quyền phê duyệt và tổ chức thực hiện.
- Tổ chức lấy ý kiến của khách hàng về chất lợng dịch vụ, phối hợp với các
cơ quan chức năng sử lý thông tin thu đợc.
- Đảm bảo cung cấp dịch vụ kịp thời, đúng tiêu chuẩn theo yêu cầu của
khách hàng.
- Bảo dỡng và sửa chữa các phơng tiện, trang thiết bị của Xí nghiệp.
1.5. Phòng tài liệu và hớng dẫn chất xếp:
- Thực hiện việc cập nhật số liệu, thông tin và thông số kỹ thuật cho các
chuyến bay của Vietnam Airlines và các hãng Hàng không nớc ngoài.
- Giám sát và hớng dẫn việc chất xếp hàng hoá lên tàu bay theo chỉ dẫn, đúng
với qui định và đảm bảo an toàn cho chuyến bay.
- Quản lý, theo dõi và cung cấp sản phẩm kỹ thuật theo chủng loại yêu cầu
cho từng loại tàu bay, các chuyến bay của các hãng Hàng không trong nớc và
Quốc tế.
1.6. Phòng Tài chính - Kế toán: Là cơ quan tham mu giúp việc cho Giám

đốc trong công tác quản lý Tài chính, vốn và hạch toán kinh tế theo qui định
của Nhà nớc và Tổng công ty
- Đảm bảo các nguồn kinh phí để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh
của Xí nghiệp
- Xây dựng các đơn giá theo yêu cầu của Tổng công ty và theo yêu cầu hoạt
động hoạt động của Xí nghiệp
- Tham gia công tác thanh lý tài sản, đấu thầu mua sắm vật t, phụ tùng trang
thiết bị của Xí nghiệp
- Kiểm tra và lập báo cáo tổng hợp quyết toán Tài chính của Xí nghiệp

1.7. Phòng phục vụ hành khách:

20


- Làm thủ tục dịch vụ cho hành khách, hành lý, bu kiện và các dịch vụ khác
có liên quan đến dây chuyền vận tải hàng không.
- Xây dựng các qui trình, tiêu chuẩn dịch vụ phục vụ hành khách.
- Thống kê, theo dõi tìm kiếm và trả hành lý thất lạc cho hành hách

báo cáo Nguồn vốn kinh doanh năm 2001:
Tổng số vốn ( Tỷ VNĐ )
Đầu năm
Vốn cố định
62.9
Vốn lu động theo
14.4
định mức
Nguồn vốn khác
13.35

Tổng vốn
90.65

III.

Phátsinh tăng
0,611
-------1.02
1.631

Phát sinh giảm
3.956
---------2.76
6.716

cuối năm
59.555
14.4
11.61
85.565

đánh giá chung công tác kiểm tra hành chính
tại xí nghiệp và thực trạng

Nhận thức rõ vai trò và tầm quan trọng của ngành Hàng không trong thời đại
mới, Tổng công ty Hàng không Việt Nam đã có rất nhiều những chủ trơng và
hoạt động cụ thể để nâng cao hiệu quả phục vụ hành khách và cố gắng phấn đấu
hoà nhập và tiến kịp đợc với các Hãng Hàng không lớn trong khu vực và trên
thế giới, cụ thể nhất là việc đầu t và cho đa vào sử dụng nhà ga T1, thay thế cho
nhà ga cũ từ thời Pháp và việc áp dụng các chỉ tiêu chất lợng quốc tế nh ISO

9001 - 2000 đã đạt đợc rất nhiều thành công to lớn về mọi mặt.
Để đóng góp vào sự thành công chung của Hàng không Việt Nam, Xí nghiệp
Thơng mại mặt đất Nội bài trong những năm qua luôn tăng cờng công tác chỉ
đạo, hớng dẫn cho toàn bộ công nhân viên Xí nghiệp. Đã đảm bảo hoàn thành
các nhiệm vụ đợc giao và góp phần nâng cao chất lợng phục vụ và hiệu quả các
chuyến bay trong nớc cũng nh Quốc tế.
Theo báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ, công tác phục vụ thơng mại.
Năm 2001 là năm có nhiều thuận lợi và cũng có nhiều khó khăn và là năm có
nhiều sự kiện quan trọng có ảnh hởng đến thị trờng vận tải hành khách. Thuận
21


lợi rõ rệt nhất là trong 6 tháng cuối năm 2001 với mức tăng trởng rõ rệt, việc
làm và đời sống thu nhập của ngời lao động đã ổn định hơn, tạo đợc không khí
phấn khởi, tin tởng vào sự đổi mới của Xí nghiệp. Năm 2001, Xí nghiệp đã xây
dựng xong và đón nhận chứng chỉ hệ thống quản lý chất lợmg theo tiêu chuẩn
ISO 9001 : 2000, làm cơ sở pháp lý và công cụ cho hoạt động quản lý, nâng cao
chất lợng dịch vụ đạt hiệu quả.
Dới sự lãnh đạo của cấp uỷ Đảng, sự chỉ đạo trực tiếp của Công đoàn Xí
nghiệp, sự quan tâm tạo điều kiện của lãnh đạo phòng và sự đoàn kết thống nhất
trong đơn vị đã động viên cán bộ, công nhân viên nâng cao chất lợng phục vụ
hoàn thành nhiệm vụ, kế hoạch đợc giao.
Một số phòng ban trong năm qua cũng đợc đánh giá là đã hoàn thành nhiệm
vụ và đã đợc đánh giá chất lợng chuyên môn của phòng khá tốt. Các kết quả
khảo sát và đánh giá của khách hàng thể hiện đợc tính ổn định trong hoạt động.
Đó là Phòng Tài liệu - hớng dẫn chất xếp và Phòng phục vụ hành khách. Phòng
Tài liệu - hớng dẫn chất xếp đã không ngừng hoàn thiện các qui trình làm việc,
cung cấp dịch vụ về tài liệu, hớng dẫn chất xếp, quản lý phân công lao động
chặt chẽ hợp lý, góp phần nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đáp ứng
khá đầy đủ tính chuyên nghiệp trong công việc.

Phòng phục vụ hành khách với lu lợng khách trong năm tăng 15% so với năm
2000, để hoàn thành tốt nhiệm vụ, phòng đã tổ chức quản lý, giám sát thờng
xuyên nên chất lợng phục vụ đã có những thay đổi rõ nét. Đội thủ tục hành
khách đã cải tiến việc cung cấp dịch vụ nh : bố trí thờng xuyên nhân viên đón
và hớng dẫn khách tại khu vực thủ tục quốc tế, hớng dẫn khách xếp hàng tại
khu thủ tục nội địa. Đội thủ tục hành lý có nhiều chuyển biến trong duy trì kỷ
luật và thực hiện đúng, nhanh, gọn các qui trình, quy định phục vụ và trong năm
đã có nhiều th khen của khách hàng, đại diện các Hãng Hàng không khác....
Trong những kết quả đã làm tốt trong năm, Quá trình hoạt động phục vụ thơng mại vẫn còn một số biểu hiện thiếu sót và khó khăn. Tính riêng trong quý
IV/2002 Xí nghiệp đã xem xét và tiến hành kiểm tra báo cáo theo định kỳ công
tác phục vụ bay trong quý IV năm 2001 và đánh giá chung của Ban Lãnh đạo
đối với công tác phục vụ nhìn chung cha đạt yêu cầu đặt ra.
Báo cáo quý IV năm 2002
22


Danh mục
Tổng số chuyến bay khai thác

Tỷ lệ chuyến bay có thời gian Turnaround
ngắn đi đúng giờ
Tổng số th khen về dịch vụ NIAGS
Tổng số th chê chung về dịch vụ NIAGS

T10
1425
138
9.68%
2.28%
64.28%

2
7

Tháng
T11
1526
257
16.84%
5
1.39%
30.88%
1
9

T12
1556
314
20.17%
8
2.15%
28.09%
1
14

Kiểm tra Hành chính tại Xí nghiệp trong những năm qua luôn đợc đánh
giá tốt, nhng trong đó vẫn còn nhiều biểu hiện yếu kém và thiếu sót. Cụ thể là
vẫn còn hiện tợng nhân viên không tự giác trong công việc dẫn đến chậm trễ
các chuyến bay... (Theo báo cáo Quý IV/2002), Theo đánh giá chung thì với
những thành công đạt đợc trong năm 2001, thì công tác phục vụ bay trong năm
2002 cha đạt đợc yêu cầu đặt ra là do nhiều yếu tố khách quan và chủ quan

khác nhau. Dựa vào đề tài Luận Văn và phần lý thuyết nêu trên. Công tác kiểm
tra hành chính tại Xí nghiệp nhân tố khá quan trọng ảnh hởng đến công tác
quản lý và phục vụ bay tại Xí nghiệp Thơng mại mặt đất Nội bài. Căn cứ theo
chức năng - nhiệm vụ của tất cả các phòng ban tại Xí nghiệp và những thực tế
về tình hình hoạt động của công tác kiểm tra, đánh giá. Có thể dễ nhận thấy, vai
trò quan trọng của công tác kiểm tra, giám sát đến công tác phục vụ thơng mại
tàu bay của Xí nghiệp.
Là một đơn vị công tác chủ yếu là phục vụ thơng mại mặt đất, Xí nghiệp
cha coi trọng công tác kiểm tra nói chung và kiểm tra hành chính nói riêng.
Công tác kiểm tra đánh giá tình hình phục vụ thơng mại trong các năm qua đợc
các phòng chuyên môn tự kiểm tra và tự báo cáo trực tiếp lên cấp Lãnh đạo,
theo nguyên tắc tự làm - tự kiểm. Thiếu tính đồng nhất trong hoạt động kiểm
tra, đánh giá chất lợng phục vụ của từng phòng ban chuyên môn, phối hợp trong
công việc giữa các phòng ban kém hiệu quả...
1. Công tác kiểm tra đợc thực hiện trên nguyên tắc Tự kiểm tự báo và cấp
Lãnh đạo chỉ kiểm tra sơ bộ dựa trên báo cáo của từng phòng ban. Nguyên nhân
23


chính là cha thấy đợc vai trò quan trọng của việc thành lập một ban kiểm tra, đó
cũng là một trong những nguyên nhân dẫn đến buông lỏng giám sát trong công
việc, dẫn đến những bất trắc, gây tổn thất ngoài ý muốn, những cái bất thờng,
những sự việc phát sinh, những thiếu sót và cả những hành động cố ý làm sai
gây ảnh hởng xấu đến hoạt động chung....
2. Một yếu tố chính nữa cũng dẫn đến kiểm tra kém hiệu quả đó là Năng lực
Lãnh đạo, tổ chức quản lý của cán bộ ở một số vị trí, bộ phận còn buông lỏng,
thiếu việc kiểm tra giám sát. Ví dụ việc kiểm tra lỏng lẻo, dẫn đến chậm trễ một
số chuyến bay. Trớc hết, đó là công tác kiểm tra, báo cáo đợc thực hiện đơn lẻ,
chỉ do cấp quản lý của bộ phận đó, văn phòng đó trực tiếp báo cáo lên cấp lãnh
đạo.

3. Công tác kiểm tra giám sát còn dàn trải cha tập trung vào một số điểm then
chốt. Hiện nay việc đánh giá mới chỉ dừng lại ở các hành động nhắc nhở, phạt
hành chính đơn thuần, những đánh giá cha đợc quan tâm đề xuất kịp thời và
việc khắc phục phòng ngừa thiếu tính khả thi, còn ỷ lại... hoặc việc đánh giá các
hoạt động khắc phục phòng ngừa cha triệt để và còn kém hiệu quả . Cụ thể là
tháng nào cũng có các chuyến bay bị chậm trễ và số th chê về dịch vụ vẫn còn,
một số có biểu hiện lỏng lẻo, còn biểu hiện sức ỳ, cha năng động.
4. Công tác kiểm tra lỏng lẻo dẫn đến tình trạng làm việc thiếu ý thức, nhiều
lúc làm việc cho lấy lệ và tuỳ tiện trong công việc còn diễn ra, thiếu ý thức vơn
lên, đặc biệt là các kiến thức mới luôn đòi hỏi đợc cập nhật và áp dụng.
5. Tổ chức Công đoàn có tính chất phục vụ khác nhau, phân tán, làm việc theo
ca cũng một phần ảnh hởng khó khăn đến việc kiểm tra tổ chức hoạt động.
Công tác tuyên truyền còn chậm và thiếu tính bắt buộc, nhiều sự việc tuyên
truyền xong, nhng khi thực hành thì chủ yếu dựa theo thói quen và thiếu tinh
thần tập thể.
6. Công tác chăm lo vật chất cho hoạt động kiểm tra cha đợc quan tâm đúng
mực, thiếu phơng tiện và quyền hạn cũng tạo khó khăn và tâm lý không tốt
trong công việc và trong công tác.
7.

Một số nguyên nhân khác.

Do chuyển sang khai thác tại nhà ga T1, có một số trang thiết bị mới đợc
đa vào vận hành thử nghiệm nh hệ thống băng chuyền, hệ thống thông báo bay
24


còn một số trục trặc. Nhà Ga T1 đa vào khai thác theo nhiều giai đoạn, mặt
bằng trang thiết bị cha hoàn thiện, thiếu tính đồng bộ, nhiều vị trí làm việc phải
bố trí thêm nhân lực. Do đó ảnh hởng đến chất lợng dịch vụ. Sau 6 tháng hoạt

động vẫn còn nhiều vấn đề vớng mắc, cha có sự thống nhất trong việc khai thác
nhà Ga T1.
Việc phân bổ các quầy thủ tục, vị trí đỗ máy bay, cửa ra máy bay, biển bảng
hớng dẫn cha hợp lý gây ảnh hởng đến chất lợng phục vụ của Xí nghiệp.
Trong năm thời tiết có nhiều biên động phức tạp, lịch bay luôn bị thay đổi,
việc chạm và huỷ bỏ nhiều chuyến đã ảnh hởng nhiều đến chất lợng phục vụ
bay và điều phối lao động
Do việc triển khai hệ thống văn bản tài liệu chất lợng tại một số đơn vị cha
tốt. Vẫn xảy ra tình trạng các biểu mẫu không đợc điền đầy đủ, một số nhân
viên cha nắm vững chính sách và mục tiêu chất lợng của đơn vị.
Về Tài chính, đó cũng là khó khăn lớn và là yếu tố quan trọng kìm hãm sự
đổi mới và phát triển chung của toàn Xí nghiệp. Xí nghiệp Thơng mại mặt đất
Nội bài là một đơn vị hạch toán phụ thuộc, chịu sự quản lý của Tổng công ty
Hàng không Việt Nam. Sự phụ thuộc về Tài chính đã cản trở và ảnh hởng trong
tất cả các lĩnh vực hoạt động phục vụ và kinh doanh khi Xí nghiệp đòi hỏi phải
có phải có sự sử lý và ra quyết định kịp thời. Do đó, phụ thuộc về Tài chính đã
và đang ảnh hởng rất nhiều đến hoạt động chung của toàn Xí nghiệp. Tiến tới
hạch toán độc lập luôn là mục tiêu hàng đầu và đã đợc Ban giám đốc Xí nghiệp
đệ trình lên Tổng công ty xem xét và chờ giải quyết.

Phần IIi:
Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao
chất lợng công tác kiểm tra hành chính

25