Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại khoa hoc chinh tri TRƯỜNG đại học nội vụ hà nội khoa hoc chinh tri

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................2
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
PHẦN I.................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG..........................................................3
CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI..................................................3
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 3
1.1. Vị trí và chức năng:.........................................................................................................3
1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn...................................................................................................3
1.3. Tổ chức và hoạt động.......................................................................................................5
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Khoa Khoa học Chính trị
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.............................................................................................8
1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng.................................................................................8
1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của văn phòng; vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng. 8
1.1.1. Vị trí và chức năng.......................................................................................................9
1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn................................................................................................9
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Khoa Khoa học chính trị.............................................................11
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội...........................................................................................11
1. Khảo sát về công tác tổ chức văn phòng..........................................................................11
1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc
và đảm bảo hậu cần cho cơ quan:.........................................................................................11
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Trường
Đại học Nội Vụ Hà Nội........................................................................................................13
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của Trường Đại học
Nội Vụ Hà Nội......................................................................................................................14

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan..........................14
1.5. Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của Trường Đại
học Nội Vụ Hà Nội...............................................................................................................15
2. Khảo sát về công tác văn thư - lưu trữ..............................................................................17

Sinh viên Vũ Văn Du

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư
của cơ quan:..........................................................................................................................17
2.2. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ.................................................23

Phần II................................................................................................................27
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP...............................................................................27
NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN.............................................27
1. Xây dựng mẫu lịch công tác và kế hoạch công tác...........................................................27
2. Xây dựng quy chế Văn thư lưu trữ...................................................................................34
3. Xây dựng quy chế văn hóa công sở..................................................................................34
4. Quy trình tổ chức hội nghị................................................................................................50
5. Xây dựng mô hình hiện đại hóa văn phòng......................................................................52
6. Ưu điểm, nhược điểm của mô hình tổ chức bộ máy của văn phòng...............................54

Phần III.............................................................................................................55
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUÁT KIẾN NGHỊ........................................................55

1. Nhận xét đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng
của cơ quan thực tập.............................................................................................................55
2. Đề xuất những giải pháp...................................................................................................57

LỜI CẢM ƠN...................................................................................................59
PHỤ LỤC.............................................................................................................1
PHỤ LỤC

Sinh viên Vũ Văn Du

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU

Trên con đường hội nhập Quốc tế, cuộc cách mạng khoa học công nghệ và
thông tin đã nhanh chóng làm thay đổi quan niệm của xã hội về Văn phòng cũng
như vấn đề xử lý thông tin. Hòa cùng với sự phát triển của thế giới và xu hướng
hội nhập kinh tế Quốc tế, ngành Quản trị văn phòng đang vươn lên tự khẳng
định. Ngoài những loại hình văn phòng truyền thống, đã có nhiều loại hình văn
phòng hiện đại xuất hiện ( văn phòng điện tử, văn phòng tại nhà…) và là một
ngành đầy triển vọng và có mặt trên tất cả các đơn vị cơ quan hành chính nhà
nước. Cùng với sự đổi mới và phát triển đó thì việc đào tạo một đội ngũ tri thức
là vô cùng quan trọng được Đảng và Nhà nước ta quan tâm hàng đầu.Vì vậy,
thách thức đặt ra với học sinh, sinh viên không chỉ dừng lại ở học tập, tu dưỡng,
rèn luyện bản thân để tiếp thu kiến thức trong nhà trường mà còn phải học hỏi
tiếp thu kinh nghiệm ngoài thực tiễn. Để tận dụng một cách triệt để những cơ

hội, vượt qua những khó khăn thử thách, đáp ứng được yêu cầu đổi mới của xã
hội, trong công tác điều hành và quản lý xã hội về các lĩnh vực cũng đòi hỏi phải
nâng cao năng lực, hiệu quả của bộ máy lãnh đạo tạo môi trường cạnh tranh
năng động và cải cách có hiệu quả.
Nhằm đáp ứng nhu cầu thiết yếu trong hoạt động quản lý Nhà nước ở các
Cấp, các Ngành, ngoài chuyên ngành Quản trị văn phòng đã được mở ra trong
hệ thống các trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Học viện Hành
chính Quốc gia, Đại học Luật... thì trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng đã mở
thêm các ngành đào tạo: Quản trị nhân lực, Quản lý Nhà nước, Khoa học Thư
viện, Quản lý văn hóa… Tất cả các chuyên ngành đều được đào tạo bài bản với
đội ngũ giảng viên đầy kinh nghiệm và nhiệt huyết.
Để giúp sinh viên áp dụng những kiến thức vào thực tế, hàng năm Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội đều tổ chức cho sinh viên các khoá đi thực tập tại các cơ
quan đơn vị. Thời gian thực tập này hết sức quan trọng đối với sinh viên, ngoài
việc áp dụng những kiến thức cà thực tiễn còn giúp sinh viên củng cố rất nhiều
kiến thức đã học, hiểu biết hơn về chuyên ngành mình đang theo học và có một
Sinh viên Vũ Văn Du

1

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tư tưởng đúng đắn hơn cho công việc của mình. Thực tập sẽ giúp sinh viên quen
dần với phong cách làm việc của một nhân viên văn phòng tưong lai, là nền tảng
vững chắc giúp sinh viên tự tin hơn trước khi chính thức bước vào nghề.

Báo cáo thực tập của em được trình bày cơ bản theo các mục sau:
Phần 1: Khảo sát công tác văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Phần 2: Chuyên đề thực tập
Phần 3: Kết luận và đề xuất.
Trong suốt quá trình thực tập em luôn nhận được sự quan tâm, giúp đỡ, chỉ
bảo tận tình của các thầy cô giáo trong Khoa Khoa học Chính trị - Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội. Các thầy cô đã giúp đỡ và tạo điều kiện tốt nhất để em hoàn
thành tốt chương trình thực tập, cũng như hoàn thành báo cáo thực tập tốt
nghiệp của mình.
Do còn nhiều hạn chế về mặt kiến thức và kỹ năng trong công việc và
trong thực tế cuộc sống nên trong quá trình thực tập tại Khoa Khoa học Chính trị Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội em đã không tránh khỏi những sai sót trong công
việc cũng như các vấn đề chuyên môn trong việc viết báo cáo. Vì vậy em rất mong
nhận được các ý kiến đóng góp của các thầy cô và các cán bộ trong phòng để em
có thể hoàn thiện hơn trong công việc cũng như trong cuộc sống.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày tháng

năm 2015

Sinh Viên Thực Tập

Vũ Văn Du

Sinh viên Vũ Văn Du

2

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại
học Nội Vụ Hà Nội
Căn cứ theo Quyết định số: 347/QĐ-BNV ngày 19 tháng 04 năm 2012
của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và
cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội như sau:
1.1. Vị trí và chức năng:
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục đại học công lập thuộc
hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đào
tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học trong lĩnh vực
công tác nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế; nghiên
cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ phát
triển kinh tế - xã hội.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách
pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng tại kho bạc nhà nước và ngân hàng.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở chính tại thành phố Hà Nội
1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
- Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua từng giai
đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm.
- Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học các
ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ và các ngành nghề khác theo
nhu cầu xã hội khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép.
- Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp
vụ đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế.

- Cấp, xác nhận văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền.
- Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viên
Sinh viên Vũ Văn Du

3

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

của Trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành nghề, cơ
cấu độ tuổi và giới, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào quá trình
điều động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo, cán
bộ, nhân viên.
- Tuyển sinh và quản lý người học.
- Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật;
sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất của
Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh và chi cho các hoạt động giáo dục theo
quy định của pháp luật.
- Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa.
- Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy – học phục vụ
các ngành đào tạo của Trường và nhu cầu xã hội.
- Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạt động
giáo dục và đào tạo.
- Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạt động
xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội.
- Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáo

dục của cơ quan có thẩm quyền; xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chất
lượng của Nhà trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và không
ngừng nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường.
- Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển và
chuyển giao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề về kinh tế - xã hội của
địa phương và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo
quy định của pháp luật.
- Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y
tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sử
dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tài chính cho
Nhà trường.
- Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức, viên
Sinh viên Vũ Văn Du

4

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

chức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế của Nhà
trường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học; tham gia
dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong lĩnh vực đào tạo của Trường.
- Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết quả
hoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa học và công
nghệ; bảo vệ lợi ích của Nhà nước và xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp của cá
nhân trong hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ của Nhà trường.

- Được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, giao hoặc cho thuê cơ sở vật
chất; được miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy định của pháp luật.
- Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáo dục.
- Giữ gìn, phát triển di sản và bản sắc văn hóa dân tộc.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và quy chế
làm việc của Bộ Nội vụ.
- Tổ chức thực hiện hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định của pháp
luật.
- Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước
về hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao.
1.3. Tổ chức và hoạt động
1. Cơ cấu tổ chức gồm có:
a) Ban giám hiệu, gồm: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng
b) Hội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác
c) Các phòng chức năng:
- Khoa Khoa học Chính trị
- Phòng Tổ chức cán bộ
- Phòng Hành chính – Tổng hợp
- Phòng Kế hoạch – Tài chính
- Phòng Quản trị - Thiết bị
- Phòng Khảo thí và bảo đảm chất lượng
Sinh viên Vũ Văn Du

5

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Phòng Quản lý khoa học và sau đại học
- Phòng Hợp tác quốc tế
- Phòng Công tác sinh viên
d) Các khoa:
- Khoa Tổ chức xây dựng chính quyền
- Khoa Tổ chức quản lý nhân lực
- Khoa Hành chính học
- Khoa Văn thư – Lưu trữ
- Khoa Quản trị văn phòng
- Khoa Văn hóa – Thông tin và xã hội
- Khoa Nhà nước và pháp luật
- Khoa Khoa học Chính trị
- Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng
đ) Các tổ chức khoa học – công nghệ và dịch vụ:
- Viện Nghiên cứu và phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Trung tâm Tin học
- Trung tâm Ngoại ngữ
- Trung tâm Thông tin Thư viện
- Tạp chí Đại học Nội vụ
- Ban Quản lý ký túc xá
e) Cơ sở đào tạo trực thuộc:
- Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề
- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Miền Trung
- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh
g) Đảng Bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
h) Công đoàn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
i) Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ Hà

Nội
k) Các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội khác.
Sinh viên Vũ Văn Du

6

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2. Quyền hạn và trách nhiệm của Hiệu trưởng
Hiệu trưởng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Nội vụ và trước pháp
luật về toàn bộ hoạt động của Trường theo các quy định của pháp luật.
a) Về tổ chức và nhân sự
- Quyết định thành lập, tổ chức lại và giải thể các đơn vị tổ chức thuộc,
trực thuộc Trường theo cơ cấu tổ chức đã được Bộ trưởng Bộ Nội vụ phê duyệt.
- Ban hành các quy chế, nội quy, quy định trong nội bộ Trường nhằm đảm
bảo việc điều hành, kiểm tra và giám sát toàn bộ hoạt động của Trường theo các
quy định của pháp luật.
- Quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm và miễn nhiệm các chức danh trưởng,
phó các đơn vị thuộc và trực thuộc Trường.
- Xây dựng quy hoạch phát triển đội ngũ giảng viên; ban hành các quy
định về việc nâng cao trình độ, thực hiện nghĩa vụ giảng dạy, nghiên cứu khoa
học và dịch vụ xã hội của giảng viên; ban hành các quy định về thỉnh giảng; tổ
chức bồi dưỡng, đào tạo lại đội ngũ công chức, viên chức; chăm lo đời sống vật
chất, tinh thần của công chức, viên chức trong Trường; tạo điều kiện cho công
chức, viên chức và người học tham gia các sinh hoạt đoàn thể và hoạt động xã

hội.
- Tổ chức tuyển dụng công chức, viên chức, quyết định việc tiếp nhận,
chuyển ngạch theo thẩm quyền; tổ chức thi nâng ngạch và bổ nhiệm vào ngạch
cho viên chức theo quy định, phù hợp với cơ cấu cán bộ, nhân viên của Trường
và tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức ngành giáo dục; quyết định việc
tuyển dụng, cho thôi việc, thuyên chuyển công tác công chức, viên chức, ký hợp
đồng lao động và thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động theo quy
định của pháp luật; quyết định nâng bậc lương thường xuyên và trước thời hạn,
phụ cấp thâm niên vượt khung đối với viên chức thuộc thẩm quyền quản lý theo
quy định của pháp luật và theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
- Thực hiện Quy chế dân chủ trong các hoạt động của Nhà trường.
- Bảo đảm quyền lợi người học theo quy định của pháp luật.
Sinh viên Vũ Văn Du

7

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ về các hoạt động của Trường.
- Thực hiện chế độ khen thưởng, kỷ luật theo quy định của pháp luật.
- Bảo đảm trật tự, an ninh và an toàn trong Nhà trường.
- Tham gia Hội đồng Hiệu trưởng cùng khối ngành theo quy định của Bộ
Giáo dục và Đào tạo.
b) Về hoạt động đào tạo
- Tổ chức thực hiện các hoạt động đào tạo theo quy định.

- Xây dựng, phát triển và công khai các điều kiện đảm bảo chất lượng của
Nhà trường, công khai việc cấp phát văn bằng, chứng chỉ của Trường.
c) Về hoạt động khoa học và công nghệ, hợp tác quốc tế.
- Chỉ đạo và tổ chức thực hiện hoạt động khoa học và công nghệ, hợp tác
quốc tế theo quy định.
- Quyết định cử cán bộ, viên chức đi học tập, tham quan, khảo sát ở nước
ngoài theo quy định của pháp luật và theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
- Quản lý các đoàn đi công tác nước ngoài và các đoàn nước ngoài đến
làm việc với Trường trong phạm vi hoạt động của Trường theo quy định của
pháp luật.
d) Về tài chính, tài sản và đầu tư
- Hiệu trưởng là chủ tài khoản của Trường, chịu trách nhiệm trước pháp
luật và trước Bộ trưởng Bộ Nội vụ về toàn bộ công
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội – Xem phụ lục Số 01).
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Khoa
Khoa học Chính trị Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng.
1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của văn phòng; vẽ sơ đồ cơ cấu tổ
chức của văn phòng.
Khoa Khoa học chính trị được thành lập dựa trên Quyết định số 216/QĐĐHNV ngày 24 tháng 4 năm 2012 của Hiệu trưởng Trường đại học Nội vụ Hà

Sinh viên Vũ Văn Du

8

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Nội về việc Thành lập Khoa Khoa học chính trị thuộc Trường Đại học Nội vụ.
Chức năng, nhiệm vụ của Khoa Khoa học chính trị được quy định như sau:
1.1.1. Vị trí và chức năng.

Ngày 24/4/2012, Hiệu trưởng trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã ký
quyết định số 216/QĐ-ĐHNV thành lập Khoa Khoa học Chính trị thuộc
trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Khoa Khoa học chính trị là đơn vị thuộc
trường Đại học Nội vụ Hà Nội có chức năng tổ chức thực hiện quá trình
đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ sau đại học, đại học, cao
đẳng, trung cấp chuyên nghiệp, cao đẳng nghề, trung cấp nghề thuộc
lĩnh vực chính trị, tôn giáo và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác
quốc tế, nghiên cứu khoa học và triển khai tiến bộ khoa học công nghệ
phục vụ phát triển kinh tế xã hội.
1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập; bố trí và
điều hành tiến trình giảng dạy, học tập cho các lớp thuộc Khoa quản lý. Chủ trì,
tổ chức quá trình đào tạo ngành học được giao và các hoạt động giáo dục khác
trong chương trình, kế hoạch giảng dạy chung của Trường;
2. Đăng ký với Trường nhận nhiệm vụ xây dựng chương trình đào tạo các
trình độ, các chuyên ngành đào tạo. Phối hợp với Phòng Quản lý đào tạo xây
dựng và bảo vệ chương trình mở ngành học mới;
3. Đề xuất thay đổi về cơ cấu tổ chức, nhân sự trong Khoa;
4. Tổ chức biên soạn chương trình, giáo trình môn học theo kế hoạch do
Hiệu trưởng giao; xây dựng ngân hàng đề thi; tổ chức nghiên cứu cải tiến
phương pháp giảng dạy, học tập; đề xuất xây dựng kế hoạch bổ sung, bảo trì
thiết bị dạy - học thực hành, thực tập và thực nghiệm khoa học;
5. Chủ trì, tìm kiếm đối tác và xây dựng các chương trình liên kết về đào
tạo các bậc, hệ đào tạo;

Sinh viên Vũ Văn Du

9

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

6. Tổ chức tuyển sinh, đào tạo các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về chuyên môn
nghiệp vụ thuộc Khoa quản lý theo kế hoạch hàng năm được Hiệu trưởng phê
duyệt;
7. Tổ chức thi, quản lý bài thi và kết quả thi kết thúc học phần cho các
lớp.Tổ chức bế giảng và trao bằng tốt nghiệp, cấp bảng điểm toàn khóa cho sinh
viên thuộc Khoa quản lý.
8. Quản lý và cấp giấy chứng nhận kết quả học tập của sinh viên thuộc
khoa. Quản lý và cấp chứng chỉ học phần do Khoa quản lý. Thực hiện việc xét
học tiếp đối với sinh viên thuộc Khoa quản lý quy định tại Điều 6 Quy chế đào
tạo đại học và cao đẳng hệ chính quy ban hành kèm theo Quyết định số
25/2006/QĐ-BGD&ĐT ngày 26/6/2006 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo;
9. Chuyển giao kết quả học tập cho các đơn vị liên quan. Lập bảng điểm
toàn khóa chuyển về Phòng Quản lý đào tạo theo quy định của Trường;
10. Xây dựng kế hoạch phát triển đội ngũ giảng viên dài hạn và ngắn hạn,
phát triển chương trình đào tạo và cơ sở vật chất theo hướng chuẩn hóa, tăng
cường điều kiện đảm bảo chất lượng, đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế;
11. Quản lý viên chức và người học thuộc Khoa theo sự phân cấp của
Hiệu trưởng;

12. Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ, chủ động khai thác các dự
án hợp tác trong nước và quốc tế; phối hợp với các tổ chức khoa học và công
nghệ, cơ sở sản xuất, kinh doanh, gắn đào tạo với nghiên cứu khoa học, sản xuất
kinh doanh và đời sống xã hội;
13. Quản lý nội dung, phương pháp, chất lượng đào tạo; quản lý chất lượng
hoạt động khoa học và công nghệ của viên chức và người học thuộc Khoa;
14. Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác giáo dục chính trị,
tư tưởng, đạo đức, lối sống cho viên chức và người học; tổ chức đào tạo, bồi
dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho viên chức thuộc Khoa;
15. Tổ chức đánh giá viên chức và người học trong Khoa; tham gia đánh giá
cán bộ quản lý cấp trên, cán bộ quản lý ngang cấp theo quy định của Nhà trường;
Sinh viên Vũ Văn Du

10

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

16. Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Hiệu trưởng giao.
Với chức năng, nhiệm vụ được giao, Khoa Khoa học Chính trị đang tổ
chức giảng dạy 08 môn chung thuộc hai bộ môn: Bộ môn Những nguyên lý cơ
bản của Chủ nghĩa Mác – Lê nin và Bộ môn Đường lối Cách mạng của Đảng
Cộng sản Việt Nam và Tư tưởng Hồ Chí Minh cho các ngành học trong toàn
Trường. Đồng thời, Khoa đang chuẩn bị các điều kiện về nguồn nhân lực,
chuyên môn để xây dựng ngành học mới đáp ứng yêu cầu của thực tiễn phát
triển của Nhà trường, ngành Nội vụ và của Xã hội.

1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Khoa Khoa học chính trị.
Sơ đồ tổ chức bộ máy của Khoa Khoa học chính trị (phụ lục 02).
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
1. Khảo sát về công tác tổ chức văn phòng
1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu
tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan:
Phòng Hành chình- Tổng hợp là bộ máy giúp việc cho Hiệu trưởng có
chức năng tham mưu tổng hợp đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, quản lý, điều hành của
Hiệu trưởng và đảm bảo về điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt
động:
Chức năng của Phòng Hành chính – Tổng hợp được thể hiện ở hai loại
công tác:
* Chức năng tham mưu, tổng hợp:
Chức năng tham mưu tổng hợp là chức năng quan trọng trong bất kỳ cơ
quan nào, đây là yếu tố giúp cho cơ quan đó được phát triển:
- Phòng Hành chính – Tổng hợp là đơn vị trực thuộc Trường phải nghiên

cứu đề xuất ý kiến để Hiểu trưởng tổ chức công việc, điều hành Nhà trường thực
hiện các chức năng nhiệm vụ do Bộ Nội vụ giao cho.
- Tham mưu cho Hiệu trưởng thực hiện các chức năng và nhiệm vụ do Bộ

Sinh viên Vũ Văn Du

11

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Nội vụ giao cho.
- Tập trung tham mưu cho Hiệu trường về cơ cấu tổ chức và xây dưng
các quy định trong Nhà trường trình Hiệu trưởng xem xét giải quyết.
* Chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần trong Nhà trường:
- Phòng Hành chính – Tổng hợp có trách nhiệm giúp việc cho Hiệu
trưởng giải quyết các vấn đề sau khi Hiệu trưởng đã có ý kiến đế xuất
- Tổ chức mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản, kinh phí,
trang thiết bị kỹ thuật của Nhà trường theo kế hoạch.
- Tổ chức các chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Nhà trường, chuẩn bị về

cơ sở vật chất cho chuyến đi công tác được thành công tốt đẹp.
- Tổ chức các Hội nghị, hội họp do cơ quan tổ chức, chuẩn bị phương tiên
cơ sở vật chất phục vụ hội nghị.
* Ví dụ: Phòng Hành chính – Tổng hợp trong công tác tổ chức cho Lãnh
đạo Nhà trường đi công tác:
• Trước chuyến đi công tác:
Phòng Hành chính – Tổng hợp có trách nhiệm
- Xây dựng kế hoạch cho chuyến đi công tác,
- Chuẩn bị cơ sở vật chất phương tiện đi lại cho lãnh đạo,
- Đôn đốc các đơn vị giải quyết các vấn đề trước khi lãnh đạo đi công tác,
- Tổ chức họp bàn giao công việc cho lãnh đạo
• Trong chuyến đi công tác Phòng Hành chính – Tồng
hợp có nhiệm vụ:
- Tổ chức theo dỡi việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của các đơn vị
trong cơ quan, đôn đốc các đơn vị thực hiện các chức năng nhiệm vụ do Nhà
trường giao cho.
- Ghi nhật ký và giúp người được phân công thay lãnh đạo đi công tác

- Thực hiện các chức năng nhiệm vụ của văn phòng
• Sau chuyến đi công tác:
-

Tổ chức họp tổng kết đánh giá lại chuyến đi công tác, thu thập và xư lý

Sinh viên Vũ Văn Du

12

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

kết quả chuyến đi công tác.
- Gửi thư cảm ơn tới đơn vị tiếp nhận chuyến đi công tác.
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Chương trình công tác thường kỳ là những nhiệm vụ của mỗi cơ quan
phải thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Chương trình công tác
thường kỳ được xây dựng theo định kỳ, lặp đi lặp lại sau một nhiệm kỳ, sau một
tháng, một năm…
Chương trình công tác đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt
động được thống nhất, tránh chồng chéo, mâu thuẫn trong quản lý, chỉ lãnh đạo,
điều hành, phát huy được trí tuệ của tập thể. Làm việc theo chương trình kế
hoạch công tác giúp cơ quan chủ động trong công việc, không bỏ xót công việc.
Điều hành theo chương trình công tác là biện pháp quan trọng để nâng cao hiệu

suất công tác quản lý.
Quy trình xây dựng chương trình công tác của Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội như sau:
* Bước 1: Gửi công văn yêu cầu các đơn vị đăn ký chương trình công
tác cho bộ phận văn phòng của cơ quan
* Bước 2: Đăng ký chương trình công tác về văn phòng.
* Bước 3: Dự thảo chương trình công tác.
* Bước 4: Gửi bản dự thảo đến các đơn vị lấy ý kiến đóng góp.
* Bước 5: Cho ý kiến đóng góp.
* Bước 6: Hoàn chỉnh bản dự thảo và trình thủ trưởng cơ quan phê
duyệt, ban hành.
* Bước 7: Xem xét và phê duyệt.
* Bước 8: Ban hành chương trình công tác.
(Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ
của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội - Xem phụ lục số 02)

Sinh viên Vũ Văn Du

13

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp)
của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.
Hội nghị là biện pháp quan trọng để thực hiện chương trình công tác của

cơ quan. Tùy theo chức năng nhiệm vụ và phạm vi hoạt động mà cơ quan có
những cuộc hội họp khác nhau. Căn cứ yêu cầu công việc và phạm vi lĩnh vực
công tác, Nhà trường tổ chức các hội nghị và cuộc họp trên nguyên tắc thiết
thực, hiệu quả và tiết kiệm.
.Hội

nghị là loại hình được sử dụng dưới nhiều hình thức: Hội họp, Hội thảo

khoa học, Đại hội, Họp kín, Họp báo, Họp giao ban…được nhà quản lý sử dụng làm
công cụ phục vụ trong hoạt động điều hành, trao đổi thông tin, kinh nghiệm, khuyến
khích tính chủ động, sáng tạo trong công việc. Đồng thời phát huy nền dân chủ xã hội
chủ nghĩa góp phần nâng cao năng suất, hiệu quả trong công việc.
Để tổ chức một hội nghị thành công cần chuẩn bị tốt các công việc như:
Xây dựng chương trình nghị sự, lập danh sách đại biểu và soạn giấy mời, chuẩn
bị thời gian và địa điểm, chuẩn bị ghi biên bản, đón tiếp đại biểu.
Trong thời gian Hội nghị được diễn ra thì văn phòng còn có trách nhiệm
thường trực ngoài hội trường để giải quyết các việc đột xuất trong quá trình hội
nghị diễn ra.
Khi hội nghị bắt đầu cần thực hiện mốt số công việc như: đón tiếp đại
biểu, phát tài liệu, điểm danh đại biểu, dẫn chương trình hội nghị, ổn định tổ
chức, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, nêu mục đích, lý do, thông báo về nội
dung, chương trình hội nghị, chủ trì cuộc thảo luận, phát biểu ý kiến, tham gia
xây dựng những nội dung đã triển khai; ghi biên bản, cảm ơn đại biểu đến dự,
kết luận chung và tuyên bố bế mạc hội nghị.
(Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của Trường Đại học Nội Vụ Hà
Nội - Xem phụ lục số 03)
1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ
quan.
Đi công tác là một hoạt động cần thiết để thực hiện chức năng nhiệm vụ
Sinh viên Vũ Văn Du

14

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

của các cơ quan, tổ chức có tác dụng trên nhiều phương diện trong quá trình
thực hiện nhiệm vụ.
* Trước quá trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo văn phòng
có trách nhiệm:
- Lập kế hoạch chuyến đi công tác cho lãnh đạo
- Chuyễn bị phương tiện đi lại, tài liệu, kinh phí và các tài liệu có liên
quan tới chuyến đi công tác.
- Liên hệ trực tiếp tới địa điểm chuyến đi công tác đảm bảo chuyến đi
công tác chính xác.
- Đôn đốc các đơn vị giải quyết các công việc trình Lãnh đạo trước thời
gian chuyến đi công tác.
* Trong quá trình lãnh đạo đi công tác văn phòng có trách nhiệm:
- Đôn đốc , theo dõi các công việc của cơ quan ghi nhất ký và báo cáo
hàng ngày cho lãnh đạo.
- Tổ chức giải quyết các công việc được phân công và giúp đỡ người được
phân công thay lãnh đạo trong thời gian Lãnh đạo đi công tác.
* Sau chuyến đi công tác:
- Thực hiện việc báo cáo kết quả của chuyến đi công tác cho lãnh đạo.
- Tổ chức họp rút kinh nghiệm chuyến đi công tác và bàn giao công tác
cho lãnh đạo.

- Gửi công văn cảm ơn tới đơn vị tiếp nhận chuyến đi công tác.
(Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan
Xem phụ lục số 04)
1.5. Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa
công sở của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Văn hóa công sở đóng vai trò không nhỏ cho sự thành công cũng như
thất bại của một tổ chức hay cơ quan nào đó, bởi nó là diện mạo của con người
nói riêng và là bộ mặt của cơ quan nói chung. Nó không những ảnh hưởng đến
Sinh viên Vũ Văn Du

15

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

môi trường, phẩm chất đạo đức của tổ chức mà còn tác động đến hành vi ứng xử
đạo đức của tập thể cán bộ và nhân viên. Mặt khác văn hóa công sở còn là nơi
tất cả cán bộ, nhân viên dựa vào đó làm tiêu chuẩn để xây dựng hình ảnh cho
riêng mình.
Qua tìm hiểu thì Trường chưa có quyết định ban hành riêng về quy chế
văn hóa công sở tại cơ quan, nhưng đã ban hành những quy định về thực hiện
nếp sống văn hóa học đường, nội quy ra vào cơ quan, nội quy phòng khách, nội
quy phòng máy, nội quy thư viện... Nhưng trên thực tế thì việc thực hiện văn
hóa công sở của trường tương đối nghiêm túc theo quy định của Nhà nước về
văn hóa công sở như:
- Về trang phục cán bộ, công viên chức nhà trường đảm bảo tính trang

trọng, lịch sự gọn gàng và đúng với chuẩn mực của môi trường sư phạm.
- Trong giao tiếp:
+ Giao tiếp ứng xử đối với các cơ quan, cá nhân đến giao dịch: văn minh
lịch sự khi giao tiếp; luôn thể hiện thái độ, cử chỉ, lời nói khiêm tốn, vui vẻ bình
tĩnh trong mọi tình huống, không to tiếng hách dịch, không nói tục hoặc có thái
độ cục cằn... không cung cấp tùy tiện các thông tin của Nhà trường, của cán bộ
viên chức cho người khác biết.
+ Trong giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp:
Khiêm tốn, tôn trọng, bảo vệ uy tín, danh dự của đồng nghiệp, không gây
mất đoàn kết nội bộ.
Luôn có thái độ chân thành thẳng thắn góp ý trong công việc, không
suồng sã, nói tục trong giao tiếp.
Hợp tác, giúp đỡ nhau hoành thành tốt nhiệm vụ được giao.
Trong giao tiếp với học sinh – sinh viên: luôn tỏ thái độ thân thiện, niềm
nở hướng dẫn học sinh sinh viên trong giản dạy cũng như trong giao tiếp.
- Treo Quốc kỳ đúng tiêu chuẩn về kích cỡ, màu sắc đã được Nhà nước
quy định.
- Cách bài trí khuôn viên, phòng làm việc đảm bảo gọn gàng, khoa học.
Sinh viên Vũ Văn Du

16

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Có bố trí khu vực để phương tiện giao thông cho cán bộ, công viên chức

của nhà trường.
- Phòng làm việc có biển ghi rõ tên đơn vị, họ và tên, chức danh của cán
bộ, công chức viên chức.
- Không vi phạm các hành vi cấm trong Quy chế văn hóa công sở của Thủ
tướng Chính phủ.
Nói chung việc thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được thực hiện nghiêm túc, phù hợp với quy
định về văn hóa công sở của Nhà nước, Bộ Nội vụ và môi trường sư phạm đông
thời cũng phù hợp những định hướng xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên
chức chuyên nghiệp, hiện đại có phẩm chất đạo đức tốt, hoàn thành xuất sắc mọi
nhiệm vụ được giao và đào tạo đội ngũ học sinh – sinh viên đáp ứng nhu cầu của
xã hội.
2. Khảo sát về công tác văn thư - lưu trữ
2.1. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện
công tác văn thư của cơ quan:
Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp là người trực tiếp giúp lãnh đạo cơ
quan thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức mình và trực
tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các cơ quan, tổ chức cấp dưới và đơn
vị trực thuộc. Lãnh đạo văn phòng chỉ đạo thực hiện đúng với các quy định của
Nhà nước và Pháp luật về công tác văn thư. Công tác văn thư của Trường cũng
có nhiều đổi mới, áp dụng công nghệ thông tin trong công tác này. Hàng năm
các Cán bộ Văn thư được học tập các khóa ngắn hạn bồi dưỡng nghiệp vụ nằm
nâng cao tay nghề.
Lãnh đạo Văn phòng luôn quan tâm tới công tác văn thư của cơ quan bởi
lẽ nó có vai trò rất quan trọng trong hoạt động của Trường. Lãnh đạo Văn phòng
chỉ đạo thực hiện tốt các yêu cầu về công tác văn thư trong cơ quan vì vậy mà
công tác văn thư của trường đã cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao
năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan; giúp lãnh đạo các cơ quan chỉ
Sinh viên Vũ Văn Du

17

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan
liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính; góp phần giữ bí mật của cơ quan; tạo điều
kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt động của các
cơ quan, là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành. Vì vậy,
nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn
bản hoá; giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào
lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các
khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và
phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau.
Lãnh đạo văn phòng chỉ đạo thực hiện tốt các nội dung quản lý nhà nước
về công tác văn thư như:
- Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy
phạm pháp luật về công tác văn thư;
- Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư;
- Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong
công tác văn thư;
- Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản
lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư;
- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp
luật về công tác văn thư;
- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư;

- Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư.
- Trưởng phòng hành chính phải trực tiếp làm các công việc như:
- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và
báo cáo với lãnh đạo các cơ quan những công việc quan trọng.
- Ký thừa lệnh lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã
hội một số văn bản được lãnh đạo giao và ký những văn bản do văn phòng trực
tiếp ban hành.
- Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo của cơ quan.
Sinh viên Vũ Văn Du

18

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Xem xét thể thức văn bản trước khi trình lãnh đạo ký ban hành.
- Tổ chức đánh máy, nhân sao văn bản đi.
- Trong những điều kiện cụ thể, có thể được lãnh đạo các cơ quan, giao
trách nhiệm thực hiện một số việc thuộc nhiệm vụ của văn thư chuyên trách.
Trưởng phòng hành chính có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của
mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình.
* Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản
- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là một đơn vị trực thuộc Bộ Nội vụ vì
vậy mọi văn bản giấy tờ đều phải thống nhất theo “Thông tư liên tịch số
01/2011/TT-BNV ngày 19tháng 01 năm 2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản”. Ngoài ra Trường còn áp dụng những văn bản của Cục

Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội...Vì vậy Trường không
ban hành quy định riêng của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản.
* Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan (các bước)
Soạn thảo văn bản là một khâu quan trọng trong hoạt động quản lý. Chất
lượng văn bản có ảnh hướng rất lớn đến hiệu quả công việc của cơ quan quản lý.
Việc tiến hành soạn thảo văn bản phải được tiến hành một cách tỉ mỉ cẩn thận và
khoa học nhằm thống nhất trong soạn thảo, đảm bảo về mặt nội dung cũng như
về mặt kỹ thuật trình bày của văn bản. Một số công văn thông thường như: Công
văn trao đổi, Quyết định, Biên bản, Giấy đi đường... đã được nhà Trường mẫu
hoá trong thông báo số 117/TB-CĐNV ngày 01/6/2006. Còn đối với một số văn
bản quan trọng như tờ trình, đề án, báo cáo công tác năm, quy trình xây dựng
văn bản được tiến hành theo các bước cơ bản như sau:
Bước 1) Chuẩn bị:
- Cán bộ chuyên môn xác định mục đích, nội dung vấn đề cần ban hành
và trình lãnh đạo. Sau đó thu thập xử lý thông tin có liên quan đến vấn đề đang
cần giải quyết bao gồm cả thông tin pháp lý và thông tin thực tế.
Bước 2) Xây dựng bản thảo:
- Xây dựng đề cương
Sinh viên Vũ Văn Du

19

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Viết bản dự thảo: cán bộ chuyên môn căn cứ vào đề cương đã có viết

bản dự thảo. Sau khi dự thảo xong tổ chức dự thảo xin ý kiến các đơn vị liên
quan để bảo đảm chất lượng của bản thảo.
Bước 3) Duyệt bản thảo
Sau khi soạn thảo xong, trước khi trình văn bản phải được duyệt bản thảo:
- Trình lãnh đạo phòng, ban chức năng xem xét và chịu trách nhiệm nội
dung của văn bản. Lãnh đạo phòng, ban ký tắt vào phần sau của chữ cuối
cùng của nội dung bản thảo.
- Trình Trưởng phòng xem xét về thể thức và nội dung của văn bản sau đó
Trưởng phòng ký tắt vào vị trí sau phần lưu văn thư. Nếu bản thảo được đồng ý
của Hiệu Trưởng ký tắt vào góc bên phải của bản thảo, nếu không đồng ý thì cán
bộ chuyên môn phải thảo lại.
Bước 4) Nhân bản văn bản:
Văn bản dự thảo sau khi đã được lãnh đạo cơ quan duyệt thì đem nhân
bản để chuẩn bị ban hành. Có nhiều hình thức nhân bản: Đánh máy, in tipô, in vi
tính, photocopy... Trong trường hợp văn bản cần nhân bản với số lượng lớn thì
có thể photocopy.
Bước 5) Hoàn thiện văn bản để ban hành
Sau khi văn bản đã được hoàn thành nếu phát hiện sai sót do in ấn hoặc
đánh máy, cần kịp thời sửa chữa. Tiếp đó, làm các thủ tục để hoàn thiện văn bản
về mặt thể thức như trình ký, xin chữ ký phát hành, xin số cho văn bản, sao văn
bản, đóng dấu văn bản, đăng ký vào sổ văn bản đi, chuyển giao văn bản.
Có thể nói với quy trình soạn thảo văn bản chặt chẽ và thống nhất như
trên cùng sự nắm vững về chuyên môn nghiệp vụ trong công tác soạn thảo văn
bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thì các văn bản trong hoạt động quản lý
của Trường tương đối đúng thể thức và đúng quy trình.
* Thẩm quyền ban hành văn bản.
Văn bản của Trường ban hành nói chung đúng thẩm quyền, các đơn vị tổ
chức ban hành văn bản đảm bảo đúng thẩm quyền trước khi trình thủ trưởng cơ
Sinh viên Vũ Văn Du

20

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quan.
Ví dụ: Thẩm quyền ban hành một Quyết định cho sinh viên bảo lưu kết
quả học tập là Thầy Hiệu trưởng hoặc trong trường hợp này thầy Phó Hiệu
trưởng có nhiệm vụ về quản lý học sinh sẽ ký thay:
KT. HIỆU TRƯỞNG
PHÓ HIỆU TRƯỞNG

TS. Dương Mạnh Hùng
* Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản:
- Đối với văn bản đi:
Nhận xét ưu, nhược điểm:
- Ưu điểm: Giúp cho cán bộ văn thư thực hiện chính xác các khâu nghiệp
vụ. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi một cách nhanh chóng, chính xác,
kịp thời, quản lý chặt chẽ thống nhất các văn bản được ban hành.
- Nhược điểm: Văn bản chưa được sắp xếp khoa học hợp lý
* Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của Trường
Văn bản đến là tất cả các văn bản từ các cơ quan khác gửi tới cơ quan
mình bằng con đường trực tiếp, qua bưu điện hoặc do cá nhân mang từ hội nghị
về.... tất cả các văn bản đến.
- Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

+ Tiếp nhận văn bản đến:
Văn bản đến của Trường đều tập trung tại bộ phận văn thư chủ yếu được
gửi tới bằng đường bưu điện. Ngoài ra cũng có tài liệu do cá nhân mang về từ
hội nghị thì thường do đơn vị nhận trực tiếp giải quyết.
+ Kiểm tra phân loại, bóc bì, đóng dấu đến:
Sau khi nhận văn bản đến cán bộ văn thư kiểm tra sơ bộ về số lượng tình
Sinh viên Vũ Văn Du

21

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trạng bì, nơi nhận dấu niêm phong (nếu có). Sau đó tiến hành phân loại, văn bản
đến có hai loại: loại thứ nhất là văn bản; loại thứ hai là thư riêng, sách báo tư
liệu, loại này gửi thẳng cho cán bộ, cá nhân hoặc đơn vị có liên quan (không cần
bóc bì và đóng dấu đến).
Đối với văn bản do cơ quan cá nhân gửi đến chung cho cơ quan thì tiến
hành bóc bì làm thủ tục đăng ký và đóng dấu đến chuyển lãnh đạo giải quyết.
+ Đăng ký văn bản đến
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có hai phương án đăng ký văn bản đến:
- Đăng ký truyền thống
- Đăng ký bằng máy vi tính
Việc đăng ký truyền thống theo sổ đăng ký hiện nay Trường vẫn sử dụng
mẫu sổ đăng ký truyền thống
*Nhận xét ưu, nhược điểm

+ Ưu điểm:
Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến được thực hiện nhanh
chóng, kịp thời, chính xác, đạt hiệu quả cao.
+ Nhược điểm:
Việc theo dõi công văn đến của một số đơn vị chưa làm đúng quy trình
dẫn đến thất lạc tài liệu.
* Quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ của
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:
Thực tế công việc lập hồ sơ của Trường chưa được tổ chức chặt chẽ và
theo hệ thống. Trường chưa lập danh mục hồ sơ, hàng năm ở các đơn vị việc
nộp hồ sơ vào lưu trữ Trường trong tình trạng hồ sơ còn bó gói, rời lẻ, chưa
hoàn chỉnh.
* Nhận xét ưu, nhược điểm
- Ưu điểm: Lập hồ sơ giúp cho việc tra cứu nhanh chóng, làm căn cứ
chính xác để giải quyết công việc kịp thời hiệu quả.
Lập hồ sơ sẽ xây dựng được nề nếp khoa học trong công tác văn thư;
Sinh viên Vũ Văn Du

22

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tránh được tình trạng nộp lưu; tài liệu bó gói vào lưu trữ, tạo thuận lợi cho cán
bộ lưu trữ tiến hành các nội dung nghiệp vụ phục vụ tốt cho việc khai thác và sử
dụng tài liệu nghiên cứu.

-Nhược điểm: Vì thực tế Trường chưa tổ chức chặt chẽ việc giao nộp hồ
sơ vào lưu trữ nên các đơn vị chỉ nộp hồ sơ trong tình trạng bó gói, rời lẻ, chưa
hoàn chỉnh.
* Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan
Con dấu là cơ sở pháp lý cuối cùng đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lực
của văn bản vì vậy bảo quản và sử dụng con dấu là nhiệm vụ hết sức quan trọng
và cần thiết. Trên cơ sở đó và thực hiện theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư – Chương III – Mục 4 –
Điều 25, 26 về Quản lý và sử dụng con dấu, đóng dấu.
Bộ phận văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã thực hiện:
- Tất cả các con dấu của Trường giao cho bộ phận văn thư bảo quản và sử
dụng.
- Dấu được để trong két có chìa khoá riêng do cán bộ văn thư cất giữ.
- Văn thư có trách nhiệm với con dấu mình đã đóng vào các văn bản,
không được đóng dấu tuỳ tiện.
- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản giấy tờ của cơ quan.
- Khi dấu bị mòn trong quá trình sử dụng phải xin phép khắc dấu mới và
nộp lại dấu cũ.
- Nếu để mất dấu hoặc lợi dụng việc bảo quản con dấu để hoạt động phạm
pháp sẽ bị xử lý hành chính hoặc truy tố trước pháp luật.
2.2. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ
* Nêu thực trạng công tác Lưu trữ của cơ quan
- Công tác thu thập, bổ sung tài liệu Lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ là tài sản Quốc gia, mà trực tiếp là của cơ quan sản sinh ra
và quản lý khối tài liệu đó. Tài liệu lưu trữ phản ánh một cách trung thực tình hình
phát triển của đời sống xã hội. Do đó việc lưu trữ, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ có
Sinh viên Vũ Văn Du

23

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c