Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại Chi cục thi hành án dân sự quận ba đình
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (998.84 KB, 66 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC............................................................................................................3
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................3
LỜI NÓI ĐẦU......................................................................................................1
CHƯƠNG I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CHI CỤC THI.........2
HÀNH ÁN DÂN SỰ QUẬN BA ĐÌNH.............................................................2
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Thi hành
án dân sự quận Ba Đình......................................................................................2
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Thi hành
án dân sự quận Ba Đình......................................................................................2
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng của
Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình.......................................................6
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục...6
2. Phân công công việc trong phòng...................................................................7
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính Văn
phòng tại Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình.......................................9
1. Khảo sát về công tác văn phòng.....................................................................9
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham
mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan..............................9
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường
kỳ của cơ quan. Đánh giá ưu điểm, hạn chế....................................................10
1.3. Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) Lập hồ
sơ hội nghị đó.....................................................................................................10
1.4. Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan..11
Sinh viên: Vũ Trà My
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước
về văn hoá công sở của Cơ quan Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình
............................................................................................................................. 11
2. Khảo sát về công tác văn thư........................................................................12
2.1.Mô hình tổ chức văn thư cơ quan...............................................................12
3. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ của cơ quan Chi cục Thi hành
án dân sự quận Ba Đình....................................................................................13
Phần II................................................................................................................15
NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH...........................................................................15
CỦA CHI CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ QUẬN BA ĐÌNH.......................15
I. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác
tháng và năm......................................................................................................15
1. Lịch công tác tuần.........................................................................................15
2. Soạn thảo quy chế Văn thư lưu trữ..............................................................20
3. Soạn thảo quy chế Văn hóa công sở.............................................................34
4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan......................................46
5.Mô hình văn phòng của cơ quan...................................................................47
6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng tại Chi cục thi hành án...50
Phần III...............................................................................................................51
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ.......................................................51
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành
chính văn phòng của Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình..................51
1. Ưu điểm..........................................................................................................51
2. Nhược điểm....................................................................................................52
Sinh viên: Vũ Trà My
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm..53
III. Kết luận.......................................................................................................54
PHỤ LỤC.............................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................8
PHỤ LỤC
LỜI CẢM ƠN
Sinh viên: Vũ Trà My
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Trên con đường hội nhập Quốc tế, cuộc cách mạng khoa học công nghệ
và thông tin đã nhanh chóng làm thay đổi quan niệm của xã hội về Văn phòng
cũng như vấn đề xử lý thông tin. Hoà cùng với sự phát triển của thế giới và xu
hướng hội nhập kinh tế Quốc tế, ngành Quản trị văn phòng đang vươn lên tự
khẳng định. Ngoài những loại hình văn phòng truyền thống, đã có nhiều loại
hình văn phòng hiên đại xuất hiện (văn phòng điện tử, văn phòng tại nhà…) và
là một ngành đầy triển vọng và có mặt trên tất cả đơn vị hành chính tại các cơ
quan, tổ chức.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (trước đây là Trường CĐ Văn thư Lưu
trữ) là một trong những trường đào tạo cán bộ trình độ cao đẳng, trung cấp
chuyên nghiệp chính quy, tại chức chuyên ngành Văn thư Lưu trữ, Hành chính
văn phòng, Đánh máy, Thư ký, Quản lý văn hóa, Quản trị nhân lực, Quản trị văn
phòng… nhằm cung cấp nhân lực cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Với
phương châm đào tạo: Học đi đôi với hành, sau khi kết thúc quá trình đào tạo lý
thuyết tại trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, nhà trường đã tổ chức, cho Sinh viên
Cao đẳng Quản trị Văn phòng năm thứ 3 khi học xong lý luận ở trường được bố
trí, sắp xếp tổ chức thực tập tốt nghiệp trong trường và ngoài cơ quan. Đây là
một hoạt động quan trọng trong chương chình đào tạo của nhà trường nhằm giúp
sinh viên có những kiến thức thực tế sau khi ra trường. Quá trình thực tập sẽ
giúp cán bộ văn phòng trong tương lai củng cố kiến thức về nghiệp vụ đã học và
biết vận dụng có hiệu quả những kiến thức vào thực tiễn; rèn luyện kỹ năng tay
nghề sau khi hoàn thành chương trình học tập. Đó cũng là cơ hội giúp cho Sinh
viên làm quen với môi trường và tác phong làm việc, phát triển tư duy nghề nghiệp
mới trí cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan trước kỳ thi tốt nghiệp.
Là sinh viên năm cuối học chuyên ngành Quản trị văn phòng, “Thực tập tốt
nghiệp” em được trực tiếp, tiếp cận làm quen với môi trường làm việc thực tế và đã
hoàn thành kỳ thực tập tốt nghiệp của mình. Đợt thực tập tuy ngắn nhưng có giá trị
như một bước nhảy đã đánh dấu sự phát triển trong nhận thức của em, em đã được
tập dượt và rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp cho một nhà quản trị văn phòng, nhiệt
tình, năng động trong tương lai.
Sinh viên: Vũ Trà My
1
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CHI CỤC THI
HÀNH ÁN DÂN SỰ QUẬN BA ĐÌNH
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Thi
hành án dân sự quận Ba Đình
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Thi
hành án dân sự quận Ba Đình
a. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Chi cục Thi hành án dân sự huyện là cơ quan trực thuộc Cục Thi hành án
dân sự tỉnh, thực hiện chức năng thi hành án dân sự và thực hiện các nhiệm vụ,
quyền hạn khác theo quy định của pháp luật và thực hiện các hoạt động sự
nghiệp nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng trên.
Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình có tư cách pháp nhân, có con
dấu riêng và được mở tài khoản nội tệ, ngoại tệ tại Kho bạc nhà nước và ngân
hàng. Trụ sở chính của Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình đặt tại thành
phố Hà Nội.
Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình có các nhiệm vụ và quyền hạn
chủ yếu sau đây:
1. Trình Cục trưởng Cụ thi hành án Thành phố Hà Nội xem xét, quyết
định;
2. Trình Cục trưởng pháp quyết định hoặc ban hành:
a) Thông tư, quyết định, chỉ thị về thi hành án dân sự;
b) Thành lập, giải thể cơ quan thi hành án dân sự địa phương;
c) Bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, cho từ chức, cách chức Thủ
trưởng, Phó Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự địa phương; bổ nhiệm, miễn
nhiệm Chấp hành viên, Thẩm tra viên thi hành án;
d) Quy định về quy trình, thủ tục, tiêu chuẩn, định mức, biểu mẫu, giấy tờ
về thi hành án dân sự;
đ) Quy định về thống kê thi hành án dân sự.
Sinh viên: Vũ Trà My
2
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3. Tổ chức thực hiện văn bản pháp luật, chiến lược, chương trình quốc gia,
quy hoạch, kế hoạch, đề án, dự án về thi hành án dân sự sau khi được phê duyệt,
ban hành.
4. Ban hành theo thẩm quyền các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn chuyên môn,
nghiệp vụ về thi hành án dân sự, văn bản cá biệt, văn bản quy phạm nội bộ theo
quy định của pháp luật.
5. Tổ chức kiểm tra:
a) Việc thực hiện trình tự, thủ tục và áp dụng pháp luật trong hoạt động thi
hành án dân sự;
b) Chế độ thống kê và báo cáo về thi hành án dân sự;
c) Việc thu, chi tiền, giao, nhận tài sản trong thi hành án dân sự; việc thu
nộp các khoản phí, lệ phí và chi phí tổ chức cưỡng chế thi hành án;
d) Các hoạt động khác liên quan đến công tác thi hành án dân sự theo quy
định của pháp luật.
6. Giải quyết khiếu nại về thi hành án thuộc thẩm quyền theo quy định của
pháp luật về thi hành án dân sự.
7. Theo dõi tình hình thi hành pháp luật trong lĩnh vực thi hành án dân sự.
8. Thực hiện phòng, chống tham nhũng, tiêu cực trong hệ thống cơ quan thi
hành án dân sự theo quy định của pháp luật và theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ
Tư pháp.
9. Thực hiện kế hoạch, chương trình, đề án, dự án hợp tác quốc tế về thi
hành án dân sự theo quy định của pháp luật và phân công của Bộ trưởng Bộ Tư
pháp; đánh giá kết quả về hợp tác quốc tế trong công tác thi hành án dân sự.
10. Tuyên truyền, giáo dục, vận động tổ chức và cá nhân thực hiện nghiêm
bản án và quyết định dân sự của Toà án có hiệu lực pháp luật.
11. Phối hợp với các cơ quan liên quan thực hiện thanh tra về thi hành án
dân sự và xử lý hành vi không chấp hành án theo quy định của pháp luật.
12. Giúp Cục trưởng phối hợp với Bộ trưởng Bộ Quốc phòng quản lý nhà
nước về thi hành án dân sự trong quân đội.
Sinh viên: Vũ Trà My
3
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
13. Nghiên cứu, quản lý, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ thông tin
và hiện đại hoá cơ sở vật chất, kỹ thuật trong hoạt động của các cơ quan thi hành
án dân sự.
14. Thống kê và xây dựng cơ sở dữ liệu về thi hành án dân sự.
15. Quản lý tổ chức, biên chế, cán bộ, công chức của các cơ quan thi hành
án dân sự theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.
16. Quyết định thành lập, tổ chức lại, giải thể các phòng chuyên môn thuộc
Cục Thi hành án dân sự tỉnh; quyết định bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm,
cho từ chức, cách chức Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng chuyên môn thuộc
Chi cục Thi hành án dân sự quận.
17. Bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, cho từ chức, cách chức đối với
một số chức vụ và bổ nhiệm, nâng ngạch, chuyển ngạch đối với một số chức
danh quy định tại điểm b, điểm c khoản 2 Điều này theo phân cấp của Bộ trưởng
Bộ Tư pháp.
18. Tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho Chấp hành viên, Thẩm
tra viên, cán bộ, công chức của các cơ quan thi hành án dân sự địa phương theo
quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.
19. Quản lý, thực hiện phân bổ kinh phí, bảo đảm cơ sở vật chất - kỹ thuật,
phương tiện hoạt động của các cơ quan thi hành án dân sự địa phương theo quy
định của pháp luật và phân cấp của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.
20. Quản lý khoản thu phí do cơ quan thi hành án dân sự địa phương nộp
cho Tổng cục Thi hành án dân sự để thực hiện việc điều hoà phí thi hành án và
sử dụng theo quy định của pháp luật.
21. Thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính, cải cách tư pháp theo mục
tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính, cải cách tư pháp được cấp có
thẩm quyền phê duyệt.
22. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Cục trưởng giao.
Sinh viên: Vũ Trà My
4
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
b. Cơ cấu tổ chức của văn phòng của Chi cục Thi hành án dân sự quận
Ba Đình
Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình được tổ chức và làm việc theo
chế độ thủ trưởng, kết hợp với bàn bạc tập thể.
Chi cục Thi hành án dân sự huyện chịu sự chỉ đạo của Ủy ban nhân dân
quận theo quy định tại Điều 174 Luật Thi hành án dân sự, có trách nhiệm báo
cáo với Ủy ban nhân dân cùng cấp về chủ trương, biện pháp tăng cường công
tác thi hành án dân sự trên địa bàn và thực hiện báo cáo công tác thi hành án dân
sự trước Hội đồng nhân dân cùng cấp theo quy định của pháp luật. Các Phó chi
cục trưởng có trách nhiệm giúp Chi cục trưởng trong việc lãnh đạo chung công
tác của chi cục, chịu trách nhiệm trước chi cục trưởng về phần công tác được
phân công, được quyền quyết định những vấn đề thuộc phạm vi nhiệm vụ được
giao. Khi Chi cục trưởng vắng mặt, một Phó Chi cục trưởng được ủy quyền lãnh
đạo và điều hành các công việc của Chi cục thuộc quyền hạn của Chi cục
trưởng.
* Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình có các đơn vị trực thuộc sau
đây:
Các đơn vị thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước
- Văn phòng chi cục;
- Phòng thi hành án;
- Phòng Pháp chế và Thông tin;
- Thanh tra, thẩm tra;
Văn phòng và Thanh tra chi cục có con dấu riêng và được mở tài khoản
tại Kho bạc nhà nước và Ngân hàng.
* Nhân lực của Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình gồm:
- Công chức, viên chức thuộc chỉ tiêu biên chế theo quy định;
- Cán bộ làm việc theo chế độ hợp đồng lao động.
Chi Cục trưởng Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình ký hợp đồng
lao động theo quy định của Bộ Luật Lao động, phù hợp với khối lượng công
Sinh viên: Vũ Trà My
5
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
việc và khả năng tài chính của chi cục.
* Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình thực hiện chế độ quản lý lao
động và trả tiền lương, tiền công, các khoản thu nhập khác, thực hiện chế độ bảo
hiểm xã hội, bảo hiểm y tế đối với công chức, viên chức trong biên chế nhà
nước, cán bộ làm việc theo chế độ hợp đồng từ nguồn kinh phí của Cục theo
đúng các quy định hiện hành của Nhà nước và của Bộ Khoa học và Công nghệ.
* Sơ đồ tổ chức bộ máy cơ quan.
(Phụ lục 1)
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng
của Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Cục.
a. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Văn phòng có chức năng giúp lãnh đạo Chi cục Thi hành án dân sự quận
Ba Đình thực hiện công tác tổ chức cán bộ, kế hoạch- tổng hợp, văn thư, lưu
trữ, kế toán- tài chính, hành chính- quản trị, quản lý quỹ đời sống của chi cục.
Sau đây là một số công tác mà Văn phòng được Chi cục trưởng giao phó:
* Công tác tổ chức - cán bộ
- Quản lý cán bộ, hồ sơ cán bộ của chi cục theo phân cấp và quy định.
- Thực hiện chế độ, chính sách của nhà nước đối với cán bộ, nhân viên.
- Tham mưu, đề xuất và thực hiện chỉ đạo của Chi cục trưởng về các công
việc liên quan đến tổ chức bộ máy, công tác tuyển dung, bố trí cán bộ, nhân viên
và lao động hợp đồng.
- Công tác bổ nhiệm cán bộ lãnh đạo các đơn vị thuộc chi cục theo thẩm
quyền của Chi Cục trưởng đã được phân cấp.
- Thường trực hội đồng thi đua khen thưởng của Chi cục, hướng dẫn và
tổng hợp công tác thi đua khen thưởng.
* Công tác kế hoạch - tổng hợp.
- Tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng năm, hàng
Sinh viên: Vũ Trà My
6
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quý, hàng tháng và hàng tuần của Chi cục, giúp Chi cục trưởng triển khai, đôn
đốc các đơn vị thuộc Cục tổ chức thực hiện và tổng kết, đánh giá kết quả thực
hiện các chương trình, kế hoạch công tác thi đua khen thưởng.
- Lập kế hoạch, định mức sử dụng chi phí hành chính, tham gia lập và
triển khai thực hiện kế họach xây dựng cơ bản.
- Tổng hợp, xây dựng trình Lãnh đạo Chi cục các văn bản báo cáo định
kỳ và báo cáo đột xuất thep yêu cầu của Lãnh đạo cấp trên và các cơ quan có
liên quan.
b. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng
- Chánh Văn phòng - Ông Tạ Quang Hà
- Kế toán trưởng kiêm Phó Chánh VP - Bà Hoàng Thu Trang.
- Kế toán – Nguyễn Nhật Ánh
- Tư pháp - Huỳnh Thu Linh
- Thủ quỹ kiêm văn thư lưu trữ - Đỗ Thị Tươi
- Lái xe – Tạ Quang Vấn.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng được trình bày tại (Phụ lục 02).
2. Phân công công việc trong phòng
a. Quy định chung.
- Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng và trước pháp luật
về hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của văn phòng và các công việc được Chi
cục trưởng giao.
Trong thời gian vắng mặt tại cơ quan, Chánh văn phòng sẽ ủy quyền cho
Phó chánh văn phòng điều hành hoạt động hàng ngày theo chức năng của văn
phòng.
- Phó chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng và trước
pháp luật về hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của văn phòng và các công việc
khác được lãnh đạo Chi cục giao trực tiếp, thực hiện các nhiệm vụ đột xuất theo sự
phân công của Chánh văn phòng.
- Cán bộ, nhân viên văn phòng phải chấp hành sự phân công, điều hành của
Sinh viên: Vũ Trà My
7
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
lãnh đạo Chi cục và lãnh đạo văn phòng.
Trường hợp được điều động đột xuất theo yêu cầu của cấp trên, cá nhân
được điều động phải có trách nhiệm báo cáo với lãnh đạo văn phòng về sự vắng
mặt của mình tại đơn vị.
b. Phân công công việc cụ thể
* Tạ Quang Hà - Chánh văn phòng
- Phụ trách chung hoạt động văn phòng
- Công tác tổ chức
- Công tác tổng hợp báo cáo tuần, tháng, quý, năm, ban hành thông báo kết
luận giao ban và đôn đốc các đơn vị thực hiện kết luận sau giao ban.
- Công tác quản lý quỹ do CBCNV của Chi cục đóng góp.
Lãnh đạo văn phòng hay trưởng phòng hành chính là người đứng đầu văn
phòng, chịu trách nhiệm trong toàn bộ hoạt động của văn phòng, và có chức
nãng tham mýu, giúp việc cho Lãnh đạo Cục. Có vai trò quan trọng trong việc
thực hiện các mục tiêu và đặc biệt là hoạt động quản lý. Công việc của họ
thường mang tính chất bao quát, tổng thể nhýng lại thường chồng chéo và có sự
ràng buộc vào các phòng ban, đơn vị khác khiến quá trình thực hiện khó tránh
phải những khó khãn, vướng mắc.
* Hoàng Thu Trang - Kế toán trưởng kiêm Phó Chánh văn phòng
- Phụ trách công tác kế hoạch của Chi cục.
- Phụ trách công tác tài chính ngân sách.
* Nguyễn Nhật Ánh - Kế toán viên
- Kế toán ngân sách.
- Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất do Lãnh đạo văn phòng yêu cầu.
- Kế toán quỹ đời sống.
- Phụ trách khai thuế thu nhập cho CBCNV Cục.
* Đỗ Thị Tươi - Thủ quỹ kiêm văn thư
- Thủ quỹ cơ quan
- Văn thư đi, đến, dấu công văn đi đến, dấu hồ sơ cấp phép
Sinh viên: Vũ Trà My
8
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Phụ trách làm lương và bảo hiểm xã hội cho CBCNV Cục
- Thực hiện các công việc khác do Lãnh đạo Văn phòng yêu cầu.
* Huỳnh Thu Linh – Tư pháp viên
- Phụ trách công tác đề tài đề án.
- Phụ trách công tác quản trị của VP.
- Phụ trách khai thuế thu nhập cho CBCNV Chi cục.
* Tạ Quang Vấn - Lái xe
- Làm các công việc theo hợp đồng lao động.
- Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác do lãnh đạo văn phòng yêu cầu.
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính Văn phòng tại Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình
1. Khảo sát về công tác văn phòng
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng
tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.
Chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần là hai chức
năng chủ yếu và cơ bản nhất của văn phòng. Qua việc thực hiện hai chức năng
này, văn phòng đã thể hiện vai trò quan trọng của mình đối với các hoạt động
của cơ quan, đặc biệt là hoạt động quản lý, điều hành.
Ở Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình, văn phòng luôn giữ vai trò
quan trọng đối với các hoạt động của cơ quan. Văn phòng đã giúp lãnh đạo cơ
quan trong công tác tham mưu, tổng hợp, giải quyết các vướng mắc cho lãnh
đạo Chi cục và là bộ phận đóng vai trò không nhỏ trong việc thực hiện mục tiêu
của cơ quan. Ngoài ra, văn phòng đóng vai trò không nhỏ trong công tác giúp
việc và đảm bảo hậu cần. Văn phòng đảm bảo các công tác hỗ trợ, cơ sở vật
chất, trang thiết bị cho các phòng, ban, bộ phận trong cơ quan giúp cơ quan vận
hành một cách thuận lợi để thực hiện mục tiêu, chiến lược mà cơ quan đã đặt ra
trong thời gian tiếp theo.
Ví dụ cụ thể:
Văn phòng thường xuyên với Thanh tra Cục chuẩn bị tài chính, hậu cần
Sinh viên: Vũ Trà My
9
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đảm bảo cho các đợt thanh tra thường xuyên và đột xuất, góp phần vào thành
công chung của Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của cơ quan. Đánh giá ưu điểm, hạn chế.
Mỗi cơ quan, tổ chức đều cần có các chương trình công tác thường kỳ cho
cơ quan nói chung và cho từng đơn vị nói riêng nhằm sắp xếp công việc cho
khoa học và đúng lịch trình, tránh chồng chéo, bỏ sót công việc.
Chương trình công tác thường kỳ thường bao gồm: chương trình công tác
năm, quý, tháng, 06 tháng cuối năm, lịch công tác tuần.
* Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ
của cơ quan (phụ lục 03).
Đánh giá ưu điểm, nhược điểm
- Ưu điểm: Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của Chi cục Thi hành án dân
sự quận Ba Đình được giao. Thông qua việc lập và xây dựng chương trình công
tác thường kỳ, Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình sẽ chủ động thực hiện
được các công việc kế hoạch mà Chi cục đặt ra đồng thời đề xuất, tham mưu đến
lãnh đạo tăng cường quản lý nhà nước trong lĩnh vực an toàn bức xạ và hạt
nhân. Vì vậy, chương trình công tác thường kỳ của Chi cục Thi hành án dân sự
quận Ba Đình được xây dựng đảm bảo tính khoa học, có sự sắp xếp theo một
trình tự nhất định, thuận lợi trong công tác tổ chức, điều hành của Chi cục
trưởng.
- Nhược điểm: Do phải dự trù các công việc nên trong quá trình thực hiện,
các công việc mới, đột xuất phát sinh mà số lượng cán bộ, công chức còn ít nên
việc tổ chức thực hiện kế hoạch đôi khi còn chậm trễ, dẫn đến hiệu quả công
việc chưa cao, ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động chung của cả Chi cục Thi
hành án dân sự quận Ba Đình.
1.3. Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp)
Lập hồ sơ hội nghị đó
Trong quá trình thực tập tại Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình, tôi
Sinh viên: Vũ Trà My
10
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đã may mắn được tham gia vào cuộc họp bàn về đổi mới và nâng cao chất lượng
khi làm việc. Qua đó tôi thấy các khâu chuẩn bị và tổ chức cho cuộc họp của cơ
quan đều rất chu đáo và chuyên nghiệp. Mặt khác, sự thành công của cuộc họp
cũng có vai trò không nhỏ trong công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ
quan và công tác tổ chức của văn phòng phối kết hợp với các phòng, ban liên
quan.
Sơ đồ công tác chuẩn bị một hội nghị (Phụ lục 4)
1.4. Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ
quan
Ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào thì lãnh đạo cơ quan cũng cần có những
chuyến đi công tác nhằm xem xét, nắm bắt, kiểm tra tình hình bên ngoài cũng
như mở rộng mối quan hệ trong phạm vi hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.
Như vậy, có thể thấy việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan, hay
trưởng các bộ phận là một công tác cần được chuẩn bị kỹ lưỡng và chu đáo.
Nhiệm vụ này thuộc về văn phòng.
Tại Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình, công tác chuẩn bị trước các
chuyến đi công tác của lãnh đạo được chuẩn bị khá chu đáo và hiệu quả. Công tác
này đã được sơ đồ hoá thành quy trình tổ chức một cách đầy đủ.
* Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh ðạo cơ quan
(phụ lục 05).
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà
nước về văn hoá công sở của Cơ quan Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba
Đình
Nghi thức công sở là một nội dung của nghi thức nhà nước bao gồm
những quy định được thực hiện đúng, đảm bảo tính trang nghiêm trong giao
tiếp hoặc buổi lễ của cơ quan, tổ chức để thực hiện mục tiêu chung. Mặt khác,
nghi thức công sở biểu hiện được tính văn minh, lịch sự của cơ quan đối với đối
tượng giao tiếp. Đồng thời thể hiện sự tôn trọng của cơ quan với đối tượng giao
tiếp.
Sinh viên: Vũ Trà My
11
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tại Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình đã và đang triển khai thực
hiện văn hoá công sở rất nghiêm túc và văn minh. Với những quy định khoa học
về quy chế làm việc, tổ chức hội họp, quy định về tác phong cử chỉ, về ý thức
công vụ, ngôn ngữ và trang phục… Những quy định này đều tuân theo quy định
của pháp luật và được áp dụng cho tất cả nhân viên cơ quan. Điều này đã giúp
cơ quan tạo dựng được cái nhìn tích cực, tôn trọng và tâm lý thoải mái của
khách hàng, đối tác kinh doanh khi đến cơ quan làm việc và liên hệ công tác,
phần nào giúp cơ quan tạo dựng được những mối quan hệ tốt đẹp, lâu bền vững
mạnh.
2. Khảo sát về công tác văn thư
2.1.Mô hình tổ chức văn thư cơ quan
Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình tổ chức theo mô hình tập trung,
chỉ có một văn thư chung của cơ quan, các đơn vị các phòng ban không tổ chức
văn thư riêng cơ quan đã bố trí một cán bộ chuyên trách về công tác văn thư, lưu
trữ, in ấn tài liệu, công tác văn thư trong cơ quan được trang bị tất cả đều là thiết
bị rất hiện đại như: máy tính, máy in, máy fax, máy hủy tài liệu, máy photocopy,
máy đếm tiền, máy scan, tất cả đều mới và hiện đại dung cho hiệu suất công việc
đạt hiệu quả cao nhất. Phòng làm việc của nhân viên văn thư được thiết kế ngồi
chung với phòng làm việc của văn phòng, giúp thuận tiện trong việc trao đổi
công việc giữa bộ phận văn thư và các bộ phận khác trong văn phòng. Tuy nhiên
vẫn giữ được tính đảm bảo, bảo mật của tài liệu cơ quan.
- Ưu điểm:
Với mô hình văn thư như trên, sẽ giúp cho nhân viên văn thư lưu trữ
thuận tiện trong việc trao đổi thông tin với các bộ phận khác trong văn phòng.
Đồng thời, giúp thuận tiện trong việc giám sát, quản lý của lãnh đạo văn phòng
đối với hoạt động của nhân viên văn thư.
- Nhược điểm:
Công tác văn thư bao gồm rất nhiều hoạt động như in ấn, bảo quản và
phục vụ sử dụng, là một hoạt động được coi là tương đối vất vả trong hoạt động
Sinh viên: Vũ Trà My
12
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
văn phòng. Tuy nhiên, cơ quan chỉ mới bố trí một nhân viên văn thư cho công
tác này. Điều này đã tạo một áp lực công việc cho viên văn thư trong khi một
mình phải giải quyết tất cả các nghiệp vụ văn thư, khó tránh khỏi những trở ngại
và khó khăn trong việc thực hiện nghiệp vụ. Gây ảnh hưởng xấu đến hiệu quả
công việc. Hơn nữa, phòng làm việc của nhân viên Văn thư chung với phòng
làm việc cho công tác lưu trữ, như vậy sẽ tạo sự lúng túng cho nhân viên văn thư
trong việc bảo quản và sử dụng tài liệu. Khó bảo đảm tính bảo mật cho tài liệu
lưu trữ
b. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện
công tác văn thư Cơ quan
Văn phòng là đơn vị đầu mối tiếp nhận, giải quyết công văn đi, đến, trình
lãnh đạo Cục xử lý các văn bản đi, đến. Quản lý và sử dụng con dấu, đồng thời
thực hiện công việc liên quan đến công tác văn thư. Vì vậy trách nhiệm của
Chánh văn phòng là giúp lãnh đạo cơ quan chỉ đạo công tác văn thư cho các bộ
phận, đơn vị thuộc cơ quan và trực tiếp tổ chức thực hiện công tác văn thư của
cơ quan theo đúng các quy định của nhà nước.
Theo các quy định của nhà nước về công tác văn thư, dựa vào tình hình
thực tế tổ chức công tác văn thư tại cơ quan. Tôi thấy Chánh văn phòng cơ quan
đã thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình trong việc chỉ đạo thực hiện
công tác văn thư của cơ quan. Chánh văn phòng đã thường xuyên hướng dẫn,
chỉ đạo, kiểm tra và nhắc nhở cán bộ, nhân viên các bộ phận, phòng, ban có liên
quan thực hiện tốt công tác văn thư. Những hoạt động này đều được được thống
nhất, đồng bộ và áp dụng chặt chẽ theo quy định quy định của pháp luật hiện
hành và của Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình.
3. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ của cơ quan Chi cục Thi
hành án dân sự quận Ba Đình
Trong hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào, hoạt
động lưu trữ cũng chiếm một vai trò quan trọng. Hoạt động lưu trữ tốt sẽ góp
phần tích cực phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành thủ trưởng của cơ
Sinh viên: Vũ Trà My
13
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quan.
Chánh văn phòng đã tích cực đôn đốc, hướng dẫn và chỉ đạo các nghiệp
vụ lưu trữ cần thiết cho cán bộ, nhân viên của Chi cục Thi hành án dân sự quận
Ba Đình. Đặc biệt là các cán bộ, nhân viên văn phòng mới về nghiệp vụ thu
thập, bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, phân loại tài liệu… theo quy định
của nhà nước như: Công văn số 283/VTLLNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục
văn thư lưu trữ nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành
chính. Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 của Cục văn thư lưu trữ
nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu. Các nghiệp vụ lưu trữ được
thực hiện nhất quán và nghiêm túc dưới sự chỉ đạo của Cục trưởng và Chánh
văn phòng cơ quan.
Tuy nhiên, hiện nay cơ quan chưa có một văn bản nào ban hành về các
công tác thực hiện nghiệp vụ này. Hầu hết các hoạt động tổ chức thực hiện
nghiệp vụ lưu trữ của cơ quan đều được thực hiện theo quy định chung của Nhà
nước. Hơn nữa nhân viên lưu trữ cũng do nhân viên chuyên trách về công tác
văn thư kiêm nhiệm. Điều này đã gây không ít khó khăn cho nhân viên lưu trữ
trong quá trình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ của cơ quan. Đồng thời, gây trở ngại
trong quá trình quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ cho các bộ phận, phòng ban
khác trong cơ quan.
Để tổ chức lưu trữ tốt các văn bản hành chính của Chi cục Thi hành án
dân sự quận Ba Đình, văn phòng đã phối hợp với phòng Pháp chế và Thông tin
trong công tác lưu trữ các văn bản, tài liệu của Chi cục Thi hành án dân sự quận
Ba Đình. Thực hiện và hướng dẫn các đơn vị thuộc Chi cục Thi hành án dân sự
quận Ba Đình thực hiện công tác bảo mật đối với các văn bản, tài liệu có liên
quan theo các quy định của nhà nước.
Sinh viên: Vũ Trà My
14
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần II
NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH
CỦA CHI CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ QUẬN BA ĐÌNH
I. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công
tác tháng và năm
1. Lịch công tác tuần
Trong quá trình thực tập tại Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình từ
ngày 09/3/2015 đến ngày 17/4/2015, tôi đã vận dụng các kiến thức đã được học tại
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội vào thực tế công việc tại cơ quan và đã đạt được
một số kết quả nhất định. Bản thân tôi luôn nhận được các điều kiện thuận lợi từ
phía Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình nên tôi đã được thực hành các
nghiệp vụ quản trị văn phòng, văn thư, lưu trữ một cách đầy đủ và cố gắng hoàn
thành tốt nhất các nhiệm vụ được giao.
Sau đây tôi xin trình bày một số kiến thức đã thu được trong quá trình
thực tâp tại Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình:
Xây dựng một số văn bản của cơ quan
Trong thời gian thực tập vừa qua, được sự tín nhiệm và tạo điều kiện từ phía cơ
quan, tôi đã được Chánh văn phòng Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình
giao cho nhiệm vụ soạn thảo một số mẫu văn bản sử dụng nội bộ sau:
Sinh viên: Vũ Trà My
15
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Mẫu lịch công tác tuần
CHI CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ QUẬN BA ĐÌNH
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
VĂN PHÒNG
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Ba Đình, ngày
tháng
năm 2015
LỊCH CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO CHI CỤC
(từ ngày13 - 19/4/2015)
Thời gian
Buổi
Sáng
Chiều
Thứ ba
8:30
14:00
8:30
Sáng
8:30
Chiều
Thứ tư
13:30
Sáng
8:30
Chiều
Thứ năm
14:00
8:00
Sáng
Chiều
Thứ sáu
Sáng
Chiều
Nội dung công việc
Giờ
8:30
14:00
8:00
13:30
14:00
Địa điểm
Giao ban tuần của Chi cục
P101
PCT Đặng Thanh Lương họp TT kiểm soát thanh tra
P101
14/4/2015
CT họp thẩm tra
P102
PCT Đặng Thanh Lương họp TT hướng dẫn XD kế hoạch
P201
ứng phó sự cố (Tổ soạn thảo)
Họp lãnh đạo Chi cục
P203
15/4/2015
Phó Chi cục Đặng Thanh Lương họp TT hướng dẫn thi hành
P201
án tháng 5
CT tham dự bảo vệ các đề tài của Chương trình KC-05
P202
16/4/2015
Đại hội đảng bộ Chi cục
P101
Lãnh đạo Chi cục họp với Phó cục trưởng Cục thi hành án P202
dân sự thành phố
CT họp thi đua khối Chi cục
P201
17/4/2015
Họp các phòng ban
P101
PCT Lê Quang Hiệp họp với Lãnh đạo các đơn vị về việc
P102
chuẩn bị nội dung cuộc họp với Cục trưởng
CT tham dự bảo vệ các đề tài của Hồ sơ KC-05
P102
Sinh viên: Vũ Trà My
16
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
CỤC THADS THÀNH PHỐ HÀ NỘI
CHI CỤC THADS QUẬN BA ĐÌNH
Ba Đình, ngày
Số: /KH-THADS
tháng
năm 2015
KẾ HOẠCH
Chương trình công tác nhiệm vụ trọng tâm tháng 4
I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
1. Mục đích:
...................................................................................................................
................................................................................................................
2. Yêu cầu:
...................................................................................................................
................................................................................................................
II. NỘI DUNG
NỘI DUNG
CÔNG VIỆC
STT THỜI GIAN
01
02
03
04
..
..
..
..
ĐƠN VỊ
THỰC
HIỆN
..
ĐƠN VỊ PHỐI
HƠP THỰC
HIỆN
..
GHI
CHÚ
..
III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
....................................................................................................................................
..................................................................................................
Nơi nhận:
CHI CỤC TRƯỞNG
- ......;
- ......;
Hoàng Thanh Bình
- Lưu: VT.
Sinh viên: Vũ Trà My
17
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
CỤC THADS THÀNH PHỐ HÀ NỘI
CHI CỤC THADS QUẬN BA ĐÌNH
Số:
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
/KH-THADS
Ba Đình, ngày
tháng
năm 2015
KẾ HOẠCH
Chương trình công tác năm 2015
I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
1. Mục đích:
...................................................................................................................
................................................................................................................
2. Yêu cầu:
...................................................................................................................
................................................................................................................
II. NỘI DUNG
STT THỜI GIAN
NỘI DUNG
ĐƠN VỊ
CÔNG VIỆC
THỰC HIỆN
001
ĐƠN VỊ PHỐI
HƠP THỰC
HIỆN
Quý I
Tháng 01
Tháng 02
Tháng 03
002
Quý II
Tháng 04
Tháng 05
Tháng 06
303
Quý III
Tháng 07
Tháng 08
Tháng 09
404
Quý IV
Tháng 10
Tháng 11
Tháng 12
III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Sinh viên: Vũ Trà My
18
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
GHI
CHÚ
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
...........................................................................................................................................
............................................................................................
Nơi nhận:
CHI CỤC TRƯỞNG
- ......;
- ......;
- Lưu: VT.
Hoàng Thanh Bình
Sinh viên: Vũ Trà My
19
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2. Soạn thảo quy chế Văn thư lưu trữ
CỤC THADS THÀNH PHỐ HÀ NỘI
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
CHI CỤC THADS QUẬN BA ĐÌNH
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: …/ QĐ- THADS
Ba Đình, ngày … tháng … năm 2015
QUYẾT ĐỊNH
Ban hành quy chế văn thư – lưu trữ tại
Chi cục thi hành án dân sự quận Ba Đình
CHI CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ
Căn cứ Luật Thi hành án dân sự năm 2008;
Căn cứ Điều 74 của Nghị định 74/2009/NĐ-CP của Chính phủ hướng
dẫn thi hành một số điều của Luật thi hành án dân sự về cơ quan quản lý
THADS, cơ quan THADS và công chức làm công tác THADS;
Căn cứ Quy chế về công tác văn thư và lưu trữ của Bộ Tư pháp ban
hành kèm theo Quyết định số 36/2012/QĐ-BTP ngày 25/6/2012;
Xét đề nghị của Chánh văn phòng,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này "Quy chế công tác văn thư,
lưu trữ của Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình".
Điều 2. Quy chế này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký. Những quy
định trước đây trái với những quy định tại Quy chế này đều bãi bỏ.
Điều 3. Chánh văn phòng, các đơn vị thuộc Chi cục giả chịu trách nhiệm
thi hành Quyết định này./.
Nơi nhận:
- Chi Cục trưởng, các Phó chi cục; (để b/c)
CHI CỤC TRƯỞNG
- Thủ trưởng các đơn vị;
- Cán bộ, công chức Chi cục Thi hành án dân sự
quận Ba Đình;
- Lưu: VT.
Sinh viên: Vũ Trà My
20
Hoàng Thanh Bình
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CỤC THADS THÀNH PHỐ HÀ NỘI
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
CHI CỤC THADS QUẬN BA ĐÌNH
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
QUY CHẾ
Công tác văn thư, lưu trữ của
Chi cục thi hành án dân sự quận Ba Đình
(Ban hành kèm theo Quyết định số …/QĐ-THADS
ngày … tháng … năm 2015 của Chi Cục trưởng THADS )
Chương I
Quy định chung
Điều 1. Đối tượng và phạm vi áp dụng
Công tác văn thư, lưu trữ ở Cục Bản quyền tác giả là những hoạt động
nghiệp vụ bao gồm công việc xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và
giải quyết văn bản, quản lý con dấu, lập hồ sơ công việc, thu thập, bổ sung, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ nhanh, chính xác cho
công tác quản lý Nhà nước và các hoạt động của Cục Bản quyền tác giả.
Mọi hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư và lưu trữ của Cục Bản quyền
tác giả chịu sự điều chỉnh của Quy chế này và các quy định tại "Quy chế công
tác văn thư và lưu trữ của Bộ Văn hoá - Thông tin" ban hành kèm theo Quyết
định số 36/2001/QĐ-BVHTT ngày 25/6/2001, Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà
nước, các văn bản hiện hành của Nhà nước về văn thư, lưu trữ.
Quy chế này được áp dụng thống nhất trong các Phòng, Đại diện Cục Bản
quyền tác giả tại thành phố Hồ Chí Minh (Đại diện).
Điều 2. Trách nhiệm thực hiện
Trưởng phòng Hành chính tổng hợp của Cục Bản quyền tác giả chịu trách
nhiệm trước Cục trưởng về công tác văn thư, lưu trữ của Cục Bản quyền tác giả
Sinh viên: Vũ Trà My
21
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
và có trách nhiệm tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Cục Bản quyền
tác giả theo qui định hiện hành của Nhà nước, Quy chế Văn thư, lưu trữ của Bộ
Văn hoá - Thông tin và Quy chế này.
Trưởng các Phòng, Đại diện thuộc Cục Bản quyền tác giả có trách nhiệm
tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Phòng, Đại diện mình phụ trách
theo đúng Quy chế này và Quy chế công tác văn thư lưu trữ của Bộ Văn hoá Thông tin, các văn bản hiện hành của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.
Mọi cán bộ, công chức thuộc Cục Bản quyền tác giả có liên quan đến
công tác văn thư, lưu trữ có trách nhiệm thực hiện những quy định tại Quy chế
này.
Điều 3. Kinh phí hoạt động văn thư, lưu trữ
Kinh phí phục vụ công tác văn thư, lưu trữ được dự trù và chi tiêu theo kế
hoạch ngân sách do Bộ Văn hoá - Thông tin duyệt. Việc sử dụng và quản lý kinh
phí thực hiện theo chế độ hiện hành.
Chương 2
Công tác văn thư
Mục 1: Nội dung, tổ chức và nhiệm vụ công tác văn thư
Điều 4. Nội dung công tác văn thư
1- Về xây dựng và ban hành văn bản:
- Dự thảo văn bản;
- Duyệt bản thảo văn bản;
- Đánh máy, nhân bản văn bản đã được duyệt;
- Ký văn bản;
- Phát hành văn bản.
2- Về quản lý và giải quyết văn bản:
- Quản lý và giải quyết văn bản đến;
- Quản lý văn bản đi;
- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
3- Về quản lý và sử dụng con dấu.
Sinh viên: Vũ Trà My
22
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
