Báo cáo kiến tập văn thư lưu trữ tại Công ty cổ phần Tư vấn Xây dựng Tường Việt

Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC..................................................................................................................................1
PHỤ LỤC..................................................................................................................................2
A.LỜI MỞ ĐẦU........................................................................................................................1
B. NỘI DUNG............................................................................................................................4
CHƯƠNG I................................................................................................................................4
GIỚI THIỆU CHỨC NĂNG ,NHIỆM VỤ,CƠ CẤU TỔ CHỨC........................................4
CỦA CƠ QUAN........................................................................................................................4
1.Lịch sử hình thành ,chức năng nhiệm vụ ,quyền hạn ,cơ cấu tổ chức của Công ty cổ
phần tư vấn xây dựng Tường Việt .....................................................................................4
1.1. Sơ lược về sự ra đời và phát triển của CTCP tư vấn xây dựng Tường Việt...............4
1.2.Chức năng ,nhiệm vụ ,quyền hạn của Công ty cổ phần tư vấn xây dựng Tường Việt 5
1.2.1.Chức năng.................................................................................................................5
1.2.2.Nhiệm vụ ,quyền hạn................................................................................................6
1.3.Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần tư vấn xây dựng Tường Việt.............................6
1.3.1.Chức năng ,nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng chức năng thuộc Công ty cổ
phần tư vấn xây dựng Tường Việt......................................................................................7
1.3.1.1. Phòng Hành Chính –Tổ chức................................................................................7
1.3.1.2. Phòng tài chính kế toán..........................................................................................9
2.Chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn, của bộ phận văn thư lưu trữ trong cơ quan..............11
CHƯƠNG 2:CÔNG TÁC VĂN THƯ ,LƯU TRỮ..............................................................13
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN XÂY DỰNG TƯỜNG VIỆT...................................13
2.1.Thực tiễn công tác văn thư..........................................................................................13
2.1.1.Công tác tổ chức văn thư của Công ty.....................................................................13
2.1.2.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản................................................................14
2.1.3.Công tác quản lý công văn đi –đến..........................................................................15
2.1.3.1.Đối với công văn đi...............................................................................................15
2.1.3.2.Đối với công văn đến...........................................................................................17
2.1.3.4. Công tác quản lý và sử dụng con dấu.................................................................18

2.1.3.5.Công tác lập hồ sơ và lưu hồ sơ...........................................................................19
2.2.Thực tiễn công tác lưu trữ...........................................................................................19
2.2.1.Ban hành văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ.........................................................19
2.2.2.Nội dung công tác lưu trữ của cơ quan....................................................................22
2.2.2.1 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan......................22
2.2.2.2.Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ.................................................22
2.2.2.3.Công tác xác định giá trị tài liệu..........................................................................23
2.2.2.4Công tác chỉnh lý tài liệu.......................................................................................25
2.2.2.5.Công tác thống kê trong lưu trữ............................................................................25
2.2.2.6. Công tác xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.............................................25
CHƯƠNG 3 :SO SÁNH ,ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN
THƯ LƯU TRỮ......................................................................................................................27
3.1.Điểm giống nhau giữa lý luận và thực tiễn áp dụng tại cơ quan tổ chức....................27
3.1.1.Đối với văn thư........................................................................................................27
3.1.2.Đối với lưu trữ..........................................................................................................27
3.2.Điểm khác nhau giữa lý luận và thực tiễn áp dụng tại cơ quan tổ chức.....................27

Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh
K1B

Lớp: Lưu trữ học


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.2.1.Đối với văn thư........................................................................................................27
3.2.2.Đối với lưu trữ..........................................................................................................28
3.3.Đề xuất kiến nghị........................................................................................................28
3.3.1.Đối với cơ quan tổ chức...........................................................................................28
3.3.2.Đối với bộ môn văn thư ,bộ môn lưu trữ ,khoa ,trường...........................................29

C.KẾT LUẬN..........................................................................................................................31
PHỤ LỤC...................................................................................................................................1

PHỤ LỤC

Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh
K1B

Lớp: Lưu trữ học


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A.LỜI MỞ ĐẦU
Trong xu thế phát triển của xã hội hiện nay, ngành Văn thư Lưu trữ đang
được Đảng và Nhà nước ta quan tâm cả về chiều rộng và chiều sâu. Vì vậy nó đã
chiếm một vị trí quan trọng trong hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức cũng như
trong các doanh nghiệp.
Công tác lưu trữ có ảnh hưởng lớn đối với hoạt động trao đổi thông tin
của con người, đặc biệt văn bản được coi là phương tiện quan trọng nhất và nó
trở thành phương tiện không thể thiếu được trong hoạt động quản lý Nhà nước,
nó là căn cứ quản lý và điều hành xã hội, là căn cứ pháp lý để truy cứu trách
nhiệm... Nhận thức được tầm quan trọng của văn bản, con người đã biết giữ lại
những văn bản quan trọng để sử dụng khi cần thiết, nó là phương tiện chính xác
phản ánh những hiện tượng trong xã hội cũng như những bài học kinh nghiệm
trong cuộc sống con người nên đã trở thành những tài liệu quý giá để lưu truyền
cho đời sau.
Tài liệu lưu trữ là tài sản, di sản vô cùng quý giá của dân tộc ta, nó là sự
kết tinh của cả một quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. Nó ghi lại những
kết quả của trí tuệ, óc sáng tạo về kinh tế, chính trị, khoa học.... của con

người.Ngày nay,cùng với sự đi lên của đất nước ,sự phát triển nhanh và mạnh
của nền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan tổ chức với những quy
mô lớn nhỏ loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú . Mỗi cơ quan tổ chức
doanh nghiệp đều có cách tổ chức sắp xếp bộ máy hoạt động riêng cho phù hợp
với tiến trình đi lên hội nhập của doanh nghiệp tổ chức .Trong bất cứ một doanh
nghiệp nào ,văn bản giấy tờ luôn là cầu nối giữa các doanh nghiệp , giữa các tổ
chức kinh tế ,giữa nhà nước và nhân dân ,giữa doanh nghiệp và khách hàng.Vì
vậy công tác Văn thư _Lưu trữ có vai trò rất lớn không thể thiếu trong các đơn
vị hành chính sự nghiệp,các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh .Bởi mọi văn bản
giấy tờ đều được tập trung vào đầu mối là bộ phận văn thư – lưu trữ để quản lý
và sử dụng hiệu quả .Có thể nói công tác Văn thư –Lưu trữ là cánh tay đắc lực
giúp cho lãnh đạo cơ quan nắm bắt được tình hình hoạt đọng của cơ quan.Làm
Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh
K1B

1

Lớp: Lưu trữ học


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xã , kịp thời những
quyết định quản lý .Trên cơ sở đó ban lãnh đạo đưa ra được những quyết sách
đúng đắn đảm bảo có lợi cho doanh nghiệp.
Ngày nay các doanh nghiệp tư nhân và hộ doanh nghiệp cá thể đã phát
triển nhanh cả về số lượng và chất lượng góp phần quan trọng vào phát triển
kinh tế - xã hội của đất nước .Cùng với sự phát triển về số lượng ,năng lực của
kinh tế tư nhân trong nền kinh tế cũng tăng lên đáng kể .Đặc biệt , xuất hiện
nhiều ngành nghề mới ,sản phẩm mới , đáp ứng nhu cầu của xã hội .vì vậy em

đã chọn Công Ty Cổ Phần Tư Vấn Tường Việt.
Lý luận và thực tiễn là hai phạm trù triết học có mối quan hệ biện chứng
qua lại, tác động và bổ sung cho nhau. Trong mọi lĩnh vực của đời sống, lý luận
luôn là tiền đề, là cơ sở để ứng dụng vào thực tiễn và thực tiễn khách quan sinh
động sẽ giúp ta bổ sung nhằm hoàn thiện lý luận. Nhận thức được tầm quan
trọng của việc gắn liền lý luận với thực tiễn nên trong chương trình đào tạo của
Trường Đại học Nội vụ Hà nội, sau khi học xong chương trình lý thuyết, sinh
viên sẽ được đi kiến tập thực tế tại các cơ quan tổ chức ,doanh nghiệp để cho
sinh viên sau khi ra trường không bị bỡ ngỡ về công việc mình đang học và hiểu
rõ hơn về ngành mà mình đã chọn,cho nên việc kiếp tập là hết sức cần thiết.Mục
đích của đợt kiến tập này là:
-Giúp cho sinh viên có thể vận dụng tối đa những kiến thức đã học vào
thực tiễn, gắn chặt lý thuyết với thực hành trên cơ sở đó nắm vững về trình độ
chuyên môn nghiệp vụ.
-Trang bị cho sinh viên những kiến thức từ thực tế ,nâng cao năng lực ,rèn
luyện kỹ năng cũng như phẩm chất đạo đức nghề nghiệp ,giúp cho sinh viên làm
quen với công việc phải làm sau khi ra trường và có cái nhìn đầy đủ hơn về công
tác lưu trữ, nâng cao hơn nữa về nghề nghiệp của mình.
Thực hiện kế hoạch đào tạo của Đại Học Nội Vụ Hà Nội ,được sự đồng ý
tiếp nhận của Công ty cổ phần tư vấn xây dựng Tường Việt em đã kiến tập tại
cơ quan từ ngày 20/4/2015 đến ngày 24/4/2015.
Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh
K1B

2

Lớp: Lưu trữ học


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Qua 1 tháng kiến tập tại Công ty ,tôi đã có điều kiện để khảo sát thực tế
và trực tiếp thực hành một số khâu nghiệp vụ công tác Văn thư –Lưu trữ .Trong
thời gian ngắn kiến tập dưới sự chỉ bảo của thầy , cô giáo trong khoa Văn Thư –
Lưu trữ và cán bộ hướng dẫn trong quá trình kiến tập tại Công ty,đã giúp đỡ tôi
hoàn thành đợt kiến tập và bài báo cáo của mình .
Bản thân mới là sinh viên ra trường lần đầu tiên tiếp xúc với công việc nên
không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Kính mong quý thầy cô trong
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội ,Khoa Văn Thư –Lưu Trữ cùng với các cán bộ
lưu trữ trong cơ quan kiến tập tạo điều kiện giúp đỡ và đóng góp ý kiến để báo
cáo này được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà nội, ngày 27 tháng 05 năm 2015
Sinh Viên
Lê Hoàng Phương Oanh

Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh
K1B

3

Lớp: Lưu trữ học


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B. NỘI DUNG
CHƯƠNG I
GIỚI THIỆU CHỨC NĂNG ,NHIỆM VỤ,CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA CƠ QUAN

1.Lịch sử hình thành ,chức năng nhiệm vụ ,quyền hạn ,cơ cấu tổ chức của
Công ty cổ phần tư vấn xây dựng Tường Việt .
1.1. Sơ lược về sự ra đời và phát triển của CTCP tư vấn xây dựng
Tường Việt
Công ty cổ phần Tư vấn Xây dựng Tường Việt tên giao dịch Quốc tế là :
TUONG VIET CONSULTANCY CONSTUCTION JOIN STOCK COMPANY
Công ty cổ phần tư vấn xây dựng Tường Việt được thành lập theo giấy
phép kinh doanh số 0700265650 do phòng kinh doanh Sở KHĐT tỉnh Hà Nam
cấp ngày 16/12/2008.
Là doanh nghiệp thành lập vào 2008 nhưng thực tế các sáng lập viên công
ty có một thời gian chuẩn bị kỹ và từ lâu cho kế hoạch sản xuất của doanh
nghiệp để có hướng phát triển bền vững .
Công ty CP tư vấn xây dựng Tường Việt địa chỉ chính số 10 ,ngõ 144
,đường Lê Công Thanh , phường Trần Hưng Đạo ,thành phố Phủ Lý ,tỉnh Hà
nam
Công ty là một doanh nghiệp tư nhân hoạt động theo phương thức hoạch
toán độc lập có tư cách pháp nhân có con dấu riêng và có tài khoản riêng tại các
ngân hàng .
Công ty có trụ sở giao dịch tại số 204 Đinh Tiên Hoàng ,phường Trần
Hưng Đạo ,thành phố Phủ Lý ,tỉnh Hà nam ,với những ngành xây dựng nổi trội
CTCP tư vấn xây dựng Tường Việt đã xây dựng được hệ thống phân phối phủ
khắp các tỉnh thành trên toàn quốc .
Sự ra đời của CTCP tư vấn xây dựng Tường Việt có ý nghĩa đặc biệt quan
trọng đối với ngành xây dựng hiện nay .Công ty luôn thay đổi công nghệ để đáp
ứng kịp thời nhu cầu sử dụng của người tiêu dùng.
Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh
K1B

4

Lớp: Lưu trữ học


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2.Chức năng ,nhiệm vụ ,quyền hạn của Công ty cổ phần tư vấn xây
dựng Tường Việt
1.2.1.Chức năng
Công ty cổ phần tư vấn xây dựng Tường Việt là doanh nghiệp hoạch toán
độc lập , có con dấu riêng và có tư cách pháp nhân và được xây dựng cho phép
mở rộng hoạt động tư vấn trong và ngoài nước với các ngành nghề kinh
doanh .Với các chức năng cụ thể sau:
- Thiết kế kiến trúc và kết cấu công trình : Dân dụng ,công nghiệp , giao
thông ( cầu đường …) thủy lợi , kết cấu thép , công trình cấp thoát nước , công
trình điện , các hệ thống kỹ thuật liên quan đến công trình
- Thẩm tra thiết kế kỹ thuật thi công và dự toán công trình
- Lập quy hoạch đô thị , khu công nghiệp ,nông thôn và các dịch vụ tư vấn
khác .Tư vấn giám sát thi công và các dự toán công trình dâm dụng ,công
nghiệp, hạ tầng kỹ thuật ,giao thông vận tải ,thủy lợi ,thủy điện .
- Kiểm định ccoong trình xây dựng và các dịch vụ hỗ trợ xây dựng khác .
Tư vấn quản lý dự án đầu tư xây dựng .
- Khảo sát địa hình ,địa chất ,lập dự án xây dựng
- Xây dựng công trình : Dân dụng ,công nghiệp , giao thông , thủy lợi .
- Lắp đặt thiết bị cho các công trình xây dựng
- Mua bán vật liệu xây dựng (gạch ,ngói ,xi măng ,đá cát ,sỏi ..)
- Mua bán hàng trang trí nội thất ,mua bán sắt thép .
- Vận tải hàng hóa bằng đường bộ ,vận tải hàng hóa bằng đường thủy nội
địa .
- Cho thuê phương tiện máy móc ,thiết bị công trình
- Mua bán ,lắp đặt máy móc , thiết bị phục vụ ngành công nghiệp ,nông

nghiệp ,xây dựng ,giao thông, cơ khí thiết bị bưu chính viễn thông ,tin học ,
trang thiết bị văn phòng, điện tử , điện lạnh , thiết bị cấp thoát nước , thiết bị
phòng cháy chữa cháy ,phụ tùng ô tô xe máy .
- Xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh .
Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh
K1B

5

Lớp: Lưu trữ học


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2.2.Nhiệm vụ ,quyền hạn
- Vốn và tài sản chịu trách nhiệm đối với các khoản nợ trong phạm vi số
vốn do công ty quản lý.
- Bảng cân đối kế toán, các quỹ theo quy định cura Nghà nước và hướng
dẫn của Tổng công ty .
- Điều lệ và tổ chức hoạt động , bộ máy quản lý và điều hành
- Công ty chịu sự quản lý của Nhà nước , Bộ xây dựng ,các cơ quan bộ
,Tỉnh , Thành phố trực thuộc Trung ương, đồng thời chịu sự quản lý của các cơ
quan này với tư cách là cơ quan thực hiện quyền của chủ sở hữu đối với doanh
nghiệp và các quy định khác của pháp luật .
- Công ty có quyền quản lý, sử dụng vốn tài sản đất đai ,tài nguyên và
nguồn lực do Tổng công ty giao theo quy định tại điều lệ tổ chức ,hoạt động của
Tổng công ty và các quyền lực khác theo quy định của pháp luật để thực hiện
các mục tiêu ,nhiệm vụ được giao và yêu cầu sản xuất kinh doanh .
- Công ty có quyền tự chủ kinh doanh và tự chịu trách nhiệm về tài chính
theo quy định vê tài chính của Công ty ,chịu sự ràng buộc và quyền lợi và nghĩa

vụ đối với Tổng công ty theo quy định tại điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng
công ty .
- Tổ chức bộ máy quản lý điều hành và tổ chức sản xuất kinh doanh phù
hợp với mục tiêu , nhiệm vụ của Tổng công ty giao và yêu cầu sản xuất kinh
doanh của Công ty
- Công ty có quyền tuyển chọn bố trí,sử dụng và cho thôi việc đối
CBCNV trong đơn vị theo luật Lao động và các quy định khác của pháp luật
- Công ty có quyền kinh doanh những ngành nghề phù hợp với mục tiêu
và nhiệm vụ của Tổng công ty giao
- Công ty đượ hình thành các quỹ phát triển sản xuất ,quỹ khen thưởng ,
quỹ phúc lợi theo quy định của Bộ Tài chính
1.3.Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần tư vấn xây dựng Tường Việt
Giám đốc công ty là người đứng đầu bộ máy giữ vai trò chỉ đạo chung
Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh
K1B

6

Lớp: Lưu trữ học


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thaeo chế độ và luật định , đòng thời Giám đốc là người chịu trách nhiệm và kết
quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Giúp việc cho giám đốc là phó giám đốc phụ trách về các mặt kinh tế ,kế
hoạch , kỹ thuật và một kế toán trưởng tham gia giúp Giám đốc về tình hình tài
chính và tổ chức hoạch toán của công ty.
Công ty có chức năng nhiệm vụ là chăm lo đào tạo và bồi dưỡng phát
triển nguồn nhân lực vừa sản xuất và cung cấp kinh doanh . Chính vì vậy cơ cấu

tổ chức của Công ty ngoài những điểm giống còn có những điểm khác so với cơ
cấu tổ chức của các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước .Là một Công ty còn
có thêm Hội đồng Quản trị vừa có chức năng tư vấn cho Giám đốc Công ty vừa
đại diện cho quyền làm chủ của nhân viên làm việc cho công ty.
Các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ thuộc khối cơ quan Công ty:
- Hội đồng quản trị
- Ban giác đốc
- Phòng tổ chức hành chính
- Phòng kế hoạch vật tư
- Phòng thiết kế
- Phòng kỹ thuật
- Phòng tài chính kế toán
- Phòng kiểm định công trình
1.3.1.Chức năng ,nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng chức năng thuộc
Công ty cổ phần tư vấn xây dựng Tường Việt
1.3.1.1. Phòng Hành Chính –Tổ chức
Quản lý, chỉ đạo công tác quản trị, văn phòng, văn thư, lưu trữ, lễ tân,
ngoại giao, tiếp khách;
Là bộ máy giúp việc thường xuyên và quan trọng cho công ty, là nơi thu
thập xử lý thông tin và tham mưu cho lãng đạo Công ty.
Giúp các thành viên trong Hội đồng quản trị, Ban giám đốc sắp xếp lịch
công tác, tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo Công ty.
Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh
K1B

7

Lớp: Lưu trữ học

Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Đảm bảo môi trường, vệ sinh công cộng trong Công ty và các phòng làm
việc thuộc khối cơ quan Công ty.
Thực hiện một số công việc khác được giao.
Để thực hiện chức năng trên Phòng Tổ chức Hành chính có những nhiệm
vụ sau:
- Nghiên cứu đề xuất và tổ chức thực hiện các phuong án sắp xếp cải tiến
tổ chức sản xuất và quản lý .
-Nghiên cứu ,xây dựng đề xuất ,tổ chức thực hiện quy hoạch cán bộ , đề
bạt cán bộ , công tác tuyển dụng và đào tạo , bổ sung cán bộ , công nhân đáp
ứng nhu cầu sản xuất , quản lý .
-Tổ chức tiếp nhận quản lý đội ngũ cán bộ công nhân ,điều phối hợp lý ,
quản lý tốt hồ sơ nhân sự , giải quyết đúng đắn việc thuyên chuyển ,khen thưởng
,kỷ luật , nghỉ chế độ theo Luật lao động , các Nghị định , Pháp lệnh , chính sách
khác đối với người lao động .
-Thực hiện rà soát trích nộp bảo hiểm xã hội xã hội định kỳ cho người lao
động theo quy định của Luật lao động .
- Soạn thảo , trình duyệt ,ban hành hướng dẫn và kiểm tra , đôn đốc ,báo
cáo , việc thực hiện các văn bản co liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng
.
-Quản lý toàn bộ tài sản đất đai ,nhà cửa , các trang thiết bị và dụng cụ
văn phòng của cơ quan công ty .
-Tiếp nhận ,uản lý công văn giấy tờ , tổ chức thực hiệ tốt công tác văn thư
, lưu trữ ,in ấn tài liệu .
-Quản lý và sử dụng con dấu
-Thực hiện tốt công tác bảo vệ ,phòng chống cháy nổ trong cơ quan
-Quản lý và điều hành tổ xe phục vụ đưa đón cán bộ đi công tác đảm bảo
an toàn đúng thời gian
- Phục vụ nơi làm việc của các đồng chí lãnh đạo khi tiếp khách và hội

họp.
Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh
K1B

8

Lớp: Lưu trữ học


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Mua sắm trang thiết bị văn phòng và văn phòng phẩm .
- Đảm bảo thông tin liên lạc ,điện nước trong cơ quan .
- Tổ chức mạng lưới y tế , chăm sóc sức khỏe vệ sinh phòng bệnh đặc biệt
quan tâm đến đội ngũ cán bộ
- Mua sắm trang thiết văn phòng và văn phòng phẩm
- Đảm bảo thông tin liên lạc ,điện nước trong cơ quan
-Tổ chức mạng lưới trong y tế ,chăm sóc sức khỏe vệ sinh phòng bệnh đặc
biệt quan tâm đến đội ngũ cán bộ công tác tại hiện trường ,mua bảo hiểm y tế ,
tổ chức khám sức khỏe định kỳ hàng năm cho cán bộ công nhân viên
-Liên hệ với chính quyền địa phương nơi Công ty đóng trụ sở để giải
quyết những vấn đề liên quan.
Để thự hiệ tốt chức năng và nhiệm vụ của mình ,Phòng tổ chức hành
chính phải quan hệ chặt chẽ với phòng ban trong Công ty,các đơn vị trực thuộc
Công ty để chỉ đạo ,hướng dẫn nhắc nhở về công tác nghiệp vụ văn phòng và
các lĩnh vực mà Lãnh đạo phân công .
Được ủy quyền ký các văn bản như : Báo cáo công tác văn phòng hàng
tháng ,quý , năm , các loại công văn đôn đốc nhắc nhở các phòng ban , đơn vị
trực thuộc thực hiện ý kiến chỉ đạo của Công ty,ký các thông báo , giấy mời ,
giấy giới thiệu , giấy đi đường …

Được chủ động bố trí ,săp xếp nhân lực trong Phòng để phát huy tốt năng
lực của cán bộ công nhân viên đạt hiệu quả cao trong công việc .
1.3.1.2. Phòng tài chính kế toán
- Thực hiện nhiệm vụ kế toán chi phí:
Thực hiện lập các chứng từ, bảng kê thanh toán các chế độ cho Cán bộ
công nhân viên khối Văn phòng Công ty cổ phần tư vấn xây dựng Tường Việt,
lực lượng cộng tác viên toàn Công ty theo đúng các Quy chế tiền lương, Quy
chế cộng tác viên của Công ty.
Theo dõi và rà soát các chứng từ thanh toán qua ngân hàng và tính hợp lệ
của khoản đã chi để thực hiện thanh toán theo quy định.
Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh
K1B

9

Lớp: Lưu trữ học


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Rà soát theo dõi chứng từ công nợ phải thu phải trả, các khoản mua sắm
hàng hóa và hạch toán báo cáo theo quy định.
Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ chứng từ mua sắm hàng hóa, hợp đồng
kinh tế… của các bộ phận liên quan.
Tổng hợp số liệu để báo cáo theo yêu cầu của cơ quan nhà nước: báo cáo
thuế, báo cáo tài chính.
Trực tiếp quan hệ cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội trong việc giải quyết các
thủ tục, chế độ báo cáo liên quan.
Kiểm tra chứng từ đã chi về tính hợp lệ của khoản chi để phát hiện báo
cáo Trưởng phòng, lãnh đạo Công ty điều chỉnh những sai sót.

Nghiên cứu Luật Kế toán và các văn bản quy định của Nhà nước (thuế,
tài chính, bảo hiểm, tiền lương, kế toán…) của Công ty cổ phần tư vấn xây dựng
Tường Việt để thực hiện đúng các quy định.
- Thực hiện nhiệm vụ kế toán tổng hợp:
Xây dựng kế hoạch công tác kế toán.
Lập các bảng biểu ngoài chương trình kế toán để hạch toán, quyết toán
quy, năm.
Hạch toán kế toán chi tiết các nghiệp vụ, chứng từ, liên kết cân đối chứng
từ kế toán, lưu chuyển tiền tệ gầm tất cả các phiếu chi, thu, tất cả các chứng từ
tiền gửi ngân hàng để liên kết phân loại xử lý trong chương trình kế toán.
Kiểm kê, lập kế hoạch kiểm kê, tổng hợp xử lý số liệu, lập các báo cáo
kiểm kê.
Thực hiện các loại báo cáo, số dư tiền mặt, tiền gửi đến một thời điểm,
kiểm kê quỹ tiền mặt…
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Gíam đốc Công ty giao.
Chịu trách nhiệm trước Gíam đốc Công ty, trước pháp luật các công việc
thực hiện.
Được chủ động quan hệ với các đối tác, các đơn vị trong Công ty để triển
khai thực hiện nhiệm vụ chuyên môn.
Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh
K1B

10

Lớp: Lưu trữ học


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.Chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn, của bộ phận văn thư lưu trữ trong

cơ quan
Quản lý, chỉ đạo công tác quản trị, văn phòng, văn thư, lưu trữ, lễ tân,
ngoại giao, tiếp khách;
Là bộ máy giúp việc thường xuyên và quan trọng cho công ty, là nơi thu
thập xử lý thông tin và tham mưu cho lãng đạo Công ty.
Giúp các thành viên trong Hội đồng quản trị, Ban giám đốc sắp xếp lịch
công tác, tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo Công ty.
Nghiên cứu, soạn thảo các nội quy, quy chế về tổ chức lao động trong nội
bộ Công ty.
Giải quyết các thủ tục về việc hợp đồng lao động, tuyển dụng, điều động,
bổ nhiệm, miễn nhiệm, cho thôi việc đối với cán bộ công nhân.
Phối hợp với Ban chấp hành công đoàn, soạn thảo thỏa ước lao động tập
thể hàng năm.
Tham mưu cho Giám đốc trong việc giải quyết chính sách, chế độ đối với
người lao động theo quy định của Bộ luật Lao động. Theo dõi, giải quyết các
chế độ, chính sách về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, tai
nạn lao động, hưu trí, chế độ nghỉ việc do suy giảm khả năng lao động, các chế
độ chính sách khác có liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ cho cán bộ, công nhân.
Nghiên cứu, đề xuất các phương án cải tiến tổ chức quản lý, sắp xếp cán
bộ, công nhân cho phù hợp với tình hình phát triển sản xuất-kinh doanh.
Xây dựng phương án về quy hoạch đội ngũ cán bộ, lực lượng công nhân
kỹ thuật của doanh nghiệp, đề xuất việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, đào tạo, bồi
dưỡng cán bộ.
Lập kế hoạch, chương trình đào tạo hàng năm và phối hợp với các phòng
ban nghiệp vụ thực hiện.
Giải quyết các thủ tục chế độ chính sách khi cử người đi học, đào tạo, bồi
dưỡng kiến thức.
Quản lý con dấu của doanh nghiệp theo quy định về quản lý và sử dụng
Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh
K1B

11

Lớp: Lưu trữ học


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
con dấu của Bộ Công an.
Đóng dấu, vào sổ văn bản đến và đi, lưu trữ theo quy định.
Chuyển phát văn bản của doanh nghiệp đến nơi nhận, hoặc qua bưu điện
đến nơi nhận. Tiếp nhận và chuyển các văn bản đến Giám đốc hoặc thư ký giám
đốc. Chuyển các văn bản đến các phòng ban chức năng để xử lý theo yêu cầu
của giám đốc.
Là thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng, Hội đồng kỷ luật của
doanh nghiệp, thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật. Là thường trực
giúp việc Ban chỉ đạo thực hiện quy chế dân chủ của doanh nghiệp. Có trách
nhiệm đôn đốc, tiếp nhận thông tin, báo cáo của các đơn vị, tổng hợp báo cáo
lãnh đạo. Theo dõi, nhận xét cán bộ, công nhân để đề xuất việc xét nâng lương,
thi nâng bậc hàng năm.
Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc của doanh nghiệp. Lập kế
hoạch mua sắm trang thiết bị trình giám đốc phê duyệt. Thực hiện công tác kiểm
tra, kiểm kê tài sản, các trang thiết bị làm việc của Văn phòng định kỳ hàng năm
theo quy định.
Quản lý và điều phối xe ô tô phục vụ cán bộ doanh nghiệp đi công tác.
Chuẩn bị cơ sở vật chất và tổ chức khánh tiết các ngày lễ, đại hội, hội nghị, cuộc
họp… Mua sắm văn phòng phẩm phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp.
Lập các báo cáo thống kê liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng
theo định kỳ tháng, quý, năm gửi giám đốc theo yêu cầu.

Soạn thảo các văn bản liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng.
Lưu trữ, bảo quản hồ sơ hình thành trong quá trình thực hiện chức năng,
nhiệm vụ của phòng. Quản lý hồ sơ cán bộ, công nhân đang công tác tại doanh
nghiệp theo quy định.
Đảm bảo môi trường, vệ sinh công cộng trong Công ty và các phòng làm
việc thuộc khối cơ quan Công ty.
Thực hiện một số công việc khác được giao.
Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh
K1B

12

Lớp: Lưu trữ học


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG 2:CÔNG TÁC VĂN THƯ ,LƯU TRỮ
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN XÂY DỰNG TƯỜNG VIỆT
2.1.Thực tiễn công tác văn thư
2.1.1.Công tác tổ chức văn thư của Công ty
Công tác văn thư là hoạt động nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục
vụ công tác chỉ đạo ,điều hành và quản lý một cách hiệu quả nhất .Nó bao gồm
các công việc về tổ chức quản lý văn bản , tiếp nhận giải quyết văn bản hình
thành trong quá trình hoạt động của công ty .Trong phòng Tổ chức Hành chính
công tác văn thư là một trong những nội dung công việc hết sức quan trọng ,ảnh
hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác , đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của
đơn vị .Từ những nhận thức đó ,trong nhiều năm qua công tác văn thư của công
ty được tổ chức tương đối chặt chẽ ,đáp ứng được các yêu cầu ,nhiệm vụ của

công ty .
Hiện nay bộ phận văn thư của công ty chưa có cán bộ chuyên trách mà
còn kiêm nhiệm (nhân viên văn thư đảm nhiệm thêm cả công việc thủ kho vật tư
văn phòng phẩm ) .Do đặc thù của công ty là một đơn vị tư vấn ,thiết kế trực
tiếp sản xuất kinh doanh nên khối tài liệu tương đối nhiều .Để thuận tiện trong
việc tra tìm tài liệu phục vụ công tác nên các phòng ban ,đơn vị đều có một cán
bộ làm công tác chuyên môn đôi khi làm công tác công văn giấy tờ riêng của
phòng ban ,đơn vị mình
Nhiệm vụ chính của văn thư là:
-Tiếp nhận và chuyển giao công văn đi ,công văn đến
Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh
K1B

13

Lớp: Lưu trữ học


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
-Xây dựng danh mục hồ sơ và lưu trữ hồ sơ hiện hành
- Phục vụ tra tìm tài liệu
- Thực hiện công tác bảo mật thông tin ,tài liệu .
Từ những nhiệm vụ trên cho thấy công việc của bộ phận văn thư rất rộng, liên
quan đến nhiều bộ phận ,CBCNV trong cơ quan.
2.1.2.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Công ty cổ phần tư vấn xây dựng Tường Việt là một đơn vị sản xuất kinh
doanh nên việc saojn thảo văn bản chủ yếu là theo chức năng nhiệm vụ được
giao của các phòng ban ,đơn vị và các cán bộ chuyên viên kỹ thuật nghiệp vụ
trong công ty.

Văn bản thuộc lĩnh vực của phòng ban ,đơn vị nào thì phòng ban ,đơn vị
đó soạn thảo.Trình tự các bước tiến hành soạn thảo theo hướng dẫn số :HDTCHC-01 ban hành ngày 11/4/2002 trong hệ thống quản lý chất lượng quốc tế
ISO 9001:2000, nhìn chung đạt yêu cầu ,đúng thẩm quyền ban hành ,bảo đảm
đúng thể thức quy định .Nội dung văn bản có chất lượng tốt .
Qua khảo sát thực tiễn ,quy trình soạn thảo văn bản tại công ty được thực
hiện hteo đúng các bước sau : khi cán bộ ,chuyên viên các phòng ban ,đơn vị
được phân công giải quyết của một văn bản đến ,căn cứ vào yêu cầu giải quyết
từng văn bản cần phải soạn thảo theo một văn bản mới để xử lý, giải quyết hoặc
trao đổi ,cán bộ chuyên viên đó tiến hành soạn thảo một văn bản mới trên máy
tính ,sau đó đưa lãnh đạo phòng ký nháy duyệt nội dung văn bản ,chuyển phòng
Tổ chức hành chính để kiểm tra thể thức của văn bản và trình ký lãnh đạo công
ty .Sau khi văn bản được ký chính thức ,văn thư chịu trách nhiệm đăng ký số
,vào sổ công văn đi , nhân bản ,đóng dấu rồi chuyển theo nơi nhận được ghi
trong văn bản .
Theo thẩm quyền ban hành văn bản ,công ty được phép ban hành các loại
văn bản sau : Quyết định , tờ trình ,thông báo báo cáo ,công văn hành chính ,
hợp đồng kinh tế ,hợp đồng lao động ,biên bản ,đề án ,các nội quy ,quy chế ,điều
lệ hoạt động của đơn vị .
Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh
K1B

14

Lớp: Lưu trữ học


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tất cả các loại văn bản đều được đánh số theo dõi chung vào sổ công văn
đi của văn thư ,cụ thể :

- Năm 2004 ban hành 987 văn bản .
- Năm 2005 ban hành 1306 văn bản.
-Năm 2006 ban hành 1657 văn bản .
Đối với những văn bản quan trọng như : Điều lệ ,kế hoạch năm đề án ..trước
khi trình duyệt nội dụng bộ phận chịu trách nhiệm soạn thảo phải xin ý kiến
lãnh đạo tổ chức các cuộc họp để lấy ý kiến đóng góp cho bản dự thảo .
Nhìn chung công tác soạn thảo văn bản ở Công ty cổ phần tư vấn xây
dựng Tường Việt được tiến hành tương đối chặt chẽ nền nếp đảm bảo đúng
thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản.Tuy nhiên theo quy trình sọan thảo
văn bản của công ty như hiện nay thì cũng còn nhiều hạn chế do trình độ
nhận thức ,hiểu biết về tầm quan trọng của việc ban hành văn bản còm kém ,
năng lực của cán bộ soạn thảo văn bản không đồng đều do phần lớn cán bộ
soạn thảo là kiêm yếu kém ,thiếu logic ,ngôn ngữ sử dụng trong văn bản còn
thiếu chuẩn xác ,dài dòng ,đặc biệt là các văn bản mang tính pháp lý cao như
các quy định ,quy chế ,điều lệ sử dụng từ ngữ ,câu tối nghĩa ,không rõ ràng
nên gây khó khăn cho việc thực hiện .
2.1.3.Công tác quản lý công văn đi –đến
Công văn đi, công văn đến của công ty cổ phần tư vấn xây dựng Tường
Việt đều tập trung một đầu mối ở văn thư của phòng Tổ chức Hành chính .
2.1.3.1.Đối với công văn đi
Việc quản lý công văn đi được văn thư cơ qaun thực hiện theo một quy
trình tương đối chặt chẽ :Văn thư tiếp nhận tài liệu ,văn bản từ các phòng ban
,đơn vị xin trình ký lãnh đạo công ty , chuyển cho phòng xem xét thể thức
,tính hợp pháp của văn bản .Sau khi đã hoàn tất về thể thức văn bản Trưởng
phòng chuyển cho trợ lý giám đốc trình lão đạo ký duyệt ,sau đó chuyển cho
văn thư đăng ký số , ngày tháng ban hành văn bản , vào sổ công văn đi , nhân
bản ,đóng dấu .Bản chính lưu tại văn thư ,1 bản photo đóng dấu đỏ chuyển
cho bộ phận soạn thảo ,còn lại chuyển đến nơi nhận theo yêu cầu của tác giả
Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh
K1B

15

Lớp: Lưu trữ học


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
văn bản

Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh
K1B

16

Lớp: Lưu trữ học


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
SƠ ĐỒ QUY TRÌNH XỬ LÝ CÔNG VĂN ĐI :
SƠ ĐỒ QUẢN LÝ CÔNG VĂN ĐI

Tiếp
nhận
công
văn tài
liệu
xin
trình

ký

Xem
xét thể
thức nội
dung
tính
hợp
pháp
của tài

Cho số
ký hiệu
ngày
tháng
ban
hành
văn bản
nhân
bản

Trình
ký

liệu

Đóng
dấu lưu
công
văn ,tài

liệu

Chuyển
công
văn tài
liệu đi
các nơi
nhận

Do phạm vi hoạt động rộng nên khối lượng văn bản của công ty ban hành
tương đối nhiều, vì vậy để thuận tiện cho việc theo dõi ,quản lý tất cả các văn
bản ,tài liệu do công ty ban hành được cập nhật trên sổ công văn đi ; 1 sổ đăng
ký công văn đi nội bộ công ty, 1 sổ công văn đi của Tổng công ty.Việc vào sổ
đăng ký công văn đi được thực hiện theo mẫu số in sẵn của Cục Lưu trữ Nhà
nước
2.1.3.2.Đối với công văn đến
Công văn ,tài liệu đến Công ty qua nhiều hình thức : gửi trực tiếp , gửi tay
,gửi qua bưu điện , fax….từ các cơ quan bên ngoài . Nhiệm vụ của văn thư là
tiếp nhận công văn ,phân loại , đóng dấu công văn đến ( trên dấu công văn đến
ghi số đến, ngày tháng đến ) đối với tất cả các loại tài liệu công văn đến chỉ trừ
công văn gửi đích danh trong phong bì và công văn gửi đến có đóng dấu mật
.Sau đó chuyển cho trợ lý giám đốc trình giám đốc hoặc phó giám đốc phụ trách
từng lĩnh vực mà đã được Giám đốc công ty ủy quyền

chỉ

đạo

,theo

dõi

.Giám đốc hoặc phó giám đốc căn cứ chức năng nhiệm vụ của phòng ban nghiệp
vụ ,các đơn vị trực thuộc để cho ý kiến xử lý cụ thể :
-Công văn của các tổ chức , cá nhân gửi đến( không thuộc diện văn bản chính
sách,chế độ ), các báo cáo thống kê …thuộc lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ thì
Trường phòng Tổ Hành chính được quyền phê chuyển trực tiếp đến các phòng
Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh
K1B

17

Lớp: Lưu trữ học


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
ban chuyên môn
-Đối với những loại văn bản như : Đề nghị bổ nhiệm ,miễn nhiệm ,khen thưởng
…thì Trưởng phòng Tổ chức Hành chính phải trực tiếp trình giám đốc phê
chuẩn .
Sau khi đã có ý kiến phê chuẩn của lãnh đạo công ty trợ lý Giám đốc chuyển lại
cho văn thư vào sổ công văn đến( theo mẫu in sẵn của Cục Lưu trữ Nhà
nước ),in sao theo số lượng các bộ phận cần gửi , khi chuyển công văn cho các
bộ phận thực hiện phải có chữ ký của người nhận.
Riêng việc quản lý công văn ,tài liệu mật được thực hiện theo quy chế bảo mật
của công ty và của Cục Lưu Trữ Nhà nước .Công văn ,tài liệu mật được lưu trữ
riêng và được chuyển trực tiếp cho người nhận không qua trung gian ,sau khi
giải quyết xong được thu hồi bảo quản tại lưu trữ của Công ty theo chế độ quản
lý tài liệu mật.

2.1.3.4. Công tác quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu được sử dụng trong các cơ quan ,đơn vị kinh tế các tổ chức xã
hội ,các lực lượng vũ trang và một số chức danh .. khẳng định giá trị pháp lý của
văn bản thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan đơn vị ,tổ
chức và công dân.Để thực hiện nghiêm chỉnh công tác này ,ngày 22 tháng 9 năm
1963 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 62/CP quy định về việc quản lý và sử
dụng con dấu .Trên cơ sở này công ty đã thực hiệ đúng theo các quy định của
Ngị định .
Con dấu của công ty là dấu tròn không mang hình quốc hiệu ,dấu có đóng
lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.Đối với một số văn bản như bản thảo ,chương
trình hội nghị .. thì được đóng dấu treo ở trang đấu tiên góc phía bên trái của
văn bản. Văn thư cơ quan trực tiếp quản lý con dấu và chịu trách nhiệm về việc
đóng dấu vào văn bản.
Con dấu của công ty được để đúng nơi quy định ,bảo quản cẩn thận trong
tủ có khóa .Không có hiện tượng đóng dấu khống .Ngoài ra công ty còn sử dụng
một số con dấu như dấu chức danh ,dấu tên , dấu đã thẩm định ,dấu chỉ mức độ
Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh
K1B

18

Lớp: Lưu trữ học


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
khẩn ,mật ..Trong trường hợp văn thư đi vắng thì phải bàn giao con dấu lại cho
Trưởng phòng hoặc Phó trưởng phòng hành chính .
2.1.3.5.Công tác lập hồ sơ và lưu hồ sơ
Công ty cổ phần tư vấn xây dựng Tường Việt chưa có danh mục hồ sơ

hàng năm ,văn thư cơ quan do trình đọ nghiệp vụ còn hạn chế nên chưa quan
tâm đến việc lập hồ danh mục hồ sơ hằng năm và hướng dẫn lập hồ sơ trong cơ
quan mà chủ yếu chỉ sắp xếp theo thứ tự thời gian ,theo vấn đề , theo cơ cấu tổ
chức .
Việc nộp lưu tài liệu hàng năm của các phòng ban ,đoen vị trong công ty chưa
được thực hiện.
2.2.Thực tiễn công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực quản lý Nhà nước bao gồm tất cả những
vấn đề lý luận thực tiễn và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ
công tác nghiên cứu khoa học và các yêu cầu chính đáng của nhân dân.
Công tác lưu trữ luôn được lãnh đạo phòng quan tâm, Công ty cổ phần tư
vấn xây dựng Tường Việt đã thực hiện theo nguyên tắc tập trung thống nhất. Bộ
phận lưu trữ được bố trí ở một phòng riêng xuất phát từ yêu cầu nhiệm vụ công
tác lưu trữ, ban lãnh đạo cơ quan đã trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ
như máy tính, máy in, máy photo, giá đỡ, hộp đựng tài liệu…
2.2.1.Ban hành văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ.
Ngay sau khi cách mạng tháng Tám thành công, Đảng và Nhà nước ta đã
ban hành hàng loạt các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ của Công ty cổ phần tư vấn xây dựng Tường Việt đặt
dưới sự chỉ đạo của ban Gíam đốc Công ty và Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước.
Tại Công ty cổ phần tư vấn Tường Việt công tác lưu trữ được triển khai và thực
hiện theo đúng hướng dẫn của các văn bản về nghiệp vụ lưu trữ như:
- Luật lưu trữ năm 2011.
- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia.
Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh
K1B

19

Lớp: Lưu trữ học


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thông tư số 40/1998/TT-TTCP ngày 24 tháng 1 năm 1998 của Ban tổ
chức – cán bộ Chính phủ hướng dẫn tổ chức lưu trữ cơ quan nhà nước các cấp.
- Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục
Văn thư – Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu
hành chính.
- Thông tư 46/2005/TT-BNV ngày 24 tháng 7 năm 2005 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành
chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước.
- Công văn 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 về việc
hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị tại các cơ quan, tổ chức.
- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc Ban hành Quy trình "Chỉnh lý tài liệu
giấy" theo TCVN ISO 9001: 2000.
- Công văn số 203/VTLTNN-TCCB ngày 23 tháng 3 năm 2010 của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc tăng cường công tác phòng cháy chữa
cháy, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu.
- Thông tư số 15/2011/TT-BNV ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội
vụ về quy định định mức kinh tế - kỹ thuật Vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ
và Vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy.
- Công văn số 2959/BNV-VTLTNN ngày 17 tháng 8 năm 2012 của Bộ
Nội vụ về việc hướng dẫn triển khai thi hành Luật Lưu trữ.
- Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày 14/12/2012 của Bộ Nội vụ Quy
định định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị.
- Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu

lưu trữ.
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính
phủ quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.
- Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ quy định
Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh
K1B

20

Lớp: Lưu trữ học


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ

Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh
K1B

21

Lớp: Lưu trữ học


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.2.Nội dung công tác lưu trữ của cơ quan
2.2.2.1 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan.
Trong thời gian vừa qua, việc lập hồ sơ công việc tại các đơn vị ở Công ty

bước đầu có chuyển biến, tiến bộ. Một số đơn vị đã thực hiện lập hồ sơ công
việc theo đúng hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Tuy nhiên, ở
một vài đơn vị, việc lập hồ sơ của các cán bộ chưa được quan tâm đúng mức nên
việc thu, nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành hàng năm gặp nhiều khó khăn.
Việc giữ hồ sơ, tài liệu tại đơn vị, thu, nộp tài liệu chưa được lập thành hồ sơ
theo quy định còn tương đối phổ biến, gây lãng phí về thời gian, kinh phí…
2.2.2.2.Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ.
* Công tác giao nhận tài liệu vào lưu trữ tại Công ty cổ phần tư vấn xây
dựng Tường Việt được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước và Pháp
luật.
- Theo quy định của Nhà nước thì sau khi công việc kết thúc cán bộ, nhân
viên làm công tác giấy tờ công văn, cán bộ nhân viên làm công tác chuyên môn
khác nhưng có liên quan đến công văn giấy tờ phải kiểm tra lại đầy đủ tài liệu
mình đang giữ giao nộp cho cán bộ hoặc phòng lưu trữ.
Đối với hồ sơ đã nộp vào lưu trữ cơ quan đến thời hạn giao nộp vào lưu
trữ cơ quan nhưng cán bộ công chức cần giữ lại để tham khảo, giải quyết công
việc thì vẫn làm thủ tục giao nộp vào lưu trữ cơ quan nhưng sau đó làm thủ tục
cho mượn hồ sơ để dược giữ lại tài liệu.
- Theo quy định của Công ty thì cán bộ Văn thư, Lưu trữ phải thu thập tài
liệu ngay khi các đơn vị, phòng ban trực thuộc đến xin dấu tức là cán bộ Văn
thư, Lưu trữ sẽ thu lại bản gốc, những bản gốc, những bản có chữ ký trực tiếp
của lãnh đạo công ty và cất giữ cẩn thận, hàng tháng phải sắp xếp, kiểm tra lại
tài liệu mình đang giữ, nếu thiếu thì phải đến các phòng ban thu thập đầy đủ sau
đó cuối năm lập hồ sơ và nộp vào lưu trữ cơ quan.
* Thủ tục giao nhận tài liệu.
Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh
K1B

22

Lớp: Lưu trữ học


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tại Công ty, thủ tục giao nhận tài liệu được thực hiện nghiêm ngặt theo
quy định của Nhà nước. Khi các phòng, ban giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ cơ
quan thì cán bộ lưu trữ phải lập 2 bản: “Biên bản giao nhận tài liệu” có giá trị
pháp lý như nhau để mỗi bên giữ một bản.
2.2.2.3.Công tác xác định giá trị tài liệu.
Công ty cổ phần tư vấn xây dựng Tường việt tài liệu những năm trở về
trước chỉ được xác định một cách chung chung, không thường xuyên. Công ty
chưa thành lập được Hội đồng xác định giá trị tài liệu, mà việc xác định giá trị
tài liệu diễn ra dưới sự chỉ đạo của chưa thực hiện thống nhất theo quy định của
Nhà nước. Do vậy, mà kết quả đạt được là chưa cao và công tác này vẫn còn
nhiều tồn tại như: Tài liệu chưa được xác định một cách cụ thể, không rõ ràng
mà chỉ mang tính chất chung chung. Và trong khi xác định giá trị tài liệu có sự
nhầm lẫn giữa tài liệu có giá trị và tài liệu hết giá trị.
Khi xác định giá trị tài liệu những tài liệu có giá trị đã được đưa vào kho
lưu trữ để bảo quản, những tài liệu hết giá trị, tài liệu trung gian được loại ra tiêu
hủy. Muốn không nhầm lẫn tài liệu có giá trị thực tiễn cũng như giá trị lịch sử và
để xác định một cách chính xác thì mấy năm trở về đây trong khi xác định giá trị
tài liệu thì văn phòng Công ty đã tiến hành xác định giá trị tài liệu.
Trong quá trình xác định những tài liệu loại được thống kê vào danh mục tài
liệu loại. Và việc tiêu hủy tài liệu cũng đã được thực hiện nghiêm ngặt theo quy định
của cơ quan. Cán bộ Văn thư - Lưu trữ trình danh mục tài liệu loại lên cấp trên xem
xét. Sau khi cấp trên xem xét xong đồng ý cho tiêu hủy tài liệu thì mới thực hiện việc
tiêu hủy tài liệu, trong khi tiêu hủy phải có ít nhất 2 người làm chứng để đảm bảo
khách quan. Thủ tục tiêu hủy tài liệu được thực hiện nghiêm ngặt theo quy định của
công ty song vẫn còn một số hạn chế nhất định:

- Tài liệu chưa được phân loại theo đơn vị tổ chức hình thành phông;
- Mỗi loại tài liệu được thống kê không theo một trình tự nhất định.
Do đặc thù của công ty là đơn vị trực tiếp sản xuất kinh doanh nên tài liệu về
một số vấn đề có thể ở nhiều phòng khác nhau .Vì vậy , công ty cổ phần tư vấn
Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh
K1B

23

Lớp: Lưu trữ học