Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại Phòng quản lý đào tạo trường đại học nội vụ hà nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC..............................................................................................................1
D. PHẦN PHỤ LỤC...............................................................................................3
NỘI DUNG BÁO CÁO...........................................................................................6
I. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 6
A. Vài nét về lịch sử ra đời của trường............................................................6
B. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Trường.................................10
1. Chức năng...................................................................................................10
2. Nhiệm vụ và quyền hạn..............................................................................10
3. Cơ cấu tổ chức của Trường:........................................................................12
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Quản lý
Đào tạo:...........................................................................................................13
A.Vị trí và chức năng......................................................................................13
B.Nhiệm vụ và quyền hạn...............................................................................14
1.Phát triển chương trình đào tạo....................................................................14
2.Kế hoạch đào tạo – tuyển sinh......................................................................15
3.Quản lý các hoạt động đào tạo.....................................................................15
4.Quản trị và khai thác dự liệu phần mềm quản lý đào tạo.............................16
C. Những thành tích nổi bật trong Quản lý đào tạo........................................16
1. Thành tích....................................................................................................16
2. Kết quả đào tạo hệ chính quy......................................................................16
3. Các hoạt động khác:....................................................................................17
D. Cơ cấu tổ chức............................................................................................17
E. Bản mô tả công việc cho lãnh đạo phòng Quản lý Đào tạo........................17
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành chính văn
phòng của trường............................................................................................21
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.....................................................21

1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng
hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan............................................21
1.1.1. Chức năng tham mưu tổng hợp.............................................................21
1.1.2. Chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần:............................................22
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ
Phạm Thuỳ Linh

Lớp CĐ. QTVPK7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

của cơ quan (Phụ lục 03 )...............................................................................22
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của
Trường (Phụ lục 04)........................................................................................22
1.4. Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan..........23
1.5. Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hoá công sở của
Trường............................................................................................................24
1.6. Nhận xét ưu, nhược điểm của mô hình tổ chức bộ máy văn phòng của
Trường............................................................................................................27
2. Khảo sát về công tác văn thư- lưu trữ.........................................................28
2.1. Tìm hiểu và nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng
trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan............................28
2.1.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản...............................................29
2.1.2. Quản lí và giải quyết văn bản của cơ quan............................................31
2.1.3. Quản lý con dấu.....................................................................................33
2.1.4. Công tác lập hồ sơ hiện hành................................................................34
2.2. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.............................37

Phần II..................................................................................................................39
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP.....................................................................................39
NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN.......................................................39
Chủ đề 1: giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công
tác tháng và năm.............................................................................................39
1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần của trường Đại học Nội vụ Hà Nội. .39
2. Xây dựng kế hoạch công tác tháng, năm của Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội..................................................................................................................40
Chủ đề 2: Xây dựng quy chế:..........................................................................41
Chủ đề 3: Sơ đồ hoá quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan.........................41
Chủ đề 4: Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu
điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng này..............................................41
PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ................................................44
Phạm Thuỳ Linh

Lớp CĐ. QTVPK7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn
phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.....................................................44
1. Công tác Văn thư:........................................................................................44
2. Công tác Lưu trữ:........................................................................................45
3. Công tác văn phòng:....................................................................................46
II. Đề xuất những giải pháp.............................................................................47
1. Về công tác văn thư- lưu trữ:......................................................................47
2. Về công tác văn phòng:...............................................................................48

3.Về nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ..........................................49
4. Về nâng cao năng lực làm việc cho sinh viên:............................................49
C. KẾT LUẬN.......................................................................................................51
D. PHẦN PHỤ LỤC................................................................................................1
D. PHẦN PHỤ LỤC

Phạm Thuỳ Linh

Lớp CĐ. QTVPK7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC....................................................................................19
1. Tên công việc:.....................................................................................................19
- Văn phòng...........................................................................................................19
- Chức vụ: Trưởng phòng Quản lý Đào tạo...............................................................19
- Mã số công việc:....................................................................................................19
- Phòng ban: Quản lý Đào tạo..................................................................................19
- Mức lương:..........................................................................................................19
2. Tóm tắt công việc:...............................................................................................19
Lãnh đạo văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội giúp Hiệu trưởng trường trong việc
tham mưu tổng hợp và giúp việc hậu cần. Chịu trách nhiệm trước hiệu trưởng về toàn bộ
các hoạt động của văn phòng....................................................................................19
3. Các mối quan hệ trong công việc:..........................................................................19
- Báo cáo với Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội về các lĩnh vực hoạt động của
văn phòng trong công tác tham mưu tổng hợp và giúp việc hậu cần.............................19
- Lãnh đạo chịu trách nhiệm công việc của các nhân viên văn phòng cấp dưới...............19

4. Các chức năng và hoạt động chủ yếu:....................................................................19
- Tổng hợp, góp ý kiến có tính chất chỉ đạo, giúp lãnh đạo cấp trên thực hiện kế hoạch...19
- Trợ giúp, nhằm tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý của lãnh đạo
nhằm đạt hiệu quả cao nhất.....................................................................................19
- Sử dụng, tổng hợp, tổ chức các thông tin bên trong và bên ngoài:...............................19
+ Văn thư, lưu trữ...................................................................................................19
+ Thông tin liên lạc, ứng dụng công nghệ thông tin.....................................................19
- Tham mưu cho lãnh đạo cấp trên và các bộ phận quản lý.........................................19
- Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc, đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật cho cơ
quan......................................................................................................................19
Phạm Thuỳ Linh

1

Lớp CĐ. QTVPK7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo............................................................19
5. Quyền hạn:.........................................................................................................19
- Nhân sự : Được đề xuất ý kiến lên hiệu trưởng về việc tuyển dụng các vị trí trong cơ quan
phối hợp với phòng Nội vụ trong vấn đề này..............................................................20
6. Điều kiện làm việc................................................................................................20
- Văn phòng đầy đủ tiện nghi, trang thiết bị hiện đại...................................................20
- Có trang bị cho phương tiện đi lại...........................................................................20
7. Tiêu chuẩn đảm bảo công việc:.............................................................................20
- Hoàn thành tốt các nhiệm vụ..................................................................................20

YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN...........................................................21
Trình độ văn hóa, chuyên môn: Tốt ngiệp đại học trở lên chuyên ngành quản trị văn
phòng, hành chính văn phòng, quản trị nhân lực........................................................21
1. Trình độ chuyên môn:.........................................................................................21
- Nắm vững được kiến thức cơ bản về công tác hành chính văn phòng.........................21
- Am hiểu các quy định, chế độ chình sách, văn bản pháp luật của nhà nước (đắc biệt là
luật lao động, bảo hiểm xã hội, luật hành chính cũng như một số lĩnh vực khác theo yêu
cầu cồng việc).........................................................................................................21
- Có kiến thức cơ bản về tuyển dụng tổ chức đào tạo, huấn luyện, phúc lợi cho nhân viên,
hiểu biết về hệ thống thông tin nhân sự, những mối quan hệ trong lao đông...................21
Trình độ ngoại ngữ:................................................................................................21
- Có khả năng giao tiếp tốt bằng tiếng anh.................................................................21
Kinh nghiệm:.........................................................................................................21
- Trên hai năm kinh nghiệm....................................................................................21
Ngoại hình:............................................................................................................21
- Bình thường.........................................................................................................21
Phạm Thuỳ Linh

2

Lớp CĐ. QTVPK7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Hoàn cảnh gia đình:................................................................................................21
- Tùy theo yêu cầu của công việc phải có khả năng đi xa và dài ngày.............................21
Yêu cầu khác:........................................................................................................21

- Tác phong nhanh nhẹn giao tiếp tốt, biết sắp xếp công việc khoa học..........................21
- Đảng viên đảng cộng sản Việt Nam.........................................................................21
- Trung thực và có tham vọng cầu tiến trong công việc................................................21
Tuổi đời:................................................................................................................21
- Trên 35 tuổi trở lên; Sức khỏe: tốt...........................................................................21
Mẫu kế hoạch công tác năm............................................................................41
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI.........................................................41
(Ban hành kèm theo số: ..../ ngày tháng năm )................................................41
Tháng...............................................................................................................41
Nội dung công việc..........................................................................................41
Thời gian hoàn thành.......................................................................................41
Dự trù kinh phí................................................................................................41
Ghi chú............................................................................................................41
1.......................................................................................................................41
2.......................................................................................................................41
3.......................................................................................................................41
4.......................................................................................................................41
5.......................................................................................................................41
6.......................................................................................................................41
7.......................................................................................................................41
8.......................................................................................................................41
9.......................................................................................................................41
10.....................................................................................................................41
11.....................................................................................................................41
12.....................................................................................................................41
Văn phòng hiện đại là văn phòng là văn phòng mà bộ máy cơ quan, tổ chức thực hiện
chức năng thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của cơ quan tổ
chức bằng các phương tiện, kỹ thuật nghiệp vụ hành chính hiện đại, mặt khác đảm bảo
các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của văn phòng......................................43
Hiện đại hóa văn phòng đem lại những hiệu quả nhất định trong hoạt động của cơ quan

như: hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian, công sức giảm chi phí về quản lý điều hành,
Phạm Thuỳ Linh

3

Lớp CĐ. QTVPK7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

giúp cho nhà quản lý thoát khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ tạo điều
kiện phát huy tính sáng tạo của mỗi cán bộ, công chức văn phòng; giúp cho mọi công việc
của cơ quan được hung của cơ quan một cách tiết kiệm, kịp thời, hợp lý và hiệu quả. Giải
quyết nhanh chóng, chính xác và năng suất, chất lượng đúng nguyên tắc và chế độ; đảm
bảo cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho lãnh đạo trong hoạt động của cơ quan. 43
+ Hiện nay, công tác hiện đại hóa văn phòng đã được các đơn vị trong trường thực hiện 44
+ Nhìn chung các trang thiết bị được trang bị khá đầy đủ, hiện đại, đáp ứng được yêu cầu
công việc thực tế. Đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng như: kết nối
mạng thông tin cục bộ giúp giải quyết công việc được nhanh chóng và hiệu quả.............44
+ Việc sắp xếp bố trí phòng làm việc nhìn chung phù hợp với các điều kiện thực tế.........44
+ Trình độ đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng nhìn chung có năng lực, đáp ứng được
yêu cầu của công việc...............................................................................................44
Tuy nhiên, trong điều kiện phát triển về công tác văn phòng như hiện nay thì các trang
thiết bị ở văn phòng vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc, phần lớn máy móc,
trang thiết bị chưa đáp ứng được yêu cầu, việc bố trí sắp xếp các trang thiết bị chưa thực
sự hợp lý, nhiều trang thiết bị hiện đại vẫn chưa được đưa vào sử dụng, hoặc sử dụng
chưa đúng với mục đích và chức năng, đội ngũ cán bộ, viên chức vẫn chưa được đào tạo,
bồi dưỡng nghiệp vụ về việc bảo quản và sử dụng các trang thiết bị hiện đại, dẫn tới việc

cac trang thiết bị khi đưa vào sử dụng nhanh chóng bị hư hỏng, chưa phát huy được hết
các chức năng của các trang thiết bị, diện tích phòng làm việc còn chật hẹp, không đủ
không gian để sắp xếp trang thiết bị hợp lý cho việc sử dụng........................................44
Hà Nội, ngày 28 tháng 4 năm 2015............................................................................53
HỌC SINH...........................................................................................................53
Phụ lục 01: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
.............................................................................................................................46
Phụ lục 02:.............................................................................................................47
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP........................47

Phạm Thuỳ Linh

4

Lớp CĐ. QTVPK7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phụ lục 03:.............................................................................................................48
SƠ ĐỒ HÓA NỘI DUNG QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG
TÁC THƯỜNG KỲ CỦA TRƯỜNG.....................................................................48
Phụ lục 04:.............................................................................................................49
SƠ ĐỒ HÓA CÔNG TÁC TỔ CHỨC 01 HỘI NGHỊ CỦA TRƯỜNG....................49
Mục lục 05: SƠ ĐỒ QUY TRÌNH TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC.................50
CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN...............................................................................50
Phụ lục 06:.............................................................................................................51
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ PHÒNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO....................................................51

Phụ lục 07:.............................................................................................................52
SƠ ĐỒ QUY TRÌNH SOẠN THẢO.......................................................................52
VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA TRƯỜNG..........................................................52
Phụ lục 08:.............................................................................................................53
SƠ ĐỒ QUY TRÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI.....................................53
Phụ lục 09: MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI.......................................................54
Phụ lục 11:.............................................................................................................56
SƠ ĐỒ QUY TRÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT..............................56
VĂN BẢN ĐẾN.....................................................................................................56
Phụ lục 12: MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN...................................................57
Phụ lục 13:.............................................................................................................58
SƠ ĐỒ QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO
LƯU TRỮ CƠ QUAN...........................................................................................58
Phụ lục 14: QUY CHẾ VĂN HÓA CÔNG SỞ CỦA.................................................59
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI..................................................................59

Phạm Thuỳ Linh

5

Lớp CĐ. QTVPK7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
NỘI DUNG BÁO CÁO

I. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội.

A. Vài nét về lịch sử ra đời của trường.

Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội là một trong những trường cao đẳng
lớn, có uy tín. Trước kia là trường Trung học Văn thư Lưu trữ được thành lập
theo Quyết định số 109/BT ngày 18 tháng 12 năm 1971 của Bộ trưởng Phủ Thủ
tướng. Trường đóng tại Xã Thanh Lâm, Huyện Mê Linh, Tỉnh Vĩnh Phúc.
Ngày 25 tháng 4 năm 1996 Bộ trưởng Ban tổ chức cán bộ Chính phủ
ký Quyết định số 72/TCCB đổi tên trường thành trường Trung học Lưu trữ và
Nghiệp vụ Văn phòng I.
Ngày 01 tháng 5 năm 1999 Bộ trưởng Ban tổ chức cán bộ Chính phủ
ký Quyết định số 50/TCCB-VP chuyển trường về Xã Xuân La, Huyện Từ Liêm,
Hà Nội ( nay là Phường Xuân La, Quận Tây Hồ, Hà Nội). Đến ngày 30 tháng 01
năm 2000 trường hoàn tất việc chuyển trường
Ngày 15 tháng 6 năm 2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban
hành Quyết định số 3225/2005/QĐ-BGD&ĐT về việc thành lập trường Cao

Phạm Thuỳ Linh

6

Lớp CĐ. QTVPK7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I trên cơ sở trường Trung học Văn thư Lưu
trữ Trung ương I.
Ngày 21 tháng 4 năm 2008 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban

hành Quyết định số 2275/2008/QĐ-BGD&ĐT về việc đổi tên trường Cao đẳng
Văn thư Lưu trữ Trung ương I thành trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.
Trải qua hơn 39 năm xây dựng và phát triển, trường đã đạt được nhiều
thành tích xuất sắc.
Khóa tốt nghiệp đầu tiên của trường là ( khóa I năm 1973 – 1976) gồm
79 học viên ( 100% là cán bộ và bộ đội).
Tổng số sinh viên, học sinh các bậc, loại hình đào đã và đang học tập
tại Trường là 43.606 người trong đó:
4.726 Sinh viên bậc Cao đẳng
10.780 Học sinh bậc Trung cấp chính quy
12.542 Học sinh Trung cấp vừa học vừa làm
11.272 Học viên qua các lớp Bồi dưỡng nghiệp vụ
4.286 Học sinh nghề chính quy
71 lưu học sinh, thực tập sinh CHDCND Lào
Đội ngũ cán bộ: Tính đến ngày 01/3/2010 tổng số các bộ, giảng viên của
Trường là 186 người trong đó 103 làm công tác giảng dạy, 100% có trình độ cử
nhân trở lên, trên 80% là Tiến sỹ, Thạc sỹ.
Ngày 01 tháng 8 năm 1983 trường được Chủ tịch nước Cộng hòa Dân
chủ Nhân dân Lào tặng thưởng Huân chương Tự do hạng nhất về thành tích đào
tạo lưu học sinh Lào.
Năm 1996 Chủ tịch nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam tặng
thưởng Huân chương Lao động hạng ba về thành tích xuất sắc trong 25 năm đào
tạo.
Năm 2000 trường được Chính phủ tặng bằng khen về tăng cường công
tác lưu trữ trong thời gian tới.
Năm 2001 trường được Nhà nước tặng thưởng Huân chương Lao động
hạng nhì.
Phạm Thuỳ Linh

7

Lớp CĐ. QTVPK7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Năm 2006 trường được Nhà nước tặng thưởng Huân chương Lao động
hạng nhất.
Năm 2007 trường được Chính phủ nước Cộng hòa Dân chủ Nhân dân
Lào tặng Huy chương Hữu nghị.
Trong nhiều năm qua trường không ngừng nâng cao chất lượng dạy và
học, đa dạng hóa loại hình đào tạo, mở thêm nhiều ngành học mới và đã đào tạo,
bồi dưỡng hàng ngàn cán bộ thành thạo các nghiệp vụ Văn thư, Lưu trữ và Hành
chính Văn phòng cho các cơ quan Đảng và Nhà nước từ Trung ương đến cơ sở.
Trải qua 42 năm hình thành và phát triển từ khóa học đầu tiên (khai giảng
ngày 7 tháng 11 năm 1973) tính đến ngày 07/11/2013 Trường đã và đang đào tạo
các khóa học ở các bậc hệ chính quy được thống kê qua bảng tổng hợp dưới đây:

TT

Ngành/chuyên
ngành đào tạo

1.
2.
3.
4.
5.

Lưu trữ học
Hành chính văn thư
Văn thư- Lưu trữ
Thư ký văn phòng
Khoa học Thư viện

6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.

Quản lý văn hóa
Quản trị nhân lực
Hành chính học
Quản trị văn phòng
Tin học ứng dụng
Dịch vụ pháp lý
Hành chính
văn phòng
Thư viện
Thư ký
Tin văn phòng

Hành chính

TT

Ngành/chuyên

Phạm Thuỳ Linh

Số khóa học đã và đang đào tạo ở các bậc
Cao
Đào tạo Nghề
Đại Cao
đẳng Trung
Cao
Trung
học đẳng
liên
cấp
đẳng
cấp
thông
1
6
1
38
Đào tạo cao
0
5
1
39

đẳng, cao đẳng
0
5
5
39
liên thông và
0
6
4
16
Trung cấp hệ
1
6
4
5
chính quy
0
6
1
5
Đào tạo ở bậc cao đẳng
0
3
1
6
6
Đào tạo ở bậc cao đẳng,
0
5
3

Cao đẳng liên thông
0
2
Chỉ đào tạo ở bậc cao đẳng chính quy
0
14
0
7
Đào tạo bậc
0
15
trung
cấp
0
6
0
3
Số khóa học đã và đang đào tạo ở các bậc

8

Lớp CĐ. QTVPK7C

Tổng
số
khóa
học
46
45
47

26
16
6
6
3
13
8
2
14
7
15
6
3
Tổng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

ngành đào tạo
17.

Đại
học

Văn thư Hành chính

18. Văn thư- Đánh máy
19. Kỹ thuật viên đánh
máy
20. Tin

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Cao
đẳng

Cao Trung
đẳng cấp
liên
thông
Ngành học dành cho
cao đẳng nghề

Cao
đẳng

Trung
cấp

số
khóa
học

1

1

Những ngành này chỉ
đào tạo trung cấp nghề

8

5

8
5

3

3

Qua bảng tổng hợp các khóa học đã và đang đào tạo ở các bậc hệ chính
quy gồm 20 ngành, chuyên ngành đã nói lên sự đa dạng các ngành học nhằm
đáp ứng yêu cầu của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp về nguồn lực con người
trong thực hiện nhiệm vụ chuyên môn.
Song song với đào tạo hệ chính quy, Trường còn tổ chức đào tạo ở hệ
vừa làm vừa học tạo điều kiện cho cán bộ công chức, viên chức trong các cơ
quan, tổ chức học tập nâng cao trình độ chuyên môn, đáp ứng yêu cầu của cơ
quan quản lý trong tuyển dụng, bổ nhiệm và nâng lương. Tính đến ngày
31/11/2011, Trường đã và đang đào tạo các khóa học ở các bậc hệ vừa làm vừa
học được thống kê qua bảng tổng hợp dưới đây:
TT
1.
2.
3.
4.
5.
TT
6.
7.
8.
9.

Ngành/chuyên ngành
đào tạo
Văn thư-Lưu trữ
Quản trị văn phòng
Khoa học thư viện
Thư ký văn phòng
Hành chính văn thư
Ngành/chuyên ngành
đào tạo
Quản trị nhân lực
Hành chính học
Dịch vụ pháp lý
Hành chính văn phòng

Phạm Thuỳ Linh

Số khóa đã và đang đào tạo ở các bậc
Cao đẳng Cao đẳng
Trung cấp Ghi chú
liên thông
6
4
114
124
6
4
10
3
3

1
1
3
3
Số khóa đã và đang đào tạo ở các bậc
Cao đẳng Cao đẳng Trung cấp Ghi chú
liên thông
1
1
2
72
9

1
1
2
72

Lớp CĐ. QTVPK7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Với bề dày kinh nghiệm trong đào tạo kỹ năng chuyên môn, những ngành
học đang được xã hội quan tâm kể cả hệ chính quy và hệ vừa làm vừa học là
ngành Quản trị văn phòng, Quản trị nhân lực và Văn thư lưu trữ.
B. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Trường.
1. Chức năng.

Ngày 04 tháng 8 năm 2008 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ra Quyết định số
1052/QĐ-BNV quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.
Trường là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ Nội vụ có chức năng đào
tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ cao đẳng và thấp hơn nữa trong lĩnh
vực văn thư, lưu trữ và các ngành nghề khác có liên quan; nghiên cứu khoa học
và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học phục vụ phát triển kinh tế - xã hội.
Trường là đơn vị sự nghiệp có thu, tự chủ và tự chịu trách nhiệm về tổ
chức bộ máy, biên chế và tự chịu trách nhiệm về tổ chức bộ máy, biên chế và tài
chính theo quy định của pháp luật. Trường có tư cách pháp nhân, có con dấu và
được mở tài khoản riêng tại các ngân hàng và kho bạc Nhà nước.
Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở chính tại Thành phố Hà
Nội.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển của
Trường phù hợp với quy hoạch phát triển của ngành Văn thư, Lưu trữ và chiến
lược phát triển giáo dục, quy hoạch mạng lưới phát triển các trường cao đẳng
của Nhà nước.
- Đào tạo nguồn nhân lực có trình độ Cao đẳng và các trình độ thấp hơn,
các ngành học hoặc chuyên ngành Văn thư, Lưu trữ, Hành chính Văn phòng,
Thông tin Thư viện, Thư ký Văn phòng, Tin học Văn phòng và các ngành nghề
khác có liên quan, khi được cơ quan có thẩm quyền cho phép theo quy định của
pháp luật.

Phạm Thuỳ Linh

10

Lớp CĐ. QTVPK7C

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Bồi dưỡng đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ đội ngũ cán
bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ và các lĩnh vực khác theo yêu cầu
các cơ quan, tổ chức và phù hợp với năng lực đào tạo của trường.
- Xây dựng chương trình quy trình giảng dạy và học tập đối với ngành
nghề Trường được phép đào tạo trên cơ sở chương trình khung do Bộ Giáo dục
và Đào tạo quy định.
- Biên soạn và duyệt giáo trình để sử dụng trong trường trên cơ sở thẩm
định của Hội đồng thẩm định giáo trình do Hiệu trưởng thành lập.
- Tổ chức đào tạo và các hoạt động giáo dục theo mục tiêu chương trình
đào tạo ngành, nghề đã được Bộ Giáo dục và Đào tạo cơ quan quản lý có thẩm
quyền cho phép; công nhận tốt nghiệp, cấp bằng, chứng chỉ theo quy định.
- Triển khai thực hiện hoạt động nghiên cứu khoa học - công nghệ, kết
hợp đào tạo với nghiên cứu khoa học, ứng học khoa học và công nghệ trong
công tác giáo dục và đào tạo nhằm tiếp cận với khoa học hiện đại, tiên tiến của
các nước trên thế giới và khu vực.
- Tổ chức thực hiện các dịch vụ khoa học, công nghệ sản xuất phù hợp
với ngành nghề đào tạo của Trường theo quy định của phát luật.
- Xây dựng và thực hiện kế hoạch hợp tác Quốc tế và đào tạo, nghiên cứu
khoa học theo chức năng, nhiệm vụ và được giao theo quy định của pháp luật.
- Huy động, quản lý và sử dụng các nguồn nhân lực nhằm thực hiện mục
tiêu giáo dục, đào tạo; hợp tác, liên kết với các cơ quan, tổ chức hữu quan nhằm
phát triển nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo, gắn đào tạo với giải quyết việc
làm, đảm bảo hiệu quả nguồn lực đã được đào tạo, tránh lãng phí xã hội phục vụ
sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội.
- Tổ chức tuyển sinh và quản lý học sinh, sinh viên theo quy định.

- Phối hợp với gia đình các tổ chức cá nhân trong hoạt động giáo dục và
đào tạo học sinh, sinh viên.
- Quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế; xây dựng đội ngũ cán bộ, giảng
viên, nhân viên đáp ứng yêu cầu phát triển của Trường.

Phạm Thuỳ Linh

11

Lớp CĐ. QTVPK7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Quản lý, sử dụng cơ sở vật chất, tài chính, tài sản đất đai được giao theo
quy định.
- Thực hiện chế độ báo cáo với Bộ Nội vụ và các cơ quan Nhà nước về
các hoạt động của trường theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng giao và theo quy định của
pháp luật.
3. Cơ cấu tổ chức của Trường:
Hiện nay theo Quyết định số 347/QĐ-BNV ngày 19 tháng 4 năm 2012
của Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã quy định tại Điều 3, cơ cấu tổ chức của Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội gồm có:
1. Ban Giám hiệu: - 01 Hiệu trưởng
- 03 Phó Hiệu trưởng
2. Hội đồng khoa học và Đào tạo và các Hội đồng tư vấn khác.
3. Các Phòng chức năng:

- Phòng Quản lý Đào tạo
- Phòng Hành chính - Tổng hợp
- Phòng Quản lý Khoa học và sau đại học
- Phòng Hợp tác quốc tế
- Phòng Công tác sinh viên
- Phòng Quản trị- Thiết bị
- Phòng Tổ chức cán bộ
- Phòng Kế hoạch- Tài chính
- Phòng Khảo thí và đảm bảo chất lượng
4. Các Khoa:
- Khoa Quản trị Văn phòng
- Khoa Văn thư - Lưu trữ
- Khoa Văn hoá Thông tin và Xã hội
- Khoa Tổ chức Quản lý Nhân lực
- Khoa Hành chính học
- Khoa Đào tạo Tại chức và bồi dưỡng
- Khoa Khoa học Chính trị
- Khoa Nhà nước và pháp luật
Phạm Thuỳ Linh

12

Lớp CĐ. QTVPK7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Khoa Tổ chức xây dựng chính quyền

5. Các tổ chức khoa học- công nghệ và dịch vụ:
- Trung tâm Tin học
- Trung tâm Ngoại ngữ
- Trung tâm Thông tin Thư viện
- Tạp chí Đại học Nội vụ
- Viện nghiên cứu và phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Ban Quản lý ký túc xá.
6. Cơ sở đào tạo trực thuộc:
- Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề
- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Miền Trung
- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh
7. Đảng bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
8. Công đoàn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
9. Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội.
10. Các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội khác.
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Trường - Phụ lục 01)
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng
Quản lý Đào tạo:
A. Vị trí và chức năng
Phòng Quản lý đào tạo là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, có
chức năng tham mưu cho Hiệu trưởng trong việc xây dựng chiến lược phát triển
xây dựng kế hoạch tuyển sinh các ngành, bậc, hệ đào tạo của trưởng; quản lý, tổ
chức đào tạo; quản trị, khai thác dự liệu đào tạo; đầu mối đăng ký, phân bổ chỉ
tiêu tuyển sinh cho các bậc, hệ theo quy định của Bộ Giao dục và Đào tạo.

Phạm Thuỳ Linh

13

Lớp CĐ. QTVPK7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

B. Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Phát triển chương trình đào tạo
1.1. Xây dựng, trình Hiệu trưởng phê duyệt quy hoạch, chương trình, kế
hoạch phát triển các bậc, hệ đào tạo của trường về cơ cấu ngành, nghề, mục tiêu,
quy mô và phương thức đào tạo;
1.2. Nghiên cứu văn bản pháp lý, chương trình đào tạo tiên tiến tham mưu
cho Hiệu trưởng phát triển chương trình đào tạo;
1.3. Thực hiện thủ tục đăng ký mở ngành đào tạo đáp ứng yêu cầu của xã
hội;
1.4. Xây dựng, quản lý và điều chỉnh chương trình đào tạo các bậc hệ
theo quy định hiện hành của cơ quan quản lý;
Phạm Thuỳ Linh

14

Lớp CĐ. QTVPK7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.5. Thiết kế chương trình chuyển đổi, liên thông, đào tạo vừa làm vừa

học và đào tạo từ xa;
1.6. Thiết kế chương trình đào tạo văn bằng 2, đào tạo song ngành, đa
ngành;
1.7. Định kỳ tổ chức đánh giá các chương trình đào tạo, đề cương học
phần, điều chỉnh nội dung công tác, đề cương hướng dẫn giảng dạy phù hợp với
nhu cầu xã hội;
1.8. Xây dựng kế hoạch biên soạn giáo trình, tập bài giảng, học liệu phục
vụ giảng dạy và học tập cho các ngành đào tạo;
2. Kế hoạch đào tạo – tuyển sinh
2.1. Xây dựng chỉ tiêu tuyển sinh để tham mưu cho Hiệu trưởng về phân
bổ và tham gia thực hiện kế hoạch tuyển sinh hàng năm cho các bậc, hệ đào tạo
trong nhà trường;
2.2. Xây dựng kế hoạch giảng dạy cho các bậc đại học, cao đẳng hệ chính
quy; cải tiến điều chỉnh nội dung, chương trình, phương thức giảng dạy theo nhu
cầu xã hội;
2.3. Xây dựng thời khoá biểu cho các bậc đại học, cao đẳng, đào tạo văn
bằng 2, đào tạo song ngành, đa ngành hệ chính quy; điều phối phân phòng học
cho các lớp học, quản lý theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch giảng dạy;
2.4. Tổ chức và quản lý việc đăng ký học phần của sinh viên; xác nhận
khối lượng tín chỉ của sinh viên đăng ký theo học kỳ;
2.5. Thông báo khối lượng giờ giảng tới các đơn vị làm cơ sở để bố trí
giảng viên giảng dạy;
2.6. Phối hợp với phòng Tổ chức cán bộ, các Khoa, Trung tâm, cơ sở
trong việc định mức giờ giảng của giảng viên, giáo viên;
2.7. Xác nhận khối lượng giờ giảng của người dạy theo năm học.
3. Quản lý các hoạt động đào tạo
3.1. Triển khai thực hiện các văn bản của Nhà nước quy định về công tác
đào tạo;
3.2. Quản lý công tác đào tạo tại Cơ sở Miền Trung; Cơ sở Thành phố Hồ
Chí Minh và các cơ sở khác theo phân công của Hiệu trưởng;

3.3. Đề xuất phát triển cơ sở vật chất phục vụ công tác đào tạo;
3.4. Xây dựng kế hoạch và tổ chức xét tốt nghiệp cho bậc đại học, cao
đẳng hệ chính qui;
Phạm Thuỳ Linh

15

Lớp CĐ. QTVPK7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.5. Tham gia công tác tuyển sinh, xét điều kiện tốt nghiệp đối với các
bậc hệ đào tạo vừa làm vừa học; bậc trung cấp chuyên nghiệp và đào tạo nghề
của Trường;
3.6. Quản lý kết quả học tập của sinh viên trong toàn trường; xét thôi học,
tiếp tục học và bảo lưu kết quả học tập cho sinh viên bậc đại học, cao đẳng hệ
chính quy theo quy định;
3.7. Thực hiện liên kết đào tạo trình độ đại học, cao đẳng với các cơ sở
đào tạo khác theo quy định của Bộ giáo dục và Đào tạo;
3.8. Hướng dẫn thực hiện bồi dưỡng nghiệp vụ công tác giáo vụ, công tác
cố vấn học tập trong toàn trường;
3.9. Quản lý, cấp phát bằng tốt nghiệp và bảng điểm tốt nghiệp bậc đại
học, cao đẳng hệ chính quy;
3.10. Tham mưu cho Hiệu trưởng giải quyết các vấn đề phát sinh trong
quá trình đào tạo; thực hiện công tác báo cáo thống kê hoạt động đào tạo theo
quy định;
3.11. Ký thừa lệnh Hiệu trưởng một số văn bản thuộc lĩnh vực đào tạo

theo sự phân công.
4. Quản trị và khai thác dự liệu phần mềm quản lý đào tạo
4.1. Quản trị phần mềm Quản lý đào tạo;
4.2. Cập nhật dữ liệu thông tin về các hoạt động quản lý đào tạo;
4.3. Quản trị phân hệ thời khoá biểu (Lập kế hoạch đào tạo, lập thời khoá
biểu, quản lý sinh viên đăng ký học thông qua cổng thông tin điện tử…);
4.4. Khai thác dữ liệu trong phân hệ điểm (làm cơ sở xét điều kiện tốt
nghiệp).
4.5. Cung cấp các thông tin phục vụ tuyển sinh đào tạo giới thiệu, quảng
bá các hoạt động đào tạo của Nhà trường.
5. Thực hiện các nhiệm vụ khác do hiệu trưởng giao.
C. Những thành tích nổi bật trong Quản lý đào tạo
1. Thành tích
- Bằng khen của Bộ trưởng Bộ Nội vụ (01)
- Danh hiệu lao động tiên tiến xuất sắc của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà
nước và của trường (06),
- Giấy khen Chi bộ xuất sắc (04).
2. Kết quả đào tạo hệ chính quy
Phạm Thuỳ Linh

16

Lớp CĐ. QTVPK7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Đại học hệ chính quy: có 03 khóa đào tạo kể từ năm 2012.

- Đại học liên thông hệ chính quy: có 02 khóa đào tạo kể từ năm 2013.
- Cao đẳng hệ chính quy: có 9 khóa đào tạo kể từ năm 2006.
- Cao đẳng liên thông hệ chính quy: có 8 khóa đào tạo kể từ năm 2007.
- Trung cấp chuyên nghiệp: có 43 khoá học.
- Đào tạo Cao đẳng, Trung cấp Nghề: có 14 khoá học.
- Hiện này Trường đang đào tạo 6 ngành bậc Đại học hệ chính quy, 11
ngành bậc Cao đẳng hệ chính quy, 7 ngành bậc Trung cấp chuyên nghiệp và có
2 ngành bậc Cao đẳng, Trung cấp Nghề.
3. Các hoạt động khác:
3.1. Liên kết đào tạo:
- Trong nước: thực hiện liên kết đào tạo với nhiều đơn vị (Sở Nội vụ,
Trường chính trị và Trung tâm Giáo dục thường xuyên các tỉnh...).
- Quốc tế: tham gia đào tạo cho nước Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào.
3.2. Ứng dụng đào tạo nâng cao, chất lượng chuyên môn.
- Hội thi giáo viên dạy giỏi: tổ chức hằng năm
- Hội thảo:
“Đổi mới phương pháp giảng dạy”
“Đổi mới quản lý giáo dục đại học giai đoạn 2010 - 2012”
“Đổi mới chất lượng giáo dục đại học từ phương pháp giảng dạy”
“Kỹ năng giảng dạy nghiệp vụ chuyên môn ngành Văn thư, Lưu trữ,
Quản trị Văn phòng,Quản trị Nhân lực, Thư ký…”
- Hội thi học sinh giỏi hàng năm: kỹ năng nghiệp vụ Văn thư, Lưu trữ văn
bản và Kỹ thuật đánh máy, Soạn thảo Văn bản, Quản trị Văn phòng.
D. Cơ cấu tổ chức
Phòng quản lý đào tạo có Trưởng phòng, các Phó trưởng phòng và Tổ
trưởng các Tổ chuyên môn nghiệp vụ:
- Tổ Phát triển chương trình và quản lý hoạt động đào tạo
- Tổ Kế hoạch tuyển sinh và quản trị phần mềm quản lý đào tạo
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Quản lý Đào tạo - Phụ lục 2)
E. Bản mô tả công việc cho lãnh đạo phòng Quản lý Đào tạo

Phạm Thuỳ Linh

17

Lớp CĐ. QTVPK7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Tên công việc:
- Văn phòng
- Chức vụ: Trưởng phòng Quản lý Đào tạo
- Mã số công việc:
- Phòng ban: Quản lý Đào tạo
- Mức lương:
2. Tóm tắt công việc:
Lãnh đạo văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội giúp Hiệu trưởng
trường trong việc tham mưu tổng hợp và giúp việc hậu cần. Chịu trách nhiệm
trước hiệu trưởng về toàn bộ các hoạt động của văn phòng.
3. Các mối quan hệ trong công việc:
- Báo cáo với Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội về các lĩnh
vực hoạt động của văn phòng trong công tác tham mưu tổng hợp và giúp việc
hậu cần.
- Lãnh đạo chịu trách nhiệm công việc của các nhân viên văn phòng cấp
dưới.
4. Các chức năng và hoạt động chủ yếu:
- Tổng hợp, góp ý kiến có tính chất chỉ đạo, giúp lãnh đạo cấp trên thực

hiện kế hoạch
- Trợ giúp, nhằm tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý
của lãnh đạo nhằm đạt hiệu quả cao nhất
- Sử dụng, tổng hợp, tổ chức các thông tin bên trong và bên ngoài:
+ Văn thư, lưu trữ
+ Thông tin liên lạc, ứng dụng công nghệ thông tin
- Tham mưu cho lãnh đạo cấp trên và các bộ phận quản lý
- Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc, đảm bảo cơ sở vật chất
kỹ thuật cho cơ quan
- Tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo
5. Quyền hạn:
Phạm Thuỳ Linh

18

Lớp CĐ. QTVPK7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Nhân sự : Được đề xuất ý kiến lên hiệu trưởng về việc tuyển dụng các vị
trí trong cơ quan phối hợp với phòng Nội vụ trong vấn đề này
6. Điều kiện làm việc
- Văn phòng đầy đủ tiện nghi, trang thiết bị hiện đại
- Có trang bị cho phương tiện đi lại
7. Tiêu chuẩn đảm bảo công việc:
- Hoàn thành tốt các nhiệm vụ

Phạm Thuỳ Linh

19

Lớp CĐ. QTVPK7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN
Trình độ văn hóa, chuyên môn: Tốt ngiệp đại học trở lên chuyên ngành
quản trị văn phòng, hành chính văn phòng, quản trị nhân lực..
1. Trình độ chuyên môn:
- Nắm vững được kiến thức cơ bản về công tác hành chính văn phòng
- Am hiểu các quy định, chế độ chình sách, văn bản pháp luật của nhà
nước (đắc biệt là luật lao động, bảo hiểm xã hội, luật hành chính cũng như một
số lĩnh vực khác theo yêu cầu cồng việc)
- Có kiến thức cơ bản về tuyển dụng tổ chức đào tạo, huấn luyện, phúc lợi
cho nhân viên, hiểu biết về hệ thống thông tin nhân sự, những mối quan hệ trong
lao đông.
Trình độ ngoại ngữ:
- Có khả năng giao tiếp tốt bằng tiếng anh
Kinh nghiệm:
- Trên hai năm kinh nghiệm
Ngoại hình:
- Bình thường
Hoàn cảnh gia đình:
- Tùy theo yêu cầu của công việc phải có khả năng đi xa và dài ngày

Yêu cầu khác:
- Tác phong nhanh nhẹn giao tiếp tốt, biết sắp xếp công việc khoa học
- Đảng viên đảng cộng sản Việt Nam
- Trung thực và có tham vọng cầu tiến trong công việc.
Tuổi đời:
- Trên 35 tuổi trở lên; Sức khỏe: tốt

Phạm Thuỳ Linh

20

Lớp CĐ. QTVPK7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành
chính văn phòng của trường
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu
tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.
1.1.1. Chức năng tham mưu tổng hợp
Qua khảo sát thực tế em thấy hoạt động văn phòng Trường đã ngày càng
tiến bộ, từng bước đáp ứng yêu cầu đổi mới trong công tác tổ chức, quản lý, điều
hành. Văn phòng Trường đã không ngừng nâng cao tính chủ động, sáng tạo
trong công tác tham mưu, nhất là việc xây dựng các chương trình, kế hoạch công
tác, soạn thảo báo cáo, tổng hợp thông tin; chuẩn bị các kỳ họp, cung cấp thông
tin, tài liệu, phương tiện và điều kiện cần thiết khác... góp phần nâng cao hiệu

quả hoạt động của Trường.
- Xây dựng kịp thời các chương trình hoạt động, các kế hoạch công tác cho
cơ quan theo chủ trương và yêu cầu của Hiệu trưởng như kết quả cuộc họp giao
ban hàng tuần hay lịch công tác của Ban Giám hiệu, việc tham mưu giúp Hiệu
trưởng xây dựng các quy chế, quy định trong Trường như: quy chế văn thư - lưu
trữ, quy chế văn hóa công sở,…
- Chủ động đôn đốc, theo dõi và tổng hợp báo cáo định kỳ việc thực hiện
các chương trình công tác năm. Hàng quý hay hàng năm văn phòng đã tổ chức
tổng hợp và báo cáo tổng kết như báo cáo tổng kết công tác quý III, báo cáo sơ
kết 6 tháng đầu năm, 6 tháng cuối năm, báo cáo tổng kết công tác năm.
- Tăng cường công tác giáo dục chính trị tư tưởng, nâng cao ý thức chấp
hành chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, tổ chức thực
hiện cuộc vận động “Học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh”.
- Đạt hịêu quả trong việc truyền đạt các Văn bản quy phạm pháp luật, chỉ
đạo kịp thời của cơ quan cấp trên, đồng thời đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời
chính xác cho Ban Giám hiệu.
- Công tác văn thư- lưu trữ được quan tâm thực hiện theo đúng quy định
và từng bước hiện đại hoá trong việc quản lý văn bản và lập hồ sơ.
Phạm Thuỳ Linh

21

Lớp CĐ. QTVPK7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Ví dụ: Tham mưu cho Hiệu trưởng về: mở ngành mới, đổi mới

chương trình đào tạo, công tác tuyển sinh, phương án tuyển sinh…
1.1.2. Chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần:
Nhìn chung văn phòng đã đáp ứng đầy đủ, cung cấp những phương tiện
cơ sở vật chất kỹ thuật cần thiết cho quá trình hoạt động của nhà trường.
- Đã tổ chức đón tiếp và phối hợp đón tiếp các các đoàn khách đến công
tác và làm việc tại cơ quan, tổ chức thành công nhiều lễ mít tinh kỷ niệm các sự
kiện trọng đại, ngày lễ lớn.
- Phòng đã thường xuyên đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho
hoạt động của cơ quan; từng bước hiện đại hoá văn phòng, các lãnh đạo, chuyên
viên và nhân viên làm việc trong trường đều được trang bị hệ thống máy tính, sử
dụng thư điện tử để trao đổi công việc thường xuyên, hệ thống máy điện thoại,
máy Fax đảm bảo thông suốt, cung cấp thông tin kịp thời,chính xác.
Ví dụ:
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của cơ quan (Phụ lục 03 )
*Chương trình công tác năm:
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp)
của Trường (Phụ lục 04)
Quy trình tổ chức 01 Hội nghị gồm các bước sau:
B1. Trước khi hội nghị diễn ra: (hội nghị do văn phòng là đơn vị chủ trì)
- Văn phòng xác định về nội dung, quy mô hội nghị và thành phần đại
biểu tham dự.
- Xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị, chuẩn bị tài liệu và phân công công
tác tổ chức, lễ tân, hậu cần, đón tiếp,…
- Phân công, điều hành, giám sát công tác tổ chức
- Chuẩn bị nơi ăn nghỉ, phương tiện đi lại cho đại biểu, dự trù kinh phí và
cơ sở vật chất phục vụ cho hội nghị
B2. Trong quá trình hội nghị diễn ra:

Phạm Thuỳ Linh

22

Lớp CĐ. QTVPK7C