Khóa luận: Thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hoạt động văn phòng tại Văn phòng Uỷ ban Nhân tỉnh Hải Dương

LỜI CAM ĐOAN
Tôi là sinh viên thuộc lớp ĐH.QTVP13B của trường Đại học Nội vụ Hà
Nội. Tôi thực hiện công trình nghiên cứu khoa học với tên đề tài “Thực trạng và
giải pháp nhằm nâng cao hoạt động văn phòng tại Văn phòng Uỷ ban Nhân tỉnh
Hải Dương”. Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian
qua. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin
sử dụng trong công trình nghiên cứu này.
Hà Nội, ngày

tháng

Sinh viên

năm 2015


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài này, trong quá trình khảo sát và thu thập tổng hợp
thông tin tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình từ các cán bộ làm việc trong
UBND tỉnh Hải Dương, và các cán bộ Văn phòng tỉnh. Nhân đây, cho phép tôi
bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới các thầy cô. Đặc biệt, đối với TS.Bùi Thị
Ánh Vân bởi cô đã hướng dẫn giúp đỡ tận tình trong suốt quá trình thực hiện
đề tài. Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu tôi gặp khá nhiều khó khăn, mặt
khác do trình độ nghiên cứu còn hạn chế và những nguyên nhân khác nên dù
cố gắng song đề tài của tôi không tránh khỏi những hạn chế thiếu sót. Vì thế tôi
rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô cũng như các bạn đọc. Những ý
kiến đóng góp của mọi người sẽ giúp chúng tôi nhận ra hạn chế và qua đó
chúng tôi có thêm những nguồn tư liệu mới trên con đường học tập cũng như
nghiên cứu sau này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!

DANH MỤC VIẾT TẮT
UBND

Uỷ ban nhân dân

HĐND

Hội đồng nhân dân

CNXH

Chủ nghĩa xã hội

CNTT

Công nghệ thông tin

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................2
DANH MỤC VIẾT TẮT.....................................................................................3
MỤC LỤC............................................................................................................4

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO..........................................................7
PHỤ LỤC ............................................................................................................7
MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài:.......................................................................................1
2.Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu đề tài:..............................1
3.Mục đích nghiên cứu:...............................................................................2
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề:......................................................................2
5.Phương pháp nghiên cứu..........................................................................2
6.Đóng góp của đề tài..................................................................................3
7.Cấu trúc đề tài...........................................................................................3
CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG VĂN PHÒNG, CÔNG
TÁC VĂN PHÒNG VÀ VÀI NÉT KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG UBND
TỈNH HẢI DƯƠNG............................................................................................4
1.1.NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG,CÔNG TÁC VĂN
PHÒNG:........................................................................................................4
1.1.1.MỘT SỐ QUAN ĐIỂM VỀ VĂN PHÒNG: .....................................4
1.1.1.1.Sự tồn tại tất yếu khách quan của văn phòng: ..................................4
1.1.1.2.Khái niệm văn phòng:......................................................................4
1.1.2. VỊ TRÍ, VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG:............................................5
1.1.2.1.Vị trí của văn phòng:........................................................................5
1.1.2.2.Vai trò của văn phòng:.....................................................................5


1.1.3.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG:.............................5
1.1.3.1.Chức năng của văn phòng:...............................................................5
1.1.3.1.1:Chức năng tham mưu, tổng hợp:...................................................6
1.1.3.1.2.Chức năng giúp việc, điều hành:...................................................6
1.1.3.1.3.Chức năng hậu cần:.......................................................................6
1.1.3.2.Nhiệm vụ của văn phòng:..................................................................6
1.1.4.NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TRONG CƠ QUAN,

ĐƠN VỊ:........................................................................................................7
1.1.4.1.Cơ cấu tổ chức văn phòng:...............................................................7
1.1.4.2.Trang thiết bị văn phòng:.................................................................8
1.1.4.3.Tổ chức các cuộc họp, hội nghị:......................................................10
1.1.4.4.Soạn thảo và quản lý văn bản:.........................................................11
1.1.4.4.1Soạn thảo văn bản trong hoạt động văn phòng:...........................11
1.1.4.4.2.Quản lý văn bản:..........................................................................12
1.1.4.5.Thu thập và sử lý thông tin trong cơ quan:.....................................13
1.2. MỘT SỐ NÉT KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG UBND TỈNH HẢI
DƯƠNG:.....................................................................................................16
1.2.1.LỊCH SỬ VÀ TRUYỀN THỐNG:....................................................16
1.2.2.VAI TRÒ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA ỦY BAN NHÂN
DÂN TỈNH HẢI DƯƠNG..........................................................................17
1.2.2.1.Vai trò:.............................................................................................17
1.2.2.2.Chức năng:.......................................................................................17
1.2.2.3.Nhiệm vụ:......................................................................................18
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ............19
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẢI DƯƠNG...................................................19
2.1.HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẢI
DƯƠNG:.....................................................................................................19


2.1.1.CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
HẢI DƯƠNG:.............................................................................................19
2.1.1.1. Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, gồm:........................19
2.1.1.2. Các đơn vị trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, gồm:....19
2.1.2.VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG,NHIỆM VỤ,QUYỀN HẠN CỦA VĂN
PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẢI DƯƠNG:.............................20
2.1.2.1.Vị trí, chức năng :..........................................................................20
2.1.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn:....................................................................20

2.1.3. TRANG THIẾT BỊ :..........................................................................24
2.1.4.MỘT SỐ NGHIỆP VỤ TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH HẢI DƯƠNG:...................................................................................25
2.1.4.1.Công tác xây dựng và tổ chức thực hiện trương trình hoạt động: . .25
2.1.4.2.Công tác hành chính quản trị và hậu cần: ......................................26
2.1.4.3.Công tác tổ chức các cuộc họp, hội nghị:........................................28
2.1.4.4.Công tác tham mưu soạn thảo, ban hành và đôn đốc thực hiện văn
bản: .............................................................................................................29
2.1.4.5.Công tác văn thư, lưu trữ: ..............................................................29
2.1.4.6. Hoạt động của phòng ngoại vụ:.....................................................30
2.1.4.6.Các đơn vị sự nghiệp:......................................................................31
2.2.MỐI QUAN HỆ VÀ LỀ LỐI LÀM VIỆC TRONG VĂN PHÒNG
UBND TỈNH HẢI DƯƠNG.......................................................................32
2.2.1.MỐI QUAN HỆ VĂN PHÒNG VỚI CÁC CƠ QUAN :..................32
2.2.2.QUAN HỆ GIỮA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG VÀ ĐẢNG ỦY CƠ
QUAN:........................................................................................................33
2.2.3.QUAN HỆ GIỮA BAN LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG VỚI CÔNG
ĐOÀN,ĐOÀN THANH LIÊN, HỘI CỰU CHIẾN BINH:........................33
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẢI DƯƠNG:. .34


3.1.BỒI DƯỠNG NÂNG CAO TRÌNH ĐỘ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG:
.....................................................................................................................34
3.2.NÂNG CAO CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP:.....................35
3.3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CỒNG TÁC THÔNG TIN:.......................36
3.3.1.Bồi dưỡng nâng cao trình độ tin học, ngoại ngữ:..............................37
3.3.2.Trang bị phương tiện kỹ thuật thông tin:...........................................37
3.3.3.Xây dựng các phần mềm ứng dụng:..................................................37
3.4. NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ:............................38

3.5. NÂNG CAO CÔNG TÁC HẬU CẦN:................................................39
KẾT LUẬN CHUNG........................................................................................40
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO..........................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................2
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC


MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài:
Cho dù là cơ quan quản lý nhà nước, doanh nghiệp nhà nước, doanh
nghiệp tư nhân hay công ty đa quốc gia cũng không thể thiếu dược bộ phận văn
phòng, bộ phận này đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của cơ quan
cũng như doanh nghiệp.
Quản trị văn phòng là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học.
Trong quá trình quản lý nhà nước, hoạt động văn phòng vừa là phương tiện, vừa
là sản phẩm của quá trình đó, nó được dùng để ghi chép và truyền đạt các quyết
định quản lý, các thông tin từ hệ thống quản lý đến hệ thống bị quản lý và ngược
lại.
Trong thời kỳ đẩy mạnh Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi
phải có một cơ quan văn phòng đủ mạnh, giải quyết nhanh gọn, đảm bảo tính
chính xác, hiệu quả công việc trong nhiều mặt của đời sống kinh tế, xã hội. Đặc
biệt là công tác tham mưu, tổng hợp giúp cho lãnh đạo ra các quyết định chính
xã, điều hành bộ máy hành chính dưới quyền có hiệu quả và nâng cao chất
lượng trong quản lý, điều hành công việc của mỗi cơ quan, đơn vị.
Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong cơ cấu tổ chức của
cơ quan nhà nước. Tùy theo quy mô, tính chất, mức độ hoạt động khác nhau mà
văn phòng của các cơ quan, đơn vị được tổ chức khác nhau. Nhưng với quy mô
nào đi nữa văn phòng vẫn luôn là “cánh tay phải” đắc lực cho nhà lãnh đạo trong
việc điều hành, lãnh đạo theo chủ trương chính sách của nhà nước.

Là một sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, tôi nhận thấy vai trò
quan trọng của việc nghiên cứu các vấn đề trong hoạt động văn phòng của
UBND tỉnh mình. Qua bài nghiên cứu tôi có thể tiếp cận sâu hơn cơ quan mình
dự định xin làm việc sau khi ra trường; Đứng từ khía cạnh khách quan để hiểu rõ
những công việc cần làm trong tương lai, xác định rõ các bước cần phải thực
hiện trong hiện tại.
2.Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu đề tài:
Đối tượng nghiên cứu: “ Thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hoạt
1


động văn phòng tại Văn phòng UBND tỉnh Hải Dương”.
Phạm vi nghiên cứu: Tại Văn phòng Uỷ Ban Nhân Dân tỉnh Hải Dương
từ năm 2014-2015.
3.Mục đích nghiên cứu:
Trình bày, đánh giá về thực trạng hoạt động của văn phòng UBND tỉnh
Hải Dương, đồng thời đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của văn
phòng.
Xác định vai trò, tầm quan trọng của công tác văn phòng trong hoạt động
của UBND Tỉnh.
Khảo sát thực trạng hoạt động của văn phòng UBND tỉnh Hải Dương.
Đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động văn
phòng.
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề:
- Khóa luận tốt nghiêp: “Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu
quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành”
của tác giả Phạm Thị Huyền.
- Phạm Thị Ánh Nguyệt: “ Thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu
quả công tác văn phòng tại Sở tài nguyên và môi trường Hải Phòng” - Luận văn
thạc sĩ.

- Luận văn thạc sĩ: “ Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn
thư- Lưu trữ trong văn phòng Cơ điện và Phát triển nông thôn”.
- Tác phẩm “ Quản trị hành chính văn phòng” – Vương Thị Kim Thanh.
5.Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện nghiên cứu đề tài tôi đã thực hiện các phương pháp nghiên
cứu sau:
-Phương pháp tham khảo tài liệu cùng đề tài nghiên cứu.
-Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp.
-Phương pháp đi khảo sát thực tế tại nơi nghiên cứu.
-Phương pháp phỏng vấn để tìm hiểu thông tin và độ xác thực của hoạt
động văn phòng .
2


6.Đóng góp của đề tài
Đề tài nghiên cứu này đã góp phần đưa ra thực trạng của hoạt động văn
phòng của Văn phòng UBND tỉnh, từ đó có những giải pháp nhằm nâng cao
công tác văn phòng trong thời gian hoạt động tới.
7.Cấu trúc đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục đề tài
được chia làm 3 chương:
Chương I: Những vấn đề cơ bản trong văn phòng, công tác văn phòng
và vài nét khái quát về văn phòng UBND tỉnh Hải Dương.
Chương II: Thực trạng hoạt động văn phòng UBND tỉnh Hải Dương.
Chương III: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn
phòng UBND tỉnh Hải Dương.

3

CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG VĂN PHÒNG, CÔNG
TÁC VĂN PHÒNG VÀ VÀI NÉT KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG UBND
TỈNH HẢI DƯƠNG
1.1.NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG,CÔNG TÁC VĂN
PHÒNG:
1.1.1.MỘT SỐ QUAN ĐIỂM VỀ VĂN PHÒNG:
1.1.1.1.Sự tồn tại tất yếu khách quan của văn phòng:
Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý ở các cơ quan, đơn vị cần phải
có công tác văn phòng với những nội dung chủ yếu như: tổ chức, thu thập xử lý,
phân phối, truyền tải quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp
lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan , đơn vị… Bộ phận
chuyên đảm trách các hoạt động nói trên được gọi là văn phòng.
Chính vì vậy, trong các cơ quan, tổ chức văn phòng tồn tại là điều tất yếu
và khách quan.
1.1.1.2.Khái niệm văn phòng:
Văn phòng có thể hiểu theo nhiều khía cạnh khác nhau như sau:
- Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ
giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo của một cơ quan đơn vị. Theo quan
niệm này thì ở các cơ quan có thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn
thì thành lập văn phòng.Còn ở các cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng
là phòng hành chính tổng hợp.
- Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa
điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.
Mặc dù hiểu theo cách nào thì văn phòng vẫn có những đặc điểm chung
như sau:
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức;
Có trách nhiệm:
- Thu thập, xử lý, tổng hợp thông tin phục vụ cho nhà lãnh đạo;
- Giúp các nhà quản lý điều hành công việc;
- Đảm bảo công tác hậu cần, cơ sở vật chất nhằm hỗ trợ, phục vụ cho sự

4


điều hành của lãnh đạo cơ quan, đơn vị.
1.1.2. VỊ TRÍ, VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG:
1.1.2.1.Vị trí của văn phòng:
Văn phòng là một bộ phận vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong
bất kỳ cơ quan, đơn vị nào.Văn phòng vừa thực hiện chức năng đối nội, vừa
thực hiện chức năng đối ngoại của cơ quan đơn vị.
Văn phòng là “bộ máy” giúp việc cho Thủ trường cơ quan trong việc xác
định quy trình công tác chung, tham mưu, đưa ra các biện pháp để Thủ trưởng
cơ quan tổ chức, điều hành bộ máy thuộc quyền hạn của mình để thực hiện công
tác đã đề ra;
Văn phòng là nơi có nguồng thông tin quan trọng nhất, thường xuyên
nhất phục vụ vai trò quản lý, lãnh đạo, kiểm tra của Thủ trưởng cơ quan;
Như vậy, công tác văn phòng có vị trí quan trọng trong quá trình hoạt
động của cơ quan, làm tốt công tác văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào kết
quả hoạt động chung của cơ quan.
1.1.2.2.Vai trò của văn phòng:
Văn phòng là một bộ phận quan trọng đối với bất kỳ cơ quan tổ chức nào,
có ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cơ quan. Bộ máy văn phòng nếu hoạt
động tốt sẽ thúc đẩy sự tiến bộ trên nhiều mặt của tổ chức và ngược lại, nếu văn
phòng hoạt động kếm hiệu quả nó sẽ tác động tiêu cực đến sự phát triển của cả
cơ quan.
Văn phòng là bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan,
là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ cho việc ra các quyết định
quản lý điều hành của lãnh đạo.Văn phòng là cánh tay phải đắc lực giúp việc
cho lãnh đạo.Ngoài ra văn phòng còn là nơi đại diện cho cơ quan, đầu mối giao
tiếp giữa cơ quan với các tổ chức, cá nhân.
1.1.3.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG:

1.1.3.1.Chức năng của văn phòng:
Xuất phát từ quan niệm về văn phòng và công tác văn phòng ta có thể
thấy văn phòng có những chức năng sau đây:
5


1.1.3.1.1:Chức năng tham mưu, tổng hợp:
Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản
lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động
của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải
tinh thông nhiều lính vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính
xác kịp thời mọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà
quản lý. Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết
là công tác tham mưu tổng hợp. Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần
tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất.
chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập
thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý.
1.1.3.1.2.Chức năng giúp việc, điều hành:
Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp việc cho viecj điều hành của ban quản
lý, lãnh đạo cơ quan thông qua các công việc cụ thể như sau:
- Xây dựng và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch công việc quý,
tháng, tuần, ngày…
- Thực hiện các hoạt động lễ tân;
- Tổ chức các họi nghị;
- Tổ chức các chuyến đi công tác;
- Tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản…
1.1.3.1.3.Chức năng hậu cần:
Hoạt động của cơ quan đơn vị không thể thiếu các điều kiện cở sở vật
chất như thiết bị, dụng cụ, văn phòng là bộ phận bố chí, quản lý các thiết bị đó
đảm bảo sử dụng có hiệu quả;Văn phòng tổ chức quản lý việc sử dụng kinh phí

của cơ quan;Thực hiện và đảm bảo các thủ tục pháp lý;Đảm bảo công tác an
ninh, an toàn.Đó là chức năng hậu cần của văn phòng.Các chức năng này vừa
đọc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan
phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan.
1.1.3.2.Nhiệm vụ của văn phòng:
Từ những chức năng trên, văn phòng phải thực hiện những nhiệm vụ cụ
6


thể sau:
-Tổng hợp chương trình kế hoạch công tác của cơ quan đơn vị, xây dựng
chương trình kế hoạch công tác hàng quý, tháng, tuần của lãnh đạo. Mỗi cơ
quan, đơn vị có nhiều kế hoạch do các bộ phận khác nhau xây dựng. Song muốn
đạt được mục tiêu chung của cơ quan thì các kế hoạch trên phải được kết nối
thành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh ăn khớp và hỗ trợ nhau. Văn phòng là đơn
vị tổng hợp kế hoạch tổng thể của cơ quan đơn vị và đôn đốc các bộ phận khác
thực hiện. Mặt khác văn phòng phải trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạch
công tác quý, tháng, tuần của ban lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực hiện
các kế hoạch đó.
- Tổ chức công tác lễ tân như: đón tiếp khách,sắp xếp nơi ở,ăn uống của
khách.
- Bảo đảm các yếu tố vật chất cho hoạt đọng của cơ quan thông qua công
việc lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi
sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng.
- Tư vấn về văn bản cho lãnh đạo, trợ giúp cho lãnh đạo về vấn đề soạn
thảo văn bản đẻ đảm bảo văn bản nội dung đầy đủ, đúng thẩm quyền và theo
quy định của nhà nước.
- Thực hiện công tsc văn tu lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định hiện hành.
Theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản ở các bộ phận.
1.1.4.NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TRONG CƠ QUAN,

ĐƠN VỊ:
1.1.4.1.Cơ cấu tổ chức văn phòng:
Cơ cấu tổ chức văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau của văn
phòng đẻ đảm nhận những nhiệm vụ của công tác văn phòng. Tùy theo lĩnh vực
hoạt động, đặc điểm của từng cơ quan mà cơ cấu tổ chức văn phòng sẽ khác
nhau. Tuy nhiên các bộ phận chủ yếu trong cơ cấu tổ chức của cơ quan bao
gồm:
- Bộ phận hành chính văn thư : có nhiệm vụ điều hành công tác tiếp
nhận, xử lý bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan, tổ chức lễ
7


tân,quản lý sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt
động văn thư.
- Bộ phận tổng hợp: gồm một số chuyên viên có trình độ với nhiệm vụ
nghiên cứu chủ trương đường lối của cấp trên, các lĩnh vực chuyên môn có liên
quan để tư vấn cho lãnh đạo trong công tác điều hành hoạt động, theo dõi tổng
hợp tình hình hoạt động của cơ quan đẻ báo cáo kịp thời cho lãnh đạo và đề xuất
các phương án giải quyết.
- Bộ phận lưu trữ :có trách nhiệm sưu tầm những tài liệu liên quan đến
hoạt động của cơ quan, phân loại đánh giá, chỉnh lý tài liệu,lưu trữ các tài liệu
của cơ quan theo quy định, tổ chúc hướng dẫn công tác liêu trữ,khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả.
- Bộ phận tài vụ: dự trù kinh phí cho hoạt dộng của cơ quan, tổ chức
thực hiệ việc cấp phát cho các bộ phận khác trong cơ quan.
- Bộ phận nhân sự: xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt
động sử dụng, đào tạo, bố trí tuyển dụng, theo dõi, đánh giá lao động.Tổ chức
công tác khen thưởng, kỷ luật quản lý nhân sự.
1.1.4.2.Trang thiết bị văn phòng:
Trang thiết bị văn phòng là yếu tố vật chất cần thiết cho hoạt động văn

phòng.Tùy theo mức độ phát triển của nền kinh tế và nhu cầu thực tiễn của công
tác văn phòng mà người ta trang bị nhưng máy móc, thiết bị. Có thể phân loại
trang thiết bị thành từng nhóm:
*Các thiết bị văn phòng:
-Máy vi tính: Ngày nay máy vi tính là vật dụng không thể thiếu trong
hoạt động văn phòng. Nó giúp cho nhân viên văn phòng soạn thảo, thống kê,
tính toán, thực hiện các công việc được đề ra…Ngoài ra, máy vi tính còn giúp
cho nhân viên văn phòng trao đổi, cập nhập và tìm kiếm thông tin công việc của
mình; gửi và nhận các văn bản, tài liệu một cách nhanh chóng.
-Máy in laser: là thiết bị không thể thiếu kết nối với máy tính. Đây là
thiết bị cần thiết để đưa những dữ liệu trong máy tính ra giấy như hồ sơ, giấy tờ,
thủ tục…
8


-Máy scanner: Là thiết bị dùng để chụp (nhập) dữ liệu dạng ình ảnh hoặc
chữ viết vào máy tính một cách nhanh chóng để làm hồ sơ tài liệu.
-Điện thoại: Dùng để liên hệ giao dịch trực tiếp với người nghe.
-Máy ghi âm văn phòng: Dùng để ghi lại lời nói. Hiện nay những máy
ghi âm văn phòng được sử dụng rộng rãi ở nhiều cơ quan xí nghiệp nhằm mục
đích sau đây:
Ghi lại âm thanh theo tiến trình buổi họp, hội nghị, phiên họp, lời phát
biểu, báo cáo, bài giảng, những quyết định đã thông qua mà không cần phải ghi
tốc ký.
Ghi lại các thông tin giao tiếp qua điện thoại để phục vụ việc soạn thảo
văn bản...
Khi sử dụng máy ghi âm, năng xuất lao động của người đánh máy tăng 25
- 45%, mức thời gian tiết kiệm của người đọc lên tới 20%. Thời gian thảo văn
bản giảm 3 - 4 lần. Cán bộ của cơ quan sử dụng máy ghi âm tiết kiệm được 5 - 6
phút cho mỗi trang viết của một tài liệu cần soạn thảo.

-Máy fax: Là thiết bị có khả năng nhận diện ký tự theo màu trắng và đen,
màu đen là màu có ký tự, màu trắng là không có ký tự (hay những khoảng trống)
và nó sẽ vẽ lại y như bản gốc (từ máy gửi fax sang máy nhận fax).
Ngoài cách gửi văn bản, tài liệu từ máy Fax sang máy Fax, cũng có thể
Fax từ máy tính sang máy Fax (hệ điều hành Windows XP có hỗ trợ tính năng
này).
-Máy hủy tài liệu: Dùng để cắt tài liệu cần hủy thành các dải nhỏ đến
mức không thể khôi phục lại nội dung nhằm mục đích bảo mật.
-Máy chiếu đa năng(projecter): Dùng kết hợp với máy vi tính, sử dụng
các phần mềm trình chiếu để tạo nhiều hiệu ứng rất sinh động, nhờ đó làm tăng
sức thu hút của các buổi họp, hội nghị, hội thảo, bài thuyết trình. Đây là loại
máy chiếu dùng nguồn sáng bên trong chiếu ánh sáng xuyên qua một màn hình
vi tính nhỏ qua hệ thống thấu kính để chiếu lên màn hình bên ngoài. Nói một
cách đơn giản nó đóng vai trò như một màn hình vi tính nhưng to hơn để mọi
người có thể xem từ xa.
9


1.1.4.3.Tổ chức các cuộc họp, hội nghị:
Trong cơ quan các cuộc họp, hội nghị luôn luôn được tổ chức một cách
thường xuyên như: các cuộc họp thường niên, họp các quý hay các hội nghị cấp
cao…Chính vì vậy việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị trong hoạt động văn
phòng là rất quan trọng.
Các phương pháp tổ chức hội nghị như: Mời đại biểu họp trên các phòng
hoặc hội trường; Sử dụng điện thoại,mạng máy tính; Sử dụng cáp quang hội
nghị từ xa…
* Tổ chức các cuộc họp,hội nghị:
- Hoạch định và tổ chức các cuộc họp nội bộ bình thường không nghi
thức:
Các cuộc họp nội bộ bình thường không nghi thức như các cuộc họp

nhân viên, các cuộc họp ủy ban, các cuộc họp thông báo, các cuộc họp đột xuất,
các cuộc thảo luận và các cuộc họp bàn bạc giải quyết vấn đề... Hầu hết các cuộc
họp này do các cấp quản trị trong cơ quan, doanh nghiệp triệu tập. Sự thành
công của hầu hết các cuộc họp phần lớn tùy thuộc vào công việc chuẩn bị. Thời
gian chuẩn bị cho một cuộc họp không bao giờ là phí phạm, phải đảm bảo đúng
người tham dự, đúng thời điểm và địa điểm.Do đó, nhân viên văn phòng phải có
trách nhiệm: sắp xếp địa điểm,thông báo cho mọi người biết lịch họp, chuẩn bị
tài liệu, ghi báo cáo…
- Hoạch định các cuộc họp trang trọng theo nghi thức:
Mặc dù các cuộc họp đều có thể tiến hành theo kiểu nghi thức, nhưng hầu
hết các các doanh nghiệp chỉ áp dụng các cuộc họp trang trọng theo nghi thức
trong các trường hợp sau đây:
+Các cuộc họp lớn.
+Các cuộc họp có tính cách quan trọng và các thành viên có ý kiến khác
nhau.
+Tập thể cần đưa ra các quyết định có tính cách pháp lý mà tất cả các
thành viên đều phải bị ràng buộc tuân theo.
Họach định và tổ chức các cuộc họp trang trọng theo nghi thức chia làm
10


ba giai đọan:
+Giai đọan chuẩn bị.
+Giai đọan tiến hành.
+Giai đọan kết thúc hội nghị.
- Các hội nghị từ xa
Hội nghị từ xa là các cuộc họp mà các thành viên vẫn ở tại địa điểm của
mình không phải đi xa, và theo dõi tại phòng họp các bài thuyết trình qua các
phương tiện nghe nhìn tại phòng họp..
+Ưu điểm: Giảm bớt chi phí di chuyển, thời gian di chuyển, tiết kiệm

công sức.
+Nhược điểm: Người trình bày chỉ thấy những người đang họp ở trong
phòng của mình, nghĩa là người này không nhìn thấy những người đang tham dự
ở nơi khác. Cũng như người tham dự chỉ thấy người trình bày trên màn hình và
những người ở chung quanh mình.
1.1.4.4.Soạn thảo và quản lý văn bản:
1.1.4.4.1Soạn thảo văn bản trong hoạt động văn phòng:
Khi nhân viên văn phòng sảo thảo văn bản cần chú ý những quy định
trong soạn thảo văn bản như sau:
* Quy định trong soạn thảo:
- Nội dung văn bản phải hợp hiến, hợp pháp:
Văn bản quy phạm pháp luật được ban hành phải có nội dung phù hợp
với hiến pháp và Luật pháp hiện hành. Văn bản của cơ quan nhà nước cấp dưới
ban hành phải phù hợp và không trái với quy định trong văn bản của các cơ quan
nhà nước cấp trên. Các văn bản quy pham pháp luật trái với Hiến pháp, trái với
các văn bản luật và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên phải ddược cơ
quan nhà nước có thẩm quyền bãi bỏ, đình chỉ việc thi hành.
- Văn bản phải được soạn đúng thể thức:
Văn bản phải đảm bảo đúng thể thức nhà nước quy định, nếu văn bản
không đúng thể thức, văn bản sẽ không có giá trị pháp lý. Cũng phải lưu ý đến
thể thức trình bày của từng loại văn bản nhất định vì mỗi loại văn bản cụ thể có
11


hình thức mẫu quy định.
- Văn bản phải được soạn thảo đúng thẩm quyền quy định:
Đối với văn bản quy phạm pháp luật, thẩm quyền soạn thảo và bàn hành
của các cơ quan quản lý nhà nước đã được phân định rõ nhằm tránh việc chồng
chéo hay bỏ sót lĩnh vực cần quản lý và chức năng của từng cơ quan (luật ban
hành văn bản quy phạm pháp luật năm.

* Nội dung văn bản:
- Nội dung văn bản phải có tính mục đích:
Yêu cầu này đòi hỏi nhân viên văn phòng trước khi soạn thảo văn bản
phải cân nhắc xem vấn đề mà văn bản đưa ra nhằm tới mục đích gì, có thiết thực
với yêu cầu của đời sống xã hội không? Có phù hợp với tình hình thực tế hay
không? nếu tính mục đích của nội dung văn bản không cao sẽ làm hạn chế đến
hiệu lực và giá trị của văn bản trong thực tế.
- Nội dung văn băn phải khoa học và có tính thực thi:
Tính khoa học của văn bản được hiểu là khi trình bày nội dung văn bản,
các nhân viên văn phòng phải dựa trên những cơ sở pháp lý, cơ sở thực tiễn một
cách có căn cứ; các số liệu, tư liệu có độ chính xác cao; các lập luận, lý giải đều
có căn cứ chặt chẽ, logíc và hợp lý. Tính khoa học còn thể hiện ở chỗ những vấn
đề đặt ra trong nội dung văn bản phải phản ánh được những tiến bộ khoa học
mới cuả đất nước và thời đại, tránh sự lạc hậu, lỗi thời Mặt khác những vấn đề
mà nội dung văn bản đưa phải đảm bảo có khả năng thực thi trong thực tế. Tính
khả thi của văn bản còn thể hiện ở chỗ trong nội dung không chỉ nêu ra vấn dề
mà còn phải chỉ ra những biện pháp thực hiện và phương hướng giải quyết vấn
đề.
Ngoài ra khi nhân viên văn phòng thực hiện soạn thảo văn bản phải chú ý
đến văn phong trong văn bản.
1.1.4.4.2.Quản lý văn bản:
- Để quản lý tập trung thống nhất công việc trong cơ quan, tất cả mọi văn
bản đi -đến cơ quan bằng các con đường khác nhau đều phải chuyển qua văn
thư đăng ký vào sổ và làm các thủ tục cần thiết.
12


- Việc gửi văn bản giữa các cấp, ngành trong bộ máy Nhà nước phải theo
đúng hệ thống tổ chức. Văn bản của cơ quan cấp trên gửi xuống cấp dưới trực
tiếp và văn bản của cơ quan cấp dưới gửi cho cơ quan cấp trên trực tiếp, không

được gửi văn bản vượt cấp (trừ trường hợp đặc biệt).
- Việc tiếp nhận, gửi văn bản có những vấn đề thuộc phạm vi bí mật của
cơ quan của nhà nước thì phải thực hiện đúng chế độ giữ gìn bí mật nhà nước
được quy định trong Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước công bố ngày
8/11/1991; Nghị định số 84-HĐBT ngày 9/3/1992 của Hội đồng Bộ trưởng (nay
là Chính phủ) ban hành “Quy chế Bảo vệ bí mật Nhà nước” và Thông tư số 06
TT-BNV ngày 28/8/1992 của Bộ nội vụ hướng dẫn thực hiện Nghị định của Hội
ìông Bộ trưởng về bảo về bí mật Nhà nước.
1.1.4.5.Thu thập và sử lý thông tin trong cơ quan:
* Thu thập thông tin và yêu cầu của quá trình tổ chức thu thập thông tin.
Thông tin đã trở thành một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động quản
lý hành chính nhân viên thực hiện nhiệm vụ thu thập thông tin phục vụ cho hoạt
động văn phòng cần quan tâm tới những yêu cầu sau đây:
a) Hiểu, biết chính xác nhu cầu thông tin phục vụ quản lý:
Muốn thu thập và cung cấp thông tin hiệu quả nhân viên trước hết cần xác
định được đối tượng có nhu cầu cần được cung cấp thông tin. Sau đó xác định
nhu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin.
- Đối tượng cần cung cấp thông tin có thể là: bản thân nhân viên; lãnh đạo
cơ quan; các bộ phận quản lý khác trong cơ quan; các cơ quan bên ngoài, đối
tác, khách hàng.
b) Đánh giá được ý nghĩa thông tin mà mình thu thập xử lý:
Bên cạnh số lượng thông tin thu thập được, người nhân viên cần chất
lượng và giá trị của thông tin đối với công việc. Vì vậy, nhân viên cần đánh giá
được ý nghĩa thông tin mà mình thu thập xử lý. Muốn đánh giá được ý nghĩa
thông tin mà mình thu thập xử lý, nhân viên cần phân tích thông tin; so sánh các
thông tin, số liệu liên quan với nhau.
c) Nắm vững, tìm tòi và có khả năng phát hiện, thu thập những thông tin
13

cần thiết:
Để có thể thu thập thông tin tốt nhân viên cần nắm vững các phương pháp
để tìm tòi, phát hiện thông tin và thu thập thông tin, sau đây là những phương
pháp cơ bản:
- Đọc và ghi chép thông tin;
- Phương pháp sao chụp tài liệu;
- Phương pháp nghe báo cáo;
- Phương pháp tra cứu qua mạng;
- Các phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: phương pháp quan sát;
phương pháp phỏng vấn; phương pháp thống kê xã hội học; phương pháp thực
nghiệm; phương pháp trắc nghiệm; phương pháp ví dụ điển hình; phương pháp
thẩm tra, đối chiếu...
* Quy trình xử lý thông tin trong quản lý hành chính.
Quy trình xử lý thông tin là trình tự các bước, biện pháp tác động vào
thông tin nhằm rút ra những thông tin mới, có giá trị phục vụ hoạt động quản lý.
Trong quy trình xử lý thông tin diễn ra các hoạt động và các phương pháp cơ
bản sau:
a) Tiếp nhận thông tin
- Tiếp nhận thông tin là sự tập hợp thông tin từ nhiều nguồn về một nơi
một cách chủ động hoặc bị động.
- Sau khi tiếp nhận thông tin, công chức, viên chức cần tiến hành phân
loại thông tin. Đó chính là việc chia thông tin ra thành từng loại, từng vấn đề,
từng lĩnh vực khác nhau theo các tiêu chí được lựa chọn. Có thể phân chia thông
tin thành các loại khác nhau theo: nội dung thông tin; hệ thống quản lý (thông
tin từ cấp trên gửi xuống, cấp dưới gửi lên, ngang cấp hoặc các cơ quan có liên
quan gửi đến); hình thức truyền đạt thông tin (thông tin bằng văn bản, bằng lời,
thông tin phi ngôn ngữ).
b) Tóm lược thông tin
Tóm lược thông tin là việc giảm bớt lượng nội dung tin nhưng vẫn đảm
bảo những nội dung cốt yếu và cơ bản của thông tin để phục vụ cho việc tổng

14


hợp thông tin và sử dụng thông tin.
c) Xác nhận, kiểm tra độ tin cậy của thông tin Thông tin được thu thập từ
các nguồn tin khác nhau. Nhân viên phải trả lời được câu hỏi đặt ra là: thông tin
có được đến từ nguồn tin nào? Với mỗi một loại nguồn tin thường có những độ
tin cậy khác nhau, như:
- Nguồn tin từ sách, báo, tạp chí: nguồn tin này thường không được coi là
nguồn tin có giá trị pháp lý cao. Bởi độ tin cậy của các nguồn tin có sự khác
nhau nên khi sử dụng hoặc cung cấp thông tin cần chú thích rõ nguồn thông tin.
Để kiểm tra độ tin cậy của nguồn tin nhân viên cần kiểm tra thực tế bằng cách
kiểm tra trực tiếp hoặc kiểm tra gián tiếp nguồn tin.
d) Phân tích, tổng hợp, kiến nghị giải quyết
- Phân tích thông tin:
Phân tích thông tin là quá trình phân loại, so sánh, đối chiếu để kiểm tra
tính chính xác, tính khoa học, hợp lý của thông tin. Việc phân tích nhằm nắm
chắc nội dung và hiểu đúng bản chất của thông tin, bản chất của tình hình, sự
việc.
- Tổng hợp thông tin:
Để tổng hợp thông tin, các chuyên viên cần thực hiện những thao tác sau:
+ Sắp xếp, hệ thống lại thông tin: theo thời gian hoặc theo tiến trình diễn
ra các vấn đề, sự kiện…Quá trình sắp xếp và hệ thống lại thông tin sẽ giúp
người sử dụng thông tin dễ dàng tiếp cận vấn đề theo trình tự lôgic nhất định.
+ Tái hiện lại quá trình, cách thức giải quyết vấn đề, sự vật, hiện tượng.
+ Tìm ra những điểm tương đồng và khác biệt giữa các thông tin về một
vấn đề, một sự việc.
Trên cở sở những thông tin được lựa chọn, nhân viên cần có những ý
kiến tham mưu giải quyết tin để đảm bảo việc sử dụng thông tin có hiệu quả.
Cuối cùng, nhân viên cần lưu ý đến việc lưu trữ thông tin theo quy định. Đặc

biệt, cần chú ý lưu trữ các thông tin phải mất nhiều công thu thập, tổng hợp hoặc
các số liệu quan trọng vì nó sẽ giúp cho người nhân viên thu thập, xử lý thông
tin có hiệu quả và nhanh chóng ở những lần sau.
15


1.2. MỘT SỐ NÉT KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG UBND TỈNH
HẢI DƯƠNG:
Văn phòng UBND tỉnh Hải Dương nằm ở phía Đông Nam của tỉnh Hải
Dương tại số 45, Đường Quang Trung, Thành phố Hải Dương,Việt Nam.
Số điện thoại: 03203 847 651
Số Fax: 03203 837 444
Wedsite: vpubnd.haiduong.gov.vn
Email :
1.2.1.LỊCH SỬ VÀ TRUYỀN THỐNG:
Cùng với sự phát triển, lớn mạnh của hệ thống Ủy ban nhân dân trong cả
nước, UBND tỉnh Hải Dương đã trải qua 65 năm xây dựng và phát triển, dù
trong điều kiến khó khăn nào, UBND tỉnh Hải Dương cũng luôn làm tốt vai chỉ
đạo, điều hành thực hiện thắng lợi nhiệm vụ chính trị của địa phương, hoàn
thành các mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo ổn định an ninh chính trị
và thực hiện tốt công tác an sinh xã hội…
Trong 9 năm kháng chiến chống Pháp, Ủy ban nhân dân Tỉnh Hải Dương
(Khi đó là tỉnh Hải Hưng) đã kiên cường bám đất, bám dân để phục vụ kháng
chiến tỉnh hoàn thành nhiệm vụ lãnh đạo nhân dân đánh Pháp, giữ vững chính
quyền cách mạng. Hòa bình lập lại,cán bộ UBND đã trực tiếp tham gia công tác
cải tạo công thương, cải cách ruộng đất và xây dựng CNXH. Trong chiến tranh
phá hoại của Đế quốc Mỹ, UBND đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, đảm
bảo mọi điều kiện để kịp thời lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo
tỉnh,thực hiện tốt chỉ đạo quân và dân tỉnh vừa đánh thắng chiến tranh phá hoại
của Đế quốc Mỹ và xây dựng hậu phương vững chắc góp phần to lớn vào chiến

thắng 30-4-1975. Bước vào thời kỳ đổi mới, UBND tỉnh Hải Dương đã dần
được kiện toàn về bộ máy và con người nên đã đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ
giai đoạn cách mạng mới. Trong quá trình phát triển, nhiều đồng chí cán bộ
UBND đã trưởng thành, trở thành những cán bộ lãnh đạo chủ chốt nhiều địa
phương, đơn vị.
Phát huy truyền thống, những năm qua cán bộ UBND tỉnh đã không
16


ngừng phấn đấu vươn lên, lập thêm nhiều thành tích. Trước nhất, thực hiện tốt
điều hành các cấp chính quyền trong tỉnh thực hiện tốt nhiệm vụ phát triển kinh
tế - xã hôi, an ninh quốc phòng mà Nghị quyết các kỳ Đại hội đảng bộ tỉnh đã đề
ra.Lãnh đạo UBND tỉnh Hải Dương xây dựng và thực hiện có hiệu quả chương
trình công tác; đã phối hợp với các ngành, các địa phương để thực hiện thắng lợi
nhiệm vụ mà Tỉnh ủy, HĐND tỉnh giao. Hàng UBND tỉnh đã xử lý trên 17
nghìn văn bản đến, ban hành trên 7 nghìn văn bản đảm bảo an toàn, đúng quy
định của pháp luật. Đã chuẩn bị đầy đủ, kịp thời các chương trình đề án, dự án,
các văn bản… để đáp ứng yêu cầu công tác chỉ đạo, điều hành của HĐND tỉnh.
Trong công tác đối ngoại, đã làm tốt nhiệm vụ tham mưu, giúp Lãnh đạo
UBND tỉnh tiếp đón khoảng 100 đoàn khách nước ngoài đến hợp tác đầu tư và
thăm viếng hữu nghị mỗi năm; kêu gọi, triển khai hơn 20 dự án viện trợ phi
chính phủ trên toàn tỉnh với số vốn viện trợ trên 300 nghìn USD/năm. Đã làm
tốt việc chuẩn bị cho các đoàn của tỉnh đi công tác nước ngoài xúc tiến đầu tư,
hợp tác hữu nghị và quảng bá hình ảnh của tỉnh ra thế giới; tăng cường hợp tác
hữu nghị với tỉnh Viêng Chăn của Nước Cộng hòa Dân chủ Nhân dân Lào, các
địa phương của Pháp, Hàn Quốc và một số nước khác.
1.2.2.VAI TRÒ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA ỦY BAN NHÂN
DÂN TỈNH HẢI DƯƠNG.
1.2.2.1.Vai trò:
Uỷ ban nhân dân tỉnh Hải Dương có vai trò điều hành, chỉ đạo các hoạt

động của tỉnh dựa theo chính sách của Đảng và nhà nước nhằm đưa hoạt động
kinh tế - xã hội tỉnh phát triển.
Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương tổ chức việc thi hành hiến pháp và pháp
luật ở địa phương, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ do nhà nước ban hành.
1.2.2.2.Chức năng:
- Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của
Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách
nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
- Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn
17


bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng
cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội,
củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
- Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước, góp phần đảm
bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy nhà nước từ trung ương đến cơ
sở.
1.2.2.3.Nhiệm vụ:
- Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế xã hội, phát triển ngành, phát triển đô thị và nông thôn trong phạm vi quản lý;
xây dựng kế hoạch dài hạn và hàng năm về phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh
trình Hội đồng nhân dân thông qua để trình Chính phủ phê duyệt;
- Tham gia với các bộ, ngành trung ương trong việc phân vùng kinh tế;
xây dựng các chương trình, dự án của bộ, ngành trung ương trên địa bàn tỉnh; tổ
chức và kiểm tra việc thực hiện các nhiệm vụ thuộc chương trình, dự án được
giao;
- Quyết định thành lập các đơn vị sự nghiệp, dịch vụ công trên cơ sở quy
hoạch và hướng dẫn của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; thực hiện quản lý
nhà nước đối với các cơ quan, tổ chức đơn vị trưng ương đóng trên địa bàn tỉnh;
Kết luận chương I:

Như vậy, xuất phát từ thực tế, sự tồn tại của công tác văn phòng là một
yếu tố khách quan. Văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc
quản trị hậu cần của mỗi cơ quan, tổ chức. Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố
rất quan trọng để giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối
làm việc, nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác lãnh đạo.Cũng chính vì vậy,
việc tăng cường xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan,
tổ chức cần phải quan tâm đặc biệt.

18