Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại HỘI ĐỒNG NHÂN dân ủy BAN NHÂN dân QUẬN tây hồ

Sinh viên Trần Hải Long

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
MỤC LỤC

MỤC LỤC........................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................1
Phần I...............................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
-ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ......................................................3
I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐND- UBND quận Tây Hồ..............3
1. Vài nét về HĐND- UBND quận Tây Hồ....................................................................................3
2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐND-UBND quận Tây Hồ..............4
2.1 Chức năng:...........................................................................................................................4
2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn...........................................................................................................5
2.3 Cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ...............................................................................6
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan thực tập..........7
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành chính văn phòng của HĐND
và UBND Quận Tây Hồ.............................................................................................................13
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng..............................................................................13
1.1Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và
đảm bảo hậu cần cho cơ quan.................................................................................................13
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan.
Đánh giá ưu, nhược điểm........................................................................................................16
1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức một hội nghị của UBND quận Tây Hồ.....................................17
1.4. Sơ đồ hóa Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan...........................18
1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện Nghi thức Nhà nước về văn hóa công
sở ở UBND quận Tây Hồ...........................................................................................................20
2. Khảo sát về công tác văn thư...............................................................................................21
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND quận Tây Hồ..............................................21
2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện

công tác văn thư của cơ quan..................................................................................................22

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Sinh viên Trần Hải Long

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ........................................................24
3.2 Đánh giá ưu, nhược điểm về công tác lưu trữ của UBND quận Tây Hồ:.............................26

Phần II............................................................................................................28
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ
QUAN.............................................................................................................28
1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng, kế hoạch công
tác năm....................................................................................................................................28
2. Soạn thảo Quy chế Văn thư – Lưu trữ của UBND quận Tây Hồ............................................46
3. Soạn thảo ‘’ Quy chế văn hóa công sở’’ của cơ quan...........................................................54
4. Xây dựng quy trình tổ chức Hội nghị của cơ quan...............................................................58
5.Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan.............................................................60
6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan thực
tập. Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng hoặc phòng
Hành chính..............................................................................................................................63

PHẦN III........................................................................................................65
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN...........................................................65
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác Hành chính văn phòng

của UBND quận Tây Hồ............................................................................................................65
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm trong công
tác Hành chính văn phòng ở UBND quận Tây Hồ.....................................................................67

LỜI CẢM ƠN................................................................................................70
PHỤ LỤC.......................................................................................................71

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Sinh viên Trần Hải Long

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
LỜI NÓI ĐẦU

Với tư cách là những người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo trong từng
lĩnh vực chuyên môn nhất định, cán bộ văn phòng đã và đang cố gắng nâng
cao hơn nữa về trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp nhằm
phục vụ tốt công tác hành chính trong các cơ quan, tổ chức. Đây cũng là vấn
đề được tất cả các tầng lớp trong xã hội quan tâm .
Đáp ứng nhu cầu của xã hội, các cán bộ, giảng viên và toàn thể học
sinh, sinh viên của trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã không ngừng cố gắng,
chủ động, sáng tạo, nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ, đổi mới, nâng
cao chất lượng và hiệu quả công tác… để xây dựng Nhà trường trở thành
trung tâm đào tạo nhân lực chất lượng cao, góp phần xứng đáng vào sự phát
triển của ngành Nội vụ và của đất nước trong thời gian tới.
Từ những ngày đầu thành lập cho đến nay, trường đại học Nội vụ Hà
Nội đã đạt được thành tích to lớn về quy mô, số lượng, chất lượng học tập và

giảng dạy: Đào tạo được hàng ngàn cán bộ Văn thư - Lưu trữ, Thông tin thư
viện, Quản trị văn phòng, Thư ký văn phòng, Quản trị nhân lực…. đang làm
việc trên phạm vi toàn quốc. Hàng năm, trường đã tiếp nhận hàng trăm học
sinh - sinh viên bao gồm hệ chính quy và hệ vừa học vừa làm vào nhập học.
Trong quá trình học tập, Trường có tổ chức cho sinh viên đi thực tập
tại các cơ quan. Thông qua đó sinh viên có điều kiện vận dụng những kiến
thức và kỹ năng đã được học vào công việc thực tế ở từng cơ quan, doanh
nghiệp. Từ đó, sinh viên có thể tự đánh giá được trình độ, năng lực của bản
than trong môi trường làm việc mới, đồng thời có thời gian tập dượt, rèn
luyện, học hỏi thêm về chuyên môn nghiệp vụ của người cán bộ trong công
tác văn phòng ở các cơ quan.
Được sự đồng ý của thầy giáo trưởng khoa Quản trị văn phòng :
Nguyễn Mạnh Cường, Giáo viên hướng dẫn Lâm Thu Hằng và sự đồng ý tiếp
nhận của Văn phòng Hội đồng Nhân dân - Ủy ban Nhân dân Quận Tây Hồ em
Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 1

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Sinh viên Trần Hải Long

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

được thực tập tại Văn phòng HĐND và UBND Quận Tây Hồ từ ngày 09
tháng 3 năm 2015 đến ngày 29 tháng 4 năm 2015. Tuy đây là lần thứ 2 em
được đi thực tập ở ngoài cơ quan nhưng do đặc thù mỗi cơ quan là không
giống nhau nên có nhiều điều bỡ ngỡ, thêm vào đó điều kiện thực tế thực tập
có nhiều điểm khác biệt so với kiến thức đã học trên giảng đường nhưng nhờ
có sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình của Lãnh đạo, các anh, chị trong văn phòng
HĐND-UBND quận Tây Hồ và các phòng ban có liên quan đã tạo điều kiện

cho tôi học hỏi, hoàn thành kỳ thực tập và bài báo cáo này.
Song với khả năng có hạn, trình độ lý luận còn non kém và hiểu biết
thực tế chưa sâu nên bản báo cáo thực tập của em không thể tránh khỏi
những thiếu sót. Kính mong các thầy, cô giúp đỡ để bản báo cáo của em được
đầy đủ và hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !
Tây Hồ, ngày 20 tháng 4 năm 2015
Sinh viên

Trần Hải Long

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 2

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Sinh viên Trần Hải Long

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Phần I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
-ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ
I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐNDUBND quận Tây Hồ
1. Vài nét về HĐND- UBND quận Tây Hồ
Quận Tây Hồ được thành lập theo Nghị định số 69/NĐ-CP ngày
28/10/1995 của Chính phủ và được UBND thành phố Hà Nội giao nhiệm vụ
quản lý Nhà nước trên địa bàn bắt đầu từ ngày 01/01/1996.
Quận Tây Hồ xác định là trung tâm dịch vụ- du lịch, trung tâm văn
hóa, là vùng bảo vệ cảnh quan thiên nhiên của thủ đô Hà Nội. Quận nằm ở

phía Tây Bắc của Hà Nội. Diện tích 24,0km2 gồm 8 phường: Bưởi, Yên Phụ,
Thụy Khuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thượng. Phía Đông
giáp quận Long Biên, phía Tây giáp huyện Từ Liêm và quận Tây Hồ. Phía
Nam giáp quận Ba Đình. Phía Bắc giáp huyện Đông Anh. Quận Tây Hồ có
địa hình tương đối bằng phẳng, có chiều hướng thấp dần từ Bắc xuống Nam.
Quận Tây Hồ được thiên nhiên ban tặng cho nhiều danh lam, thắng
cảnh và các di tích văn hóa.
Với điều kiện địa lý thuận lợi, cạnh hai trục đường Lạc Long Quân và
Nguyễn Hoàng Tôn thuận lợi cho việc giao dịch vơi nhân dân. Hơn thế nữa
quận ủy hướng ra Hồ Tây- lá phổi xanh của thành phố tạo cảm giác sảng
khoái cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan để từ đó nâng cao hiệu quả công
việc của nhân viên.
Theo định hướng phát triển của thủ đô Hà Nội đến năm 2020 toàn bộ
quận Tây Hồ thuộc khu vực phát triển của thành phố trung tâm, có điều kiện
đặc biệt thuận lợi thu hút các nguồn lực vốn tài chính, nguồn nhân lực và
khoa học công nghệ để thúc đẩy nhanh sự phát triển kinh tế - xã hội của quận
Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 3

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Sinh viên Trần Hải Long

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

nói riêng và của Hà Nội nói chung.
Với những tiềm năng và thế mạnh của mình, quận Tây Hồ đang nỗ
lực phấn đấu vươn lên và ngày một vững bước trên con đường xây dựng đất
nước. Đồng thời chuẩn bị tốt mọi điều kiện để đưa quận Tây Hồ phát triển
mạnh mẽ nhất trong tương lai gần nhất.

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐNDUBND quận Tây Hồ
Theo Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003 thì
chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐND- UBND quận
Tây Hồ được quy định như sau:
2.1 Chức năng:
HĐND- UBND Quận Tây Hồ là cơ quan chấp hành của HĐND quận,
là cơ quan Hành chính Nhà nước ở quận, thi hành việc quản lý Nhà nước
trong phạm vi lãnh thổ của quận mình theo Hiến pháp, pháp luật và các văn
bản của cơ quan quản lý Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND quận
trong tất cả các lĩnh vực cụ thể là:
- Phát triển kinh tế, công nghiệp, nông nghiệp, thương nghiệp, lâm
nghiệp, văn hóa, xã hội, giáo dục, Y tế, dịch vụ, thể dục thể thao, báo chí,
công nghệ môi trường…
- Thu chi ngân sách của địa phương theo quy định của pháp luật, phối
hợp với các cơ quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời các
loại thuế và các khoản thu khác.
- Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp
luật;
-Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức và
công dân, bảo vệ các quyền tự do dân chủ của Nhân dân;
- Về công tác thi hành án, giải quyết các đơn thư khiếu nại.
Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 4

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Sinh viên Trần Hải Long

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

UBND quận Tây Hồ do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hành
của HĐND, là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước HĐND cùng cấp và các cơ quan Nhà nước cùng cấp trên.
UBND quận Tây Hồ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa
phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy Hành
chính Nhà nước từ Trung Ương đến cơ sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng
và quyền làm chủ của nhân dân địa phương.
2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập
thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách. UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo
điều hành thực hiện các nhiệm vụ, chương trình công tác tuần, tháng, quý,
năm đã đề ra, quản lý chỉ đạo, hướng dẫn các phường trong hoạt động quản lý
Nhà nước. UBND quận Tây Hồ thực hiện nhiệm vụ của mình theo Luật tổ
chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003. Cụ thể là:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An
ninh quốc phòng dài hạn và hàng năm của quận. Xây dựng kế hoạch đầu tư và
xây dựng các công trình trọng điểm của Quận trình HĐND cùng cấp thông
qua, quyết định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch;
- Xây dựng chương trình, công tác hàng năm của UBND Quận, các
biện pháp thực hiện Nghị quyết của HĐND về Kinh tế, Xã hội, An ninh quốc
phòng, thông qua các báo cáo khác của UBND Quận trước khi trình HĐND
Quận;
- Xây dựng quy chế làm việc của UBND Quận, công tác tổ chức bộ
máy và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà
nước. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể và cá
nhân do UBND Quận trực tiếp quản lý;
- Kết luận những vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ
Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 5

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Sinh viên Trần Hải Long

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

chốt do UBND quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của Luật
Khiếu nại tố cáo;
Kiểm điểm, đành giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi
cá nhân thành viên của UBND Quận hàng năm;
- Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm
quyền của UBND Quận.
2.3 Cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ
UBND do HĐND bầu ra, vừa là cơ quan giúp việc cho HĐND vừa là
cơ quan chấp hành của HĐND và UBND Quận là cơ quan Hành chính Nhà
nước ở địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Pháp luật và các
văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên, Nghị quyết của HĐND cùng cấp.
( Theo điều 2 Luật tổ chức HĐND và UBND).
Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 chủ tịch, 03 phó
chủ tịch và 12 phòng, ban tham mưu giúp việc được thể hiện qua:
UBND quận Tây Hồ là Cơ quan quản lý Hành chính Nhà nước, thực
hiện nhiệm vụ quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của Luật tổ
chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003. Bộ máy UBND quận
Tây Hồ là toàn bộ hệ thống các thành viên, các phòng ban, được tổ chức theo
cơ cấu trực tuyến. Mỗi thành viên của UBND quận chịu trách nhiệm cá nhân
về phần công tác được phân công trước HĐND, UBND quận trước Thành ủy,
HĐND và UBND Thành phố, Quận ủy, HĐND quận Tây Hồ và các cơ quan
Nhà nước cấp trên.
* Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND quận Tây Hồ ( Phụ lục 1 ).

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 6

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Sinh viên Trần Hải Long

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn
phòng cơ quan thực tập
Văn phòng HĐND và UBND Quận Tây Hồ
*Chức năng của văn phòng HĐND và UBND Quận Tây Hồ
Văn phòng HĐND và UBND Quận Tây Hồ là cơ quan chuyên môn
trực thuộc UBND quận Tây Hồ, chịu sự quản lý về tổ chức, biên chế và công
tác của UBND quận Tây Hồ, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn
về chuyên môn, nghiệp vụ của văn phòng HĐND, văn phòng UBND Thành
phố Hà Nội.
- Chức năng tham mưu tổng hợp: Đây là chức năng nghiên cứu, đề
xuất tham mưu tổng hợp cho lãnh đạo điều hành công việc có hiệu quả. Chức
năng này được thể hiện thông quan việc xây dựng chương trình làm việc cho
UBND; Chuẩn bị báo cáo về hoạt động chuẩn bị đề án…; Tham gia ý kiến về
nội dung và hình thức trong quá trình soạn thảo văn bản; Tổ chức thống nhất
ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ,…
- Chức năng Hành chính quản trị: Là chức năng cung ứng những điều
kiện về cư sở vật chất phục vụ cho quá trình hoạt động của UBND Quận
nhằm đạt được mục tiêu đề ra hoàn thành nhiệm vụ đạt hiệu quả cao mà Cơ
quan Nhà nước quản lý cấp trên giao cho.
*Nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc của Văn phòng HĐND và
UBND Quận Tây Hồ:

+Nhiệm vụ:
Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác tuần, quý, năm
của Thường trực HĐND, UBND quận; Chương trình các kỳ họp của HĐND,
UBND quận. Phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung các kỳ họp của
HĐND và UBND quận. Tổ chức phục vụ các kỳ họp của Đoàn đại biểu Quốc
hội, HĐND Thành phố, HĐND quận;
Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 7

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Sinh viên Trần Hải Long

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Thu thập xử lý thông tin, phối hợp với các phòng ban, ngành, UBND
phường chuẩn bị các báo cáo phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của
UBND quận theo quy định của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo
cáo định kỳ, đột xuất theo quy định và theo sự chỉ đạo của Thường trực
HĐND, UBND quận;
Giúp UBND quận theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn
bản, chỉ đạo của UBND quận tại các phòng, ban, ngành, UBND phường;
Tham mưu giúp UBND quận về công tác dân vận trên địa bàn quận;
Phối hợp với phòng Nội vụ tham mưu giúp UBND quận tổ chức thực
hiện Quyết định số 181/2003/QĐ-TTG ngày 24 tháng 9 năm 2003 của Thủ
tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế thực hiên Quy chế ‘’ một cửa’’ tại
cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương.
Trình UBND quận chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác
cải cách Hành chính Nhà nước thuộc phạm vi quản lý của văn phòng;
Tổ chức việc tiếp dân, tiếp nhận đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tố cáo

của tổ chức công dân gửi đến UBND quận, tham mưu đề xuất chuyển các
phòng, ban, ngành và UBND quận; Thực hiện công tác lưu trữ tài liệu, văn
bản của Thường trực HĐND, UBND quận;
Tổ chức, phục vụ các Hội nghị, phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách
do Thường trực HĐND, UBND quận chủ trì và các hoạt động khác của
Thường trực HĐND, UBND quận, đảm bảo đầy đủ điều kiện làm việc,
phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ hoạt động của Thường trực HĐND, lãnh
đạo UBND quận. Quản lý tài sản, trang thiết bị làm việc của cơ quan HĐND,
UBND và các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND quận;
Giúp HĐND, UBND quận đảm bảo mối quan hệ công tác của Quận
ủy, Ủy ban Mật trận Tổ quốc và các đoàn thể Nhân dân quận, các đơn vị trong
và ngoài Quận, các quan hệ đối nội, đối ngoại. Thường xuyên giữ mối quan
Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 8

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Sinh viên Trần Hải Long

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

hệ phối hợp công tác với Văn phòng Quận ủy để đảm bảo phục vụ có hiệu
quả các hoạt động chung của lãnh đạo quận;
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND, UBND quận giao.
+Quyền hạn:
Tổ chức công bố, truyền đạt các Quyết định, chỉ thị của UBND quận
và các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền;
Triệu tập các cuộc họp để phổ biến, triển khai các nhiệm vụ công tác
do Văn phòng quản lý có liên quan đến cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND
quận;

Được tham dự các cuộc họp của HĐND, UBND quận, UBND các
phường có liên quan đến các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng;
Kiểm tra, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, cơ quan thuộc UBND
quận và UBND các phường thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của
UBND quận; Thực hiện ý kiến chỉ đạo, giao nhiệm vụ của Thường trực
HĐND, lãnh đạo UBND quận;
Giải quyết các đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tố cáo của công dân
theo Quy định của Pháp luật;
Ngoài những quyền hạn trên, Văn phòng được HĐND, UBND quận
ủy quyền thực hiện một số nhiệm vụ khác hoặc giao thêm quyền hạn do
HĐND, UBND quận quy định cụ thể về văn bản.
-Lề lối làm việc:
Chế độ làm việc: Thực hiện theo Quy định của Nhà nước: Làm việc
theo giờ Hành chính ( 8 tiếng / 1 ngày) từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần. Nghỉ thứ
7 và chủ nhật và các ngày lễ tết theo quy định của Nhà nước.
Cán bộ, công chức. nhân viên phải đeo thẻ theo quy định.
Chế độ hội họp: Hàng tuần, phó chủ tịch chủ trì cuộc họp giao ban các
bộ phận được phân công phụ trách để kiểm điểm, đánh giá kết quả công tác
Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 9

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Sinh viên Trần Hải Long

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

tuần vào ngày thứ 6; Lãnh đạo văn phòng họp giao ban vào sáng thứ 2 hàng
tuần; Hàng tháng họp toàn thể văn phòng để kiểm điểm công tác tháng, triển
khai nhiệm vụ tháng tới vào ngày cuối tháng.

Chế độ thông tin, báo cáo:
Báo cáo định kỳ
Báo cáo đột xuất
-Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND quận (Phụ lục 2)
Văn phòng UBND quận Tây Hồ làm nhiệm vụ tham mưu trực tiếp
cho UBND quận, đồng thời văn phòng cũng là đầu mối quan hệ công tác giữa
UBND quận với các đoàn thể, các phòng, ban chức năng và UBND các
phường thuộc Quận, văn phòng được tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc
Thủ trưởng lãnh đạo.
* BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG
a. Chánh văn phòng.
+ Vị trí và Mã số công việc:
- Vị trí: Chánh văn phòng.
- Mã số công việc:
+ Mức lương: 9.000.000đ/tháng
+ Số lượng: 01 người.
+ Nhiệm vụ:
- Là người lãnh đạo, điều hành toàn diện hoạt động của Văn phòng;
- Trực tiếp phụ trách các công việc: tổ chức bộ máy, cán bộ; tài chính;
tham mưu, tổng hợp. Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các bộ phận: Tham mưu -

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 10

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Sinh viên Trần Hải Long

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Tổng hợp; Kế toán – thủ quỹ;
- Bố trí, sắp xếp cán bộ, công chức và nhân viên Văn phòng có đủ năng
lực, trình độ chuyên môn để phục vụ tốt công tác chỉ đạo, điều hành của
Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND Quận;
- Chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp và báo cáo tình hình trên địa bàn
Quận, phục vụ công tác điều hành của Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó
Chủ tịch UBND Quận. Truyền đạt các Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, các ý
kiến chỉ đạo của Thường trực HĐND và UBND Quận;
- Chỉ đạo chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thường
xuyên, đột xuất của HĐND, UBND Quận, hoạt động của Đoàn Đại biểu Quốc
hội Hà Nội, Đoàn Đại biểu HĐND Thành phố;
- Ký các văn bản theo sự ủy nhiệm của Thường trực HĐND, lãnh đạo
của UBND Quận;
- Là chủ tài khoản của Văn phòng HĐND&UBND Quận;
- Chủ trì các cuộc họp, giao ban toàn thể văn phòng để kiểm điểm, đánh
giá kết quả công tác của đơn vị theo từng tháng, quý, năm.
+ Quyền hạn:
- Được Chủ tịch giao cho ký thừa lệnh một số văn bản.
- Làm chủ tài khoản của Văn phòng.
- Quyền quyết định tuyển dụng nhân sự, thuyên chuyển, bổ nhiệm cán
bộ thuộc quyền quản lý của Văn phòng.
+ Yêu cầu trình độ, chuyên môn nghiệp vụ:

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 11

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Sinh viên Trần Hải Long

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

- Tốt nghiệp Đại học trở lên, tiếng Anh B, tin học B trở lên;
- Là chuyên viên chính 5 năm trở lên, Cao cấp Chính trị, Quản lý
Nhà nước.
- Am hiểu đường lối, chủ trương của Đảng, Pháp luật và Nhà nước.
- Có năng lực lãnh đạo, tổ chức đơn vị.
- Có khả năng tổng hợp Báo cáo; lập Kế hoạch, tổ chức thực hiện
Kế hoạch;
- Có khả năng giao tiếp tốt;
- Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm về công tác Văn phòng.
b. Phó Chánh Văn phòng.
+ Vị trí và Mã số công việc:
- Vị trí: Phó Chánh Văn phòng.
- Mã số công việc: PCVP
+ Mức lương: 8.000.000đ/tháng
+ Số lượng: 02 người
+ Nhiệm vụ:
- Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước pháp luật về lĩnh vực
quản lý được phân công.
- Giúp Chánh Văn phòng điều hành công việc chung và theo dõi lĩnh
vực thuộc nhiệm vụ quản lý.
- Giúp Chánh Văn phòng xây dựng chương trình, Kế hoạch và Báo cáo
Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 12

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Sinh viên Trần Hải Long

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

công tác thường kỳ (năm, quý, tháng).
- Tham mưu cho Chánh Văn phòng thực hiện công tác quản lý tổ chức bộ
máy biên chế công chức, viên chức được giao của Văn phòng theo quy định.
- Trực tiếp thực hiện Cải cách Hành chính, ISO, ứng dụng Công nghệ
Thông tin vào hoạt động Hành chính – Văn thư, Lưu trữ.
- Đề xuất chế độ chính sách đối với cán bộ công chức theo quy định.
- Thực hiện nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao.
+ Quyền hạn:
- Được ký các văn bản thông thường và các văn bản trong phần việc
được phân công phụ trách.
- Giải quyết công việc cấp bách của Phó Chánh Văn phòng khác khi
Phó Chánh Văn phòng phụ trách vấn đề đó đi vắng.
( Kèm theo bản phân công công việc của lãnh đạo và nhân viên ở
phần phụ lục )
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành
chính văn phòng của HĐND và UBND Quận Tây Hồ.
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.1Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham
mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.
Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan, có chức năng
tham mưu đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, quản lý điều hành của thủ trưởng cơ
quan và đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động.
*Thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp
Trong công tác tham mưu tổng hợp thì văn phòng HĐND và UBND

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 13

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Sinh viên Trần Hải Long

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

quận Tây Hồ đóng một vai trò cực kỳ quan trọng.
Nhìn chung công tác tham mưu tổng hợp được văn phòng thực hiện
tương đối tốt, văn phòng luôn thực hiện tốt công việc được giao.
Thật vậy, văn phòng đã nghiên cứu đề xuất ý kiến để thủ trưởng cơ
quan tổ chức công việc, điều hành bộ máy thực hiện chức năng, nhiệm vụ
chung của cơ quan.
Ví dụ: Văn phòng đã tổng hợp ý kiến từ các đơn vị trong cơ quan, thu
thập kế hoạch công việc của từng đơn vị cụ thể để xây dựng lịch công tác tuần
cho cơ quan.
Mặt khác công tác tham mưu tổng hợp của văn phòng còn được thể
hiện khá rõ nét trong việc tham mưu các ý kiến trong việc tổ chức các cuộc
hội nghị, hội thảo để giúp thủ trưởng cơ quan đưa ra các biện pháp để thực
hiện cho phù hợp với nội dung cuộc họp cũng như điều kiện hiện có của cơ
quan.
Bên cạnh đó văn phòng còn thu thập và xử lý thông tin giúp thủ
trưởng cơ quan đưu ra các quyết định quản lý đúng đắn.
Thông tin có vai trò quan trọng đối với điều hành quản lý, có vai trò
quan trọng trong công tác lãnh đạo, điều hành, giải quyết công việc cho lãnh
đạo. Chính vì vậy mà văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ đã nỗ lực hết
mình để hoàn thành tốt trong việc thu thập và xử lý thông tin. Thông tin có
thể giúp thủ trưởng cơ quan kiểm soát được công việc, theo dõi tiến độ thực
hiện công việc của từng lao động, từng đơn vị trong cơ quan.
Công tác tham mưu tổng hợp của văn phòng được thể hiện khá rõ nét
trong việc Xây dựng chương trình và báo cáo thực hiện chương trình công tác

dài hạn, 1 năm, 6 tháng.
Văn phòng HĐND và UBND đã đóng góp ý kiến để thủ trưởng cơ
quan ra các quyết định để điều hành cơ quan, mặt khác văn phòng còn tham
Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 14

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Sinh viên Trần Hải Long

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

mưu cho lãnh đạo trong công tác sử dụng cán bộ hợp lý và công tác thi đua
khen thưởng.
Có thể nói rằng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp
thì văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ đóng vai trò quan trọng, giúp
thủ trưởng cơ quan tìm ra các quyết định tối ưu nhất trong hoạt động quản lý
của cơ quan.
Hàng năm Văn phòng đã tham mưu hàng trăm kế hoạch, báo cáo và
các văn bản chỉ đạo, nhằm tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình
quản lý của HĐND và UBND. Văn phòng đã tổng hợp, xử lý thông tin về tình
hình hoạt động của cơ quan, nghiên cứu đề xuất với lãnh đạo cách giải quyết
và xử lý. Tham mưu trong việc xây dựng bộ máy của văn phòng, xây dựng
các quy chế hoạt động của cơ quan….Tiêu biểu là việc xây dựng các Quy chế
như:Quy chế làm việc, quy chế hoạt động của Quận ủy, quy chế công tác văn
thư lưu trữ…., mỗi phòng, ban đều có quy chế riêng cho mình.
*Thực hiện chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần
Thuộc công tác này, văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý
kiến với thủ trưởng cơ quan, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau
khi có ý kiến của thủ trưởng có ý kiến phê duyệt.Văn phòng trực tiếp mua

sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ taì sản, kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật
của cơ quan.
Ví dụ: Trong chuyến đi công tác cuả thủ trưởng cơ quan vừa rồi thì
văn phòng HĐND và UBND Quận Tây Hồ đã chuẩn bị tài liệu phục vụ
chuyến đi của lãnh đạo.
Ngoài ra để thực hiện chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần thì văn
phòng còn quản lý xe cộ, phương tiện đi lại, phòng làm việc.
Trong đợt nắng nóng vừu qua, do hệ thống điều hòa của Quận ủy đã
bị xuống cấp nên văn phòng đã đề xuất, xin ý kiến lãnh đạo bảo dưỡng toàn
Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 15

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Sinh viên Trần Hải Long

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

bộ điều hòa trong cơ quan để đảm bảo điều kiện làm việc tốt nhất cho nhân
viên.
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của cơ quan. Đánh giá ưu, nhược điểm.
Chương trình công tác thường kỳ là một loại chương trình được xây
dựng theo định kỳ, được lặp đi lặp lại sau một khoảng thời gian nhất định
như sau một nhiệm kỳ, sau một năm, sau một tháng….
*Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của
cơ quan ( Phụ lục 3).
*Nội dung Quy trình xây dựng chương trình công tác:
- Xây dựng lịch công tác tuần: Thứ hai đầu tuần chuyên viên tổng hợp
xin lịch công tác của Thường trực HĐND, chủ tịch, các phó Chủ tịch, lãnh

đạo văn phòng trong tuần đó, sau đó cán bộ tổng hợp lại gửi lại cho từng lãnh
đạo.
- Kế hoạch công tác tháng là cụ thể hóa từng tháng, quý và những
việc cần bổ sung, điều chỉnh cần phải giải quyết trong tháng, chậm nhất là
vào ngày 25 hàng tháng. Văn phòng HĐND – UBND Quận tổng hợp xây
dựng chậm nhất là vào ngày 20 hàng tháng và có trách n hiệm trình Chủ tịch
phê duyệt và thông báo cho UBND Phường biết để thực hiện.
- Chương trình công tác năm: Nhằm thống kê giải quyết công việc
trong một năm, văn phòng HĐND-UBND Quận tổng hợp dự kiến kế hoạch
công tác năm gửi đến các cơ quan tham gia ý kiến. Sau 07 ngày làm việc kể
từ ngày nhận được văn bản dự thảo cơ quan được hỏi phải có ý kiến trả lời.
- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tình hình chung của cơ quan, chủ
trương chung của cấp trên, đề nghị của phó phòng. UBND xây dựng Chương
trình công tác với trình tự: Các đơn vị chức năng trong cơ quan đăng ký công
tác cho văn phòng, văn phòng tổng hợp thành chương trình công tác chung
Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 16

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Sinh viên Trần Hải Long

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

cho toàn cơ quan. Tiếp đó lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, hoàn chỉnh
bản dự thảo lần cuối và trình thủ trưởng cơ quan phê duyệt, sau đó gửi đến
các thành viên UBND, cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND phường,
thị trấn biết để thực hiện.
*Đánh giá ưu điểm, hạn chế
+Ưu điểm: Khi tổng hợp ý kiến bằng cách gửi đề nghị đến các phòng,

ban, đơn vị và các cá nhân thì tổng hợp ý kiến được chính xác và phù hợp với
nhu cầu của phòng, ban, đơn vị, cá nhân.
Trong quá trình thực hiện công tác thường kỳ, văn phòng UBND quận
Tây Hồ đã có trách nhiệm tham mưu cho UBND quận trong việc xây dựng
điều chỉnh và đôn đốc việc thực hiện chương trình công tác của UBND quận.
Thông báo kịp thời đến Chủ tịch, các thành viên trong UBND quận
được biết và thực hiện.
Văn phòng đã tổng hợp , trình Chủ tịch UBND quận quyết định điều
chỉnh, bổ sung vào chương trình công tác, phù hợp với yêu cầu chỉ đạo điều
hành của UBND quận.
Việc soạn thảo đề án, văn bản có trách nhiệm tổ chức xây dựng nội
dung văn bản đảm bảo đúng thể thức, thủ tục và trình tự soạn thảo.
Đảm bảo đúng thời hạn trình.
+Hạn chế: Phương pháp này tốn nhiều thời gian và đôi khi còn phụ
thuộc vào ý thức tự giác của con người.
1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức một hội nghị của UBND quận Tây Hồ
Trong thời gian thực tập tại HĐND và UBND quận Tây Hồ, em đã
được tham gia tổ chức Hội nghị Cán bộ, công chức năm 2015 của UBND
quận.

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 17

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Sinh viên Trần Hải Long

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Mục lục hồ sơ tổ chức Hội nghị cán bộ, công chức UBND quận Tây Hồ

1. Chương trình hội nghị cán bộ, công chức cơ quan
2. Giấy mời đại biểu
3. Báo cáo Công tác văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ năm 2014,
phương hướng nhiệm vụ năm 2015
4. Báo cáo kết quả phong trào thi đua Công đoàn năm 2014
5. Báo cáo Chi Quỹ công đoàn năm 2014; Quý I/2015
6. Quy chế chi tiêu nội bộ
7. Quyết định Khen thưởng đoàn viên công đoàn văn phòng HĐND và UBND
quận có thành tích trong hoạt động công đoàn năm 2014.
8. Biên bản hội nghị
*Sơ đồ công tác tổ chức Hội nghị của cơ quan ( Phụ lục 4)
*Công tác tổ chức Hội nghị: Văn phòng chuẩn bị giấy mời, các văn
bản phục vụ hội nghị ( đánh máy, nhân bản, ghép bộ tài liệu).
- Trong quá trình diễn ra Hội nghị: Văn phòng tiếp đón đại biểu, ghi
danh đại biểu, phát tài liệu… tổ chức Hội nghị, giới thiệu đại biểu và tuyên
bố lý do; Làm công tác hậu cần, giúp thủ trưởng cơ quan theo dõi tiến trình
diễn ra Hội nghị và thường trực ngoài Hội trường, văn phòng ghi biên bản hội
nghị.
- Kết thúc Hội nghị: Văn phòng phục vụ sau Hội nghị ( Hoàn tất hồ sơ
Hội nghị, quyết toán kinh phí)
1.4. Sơ đồ hóa Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo
cơ quan
*Sơ đồ hóa Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan
(Phụ lục 5 )
Tổ chức đi công tác là một hoạt động cần thiết và thường gặp trong
Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 18

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Sinh viên Trần Hải Long

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

các cơ quan, tổ chức.
Đi công tác có thể bàn bạc vấn đề, có thể ký kết hợp đồng cũng có thể
là để giải quyết công việc cũng có thể là để trao đổi công việc.
Cho dù đi công tác với mục đích như thế nào đi chăng nữa thì việc
đảm bảo chu đáo c ho lãnh đạo trước, trong và sau chuyến đi công tác là một
trong những công việc mà văn phòng phải thực hiện.
*Trước khi lãnh đạo đi công tác:
- Văn phòng phải liên hệ nơi lãnh đạo chuẩn bị đến công tác để thông
báo cũng như nhờ được sự giúp đỡ trong việc bố trí chỗ ăn, nơi nghỉ cho lãnh
đạo.
- Lập kế hoạch cho chuyến đi công tác.
- Chuẩn bị kinh phí.
- Chuẩn bị tài liệu.
- Chuẩn bị phương tiện đi lại.
- Cử người đi cùng lãnh đạo.
*Trong chuyến đi công tác:
Thường thì lãnh đạo văn phòng đi cùng lãnh đạo cơ quan.
- Cụ thể lịch trình làm việc
- Phân loại tài liệu
- Thu thập, tổng kết quả.
*Sau chuyến đi công tác.
Văn phòng phải tổng hợp kết quả.
Làm các thủ tục để quyết toán.
Lập hồ sơ công việc.

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 19

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Sinh viên Trần Hải Long

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện Nghi thức
Nhà nước về văn hóa công sở ở UBND quận Tây Hồ.
Qua thời gian thực tập tại UBND quận Tây Hồ, theo đánh giá một
cách khác quan về việc triển khai và thực hiện Nghi thức Nhà nước về văn
hóa công sở của UBND quận tương đối tốt. Các cán bộ đều ý thức được rằng
văn hóa công sở là một nét văn hóa đẹp, là sự sang trọng tôn vinh con người
nơi làm việc, mọi người đều có trang phục và lễ phục phù hợp với điều kiện
thực tế của cơ quan nhưng vẫn tạo được tính nghiêm trang. Có phong cách
ứng xử chuẩn mực phù hợp với văn hóa truyền thống.
- UBND quận Tây Hồ đã triển khai phù hợp với truyền thống, bản sắc
văn hóa dân tộc và điều kiện kinh tế xã hội, định hướng xây dựng đội ngũ cán
bộ, công chức, viên chức chuyên nghiệp, hiện đại, các quy định của pháp luật
và mục đích, yêu cầu cải cách hành chính, chủ trương hiện đại hóa nền hành
chính Nhà nước.
- Bảo đảm tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt động của UBND quận,
xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực của cán bộ, công chức, viên chức, có
phẩm chất đạo đức tốt.
- Văn hóa công sở luôn được thể hiện trên mọi phương diện, từ trang
phục đến lễ phục, cách giao tiếp. mối quan hệ giữa các cán bộ, công chức với
quản lý, với nhân dân.
- Tuyên truyền, vận động cán bộ. công chức học tập và làm theo tấm
gương đạo đức Hồ Chí Minh bằng những việc làm rõ ràng, cụ thể.

Bên cạnh những mặt đã làm được thì UBND quận Tây Hồ còn một
số hạn chế như: Chưa có đồng phục riêng của cơ quan, việc đeo thẻ khi vào
cơ quan của cán bộ công chức không thường xuyên. Đây là một mặt còn hạn
chế của UBND quận.

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 20

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Sinh viên Trần Hải Long

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

2. Khảo sát về công tác văn thư
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND quận Tây Hồ
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục
vụ cho hoạt động quản lý của lãnh đạo, điều hành công việc của các cơ quan,
tổ chức.Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với các hoạt động quản lý
Nhà nước và ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng quản lý. Có thể nói rằng đây
là một mắt xích quan trọng trong hoạt động quản lý. Làm tốt công tác văn thư
sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác,
năng suất và chất lượng.
Nội dung công tác văn thư bao gồm:
- Xây dựng văn bản.
- Quản lý và giải quyết văn bản: Quản lý và giải quyết văn bản đi, văn
bản đến, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
- Quản lý và sử dụng con dấu.
Về hình thức tổ chức công tác văn thư, các cơ quan, đơn vị căn cứ vào
phạm vi hoạt động và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan mình để lựa chọn

hình thức tổ chức công tác văn thư cho phù hợp. Ở nước ta hiện nay có 3 hình
thức tổ chức công tác văn thư: Văn thư tập trung, văn thư phân tán và văn thư
hỗn hợp… Mỗi hình thức đều phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, khối lượng
công việc mà có thể lựa chọn hình thức cho phù hợp với điều kiện thực tế của
cơ quan mình.
Trong quá trình thực tập tôi thấy UBND quận Tây Hồ đã lựa chọn mô
hình tổ chức công tác văn thư tập trung.
*Ưu điểm: UBND quận Tây Hồ áp dụng hình thức tập trung nên giải
quyết công việc nhanh chóng, kịp thời, đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo và thuận
tiện trong việc tra cứu, sử dụng và bảo quản hồ sơ tài liệu.

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 21

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Sinh viên Trần Hải Long

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

*Nhược điểm:
Do mỗi đơn có chức năng, nhiệm vụ riêng nên gây nhiều khó khăn
trong việc bảo đảm thống nhất trong chỉ đạo về tổ chức nghiệp vụ.
Có thể thấy rằng, với việc áp dụng hình thức tập trung trong tổ chức
văn thư của UBND quận Tây Hồ có thể giảm tải được công việc của bộ phận
văn thư. Do đó, các khâu nghiệp vụ về công tác văn thư được giải quyết
nhanh chóng. Kịp thời, đáp ứng được kịp thời trong công tác lãnh đạo, chỉ
đạo của thủ trưởng cơ quan.
2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng
trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.

Vì công tác văn thư đóng một vai trò cực kỳ quan trọng, bởi vậy mà
rất được lãnh đạo cơ quan chú trọng.
* Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản:
Nhìn chung việc soạn thảo và ban hành văn bản của UBND quận Tây
Hồ đã được thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước và pháp luật. Chấp
hành đúng Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư.
- Về thẩm quyền ban hành văn bản, UBND quận Tây Hồ ban hành
các văn bản theo đúng thẩm quyền quy định của pháp luật, các phòng ban
chuyên môn không được phép ban hành văn bản Quy phạm pháp luật.
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Các văn bản đã đảm bảo các
thành phần thể thức theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành
ngày 19/01/1011 của Bộ Nội vụ.
Công văn số 139/VTLT Nhà nước- TTTH về hướng dẫn quản lý văn
bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
Ngoài ra, với sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan thì Quận Tây Hồ đã
ban hành Công văn số 705/UB -VP về việc thực hiện quy định về thể thức và
Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 22

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Sinh viên Trần Hải Long

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

kỹ thuật trình bày văn bản ngày 17 tháng 8 năm 2005 của UBND quận.
*Trong công tác quản lý giải quyết văn bản
Tất cả các văn bản bao gồm văn bản QPPL, văn bản hành chính và
ban hành chuyên ngành và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung

là văn bản đến.
Việc thực hiện công tác giải quyết văn bản được thực hiện nghiêm túc
theo quy định. Việc đăng ký văn bản đến được làm cẩn thận, sau khi đăng ký
vào sổ văn bản đến được đăng ký trên máy tính, từ đó giúp cán bộ văn thư tiết
kiệm được thời gian trong việc đăng ký, tra tìm văn bản đến, lưu giữ khối tài
liệu lớn trong một thời gian dài.
*Trong công tác quản lý con dấu:
Việc quản lý và sử dụng con dấu của UBND quận Tây Hồ được thực
hiện nghiêm túc theo quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP, Nghị định
58/2011/NĐ-CP của Chính phủ. Con dấu UBND và của văn phòng được giao
cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, nhân viên văn thư được
giao trách nhiệm thực hiện việc quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của
pháp luật.
- Không đưa con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn
bản của người có thẩm quyền trong cơ quan.
- Tự tay đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký
hợp lệ của người có thẩm quyền trong cơ quan.
- Không đóng dấu khống chỉ vào văn bản chưa ghi nội dung.
- Dấu trong UBND được sắp xếp gọn gàng, ngay ngắn, dấu được để
trong tủ có khóa chắc chắn, bảo đảm an toàn.
*Trong công tác lập hồ sơ hiện hành
Việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan được
thực hiện nghiêm túc theo quy định,
Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 23

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội