TIỂU LUẬN : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨ THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA UBND HUYỆN BÌNH LIÊU n

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................2
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT..............................................................................3
MỞ ĐẦU...............................................................................................................4
1. Lý do chọn đề tài.........................................................................................................................4
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu...............................................................................................5
3. Mục tiêu nghiên cứu...................................................................................................................5
4. Lịch sử nghiên cứu......................................................................................................................6
5. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................................................6
6. Đóng góp của đề tài....................................................................................................................6
7. Cấu trúc của đề tài......................................................................................................................7

CHƯƠNG 1:........................................................................................................7
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG.............................................8
CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LIÊU..........................................8
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của cơ quan...........................................................................8
1.2. Khái quát về cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ..............................................................8
1.2.1 Cơ cấu tổ chức.......................................................................................................................8
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân huyện Bình Liêu................................................9

CHƯƠNG 2:......................................................................................................11
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC.........................11
THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA UBND HUYỆN BÌNH LIÊU..............11
2.1 Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi.............................................................................11
2.2 Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đến..........................................................................13

CHƯƠNG 3:......................................................................................................17
ĐÁNH GIÁ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ
TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN

HUYỆN BÌNH LIÊU.........................................................................................17
3.1 Ưu điểm:.................................................................................................................................17
3.2 Nhược điểm:...........................................................................................................................18
3.3 Giải pháp phát huy ưu, khắc phục nhược điểm trong hoạt động kiểm soát và tổ chức thực
hiện các văn bản của UBND huyện Bình Liêu................................................................................18

KẾT LUẬN........................................................................................................20
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................21
PHỤ LỤC.............................................................................................................1


PHỤ LỤC


LỜI MỞ ĐẦU
Trong thời kỳ CNH-HĐH đất nước tất cả các ngành đều từng bước phát
triển không ngừng góp phần thúc đẩy nền kinh tế đất nước phát triển.Vấn đề
quản trị văn phòng rất quan trọng trong các tổ chức. Xã hội càng phức tạp bao
nhiêu thì vai trò của văn phòng càng cần thiết và quan trọng bấy nhiêu
Nắm bắt được tầm quan trọng của vấn đề này, ngày nay các cơ quan, tổ
chức càng chú trọng đầu tư cho công tác văn phòng ở cơ quan. Văn phòng được
coi là trung tâm của mỗi cơ quan tổ chức, nó kết nối mọi hoạt động quản lý điều
hành giữa các cấp, các bộ phận trong cơ quan với nhau và là một bộ phận không
thể thiếu trong quá trình quản lý điều hành của một cơ quan tổ chức. Trong đó,
công tác soạn thảo, ban hành, kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản là một
phần quan trọng không thể thiếu ở bất kỳ văn phòng cơ quan nào.
Thực hiện chủ trương của Đảng, Nhà nước và theo lời dạy của Chủ tịch Hồ
Chí Minh “Học đi đôi với hành, lý luận gắn với thực tiễn”. Khoa Quản trị văn
phòng đã tổ chức cho sinh viên các lớp Quản trị văn phòng K1 đi kiến tập và đi
thực tế tại các cơ quan ban ngành để áp dụng kiến thức vào thực tiễn.Đây là một

phần quan trọng không thể thiếu được, nó là bước đầu cho mỗi sinh viên làm quen,
học hỏi được nhiều kiến thức bổ ích, rút ra được những ưu, nhược điểm sau khi ra
trường,là hành trang cho mỗi sinh viên khi bước vào cuộc sống làm tốt được tất cả
các công việc theo đúng chuyên môn mà mình đã được học.
Em nhận thấy đề tài này là một vấn đề nan giải cho cơ quan khi điều kiện
cơ quan còn rất nhiều khó khăn cả về điều kiện lẫn trình độ của các cán bộ nơi
em kiến tập. Em nghĩ đây là một vấn đề rất bổ ích và lý thú giúp em hiểu sâu
hơn về công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của UBND huyện
Bình Liêu nói riêng và các địa phương khác nói chung.
Mặc dù đã cố gắng rất nhiều song bài nghiên cứu của em còn nhiều thiếu
sót và hạn chế. Kính mong cô và các cán bộ nhân viên trong cơ quan đóng góp ý
kiến để bài của em được tốt hơn và hoàn thiện hơn.
Trong thời gian khảo sát, được sự giúp đỡ và tạo điều kiện của toàn thể
cán bộ, nhân viên trong cơ quan, đã tận tình hướng dẫn em về các nghiệp vụ
1


chuyên môn, tiếp cận trực tiếp với các công việc, củng cố thêm kiến thức mà em
đã được học tại trường. Từ đó rút ra những kinh nghiệm để áp dụng cho quá
trình làm việc sau này.
Để hoàn thành bài ngiên cứu này, em xin chân thành cảm ơn:
- UBND huyện Bình Liêu – Cơ quan em được đi kiến tập và khảo sát thực
tế.
- Thầy Ths.NCS Nguyễn Mạnh Cường – Q. Trưởng khoa, Giảng viên trực
tiếp giảng dạy môn học này

2


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

UBND
HĐND
CNH- HĐH

Uỷ ban nhân dân
Hội đồng nhân dân
Công nghiệp hóa- hiện đại hóa

3


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong bối cảnh nước ta đang đẩy mạnh quá trình CNH- HĐH đất nước
như hiện nay, để phát huy vai trò của văn phòng đòi hỏi các cơ quan tổ chức
cũng phải có những thay đổi nhất định để phù hợp với những yêu cầu, yếu tố
khách quan bên ngoài tác động đến nhằm khắc phục những yếu kém, khuyết
điểm và hoạt động của nền hành chính nhà nước. Trong đó việc kiểm soát và tổ
chức thực hiện các văn bản của cơ quan tổ chức là một mắt xích quan trọng
trong hệ thống, nó tác động trực tiếp tới kết quả công việc, sự tồn tại hay phát
triển của mỗi cơ quan, tổ chức. Nếu việc kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn
bản phù hợp và hiệu quả sẽ là đòn bẩy giúp cơ quan tổ chức phát triển dễ dàng
và thuận lợi hơn, đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra liên tục, góp phần
nâng cao hiệu quả trong hoạt động của văn phòng trong cơ quan, tổ chức.
Vì vậy, Có thể khẳng định rằng, văn phòng có một vai trò vô cùng to lớn đối
với các cơ quan tổ chức. Với những vai trò to lớn đó, các tổ chức cơ quan hiện đã
quan tâm xây dựng, củng cố văn phòng trong đơn vị mình ngày càng hiện đại hóa.
Đồng thời nhận thức hoạt động văn phòng là hoạt động nghề nghiệp, thực tế trong xã
hội tồn tại tất yếu tổ chức ngành văn phòng.

Bình Liêu là huyện miền núi vùng Đông Bắc tỉnh Quảng Ninh. Trong quá
trình công nghiệp hóa huyện Bình Liêu còn gặp nhiều khó khăn trong nhiều lĩnh
vực, chủ yếu là trong vấn đề phát triển kinh tế của vùng. Là một huyện vùng cao
nhưng có rất nhiều tiềm năng để phát triển kinh tế, tuy giao thông đi lại đã được
cải thiện nhưng vẫn còn gặp rất nhiều khó khăn gây trở ngại cho việc phát triển
kinh tế vùng.Trong thời gian đi khảo sát thực tế em thấy hoạt động văn phòng
của huyện bên cạnh những thành quả tích cực đã đạt được cũng còn một số hạn
chế cần khắc phục nhất là trong công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn
bản của cơ quan. Vì vậy, các cán bộ, lãnh đạo cơ quan cần quan tâm tới công tác
kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản trong quá trình hoạt động nhằm nâng
cao hiệu quả được chất lượng công việc, đây là một vấn đề cần phải đưa ra các
4


giải pháp đúng đắn và đạt hiệu quả. Vậy vấn đề đặt ra là làm thế nào để đưa
công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản trong hoạt động của văn
phòng đạt hiệu quả, tuân thủ đúng theo các quy định hiện hành của nhà nước và
khắc phục được những hạn chế, thiếu xót trong công tác thực hiện các văn bản
của cơ quan.
Thực tế đã chứng minh nơi nào có nền hành chính văn phòng hoạt động
hiệu quả thì quá trình xử lý, giải quyết văn bản và thực hiện các thủ tục hành
chính đều được diễn ra nhanh chóng, trôi chảy bắt kịp với tiến độ công việc
không bị trì trệ, thiếu xót, các hoạt động văn phòng luôn được thông suốt. Vì
vậy, “Khảo sát đánh giá và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
hoạt động của Văn phòng trong công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các
văn bản của UBND huyện Bình Liêu” là một đề tài mang ý nghĩa thực tiễn, có
vai trò rất lớn đối với các cơ quan, tổ chức nói chung và UBND huyện Bình
Liêu nói riêng.
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
2.1. Đối tượng nghiên cứu

Công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của UBND huyện Bình
Liêu
2.2. Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi nghiên cứu: Khảo sát đánh giá và đưa ra các giải pháp nhằm
nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong công tác kiểm soát và tổ chức
thực hiện các văn bản của UBND huyện Bình Liêu.
3. Mục tiêu nghiên cứu
- Tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về công tác kiểm soát và tổ
chức thực hiện các văn bản của UBND huyện Bình Liêu.
- Tìm hiểu thực trạng công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn
bản của UBND huyện Bình Liêu trong thời gian qua.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát
và tổ chức thực hiện các văn bản của UBND huyện Bình Liêu, tỉnh Quảng Ninh
nói riêng và trên địa bàn các huyện,tỉnh thành phố của cả nước nói chung.
5


4. Lịch sử nghiên cứu
Nói đến công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản đã có nhiều
bài nghiên cứu cũng như các quy định của Nhà nước về lĩnh vực này như:
- Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 17/2008/QH12;
- Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư, (2009) Trường cao đẳng Nội vụ
Hà Nội, Nxb. Giao thông vận tải, Hà Nội.
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Hướng dẫn thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Quy chế số 10/QC-VP ngày 15 tháng 3 năm 2014 của Văn phòng
HĐND và UBND huyện Bình Liêu về công tác văn thư lưu trữ .
- Quy định số 06/QĐ-VP ngày 12/02/2015 của Văn phòng về quản lý văn

bản đi, đến và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của Văn phòng và của UBND huyện.
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Hướng dẫn quản lý văn
bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
- Quyết định số 678/QĐ-BNV ngày 02/7/2014 của Bộ Nội vụ Ban hành
Quy chế xây dựng, thẩm định và ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
Những tài liệu trên là những gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế thừa
giúp em tiến hành nghiên cứu Đề tài “Khảo sát đánh giá và đưa ra các giải
pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng trong công tác
kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của UBND huyện Bình Liêu”.
5. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: quan sát;
- Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp
Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo;
+ Nguồn tin từ mạng Internet;
+ Thông tin từ hoạt động tổ chức thực hiện các văn bản của UBND huyện
Bình Liêu
6. Đóng góp của đề tài
- Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu quả trong công tác
6


kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của UBND huyện Bình Liêu
- Kết quả đạt được của đề tài có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo
cho cán bộ làm công tác tổ chức thực hiện văn bản tại cơ quan và các xã trên địa
bàn huyện.
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết thúc và danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được
chia làm 03 chương:

CHƯƠNG 1:

7


KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LIÊU
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của cơ quan
Bình Liêu là huyện miền núi vùng Đông Bắc tỉnh Quảng Ninh. Huyện
nằm ở phía bắc tỉnh Quảng Ninh, phía bắc giáp với Sùng Tả và Phòng Thành
Cảng, Quảng Tây-Trung Quốc, phía tây giáp với tỉnh Lạng Sơn, phía Đông giáp
huyện Hải Hà, phía Nam giáp huyện Tiên Yên và huyện Đầm Hà.
Bình Liêu là huyện biên giới (giáp Trung Quốc 42km), có diện tích là
47.138ha và dân số trên 28.243 người, bao gồm 1 thị trấn (Bình Liêu) và 7 xã
(Tình Húc, Lục Hồn, Đồng Tâm, Đồng Văn, Húc Động, Vô Ngại, Hoành Mô ).
Địa hình chủ yếu là rừng núi hiểm trở nhưng lại chiếm vị trí chiến lược quan
trọng về quân sự và quốc phòng, góp phần thực hiện công cuộc xây dựng đất
nước trong chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh Quảng Ninh nói riêng và
cả nước nói chung.
Sau ngày Bình Liêu được giải phóng (25/12/1950) năm 1951 Uỷ ban
Hành chính huyện Bình Liêu được thành lập. Đây là tiền thân của Uỷ ban nhân
dân huyện Bình Liêu ngày nay.
1.2. Khái quát về cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ
1.2.1 Cơ cấu tổ chức
Bộ máy của UBND huyện Bình Liêu được tổ chức theo Quyết định
668/QĐ-UBND ngày 06/3/2008 quy định về tổ chức cơ quan chuyên môn thuộc
UBND huyện Bình Liêu. ( trình bày theo sơ đồ bộ máy).
Ngoài 12 phòng chuyên môn trực thuộc, UBND các xã, thị trấn, UBND
còn có các đơn vị hành chính sự nghiệp như: Ban Quản lý Dự án Công trình,
Ban Quản lý chợ, Ban Bồi thường giải phóng mặt bằng và Ban quản lý Cửa
khẩu…

8


UBND
huyện Bình Liêu

Phó CT UBND
(kinh tế)

CHỦ
UBND
TỊCH
huyện
UBNDBình
huyện
Liêu

Phòng Nội vụ

VP HĐND &UBND

Phòng Tư pháp

Phòng Tài chính

Phòng NN&PTNT

Phòng TN&MT

Phòng GD-ĐT

Phòng LĐTBXH

Phòng VHTT

Phòng Công thương

Phòng Y tế

Thanh tra huyện

Phó CT UBND
(văn hoá-xã hội)

UBND
TT Bình Liêu

UBND
Xã Hoành Mô

UBND
xã Tình Húc

UBND
Xã Đồng Tâm

UBND
Xã Lục Hồn

UBND

Xã Vô Ngại

UBND
Xã Đồng Văn

UBND
Xã Húc Động

Bộ máy tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Bình Liêu
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân huyện Bình Liêu
Căn cứ vào Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003. UBND
huyện Bình Liêu thực hiện chức năng, nhiệm vụ trên các lĩnh vực chủ yếu sau:
- Trong lĩnh vực kinh tế;
- Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai;
- Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp;
- Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải;
- Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch;
- Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao;
9


- Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường;
- Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội;
- Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo;
- Trong lĩnh vực thi hành pháp luật;
- Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính.

10

CHƯƠNG 2:
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC
THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA UBND HUYỆN BÌNH LIÊU
Văn bản là vật mang tin và là phương tiện để ghi nhận và truyền đạt thông
tin từ cơ quan đơn vị này đến cơ quan đơn vị khác bằng ký hiệu hay ngôn ngữ nhất
định.
Văn bản quản lý nhà nước là quyết định quản lý thành văn (được văn bản
hóa) do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành thể hiện ý chí của Nhà nước
có tính cưỡng chế bắt buộc thực hiện.
Hiện nay, công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản ở các cơ quan,
tổ chức nói chung và UBND huyện Bình Liêu nói riêng cơ bản đã hoàn thiện đi
vào nề nếp, quy củ đem lại hiệu quả tích cực trong quá trình giải quyết văn bản
đi và văn bản đến của cơ quan.
2.1 Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn
bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành. (Điều 2, Thông tư
07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan).
Quy trình kiểm soát và giải quyết văn bản đi của Văn phòng HĐND và
UBND huyện Bình Liêu:
Quy trình xử lý văn bản đi do 02 văn thư đảm nhiệm làm công tác quản lý
văn bản đi của Văn phòng. Đây là một công tác khó khăn, nặng nề, áp lực công
việc đòi hỏi trình độ chuyên môn nghiệp vụ hành chính và nghiệp vụ về công tác
văn thư cao vì khối lượng đầu văn bản đi là rất lớn, trung bình khoảng hơn
10000 văn bản mỗi năm.
- Bước 1: Kiểm tra thể thức văn bản:
Căn cứ theo quy định của pháp luật, văn thư kiểm tra lại thể thức trình bày
văn bản trước khi làm các thủ tục tiếp theo để phát hành văn bản. Sau đó, văn

thư làm công tác ghi số và ngày, tháng, năm ban hành văn bản theo số thứ tự
đăng ký văn bản theo quy định của Văn phòng cơ quan.
- Bước 2: Đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật:
11


Văn bản sau khi được kiểm tra kỹ, đánh máy, có chữ ký của lãnh đạo
hoặc các chuyên viên và nhân bản xong thì đưa vào làm công tác đóng dấu do
văn thư phụ trách quản lý con dấu có thẩm quyền đóng dấu. Văn thư đóng dấu
cơ quan, dấu chỉ mức độ mật, khẩn và tài liệu thu hồi được thực hiện theo quy
định của pháp luật hiện hành.
- Bước 3: Đăng ký văn bản đi:
Việc đăng ký thông tin của văn bản đi được thực hiện bằng phần
mềm “Quản lý văn bản của UBND huyện Bình Liêu”. Việc đăng ký văn
bản bằng phần mềm này cần điền đầy đủ thông tin sau: Khối phát hành văn bản;
loại văn bản; số ký hiệu; ngày ký; nơi nhận văn bản; trích yếu nội dung; lĩnh
vực;
người soạn văn bản;….
- Bước 4: Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi:
Văn bản sau khi được đóng dấu, sẽ được làm thủ tục phát hành văn bản.
Văn
bản sẽ được cho vào phong bì theo quy đinh về kích cỡ và thể thức, ghi số văn
bản,
cơ quan, tổ chức tiếp nhận, mức độ khẩn, mật…và chuyển, phát văn bản đi bằng
đường bưu điện hoặc bằng Fax, qua mạng… Trong đó:
• Trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng trong việc phát hành văn bản:
- Chỉ định số lượng sao chụp Văn bản theo yêu cầu phát hành.
- Chỉ định độ mật, độ khẩn của Văn bản.
• Trách nhiệm của cán bộ Văn thư:

- Trực tiếp ghi số Văn bản, ngày, tháng, năm vào Văn bản của Chủ tịch, các
Phó Chủ tịch UBND huyện hoặc Lãnh đạo Văn phòng ký thừa lệnh; quản lý và
đóng dấu Văn bản.
- Tổ chức phát hành theo đúng nơi nhận được ghi trong Văn bản.
- Nhật ký đầy đủ Văn bản phát hành trong ngày, lưu trữ Văn bản và đảm
bảo bí mật tuyệt đối các văn bản có chỉ định "Mật".
- Khi Văn bản đã ký, việc tổ chức in ấn và phát hành phải hoàn thành
12


trong ngày; các Văn bản, hồ sơ phức tạp với số lượng lớn chậm nhất cũng không
được quá 02 ngày. Văn bản "khẩn", "hỏa tốc" phải phát hành ngay.
Sổ theo dõi quản lý văn bản đi của Văn phòng HĐND và UBND huyện
Bình Liêu (Phụ lục 01)
2.2 Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được
chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức. (Điều 2,
Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ
sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan).
Quy trình kiểm soát và giải quyết văn bản đi của Văn phòng HĐND và
UBND huyện Bình Liêu:
- Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến:
Văn bản do các tổ chức, cá nhân gửi đến UBND giải quyết đều được gửi
vào nơi tiếp nhận văn bản của cơ quan, sau đó văn thư tiếp nhận, phân loại và xử
lý.
Văn thư là bộ phận thực hiện công tác quản lý các văn bản đến. Sau khi
tiếp nhận văn bản đến văn thư tiến hành phân loại sơ bộ thành 3 loại: Các văn
bản gửi đề tên cơ quan; Các văn bản gửi trực tiếp lãnh đạo; Các văn bản yêu cầu
hồ sơ, thủ tục xử lý công việc. Khi phân loại xong, văn thư làm công tác bóc bì

văn bản theo trình tự pháp lý dựa trên quy định về công tác văn thư – lưu trữ
hiện hành.
Văn bản đã bóc bì sẽ được đóng dấu đến. Tiếp đó văn thư làm công tác
phân loại từng văn bản cho lãnh đạo xử lý. Đây là một công tác khó khăn, đòi
hỏi
trình độ nghiệp vụ, chuyên môn về công tác hành chính cao, vì phải phân loại sơ
bộ
từng loại lĩnh vực văn bản nào sẽ thuộc khối chuyên viên nào của Văn phòng
chịu trách nhiệm giải quyết.
Sau khi làm công tác phân loại chuyên viên giải quyết xong, văn thư
chuyển
qua công tác đăng ký văn bản bằng máy vi tính. Công tác đăng ký văn bản đến
13


bằng máy vi tính phải đảm bảo đầy đủ các thông tin như: Lãnh đạo xử lý; Nơi
gửi văn bản; Mức độ mật; Mức độ khẩn; Loại công văn; Số ký hiệu; Ngày
ký; Ngày nhận; lĩnh vực; Trích yếu nội dung văn bản; Đính kèm văn bản ( nếu
có

);

Hạn giải quyết (nếu có)… Sau khi điền đầy đủ các thông tin trên vào màn hình
xử
lý văn bản trên máy vi tính. Văn thư thực hiên hiệu lệnh xác nhận, sau khi xác
nhận
máy tính sẽ tự động hiện số đến của văn bản vừa tiếp nhận; Văn thư làm công
tác
ghi số đến và ngày đến của văn bản. Sau khi đăng ký xong, văn thư kẹp theo
“Phiếu xử lý văn bản” vào mỗi đầu văn bản và đưa vào các ô tiếp nhận văn bản

của
Chuyên viên trong văn phòng.
“Phiếu xử lý văn bản” là căn cứ để xử lý văn bản, trong đó có ghi: Số
công
văn, ngày tháng năm, cơ quan gửi, ý kiến của cơ quan, ý kiến của Chánh, Phó
Văn
phòng; ý kiến đề xuất của chuyên viên trực tiếp xử lý.
- Bước 2: Trình văn bản đến:
Sau khi được đăng ký, văn bản đến được kịp thời trình cho các chuyên
viên có trách nhiệm giải quyết theo từng lĩnh vực chuyên môn cụ thể. Các
chuyên viên sau khi nhận được văn bản sau khi xem xét, nghiên cứu…Căn cứ
vào chức năng, nhiệm vụ và kế hoạc được giao…ghi ý kiến phân phối văn bản
cho đơn vị hoặc cá nhân, ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn
bản theo yêu cầu của nội dung văn bản.
Ý kiến phân phối, giải quyết được ghi vào Phiếu xử lý văn bản sau đó sẽ
được cập nhật trực tiếp vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trong máy vi tính
thông qua văn thư.
Sau khi có ý kiến phân phối, giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản
đến được trả về bộ phận văn thư và được đăng ký bổ sung vào cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản trong máy vi tính của văn thư.
14


- Bước 3: Chuyển giao văn bản đến:
• Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (hoặc Phó Chánh Văn phòng được
Chánh Văn phòng ủy nhiệm):
- Xem xét, thẩm định văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của Lãnh đạo
UBND huyện và Văn phòng;
- Chuyển văn bản đến tới Thường trực HĐND huyện, Lãnh đạo UBND
huyện để xử lý; chỉ định sao chụp, phát hành văn bản của Chính phủ, các Bộ,

ngành Trung ương, Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân tỉnh, UBND tỉnh và các ban,
ngành tỉnh; của Huyện ủy, HĐND, UBND huyện;
- Cử cán bộ thực hiện tốt việc luân chuyển và theo dõi quá trình giải quyết
hồ sơ giữa các bộ phận.
• Trách nhiệm của Chuyên viên:
- Tiếp nhận hồ sơ được phân công và ghi nhật ký vào sổ riêng;
- Phối hợp thẩm định các chương trình, đề án trình UBND huyện: Thẩm
định nội dung, tính pháp lý, đề xuất hướng giải quyết bằng phiếu trình, dự thảo
các Văn bản hành chính thông qua lãnh đạo Văn phòng, Thường trực HĐND,
Lãnh đạo UBND huyện duyệt;
- Chuyển giao toàn bộ hồ sơ đã trình ký cho Văn thư để hoàn thành thủ tục
phát hành. Trường hợp văn bản đã trình ký nhưng phát hiện sai sót, Chuyên viên
soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm sửa chữa, trình ký lại và giao cho Văn thư
chính thức phát hành;
- Chuyên viên thực hiện việc thẩm định, trình ký các hồ sơ trong thời gian
nhanh nhất, trường hợp đặc biệt không quá 02 ngày và phải báo cáo với Chánh
Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng phụ trách để biết, giải quyết.
- Bước 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:
Sau khi nhận văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu,
giải quyết kịp thời hạn được pháp luật quy định. Đặc biệt đối với những văn bản
đến có đóng dấu các độ khẩn sẽ được xử lý riêng nhanh chóng, kịp thời, không
15


chậm trễ.
Căn cứ vào công tác xử lý, giải quyết; văn bản đã được giải quyết có thể
sẽ được hồi âm thông qua văn bản do Ủy ban nhân dân phát hành thông qua hệ
thống phát hành văn bản đi của Văn phòng HĐND và UBND huyện Bình Liêu.
Sổ theo dõi quản lý văn bản đến của Văn phòng HĐND và UBND huyện
Bình Liêu (Phụ lục 02)

=> Như vậy:
Kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản luôn là một công tác khó
khăn, vất vả cần sự phối hợp, thống nhất hoạt động giữa các bộ phận trong cơ
quan mới đem lại hiệu quả cao trong quá trình giải quyết, thực hiện các văn bản
nói riêng và công cuộc quản lý hành chính của cơ quan nói chung.
Trong thời gian qua, Văn phòng HĐND và UBND huyện Bình Liêu luôn
cố gắng hoàn thành tốt các nhiệm vụ, thực hiện việc Kiểm soát và tổ chức thực
hiện văn bản theo đúng quy trình thủ tục hành chính bước đầu đã đem lại nhiều
hiệu quả tích cực như: các văn bản đi, đến được giải quyết nhanh chóng, đúng
thời hạn; kịp thời nắm bắt được các thông tin trong hoạt động quản lý của cơ
quan để có sự điều chỉnh cho phù hợp; các tổ, bộ phận thực hiện nhiệm vụ phát
hành, tiếp nhận, chuyển giao văn bản luôn có sự phối hợp chặt chẽ với nhau
giúp cho việc giải quyết văn bản được dễ dàng, hạn chế mất mát, thất lạc tài
liệu; các lãnh đạo, nhân viên luôn cố gắng nỗ lực phấn đấu để hoàn thành tốt
nhiệm vụ;…
Tuy nhiên, bên cạnh những mặt tích cực trong việc kiểm soát và tổ chức
thực hiện văn bản của Văn phòng HĐND và UBND huyện Bình Liêu cũng gặp
không ít khó khăn, hạn chế cần được khắc phục để cho công tác quản lý văn bản
cũng như quản lý hành chính của UBND huyện được hoàn thiện, thống nhất
đem lại hiệu quả cáo hơn trong hoạt động quản lý.

16


CHƯƠNG 3:
ĐÁNH GIÁ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC KIỂM
SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA ỦY
BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LIÊU
Công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản đi - đến đóng vai trò
quan trọng và là việc không thể thiếu trong quá trình hoạt động của Văn phòng

HĐND và UBND nói riêng và hoạt động của toàn cơ quan nói chung. Bên cạnh
những kết quả tích cực đã đạt được, công tác tổ chức thực hiện văn bản của
UBND huyện Bình Liêu cũng gặp không ít khó khăn, hạn chế. Sau đây là một số
ưu, nhược điểm trong quá trình kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản của Văn
phòng HĐND và UBND huyện Bình Liêu:
3.1 Ưu điểm:
- Văn phòng HĐND và UBND huyện Bình Liêu nhận được sự lãnh đạo
thống nhất, sự quan tâm chỉ đạo sát sao về công tác của cấp trên. Các chương
trình, kế hoạch mà Ủy ban giao phó đều cụ thể, rõ ràng và có tính khả thi.
- Các văn bản pháp luật của Nhà nước, các quy định của Ủy ban nhân dân
về công tác văn thư tương đối rõ ràng, sát thực tế, giúp cho Văn phòng giải
quyết công việc được thuận lợi. Văn phòng đã xây dựng quy chế về quản lý và
ban hành văn bản. tổ chức phổ biến, tập huấn cho cán bộ về công tác quản lý
văn bản và từng bước đưa công tác này vào nề nếp.
- Việc phân công công tác hoạt động của Văn phòng được tổ chức khoa
học, không chồng chéo. Việc sử dụng các trang thiết bị kỹ thuật tiên tiến và
phần mềm hiện đại góp phần rất lớn vào thành công của công tác chuyên môn
văn thư nói riêng và công tác của Phòng hành chính nói chung.
- Phòng đã nhận được sự phối hợp, sự hợp tác tích cực của các cơ quan,
ban ngành, các đơn vị, cá nhân trong thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Lãnh đạo và cán bộ nhân viên trong phòng đều cố gắng nỗ lực, nhiệt
tình với công việc, khắc phục khó khăn để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
- Văn phòng có đội ngũ cán bộ công chức có trình độ chuyên môn kỹ thuật
tương đối cao đáp ứng được yêu cầu của công việc, tuổi trẻ, nhiệt tình trong công
tác.
17


- Cơ sở vật chất, kỹ thuật tương đối đầy đủ.
- Văn phòng HĐND và UBND kết nối với mạng tin học diện rộng của

UBND tỉnh Quảng Ninh, cho phép trao đổi thư tín điện tử, tra cứu văn bản quy
phạm pháp luật và các thông tin mới cập nhật, đặc biệt là chương trình quản lý
cơ sở dữ liệu, cập nhật văn bản đi, đến của Văn phòng rất tiện lợi va hiệu quả,
giúp xử lý được một khối lượng lớn văn bản.
- Văn phòng luôn nhận được sự quan tâm đặc biệt của UBND cả về cơ sở
vật chất lẫn tinh thần.
3.2 Nhược điểm:
- Mọi văn bản đến và đi chưa tập trung hoàn toàn vào một đầu mối vào bộ
phận văn thư cơ quan. Tình trạng văn bản chưa qua văn thư để đăng ký vẫn còn
xày ra. Nhiều sở, ban, ngành mang văn bản đến gặp trục tiếp, trình lãnh đạo và
các chuyên viên mà không qua Văn phòng vì vậy Văn phòng không quản lý hết
dược đầu vào của văn bản.
- Lãnh đạo khó quản lý và kiểm soát được công việc của nhân viên, khó
quy trách nhiệm đối với các tình huống văn bản xử lý chậm hay ban hành
chậm…
- Do áp dụng quản lý văn bản bằng máy vi tính cần sự cập nhật thường
xuyên trong quy trình chu chuyển văn bản nên do đó đã kéo dài thời gian và qua
nhiều khâu trung gian trong quy trình này.
- Việc gửi văn bản nhiều trường hợp còn chậm, có văn bản còn thiếu
trang. Tình trạng văn bản gửi vượt cấp, văn bản sai thủ tục hành chính, sai thể
thức và nội dung, chưa xử lý liên ngành con nhiều.
- Đội ngũ cán bộ của Văn phòng và công tác văn thư tuy có trình độ, năng
lực, sức trẻ và được đào tạo tốt nhưng do khối lượng công việc nhiều, văn bản
đi, đến có số lượng lớn, cán bộ lãnh đạo của Văn phòng lại kiêm nhiệm nhiều
công việc do đó gây khó khăn về mặt nhân sự dẫn đến sự tồn đọng công việc
chưa giải quyết được kịp thời theo thời hạn quy định.
- Cơ sở vật chất kỹ thuật tương đối đầy đủ nhưng chưa đồng bộ, hệ thống
mạng máy tính tốc độ đường truyền còn chậm gây mất thời gian cho công tác
truyền, nhận và xử lý thông tin, khai thác dữ liệu đã có trên mạng…
3.3 Giải pháp phát huy ưu, khắc phục nhược điểm trong hoạt động

18


kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của UBND huyện Bình Liêu
- HĐND, UBND phải thường xuyên thống kê số lượng cán bộ công chức
trong đơn vị mình để kiểm soát về mặt số lượng cũng như chất hượng của đội
ngũ cán bộ công chức, tránh tình trạng dư thừa cũng như thiếu nhân sự trong
đơn vị.
- Luôn đảm bảo sự phối hợp liên tục giữa UBND huyện với các cơ quan khác
dựa trên hệ thống văn bản pháp luật để phát huy cao nhất hiệu quả công việc.
- Tổ chức các khóa học nhằm bồi dưỡng nâng cao năng lực đội ngũ cán
bộ công chức trong cơ quan, đơn vị. Trong đó, cần xây dựng một quy chế chặt
chẽ nhằm phát huy thực sự tinh thần học tập của cán bộ công chức.
- Xây dựng cụ thể, rõ ràng hơn về quy chế khen thưởng đối với cán bộ
công chức thực sự nhiệt tình trong công việc đồng thời cũng xây dựng khung xử
lý đối với cán bộ công chức chưa thực sự hết lòng hay vi phạm trong công việc.
Làm tốt công tác này có tác dụng khá lớn trong việc nâng cao tinh thần trách
nhiệm của mỗi cán bộ công chức đối với công việc của mình.
- Thường xuyên thống kê các thiết bị máy móc trong đơn vị nhằm kiểm
tra chất lượng cũng như thống kê xem giữa các phòng có cần cân đối lại các
thiết bị máy móc hay không, để tránh tình trạng có phòng thì dư thừa nhưng có
phòng lại thiếu hay tình trạng thiết bị có vấn đề mà chậm chạp trong việc xử lý.
- Đẩy mạnh công tác cải cách hành chính theo cơ chế “một cửa” nhằm
nâng cao hiệu quả công việc theo hướng nhanh gọn nhất góp phần vào công
cuộc cải cách hành chính của nhà nước.

19


KẾT LUẬN

Công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản đi, đến tại Văn
phòng HĐND và UBND huyện Bình Liêu là công tác quản lý rất cần thiết và
tương đối phức tạp, cần có sự quan tâm, chỉ đạo sát sao của HĐND và UBND
huyện cùng với sự phối hợp giữa các bộ phận trong cơ quan để đưa hoạt động
hành chính lên một tầm cao mới, đáp ứng được nhu cầu công nghiệp hóa, hiện
đại hóa đất nước.
Chất lượng và hiệu quả làm việc của Văn phòng HĐND và UBND có ảnh
hưởng rất lớn và mang tính quyết định tới các khâu khác trong quy trình quản lý
hành chính nhà nước của UBND huyện Bình Liêu. Trong quá trình kiến tập tại
Văn phòng HĐND và UBND huyện Bình Liêu, em đã được quan sát, tìm hiểu
các công việc của Văn phòng thực hiện cũng như trực tiếp tham gia giải quyết
công việc của Văn phòng. Những kiến thức thu được từ thực tế là rất lớn và bổ
ích cho công tác sau này của em. Quan trọng hơn là bản thân mình lần đầu tiên
được tiếp xúc, trải nghệm và làm quen với một một vị trí mới, được trực tiếp
tham gia vào một khâu trong bộ máy hành chính của cơ quan.
Đối với đề tài tiểu luận của bản thân em, đây là khoảng thời gian bổ ích
để cho em được so sánh, đối chiếu giữa kiến thức lý luận và thực tiễn. Đi sâu
vào tìm hiểu đề tài này kết hợp với việc quan sát thực tiễn hoạt động chuyển
giao văn bản đến và văn bản đi của UBND huyện Bình Liêu em đã được vận
dụng những kiến thức cũng như các kỹ năng mà bản thân được tiếp thu khi còn
ngồi trên giảng đường đại học và qua đó cũng nhận thấy được giữa thực tế và lý
luận có những điểm khác biệt nhất định, tuy vậy nhưng vẫn phải đảm bảo dựa
trên những cơ sở lý luận chung về quản lý hành chính nhà nước.
Tuy thời gian đi khảo sát không nhiều nhưng đã giúp em đã học hỏi được
nhiều điều rất bổ ích phục vụ đắc lực cho công việc sau khi ra trường. Qua nội
dung bài nghiên cứu và một số giải pháp nêu trên, em mong muốn được đóng
góp một phần nhỏ cho công tác kiểm soát và tổ chức thực hiên các văn bản của
UBND huyện Bình Liêu, tỉnh Quảng Ninh.
20

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1.Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 17/2008/QH12.
2. Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư, (2009) Trường cao đẳng Nội vụ
Hà Nội, Nxb. Giao thông vận tải, Hà Nội.
3. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư.
4. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Hướng dẫn thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
5.Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Hướng dẫn quản lý văn
bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
6.Quy định số 06/QĐ-VP ngày 12/02/2015 của Văn phòng về quản lý văn
bản đi, đến và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của Văn phòng và của UBND huyện.
7.Quy chế số 10/QC-VP ngày 15 tháng 3 năm 2014 của Văn phòng
HĐND và UBND về công tác văn thư lưu trữ .
8.Quyết định số 678/QĐ-BNV ngày 02/7/2014 của Bộ Nội vụ Ban hành
Quy chế xây dựng, thẩm định và ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
9. Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Hướng dẫn xây dựng quy
chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.

21


PHỤ LỤC


Phụ lục 01: Sổ quản lý văn bản đi năm 2015 của Văn phòng HĐND
và UBND huyện Bình Liêu:
Tên giá trị

Giá trị

Từ số

Đến số

1. Sổ công văn đi

hiện tại
559

1

9999

1. Sổ công văn đi

10000

thường UBND
Sổ công văn đi quyết

10000

định
Sổ văn bản nội

9999

bộ_VPUBND

Sổ văn bản đi Đảng

9999

ủy
Sổ công văn đi tiếp

999

công dân
Sổ văn bản đi Đảng

9999

ủy
Sổ văn bản nội

9999

bộ_VHTT
Sổ công văn đi

thường UBND_VP
Sổ công văn đi quyết

1199

1

định_VP

1199
Sổ công văn đi giấy
mời
Sổ công văn đi tiếp
công dân
Sổ văn bản đi Đảng
ủy
Sổ văn bản nội
bộ_VHTT
Sổ văn bản đi

53
6
82
1
30

1
1
1
1
1
1

HĐND_VP

Công văn
đi_TTHCC
Sổ công văn đi giấy

Sổ đang dùng

30

1

9999

HĐND
Sổ văn bản đi HĐND

1

1

1000

Sổ Công văn

9999

đi_TTHC Công
Sổ công văn đi giấy

154

1

mời_VP
mời

(Nguồn: Phòng Văn thư – lưu trữ HĐND và UBND huyện Bình Liêu)
Phụ lục 02: Sổ quản lý văn bản đến năm 2015 của Văn phòng HĐND

và UBND huyện Bình Liêu: