Báo cáo thực tập tốt nghiệp công tác văn thư lưu trữ - Đại học khoa học xã hội và nhân văn

Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
LỜI NÓI ĐẦU
Văn thư - Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công
tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà
nước.
Trong các cơ quan đơn vị công tác Văn thư - Lưu trữ luôn được quan
tâm, bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các
Văn bản - Tài liệu.
Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải
quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực
đều được hiện đại hoá, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù
hợp. Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư- Lưu trữ trong lĩnh vực
quản lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có
những chủ chương chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục
vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan.
Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực
tế” nhằm giúp cán bộ văn phòng trong tương lai, nắm vững lý thuyết đã được
học để vận dụng vào thực tế. Trường Đại Học KHXH&NV Hà Nội đã tạo
điều kiện cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan.
Được sự quan tâm giới thiệu của nhà trường cũng như sự giúp đỡ của
lãnh đạo HĐND-UBND huyện Đông Sơn, tôi đã được tiếp nhận thực tập tại
Văn phòng HĐND-UBND huyện Đông Sơn, kể từ ngày 15/7/2013 đến hết
ngày 06/9/2013. Trong khoảng thời gian này, bản thân tôi đã cố gắng, nỗ lực
không ngừng học hỏi các kinh nghiệm làm việc cũng như rèn luyện kỹ năng
nghiệp vụ văn phòng trên cơ sở áp dụng những lý thuyết đã được học và sự
hướng dẫn tận tình của cán bộ văn phòng nơi đây.
Là một cán bộ Văn phòng trong tương lai, đợt thực tập này đã trang bị
cho tôi một số kiến thức cơ bản. Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công
tác Văn thư – Lưu trữ cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công tác
Văn thư – Lưu trữ đối với sự phát triển của đất nước, thấy được những bất

Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
cập trong công tác này ở cơ quan. Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của
thế hệ cán bộ trẻ như chúng tôi là rất lớn.
Có thể nói đợt thực tập đã giúp cho tôi cụ thể hoá và nắm chắc hơn
kiến thức của mình, trưởng thành hơn sau khi đã thực tập ở cơ quan.
Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết
hợp với lý luận chuyên môn mà tôi đã đúc rút được tại cơ quan thực tập.
Báo cáo gồm 3 phần: :
PHẦN THỨ NHẤT: Kết quả nghiên cứu, khảo sát tình hình công
tác văn thư, quản trị văn phòng và công tác lưu trữ.
PHẦN THỨ HAI: Những đúc kết và thu hoach về nhận thức lý
luận và thực tiễn của bản thân qua nghiên cứu khảo sát và thực hành các
nghiệp vụ về văn thư và lưu trữ; các kiến nghị về các biện pháp khắc
phục thiếu sót, làm tốt công tác văn thư và lưu trữ của cơ quan.
PHẦN THỨ BA: Phụ lục.
Do thời gian thực tập ngắn và thiếu kinh nghiệm thực tế cho nên bài
báo cáo này còn nhiều thiếu sót khó tránh. Vì vậy em rất mong nhận được
nhiều ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo, bạn bè để em có cơ hội học tập
thêm kinh nghiệm và có thể vận dụng tốt hơn những kiến thức đã học vào
thực tế sau này.
Em xin trân thành cảm ơn các lãnh đạo HĐND-UBND, cán bộ, nhân
viên Văn phòng HĐND-UBND huyện Đông Sơn đã tạo điều kiện giúp đỡ em
hoàn thành tốt đợt thực tập và các thầy, cô giáo trường Đại học KHXH&NV
Hà Nội đã giúp em hoàn thành bản báo cáo thực tập này.
Xin trân thành cảm ơn !
Thanh Hóa, ngày tháng năm
2013
Sinh viên

Lương Thị Hiền
Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Phần thứ nhất
KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU, KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN
THƯ, QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA
UBND HUYỆN ĐÔNG SƠN
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA UBND HUYỆN ĐÔNG SƠN.
1. Chức năng của UBND huyện Đông Sơn.
UBND huyện Đông Sơn là cơ quan hành chính Nhà nước ở cấp huyện,
thực hiện chức năng, nhiệm vụ quy định tại Luật tổ chức HĐND và UBND
ngày 26 tháng 11 năm 2003.
UBND huyện Đông Sơn nhiệm kỳ 2011 – 2015 do Hội đồng Nhân dân
(HĐND) huyện khoá XVIII bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan
hành chính Nhà nước ở địa phương chịu trách nhiệm và báo cáo các mặt công
tác trước HĐND huyện và UBND tỉnh, chịu sự lãnh đạo toàn diện của Huyện
uỷ, chỉ đạo của UBND tỉnh.
Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
UBND huyện Đông Sơn chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật,
các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND nhằm
đảm bảo thực hiện các chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng
cố an ninh, quốc phòng và thực hiện các chính sách khác theo quy định của
Pháp luật trên địa bàn huyện.
UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương góp
phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ Trung ương tới địa phương.

- Tuân thủ trình tự, thủ tục và thời gian giải quyết công việc theo quy
định của pháp luật và quy chế hoạt động của UBND huyện.
- Đề cao sự phối hợp công tác, trao đổi thông tin trong giải quyết công
việc, bảo đảm dân chủ trong mọi hoạt động theo đúng quy định.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Đông Sơn.
Uỷ ban nhân dân huyện Đông Sơn là cơ quan hành chính Nhà nước ở
địa phương đại diện cho Nhà nước quản lý trong mọi lĩnh vực như: Kinh tế,
nông nghiệp, công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hoá, giáo dục, y tế, môi
trường, thể dục thể thao, truyền thanh, truyền hình….
- Trong lĩnh vực kinh tế: UBND huyện có nhiệm vụ xây dựng Kế hoạch
phát triển kinh tế- xã hội của huyện, phê chuẩn Kế hoạch kinh tế- xã hội của
xã, thị trấn; lập dự toán chi tiêu ngân sách Nhà nước trên địa bàn.
- Trong lĩnh vực Nông- Lâm- Ngư nghiệp: Xây dựng các quy hoạch thủy
lợi, chương trình khuyến khích phát triển Nông- Lâm- Ngư; xét duyệt quy
hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã, thị trấn.
- Trong lĩnh vực CN- TTCN: Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển
các cơ sở CN- TTCN trên địa bàn.
- Trong lĩnh vực giao thông vận tải: Quản lý, khai thác, sử dụng các
chương trình giao thông vận tải, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng.
- Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch: Xây dựng, kiểm tra việc
chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch.
Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
- Trong lĩnh vực Giáo dục, Y tế, Văn hoá- xã hội, Thông tin - thể thao:
Xây dựng, tổ chức kiểm tra các chương trình, Đề án phát triển văn hoá, giáo
dục, thông tin thể thao, y tế trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi
được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Trong lĩnh vực Khoa học công nghệ- Tài nguyên môi trường: Thực

hiện các biện pháp ứng dụng tiến độ khoa học công nghệ phục vụ sản xuất và
đời sống nhân dân ở địa phương.
- Trong lĩnh vực Quốc phòng- an ninh, trật tự an toàn xã hội: Thực hiện
nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng Công an
huyện vững mạnh; phòng chống tội phạm và các tệ nạn xã hội.
- Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo: Chỉ
đạo việc kiểm tra thực hiện chính sách dân tộc và tôn giáo.
-Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính.
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Đông Sơn
* Về cơ cấu: Hiện tại, UBND huyện Đông Sơn bao gồm 7 thành viên: 01
Chủ tịch, 02 Phó Chủ tịch, 04 Uỷ viên UBND huyện.
Thực hiện Quyết định số: 1122/QĐ-UBND ngày 29/7/2011 của Chủ tịch
UBND huyện Đông Sơn về việc phân công công tác của các thành viên
UBND huyên Đông Sơn nhiệm kỳ 2011-2016:
- Chủ tịch UBND huyện chịu trách nhiệm thực hiện đầy đủ và nghiêm
túc các nhiệm vụ và quyền hạn mà Luật tổ chức HĐND và UBND đã quy
định. Chủ tịch UBND huyện lãnh đạo công tác của tập thể UBND huyện, thủ
trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, Chủ tịch UBND các xã,
thị trấn. Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các công việc lớn, quan trọng, các vấn
đề có tính chiến lược trên tất cả các lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ của
UBND huyện, phụ trách các lĩnh vực sau :
+ Chiến lược, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội dài hạn, ngắn hạn;
công tác quy hoạch, tài chính, tín dụng, địa giới hành chính, tài nguyên môi
trường;
+ Công tác đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, quốc
phòng, quân sự địa phương, chỉ đạo chung công tác tiếp dân, giải quyết khiếu
Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
nại, tố cáo của công dân;

+ Công tác cải cách hành chính, công tác tổ chức bộ máy, cán bộ, quy
chế lề lối làm việc, chương trình công tác của UBND huyện; những vấn đề
chung về công tác thi đua khen thưởng;
+ Công tác đối nội, đối ngoại của huyện;
+ Những giải pháp quan trọng có tính đột phá trong từng thời gian mà
Chủ tịch UBND huyện thấy cần trực tiếp chỉ đạo điều hành;
- 01 Phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách các lĩnh vực : Nông nghiệp-
PTNT, Lâm nghiệp, Thuỷ lợi, Công nghiệp, khoa học công nghệ, thương mại,
dịch vụ, cụm, điểm công nghiệp, phụ trách công tác GPMB, trực tiếp làm chủ
tịch Hội đồng GPMB các dự án.
- 01 Phó Chủ tịch UBND hưyện phụ trách lĩnh vực Văn hoá xã hội, bao
gồm: Giáo dục - đào tạo, Y tế, dân số, gia đình và trẻ em, Lao động việc làm,
đào tạo dạy nghề, chính sách xã hội, BHXH, Xoá đói giảm nghèo, Văn hoá,
thông tin, thể thao, du lịch, Phát thanh truyền thanh, truyền hình, tôn giáo,và
các vấn đề xã hội khác.
- 01 Uỷ viên UBND huyện là Trưởng Công an huyện chịu trách nhiệm
chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn
xã hội, quản lý giáo dục tội phạm;
- 01 Uỷ viên UBND huyện là Chỉ huy trưởng BCH Quân sự huyện chịu
trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức thực hiện các mặt công tác quốc phòng, quân sự
địa phương, xây dựng và củng cố nền quốc phòng toàn dân, thế trận chiến
tranh nhân dân trên địa bàn huyện.
- 01 Uỷ viên UBND huyện là Chánh văn phòng HĐND-UBND huyện
Chịu trách nhiệm lãnh đạo điều hành mọi hoạt động của Văn phòng để thực
hiện nhiệm vụ: Tham mưu, tổng hợp cho UBND huyện về hoạt động của
UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch
UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND
và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho
hoạt động của HĐND và UBND huyện;
Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
- 01 Ủy viên UBND huyện là Chánh Thanh tra Nhà nước chịu trách
nhiệm tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện tổ chức, chỉ đạo hoạt
động thanh tra, tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong phạm vi thẩm
quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; phối hợp với Văn phòng và các
cơ quan liên quan xây dựng lịch tiếp dân của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban
nhân dân huyện; tổ chức việc tiếp nhận, phân loại và đề xuất phương án giải
quyết, trả lời đơn thư, kiến nghị của công dân gửi Chủ tịch Ủy ban nhân dân
huyện.
*Về bộ máy: Căn cứ Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của
Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện,
quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, hiện nay, UBND huyện Đông Sơn có 14
phòng và 5 đơn vị sự nghiệp.
14 phòng chuyên môn là :
1. Văn phòng HĐND-UBND huyện Đông Sơn
2. Phòng Nội vụ huyện
3. Phòng Tài nguyên và Môi trường
4. Phòng Tài chính – Kế hoạch
5. Phòng Giáo dục và Đào tạo
6. Phòng Văn hoá-Thông tin
7. Phòng Tư pháp
8. Thanh tra huyện
9. Phòng Y tế
10. Phòng Lao động-TB và xã hội huyện
11. Phòng Công Thương
12. Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
13. Chi cục Thống kê
14. Trung tâm Dân số - KHHGĐ.
5 đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện là :

1. Đài phát thanh – truyền hình
2. Trung tâm Thể dục thể thao
Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
3. Trung tâm dạy nghề
4.Trạm Khuyến nông.
5. Trung tâm Giáo dục thường xuyên
Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện giúp UBND huyện thực
hiện chức năng quản lý nhà nước một hoặc nhiều ngành, lĩnh vực trên địa bàn
huyện theo quy định của pháp luật và đảm bảo sự thống nhất quản lý của
ngành hoặc lĩnh vực công tác từ tỉnh đến cơ sở. Các phòng chịu sự quản lý,
chỉ đạo trực tiếp của UBND huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo và hướng dẫn
về chuyên môn nghiệp vụ của Sở quản lý ngành, lĩnh vực của tỉnh. Mỗi phòng
có 01 Trưởng phòng, có từ 01 đến 02 Phó Trưởng phòng và các cán bộ, công
chức chuyên môn. Văn phòng HĐND-UBND huyện có Chánh Văn phòng và
02 Phó Chánh Văn phòng, Thanh tra huyện có Chánh Thanh tra và 01 Phó
Chánh Thanh tra.
Các đơn vị sự nghiệp có 01 thủ trưởng và có từ 01 đến 02 phó Thủ
trưởng và các viên chức giúp việc.
Biên chế của các phòng, đơn vị sự nghiệp được UBND huyện phân bổ
nằm trong tổng biên chế của UBND huyện được UBND tỉnh giao hàng năm.
d. Vẽ sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Đông Sơn như sau:
(Xem phụ lục số I )
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN ĐÔNG SƠN.
1. Vị trí, chức năng:
Văn phòng HĐND-UBND huyện Đông Sơn là cơ quan chuyên môn
thuộc UBND huyện Đông Sơn, có chức năng tham mưu tổng hợp cho HĐND
và UBND huyện về hoạt động của HĐND và UBND; tham mưu cho Chủ tịch

UBND huyện về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND huyện; cung cấp
thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND huyện và các cơ
quan nhà nước ở địa phương, đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động
của HĐND và UBND huyện.
Văn phòng HĐND-UBND huyện Đông Sơn có tư cách pháp nhân, có
Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và
công tác của UBND huyện; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về
chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hoá.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn:
*Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của UBND huyện:
- Trình UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng
tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND huyện. Đôn đốc kiểm tra
các phòng, đơn vị sự nghiệp, UBND xã, thị trấn việc thực hiện chương trình,
kế hoạch công tác của UBND và Chủ tịch UBND huyện sau khi được phê
duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng, đơn vị
sự nghiệp, UBND xã, thị trấn theo quy định của pháp luật.
- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo,
chỉ đạo, điều hành của UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện theo quy định
của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được
giao theo quy định của pháp luật.
- Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các
chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND-UBND
huyện.
- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ
tịch UBND huyện; theo dõi, đôn đốc các phòng, đơn vị sự nghiệp và Chủ tịch
UBND xã, thị trấn soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;
- Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của

các phòng, đơn vị sự nghiệp, UBND xã, thị trấn trước khi trình UBND và
Chủ tịch UBND huyện xem xét, quyết định;
- Giúp UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện giữ mối quan hệ phối
hợp công tác với Huyện uỷ, Thường trực Huyện uỷ, Thường trực HĐND, Uỷ
ban MTTQ huyện và các đoàn thể nhân dân và các cơ quan, tổ chức của
Trung ương, của tỉnh đóng trên địa bàn huyện;
Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND huyện;
các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan.
Giúp UBND huyện phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm
tra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng, đơn vị sự nghiệp, UBND xã, thị
trấn.
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, Chủ tịch
UBND huyện; công tác công văn giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học
hoá hành chính nhà nước của UBND huyện;
- Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công
tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng UBND
huyện.
- Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn UBND xã, thị trấn nghiệp vụ
hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hoá quản lý hành chính nhà nước theo
quy định của pháp luật;
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham
nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng UBND huyện theo quy
định của pháp luật và phân công của Chủ tịch UBND huyện;
- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của
UBND và Chủ tịch UBND huyện; bảo đảm điều kiện hoạt động của UBND,
Chủ tịch UBND huyện và cá tổ chức có liên quan theo quy định của UBND
huyện;

- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công
chức, viên chức cơ quan;
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và
tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của
pháp luật và phân cấp quản lý của UBND huyện;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và Chủ tịch UBND huyện
giao.
Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
*Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực
HĐND, Ban của HĐND và Đại biểu HĐND huyện, Văn phòng HĐND và
UBND huyện có nhiệm vụ sau đây :
- Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động
hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND,
Ban của HĐND huyện; tổ chức phục vụ việc thực hiện chương tình, kế hoạch
đã được phê duyệt;
- Tham mưu, phục vụ Thường trực HĐND huyện điều hành công việc
chung của HĐND; điều hoà, phối hợp hoạt động các Ban của HĐND; bảo
đảm việc thực hiện quy chế hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, Ban
của HĐND, nội quy kỳ họp HĐND; giúp Thường trực HĐND giữ mối liên hệ
với Tổ đại biểu và Đại biểu HĐND; phục vụ HĐND, Thường trực HĐND,
Ban của HĐND huyện trong hoạt động đối ngoại;
- Giúp Thường trực HĐND huyện xây dựng chương trình, tổ chức
phục vụ kỳ họp HĐND, cuộc họp của Thường trực HĐND huyện và Ban của
HĐND huyện; đôn đốc cơ quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ
kỳ họp HĐND, cuộc họp của Thường trực HĐND, cuộc họp Ban của HĐND
huyện;
- Giúp Thường trực HĐND, Ban của HĐND huyện xây dựng báo cáo
công tác; phục vụ Ban của HĐND thẩm tra đề án, báo cáo, dự thảo nghị

quyết; giúp thư ký kỳ họp HĐND hoàn chỉnh Nghị quyết của HĐND; giúp
Thường trực HĐND huyện hoàn thiện các Nghị quyết của HĐND;
- Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, các Ban của HĐND và Đại
biểu HĐND huyện trong hoạt động giám sát; theo dõi, đôn đốc cơ quan, tổ
chức và cá nhân thực hiện kiến nghị trong kết luận giám sát;
- Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, các Ban của HĐND và Đại
biểu HĐND huyện tiếp công dân, tiếp nhận, xử lý kiến nghị, đơn thư khiếu
nại, tố cáo của công dân; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và
Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
kiến nghị của công dân;
- Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ Đại biểu HĐND
huyện tiếp xúc cử tri; giúp Thường trực HĐND tổng hợp ý kiến, kiến nghị
của cử tri và gửi cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét giải quyết;
- Phục vụ Thường trực HĐND huyện tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào
dự án Luật, dự án Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường
trực HĐND tỉnh;
- Phục vụ Thường trực HĐND huyện trong công tác bầu cử Đại biểu
Quốc hội và bầu cử đại biểu HĐND các cấp; phê chuẩn kết quả bầu Chủ tịch,
Phó Chủ tịch HĐND xã, thị trấn;
- Phục vụ Thường trực HĐND, Ban của HĐND trong công tác giao
ban, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng kỹ năng hoạt động cho đại biểu HĐND
các cấp;
- Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND giữ mối liên
hệ công tác với các cơ quan tỉnh và Huyện uỷ, Thường trực Huyện uỷ,
UBND, Uỷ ban MTTQ Việt Nam, Toà án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân
và các cơ quan, tổ chức, đoàn thể ở địa phương.
- Phục vụ Thường trực HĐND huyện lập dự toán kinh phí hoạt động
hàng năm, tổ chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của HĐND huyện;

- Bảo đảm điều kiện hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND
huyện, Ban của HĐND, Tổ đại biểu HĐND và Đại biểu HĐND huyện; phục
vụ Thường trực HĐND thực hiện chế độ, chính sách đối với Đại biểu HĐND;
- Quản lý cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác
hành chính, lưu trữ, bảo vệ, lễ tân của cơ quan HĐND huyện;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND giao.
3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Đông Sơn:
Văn phòng UBND huyện Đông Sơn là đơn vị giúp việc cho UBND
huyện, văn phòng là cầu nối giữa UBND với các phòng, ban và các xã, thị
Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
trấn thuộc huyện cũng như các huyện, tỉnh bạn. Văn phòng UBND là nơi tổng
hợp thông tin và truyền đạt thông tin đến các nơi cần thiết để giải quyết các
công việc hành ngày của cơ quan và các đơn vị trong Huyện.
Văn phòng UBND huyện Đông có 23 cán bộ trong đó có 15 cán bộ
vào biên chế và 08 cán bộ làm hợp đồng. Các cán bộ đều có trình độ chuyên
môn cao và phẩm chất chính trị tốt.
Văn phòng HĐND-UBND huyện có Chánh Văn phòng, 02 Phó Chánh
Văn phòng, các công chức chuyên môn và lao động hợp đồng theo quy định
của pháp luật.
- Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch UBND
huyện và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
được giao và toàn bộ hoạt động của Văn phòng.
- Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng phụ trách và theo dõi
một số mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp
luật về nhiệm vụ được phân công. Khi Chánh Văn phòng vắng mặt một Phó
Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng uỷ nhiệm điều hành các hoạt động
của cơ quan.
- Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn

nhiệm, từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Chánh Văn phòng, Phó
Chánh Văn phòng do Chủ tịch UBND huyện quyết định theo quy định của
pháp luật;
- Biên chế của Văn phòng HĐND-UBND huyện do UBND huyện
quyết định trong tổng biên chế hành chính của huyện.
( Sơ đồ cơ cấu tổ chức xem phụ lục II )
III. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG
TÁC VĂN THƯ Ở UBND HUYỆN ĐÔNG SƠN.
1. Quản trị văn phòng:
1.1. Mô hình văn phòng:
Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Văn phòng UBND huyện Đông Sơn tên đầy đủ là Văn phòng HĐND
-UBND chịu sự điều hành của HĐND-UBND huyện trong việc quản lí Nhà
nước ở địa phương. Cách bố trí Văn phòng UBND huyện theo mô hình cổ
điển (nghĩa là các bộ phận của Văn phòng được tách thành từng phòng riêng
biệt) bao gồm: Phòng Chánh văn phòng, 01 phòng Phó chánh văn phòng
+tổng hợp, 01 phó chánh văn phòng phụ trách bộ phận tiếp nhận và trả kết
quả, phòng văn thư, phòng photo+đánh máy, phòng kế toán, phòng thủ
quỹ+lễ tân, phòng lái xe+bảo vệ, phòng tiếp nhận và trả kết quả (Bộ phận 1
cửa).
UBND Huyện đã bố trí các phòng ban của Văn phòng ở những vị trí
rất thuận tiện cho việc giao dịch, giải quyết công việc hằng ngày cũng như
giải quyết tốt các nhiệm vụ khác. Nhìn chung đội ngũ Cán bộ Văn phòng có
trình độ chuyên môn, có phẩm chất chính trị tốt, có tinh thần trách nhiệm với
công việc.
Trong xu thế phát triển ngày càng cao thì việc hiện đại hoá văn phòng
là một yêu cầu cấp thiết và được đưa lên hàng đầu.
Văn phòng UBND huyện Đông Sơn đã và đang được trang bị đầy đủ

các trang thiết bị cần thiết để phục vụ các nhu cầu của công việc, phòng làm
việc có máy tính, máy Fax, điện thoại, quạt, bàn ghế, giá đựng tài liệu , cách
bố trí các phòng làm việc khoa học thuận tiện cho việc trao đổi thông tin,
công dân đến liên hệ làm việc.
1.2. Tổ chức lao động khoa học Văn phòng và trang thiết bị Văn
phòng
Văn phòng UBND huyện Đông Sơn gồm có 01 Chánh Văn phòng , 02
phó Chánh Văn phòng và có 20 Nhân viên, trong đó có 12 Nhân viên đã vào
biên chế và 08 Nhân viên hợp đồng. Trong đó có 01 Cán bộ Văn thư-Lưu trữ .
2. Công tác văn thư:
2.1. Mô hình tổ chức văn thư cơ quan:
Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Công tác văn thư là công tác gắn liền với hoạt động phục vụ sự chỉ
đạo điều hành công việc của cơ quan. Văn phòng UBND huyện Đông Sơn tổ
chức công tác văn thư theo mô hình tập trung một đầu mối ở văn thư cơ quan
sau đó sẽ chuyển giao văn bản đến nơi nhận. Cách tổ chức này giúp văn thư
cơ quan quản lý, kiểm soát chặt chẽ văn bản trong quá trình giải quyết công
việc. Tra cứu tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, chính xác nhất, đồng
thời nâng cao trách nhiệm của nhân viên khi làm công tác này cao hơn, công
tác văn thư tại phòng văn thư cơ quan do 01 cán bộ chuyên trách có trình độ
Trung cấp Văn thư – Lưu trữ đảm nhận.
Tất cả các văn bản đến đều được tiếp nhận tập trung tại Văn thư để
đăng ký, chuyển giao xử lý và toàn bộ văn bản đi đều được đăng ký, phát
hành tại Văn thư cơ quan.
Phòng Văn thư của Văn phòng UBND huyện là một phòng khép kín,
được trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết để tiến hành chuyên môn như: Bàn
ghế ngồi làm việc, điện thoại, quạt, máy tính, máy in, mày scan văn bản, giá
tủ đựng tài liệu tạo ra một không gian làm việc yên tĩnh, tập trung cho cán

bộ Văn thư, không gây ảnh hưởng đến người khác, đảm bảo tính kín đáo, bí
mật của công tác Văn thư.
2.2. Công tác chỉ đạo về công tác Văn thư của Văn phòng UBND
huyện Đông Sơn:
Công tác Văn thư được đặt dưới sự quản lý của Văn phòng UBND
huyện với mục đích nâng cao hiệu quả của công tác Văn thư trong quá trình
giải quyết công việc, đáp ứng nhu cầu thực tế của UBND huyện – là cơ quan
quản lý Nhà nước ở địa phương. Công tác Văn thư ở Văn phòng UBND
huyện đang rất được quan tâm, chỉ đạo, giám sát, đôn đốc của lãnh đạo văn
phòng cũng như lãnh đạo của cơ quan, Cán bộ Văn phòng luôn cố gắng để
làm tốt công tác này.
- Trong quá trình hoạt động Văn phòng UBND Huyện đang ban hành
các văn bản nhằm chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư. Đặc biệt là ban hành
Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
các Văn bản nhằm chỉ đạo về Nghiệp vụ chuyên môn cho Cán bộ chuyên
trách lĩnh vực này. Thực hiện Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày Văn bản, Nghị định
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác Văn thư Văn phòng UBND
huyện cũng luôn quan tâm cụ thể đến công việc đưa Cán bộ đi tập huấn
chuyên môn ở cấp tỉnh để nhằm nâng cao chất lượng Cán bộ tại UBND
huyện, vào cuối mỗi năm hoạt động văn phòng thường tổ chức Hội nghị tổng
kết về công tác Văn thư – Lưu trữ trên địa bàn toàn huyện, đề ra phương
hướng nhiệm vụ nămtới tạo điều kiện cho công tác Văn thư ngày một đi vào
hoạt động có nề nếp và hiệu quả, phục vụ đắc lực cho hoạt động của cơ quan .
- Nhìn chung việc quản lí, chỉ đạo công tác Văn thư của UBND huyện
đã được tổ chức thực hiện tốt. Tuy nhiên để công tác Văn thư cơ quan được
vận hành tốt hơn thì cần có sự kiểm tra, đôn đốc và chỉ đạo về Nghiệp vụ cho
Cán bộ Văn thư nhiều hơn.

3. Soạn thảo và ban hành văn bản:
Trong thời gian qua, công tác soạn thảo và ban hành văn bản của
UBND huyện Đông Sơn cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ
được giao. Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của UBND
huyện Đông Sơn được thực hiện theo đúng quy định tại Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình
bày Văn bản hành chính, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Chính Phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày
08/02/2010 của Chính Phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định
110/2004/NĐ-CP. Qua đó UBND huyện Đông Sơn đã cụ thể hoá quy định vào
trong hoạt động của mình, Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành
chính của UBND huyện Đông Sơn được tiến hành theo trình tự các bước sau:
Bước 1: Đặt tên loại văn bản
Bước 2: Soạn đề cương và thảo văn bản
Bước 3: Trình duyệt nội dung và tổ chức lấy ý kiến
Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Bước 4: Tổng hợp ý kiến và hoàn chỉnh bản thảo
` Bước 5: Kiểm tra và hoàn chỉnh văn bản
Bước 6: Trình ký văn bản
Bước 7: Đóng dấu
Bước 8: Phát hành và lưu văn bản
Qua khảo sát thực tế tôi thấy quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
tại UBND huyện Đông Sơn đã đảm bảo đúng thể thức, đầy đủ các thành phần
của văn bản quản lý nhà nước, Kỹ thuật trình bày đẹp.
Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số văn bản ở các phòng,
ban trình bày sai về thể thức như phần trình bày tên loại văn bản, thể thức đề
ký, thiếu trích yếu nội dung v v
Ví dụ: Văn bản số 887/UBND-CTh ngày 22/8/2013 (Thiếu trích yếu

nội dung).
Hàng năm số lượng Văn bản được ban hành ở UBND huyện Đông Sơn
như sau:
Năm Quyết định Chỉ thị Công văn Công điện Báo cáo
2010 1749 2 1004 8 135
2011 2122 3 1100 9 145
2012 2192 5 1498 10 154
2013 (8 tháng
đầu năm )
1044 3 963 10 130
4. Quản lý công văn “đi” và “đến”:
4.1. Quản lý văn bản đến :
Văn bản đến là toàn bộ văn bản, tài liệu do cơ quan nhận được từ nơi
khác đến. Văn bản đến của UBND huyện Đông Sơn thông thường được gửi
đến bằng đường bưu điện bao gồm tất cả các loại: Công văn, Quyết định,
Công điện, Thư từ, Báo, Tập san của các cơ quan Đảng, các Sở, ban ngành,
tổ chức kinh tế-xã hội chuyển đến tập trung tại bộ phận văn thư. Nhiệm vụ
Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
của văn thư là ký nhận tất cả các loại văn bản do nhân viên bưu điện gửi đến.
Tại đây tất cả các văn bản đến của UBND huyện được cán bộ văn thư kiểm
tra, phân loại sơ bộ. Các văn bản gửi trực tiếp cho lãnh đạo như: Chủ tịch, các
Phó chủ tịch hoặc các Phòng, Ban thì không bóc bì mà chuyển trực tiếp. Đối
với những văn bản gửi chung cho UBND huyện thì bóc bì để tiến hành đăng
ký vào sổ đăng ký văn bản đến và chuyển đến lãnh đạo và các phòng, ban để
giải quyết.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến của UBND huyện Đông Sơn
(Xem phần phục lục )
Các văn bản đến sau khi được bóc bì thì cán bộ văn thư chuyển cho

Chủ tịch UBND huyện xem xét, ghi ý kiến phân phối, tiếp đến Chủ tịch
UBND huyện chuyển lại cho Chánh văn phòng kiểm tra lại một lần nữa, sau
đó Chánh văn phòng mới chuyển lại cho văn thư đăng ký vào sổ chuyển giao
và cuối cùng là chuyển văn bản đến lãnh đạo và bộ phận chuyên môn giải
quyết.
Đối với những văn bản cần sao gửi thì lãnh đạo ghi ý kiến vào lề trái
của văn bản đó, văn thư làm thủ tục sao gửi văn bản. Sau đó xin chữ ký của
Chánh văn phòng và chuyển cho các đơn vị, cá nhân liên quan.
Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến
Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

Tiếp cận văn bản đến và kiểm tra bì
Phân loại, bóc bì văn bản đến
Đóng dấu đến, ghi sổ đến, ngày đến
Đăng ký văn bản đến vào sổ và vào
máy tính
Trình văn bản đến cho Chủ tịch
Sao văn bản
Chuyển giao văn bản đến
Giải quyết, theo dõi và đôn đôc giải
quyết văn bản đến
Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Sau đây là bảng thống kê công văn đến trong 4 năm trở lại đây:
4.2. Quản lý văn bản đi :
Văn bản đi là tất cả các văn bản do cơ quan ban hành ra để thực hiện
hoạt động quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
của mình. Vì vậy, việc tổ chức quản lý văn bản đi phải đảm bảo chính xác,

kịp thời, tiết kiệm và theo đúng quy trình của nhà nước. Có như vậy các văn
bản đi do cơ quan làm ra mới có tác dụng thiết thực với cơ quan đó.
Để tổ chức quản lý thống nhất văn bản đi, tất cả các văn bản đi của
UBND huyện Đông Sơn đều được quy về một đầu mối đó là bộ phận văn thư.
Các văn bản đi của UBND huyện Đông Sơn thông thường được giao
cho các phòng, ban tự soạn thảo trên máy vi tính của phòng, ban mình. Văn
bản sau khi được dự thảo xong thì trình Trưởng phòng phê duyệt về nội dung.
Sau đó trình Chủ tịch ký duyệt rồi qua văn thư hoàn thành các thủ tục pháp lý
để ban hành.
Nhiệm vụ của văn thư là tổ chức làm thủ tục để chuyển công văn đi
gồm: đánh số, đăng ký, đóng dấu, chuyển công văn đi.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của UBND huyện Đông Sơn
(Xem phần phục lục )
Ở UBND huyện Đông Sơn, Công văn được gửi đi vào tất cả các ngày
trong tuần trừ thứ 7 và chủ nhật. Những Công văn hẹn giờ có độ mật, khẩn,
hoả tốc phải làm thủ tục gửi ngay, đúng thời gian quy định.
Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

Năm Số lượng công văn đến
2010 1604
2011 2731
2012 2675
2013 (8 tháng đầu năm ) 1881
Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Mỗi văn bản ban hành của UBND huyện Đông Sơn đều được lưu 1
bản gốc ở bộ phận văn thư để tiện cho việc quản lý, tra tìm khi cần thiết.
Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi
Sau đây là bảng thống kê công văn đi trong 4 năm trở lại đây:
Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

Soạn thảo văn bản
Kiểm tra nội dung văn bản
Chỉnh sửa, kiểm tra thể thức văn bản
Duyệt và ký nháy
Trình ký văn bản
Xử lý văn bản tại Văn thư
Năm Số lượng công văn đi
2010 2898
2011 3379
2012 3859
2013 (8 tháng đầu năm) 2149
Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
5. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ:
Đối với các công văn đến thì phòng văn thư không lập hồ sơ. Các văn
bản đến sau khi đã được đăng ký vào sổ, vào máy thì được chuyển tới các đơn
vị hay cá nhân giải quyết văn bản đó. Các đơn vị này chịu trách nhiệm lập hồ
sơ và lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Đối công văn đi thì cán bộ văn thư sắp xếp thành từng loại văn bản
như: Quyết định, Công điện, Chỉ thị, Báo cáo, Công văn rồi được đăng ký
vào sổ, vào máy. Sau khi đã được đăng ký toàn bộ công văn đi trong một năm
thì cán bộ văn thư lập thành báo cáo công và in ra thành một quyển sổ để đưa
sang phòng lưu trữ bao gồm cả công văn để đưa sang phòng lưu trữ của
UBND huyện Đông Sơn. Phòng văn thư chỉ phải lập hồ sơ cho công văn đi
bằng cách sắp xếp chúng theo thể loại, ngày tháng, số và ký hiệu rồi chuyển
sang phòng lưu trữ cùng với báo cáo trên. Phòng lưu trữ chịu trách nhiệm
phân loại và lập thành từng loại hồ sơ để lưu trữ.
IV. CÔNG TÁC LƯU TRỮ:
1. Công tác tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ tại UBND huyện
Đông Sơn:
UBND huyện Đông Sơn là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa

phương, mỗi một lĩnh vực đều liên quan đến nhiều văn bản, giấy tờ tài liệu.
Trong quá trình hoạt động, UBND Huyện đã có khá nhiều tài liệu hình thành,
đây là khối tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ huyện.
Hiện nay, UBND huyện đã có kho lưu trữ cơ quan do Chánh Văn
phòng quản lý. Trong mỗi năm, mỗi nhiệm kỳ hoạt động thì Chủ tịch UBND
huyện kết hợp với Chánh Văn phòng ra các Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về
Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
nghiệp vụ cũng như nhắc nhở cán bộ lưu trữ làm tốt công tác này. Để bảo
quản tốt tài liệu thì cần trang bị thêm các thiết bị cần thiết như: Cặp đựng tài
liệu, giá, tủ
Đầu tư kinh phí đào tạo, bồi dưỡng hay tổ chức các cuộc tập huấn
Nghiệp vụ cho cán bộ, công chức trong cơ quan nắm vững các khâu Nghiệp
vụ về lưu trữ như: Chỉnh lý, thu thập, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu
trữ có như vậy khối tài liệu Lưu trữ của cơ quan mới được quan tâm đúng
mức và phát huy hiệu quả của nó cao hơn, ý nghĩa hơn khi sử dụng chúng vào
các mục đích khác nhau.
2. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở
lưu trữ cơ quan:
3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu:
4. Giao nộp tài liệu vào các Trung tâm và các kho lưu trữ cố định:
Công tác giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là công tác mà sau mỗi
năm làm việc các đơn vị trong cơ quan phải lập hồ sơ công việc mình đã làm
xong, để đưa vào Lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan, tạo nguồn nộp lưu cho Lưu trữ
lịch sử sau 5 năm sau. Đây là hình thức thu thập tài liệu Lưu trữ, nhằm Lưu
trữ những tài liệu quý giá phục vụ mục đích lâu dài.
Tại UBND huyện Đông Sơn công tác giao nộp tài liệu chưa được thực
hiện tốt và chưa nghiêm. Vì hầu hết tài liệu được để lại tại các phòng ban mà
không giao nộp vào lưu trữ huyện.

UBND huyện cũng chưa xây dựng được bản danh mục hồ sơ, tài liệu
nộp lưu để các Phòng, Ban chuyên môn nắm bắt được những hồ sơ tài liệu
cần được lập và đem vào nộp lưu, tạo điều kiện cho công tác giao nộp tài liệu
được nhanh chóng, thuận lợi. Các hồ sơ chưa được biên mục một cách cụ thể,
gây khó khăn cho tra tìm.
Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
5. Tình hình tổ chức khai thác sử dụng tài liệu:
Qua khảo sát thực tế, tôi nhận thấy công tác tổ chức khai thác sử dụng
tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Đông Sơn được tổ chức theo hình thức cho
mượn, cán bộ cần sử dụng tài liệu để nghiên cứu thì đến phòng mượn tài liệu,
nghiên cứu tại phòng hoặc phô tô mang về nhà. Ở đây chưa xây dựng được
phòng đọc riêng và cũng chưa có các cuộc triển lãm tài liệu do đó hiệu quả
công tác này chưa cao.
Hiện nay Lưu trữ huyện đang mở, phục vụ cho nhu cầu sử dụng, sử
dụng tài liệu vào hoạt động hàng ngày của UBND huyện. Đối tượng nghiên
cứu tài liệu ở đây là Cán bộ chuyên môn trong UBND huyện, các cán bộ đã
nghỉ hưu và nhân dân nhưng cũng chỉ nghiên cứu được một khối lượng nhất
định.
Do Cán bộ Văn thư kiêm nhiệm Lưu trữ nên tài liệu chưa được xác
định giá trị, chưa thể đưa ra công bố giới thiệu. Do chưa có công cụ tra cứu
khoa học nên việc tra tìm tài liêu cũng gặp nhiều khó khăn.
Tuy công tác tổ chức sử dụng tài liệu tại UBND huyện chưa được quy
mô nhưng khối tài liệu đưa ra nghiên cứu đều là những tài liệu có giá trị và
phục vụ thiết thực cho công việc hàng ngày của cơ quan.
Để khai thác sử dụng tài liệu được nhiều hơn, UBND huyện đang từng
bước tổ chức lại công tác Lưu trữ nói chung và quan tâm đến khâu tổ chức sử
dụng nói riêng, cụ thể như xây dựng phòng đọc riêng, kho bảo quản và sử
dụng tài liệu.

6. Tình hình bảo quản tài liệu:
Với vai trò, ý nghĩa quan trọng của tài liệu lưu trữ, việc thu thập, phân
loại, xác định giá trị để đưa chúng vào bảo quản tại kho Lưu trữ đã khó, việc
bảo quản an toàn tài liệu trong quá trình lưu trữ khỏi các tác nhân phá hoại
còn khó khăn, phức tạp hơn nhiều.
Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Tài liệu Lưu trữ dễ bị phá hoại dưới nhiều yếu tố khách quan như do
kho tàng, trang thiết bị, nấm mốc, côn trùng và yếu tố chủ quan do con người
gây ra. Để kéo dài tuổi thọ cho tài liệu cần làm tốt công tác bảo quản tài liệu
trong kho lưu trữ.
Tại UBND huyện Đông Sơn công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ cần
được quan tâm hơn.
Hiện nay UBND huyện đã có kho Lưu trữ tài liệu riêng, trong phòng
Lưu trữ mới chỉ có giá đựng tài liệu. Tài liệu Lưu trữ trong kho là những tài
liệu kết thúc ở giai đoạn văn thư và một số của các phòng, ban khác.
Phòng Lưu trữ được bố trí ở một vị trí cao ráo và thoáng mát, chỉ có
một cán bộ Văn thư kiêm nghiệm Lưu trữ đảm nhiệm nên khối tài liệu chưa
thực sự được bảo quản tốt. Chỉ có một số tài liệu là đã được chỉnh lý và được
xếp lên giá, khối lượng lớn tài liệu còn lại vẫn ở tình trạng chưa chỉnh lý, sắp
xếp chưa khoa học gây khó khăn cho tra tìm khi sử dụng. Vì kho lưu trữ của
UBND huyện mới được trang bị được các thiết bị như cứu hoả, quạt nên tài
liệu trong kho chưa được bảo quản an toàn khi có sự cố xảy ra hoặc không
tránh khỏi tình trạng tài liệu tự hư hỏng trong điều kiện khắc nghiệt ở đây.
Tuy nhiên trong điều kiện chưa có đủ chi phí để xây dựng , củng cố cho công
tác bảo quản tài liệu thì UBND huyện Đông Sơn cũng tận dụng mọi khả năng,
biện pháp để bảo quản tốt tài liệu như: Tài liệu luôn được quét dọn, lau chùi
sạch sẽ, thoáng mát, tài liệu trước khi đưa vào lưu trữ luôn được xử lý sạch,
khô.

7. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ:
Để nâng cao hiệu quả công việc, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của
xã hội, UBND huyện Đông Sơn đã luôn chú trọng, quan tâm đến việc áp dụng
Khoa học – Công nghệ nói chung và công nghệ Tin học nói riêng vào các lĩnh
vực hoạt động của mình nhằm giúp cho quá trình giải quyết công việc nhanh
chóng kịp thời, theo kịp thời đại.
Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53