Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại Trường đại học nội vụ hà nội 2

Sinh viên: Lê Văn Tường

Khoa: Quản trị văn phòng
MỤC LỤC

LỜI NĨI ĐẦU.....................................................................................1
I. VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA TRƯỜNG............................3
1. Vị trí và chức năng.......................................................................................................3
2. Nhiệm vụ và quyền hạn................................................................................................3
3. Cơ cấu tổ chức của cơ quan gờm có............................................................................5
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành chính văn phịng của cơ
quan thực tập................................................................................................................... 7
1 Tổ chức và hoạt động của văn phịng...........................................................................7
1.1 Tìm hiểu chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ
quan:................................................................................................................................ 7
1.1.1 Vị trí chức năng........................................................................................................8
1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn..........................................................................................8
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của TTĐTNVVP & DN.................................................................10
1.1.4 Xây dựng bản mô tả cơng việc của các vị trí trong văn phịng..............................10
1.1.5. Tìm hiều về cơng tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức................................13
III. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.............................................16
1.1. Thẩm quyền ban hành văn bản...............................................................................16
1.1.1.Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản..................................................................16
1.1.2.Mơ tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản...............................................17
IV. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản.................................................18
1. Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi....................................................18
1.1 Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến của cơ quan..........................24
1.2. Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành của cơ quan................................................32
1.3. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan.................................................................32
2. Tìm hiểu về cơng tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phịng trong cơ quan..........33
2.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của phịng...........33

2.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phịng làm việc. Đề xuất
mơ hình văn phịng mới tối ưu........................................................................................34

PHẦN II.............................................................................................35
Sinh viên: Lê Văn Tường

Khoa: Quản trị văn phòng


Sinh viên: Lê Văn Tường

Khoa: Quản trị văn phòng

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP...............................................................35
( XÂY DỰNG VĂN HĨA CƠNG SỞ )...........................................35
1. Xây dựng quy chế Văn hóa cơng sở..........................................................................35

KẾT LUẬN........................................................................................52
PHỤ LỤC...........................................................................................52

Sinh viên: Lê Văn Tường

Khoa: Quản trị văn phòng


Sinh viên: Lê Văn Tường

Khoa: Quản trị văn phịng
LỜI NĨI ĐẦU

Quản lý hành chính nhà nước là một hoạt động đặc biệt trong đời sống xã
hội. Đặc trưng bởi hoạt động chấp hành và điều hành giữa cơ quan cấp trên với
cơ quan cấp dưới, giữa cá nhân lãnh đạo với nhân viên trong nội bộ cơ quan, tổ
chức. Mỗi cơ quan quản lý hành chính nhà nước hay tổ chức, doanh nghiệp thực
hiện chức năng trong khuôn khổ nhiệm vụ, quyền hạn thông qua các quyết định
trong hệ thống hành chính và những mối quan hệ cơng tác bên ngồi.
Nắm bắt được tình hình và nhu cầu thực tiễn của xã hội, Trường Đại học
Nội vụ được thành lập dựa trên sự nâng cấp từ Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
mà tiền thân là Trường Trung học Văn thư – Lưu trữ TW I. Trường đào tạo
nhiều ngành nghề tạo ra nguồn nhân lực dồi dào đáp ứng với nhu cầu của xã hội
như các ngành: Văn thư – Lưu trữ, Quản trị nhân lực … đặc biệt là Ngành Quản
trị văn phịng.
Quản trị văn phịng có vị trí vơ cùng quan trọng trong cơng tác quản lí, tổ
chức và thực hiện các hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, ban ngành
đoàn thể. Trong cơ quan, tổ chức thì văn phịng là nơi tiếp nhận và xử lý mọi
thơng tin một cách nhanh chóng và chính xác để cung cấp mọi thông tin cần
thiết trong thời gian nhất định và đạt được hiệu quả cao trong công việc.
Để đáp ứng đầy đủ yêu cầu của cơ quan về nguồn nhân lực có kinh
nghiệm và năng lực làm việc hiệu quả thì nguồn nhân lực đó cần phải đào tạo
được đội ngũ cán bộ văn phịng có trình độ cao, chun mơn nghiệp vụ vững
vàng, có kỹ năng tốt và biết ứng dụng tất cả những kiến thức đã học vào công
việc thực tế, biết vận dụng lý thuyết vào thực hành một cách thành thạo hơn.
Học lý thuyết trên giảng đường của Nhà trường là chưa đủ, với phương
châm “học đi đôi với hành” Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh
viên đi thực tập ngành nghề tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, đoàn thể
nhằm nâng cao kỹ năng nghề nghiệp và giúp sinh viên có cơ hội tiếp cận với
hoạt động thực tế
Thực tập ngành nghề là một nội dung quan trọng trong chương trình đào
tạo dành cho sinh viên Đại học Quản trị văn phòng của Trường Đại học Nội vụ
Sinh viên: Lê Văn Tường

1

Khoa: Quản trị văn phòng


Sinh viên: Lê Văn Tường

Khoa: Quản trị văn phòng

Hà Nội, nhằm khép kín quy trình đào tạo cán bộ thực hành – có lý luận.
Thực tập giúp sinh viên vận dụng những kiến thức lý thuyết đã được học
tại trường đưa vào áp dụng thực tiễn tại các cơ quan; là tiền đề để sinh viên đến
các cơ quan đi thực tập tự tin trong giao tiếp và có kinh nghiệm thực tế đưa vào
trong bài học của mình và thông qua thực tập ngành nghề sinh viên biết vận
dụng lý thuyết để rèn luyện kỹ năng thực hành, nâng cao tay nghề để sau khi ra
trường có thể hồn thành tốt công việc được giao.
Được sự đồng ý và tạo điều kiện của Nhà trường và lãnh đạo Trung tâm
Đạo tạo Nghiệp vụ Văn phòng và Dạy nghề, em đã được tiếp nhận thực tập nghề
nghiệp tại Trung tâm Đào tạo nghiệp vụ Văn phòng và Dạy nghề – thuộc
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội từ ngày 25/5/2015 đến hết ngày 30/7/2015.
Trong thời gian thực tập tại Trung tâm Đào tạo nghiệp vụ Văn phòng và
Dạy nghề em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của các thầy cô và lãnh đạo
Trung tâm đã giúp em tiếp cận với cơng việc ngồi thực tế, học hỏi được kinh
nghiệm làm việc trong văn phòng và rút ra được nhiều kinh nghiệm quý báu.
Tuy nhiên trong thời gian thực tập, cũng như trong giao tiếp không tránh
khỏi những sai sót, hạn chế trong cơng việc cũng như trong bài báo cáo. Em rất
mong nhận được sự đóng góp ý kiến, nhận xét của thầy cô trong Trung tâm để
bản thân em ngày càng hoàn thiện tốt hơn.
Em xin trân trọng cảm ơn.

Hà Nội, ngày

tháng năm 2015

Người viết báo cáo

Lê Văn Tường

Sinh viên: Lê Văn Tường

2

Khoa: Quản trị văn phòng


Sinh viên: Lê Văn Tường

Khoa: Quản trị văn phòng

I. VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA
TRƯỜNG.
Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của trường được căn cứ vào
Quyết định số 347/QĐ-BNV ngày 19/4/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội.
1. Vị trí và chức năng.
1. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục Đại học công lập
thuộc hệ thống giáo dục Quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức
đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học trong lĩnh
vực công tác Nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác Quốc tế;

nghiên cứu Khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ Khoa học công nghệ phục vụ
phát triển Kinh tế - Xã hội.
2. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách
Pháp nhân, có con dấu riêng và tài khoản riêng tại kho bạc Nhà nước và Ngân
hàng Nhà nước.
3. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở chính tại thành phố Hà Nội.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn.
1. Xác định tầm nhìn, xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển
Trường qua từng giai đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm.
2. Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ Đại học, sau đai học và
thấp hơn các ngành, lĩnh vực quản lý Nhà nước của Bộ Nội vụ và các ngành
nghề khác theo nhu cầu xã hội khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép.
3. Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên nghiệp,
nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế.
4. Cấp, xác nhận văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền.
5. Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng
viên của Trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành nghề,
cơ cấu độ tuổi và giới tính, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào quá
Sinh viên: Lê Văn Tường

3

Khoa: Quản trị văn phòng


Sinh viên: Lê Văn Tường

Khoa: Quản trị văn phịng

trình điều động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo,

cán bộ, nhân viên.
6. Tuyển sinh và quản lý người học.
7. Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật;
sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất của
Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh và chi cho các hoạt động giáo dục theo
quy định của pháp luật.
8. Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa.
9. Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liêu, trang thiết bị dạy- học phục vụ
các ngành đào tạo của Trường và nhu cầu xã hội.
10. Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạt dộng
giáo dục và đào tạo.
11. Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạt
động xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội.
12. Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáo
dục của cơ quan có thẩm quyền, xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chất
lượng của Trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và không
ngừng nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường.
13. Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển và
chuyển giao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề về kinh tế- xã hội của
địa phương và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo
quy định của pháp luật.
14. Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y
tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sử
dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế- xã hội, bổ sung nguồn tài chính cho
Trường.
15. Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức,
viên chức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế của
Trường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học; tham
gia dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong lĩnh vực đào tạo của Trường.
Sinh viên: Lê Văn Tường

4

Khoa: Quản trị văn phòng


Sinh viên: Lê Văn Tường

Khoa: Quản trị văn phòng

16. Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết
quả hoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa họ và
công nghệ; bảo vệ lợi ích và xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân trong
hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ của Trường.
17. Phát hiện và bồi dưỡng nhân tài trong đội ngũ công chức, viên chức
và người học của Trường.
18. Thực hiện liên kết đào tạo sau đại học, đại học và thấp hơn theo quy
định của Bộ Giáo dục và Đào tạo và các quy định hiện hành khác.
19. Được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, giao hoặc cho thuê cơ sở vât
chất; được miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy đinh của pháp luật.
20. Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáo dục.
21. Giữ gìn, phát triển di sản và bản sắc văn hóa dân tộc.
22. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật theo quy
chế làm việc của Bộ Nội vụ.
23. Tổ chức thực hiện hoạt động hợp tác quóc tế theo quy định của pháp
luật.
24. Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước
về hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật.
25. Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao.
3. Cơ cấu tổ chức của cơ quan gồm có.

- Ban giám hiệu, gồm: Hiểu trưởng và các phó hiệu trưởng
- Hội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác
* Các phòng chức năng:
- Phòng Quản lý đào tạo
- Phòng Tổ chức cán bộ
- Phòng Hành chính – Tổng hợp
- Phòng Kế hoạch – Tài chính
- Phòng Quản trị – Thiết bị
- Phòng Khảo thí và kiểm định chất lượng
- Phòng Quản lý khoa học và sau đại học
Sinh viên: Lê Văn Tường

5

Khoa: Quản trị văn phòng


Sinh viên: Lê Văn Tường

Khoa: Quản trị văn phòng

- Phòng Hợp tác quốc tế
- Phòng Công tác sinh viên
* Các khoa:
- Khoa Tổ chức xây dựng chính quyền
- Khoa Tổ chức quản lý nhân lực
- Khoa Hành chính học
- Khoa Văn thư – Lưu trữ
- Khoa Quản trị văn phòng
- Khoa Văn hóa – Thông tin và xã hội

- Khoa Nhà nước và pháp luật
- Khoa Khoa học Chính trị
- Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng
* Các tổ chưc khoa học – công nghệ và dịch vụ:
- Viện nghiên cứu và phát triển trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Trung tâm tin học
- Trung tâm ngoại ngữ
- Trung tâm Thông tin Thư viện
- Tạp chí Đại học Nội vụ
- Ban Quản lý ký túc xá
* Cơ sở đào tạo trực thuộc:
- Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề
- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại miền trung
- Đảng Bộ trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Công đoàn trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Đoàn thanh niên Công sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội khác.
(Sơ đồ tổ chức bộ máy của cơ quan kiến tập xem phụ lục 01).

Sinh viên: Lê Văn Tường

6

Khoa: Quản trị văn phòng


Sinh viên: Lê Văn Tường

Khoa: Quản trị văn phòng

II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác
hành chính văn phịng của cơ quan thực tập.
1 Tổ chức và hoạt động của văn phịng
1.1 Tìm hiểu chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm
bảo hậu cần cho cơ quan:
Văn phòng là bộ máy giúp việc cho Hiệu trưởng có chức năng tham mưu
tổng hợp đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, quản lý, điều hành của Hiệu trưởng và đảm
bảo về điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động:
Chức năng của Văn phịng được thể hiện ở hai loại cơng tác:
* Chức năng tham mưu, tổng hợp:
Chức năng tham mưu tổng hợp là chức năng quan trọng trong bất kỳ cơ
quan nào, đây là yếu tố giúp cho cơ quan đó được phát triển:
- Văn phòng là đơn vị trực thuộc Trường phải nghiên cứu đề xuất ý kiến
để Hiểu trưởng tổ chức công việc, điều hành Nhà trường thực hiện các chức
năng nhiệm vụ do Bộ Nội vụ giao cho.
- Tham mưu cho Hiệu trưởng thực hiện các chức năng và nhiệm vụ do Bộ
Nội vụ giao cho.
- Tập trung tham mưu cho Hiệu trường về cơ cấu tổ chức và xây dưng
các quy định trong Nhà trường trình Hiệu trưởng xem xét giải quyết.
* Chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần trong Nhà trường:
- Văn phịng có trách nhiệm giúp việc cho Hiệu trưởng giải quyết các
vấn đề sau khi Hiệu trưởng đã có ý kiến đế xuất
- Tổ chức mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng tồn bộ tài sản, kinh phí,
trang thiết bị kỹ thuật của Nhà trường theo kế hoạch.
- Tổ chức các chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Nhà trường, chuẩn bị về
cơ sở vật chất cho chuyến đi công tác được thành công tốt đẹp.
- Tổ chức các Hội nghị, hội họp do cơ quan tổ chức, chuẩn bị phương tiện
cơ sở vật chất phục vụ hội nghị.
Trung tâm đào tạo Nghiệp vụ Văn phòng và dạy nghề được thành lập dựa trên
Quyết định số 221/QĐ-ĐHNV ngày 24 tháng 4 năm 2012 của Hiệu trưởng

Sinh viên: Lê Văn Tường

7

Khoa: Quản trị văn phòng


Sinh viên: Lê Văn Tường

Khoa: Quản trị văn phòng

Trường đại học Nội vụ Hà Nội về việc Thành lập Trung tâm đào tạo nghiệp vụ
văn phòng và dạy nghề thuộc Trường Đại học Nội vụ. Chức năng, nhiệm vụ của
Trung tâm đào tạo và nghiệp vụ văn phòng được quy định như sau:
1.1.1 Vị trí chức năng
Trung tâm Đào tạo Nghiệp vụ Văn phòng và Dạy nghề là đơn vị sự
nghiệp trực thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có chức năng tổ chức
thực hiện quá trình Đào tạo, bỗi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ trung
cấp chuyên nghiệp chính quy tại trường và dạy nghề trong lĩnh vực
Trường được giao Đào tạo; hợp tác quốc tế; nghiên cứu khoa học và
phát triển tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế – xã hội.
1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Xây dựng chương trình Đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập; bố
trí và điều hành tiến trình giảng dạy, học tập cho các lớp thuộc Trung tâm
quản lý. Chủ trì, tổ chức quá trình Đào tạo ngành học được giao và các
hoạt động giáo dục khác trong chương trình, kế hoạch giảng dạy chung
của Trường.
2. Đăng ký với Trường nhận nhiệm vụ xây dựng chương trình đào
tạo các trình độ, các chuyên ngành Đào tạo. Phối hợp với Phòng Quản
lý đào tạo xây dựng và bảo vệ chương trình mở ngành học mới.

3. Đề xuất thay đổi về cơ cấu tổ chức, nhân sự trong Trung tâm.
4. Tổ chức biên soạn chương trình, giáo trình môn học theo kế
hoạch do Hiệu trưởng giao; xây dựng ngân hàng đề thi; tổ chức nghiên
cứu cải tiến phương pháp giảng dạy, học tập; đề xuất xây dựng kế
hoạch bổ sung, bảo trì thiết bị dạy – học thực hành, thực tập và thực
nghiệm khoa học;
5. Chủ trì, tìm kiếm đối tác và xây dựng các chương trình liên kết về
đào tạo các bậc, hệ đào tào;
6. Tổ chức tuyển sinh, đào tạo các lớp bỗi dưỡng ngắn hạn về
chuyên môn nghiệp vụ thuộc Trung tâm quản lý theo kế hoạch hàng năm
được Hiệu trưởng phê duyệt;
Sinh viên: Lê Văn Tường

8

Khoa: Quản trị văn phòng


Sinh viên: Lê Văn Tường

Khoa: Quản trị văn phịng

7. Tở chức thi, quản lý bài thi và kết quả thi kết thúc học phần, thi tốt
nghiệp cho các lớp Trung cấp và nghề. Tổ chức bế giảng và trao bằng
tốt nghiệp, bảng điểm toàn khóa cho người học thuộc Trung tâm quản lý.
8. Quản lý và cấp giấy chứng nhận kết quả học tập của người học
thuộc Trung tâm. Quản lý và cấp chứng chỉ học phần do Trung tâm quản
lý.
9. Chuyển giao kết quả học tập cho các đơn vị liên quan. Lập bảng
điểm toàn khóa chuyển về phòng Quản lý đào tạo theo quy định của

Trường.
10. Xây dựng kế hoạch, tổ chức thi tốt nghiệp, xét điều kiện dự thi
tốt nghiệp và công nhận tốt nghiệp cho bậc Trung cấp chuyên nghiệp hệ
chính quy tại Trường và hệ đào tạo nghề.
11. Xây dựng kế hoạch phát triển đội ngũ giảng viên dài hạn và
ngắn hạn, phát triển chương trình đào tạo và cơ sở vật chất theo hướng
chuẩn hóa, tăng cường điều kiện đảm bảo chất lượng, đáp ứng nhu cầu
xã hội và hội nhập quốc tế.
12. Quản lý viên chức và người học thuộc Trung tâm theo sự phân
cấp của Hiệu trưởng.
13. Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ, chủ động khai thác
các dự án hợp tác trong nước và quốc tế; phối hợp với các tổ chức khoa
học và công nghệ, cở sở sản xuất, kinh doanh, gắn đào tạo với nghiên
cứu khoa học, sản xuất kinh doanh và đời sống xã hội.
14. Quản lý nội dung, phương pháp, chất lượng đào tạo; quản lý
chất lượng hoạt động khoa học và công nghệ của viên chức và người
học thuộc Trung tâm.
15. Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác giáo dục
chính trị, tư tưởng, đạo đức, lối sống cho viên chức và người học, tổ
chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho
viên chức thuộc Trung tâm.
16. Tổ chức đánh giá viên chức và người học trong Trung tâm;
Sinh viên: Lê Văn Tường

9

Khoa: Quản trị văn phòng


Sinh viên: Lê Văn Tường

Khoa: Quản trị văn phòng

tham gia đánh giá cán bộ quản lý cấp trên, cán bộ quản lý ngang cấp
theo quy định của Trường.
17. Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Hiệu trưởng g Địa điểm
thực tập: Tại Văn phòng Quận ủy Bắc Từ liêm Hà Nội.
Thời gian thực tập: Từ ngày 17 tháng 10 năm 2014 đến ngày 17
tháng 01 năm 2015.
Chuyên đề gồm những vấn đề chủ yếu sau:
A. Mục lục
B. Lời nói đầu
C. Nội dung
D. Kết luận
E. Phụ lục
(Văn phòng nơi đến thực tập xem phụ lục 02).
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của TTĐTNVVP & DN
HỌ VÀ TÊN
Tạ Thị Liễu
Hà Diệu Linh
Hà Thị Kim Anh
Nguyễn Thị Nhật Ánh
Trần Thị Mai
Nguyễn Vinh Sáu
Lê Văn Tường
Lê Thị Mai Phương

CHỨC DANH
Giám đốc
P. Giám đốc

P. Giám đớc
Giảng viên
Giảng viên TH
Giảng viên
Chun viên
Chun viên

HỢP THƯ

linhhd80@.gmail.com




1.1.4 Xây dựng bản mơ tả cơng việc của các vị trí trong văn
phòng
* Giám đốc Trung tâm – Ths. Tạ Thị Liễu
Phụ trách chung và chỉ đạo toàn diện các hoạt động của Trung tâm. Trực
tiếp phụ trách các mảng công tác;
1. Xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập; bố trí và
điều hành tiến trình giảng dạy, học tập, các bậc, hệ đào tạo thuộc Trung tâm
quản lý. Chủ trì, tổ chức quy trình đào tạo ngành học được giao và các hoạt
động giáo dục khác trong chương trình, kế hoạch giảng dạy chung tâm của
Sinh viên: Lê Văn Tường

10

Khoa: Quản trị văn phòng

Sinh viên: Lê Văn Tường

Khoa: Quản trị văn phòng

Trường.
2.Đăng ký với trường nhận nhiệm vụ xây dựng chương trình đào tạo các
trình độ, các chuyên ngành đào tạo. Phối hợp với phòng Quản lý đào tạo xây
dựng và bảo vệ chương mở ngành học, nghề mới;
3.Quản lý nội dung, phương pháp, chất lượng đảo tạo;
4. Quản lý và cấp bảng điểm, giấy chứng nhận kết quả học tập, chứng chỉ
học phần cho học sinh, sinh viên các bậc đào tạo thuộc Trung tâm quản lý.
5. Xây dựng kế hoạch, tổ chức thi tốt nghiệp, xét điều kiện thi tốt nghiệp,
công nhận tốt nghiệp, tổ chức bế giảng cho các lớp thuộc trung tâm quản lý và
các học phần bậc Cao đẳng, Đại học
6 Quản lý chỉ đạo công tác tổ chức thi, kiểm tra kết thúc môn học/ mô
đun, học phần cho các lớp do Trung tâm quản lý và các học phần bậc Cao đẳng,
Đại học,
7. Công tác tổ chức, nhân sự, thi đua khen thưởng của Trung tâm;
8. Quản lý công tác giáo vụ, ký xác nhận giờ giảng của giáo viên, giảng
viên thuộc Trung tâm.
9. Thực hiện các nghiệp vụ khác khi được Hiệu trưởng phân công.
* Phó Giám đốc Trung tâm – Ths. Hà Diệu Linh
Giúp Gám độc Trung tâm phụ trách một số lĩnh vực sau:
1. Công tác nghiên cứu khoa học – công nghệ và hợp tác quốc tế: tổ chức
hoạt động khoa học và hợp tác quốc tế:
2. Tổ chức biên soạn chương trình, giáo trình, tập bài giảng theo kế hoạch
của Trường giao.
3. Quản lý chất lượng hoạt động khoa học và công nghệ của viên chức và
người học Trug tâm;
4. Theo dõi đơng đốc thực hiện chương trình, kế hoạch, theo dõi tiến độ

giảng dạy của Trung tâm. Giám sát cồng tác hành chính giáo vụ.
5. Chủ động tìm kiếm đối tác liên kết về đào tạo các bậc, hệ đào tạo thuộc
Trung tâm quản lý. Tổ chức tuyển sinh, đào tạo các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về
chuyên môn nghiệp vụ thuộc Trung tâm quản lý;
Sinh viên: Lê Văn Tường

11

Khoa: Quản trị văn phòng


Sinh viên: Lê Văn Tường

Khoa: Quản trị văn phòng

6. Quản lý tài sản trang thiết bị các phòng máy Trung tâm quản lý.
7. Đề xuất xây dựng bổ sung, bảo trì thiết bị dạy học thực hành, thực tập
và thực nghiệp khoa học, Đề xuất mua sắm, sửa chữa, thay thế các thiết bị do
Trung tâm quản lý;
8. Quản lý đổi mới nội dung phương pháp nâng cao chất lượng đào tạo
các học phần liên quan đến kỹ năng đánh máy bằng phương pháp 10 ngón
9. Phối hợp xây dựng kế hoạch, tổ chức thi tốt nghiệp, xét điều kiện dự thi
tốt nghiệp, công nhận tốt nghiệp bế giảng, cho bậc trung cấp chuyên nghiệp và
Cao đẳng nghề hệ chính quy tại Trường.
10. Xây dựng báo cáo tháng, sơ kết, tổng kết, báo cáo tổng kết thực tập
thốt nghiệp của Trung tâm;
11. Phục trách công tác văn nghệ của viên chức, học sinh, sinh viên, của
thuộc Trung tâm;
12. Tổ chức triển khai công tác kiến tập, thực tập, thực tế, thực địa, về
chuyên môn nghiệp vụ thực tập tốt nghiệp, thuộc Trung tâm

13. Ký thay Giám đốc các văn bản, giấy tờ theo nghiệp vụ được giao.
14. Thực hiện các nghiệm vụ khác khi Giám đốc giao.
* Phó Giám đốc Trung tâm – Hà Thị Kim Anh
1. Phụ trách công tác hành chính.
2. Quản lý, chỉ đạo, cơng tác văn thư, lưu trữ và các trang thiết bị thực
hành về lĩnh vực văn thư, lưu trữ của Trung tâm./
3. Quản lý theo dõi sử dụng tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất của
Trung tâm .
4. Phối hợp tổ chức thực tập tốt nghiệp ngoài trường cho học sinh, sinh
viên thuộc trung tâm quản lý.
5. Tổ chức thực hiện công tác lễ nghi khánh tiết, công tác hậu cần của
trung tâm/
6. Xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện cơng tác giáo dục chính trị, tư
tưởng, đạo đức lối sông cho học sinh, sinh viên, thuộc Trung tâm.
7. Chỉ đạo công tác thông tin liên lạc với viên chức và học sinh, sin viên
Sinh viên: Lê Văn Tường

12

Khoa: Quản trị văn phòng


Sinh viên: Lê Văn Tường

Khoa: Quản trị văn phòng

8. Phối hợp xấy dựng kế hoạch và bổ sung, bào trì thiết bị dạy học thực
hành, và nghiên cứu khoa học do Trung tâm quản lý.
9. Phối hợp tổ chức thi xét điều kiện dự thi tốt nghiệp,hệ đào tạo nghề.
Phối hợp thực hiện công tác bế giảng các lớp tuộc trung tâm quản lý

10.Phối hợp tìm kiếm đối tác liên kết về đào tạo các bậc, hệ đào tao
11.Phối hợp thực hiện công tác tuyển sinh các bậc thộc trung tâm
12.Ký thay Giám đốc các văn bản giấy tờ theo nghiệm vụ được giao
13.Thực hiện các nghiệm vụ khác khi được Giám đốc giao.
* Chuyên viên Trung tâm - Lê Thị Mai Phương
Phụ trách phối hợp cơng tác hành chính, giáo vụ và mốt số công việc khác khi
được Giám đốc giao
1.1.5. Tìm hiều về cơng tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ
chức
* Về công tác văn thư
Trong hoạt động quản lý Nhà nước, công tác Văn thư đóng vai trị quan trọng. là
hoạt động khơng thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức.
Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội, dù lớn hay nhỏ, muốn
thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để
ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt là
đối với các các cơ quan nhà nước lớn thì cơng tác văn thư ngày càng trở lên
quan trọng, góp phần đảm bảo hoạt động trong sự nghiệp giáo dục được thơng
suốt Có thể coi cơng tác Văn thư là “bộ khung” trong q trình quản lý Nhà
nước. Cơng tác Văn thư được thực hiện tốt sẽ góp phần tích cực đến hoạt động
quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan.
Văn thư là công tác không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan. Có ý
nghĩa đặc biệt quan trọng các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước, báo
cáo liên hệ, giữa các cơ quan, các ngành, các cấp, nói tóm lại Văn thư là hoạt
động dảm bảo thông tin bằng văn bản. Đây là bộ phận chiếm phần lớn trong
cơng tác Văn phịng, là một dây truyền liên hệ tất cả các cơ quan trong Trường
tạo thành một bộ máy hoạt động nhịp nhàng.Tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội,
Sinh viên: Lê Văn Tường

13

Khoa: Quản trị văn phòng


Sinh viên: Lê Văn Tường

Khoa: Quản trị văn phịng

cơng tác văn thư được tổ chức tại bộ phận văn thư của phịng Hành chính Tổng
hợp
* Về cơng tác lưu trữ gồm các buốc sau:
- Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình tài liệu là quá trình thực hiện các biện
pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc
lưu trữ cơ quan, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền
hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định.
Thu thập, bổ sung tài liệu nhằn bảo đảm đưa vào các kho lưu trữ những tài
liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để bảo quản và phục vụ yêu cầu nghiên
cứu, khai thác sử dụng tài liệu của độc giả.
Các tài liệu hiện nay đã hết thời hạn lưu trữ hiện hành nhưng các đơn vị, phòng,
ban chưa nộp vào lưu trữ, các tài lệu cịn tồn đọng khơng chỉ có 01 năm mà tận
tới 2 đến 3 năm. Mặc dù văn phòng đã có cơng văn chỉ đạo, đơn đốc nhưng do
các đơn vị chưa quan tâm đúng mức đến việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu
trữ nên các tài liệu ở các đơn vị vẫn tồn đọng.
Nhìn chung cơng tác thu thập tài liệu lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
còn chậm, tài liệu còn tồn đọng.
- Công tác chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức khai thác lài liệu trong phông theo một
phương án phân loại quan trọng. Đây là khâu quan trọng nhất của ngành Lưu
trữ. Có thể nói có tài liệu chỉnh lý thì mới được coi là kho Lưu trữ. Cơng việc
này địi hỏi người thực hiện phải có kiến thức chun mơn, được đào tạo và có

kinh nghiệm nghề nghiệp thì mới đảm bảo yêu cầu. Là khâu quan trọng nhất của
ngành nên được tiến hành cần thận, đúng kỹ thuật và chính xác.
Cơng tác chính lý sơ bộ đã được thực hiện ở khâu cuối của công tác Văn thư.
Đến bộ phận Lưu trữ, cán bộ lưu trữ chỉ đưa vào đặc điểm, yêu cầu, nghiệm thu
mà chỉnh sữ lải hoặc phân loại chỉnh lý từ đầu. Theo đó phương án được áp
dụng chỉnh lý tài liệu được chọn là: Thời gian – Mặt hoạt động.
Quy trình chỉnh lý tài liệu được tiến hành các bước sau:
Sinh viên: Lê Văn Tường

14

Khoa: Quản trị văn phòng


Sinh viên: Lê Văn Tường

Khoa: Quản trị văn phòng

+ Phân loại tài liệu:
Phân chia tài liệu theo các nhóm nhỏ theo từng năm.
Chia tài liệu thành các nhóm nhỏ hơn theo tên loại văn bản.
+ Lập hồ sơ:
Thành từng tập thì tiến hành kiểm tra lại lần nữa xem có cịn những văn bản
khơng thuộc phơng chỉnh lý. Kết thúc cơng việc này thì mỗi nhóm nhỏ là một hồ
sơ. Các văn bản trong hồ sơ được xếp theo thứ tự và ngày tháng văn bản từ đến
lớn. Trường hợp một hồ sơ mà có quá nhiều văn bản, quá dày thì phải phân chia
thành các tập cho phù hợp.
+ Biên mục hồ sơ:
Đánh số tờ
Viết mục lục văn bản

Viết chứng từ kết thúc
Viết bìa hồ sơ
+ Đánh số hồ sơ vào bìa, vào cặp, viết nhãn cặp, hộp.
+ Xây dựng cơng cụ tra tìm, quản lý tài liệu lưu trữ.
- Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp, kế hoạch, kỹ thuật, kéo dài
tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ được tốt các yêu cầu
khai thác, sử dụng tài liệu.
Tài liệu lưu trữ được sắp xếp gọn gang, khoa học, trong kho có bảng chỉ dẫn để
tài liệu. Tạo điều kiện cho việc khai thác, sử dụng tài liệu nhanh chóng, mang lại
hiệu quả cao.
Kho lữu trữ cịn có các thiết bị: thơng gió, máy điều hịa, quạt chống ẩm, các
thiết bị chống cháy, hệ thống báo cháy, đèn chiếu sang…
Ngoài ra cịn có qui định về chế độ bảo vệ tài liệu trong kho ngiêm ngặt.
- Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội coi công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ không chỉ phục vụ tạm thời mà phục vụ lâu dài. Không chỉ phục vụ nhu cầu
sử dụng tài liệu của các cán bộ, nhân viên, học sinh, sinh viên trong trường mà
Sinh viên: Lê Văn Tường

15

Khoa: Quản trị văn phòng


Sinh viên: Lê Văn Tường

Khoa: Quản trị văn phòng

còn phục vụ cho các ban, ngành, đơn vị, các cá nhân, học sinh, sinh viên, các đối

tượng đọc giả và các đối tượng cần nghiên cứu ngoài trường đến khai thác với
mục đích chính đáng, thiết thực.
Tài liệu lưu trữ của Trường được áp dụng chỉ có một hình thức sử dụng tài
liệu: tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc. Các tài liệu mà độc giả đến khai thác
hầu hết đều được các cán bộ lưu trữ ghi lại, có biên bản bàn giao nhận tài liệu
khai thác và sử dụng.
Hiện nay số lượng tài liệu trong kho chưa nhiều, các tài liệu tham khảo còn chưa
phong phú, còn hạnh chế trong việc khai thác, sử dụng của người nghiên cứu.
Độc giả chưa hết đánh giá hết tác dụng của tài liệu lưu trữ nên chưa chủ động
đến nghiên cứu, chỉ khi có cơng việc giải quyết bắt buộc phải tìm tài liệu thì mới
đến kho lưu trữ để tra tìm nên chất lượng sử dụng tài liệu chưa đạt hiệu quả cao.
III. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
1.1. Thẩm quyền ban hành văn bản
Trường Đại học Nội vụ Hà nội là một trường trực thuộc Bộ Nội Vụ
không được phép ban hành các loại văn bản quy phạm pháp luật. Để quản lý,
điều hành hoạt động của Trường chỉ được phép ban hành các văn bản hành
chính và văn bản chuyên ngành như một số cơ quan Nhà nước khác như: , Quyết
định, Kế hoạch, Tờ trình, Hợp đồng…
Các văn bản do Trường Đại học ban hành đều đúng với thẩm quyền quy
định, đảm bảo khơng bị sai xót về thẩm quyền ký văn bản, tạo ra sự thống nhất
không chồng chéo.
1.1.1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19
tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản hành chính.
Văn bản ban hành đảm bảo đầy đủ các yếu tố thể thức theo quy định
chung của Nhà nước. Nội dung các văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
ban hành đảm bảo đúng chủ trương đường lối của Đảng, Nhà nước, phù hợp với
Sinh viên: Lê Văn Tường

16

Khoa: Quản trị văn phòng


Sinh viên: Lê Văn Tường

Khoa: Quản trị văn phòng

Quy chế hoạt động của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Văn phong rõ ràng, ngắn gọn, xúc tích giúp người thực hiện văn bản dễ
hiểu, dễ làm. Việc đóng dấu các tài liệu kèm theo được thực hiện đúng theo quy
định chung của Nhà nước.
Bên cạnh đó cán bộ Văn thu được đào tạo thường xuyên nên cán bộ làm
công tác văn thư của Trường luôn nắm bắt được những thay đổi trong quy định
của Nhà nước về thể thức văn bản làm tăng hiệu lực tối đa của văn bản.
1.1.2. Mơ tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản
Là một Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trực thuộc Bộ Nội Vụ, có uy tín
trong ngành giáo dục Trường ln chú ý theo dõi q trình soạn thảo và ban
hành văn bản. Trưởng phịng và Phó Trưởng phịng là người trực tiếp đôn đốc,
giám sát, kiểm tra quá trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản. Nhân viên
văn thư là người soạn thảo văn bản, đánh máy, in, sao, đóng dấu gửi và đăng ký
văn bản.
Các loại văn bản do Trường ban hành gồm: Quyết định, Quy chế, Hợp
đồng, Thơng báo, Tờ trình, Biên bản, Cơng Văn… và một số văn bản, tài liệu
chuyên nghành khác.
Quy trình soạn thảo văn bản của Trường gồm các bước:
Bước 1: Căn cứ vào tính chất, mức độ, nội dung của văn bản cần soạn
thảo, Ban Giám hiệu giao cho các đơn vị trong Trường chủ trì soạn thảo. Các

đơn vị, thực hiện:
-

Xác định hình thức, nội dung, mức độ mật, khẩn của văn bản;
Thu thập, xử lý thông tin;
Xây dựng đề cương, bản thảo văn bản;
Trình duyệt bản thảo.

Bước 2: Duyệt, sửa chữa, bổ sung bản thảo
- Lãnh đạo đơn vị duyệt bản thảo về nội dung;
- Lãnh đạo phịng Hành chính duyệt bản thảo về thể thức, giá trị pháp
lý;
- Trình Ban Giám hiệu ký ban hành văn bản.
Bước 3: Đánh máy, nhân bản văn bản
Bước 4: Làm thủ tục ban hành văn bản.
Sinh viên: Lê Văn Tường

17

Khoa: Quản trị văn phòng


Sinh viên: Lê Văn Tường

Khoa: Quản trị văn phòng

 Nhận xét, đánh giá
• Ưu điểm
- Các chuyên viên của Trường nắm rõ chức năng, nhiệm vụ, phạm vi
hoạt động của Trường nên có khả năng tổng hợp, chọn lọc thơng tin chính xác,

đảm bảo nội dung văn bản ban hành phù hợp với quy định của Nhà nước và của
Trường.
- Các đơn vị, cá nhân phụ trách soạn thảo văn bản nắm rõ bố cục, thể
thức và cách thức trình bày văn bản nhất là đối với những văn bản chun
nghành như: Văn bản hành chính.
- Quy trình soạn thảo được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước
về thể thức, thẩm quyền, trình tự soạn thảo và ban hành.
• Nhược điểm
- Tuy nhiên một số cá nhân phụ trách soạn thảo cịn chưa thực hiện
đúng quy trình và thời gian soạn thảo.
Khi bản thảo đã được duyệt thì không sửa chữa lại được nữa
IV. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản
(Sơ đồ quy trình giải quyết văn bản đi, đến, xem phụ lục 03).
1. Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi
Theo công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2015 tất cả văn
bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn
bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ
và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn
bản đi.
Văn bản đi thực chất là công cụ điều hành quản lý trong quá trình thực
hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Vì thế tính chính xác, kịp thời,
tiết kiệm và theo quy trình trong việc tổ chưc quản lý văn bản đi phải luôn được
quan tâm và đặt lên hàng đầu. Và để văn bản đi được quản lý thống nhất thì văn
bản phải được tập trung tại văn thư cơ quan theo đúng quy trình nghiệp vụ đã
được nhà nước quy định.
Quy trình tổ chức và quản lý văn bản đi của Trường được thực hiện theo
đúng quy định và được tiến hành theo trình tự sau:
+ Kiểm tra thể thức, nội dung trước khi trình văn bản.
Sinh viên: Lê Văn Tường

18

Khoa: Quản trị văn phòng


Sinh viên: Lê Văn Tường

Khoa: Quản trị văn phòng

+ Ký và ban hành văn bản.
+ Ghi số ngày, tháng và đóng dấu văn bản.
+ Đăng ký văn bản đi
+ Chuyển giao văn bản đi.
+ Sắp xếp bảo quản và phục vụ khai thác sử dụng văn bản lưu.
Qua đợt thực tập tại trường em nhận thấy việc tổ chức và quản lý văn bản
đi được thực hiện theo đúng quy trình và đúng quy định về việc tổ chức và quản
lý văn đi cụ thể như:
+ Công tác soạn thảo được phân công rõ ràng cho từng chuyên viên, đơn
vị.
+ Chuyên viên văn phòng nắm chặt kỹ thuật soạn thảo văn bản, do đó văn
bản có độ chính xác cao.
+ Văn bản sau khi soạn thảo được chuyển lên bộ phận văn thư để rà soát
lại lần cuối tất cả các yếu tố đã thực hiện theo đúng quy định chưa. Trường hợp
các văn bản không đúng thể thức đều gửi trả lại cho bộ phận soạn thảo để chỉnh
sửa lại trước khi trình ký lãnh đạo ban hành.
+ Sau đó trình ký văn bản: Việc trình ký văn bản cũng được thực hiện
nghiêm túc: Khi trình ký văn bản phải kèm theo một tờ trình ký để người ký vào
văn bản đọc tờ trình ký trước khi ký và có hồ sơ trình ký (trong hồ sơ trình ký có
tất cả các loại văn bản liên quan đến văn bản trình ký chính thức).
+ Sau khi văn bản đã hoàn thành đầy đủ các thể thức thì cán bộ văn thư

có trách nhiệm ghi số, ngày, tháng đối với văn bản đi. Việc ghi số, ngày, tháng
văn bản đươc thực hiện theo đúng quy định cụ thể: Đối với văn bản có số và
ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì thêm số 0 vào trước, đối với văn bản của Trường
ban hành thì số văn bản do Văn thư cung cấp theo thứ tự trong ngày, tháng, năm.
+ Việc đóng dấu vào văn bản cũng được thực hiện theo quy định tại khoản
2, 3, 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ
quy định về công tác văn thư. Khi đóng dấu thì dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ
ký về phía bên trái. Sau khi đóng dấu lên văn bản có nghĩa là văn bản đã hoàn
tất về nội dung và thể thức.
Sinh viên: Lê Văn Tường

19

Khoa: Quản trị văn phòng


Sinh viên: Lê Văn Tường

Khoa: Quản trị văn phòng

+ Việc đóng dấu phụ lục kèm theo văn bản, tài liệu chuyên ngành được
thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng của cơ quan quản lý ngành.
Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục của văn
bản trùm lên một phần các tờ giấy.
+ Việc đóng dấu chỉ mức độ khẩn (Hỏa tốc, Hỏa tốc hẹn giờ, thượng khẩn
và khẩn) và việc đóng dấu chỉ mức độ mật (Tuyệt mât, Tối mật, mật) dấu “tài
liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định của nhà nước.
Đăng ký văn bản đi.
Đăng ký văn bản đi là công việc băt buộc phải thực hiện trước khi chuyển
giao văn bản đến các đối tượng có liên quan.

Tất cả văn bản đi đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn một cách
rõ ràng, đúng và đầy đủ cột, mục theo quy định. Hiện này, Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội và TTĐTNVVP & DN đang sử dụng một số loại sổ để quản lý văn
bản đi.
+ Mẫu sổ đăng ký văn bản đi gồm 2 phần như sau:
- Phần bìa sổ và trang đầu:
…………(1)…………..
…………(2)………….
SỞ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Năm:….(3)
Từ ngày…….đến ngày………(4)
Từ sớ……đến số………..(5)
Quyển số:…..(6)
(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có).
(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với sổ của đơn vị).
(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đi.
(4): Ngày tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản vào sổ.
(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đi đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ.
(6): Số thứ tự của quyên sổ.
Trên trang đầu của các loại sổ cần có chữ ký của người có thẩm quyền và
đóng dấu trước khi sử dụng.
Sinh viên: Lê Văn Tường

20

Khoa: Quản trị văn phòng


Sinh viên: Lê Văn Tường

Khoa: Quản trị văn phòng

- Phần nội dung bên trong:
Số, ký

Ngày

Tên loại và

Ngư

Nơi nhận

Đơn vị,

Số

Ghi

hiệu

tháng

trích yếu nội

ời ký

văn bản

người

lượng

chú

văn

văn bản

dung văn bản

nhận bản

bản

(3)

lưu
(6)
- TT

(7)
03

bản
(1)
12/TBTTĐTN

(2)
23/4/2014

Thông báo về

(4)
Hà

(5)
- Ban

việc thay đổi lịch

Diệu

Giám

Hội thi học sinh,

Linh

Hiệu

sinh viên "Soạn

(8)

- Phòng

thảo văn bản trên

HC-TH

máy vi tính giỏi"
lần thứ VII

Cột 1. Ghi rõ số và ký hiệu văn bản.
Cột 2. Ghi ngày tháng năm ban hành văn bản.
Cột 3. Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
Cột 4. Ghi tên của người ký văn bản.
Cột 5. Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản.
Cột 6. Ghi rõ tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu.
Cột 7. Ghi rõ số lượng văn bản được ban hành.
Cột 8. Ghi những điều cần thiết khác.
Chuyển giao văn bản đi.
Tất cả các văn bản do Trung tâm ban hành gửi tới các đối tượng có
liên quan đều phải thực hiện theo nguyên tắc chung là: kịp thời, chính
xác và đúng đối tượng.
Về nguyên tắc, tất cả văn bản sau khi đã hoàn tất thủ tục phải
chuyển giao ngay trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Đối
với văn bản “Khẩn” phải chuyển ngay sau khi hoàn tất thủ tục.
Căn cứ vào đối tượng nhận văn bản để lựa chọn hình thức chuyển
giao trong nội bộ cơ quan hoặc chuyển giao đi bưu điện. Nếu chuyển
giao văn bản đi bưu điện thì phải tiến hành bao gói văn bản.
Mẫu bì văn bản được quy định tại Cơng văn số 425/VTLTNN-NVTW
Sinh viên: Lê Văn Tường

21

Khoa: Quản trị văn phòng

Sinh viên: Lê Văn Tường

Khoa: Quản trị văn phòng

ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước về việc
hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
Khi lựa chọn bì phải căn cứ vào kích thước của văn bản để lựa
chọn bì, kích cỡ phù hợp; khi dán bì khơng được để hồ dính vào văn bản
để khi bóc bì tránh làm rách văn bản; khi cho văn bản vào bì thì mặt có
chữ phải gấp vào trong để tránh tiết lộ thông tin.
Cách bao gói văn bản Mật được quy định theo Thơng tư số
12/2002/TT-BCA ngày 13/09/2002 của Bộ Công an Hướng dẫn thực
hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước.
Khi gửi văn bản Mật phải kèm theo “Phiếu gửi”. Mẫu phiếu gửi được
quy định theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 của Bộ
Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Nếu chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan và chuyển trực tiếp
cho các cơ quan thì phải lập “Sổ chuyển giao văn bản đi”.
+ Mẫu sổ gồm 2 phần:
- Phần bìa sổ và trang đầu:
……….(1)………….
……….(2)………….

SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI
Năm:…..(3)
Từ ngày……đến ngày…….(4)
Quyển số:….(5)

Sinh viên: Lê Văn Tường

22

Khoa: Quản trị văn phòng


Sinh viên: Lê Văn Tường

Khoa: Quản trị văn phòng

(1)

Tên cơ quan (Tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có).

(2)

Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với sổ của đơn vị).

(3)

Năm mở sổ chuyển giao văn bản đi.

(4)

Ngày tháng bắt đầu và kết thúc chuyển giao văn bản trong

quyển sổ.
(5)

Số thứ thự của quyển sổ.

- Phần đăng ký bên trong:
Ngày chuyển

Số, ký hiệu văn

Nơi nhận

Ký nhận

Ghi chú

(1)

bản
(2)

văn bản
(3)

(4)

(5)

Cột 1: Ghi ngày, tháng chuyển giao văn bản đi;
Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản;
Cột 3: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản;
Cột 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản;
Cột 5: Ghi những điều cần thiết khác như số lượng bản, số lượng bì,
mật, khẩn…

Nếu chuyển giao văn bản đi bưu điện thì phải lập “Sổ gửi văn bản đi
bưu điện”.
+ Mẫu sổ gồm 2 phần:
- Bìa sổ và trang đầu:

Sinh viên: Lê Văn Tường

23

Khoa: Quản trị văn phòng