Xây dựng chương trình quản lý hồ sơ địa chính cho UBND phường bến gót TP việt trì tỉnh phú thọ

MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU ..............................................................................................................1
Chương 1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT...................................................................................2
1.1. Ngôn ngữ lập trình Visual Basic. ........................................................................2
1.2. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access. ......................................................11
Chương 2. PHÂN TÍCH, THIẾT KÊ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH
PHƯỜNG BẾN GÓT. .................................................................................................15
2.1. Khảo sát bài toán quản lý hồ sơ địa chính phường Bến Gót...............................15
2.1.1. Mục tiêu khảo sát. ......................................................................................15
2.1.2. Giới thiệu tổng quan về hệ thống quản lý đất đai các cấp ..........................15
2.1.3. Khảo sát công tác quản lý hồ sơ địa chính ở Phường Bến Gót . .................18
2.1.4. Mẫu đơn xin cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.................................30
2.1.5. Đánh giá hiện trạng. ..................................................................................31
2.1.6. Mục đích tin học hoá hệ thống. ..................................................................31
2.1.7. Yêu cầu của hệ thống. ................................................................................32
2.2. Phân tích và thiết kế hệ thống. ..........................................................................33
2.2.1. Cơ sở lý thuyết...........................................................................................33
2.2.2. Thiết kế tổng thể hệ thống. ........................................................................40
2.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu........................................................................................48
2.3.1. Xác định các thực thể. ................................................................................48
2.3.2. Các bảng dữ liệu. .......................................................................................48
2.3.3. Mối quan hệ giữa các thực thể....................................................................52
2.3.4. Mô hình thực thể quan hệ...........................................................................54
Chương 3. XÂY DỰNG VÀ CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH.........................................55
3.1. Cửa sổ chính của chương trình..........................................................................55
3.2. Menu chức năng hệ thống. ................................................................................56
3.3. Menu chức năng cập nhật danh mục. ................................................................58
3.4. Mennu chức năng cập nhật sổ. ..........................................................................60
3.5. Mennu chức năng theo dõi biến động................................................................62
3.6. Mennu chức năng Tra cứu/Thống kê.................................................................64
3.7. Cài đặt và chạy thử chương trình.......................................................................68

KẾT LUẬN.................................................................................................................69
TÀI LIỆU THAM KHẢO ...........................................................................................70
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ..........................................................71
PHỤ LỤC ...................................................................................................................72


LỜI NÓI ĐẦU
Chúng ta đang sống trong thời đại công nghệ thông tin phát triển
mạnh mẽ trên toàn cầu. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc
mang lại độ chính xác hiệu quả cao. Chính vì vậy mà rất nhiều cơ quan, xí
nghiệp, đơn vị hành chính…Chú trọng phát triển và ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác quản lý.
Quản lý là một công việc hết sức vất vả và nặng nhọc đối với con
người. Từ khi máy tính ra đời, nó đã góp phần đáng kể vào việc giảm bớt
những gánh nặng cho những nhà quản lý, những chủ doanh nghiệp…Việc
quản lý có sử dụng máy vi tính cũng là chỉ tiêu, là thước đo của một xã hội
văn minh và đồng thời cũng là thước đo của một đơn vị, một doanh nghiệp
làm ăn có quy mô và tầm cỡ.
Qua tìm hiểu các khâu trong quá trình quản lý hồ sơ địa chính tại
Phường Bến Gót Thành phố Việt Trì Tỉnh Phú Thọ. Công việc hiện tại còn
thủ công trong các khâu quản lý. Vì vậy em thực hiện đồ án ” Xây dựng
chương trình quản lý hồ sơ địa chính cho UBND Phường Bến Gót - TP
Việt Trì - Tỉnh Phú Thọ”. Nhằm vận dụng các kiến thức đã học, để phân
tích và thiết kế một chương trình hỗ trợ các khâu trong công tác quản lý hồ
sơ địa chính, phù hợp với mô hình quản lý địa chính của Phường Bến Gót.
Tuy nhiên, bản thân em đã có nhiều cố gắng, song đây là một đề tài
mới và phức tạp, nên trong quá trình thực hiện với luợng kiến thức và kinh
nghiệm khảo sát, phân tích còn thiếu, vì vậy nội dung báo cáo và sản phẩm
chắc chắn còn nhiều hạn chế. Em rất mong được các thầy cô thông cảm và
có những ý kiến chỉ bảo, chỉnh sửa để đề tài của em có thể hoàn thiện hơn

và có thể ứng dụng được vào trong thực tế.
Cuối cùng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô giáo Nguyễn
Thu Hương, tập thể thầy cô và Cán bộ địa chính Phường Bến Gót đã giúp
đỡ và hướng dẫn em về nghiệp vụ địa chính để em hoàn thành Đồ án.
Thái Nguyên, tháng 5 năm 2008

1


Chương 1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT.
1.1. Ngôn ngữ lập trình Visual Basic.
1.1.1. Giới thiệu chung về ngôn ngữ lập trình Visual Basic.
Visual Basic là một công cụ lập trình trực quan của Microsoft, giúp
người lập trình có thể xây dựng một cách nhanh chóng và hiệu quả các ứng
dựng trên Windows. Khác với các môi trường lập trình hướng thủ tục trước
đây Visual Basic là môi trường lập trình hướng đối tượng trên Windows.
Visual Basic không chỉ cung cấp một bộ công cụ hoàn chỉnh để đơn
giản hoá việc triển khai lập trình ứng dụng, mà Visual Basic còn cung cấp
cho người lập trình công cụ kết nối cơ sở dữ liệu một cách thật dễ dàng.
Khi muốn thiết kế một chương trình bằng Visual Basic, luôn luôn trải
qua hai bước chính đó là:
+ Thiết kế giao diện: Thiết kế giao diện chính là thiết kế hình dạng
của Form, việc bố trí các điều khiển trên đó như thế nào.
+ Viết lệnh cho các điều khiển: Dùng các lệnh trong Visual Basic để
quy định cách ứng xử cho mỗi Form và cho mỗi Control.
1.1.2. Các đối tượng và cách sử dụng đối tượng trong Visual Basic.
Visual Basic là một ngôn ngữ lập trình theo kiểu hướng đối tượng vì
vậy làm việc với Visual Basic chính là làm việc với các đối tượng.
Đặc điểm của các đối tượng trong chương trình:
+ Mỗi đối tượng đều có thuộc tính là tên để phân biệt.

+ Mối đối tượng đều có nhiều đặc tính, những đặc tính này được gọi
là các thuộc tính (Property) của đối tượng đó.
+ Mỗi đối tượng này đều có nhiều hoạt động và các hoạt động này
được gọi là các phương thức (Method) của nó.
+ Mỗi đối tượng đều có những phản ứng (sự kiện).
- Cách truy xuất đối tượng:

2


Truy xuất đối tượng là đặt các thuộc tính cho đối tượng này, truy xuất
đối tượng được thực hiện theo cú pháp sau:
<tên đối tượng>.<tên thuộc tính hay phương thức>
- Viết lệnh cho đối tượng
Khi đặt một điều khiển lên Form lúc đầu nó chưa hoạt động vì vậy
phải viết lệnh cho đối tượng bằng cách chọn đối tượng sau đó vào Menu
View/Code (hoặc Double Click vào đối tượng) khi đó cửa sổ lệnh hiện ra
cho phép viết lệnh vào cửa sổ đó. Mỗi phần mã lệnh cho một sự kiện xảy ra
trên một đối tượng đều có hai dòng tiêu đề đầu là Sub và cuối là End Sub,
mã lệnh sẽ được viết vào giữa hai dòng đó.
Visual Basic có đặc điểm là tự kiểm tra cú pháp khi ta viết lệnh. Khi
viết xong một dòng lệnh và chuyển sang một dòng lệnh khác thì VB sẽ
kiểm tra câu lệnh vừa viết nếu có lỗi thì sẽ báo còn lại tự động đối chữ
thường, chữ hoa cho chương trình được rõ ràng.
1.1.3. Cửa sổ Properties.
Cửa sổ này cho phép lập trình viên xem xét và sửa đổi các thuộc tính
của biểu mẫu và các điều khiển trong lúc thiết kế. Phần trên cửa sổ là danh
sách các đối tượng. Đối tượng được chọn trong danh sách này sẽ có các
thuộc tính của nó hiển thị ở phần bên dưới của cửa sổ.
1.1.4. Biến, hằng và các kiểu dữ liệu của Visual Basic.

- Biến: Biến được dùng để lưu tạm thời các giá trị tính toán trong quá trình
xử lý của chương trình. Do khi xử lý một chương trình có yêu cầu nên luôn
cần phải lưu trữ một giá trị nào đó để tính toán hoặc để so sánh….
Mỗi biến được đặc trưng bằng tên biến, biến không có sẵn trong
chương trình muốn sử dụng chúng thì phải khai báo bằng một trong các
cách thức sau:

3


Dim/Static/Public/Global <Tên biến> As <Kiểu giá trị>
Khai báo với từ khóa Dim, Static dùng để khai báo cho những biến
cục bộ.
Khai báo với từ khóa Public, Global dùng để khai báo biến dùng
chung cho toàn bộ chương trình.
- Hằng: Hằng dùng để chứa những dữ liệu tạm thời nhưng không thay đổi
trong suốt thời gian chương trình hoạt động. Sử dụng hằng số làm chương
trình sáng sủa, dễ đọc nhờ những tên gợi nhớ thay vì các con số. Visual
Basic cung cấp một số hằng định nghĩa sẵn, nhưng người lập trình cũng có
thể tự tạo hằng bằng cách khai báo hằng theo cú pháp:
[Public| Private] const <Tên hằng> As <Kiểu dữ liệu>=<Biểu thức>
- Các kiểu dữ liệu cơ bản trong Visual Basic
Khi bạn khai báo một biến trong chương trình tức là ta đã tạo ra một
khoảng bộ nhớ để lưu giá trị đó, khoảng bộ nhớ đó lớn hay nhỏ tùy thuộc
vào biến đó được khai báo theo kiểu gì. Khi khai báo điều quan trọng là xác
định biến cho phù hợp với các giá trị đưa vào.
- Các kiểu dữ liệu chuẩn như:
+ String: Là dữ liệu kiểu chuỗi, khoảng giá trị có thể lên đến hai tỷ
ký tự. Nhận biết bằng tiếp vị ngữ $.
+ Byte: Là các số nguyên dương, khoảng giá trị từ 0 đến 255.

+ Long: Là các số nguyên, khoảng giá trị từ –2.147.483.648 đến
+2.147.483.647. Nhận biết bằng dấu & ở cuối.
+ Integer: Là các số nguyên. Nhận biết bằng dấu % ở cuối.
+ Single: Là các số có dấu chấm thập phân. Nhận biết bằng dấu!ở
cuối dòng.
+ Double: Là các số có dấu chấm thập phân. Nhận biết bằng dấu # ở
cuối dòng.

4


+ Date: Lưu trữ thông tin về thời gian. Nhận biết bằng dấu # ở đầu và
ở cuối dòng.
+ Boolean: Biến logic có giá trị là true, hay false dùng để gán giá trị
trong các câu lệnh điều kiện.
1.1.5. Cấu trúc điều khiển.
- Cấu trúc lựa chọn.
+ Câu lệnh If…Then
If <biểu thức Logic> then
<lệnh>
End if
+ Câu lệnh If…Then…Else
If <biểu thức Logic> then
<lệnh 1>
……….
Else
<lệnh n>
End If
+ Câu lệnh Select …Case
Cú pháp:

Select Case <Biến hay biểu thức điều kiện>
Case <giá trị 1>
<câu lệnh 1>
………..

5


Case <giá trị n>
<câu lệnh n>
Case else
<câu lệnh n+1>
End select
1.1.6. Cấu trúc vòng lặp.
+ Câu lệnh Do…Loop: Thi hành một khối lệnh với số lần lặp không
định trước. Trong đó, một biểu thức điều kiện dùng để so sánh để quyết
định vòng lặp có tiếp tục không. Điều kiện phải quy về False (Bằng 0),
hoặc True (Khác 0)
Cú pháp 1: Lặp khi điều kiện là true
Do While <Điều kiện>
<Khối lệnh>
Exit do
<Khối lệnh>
Loop
Cú pháp 2: Vòng lặp luôn có ít nhất một lần thi hành khối lệnh
Do
<Khối lệnh>
Exit do
<Khối lệnh>
While loop <Điều kiện>

Cú pháp 3: Lặp trong khi điều kiện là false
Do Until <Điều kiện>
<Khối lệnh>
Exit do
<Khối lệnh>

6


Loop
Cú pháp 4: Lặp trong khi điều kiện là False và có ít nhất một lần thi hành
khối lệnh.
Do
<Khối lệnh>
Exit do
<Khối lệnh>
Loop Until <Điều kiện>
+ Câu lệnh For…Next: Biết trước số lần lặp bằng việc dùng biến
đếm tăng dần hoặc giảm dần trong vòng lặp.
Cú pháp:
For counter=Start to End [Step step]
<câu lệnh>
[Exit For]
<câu lệnh>
Next counter
Trong đó:
- Counter: là biến đếm kiểu số nguyên.
- Start: là giá trị bắt đầu của Counter.
- End: là giá trị kết thúc của Counter.
- Step: bước nhảy của mỗi lần lặp, nếu không có giá trị này thì mặc

định bước nhảy bằng 1.
+ Câu lệnh For Each…Next: Tương tự vòng lặp For … Next,
nhưng nó lặp khối lệnh theo số phần tử của một tập các đối tượng hay một
mảng thay vì theo số lần lặp xác định. Vòng lặp này tiện lợi khi không biết
chắc có bao nhiêu phần tử trong tập hợp.

7


Cú pháp
For Each <Phần tử n> In <Nhóm>
<Khối lệnh>
Exit For
<Khối lệnh>
Next <Phần tử>
+ Câu lệnh Go to
Được dùng cho bẫy lỗi
On Error Goto ErrThem_click
Khi có lỗi chương trình sẽ nhảy đến nhãn ErrThem_click thi hành các lệnh
ở đó.
1.1.7. Giới thiệu kỹ thuật lập trình ADO.
ADO là một kỹ thuật lập trình kết nối cơ sở dữ liệu phát triển gần đây
nhất của Visual Basic. Không giống như những kỹ thuật truy nhập cơ sở dữ
liệu khác của Visual Basic, ADO có thể cung cấp cho người lập trình nhiều
chọn lựa trong việc truy xuất dữ liệu. Mặt khác, ADO không truy cập trực
tiếp đến một cơ sở dữ liệu, ADO làm việc với tầng thấp hơn là OLEDB
Provider, OLEDB Provider này có nhiệm vụ truy xuất đến nhiều loại dữ
liệu khác nhau, sau đó trình bày cơ sở dữ liệu ngược lại đến ADO. Thuận
lợi nhất của ADO là chúng ta có thể thay đổi OLEDB Provider.
Kỹ thuật ADO cho phép truy cập dữ liệu thông qua 2 cách:

- Data controls (các điều khiển dữ liệu): Là một điều khiển có chức năng
giao tiếp, cập nhật cơ sở dữ liệu. Để nhìn thấy dữ liệu ta phải dùng một số
control thông thường khác (textbox, checkbox, label,…) thiết lập một số
thuộc tính và kết buộc dữ liệu _databinding đến data control này.
- Object interface (giao tiếp đối tượng): Nếu không dùng sẵn các data
control của Visual Basic thì ta vẫn có thể truy xuất dữ liệu bằng cách tạo

8


một tham chiếu đến ADO – một tập hợp các đối tượng mới được tạo ra này
sẽ luôn có sẵn trong chương trình khi cần dùng đến. Do đó bạn có thể thao
tác dữ liệu trực tiếp từ code chương trình (dùng các phương thức và thuộc
tính do các đối tượng này cung cấp) mà không phải dùng bất kỳ data
control nào. Data control dễ thiết lập hơn, nhưng sử dụng Object interface
thì mạnh hơn và uyển chuyển hơn.
1.1.8. Đối tượng Connection và đối tượng Recordset.
- Đối tượng Connection
Lệnh khai báo và khởi động đối tượng Connection:
Dim tên_connection as new ADODB.connection
Hoặc là: Dim tên_connection as ADODB.connection
Set tên_connection = new ADODB.connection
+ Chỉ ra chuỗi kết nối cơ sở dữ liệu (Connnection String).
Tên_biến.ConnectionString
Có thể sử dụng:
+ Đường dẫn trực tiếp trong ConnectionString.
+ Đường dẫn tương đối qua đối tượng APP do Visual Basic cung cấp
để chỉ ra vị trí lưu trữ DataBase.
Mở kết nối.
Tên_connection.Open

Để kiểm tra việc kết nối có thành công hay không dùng thuộc tính state:
Nếu kết nối thành công thì tên_connection.state=adStateOpen (hay 1)
Ngược lại thì tên_connection.state = adStateClose ( hay 0 )
Đóng kết nối

9


Tên_connection.Close
- Đối tượng Recordset (Là tập hợp các mẫu tin).
Khai báo và khởi tạo đối tượng Recordset
Dim tên_recordset as ADODB.Recordset
Set tên_recordset = new ADODB.Recordset
Hoặc: Dim tên_recordset as new ADODB.Recordset
Dùng phương thức Open chọn nguồn dữ liệu.
Cách 1:
Tên_recordset.Open Source, ActiveConnection,CursorType, LockType,
Option
Trong đó:
+ Source là một câu lệnh SQL hoặc tên một table
+ ActiveConnection : tên_connection kết nối CSDL
+ CursorType : chỉ định loại con trỏ sử dụng trong recordset
+ LockType : kiểu khoá mẩu tin
Option : tuỳ chọn
Cách 2:
Có thể gán trực tiếp các giá trị trên các thuộc tính của recordset.
+ Tên_recordset.ActiveConnection = < Tên_connection >
+ Tên_recordset.Source = < Tên bảng hay câu SQL >
+ Tên_recordset.CursorType = < CursorType >
+ Tên_recordset.LockType = < LockType >

+ Gọi phương thức Open : Tên_recordset.Open

10


Lấy giá trị của Field
Truy xuất dữ liệu trong recordset ->chọn Field cần lấy giá trị
Có 3 cách:
+ Tên_recordset.Fileds (“ tên_field”)
+ Tên_recordset.Fields ( index )
+ Tên_recordset ! tên_field
Các thao tác trên mẩu tin
Thêm một mẩu tin: Tên_recordset.AddNew
Sửa một mẩu tin: Tên_recordset.Update
Xoá một mẩu tin: Tên_recordset.Delete
Tìm kiếm: Tên_recordset.Find Criteria, Skiprecord, SearchDirection, Start
Thuộc tính Bookmark, AbsolutePosition của đối tượng recordset
+ Tên_recordset.Bookmark cho biết vị trí xác định là duy nhất của
mẩu tin hiện hành trong recordset
+ Tên-recordset.Absoluteposition lưu trữ thông tin vị trí của mẩu tin
hiện hành trong recordset
1.2. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access.
1.2.1. Giới thiệu chung về Microsoft Access.
Microsoft Access là một hệ quản trị có đầy đủ các tính năng định
nghĩa dữ liệu, xử lý dữ liệu và kiểm soát dữ liệu cần thiết để quản lý một
lượng dữ liệu lớn. Cũng có thể yêu cầu Microsoft Access kiểm tra mối
quan hệ hợp lệ giữa các tệp và các bảng của cơ sở dữ liệu. Ngoài ra,
Microsoft Access là một ứng dụng cao của Microsoft Window, có thể sử
dụng tất cả các phương tiện của cơ chế trao đổi dữ liệu tự động (DDEdynamic date exchange) và chúng liên kết đối tượng (OLE-object linking

11


and embeding). DDE cho phép thực hiện các hàm và trao đổi dữ liệu của
Microsoft Access với mọi ứng dụng dựa trên Window khác có hỗ trợ DDE
bằng Macro hoặc là Access Basic, OLE là một khả năng cao cấp của
Window cho phép liên kết các đối tượng hoặc nhúng các đối tượng vào một
cơ sở dữ liệu Microsoft Access. Microsoft Access còn là công cụ hỗ trợ để
phát triển ứng dụng cơ sở dữ liệu. Nó có những phương tiện phát triển cơ
sở ứng dụng tiên tiến để xử lý các dữ liệu thông dụng khác. Đặc trưng nổi
bật của Microsoft Access là khả năng xử lý dữ liệu của các bảng tính, tệp
văn bản các cơ sở dữ liệu khác như: Pradox, Btrieve, Foxpro và một số cơ
sở dữ liệu SQL bất kỳ hỗ trợ chuẩn ODBC nghĩa là Microsoft Access có
thể dùng để tạo một ứng dụng trong Window mà có thể xử lý dữ liệu trên
máy tính lớn.
1.2.2. Một số đối tượng cơ bản của Microsoft Access.
Microsoft Access có sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động
sản sinh chương trình cho hầu hết các bài toán thường gặp trong quản lý,
thống kê, kế toán. Với Access người dùng không phải viết từng câu lệnh cụ
thể mà chỉ cần tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu, công việc cần giải
quyết.
Sáu đối tượng, công cụ mà Access cung cấp là: Bảng (Table), Truy
vấn (Query), Biểu mẫu (Form), Báo cáo (Report), Macro và Module.
- Bảng(Table)
Bảng là đối tượng được dùng để lưu dữ liệu. Mỗi bảng chứa các
thông tin về một chủ thể xác định. Mỗi bảng gồm các trường (field) hay
còn gọi là các cột (Column) lưu giữ các dữ liệu khác nhau, và các bản ghi
(Record) hay còn gọi là các hàng (Row) lưu giữ tất cả các thông tin về một
cá thể xác định của chủ thể đó. Một cơ sở dữ liệu bao gồm nhiều bảng liên
kết với nhau thông qua khóa.

12


Khóa chính là một hay nhiều trường xác định duy nhất một bản ghi.
Nó có tác dụng làm tăng tốc độ truy vấn và các thao tác khác.
- Truy vấn (Query)
Truy vấn là công cụ mạnh của Access dùng để tổng hợp, sắp xếp, tìm
kiếm dữ liệu trên các bảng. Khi thực hiện truy vấn sẽ nhận được một tập
hợp kết quả thể hiện trên màn hình dưới dạng bảng, gọi là Dynaset.
Dynaset chỉ là bảng kết quả trung gian, không được ghi lên đĩa và nó sẽ bị
xoá khi kết thúc truy vấn. Tuy nhiên, có thể sử dụng một Dynaset như một
bảng để xây dựng các truy vấn khác.
- Mẫu biểu (Form)
Mẫu biểu là đối tượng được thiết kế chủ yếu dùng để nhập hoặc hiển
thị dữ liệu, hoặc điều khiển việc thực hiện một ứng dụng. Các mẫu biểu
được dùng để trình bày hoàn toàn theo ý muốn, các dữ liệu được truy xuất
từ các bảng hoặc các truy vấn. Mẫu biểu là phương tiện giao diện cơ bản
giúp cho giao tiếp giữa người sử dụng và một ứng dụng Microsoft Access
trở nên dễ dàng và có thể thiết kế các mẫu biểu cho nhiều mục đích khác
nhau như:
+ Hiển thị và điều chỉnh dữ liệu.
+ Điều khiển tiến trình của ứng dụng .
+ Nhập các dữ liệu.
+ Hiển thị các thông báo.
- Báo cáo (Report)
Báo cáo là một đối tượng được thiết kế để định nghĩa trình bày theo
quy cách tính toán, in và tổng hợp các dữ liệu được chọn. Mẫu biểu có thể
trình bày dữ liệu dưới nhiều dạng khác nhau.

13


- Macro
Macro bao gồm một dãy các hành động (Action) dùng để tự động hóa
một loạt các thao tác. Macro thường dùng với mẫu biểu để tổ chức giao diện
chương trình.
- Module
Module là nơi chứa các hàm, thủ tục viết bằng ngôn ngữ Access Basic
và là nơi khai báo các biến toàn cục của chương trình.

14


Chương 2. PHÂN TÍCH, THIẾT KÊ HỆ THỐNG QUẢN LÝ
HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH PHƯỜNG BẾN GÓT.
2.1. Khảo sát bài toán quản lý hồ sơ địa chính phường Bến Gót.
2.1.1. Mục tiêu khảo sát.
- Tiếp cận với tình hình thực tế của công tác quản lý hồ sơ địa chính tại
Phường Bến Gót.
- Nắm bắt được các khâu chính trong công tác quản lý hồ sơ địa chính, cập
nhật hồ sơ khi có thay đổi.
- Phát hiện những nhược điểm còn tồn tại trong thực tế, để tìm giải pháp
khắc phục.
2.1.2. Giới thiệu tổng quan về hệ thống quản lý đất đai các cấp .
Trong bộ máy chính quyền các cấp hiện nay đều có một cơ quan
chuyên trách thực hiện công tác quản lý nhà nước về tài nguyên và môi
trường, ở cấp tỉnh là sở tài nguyên và môi trường, ở cấp huyện là phòng Tài
nguyên và môi trường, đối với công tác quản lý hồ sơ địa chính ở cấp xã,
phường chịu trách nhiệm quản lý bản sao hồ sơ địa chính, bản trích sao hồ

sơ địa chính đã được chỉnh lý, cập nhật và các giấy tờ kèm theo do văn
phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc sở tài nguyên và môi trường gửi
đến để chỉnh lý, cập nhật bản sao hồ sơ địa chính.
Hồ sơ địa chính được lập thành ba bản, bản gốc được sở tài nguyên và
môi trường lưu trữ, phòng tài nguyên và môi trường quản lý một bản sao
hồ sơ địa chính, cấp phường quản lý một bản sao gồm: Bản đồ địa chính,
sổ địa chính, sổ mục kê, sổ theo dõi biến động đất đai. Khi có thay đổi về
hồ sơ địa chính thì cấp phường sẽ tiến hành cấp nhật điều chỉnh sao cho
thống nhất với các hồ sơ tương đương của cơ quan cấp trên. Công việc cập
nhật được tiến hành khi có sự thay đổi về mục đích sử dụng đất, chuyển

15


nhượng quyền sử dụng đất, khi tiến hành đo lại đất, thu hồi đất hay giao lại
đất, cấp lại giấy chứng nhận quyền sử dụng đất,. . .
Các cơ quan này làm việc giúp uỷ ban nhân dân về quản lý tài
nguyên và môi trường và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của uỷ ban nhân dân
đồng cấp. Một công việc chủ yếu và có phạm vi khá lớn là quản lý và sử
dụng tài nguyên đất. Tại các cơ quan quản lý đất đai thực hiện các công
việc chủ yếu như sau:
- Sở Tài Nguyên và Môi trường.
Sở tài nguyên và môi trường giúp uỷ ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện
chức năng quản lý nhà nước về tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài nguyên
khoáng sản, môi trường, khí tượng thuỷ văn, đo đạc vẽ bản đồ trên địa bàn
tỉnh theo quy định của pháp luật. Nội dung chủ yếu về quản lý đất đai của
sở tài nguyên và môi trường là :
+ Giúp uỷ ban nhân dân cấp tỉnh lập quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất
và điều chỉnh quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất cấp tỉnh, hướng dẫn, kiểm
tra việc thực hiện.

+ Tổ chức thẩm định, trình uỷ ban nhân dân cấp tỉnh xét duyệt quy
hoạch, kế hoạch sử dụng đất của huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và
kiểm tra việc thực hiện.
+ Trình uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quyết định giao đất, cho thuê đất,
thu hồi đất, chuyển quyền sử dụng đất, chuyển mục đích sử dụng đất, cấp
giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho các đối tượng thuộc thẩm quyền
của uỷ ban nhân dân cấp tỉnh.
+ Tổ chức thực hiện việc điều tra khảo sát, đo đạc, đánh giá, phân
hạng đất và lập bản đồ địa chính, đăng ký đất đai, lập, quản lý, chỉnh lý hồ
sơ địa chính, thống kê, kiểm kê đất đai, ký hợp đồng thuê đất theo quy định
của pháp luật, đăng ký giao dịch bảo đảm về quyền sử dụng đất, tài sản gắn
liền với đất đối với các tổ chức.

16


- Phòng Tài nguyên và Môi trường.
+ Giúp uỷ ban nhân dân cấp huyện lập quy hoạch sử dụng đất, kế
hoạch sử dụng đất hàng năm, điều chỉnh quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất
và tổ chức kiểm tra việc thực hiện sau khi được xét duyệt.
+ Thẩm định và trình uỷ ban nhân dân cấp huyện xét duyệt quy
hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai xã, phường, thị trấn, kiểm tra việc thực
hiện sau khi được xét duyệt.
+ Trình uỷ ban nhân dân cấp huyện quyết định giao đất, cho thuê đất,
thu hồi đất, chuyển mục đích sử dụng đất, chuyển quyền sử dụng đất, cấp
giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho các đối tượng thuộc thẩm quyền
của uỷ ban nhân dân cấp huyện và tổ chức thực hiện.
+ Quản lý và theo dõi sự biến động đất đai, cập nhật, chỉnh lý các tài
liệu về đất đai và bản đồ phù hợp với hiện trạng sử dụng đất theo hướng
dẫn của sở tài nguyên và môi trường.

+ Tổ chức thực hiện và hướng dẫn, kiểm tra việc thống kê, kiểm kê,
đăng ký đất đai, lập và quản lý hồ sơ địa chính, xây dựng hệ thống thông
tin đất đai.
+ Lập báo cáo thống kê, kiểm kê đất đai và hiện trạng môi trường
theo định kỳ, thu thập, quản lý lưu trữ tư liệu về tài nguyên và môi trường.
- Uỷ ban nhân dân cấp Xã Phường.
+ Quản lý và theo dõi việc sử dụng đất đai, cập nhật các tài liệu về
hồ sơ địa chính, sao cho phù hợp với hiện trạng sử dụng đất theo hướng
dẫn của cơ quan quản lý cấp trên.
+ Lập báo cáo thống kê, kiểm kê đất đai và hiện trạng môi trường
theo định kỳ.

17


2.1.3. Khảo sát công tác quản lý hồ sơ địa chính ở Phường Bến Gót .
Uỷ ban nhân dân phường Bến Gót có một ban địa chính. Ban địa
chính phường theo qui định được biên chế một cán bộ địa chính và một
nhân viên địa chính hợp đồng, làm nhiệm vụ giúp uỷ ban nhân dân phường
quản lý và cập nhật hồ sơ địa chính, các công việc về quản lý và theo dõi
đất đai trên địa bàn. Công việc chính là theo dõi việc sử dụng đất nông
nghiệp và phi nông nghiệp vào mục đích công ích, tham gia giải quyết, xác
thực đất hoặc chuyển các thắc mắc, khiếu nại, tranh chấp về đất đai…xảy
ra trên địa bàn phường quản lý.
- Công việc quản lý hồ sơ địa chính của phường bao gồm:
+ Quản lý sổ địa chính, sổ mục kê đất đai, sổ cấp giấy chứng nhận
quyền sử dụng đất, sổ theo dõi biến động đất đai, lập các báo cáo thống kê,
kiểm kê hiện trạng quản lý và sử dụng đất trên địa bàn quản lý.
+ Cập nhật chỉnh lý hồ sơ địa chính khi có thay đổi, biến động hồ sơ
do cơ quan cấp trên gửi xuống, sao cho thống nhất.

- Hồ sơ địa chính bao gồm :
+ Bản đồ địa chính.
+ Sổ địa chính.
+ Sổ mục kê đất.
+ Sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
+ Sổ theo dõi biến động đất đai.
+ Đơn xin đăng ký quyền sử dụng đất và các giấy tờ do người sử
dụng đất nộp khi kê khai đăng ký đất ban đầu và đăng ký biến động đất đai.
+ Tài liệu được hình thành trong quá trình thẩm tra xét duyệt đơn của
uỷ ban nhân dân phường: Biên bản xét duyệt của hội đồng đăng ký đất đai,
tờ trình của uỷ ban nhân dân phường, danh sách các trường hợp đề nghị cấp
giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

18


+ Các quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về địa chính:
Quyết định thành lập hội đồng đăng ký đất đai, quyết định cấp giấy chứng
nhận quyền sử dụng đất và giải quyết các trường hợp vi phạm, quyết định
chuyển mục đích sử dụng đất, chuyển loại đất sử dụng, quyết định cấp lại
giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
+ Biên bản kiểm tra nghiệm thu hồ sơ địa chính.
Nội dung chủ yếu của công tác quản lý, cập nhật hồ sơ địa chính ở
phuờng là: Quản lý cập nhật sổ địa chính, sổ mục kê, sổ theo dõi biến động
đất đai, sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quản lý thửa đất và lập
các báo cáo định kỳ

2.1.3.1. Quản lý sổ địa chính.
Sổ địa chính: Là sổ được lập theo đơn vị hành chính xã phường, thị
trấn để ghi thông tin về người sử dụng, quản lý đất và thông tin về quá trình

sử dụng đất của người đó đối với thửa đất đã được cấp giấy chứng nhận
quyền sử dụng đất.
Sổ địa chính được lập để đăng ký quyền sử dụng đất hợp pháp của các
tổ chức, hộ gia đình, cá nhân và đăng ký đất chưa giao, chưa cho thuê sử
dụng, làm cơ sở để nhà nước thực hiện quản lý đất đai theo pháp luật. Công
việc lập và cập nhật được tiến hành như sau:
- Phần I: "Chủ sử dụng đất" được ghi như sau:
+ Mục "Tên chủ sử dụng đất": Ghi họ tên của chủ sử dụng đất. Đối
với hộ gia đình sử dụng đất thì ghi tên "Hộ ông (bà) và tên của chủ hộ" tên
chủ hộ gia đình, với cá nhân thì ghi theo thông tin trong giấy khai sinh.
+ Mục "Năm sinh": Ghi theo khai sinh và chỉ ghi khi người sử dụng
đất là chủ hộ gia đình hoặc cá nhân.
+ Mục "Số CMND": Ghi số chứng minh nhân dân của chủ hộ gia
đình, cá nhân chủ sử dụng đất.

19


+ Mục "Họ tên vợ/chồng" ghi theo thông tin trong giấy khai sinh của
vợ hoặc chồng của chủ hộ (Nếu thửa đất là của cả hộ gia đình).
+ Mục "Nơi thường trú": Ghi đầy đủ tên tỉnh, huyện, xã, thôn (ấp,
xóm...) nơi đăng ký thường trú của chủ sử dụng đất.
Mục "Sổ quản lý": Ghi số thứ tự của chủ sử dụng đất trong phạm vi
của phường quản lý (số này trùng với số hồ sơ lưu trữ các tài liệu hình
thành trong quá trình đăng ký của mỗi chủ sử dụng đất).
- Phần II: "Đăng ký sử dụng đất"
+ Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm của các lần đăng ký vào sổ địa chính.
+ Cột 2 và 3: Ghi số hiệu tờ bản đồ địa chính và số hiệu thửa đất.
+ Cột 4: Ghi địa danh (vị trí) nơi có thửa đất như: Tên thôn,xóm, ấp.
+ Cột 5: Ghi diện tích thửa đất theo đơn vị mét vuông (m2). Thửa đất

có nhiều mục đích sử dụng thì ghi thêm diện tích theo từng mục đích sử
dụng ở các dòng dưới kế tiếp.
+ Cột 6: Ghi hạng đất tính thuế sử dụng đất theo mục đích sử dụng.
+ Cột 7: Ghi mục đích sử dụng đất được đăng ký và ghi bằng ký hiệu
quy định ở trang cuối sổ.
+ Cột 8: Ghi ngày - tháng - năm hết hạn sử dụng đất.
+ Cột 9: Ghi thông tin căn cứ pháp lý đăng ký vào sổ địa chính của
thửa đất (số quyết định, ký hiệu văn bản và cơ quan ký, thời gian ký quyết
định). Lần đăng ký ban đầu, căn cứ sẽ là quyết định cấp giấy chứng nhận
quyền sử dụng đất, khi đăng ký biến động thì căn cứ là quyết định của cấp
có thẩm quyền cho phép hoặc xác nhận biến động (quyết định giao, cho
thuê đất, hợp đồng chuyển quyền sử dụng đất,...).
+ Cột 10: Ghi số thứ tự vào sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng
đất của giấy chứng nhận đã được cấp.
+ Cột 11: Chủ sử dụng đất ký vào dòng ghi thửa cuối cùng của mỗi
lần đăng ký khi nhận giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

20


- Phần III: "Những ràng buộc quyền sử dụng đất" để ghi chú trường
hợp: Nhà nước cho thuê đất, giao đất có thu tiền (ghi số tiền nộp), đồng
quyền sử dụng đất, ràng buộc về quy hoạch xây dựng, ràng buộc công trình
trên thửa đất (như tường rào, lối đi,...), những ràng buộc khác: như ghi chú
tài sản gắn liền với đất và tên người sở hữu khác (nếu có). Nội dung ghi
chú gồm: Vị trí (số thửa đất, diện tích và nội dung ghi chú, ràng buộc).
- Phần IV: "Những thay đổi trong quá trình sử dụng". Ghi chú những
thay đổi trong quá trình sử dụng đất phải đăng ký biến động, ghi nội dung
biến động.
- Trang mục lục của sổ địa chính dùng để tra cứu sổ địa chính, được ghi

theo thứ tự chủ sử dụng đất đăng ký vào sổ, đối với các hộ gia đình và cá
nhân, trang mục lục lập cho từng điểm dân cư lập sổ, tên chủ sử dụng đất
trong mục lục được xếp thứ tự theo vần A, B, C... theo chữ đầu của tên chủ
sử dụng đất hoặc tên chủ hộ gia đình sử dụng đất. Số thứ tự tên chủ được
đánh liên tục từ một đến hết trong mỗi vần.
Chỉnh lý sổ địa chính:
+ Người được nhà nước giao đất, cho thuê đất hoặc nhận chuyển
quyền sử dụng đất được đăng ký tiếp vào các dòng còn trống của phần
"Đăng ký sử dụng đất" thuộc trang đăng ký của người đó, nếu người đó
chưa có tên trong sổ địa chính thì lập trang mới trong sổ.
+ Người sử dụng đất bị thu hồi hoặc chuyển quyền sử dụng một phần
diện tích đã đăng ký cho người khác thì gạch dòng ghi thửa có biến động
(bằng mực đỏ) và ghi: Số hiệu thửa biến động, nội dung biến động (loại
hình, diện tích biến động, căn cứ pháp lý biến động, số ký hiệu văn bản, cơ
quan ký, thời gian ký văn bản) vào phần: "Những thay đổi trong quá trình
sử dụng". Phần diện tích chuyển quyền được đăng ký vào trang đăng ký
của người nhận quyền sử dụng.

21


+ Người sử dụng đất chuyển quyền sử dụng toàn bộ diện tích đã
đăng ký cho người khác thì người nhận quyền sử dụng đất được đăng ký
trên trang sổ đã đăng ký của chủ cũ bằng cách gạch tên chủ cũ (gạch bằng
mực đỏ), ghi tên chủ mới, hình thức chuyển quyền, căn cứ pháp lý chuyển
quyền (số, ký hiệu văn bản, cơ quan ký, thời gian ký văn bản) vào phần:
"Những thay đổi trong quá trình sử dụng". Quy định này thực hiện cho cả
trường hợp đổi tên chủ sử dụng đất đã đăng ký.
Trường hợp chuyển quyền sử dụng đất giữa hộ gia đình, cá nhân với
tổ chức hoặc giữa các hộ gia đình ở các khu dân cư khác nhau (thuộc địa

bàn phường khác) thì gạch chéo góc trang thay đổi bằng mực đỏ và đăng
ký cho người nhận quyền vào quyển khác theo đúng nguyên tắc lập sổ.
+ Khi có sự thay đổi hình thể thửa đất, mục đích sử dụng, thời hạn sử
dụng của thửa đất đã đăng ký thì gạch ngang dòng bằng mực đỏ thửa đất có
thay đổi và ghi lại xuống dòng dưới cùng của trang chủ sử dụng đã đăng
ký, ghi chú số hiệu thửa thay đổi và căn cứ pháp lý biến động (số, ký hiệu
văn bản, cơ quan ký, thời gian ký văn bản) vào phần "Những thay đổi trong
quá trình sử dụng".
+ Khi đăng ký thế chấp, bảo lãnh bằng giá trị quyền sử dụng đất phải
ghi: Số giấy chứng nhận thế chấp hoặc bảo lãnh, nơi nhận thế chấp hoặc
bảo lãnh, số hợp đồng thế chấp hoặc bảo lãnh vào phần "Những thay đổi
trong quá trình sử dụng". Khi chấp dứt thế chấp hoặc bảo lãnh phải gạch
ngang dòng ghi tình trạng đang thế chấp hoặc bảo lãnh (bằng mực đỏ) và
ghi "Chấm dứt thế chấp hoặc bảo lãnh ngày - tháng - năm" vào khoảng
trống còn lại của dòng này.
+ Khi người sử dụng đất khai báo mất Giấy chứng nhận quyền sử
dụng đất phải ghi "GCN số...bị mất ngày-tháng-năm" vào phần "Những
thay đổi trong quá trình sử dụng". Khi cấp lại hay cấp đổi Giấy chứng nhận
quyền sử dụng đất mới thì gạch (bằng mực đỏ) số của giấy chứng nhận

22


quyền sử dụng đất cũ tại cột 10 và ghi "GCN số... đã thu hồi và lý do thu
hồi, được cấp lại, cấp đổi Giấy chứng nhận mới số..." vào phần "Những
thay đổi trong quá trình sử dụng".

2.1.3.2. Quản lý sổ mục kê đất đai.
Sổ mục kê đất đai: Là sổ ghi về thửa đất, về đối tượng chiếm đất
nhưng không có ranh giới khép kín trên tờ bản đồ và các thông tin có liên

quan đến quá trình sử dụng đất. Sổ mục kê đất đai được lập để quản lý thửa
đất, tra cứu thông tin về thửa đất và phục vụ thống kê, kiểm kê đất đai. Sổ
mục kê đất đai được lập theo đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn trong
quá trình đo vẽ bản đồ địa chính.
Sổ mục kê được lập từ bản đồ địa chính và các tài liệu điều tra đo đạc
đã được hoàn chỉnh theo kết quả đăng ký đã được cơ quan nhà nước có
thẩm quyền phê duyệt.
- Sổ lập theo thứ tự từng tờ bản đồ địa chính, từng thửa đất của mỗi tờ bản
đồ, và số thứ tự được lập sẽ theo thứ tự các thửa từ trái qua phải, từ trên
xuống của mỗi tờ trong bản đồ địa chính mỗi thửa đất liệt kê một dòng của
sổ. Vào hết số thửa của mỗi tờ bản đồ để cách số trang bằng 1/2 số trang sổ
đã vào của tờ bản đồ để chỉnh lý biến động sau này.
- Cách ghi số liệu vào sổ:
+ Số hiệu tờ bản đồ được ghi ở đầu từng trang trong sổ mục kê.
+ Cột 1: Ghi số hiệu thửa đất theo thứ tự từ thửa số 1 đến thửa cuối
cùng của mỗi tờ bản đồ.
+ Cột 2: Ghi tên chủ sử dụng đất như viết trong sổ địa chính. Thửa
đất gộp nhiều chủ sử dụng phải liệt kê lần lượt tên các chủ và diện tích sử
dụng của mỗi chủ ở dòng dưới kế tiếp.
+ Cột 3: Ghi diện tích thửa đất theo đơn vị mét vuông (m2).
+ Các cột tiếp theo từ cột 4 đến cột 12 để ghi diện tích của thửa đất
theo từng loại đất tương ứng với ký hiệu loại đất ghi ở đầu cột. Trường hợp

23


trên trang sổ đã lập có số loại đất cần ghi lớn hơn số cột kẻ sẵn thì kẻ thêm
cột mới vào phần ghi chú.
+ Cột 13 để ghi chú các trường hợp: Số thửa đất bỏ, ghi chú của việc
chỉnh lý biến động.

- Tổng hợp diện tích.
+ Tổng hợp cuối trang liệt kê thửa đất.
+ Liệt kê các loại đối tượng sử dụng có trên trang sổ vào phần tổng
hợp cuối trang theo thứ tự các cột của biểu thống kê diện tích đất.
+ Cộng diện tích của từng loại đối tượng sử dụng đất ghi ở các cột
loại đất.
- Tổng hợp trang cuối sổ mục kê được thực hiện theo thứ tự từng loại đối
tượng sử dụng, diện tích từng loại đất tổng hợp cuối mỗi trang liệt kê thửa
đất được ghi một dòng trên trang tổng hợp cuối sổ, liệt kê xong các loại đất
của mỗi loại đối tượng phải tổng hợp diện tích rồi mới liệt kê và tổng hợp
cho loại đối tượng khác.
- Chỉnh lý sổ:
+ Việc chỉnh lý sổ mục kê chỉ được thực hiện khi có biến động đã
được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc chứng nhận biến động
lên giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã cấp.
+ Các nội dung thay đổi phải được gạch ngang bằng mực đỏ.
+ Khi thay đổi loại đất: Gạch bỏ diện tích ghi ở cột loại đất cũ và
ghi vào cột loại đất mới trên cùng một dòng của thửa đất đã ghi.
+ Khi thay đổi tên chủ sử dụng đất: Gạch bỏ tên chủ cũ (bằng mực
đỏ) rồi ghi tên chủ sử dụng đất mới vào cột ghi chú.
+ Khi tăng giảm diện tích thửa đất: Gạch bỏ dòng thửa thay đổi, ghi
lại thửa đất theo số liệu mới xuống các trang cuối dành cho mỗi tờ bản đồ
và ghi "Xem thửa số..." vào dòng thửa đã thay đổi ở cột ghi chú.

24