Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành thư ký tại TRUNG tâm đào tạo bồi DƯỠNG NGHIỆP vụ TRUYỀN HÌNH

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
Lời mở đầu...........................................................................................................1
PHẦN I:................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRUNG TÂM ĐÀO TẠO BỒI DƯỠNG NGHIỆP VỤ TRUYỀN HÌNH..................................................3
I - TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU
TỔ CHỨC CỦA TRUNG TÂM ĐÀO TẠO - BỒI DƯỠNG NGHIỆP VỤ
TRUYỀN HÌNH............................................................................................3
1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Đào tạo, bồi dưỡng
nghiệp vụ Truyền hình:.................................................................................4
1.1. Chức năng:..............................................................................................4
1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn:.........................................................................4
2. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ Truyền
hình:...............................................................................................................5
II - CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA VĂN PHÒNG TRUNG TÂM ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG NGHIỆP
VỤ TRUYỀN HÌNH:....................................................................................6
1. Chức năng, nhiệm vụ và vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Tổng hợp Dịch vụ:.........................................................................................................6
1.1. Chức năng của phòng Tổng hợp - Dịch vụ:...........................................6
1.2. Nhiêm vụ của phòng Tổng hợp - Dịch vụ:.............................................6
1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng:.....................................................8
2. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo phòng Tổng hợp - Dịch vụ
và các vị trí khác trong bộ máy của văn phòng:............................................9
III – KHẢO SÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC CỦA NGƯỜI
THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN THỰC TẬP..............................17
1.Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng..........17
Khảo sát về chức năng:................................................................................17

1.2. Khảo sát về nhiệm vụ:..........................................................................23
Sinh viên: Phan Vân Anh

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.Khảo sát về công tác văn thư:...................................................................25
2.1. Biên chế, trình độ, của cán bộ văn thư trong phòng Tổng hợp – Dịch
vụ:................................................................................................................25
2.2. Tổng số văn bản đi đến trong một năm: Hơn 1000 văn bản................25
2.3. Cách thức quản lý văn bản đi và đến:...................................................25
2.4. Công tác lập hồ sơ hiện hành:..............................................................27
PHẦN II..............................................................................................................28
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG............28
1. Tìm hiểu về quy trình tiếp khách, đãi khách trong hoạt động của văn
phòng...........................................................................................................28
2. Tìm hiểu về nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường
kỳ của cơ quan. Đánh giá ưu điểm, hạn chế................................................29
2.1 Công tác thu thập và xử lý thông tin cho lãnh đạo cơ quan:.................29
2.1.1. Yêu cầu tổ chức thu thập và xử lý thông tin của Cơ quan:...............29
2.1.2. Quy trình tổ chức thực hiện công tác thông tin tại Cơ quan:............31
2.1.3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế trong việc thực hiện công tác thông tin
của Cơ quan:................................................................................................31
2.2. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho Lãnh đạo...................32
3. Tìm hiểu công tác tổ chức hội họp (hoặc hội thảo, hội nghị) của cơ quan.
Đánh giá ưu điểm, hạn chế..........................................................................33

3.1 Công tác tổ chức hội nghị:.....................................................................33
3.2. Đánh giá ưu điểm, hạn chế...................................................................35
4. Tìm hiểu vai trò của người thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác
cho lãnh đạo cơ quan...................................................................................36
4.1. Thư ký đi cùng lãnh đạo:......................................................................36
4.2. Thư ký không đi cùng Lãnh đạo:.........................................................36
5. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm mô hình tổ chức phòng làm việc (phòng
Lãnh đạo, văn phòng làm việc) nơi sinh viên thực tập và bố trí lại bằng sơ
đồ cho phù hợp............................................................................................37
Sinh viên: Phan Vân Anh

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

5.1. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm mô hình tổ chức phòng làm việc
(phòng Lãnh đạo, văn phòng làm việc).......................................................37
PHẦN III............................................................................................................41
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................41
1. Nhận xét, đánh giá chung về ưu, nhược điểm về công tác văn phòng của
người thư ký trong cơ quan thực tập...........................................................41
1.1. Ưu điểm:...............................................................................................41
1.2. Nhược điểm:.........................................................................................42
2. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược
điểm.............................................................................................................42
2.1. Phát huy ưu điểm:.................................................................................42
2.2. Khắc phục nhược điểm:........................................................................43

KẾT LUẬN........................................................................................................44

Sinh viên: Phan Vân Anh

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Lời mở đầu

Văn phòng là đơn vị có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo
công tác hậu cần.
Hiện nay, văn phòng có tầm quan trọng trong xu thế phát triển và hội
nhập của đất nước trong tương lai. Nắm bắt được xu thế đó, trường Đại Học Nội
Vụ Hà Nội đã đào tạo một khối lượng lớn sinh viên về công tác hành chính,
trong đó có chuyên ngành Thư ký văn phòng để đáp ứng nhu cầu của xã hội.
Trong thời gian đào tạo của các trường chuyên nghiệp nói chung và trường Đại
Học Nội Vụ Hà Nội nói riêng, thực tập là một khâu vô cùng quan trọng không
thể thiếu vì đây là bước khởi đầu giúp sinh viên có cơ hội trải nghiệm thực tế để
có thể có những kiến thức đáp ứng nhu cầu cho công việc sau này khi ra trường.
Chính vì vậy với phương châm giáo dục của Đảng “Học đi đôi với hành, lý luận
gắn với thực tiễn”, trường đã giành một khoảng thời gian để tổ chức cho sinh
viên đi thực tập trước khi bước vào kì thi tốt nghiệp nhằm giúp cho sinh viên
vận dụng một cách tốt nhất, hiệu quả nhất những kiến thức lý thuyết đã học vào
công việc thực tiễn tại xí nghiệp, các cơ quan hành chinh nhà nước,...và đó cũng
chính là dịp sinh viên tập dượt và rèn luyện đạo đức nghề nghiệp của cán bộ
hành chình văn phòng.
Là một sinh viên năm 3 của khoa Quản trị Văn phòng, dưới sự chỉ đạo và

hướng dẫn của thầy trưởng khoa ThS. Nguyễn Mạnh Cường cùng các giảng viên
Khoa Quản trị Văn phòng và Nhà trường. Được sự đồng ý tiếp nhận và giúp đỡ
của lãnh đạo Trung tâm đào tạo - bồi dưỡng nghiệp vụ Truyền hình, em được cử
đến thực tập tại trung tâm kể từ ngày 16/3/2015 đến hết ngày 05/5/2015. Trong
thời gian thực tập tại văn phòng em đã củng cố được phần nào kiến thức đã học
trên ghế Nhà trường, áp dụng một cách sáng tạo nhất những kinh nghiệm quý
báu trong ứng xử và giao tiếp nơi công sở, phong cách làm việc của nhân viên
văn phòng. Kết quả của quá trình thực tập mà em có được là những kết quả thực
tế trong công việc vào bải báo cáo thực tập. Nội dung bài báo cáo thực tập gồm
có 3 phần chính như sau:

Sinh viên: Phan Vân Anh

1

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
THỰC TẬP
PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN
PHÒNG
PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
Mặc dù thời gian mà em thực tập chưa được tròn hai tháng nhưng đây là
kết quả đầu tiên và là công trình đánh dấu bước trưởng thành của em sau 3 năm
học tập và rèn luyện tại trường. Qua thời gian học tập tại truờng, em đã nhận

thức được tầm quan trọng của công tác văn phòng và nỗ lực hết sức với khả
năng vốn có vào công việc khi thực tập tại Trung tâm, nhưng em không thể
tránh khỏi những thiếu sót vẫn còn hạn chế trong công việc cũng như trong quá
trình hoàn thành bản báo cáo. Vì thế em mong được sự đóng góp ý kiến của thầy
cô giáo và cán bộ trong cơ quan để bài báo cáo được hoàn chỉnh hơn, giúp em
có thêm kinh nghiệm trong công việc và là hành trang cho em trong công việc
sau này.
Mọi chi tiết xin liên hệ qua địa chỉ trực tiêp hoặc theo địa chỉ Gmail sau:
hoặc theo số điện thoại: 0974750421
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 01 tháng 4 năm 2015
Sinh viên

PHAN VÂN ANH

Sinh viên: Phan Vân Anh

2

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN I:
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRUNG TÂM ĐÀO TẠO BỒI DƯỠNG NGHIỆP VỤ TRUYỀN HÌNH
Văn phòng Cơ quan là nơi xử lý và giải quyết những văn bản của Cơ quan
theo đúng quy định của Nhà nước và Pháp luật.

I - TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ
CẤU TỔ CHỨC CỦA TRUNG TÂM ĐÀO TẠO - BỒI DƯỠNG NGHIỆP
VỤ TRUYỀN HÌNH
* Khái quát chung về Trung tâm đào tạo - bồi dưỡng nghiệp vụ Truyền
hình.
Tên đơn vị: Trung tâm đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ truyền hình –
Đài Truyền hình Việt Nam.
Tên giao dịch tiếng Anh: Vietnam Television Training Centre –
VTVTC.
Trụ sở cơ quan: Số 59 phố Thợ Nhuộm, Phường Cửa Nam, Quận Hoàn
Kiếm, Thành phố Hà Nội.
Điện thoại: 04.3.8255181.
Fax: 04.3.8267230

Trung tâm đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ truyền hình là đơn vị có con dấu
và tài khoản riêng.
Trung tâm đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ truyền hình – Đài Truyền hình
Việt Nam (THVN) tiền thân là Trung tâm đào tạo Cán bộ Phát thanh – Truyền
hình trực thuộc Cục Truyền thanh – Phát thanh – Truyền hình được thành lập
theo Quyết định số 256/TC-QĐ ngày 06/02/1991 của Bộ Văn hoá – Thông tin,
Thể thao và Du lịch. Ngày 24/9/1991, Bộ Văn hoá – Thông tin và Thể thao đã
có Quyết định số 1526/TC-QĐ chuyển Trung tâm về trực thuộc Bộ Văn hoá –
Sinh viên: Phan Vân Anh

3

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Thông tin và Thể thao. Trung tâm đào tạo cán bộ Phát thanh – Truyền hình được
chuyển về trực thuộc Đài Truyền hình ViệtNam theo Quyết định tiếp nhận số
13/QĐ-THVN ngày 10/01/1994.
Theo Nghị định 96/2003/NĐ-CP ngày 20/8/2003 của Chính phủ quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Đài THVN, Trung tâm
đào tạo cán bộ Phát thanh – Truyền hình đã được đổi tên thành Trung tâm đào
tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ truyền hình.
Theo Nghị định 18/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Đài Truyền hình ViệtNam.
Ngày 03/9/2008, Tổng Giám đốc Đài THVN đã ban hành quyết định số 1118/QĐTHVN về việc ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Trung tâm đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ truyền hình.

1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Đào tạo, bồi
dưỡng nghiệp vụ Truyền hình:
1.1. Chức năng:
Trung tâm đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ truyền hình có chức năng tổ chức
đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, viên chức và người lao động thuộc Đài
THVN về hệ thống Truyền hình trong cả nước theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc
Đài THVN.

1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn:
Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm trong
đó có kế hoạch bồi dưỡng và đào tạo lại cho cán bộ, viên chức và người lao động
công tác trong lĩnh vực truyền hình cả nước.
+ Phối hợp với các đơn vị có liên quan mở rộng quan hệ quốc tế trong lĩnh
vực đào tạo, nghiên cứu khoa học, sản xuất chương trình với các tổ chức, cá nhân
trong khu vực và thế giới theo quy định hiện hành của Nhà nước và của Đài

THVN.
+ Tổ chức đội ngũ giảng viên, cộng tác viên phục vụ công tác biên soạn
giáo trình, chương trình giảng dạy theo nội dung đã được Tổng Giám đốc phê
duyệt.
+ Biên soạn, in ấn các tài liệu, giáo trình, đề tài nghiên cứu khoa học phục

Sinh viên: Phan Vân Anh

4

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

vụ cho công tác nghiên cứu đào tạo của Trung tâm.
+ Trực tiếp quản lý các công trình, đề tài nghiên cứu khoa học phục vụ
công tác giảng dạy của Trung tâm.
+ Tổ chức hợp tác, liên kết trong lĩnh vực đào tạo và các dịch vụ khác khi
được lãnh đạo Đài giao, từng bước thực hiện cơ chế tự chủ tài chính trình Tổng
Giám đốc khoán thu chi.
+ Soạn thảo nhiệm vụ cụ thể, quy chế, lề lối làm việc, mối quan hệ công
tác của Trung tâm với các đơn vị thuộc Đài THVN trình Tổng Giám đốc phê duyệt.
+ Phối hợp với Ban Tổ chức – Cán bộ xây dựng kế hoạch đào tạo, đào tạo
lại và bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, viên chức, người lao động xây dựng quy
hoạch của Trung tâm đáp ứng nhu cầu công tác.
+ Quản lý theo phân cấp về tổ chức cán bộ, tài chính, tài sản của Trung
tâm theo quy định chung của Đài THVN.

2. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ
Truyền hình:
1. Ban giám đốc
2. Phòng Tổng hợp – Dịch vụ
3. Phòng Giáo vụ
4. Phòng Kỹ thuật
5. Phòng Quản lý đào tạo
6. Phòng Kế hoạch- Tài chính
Ngoài 05 Phòng chức năng Trung tâm còn có 02 cơ sở đào tạo:
– Cơ sở đào tạo cán bộ truyền hình khu vực miền Trung tại Thị Xã Cửa
Lò Nghệ An, địa chỉ: Số 2 đường Sào Nam, thị xã Cửa Lò, Nghệ An.
Cơ sở Đào tạo tại số 2 đường Sào Nam – Thị xã Cửa Lò
Cơ sở Đào tạo tại Thị xã Cửa Lò
– Trung tâm đào tạo của Đài Truyền hình Việt Nam tại TP. Vũng Tàu
(cơ sở đang được xây dựng dự kiến cuối năm 2013 đưa vào hoạt động).
– Văn phòng đại diện tại TP Hồ Chí Minh.
Tổng số CBCNV: 42 người, trong đó có 39 cán bộ viên chức và người lao

Sinh viên: Phan Vân Anh

5

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

động (hợp đồng từ 12 tháng trở lên) và 03 lao động vụ việc.
II - CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA VĂN PHÒNG TRUNG TÂM ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG
NGHIỆP VỤ TRUYỀN HÌNH:
1. Chức năng, nhiệm vụ và vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Tổng
hợp - Dịch vụ:
1.1. Chức năng của phòng Tổng hợp - Dịch vụ:
Phòng Tổng hợp - Dịch vụ có chức năng tham mưu giúp Giám đốc trong
các lĩnh vực công tác: tổ chức - cán bộ; hành chính - quản trị; kế hoạch - tài
chính; quản lý, điều hành hoạt động của các cơ sở thuộc Trung tâm; xây dựng và
triển khai các hoạt động dịch vụ nhằm tăng nguồn thu cho Trung tâm.
1.2. Nhiêm vụ của phòng Tổng hợp - Dịch vụ:
1. Công tác Tổng hợp:
1.1. Nhiệm vụ tổ chức và đào tạo cán bộ:
a. Tham mưu cho Giám đốc trong việc sắp xếp bộ máy, quản lý cán bộ,
viên chức và người lao động.
b. Phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện chế độ, chính sách về
lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế cho cán bộ, viên chức và
người lao động trong Trung tâm theo đúng quy định của Nhà nước và của Đài
THVN.
c. Giúp Giám đốc xây dựng kế hoạch bồi dưỡng cán bộ, viên chức nhằm
đáp ứng nhu cầu công tác của đơn vị.
d. Tham mưu cho Giám đốc về công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của
đơn vị.
1.2. Nhiệm vụ Hành chính - Quản trị:
a. Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, quản trị, lễ tân
phục vụ các hoạt động của Trung tâm.
b. Quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định của Nhà nước.
c. Quản lý cơ sở vật chất (nhà xưởng, phòng học, trang thiết bị văn phòng,
xe ô tô…); lập kế hoạch xây dựng, sửa chữa nâng cấp cơ sở vật chất trình cấp có

Sinh viên: Phan Vân Anh

6

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thẩm quyền phê duyệt và tổ chức thực hiện các kế hoạch khi đã được phê duyệt.
d. Thực hiện công tác bảo vệ an ninh trật tự, phòng cháy chữ cháy, đảm
bảo điện nước, vệ sinh của cơ quan.
1.3. Nhiệm vụ Kế hoạch - Tài chính:
a. Tham mưu cho Giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch tài chính của
đơn vị.
b. Quản lý tài chính, giám sát, thanh quyết toán và hướng dẫn việc thanh
quyết toán các khoản kinh phí hoạt động của Trung tâm theo quy định của Nhà
nước và của Đài THVN.
c. Thực hiện công tác thống kê, kiểm kê, quản lý hồ sơ, chứng từ tài chính
theo quy định của Bộ Tài chính và theo hướng dẫn của Đài THVN.
1.4. Nhiệm vụ quản lý các cơ sở đào tạo của Trung tâm tại:
- Số 59 Thợ Nhuộm, Cửa Nam, Hoàn Kiếm, Hà Nội
- Số 2 Sào Nam, Thị xã Cửa Lò, Tỉnh Nghệ An
- TP Hồ Chí Minh
- Phường 8 TP Vũng Tàu, Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu
2. Công tác dịch vụ:
2.1. Tham mưu giúp Giám đốc xây dựng chỉ tiêu, kế hoạch và các chế độ
liên quan đến hoạt động dịch vụ, nhằm từng bước xây dựng cơ chế tự chủ về tài

chính theo chức năng nhiệm vụ do lãnh đạo Đài THVN giao
2.2. Tổ chức thực hiện các hoạt động dịch vụ, liên doanh, liên kết về đào
tạo, tư vấn đào tạo, khai thác cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật, sản xuất các
chương trình truyền hình… tạo nguồn thu cho Trung tâm theo kế hoạch hàng
năm đã được phê duyệt
3. Nhiệm vụ chung và quan hệ với các phòng hữu quan:
3.1. Là đầu mối triển khai, tổ chức thực hiện công tác đối ngoại của Trung
tâm.
3.2. Phối hợp các phòng trong đơn vị để xây dựng và thực hiện tốt kế
hoạch công tác của Phòng và của Trung tâm.
3.3. Thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của Pháp luật và nội quy, quy
Sinh viên: Phan Vân Anh

7

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

định của Đài THVN về các hoạt động liên quan và thực hiện nghiêm chỉnh công
tác báo cáo định kỳ vá báo cáo khác theo yêu cầu của Giám đốc.
3.4. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Giám đốc.
1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng:
Trưởng phòng

Phó trưởng phòng
(TC-HC-QT)

Lái xe

Bảo vệ

Sinh viên: Phan Vân Anh

Phó trưởng phòng
(Hành chính)

Nhân
viên phục
vụ

8

Văn thư

Chuyên
viên

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo phòng Tổng hợp - Dịch
vụ và các vị trí khác trong bộ máy của văn phòng:

STT
Họ và tên
Chức vụ
Lãnh đạo phòng Tổng hợp – Dịch vụ
1
Phí Quang Tý Trưởng phòng

Nhiệm vụ
- Nhiệm vụ chủ yếu: Trực tiếp tổ
chức quản lý, điều hành và chịu trách
nhiệm về toàn bộ hoạt động của đơn
vị.
- Các nhiệm vụ cụ thể:
+ Phụ trách chung mọi mặt công tác
chuyên môn của phòng. Trực tiếp chỉ
đạo, tổ chức thực hiện, điều hành bộ
phận Tổ chức Lao động Tiền lương –
Văn thư lưu trữ, bộ phận Dịch vụ, bộ
phận Hành chính – Quản trị, hoạt
động của các cơ sở nhằm thực hiện
tốt các chức năng nhiệm vụ công tác.
+ Tổ chức triển khai thực hiện các
công việc về lao động, tiền lương, chế
độ chính sách; khen thưởng, kỷ luật,
quản lý hồ sơ.
+ Thực hiện các công tác quản lý cán
bộ theo quy định.
+ Cập nhật biến động nhân sự trong
trung tâm, lập kế hoạch và tổng hợp
báo cáo tình hình sử dụng lao động

hàng năm về tổ chức, nhân sự, lao
động, tiền lương… theo yêu cầu của
Đài.
+ Chủ trì xây dựng các quy chế về
tiền lương, đánh giá lao động,… và

Sinh viên: Phan Vân Anh

9

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
các quy chế nội bộ khác của Trung
tâm về lĩnh vực tổ chức, nhân sự,
hành chính.
+ Lập kế hoạch và theo dõi việc thực
hiện chi hàng năm cho các phần việc
được phân công phụ trách (mua sắm
trang thiết bị văn phòng, sửa chữa,
nâng cấp, cải tạo cơ sở vật chất).
+ Triển khai kế hoạch và giám sát
thực hiện công tác cải tạo, sửa chữa,
mua sắm.
+ Quản lý điều động các xe ôtô.
+ Quản lý các Cơ sở.
+ Điều hành thực hiện các công tác

Dịch vụ.
+ Điều hành thực hiện công tác văn
thư, lưu trữ được thực hiện theo đúng
quy định của Nhà nước, của Đài
THVN.
+ Theo dõi ký lại hợp đồng với các
bên: vệ sinh, môi trường, báo chí,
xăng dầu… khi đến hạn.
+ Lập các kế hoạch, phương hướng
công tác của đơn vị và triển khai,
giám sát thực hiện.
+ Phân công công việc và theo dõi,
kiểm tra, đánh giá việc hoàn thành
nhiệm vụ công tác hàng năm đối với
viên chức và người lao động do mình
phụ trách. Phát huy tính chủ động,

Sinh viên: Phan Vân Anh

10

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
sáng tạo trong công việc của cán bộ,
viên chức và người lao động thuộc
đơn vị mình quản lý. Đề xuất khen

thưởng, kỷ luật tại đơn vị.
+ Đại diện cho Phòng trong quan hệ,
phối hợp với các phòng khác thuộc
Trung tâm khi giải quyết các công
việc có liên quan.
+ Thừa lệnh Giám đốc làm việc với
các đơn vị thuộc Đài THVN để giải
quyết nhiệm vụ được giao.
+ Báo cáo định kỳ và đột xuất với
Giám đốc về kế hoạch công tác của
đơn vị mình phụ trách và việc triển
khai thực hiện các nhiệm vụ được
giao.
+ Đề xuất với Giám đốc về các biện
pháp tổ chức và thực hiện công việc
của đơn vị mình phụ trách theo kế
hoạch.
+ Đề xuất các phương án hoặc tham
mưu cho Giám đốc về những lĩnh vực
chuyên môn.
+ Chỉ đạo việc thực hiện đào tạo, bồi
dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, kiểm
tra, đôn đốc việc học tập để nâng cao
trình độ viên chức và người lao động
của đơn vị.
+ Quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, tài
sản của đơn vị do mình phụ trách.

Sinh viên: Phan Vân Anh

11

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
2

Phan
Phương

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Thu Phó Trưởng phòng - Nhiệm vụ chủ yếu: Giúp việc cho
(mảng TC – HC - trưởng phòng, chịu trách nhiệm trước
QT)

trưởng phòng về các công việc được
phân công và cùng với trưởng phòng
chịu trách nhiệm trước Giám đốc
Trung tâm về toàn bộ hoạt động của
đơn vị.
- Các nhiệm vụ cụ thể:
+ Trợ giúp trưởng phòng trong các
công việc về quản lý CBCNV, cơ sở
vật chất, tổ chức đơn vị thực hiện
nhiệm vụ của phòng.
+ Tham gia thực hiện công tác quản
lý hồ sơ nhân sự, quy hoạch, đánh giá
lao động, lao động, đào tạo, thi đua

khen thưởng… và các công việc khác
liên quan đến nhân sự.
+ Thực hiện 1 phần các công việc
hành chính, quản trị khi được phân
công.
• Công tác Tổng hợp:
* Lưu giữ và cập nhật hồ sơ nhân sự.
* Công tác đánh giá lao động: hàng
tháng; hàng năm; lập báo cáo về công
tác đánh giá khi có yêu cầu; đóng góp
ý kiến để xây dựng, sửa đổi quy chế
đánh giá lao động của Trung tâm, xây
dựng mẫu biểu đánh giá lao động phù
hợp với quy chế đánh giá lao động
của đơn vị; tham gia góp ý kiến khi

Sinh viên: Phan Vân Anh

12

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
được hỏi đối với các bản dự thảo quy
chế của Đài liên quan đến nhân sự.
 Công tác Hành chính – Quản trị:
* Quản lý tài sản, trang thiết bị được

giao của Phòng và của Lãnh đạo
Trung tâm.
* Đảm bảo cơ sở vật chất, điện, nước,
thông tin liên lạc…luôn hoạt động ổn

3

định và an toàn.
Nguyễn Anh Phó Trưởng phòng - Nhiệm vụ chủ yếu: Giúp việc cho
Tú

(mảng Dịch vụ)

Trưởng phòng, chịu trách nhiệm
trước Trưởng phòng về các công việc
được phân công và cùng với Trưởng
phòng chịu trách nhiệm trước Giám
đốc Trung tâm về toàn bộ hoạt động
của đơn vị.
- Các nhiệm vụ cụ thể:
+ Trợ giúp Trưởng phòng trong các
công việc về hoạt động Dịch vụ, tổ
chức đơn vị thực hiện nhiệm vụ của
Phòng.
+ Tham gia thực hiện công tác khác
liên quan.
+ Thực hiện một phần các công việc
hành chính, quản trị khi được phân
công công tác Dịch vụ.
+ Xây dựng kế hoạch hoạt động Dịch

vụ của trung tâm.
+ Chủ động liên hệ, lên chương trình
các khoá đào tạo dịch vụ.

Sinh viên: Phan Vân Anh

13

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Lập dự toán, tổ chức triển khai,
thực hiện khoá đào tạo Dịch vụ theo
đúng nội dung, chương trình đã được
lãnh đạo đơn vị phê duyệt.
+ Tổng hợp, báo cáo khi kết thúc
khoá học, các hoạt động dịch vụ.
Đề xuất các ý kiến để đẩy mạnh
hoạt động của đơn vị.
+ Chịu trách nhiệm đối với toàn bộ
hoạt động của Phòng khi Trưỏng
phòng đi vắng hoặc được uỷ quyền.
+ Nắm mặt bằng, diện tích sử dụng
đất ở các đơn vị. Thực hiện các thủ
tục liên quan đến nhà, đất của Trung
tâm.
+ Khi thay mặt Trưởng phòng giải

quyết những công việc thuộc quyền
của Trưởng phòng khi được phân
công phải báo cáo Trưởng phòng về
kết quả thực hiện công việc.
+ Báo cáo Trưởng phòng thường
xuyên, định kỳ về tình hình, kết quả
công việc theo quy định.
+ Tham gia ban PCCC của Trung
tâm.
+ Thực hiện các công tác khác theo
sự phân công của Trưởng phòng và
Giám đốc.

Các vị trí khác trong bộ máy phòng Tổng hợp – Dịch vụ
4
Nguyễn Đình Lái xe
- Nhiệm vụ chủ yếu: Lái xe phục vụ
Sinh viên: Phan Vân Anh

14

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
5

Tấn
Vũ

Trường

6

Sơn
Phí

Quang

7

Hưng
Khổng

8

Phương
Nguyễn

9

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cơ quan.

Văn

- Các nhiệm vụ cụ thể:
+ Lái xe theo sự phân công của Lãnh
đạo Phòng, lãnh đạo Trung tâm.
+

Đảm vụ
bảochủ
láiyếu:
xe Bảo
đúngvệgiờ
và cơ
an
- Nhiệm
tài sản

Bảo vệ

toàn;
quan, đơn vị, giữ gìn an ninh trật tự

Bá

+
Trong
chuyến công tác chịu sự
trong
đơn vị.

Sơn
quản lý của trưởng đoàn, phụ trách
Triệu Quỳnh Nhân viên phục vụ - Nhiệm vụ chủ yếu: Thực hiện các
chuyến đi, cán bộ tổ chức lớp…theo
Ngân
công tác lễ tân, phục vụ các khoá đào
đúng quy định;

tạo, phục vụ khách và học viên đến
+ Đảm bảo xe luôn đủ điều kiện vận
nghỉ, học tập, công tác tại Trung tâm
hành an toàn và sạch sẽ;
và các công việc khác theo yêu cầu
+ Có trách nhiệm quản lý, bảo vệ tài
của đơn vị.
sản được giao, tài sản của khách, học
- Các nhiệm vụ cụ thể:
viên…để trên xe không để xảy ra mất
+ Có trách nhiệm thực hiện các nhiệm
mát, hư hỏng;
vụ theo sự phân công của Trưởng
+ Có trách nhiệm theo dõi tình trạng
phòng, đồng thời trực tiếp thực hiện
làm việc của xe để đề xuất với Lãnh
các công việc sau:
đạo phòng phương án bảo dưỡng, sửa
• Làm công tác lễ tân, tạp vụ của cơ
chữa kịp thời;
quan.
+ Lập sổ theo dõi quá trình bảo
• Đón tiếp và phục vụ khách, học
dưỡng, sửa chữa, thay thế phụ tùng
viên đến công tác, học tập và nghỉ tại
theo quy định;
Trung tâm
+ Đảm bảo tự sửa chữa những sự cố
• Quản lý các phòng nghỉ của khách,
nhỏ, để đảm bảo xe hoặc các thiết bị

giảng viên và học viên.
khác được giao theo xe luôn trong
• Kiểm tra theo dõi và đề xuất việc
tình trạng sẵn sàng hoạt động;
thay thế các trang thiết bị, đồ dùng
+ Có trách nhiệm theo dõi hạn đăng
trang bị cho các phòng nghỉ.
kiểm và bảo hiểm của xe và báo cáo
• Phục vụ các lớp học của Trung tâm
Lãnh đạo Phòng trước 10 ngày khi

Sinh viên: Phan Vân Anh

15

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
(các lớp tổ chức tại các cơ sở của
Trung tâm).
• Nhận báo chí, công văn hàng ngày
chuyển phát cho các phòng.
• Thực hiện các công tác khác theo
sự phân công của Trưởng phòng và

10

Phạm

Giám đốc.
- Nhiệm vụ chủ yếu: Nhận, gửi, lưu

Thị Văn thư

Chúc

giữ các văn bản đến, văn bản đi đúng
quy định, bảo mật thông tin.
- Các nhiệm vụ cụ thể:
+ Quản lý, sử dụng con dấu đúng quy
định.
+ Thực hiện quy trình quản lý văn
bản đi.
+ Chuyển phát, sao chụp văn bản.
+ Sắp xếp, bảo quản bản lưu khoa
học, ngăn nắp và phục vụ tra cứu văn
bản.
+ Thực hiện lưu trữ văn bản trên phần
mềm quản lý văn bản.
+ Quản lý và làm thủ tục cấp giấy
giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ,
viên chức.
Thực hiện các công việc khác:
+ Nhận, kiểm tra đối chiếu hoá đơn
chuyển phát nhanh hàng tháng của
Trung tâm đảm bảo chính xác theo
thực tế.

+ Tổng hợp nhu cầu báo hàng quý

Sinh viên: Phan Vân Anh

16

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
của các đơn vị, lên danh mục báo, số
lượng đặt trình Lãnh đạo Phòng.
+ Nhận và phân phát báo chí cho các
đơn vị thuộc Trung tâm.
+ Hướng dẫn khách đến liên hệ công
tác, làm việc tới đúng địa chỉ.
+ Thực hiện làm báo cáo thống kê
định kỳ hoặc đột xuất về công tác văn
thư.
+ Thực hiện các công việc khác được

11

Đặng

phân công.
+ Tham gia thực hiện công tác quản

Trung Chuyên viên

Đức

lý hồ sơ nhân sự, quy hoạch, đánh giá
lao động, lao động, đào tạo, thi đua
khen thưởng… và các công việc khác
liên quan đến nhân sự.
+ Thực hiện một số công việc khác
khi được Lãnh đạo phòng phân công.

III – KHẢO SÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC CỦA
NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN THỰC TẬP.
1. Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng
Khảo sát về chức năng:
a. Chức năng liên quan đến văn bản
Soạn thảo các quyết định, thông báo, công văn
- Viết các thư từ trao đổi.
- Giải quyết các văn bản đến và văn bản đi.
- Viết báo cáo trình cấp trên.
- Lập hồ sơ công việc củ thể cho giám đốc.
b. Các chức năng tổ chức hành chính
Sinh viên: Phan Vân Anh

17

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

* Tổ chức tiếp khách, đãi khách
 Tiếp khách:
+ Tiếp khách có hai loại: Tiếp xã giao và tiếp làm việc
+ Khi bố trí phòng tiếp khách, hướng ra vào trước mặt trưởng đoàn chủ,
còn hướng phục vụ ở cạnh tay bên trái cuối phòng.
+Tiếp xã giao sự dụng salon, còn tiếp làm việc thì sự dụng bàn làm việc
để tiện ghi chép.
+ Dù tiếp xã giao hay tiếp làm việc, không cần phải tổ chức ăn khi đang
làm việc, chỉ cần nước giải khát.
+ Chú ý nước giải khát và cách phục vụ.
 Tiếp xã giao:
+ Người tiếp tân đón khách từ cửa và đưa khách vào nơi tiếp kiến
+ Giới thiệu khách với Giám đốc của mình và mời ngồi đúng vị trí
+ Sắp sẵn chỗ ngồi cho hai bên theo tập quán quốc tế.
+ Khi ổn định chỗ ngồi, người phục vụ rót nước (hay rượu) theo tập quán
quốc tế ( khách mời trước, chủ nhà sau).
+ Chủ giới thiệu người dự, chương trình, chúc mừng, nâng ly chào đoàn.
+ Các bộ lễ tân mời khách vào phòng riêng để làm việc vệ sinh cá nhân
sau chuyến đi. Các hoạt động tiếp theo bố trí ít nhất 30 phút sau.
 Tiếp làm việc:
+ Bố trí đoàn chủ và đoàn khách đối diện nhau, trong đó trưởng đoàn chủ
đối diện trưởng đoàn khách và đoàn chủ ngồi nhìn ra phía cửa ra vào
+ Người có chức phận cao nhất của mỗi đoàn được bố trí ngồi bên tay
phải trưởng đoàn, tiếp đến là phía bên tay trái, rồi tay phải… cho đến hết.
 Đãi khách
- Chuẩn bị và đón tiếp
+ Phòng tiếp khách trước khi chiêu đãi.

+ Phòng chiêu đãi.
+ Sơ đồ bàn tiệc.
+ Trang trí trên bàn tiệc.
+ Chỗ ngồi trong chiêu đãi.
+ Khi đón tiếp, đoàn chủ xếp hàng từ lớn đến nhỏ để mời khách vào
phòng tiếp khách.
+ Tại phòng chờ: 10-15 phút, có thể uống rượu khai vị.
+ Người phục vụ phải luôn sẵn sàng trước và trong khi chiêu đãi.
- Các loại hình chiêu đãi
+ Tiệc ngồi
+ Thời gian tổ chức: Trưa từ 11h30 trở đi, tố từ 19h30 trở đi, có thể kéo
dài tiệc trưa khoảng 1h30 phút, tối khoảng 2h30 phút.
+ Khai vị nên dung các món khai vị và uống rượu sâm-banh.
Sinh viên: Phan Vân Anh

18

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Các món ăn thích hợp với chiêu đãi trưa hoặc tối
+ Số lượng món ăn khoảng 6 - 7 món và tránh những món ăn quá độc
đáo.
+ Các thức uống thích hợp với món ăn
+ Tráng miệng có thể dung trái cây
+ Tiệc đứng kiểu buffet

+ Có thể tổ chức trưa từ 11h30 trở đi, tối từ 19h30 trở đi
+ Không bày trí chỗ ngồi nơi chiêu đãi, chỉ có một ít chỗ ngồi cho người
lớn tuổi và phụ nữ.
+ Món ăn nhiều có thể lên đến hàng trăm món bày ở một hoặc hai dãy
+ Thức uống gồm rượu quý, nước trái cây bày ở những bàn riêng.
+ Cách phục vụ ăn: khách tự chọn, vừa ăn vừa có thể trao đổi với nhau.
+ Tiệc đứng kiểu cocktail
+ Có thể tổ chức trưa từ 11h30 trở đi, tối từ 19h30 trở đi, thời gian kéo dài
khoảng 2 tiếng.
+ Tiệc chủ yếu có các loại rượu mạnh, quý và các loại nước giải khát cao cấp
+ Có thể bày một quầy rượu có người phục để khách có thể uống loại
rượu mà họ thích
+ Món ăn thường là các loại sandwich, các loại đồ nguội, hoa quả đặt trên
bàn để khách tự lấy.
+ Mặc dù khách tự lấy thức ăn và nước uống cho mình vẫn phải có người
phục vụ mang những khay đựng thức ăn và nước uông đi mời từng người.
* Tổ chức các cuộc họp, hội nghị:
Muốn tổ chức hội nghị thành công, thì công tác chuẩn bị phải thật tốt.
- Các công việc chuẩn bị:
+ Lập ban tổ chức và văn phòng hội nghị
+ Lựa chọn ngày tháng
+ Soạn thảo lịch trình, kế hoạch, chương trình nghị sự
+ Chọn địa điểm
+ Thông báo cho các thành viên, khách mời
+ Chuẩn bị tài liệu
+ Chuẩn bị phương tiện, dụng cụ nghe nhìn
+ Nghiên cứu các thủ tục nghi thức cho phù hợp
+ Bố trí các nhóm chuyên trách
+ Tiếp xúc các diễn giả
+ Triển khai một số công việc với giới thông tin đại chúng

+ Sắp xếp các dịch vụ ăn uống (nếu có)
+ Sắp xếp các phương tiện đi lại, nơi nghỉ… cho các thành viên (từ xa tới)
+ Tính toán dự trù chi phí.
- Những công việc khi tiến hành hội nghị
+ Quán xuyến, điều hành công việc phục vụ, các phát sinh, các tình huống
Sinh viên: Phan Vân Anh

19

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

gián đoạn
+ Nhân viên nữ ăn mặc đẹp đẽ để tiếp đón khách
+ Nhân viên nam làm nhiệm vụ đón nhận hoa
+ Nhân viên am hiểu, tháo vát để hướng dẫn khách những phút đầu
+ Trong hội nghị thư ký, phiên dịch làm nhiệm vụ ghi âm, biên tập, in ấn
+ Cần bố trí một thành viên giám sát công việc của các phóng viên (nếu
có)
+ Lưu ý chu đáo những công việc khi bế mạc.
- Sau hội nghị
+ Viết thư cảm ơn diễn giả, khách mời
+ Lập hồ sơ cuộc họp, hội nghị
+ Hoàn chỉnh và thông qua biên bản hội nghị, sao gửi các nơi liên quan
+ Theo dõi, thực hiện các quyết định
+ Chuẩn bị thông tin cho các cuộc hội nghị sau, họp rút kinh nghiệm tổ

chức cuộc hội nghị
+ Các công việc còn lại khác như chuyển trả các thiết bị
+ Thanh toán các khoản tiền, đối chiếu, quyết toán.
- Chuẩn bị cho lãnh đạo đi công tác
+ Phác thảo chuyến đi
Mục đích của chuyến đi, các nơi đến, thời gian đi, điểm khởi hành, các
điểm dừng, phương tiện giao thông ưa thích, tiện nghi ưa thích, điều kiện đi lại
trong quá trình chuyến đi.
+ Xem xét các chính sách của cơ quan
Ai có thẩm quyền cho đi công tác, tiêu chuẩn cán bộ khi công tác, thủ tục
tiến hành chuyến đi, thủ tục và tạm ứng, chi phí quyết toán.
+ Soạn thảo lịch trình chuyến đi
Các địa điểm trong chuyến đi, thời gian dự kiến tại mỗi địa điểm, các kế
hoạch khác trong chuyến đi.
+ Lập bản chương trình hẹn gặp
Ngày giờ, gặp ai, thuộc tổ chức nào, ở đâu, cần hồ sơ gì (tập hồ sơ số
mấy)
+ Đặt vé phương tiện giao thông
Dựa vào: nơi đến, các điểm dừng, điều kiện giao thông, ưa thích cá nhân,
tình hình tài chính. Nhớ kiểm tra kỹ các thông tin trên vé.
+ Đặt khách sạn
Sinh viên: Phan Vân Anh

20

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Tìm hiểu kỹ: hạng sao, vị trí, các loại phòng, giá cả, phương thức đặt.
+ Lập hồ sơ chuyến đi
Tài liệu cho từng cuộc làm việc của giám đốc (semi riêng, dán nhãn, đánh
số tập hồ sơ…)
+ Kế hoạch đảm nhận thay thế người đi công tác
Cần chọn người được ủy nhiệm thay thế, lập giấy ủy nhiệm và trình duyệt.
Phải tiến hành bàn giao công việc giữa người đi và người thay thế. Điều chỉnh các
cuộc họp, sinh hoạt,… cần thay đổi do bị ảnh hưởng bởi người đi công tác.
+ Tạm ứng và quyết toán chi phí
Liệt kê dự trù các khoản chi phí, trình tạm ứng, giải trình quyết toán chi
tiêu
+ Kiểm tra lần cuối trước khi đi
Lập danh sách những thứ cần kiểm tra.Tùy tính chất chuyến công tác,
chúng có thể sẽ khác nhau.
* Thu thập và xử lý thông tin
- Sử dụng máy vi tính
Xã hội ngày càng phát triển. Tất cả các cơ quan đều có trang bị máy vi
tính để phục vụ cho hoạt động của của mình như: soạn thảo văn bản, quản lý và
điều hành công việc, truy tìm thông tin qua mạng Internet, gởi và nhận thư bằng
email. Người thư ký trong văn phòng hiện đại phải sử dụng vi tính một cách
thành thạo và không ngừng học hỏi nhằm khai thác triệt để các công dụng của
máy vi tính, biến nó thành công cụ trợ giúp đắc lực cho công việc hàng ngày của
mình.
- Tra tìm tài liệu.
Ngoài công việc giấy tờ, người thư ký ngày nay phải thường xuyên cập
nhật hoá các thông tin, tài liệu có liên quan đến hoạt động sản xuất của công ty.
Đòi hỏi người thư ký phải nghiên cưú tập hợp những tin tức đó từ các sách báo,
các bản tin do Việt Nam thông tấn xã phát hành hàng tuần, những báo cáo công

trình nghiên cứu khoa học, các phát minh sáng chế và thường xuyên theo dõi tin
tức qua đài phát thanh, vô tuyến truyền hình vv….
Sinh viên: Phan Vân Anh

21

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Sổ nhật ký công tác
Sổ này được cập nhật hàng ngày, người thư ký sẽ ghi chú các các hoạt
động của cơ quan, kế hoạch làm việc và di chuyển hàng ngày của những người
phụ trách để cuối tuần hệ thống lại
- Lịch công tác cá nhân
Người thư ký muốn làm tốt mọi công việc trước tiên phải tự đề ra một
lịch làm việc cụ thể cho mình. Công việc nào cần được làm trước và làm trong
thời gian bao lâu. Những lợi ích:
+ Mọi công việc đều được giải quyết đúng thời gian qui định
+ Tổ chức công việc một cách hiệu quả nhất
+ Tránh được việc phải tự hỏi như, việc nào nên phải làm trước.
Dựa vào thời khoá biểu trên người thư ký sẽ chủ động hơn mọi việc sẽ
được giải quyết tuần tự và có hệ thống. Sau mỗi ngày làm việc người thư ký sẽ
dễ dàng kiểm tra xem ngày đó đã làm hết nhiệm vụ của mình hay chưa, và có
thể chuẩn bị được gì cho công việc ngày mai.
+ Lịch công tác cho người phụ trách
Nếu làm việc cho nhiều người phụ trách. Vào mỗi cuối tuần người thư ký

lên lịch công tác chi tiết cho từng người phụ trách trong tuần tới. Lịch này có giá
trị trong suốt tuần vì vậy dù có những ngày người phụ trách không có những
công việc dự tính trước, nhưng cũng phải được ghi lên đầy đủ để người phụ
trách biết và có kế hoạch cho những việc khác.
+ Lịch hoạt động cơ quan trong tuần
Bảng này được xem như là tổng hợp các công việc trong tuần của các bộ
phận thuộc công ty, đặt tại chổ qui định của công ty để mọi người tiện theo dõi
và chuẩn bị cho công việc của mình.
+ Bảng công tác
Bảng này được treo ở một nơi cố định trong văn phòng và sẽ ghi chú
những hoạt động và những chuyến đi hàng ngày các thành viên. Phòng trường
hợp một cá nhân nào đó đi vắng thì tất cả nhân viên trong văn phòng biết được
họ đang đi đâu, ở đâu, khi nào họ sẽ trở về để có hướng giải quyết hợp lý.
Sinh viên: Phan Vân Anh

22

Lớp: Thư ký Văn phòng K7