Khóa luận Tốt nghiệp " Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cục Thi hành án dân sự - Bộ Tư pháp" pot

Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
Trường Đại học Thành Đô
Khoa quản trị văn phòng

Khóa luận tốt nghiệp
Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cục
Thi hành án dân sự - Bộ Tư pháp
SVTH : Nguyễn Quốc Hỷ
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
1
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
MỤC LỤC
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
2
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
LỜI NÓI ĐẦU
Trong công cuộc đổi mới của đất nước,
các ngành, các lĩnh vực hoạt động có những đóng
góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới
sự hoàn thiện. Hoà vào xu thế đó những năm gần
đây nghiệp vụ công tác Văn thư có những bước
phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu
của nền cải cách hành chính.
Công tác Văn thư là hoạt động bảo đảm
thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ
đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các
cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ
chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị
lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp
kịp thời, chính xác. Đồng thời công tác Văn thư
được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy

quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội
dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực
tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là
một mắt xích quan trọng trong guồng máy hoạt
động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành.
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
3
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan,
tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào một phần của
công tác này có được làm tốt hay không. Vì đây là
một công tác vừa mang tính chính trị vừa có tính
nghiệp vụ, kĩ thuật và liên quan nhiều cán bộ,
công chức. Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần
giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng,
chính xác, năng xuất, chất lượng, đúng chế độ,
giữ bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được
bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản
Nhà nước để làm những việc trái pháp luật góp
phần lớn nao vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh
tế và bảo vệ đất nước của mỗi Quốc gia. Nắm bắt
được tầm quan trọng đó, Đảng và Nhà nước ta
nhiều năm qua đã không ngừng cải cách nền
Hành chính quốc gia trong đó có công tác Văn
thư được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn.
Vì vậy, để làm tốt công tác Văn thư đòi
hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận và phương
pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
4

Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ
hiện hành…
Ngày nay công tác Văn thư có vị trí quan
trọng trong mọi lĩnh vực của xã hội, nó đóng góp
một phần đáng kể cho sự phát triển kinh tế của
đất nước, không ai trong chúng ta phủ nhận được
vai trò quan trọng đó. Sống trong một xã hội đang
phát triển đòi hỏi mỗi cá nhân phải tự biết vươn
lên, nỗ lực phấn đấu hết mình, đem năng lực kiến
thức mà mình đã trau dồi được phục vụ cho xã
hội cho đất nước.
Đây cũng chính là lý do để em chọn đề
tài: “Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cục
Thi hành án dân sự - Bộ Tư pháp” để viết khóa
luận tốt nghiệp và để có cái nhìn đúng đắn nhất
về công tác Văn thư tại một cơ quan Nhà nước.
Là một sinh viên của lớp Quản trị Văn
phòng, sau ba năm học tập rèn luyện và được
trang bị những kiến thức về chuyên môn nghiệp
vụ tại Trường cao đẳng Công Nghệ Thành Đô
(nay là Đại Học Thành Đô) em đã có thể có
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
5
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
những kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ nhất định.
Nhưng “Học phải đi đôi với hành”, kiến thức, lý
thuyết được học ở trường lớp phải được áp dụng
vào công việc thực tế tại cơ quan, để đáp ứng
được yêu cầu đó Nhà trường đã thực hiện Kế

hoạch đào tạo tổ chức cho sinh viên đi thực tập
tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức. Việc thực tập này
giúp cho sinh viên làm quen với công việc tại cơ
quan, vận dụng những kiến thức lý thuyết đã
được học khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào
công việc thực tế tại cơ quan. Đây cũng là dịp để
cho sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập
dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức của bản thân
mình, là cơ hội cho sinh viên đúc rút những kinh
nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công việc
sau khi tốt nghiệp ra trường.
Thực hiện Kế hoạch của trường Đại học
Thành Đô về việc thực tập tốt nghiệp, Tổng cục
Thi hành án dân sự - Bộ Tư pháp đã tạo điều
kiện tiếp nhận em về thực tập. Thời gian thực tập
là 8 tuần bắt đầu từ ngày 22/03/2010 đến hết ngày
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
6
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
16/05/2010. Thời gian thực tập tuy ngắn nhưng
nhờ sự giúp đỡ của Lãnh đạo Tổng cục và cán bộ
làm công tác Văn thư trong Văn phòng Tổng cục
đã tạo cơ hội cho em áp dụng lý thuyết được trang
bị vào thực tiễn công tác, rèn luyện được kỹ năng
làm việc và nâng cao hiểu biết của mình trong
việc trao đổi nghiệp vụ, từ đó nhận thức rõ hơn về
tầm quan trọng của công tác Văn thư. Đặc biệt
dưới sự hướng dẫn của Thạc sỹ Nguyễn Thị
Hồng đã truyền cho em lòng say mê công việc,
giúp em nhận thức được sâu sắc nghĩa vụ trách

nhiệm và vai trò quan trọng của công tác văn thư.
Từ đó em đã rèn luyện phẩm chất đạo đức nghề
nghiệp như cẩn thận hơn, tỉ mỉ hơn… Và nâng
cao năng lực của bản thân để hoàn thành tốt
công việc.
Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng công
tác văn thư
Phạm vi nghiên cứu: Tại Tổng cục Thi
hành án dân sự thuộc Bộ Tư pháp
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
7
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
Qua nghiên cứu phân tích tổng hợp tài
liệu và tham khảo những kinh nghiệm từ thực tế
của những nhân viên cán bộ công chức về công
tác văn thư, đã giúp em có nhìn nhận đúng và
chính xác hơn nữa về công tác văn thư và tầm
quan trọng của hoạt động này.
Qua một thời gian ngắn được thực tập
tại Tổng cục Thi hành án dân sự thộc Bộ Tư
pháp, đã giúp em nâng cao sự hiểu biết về công
tác văn thư tại một cơ quan Nhà nước; thấy được
vai trò quan trọng của công tác văn thư trong nền
hành chính quốc gia; hiểu thấu đáo hơn về
nhiêm vụ của công tác văn thư; nâng cao nhận
thức của bản thân về công tác văn thư để áp dụng
vào thực tế công việc sau này.
Trong bài khóa luận tốt nghiệp của em
trừ phần “Lời nói đầu” và “Kết luận”, khóa luận
được chia làm 3 chương chính:

Chương 1. Cơ sở lý luận về công tác văn
thư
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
8
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
Chương 2. Thực trạng công tác văn thư
tại Tổng cục Thi hành án dân sự - Bộ Tư pháp.
Chương 3. Một số kiến nghị nâng cao
hiệu quả công tác văn thư tại Tổng cục Thi hành
án dân sự - Bộ Tư pháp.
Trong một thời gian ngắn, vốn kiến thức
còn hạn chế, bản thân em cũng đã cố gắng hoàn
thành bài khóa luận, song trong khuôn khổ của
bản khóa luận này không thể tránh khỏi những
hạn chế, sai xót nhất định. Em viết bản khóa luận
này gửi tới nhà trường, Khoa Quản trị và Thông
tin thư viện và em kính mong nhận được sự đóng
góp ý kiến của các thầy cô giáo chuyên ngành
giúp em hoàn thiện hơn bài khóa luận, về nghiệp
vụ của mình để em có cơ sở, nền tảng phục vụ
cho công tác sau này với hy vọng góp phần nhỏ
trong công cuộc đổi mới, xây dựng quê hương đất
nước.
Em xin chân thành cảm ơn./.
Hà Nội, Ngày 8
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
9
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
tháng 05 năm 2010
Sinh viên thực

hiện
Nguyễn Quốc Hỷ
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
10
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1 Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công
tác văn thư.
1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư.
Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm
thông tin bằng văn bản, phục vụ cho việc lãnh
đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của các
cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà Nước, các tổ
chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị
vũ trang nhân dân.
Theo khái niệm này thì đối tượng của
công tác văn thư là văn bản giấy tờ và tất cả
những công việc gì liên quan đến văn bản đều
thuộc phạm vi công tác văn thư. Văn bản là
phương tiện thông tin chính xác và hợp pháp
nhất xuất phát từ hai nguyên nhân:
- Do vật mang tin (là giấy) là một vật thể
hữu hiệu
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
11
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
- Do bản thân ký hiệu trực tiếp thì không
thể tự biến đổi về mặt hình thức và đường nét…
Vì hai nguyên nhân này mà văn bản có

độ tin cậy về mặt thông tin cao nhất so với các
loại hình thông tin khác. Do đó công tác văn thư
phải bảo đảm hoạt động thông tin bằng văn bản.
Công tác văn Thư có ở trong tất cả các cơ quan,
tổ chức, không phân biệt cơ quan gì, tổ chức nào.
1.1.2 Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của Công
tác văn thư.
1.1.2.1 Vị trí của công tác văn thư
Công tác Văn thư được xác định là một
hoạt động của bộ máy quản lý nói chung. Trong
công tác quản lý Nhà nước, quản lý cơ quan
không thể thiếu được công tác văn thư.
Công tác văn thư được coi như một khâu
nhiệm vụ chuyên môn chủ yếu trong nghiệp vụ
hoạt động của Văn phòng. Chức năng chủ yếu
của các Văn phòng là thông tin tổng hợp nhưng
muốn thực hiện được chức năng đó phải thông
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
12
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
qua công tác văn thư. Chính xác hơn là phải
thông qua những công việc về văn bản, giấy tờ,
hồ sơ, tài liệu.
1.1.2.2 Ý nghĩa của công tác văn thư.
Tổ chức tốt công tác văn thư bảo đảm
cung cấp đầy đủ kịp thời, chính xác những thông
tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước
của mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức.
Công tác quản lý Nhà nước nói chung,
quản lý cơ quan nói riêng đòi hỏi phải được cung

cấp đầy đủ thông tin và thông tin phải rất chính
xác. Do đó, bất kỳ công việc gì liên quan đến văn
bản giấy tờ đều phải đảm bảo tuyệt đối chính xác,
nếu không đảm bảo chính xác thì sẽ gây ra hậu
quả.
Tổ chức tốt công tác văn thư sẽ góp phần
giải quyết công việc của cơ quan một cách nhanh
chóng, chính xác, có năng suất chất lượng, hiệu
quả, đảm bảo đúng chế độ chính sách của Đảng
và Nhà nước. Đồng thời giữ gìn được bí mật.
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
13
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
Tổ chức tốt công tác văn thư có tác dụng
giữ gìn đầy đủ hồ sơ tài liệu, phản ánh quá trình
hoạt động của cơ quan một cách đầy đủ chân
thực. Thông qua văn bản tài liệu để chứng minh
cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực.
Tổ chức tốt công tác Văn phòng tạo điều
kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.
Nguồn bổ sung chủ yếu và vô tận cho
các lưu trữ cơ quan, lưu trữ Nhà nước là hồ sơ,
tài liệu hình thành ra trong hoạt động của các cơ
quan. Do đó giải quyết xong công việc, hồ sơ tài
liệu phải được lưu giữ đầy đủ, phải được nộp vào
lưu trữ. Lưu trữ thực hiện các nghiệp vụ chuyên
môn của mình tốt hay không phụ thuộc hoàn
toàn vào nguồn hồ sơ, tài liệu từ văn thư nộp vào.
1.1.2.3 Yêu cầu của công tác văn thư.
Công tác văn thư muốn được tổ chức tốt

thì cần phải đặt ra các yêu cầu và phải thực hiện
đúng yêu cầu đó, những yêu cầu cụ thể như sau:
* Đảm bảo nhanh chóng kịp thời.
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
14
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
Đây là yêu cầu quan trọng nhất đối với
công tác văn thư, vì công tác văn thư phải đảm
bảo cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý
nhanh chóng, kịp thời tất cả các công việc liên
quan đến văn bản, giấy tờ đều phải giải quyết
nhanh chóng. Nếu giải quyết chậm xẽ gây ra ách
tắc công việc, làm giảm ý nghĩa của những sự
việc được nêu ra trong văn bản, thậm chí gây ra
hậu quả nghiêm trọng.
* Đảm bảo chính xác.
Đảm bảo chính xác là một yêu cầu
không thể thiếu được trong công tác văn thư, bởi
vì văn bản là phương tiện thông tin chính xác.
Thực hiện yêu cầu này cần phải thể hiện sự
chính xác về nội dung văn bản phải được tuyệt
đối chính xác về mặt pháp lý, dẫn chứng hoặc
trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, số
liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng cũng như
chính xác về thể thức và tiêu chuẩn Nhà nước
ban hành, các khâu kỹ thuật nghiệp vụ như trình
bày văn bản, chuyển giao văn bản, đăng ký văn
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
15
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

bản và thực hiện đúng các chế độ quy định của
Nhà nước về công tác văn thư.
* Đảm bảo giữ gìn bí mật.
Văn bản tài liệu hình thành ra trong các
cơ quan, đơn vị, tổ chức đều chứa đựng những
thông tin bí mật. Tuy có nhiều mức độ khác nhau
có loại thuộc bí mật Quốc gia, có loại thuộc bí
mật của một ngành, một địa phương, có loại
thuộc bí mật của một cơ quan. Do đó, cần phải
giữ gìn bí mật. Tất cả những người liên quan đến
văn bản giấy tờ bí mật cần thiết phải có ý thức giữ
gìn bí mật và phải thực hiện đúng quy định về
pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia của Hội đồng
Nhà nước.
* Hiện đại hóa công tác văn thư.
Việc thực hiện những nội dung cụ thể
của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng
các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại.
Vì vậy, nếu yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư
đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm
cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
16
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
mỗi cơ quan nói riêng và có năng suất, chất
lượng cao.
Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay
tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng
phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ
khoa học công nghệ chung của đát nước cũng

như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan. Cần tránh
những tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc
áp dụng các phương tiện hiện đại, các phát minh
sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu
quản của công tác văn thư.
1.2 Nội dung của công tác văn thư.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo
thông tin bằng văn bản, do vậy nội dung của công
tác văn thư gồm các công việc là: Soạn thảo văn
bản, quản lý và giải quyết văn bản, quản lý và sử
dụng con dấu. Việc thực hiện các công việc của
công tác văn thư được thực hiện theo một quy
trình nghiệp vụ nhất định, cụ thể:
1.2.1 Soạn thảo văn bản.
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
17
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
- Thảo văn bản
- Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung
bản thảo đã duyệt.
- Đánh máy văn bản.
- Trình ký văn bản.
1.2.2 Tổ chức giải quyết và quản lý văn
bản và các tài liệu khác hình thành trong quá
trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
1.2.2.1 Tổ chức gải quyết và quản lý văn bản
đi.
Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản
Quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn
bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn

bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ
quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn
bản đi.
Sau khi thực hiện xong công việc soạn
thảo văn bản, tiến hành các quy trình nghiệp vụ
quản lý văn bản đi, gồm:
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
18
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
Văn bản trước khi trình cho người có
thẩm quyền phải được kiểm tra kỹ về thể thức, nội
dung, có chữ ký tắt của người phụ trách đơn vị
soạn thảo. Trước khi trình ký phải sắp xếp khoa
học, theo trật tự và đưa vào cặp trình ký.
Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ
thuật trình bày và ghi số ngày tháng văn bản đi.
Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật
trình bày văn bản: Trước khi ghi số và ngày
tháng văn bản, văn thư cơ quan có trách nhiệm
kiểm tra lần cuối về thể thức, hình thức, kỹ thuật
trình bày văn bản xem có đúng với tiêu chuẩn
Nhà nước ban hành không? Nếu phát hiện sai
sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách
nhiệm xem xét, giải quyết.
Ghi số và ngày tháng văn bản: Ghi số và
ngày tháng là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả văn
bản đi. Mỗi văn bản ghi số và ngày tháng nhất
định theo quy định, hướng dẫn của cơ quan Nhà
nước có thẩm quyền.
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4

19
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
Ghi số văn bản, được tập trung tại văn
thư cơ quan lấy số chung của cơ quan.
Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết
tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc tên viết tắt đơn vị
soạn thảo công văn đó.
Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký
riêng.
Ghi ngày, tháng, năm ban hành văn bản:
ngày tháng năm ban hành văn bản ghi sau địa
danh, dưới Quốc hiệu, ngày tháng năm ban hành
được viết đầy đủ, các chữ số dùng số Ả - Rập, đối
với những số nhỏ hơn 10, phải thêm số 0 phía
trước, tháng 1, 2 phải thêm số 0 phía trước.
Bước 2: Đóng dấu văn bản đi
Dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của
văn bản. Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng
vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ của người có
thẩm quyền, dấu đóng phải ngay ngắn, đúng màu
mực, dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái.
Đối với dấu chỉ mức độ hỏa tốc, khẩn, thượng
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
20
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
khẩn trên văn bản được thực hiện theo quy định
của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-
VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ
và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản. Việc đóng dấu có

mức độ mât, tuyệt mật, tối mật trên văn bản được
thực hiện theo quy định của Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11) về bí mật Nhà nước do Bộ
Công an ban hành, để hướng dẫn thực hiện Nghị
định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh
bảo vệ bí mật Nhà nước
Bước 3: Đăng ký văn bản đi
Là công việc bắt buộc phải thực hiện
trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng
có liên quan. Việc đăng ký thực hiện theo hai
cách: bằng sổ truyền thống hoặc bằng máy vi
tính.
* Đăng ký văn bản đi bằng sổ.
Tất cả các văn bản đi đều phải được
đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn một cách rõ ràng,
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
21
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
đúng và đầy đủ các cột mục theo quy định. Khi
đăng ký không dùng bút trì, không dập xóa hoặc
viết tắt những từ ít thông dụng, dễ gây sự nhầm
lẫn, khó khăn trong tra cứu. Đối với văn bản mật,
tối mật, tuyệt mật cần phải được đăng ký và bảo
quản riêng theo quy định về chế độ bảo mật của
Nhà nước đã ban hành.
* Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính
sử dụng chương trình quản lý văn bản.
Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ
sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo Bản

hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin
trong văn thư - lưu trữ ban hành kèm theo Công
văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm
1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước).
Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào
cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo
hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm
quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp
chương trình phần mềm đó.
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
22
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
Bước 4: Chuyển giao văn bản đi:
Tất cả những văn bản do cơ quan làm ra
được gửi tới các đối tượng có liên quan phải thực
hiện một nguyên tắc chung là: Chính xác, đúng
đối tượng và kịp thời. Văn bản đi thuộc ngày nào
phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao
trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp
theo. Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ
tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn
bản được ký.
Để thực hiện việc chuyển giao văn bản,
cần thực hiện các bước sau:
- Lựa chọn, trình bày bì, đưa văn bản
vào bì và dán bì: Phong bì gửi văn bản phải làm
bằng giấy bền, dai, ngoài không nhìn rõ chữ ở
bên trong, không ẩm ướt, rách, mủn. Tùy theo số
lượng văn bản đi nhiều hay ít và độ dày của văn

bản mà lựa chọn bì cho thích hợp. Trình bày bì
văn bản phải đầy đủ đơn vị gửi, nơi nhận địa chỉ
rõ ràng.
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
23
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
Đối với văn bản tuyệt mật phải làm hai
bì: Bì trong ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tên
người nhận, đóng dấu “tuyệt mật”. Nếu là tài liệu
gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì
đóng dấu “chỉ người có tên mơi được bóc bì” bì
ngoài như gửi tài liệu thường đóng dấu ký hiệu
chữ A. Đối với văn bản mật, tối mật làm một bì.
Ngoài bì đóng dấu B, C. Bì văn bản mật được
thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư
số 12/2002/TT-BCA (A11).
Đối với những văn bản có dấu hiệu
“khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” vị trí đóng
dấu hiệu này dưới yếu tố số và ký hiệu văn bản.
Trình bày bì không viết tắt, khi dán thì không
để hồ dính vào văn bản.
Đối với những văn bản có nội dung quan
trọng hoặc văn bản mật, khi chuyển kèm theo
phiếu gửi để tiện cho việc kiểm tra, theo dõi quá
trình giải quyết. Việc chuyển phát văn bản mật
được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều
16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
24
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

tại khoản 3 của Thông tư số 12/2002/TT-
BCA(A11).
- Lập sổ và chuyển giao văn bản đi: sau
khi có chữ ký, đóng dấu, ghi số, ký hiệu, ngày
tháng và đăng ký sổ phải được gửi ngay đến các
đối tượng có liên quan (trực tiếp, qua bưu điện)
đều phải có sổ chuyển giao văn bản.
Bước 5: Lưu văn bản đi:
Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo
quy định tại Điều 19 của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP. Bản lưu tại văn thư là bản có
chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền (bản
chính, bản gốc).
Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp
xếp theo thứ tự đăng ký. Những văn bản đi được
đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp
chung; được đánh số và đăng ký riêng theo từng
loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì
được sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn
bản.
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
25