Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại ỦY BAN NHÂN dân QUẬN NAM từ LIÊM

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A
MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU
LỜI NÓI ĐẦU..................................................................................................................3
PHẦN I............................................................................................................................. 1
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN NAM
TỪ LIÊM.......................................................................................................................... 1
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân (UBND) quận Nam Từ
Liêm.........................................................................................................................................................1
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND quận Nam
Từ Liêm....................................................................................................................................................3
2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng...........................................................................................3
3. Tìm hiểu công tác văn thư. lưu trữ của cơ quan tổ chức.....................................................................7
3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư. lưu trữ của cơ quan, tổ
chức.....................................................................................................................................................7
3.2. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan..........................................................................................8
3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.................................................................8
3.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản..................................................................11
3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của UBND quận Nam Từ Liêm .......................................................13
4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan.................................14
4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng.......................14
4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng. Đề xuất
mô hình văn phòng tối ưu.................................................................................................................16
4.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng
của cơ quan. Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại..........................................................17

PHẦN II.......................................................................................................................... 18
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP............................................................................................18

A. MỞ ĐẦU....................................................................................................................18
1. Lý do chọn đề tài................................................................................................................................18
2. Mục đích nghiên cứu.........................................................................................................................19
3. Nhiệm vụ nghiên cứu.........................................................................................................................19
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu......................................................................................................19
5. Phương pháp nghiên cứu..................................................................................................................19
6. Các nguồn tài liệu tham khảo............................................................................................................20

B. NỘI DUNG.................................................................................................................21
CHƯƠNG 1.................................................................................................................... 21
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC................21


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A

VĂN THƯ, LƯU TRỮ...................................................................................................21
1.1. Vị trí, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ.................................................................................21
1.2. Cở sở lý luận của công tác văn thư, lưu trữ................................................................................23
1.3. Quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ..........................................................................29
1.4. Cơ sở pháp lý của công tác văn thư, lưu trữ...............................................................................30

CHƯƠNG 2....................................................................................................................32
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ. LƯU TRỮ
TẠI UBND QUẬN NAM TỪ LIÊM.............................................................................32
2.1. Khái quát quá trình hình thành phát triển của UBND quận Nam Từ Liêm ................................32
2.2. Tình hình quản lý công tác văn thư, lưu trữ của UBND quận Nam Từ Liêm ...............................33
2.3. Những thành tích đạt được về công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ.........................37

CHƯƠNG 3.................................................................................................................... 43
CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG
TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN NAM TỪ LIÊM............................43
3.1. Nhận xét và đánh giá tổng quan về quản lý văn thư, lưu trữ tại UBND quận Nam Từ Liêm ......43
3.2. Kiến nghị.....................................................................................................................................44

C. KẾT LUẬN................................................................................................................ 48
D. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.................................................................49
E. PHỤ LỤC................................................................................................................... 51


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A
LỜI NÓI ĐẦU

Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của
đời sống xã hội. Đối với các cơ quan, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò
đặc biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng
đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên
quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần
thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá
trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo
quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều.
Nhưng để làm tốt công tác văn thư, lưu trữ phải cần có sự chỉ đạo, lãnh đạo, quản
lý thống nhất và có hiệu quả từ rất nhiều công việc khác nhau như: ban hành văn bản
quản lý, kinh phí hoạt động, chuyên môn, nghiệp vụ, tổ chức cán bộ…
Văn thư, lưu trữ luôn là đề tài được sinh viên chuyên ngành quan tâm và là chuyên
đề được áp dụng khá nhiều đối với các bạn sinh viên theo chuyên ngành văn thư, lưu trữ
và quản trị văn phòng.

Với những kiến thức đã được trang bị cho bản thân trên ghế nhà trường, thêm vào
đó là khoảng thời gian nghiên cứu thực tiễn tại Ủy ban nhân dân Quận Nam Từ Liêm, tôi
có thêm điều kiện để tìm hiểu về quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ tại đây.
Vì vậy, tôi đã quyết định chọn chuyên đề “Tìm hiểu quản lý Nhà nước về công tác văn
thư, lưu trữ tại UBND quận Nam Từ Liêm” làm đề tài nghiên cứu của mình.
Tổng thể báo cáo được chia thành 2 phần chính:
Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND QUẬN NAM TỪ
LIÊM
Phần II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP “TÌM HIỂU QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN NAM TỪ LIÊM”
Trong quá trình thực hiện chuyên đề này tại cơ quan UBND quận Nam Từ Liêm,
tôi đã gặp phải một số khó khăn nhưng bên cạnh đó cũng có khá nhiều thuận lợi để khảo
sát, nghiên cứu công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ tại đây:
Một số khó khăn:
- Do Quận Nam Từ Liêm mới được điều chỉnh địa giới hành chính từ huyện Từ
Liêm trước kia, nên có nhiều thay đổi cũng như điều chỉnh tương đối khác so với huyện
trước kia nên công tác nghiên cứu, thu thập, thống kê tài liệu cũng vấp phải một số khó
khăn;
- Thời gian thực tập tại cơ quan là tương đối ngắn nên việc khảo sát, nghiên cứu
quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban chỉ thực hiện được ở một số


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A

công đoạn, trong khi đó phần nội dung thực trạng luôn là trọng tâm của bất kỳ một bài
báo cáo nào.
Ngoài những khó khăn nêu trên thì quá trình thực hiện chuyên đề có được một số
thuận lợi đáng kể:

- Vị trí thực tập tương đối thuận lợi: phòng Nội vụ. Vì phòng này cùng Văn phòng
HĐND – UBND quận trực tiếp quản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, nên khối
lượng thông tin thu thập được là tương đối đầy đủ;
- Sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của chuyên viên phòng Nội vụ, chuyên viên các
phòng ban khác của Quận.
Quá trình thực hiện chuyên để “Tìm hiểu quản lý Nhà nước về công tác văn thư,
lưu trữ tại UBND quận Nam Từ Liêm” sẽ khó có thể hoàn thiện nếu không có sự giúp
đỡ, hướng dẫn tận tình của cán bộ, chuyên viên phòng Nội vụ Quận Nam Từ Liêm cùng
những hướng dẫn rất bổ ích của cô Lâm Thu Hằng về cách thức hoàn thành đề tài. Qua
đây tôi xin gửi lời biết ơn chân thành tới anh: Bùi Văn Cường và chị: Tạ Thị Ly – chuyên
viên phòng Nội vụ quận Nam Từ Liêm, cùng một số cán bộ khác tại Ủy ban quận, đã
giúp đỡ tôi hoàn thiện tốt chuyên đề của mình.
Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp được thực hiện trong khoảng thời gian tương đối
ngắn nên khó tránh khỏi những thiếu sót, rất mong có sự góp ý từ phía các thầy, cô giáo
trong Khoa để báo cáo của tôi được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 30 tháng 7 năm 2015
SINH VIÊN

Hoàng Văn Tuyến


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A
PHẦN I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN
NAM TỪ LIÊM
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân (UBND)

quận Nam Từ Liêm.
a) Vị trí, chức năng
UBND quận là cơ quan chấp hành của HĐND và là cơ quan hành chính Nhà nước
ở Quận, chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, pháp luật, các văn bản của Chính phủ,
văn bản của UBND Thành phố và các Nghị quyết của HĐND Quận.
- UBND quận Nam Từ Liêm do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu ra, là cơ quan
chấp hành pháp luật của HĐND, là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu
trách nhiệm và báo cáo công tác trước HĐND cùng cấp và cơ quan quản lý nhà nước cấp
trên ra Quyết định, Chỉ thị và tổ chức thực hiện ,kiểm tra việc thi hành các văn bản đó.
- UBND quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương ,góp phần bảo
đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất của bộ máy hành chính nhà nước từ Trung ương đến
Đia phương.
- Tổ chức và chỉ đạo việc thi hành Hiến pháp ,Luật ,các văn bản của cơ quan nhà
nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp, chỉ đạo hoạt động của UBND cấp
dưới trực tiếp.
- Thực hiện việc quản lý địa giới hành chính, xây dựng đề án phân vạch, điều
chỉnh địa giới hành chính ở địa phương trình lên cấp trên xem xét.
b) Nhiệm vụ, quyền hạn
Pháp luật quy định cụ thể nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận trong quản lý
hành chính Nhà nước và trong mối quan hệ với HĐND dưới sự quản lý tập trung, thống
nhất của Chính phủ theo hệ thống hành chính 4 cấp.
Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Nam Từ Liêm được quy đinh tại Luật số
11/2003/QH11 ngày 26 tháng 11 năm 2003 về tổ chức Hội đồng Nhân dân và Uỷ ban
Nhân dân.
- Quản lý nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, tiểu
thủ công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hóa, giáo dục, y tế, khoa học công nghệ và
môi trường, thể dục thể thao, báo chí, phát thanh truyền hình và các linh vực xã hội khác,
quản lý nhà nước về đất đai và các nguồn tài nguyên thiên nhiên, quản lý việc thực hiện
tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hoá.
- Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án ở địa phương theo quy định của pháp

luật.

1


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A

- Quản lý công tác tổ chức biên chế, lao động tiền lương, đào tạo đội ngũ cán bộ
cấp xã, bảo hiểm xã hội theo sự phân cấp của Chính Phủ.
- Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến Pháp, Luật, các
văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị Quyết của HĐND cùng cấp trong các
cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và công dân
địa phương.
- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây dựng
lực lượng vũ trang, xây dựng quốc phòng toàn dân, thực hiên chế độ nghĩa vụ quân sự,
nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, nhiệm vụ động viên chính sách hậu phương, quản lý hộ khẩu,
hộ tịch ở địa phương, quản lý việc cư trú đi lại của người nước ngoài tại địa phương.
- Phòng chống thiên tai bảo vệ tài sản của nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã
hội, bảo vệ tính mạng, tài sản, tự do, danh dự, nhân phẩm của công dân, chống tham
nhũng, buôn lậu, làm hàng giả và các tệ nạn khác.
- Tổ chức thực hiện việc thu chi ngân sách của địa phương theo quy định của pháp
luật, phối hợp với các cơ quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời các
khoản thu từ thuế và các khoản thu khác ở điạ phương.
Uỷ ban nhân dân quận thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại các điều
97, 98, 99, 100, 101, 102, 103, 104, 105, 106 và 107 của Luật tổ chức Hội đồng Nhân
dân và Uỷ ban Nhân dân 2003và thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức thực hiện các biện pháp bảo đảm thực hiện thống nhất kế hoạch phát
triển kinh tế - xã hội và quy hoạch đô thị của thành phố;

- Quản lý và kiểm tra việc sử dụng quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn
theo sự phân cấp của Chính phủ;
- Cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở đô thị; tổ chức
thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm trong xây dựng, lấn chiếm đất đai theo quy
định của pháp luật;
- Quản lý, kiểm tra việc sử dụng các công trình công cộng do thành phố giao trên
địa bàn quận.
c) Cơ cấu tổ chức
* Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy UBND quận Nam Từ Liêm (Phụ lục số 01 )
* Cơ cấu thành viên UBND quận Nam Từ Liêm:
- 01 Chủ tịch UBND quận phụ trách chung
- 03 Phó chủ tịch UBND quận:
+ Phó chủ tịch : Ông Nguyễn Trọng Lượng (phụ trách văn hóa - xã hội)
+ Phó chủ tịch: Ông Trần Thanh Long (phụ trách kinh tế - xây dựng )
+ Phó chủ tịch: Ông Nguyễn Trường Sơn (phụ trách quản lý đô thị
- 05 Ủy viên UBND quận:

2


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A

+ Ủy viên UBND là Trưởng Công an quận;
+ Ủy viên UBND là Chỉ huy trưởng Ban chỉ huy Quân sự quận;
+ Ủy viên UBND là Phó chánh Văn phòng HĐND – UBND quận;
+ Ủy viên UBND là Chánh thanh tra quận;
+ Ủy viên UBND là Trưởng phòng Tài nguyên môi trường.
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng

của UBND quận Nam Từ Liêm.
2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng
2.1.1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
a) Vị trí,chức năng
- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận là cơ quan chuyên môn
thuộc Ủy ban nhân dân quận, có chức năng tham mưu tổng hợp cho Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân về hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; tham mưu
cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung
cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và
các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân.
- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân có tư cách pháp nhân, có con dấu
và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban
nhân dân quận đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ
của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố.
b) Nhiệm vụ, quyền hạn
Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân
1. Trình Ủy ban nhân dân quận chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng,
hàng quý, sáu tháng và cả năm của Ủy ban nhân dân quận. Đôn đốc, kiểm tra các phòng,
ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân cấp phường việc thực hiện chương trình, kế hoạch
công tác của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận sau khi được phê
duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn, Ủy ban
nhân dân phường theo quy định của pháp luật;
2. Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều
hành của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận theo quy định của pháp
luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của
pháp luật;
3. Trình Ủy ban nhân dân quận quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương
trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng Ủy ban nhân dân quận;
4. Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch Ủy ban

3


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A

nhân dân quận; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân cấp
phường soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;
5. Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các phòng, ban
chuyên môn, Ủy ban nhân dân phường trước khi trình Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy
ban nhân dân quận xem xét, quyết định;
6. Giúp Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận giữ mối quan hệ phối
hợp công tác với Quận uỷ, Thường trực Quận ủy, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy
ban Mặt trận Tổ quốc quận, các đoàn thể nhân dân cấp quận và các cơ quan, tổ chức của
Trung ương, của thành phố đóng trên địa bàn địa phương;
7. Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân dân quận; các
văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan. Giúp Ủy ban
nhân dân quận phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực
hiện các văn bản đó tại các phòng chuyên môn, Ủy ban nhân dân các phường;
8. Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban
nhân dân quận; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hoá hành
chính nhà nước của Ủy ban nhân dân quận;
9. Trình Ủy ban nhân dân quận chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác
cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng Ủy ban nhân dân quận;
10. Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn Ủy ban nhân dân các phường về nghiệp
vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hoá quản lý hành chính nhà nước theo quy định
của pháp luật;
11. Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, lãng

phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng Ủy ban nhân dân quận theo quy định của pháp
luật và phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận;
12. Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của Ủy ban
nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận; bảo đảm điều kiện hoạt động của Ủy ban
nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận và các tổ chức có liên quan theo quy định của
Ủy ban nhân dân quận;
13. Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức
của cơ quan;
14. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài sản, trang
thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật và phân cấp quản
lý của Ủy ban nhân dân quận;
15. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân
quận giao.
c) Cơ cấu tổ chức

4


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A

* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND quận Nam Từ Liêm
(Phụ lục số 02).
Hiện tại chức danh Chánh Văn phòng của UBND quận Nam Từ Liêm đang bị
khuyết thiếu, chỉ có 03 chức danh Phó Chánh Văn phòng sau:
Ông Nguyễn Quang Diên – Phó Chánh Văn phòng
Ông Nguyễn Sỹ Thắng – Phó Chánh Văn phòng
Ông Đỗ Xuân Bình – Phó Chánh Văn phòng
Cùng các bộ phận trực thuộc sau:

Bộ phận Văn thư;
Bộ phận Tổng hợp;
Bộ phận Tài vụ;
Bộ phận Công nghệ thông tin;
Bộ phận Lễ tân;
Bộ phận Lưu trữ;
Bộ phận Tiếp dân;
Bộ phận “Một cửa”;
Bộ phận Bảo vệ;
Bộ phận Lái xe;
Nhà ăn cơ quan;
Hội trường, điện, nước;
2.1.2. Xây dựng bản mô tả việc của các vị trí công việc trong văn phòng
* Bản mô tả việc của Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác hành chínhquản trị:
Vị trí chức trách: Phó Chánh Văn phòng là lãnh đạo Văn phòng, giúp Chánh Văn
phòng điều hành một số mặt công tác theo phân công của Chánh Văn phòng.
Trách nhiệm: Trong phạm vi nhiệm vụ được Chánh Văn phòng giao, Phó Chánh
Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về về toàn bộ
kết quả hoạt động được giao.
Nhiệm vụ: giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác hành chính-quản trị và các
nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao.
Nhiệm vụ cụ thể: giúp Chánh Văn phòng quản lý, điều hành, trực tiếp phân công
Thanh tra viên, chuyên viên, nhân viên do mình phụ trách thực hiện công tác hành
chính quản trị, gồm:
* Công tác tài chính:
- Lập dự toán và quyết toán kinh phí hằng năm, dự toán chi tiêu cụ thể hằng năm
theo quy định;

5

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A

- Đảm bảo chi tiêu theo Quy chế chi tiêu nội bộ và yêu cầu của Chánh văn phòng;
chấp hành và thực hiện đúng chế độ tài chính, thanh toán, quyết toán, kiểm kê, báo cáo
với Sở Tài chính theo quy định;
- Phối hợp với bộ phận tổ chức cán bộ thực hiện đúng, kịp thời và chính xác các
chế độ, chính sách, nâng lương, chuyển ngạch, bảo hiểm, … đối với công chức, nhân
viên cơ quan;
- Hàng tháng, quý, sáu tháng, năm phải báo cáo Chánh Văn phòng tình hình hoạt
động tài chính của đơn vị. Thực hiện chế độ kiểm quỹ tiền mặt theo đúng quy định;
- Thực hiện có hiệu quả Nghị định số 130/2005/ NĐ-CP ngày 17/10/2005 của
Chính phủ quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí
quản lý hành chính đối với các cơ quan nhà nước; đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ chính
trị, đồng thời tăng thu nhập cho cán bộ, công chức, nhân viên cơ quan.
*Công tác Văn thư – Lưu trữ:
- Đảm bảo công tác nhận và cập nhật vào chương trình theo dõi trên máy vi tính
các loại công văn đi - đến. Công văn đến chuyển cho Chánh Văn phòng xử lý trong ngày,
công văn đi sau khi ký tên và đóng dấu phát hành phải nhanh chóng gửi bưu điện chuyển
đi (hoặc trực tiếp chuyển cho người nhận, cơ quan nhận);
- Đảm bảo cập nhật tên hồ sơ lưu trữ vào chương trình theo dõi trên máy vi tính.
Thực hiện công tác tiếp nhận, quản lý, lưu trữ bảo mật đúng quy định của Nhà nước,
không để xảy ra mất mát hoặc thất lạc hồ sơ; cung cấp hồ sơ, tài liệu kịp thời cho lãnh
đạo và các phòng thanh tra, phòng chuyên môn nghiệp vụ khi có yêu cầu phục vụ công
tác.
*Công tác lái xe, bảo vệ, phục vụ:
- Điều phối xe phục vụ công tác của lãnh đạo và các phòng chuyên môn nghiệp
vụ. Đảm bảo an toàn tuyệt đối khi tham gia giao thông. Thường xuyên bảo trì, bảo dưỡng

xe, đảm bảo phục vụ kịp thời trong công tác;
- Trang bị phương tiện làm việc cho các đồng chí lãnh đạo, các phòng nghiệp vụ.
Quản lý, bảo dưỡng, sửa chữa trụ sở làm việc, tài sản, thiết bị của cơ quan. Chuẩn bị chu
đáo cơ sở vật chất phục vụ các cuộc họp, hội nghị. tiếp khách;
- Phối hợp với các phòng thanh tra, phòng chuyên môn nghiệp vụ tổ chức tốt công
tác bảo vệ, phòng cháy chữa cháy trong cơ quan;
- Tham dự các cuộc họp lãnh đạo, các cuộc họp triển khai và công bố kết luận
thanh tra theo sự phân công của Chánh văn phòng;
- Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho thanh tra viên, chuyên viên, nhân viên
thuộc Văn phòng về lĩnh vực chuyên môn được giao;
- Vận động công chức, nhân viên xây dựng, giữ gìn đoàn kết giúp đỡ nhau trong
công việc, thực hiện đạo đức và văn hóa công vụ trong cơ quan;

6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng phân công.
Quyền hạn:
- Thay mặt Chánh Văn phòng chỉ đạo, giải quyết công việc của Văn phòng khi
được Chánh Văn phòng giao.
- Đề xuất với Chánh Văn phòng danh sách công chức, nhân viên thuộc bộ phận
mình phụ trách tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ theo quy định của cơ quan.
- Tham gia ý kiến đề xuất, kiến nghị với Chánh Văn phòng về nhân sự, phương
tiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác; các giải pháp nâng cao năng suất, chất lượng hiệu
quả công tác chuyên môn và về quyền lợi chính đáng của công chức, nhân viên Văn
phòng.

3. Tìm hiểu công tác văn thư. lưu trữ của cơ quan tổ chức
3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư. lưu trữ của
cơ quan, tổ chức
- Ngày 01/4/2014, UBND Quận đã ban hành Quy chế làm việc tạm thời của
UBND lâm thời Quận Nam Từ Liêm (kèm theo Quyết định số 01/QĐ-UBND ngày
01/4/2014) trong đó quy định rõ quy chế quản lý văn bản đến và thủ tục trình, ban hành,
kiểm tra thực hiện văn bản;
- UBND quận Nam Từ Liêm đã ban hành Quyết định só 48/QĐ-UBND ngày
02/4/2014 về việc quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ quận Nam
Từ Liêm (Phụ lục số 03).
- Thực hiện Kế hoạch số 06/KH-UBND ngày 07/01/2014 của UBND Thành phố
Hà Nội, UBND quận Nam Từ Liêm đã ban hành Kế hoạch số 57/KH-UBND ngày
24/4/2014 về công tác văn thư lưu tữ năm 2014 nhằm nâng cao nhận thức của cán bộ,
công chức, viên chức, nhân viên trong các phòng, ban, cơ quan, đơn vị và UBND các
phường trên địa bàn Quận về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ và giá
trị của tài liệu lưu trữ; Tăng cường công tác Quản lý nhà nước và hoạt động văn thư lưu
trữ đối với phòng, ban, cơ quan, đơn vị và UBND các phường trên địa bàn Quận đi vào
nề nếp và thực hiện đúng các quy định của pháp luật về công tác văn thư lưu trữ, đồng
thời là cơ sở để phòng, ban, cơ quan, đơn vị và UBND các phường xây dựng kế hoạch và
tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ năm 2014.
Ngoài ra UBND quận Nam Từ Liêm còn sử dụng một số văn bản quản lý của Nhà
nước như:
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
công tác văn thư;

7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A

- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của
Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính… và một số văn bản khác.
3.2. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan
Tổ chức văn thư kiêm nhiệm.
Phòng Văn thư của cơ quan gồm có 02 cán bộ có trình độ trung cấp văn thư, lưu
trữ đảm nhiệm vị trí công tác văn thư của cơ quan:
- Đồng chí: Nguyễn Văn Việt;
- Đông chí: Trần Thu Hoài.
Ngoài ra cán bộ, chuyên viên của các phòng, ban, đơn vị còn kiêm nhiệm làm
công tác văn thư của đơn vị mình về lĩnh vực chuyên môn.
3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
3.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan
Các loại văn bản hành chính của cơ quan ban hành được rà soát và thực hiện đúng
theo quy định tài khoản 3, Điều 1 của Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02
năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐCP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư
Đối với việc ban hành các hình thức văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện
theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 17/2008/QH12 ngày 03
tháng 6 năm 2008 và các văn bản quy định chi tiết biện pháp thi hành Luật này.
3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan tổ chức
Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của cơ quan được thực hiện
theo đúng quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngảy 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Riêng đối với thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật vẫn áp dụng theo Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Tuy nhiên những tồn tài mà ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào cũng có thể mắc phải là
khó có thể chuẩn hóa hoàn toàn kỹ thuật trình bày về chỉ số căn lề trên, dưới, trái, phải
không được chuẩn theo Thông tư 01/2011/TT-BNV, do cán bộ soạn thảo thường lấy các
mẫu săn có để soạn thảo văn bản mới có liên quan và không để ý đến yếu tố này. Một
yếu tố khác đó là vị trí đóng dấu ĐẾN, trong một số văn bản đến vẫn tồn tại những dấu
ĐẾN được đóng không đúng vị trí được quy định tại Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày
22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ

8


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A

cơ quan, mà dấu ĐẾN đó được đóng vảo khoảng giữa thành phần Quốc hiệu và tên cơ
quan ban hành văn bản, làm mất thẩm mỹ cũng như các ký tự trong văn bản.
3.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan. So
sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá.
Bước 1: Soạn thảo văn bản:
- Cán bộ công chức được giao thụ lý, giải quyết hồ sơ trực tiếp soạn thảo văn bản
hành chính thông thường thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan chịu trách
nhiệm về nội dung, thể thức văn bản. Trưởng các bộ phận sau khi xem xét, điều chỉnh,
duyệt nội dung và ký nháy ngay cuối dòng nội dung của văn bản, đối với văn bản quan
trọng phải ký nháy ở cuối mỗi trang
- Đối với trường hợp các bộ phận được giao tham mưu xây dựng văn bản quy
phạm pháp luật thì việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiên theo Luật
ban hành văn bản quy phạm pháp luật hiện hành
Bước 2: Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt:
- Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt

- Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người
ký duyệt xem xét, quyết định
- Bản thảo văn bản được phân công duyệt theo quy trình:
- Căn cứ tổ chức cơ quan, quy trình soạn thảo được quy định cụ thể theo từng
bước, từ việc soạn thào đến trình người quản lý trực tiếp có ý kiến sửa chữa, bổ sung và
trình đến cấp trên phụ trách trực tiếp và cuối cùng là người đứng đầu cơ quan ký theo
thẩm quyền (đối với văn bản do người đứng đầu ký). Trước khi trình người đứng đầu ký,
người được phân công phải rà soát lại lần cuối về thể thức và nội dung văn bản (nếu phát
hiện sai sót, thì đề nghị bộ phận soạn thảo sửa chữa lại)
Bước 3: Đánh máy văn bản:
- Việc soạn thảo văn bản hành chính thông thường do cán bộ được phân công giải
quyết công việc thực hiện. Trường hợp văn bản của lãnh đạo được dự thảo bằng bản viết
tay và được giao cho bộ phận văn thư đánh máy, thì việc đánh máy văn bản phải đúng
nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
- Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo, người đánh
máy phải hỏi lại cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó.
Bước 4: Kiểm tra văn bản trước khi ban hành:
- Cá nhân soạn thảo văn bản, cán bộ công chức được giao trách nhiệm giúp thủ
trưởng, tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ
chính xác về nội dung văn bản, đề xuất mức độ khẩn, đối chiếu quy định của pháp luật về
bảo vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người
ký văn bản quyết định.

9


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A

- Văn phòng UBND-HĐND kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức,
kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản của UBND quận.
Bước 5: Ký văn bản:
- Đối với những vấn đề quan trọng của UBND quận mà theo quy định của pháp
luật phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số (thẩm quyền chung), việc ký
văn bản phải được quy định như sau:
+ Chủ tịch UBND quận thay mặt (TM) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của UBND
quận.
+ Các Phó Chủ tịch UBND và các thành viên Ủy ban được thay mặt tập thể, ký
thay Chủ tịch UBND quận những văn bản theo ủy quyền của Chủ tịch UBND quận và
những văn bản được phân công phụ trách.
- Đối với những vấn đề UBND quận thực hiện theo chế độ thủ trưởng (thuộc thẩm
quyền riêng), Chủ tịch UBND quận có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của UBND
quận.
- Chủ tịch UBND có thể giao cho Phó Chủ tịch UBND quận ký thay (KT.) các văn
bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
Bước 6: Sao, nhân bản văn bản:
- Nhân bản đúng số lượng quy định phát hành:
+ Số lượng văn bản nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại
nơi nhận văn bản
+ Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ
gửi đến cơ quan có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực
hiện, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; phải gửi đúng địa chỉ cơ quan,
đơn vị và các cá nhân có trách nhiệm, thẩm quyền giải quyết và thực hiện công việc,
không gửi vượt cấp hoặc gửi cho những cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân biết hoặc để tham
khảo, để thay cho công việc báo cáo đã làm
+ Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng
thời gian quy định
+ Việc nhân bản văn bản mật do lãnh đạo quyết định và được thực hiện theo các
quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước.

Bước 7: Đóng dấu, phát hành văn bản:
Sau khi đã nhân bản văn bản tiến hành đóng dấu cho văn bản tại văn thư cơ quan.
Ở bộ phận văn thư sẽ lưu lại bản gốc và phiếu trình ký văn bản, các văn bản nhân bản sau
khi được đóng dấu đầy đủ sẽ được làm thủ tục phát hành văn bản đi theo đúng quy định.
Nhận xét, đánh giá:
Nhìn chung, các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan so
với quy định hiện hành (Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ) là khá sát thực và

10


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A

phù hợp. Tuy nhiên từ khi có Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010
của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, thì quy trình soạn thảo văn bản của
cơ quan cũng có một số điều chỉnh do khoản 1, Điều 1 của Nghị định mới chia ra bản gốc
và bản chính văn bản, mà bản gốc là bản phải lưu lại văn thư là bản có chữ ký tươi của
người có thẩm quyền. Như vậy bước nhân bản số lượng văn bản được đẩy ngược về bước
sau khi kiểm tra văn bản và ký ban hành.
Như trước kia, dánh máy, rồi nhân bản văn bản tiếp đến mới là bước kiểm tra văn
bản trước khi ký ban hành, làm như vậy thủ trưởng sẽ phải ký rất nhiều lần và so với quy
định bây giờ sẽ không tạo ra quá nhiều bản gốc văn bản như vậy. Có thể nói những điều
chỉnh trong quá trình soạn thảo văn bản của UBND quận Nam Từ Liêm là rất hợp lý và
phù hợp với những quy định hiện hành của Nhà nước về công tác văn thư nói chung và
công tác soạn thảo văn bản nói riêng của cơ quan.
3.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản
3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến

11


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A

a) Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
Trình tự
Quản lý,
giải quyết
văn bản
đến

Trình, chuyển giao văn bản đến

Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến

b) Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi

Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình
bày; ghi số, ký hiệu và ngày tháng năm của văn bản

Đóng dấu cơ quan

Trình tự

Quản lý,
giải
quyết
văn bản
đi

Đăng ký văn bản đi

Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việ
chuyển phát

Lưu văn bản đi

3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của UBND quận Nam Từ Liêm

Trình
tự bộ máy mới đi vào hoạt động từ ngày 01 tháng 4 năm 2014, lãnh
Ngay từ
sau khi
Quản
đạo UBND quận
đãlý,
yêu cấu các phòng, ban, ngành thuộc Quận và UBND các phường
giảitra
quyết
xây dựng, kiểm
hoạt động xây dựng danh mục hồ sơ hiện hành của đơn vị mình.
văn bản
đi

12


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A

Nhận xét: Đa số các phòng ban chỉ lập danh mục hồ sơ hiện hành cho các hồ sơ
thường xuyên sử dụng để tiện cho việc tra tìm tài liệu trong quá trình giải quyết công việc
có tính thường xuyên và lặp lại. Còn những tập hồ sơ ít liên quan hoặc công việc đã giải
quyết từ rất lâu, thậm chí vài năm về trước vẫn chưa được lập danh mục hồ sơ mầ con
lưu lại trong những tập hồ sơ cùng danh mục.
3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của UBND quận Nam Từ Liêm
a) Văn bản quản lý công tác lưu trữ:
+ Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 về Luật lưu trữ;
+ Công văn số 1275/VTLTNN-TTTH ngày 06 tháng 11 năm 2014 của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước về thực hiện chế dộ báo cao thống kê định kỳ công tác văn thư,
lưu trữ và tài liệu lưu trữ 2014;
+ Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 05 tháng 01 năm 2005 hướng dẫn thực hiện
chế độ phụ cấp độc hại nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức;
+ Quy định quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại kho Lưu trữ quận
Nam Từ Liêm kèm theo Quyết định số 48/QĐ-UNBD ngày 02 tháng 4 năm 2014…
b) Công tác tổ chức và cán bộ
Để đảm bảo tốt công tác lưu trữ tại cơ quan UBND quận, Văn phòng HĐND –
UBND quận đã phân công 01 đồng chí Phó chánh Văn phòng phụ trách công tác lưu trữ
và 01 đồng chí cán bộ có trình độ Đại học, có tinh thần trách nhiệm và có tính trung thực
cao làm công tác lưu trữ.
Phòng Nội vụ phân công 01 đồng chí lãnh đạo và 01 đồng chí chuyên viên phụ
trách theo dõi quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.
c) Tình trạng kho lưu trữ và trang thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu

Kho lưu trữ cơ quan được bố trí tại tầng 4 trụ sở Tiếp dân và giải quyết thủ tục
hành chính quận.
Với diện tích kho: khoảng 340m2, 01 phòng làm việc để cán bộ lưu trữ làm
việc, có trang thiết bị máy tính. Kho Lưu trữ của cơ quan được xây dựng là kho lưu trữ
chuyên dụng với kết cấu chông mối mọt, hiện đại với tổng kinh phí đầu tư là 1,9 tỷ đồng.
Trang thiết bị bảo vệ, lưu trữ tài liệu lưu trữ gồm:
+ 02 máy hút ẩm;
+ 05 quạt thông gió;
+ 01 máy điều hòa nhiệ độ trung tâm;
+ 24 dãy giá sắt compac để tài liệu;
+ 2560 hộp các tông;
+ 2812 cặp ba dây;
+ 01 kho lưu trữ phụ đặt tại tầng 5 trụ sở Tiếp dân và giải quyết thủ tục hành chính
quận với diện tích khoảng 100m2, để lưu trữ tạm thời khối tài liệu chưa được chỉnh lý;

13


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A

+ 01 kho lưu trữ hồ sơ tài liệu của Phòng Tài nguyên và Môi trường quận đặt tại
trụ sở UBND quận.
- Tình trạng tài liệu:
+ Số lượng tài liệu đã có trong kho: 700m tài liệu
+ Tổng số mét hồ sơ đã chỉnh lý là 550m
+ Tổng số hồ sơ chưa chỉnh lý là 150m
+ Tổng số hồ sơ tài liệu thu thập được trước khi điều chỉnh địa giới hành chính
theo hướng dẫn của Sỏ Nội vụ Thành phố: 6190 cặp tài liệu gồm toàn bộ tài liệu của

HĐND, UBND huyện và các phòng, ban, đơn vị thuộc huyện Từ Liêm được bàn giao về
Kho Lưu trữ - Văn phòng HĐND – UBND quận Nam Từ Liêm (nay là Văn phòng
HĐND – UBND quận Nam Từ Liêm).
Số hồ sơ tài liệu trên được bàn giao về Kho Lưu trữ trong tình trạng bó gói lộn
xộn chưa được chỉnh lý, sắp xếp và có sự tác động về nghiệp vụ lưu trữ. Hiện tại, UBND
quận chưa có điều kiện để chỉnh lý số tài liệu trên do dự kiến kinh phí quá lớn. UBND
quận đã giao cho Văn phòng HĐND – UBND quận phối hợp với các phòng ban ngành
liên quan tham mưu xây dựng Đề án chỉnh lý tài liệu phân kỳ từ nay đến năm 2018.

4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan
4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng.
Thống kê sơ bộ trang thiết bị văn phòng tại cơ quan:
Đơn vị tính: Chiếc
Cơ

Tên trang thiết bị

quan

Máy vi tính
Máy in
Máy quét (scanner)
Máy sao chụp (photocopy):
Máy FAX
Máy hủy tài liệu

1
1
1
0

1
0

Các
phòng, ban
59
59
24
3
48
6

Tổng
cộng
60
60
25
3
49
6

Ngoài ra còn một số trang thiết bị chuyên dụng khác như máy chuyên in giấy khen
tại Phòng Nội vụ quận, Case Server tại Phòng Tin học…
Nhìn chung hệ thống trang thiết bị của UBND quận Nam Từ Liêm là khá đầy đủ
để phục vụ công tác hành chính văn phòng hiện tại. Nhưng do tiếp quản những trang thiết
bị từ UBND huyện Từ Liêm cũ nên số lượng trang thiết bị, máy móc cũ, hỏng hóc còn
tồn tại khá nhiều mà chưa được đầu tư bổ sung. Một số phòng ban do diện tích hạn hẹp
và chưa có đủ kinh phí để sắm mới trang thiết bị nên vẫn còn trong tình trạng sử dụng

14

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A

nhờ trang thiết bị của phòng ban khác (đặc biệt là máy photocopy). Có những thời điểm
diễn ra hội nghị, đại hội của UBND thì số lượng tài liệu được phát hành ra là rất nhiều,
việc sử dụng trang thiết bị chung như vậy sẽ gây ra tình trạng chậm chễ trong tiến độ xử
lý công việc.

15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A

4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các thiết bị trong một phòng làm việc của văn
phòng. Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu
a) Mô hình cũ của văn phòng (Phụ lục số 04)
b) Đề xuất mô hình mới

TỦ HỒ SƠ

TỦ HỒ SƠ





A


 B

TỦ HỒ
SƠ

BÀN TIẾP
KHÁCH

TỦ HỒ
SƠ

TỦ HỒ
SƠ

TỦ HỒ
SƠ

MÁY
PHOTO

C
Chú thích:
A: Bàn làm việc của chuyên viên
B: Bàn làm việc của Trưởng, phó phòng
C: Máy hủy tài liệu

16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A

4.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công
tác văn phòng của cơ quan. Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại
a) Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan
- Phần mềm Quản lý văn bản TDOffice – Hệ chương trình quản lý hồ sơ công
việc; (Phụ lục số 05)
- Phần mềm Quản lý Hộ tịch;
- Phần mềm Quản lý đơn thư khiếu nại tố cáo;
- ISO điện tử - một cửa liên thông;
- Phần mềm Quản lý Hồ sơ hành chính một cửa – TP;
- Dịch vụ công trực tuyến mức 3.
b) Nhận xét
Thời gian qua UBND quận Nam Từ Liêm đã triển khai các phần mềm ứng dụng
chung của Thành phố trong quản lý, điều hành, tác nghiệp, các phần mềm đã bước đầu
phát huy hiệu quả làm việc mặc dù cũng chưa đáp ứng được theo yêu cầu của Quận. Bên
cạnh đó, các phần mềm được phát triển do nhiều đơn vị khác nhau, nhiều nền tảng công
nghệ khác nhau nên các phần mềm này hoạt động rời rạc, chưa gắn kết thành một hệ
thống chung thông nhất. Do đó cần thiết phải có phướng án tích hợp chung dối với các
phần mèm trên. Công tác tiếp xúc với công dân và doanh nghiệp được tổ chức thông qua
môi trường mạng đã bước đầu tạo ra sự tiện ích và thói quen khai thác ứng dụng công
nghệ thông tin trên địa bàn Quận.

17

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A
PHẦN II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP
A. MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh - Chủ tịch
Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký Thông đạt số
1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy tờ, trong đó Người đã chỉ
rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia" và đánh giá "tài
liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng
kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách
về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó, việc lưu trữ
công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng". Xác định ý nghĩa to lớn và tầm
quan trọng của công tác lưu trữ đối với xã hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc,
ngày 17 tháng 9 năm 2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg
về Ngày truyền thống của ngành Lưu trữ Việt Nam và lấy ngày 03 tháng 01 hàng năm là
"Ngày Lưu trữ Việt Nam".
Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt
quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một
đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và
những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết.
Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị
pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản
an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi các
cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì
đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ

nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều
hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải
quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ
chức.
Sau một số phân tích trên, chúng ta đã hiểu rõ tầm quan trọng của công tác văn
thư, lưu trữ đối với sự “sinh tồn” của một cơ quan, tổ chức. Nhưng để quản lý được tốt
công tác này cần có sự nỗ lực rất lớn từ rất nhiều yếu tố: lãnh đạo cơ quan, nội bộ các
phòng, ban, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, kinh phí hoạt động, trình độ chuyên môn… có
thực hiện tốt tổng thể những yếu tố đó mới có thể đảm bảo cho quá trình giải quyết công
việc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan mình được thuận lợi và đạt hiệu quả cao
trên nhiều mặt như: kinh tế-xã hội, an ninh-quốc phòng, văn hóa-thể thao…

18


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A

Với những kiến thức đã được trang bị cho bản thân trên ghế nhà trường, thêm vào
đó là khoảng thời gian nghiên cứu thực tiễn tại Ủy ban nhân dân Quận Nam Từ Liêm, tôi
có thêm điều kiện để tìm hiểu về quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ tại đây. Vì
vậy, tôi đã quyết định chọn chuyên đề “Tìm hiểu quản lý Nhà nước về công tác văn
thư, lưu trữ tại UBND quận Nam Từ Liêm” làm đề tài nghiên cứu của mình.

2. Mục đích nghiên cứu
- Nâng cao nhận thức của bản thân không chỉ về trình độ chuyên môn nghiệp vụ,
mà còn cả các kỹ năng quản lý Nhà nước về các công tác tại UBND quận Nam Từ Liêm
đặc biệt là quản lỷ Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ;
- Làm tài liệu tham khảo cho sinh viên chuyên ngành văn thư-lưu trữ, quản trị văn

phòng…
3. Nhiệm vụ nghiên cứu
Một là, vị trí, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ;
Hai là, cở sở lý luận của công tác văn thư, lưu trữ;
Ba là, quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ;
Bốn là, cơ sở pháp lý về công tác văn thư, lưu trữ;
Năm là, thực trạng quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ tại UBND quận Nam Từ
Liêm;
Sáu là, một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng quản lý Nhà nước về công tác
văn thư, lưu trữ tại UBND quận Nam Từ Liêm.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ
Phạm vi nghiên cứu: Công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ tại UBND
quận Nam Từ Liêm
5. Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành đề tài khoa học này tôi đã sử dụng một số phương pháp như:
- Phương pháp lưu trữ học: Bao gồm nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và
tổng hợp;
- Phương pháp thống kê: Nhằm thống kê các số liệu liên quan đến báo cáo thống
kê về công tác văn thư, lưu trữ của UBND quận Nam Từ Liêm;
- Phương pháp phân tích và tổng hợp: Là phương pháp được tôi vận dụng trong
suốt quá trình thực hiện đề tài.
- Phương pháp điều tra, khảo sát, trao đổi trực tiếp với lãnh đạo và chuyên viên
Phòng Nội vụ. Với phương pháp này các số liệu, nhận xét được đưa ra trong đề tài có

19


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A

tính thực tiễn hơn. Cũng bằng phương pháp trên, chúng tôi thu được những thông tin mà
không thể tìm thấy trong các nguồn tư liệu.

6. Các nguồn tài liệu tham khảo
- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội;
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Công
tác văn thư;
- Kế hoạch công tác văn thư lưu trữ của UBND quận Nam Từ Liêm qua nhiều
năm;
- Chỉ thị cá biệt của Chủ tịch UBND huyện Từ Liêm trước đây về tăng cường
quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ;
- Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, phường Phú Đô;
Cùng các văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn nghiệp vụ khác của Bộ Nội vụ,
các Sở ban ngành có liên quan.
Kết cấu của báo cáo kết quả đề tài
Ngoài phần mở đầu, nội dung, kết luận. Phần nội dung chính của đề tài gồm 03
chương:
Chương 1: Cở sở lý luận của việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ
Chương 2: Thực trạng quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại
UBND quận Nam Từ Liêm
Chương 3: Các giải pháp nâng cao chất lượng quản lý Nhà nước về công tác
văn thư, lưu trữ tại UBND quận Nam Từ Liêm

20


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A
B. NỘI DUNG

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC
VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1.1. Vị trí, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ
1.1.1. Vị trí, vai trò của công tác văn thư
- Công tác văn thư là một mặt công tác gắn liền với bộ máy quản lý và là nội dung
quan trọng trong hoạt động của cơ quan. Như vậy, công tác văn thư có ảnh hưởng trực
tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước của cơ quan, tổ chức.
- Công tác văn thư không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Các
cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội dù lớn hay nhỏ. Các cơ quan, đơn vị
muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ
biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối
hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc
biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị – xã hội là các cơ quan
trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị – xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức
năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan
trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng.
- Công tác văn thư bảo đảm việc cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ
nhiệm vụ quản lý nhà nước của mỗi cơ quan, tổ chức nói chung. Thông tin phục vụ quản
lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất,
chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung công việc có thể xếp công tác
văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý mà văn bản chỉnh là
phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý.
- Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ gó phần giải quyết công việc của cơ quan một
cách nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ
gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ
vô dụng và lợi dụng sơ hở trong việc quản lý văn bản để làm những việc trái pháp luật.

- Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ
quan. Nội dung của các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của
các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động
của cơ quan thì khi cần thiết các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt
động của cơ quan một cách chân thực.
- Công tác văn thư nề nếp sẽ bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện
làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc
gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn thư được nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá

21