Xây dựng Chương trình quản lý hàng hóa tại trung tâm viễn thông công ty điện lực I
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.8 MB, 79 trang )
MỤC LỤC
CHƯƠNG I: KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH BÀI TOÁN QUẢN LÝ HÀNG HÓA
CHO TRUNG TÂM VIỄN THÔNG - CÔNG TY ĐIỆN LỰC I……………….………3
1.1 Giới thiệu...................................................................................................3
1.2 Phạm vi đề tài ...........................................................................................4
1.3 Khảo sát hiện trạng ...................................................................................4
1.3.1 Quy trình quản lý nhập hàng...............................................................6
1.3.2 Quy trình quản lý xuất hàng................................................................7
1.3.3 Thống kê ............................................................................................7
1.4 Phân tích và lập dự án ..............................................................................12
1.4.1 Phân tích...........................................................................................12
1.4.2 Lập dự án..........................................................................................14
1.4.3 Dữ liệu vào ra và các chức năng xử lý của hệ thống..........................17
CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ CÔNG CỤ SỬ DỤNG................................ 19
2.1 Cơ sở lý thuyết.........................................................................................19
2.1.1 Thế nào là một hệ thống thông tin quản lý? ......................................19
2.1.2 Cấu trúc của hệ thống thông tin quản lý............................................19
2.1.3 Sự cần thiết của phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý ......20
2.1.4 Yêu cầu của hệ thống thông tin quản lý ............................................20
2.1.4.1 Yêu cầu của tổ chức ....................................................................20
2.1.4.1 Yêu cầu của người sử dụng .........................................................21
2.2 Công cụ sử dụng ......................................................................................23
2.2.1 Giới thiệu chung về hệ quản trị cơ sở dữ liệu và SQL Server 2000 ....23
2.2.2 Giới thiệu về ngôn ngữ Visual Basic 6.0 và cơ sở dữ liệu trong Visual
Basic 6.0 ....................................................................................................24
CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG ......................................... 26
1
3.1 Phân tích hệ thống về chức năng ..............................................................26
3.1.1. Biểu đồ phân cấp chức năng .............................................................26
3.1.1.1. Biểu đồ phân cấp chức năng là gì? .............................................26
3.1.1.2. Đặc điểm của biểu đồ phân cấp chức năng .................................30
3.1.2 Biểu đồ luồng dữ liệu .......................................................................31
3.1.2.1. Biểu đồ luồng dữ liệu là gì?........................................................31
3.1.2.2. Kỹ thuật phân mức.....................................................................31
3.2 Phân tích hệ thống về dữ liệu ...................................................................37
3.2.1 Mô hình thực thể liên kết..................................................................37
3.2.1.1. Khái niệm mô hình thực thể liên kết...........................................37
3.2.1.2. Xây dựng mô hình thực thể liên kết chi tiết ................................45
3.3.2 Mô hình dữ liệu quan hệ ...................................................................46
3.3.2.1. Các dạng chuẩn của lược đồ quan hệError!
Bookmark
not
defined.
3.3.2.2. Các lược đồ quan hệ của hệ thống ..............................................46
3.3.2.3. Danh sách các bảng (Mô hình vật lý dữ liệu)..............................46
3.3.3 Mô hình từ điển dữ liệu ....................................................................55
CHƯƠNG IV: THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH ........................................................... 58
4.1 Thiết kế giao diện....................................................................................58
4.1.1 Thiết kế menu...................................................................................58
4.1.2 Thiết kế giao diện .............................................................................59
CHƯƠNG V: KẾT LUẬN
.................................................................................................................................. 77
7
1 Những kết quả đạt được ...........................................................................777
2. Những tồn tại của chương trình................................................................777
3. Hướng phát triển của chương trình...........................................................777
2
TÀI LIỆU THAM
KHẢO……………………………………………………………...788
3
CHƯƠNG I
KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH BÀI TOÁN QUẢN LÝ NHẬP XUẤT HÀNG
HÓA CHO TRUNG TÂM VIỄN THÔNG - CÔNG TY ĐIỆN LỰC I
1.1 Giới thiệu
Trung tâm viễn thông- công ty điện lực 1 có địa chỉ tại số 20 Trần Nguyên
Hãn, Hoàn Kiếm, Hà Nội, là một trong những công ty phân phối điện, hạch toán
độc lập trực thuộc tập đoàn điện lực Việt Nam có nhiệm vụ quản lý lưới điện có
điện áp từ 110kv trở xuống và kinh doanh phân phối các dịch vụ hàng hóa viễn
thông. Chức năng chính của công ty là phân phối điện lớn nhất trong tập đoàn
điện lực Việt Nam, có bề dày kinh nghiệm trong việc quản lý kinh doanh điện
năng với lực lượng cán bộ công nhân viên lên tới hơn 20.000 người, phạm vi
hoạt động sx kinh doanh trên địa bàn 25 tỉnh đồng bằng và miền núi phía bắc.
Việc kinh doanh viễn thông công cộng được thực hiện theo phương thức: công ty
đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật sau đó giao cho các đơn vị trực thuộc kinh doanh
viễn thông theo các chỉ tiêu kế hoạch của công ty và khoán chi phí kinh doanh
cho từng đơn vị thực hiện.
Công ty Điện lực 1 dẫn đầu các Công ty Điện lực trong cả nước về kinh
doanh dịch vụ Viễn thông điện lực EVN-Telecom. Hiện nay, Công ty Điện lực 1
là tổng đại lý cấp 1 của EVN-Telecom, thực hiện kinh doanh viễn thông công
cộng trên địa bàn các tỉnh. Công ty đang quản lý kinh doanh bán điện và các thiết
bị hàng hóa viễn thông.
Tại trung tâm có một phòng ban chuyên việc quản lý thiết bị cho trung tâm.
Trung tâm thường xuyên phải nhập/xuất hàng là các thiết bị viễn thông. Khi công
ty muốn nhập hàng về thì tiến hành lập phiếu đặt hàng để gửi tới nhà cung cấp.
Nếu nhà cung cấp xem xét có thể chấp nhận cung cấp hàng thì bộ phận kế toán sẽ
tiến hành lập phiếu nhập hàng và phiếu thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp.
Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành
giải quyết và lập phiếu đặt mua hàng. Bộ phận kế toán sẽ tiến hành lập phiếu
xuất hàng và phiếu thu tiền bán hàng.
4
Định kỳ hàng tháng hay được yêu cầu của người có thẩm quyền thì phải báo
cáo xuất, nhập, tồn hàng hóa theo mẫu đã định.
1.2 Phạm vi đề tài
Chương trình xây dựng nhằm mục đích phục vụ công việc quản lý nhập/
xuất thiết bị hàng hóa tại trung tâm viễn thông - công ty điện lực 1, bao gồm một
số chức năng chính như sau:
Quản lý khách hàng (bao gồm nhà cung cấp và khách mua
hàng)
Quản lý hàng hóa
Quản lý kho
Quản lý đặt hàng.
Quản lý việc nhập hàng hóa
Quản lý xuất hàng hóa..
Quản lý tồn kho hàng hóa.
Tìm kiếm thông tin về hàng hóa, hóa đơn, chứng từ có liên quan.
Thống kê, báo cáo.
Đây là một chương trình có tính cách xây dựng một hệ thống thông tin để
tin học hóa các nghiệp vụ cho đơn vị quản lý thiết bị bao gồm từ các nghiệp vụ
trong từng bộ phận của đơn vị.
1.3 Khảo sát hiện trạng
Qua khảo sát trung tâm đang sử dụng hệ thống quản lý kinh doanh do tổng
công ty đưa ra cho các đơn vị. Hệ thống này chạy trên nền hệ quản trị cơ sở dữ
liệu Assecc và Foxpro.
Hệ thống nhìn chung có nhiều ưu điểm về tính đồng nhất, chạy nhanh, kích
thước dữ liệu nhỏ, không đòi hỏi cấu hình máy tính cao. Hiện nay việc đầu tư cơ
sở vật chất cho hệ thống thông tin quản lý không còn là vấn đề khó khăn nữa mà
5
vấn đề đặt ra là tính chính xác, nhanh, an toàn, độ bảo mật cũng như khả năng
quản lý toàn diện để tăng tính cạnh tranh và giảm bớt nhân sự đang là vấn đề mới
cho mọi ngành quản lý.
Quản lý nhập/ xuất hàng là một trong những hoạt động chính của công ty.
Hệ thống quản lý và công nợ được tích hợp chung trong hệ thống thông tin quản
lý kinh doanh của công ty.
Tuy có nhiều ưu điểm như đã nói ở trên nhưng nó cũng còn nhiều hạn chế
như chạy chậm khi khối lượng dữ liệu lớn, khả năng bảo mật chưa cao, giao diện
chưa thân thiện với người sử dụng.
Sơ đồ hoạt động của trung tâm viễn thông – công ty điện lực 1
BAN GIÁM ĐỐC
BỘ PHẬN KINH
DOANH
BỘ PHẬN KẾ
TOÁN
BỘ PHẬN
KHO
Ban giám đốc: điều hành chức năng hoạt động của công ty.
Bộ phận kinh doanh(bộ phận bán hàng): Tìm hiểu thị trường đưa ra chiến
lược kinh doanh, giới thiệu sản phẩm.
Bộ phận kế toán: Kế toán tổng hợp, kế toán công nợ
Bộ phận kho: Bộ phận này làm nhiệm vụ xuất hàng từ trong kho ra cho bộ
phận bán hàng khi các mặt hàng bày bán gần hết, thu lại các mặt hàng đã qua hạn
sử dụng và đưa sản phẩm mới lên bày bán. Bộ phận có nhiệm vụ nhập các mặt
hàng từ nhà cung cấp khi các mặt hàng trong kho sắp hết, trả lại nhà cung cấp các
mặt hàng bán chậm hoặc đã hết hạn sử dụng. Nhân viên nhập xuất lập phiếu nhập
và phiếu xuất xin xác nhận của thủ kho, thủ kho căn cứ vào số lượng hàng nhập,
xuất, tồn, báo cáo danh sách các mặt hàng cần nhập gửi lên bộ phận kế toán xin
giấy gọi nhập hàng để gửi cho nhà cung cấp.
6
1.3.1 Quy trình quản lý nhập hàng
Bộ phận kinh doanh căn cứ vào nhu cầu mua hàng của khách hàng , số
lượng hàng hóa tồn tối thiểu, số lượng hàng hóa tồn tối đa trong kho và danh
sách các mặt hàng hiện có trong công ty để lập đơn đặt hàng. Trong đơn đặt hàng
có đầy đủ thông tin về công ty, danh sách và số lượng hàng cần nhập về.
Bộ phận kinh doanh sẽ trình đơn đặt hàng lên ban giám đốc phê duyệt. Nếu
đơn đặt hàng đã được ban giám đốc ký duyệt thì sẽ được gửi đến nhà cung cấp.
Nếu nhà cung cấp chấp nhận đơn đặt hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ lập
phiếu nhập hàng và nhận hàng đưa về kho.
Mỗi lần nhập hàng đều phải làm một phiếu nhập bao gồm: thông tin đầy đủ
về nhà cung cấp, danh sách các mặt hàng, số lượng, ngày nhập, đơn giá , ngày
hẹn trả tiền theo mẫu được in sẵn.
Bộ phận kinh doanh sẽ chuyển phiếu nhập hàng và phiếu thanh toán tới bộ
phận kế toán để thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp.
Cách tính tổng giá trị hàng nhập:
Tổng giá trị =
số lượng nhập * đơn giá nhập
Mỗi lần nhập hàng về phải tiến hành cập nhật lại danh mục hàng hóa như
thêm mặt hàng, cập nhật lại số lượng, tính lại đơn giá bằng phương pháp tính
bình quân gia quyền:
dgbqck
Tgtondk Tgnhaptk
Sltondk S ln haptk
Dgbqck: đơn giá bình quân cuối kỳ
Tgtondk: tổng giá tồn đầu kỳ
Tgnhaptk: tổng giá nhập trong kỳ
Sltondk: số lượng tồn đầu kỳ
Slnhaptk: số lượng nhập trong kỳ
7
1.3.2 Quy trình quản lý xuất hàng
Khi một khách hàng cần mua hàng thì làm đơn đặt hàng theo mẫu in sẵn
bao gồm: thông tin đầy đủ về khách hàng, danh sách mặt hàng đặt mua, số lượng
đơn giá từng loại và ngày nhận hàng. Khi đặt hàng có thể khách hàng đặt một số
tiền nào đó.
Khi mua hàng khách hàng có thể trả tiền trước và hẹn trả sau khi nhận hàng
một số ngày quy đinh.
Đơn đặt hàng được đưa đến bộ phận kinh doanh để xem xét. Nếu khách
hàng còn nợ tiền trễ hạn quá một số tiền quy định thì bộ phận kinh doanh từ chối
bán hàng. Nếu hàng tồn kho đủ thì cung cấp cho khách hàng theo đơn đặt hàng.
Hàng ngày bộ phận kinh doanh xem xét các đơn đặt hàng đồng thời so sánh
tồn kho để làm giấy báo cáo cho khách hàng nhận hàng, giấy báo nợ cho khách
hàng và đặt hàng cho nhà cung cấp khi lượng hàng tồn vượt dưới mức tồn tối
thiểu.
Mỗi lần xuất hàng đều phải làm một phiếu xuất bao gồm: thông tin về
khách hàng, danh sách mặt hàng, số lượng, ngày nhập, xuất, đơn giá, ngày hẹn
trả tiền.
Cách tính tổng giá trị hàng xuất:
Tổng giá trị =
số lượng xuất * đơn giá xuất
1.3.3 Thống kê
Định kỳ hàng tháng phải báo cáo xuất nhập, tồn hàng hóa trong tháng theo
mẫu đã định. Bộ phận nhận phiếu nhập, xuất hàng từ bộ phận quản lý kho hàng
và từ đó tổng hợp lại đưa ra các mặt hàng bán chạy, những mặt hàng tồn kho, sau
đó lập danh sách các mặt hàng cần mua gửi tới nhà cung cấp. Từ những hóa đơn
của bộ phận bán hàng, bộ phận báo cáo thống kê sẽ căn cứ vào đó để tổng hợp
doanh thu.
Số lượng hàng tồn = số lượng hàng nhập – số lượng hàng xuất
8
Tại bất kỳ thời điểm nào, nếu có yêu cầu của người có thẩm quyền thì phải
báo caó tình hình hàng hóa từng loại, từng kho, tình hình công nợ.
Một số mẫu đơn từ được sử dụng trong quá trình hoạt động KD
Mẫu phiếu đặt hàng: dùng cho cả công ty đặt mua hàng và khách hàng
Trung tâm viễn thông – Công ty điện lực 1
Điện thoại: 834223 Fax: 834225
E-mail:
PHIẾU ĐẶT HÀNG
(Không có giá trị thanh toán)
Họ và tên khách hàng (NCC or KH)…………………………………………..
Tel: ………………………………
Địa chỉ: ……………Đường: ………………… Phường: ……………… Quận: …………
thuế…………….. Giao hàng: ……………giờ, ngày ……tháng………năm…
MS
Người nhận đặt hàng: ……………………………………………… Đặt hàng.TEL:
……………………………………
1STT
Mã hàng
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
2
3
4
56
7
8
9
10
Tổng cộng
Lưu ý:
* Phương thức thanh toán: Tiền mặt:
Trả chậm………………………ngày.
Trả tiền phiếu trước mới nhận giao hàng phiếu sau.
Phải kiểm tra số lượng, chất lượng hàng khi nhận. Chỉ nhận đổi lại hàng khi lỗi hàng
do bên giao: móp, rách bao bì,..trong vòng 3 ngày.
* Công nợ cũ của khách hàng số HDD: …………… ngày mua hàng ………Trị giá……
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
Ngày………… tháng …… năm ……….
GD duyệt
Trưởng phòng
Giám sát –Kiểm tra
Người đặt hàng
KD – TT
9
Mẫu phiếu nhập hàng có các thông tin như sau:
TT viễn thông và điện lực số 1
Mẫu số: 01-VT
Số 20 Trần Nguyên Hãn- Hoàn Kiếm- Hà nội
Ban hành theo QĐ số
1141 TC/QĐ/CĐKT
Ngày 01 tháng 11 năm ……
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày….tháng….năm 200...
Họ và tên người giao hàng:………………………………………………………...
Theo……….số……..ngày……tháng……..năm………của………………………
……………………………………………………………………………………...
Lý do nhập kho:…………………………………………………………………….
Nhập tại kho:………………………………………………………………………..
Số Tên,nhãn,quy
Mã số
TT cách,phẩm chất
vật
tư(sản
phẩm
hàng
hóa)
Đơn
vị tính
A
B
1
Số lượng
Đơn giá
Thành
tiền
2
3
4
4
4
923636
3.69454
4
10
10
454545
Theo
chứng
từ
Thực
nhập
D
1
Máy ĐT DD 04081
Nokia 1680C
Cái
2
Máy ĐT DD 0410
Nokia 1200
Cái
3
Máy ĐT DD
0420
Nokia 1280
Cái
C
454545
0
5
5
536364
268182
0
4
Cộng:
Nhập,ngày…..tháng…….năm…………
NV nhận hàng
trưởng đv
NV giao hàng
Kế toán vật tư
10
Kế toán trưởng
Thủ
TT viễn thông và điện lực số 1
Mẫu số: 01-VT
Số 20 Trần Nguyên Hãn- Hoàn Kiếm- Hà nội
Ban hành theo QĐ số
1141- TC/QĐ/CĐKT
Ngày 01 tháng 11 năm
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày….tháng….năm 200.....
Số: 517- Gban
Họ và tên người nhận hàng:………………………………………………………...
Theo……….số……..ngày……tháng……..năm………của………………………
……………………………………………………………………………………...
Lý do xuất kho:……………………………………………………………………..
Xuất tại kho:………………………………………………………………………..
Số Tên,nhãn,quy
Mã số
TT cách,phẩm chất
vậttư(sản phẩm
hàng hóa)
Đơn
vị tính
A
B
1
Số lượng
Đơn giá
Thành
tiền
2
3
4
4
4
923636
3.69454
4
10
10
454545
Theo
chứng
từ
Thực
nhập
D
1
Máy ĐT DD 04081
Nokia 1680C
Cái
2
Máy ĐT DD 0410
Nokia 1200
Cái
3
Máy ĐT DD
0420
Nokia 1280
Cái
C
454545
0
5
5
536364
Cộng:
Xuất,ngày…..tháng…….năm…………
NV nhận hàng
trưởng đv
NV giao hàng
Kế toán vật tư
11
Kế toán trưởng
Thủ
Mẫu báo cáo thống kê hàng hóa tồn:
TT viễn thông và điện lực số 1
Số 20, Trần Nguyên Hãn, Hoàn Kiếm, Hà nội
BÁO CÁO TỒN VẬT TƯ ĐẾN NGÀY …./…/200...
KHO:
Số TT
Mã vật tư ĐVT
Tên vật tư
1
0202
Cái
2
0209
Cái
3
0301
Cái
Giá
Lượng
Tiền
Máy điện thoại cố 310.000
định KXTSC11
5
1.550.000
Máy ĐT cố định 141.000
NIPON 1402
2
282.000
65
97.500
Dây line 2m
1.500
12
1.4 Phân tích và lập dự án
1.4.1 Phân tích
Qua khảo sát ta cần quản lý các đồi tượng chính trong hệ thống quản lý xuất
nhập hàng như sau: Khách hàng(bao gồm cả nhà cung cấp và khách mua
hàng), hàng hóa, kho
a. Quản lý khách hàng: Mọi khách hàng của công ty bao gồm cả nhà cung
cấp và khách mua hàng đều được công ty quản lý các thông tin chính như
sau:
-
Họ khách hàng
-
Tên khách hàng
-
Tên giao dịch
-
Địa chỉ
-
Số điện thoại
-
Số Fax
-
Số tài khoản ngân hàng
Trong đó địa chỉ khách hàng bao gồm:
-
Số nhà
-
Đường
-
Huyện
-
Tỉnh
-
Thành phố
-
Quốc gia
b. Quản lý hàng hóa: Mỗi mặt hàng được quản lý các thông tin sau:
-
Mã mặt hàng
-
Tên mặt hàng
13
-
Nhóm hàng
-
Nơi sản xuất
-
Đơn vị tính
-
Số lượng tồn tối thiểu
-
Số lượng tồn tối đa
Khi có yêu cầu xuất từ bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý kho hàng
kiểm tra số lượng mặt hàng được yêu cầu từ trong kho. Nếu số lượng mặt
hàng này đủ đáp ứng thì bộ phận này sẽ lập một phiếu xuất để xuất cho bộ
phận bán hàng, trong phiếu ghi rõ số phiếu xuất, ngày xuất. Phiếu xuất được
viết thành hai bản, một bản giao cho bộ phận bán hàng, một bản sao của phiếu
xuất được lưu lại. Nếu số lượng hàng không đủ đáp ứng trên 2/3 số lượng
hàng hóa yêu cầu thì thông báo từ chối xuất.
Nhân viên trong kho quản lý số lượng mặt hàng trong kho nếu thấy
thiếu thì lập danh sách các mặt hàng cần nhập, gửi lên bộ phận báo cáo thống
kê. Các mặt hàng sau khi được chuyển đến bộ phận nhập, bộ phận này sẽ đối
chiếu với danh sách cần mua với phiếu nhập và thông tin mặt hàng do nhà
cung cấp gửi trước khi nhập. Nếu đúng bộ phận nhập sẽ lập phiếu nhập bao
gồm số phiếu nhập, ngày nhập. Trên phiếu có ghi thông tin nhà cung cấp, địa
chỉ, tên người giao, các thông tin về mặt hàng được nhập. Phiếu nhập được
viết thành hai bản, một bản giao cho nhà cung cấp, một bản giữ lại.
Hàng tồn được báo cáo lên bộ phận thống kê để bộ phận kế toán thống
kê các mặt hàng tồn kho. Hàng tồn sẽ được trả lại nhà cung cấp.
c. Quản lý kho: hàng hóa được cất giữ tại nhiều kho. Mỗi kho được quản lý
các thông tin sau:
-
Tên kho
-
Địa chỉ kho
-
Điện thoại kho
14
-
Số fax
-
Thủ kho
1.4.2 Lập dự án
Qua quá trình khảo sát và phân tích tôi đưa ra mô hình quản lý bán hàng
như sau: Cần thiết là hệ thống phải quản lý được đầy đủ thông tin về khách hàng,
hàng hóa, kho, các hóa đơn chứng từ cũng như khả năng tính toán, chọn lọc,
thống kê, in ấn các thông tin.
Để vào được chương trình này thì mỗi đối tượng truy cập đều phải đăng
nhập vào hệ thống, có một mật khẩu và được Admin cấp quyền truy cập và thực
hiện phân quyền cho phù hợp, và sẽ lưu lại User và pass của từng nhân viên
trong trung tâm. Phần mềm “Quản lý bán hàng cho trung tâm viễn thôngcông ty điện lực I ” phân ra các quyền sau: Người quản trị, User (nhân viên
trung tâm). Quá trình này nhằm bảo mật cơ sở dữ liệu và phân quyền người sử
dụng với các nhiệm vụ cho từng đối tượng như sau:
Người quản trị (Admin): có quyền thêm, sửa database, phân
cấp, phân quyền cho người sử dụng.
User mức 1: Có quyền thêm dữ liệu vào database. Chức
năng này chủ yếu dành cho bộ phận quản lý kho.
User mức 2: Có quyền xem và lập phiếu đặt hàng nhập,
phiếu đặt hàng xuất, phiếu xuất hàng , phiếu nhập hàng. Chức năng
này dành cho bộ phận kinh doanh và bộ phận bán hàng.
User mức 3: Lập hóa đơn, báo cáo thống kê hàng nhập, xuất,
hàng tồn khi có yêu cầu của người quản lý. Chức năng này dành cho
bộ phận kế toán.
Để có thể nhập được các thông tin về nhà cung cấp hay khách hàng thì
Admin sẽ cấp cho mỗi nhân viên trong từng bộ phận của trung tâm một mật
khẩu. Khi đó nhân viên sẽ được thao tác trên hệ thống với quyền hạn và chức
năng của mình, có thể chỉ được quyền cập nhật thông tin khách hàng, cập nhật
15
danh mục hàng hóa, xóa hàng hóa,...hoặc xem thông tin về hàng hóa và lập hóa
đơn. (Chức năng này dành cho bộ phận nhân viên bán hàng).
Đối với người quản trị hệ thống:
Đăng nhập hệ thống quản lý tài khoản người sử dụng
Mục đích
- Đăng nhập vào hệ thống.
Đầu vào
- Username.
- Password.
Quá trình thực hiện:
- Kiểm tra Username và Password, thực hiện phân quyền phù hợp
cho quản trị viên, lưu lại Username, pass của quản trị viên
Đầu ra:
- Trả về giao diện sử dụng cho quản trị viên.
Chức năng tạo tài khoản thành viên ban quản trị
Mục đích
- Tạo thêm Admin.
Đầu vào
- Username.
- Password.
- Confirm password.
-Quyền hạn
Quá trình thực hiện
- Kiểm tra quyền thành viên hiện thời.
- Nhập thông tin vào CSDL.
Đầu ra
- Nếu xử lí thành công, trả về danh sách các quản trị viên.
16
- Trả lại thông báo lỗi và Form tạo tài khoản thành viên ban quản
trị nếu không thành công.
Sửa đổi thông tin về Admin
Mục đích
- Sửa đổi các thông tin cần thiết về Admin.
Đầu vào
- Username.
- Password.
-Confirm password
- Quyền hạn
Quá trình thực hiện
- Kiểm tra quyền Admin hiện thời.
- Thay thế các thông tin cũ bằng thông tin mới. (nếu có quyền)
Đầu ra
- Hiển thị danh sách Admin sau khi sửa đổi
Xoá tài khoản thành viên
Đầu vào
- Mã Admin
Quá trình thực hiện
- Kiểm tra quyền Admin hiện tại.
- Tìm kiếm và xoá Admin trong CSDL nếu có quyền.
Đầu ra
- Hiển thị danh sách các Admin sau khi xóa.
Dùng phương pháp tiếp cận hướng chức năng để thấy rõ hơn các chức năng
hệ thống cần thực hiện.
Phân tích hệ thống từ 3 phương diện:
+ Chức năng
17
+ Dữ liệu
+ Luồng dữ liệu
Sử dụng phương pháp phân tích từ trên xuống: tiến hành phân tích chức
năng bằng cách đi dần từ mô tả tổng thể đến chi tiết thông qua nhiều mức. Sự
dịch chuyển từ một mức tới mức tiếp thực chất là sự phân rã mỗi chức năng ở
mức trên thành một chức năng con ở mức dưới. Vậy đây là quá trình triển khai
theo một cây và phương pháp này gọi là phương pháp phân tích có cấu trúc.
1.4.3 Dữ liệu vào ra và các chức năng xử lý của hệ thống
Dữ liệu vào:
-
Các thông tin về khách hàng như: họ tên, tên giao dịch, số nhà, điện thoại,
fax, tài khoản ngân hàng, số tiền nợ có thể.
-
Các thông tin về hàng hóa: tên mặt hàng, nhóm hàng, nơi sản xuất, hãn
sản xuất, nước sản xuất, đơn vị tính, số lượng tồn tối đa, số lượng tồn tối
thiểu.
-
Thông tin về kho hàng: tên kho, địa chỉ, fax, thủ kho, điện thoại.
Dữ liệu ra:
-
Đưa ra danh sách chi tiết về khách hàng
-
Đưa ra danh sách chi tiết về các mặt hàng
-
In ra danh sách đơn đặt hàng
-
In danh sách các phiếu nhập/ xuất hàng
-
In ra phiếu thanh toán
-
Thống kê số lượng hàng nhập, tổng số lượng hàng xuất trong kỳ, và số
lượng hàng tồn cuối kỳ.
Chức năng của trung tâm:
+ Xử lý, lưu trữ đơn đặt hàng, phiếu xuất nhập hàng, phiếu thanh toán và tính
toán giá trị hàng hóa
18
+ Lưu trữ và bảo mật dữ liệu quản lý hóa đơn chứng từ liên quan đến việc
nhập/ xuất hàng, hàng hóa, kho hàng và khách hàng.
Chức năng của người quản lý bán hàng như:
-
Lập đơn đặt hàng
-
Lập phiếu xuất/ nhập hàng
-
Lập phiếu thanh toán.
19
CHƯƠNG II
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ CÔNG CỤ SỬ DỤNG
2.1 Cơ sở lý thuyết
Dựa trên các bước xây dựng hệ thống thông tin quản lý
Xác định mục tiêu và ưu tiên
Xác định yêu cầu và vấn đề
Thiết kế logic
Thiết kế vật lý
Cài đặt chương trình
Khai thác và bảo trì
2.1.1 Thế nào là một hệ thống thông tin quản lý?
Hệ thống là một tập hợp gồm nhiều phần tử có mối quan hệ ràng buộc lẫn
nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục đích chung.
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết
cho sự quản lý, điều hành cho một doanh nghiệp( hay nói rộng là của một tổ
chức). Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các
thông tin phản ánh tình trạng hiện thời và hoạt động kinh doanh hiện thời của
doanh nghiệp.
Vai trò và nhiệm vụ của hệ thống thông tin:
-
Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa bên trong và bên
ngoài hệ thống và những hệ thống con.
-
Nhiệm vụ của hệ thống thông tin: nhằm thu thập, lưu trữ, kiểm tra,
kết xuất, truyền đạt thông tin.
2.1.2 Cấu trúc của hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý gồm 4 yếu tố sau:
- Lĩnh vực quản lý: Mỗi hệ thống thông tin quản lý thuộc một lĩnh vực quản lý
duy nhất, tương ứng với những hoạt động nhất quán của nó.
- Dữ liệu: Là đối tượng quản lý trên hệ thống thông tin quản lý.
- Các thủ tục xử lý: Là những chương trình, phương cách xử lý trên một số dữ
liệu cụ thể của hệ thống.
20
- Các quy tắc quản lý: Là quy tắc điều hành, vận hành xử lý dữ liệu phục vụ
cho mục tiêu của hệ thống.
2.1.3 Sự cần thiết của phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý
Khi áp dụng tin học để quản lý một hệ thống thông tin nào đó, chúng ta
cũng phải tìm các phương pháp tốt nhất phù hợp với khả năng hiện thực.
Trước khi giải quyết một vấn đề ta luôn suy xét tất cả mọi khía cạnh của
vấn đề và nhận định những tình huống có thể xảy ra. Đó là công việc phân tích.
Trước mỗi tình huống, mỗi khía cạnh của vấn đề, dựa vào các khả năng và
hạn chế, ta đưa ra một hay nhiều phương án để giải quyết. Đó là quy trình thiết
kế.
Sai sót lớn nhất nằm trong việc phân tích và thiết kế. Chi phí lớn nhất là chi
phí bảo trì. Lượng công việc lớn nhất là phát hiện và sửa chữa. Tình trạng bắt
nguồn từ các thiếu xót trong việc phân tích và thiết kế hệ thống. Do đó tin học
luôn cần tìm ra một phương pháp phân tích hữu hiệu nhằm khắc phục tình trạng
trên.
2.1.4 Yêu cầu của hệ thống thông tin quản lý
2.1.4.1 Yêu cầu của tổ chức
Mỗi tổ chức có những yêu cầu và đặc điểm riêng. Hệ thông tin quản lý phải
đáp ứng các yêu cầu quản lý của tổ chức đó. Người quản lý phải là người đề đạt
và quyết định đưa ra các ứng dụng tin học vào công tác quản lý. Như vậy một hệ
thống thông tin quản lý phải nắm được chiến lược phát triển chung của tổ chức
quản lý, không để những thay đổi nhỏ về tổ chức cũng như về quản lý làm sai
lệch thông tin tập hợp.
Trong quá trình phát triển hệ thống cần phải kiểm chứng tính đúng đắn, tính
khoa học đồng thời hệ thống luôn phải được hoàn thiện, điều chỉnh cho phù hợp.
Các thông tin đầu ra phải đảm bảo tính mục tiêu, rõ ràng, chính xác, đầy đủ, đáp
ứng yêu cầu của nhà quản lý.
21
2.1.4.1 Yêu cầu của người sử dụng
Hệ thống không chỉ đáp ứng cho người thông thạo về tin học mà còn đáp
ứng cho những người hiểu biết rất ít về máy tính. Khi thiết kế phải đảm bảo các
yêu cầu sau :
- Yêu cầu về nhập dữ liệu : Hệ thống phải có khả năng truy nhập dữ liệu từ
xa, nhanh chóng, thuận lợi, chính xác, các thao tác phải thuận lợi,đơn giản,
nhưng phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu truy nhập dữ liệu từ xa.
- Yêu cầu về hệ thống thông tin : Hệ thống phải được bảo mật, bảo trì, có
tính mở để phát triển, điều chỉnh. Đặc biệt phải có khả năng kiểm tra sự đúng đắn
của dữ liệu cũng như khả năng phát hiện lỗi và xử lý lỗi.
- Yêu cầu về giao diện : Giao diện giữa người và máy tính phải được thiết
kế khoa học, đẹp, không cầu kỳ, phải có tính thống nhất về phương pháp làm
việc, cách trình bày, khả năng trợ giúp tốt, kịp thời giải quyết tốt mọi thắc mắc
của người sử dụng.
- Yêu cầu về đối thoại, giải đáp : Hệ thống phải có khả năng thực hiện chế
độ hội thoại ở mức độ nào đó nhằm cung cấp nhanh, chuẩn xác yêu cầu của nhà
quản lý. Đây là tính mở của hệ thống nhằm đảm bảo cho người sử dụng khai thác
tối đa mà hệ thống cung cấp.
Các đối tượng yêu cầu quản lý
Qua quá trình khảo sát thực tế, ta cần quản lý các đối tượng chính trong hệ
thống quản lý xuất nhập hàng hóa như sau: Khách hàng (bao gồm cả nhà cung
cấp và khách mua hàng), Hàng hoá, Kho, Đơn đặt hàng, Phiếu nhập/ xuất
hàng, phiếu thanh toán.
a. Quản lý khách hàng: Mọi khách hàng của Công ty (bao gồm cả nhà cung cấp
và khách mua hàng) đều được Công ty quản lý những thông tin chính sau:
-
Mã khách hàng
-
Họ khách hàng
-
Tên khách hàng
-
Tên giao dịch
-
Địa chỉ
22
-
Số điện thoại
-
Số fax
-
Số tài khoản ngân hàng
Trong đó địa chỉ khách hàng bao gồm:
+ Số nhà
+ Đường
+ Huyện
+ Tỉnh
+ Thành phố
+ Quốc gia
b. Quản lý hàng hoá: Mỗi mặt hàng được quản lý các thông tin sau:
-
Mã mặt hàng
-
Tên mặt hàng
-
Nhóm hàng
-
Nơi sản xuất (hãng sản xuất, nước sản xuất)
-
Đơn vị tính
-
Số lượng tồn tối thiểu
-
Số lượng tồn tối đa
c. Quản lý kho: Hàng hoá được cất giữ tại nhiều kho, mỗi kho được quản lý các
thông tin sau:
-
Mã kho
-
Tên kho
-
Địa chỉ kho
-
Điện thoại kho
-
Số fax
-
Thủ kho
d. Quản lý đơn đặt hàng:
-
Mã đơn đặt hàng
-
Số lượng đặt hàng
-
Đơn giá đặt hàng
23
-
Ngày giao
e. Quản lý phiếu nhập/xuất hàng: (cả phiếu nhập và phiếu xuất hàng)
-
Mã phiếu nhập xuất hàng
-
Số lượng nhập xuất hàng
-
Đơn giá nhập xuất hàng
-
Ngày nhập xuất hàng
-
Ngày hẹn trả tiền
f. Quản lý phiếu thanh toán:
-
Mã phiếu thanh toán
-
Ngày thanh toán
-
Số tiền
g. Quản lý ngân hàng:
-
Mã ngân hàng
-
Tên ngân hàng
2.2 Công cụ sử dụng
Vấn đề lựa chọn ngôn ngữ cũng là vấn đề hết sức quan trọng. Hiện nay có
rất nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu như: Oracle, Access, Foxpro,SQL
Server…song để phù hợp vơi cách quản lý tại trung tâm hiện nay và để cho hệ
thống phát triển sau này em chọn ngôn ngữ SQL Server 2000 làm ngôn ngữ thiết
kế dữ liệu và ngôn ngữ Visual Basic 6.0 làm ngôn ngữ thiết kế giao diện. Tuy
nhiên trong đề tài này em cài đặt hệ thống trên máy đơn.
2.2.1 Giới thiệu chung về cơ sở dữ liệu SQL Server 2000
Một hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một hệ thống các chương trình hỗ trợ các
tác vụ quản lý, khai thác dữ liệu theo mô hình dữ liệu quan hệ.
SQL Server là hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ(RDBMS) hay còn
được dọi là Relation Database Management System. Cơ sở dữ liệu quan hệ là cơ
sở dữ liệu bên trong nó tổ chức thành các bảng. Các bảng được tổ chức bằng
cách nhóm dữ liệu theo cùng chủ đề và có chứa các cột và các hàng thông tin.
Sau đó các bảng này lại liên hệ với nhau bởi Database Engine khi có yêu cầu.
RDBMS là một trong những mô hình cơ sở dữ liệu thông dụng nhất hiện nay.
24
SQL (Structure Query Language) là ngôn ngữ dùng để truy vấn cơ sở dữ
liệu hay nói cách khác là ngôn ngữ truy vấn cho phép lấy thông tin từ các bảng
dữ liệu.
SQL Server 2000 tối ưu hơn nhiều so với cơ sở dữ liệu quan hệ. Chúng
phát triển để sử dụng trên nhiều ấn bản như: CE, Personal, Desktop Engine,
Standard Developer, Enterprise.
SQL Server 2000 hỗ trợ kiểm tra khóa chính, phụ thuộc tồn tại, miền giá
trị của dữ liệu bên trong các bảng một cách chặt chẽ.
SQL Server 2000 hộ trợ khá mạnh cho cơ sở dữ liệu đa truy cập, cơ sở dữ
liệu mạng,…
2.2.2 Giới thiệu về ngôn ngữ Visual Basic 6.0 và cơ sở dữ liệu trong Visual
Basic 6.0
Visual Basic là một trong những ngôn ngữ lập trình bậc cao thông dụng
hiện nay, là một sản phẩm của Microsoft. Nó giống như hầu hết các ngôn ngữ lập
trình bậc cao khác, trong ngôn ngữ Visual Basic chứa đầy đủ các câu lệnh cần
thiết, các hàm xây dựng sẵn…
Ngoài ra Visual Basic chứa một số phương tiện giúp cho việc áp dụng kỹ
thuật hướng đối tượng trong việc truy cập dữ liệu. Trong Visual Basic có rất
nhiều phương pháp truy cập dữ liệu cũng như các đối tượng truy cập dữ liệu như:
ADO, ADODB, DAO, ...nói chung các đối tượng này có các thuộc tính tương đối
giống nhau. Trong luận văn này em chủ yếu đi sâu vào đối tượng ADO vì ADO
là công cụ truy cập dữ liệu rất hữu hiệu, cho phép làm việc với mọi nguồn dữ liệu
không nhất thiết phải là CSDL Microsoft Access hay SQL Server và ADO cũng
được cài đặt trong chương trình.
ADO là một kỹ thuật kết nối cơ sở dữ liệu phát triển gần đây nhất của VB.
Không giống như những kỹ thuật truy nhập CSDL khác của VB(RDO,DAO),
ADO cung cấp cho người lập trình nhiều chọn lựa trong việc truy xuất dữ liệu.
+ Sử dụng ADO control: ADO control không có sẵn trên hộp công cụ
Toolbox như một số control thông dụng khác, do đó bạn phải đưa vào bằng cách:
Trên menu của Vb chọn Project => Components( hoặc click chuột phải trên
25
