Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại BỘ NÔNG NGHIỆP và PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (766.74 KB, 99 trang )
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
Trụ sở Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
SV: Nguyễn Thị Thơm
1
Lớp QTVP 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay chúng ta đang sống trong thời đại khoa học kỹ thuật cao của nền
kinh tế tồn cầu hóa, mà ở đó các nhà lãnh đạo của các cơ quan, tổ chức nhà nước
ngày càng cần có những cán bộ văn phịng được đào tạo với trình độ chun mơn
cao, biết và sử dụng thành thạo các trang thiết bị văn phòng hiện đại nhằm nâng
cao hiệu quả cơng việc. Vì vậy, đây chính là cơ hội cho những ai muốn vươn lên
học tập để có một tay nghề vững vàng, một cán bộ văn phòng có chun mơn
nghiệp vụ cao trong tương lai.
Trong bất kỳ cơ quan nào, Văn phịng cũng có vai trị hết sức to lớn. Văn
phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý,
cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; là nơi chuẩn bị công
tác hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Hiểu rõ được tầm quan trọng của ngành văn phòng trong hoạt động của mọi cơ
quan, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đào tạo ra mỗi năm một khóa sinh viên
trung cấp hoặc Cao đẳng, nay đào tạo thêm sinh viên hệ Đại học ngành Quản trị
Văn phòng. Để sinh viên nắm rõ hơn về chuyên ngành của mình và tạo cơ hội cho
sinh viên vận dụng những kiến thức đã học ở trường đưa vào áp dụng thực tiễn tại
các cơ quan, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã giành một khoảng thời gian ngắn
gần 2 tháng cho sinh viên năm thứ hai đi thực tập ngành nghề tại các cơ quan nhà
nước, các công ty, các doanh nghiệp, tỉnh, huyện. Thông qua thực tế kiến tập
ngành nghề, sinh viên biết vận dụng lý thuyết để rèn luyện kỹ năng thực hành,
nâng cao tay nghề để sau khi ra trường có thể hồn thành tốt cơng việc được giao.
Sau khi nhận được quyết định của nhà trường, nhận được đề cương hướng
dẫn của khoa Quản trị Văn phòng và được sự đồng ý của Lãnh đạo Văn phịng Bộ
Nơng nghiệp và Phát triển Nơng thơn; Trưởng phịng phịng Lưu trữ tơi đã được
tiếp nhận đến thực tập tại phòng Lưu trữ Văn phịng Bộ Nơng nghiệp và Phát triển
Nơng thơn. Trong thời gian thực tập, tôi đã chấp hành nghiêm túc nội quy của cơ
SV: Nguyễn Thị Thơm
2
Lớp QTVP 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quan, ln cố gắng tìm tịi, học hỏi được rất nhiều những kinh nghiệm trong cơng
tác văn phịng của cơ quan Bộ.
Thời gian thực tập bắt đầu từ ngày 09/3/2015 đến ngày 29/4/2015 tại Phòng Lưu
trữ thuộc Văn phòng Bộ Nông nghiệp và PTNT. Qua đợt thực tập tôi đã hồn thiện bản
báo cáo, qua đó cũng đưa ra được nhận xét, đánh giá những ưu điểm của cơ quan đạt
được, những mặt còn hạn chế, tồn tại và đưa ra hướng giải quyết. Báo cáo được chia
thành các phần như sau:
- Phần I: Khảo sát công tác văn phịng của Bộ Nơng nghiệp và Phát triển
Nơng thơn.
- Phần II: Nghiệp vụ hành chính của Bộ Nơng nghiệp và Phát triển Nông thôn.
- Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị.
- Phần IV: Phụ lục.
Để hoàn thành tốt đợt thực tập và có kết quả như ngày hơm nay tôi xin gửi
lời cảm ơn chân thành tới thầy giáo Ths. Nguyễn Mạnh Cường – Trưởng khoa
Quản trị Văn phòng, thầy Nguyễn Đăng Việt – Giảng viên khoa Quản trị Văn
phịng, cơ Lâm Thu Hằng – Giảng viên khoa Quản trị Văn phịng cùng các thầy cơ
giáo trong khoa Quản trị Văn phòng và Nhà trường đã tổ chức cho chúng tơi có
được đợt thực tập ý nghĩa này.
Qua đây, tôi cũng xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Lãnh đạo Văn phòng,
Lãnh đạo Phòng Lưu trữ cùng các cán bộ Phịng Lưu trữ đã nhiệt tình giúp đỡ và
tạo điều kiện trong suốt quá trình thực tập.
Với những kiến thức đã được học tại trường cùng với khả năng nắm bắt của
bản thân qua thực tế, cách nhìn nhận và đánh giá vấn đề cị thể chỉ ở một góc độ
nhất định, đồng thời cũng chưa thể nhìn nhận sâu để có một nhận xét bao quát
đúng đắn nhất rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quý Cơ quan, Thầy cô
và các bạn.
Tôi xin chân thành cảm ơn.
SV: Nguyễn Thị Thơm
3
Lớp QTVP 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I
KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ
PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông
nghiệp và Phát triển nông thôn
* Vài nét về Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn:
ơ
Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn( sau đay gọi tắt là Bộ NN & PTNT)
là cơ quan thuộc Chính phủ được thành lập theo Nghị quyết của kỳ họp thứ 8 Quốc
hội khóa IX( tháng 10 – 1995) trên cơ sở sáp nhập 03 Bộ có chức năng, nhiệm vụ
tương tự nhau để giảm bớt sự chồng chéo, thống nhất giữa các Bộ và nhằm nâng
cao hiệu quả quản lý của nhà nước. 03 Bộ đó là:
- Bộ Nơng nghiệp và Cơng nghệ thực phẩm.
- Bộ Lâm nghiệp.
- Bộ Thủy lợi.
Ngày 31 tháng 7 năm 2007, Quốc hội ra Nghị quyết sáp nhập Bộ Thủy sản
vào Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
Căn cứ vào Nghị định số 199/2013/NĐ-CP ngày 26 tháng 11 năm 2013 của
Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ
Nông nghiệp và Phát triển nơng thơn như sau:
1. Vị trí và chức năng
Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là cơ quan của Chính phủ, thực
hiện chức năng quản lý nhà nước các ngành, lĩnh vực: Nông nghiệp, lâm nghiệp,
diêm nghiệp, thủy sản, thủy lợi và phát triển nông thôn trong phạm vi cả nước;
quản lý nhà nước các dịch vụ công trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản
lý của Bộ.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn
theo quy định tại Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của
SV: Nguyễn Thị Thơm
4
Lớp QTVP 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ
quan ngang Bộ và những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau:
1. Trình Chính phủ các dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội; dự án
pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị định
của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm của Bộ
đã được phê duyệt và các nghị quyết, cơ chế, chính sách, dự án, đề án, văn bản quy
phạm pháp luật khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo phân công của
Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.
2. Trình Chính phủ chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, năm
năm, hàng năm và các dự án, cơng trình quan trọng quốc gia thuộc ngành, lĩnh vực
do Bộ quản lý.
3. Trình Thủ tướng Chính phủ các dự thảo quyết định, chỉ thị và các văn bản
khác thuộc thẩm quyền ban hành của Thủ tướng Chính phủ.
4. Phê duyệt chiến lược, quy hoạch, chương trình phát triển các ngành, lĩnh
vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo phân cấp và ủy quyền của Chính phủ, Thủ
tướng Chính phủ.
5. Ban hành thơng tư, quyết định, chỉ thị, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, quy
trình, quy phạm, định mức kinh tế - kỹ thuật; tổ chức xây dựng tiêu chuẩn quốc gia
về quản lý ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo quy định
của pháp luật; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó.
6. Cơng bố, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra, đánh giá, tổng hợp báo
cáo và chịu trách nhiệm thực hiện các cơ chế, chính sách, chiến lược, quy hoạch,
kế hoạch đã được phê duyệt thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; tuyên truyền,
phổ biến, giáo dục pháp luật về các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà
nước của Bộ.
7. Kiểm tra các văn bản quy phạm pháp luật do các Bộ, Hội đồng nhân dân,
Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ban hành có liên quan đến
ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; nếu phát hiện những quy
SV: Nguyễn Thị Thơm
5
Lớp QTVP 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
định do các cơ quan đó ban hành có dấu hiệu trái với các văn bản quy phạm pháp
luật thuộc ngành, lĩnh vực do Bộ quản lý thì xử lý theo quy định của pháp luật.
8. Quản lý về đầu tư, xây dựng.
9. Quản về nông nghiệp (trồng trọt, chăn nuôi).
10. Quản lý về lâm nghiệp.
11. Quản lý về diêm nghiệp.
13. Quản lý về thủy lợi.
14. Quản lý về phát triển nông thôn.
15. Quản lý về doanh nghiệp, hợp tác xã và các loại hình kinh tế tập thể, tư
nhân khác.
16. Quản lý về chế biến, bảo quản, vận chuyển, kinh doanh nông sản, lâm
sản, thủy sản và muối.
17. Quản lý dự trữ quốc gia về giống cây trồng, thuốc bảo vệ thực vật, thuốc
thú y và hàng hóa khác theo phân cơng của Chính phủ.
18. Quản lý về khoa học và công nghệ.
19. Chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về khuyến nông theo
quy định của pháp luật về khuyến nông.
20. Chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về chất lượng, an tồn
thực phẩm đối với nơng sản, lâm sản, thủy sản và muối quy định tại Luật an toàn
thực phẩm, Luật chất lượng sản phẩm hàng hóa, Luật tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ
thuật và theo quy định của pháp luật.
21. Chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ về bảo vệ mơi trường, biến đổi khí hậu
và đa dạng sinh học.
22. Chỉ đạo, hướng dẫn và tổ chức thực hiện các hoạt động xúc tiến thương
mại, xúc tiến đầu tư các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
23. Kiểm định kỹ thuật an toàn các máy, thiết bị, vật tư, các chất đòi hỏi
nghiêm ngặt về an toàn lao động trong các hoạt động thuộc các ngành, lĩnh vực
quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật.
SV: Nguyễn Thị Thơm
6
Lớp QTVP 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
24. Thực hiện hợp tác quốc tế và hội nhập kinh tế quốc tế trong các ngành,
lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo quy định của pháp luật.
25. Quyết định và chỉ đạo thực hiện chương trình cải cách hành chính của
Bộ theo mục tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính nhà nước đã được
Thủ tướng Chính phủ phê duyệt; đề xuất hoặc quyết định theo thẩm quyền việc
thực hiện phân cấp quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực.
26. Quản lý tổ chức, hoạt động dịch vụ công.
27. Thực hiện nhiệm vụ quản lý đối với hội, tổ chức phi chính phủ hoạt động
trong ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo quy định của
pháp luật.
28. Thực hiện nhiệm vụ quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế cơng chức, vị
trí việc làm, số lượng viên chức; thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính
sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối với công chức, viên chức thuộc diện Bộ
quản lý và thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ quy định tại Luật cán bộ, công
chức, Luật viên chức và theo quy định của pháp luật.
29. Thực hiện nhiệm vụ quản lý về thi đua, khen thưởng theo quy định của
pháp luật.
30. Thanh tra, kiểm tra; giải quyết khiếu nại, tố cáo; phòng, chống tham
nhũng, tiêu cực và xử lý các hành vi vi phạm pháp luật liên quan đến ngành, lĩnh
vực theo quy định của pháp luật.
31. Thực hiện nhiệm vụ quản lý về công nghệ thông tin, thống kê thuộc
phạm vi quản lý nhà nước của Bộ quy định tại Luật công nghệ thông tin, Luật
thống kê và theo quy định của pháp luật.
32. Quản lý tài chính, tài sản và nguồn lực khác được giao và tổ chức thực
hiện ngân sách được phân bổ theo quy định của pháp luật.
33. Thường trực quốc gia về công tác phòng, chống lụt, bão; kế hoạch bảo
vệ và phát triển rừng; xây dựng nông thôn mới; nước sạch và vệ sinh mơi trường
nơng thơn; chống sa mạc hóa; quản lý bn bán quốc tế các lồi động, thực vật
SV: Nguyễn Thị Thơm
7
Lớp QTVP 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hoang dã nguy cấp quý hiếm; phòng chống dịch bệnh gia súc, gia cầm theo quy
định của pháp luật.
34. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ giao hoặc theo quy định của pháp luật.
3. Cơ cấu tổ chức
1. Vụ Kế hoạch.
2. Vụ Tài chính.
3. Vụ Khoa học, Cơng nghệ và Mơi trường.
4. Vụ Hợp tác quốc tế.
5. Vụ Pháp chế.
6. Vụ Tổ chức cán bộ.
7. Vụ Quản lý doanh nghiệp.
8. Văn phòng Bộ.
9. Thanh tra Bộ.
10. Cục Trồng trọt.
11. Cục Bảo vệ thực vật.
12. Cục Chăn nuôi.
13. Cục Thú y.
14. Cục Chế biến nông lâm thủy sản và nghề muối.
15. Cục Quản lý xây dựng cơng trình.
16. Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn.
17. Cục Quản lý Chất lượng nông lâm sản và thủy sản.
18. Tổng cục Lâm nghiệp.
19. Tổng cục Thủy sản.
20. Tổng cục Thủy lợi.
21. Viện Chính sách và Chiến lược phát triển nông nghiệp nông thôn.
22. Trường Cán bộ Quản lý Nông nghiệp và Phát triển nông thôn I.
23. Trường Cán bộ Quản lý Nông nghiệp và Phát triển nông thôn II.
SV: Nguyễn Thị Thơm
8
Lớp QTVP 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
24. Trung tâm Tin học và Thống kê.
25. Báo Nơng nghiệp Việt Nam.
26. Tạp chí Nơng nghiệp và Phát triển nông thôn.
Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nơng thơn trình Thủ tướng Chính
phủ: Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục
Thủy lợi, Tổng cục Lâm nghiệp, Tổng cục Thủy sản; ban hành danh sách các tổ
chức sự nghiệp công lập khác thuộc Bộ.
( Theo Nghị định số 199/2013/NĐ-CP của Chính phủ có hiệu lực thi hành kể từ
ngày 15 tháng 01 năm 2014 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn)
4. Sơ đồ tổ chức bộ máy của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
( xem phụ lục số 01).
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phịng
Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nơng thơn.
1.Vị trí và chức năng
Văn phịng Bộ là tổ chức thuộc Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nơng thơn có
chức năng tham mưu tổng hợp về chương trình, kế hoạch cơng tác phục vụ các
hoạt động của Bộ; giúp Bộ trưởng tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị
thuộc Bộ thực hiện chương trình, kế hoạch cơng tác thuộc Bộ;
Tổ chức thực hiện cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý cơ sở vật
chất – kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, đảm bảo phương tiện, điều kiện phục
vụ chung cho hoạt động của Bộ và công tác quản trị nội bộ;
Văn phịng Bộ có con dấu riêng để giao dịch, mở tài khoản theo quy định
của pháp luật.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn
2.1. Xây dựng, theo dõi và đơn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch
cơng tác của Bộ, của lãnh đạo Bộ và các nhiệm vụ được lãnh đạo Bộ giao cho các
cơ quan, đơn vị thuộc Bộ; tham mưu, tổng hợp báo cáo công tác chỉ đạo điều hành
SV: Nguyễn Thị Thơm
9
Lớp QTVP 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
của Bộ; đầu mối theo dõi việc thực hiện các nghị quyết liên tịch, quy chế phối hợp
giữa Bộ và các cơ quan địa phương.
2.2. Chủ trì hoặc phối hợp chuẩn bị, tổ chức các cuộc họp, làm việc, tiếp
khách, các chuyến đi công tác của lãnh đạo Bộ; thông báo ý kiến kết luận, giao
nhiệm vụ của lãnh đạo Bộ.
2.3. Chủ trì hoặc phối hợp xây dựng quy chế công vụ của Bộ; hướng dẫn,
kiểm tra đôn đốc việc thực hiện sau khi được ban hành.
2.4. Xây dựng các văn bản hướng dẫn; kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện công
tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ; thực hiện các nhiệm vụ
về hành chính, văn thư, lưu trữ, thơng tin của cơ quan Bộ theo quy định.
2.5. Xây dựng các quy định và văn bản hướng dẫn về hoạt động truyền
thông; chủ trì hoặc phối hợp thực hiện các hoạt động thông tin và truyền thông về
nông nghiệp và phát triển nông thôn theo quy định của pháp luật;
2.6. Đầu mối tổ chức thực hiện công tác triển lãm của Bộ và tham gia thực
hiện các hoạt động về tổ chức hội chợ theo phân cơng của Bộ trưởng.
2.7. Chủ trì xây dựng lịch sử truyền thống của ngành.
2.8. Quản lý, tổ chức thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công
tác chỉ đạo điều hành của lãnh đạo Bộ ( quản lý hệ thống Văn phòng điện tử của
Bộ; trang tin điện tử của Văn phòng Bộ); đầu mối quản lý, vận hành hệ thống
phịng họp truyền hình, quản lý các thiết bị thông tin – truyền thông của các cơ
quan, đơn vị sử dụng kinh phí hành chính do Văn phịng Bộ quản lý.
2.9. Quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, tài sản; bảo đảm phương tiện và điều
kiện phục vụ làm việc chung của cơ quan Bộ.
2.10. Thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết, tang lễ theo quy chế của Bộ.
2.11. Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an tồn, phịng chống cháy nổ, quân sự,
y tế, vệ sinh môi trường và đảm bảo cảnh quan trong cơ quan Bộ.
SV: Nguyễn Thị Thơm
10
Lớp QTVP 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.12. Phối hợp hoàn chỉnh hồ sơ giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội, bảo
hiểm y tế đối với cán bộ, công chức, viên chức, người lao động hưởng lương từ
Văn phòng Bộ.
2.13. Tổ chức thực hiện các hoạt động dịch vụ thuộc nhiệm vụ được giao
theo quy định.
2.14. Tổ chức thực hiện nhiệm vụ của Cơ quan đại diện Văn phịng Bộ tại
thành phố Hồ Chí Minh.
2.15. Tổ chức bộ máy, biên chế cơng chức, vị trí việc làm, số lượng người
làm việc, chế độ tiền lương và các chế độ chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật
2.16. Thực hiện cơng tác phịng, chống tham nhũng, thực hiện tiết kiệm
trong thực thi công vụ theo quy định của pháp luật; thực hiện các nội dung cải cách
hành chính theo chương trình, kế hoạch của Bộ và phân cơng của Bộ trưởng.
2.17. Quản lý tài chính, tài sản:
2.18.Thực hiện nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và phân công,
phân cấp Bộ trưởng.
3. Cơ cấu tổ chức
3.1. Lãnh đạo Văn phòng Bộ:
a. Lãnh đạo Văn phòng Bộ có Chánh Văn phịng và các Phó Chánh Văn
phịng do Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thơn bổ nhiệm, miễn
nhiệm theo quy định;
b. Chánh Văn phịng điều hành hoạt động của Văn phòng Bộ; chịu trách
nhiệm trước Bộ trưởng và trước pháp luật về hoạt động của Văn phịng Bộ; bố trí
cơng chức, viên chức và người lao động phù hợp với nhiệm vụ được giao và đề án
vị trí việc làm đã được phê duyệt;
c. Phó Chánh Văn phịng giúp Chánh Văn phịng theo dõi, chỉ đạo một số
mặt công tác theo sự phân công của Chánh Văn phòng và chịu trách nhiệm trước
Chánh Văn phòng, trước pháp luật về việc thực hiện nhiệm vụ được phân công.
SV: Nguyễn Thị Thơm
11
Lớp QTVP 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.2. Các phịng chun mơn, nghiệp vụ:
- Phịng Hành chính;
- Phịng Tổng hợp;
- Phịng Tun truyền;
- Phịng Kế tốn;
- Phòng Quản trị-Y tế;
- Phòng Tin học;
- Phòng Lưu trữ;
- Văn phịng Thường trực cải cách hành chính;
- Cơ quan đại diện Văn phịng Bộ tại thành phố Hồ Chí Minh;
- Đồn xe.
3.3. Đơn vị sự nghiệp cơng lập:
a) Trung tâm Dịch vụ nông nghiệp;
b) Trung tâm Dịch vụ thương mại nơng nghiệp phía Nam.
3.4. Phịng có trưởng phịng, Phó Trưởng phịng; trung tâm có Giám đốc,
Phó Giám đốc được bổ nhiệm, miễn nhiệm theo phân cấp quản lý cán bộ của Bộ và
quy định của pháp luật.
3.5. Công chức, viên chức và người lao động của Văn phòng Bộ chịu trách
nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về việc thi hành nhiệm vụ được
giao; có nghĩa vụ và quyền lợi theo quy định của pháp luật.
( Theo Quyết định 618/QĐ-BNN-TCCB ngày 01 tháng 4 năm 2014 của Bộ
trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn về chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ).
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy văn phịng Bộ Nơng nghiệp và Phát triển
nơng thơn ( xem phụ lục số 02)
Bản mô tả công việc của Chánh văn phịng Bộ:
Vụ: Văn phịng Bộ
Chức danh cơng việc: Chánh Văn phòng
SV: Nguyễn Thị Thơm
12
Lớp QTVP 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trình độ chun mơn:Tốt nghiệp chun ngành Hành chính
Vị trí: Chuyên viên chính
Biên chế hiện tại: 1
Địa điểm làm việc: Số 2, Ngọc Hà, Ba Đình, Hà Nội.
Bản phân công công việc của lãnh đạo và nhân viên (xem phụ lục số 03).
III. Khảo sát tình hình tổ chức quản lí, hoạt động cơng tác hành chính
văn phịng của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
1. Khảo sát về tổ chức cơng tác văn phịng
Văn phịng Bộ NN &PTNT được thành lập để thực hiện các công việc giúp
Bộ trưởng phụ trách công tác công văn giấy tờ hành chính trong cơ quan, đơn vị.
Ngồi ra cịn quản lí cơ sở vật chất, tài sản, kinh phí hoạt động, đảm bảo phương
tiện, điều kiện làm việc chung của cơ quan Bộ.
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng
tham mưu tổng hợp, giúp việc hậu cần
Văn phòng Bộ NN & PTNT là đơn vị thực hiện chức năng tham mưu cho
Bộ trưởng, trong q trình hoạt động văn phịng liên tục tổng hợp các thông tin
xoay quanh các vấn đề cần giải quyết và đưa ra các kiến nghị giúp Bộ trưởng đưa
ra các ý kiến chỉ đạo sáng suốt và hợp lí nhất. Chức năng hậu cần cũng được các
cán bộ văn phịng Bộ rất chú trọng, ln có những hoạt động hỗ trợ các công việc
trong cơ quan để các cá nhân có thể tập trung vào những cơng việc khó khăn hơn.
Nếu văn phòng làm tốt các chức năng của mình thì sẽ hạn chế tối đa những sai lầm
có thể mắc phải trong q trình thực hiện cơng việc.
Trong thời gian vừa qua văn phòng Bộ NN & PTNT đã thực hiện rất tốt
chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc hậu cần giúp cho hoạt động của Bộ và
lãnh đạo Bộ được thực hiện dễ dàng, thuận lợi và hiệu quả hơn. Các chức năng đó
được thể hiện như sau:
SV: Nguyễn Thị Thơm
13
Lớp QTVP 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.1.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp
Trong quá trình hoạt động Văn phịng Bộ đã ln thực hiện các cơng việc:
- Theo dõi, phân tích, tổng hợp và chọn lọc ra các thông tin cần thiết để cung
cấp những thông tin, phương án đúng nhất cho các lãnh đạo.
-Tổng hợp tình hình hoạt động tuyên truyền của các báo, tạp chí và ấn phẩm
khác của cơ quan, đơn vị thuộc Bộ theo quy định của pháp luật.
-Là đầu mối cung cấp thông tin cho các cơ quan thông tin đại chúng cũng
như cá tổ chức, các nhân theo quy định và phân công của Bộ trưởng.
-Tổ chức thực hiện các nội dung về cải cách hành chính được lãnh đạo Bộ giao.
-Chủ trì xây dựng các quy chế, quy định về chế độ làm việc trình lên Bộ trưởng.
Kết quả là các quy chế:
+ Quy chế làm việc;
+ Quy chế tiếp công dân;
+ Quy chế tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản;
+ Quy chế quản lý văn bản đối ngoại;
+ Quy chế quản lý hoạt động đối ngoại;
+ Quy chế chế độ hội họp;
+ Quy chế phát ngơn, cung cấp thơng tin cho báo chí;
+ Quy chế cơng tác lưu trữ;
+ Quy chế văn hóa cơng sở;
+ Quy chế thường trực, bảo vệ tại cơ quan Bộ;
+ Quy chế quản lý công sở;
+ Quy chế tổ chức lễ tang.
- Văn phịng ln thu thập, cập nhật thơng tin một cách kịp thời, nhanh chóng các
văn bản của nhà nước và pháp luật, đặc biệt là sự sửa đổi, bổ sung một số điều trong các
thông tư về việc hướng dẫn xây dựng các quy chế, nội quy trong cơng tác văn phịng. Các
quy chế, nội quy của Bộ luôn được thay đổi một cách kịp thời nhằm thực hiện đúng theo
các quy định của nhà nước và pháp luật.
-Hướng dẫn, đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện các quy chế, quy định của Bộ.
SV: Nguyễn Thị Thơm
14
Lớp QTVP 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.1.2.Chức năng giúp việc, đảm bảo công tác hậu cần
- Thực hiện và hưỡng dẫn các công tác hành chính, văn thư, lưu trữ đối với
các cơ quan thộc Bộ.
-Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị khác chuẩn bị, tổ chức các cuộc họp,
hội nghị, hội thảo…
-Tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo Bộ; thông báo ý kiến kết luận,
giao nhiệm vụ của lãnh đạo Bộ cho các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ.
-Xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp, quản lý sử dụng các trang
thiết bị phương tiện vật chất.
-Thực hiện các nghiệp vụ công tác lễ tân, khánh thiết, tang lễ theo quy chế
của Bộ.
-Tổ chức, quản lý bộ máy, biên chế công chức, viên chức theo quy định
được giao.
-Tổ chức công tác bảo vệ an ninh trật tự, qn sự, y tế, phịng chống cháy
nổ, vệ sinh mơi trường và đảm bảo cảnh quan trong cơ quan Bộ.
-Quản lý các nguồn kinh phí hành chính, sự nghiệp phục vụ hoạt động của cơ
quan Bộ theo quy định và quản lý các nguồn kinh phí khác theo quy định Bộ giao.
Ví dụ:
Khi tổ chức hội nghị phịng Tổng hợp ( Văn phịng Bộ) sẽ thu thập, chọn lọc
những thơng tin liên quan đến hội nghị để lãnh đạo Bộ đưa ra thảo luận trước hội
nghị, đưa ra những ý kiến chỉ đạo hợp lý; phòng Quản trị - Y tế sẽ chịu trách
nhiệm về công tác chuẩn bị cơ sở vật chất như: hội trường, băng zôn, ma két, máy
tính, máy chiếu, âm thanh, ánh sáng,…giúp cho hội nghị được tiến hành một cách
thuận tiện nhất. Hàng năm phòng Quản trị - y tế ( văn phòng Bộ) sẽ thống kê, kiểm
tra các trang thiết bị văn phòng nếu cần sửa chữa thì sẽ tiến hành sửa chữa, thiếu
thì sẽ báo cáo lãnh đạo mua bổ sung.
SV: Nguyễn Thị Thơm
15
Lớp QTVP 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình cơng tác
thường kỳ của Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nông thôn
Hàng năm, hàng tháng, hàng quý thủ trưởng các đơ vị rà soát, thống kê,
đánh giá việc thực hiện chương trình cơng tác của đơn vị, gửi văn phòng để tổng
hợp, báo cáo lãnh đạo về kết quả xử lý công việc được giao, những công việc còn
tồn đọng, hướng xử lý tiếp theo, kiến nghị việc điều chỉnh, bổ sung chương trình
cơng tác thời gian tới. Văn phịng có nhiệm vụ thường xun theo dõi, kiểm tra,
đôn đốc việc chuẩn bị các đề án của đơn vị, hàng tháng, hàng quý, 6 tháng và cuối
năm có báo cáo kết quả thực hiện chương trình cơng tác. Kết quả thực hiện chương
trình cơng tác phải được coi là một tiêu chí quan trọng để xem xét, đánh giá việc
hoàn thành nhiệm vụ của mỗi đơn vị.
SV: Nguyễn Thị Thơm
16
Lớp QTVP 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sơ đồ chương trình cơng tác thường kỳ của Bộ NN&PTNT:
Trách nhiệm
Nội dung
Mơ tả
Xây dựng chương trình cơng tác
về lĩnh vực của đơn vị mình
Xem 1.2.1
Văn phịng Bộ
(P.Tổng hợp )
Tiếp nhận chương trình cơng tác của các
đơn vị ( qua phần mềm) , xây dựng chương
trình cơng tác năm của Bộ
Xem 1.2.1
Trưởng phịng
Tổng hợp
Xem xét, trình lãnh đạo văn phịng
Xem 1.2.3
Xem xét, trình LĐ
Xem 1.2.3
(phần a)
Các đơn vị
Chánh văn
phịng
Bộ
Bộ trưởng/
Thứ trưởng
phụ trách cơng
tác văn phịng
Văn phịng Bộ
(Ph. Hành
chính)
Xem 1.2.3
(phần b)
Phê duyệt
Xem 1.2.3
(phần c)
Phát hành, đưa lên
Website của Bộ
Nội dung quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ (xem
phụ lục số 04)
SV: Nguyễn Thị Thơm
17
Lớp QTVP 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.3 Sơ đồ hóa cơng tác tổ chức 01 hội nghị của Bộ Nông nghiệp và Phát
triển nông thôn
Tổ chức Hội nghị là một hoạt động không thể thiếu ở các cơ quan, tổ chức.
Đây là một hình thức để thu thập, truyền đạt thơng tin, cùng với hình thức thu thập
truyền đạt thông tin khác để đảm bảo cho thông tin được lưu truyền thông suốt.
Trong thời gian thực tập tại Phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ, qua khảo sát và
tìm hiểu thực tế các hồ sơ tổ chức hội nghị tôi đã được biết rõ hơn về quy trình tổ
chức một hội nghị. Sau đây tơi xin được trình bày như sau:
SV: Nguyễn Thị Thơm
18
Lớp QTVP 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Xây dựng kế
hoạch
Lãnh đạo Bộ
ra chủ trương
VP Bộ, Tổng cục, Cục, Vụ
Viết tờ trình
Lãnh
Phịng Hành chính
đạo
Gửi các đv liên quan
Bộ
Xem
xét,duyệt
Ban tổ chức HN
Tổ chức kiểm tra,
thực hiện KH
Triển khai Hội nghị
Chuẩn bị Hội nghị
VPB/ĐVTC
VP Bộ P.
HC
- Xd chương
- Theo dõi- Dự
trình HN
diễn biến,thảo
giấy
- Điều hành,
ghi biên mời
tổ chức HN
bản kết
luận
VP Bộ
VP Bộ
- báo cáo,
- báo cáo,
xử lý công
xử lý
việc đột
cơng việc
xuất
SV: Nguyễn Thị
độtThơm
xuất
P.
P.QT
P.TT
ĐXE
P.TH
Các
Phịng
Phịng TT
Phịng Tin
KT
-Chuẩn
- Bố trí - C.bị
Tổng
Lập
QT- Bị cơ sở -TổCung
chức xe phục
họcThiết bị cục, Vụ
dự
vật chất cấp TT vụ HN
- Xây
Y TẾ
phát khen
- Đưa tin
tốn
cho báo
dựng
HNtân,
trí
BC
- Lễ
thưởng,
lên mạng
Hậu cần,
Cung cấp
bảo vệ trật
thơng tin
tự
cho báo
chí
19
Lớp QTVP 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
SV: Nguyễn Thị Thơm
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
20
Lớp QTVP 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tổng kết Hội nghị
Phịng TH
Phịng KT
Phịng TT
Đồn xe
- Dự thảo
- Thu thập
- Đưa tin
- Bố trí xe
thơng báo
chứng từ
HN lên
phục vụ
kết luận HN
quyết toán
Website
Hội nghị
của lãnh đạo
Hộ nghị
của Bộ
Bộ
\
LĐ Bộ
Xem xét,
Phịng Hành chính
- Phát hành thơng báo kết
luận HN
duyệt TB
Ban tổ chức
- Họp rút khinh nghiệm
Phịng Hành chính
- Lập hồ sơ
Mơ tả chi tiết quy trình tổ chức hội nghị (xem phụ lục số 05)
SV: Nguyễn Thị Thơm
21
Lớp QTVP 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.4.Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Bộ Nông
nghiệp và Phát triển nơng thơn (có lãnh đạo văn phịng đi cùng)
Liên hệ nơi đến công tác
Trước
chuyến đi
công tác
Trong
chuyến
đi công
tác
Lập kế hoạch cho
chuyến đi cơng tác
Chuẩn bị tài liệu, kinh phí và
phương tiện
P. hành chính
P. TH, P. QT,
P. KT
P . Tổng hợp
Sắp xếp lịch làm việc cho lãnh
đạo
P Hành chính
Tham mưu cho lãnh đạo
P Tổng hợp
P Hành chính
Ghi chép những sự kiện quan
Thu thập kết quả, hóa đơn, chứng từ
Thơng báo kết luận chuyến đi của
lãnh đạo
Thư ký
Thư ký,
P. Tổng hợp
Thư ký
Tổng hợp kết quả, thông báo kết
quả chuyến đi cho các đơn vị có
liên quan
Quyết tốn chi phí cho chuyến đi
Lập hồ sơ
chuyến đi công tác
SV: Nguyễn Thị Thơm
chuyên môn
Thông báo cho các đơn vị có
liên quan cử cán bộ đi cơng tác (
nếu cần )
trọng trong chuyến đi
Sau
chuyến
đi công
tác
Cán bộ
22
Thư ký và
P. tổng hợp
P Kế toán
P Tổng hợp
Lớp QTVP 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nhận xét :
- Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo của Bộ được thực hiện chặt
chẽ ở tất cả các khâu, phân giao trách nhiệm cho từng đơn vị một cách rõ ràng.
- Các giai đoạn trong quy trình được thực hiện đảm bảo sự chính xác, tránh
được mọi sai sót, giúp cho chuyến đi công tác thuận lợi và đạt kết quả cao nhất.
- Giảm thiểu tối đa sự lãng phí về tài chính.
1.5.Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà
nước về văn hóa cơng sở của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Căn cứ vào Quyết định số: 129/2007/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ
ngày 02 tháng 8 năm 2007 về ban hành quy chế văn hóa cơng sở tại các cơ quan
hành chính nhà nước, Bộ Nông nghiêp và Phát triển Nông thôn đã ban hành Quy
chế Văn hóa Cơng sở kèm theo Quyết định số: 484/QĐ-BNN-VP ngày 12 tháng 03
năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn.Trên cơ sở Quy
chế đã ban hành, về cơ bản Bộ đã triển khai và thực hiện khá đầy đủ, đồng bộ nghi
thức nhà nước về văn hóa cơng sở, cụ thể:
- Trang phục của cán bộ, công chức, viên chức:
+ Trang phục: Khi thực hiện nhiệm vụ, cán bộ, công chức, viên chức mặc
trang phục gọn gàng, lịch sự.
+ Lễ phục: Nam cán bộ, công chức, viên chức mặc bộ comple, áo sơ mi,
cravat.
- Giao tiếp và ứng xử của công chức, viên chức:
+ Giao tiếp và ứng xử: Có thái độ lịch sự, tôn trọng; ngôn ngữ giao tiếp rõ
ràng, mạch lạc.
+ Giao tiếp và ứng xử với nhân dân: Cách ứng xử nhã nhặn, ln lắng nghe
ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể về các quy định liên quan đến giải
quyết công việc.
+ Giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp: Có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác.
SV: Nguyễn Thị Thơm
23
Lớp QTVP 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Giao tiếp qua điện thoại: Trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc,
không ngắt điện thoại đột ngột.
- Bài trí cơng sở: Treo quốc huy, quốc kỳ.
+ Treo quốc huy: Quốc huy được treo trang trọng tại tịa nhà chính của cơ quan.
+ Treo quốc kỳ: Quốc kì được treo trang trọng trước tịa nhà chính của cơ
quan, đúng tiêu chuẩn về kích thước, màu sắc đã được Hiến pháp quy định; việc
treo quốc kỳ của cơ quan trong các buổi lễ, đón tiếp khách nước ngoài và lễ tang
được tuân theo quy định về nghi thức nhà nước và đón tiếp khách nước ngồi, tổ
chức lễ tang.
+ Biển tên cơ quan: Được đặt tại cổng chính, phía dưới tên có kèm theo địa
chỉ của cơ quan.
+ Phịng làm việc: Phịng làm việc có biển tên ghi rõ tên đơn vị, họ và tên,
chức danh cán bộ, cơng chức, viên chức; phịng làm việc được sắp xếp gọn gàng,
ngăn nắp, khoa học, hợp lý.
+ Khu vực để phương tiện giao thông: khu để xe của cán bộ, công chức, viên
chức và người đến giao dịch được bố trí riêng, khơng thu phí gửi.
Bên cạnh đó vẫn cịn một số ít nghi thức chưa được thống nhất triển khai
thực hiện: Quy định về việc định về việc đeo thẻ đối với cán bộ, công chức, viên
chức và việc triển khai đồng phục công sở trong cơ quan.
2. Kháo sát về cơng tác văn thư
2.1. Mơ hình tổ chức văn thư của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông
thôn.
Công tác văn thư là hoạt động thường xuyên, liên tục trong cơ quan nhằm
đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho mọi hoạt động của Bộ; quản lý và
phát hành văn bản; tiếp nhận và xử lý thông tin văn bản đến...
Theo Quyết định 131/QĐ-VP ngày 28 tháng 01 năm 2008 của Văn phòng
Bộ NN&PTNT quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
phong Hành chính – Tổ chức, bộ phận văn thư là tổ chun mơn thuộc phịng
SV: Nguyễn Thị Thơm
24
Lớp QTVP 12A
