Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại Uỷ Ban Nhân Dân Quận Tây Hồ

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
PHẦN I: MỞ ĐẦU..............................................................................................3
CHƯƠNG I – GIỚI THIỆU TÓM TẮT VỀ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH,
CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN CỦA
UBND QUẬN TÂY HỒ......................................................................................3
I.CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND
QUẬN TÂY HỒ.......................................................................................................4
1.Chức năng của UBND quận Tây Hồ:....................................................................4
2. Nhiệm vụ quyền hạn của UBND Quận Tây Hồ:..................................................4
3. Cơ cấu tổ chức của UBND quận ........................................................................6
II. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH
CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN KIẾN TẬP...............................................7
2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc của Văn phòng HĐND &
UBND Quận Tây Hồ:...............................................................................................7
2.1.1 Chức năng của Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ:.........................7
2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc của Văn phòng ..................................8
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND&UBND Quận.................................10
2.2. Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng ...11
2.2.1. Phân công công việc của lãnh đạo Văn phòng.............................................12
2.1.Tình hình Công tác văn thư lưu tữ của UBND quận Tây Hồ:.........................16
Sinh viên: Đỗ Thị Trang

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2. Mô hình tổ chức văn thư ở UBND quận Tây Hồ............................................17
2,3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND quận Tây Hồ...............17
2.2.3. Các văn bản quản lý thuộc thẩm quyền ban hành của UBND quận tây Hồ:
.................................................................................................................................17
2.3.2. Nhận xét về thể thức , kỹ thuật trình bày của cơ quan tổ chức:...................18
2.3.3 Quy trình soạn thảo ban hành văn bản của cơ quan. So sánh quy định hiện
hành và nhận xét.....................................................................................................18
2 Công tác quản lý văn bản đi của UBND quận Tây Hồ:......................................21
2.4 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi đến...............................................25
2.4.1 Quy trình giải quyết văn bản đi đến .............................................................25
Công tác tổ chức Quản lý, giải quyết bản đi (do chuyên viên Đặng Thanh Hằng
phụ trách). (xem thêm phụ lục 4)...........................................................................25
2.5. Tổ chức lưu trữ của cơ quan tổ chức (phụ luc 5)............................................31

CHƯƠNG III. CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ
VĂN PHÒNG UBND QUẬN TÂY HỒ...........................................................34
1 .Trang thiết bị văn phòng và cơ sơ vật chất của UBND quận tây Hồ................34
2.Sơ đồ hóa văn phòng làm việc hiện tại................................................................35
3 Phần mềm đang được sử dụng tại văn phòng cơ quan:.......................................36

PHẦN II: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ .....................................38
1.Đánh giá chung ...................................................................................................38

Sinh viên: Đỗ Thị Trang

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.Đề xuất kiến nghị.................................................................................................42

PHẦN 3 : LỜI KẾT...........................................................................................46

Sinh viên: Đỗ Thị Trang

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý
không thể thiếu ở bất kỳ cơ quan tổ chức nào. Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa có
chuyên môn để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lý
tại các cơ quan còn thiếu nhiều.
Nhằm đáp ứng nhu cau ngày càng cao của xã hội và theo Quyết định số
214 ngày 24/4/2012 của Bộ Nội Vụ thành lập Khoa Quản trị văn phòng Trường
Đại Học Nội Vụ Hà Nội.
Với phương châm gắn liền giữa lý luận và thực tiễntrong công tác đào tạo
của Trường đại học Nội Vụ Hà Nội nói chung và Khoa Quản trị văn phòng nói
riêng : Hộc luôn đi đôi với hành, lý luận luôn làm điểm tựa làm cơ sở cho hoạt

động thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ sung những kiến thức mới cập nhập
và làm phong phú thêm kho tàng lý luận
Để đáp ứng được phương châm đó , Khoa Quản trị văn phòng đã thực
hiện Kế hoạch cho sinh viên kiến tập một tháng tại các văn phòng các cơ quan tổ
chức. của. Việc thực tế này đã giúp cho em làm quen với những công việc cơ
bản nhất tại cơ quan mà cụ thể là những công việc tại văn phòng UBND &
HDND quạn Tây Hồ. Nhằm tạo điều kiện cho sinh viên vận dụng những kiến
thức học trên ghế nhà trường vào công việc thực tế của cơ quan; qua đó để giúp
sinh củng cố tổng hợp kiến thức , tạp dượt rèn luyện về phẩm chất đạo đức của
một nhân viên văn phòng hay một nhà quản trị cần có để phục vụ cho công việc
sau này.
Được sự đồng ý của UBND quận Tây Hồ đã tạo điều kiện cho em được
tìm hiểu thêm về cơ quan, tiếp xúc với công việc thực tế của cơ quan.
Quận Tây Hồ là một trong những địa phương đi đầu thực hiện chủ trương
cải cách nền hành chính Nhà nước, Quận đã áp dụng mô hình một của và đạt
được nhnuwxng thành công nhất định. Hằng ngày UBND quận Tây Hồ tiếp
nhận và xử lý rất nhiều văn bảnđếwn cũng như nhiều văn bản đi. Vì vậy một
quy trình quản lý và xử lý văn bản có hiệu quả sẽ góp phần nâng cao hiệu lực
quản lystreen địa bàn quận. Thời gian thực tập tại cơ quan đã giúp cho em có
Sinh viên: Đỗ Thị Trang

1

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

ddiefu kiện làm quen với môi trường mới, môi trường làm việc trong một cơ
quan, rèn luyện tác phong làm việc; quan hệ ứng xử giao tiếp đồng thời rút ra
bài học trong quá trình làm việc. Dưới sự chỉ dẫn của chị Đặng Thanh Hằng –
cán bộ Văn thư – Lưu trữ tại cơ quanem đã được trực tiếp tham gia vào quá trình
công tác quản lý văn bản đi của cơ quan và nhiều kiến thức khác.
Trong thời gian ngắn lại là lần đầu làm một báo cáo kiến taajpneen bài
báo cáo của em còn nhiều thiếu sót và không trasbnh khỏi những hạn chế nhất
định. Vì vậy em mong nhận được sự giúp đỡ từ quý thầy, cô trong Nhà trường;
sự đóng góp ý kiến của cô, chú, anh, chị trong cơ quan em kiến tập để em có thể
hoàn thành tốt bài báo cáo của mình!
Bài báo cáo cấu trúc :
3 phần:
- Mở đầu
- Nội dung
3 chương:
Chương 1:………………tổng quan về Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ
Chương 2: ……………tình hình công tác văn thư lưu trữ của cơ quan
Chương 3: ……………Công tác sử dụng trang thiết bị quản lý văn phòng
- Đánh giá nhận xét
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy , cô giáo trong trường và
các cô chú, anh, chị trong cơ quan đã giúp em hoàn thành tốt đợt kiến tập này
qua đó em được học hỏi rất nhiều kinh nghiệm thực tế và rất quý báu.
Em xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 30 tháng 5 năm 2015
SINH VIÊN
Đỗ Thị Trang

Sinh viên: Đỗ Thị Trang

2

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN I: MỞ ĐẦU
CHƯƠNG I – GIỚI THIỆU TÓM TẮT VỀ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH,
CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN CỦA
UBND QUẬN TÂY HỒ
* Giới thiệu Khái quát sự hình thành và Phát triển của Uỷ Ban Nhân
Dân Quận Tây Hồ:

Quận Tây Hồ nằm ở phía Tây Bắc Thành phố Hà Nội phía Đông giáp
quận Long Biên, phía Nam giáp Quận Ba Đình, từ Đông Bắc xuống đông Nam
dọc theo sông Hồng, quận Tây Hồ giáp Huyện Đông Anh và Gia Lâm, phía Tây
giáp Huyện Từ Liêm và quận Cầu Giấy
Quận Tây Hồ với diện tích tự nhiên là 2.393,7 ha và hiện có trên 110.000
người cư trú trên địa bàn của 8 phường. quận có Hồ Tây với diện tích khoảng
563 ha, nằm trọn trong địa giới quận, là một cảnh quan đẹp và là địa điểm du
lịch của Thủ đô
Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ là một đơn vị hành chính được thành lập
theo Nghị định số 69/cp của Chính phủ ban hành ngày 28/10/1995 và được Ủy
ban nhân dân thành phố Hà Nội giao cho nhiệm vụ quản lý nhà nước trên địa
bàn bắt đàu từ ngày 01 tháng 01 năm 1996
Khi thành lập theo Quyết định số 4428/QĐ-UBND của Thành phố Hà Nội
Sinh viên: Đỗ Thị Trang

3

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

ban hành ngày 15/12/1995 về thành lập các phòng ban, chuyên môn giúp việc
trực thuộc UBND quận Tây Hồ, UBND quận có 12 phòng ban chuyên môn và 8
đơn vị sự nghiệp và các đoàn thể thực hiện chức năng , nhiệm vụ của mình
Theo định hướng phát triển của Thủ đô Hà Nội đến năm 2020, quận Tây
Hồ thuộc khu vực phát triển của Thành phố trung tâm. Như vậy, trong tương lai
Tây Hồ thược khu vực trung tâm của Thủ đô Hà Nội. Với vị trí đó, quận Tây Hồ
có điều kiện đặc biệt thuận lợi thu hút các nguồn lực (bao gồm cả nguồn vốn tài
chính, nguồn nhân lực và khoa học công nghệ) để thúc đẩy nhanh sự phát triển
Kinh tế - Xã hội của Quận nói riêng và của Thủ đô Hà Nội nói chung.
I.CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ.
1. Chức năng của UBND quận Tây Hồ:
UBND quận Tây Hồ là cơ quan Hành chính nhà nước ở địa phương, quản
lý phạm vi lãnh thổ của quận theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết của
HĐND quận và Cơ quan cấp trên trong các lĩnh vực : Kinh tế, Chính trị
UBND quận Tây Hồ do HĐND cùng cấp bầu ra , là cơ quan chấp hành
của HĐND, là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên. An ninh, xã hội , quốc
phòng. Cụ thể như sau:
Phát triển Kinh tế , Công nghiệp, Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thương
nghiệp, Văn Hóa Xã hội , Giáo dục, Y tế và dịch vụ;

Về thu chi ngân sách của địa phương;
Về tuyên truyền giáo dục , pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật;
Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước ở địa phương, góp
phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước
từ trung ương đến cơ sở , đại diện cho ý chí nguyện vọng của và quyền làm chủ
của nhân dân địa phương.
2. Nhiệm vụ quyền hạn của UBND Quận Tây Hồ:
UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể
Lãnh đạo, cá nhân phụ trách. UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo điều
hành thực hiện các nhiệm vụ, Chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề
ra, quản lý chỉ đạo, hướng dẫn các Phường trong hoạt động quản lý Nhà nước.
Sinh viên: Đỗ Thị Trang

4

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

UBND quận Tây Hồ thực hiện nhiệm vụ của mình Theo Luật Tổ chức HĐND
và UBND ngày 26/11/2003 cụ thể là
- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh,
quốc phòng, Quốc phòng dài hạn và hàng năm của Quận. Xây dựng kế hoạch
đầu tư và xây dựng các công trình trọng điểm của Quận trình HĐND cùng cấp
thông qua, quyết định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.
- Xây dựng chương trình, công tác hàng năm của UBND Quận, các biện
pháp thực hiện Nghị Quyết của HĐND Quận về Kinh tế, Xã hội, An ninh, Quốc

phòng, Thông qua các báo cáo của UBND quận trước khi trình HĐND quận.
- Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy
và thực hiện chế độ quản lý cán bộ Theo phân cấp và quy định của Nhà nước.
Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể, cá nhân do
UBND quận trực tiếp quản lý.
- Kết luận những vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ
chốt do UBND quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của Luật
Khiếu nại tố cáo.
- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cá
nhân thành viên của UBND quận hàng năm.
- Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền
của UBND quận.

Sinh viên: Đỗ Thị Trang

5

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3. Cơ cấu tổ chức của UBND quận
Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ:
Chủ tịch

Nội vụ

PCT

PCT

PCT

Kinh tế

VH-TT

Tài chính –

Văn hóa

PT
Đất đai

QLĐT

GD - ĐT

Thanh tra

BQL dự án

Y tế

Công an

Tài nguyên và

Đất đai

Kế hoạch
Kinh tế

Văn phòng
HĐND&UB
ND
Quản lý dự
án đô thị

môi trường
Lao động –
Thương binh
& Xã hội
Trung tâm y

Ban chỉ huy

Ban bồi

quân sự

thường

CBTHA

GPMB
Thanh tra xây

dựng

tế

Cơ cấu tổ chức UBND quận tây Hồ có: 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch và
12 phòng ban tham mưu giúp việc
Nhiệm kỳ 2011 – 2016
Chủ tịch: Nguyễn Phúc Quang
Phó chủ tịch: Lê Văn Phượng
Phó chủ tịch: Đỗ Anh Tuấn
Phó chủ tịch: Đinh Trọng Sơn
Ủy viên: Nguyễn Anh Tuấn
Ủy viên : Nguyễn Văn Kha
Sinh viên: Đỗ Thị Trang

6

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Ủy viên : Lê Trung Đức
Ủy viên: Nguyễn Thanh Tịnh
Ủy viên: Phan Tuấn Ngọc
Các phòng ban chuyên môn:
Giúp việc cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch có 12 Phòng, ban chuyên môn trực
thuộc UBND Quận, hoạt động theo chức năng và nhiệm vụ của mình.

Văn phòng HĐND & UBND Quận:
Phòng Nội vụ.
Phòng Thanh tra.
Phòng Lao động Thương binh và Xã hội.
Phòng Văn hoá Thông tin - Thể dục thể thao.
Phòng Kinh tế.
Phòng Giáo dục và Đào tạo.
Phòng Quản lý - Đô thị.
Phòng Tư pháp.
Phòng Tài chính - Kế hoạch.
Phòng Y tế
Phòng Tài nguyên và Môi trường.
Ngoài ra, còn có 6 Đoàn thể chính trị: Hội Cựu chiến binh, Hội Phụ nữ,
Hội Nông dân, Đoàn Thanh niên, Mặt trận Tổ quốc, Liên đoàn Lao động; Bên
cạnh đó, còn có các đơn vị hiệp quản: Đội quản lý thị trường, Đội thi hành án,
Đội thanh tra Giao thông công chính, Đội quản lý trật tự xây dựng, Viện kiểm
sát nhân dân, Toà án nhân dân…
II. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN KIẾN TẬP.
2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc của Văn phòng
HĐND & UBND Quận Tây Hồ:
2.1.1 Chức năng của Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ:
Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ là cơ quan chuyên môn trực
thuộc UBND Quận Tây Hồ; Chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và
công tác của UBND Quận; Đồng thời, chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về
chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng HĐND, Văn phòng UBND Thành phố

Sinh viên: Đỗ Thị Trang

7

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Hà Nội.
* Chức năng tham mưu tổng hợp: Đây là chức năng nghiên cứu, đề xuất
tham mưu tổng hợp cho lãnh đạo điều hành công việc có hiệu quả. Chức năng
này được thể hiện thông qua việc xây dựng chương trình làm việc cho UBND;
Chuẩn bị báo cáo về hoạt động chuẩn bị đề án…; Tham gia ý kiến về nội dung và
hình thức trong quá trình soạn thảo văn bản; Tổ chức thống nhất ban hành văn
bản của Cơ quan, tổ chức quản lý công tác Văn thư - Lưu trữ,…
* Chức năng Hành chính quản trị: Là chức năng cung ứng những điều
kiện về cơ sở vật chất phục vụ cho quá trình hoạt động của UBND Quận nhằm
đạt được mục tiêu đề ra hoàn thành nhiệm vụ đạt hiệu quả cao mà Cơ quan Nhà
nước quản lý cấp trên giao cho.
2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc của Văn phòng
HĐND & UBND Quận Tây Hồ:
* Nhiệm vụ:
- Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác tuần, quý, năm của
Thường trực HĐND, UBND quận; Chương trình các kỳ họp của HĐND, UBND
quận. Phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung các kỳ họp của HĐND và
UBND quận. Tổ chức phục vụ các kỳ họp của Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND
Thành phố, HĐND quận;
- Thu thập, xử lý thông tin, phối hợp với các phòng, ban, ngành, UBND
phường chuẩn bị các báo phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của UBND
quận theo quy định của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ,

đột xuất theo quy định và theo sự chỉ đạo của Thường trực HĐND, UBND quận;
- Giúp UBND quận theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn
bản, chỉ đạo của UBND Quận tại các phòng, ban, ngành, UBND phường;
- Tham mưu giúp UBND quận về công tác dân vận trên địa bàn quận;
- Phối hợp với phòng Nội vụ tham mưu giúp UBND quận tổ chức thực
hiện Quyết định số 181/2003/QĐ-TTG ngày 24/9/2003 của Thủ tướng Chính
phủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế " một cửa" tại cơ quan hành
chính Nhà nước ở địa phương. Điều hành hoạt động của bộ phận tiếp nhận hồ sơ
Sinh viên: Đỗ Thị Trang

8

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế "một cửa" tại UBND
quận;
- Trình UBND quận chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác
cải cách hành chính Nhà nước thuộc phạm vị quản lý của Văn phòng;
- Tổ chức việc tiếp dân, tiếp nhận đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tổ cáo
của tổ chức, công dân gửi đến UBND quận, tham mưu đề xuất chuyển các
phòng, ban, ngành và UBND các phường xem xét, giải quyết;
- Quản lý việc tiếp nhận văn bản gửi đến và ban hành văn bản của
Thường trực HĐND, UBND quận; thực hiện công tác lưu trữ tài liệu, văn bản
của Thường trực HĐND, UBND quận;
- Tổ chức, phục vụ các Hội nghị, phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách do

Thường trực HĐND, UBND quận chủ trì và các hoạt động khác của Thường
trực HĐND, UBND quận; đảm bảo đầy đủ điều kiện làm việc, phương tiện, cơ
sở vật chất phục vụ hoạt động của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận.
Quản lý tài sản, trang thiết bị làm việc của cơ quan HĐND, UBND và các
phòng, ban chuyên môn thuộc UBND Quận;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND, UBND quận giao.
* Quyền hạn:
- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND quận vầ
các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Triệu tập các cuộc họp để phổ biến, triển khai các nhiệm vụ công tác do
Văn phòng quản lý có liên quan đến các cơ quan đơn vị trực thuộc UBND quận;
- Được tham dự các cuộc họp của HĐND, UBND quận, UBND các
phường có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng;
- Kiểm tra, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, cơ quan thuộc UBND
quận và UBND các phường thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của
UBND quận; thực hiện ý kiến chỉ đạo, giao nhiệm vụ của Thường trực HĐND,
lãnh đạo UBND quận; giải quyết đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tố cáo của công
dân theo quy định của pháp luật;
- Ngoài những quyền hạn trên, Văn phòng được HĐND, UBND quận uỷ
Sinh viên: Đỗ Thị Trang

9

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quyền thực hiện một số nhiệm vụ khác hoặc giao thêm quyền hạn do HĐND,
UBND quận quy định cụ thể bằng văn bản.
* Chế độ làm việc: Thực hiện theo quy định của Nhà nước: làm việc theo
giờ hành chính (8 giờ/1 ngày) từ thứ Hai đến thứ Sáu hàng tuần. Nghỉ làm việc
vào ngày thứ Bảy (trừ số công chức trực tại bộ phận “ Một cửa” để tiếp nhận,
giải quyết Thủ tục hành chính của công dân theo quy định tại Quyết định số
95/2007/QĐ-UBND ngày 27/8/2007 của UBND Thành phố), Chủ nhật và các
ngày lễ, Tết theo quy định chung.
Cán bộ, công chức, nhân viên phải đeo thẻ theo quy định.
* Chế độ họp: Hàng tuần, Phó văn phòng chủ trì họp giao ban các bộ
phận được phân công phụ trách để kiểm điểm, đánh giá kết quả công tác tuần
vào ngày thứ 6; Lãnh đạo văn phòng họp giao ban vào sáng thứ 2 hàng tuần;
Hàng tháng họp toàn thể văn phòng để kiểm điểm công tác tháng, triển khai
nhiệm vụ tháng tới vào ngày cuối tháng; Ngoài ra, Văn phòng có thể tổ chức
cuộc họp bất thường để phổ biến, triển khai các công việc đột xuất của Quận
hoặc họp theo chuyên đề công tác thuộc chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng.
*Chế độ thông tin, báo cáo:
- Báo cáo định kỳ;
- Báo cáo đột xuất.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND&UBND Quận
Văn phòng UBND Quận Tây Hồ làm nhiệm vụ tham mưu trực tiếp cho
UBND Quận; Đồng thời, Văn phòng cũng là đầu mối quan hệ công tác giữa
UBND Quận với các đoàn thể, các phòng, ban chức năng và UBND các Phường
thuộc Quận. Văn phòng có trách nhiệm phục tùng sự chỉ đạo của UBND Quận
trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ được phân công.
Văn phòng UBND Quận Tây Hồ là cơ quan chuyên môn trực thuộc
UBND Quận, chịu sự điều hành trực tiếp, toàn diện của Thường trực HĐND và
UBND Quận. Văn phòng được tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc Thủ
trưởng.
Hiện nay, Văn phòng UBND Quận có tổng số cán bộ, công chức, nhân

Sinh viên: Đỗ Thị Trang

10

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

viên là 41 người (biên chế và hợp đồng trong chỉ tiêu là 15 người, chiếm tỷ lệ
36,6 %, hợp đồng ngắn hạn 26 người), trong đó có 05 Đảng viên, chiếm tỷ lệ
12,2 %, số cán bộ nữ là 19 người, chiếm tỷ lệ 46%, số cán bộ có trình độ Đại
học là 19 người, chiếm tỷ lệ 46%. Đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên có tinh
thần trách nhiệm, nhiệt tình trong công tác.
Cơ cấu tổ chức của Văn Phòng gồm có: 01 Chánh Văn Phòng, 02 Phó
Văn phòng và các bộ phận chuyên môn, các chuyên viên làm công tác tổng hợp
các lĩnh vực.
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ và tình hình thực tế, Văn phòng được chia
thành các bộ phận sau:
- Bộ phận chuyên viên tham mưu tổng hợp (6 người)
- Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính (5
người)
- Bộ phận tiếp dân (1 người)
- Bộ phận công nghệ thông tin (4 người)
- Bộ phận kế toán, thủ quỹ (3 người)
- Bộ phận văn thư - lưu trữ (3 người)
- Bộ phận hành chính, quản trị, phục vụ (19 người)
2.2. Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn

phòng
Bảng phân công nhiệm vụ của cán bộ công chức, nhân viên văn phòng
HĐND&UBND quận Tây Hồ : Thông báo 140/TB-VP ngày 11/7/2013 Về việc
phân công nhiệm vụ của cán bộ, công chức, nhân viên văn phòng
UBND&HĐND quận Tây Hồ (Phụ lục 1)
Theo bản phân công nhiệm vụ mỗi người trong văn phòng phụ trách một
đầu việc khác nhau

Sinh viên: Đỗ Thị Trang

11

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2.1. Phân công công việc của lãnh đạo Văn phòng
* Chánh văn phòng – Lê Trung Đức
Chánh Văn phòng HĐND & UBND Quận là người đứng đầu, lãnh đạo,
điều hành toàn diện hoạt động của Văn phòng; Các công việc cụ thể của Chánh
văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ bao gồm:
- Bố trí, sắp xếp đội ngũ cán bộ công chức và nhân viên văn phòng
HĐND&UBND quận có đủ năng lực, trình độ chuyên môn để phục vụ tốt công
tác chỉ đạo, điều hành của Thường trực HĐND&UBND Quận và theo đúng chế
độ, chính sách của Nhà nước;
- Chỉ đạo điều hành công tác của Văn phòng HĐND&UBND quận theo
Chương trình, Kế hoạch công tác của Thường trực HĐND&UBND Quận;

- Dự thảo và trình Lãnh đạo UBND Quận thông qua các chương trình
công tác, báo cáo của UBND Quận;
- Chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thường xuyên và đột
xuất của HĐND Quận, Thường trực HĐND Quận và UBND Quận, hoạt động
của đoàn đại biểu Quốc hội Hà Nội, HĐND Thành Phố;
- Theo dõi, tổng hợp và phối hợp cùng các phòng, ban liên quan để đề
xuất kịp thời với lãnh đạo UBND Quận các biện pháp đẩy mạnh công tác Cải
cách Hành chính tại UBND quận; - Tham mưu thực hiện chương trình ứng dụng
phát triển công nghệ thông tin vào công tác quản lý Nhà nước tại UBND quận.
- Tổ chức phối hợp công tác của Văn phòng HĐND&UBND Quận với
các cơ quan chuyên môn của UBND Quận, các cơ quan của Quận ủy, các Hội,
đoàn thể, các tổ chức chính trị - xã hội;
- Chủ trì các cuộc họp, giao ban toàn thể Văn phòng để kiểm điểm, đánh
giá kết quả công tác của đơn vị theo từng tháng, quý, năm.
- Là chủ tài khoản thu - chi ngân sách của Văn phòng HĐND& UBND
quận để phục vụ các hoạt động của Thường trực HĐND& UBND quận, các
phòng, ban, ngành, đoàn thể có quỹ lương tại Văn phòng HĐND& UBND
Quận;
- Thừa lệnh UBND quận ký các văn bản hành chính để truyền đạt ý kiến
Sinh viên: Đỗ Thị Trang

12

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

chỉ đạo, giải quyết công việc của Chủ tịch và các phó chủ tịch UBND quận. Ký
thừa uỷ quyền Chủ tịch UBND quận các văn bản trong một số lĩnh vực do Chủ
tịch UBND quận giao.
* Phó Văn phòng Võ Bích Thủy
- Giúp Chánh văn phòng chỉ đạo điều hành các công việc ; toieesp nhận
hồ sơ trả kết qura giải quyết thủ tục hành chính các bộ phận; Ứng dụng công
nghệ thông tin; Công tác carti cách hành chính; Tham mưu thực hiện hoạt động
kiểm soát thủ tục hành chính của UBND quận tây Hồ, Tham mưu giúp việc cho
TT HĐND quận
- Là trưởng bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành
chính của quận, có nhiệm vụ điều hành hoạt độnh tại bộ phận một cửa đảm bảo
đúng quy định
- Chuẩn bị và đôn đốc các đơn vị liên quan chuẩn bị nội dunh, điều kiệ cơ
sở vật chất phục vụ cho các cuộc họp thường xuyên , Hội Nghị tiếp xúc của
Đoàn Đại biểu quốc Hội Hà Nội, thông tin phục vụ cho hoạt động của TT
HĐND quận
- Phối hợp cùng các phòng ban liên quan đề xuất với UBND quận các
biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính tại UBND quận
- Được ký các văn bản thông thường và các văn bản trong phần việc được
phân công nhiệm vụ
- Giúp chánh văn phofngb chỉ đạo điều hành công chức nhân viên thuộc
bộ phận một cửa, công nghệ thông tin. Chủ trì các cuộc họp giao ban và hop
kiểm tra đánh giá chất lượng công chức nhân viên thược bộ phận một cửa
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do chánh văn phòng giao
*Phó Chánh văn phòng Phạm Khánh Sinh
- Giúp Chánh văn phòng chỉ đạo điều hành các công việc ; theo dõi, tổng
hợp về công tác quản lý đất đâi , trật tự xây dựng đô thị; tiếp dân, tiếp nhận và
xử ly đơn thư tại bộ phận tiếp dân của UBND quận .
- Phối hợp với thủ trưởng các đơn vị liên quant ham mưu cho đồng chí
phó chủ tịch UBND quận phụ trách về quản lý và xử lý các vi phạm về đát đai

Sinh viên: Đỗ Thị Trang

13

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

xây dựng, trật tự xây dựng
- Điều hành tổ chức công tác tiếp dân, đôn đốc các phòng ban UBND các
phường giải quyết theo quy định , Phối hợp cùng thanh tra quận bố trí lịch tiesp
dân của Chủ tịch , Các Phó Chủ tịch UBND quận.
- Được ký các văn bản thông thường và các văn bản trong phần công việc
nhiệm bvuj được phân công phụ trách
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng phân công
*Phó văn phòng Dương Văn Trường
- Giúp Chánh văn phòng chỉ đạo điều hành các công việc văn thư – lưu
trữ, hành chính quản trị, công tác tiếp khách, đối ngoại của TT HĐND , lãnh đạo
UBND
- Chỉ đạo thực hiện công tác văn thư lưu trữ văn bản của TT HĐNd ,
UBND quận theo quy định
- Quản lý tài sản trang thiết bị làm việc hệ thống điện nước của cơ quan
HĐND&UBND, các phòng ban tại trụ sở quận .
- Chỉ đạo ddiefu hành thực hiện công tác đảm bảo hội trường phòng họp,
cơ sở vật chất vệ sinh phục vụ cho các cuộc họp hội nghị do TT HĐND, lãnh
đạo UBND quận chủ trì ; - Đảm bảo vệ sinh các phòng làm việc của các đồng
chí thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận

- Chỉ đạo điều hành thực hiện công tác bảo vẹ cơ quan , troonbg giữ xe
của CBCC cơ quan, công dân đến giao dịch tại quận; Đảm bảo an ninh trật tự,
đôn đốc việc chăm sóc vườn hoa cây cảnh tại quận.
- Đượ ký các văn bản thông thường và văn bản trong phần việc được phân
công
- Giúp chánh văn phòng quản lý điều hành công chức, nhân viên thuộc bộ
phận hành chính quản trị, Chủ trì cac cuộc họp giao ban bộ phận , hohjp kiểm
điểm, đánh giá chất lượng công chức, nhân viên bộ phận hành chính
- Thực hiện nhiệm vụ khác do chánh văn phòng giao

Sinh viên: Đỗ Thị Trang

14

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

*Phân công công việc của nhân viên :
+ Các chuyên viên :
Mỗi chuyên viên phụ trách một đàu công việc khác nhau:
- Giúp việc cho lãnh đạo Văn phòng thực hiện công tác tham mưu, giúp
việc cho TT HĐND quận trên các nội dung công tác
- Tham mưu, giúp việ cho đồng chí chủ tịch UBND quận trên lĩnh vực
công tác nội chính , kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, chương trình công tác.
Tham mưu cho lãnh đạo các công việc văn phòng xây dựng chương trình công
tác trọng tâm hàng tháng

- Theo dõiđôn đốc tiến độ thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị
- Giúp lãnh đạo duy trì phối hợp với Viện kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân
dân
- Giúp lãnh đạo văn phòng rà soát đôn đốc và tổng hợp các báo cáo về kết
quả giải quyết kiến nghị cử tri, phục vụ các hội nghị tiếp xúc cử tri, các kỳ họp
HĐND quận
- Tổng hợp báo các kết quả công tác tháng của văn phòng
- Chuyên viên bộ phận một của có nhiệm vụ nhân hồ sơ báo cáo kết quả
cải cách hành chính, tiếp nhận giải quyết hồ sơ đến từ các phòng ban và trả hồ
sơ cho công dân. Báo cáo tình hình hoạt động và cải cách hành chính tại bộ phận
một cửa với lãnh đạo văn phòng. Thu lệ phí tiếp dân theo quy định, theo dõi thu
chi hằng ngày.
- Chuyên viên tiếp dân thường trực hướng dẫn cho công dân đến kiến
nghị với UBND quận theo quy định; tiếp nhạn phân loại đơn thư khiếu nại báo
cáo cho lãnh đạo có thẩm quyền giải quyết; Chuẩn bị nội dung báo casoPhos
văn phòng phụ trách để bố trí lịch tiếp dân
+ Bộ phân công nghệ thông tin
- Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng và triển khai thực hiện các trương
trình kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin vào chương trình quản lý
- Tham mưu ch lãnh đạo văn phòng giải pháp bảo vệ quản lý hệ thống
mạng , giúp việc ban chỉ đạo thông tin
- Quản trị hệ thống mạng diện rộng WAN ADSL – VPN của quận ; quản
lý kiểm tra định kỳ hàng thánh tổng hợp báo cáo lãnh đạo văn phòng, cập nhật
thông tin trên công điện tử quận. Viết bài đăng lên cổng thông tin quận phục vụ
Sinh viên: Đỗ Thị Trang

15

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thông tin quản lý và sử dụng.
+Ngoài ra còn có các nhân viên

Kế toán , Văn thư, Lưu trữ, Thủ

quỹ,Quản trị, Đội xe, Bảo vệ, phục vụ, đánh máy, trực tổng đài mỗi nhân viên
đã có nhiệm vụ cụ thể từng đầu công việc theo tên gọi (chi tiết phụ lục 1)
2.1.Tình hình Công tác văn thư lưu tữ của UBND quận Tây Hồ:
Các văn bản chỉ đạo hướng dẫn công tác văn thư:
Các văn bản chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư chủ yếu là
văn bản của Văn phòng Chính phủ, cục văn thư lưu trữ nhà nước. Căn cứ vào
các văn bản này công tác văn thư được triển khai và thực hiện một cách khoa
học, đảm bảo tính kịp thời và chính xác. Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công
tác văn thư
Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND&UBND ngày 03
tháng 12 năm 2004 của Quốc hội khóa XI;
Nghị định 62/CP ngày 22/9/1993 của Chính phủ quy định về quản lý và
sử dụng con dấu.
Thông tư liên tịch số 32/TT – LB ngày 30/12/1993 của Bộ Nội vụ - ban
hành cán bộ tổ chức cán bộ Chính phủ về hướng dẫn thi hành Nghị định 62/CP
của Chính phủ;
Quyết định số 792/1998/QĐ – UB ngày 30/6/1998 của UBND quận Tây
Hồ ban hành quy định tạm thới về quá trình soạn thảo, trình ký, ban hành và
quản lý văn bản thuộc thẩm quyền của UBND quận, phường;
Nghị định số 58/2001/NĐ – CP ngày 20/8/2001 của Chính phủ về quản lý

và sử dụng con dấu.
Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ
Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu
trữ cơ quan Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp;
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về công tác văn thư;
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ
về việc Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ
về quản lý và sử dụng con dấu;
Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ
Sinh viên: Đỗ Thị Trang

16

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24
tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu;
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
Công văn 425/VTLTNN – NVTW ngày 18/7/2005 của Cục văn thư lưu
trữ nhà nước hướng dẫn văn bản đi, văn bản đến.
* Việc ban hành quy định về công tác Văn thư:

-Theo Luật tổ chức cơ quan thì văn phòng hoạt động theo chế độ thủ
trưởng, có con dấu riêng đảm bảo tư cách pháp nhân trong hoạt động giao dich.
Đối với cơ quan có văn phòng như UBND quận Tây Hồ thì công tác quản lý văn
thư là rất quan trọng để có thể đảm bảo văn bản được lưu chuyển chính xác, kịp
thời theo đúng khoa học, các văn bản quy định như:
- Lệnh số 03/2002/L – CTN ngày 15/4/2002 của chủ tịch nước về việc
công bố pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001
- Thông tư số 03/2004/TT - BNV ngày 19/01/04 của Bộ Nội vụ về
hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan
chuyên môn giúp UBND quản lý nhà nước về công tác nội vụ ở địa phương.
2.2. Mô hình tổ chức văn thư ở UBND quận Tây Hồ
Mô hình tổ chức văn thư ở cơ quan là mô hình tổ chức văn thư hỗn hợp:
Hòa trộn 2 yếu tố văn thư tập trung và văn thư phân tán
Phân tán : văn bản về lĩnh vực nào thì phòng bvan đợn vị ấy sẽ soạn thảo
trình ký sau đó xuống văn thư đóng dấu ban hành
Tập trung : Tất cả các văn bản của các phòng ban sễ giao lại bản gốc tại
văn thư sắp xếp và đưa vào lưu trữ cơ quan
2,3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND quận Tây Hồ
2.2.3. Các văn bản quản lý thuộc thẩm quyền ban hành của UBND
quận tây Hồ:
- Quyết định
+ Quyết định hành chính thông thường
+ Quyết định xử phạt vi phạm hành chính
- Chỉ thị
- Báo cáo
- Tờ trình
- Công văn
- Kế hoạch
Sinh viên: Đỗ Thị Trang

17

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

UBND quận Tây Hồ được ban hành các văn bản quản lý trên trong phạm
vi quản lý và chức năng nhiệm vụ của UBND
2.3.2. Nhận xét về thể thức , kỹ thuật trình bày của cơ quan tổ chức:
Tại văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ, thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản vẫn được thực hiện theo thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP và thông tư số 01/2011/ TT-BNV chưa được cập
nhật nên việc soạn thảo văn bản theo hướng dẫn của thông tư 01/2011/TT-BNV
chưa được áp dụng, vì vậy thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chưa đúng thể
thức theo quy định mới. Tuy nhiên, các quy định trong Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP và Thông tư số 01/2011/TT-BNV có nhiều điểm
tương đồng nên các thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND quận Tây
Hồ không quá xa rời so với các quy định hiện hành của Nhà nước.
* Ưu điểm:
- Thể thức văn bản: Văn bản của UBND ban hành đầy đủ 9 thành phần
thể thức bắt buộc, ngoài ra còn một số thể thức bổ sung như: Dấu chỉ mức độ
mật, khẩn...
- Kỹ thuật trình bày văn bản: Văn phòng sử dụng trong các văn bản mang
ngôn ngữ hành chính, đúng theo yêu cầu về văn phong của văn bản hành chính.
* Nhược điểm:
Do việc soạn thảo chưa được thực hiện theo hướng dẫn của Nghị định số
09/2010/NĐ-CP và thông tư số 01/2011/TT-BNV nên thể thức và kỹ thuật trình

bày văn bản chưa chuẩn theo quy định mới. Bên cạnh đó, các đơn vị soạn thảo
chưa thật sự chú ý tới việc trình bày văn bản theo thể thức, kỹ thuật quy định
nên rất nhiều các văn bản soạn thảo trình bày sai thể thức như: sai về cỡ chữ,
kiểu chữ ...Ngoài ra còn có các văn bản căn chỉnh lề bị sai hay lấy số bị sai (phụ
lục 2,3,4)
2.3.3 Quy trình soạn thảo ban hành văn bản của cơ quan. So sánh
quy định hiện hành và nhận xét
1. Quy trình soạn thảo ban hành văn bản của cơ quan
Việc xây dựng và ban hành văn bản của UBND quận Tây Hồ thực hiện
Sinh viên: Đỗ Thị Trang

18

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

theo VBQPPL tại điều 19 Luật ban hành quy phạm pháp luật năm 1996 và điều
11,14 của Luật tổ chức HĐND và UBND các cấp (có sửa đổi) năm 1994 thì
HĐND ban hành Nghị quyết, UBND ban hành quyết định, chỉ thị.
Nội dung các quy định của cơ quan cấp dưới không được trái với cơ
quan cấp trên, các quyết định trong văn bản của UBND quận ngoài việc tuân thủ
các quy định của pháp luật còn phải tuân thủ các văn bản của các cơ quan có
chức năng, quản lý nhà nước, ngành, lĩnh vực ở thành phố, tỉnh, trung ương.Vì
vậy việc soạn thảo và ban hành văn bản của UBND quận được xây dựng trên:
+ Xây dựng dựa vào tính chất của văn bản dự định ban hành và văn bản
ban hành nhằm giải quyết vấn đề gì?

+ Xác định tên lọai văn bản, căn cứ vào tính chất mục đích và thẩm quyền
ban hành, đối tượng thi hành văn bản;
+ Thu thập và xử lý thông tin: khâu này quan trọng vì nó có liên quan đến
nội dung của vấn đề cần soạn thảo để văn bản ban hành ra đạt được mục đích đề
ra;
+ Xây dựng đề cương và viết bản thảo;
+ Sau khi văn bản đã được duyệt, người soạn thảo phải đọc lại văn bản
lần cuối để hoàn thiện về mặt thể thức và chuyển văn thư để ghi số, ngày, tháng,
năm, soát lại văn bản , trình ký chính thức đưa ra và phát hành.
Trên thực tế thì HĐND và UBND quận ban hành một số loại văn bản
hành chính như: Quyết định, Báo cáo, Kế hoạch, Thông báo, Tờ trình, Công
văn, Biên bản, Hợp đồng, Chương trình, Nghị quyết, Hướng dẫn, Chỉ thị,…
Và các loại văn bản như; giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường.
Cùng với một số phiếu dùng trong công tác văn thư hàng ngày: phiếu báo, phiếu
gửi…
Tất cả các văn bản trên nhằm phục vụ cho quản lý nhà nước ở UBND
quận Tây Hồ và theo đúng quy định của công văn 425/VTLTNN – NVTW.
Trình tự, thủ tục ban hành, thẩm quyền ký văn bản:
Chủ tịch UBND quận là người thay mặt UBND quận ban hành các văn
bản pháp quy quan trọng có liên quan đến nhiều lĩnh vực, các báo cáo chung của
Sinh viên: Đỗ Thị Trang

19

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

UBND quận gửi cho UBNDTP, HĐND tại các kỳ họp HĐ.
Chủ tịch UBND quận ký và ban hành các văn bản như: chỉ thị, quyết
định.
VD:

TM.ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH

Nguyễn Văn A
Trường hợp chủ tịch đi vắng thì phó chủ tịch được chủ tịch ủy quyền ký
vào các văn bản trên
VD:

TM.ỦY BAN NHÂN DÂN
KT.CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH

Nguyễn Văn B
Phó chủ tịch UBND quận được phép ký thay chủ tịch vào các văn bản
pháp quy và các văn bản hành chính khác của UBND quận thuộc phạm vi công
tác của mình được phân công.
Đối với các ủy viên của UBND quận phụ trách văn phòng, được ủy quyền
ký một số văn bản theo quy định của UBND quận Tây Hồ. Chánh văn phòng
được phép ký thừa lệnh (TL) các văn bản hành chính thông thường để truyền đạt
ý kiến, chỉ đạo giải quyết công văn của UBND quận hoặc đôn đốc, nhắc nhở về
việc thực hiện các Nghị quyết của HĐND cũng như các Quyết định, Chỉ thị của
UBND quận.
VD: TL. CHỦ TỊCH
CHÁNH VĂN PHÒNG

Sinh viên: Đỗ Thị Trang

20

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Nguyễn Văn C
Nhìn chung, UBDN quận đã thực hiện đúng các quy định của Nhà nước
về trình tự, thủ tục ban hành cũng như thẩm quyền ban hành văn bản, để đảm
bảo giá trị pháp lý cũng như hiệu lực khi cơ quan ban hành.
2 Công tác quản lý văn bản đi của UBND quận Tây Hồ:
Công tác quản lý văn bản đi của UBND quận Tây Hồ được thực hiện
theo:
Bước 1: Tổ chức soạn thảo. duyệt, đánh máy văn bản;
Bước 2: Trình văn bản đi;
Bước 3: Kiểm tra thể thức, ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
Bước 4: Đóng dấu văn bản đi;
Bước 5: Đăng ký văn bản đi;
Bước 6: Chuyển giao văn bản đi;
Bước 7: Sắp xếp, bảo quản và sử dụng bản lưu.
Các bước tổ chức soạn thảo, ban hành văn bản đi
(1) Các phòng ban chịu trách nhiệm soạn thảo văn bản rồi trình lãnh đạo
phòng;
(2) Lãnh đạo văn phòng xem xét rồi trình lãnh đạo ủy ban;

(3) Lãnh đạo ủy ban xem và cho ý kiến chỉ đạo rồi chuyển phòng văn thư
để vào sổ, lấy số;
(4) Văn thư sẽ chuyển văn bản sang phòng máy để nhân bản;
(5) Văn bản sẽ quay trở lại văn thư để đóng dấu và phát hành.
Tất cả các văn bản sau khi soạn thảo → duyệt → đánh máy → trình văn
bản đi ( kiểm tra thể thức, ghi số ngày tháng ban hành, đóng dấu văn bản đi) →
ký văn bản thì sau đó văn bản sẽ được tập trung thống nhất tại văn thư cơ quan.
Trước khi ghi số và ngày tháng văn bản vào sổ văn thư cơ quan có trách nhiệm
kiểm tra lần cuối về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ( những văn bản đúng
thể thức cũng như kỹ thuật soạn thảo thì văn bản sẽ được ghi số, ngày, tháng và
đóng dấu còn những văn bản sai thể thức sẽ được trả lại đơn vị soạn thảo).
Sinh viên: Đỗ Thị Trang

21

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Các văn bản gửi đi đều phải nhập một số thông tin cần thiết cho việc đăng
ký vào sổ đăng ký văn bản đi của UBND Quận để thuận tiện cho việc quản lý và
tra tìm tài liệu vừa nhanh chóng và chính xác, một bản sẽ gửi đi, một bản sẽ
được lưu tại văn thư cơ quan.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi ( phương pháp truyền thống)
Đăng ký phần bên trong
Số ký

Ngày

Tên loại và trích

hiệu văn

tháng

yếu nội dung

bản
1

văn bản
2

văn bản
3

Nơi nhận
4

Người
ký
5

Nơi người
nhận bản
lưu
6

Ghi
chú
7

Đối với UBND quận sổ đăng ký văn bản đi dùng chung cho tất cả các loại
văn bản của quận. Bên cạnh đó thì UBND quận đã áp dụng việc quản lý văn bản
đi bằng phần mềm quản lý văn bản đi
Sau khi đăng ký văn bản đi xong thì văn thư làm thủ tục chuyển phát văn
bản đi và cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển giao văn bản đi
sau khi thủ tục đã hoàn tất. Đối với UBND quận Tây Hồ thì việc chuyển giao
văn bản đi được áp dụng với những đơn vị, tổ chức trực thuộc quận thì cán bộ
văn thư sẽ chuyển giao văn bản vào các ngăn riêng của từng phòng ban trong cơ
quan, còn đối với những phòng ban không thuộc quận hoặc các đơn vị tổ chức
khác thì cán bộ văn thư sẽ cho văn bản vào bì thư ( tuỳ thuộc vào số lượng văn
bản, cũng như khổ giấy mà văn thư lựa chọn loại bì có kích thước phù hợp ).
Cán bộ văn thư ghi đầy đủ các thông tin bên ngoài bì, văn bản sẽ được chuyển đi
bởi nhân viên giao liên hoặc chuyển qua mạng, qua fax.
Mẫu bì của UBND quận

Sinh viên: Đỗ Thị Trang

22

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C