Tiểu luận Bài tập lớn Môn học Quản trị thông tin

Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng

Lớp Đại học liên thông Hà Nội 3

LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay, với tốc độ phát triển vũ bão của công nghệ và sự bùng nổ thông
tin trên thế giới, thông tin vẫn luôn được coi là một trong những loại tài sản
quan trọng nhất đối với mỗi quốc gia, mỗi cơ quan, tổ chức. Trong hoạt động
của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu được thông tin. (Thông tin
phục vụ hoạt động quản lý, điều hành và hoạt động chuyên môn của các cơ
quan, tổ chức).
Cùng với sự bùng nổ thông tin như ngày nay, thông tin phục vụ cho hoạt
động của các cơ quan, tổ chức được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau (Báo
giấy, đài, internet, tivi...) Thông tin luôn luôn đa dạng về nội dung và phong phú
về hình thức nhưng không phải thông tin nào cũng có ích cho hoạt động của cơ
quan, tổ chức vì vậy để đảm bảo có được những thông tin có ích, phục vụ cho
hoạt động của cơ quan, tổ chức thì không thể thiếu được vai trò của quản trị
thông tin.
Quản trị là một quá trình nhằm đạt tới mục tiêu đề ra bằng việc phối hợp
hữu hiệu các nguồn lực (nhân lực, trí lực, tài lực) của tổ chức. Quản trị thông
tin là việc đưa ra các phương thức để lập kế hoạch tạo mới, tập hợp, tổ chức, sử
dụng, kiểm soát, phổ biến, loại bỏ các một cách hiệu quả các thông tin trong mỗi
cơ quan, tổ chức.
Thông tin có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ
quan, tổ chức. Để đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được tốt không thể thiếu
thông tin. Nhưng ngày nay mỗi cơ quan, tổ chức luôn đứng trước nguy cơ “bội
thực thông tin”, “ngộ độc thông tin” do sự bùng nổ thông tin của toàn nhân loại.
Vì vậy, mỗi cơ quan, tổ chức cần có bộ phận quản trị thông tin để kiểm soát các
nguồn thông tin và sàng lọc thông tin để lựa chọn những thông tin tốt nhất,
chính xác nhất, mang lại hiệu quả cao nhất cho hoạt động của cơ quan, tổ chức
đó.

Đối với trường Đại học Y Hà Nội – đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ Y tế công tác quản trị thông tin luôn được quan tâm và đề cao vai trò trách nhiệm.


Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng

Lớp Đại học liên thông Hà Nội 3

Trong hoạt động của Nhà trường thông tin là một nhân tố không thể thiếu và
mang tính quyết định đến hoạt động của một ngôi trường có bề dày lịch sử 111
năm hình thành và phát triển.
CHƯƠNG I.
GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI
1.1

Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ của trường Đại học Y Hà Nội

- Năm 1902, Toàn quyền Đông Dương PAUL DOUMER ký sắc lệnh
thành lập tại Hà Nội một trường Y dược khoa trực thuộc Toàn quyền Đông
Dương. Trải qua qua hơn một trăm năm hình thành và phát triển trường luôn
hoạt động với những chức năng, nhiệm vụ chủ yếu sau:
Chức năng:
Đào tạo nhân lực ngành y tế, Hợp tác quốc tế và Nghiên cứu khoa học
về Y tế.
Nhiệm vụ:
- Đào tạo cán bộ y tế ở trình độ trung cấp, cao đẳng, đại học, sau đại
học có phẩm chất chính trị, đạo đức tốt, có sức khỏe, có năng lực thực hành
nghề nghiệp tương xứng với trình độ đào tạo, đáp ứng nhu cầu về cán bộ y tế
cho công tác chăm sóc, bảo vệ và nâng cao sức khỏe nhân dân; có khả năng tự
nghiên cứu và phát triển. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho giảng viên,
giáo viên đáp ứng với công tác giảng dạy cho sinh viên, học viên đáp ứng với

công tác giảng dạy cho sinh viên, học viên;
- Nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, kết hợp đào tạo với
nghiên cứu khoa học, sản xuất, dịch vụ khoa học và công nghệ trong lĩnh vực y
– dược học theo quy định của Luật Khoa học và Công nghệ, Luật Giáo dục và
các quy định khác của pháp luật;
- Hợp tác về giáo dục và khoa học công nghệ với các tổ chức, cá nhân
người nước ngoài trong giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học theo quy
định của pháp luật. Tham gia các tổ chức quốc tế về y tế, giáo dục, đào tạo, khoa


Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng

Lớp Đại học liên thông Hà Nội 3

học và công nghệ, tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế theo quy định của pháp
luật.
- Quản lý tài chính, tài sản, cán bộ, công chức, viên chức và nguồn lực
khác được giao; thực hiện chế độ tiền lương và chính sách, chế độ đãi ngộ, đào
tạo, bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ ,công chức viên chức theo
quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ Y tế.
- Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình
thực hiện nhiệm vụ được giao trước Bộ Y tế và Bộ Giáo dục và Đào tạo.
- Thực hiện các nhiệm vụ do Bộ trưởng Bộ Y tế phân công.
1.2. Cơ cấu tổ chức hiện tại của trường Đại học Y Hà Nội gồm
- Ban Giám hiệu: 01 Hiệu trưởng và 04 Phó Hiệu trưởng
- Phòng, ban chức năng: 14 đơn vị
- Các bộ môn giảng dạy: 39 đơn vị
- Các khoa, trung tâm giảng dạy, nghiên cứu: 03 đơn vị
- Viện đào tạo và nghiên cứu: 03 đơn vị
- Bệnh viện khám chữa bệnh: 01 đơn vị

Ban Giám hiệu do Bộ trưởng Bộ Y tế ký quyết định bổ nhiệm, các
phòng, ban, bộ môn, trung tâm gồm 1 trưởng đơn vị và từ 01 đến 04 phó trưởng
đơn vị do Hiệu trưởng ký quyết định bổ nhiệm.
CHƯƠNG II.
CÁC BIỆN PHÁP QUẢN TRỊ THÔNG TIN
TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI
2.1 Nhu cầu sử dụng thông tin và các yêu cầu đối với thông tin
trong hoạt động của trường Đại học Y Hà Nội
2.1.1. Nhu cầu sử dụng thông tin.
Cũng như các cơ quan, tổ chức khác trường Đại học Y Hà Nội luôn cần
có những thông tin phục vụ hoạt động của Nhà trường. Đó là những thông tin
phục vụ các lĩnh vực hoạt động chủ yếu sau:
- Thông tin phục vụ hoạt động quản lý, điều hành;


Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng

Lớp Đại học liên thông Hà Nội 3

- Thông tin phục vụ công tác đào tạo đại học và đào tạo sau đại học;
- Thông tin phục vụ công tác khám chữa bệnh;
- Thông tin phục vụ hoạt động nghiên cứu khoa học về y tế;
- Thông tin phục vụ hoạt động hợp tác quốc tế về y tế….
2.1.2. Yêu cầu đối với thông tin trong hoạt động của trường Đại học Y
Hà Nội
- Yêu cầu về chất lượng của thông tin
Trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức luôn cần đến những thông tin
có chất lượng, đó là tính chính xác của thông tin và sự phù hợp của thông tin đối
với tổ chức sử dụng thông tin. Trường Đại học Y Hà Nội cũng vậy, trên mỗi lĩnh
vực hoạt động đều cần đến những thông tin có chất lượng vì hoạt động của Nhà

trường không chỉ mang tính xã hội mà còn trực tiếp liên quan đến sức khỏe, tính
mạng của con người. (Trường đào tạo và cung cấp một đội ngũ cán bộ y tế chăm
sóc sức khỏe nhân dân và trực tiếp tham gia công tác khám chữa bệnh).
+ Với hoạt động quản lý, để có được những quyết định chính xác, hiệu
quả thì cần đến những thông tin chính xác, tin cậy và kịp thời. (Ví dụ để một
quyết định cho chỉ tiêu đào tạo bác sĩ Y học dự phòng cho 10 năm sau của đất
nước cần có những số liệu điều tra chính xác để có được một dự báo nguồn nhân
lực chính xác nhất cho ngành y tế và quyết định chỉ tiêu đào tạo và chiến lược
đào tạo cho ngành học này). Chất lượng thông tin của trường Đại học Y Hà Nội
phải là chính xác nhất, đáng tin cậy nhất và luôn được cập nhật một cách toàn
diện và nhất quán.
+ Với công tác chuyên môn: Đứng trước tính mạng của con người, cần có
những quyết định chính xác về phương pháp điều trị, về thủ thuật của một ca
phẫu thuật… nên chỉ những thông tin chính xác và toàn diện đem lại thành công
cho công tác chuyên môn. Các nguồn thông tin chủ yếu đáng tin cậy cung cấp
cho trường Đại học Y Hà Nội là thông tin từ các cơ quan cấp trên như Chính
phủ, Bộ Y tế, Bộ Giáo dục và Đào tạo, Ủy ban nhân dân các cấp…. và thông tin


Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng

Lớp Đại học liên thông Hà Nội 3

từ các cơ quan hữu quan khác như các bệnh viện, các trường Đại học, cao
đẳng…. các tạp chí khoa học của ngành y tế của Việt Nam và thế giới.
- Yêu cầu tính bảo mật, riêng tư, tính xác thực và toàn vẹn của thông
tin:
Việc bảo mật thông tin về sự riêng tư, tính xác thực của thông tin là yêu
cầu vô cùng quan trọng đối với các cơ quan, tổ chức nói chung và với trường
Đại học Y Hà Nội nói riêng. Việc công khai một công trình nghiên cứu khoa

học, việc ứng dụng một phương pháp mới trong y học là rất cần thiết song
những thông tin đó phải đảm bảo đã được pháp luật công nhận, đảm bảo tính
bảo mật và toàn vẹn thông tin thì những đề tài những ứng dụng đó mới thực sự
có ích đối với công tác khám chữa bệnh hay thực sự có ý nghĩa với sức khỏe con
người. Nếu không tuân thủ nghiêm ngặt yêu cầu về tính xác thực và toàn vẹn
của thông tin, các yêu cầu của pháp luật thì những thông tin đó sẽ gây tác hại vô
cùng to lớn vì có ảnh hưởng trực tiếp đến tính mạng không chỉ một con người.
Việc sử dụng những kết quả nghiên cứu khoa học của những đề tài đã được
nghiệm thu cũng phải được sự đồng ý của tác giả, hay chỉ sử dụng những kết
quả nghiên cứu khoa học đã được nghiệm thu, đánh giá và đưa vào thực tiễn
trong công tác khám chữa bệnh là vô cùng quan trọng. Để đảm bảo yêu cầu về
tính bảo mật thông tin cần quy định rõ đối tượng được truy cập thông tin, sử
dụng thông tin đối với cán bộ trong toàn trường. Ví dụ phác đồ điều trị bệnh cho
bệnh nhân của khoa Ngoại thì chỉ có bác sĩ của khoa được quyền xem; bác sĩ
khoa khác, hay các viên chức của các phòng chức năng trong bệnh viện không
được quyền truy cập thông tin… như vậy mới đảm bảo được yếu tố bảo mật
thông tin trong quá trình điều trị bệnh cho bệnh nhân theo quy định của pháp
luật.
Ngoài những thông tin có tính bảo mật phục vụ hoạt động của Nhà trường
còn có những thông tin phải được khai thác tối đa thông qua quá trình chia sẻ
thông tin trong nội bộ Nhà trường để tất cả các cán bộ, viên chức trong Nhà
trường đều sẵn sàng truy cập để thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả


Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng

Lớp Đại học liên thông Hà Nội 3

nhất. Ví dụ một thông báo của Bộ Y tế cho tất các viên chức thuộc trường Đại
học Y Hà Nội về việc tham gia nghiên cứu đề tài khoa học cấp Bộ được đăng tải

trên webside của Nhà trường tạo điều kiện cho các viên chức Nhà trường chủ
động truy cập và chủ động trong việc tham gia nghiên cứu khoa học cấp Bộ....
- Yêu cầu về bảo quản và lưu trữ thông tin
Để đảm bảo hoạt động có hiệu quả và là bằng chứng cho quá trình hoạt
động của mỗi cơ quan tổ chức nói chung và trường Đại học Y Hà Nội nói riêng
thì yêu cầu về việc lưu trữ thông tin cũng là yêu cầu không thể thiếu. Các thông
tin trường Đại học Y Hà Nội sản sinh ra trong quá trình hoạt động đều được lưu
trữ bằng những biện pháp phù hợp với từng loại thông tin khác nhau sao cho
hiệu quả sử dụng thông tin với nhà trường là tối đa. Ví dụ đối với các văn bản
quản lý thì việc lưu trữ, bảo quản tập trung tại bộ phận Văn thư lưu trữ thuộc
phòng Hành chính tổng hợp của trường. Đối với các báo cáo khoa học hay các
công trình nghiên cứu khoa học được lưu trữ tại thư viện, đăng tải trên webside,
tạp chí nghiên cứu y học nhà trường phục vụ công tác chuyên môn của cán bộ
viên chức trong toàn trường….
2.2. Các biện pháp quản trị thông tin tại trường Đại học Y Hà Nội
Đối với thông tin của trường Đại học Y Hà Nội việc quản trị thông tin là
việc đưa ra những phương thức để lập kế hoạch, tạo mới, tập hợp, tổ chức sử
dụng, kiểm soát, phổ biến và loại bỏ các thông tin một cách hiệu quả trong hoạt
động của Nhà trường.
Các loại thông tin của trường Đại học Y Hà Nội cần áp dụng các biện
pháp quản trị
- Thông tin là tài liệu giấy
- Thông tin là tài liệu điện tử
- Thông tin là tri thức
Đối với các loại thông tin trên trường Đại học Y Hà Nội đã áp dụng
các biện pháp quản trị thông tin nhưng chủ yếu đối với thông tin là tài liệu giấy
và tài liệu điện tử.


Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng

Lớp Đại học liên thông Hà Nội 3

2.2.1. Quản trị quá trình tạo mới thông tin
Quản trị quá trình tạo mới thông tin là việc kiểm soát quy trình soạn thảo
và ban hành văn bản của trường Đại học Y Hà Nội. Nhà trường đã xây dựng và
ban hành Quy chế công tác Văn thư kèm theo Quyết định số 3210/QĐ –
ĐHYHN, ngày 07 tháng 12 năm 2011 của Hiệu trưởng trường Đại học Y Hà
Nội. Quy chế quy định cụ thể việc thu thập, xử lý thông tin và trách nhiệm cá
nhân của các viên chức liên quan trong quá trình soạn thảo văn bản – tạo mới
thông tin - đối với các đơn vị trong trường. Việc quản trị quá trình tạo mới thông
tin như vậy tạo điều kiện kiểm soát những thông tin nhà trường phát hành bằng
văn bản, tránh chồng chéo, sai lệch và thiếu hụt thông tin.
2.2.2. Quản trị quá trình luân chuyển thông tin, phổ biến thông tin
Quá trình luân chuyển thông tin, phổ biến thông tin được quản trị bằng
Quy trình luân chuyển văn bản. Tất cả các văn bản luân chuyển, phổ biến trong
nội bộ trường Đại học Y Hà Nội hay luân chuyển, phổ biến cho các cơ quan, tổ
chức khác đều được tập trung tại bộ phận văn thư. Bộ phận văn thư lập sổ theo
dõi và trực tiếp chuyển phát văn bản đến các đơn vị cần chuyển giao thông tin.
Đối với một số văn bản có nội dung cần đưa thông tin lên webside của Nhà
trường vẫn qua bộ phận văn thư để quản lý, kiểm soát và chuyển giao qua phòng
Công nghệ thông tin để tăng tải lên webside. Như vậy, biện pháp quản trị quá
trình luân chuyển, phổ biến thông tin của trường Đại học Y Hà Nội giúp kiểm
soát tất cả những thông tin của trường Đại học Y Hà Nội được luân chuyển, phổ
biến đến những đối tượng tiếp nhận cũng là những biện pháp quản lý những
thông tin của Nhà trường. Biện pháp quản trị này đảm bảo hiệu quả kiểm soát tất
cả các nguồn thông tin của trường.
Tuy nhiên, biện pháp quản trị quá trình luân chuyển và phổ biến thông
tin của trường vẫn còn hạn chế như việc trực tiếp luân chuyển văn bản của cán
bộ văn thư mất rất nhiều thời gian vì trường Đại học Y Hà Nội các bộ môn đóng

tại các bệnh viện trên địa bàn thành phố Hà Nội nên mất rất nhiều thời gian cho
việc luân chuyển văn bản. Đôi khi còn ảnh hưởng đến tiến độ cập nhật thông tin


Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng

Lớp Đại học liên thông Hà Nội 3

và giải quyết công việc. Nhà trường cũng đã phân loại, quy định với một số văn
bản thì gửi bản giấy còn lại một số văn bản đăng tải thông tin lên webside và
hộp thư điện tử của đơn vị.
2.2.3. Quản trị quá trình xử lý thông tin
Quản trị quá trình xử lý thông tin là sử dụng các biện pháp tác động vào
thông tin, tạo ra thông tin có giá trị gia tăng phục vụ cho công việc có hiệu quả.
Quản trị quá trình xử lý thông tin tại trường Đại học Y Hà Nội được thông qua
tại bộ phận văn thư của phòng Hành chính tổng hợp.
+ Đối với thông tin đầu vào (văn bản đến) Từ việc tiếp nhận, phân loại,
phân luồng xử lý văn bản được thực hiện tại phòng Hành chính tổng hợp, sau đó
được luân chuyển đến đơn vị xử lý văn bản. Đơn vị nào được giao trách nhiệm
giải quyết văn bản chịu trách nhiệm tổng hợp thông tin, xử lý thông tin theo
chức năng và nhiệm vụ của đơn vị và cá nhân trong đơn vị…. Và phòng Hành
chính tổng hợp chịu trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản. Đối
với thông tin đến qua hộp thư điện tử của trường giao cho phòng Công nghệ
thông tin kiểm soát, sau khi tiếp nhận thông tin thì phải chuyển qua phòng Hành
chính tổng hợp phân luồng giải quyết như thông tin đầu vào là văn bản giấy.
Việc này cũng gây mất thời gian trong quá trình luân chuyển văn bản, gây chậm
trễ cho việc giải quyết công việc. Giải pháp khắc phục là giao phòng Hành chính
tổng hợp quản trị quá trình tiếp nhận văn bản qua môi trường mạng để không
ảnh hưởng tới quá trình giải quyết công việc.
+ Đối với thông tin đầu ra (văn bản đi): Toàn bộ thông tin trước khi

phát hành được kiểm soát tại bộ phận văn thư. Tất cả nội dung thông tin của các
văn bản đi phải có chữ ký chịu trách nhiệm của trưởng (phó trưởng) các đơn vị
được giao soạn thảo văn bản trước khi ban hành văn bản. Đối với việc giao soạn
thảo văn bản theo chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị. Đơn vị có chức năng,
nhiệm vụ gì thì tổng hợp và xử lý thông tin về mảng việc đó.


Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng

Lớp Đại học liên thông Hà Nội 3

Các biện pháp trên đã tạo ra những thông tin có tính chính xác, chân
thực và có giá trị thực tiễn trong hoạt động quản lý và công tác chuyên môn của
trường Đại học Y Hà Nội.
2.2.4. Quản trị quá trình lưu trữ và bảo quản thông tin
Quản trị quá trình lưu trữ và bảo quản thông tin là sử dụng các biện
pháp để lưu trữ và bảo quản nội dung thông tin nhằm sử dụng lâu dài và hiệu
quả những thông tin đó với công việc. Trường Đại học Y Hà Nội đã quy định cụ
thể đối với mỗi văn bản phát hành đi đều phải lưu trữ 01 bản gốc tại văn thư cơ
quan và 01 bản chính tại đơn vị soạn thảo. Tập lưu văn bản tại văn thư sau 01
năm được đưa vào kho lưu trữ để bảo quản, lưu trữ thông tin và phục vụ khai
thác sử dụng. Các văn bản lưu tại các đơn vị được lập thành hồ sơ việc và sau
một năm sẽ được chuyển vào kho lưu trữ để bảo quản và phục vụ khai thác sử
dụng thông tin khi cần thiết.
Biện pháp lưu trữ và bảo quản thông tin là tất cả các tài liệu được bảo
quản trong kho lưu trữ bằng các vật tư lưu trữ như giá, bìa, hộp lưu trữ…. Tổ
chức các biện pháp lưu trữ và bảo quản thông tin giúp kéo dài tuổi thọ tài liệu và
tối đa hóa giá trị thông tin có trong tài liệu.
2.2.5. Quản trị quá trình tìm kiếm và sử dụng thông tin
Quản trị quá trình tìm kiếm thông tin bằng biện pháp xây dựng các

công cụ tra tìm thông tin tài liệu lưu trữ. Hiện nay, công cụ tra tìm tài liệu tại
trường Đại học Y Hà Nội đang áp dụng là biện pháp tìm kiếm thủ công chỉ bằng
sổ đăng ký văn bản và mục lục tài liệu nộp lưu của các đơn vị trong trường. Biện
pháp tra cứu tìm kiếm thông tin tài liệu này hiệu quả tìm kiếm chưa cao, tuy xác
định được danh mục các nguồn thông tin nhưng mất nhiều thời gian chưa đáp
ứng kịp thời nhu cầu sử dụng thông tin.
Giải pháp cho quá trình sử dụng thông tin trường Đại học Y Hà Nội là
ứng dụng công nghệ thông tin cho quá trình tìm kiếm thông tin. Đó là việc quản
lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ bằng phần mềm ứng dụng giúp tra cứu tài liệu nhanh


Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng

Lớp Đại học liên thông Hà Nội 3

chóng, chính xác và đáp ứng kịp thời nhu cầu sử dụng thông tin cho hoạt động
của Nhà trường.
2.2.6. Quản trị quá trình loại bỏ thông tin
Quản trị quá trình loại bỏ thông tin là rất quan trọng. Đối với mỗi cơ
quan, tổ chức nói chung và trường Đại học Y Hà Nội nói riêng việc loại bỏ
những thông tin hết giá trị là việc thực hiện loại hủy những tài liệu hết giá trị
bảo quản. Quá trình loại bỏ thông tin của trường Đại học Y Hà Nội tuân thủ theo
hướng dẫn của Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tiêu hủy tài
liệu giấy. Nhà trường cũng cụ thể hóa quá trình loại bỏ thông tin tài liệu tại Quy
chế công tác lưu trữ trường Đại học Y Hà Nội. Quy trình loại bỏ thông tin được
tiến hành hàng năm. Việc loại bỏ thông tin tài liệu phải được thông qua Hội
đồng xác định giá trị tài liệu của Nhà trường và phải có ý kiến thẩm tra bằng văn
bản của Phòng Lưu trữ - Bộ Y tế. Việc tổ chức loại bỏ thông tin phải được thực
hiện đúng theo quy trình và quy định của Nhà nước, đảm bảo thông tin tài liệu
được tiêu hủy hoàn toàn. Hình thức tiêu hủy tài liệu được trường Đại học Y Hà

Nội áp dụng là nghiền tài liệu thành bột giấy tại nhà máy giấy và thành lập một
tổ trực tiếp giám sát quá trình nghiền tài liệu thành bột giấy đến khi kết thúc.
Như vậy quá trình loại bỏ thông tin của trường Đại học Y Hà Nội đang
áp dụng thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước, đảm bảo quy trình chặt chẽ
tránh việc loại bỏ những tài liệu có những thông tin còn giá trị sử dụng và tiết
kiệm được diện tích kho tàng cho việc lưu trữ những tài liệu thông tin không còn
giá trị sử dụng.
Tuy nhiên quy trình loại hủy tài liệu này chỉ áp dụng đối với tài liệu
giấy, còn tài liệu điện tử chưa có quy định cho việc loại hủy thông tin tài liệu.
Việc loại hủy thông tin tài liệu điện tử cũng rất quan trọng vì thông tin tài liệu
điện tử rất dễ sao chép, dễ phát tán và việc tiêu hủy khó khăn cho việc loại bỏ
thông tin hoàn toàn. Vì vậy cần có quy định cụ thể và văn bản hướng dẫn quá
trình loại bỏ thông tin để đảm bảo loại bỏ hoàn toàn thông tin tài liệu, tránh
được hậu quả nghiêm trọng trong giải quyết công việc.


Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng

2.3.

Lớp Đại học liên thông Hà Nội 3

Các biện pháp khắc phục

Để đảm bảo quá trình quản trị thông tin tại trường Đại học Y Hà Nội đạt
hiệu quả, cần có những biện pháp cụ thể cho quá trình quản trị thông tin như
sau :
- Ban hành những văn bản quy định cụ thể cho biện pháp quản trị thông
tin. Đặc biệt các văn bản phải nêu rõ trách nhiệm của từng đơn vị, cá nhân trong
quá trình quản trị thông tin của Nhà trường.

- Đầu tư kinh phí cho cơ sở vật chất để quản trị thông tin như đầu tư đồng
bộ máy móc, thiết bị để sử dụng những phần mềm ứng dụng trong quản lý văn
bản, quản lý hồ sơ lưu trữ… Đầu tư kinh phí cho việc đào tạo, tập huấn nghiệp
vụ cho quá trình quản trị thông tin của Nhà trường.
- Đặc biệt cần tuyên truyền, giáo dục nâng cao nhận thức cán bộ viên
chức trong toàn trường trong việc sử dụng thông tin và coi thông tin là tài sản
chung, tài sản vô giá của Nhà trường để có cách tiếp nhận, hành xử đúng mực
với thông tin nhằm mang lại hiệu quả cao nhất cho công việc.