Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Watabe Wedding Việt Nam
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1022.01 KB, 42 trang )
1
PHẦN MỞ ĐẦU
1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Hội nhập kinh tế quốc tế đã trở thành xu thế bao trùm, chi phối toàn bộ quá trình
phát triển kinh tế - xã hội của mỗi quốc gia. Xu thế khách quan này đã đặt các doanh
nghiệp đứng trước những cơ hội và thách thức lớn lao. Để tồn tại và phát triển trong
môi trường cạnh tranh diễn ra gay gắt hơn đòi hỏi doanh nghiệp phải đổi mới phương
thức quản trị để nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành sản phẩm, bảo đảm tính
cạnh tranh cho sản phẩm của mình.
Đối với doanh nghiệp sản xuất thì công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu là
một vấn đề hết sức quan trọng và đặc biệt có ý nghĩa vì công tác quản trị hàng tồn kho
2
2. MỤC TIÊU ĐỀ TÀI
-
lọc và hệ thống hóa để làm cơ sở lý luận cho đề tài.
-
Phân tích và đánh giá thực trạng công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu của
WAT trong những năm từ 2009 -2011.
-
Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu
của WAT trong thời gian tới.
3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
Đối tượng nghiên cứu
Luận văn nghiên cứu hoạt động Quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại Công ty
nguyên vật liệu được thực hiện tốt sẽ giúp doanh nghiệp giảm được chi phí cho việc
tồn trữ nguyên vật liệu, tránh được việc chiếm dụng nhiều vốn cho việc tồn kho, giảm
Nghiên cứu cơ sở lý luận về quản trị hàng tồn kho, các mô hình tồn kho nguyên
vật liệu, chức năng và chỉ tiêu đánh giá đến công tác quản trị của doanh nghiệp, chọn
TNHH Watabe Wedding Việt Nam.
chi phí cho việc thuê mướn mặt bằng, thuê kho để chứa nguyên vật liệu. Đồng thời,
Phạm vi nghiên cứu
đảm bảo cho việc cung ứng đầy đủ nguyên vật liệu cho sản xuất, tránh thiếu hụt
-
nguyên vật liệu dẫn đến đình trệ dây chuyền sản xuất, thiếu hụt thành phẩm cung ứng
liệu tại WAT.
cho thị trường dẫn đến giảm lợi nhuận hay mất khách hàng, mất thị trường.
-
Hiện nay, công tác quản trị tồn kho tuy rất quan trọng nhưng chưa thực sự quan
tâm đúng mức tại các doanh nghiệp nói chung cũng như tại Công ty TNHH WATABE
WEDDING VIỆT NAM (WAT) đang gặp một số vấn đề khó khăn, cần tháo gỡ, để có
biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu cho công ty. Chính vì
vậy, tác giả đã chọn đề tài “ Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị tồn kho
nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Watabe Wedding Việt Nam” để làm đề tài luận
văn tốt nghiệp.
Nghiên cứu các vấn đề có liên quan đến công tác quản trị tồn kho nguyên vật
Phân tích thực trạng tồn kho nguyên vật liệu tại WAT giai đoạn từ năm 2009-
2011 và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị tồn kho tại WAT.
4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
- Phần lý thuyết, tác giả tham khảo các tài liệu liên quan đến đề tài như: sách
Quản trị sản xuất và điều hành của tác giả Hồ Tiến Dũng, sách Quản trị sản xuất và
dịch vụ, sách Quản trị sản xuất và tác nghiệp của tác giả Trương Đoàn Thể…, từ đó
chọn lọc và hệ thống hóa để làm cơ sở lý luận cho đề tài.
- Phần đánh giá công tác quản trị tồn kho được thực hiện trên cơ sở phân tích
thông tin thứ cấp từ các báo cáo của Watabe Wedding Việt Nam, các nguồn từ hiệp hội
thương mại dệt may, cục thống kê, mạng internet…Sử dụng phần mềm Excel để tổng
hợp số liệu thu thập.
3
- Tham khảo ý kiến chuyên gia bằng cách trao đổi với bộ phận sản xuất, quản lý
chất lượng và các chuyên gia người nước ngoài … để tìm hiểu rõ nguyên nhân làm ảnh
hưởng đến công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu của WAT .
-
4
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO
Phần giải pháp được thực hiện dựa vào kết quả phân tích thực trạng, các mục
tiêu và tham khảo ý kiến của một số phòng ban của Watabe Wedding Việt Nam.
5. BỐ CỤC CỦA ĐỀ TÀI
Ngoài mở đầu và kết luận, nội dung của luận văn gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về Quản trị tồn kho.
Chương 2: Phân tích thực trạng công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại
Công ty TNHH Watabe Wedding Việt Nam từ năm 2009 -2011.
Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu
tại Công ty TNHH Watabe Wedding Việt Nam.
1.1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO
1.1.1 Khái niệm về quản trị hàng tồn kho
Chính sách tồn kho rất quan trọng làm cho các nhà quản trị sản xuất, quản trị
marketing và quản trị tài chính phải làm việc cùng nhau để đạt được sự thống nhất.
Hầu hết, các loại hình doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ hay thương mại không kể quy
mô lớn hay nhỏ đều có hàng tồn kho. Các nhà nghiên cứu đã đưa nhiều khái niệm về
hàng tồn kho khác nhau.
Theo tác giả Hồ Tiến Dũng (Quản trị sản xuất và điều hành, 2009) cho rằng “
Hàng tồn kho là tổng hợp tất cả các nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng nhu cầu trước mắt
hoặc tương lai. Hàng tồn kho bao gồm nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, bán thành
phẩm và thành phẩm chưa tiêu thụ”
Theo tác giả Trần Đức Lộc, Trần Văn Phùng (Quản trị sản xuất và tác nghiệp,
2008) định nghĩa “ Hàng dự trữ bao gồm các loại nguyên vật liệu, dụng cụ, phụ tùng,
sản phẩm dở dang, bán thành phẩm, thành phẩm…. Giá trị hàng dự trữ thường chiếm
từ 40-50% tổng giá trị tài sản doanh nghiệp”
Trên thực tế còn tồn tại rất nhiều quan niệm về hàng tồn kho của doanh nghiệp,
nhưng theo tác giả “Hàng tồn kho thường xuất hiện ở các dạng như là: hàng mua để
nhập kho, hàng mua đang đi đường, hàng gửi đi bán, đi gia công. Thành phẩm tồn kho
và gửi đi bán, sản phẩm dở dang chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa nhập
kho, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ đã nhập kho, đã mua đang đi đường và chi
phí dịch vụ dở dang”
1.1.2 Mục tiêu quản trị tồn kho
Là giữ mức tồn kho đủ đáp ứng theo yêu cầu của khách hàng với chi phí hiệu
quả nhất.
Để quản trị nguyên vật liệu, doanh nghiệp cần quan tâm đặc biệt đến 2 vấn đề
cơ bản sau:
- Xác định mức nguyên vật liệu dự trữ hợp lý nhất.
5
6
- Lập kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu và lựa chọn mô hình cung ứng hợp lý
nhất.
một khách hàng là rất dễ. Vì vậy doanh nghiệp cũng cần bỏ ra một số chi phí nhất định
để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.
1.1.3 Chức năng của quản trị tồn kho
1.1.3.1 Chức năng liên kết
Là chức năng cơ bản của hàng tồn kho, liên kết giữa sản xuất và sản phẩm tiêu
thụ. Việc duy trì một lượng tồn kho sẵn có là cần thiết để đảm bảo quá trình sản xuất
kinh doanh được tiến hành đều đặn và liên tục khi mức cung của doanh nghiệp và cầu
của thị trường không cân đối.
1.1.3.2 Chức năng ngăn ngừa tác động của lạm phát.
Với tình hình biến động liên tục của nền kinh tế như hiện nay, thì việc đầu tư
vào hàng tồn kho sẽ có lợi hơn lãi suất tiền gửi ngân hàng. Hàng tồn kho giúp cho
doanh nghiệp tiết kiệm một lượng chi phí đáng kể khi nguyên vật liệu hay hàng hóa
tăng giá bởi sự mất giá của đồng tiền. Trong trường hợp này hàng tồn kho là một hoạt
động đầu tư tốt khi doanh nghiệp tính toán được các chi phí và rủi ro có thể xảy ra.
Đây là chức năng bảo toàn vốn của hàng tồn kho.
Tuy nhiên, không phải loại nguyên vật liệu hay hàng hóa nào cũng có lượng
tồn kho như nhau, được quan tâm bảo quản như nhau. Vì thế, để đáp ứng yêu cầu về
hiệu quả kinh tế hàng tồn kho các nhà quản trị của doanh nghiệp cần phải phân tích để
áp dụng các kỹ thuật của phương pháp phân tích hàng tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp
mình.
1.1.5 Các chi phí trong quản trị hàng tồn kho
1.1.5.1 Chi phí mua hàng
Là chi phí được tính từ khối lượng hàng của đơn hàng và giá mua một đơn vị.
Thông thường, chi phí mua hàng không ảnh hưởng đến việc lựa chọn các mô hình tồn
kho, trừ mô hình khấu trừ theo sản lượng.
1.1.5.2 Chi phí đặt hàng
Theo chính sách của nhà cung cấp, nếu doanh nghiệp mua nguyên vật liệu hay
Là toàn bộ các chi phí có liên quan đến việc thiết lập các đơn hàng bao gồm:
chi phí tìm nguồn hàng, thực hiện quy trình đặt hàng ( giao dịch, ký kết hợp đồng, chi
phí hoa hồng cho người môi giới…) cùng các chi phí chuẩn bị và thực hiện vận chuyển
nguyên vật liệu hay hàng hóa tới kho của doanh nghiệp.
hàng hóa với số lượng lớn thì sẽ hưởng một tỷ lệ giảm giá được gọi là khấu trừ theo số
lượng. Để đầu tư hàng tồn kho một cách có hiệu quả và tránh được chi phí tồn trữ cũng
như ứ đọng quá nhiều lượng hàng tồn kho thì các nhà quản trị phải tính toán được
lượng đặt hàng tối ưu nhưng chi phí tồn trữ tăng lên không đáng kể.
Chi phí này thường cố định cho một lô hàng cho dù lô hàng lớn hay nhỏ. Do
vậy, chi phí đặt hàng thường thấp nếu lượng đặt hàng nhiều và ngược lại chi phí này sẽ
cao nếu lượng đặt hàng nhỏ. Vì thế, tổng chi phí đặt hàng sẽ tăng lên nếu số lượng mỗi
lần cung ứng giảm đi.
1.1.3.3 Chức năng khấu trừ theo số lượng
1.1.4 Vai trò của hàng tồn kho
Trong sản xuất kinh doanh, tồn kho nguyên vật liệu hay hàng hóa là cần thiết
khách quan vì duy trì hàng tồn kho có những vai trò sau:
- Đảm bảo sự gắn bó liên kết chặt chẽ giữa các khâu, các giai đoạn trong quá
trình sản xuất. Khi cung và cầu về một loại hàng tồn kho không giống nhau giữa các
khoảng thời gian khác nhau, thì việc duy trì lượng hàng tồn kho nhằm tích lũy đủ là
việc hết sức cần thiết. Nhờ có hàng tồn kho mà quá trình sản xuất được tiến hành đều
đặn và liên tục, tránh được sự thiếu hụt đứt quãng của quá trình sản xuất.
- Đảm bảo kịp thời nhu cầu của khách hàng trong bất kỳ thời điểm nào. Đây
cũng là cách tốt nhất để duy trì và tăng lượng khách hàng cho doanh nghiệp. Trong nền
kinh tế thị trường, việc duy trì lượng khách hàng là rất khó khăn, ngược lại để mất đi
Trong nhiều tình huống chi phí chuẩn bị có mối quan hệ rất mật thiết đối với
thời gian chuẩn bị thực hiện đơn hàng. Nếu chúng ta giảm được thời gian chuẩn bị là
một giải pháp hữu hiệu để giảm lượng đầu tư cho tồn kho và cải tiến được năng suất.
1.1.5.3 Chi phí tồn trữ
Là những chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện hoạt động tồn trữ. Chi phí
tồn trữ được thống kê thể hiện qua bảng 1.1
7
8
Bảng 1.1: Chi phí tồn trữ
Nhóm chi phí
1. Chi phí về nhà cửa và kho hàng
1.1.6 Các dạng tồn kho và các biện pháp giảm sản lượng hàng tồn kho
Tỷ lệ so với giá trị dự trữ
Chiếm 3- 10%
- Tiền thuê hoặc khấu hao nhà cửa
1.1.6.1 Các dạng tồn kho
Các dạng tồn kho trong doanh nghiệp có thể biểu thị qua sơ đồ hình 1.1
Cung ứng
Tiêu thụ
Sản xuất
- Chi phí bảo hiểm nhà kho, kho hàng
- Chi phí thuê đất
2. Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện
Chiếm 1- 4%
Nguyên vật
liệu trên
đường vận
chuyển
Dự
trữ
Bán thành
phẩm trên
đường vận
chuyển
Dự
trữ
X
- Tiền thuê hoặc khấu hao dụng cụ, thiết bị
Người
cung
ứng
- Chi phí năng lượng
- Chi phí vận hành thiết bị
X
3. Chi phí về nhân lực cho hoạt động quản lý dự
trữ
Chiếm 3- 5%
Ngườicung
ứng
x
4. Phí tổn cho việc đầu tư hàng dự trữ
Chiếm 6- 24%
Phụ tùng thay
thế trên
đường vận
Ngườicung
chuyển
Dự
trữ
x
X
- Thuế đánh vào hàng dự trữ
Thành
phẩm
trong
kho
thành
phẩm
Thành
phẩm
trong
kho
người
bán
ứng
- Chi phí vay vốn
Nguồn: Quản trị doanh nghiệp (2008,P 169)
- Chi phí bảo hiểm hàng dự trữ
5. Thiệt hại hàng dự trữ do mất mát, hư hỏng hoặc
không sử dụng được
Sản
phẩm
dở
dang
Hình 1.1: Các dạng tồn kho
Chiếm 2- 5%
Nguồn: Quản trị sản xuất và tác nghiệp (2007, P 285)
Tỷ lệ loại chi phí tồn trữ chỉ có ý nghĩa tương đối, chúng phụ thuộc vào từng loại
hình doanh nghiệp, địa điểm phân bố, lãi suất hiện hành. Thông thường chi phí tồn trữ
hàng năm chiếm xấp xỉ 40% giá trị hàng tồn kho.
Hàng tồn kho trong
hệ thống cungxứng - sản xuất và phân phối đều nhằm mục
Ngườicung
ứng có thể xảy ra như thiếu hụt làm đình trệ quá trình sản
đích đề phòng những bất trắc
xuất, mất uy tín với khách hàng do không đủ lượng hàng để cung ứng cho khách hàng.
1.1.6.2 Các biện pháp giảm sản lượng hàng tồn kho
Mỗi doanh nghiệp đều có loại hình hoạt động sản xuất kinh doanh khác nhau.
Việc nghiên cứu lựa chọn cho doanh nghiệp mình một hay nhiều biện pháp giảm lượng
tồn kho là cần thiết. Nhằm tối đa hóa nguồn lực hiện có cũng như sử dụng vốn hiệu
quả.
Để giảm số lượng hàng tồn kho trong các doanh nghiệp, về lý thuyết có thể áp dụng
các biện pháp theo hình 1.2
9
1. Áp dụng các mô hình tồn kho
10
Giảm tối đa lượng vật tư
+ Nhóm B bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm ở mức trung
bình, chúng có giá trị 15 – 25% so với tổng giá trị hàng tồn kho, nhưng về số lượng,
chủng loại chúng chiếm khoảng 30% so với tổng số loại hàng tồn kho.
+ Nhóm C bao gồm những loại hàng có giá trị hàng năm nhỏ, giá trị hàng năm
2. Áp dụng kế hoạch sửa chữa
dự phòng
Xác định lượng phụ tùng dự trữ
hợp lý
chỉ chiếm khoảng 5% tổng giá trị các loại hàng tồn kho. Tuy nhiên, số lượng chủng
loại chiếm khoảng 55% so với tổng số loại hàng tồn kho.
Kỹ thuật phân tích ABC được biểu diễn qua hình 1.3
3. Áp dụng hình thức sản xuất
dây chuyền
Giảm tối đa lượng sản phẩm dở
dang
4. Áp dụng chế độ hợp đồng
chặt chẽ với khách hàng
Xác định đúng số lượng thành
phẩm và thời điểm giao hàng
% về giá trị
hàng dự trữ
100%
Nhóm A
80%
5. Áp dụng kỹ thuật phân tích
biên tế
Xác định khi nào cần tăng thêm
hàng tránh tồn kho
Nguồn: Quản trị doanh nghiệp (2008, P 170)
50%
Nhóm B
20%
Nhóm C
Hình 1.2: Các biện pháp giảm lượng tồn kho
1.2 CÁC PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH NHU CẦU HÀNG TỒN KHO
5%
15%
1.2.1 Kỹ thuật phân tích ABC trong phân loại hàng tồn kho
Dựa vào nguyên tắc Pareto, kỹ thuật phân tích ABC phân loại hàng tồn kho của
doanh nghiệp thành 3 nhóm: Nhóm A, nhóm B và nhóm C. Căn cứ vào mối quan hệ
giá trị hàng năm với số lượng chủng loại hàng.
% về số chủng loại
100%
45%
Nguồn: Quản trị sản xuất và tác nghiệp (2007, P 287)
Hình 1.3: Đồ thị của các nhóm hàng dự trữ theo kỹ thuật phân tích ABC
- Từ kỹ thuật phân tích ABC trong quản trị hàng tồn kho có thể rút ra:
- Giá trị hàng tồn kho hàng năm được xác định bằng tích số giữa giá bán một đơn
vị dự trữ với lượng dự trữ hàng năm.
+ Các nguồn vốn dùng mua hàng nhóm A cần phải nhiều hơn so với nhóm C,
do đó cần có sự đầu tư thích đáng vào quản trị nhóm A.
- Số lượng chủng loại hàng là: số các loại nguyên vật liệu hay hàng hóa của
doanh nghiệp hàng năm.
+ Các loại hàng nhóm A cần có sự ưu tiên trong bố trí, kiểm tra, kiểm soát về
hiện vật. Việc thiết lập các báo cáo chính xác về nhóm A phải thực hiện thường xuyên
nhằm đảm bảo khả năng an toàn trong sản xuất.
+ Nhóm A bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị dự trữ hàng năm cao
nhất, chúng có giá trị từ 70 – 80% so với tổng số giá trị hàng tồn kho, nhưng về mặt số
lượng chủng loại chúng chỉ chiếm 15% tổng số chủng loại hàng dự trữ.
+ Trong dự báo nhu cầu hàng tồn kho cần áp dụng các phương pháp dự báo
khác nhau cho các nhóm hàng khác nhau. Nhóm A cần được dự báo cẩn thận hơn các
nhóm khác.
11
+ Trình độ của nhân viên giữ kho luôn được cải thiện do họ thường xuyên thực
hiện các chu kỳ kiểm tra, kiểm soát từng nhóm hàng trong kỹ thuật phân tích ABC.
12
Sản lượng (Q)
Tóm lại, kỹ thuật phân tích ABC sẽ cho những kết quả tốt hơn trong dự báo,
kiểm soát, đảm bảo tính khả thi của nguồn cung ứng, tối ưu hóa lượng dự trữ
Ngoài phương pháp phân nhóm dựa vào giá trị hàng năm của hàng tồn kho, người
ta còn có thể xét đến những yếu tố khác như:
- Những thay đổi về số liệu dự báo nhu cầu
Q
- Chất lượng sản phẩm
- Hệ thống phân phối sản phẩm
Q
- Giá cả đơn vị hàng tồn kho.
Những nhân tố này có thể làm thay đổi vị trí của hàng tồn kho, việc phân nhóm
hàng tồn kho có ý nghĩa quan trọng vì nó là cơ sở đề ra các chính sách tồn kho.
1.2.2 Các mô hình tồn kho
A
0
nay nó vẫn được rất nhiều các doanh nghiệp áp dụng. Mô hình được xây dựng với các
giả thuyết sau:
- Nhu cầu biết trước và không thay đổi.
- Khoảng thời gian từ lúc đặt hàng cho đến khi nhận hàng phải biết trước và cũng
không thay đổi.
- Lượng hàng của một đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng, một thời
điểm đã định trước.
- Chỉ xét hai loại chi phí biến đổi là chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ.
- Mua hàng với bất kỳ khối lượng nào đều không được giảm giá.
- Không xảy ra thiếu hụt hàng dự trữ nếu đơn hàng được thực hiện đúng thời
gian.
Từ các giả thuyết trên, mô hình được biểu diễn dưới dạng đồ thị qua hình 1.4
Thời gian (T)
C
Nguồn: Quản trị sản xuất và tác nghiệp (2008, P 384)
1.2.2.1 Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ)
Mô hình EOQ do Fort.W. Harris nghiên cứu và đề xuất từ năm 1915, cho tới
B
Hình 1.4: Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản
Trong đó:
Q: Lượng dự trữ tối đa (lượng hàng của một đơn hàng)
0: Lượng dự trữ tối thiểu
=
: Lượng dự trữ trung bình.
0A =AB = BC là khoảng thời gian từ khi nhận hàng đến khi sử dụng hết lượng
hàng của một đơn hàng.
Ở mô hình này, lượng dự trữ sẽ giảm theo một tỷ lệ không thay đổi do nhu cầu
không thay đổi theo thời gian.
Mục tiêu của việc nghiên cứu mô hình EOQ là nhằm tối thiểu hóa tổng chi phí
dự trữ là chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ vì hai loại chi phí này thuộc chi phí biến
đổi, còn chi phí mua hàng được xem như không đổi.
Cđh
xS
Ctt
xH
13
14
Trong đó:
Đồng thời, khi xác định điểm đặt hàng lại (ROP) để duy trì sự liên tục quá trình
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì việc quyết định khi nào sẽ đặt
D: Nhu cầu hàng năm về loại hàng dự trữ
hàng là rất quan trọng và được xác định theo công thức:
Q: Lượng hàng của một đơn hàng
ROP = d.L
S: Chi phí cho mỗi lần đặt hàng
Trong đó:
H: Chi phí tồn trữ 1 đơn vị hàng dự trữ trong 1 năm
Cđh: Tổng chi phí đặt hàng
d: là nhu cầu hàng ngày
Ctt: Tổng chi phí tồn trữ
Ý nghĩa: Chi phí đặt hàng tỷ lệ nghịch với lượng hàng của một đơn hàng, còn
chi phí tồn trữ lại tỷ lệ thuận với lượng hàng đó.
L: là thời gian vận chuyển đơn hàng, là khoảng cách từ thời điểm đặt hàng đến thời
điểm nhận hàng.
Đồ thị ROP được biểu diễn qua hình 1.6
Mối quan hệ giữa các loại chi phí được biểu diễn qua hình 1.5
Chi phí (C)
Q*
TC
Ctt
ROP
L
t
Cđh
Nguồn:Quản trị điều hành (2009, P 209)
Hình 1.6: Đồ thị xác định điểm đặt hàng lại
Q*
Sản lượng (Q)
Nguồn:Quản trị sản xuất và tác nghiệp ( 2008, P 386)
Hình 1.5: Đồ thị lượng đặt hàng tối ưu
Q*: Mức sản lượng mà tại đó chi phí đặt hàng bằng chi phí tồn trữ (Cđh = Ctt )
TC: Tổng chi phí dự trữ (TC = Cđh + Ctt )
Ý nghĩa: Tương ứng với mức sản lượng Q* thì chi phí đặt hàng bằng chi phí
tồn trữ và lúc đó chi phí tồn trữ là thấp nhất đó chính là lượng đặt hàng tối ưu.
Ý nghĩa: Để quyết định khi nào sẽ đặt hàng ta phải xác định thời điểm đặt
hàng mới dựa trên số lượng hàng tồn kho sử dụng mỗi ngày nhân với độ dài thời
gian giao hàng.
1.2.2.2 Mô hình lượng đặt hàng sản xuất (POQ)
Mô hình POQ được áp dụng trong các trường hợp sau:
- Lượng hàng đưa đến liên tục và được tích lũy dần trong một thời kỳ cho tới khi
kết thúc đơn hàng.
15
16
- Doanh nghiệp thực hiện đồng thời việc sản xuất sản phẩm và bán ra thị trường
1.2.2.3 Mô hình lượng đặt hàng để lại (BOQ)
hoặc tự chế tạo vật tư để dùng. Vì vậy, phải quan tâm tới mức sản lượng cung ứng
hàng ngày của nhà sản xuất hay nhà cung ứng.
Các mô hình EOQ và POQ được áp dụng trong điều kiện không có sự thiếu hụt
hàng dự trữ. Nhưng trên thực tế, nhiều doanh nghiệp chủ động thực hiện việc thiếu hụt
- Mô hình POQ đặc biệt thích hợp với những hoạt động sản xuất kinh doanh của
người đặt hàng nên được gọi là mô hình đặt hàng theo sản xuất. Trong mô hình POQ,
này vì họ cho rằng nếu duy trì thêm một đơn hàng dự trữ thì phát sinh thêm các khoản
chi phí lớn hơn giá trị thu được.
các giả thuyết cơ bản giống mô hình EOQ, chỉ khác biệt duy nhất giữa chúng chỉ ở
điều kiện giao hàng.
Mô hình BOQ cơ bản không khác nhiều lắm so với mô hình EOQ và POQ, chỉ
khác biệt duy nhất ở điểm là BOQ phải xem xét thêm chi phí hàng năm cho lượng hàng
để lại nơi cung ứng để bổ sung vào tổng chi phí cho một đơn vị hàng để lại nơi cung
Mô hình POQ được biểu diễn qua hình 1.7
ứng hàng năm.
Lượng hàng
Mô hình BOQ được thể hiện qua hình 1.8
Lượng dự trữ
Q
Q*
b*
Q
0
Thời gian
t
Q* - b*
t
T
Thời gian
T
Nguồn: Quản trị sản xuất và tác nghiệp (2007, P 302)
Nguồn: Quản trị sản xuất và tác nghiệp (2008, P 391)
Hình 1.7: Mô hình lượng đặt hàng sản xuất
Qmax = (p x t) – (d x t)
Trong đó :
Hình 1.8: Mô hình lượng đặt hàng để lại
Gọi:
B: Chi phí cho một đơn hàng để lại nơi cung ứng hàng năm
b: Lượng hàng còn lại sau khi đã trừ đi lượng thiếu hụt có chủ định
Qmax : Mức dự trữ tối đa
Tổng chi phí dự trữ gồm 3 loại:
p : Mức cung ứng (mức sản xuất) hàng ngày
-
Chi phí đặt hàng (Q*)
d : Nhu cầu sử dụng hàng ngày
-
Chi phí lưu kho (b*)
t : Thời gian sản xuất (hoặc thời gian cung ứng) đủ số lượng cho một đơn hàng
-
Chi phí cho lượng hàng để lại (Q*- b*)
17
18
- Bước 3: Sử dụng công thức tính tổng chi phí dự trữ nêu trên để tổng chi phí cho
Áp dụng các công thức để tìm ra Q* và b* cũng như (Q* - b*)
các lượng đặt hàng đã được xác định ở bước 2.
- Bước 4: Chọn Q** nào có tổng chi phí dự trữ thấp đã xác định ở bước 3. Đó
Q* =
chính là lượng hàng tối ưu của đơn hàng.
1.2.2.5 Mô hình xác xuất với thời gian phân phối không đổi
Mô hình đề cập đến vấn đề nhu cầu cả năm không chắc chắn. Mức độ đáp ứng
b* =
nhu cầu có quan hệ với xác suất xảy ra. Để giảm bớt khả năng thiếu hụt này là duy trì
Q* – b* = Q* - Q*
= Q*
=Q*
một lượng tồn kho tăng thêm để gọi là lượng tồn kho an toàn (B), về thực chất tăng
thêm lượng tồn kho an toàn là thay đổi điểm đặt hàng lại (ROPb)
1.2.2.4 Mô hình khấu trừ theo số lượng (QD)
ROPb = ROP + B
Để tăng doanh số bán nhiều Công ty thường đưa ra chính sách giảm giá khi
Để xác định ROPb và B ta tiến hành qua các bước
khách hàng mua với số lượng lớn. Chính sách bán hàng như vậy được gọi là bán hàng
-
Xác định ROP = d.L, thường là điểm xác suất xảy ra lớn nhất
khấu trừ theo lượng mua. Khi lượng hàng tồn kho tăng thì chi phí lưu kho sẽ tăng,
-
Tính lượng tồn kho an toàn và lượng thiếu hụt ở từng mức (Qh)
nhưng chi phí đặt hàng sẽ giảm đi. Từ đó, mục tiêu được đặt ra là chọn mức đặt hàng
-
Tính chi phí tồn kho tăng thêm ở từng mức (Cth) bằng công thức:
sao cho tổng chi phí về hàng tồn kho hàng năm là thấp nhất.
Để xác định được lượng hàng tối ưu trong 1 đơn hàng, chúng ta phải tiến hành
Ct =
-
4 bước sau:
-
Tính chi phí xảy ra thiếu hụt từng mức (Cth) bằng công thức:
Cth =
Bước 1: Xác định lượng hàng tối ưu Q* ở từng mức giá I theo công thức:
Q* =
*H
Pth: Xác suất xảy ra thiếu hụt ở từng mức
cpth: Chi phí thiếu hụt cho một đơn vị hàng tồn kho
=
Trong đó:
Đh: Số đơn hàng trong năm ( số lần thiếu hụt)
-
I: % chi phí lưu kho tính theo giá mua
Pri: Giá mua một đơn vị hàng dự trữ mức i
i: Các mức giá
- Bước 2: Xác định lượng điều chỉnh Q** theo mỗi mức khấu trừ khác nhau. Ở mỗi
mức khấu trừ, nếu lượng hàng đã tính ở bước một thấp không đủ điều kiện hưởng mức
khấu trừ, chúng ta điều chỉnh lượng hàng lên mức tối thiểu để được hưởng giá khấu
trừ. Ngược lại, nếu lượng hàng cao hơn thì điều chỉnh xuống mức tối đa.
Tính tổng chi phí tăng thêm ở từng mức (TCt)
TCt = Ct + Cth
-
Chọn mức ROPb và B có TCt thấp nhất.
1.2.3 Lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
1.2.3.1 Những thông tin cần có khi tiến hành lập kế hoạch nhu cầu nguyên
vật liệu
Kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu cần phải lập dựa trên kế hoạch sản xuất
hàng ngày của doanh nghiệp như số lượng sản phẩm, thời điểm giao hàng.... Các thông
tin cần có:
19
-
Cấu tạo của sản phẩm mới để có thể tính toán nhu cầu nguyên vật liệu.
-
Lượng tồn kho của từng loại nguyên vật liệu.
-
Những đơn hàng cung cấp theo tiến độ của đơn hàng.
-
Thời gian sản xuất của từng loại nguyên liệu cấu tạo nên sản phẩm
1.2.3.2 Trình tự lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu
20
Mục đích của JIT là chỉ sản xuất đúng sản phẩm, đúng số lượng, đúng nơi và
đúng thời điểm.
JIT là một hệ thống sản xuất mà trong đó các hoạt động bao gồm quá trình sản
xuất, quá trình di chuyển nguyên vật liệu và hàng hóa… chỉ xảy ra khi cần thiết và
được yêu cầu, kết quả là rất ít hàng tồn kho.
Trình tự lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu cần tiến hành 3 bước:
1.2.4.2 Các yếu tố của hệ thống JIT
- Bước 1: Tính nhu cầu tất cả các loại nguyên liệu cho 1 loại sản phẩm phải biết
được
-
Bản chất của sản xuất JIT là một dòng sản phẩm đều đặn đi qua hệ thống với
lượng tồn kho nhỏ nhất. Các yếu tố chủ yếu của hệ thống JIT là:
+ Cơ cấu sản phẩm
-
Mức độ sản xuất đều, cố định
+ Thời gian sản xuất các loại nguyên liệu cấu tạo nên sản phẩm A
-
Hàng tồn kho thấp
Bước 2: Tính nhu cầu ròng
-
Kích thước lô hàng nhỏ
-
Việc tổ chức nhanh, chi phí thấp
-
Bố trí mặt bằng hợp lý
-
Sửa chữa và bảo dưỡng định kỳ
Nhu cầu ròng = Nhu cầu – tồn kho
- Bước 3: Lập kế hoạch nhu cầu từng loại nguyên liệu cho các loại sản phẩm sản xuất
trong xí nghiệp
1.2.4 Hệ thống tồn kho kịp thời JIT (Just in time)
-
Công nhân đa năng
1.2.4.1 Khái niệm và lịch sử hình thành hệ thống JIT
-
Chất lượng đảm bảo
JIT( Just in time) là một hình thức quản lý dựa trên cơ sở cải tiến không ngừng và
-
Có tinh thần hợp tác cao
giảm thiểu tối đa sự lãng phí trong tất cả các bộ phận của Công ty. Mục đích của JIT là
-
Sử dụng những người bán hàng tin cậy
sản xuất ra những mặt hàng cần thiết tại một thời điểm nhất thiết nào đó. Đạt được mục
-
Sử dụng “ hệ thống kéo” trong việc di chuyển hàng hóa
đích này sẽ giúp Công ty đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và giúp Công ty có đủ
-
Giải quyết vấn đề nhanh chóng
khả năng để cạnh tranh với các đối thủ khác về mặt giá cả, chất lượng, độ tin cậy, sự
-
Sự cải tiến liên tục
linh hoạt và thời gian.
Phương pháp JIT do Ông Taiichi Ohno, Phó Tổng giám đốc sản xuất và nhiều
đồng nghiệp triển khai ở hãng Toyota Motor. Sự phát triển của JIT ở Nhật có thể là do
đặc điểm nước Nhật đông dân cư, ít tài nguyên. Vì vậy, người Nhật trở nên nhạy cảm
với việc lãng phí và kém hiệu quả.
JIT là một hình thức quản lý dựa trên sự cải tiến không ngừng và giảm thiểu
tối đa sự lãng phí trong tất cả bộ phận của Công ty.
Vấn đề cơ bản của phương pháp JIT là hướng tới sự cải tiến liên tục trong hệ
thống như: giảm lượng tồn kho, giảm chi phí lắp đặt, giảm thời gian sản xuất, cải tiến
chất lượng, tăng năng suất lao động….
21
22
1.3 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN
Ý nghĩa: Tỷ lệ các đơn hàng khả thi càng cao, điều đó chứng minh rằng khả
KHO
Công tác quản trị hàng tồn kho tốt, đạt hiệu quả hay không đều ảnh hưởng bởi sự
tác động của các yếu tố sau:
năng đáp ứng tốt nhu cầu đặt hàng của khách hàng, lượng tồn kho đủ cung cấp cho
khách hàng khi cần thiết. Tránh được tình trạng cung không đủ cầu, không làm
- Một là, về nhu cầu thị trường, doanh nghiệp cần phải xác định được đối tượng
tiêu thụ như: quốc tịch, trình độ, độ tuổi, sở thích, thu nhập….Từ đó, mới đầu tư vào
ảnh hưởng đến khả năng kinh doanh và cơ hội tăng doanh thu của doanh nghiệp,
uy tín cũng như khả năng cạnh tranh trên thị trường.
khâu thiết kế, tìm kiếm nguyên vật liệu, quảng cáo, xúc tiến công tác marketing để phát
triển thị trường tiêu thụ sản phẩm.
Để giúp nhà quản trị xác định được giá trị hàng tồn kho chiếm tỷ trọng bao nhiêu
phần trăm trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. Từ đó, biết được mức độ doanh
- Hai là, để có đủ nguồn nguyên liệu đảm bảo quá trình sản xuất không bị gián
đoạn thì việc xác định khả năng cung ứng của nhà cung cấp là cần thiết.
- Ba là, quy trình đặt hàng phải có hệ thống cụ thể từ lúc lên kế hoạch nhu cầu
nghiệp đầu tư cho hàng tồn kho cao hay thấp, có phù hợp với tình hình sản xuất kinh
doanh hiện tại của doanh nghiệp hay không. Tỷ lệ này được thể hiện theo công thức
sau:
Tỷ lệ %
giá trị tài sản
dùng cho tồn kho
nguyên vật liệu cho đến lúc hàng hóa về nhập kho, phải xác định rõ thời gian và
phương thức vận chuyển.
Giá trị tài sản đầu tư
cho hàng tồn kho
=
Tổng giá trị tài sản
x 100
- Bốn là, đặc điểm và tính chất nguyên vật liệu ảnh hưởng rất nhiều đến công tác
quản trị hàng tồn kho. Nếu doanh nghiệp không nắm rõ thì không thể có biện pháp
quản lý hiệu quả, dễ làm nguyên vật liệu hư hỏng, giảm chất lượng trong quá trình lưu
trữ.
Ngoài ra, nguồn nhân lực là lực lượng không thể thiếu trong công tác quản trị
hàng tồn kho nên cần quan tâm đầu tư trong công tác tuyển dụng, đào tạo trình độ
chuyên môn.
1.4 CÁC CHỈ TIÊU LIÊN QUAN ĐẾN QUẢN TRỊ TỒN KHO
Chỉ tiêu này giúp doanh nghiệp có số liệu thực tế để so sánh giữa các kỳ kế
toán, từ đó biết được mức độ đầu tư hàng tồn kho thay đổi ra sao để doanh nghiệp có
cơ sở lập và so sánh tỷ trọng của từng loại hàng tồn kho giữa các kỳ để tìm hiểu sự
biến động bất thường của từng loại hàng tồn kho chi tiết sau khi loại trừ ảnh hưởng của
biến động giá.
1.4.2 Chỉ tiêu đánh giá trình độ quản trị hàng tồn kho
Để đánh giá công tác quản trị hàng tồn kho, ta sử dụng các chỉ tiêu sau:
Chi phí hàng năm
cho đặt hàng
1.4.1 Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu sản xuất và nhu cầu khách hàng
a)
b)
Tỷ lệ %
các đơn hàng
khả thi
= 100 -
Tỷ lệ %
các đơn vị
hàng khả thi
= 100 -
Số đơn hàng
không thực hiện được
Tổng số đơn hàng
trong năm
Số đơn vị hàng
Số đơn hàng
không thực hiện được
Tổng số đơn vị hàng
trong năm
x 100
Tổng nhu cầu
x
=
Số lượng đơn vị hàng
của mỗi đơn hàng
Chi phí thực hiện tồn kho =
ất cả những chi phí liên quan với việc dự trữ
hàng tồn kho
x 100
Số vòng quay của
hàng tồn kho
Chi phí cho mỗi
đơn hàng
Giá vốn của
hàng bán ra
=
Giá trị của
hàng tồn kho
23
24
Ý nghĩa: Số vòng quay hàng tồn kho phản ánh hàng tồn kho của doanh nghiệp
quản trị tồn kho. Hoạt động kiểm kê sẽ thực hiện kiểm soát các báo cáo về nguồn nhập
xoay được bao nhiêu lần trong 1 năm, tỷ số này càng cao chứng tỏ khả năng quản
và xuất hàng tồn kho đảm bảo việc lưu trữ tốt các báo cáo xuất nhập, thực hiện việc
trị hàng tồn kho của doanh nghiệp càng tốt.
hình thành và bảo quản các kho qua dữ liệu về hàng tồn kho.
Tỷ lệ hàng tồn kho
so với doanh thu
Giá trị của
hàng tồn kho
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
=
Doanh thu
Qua phần trình bày ở chương 1 phần nào đã hệ thống hóa được một số vấn đề lý
luận về công tác quản trị hàng tồn kho. Trong nội dung chính chương 1, tác giả đã nêu
Ý nghĩa: Tỷ lệ hàng tồn kho so với doanh thu của doanh nghiệp chứng minh
hiệu quả công tác quản trị hàng tồn kho, nó có ý nghĩa ngược lại với số vòng quay
của hàng tồn kho. Điều này có nghĩa là tỷ số này càng thấp chứng tỏ khả năng quản
1.4.3 Chỉ tiêu đánh giá mức độ chính xác báo cáo quản trị hàng tồn kho
= 100 -
tồn kho cùng với tầm quan trọng của chúng đối với doanh nghiệp sản xuất.
Cùng với các mô hình tồn kho, kỹ thuật phân tích ABC là cơ sở để doanh nghiệp
vận dụng làm nền tảng để phân loại hàng tồn kho một cách hợp lý và quản lý hàng tồn
trị hàng tồn kho của doanh nghiệp càng tốt.
Mức độ chính
xác của báo
cáo tồn kho
lên các khái niệm, chức năng của hàng tồn kho, các tiêu chí liên quan đến quản trị hàng
Số lượng các báo cáo
không chính xác
Số lượng các báo
cáo trong năm
kho một cách hiệu quả. Trên cơ sở đó, tác giả nêu lên thực trạng , phân tích những thực
trạng đã và đang xảy ra tại WAT ở chương 2.
x 100
Ý nghĩa: Chỉ tiêu này giúp doanh nghiệp đánh giá được trình độ của người lập
báo cáo. Đồng thời, cũng đánh giá được mức độ cung cấp thông tin trong doanh
nghiệp để có được báo cáo chính xác. Nếu thông tin được cung cấp không đầy đủ
hay chưa chính xác sẽ dẫn đến báo cáo thiếu độ tin cậy sẽ làm các nhà quản trị khó
khăn, thậm chí không thể đưa ra những quyết định đúng, thích hợp cho doanh
nghiệp.
Một chính sách tồn kho tốt cũng trở nên vô nghĩa nếu như nhà quản trị không thể
nắm được số lượng và từng chủng loại hàng tồn kho hiện có của doanh nghiệp. Do đó
sự chính xác trong ghi chép báo cáo là một yêu cầu quan trọng, nghiêm ngặt trong hệ
thống tồn kho. Thực hiện tốt yêu cầu này sẽ giúp nhà quản trị thoát khỏi tình trạng hiểu
biết chung chung mơ hồ về mọi loại hàng tồn kho.
Để đảm bảo mức độ chính xác của các báo cáo về tồn kho thì việc thực hiện công
việc kiểm kê là vô cùng quan trọng, là một tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả hoạt động
Đây chính là hướng đi giúp tác giả có cơ sở lý luận để đánh giá tổng quan về
công tác quản trị hàng tồn kho.
25
CHƯƠNG 2
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ
26
Karasuma-Dori, Shimogyo-Ku,Kyoto city, Japan. Watabe Wedding Corporation với chứ
năng chuyên sản xuất áo cưới, dịch vụ hôn lễ, album ảnh cưới.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
TỒN KHO NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH
WATABE WEDDING VIỆT NAM TỪ NĂM 2009-2011
2.1 GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH WATABE WEDDING VIỆT NAM
2.1.2.1 Chức năng
Công ty TNHH Watabe Wedding Việt Nam có chức năng sản xuất kinh doanh
các loại trang phục cưới với tinh thần Watabe “ Phụng sự - Sáng tạo- Cống hiến”
( Nguồn: Tinh thần Watabe )
2.1.1 Lịch sử hình thành
Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH WATABE WEDDING VIỆT NAM
Tên quốc tế: WATABE WEDDING VIETNAM CO., LTD
Giấy chứng nhận đầu tư số:
472043000567 do Ban quản lý
các khu công nghiệp tỉnh Đồng
Nai cấp ngày 9/7/2008, giấy
chứng nhận đầu tư này thay thế
giấy chứng nhận đầu tư số
422/GP-KCN–ĐN ngày 21 tháng
9 năm 2005 do ban quản lý các
khu công nghiệp tỉnh Đồng Nai
cấp
Vốn điều lệ: 7.650.000 USD
Địa chỉ: Lô 200, đường Amata, Khu công nghiệp Amata, Phường Long Bình, Thành
phố Biên Hòa, Tỉnh Đồng Nai,Việt Nam
Ngành nghề kinh doanh: Sản xuất áo cưới
Tổng diện tích mặt bằng sử dụng: 21,765.95 m
Điện thoại: 0613.936061
Công ty TNHH Watabe Wedding Việt Nam là Công ty chế xuất của Nhật Bản được
thành lập tại Việt Nam với thời gian hoạt động là 50 năm. Chủ sở hữu của Công ty là Công
ty Watabe Wedding Corporation, giấy phép thành lập số 130001019342, cấp ngày
3/10/1964 tại Nhật Bản. Trụ sở chính đặt tại 671 Nijohanjiki – Cho,Bukkoji – Agaru,
2.1.2.2 Nhiệm vụ
Đối với khách hàng:
+ Cung cấp sản phẩm chất lượng tốt, mẫu mã đẹp cho khách hàng, đúng thời
hạn.
+ Thường xuyên quan tâm đến khách hàng, thấm nhuần tinh thần phục vụ chu
đáo.
+ Luôn lắng nghe tiếng nói của khách hàng…, tiếp tục học hỏi về nghề nghiệp,
kinh tế, xã hội để nuôi dưỡng sự sáng tạo.
Đối với nhà nước: Công ty có trách nhiệm tuân thủ các quy định thông qua
việc thực hiện các Nghị định, thông tư, công văn hướng dẫn của các cơ quan quản lý
nhà nước Việt Nam như: Bộ tài chính, Bộ Thương mại, Bộ kế hoạch và đầu tư, Ngân
hàng nhà nước, Tổng cục thuế.
Đối với Tập đoàn Watabe Wedding: Nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh
doanh đem lại hiệu quả cao.
( Nguồn: Nhiệm vụ của Công ty TNHH Watabe Wedding Việt Nam)
2.1.2.3 Quyền hạn
Công ty có quyền chủ động tổ chức bộ máy quản lý theo đúng các quy định
luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.
Công ty có quyền xuất nhập khẩu trực tiếp các loại nguyên vật liệu, phụ tùng,
tài sản cố định, thành phẩm liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh theo các quy
định của nhà nước Việt Nam.
27
28
Công ty có quyền hưởng ưu đãi miễn giảm về thuế, đầu tư và các ưu đãi khác
theo Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.
Phó Giám Đốc: Là người được Giám Đốc ủy quyền điều hành quản lý Công ty khi
Giám đốc đi công tác. Phó Giám Đốc phụ trách tất cả các công việc liên quan đến hành
chính, nhân sự, kế toán, kinh doanh của Công ty. Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám
2.1.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức
Đốc về các chi phí phát sinh cũng như lời lỗ của Công ty trong từng thời kỳ.
Giám Đốc
Phòng hành chính nhân sự
- Thu hút và duy trì, ổn định nguồn nhân lực
Phó Giám Đốc
- Lập kế hoạch tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi cho nhân viên
- Phối hợp phòng kế toán chi trả lương, thưởng và các khoản thuế có liên quan.
- Là cầu nối giữa các bộ phận với nhau.
Phòng tài chính kế toán
Phòng
hành
chính
nhân
sự
Phòng
tài
chính
kế
toán
Phòng
thiết
kế và
kỹ
thuật
Phòng
sản
xuất
Phòng
Quản
lý sản
xuất
Là bộ phận điều hành, quản lý các hoạt động tài chính, thông tin của bộ phận kế
toán không những cần thiết cho bộ máy của Công ty mà còn giúp đối tác bên ngoài có
cơ sở nhận xét đánh giá một cách đầy đủ, toàn diện về Công ty.
- Ghi chép, tính toán, phản ánh số liệu, tình hình lưu chuyển và sử dụng tài sản,
nguồn vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Bộ
Phận
Thu
mua
Bộ
phận
xuất
nhập
khẩu
Bộ
phận
kho
Các
chuyền
sản
xuất
Bộ
phận
chất
lượng
- Kiểm tra, kiểm soát chi phí, kết quả sản xuất kinh doanh nhằm phát hiện và
ngăn ngừa kịp thời những hành vi lãng phí, vi phạm pháp luật. Báo cáo cho Ban giám
đốc có số liệu tổng thể để có tầm nhìn đúng hướng, đúng pháp luật.
Phòng kỹ thuật và thiết kế
Phòng kỹ thuật và thiết kế là một trong những bộ phận nồng cốt của Công ty,
(Nguồn: Phòng nhân sự của WAT )
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH Watabe Wedding Việt Nam
Cơ cấu tổ chức của Watabe Wedding Việt Nam gọn nhẹ, các phòng ban sẽ điều
hành chức năng và trực tiếp báo cáo cho Ban giám đốc như hình 2.1.
Giám đốc: Là người đứng đầu Công ty, chịu trách nhiệm về tất cả các hoạt động
của Công ty với Tập đoàn về việc tổ chức, điều hành mọi kế hoạch, kinh doanh sản
xuất của Công ty tại Việt Nam. Chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam về các số
đóng vai trò quan trọng xuyên suốt từ lúc chuẩn bị sản xuất đến lúc hoàn thành sản
phẩm như:
- Nghiên cứu kỹ thuật, bảo trì và lập dự án kỹ thuật
- Nghiên cứu thiết kế các mã sản phẩm mới phù hợp với thị hiếu của khách hàng
qua thông tin của phòng quản lý sản xuất.
Phòng quản lý sản xuất
Lập kế hoạch sản xuất theo yêu cầu của đơn hàng, chịu trách nhiệm kiểm tra,
liệu trên báo cáo tài chính, báo cáo thuế, các quyền và nghĩa vụ của nhà đầu tư nước
ngoài tại Việt Nam…
kiểm soát các báo cáo tồn kho, báo cáo bán hàng…, phân công công việc cho các bộ
phận.
29
+ Bộ phận mua hàng:
30
2.1.4 Đặc điểm và tình hình hoạt động của WAT từ năm 2009-2011
- Lập danh sách nhà cung cấp trình Ban giám đốc xét duyệt.
2.1.4.1 Nguồn nhân lực
- Tiến hành việc mua hàng đúng quy trình mua hàng.
Bảng 2.1: Cơ cấu nguồn nhân lực tại WAT năm 2011
- Hỗ trợ bộ phận sản xuất giải quyết các vấn đề liên quan đến chất lượng nguyên
Đơn vị tính: Người
vật liệu và tìm mua các nguyên vật liệu, phụ tùng thay thế khi công ty có nhu cầu.
DIỄN GIẢI
TỔNG
NAM
NỮ
Tổng số lao động
472
22
450
- Trình độ đại học
15
5
10
- Trình độ cao đẳng
22
4
18
- Trình độ trung cấp
49
3
46
- Trình độ phổ thông
383
10
373
- Kiểm tra đối chiếu công nợ với phòng kế toán theo định kỳ.
+ Bộ phận xuất nhập khẩu:
- Chịu trách nhiệm về chứng từ nhập khẩu nguyên vật liệu, chứng từ xuất bán sản
phẩm.
- Tìm kiếm những nhà vận chuyển uy tín, giá hợp lý.
- Lập báo cáo thanh lý hải quan.
+ Bộ phận kho:
- Theo dõi nhập nguyên vật liệu, thành phẩm.
- Khác
3
- Xuất nguyên vật liệu, thành phẩm khi có đề nghị của bộ phận sản xuất
- Lập báo cáo kho đúng hạn để bộ phận quản lý sản xuất lập kế hoạch mua hàng
0
3
(Nguồn: Phòng nhân sự của WAT )
Từ bảng 2.1, cho thấy tổng số lao động là 472 người, trong đó trình độ phổ thông
kịp thời
chiếm 82% và tỷ lệ lao động nữ chiếm đa số. Vì đặc thù ngành may nói chung và sự
Phòng sản xuất
phức tạp của sản phẩm áo cưới đòi hỏi sự khéo léo và tính kiên nhẫn. Do đó, lao động
- Sản xuất các sản phẩm theo yêu cầu của phòng kỹ thuật và thiết kế dựa trên tiêu
chuẩn về kỹ thuật và đúng mẫu mã thiết kế.
- Đảm bảo cung cấp sản phẩm đúng chất lượng, số lượng và thời gian quy định
+ Các chuyền sản xuất
nữ là lực lượng lao động chủ lực của Công ty.
2.1.4.2 Thị trường của WAT
Sản phẩm áo cưới của Công ty xuất khẩu 100% ra thị trường nước ngoài và thị
trường chủ yếu là Nhật, được thể hiện qua hình 2.1
- Trực tiếp sản xuất sản phẩm theo đơn hàng của phòng sản xuất.
Qua hình 2.1, thể hiện rõ sản phẩm của Công ty chủ yếu tiêu thụ tại Nhật, doanh thu
- Đảm bảo thực hiện đúng quy trình , những thao tác trong quá trình sản xuất
hàng năm chiếm khoảng 93% trên tổng doanh thu. Sản phẩm áo cưới của Watabe
+ Bộ phận chất lượng
Wedding Việt Nam hầu như được phân phối trên toàn nước Nhật. Tại Mỹ, sản phẩm
- Kiểm tra các thông số kỹ thuật sản phẩm trên các công đoạn sản xuất
tiêu thụ chiếm khoảng 4% tổng doanh thu chủ yếu ở đảo Haiwai, đây là đảo nổi tiếng
- Kiểm tra chất lượng nguyên liệu, bao bì, thành phẩm theo tiêu chuẩn đã được
là nơi tổ chức các sự kiện với điều kiện thiên nhiên tốt, phong cảnh tuyệt đẹp. 3% so
duyệt.
- Nghiên cứu mục tiêu chất lượng của Công ty để có kế hoạch cải tiến chất lượng
sản phẩm.
với tổng doanh thu còn lại được tiêu thụ các nước như: Pháp, Ý, Hồng kông, Đài
loan…..
31
32
Bảng 2.2: Cơ cấu tài sản cố định của WAT
Tỷ lệ tài sản
Tài sản cố định
Đơn vị tính
2009
Triệu đồng
- Nhà xưởng
%
- Máy móc thiết bị
%
2010
2011
87,862
88,039
93,241
58.78
58.66
55.39
41.22
41.34
44.61
( Nguồn: Phòng tài chính kế toán của WAT )
2.1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh của WAT từ năm 2009 – 2011
Tình hình doanh thu thể hiện qua hình 2.3:
Triệu đồng
( Nguồn: Phòng tài chính kế toán của WAT)
Hình 2.1: Thị trường phân phối sản phẩm áo cưới
2.1.4.3 Cơ sở vật chất
Sản phẩm áo cưới của Công ty là một sản phẩm mang lại niềm hạnh phúc không
nhỏ đối với khách hàng. Bởi vì, áo cưới là sản phẩm mà ai cũng phải khoác lên người
trong thời khắc quan trọng cả đời của mình. Chính vì thấu hiểu được nguyện vọng của
khách hàng nên Công ty đã đầu tư các thiết bị máy móc cũng như môi trường làm việc
để người lao động thoải mái sáng tạo, nâng niu từng công đoạn nhỏ nhất để hoàn thành
sản phẩm mang tâm huyết và cả tấm lòng của người tạo ra nó. Đồng thời, mang lại
niềm hạnh phúc đến cho người sử dụng nó. Để làm được điều đó, thời gian qua Công
ty đã chú trọng quan tâm đến việc đầu tư cơ sở vật chất được thể hiện qua bảng 2.2
Từ số liệu bảng 2.2, cho thấy Công ty đang thực hiện khấu hao nhà xưởng, máy móc
thiết bị hàng năm theo phương pháp đường thẳng. Giá trị nhà xưởng giảm do Công ty
không xây mới, giá trị máy móc thiết bị tăng đều qua các năm. Công ty đã đầu tư mua
mới một số máy móc thiết bị để đáp ứng nhu cầu sản xuất kịp thời.
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán của WAT)
Hình 2.3: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh từ năm 2009 - 2011
Qua hình 2.3, doanh thu và lợi nhuận sau thuế Công ty biến động đáng kể. Doanh thu
mỗi năm đều tăng nhưng lợi nhuận sau thuế năm 2010 giảm 57 % so với năm 2009 và
năm 2011 tăng gần 150% so với năm 2010. Điều này cho thấy công tác quản trị của
Công ty chưa hiệu quả. Bởi vì, mỗi sản phẩm của Công ty được tạo thành từ rất nhiều
loại nguyên vật liệu khác nhau và chi phí nguyên vật liệu chiếm hơn 85% giá thành sản
phẩm trong khi đó lượng tồn kho nguyên vật liệu quá nhiều trong thời gian dài làm cho
chi phí bảo quản tăng, chất lượng nguyên vật liệu giảm dẫn đến nguyên vật liệu tiêu
hao nhiều trong quá trình sản xuất.
33
34
Quan điểm cơ bản của cải thiện chi phí là câu hỏi “ Tại sao cải thiện chi phí lại hiệu
Qua bảng 2.3, sản lượng của mùa cao điểm chiếm từ 24% đến 31% tổng sản
quả hơn việc tăng doanh thu?”. Việc cải thiện chi phí chỉ phụ thuộc vào khả năng quản
lượng của cả năm. Sản lượng áo cưới bán hàng năm trong mùa cưới có chiều hướng
lý và kiểm soát chi phí trong nội bộ mà không liên quan đến việc cạnh tranh với các
tăng lên, cụ thể là năm 2009 tổng sản lượng xuất bán 15,551 cái, năm 2010 tổng sản
đối thủ khác hay sức mua của khách hàng.
lượng xuất bán 17,558 cái và năm 2011 tổng sản lượng xuất bán 17,663 cái. Vì vậy,
Công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu cũng thuộc khả năng quản lý và kiểm
vấn đề quản trị tồn kho nguyên vật liệu cũng cần chú ý tính chất thời điểm tiêu thụ sản
soát nội bộ. Nếu Công ty làm tốt việc này thì hiệu quả kinh doanh tăng đáng kể so với
phẩm của năm để có kế hoạch mua và dự trữ nguyên vật liệu chính xác, hợp lý để hạn
việc tìm kiếm khách hàng để tăng doanh thu hay cạnh tranh với các đối thủ cùng
chế lượng nguyên vật liệu tồn kho nhưng vẫn đáp ứng được nhu cầu sản xuất.
2.2.2 Khả năng cung ứng của nhà cung cấp
ngành.
2.2 CÁC YẾU TỐ TÁC ĐỘNG ĐẾN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ TỒN KHO
95% nguồn nguyên vật liệu dùng để sản xuất là nhập khẩu từ các nước Nhật,
NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH WATABE WEDDING VIỆT NAM
Trung quốc, Ý…. Đây là các nhà cung cấp lâu năm của Công ty và rất có uy tín nên
TỪ NĂM 2009-2011
việc thiếu hụt nguyên vật liệu trong quá trình cung cấp rất hiếm xảy ra. Tuy nhiên, vẫn
2.2.1 Nhu cầu thị trường
còn phát sinh một số ít nguyên vật liệu khan hiếm, lượng đặt hàng không đáng kể do
Sản phẩm của Công ty hiện được xuất khẩu 100% ra nước ngoài, thị trường
yêu cầu của một số khách hàng khó tính. Ví dụ một số khách hàng là người Nhật muốn
chính là Nhật bản. Theo văn hóa người nhật, mùa xuân và mùa hè là thời điểm tập
sở hữu riêng mình một sản phẩm áo cưới có tính đặc thù riêng, chất liệu sản phẩm độc
trung phần lớn các lễ hội của nước Nhật. Vì thế, các cặp đôi cùng nhau tổ chức ngày
quyền…. Số lượng nguyên vật liệu nhập kho và tồn kho, điển hình tháng 12 năm 2011
trọng đại của đời mình. Mùa xuân là quý 1 và mùa hè là quý 3 của năm nên lượng sản
được tác giả thống kê, trình bày ở phụ lục số 1.
phẩm của Công ty tăng nhiều so với quý 2 và quý 4. Từ đó, nhu cầu nguyên vật liệu
Để đáp ứng tất cả nhu cầu của khách hàng, công ty đã chấp nhận những điều kiện
cho sản xuất cũng tăng cao. Số lượng sản phẩm chính xuất bán đáp ứng nhu cầu của
khắt khe của nhà cung cấp để mua được những loại nguyên vật liệu cần thiết đáp ứng
khách hàng qua 3 năm 2009, 2010 2011 được thống kê qua bảng 2.3
cho đơn hàng mặc dù lượng nguyên vật liệu nhập khẩu tồn kho tới 90% trên tổng
nguyên vật liệu tại kho. Công ty phải chấp nhận những điều kiện khắt khe như:
Bảng 2.3: Sản lượng xuất bán áo cưới từ năm 2009- 2011
Đơn vị tính: Cái
Sản lượng
2009
2010
2011
-
Giá nguyên vật liệu cao do mua với số lượng ít.
-
Tồn kho do nguyên vật liệu không sử dụng đại trà cho các mã sản phẩm khác
-
Chi phí nhập khẩu cao do vận chuyển nguyên vật liệu bằng máy bay
Quý 1
3,738
4,384
4,935
Trước tình hình đó, bộ phận thu mua cũng đã chủ động tìm kiếm nguồn cung cấp
Quý 2
3,546
3,861
3,536
khác như các Công ty dệt may trong nước. Nhưng do yêu cầu về nguyên vật liệu của
Quý 3
4,755
5,443
5,317
Quý 4
3,512
3,870
3,875
Tổng cộng
15,551
17,558
17,663
(Nguồn: Bộ phận xuất nhập khẩu của WAT)
Công ty đòi hỏi quá cao, các doanh nghiệp nội địa không đáp ứng được:
-
Chất lượng, mẫu mã, màu sắc, quy cách…
-
Thời gian giao hàng
-
Phương thức thanh toán
35
-
Các điều kiện khác như: quy cách đóng gói, điều kiện bảo quản…..
Điển hình, tháng 3 năm 2011, Công ty gặp phải trường hợp mua nguyên vật liệu
lưới của doanh nghiệp trong nước. Theo yêu cầu của nhà cung cấp, Công ty phải thanh
toán trước 30% giá trị hợp đồng, nhà cung cấp mới tiến hàng sản xuất mẫu và gởi cho
Công ty duyệt mẫu. Nếu nhà cung cấp không sản xuất được nguyên liệu theo thỏa
thuận hợp đồng và có trách nhiệm hoàn lại 30% giá trị hợp đồng cho Công ty trong
vòng 30 ngày. Nhưng nhà cung cấp đã hứa nhiều lần và đến đầu năm 2012 mới hoàn
36
Nhận đơn hàng
Trưởng phòng sản xuất chịu trách nhiệm lập kế hoạch sản xuất
Lập kế hoạch sản xuất
xá
Bộ phận kho cung cấp
Báo cáo hàng tồn kho
lại tiền đặt cọc cho Công ty sau nhiều lần Công ty gởi thông báo nhắc nhở.
Điều này, đã làm cho Ban giám đốc phải suy nghĩ, cân nhắc khi ký duyệt mua
nguyên vật liệu của các doanh nghiệp Việt Nam, làm cho bộ phận thu mua khó khăn
trong việc tìm kiếm, mua nguồn nguyên vật liệu nội địa.
2.2.3 Hệ thống và chu kỳ vận chuyển
Do các nhà cung cấp nguyên vật liệu cho Công ty lâu năm, có uy tín nên phương
pháp đặt hàng và chu kỳ vận chuyển, cũng như giao dịch thỏa thuận mua bán tương đối
đơn giản. Cơ bản là trên tinh thần hợp tác tin tưởng lẫn nhau nhưng đôi khi cũng xảy ra
vấn đề về chất lượng, tốn nhiều thời gian để xác nhận và giải quyết. Tất cả thông tin,
giao dịch liên quan đến việc mua hàng với nhà cung cấp đều thực hiện qua email, điện
thoại và fax.
Ở đây, tác giả chỉ đề cập đến việc mua nguyên vật liệu từ nước ngoài mà không
nói đến quy trình mua nguyên vật liệu trong nước. Bởi vì, nguyên vật liệu phục vụ cho
Bộ phận thu mua dựa trên định mức sản phẩm và số liệu báo cáo kho
Xác định nhu cầu nguyên vật liệu
Xem xét khả năng cung ứng, chất lượng, giá cả nhà cung cấp
Xác định nhà cung cấp
Đàm phán yêu cầu đặt hàng với nhà cung cấp
Kế hoạch đặt hàng
Trưởng bộ phận thu mua kiểm tra
Trình duyệt
Trưởng bộ phận thu mua và Ban giám đốc ký duyệt
quá trình sản xuất chiếm hơn 95% là nguyên liệu nhập khẩu.
Quy trình mua nguyên vật liệu của Công ty thể hiện qua hình 2.4
Gởi đơn hàng đến nhà cung cấp
(Nguồn: Bộ phận thu mua của WAT )
Hình 2.4: Quy trình mua nguyên vật liệu
Qua hình 2.4, cho thấy quy trình đặt hàng hiện nay của WAT đơn giản thông tin
đi từ trên xuống, chưa chặt chẽ từ Trưởng phòng quản lý sản xuất, Bộ phận thu mua,
Bộ phận kho trong quá trình kiểm tra, đối chiếu thông tin. Từ đó, phát sinh nhiều
trường hợp làm ảnh hưởng rất nhiều đến công tác quản trị hàng tồn kho như:
37
-
Thừa nguyên vật liệu, làm ứ đọng tồn kho ảnh hưởng đến vốn lưu động của
2.3 PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ TỒN KHO
NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH WATABE WEDDING VIỆT NAM
WAT.
-
38
Thiếu nguyên vật liệu, đình trệ quá trình sản xuất, gây lãng phí các nguồn lực
như: chi phí nhân công do không có nguyên vật liệu để sản xuất, chi phí giao hàng do
TỪ NĂM 2009-2011
2.3.1 Cơ cấu tổ chức quản trị tồn kho
phải xuất hàng bằng đường hàng không để đảm bảo thời hạn giao hàng.
-
Phòng quản lý sản xuất
Chất lượng nguyên vật liệu không đảm bảo.
Theo thông tin của đơn đặt hàng, nhà cung cấp lập hợp đồng, hóa đơn thương
mại, bảng kê chi tiết hàng hóa gửi lại cho bộ phận thu mua. Trường hợp Công ty chấp
nhận giá cả, điều kiện giao hàng, cảng nhận hàng….. thì ký vào hợp đồng và gửi lại
cho nhà cung cấp. Đồng thời bộ phận thu mua chuyển toàn bộ chứng từ có liên quan
Bộ phận xuất nhập
khẩu
Bộ phận
thu mua
Bộ phận kho
đến lô hàng cho bộ phận xuất nhập khẩu. Căn cứ vào thông tin trong bộ chứng từ, bộ
phận xuất nhập tiến hành làm các thủ tục có liên quan đến lô hàng. Khi hàng về tới
Kho
Nguyên
vật liệu
chính
cảng, chuyển hàng về Công ty qua các đơn vị vận chuyển dịch vụ và giao cho bộ phận
kho.
2.2.4 Đặc điểm, tính chất của nguyên vật liệu
Kho
Nguyên
vật liệu
phụ
Kho
Bao bì
Kho
Công
cụ và
phụ
tùng
Kho
Thàn
phẩm
Mỗi loại nguyên vật đều có đặc điểm riêng biệt như quy cách, kích cỡ, màu sắc,
(Nguồn: Phòng nhân sự của WAT)
điều kiện bảo quản cũng khác nhau….Nguyên vật liệu ngành may không giống ngành
thực phẩm hay ngành dược có hạn sử dụng, điều kiện bảo quản khắc nghiệt. Tuy nhiên,
do số lượng, chủng loại nguyên vật liệu quá nhiều nên cần phải có phương thức để
nhận biết chúng để tránh cấp phát nhầm lẫn ảnh hưởng đến quá trình sản xuất.
Về tính chất nguyên vật liệu, có loại rất dễ bị móc xước như vải silk, có loại dễ
bị ố vàng do sản phẩm áo cưới của Công ty chủ yếu là màu trắng nên chỉ cần sơ ý
trong việc bảo quản sẽ gây biến màu…. Do vậy mặc dù không có hạn chế về thời gian
sử dụng nhưng do nhiệt độ thường xuyên thay đổi nên việc ảnh hưởng đến chất lượng
nguyên vật liệu là điều không tránh khỏi.
Đây chính là điều mà WAT nên quan tâm vì nguyên vật liệu của WAT quá đa
dạng trong khi người quản lý chúng là những nhân viên không có trình độ chuyên môn
hay nhiều kinh nghiệm.
Hình 2.5: Cơ cấu tổ chức quản lý hàng tồn kho
Phòng quản lý sản xuất: chịu trách nhiệm chính trong công tác quản trị tồn kho
nguyên vật liệu, đứng đầu là Trưởng phòng. Trưởng phòng quản lý sản xuất có trách
nhiệm kiểm tra mức độ chính xác của báo cáo tồn kho, xác định lượng nguyên vật liệu
tồn kho và đảm bảo đủ nguồn nguyên liệu cung ứng cho quá trình sản xuất.
Bộ phận kho:
- Theo dõi nhập nguyên vật liệu, thành phẩm.
- Xuất nguyên vật liệu, thành phẩm khi có đề nghị của bộ phận sản xuất
- Lập báo cáo kho đúng hạn để Trưởng phòng quản lý sản xuất chỉ đạo lập kế
hoạch mua hàng kịp thời.
Nguồn nhân lực là yếu tố đầu tiên mà Công ty cần phải có để chuẩn bị cho các
chiến lược nhân sự thích nghi với nhu cầu của các bộ phận để giúp Công ty phát triển
39
mạnh trong tương lai. Tình hình biến động nhân sự của bộ phận kho được thể hiện qua
40
2.3.2 Phân tích tình hình xác lập và kiểm soát các mức tồn kho
bảng phụ lục số 2, cho thấy tình hình nhân sự tại bộ phận kho là lực lượng lao động trẻ,
2.3.2.1 Xác định thời gian đặt hàng lại (ROP)
tuổi đời dao động từ 22 đến 31 tuổi với trình độ còn thấp chỉ một nhân viên có trình độ
Điểm đặt hàng lại (ROP): là lượng tồn kho tối thiểu cần thiết ở điểm đặt hàng,
trung cấp. Số lượng nhân viên của bộ phận kho nghỉ việc so với tổng số lượng cán bộ
ROP được xác định trong trường hợp Công ty mua hàng nhưng không được hàng ngay,
công nhân viên tại kho bộ phận kho năm 2011 rất cao cụ thể là 53,33%. Điều này đã
nghĩa là thời điểm đặt hàng không trùng với thời điểm nhận hàng.
ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng, đào tạo làm gia tăng chi phí tuyển dụng và đào tạo
Hiện tại, Công ty không quan tâm đến chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ. Điều
cho Công ty trong năm vừa qua. Tỷ lệ tuyển mới cũng ở mức cao từ 46,67%, làm khó
mà Công ty đặc biệt quan tâm chính là uy tín đối với khách hàng. Khi đã nhận đơn
khăn trong công tác tuyển dụng của Phòng nhân sự.
hàng của khách hàng dù đơn hàng có gấp hay không gấp thì Công ty vẫn phải đảm bảo:
Nhận xét: Hiện tại, công tác quản trị hàng tồn kho tại bộ phận kho với lực
lượng lao động trẻ, năng động trong công việc, nắm bắt công việc nhanh. Tuy nhiên,
- Thời hạn giao hàng
- Chất lượng sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng.
chính do tuổi đời còn trẻ nên chưa có ý thức trách nhiệm cao, kinh nghiệm làm việc
Trên quan điểm đó, phòng quản lý sản xuất lập kế hoạch nhu cầu sử dụng cho
còn yếu chưa thể xử lý khi phát sinh sự cố trong công việc, thường xuyên phát sinh vấn
tất cả loại nguyên vật liệu hàng năm chỉ dựa duy nhất dự toán tiêu thụ sản phẩm được
đề như:
cung cấp bởi Ban giám đốc.
-
Nhầm lẫn trong việc cấp phát nguyên vật liệu
Tuy nhiên, sản lượng thực tế so với kế hoạch có sự khác biệt tương đối nhiều,
-
Số liệu báo cáo không chính xác
vì thế số lượng nguyên vật liệu tồn kho nhiều hơn so với nhu cầu sản xuất, bên cạnh đó
-
Nhân sự kho thường xuyên thay đổi do nhân viên nghỉ việc
cũng có một số nguyên vật liệu bị thiếu hụt gây khó khăn cho sản xuất, không đảm bảo
Trên lý thuyết có nhiều kỹ thuật hay mô hình tồn kho được áp dụng thực tế tại các
đúng thời hạn giao hàng. Đồng thời với những loại nguyên vật liệu thiếu, giải pháp tạm
doanh nghiệp với hiệu quả mang lại rất nhiều. Nhưng hiện tại Công ty chưa tiếp cận
thời Công ty là thay thế một loại nguyên vật liệu tương ứng làm cho chất lượng, hiệu
được các mô hình tồn kho để vận dụng trong công tác quản trị hàng tồn kho của mình.
ứng sản phẩm không đúng yêu cầu của khách hàng. Điều đó, đã làm cho khách hàng
Do vậy, một số hạn chế phát sinh từ quyết định chủ quan theo cảm tính cá nhân của
không hài lòng. Chính do ý kiến chủ quan từ một phía như Ban giám đốc cung cấp
nhà quản trị như sau:
thông tin về sản lượng tiêu thụ sản phẩm theo kinh nghiệm và theo mùa tiêu thụ, mặt
- Tăng lượng nguyên vật liệu tồn kho.
khác cũng không thể lường trước được điều kiện khách quan như thiên tai, sóng thần
- Lãng phí lượng nguyên vật liệu dư thừa do đặc thù thiết kế của sản phẩm, không
…. làm ảnh hưởng rất lớn đến lượng sản phẩm tiêu thụ, dẫn đến lượng nguyên vật liệu
sử dụng cho sản phẩm khác được.
- Tăng chi phí bảo quản, làm hạn chế mặt bằng kho chứa nguyên vật liệu.
Vì thế, các bộ phận thu mua, xuất nhập khẩu, bộ phận kho thuộc phòng quản lý
sản xuất càng phải hiểu rõ trách nhiệm của mình hơn để phối hợp và hỗ trợ kịp thời với
các bộ phận trong cùng phòng.
tồn kho quá lớn ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn, chi phí đặt hàng, chi phí tồn trữ
tăng ….
Tỷ lệ sản lượng tiêu thụ thực tế so với kế hoạch được thể hiện qua bảng 2.4 :
41
42
Bảng 2.4: Sản lượng thực hiện từ năm 2009- 2011
2.3.2.2 Kiểm soát mức tồn kho
Đơn vị tính: cái
Sản
lượng
2009
Kế
hoạch
Thực
tế
Quý 1
3,915
3,738
Quý 2
3,673
Quý 3
Quý 4
Tổng
cộng
2010
Kế
hoạch
Thực
tế
95%
4,652
4,384
3,546
97%
4,023
4,897
4,755
97%
3,845
3,512
91%
16,330 15,551
Tỷ lệ
(%)
2011
Tỷ lệ
(%)
Giá trị nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất chiếm hơn 95% là
nhập khẩu. Việc mua nguyên vật liệu nội địa chủ yếu là bao bì, đóng gói sản phẩm nên
Kế
hoạch
Thực
tế
Tỷ lệ
(%)
94%
5,015
4,935
98%
3,861
96%
4,095
3,536
86%
5,752
5,443
95%
5,165
5,317
103%
4,135
3,870
94%
3,860
3,875
100%
95% 18,562 17,558
95% 18,135 17,663
97%
( Nguồn: Báo cáo nội bộ phòng tài chính kế toán của WAT)
mức độ kiểm soát nó rất chặt chẽ cùng với việc đặt hàng và thời gian nhận hàng nhanh
chóng bởi nguồn cung ứng luôn có sẵn. Công tác kiểm soát mức tồn kho, chủ yếu là
quan tâm đến lượng nguyên vật liệu mà không quan tâm đến giá trị nhập khẩu. Hiện
nay, nguyên vật liệu nhập khẩu của Công ty được cung ứng bởi 33 nhà cung cấp ở các
nước như Nhật, Trung Quốc, Ý,…. Tác giả xin trình bày số liệu điển hình giá trị nhập
kho của 10 nhà cung cấp có giá trị nhập kho hàng tháng lớn nhất qua bảng 2.5:
Bảng 2.5: Giá trị nguyên vật liệu nhập kho điển hình năm 2011
Tên nhà cung cấp
STT
Xuất xứ
Loại NVL nhập kho
Trị giá
(USD)
1
DAIWA TRADING CO., LTD
Nhật
Vải, von, ren …
71,305.68
Qua số liệu bảng 2.4, sản lượng thực tế tiêu thụ luôn thấp hơn sản lượng kế hoạch
2
OOTOMI SYOUJI CO. LTD
Nhật
Vải, von, chỉ….
15,480.59
đặt ra. Cụ thể, quý 2 năm 2011, sản lượng thực tế chỉ đạt được 86% so với kế hoạch.
3
GSI CREOS CORPORATION
Nhật
Vải
10,322.30
Điều này, cho thấy lượng tồn kho nguyên vật liệu trong quý tăng rất nhiều do lượng
4
MIYASHITA ORIMONO CO., LTD
Nhật
Lưới
9,362.90
SHANGHAI SUININ IM & EX TRADE
Trung
Ren, cườm, trân châu,
CO.,LTD
quốc
kim sa, các loại khác…
nguyên vật liệu dự trữ để đáp ứng nhu cầu sản xuất không sử dụng hết.
Nhận xét: Thời gian xác định mua nguyên vật liệu của Công ty hiện tại chỉ dựa
5
6
SHE WE CLOTH ENTERPRISE CO.,LTD
7
SHANGHAI NLO IMPORT CO.LTD
8
SUN - FLOWER LACE (H.K) CO., LTD
9
TYPMODE ENTERPRISE CORP
10
SWAROVKI
vào mùa vụ, kinh nghiệm và ước tính dựa theo số liệu quá khứ của Ban giám đốc đã
đem lại cho Công ty một số lợi ích nhất định. Tuy nhiên, vẫn còn một số tồn tại cần
phải có biện pháp cải thiện nhằm góp phần hoàn thiện hơn công tác quản trị tồn kho
nguyên vật liệu của Công ty như sau:
Lợi ích: Đảm bảo được không thiếu hụt nguyên vật liệu trong quá trình
sản xuất, kịp tiến độ giao hàng, giữ được uy tín với khách hàng.
Tồn tại:
- Lượng nguyên vật liệu tồn kho tăng, khó kiểm soát nên cần nhiều nguồn lực
để quản lý.
Trung
quốc
Lưới các loại
Trung
Ren, cườm, trân châu,
quốc
kim sa, các loại khác…
Trung
quốc
Trung
quốc
Ý
56,147.86
12,319.76
11,815.01
Các loại hoa
9,287.15
Lưới các loại
9,649.31
Saphire, đá các loại
10,490.35
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán của WAT)
Qua số liệu bảng 2.5, giá trị nguyên vật liệu nhập kho hàng tháng của 10 nhà
cung cấp chiếm khoảng 79% giá trị nhập kho hàng tháng của 33 nhà cung cấp. Việc
- Dễ hư hỏng, chất lượng nguyên vật liệu giảm do thời gian lưu kho dài
kiểm soát tồn kho phải gắn liền với hai đại lượng “Số lượng và giá trị” để có cơ sở so
- Vốn lưu động bị thiếu hụt, phát sinh chi phí lãi do vay tiền để thanh toán cho
sánh, đánh giá về việc giá trị nhập khẩu và giá trị sử dụng thực tế hàng tháng thể hiện
nhà cung cấp.
qua hình 2.6:
43
44
Triệu đồng
tồn kho dưới dạng bán thành phẩm), Công ty nên xem xét, cân nhắc để tồn trữ nguyên
vật liệu với giá trị hợp lý nhất có thể để tránh tồn đọng vốn.
Nhận xét: Tình hình kiểm soát mức tồn kho tại Công ty thực hiện định kỳ hàng
tháng qua công tác kiểm kê. Tuy nhiên, kết quả kiểm kê vẫn còn nhiều sai sót số lượng
thực tế so với số lượng trên sổ sách kế toán. Hiện tại, bộ phận kho chỉ kiểm soát được
số lượng, không biết được giá trị hàng tồn kho là bao nhiêu và loại nguyên vật liệu nào
có giá trị cao do thông tin của các bộ phận được biết còn hạn chế bởi quy định nội bộ
Công ty. Trước tình hình đó, để việc kiểm soát mức tồn kho được hiệu quả, Ban giám
đốc cần đầu tư thêm về công tác đào tạo trình độ chuyên môn quản lý cho nhân viên.
Đồng thời, việc thông tin lập báo cáo tồn kho, cần có cả số lượng lẫn giá trị từng loại
nguyên vật liệu để mọi người nắm rỏ thông tin để có những đề xuất kiến nghị phương
án thực hiện việc kiểm soát mức tồn kho được tốt hơn.
2.3.2.3 Khối lượng đặt hàng
Để đảm bảo số lượng nguyên vật liệu tồn kho đủ, kịp thời phục vụ cho quá
trình sản xuất liên tục, đáp ứng kịp thời các đơn hàng của khách hàng yêu cầu. Đồng
thời đảm bảo chỉ tiêu của phòng quản lý sản xuất là một loại nguyên vật liệu được phép
(Nguồn: Bộ phận thu mua của WAT )
Hình 2.6: Giá trị nguyên vật liệu trong năm 2011
Qua hình 2.6, cho thấy rằng tuy giá trị nguyên vật liệu tồn rất lớn, nhưng thực
tế Công ty vẫn phải nhập nguyên vật liệu do lượng tồn kho không đáp ứng được chủng
loại nguyên vật liệu theo yêu cầu của đơn hàng. Trong khi đó lượng giá trị nhập kho và
giá trị sử dụng hàng tháng không có sự chênh lệch đáng kể. Do tính đặc thù của sản
phẩm áo cưới khá riêng biệt nên không thể tìm ra điểm cân bằng của hai giá trị này để
lập kế hoạch mua hàng tốt nếu như hiện tại nhân viên bộ phận kho có trình độ thấp, ít
kinh nghiệm không kiểm soát được báo cáo tồn kho. Giá trị nguyên vật liệu tồn kho
của Công ty luôn ở mức cao, vào thời điểm thấp nhất giá trị nguyên vật liệu cũng đã
chiếm gần 35 tỷ đồng.
So với với doanh thu bán hàng của Công ty vào mùa cưới cao nhất cũng chỉ là
khoảng 17 tỷ đồng ( chỉ bằng ½ giá trị nguyên vật liệu tồn kho chưa kể nguyên vật liệu
tồn kho đáp ứng nhu cầu sản xuất với mức thấp nhất là 3 tháng. Ví dụ, để sản xuất
được sản phẩm áo cưới Premio-5/F cần rất nhiều loại nguyên vật liệu, trong đó cần có
6,8 mét vải WD2750K cho một sản phẩm. Nếu trong tháng sản xuất 170 áo thì cần
phải có tối thiểu là 1,156 mét vải và số lượng vải tồn kho tối thiểu là 3,468 mét mới đủ
đáp ứng nhu cầu sản xuất trong 3 tháng. [ phụ lục 3]
Bộ phận thu mua tính toán vòng quay của từng loại nguyên vật liệu để làm cơ
sở mua nguyên vật liệu hàng tháng theo các bước sau đây:
- Lấy lượng nguyên vật liệu thực tế sử dụng của 12 tháng để tính được trung bình
của một tháng sử dụng.
- Xác định lượng nguyên vật liệu đáp ứng nhu cầu sản xuất trong thời gian bao
lâu:
Thời gian lượng
nguyên vật liệu đủ
cung cấp cho sản
xuất
Lượng nguyên vật liệu
tồn kho cuối tháng
=
Bình quân nguyên vật
liệu sử dụng mỗi tháng
45
46
Để có số liệu làm căn cứ mua nguyên vật liệu cho tháng 4 năm 2012. Tác giả,
hạn chế vì lượng nguyên vật liệu này tồn kho quá lâu nhưng không tìm hướng xử lý nó.
lấy một số loại nguyên vật liệu chính điển hình trong quá trình sản xuất sản phẩm để
Nguyên nhân là do quy định về kích cỡ, tiêu chuẩn đóng gói ví dụ như vải một cây là
chứng minh cách tính toán thể hiện qua bảng 2.6.
bao nhiêu mét. Đây cũng chính là tiêu chuẩn phân loại chất lượng nguyên vật liệu
thuộc loại A hay B. Mặc dù, có loại nguyên vật liệu chỉ cần sử dụng một lần cho một
Bảng 2.6: Thời gian sử dụng của nguyên vật liệu
STT
1
2
3
Mã NVL
Tên nguyên vật liệu
Nước
sản
xuất
Số lượng
bình
Đơn
quân sử
vị
dụng
(tháng)
Tồn kho
cuối
tháng
12/2011
Thời
gian
sử
dụng
(tháng)
đơn hàng với số lượng rất ít, nhưng Công ty cũng phải mua một cây hay một số lượng
nhà cung cấp quy định tối thiểu xuất bán. Vì thế, có rất nhiều nguyên vật liệu tồn kho
đã lâu ít sử dụng mà chưa có giải pháp để giải quyết lượng ứ đọng này, do số lượng
nguyên vật liệu của Công ty có tới 1.382 loại. [ Phụ lục 3]
.
CL0000001
VAI WD2250HC (WH)
(WD2750K)
CHINA M
469.19
2,857.50
6.09
Đặc điểm đặc thù của sản phẩm áo cưới: nguyên vật liệu cho mỗi mã sản phẩm
CL0000002
VAI WD2750K (K1/OF)
CHINA M
4,634.03
12,108.80
2.61
CL0000042
M
đều có tính chất riêng biệt, phải phối hợp theo đúng thiết kế ban đầu mới tạo được hiệu
1,126.77
2,556.50
2.27
M
JAPAN M
JAPAN M
JAPAN M
386.29
3,039.50
7.87
4.83
1,011.00
209.17
645.92
2,221.00
3.44
3.83
226.00
58.96
4
5
6
7
CL0000043
LUOI 1820 (OF)
JAPAN
LUOI 7101 = 1017 (IV =
213#)
JAPAN
CL0000102
VON 5590 (OF)
CL0001548
VON 5048A (3#)
CL0001549
8
9
10
CL0002054
VON 3004 (WH)
REN 300462 (OF) (ESS187, 189)
JAPAN
VN5907483 REN 66447 IV
VN5907572 VON 2910
M
213.00
724.00
3.40
CHINA M
2.26
59.20
26.24
JAPAN M
286.21
967.50
3.38
(Nguồn: Bộ phận thu mua của WAT)
Theo kết quả bảng 2.6 thì thời gian của mỗi loại nguyên vật liệu có thể sử dụng
khác nhau. Bộ phận thu mua mới tiến hành thống kê lại xem những loại nguyên vật
liệu cần phải đặt hàng ngay như: mã CL0000002 với chỉ số vòng quay 2.61 và mã
CL0000042 với chỉ số vòng quay 2.27. Điều này có nghĩa là 2 loại nguyên vật liệu này
dưới mức dự trữ tồn kho cho phép ( là đáp ứng nhu cầu sản xuất trong 3 tháng) nhưng
có những loại không đáp ứng đủ cho đơn hàng trong một tháng. Vì nhà cung cấp
nguyên vật liệu là nước ngoài nên bộ phận thu mua phải cân nhắc thêm hình thức vận
chuyển mới đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất.
Tuy nhiên, vẫn có một số nguyên vật liệu lượng sử dụng trong tháng rất ít trong
khi đó lượng tồn kho quá nhiều điển hình như mã CL0000102 với số vòng quay là 209.
Điều đó, có nghĩa loại nguyên vật liệu sử dụng quá ít mà lượng tồn kho lại quá nhiều.
Qua đó thể hiện công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu của Công ty vẫn còn một số
ứng của sản phẩm, nét đặc trưng riêng của nó. Không thể, thay thế nguyên vật liệu của
sản phẩm A cho sản phẩm B được vì mỗi áo cưới thành phẩm được kết hợp rất nhiều
loại nguyên vật liệu khác nhau được thể hiện trên bảng định mức sản phẩm.[ Phụ lục
4A]
Bên cạnh đó, để hoàn thành một sản phẩm cần rất nhiều thời gian nên việc kiểm
soát được chất lượng nguyên vật liệu hạn chế rất nhiều chi phí phát sinh trong thời gian
hoàn thành sản phẩm.[Phụ lục 4B]
Nhận xét: Với những thông tin có thể thấy Công ty đã đạt được một số thành
công nhất định như: tính toán được thời gian cần thiết đặt hàng đảm bảo đáp ứng quá
trình sản xuất. Tuy nhiên, với dữ liệu để mua nguyên vật liệu hiện nay chỉ theo ước
tính và kinh nghiệm của Ban Giám đốc nên còn vẫn còn một số hạn chế:
- Khó kiểm soát thông tin do không theo mô hình đặt hàng nào cả.
- Không thể tính toán chính xác được tất cả chi phí khi phát sinh rủi ro
- Lãng phí thời gian khi không có số liệu cụ thể khi cần xác định giá trị cho một lần
đặt hàng.
2.3.2.4 Dự trữ bảo hiểm
Việc kiểm soát lượng nguyên vật liệu tồn kho tối ưu thì việc xây dựng định
mức dự trữ bảo hiểm hợp lý sẽ giúp Công ty tiết kiệm được chi phí mà vẫn đáp ứng
nhu cầu sản xuất. Thông thường lượng dự trữ bảo hiểm quá nhiều sẽ dẫn đến tăng chi
47
48
phí bảo quản, nhà kho không đủ sức chứa dẫn đến tình trạng nguyên vật liệu chồng
Hiện nay, vẫn còn là vấn đề đang tồn tại, bởi nhân sự kho thường xuyên thay
chất lên nhau, làm ách tắc khi lưu thông dễ xảy ra sự cố, tăng chi phí mua bảo hiểm
đổi, người mới chưa thể nắm bắt hết được thông tin về các loại nguyên vật liệu cũng
hàng tồn kho…. cũng như vốn kinh doanh bị ứ đọng tại lượng hàng tồn kho.
như chưa nhận dạng được hết nguyên vật liệu số lượng chủng loại quá nhiều theo bảng
Ngược lại, lượng dự trữ bảo hiểm thấp thì các chi phí tồn trữ không còn là mối
2.7
bận tâm của Công ty nhưng lại có thể làm mất đi cơ hội khi có nhiều hợp đồng lớn
trong khi Công ty không đủ nguồn nguyên vật liệu để đáp ứng nhu cầu sản xuất, thậm
Bảng 2.7: Chủng loại nguyên vật liệu
STT
Tên Nguyên Liệu
Số lượng chủng loại
1
Vải
98
2
Von
120
3
Ren
229
4
Lưới
54
Watabe Wedding Việt Nam đang nghiên cứu để thực hiện xây dựng định mức
5
Hoa
173
dự trữ bảo hiểm bởi bộ phận thu mua, đang trong thời gian thử nghiệm. Để cải thiện
6
Chỉ
71
một vấn đề tồn tại cần rất nhiều sự phối hợp của các bộ phận đặc biệt là cấp lãnh đạo
7
Cườm
77
8
Kim sa
59
9
Trân châu
43
10
Saphire
108
Công tác quản trị nguyên vật liệu tồn kho rất quan trọng, thể hiện qua việc mã
11
Ribbon
73
hóa, phân loại hàng tồn kho và bố trí sắp đặt dự trữ. Thực tế, công tác quản trị nguyên
12
Các loại nguyên vật liệu khác
277
chí còn mất cả uy tín khi chủ quan vừa ký kết các hợp đồng với khách hàng vừa lo tìm
nguồn nguyên vật liệu để đáp ứng sản xuất. Trong trường hợp này việc mua nguyên vật
liệu sẽ bị động có thể dẫn đến chi phí mua hàng cao, chi phí nhập hàng cũng cao do
thay vì lượng nguyên vật liệu này được nhập bằng đường biển chi phí sẽ rẻ hơn rất
nhiều nếu nhập hàng bằng đường hàng không.
Công ty. Đôi khi, sự cân nhắc để ra quyết định của Ban giám đốc làm ảnh hưởng rất
nhiều trong quá trình cải thiện cũng như làm vuột mất cơ hội đàm phán với nhà cung
cấp của bộ phận thu mua.
2.3.3 Công tác quản trị dự trữ hàng tồn kho
vật liệu tồn kho tại Công ty chưa hiệu quả bởi nguồn nhân lực tại Bộ phận kho trình độ
Tổng cộng
còn thấp, thiếu kinh nghiệm quản lý, nhân sự thường xuyên thay đổi như tác giả đã
trình bày ở mục 2.3.1.
1.382
(Nguồn: Bộ phận kho của WAT)
Các loại nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất sản phẩm có tầm quan trọng
2.3.3.1 Mã hóa, phân loại hàng tồn kho
khác nhau, trong đó một số nguyên vật liệu mà sự thiếu hay thừa của chúng không ảnh
Với đặc thù ngành may thì lượng nguyên vật liệu để sản xuất ra một thành
hưởng nhiều đến quá trình sản xuất bởi vì chúng có thể thay thế được do nguồn cung
phẩm bao gồm rất nhiều chủng loại, quy cách, kích cỡ…. Sản phẩm của Công ty là áo
cấp nguyên vật liệu không khan hiếm.
cưới nên lượng nguyên vật liệu càng đa dạng hơn các sản phẩm may thông thường
Ngược lại, một số nguyên vật liệu nếu thiếu chúng thì sản phẩm không thể
khác. Để thuận tiện cho công tác quản trị đầu tiên là phải nhận dạng các loại nguyên
hoàn thành được, cũng như không thể thay thế vì hiệu ứng sản phẩm không có làm mất
vật liệu nhanh chóng và chính xác.
49
giá trị sản phẩm theo khía cạnh trực quan và giá trị theo khía cạnh chất lượng sản
phẩm.
50
2.3.3.3 Sổ sách quản trị tồn kho
Công ty có tất cả 5 kho bao gồm :
2.3.3.2 Bố trí, sắp đặt, dự trữ
Bố trí sắp đặt kho: Hiện tại, trên sổ sách Công ty có 3 kho chứa nguyên vật
- Kho 1: dự trữ các nguyên vật liệu chính để sản xuất áo cưới như: Vải, von, lưới, ren,
hoa, trân châu, saphire…..
liệu trong đó có một kho chuyên để chứa nguyên vật liệu không đạt chất lượng khi mua
- Kho 2: dự trữ các nguyên vật liệu phụ như: thẻ bài, chất tẩy vải…
vào và hư hỏng không sử dụng được trong quá trình sản xuất. Những nguyên vật liệu
- Kho 3: dự trữ thành phẩm áo cưới
được quy định vị trí của nó thuộc kho nào thì khi nhập kho thì phải để đúng nơi quy
- Kho 4: dự trữ các công cụ như kim, đệm ngực, dùi gỗ, thuốc tẩy vải …và kho dự trữ
định, theo kệ, thứ tự trên hệ thống để dễ nhận thấy và hỗ trợ quá trình cấp phát nguyên
các bao bì liên quan đến việc đóng gói sản phẩm.
vật liệu được nhanh chóng. Tuy nhiên, thực tế phát sinh không giống trên lý thuyết chủ
- Kho 5: là kho chứa các nguyên vật liệu hư hỏng phát sinh khi nhận hàng từ nhà cung
yếu là 2 nguyên nhân sau:
cấp và trong quá trình sản xuất.
- Khối lượng nguyên vật liệu tồn kho quá nhiều nên khi nguyên vật liệu mua về ghi
Về sổ sách hàng tồn kho chủ yếu là phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu điều
nhận phiếu nhập kho xong sẽ chuyển đến những nơi nào có khoảng trống thì sắp xếp
chuyển từ kho này sang kho khác tùy thuộc vào bản chất vấn đề. Tất cả các chứng từ
tại đó. Với suy nghĩ là để tạm khi nào chổ để chính thức của loại nguyên vật liệu đó sử
này được ghi chép thủ công, nên việc sai sót, nhầm lẫn thường xuyên xảy ra một phần
dụng vơi bớt thì sẽ chuyển đến nhưng thực tế không thực hiện đúng như ý định ban
do trình độ nhân viên kho còn thấp.
đầu. Kết quả thì cùng một loại nguyên vật liệu để rất nhiều nơi khó kiểm soát.
- Do người phụ trách kho chủ quan, chưa nhận định rõ công việc họ đang làm ảnh
hưởng như thế nào đến công tác quản trị nguyên vật liệu tồn kho.
Bên cạnh, có quá nhiều chủng loại nguyên vật liệu, mức độ khác biệt rất nhỏ
nên rất khó phân biệt. Mặc dù, mỗi loại nguyên vật liệu đều có thẻ kho để theo dõi quá
trình nhập xuất của chúng. Nhưng do mặt bằng kho còn hẹp chưa đủ sức chứa tất cả
Đồng thời, Công ty chưa chú trọng công tác phòng cháy chữa cháy mặc dù các
các loại nguyên vật liệu. Vì thế, các nguyên vật liệu cùng chủng loại được sắp xếp theo
nguyên vật liệu ngành may dễ cháy nếu có sự cố chập điện. Bên cạnh, công tác quản trị
kệ với nhau nên việc nhầm lẫn giữa chủng loại giống nhau nhưng quy cách lại khác
tồn kho nguyên vật liệu cũng chưa phân nhóm được loại nguyên vật liệu có số lượng
nhau thường xuyên xảy ra do các thẻ kho không cố định trên từng loại nguyên vật liệu.
nhỏ nhưng giá trị lớn ưu tiên sắp xếp để dễ quản lý và sử dụng để làm số liệu mua
Đôi khi, việc nhầm lẫn này dẫn đến hư hỏng sản phẩm vì không đúng thiết kế ban đầu.
nguyên vật liệu đúng lúc, kịp thời.
Đồng thời, tốn rất nhiều chi phí để sản xuất lại sản phẩm hỏng này như: chi phí nguyên
Công tác dự trữ nguyên vật liệu: Việc dự trữ tại các kho đảm bảo cho việc
cung cấp nguyên vật liệu một cách tốt nhất cho quá trình sản xuất, tránh hư hỏng, thất
vật liệu, chi phí nhân công, chi phí xuất hàng bằng đường hàng không mới đảm bảo
thời hạn giao hàng cho khách hàng
thoát, hỏa hoạn do nguyên vật liệu gồm các chất liệu dễ cháy như vải, von, lưới, thùng
Mặc dù, có phần mềm hỗ trợ trong công tác quản lý số liệu trên sổ, nhưng do
carton, giấy sơ đồ … nên công tác trang bị các thiết bị báo cháy, chữa cháy được công
phiếu nhập xuất kho vẫn được ghi chép bằng tay, dựa vào số liệu này nhân viên mới
ty đầu tư rất tốt nhưng việc sử dụng các thiết bị chữa cháy không được hướng dẫn cụ
nhập vào hệ thống dẫn đến tình trạng hàng hóa tồn kho nhiều hơn hoặc ít hơn thực tế.
thể cho tất cả nhân viên trong Công ty. Bên cạnh đó, việc dự trữ nguyên vật liệu phải
Trong khi đó, bộ phận thu mua dựa vào số liệu báo cáo kho để tiếp tục đặt hàng làm
đảm bảo nguyên tắc là nhập trước xuất trước.
