Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại Chi cục thuế huyện hưng nguyên tỉnh nghệ an

SVTH: Nguyễn Thị Thu

Lớp Đại học liên thông LTH 13A

A. PHẦN MỞ ĐẦU
Lưu trữ tài liệu văn bản là một hoạt động từ xưa đã được Nhà nước phong
kiến Việt Nam quan tâm và phát triển qua nhiều thời kỳ khác nhau. Ngày nay lưu
trữ là một trong những ngành quan trọng, được sự quan tâm lãnh đạo của Đảng và
sự quản lý thống nhất của Nhà nước.
Cùng với sự phát triển chung của các ngành, các lĩnh vực trong cả nước
ngành lưu trữ Việt Nam đã có sự thay đổi đáng kể. Công tác lưu trữ ngày nay đã và
đang tác động mạnh mẽ đến tất cả các ngành, các tổ chức, các thành phần kinh tế
và có ý nghĩa quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc.
Do đã nhận thức được tầm quan trọng và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ mà hơn
60 năm qua kể từ khi Chủ tịch Hồ Chí Minh ký ban hành Thông đạt số 01C/VP
ngày 03 tháng 01 năm 1946 đến nay, Nhà nước đã ban hành rất nhiều văn bản quy
định về công tác lưu trữ, trong đó phải kể đến văn bản có tính pháp lý cao nhất là
Pháp lệnh bảo vệ bí mật tài liệu lưu trữ Quốc gia được hội đồng nhà nước ban hành
ngày 11 tháng 12 năm 1982 và hoàn thiện hơn ở pháp lệnh lưu trữ Quốc gia do Ủy
ban thường vụ Quốc hội thông qua ngày 4 tháng 4 năm 2001. Đặc biệt là từ khi
Luật lưu trữ ra đời đây là văn bản pháp lý cáo nhất đưa ngành lưu trữ lên một tầm
cao mới ngang tầm với các ngành khác thành một ngành độc lập và có hiệu lực vào
ngày 01 tháng 7 năm 2012.
Là một sinh viên của khoa Văn Thư- Lưu Trữ( Lớp Đại học liên thông Lưu
Trữ học 13A)Trường Đại học Nội vụ Hà nội, ngay sau khi nhận được kế hoạch
thực tập cuối khóa của nhà trường, với mục đích giúp sinh viên củng cố thêm lý
luận về công tác lưu trữ nói chung và các khâu nghiệp vụ lưu trữ nói riêng, để vận
dụng kiến thức đã học vào giải quyết các vấn đề thực tiễn, tôi đã đến liên hệ và
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Page 1


SVTH: Nguyễn Thị Thu

Lớp Đại học liên thông LTH 13A

được nhận vào thực tập tại Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên tỉnh Nghệ An. Tại
đây đã và đang lưu giữ một khối lượng lớn tài liệu chính vì thế sẽ giúp cho việc
thực hành nghiệp vụ lưu trữ cũng như việc hoàn thành báo cáo thực tập của tôi
được tốt hơn.
Căn cứ vào kế hoạch của nhà trường ngay sau khi liên hệ thực tập tại Chi
Thuế huyện Hưng Nguyên tỉnh Nghệ An .Tại đây tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận
tình của các Lãnh đạo Chi Cục cùng các cán bộ trong cơ quan. Thời gian tôi thực
tập tại đây cũng là lúc cơ quan thực hiện chỉnh lý khối tài liệu của cơ quan giai
đoạn 2006-2013 chính vì thế Tôi đã mạnh rạn chọn cho mình một chuyên đề cụ
thể: “ Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ tại Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên tỉnh
Nghệ An”.
Mục đích của chỉnh lý tài liệu chính là lựa chọn, sắp xếp, phân loại tài liệu
theo quy trình chỉnh lý nhằm thuận tiện cho việc quản lý và phục vụ nhu cầu khai
thác, sử dụng của độc giả đồng thời loại ra những tài liệu hết giá trị để tiê hủy. Tuy
nhiên để phát huy giá trị sử dụng của tài liệu như thế nào, mang lại lợi ích cho xã
hội và được xã hội nhận biết ra sao, còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố của công tác
lưu trữ, trong đó yếu tố có vai trò và ý nghĩa hết sức quan trọng đó là chỉnh lý khoa
học tài liệu lưu trữ.
Bố cục của báo cáo gồm có 3 chương:
Chương I: Giới thiệu vài nét về Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên tỉnh
Nghệ An.
Chương II: Thực trạng công tác Lưu trữ của Chi Cục Thuế huyện Hưng

Nguyên tỉnh Nghệ An.
Chương III: Báo cáo kết quả thực tập tại Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên
và đề xuất, khuyến nghị
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Page 2


SVTH: Nguyễn Thị Thu

Lớp Đại học liên thông LTH 13A

Mặc dù đã nhận được sự giúp đỡ của các thầy cô giáo Trường Đại học Nội
vụ Hà nội cùng với Lãnh Đạo Chi Cục và các cán bộ trong cơ

quan song do thời

gian có hạn nên trong quá trình thực tập và viết báo cáo tôi không thể tránh khỏi
những thiếu sót, chính vì vậy tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các
thầy cô trong Trường cùng toàn thể các Lãnh đạo chi cục và các cán bộ trong cơ
quan để báo cáo thực tập của tôi được hoàn thiện hơn.
Có được kết quả này trước hết tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo
trong Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt là các thầy cô giáo Khoa Văn thư Lưu trữ trường đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo cơ hội cho sinh viên chúng tôi được
đi thực tập, qua đây tôi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo và tập thể công chức, viên
chức Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên tỉnh Nghệ An đã giúp đỡ tôi hoàn thành
đợt thực tập này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hưng Nguyên, ngày 25 tháng 7 năm 2015

Sinh viên thực tập

Nguyễn Thị Thu

B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC THUẾ HUYỆN
HƯNG NGUYÊN TỈNH NGHỆ AN
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Page 3


SVTH: Nguyễn Thị Thu

Lớp Đại học liên thông LTH 13A

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên.
1.1.1 Lịch sử hình thành của Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên
Sau ngày tái lập tỉnh, ngành thuế Hưng Nguyên đã đi vào hoạt động trong
một tổ chức thống nhất trên cơ sở hợp nhất giữa Phòng thuế CTN, bộ phận thu
quốc doanh và bộ phận Thu thuế nông nghiệp theo Quyết định số 315/TC/QĐTCCB ngày 21/8/1990 của Bộ trưởng Bộ Tài chính với 4 tổ, 3 trạm( Đội) quản lý
thu các sắc thuế trên 18 xã phường, tổng số cán bộ 45 đồng chí, số thu 1.104 triệu
đồng.
Kể từ khi thành lập đến nay, ngành thuế Hưng Nguyên không ngừng phấn
đấu trưởng thành về mọi mặt, ghóp phần xây dựng huyện Hưng Nguyên xứng đáng
là trung tâm chính trị- Kinh tế- xã hội của tỉnh Nghệ An. Bên cạnh đó Chi cục
Thuế huyện Hưng Nguyên luôn thực hiện tốt chức năng quản lý thu thuế phí – lệ

phí, liên tục hoàn thành và hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ thu NSNN, thu đạt và
vượt mức dự toán được giao.
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chi Cục Thuế huyện Hưng
Nguyên.
Căn cứ Quyết định số 503/QĐ-TCT ngày 29/3/2010 của Tổng cục trưởng Tổng
cục Thuế quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của các Chi cục Thuế
trực thuộc Cục thuế;
Căn cứ Quyết định số 504/QĐ-TCT ngày 29/3/2010 của Tổng cục trưởng
Tổng cục Thuế quy định chức năng, nhiệm vụ, của các đội Thuế thuộc Chi cục
Thuế;

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Page 4


SVTH: Nguyễn Thị Thu

Lớp Đại học liên thông LTH 13A

Căn cứ vào Quyết định số 635/QĐ-CT ngày 28/5/2010 của Cục Trưởng Cục
Thuế Nghệ An về việc kiện toàn tổ chức bộ máy Chi cục Thuế;
Căn cứ Quyết định số 1674/QĐ-CT; ngày 28/9/2012 của Cục trưởng Cục thuế
Nghệ An về việc kiện toàn tổ chức bộ máy Chi Cục Thuế Hưng Nguyên;
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục Thuế huyện Hưng Nguyên
được quy định như sau:
1.1.2.1. Vị trí và chức năng
Chi Cục thuế huyện Hưng Nguyên là tổ chức trực thuộc Cục thuế Tỉnh Nghệ

An, có chức năng tổ chức thực hiện công tác quản lý thuế, phí, lệ phí, các khoản
thu khác của ngân sách nhà nước thuộc phạm vi nhiệm vụ của ngành thuế trên địa
bàn huyện Hưng Nguyên theo quy định của pháp luật.
Chi Cục thuế huyện Hưng Nguyên có tư cách pháp nhân, con dấu riêng,
được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy định của pháp luật.
1.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
Chi Cục thuế huyện Hưng Nguyên thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn, trách
nhiệm theo quy định của Luật quản lý thuế, các quy định pháp luật khác có liên
quan và các nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:
- Tổ chức triển khai thực hiện thống nhất các văn bản qui phạm pháp luật về
thuế; quy trình, biện pháp nghiệp vụ quản lý thuế trên địa bàn;
- Tổ chức thực hiện thu thuế hàng năm được giao; tổng hợp. phân tích, đánh
giá công tác quản lý thuế; tham mưu với cấp ủy, chính quyền địa phương về công
tác lập và chấp hành dự toán thu ngân sách nhà nước, về công tác quản lý thuế trên
địa bàn; phối hợp chặt chẽ với các ngành, cơ quan, đơn vị liên quan để thực hiện
nhiệm vụ được giao;
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Page 5


SVTH: Nguyễn Thị Thu

Lớp Đại học liên thông LTH 13A

- Tổ chức thực hiện công tác tuyên truyền, hướng dẫn, giải thích chính sách
thuế của Nhà nước, hỗ trợ người nộp thuế trên địa bàn thực hiện nghĩa vụ nộp thuế
theo đúng quy định của pháp luật;

- Kiến nghị với Cục trưởng Cục thuế những vấn đề vướng mắc cần sửa đổi,
bổ sung các văn bản quy phạm phát luật về thuế, các quy trình chuyên môn nghiệp
vụ, cac quy định quản lý nội bộ và những vấn đề vượt quá thẩm quyền giải quyết
của Chi Cục thuế;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ quản lý thuế đối với người nộp thuế thuộc
phạm vi quản lý của Chi cục thuế: đăng ký thuế, cấp mã số thuế, xử lkys hồ sơ khai
thuế, tính thuế, nộp thuế, miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế, xóa nợ thuế, tiền phạt,
lập bộ thuế, thông báo thuế, phát hành các lệnh thu thuế và thu khác theo ngành;
đôn đốc người nộp thuế thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đầy đủ, kịp thời vào ngân sách
nhà nước;
- Quản lý thông tin về người nộp thuế, xây dựng hệ thoongd dữ liệu thông
tin về người nộp thuế trên địa bàn;
- Thanh tra, kiểm tra, giám sát việc kê khai, hoàn thuế, miễn thuế, giảm
thuế, nộp thuế, quyết toán thuế và chấp hành chinh sách, pháp luật thuế đối với
người nộp thuế và các tổ chức, cá nhân được ủy nhiệm thu thuế theo phân cấp và
thẩm quyền quản lý của Chi cục trưởng Chi cục thuế;
- Quyết định hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định miễn, giảm, hoàn
thuế, gia hạn thời hạn khai thuế, gia hạn thời hạn nộp tiền thuế, truy thu tiền thuế,
xóa nợ tiền thuế, miễn xử phạt tiền thuế theo quy định của pháp luật;
- Được quyền yêu cầu người nộp thuế, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức,
cá nhân có liên quan cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết phục vụ cho công tác
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Page 6


SVTH: Nguyễn Thị Thu

Lớp Đại học liên thông LTH 13A

quản lý thu thuế; đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý các tổ chức, cá nhân không
thực hiện trách nhiệm trong việc phối hợp với cơ quan thuế để thực hiện nhiệm vụ
thu ngân sách nhà nước;
- Được quyền ấn định thuế, thực hiện các biện pháp cưỡng chế thi hành
quyết định hành chính thuế theo quy định của pháp luật; thông báo trên các phương
tiện thông tin đại chúng về hành vị phạm pháp luật thuế của người nộp thuế;
- Bồi thường thiệt hại cho người nộp thuế do lỗi của cơ quan thuế, theo quy
định của pháp luật; giữ bí mật thông tin của người nộp thuế; xác nhận việc thực
hiện nghĩa vụ thuế của người nộp thuế theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện thống kê, kế toán thuế, quản lý biên lai, ấn chỉ thuế; lập
báo cáo về tình hình kết quả thu thuế và báo cáo khác phục vụ cho việc chỉ đạo,
điều hành của cơ quan cấp trên, của Ủy ban nhân dân đồng cấp và các cơ quan có
liên quan; tổng kết, đánh giá tình hình và kết quả công tác của Chi cục thuế TP
Đồng Hới.
- Tổ chức thực hiện kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo về thuế và khiếu
nại , tố cáo liên quan đến việc thi hành công vụ của công chức, viên chức thuộc
thẩm quyền quản lý của Chi cục Trưởng Chi cục thuế theo quy định của pháp luật;
- Xử lý vi phạm về thuế, lập hồ sơ đề nghị cơ quan có thẩm quyền khởi tố
các tổ chức, cá nhân vi phạm pháp luật thuế theo quy định của Luật quản lý và
pháp luật khác có liên quan;
- Giám định để xác địnhT số thuế phải nộp của người nộp thuế theo yêu cầu
của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Thực hiện nhiệm vụ cải cách hệ thống theo mục tiêu nâng cao chất lượng
hoạt động, công khai hóa thủ tục, cải tiến quy trình nghiệp vụ quản lý thuế và cung
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Page 7


SVTH: Nguyễn Thị Thu

Lớp Đại học liên thông LTH 13A

cấp thông tin để tạp thuận lợi phục vụ cho người nộp thuế thực hiện chính sách,
pháp luật về thuế;
- Tổ chức tiếp nhận và triển khai ứng dụng tiến độ khoa học, công nghệ
thông tin và phương pháp quản lý hiện đại vào các hoạt động của Chi cục thuế.
- Quản lý bộ máy, biên chế, lao động; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ
công chức, viên chức của Chi cục thuế theo quy định của Nhà nước và của nghành
thuế;
- Quản lý kinh phí, tài sản được giao, lưu giữ hồ sơ, tài liệu, ấn chỉ thuế theo
quy định của pháp luật và của ngành;
- Thực hiện cac nhiệm vụ khác do Cục trưởng Cục thuế giao.
1.1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên
Chi cục trưởng Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên là người đứng đầu điều
hành toàn bộ hoạt động của Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên chịu trách nhiệm
trước Cục trưởng Cục Thuế tỉnh Nghệ An và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động
của Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên.
Các đơn vị thuộc Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên gồm có:
+ Đội Hành chính- Quản trị- Tài vụ- Ấn Chỉ
+ Đội Trước bạ- Thu Khác- Thu nhập cá nhân
+ Đội Kiểm tra- Quản lý nợ- Cưỡng chế nợ thuế
+ Đội Kê khai- Tổng hợp nghiệp vụ- Kế toán thuế- Tin học.
+ Đội thuế liên xã- thị trấn.
Hiện nay, Lãnh đạo Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên gồm có 01 Chi Cục
trưởng và 03 Phó Chi Cục Trưởng

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Page 8


SVTH: Nguyễn Thị Thu

Lớp Đại học liên thông LTH 13A

1.1.3.1 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Giúp Chi cục trưởng Chi cục Thuế thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ;
công tác quản lý nhân sự; quản lý tài chính, quản trị; quản lý ấn chỉ trong nội bộ
Chi cục Thuế quản lý.
Nhiệm vụ cụ thể:
- Xây dựng kế hoạch hàng năm về đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, kinh phí
hoạt động và quản lý ấn chỉ thuế của Chi cục Thuế hàng năm;
- Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; xây dựng và thực
hiện dự toán kinh phí, quản lý kinh phí hoạt động, trang thiết bị, phương tiện làm
việc, trang phục, quản lý ấn chỉ thuế; thực hiện nhiệm vụ đơn vị dự toán cấp 3 của
Chi cục Thuế;
- Phối hợp với các đơn vị chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu phục vụ
cho hội nghị, cuộc họp của Lãnh đạo Chi cục Thuế;
- Tổ chức triển khai thực hiện các quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn, cơ cấu tổ chức bộ máy của Chi cục Thuế, chế độ quản lý, sử dụng công chức
thuế, lao động, tiền lương, đào tạo, bồi dưỡng công chức thuế, công tác bảo vệ
chính trị nội bộ của Chi cục Thuế theo phân cấp quản lý;
- Đề xuất, kiến nghị cấp có thẩm quyền xem xét xử lý đối với cán bộ, công

chức thuế vi phạm pháp luật, vi phạm các quy định, quy trình quản lý thuế theo
phân cấp quản lý cán bộ;
- Tổ chức các phong trào thi đua của ngành, của địa phương; theo dõi và tổng
hợp công tác thi đua khen thưởng trong nội bộ Chi cục Thuế theo quy định;
- Thực hiện công tác phục vụ cho các hoạt động của nội bộ Chi cục Thuế; tổ
chức công tác bảo vệ cơ quan, kho tàng ấn chỉ, tài sản, phòng cháy chữa cháy đảm
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Page 9


SVTH: Nguyễn Thị Thu

Lớp Đại học liên thông LTH 13A

bảo an toàn, vệ sinh cơ quan; quản lý cơ sở vật chất, phương tiện đi lại và tài sản
công; phối hợp với các phòng đôn đốc việc thực hiện nội quy, quy chế và kỷ luật
lao động;
- Tổng hợp, báo cáo công tác nhân sự, hành chính, văn thư, lưu trữ, công tác
quản lý tài chính, quản trị, quản lý ấn chỉ trong phạm vi Chi cục Thuế quản lý;
- Tổ chức công tác bảo quản, lưu trữ hồ sơ nghiệp vụ và các văn bản pháp
quy của Nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý của Đội và của Chi cục Thuế theo quy
định hiện hành về văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng Chi cục Thuế giao.

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CHI CỤC
THUẾ HUYỆN HƯNG NGUYÊN TỈNH NGHỆ AN
2.1 Hoạt động quản lý về công tác lưu trữ của Chi Cục Thuế huyện

Hưng Nguyên.
Trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực,
hầu hết các công việc từ chỉ đạo điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với
văn bản cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo ban hành và tổ chức sử dụng
văn bản nói riêng, với công tác văn thư, lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công
tác quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng.
Hiện nay Chi Cục thuế huyện Hưng Nguyên đã và đang tiến hành xây dựng
và ban hành hệ thống các văn bản về lưu trữ như: Quy chế về công tác văn thư, lưu
trữ; xây dựng bảng thời hạn bảo quản riêng cho cơ quan.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Page 10


SVTH: Nguyễn Thị Thu

Lớp Đại học liên thông LTH 13A

Việc quản lý phông lưu trữ của Cơ quan tổ chức cũng được thực hiện hết sức
nghiêm ngặt, hiện nay Chi Cục đang bảo quản khối tài liệu của Phông lưu trữ Chi
Cục Thuế huyện Hưng Nguyên từ năm 1990-2013 với hai lần thực hiện chỉnh lý.
Cùng với việc xây dựng và hoàn thiện tổ chức bộ máy của Chi cục cần tăng
cường đội ngũ cán bộ chuyên môn, cán bộ quản lý đủ về số lượng và có phẩm chất,
năng lực làm việc.
Rà soát lại toàn bộ hệ thống văn bản quản lý về công tác lưu trữ để tham
mưu cho Cục Thuế tỉnh ban hành các văn bản quản lý phù hợp theo thẩm quyền;
Phối hợp với các cơ sở đào tạo để tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn

thư, lưu trữ với các hình thức phù hợp cho cán bộ làm công tác lưu trữ.
Triển khai nghiên cứu khoa học công nghệ trong công tác bảo quản; thống
kê; xây dựng công cụ tra cứu; số hóa tài liệu; tổ chức sử dụng tài liệu v.v..
Tăng cường giao lưu và hợp tác quốc tế, tham quan học tập các mô hình,
thiết bị của các nước tiên tiến.
Tổ chức kiểm tra công tác lưu trữ tại Chi cục và lập báo cáo thống kê gửi về
Cục Thuế tỉnh Nghệ An để có kế hoạch phù hợp cho năm sau.
Có thể khẳng định, tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của
Chi Cục có số lượng lớn và phong phú về nội dung, đa dạng về các loại hình tài
liệu nên cần thiết phải được quản lý, tổ chức, bảo quản một cách khoa học. Nhiệm
vụ quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ ở các Sở ban, ngành trên địa bàn tỉnh
Nghệ An nói chung và Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên nói riêng đang là vấn đề
cần được quan tâm thích đáng nhằm đáp ứng yêu cầu thực tiễn và phục vụ đắc lực
cho sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
2.2 Hoạt động nghiệp vụ

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Page 11


SVTH: Nguyễn Thị Thu

Lớp Đại học liên thông LTH 13A

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất cả
các vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài
liệu, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu phục vụ công tác nghiên cứu khoa

học và các nhu cầu cá nhân. Công tác lưu trữ ra đời đòi hỏi sự khách quan của việc
quản lý và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Nó là mắt xích không thể
thiếu trong hoạt động quản lý của bộ máy Nhà nước.
Được sự quan tâm của các đồng chí lãnh đạo cùng với đội ngũ cán bộ có kinh
nghiệm, trình độ chuyên môn vững vàng, công tác lưu trữ tại Chi Cục Thuế huyện
Hưng Nguyên đã được triển khai một cách triệt để và thống nhất.
2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu
Hiện nay, công tác thu thập tài liệu ở các kho lưu trữ vẫn được coi là một
mặt yếu của công tác lưu trữ. Một khối lượng lớn tài liệu đã đến hạn nộp lưu nhưng
chưa được thu về kho lưu trữ. Tài liệu sau khi đã giải quyết xong công việc vẫn
được bảo quản tại các đội. Công tác thu thập tài liệu ở thế bị động, chưa chủ động
lập kế hoạch thu thập tài liệu cho từng năm, từng giai đoạn. Công tác chuẩn bị cơ
sở vật chất như: kho tàng, giá, hộp… để tiếp nhận tài liệu vào kho lưu trữ cũng
chưa được chuẩn bị chu đáo. Do chưa nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu
lưu trữ nên Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên vẫn còn để tài liệu trong các bao
tải, hộp…
Xong việc thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Chi Cục Thuế huyện Hưng
Nguyên đã và đang được thực hiện rất tốt và tuân thủ theo chế độ của Nhà nước:
Căn cứ vào các văn bản quy định của Nhà nước thì các đơn vị thuộc nguồn
nộp lưu tiến hành giao nộp theo đúng trình tự và thủ tục quy định.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Page 12


SVTH: Nguyễn Thị Thu

Lớp Đại học liên thông LTH 13A

Việc thu thập tài liệu của Chi Cục Thuế được tiến hành định kỳ hàng năm,
thường xuyên tham mưu và đề xuất với Cục Thuế tỉnh lập kế hoạch thu thập hồ sơ
tài liệu về kho lưu trữ
Như vậy có thể thấy công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ của Chi
Cục Thuế được tiến hành thường xuyên và liên tục đảm bảo cho việc bảo quản và
quản lý tài liệu được thống nhất. Tuy nhiên do khối lượng tài liệu còn tồn đọng
nhiều ở các đội nên việc thu thập còn gặp nhiều bất cập khiến cho công tác thu thập
còn gặp nhiều khó khăn một số đội còn chưa coi trọng giá trị của tài liệu lưu trữ
thậm trí tài liệu còn được để trong bao tải và chất đống.( Phụ lục ).
2.2.2. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp
và tiêu chuẩn của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tà
liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức. Trước khi giao
nộp tài liệu vào lưu trữ các cơ quan phải tiến hành xác định giá trị tài liệu.
Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên là một đơn vị sự nghiệp trự thuộc Cục
Thuế tỉnh Nghệ An có chức năng tổ chức thực hiện công tác quản lý thuế , phí, lệ
phí, các khoản thu khác của ngân sách nhà nước . Do vậy hàng năm khối lượng tài
liệu của cơ quan sản sinh ra tương đối lớn, phản ánh chức năng nhiệm vụ chính
của cơ quan. Đồng thời Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên là đơn vị được Cục
thuế tỉnh Nghệ An hướng dẫn sát sao trong việc tiến hành xác định giá trị tài liệu
lưu trữ của cơ quan. Mới đây do nhận thức được tầm quan trọng của Công tác lưu
trữ Cục Thuế tỉnh Nghệ An đã xin kinh phí chỉnh lý khối tài liệu tồn đọng tại các
Chi Cục Thuế trên địa bàn tỉnh, đưa vào khai thác sử dụng gần 200 mét giá tài liệu.
Sau khi cơ quan tiến hành thống kê tài liệu loại, khối tài liệu này cần được tiêu huỷ
theo đúng quy trình của công văn 879/VTLTNN-NVĐP về tiêu hủy tài liệu hết giá
trị và do các cán bộ trong Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên tiến hành:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Page 13


SVTH: Nguyễn Thị Thu

Lớp Đại học liên thông LTH 13A

+ Tờ trình về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
+ Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo bản thuyết minh
+ Biên bản họp hội đồng xác định giá trị tài liệu
+ Quyết định thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu
+ Văn bản của cơ quan có thẩm quyền về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị
+ Quyết định của người có thẩm quyền cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
+ Biên bản bà n giao tài liệu hết giá trị
+ Và các tài liệu khác có liên quan
Và có danh mục tài liệu loại kèm theo.
Vừa qua tại Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên đã tiến hành xác định giá trị
và lập Bảng thời hạn bảo quản cho Phông Lưu trữ Chi Cục Thuế huyện Hưng
Nguyên. (Xem Phụ lục)
Nhìn chung công tác xác định giá trị đã được Chi cục thực hiện tốt ngay từ
khâu phân loại, trong quá trình phân loại đối với những văn bản không có giá trị sẽ
được cán bộ lưu trữ loại ngay ra khỏi khối tài liệu.
2.2.3. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ là phân loại tài liệu trong phông lưu trữ
được chính xác, phát hiện tài liệu thiếu để bổ sung, đảm bảo sự hoàn chỉnh của
từng hồ sơ và từng phông lưu trữ. Đồng thời tạo điều kiện cho việc chọn lựa những
tài liệu có giá trị để bảo quản và loại ra khỏi phông những tài liệu hết giá trị, không
có giá trị hoặc tài liệu khác phông lưu trữ, nhằm phục vụ cho công tác tra cứu, khai

thác, sử dụng hồ sơ tài liệu thuận lợi và bảo quản tài liệu an toàn.
Chỉnh lý tài liệu là một nhiệm vụ không thể thiếu của Chi Cục Thuế huyện
Hưng Nguyên, nhằm bảo quản và sử dụng toàn diện và có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Page 14


SVTH: Nguyễn Thị Thu

Lớp Đại học liên thông LTH 13A

Không những thế Chỉnh lý tài liệu lưu trữ còn là khâu nghiệp vụ có ý nghĩa vô
cùng quan trọng giúp cho tài liệu lưu trữ từ rời lẻ, bó gói, chưa được lập hồ sơ
thành hồ sơ hoàn chỉnh và được sắp xếp theo thứ tự nhằm phát huy giá trị của tài
liệu lưu trữ được tối ưu nhất.
Tính đến nay Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên đã chỉnh lý hoàn chỉnh
khối tài liệu lớn của Cơ quan từ trước đến nay với số lượng tài liệu lên đến trên 200
mét giá tài liệu.
2.2.4. Thống kê tài liệu lưu trữ tại Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên.
Nhằm mục đích thống kê những số liệu giúp các cơ quan quản lý kho lưu trữ
xây dựng kế hoạch bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị và tổ chức sử dụng tài liệu
lưu trữ phù hợp với yêu cầu và khả năng thực tế. Việc thống kê tài liệu tại Chi Cục
Thuế huyện Hưng Nguyên được thực hiện thường xuyên nhằm giúp cho các cơ
quan quản lý lưu trữ , kho lưu trữ xây dựng kế hoạch bổ xung, chỉnh lý xác định giá
trị và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với yêu cầu và khả năng thực tế tại Chi
cục Thuế huyện Hưng Nguyên.
Thời gian thực tập tại đây tôi thấy, đối tượng thống kê chủ yếu là thống kê

tài liệu lưu trữ, thống kê phương tiện bảo quản, thống kê công cụ tra cứu. Sổ sách
thống kê đều thực hiện theo mẫu của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước bao gồm
có:
+ Sổ nhập tài liệu lưu trữ: Sổ này dùng để thống kê tình hình nhập tài liệu
vào kho lưu trữ. Đơn vị thống kê tài liệu vào sổ nhập là mét giá, hồ sơ, cặp hộp.
+ Sổ thống kê phông lưu trữ: Sổ này dùng để thống kê toàn bộ các phông
được bảo quản trong kho, cố định trật tự sắp xếp các phông trong kho.
+ Mục lục hồ sơ: Đây là loại sổ vừa là công cụ thống kê vừa là công cụ tra
cứu trong kho lưu trữ. Được dùng để thống kê toàn bộ hồ sơ, cố định trật tự sắp xếp
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Page 15


SVTH: Nguyễn Thị Thu

Lớp Đại học liên thông LTH 13A

các hồ sơ theo phương án hệ thống hóa. Mẫu mục lục hồ sơ trình bày theo Quyết
định số 72/QĐ-KHKH ngày 02/8/1997.
Ngoài sổ thống kê, Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên còn sử dụng báo cáo
thống kê để thông kê tài liệu lưu trữ.
Công cụ tra cứu của Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên chủ yếu là mục lục
hồ sơ để phục vụ cho việc khai thác và sử dụng tài liệu tại Chi cục. Qua mục lục hồ
sơ có thể giới thiệu cho độc giả thành phần và nội dung tài liệu hiện đang được bảo
quản tại kho lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ từng hồ sơ; thống kê số lượng hồ sơ hiện có
kho lưu trữ và cố định trật tự hồ sơ đã hệ thống hóa. Ngoài ra Chi Cục Thuế huyện
Hưng Nguyêncòn tra tìm tài liệu trên mạng đối với những văn bản mới ban hành

của Chính phủ, các Bộ, ngành Trung ương. Các loại sổ sách quản lý nhằm phục vụ
cho việc sử dụng tài liệu gồm có sổ đăng ký độc giả, sổ giao nhận tài liệu đối với
độc giả. Chi cục cũng đã sử dụng chương trình quản lý tài liệu lưu trữ trên mạng.
Nhìn chung công tác Thống kê và Công cụ tra tìm đã được Chi Cục Thuế
huyện Hưng Nguyên vận dụng một cách hài hòa và linh hoạt giữa truyền thống và
hiện đại, để có thể thỏa mãn nhu cầu một cách tối đa nhất đối với độc giả đến khai
thác tài liệu lưu trữ.
2.2.5. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Chi Cục Thuế huyện Hưng
Nguyên
Nhằm kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu lưu trữ, nhận được sự
được sự quan tâm của Bộ Tài Chính, Tổng Cục thuế, Cục Thuế Nghệ An Chi Cục
Thuế huyện Hưng Nguyên đã xây dựng được một kho bảo quản tài liệu lưu trữ lên
đến 300m2 với đầy đủ các trang thiết bị hiện đại để bảo quản tài liệu lưu trữ như:
Quạt thông gió: 6 chiếc
Máy điều hòa âm trần: 6 chiếc
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Page 16


SVTH: Nguyễn Thị Thu

Lớp Đại học liên thông LTH 13A

Máy hút ẩm: 6 chiếc
Bình chữa cháy: 10 chiếc
Máy hút bụi: 01 chiếc
Xe vận chuyển tài liệu: 02 chiếc

Với vai trò là một trong những nơi lưu giữ một khối lượng lớn tài liệu của cơ
quan, chứa đựng nhiều tài liệu quý báu của các cơ quan, Chi Cục Thuế huyện Hưng
Nguyênthường xuyên tiến hành kiểm tra định kỳ tài liệu lưu trữ bảo quản trong
kho, sử dụng nhiều biện pháp bảo quản an toàn cho tài liệu nhằm tối ứu hóa nhất
công tác bảo quản tài liệu tại Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên:
- Công tác phòng cháy chữa cháy được Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên
thực hiện rất tốt, trong kho lưu trữ đã được trang bị hệ thống báo cháy, ngoài ra Chi
Cục Thuế huyện Hưng Nguyên còn thường xuyên tập huấn cho các cán bộ nhân
viên trong cơ quan nhằm tuyên truyền giáo dục cho cán bộ nâng cao ý thức trách
nhiệm đối với công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại kho.
- Bên cạnh đó Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên còn thường xuyên thực
hiện chế độ vệ sinh kho tài liệu, thông gió, duy trì nhiệt độ thích hợp, độ ẩm phù
hợp với loại hình tài liệu lưu trữ.
Chi cục Thuế huyện Hưng Nguyên luôn thực hiện nghiêm túc, nhất quán
chế độ kiểm tra công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo các văn bản chỉ đạo của
Tổng Cục Thuế. Hàng năm Tổng Cục Thuế thành lập các cụm gồm 04 tỉnh và cử ra
một tỉnh làm cụm trưởng để kiểm tra và chấm điểm thi đua về công tác lưu trữ giữa
các tỉnh trong cụm. VD Cụm Nghệ An- Hà Tĩnh- Quảng Bình- Quảng Trị lấy Hà
Tĩnh làm cụm trưởng. Cuối mỗi năm cụm trưởng gửi kết quả Tổng Cục Thuế và
các Trung tâm lưu trữ thuộc cụm trước ngày 31/11 của năm đó. Công tác này
nhằm đánh giá thực trạng công tác lưu trữ của các tỉnh trong một năm từ đó cùng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Page 17


SVTH: Nguyễn Thị Thu

Lớp Đại học liên thông LTH 13A

nhau tìm ra giải pháp hữu hiệu cho công tác lưu trữ nói chung và công tác bảo quản
tài liệu lưu trữ nói riêng.
Tóm lại: Chi cục đã thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình trong công
tác bảo quản tài liệu lưu trữ nhằm hạn chế tối đa sự hư hại của tài liệu lưu trữ và
phát huy cao độ giá trị của tài liệu đang được bảo quản trong kho.
2.2.6. Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục
Thuế huyện Hưng Nguyên.
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những công tác quan trọng nhất
và là khâu cuối cùng của công tác lưu trữ.
Hàng năm Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên đã phục vụ hàng trăm lượt
người đến khai thác sử dụng tài liệu. Độc giả đến khai thác và sử dụng tài liệu với
nhiều mục đích khác nhau, song chủ yếu là các cán bộ trong cơ quan, các doanh
nghiệp hay các cơ sở kinh doanh.
VD: trong năm 2014 Chi cục đã phục vụ trên 100 lượt người đến khai thác
và sử dụng tài liệu, trong đó số hồ sơ đưa ra khai thác là hơn 500, số văn bản phục
vụ nhu cầu nghiên cứu sử dụng là 300 văn bản.
Việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Thuế huyện Hưng Nguyên
chủ yếu áp dụng hình thức: Phục vụ độc giả tại phòng đọc là một trong những
hình thưc phổ biền và quan trọng của công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CHI CỤC THUẾ
HUYỆN HƯNG NGUYÊN
3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và
kết quả đạt được.
Được sự phân công của Chú Nguyễn Hữu Rực Đội Trưởng Đội Hành chínhNhân Sự- Tài Vụ- Ấn Chỉ Tôi đã tiến hành chỉnh lý khối tài liệu của Chi Cục giai
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Page 18


SVTH: Nguyễn Thị Thu

Lớp Đại học liên thông LTH 13A

đoạn từ năm 2006-2013 cùng với các cán bộ khác của Cơ quan. Công việc cụ thể
được thực hiện theo quy trình sau:
QUY TRÌNH VÀ PHƯƠNG PHÁP CHỈNH LÝ TÀI LIỆU
1. Giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý:
Đây là giai đoạn có ý nghĩa quyết định cho đợt chỉnh lý, thực hiện tốt hay
không tốt, mức độ hoàn thành của đợt chỉnh lý được thực hiện đến đâu phụ thuộc
không nhỏ vào giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý.
Nhận thức được tầm quan trọng và vai trò của giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý
đối với công tác lưu trữ, cán bộ của Chi cục đã đầu tư thời gian cũng như cơ sở vật
chất để cho các công việc của giai đoạn chuẩn bị được thực hiện một cách tối ưu
nhất. Trên thực tế khi tiến hành chỉnh lý tài liệu Chi cục Thuế huyện Hưng Nguyên
đã thực hiện các bước theo trình tự sau:
1.1 Giao nhận tài liệu:
Để sau khi chỉnh lý đỡ mất thời gian bổ sung và đảm bảo hồ sơ lập được có
chất lượng phục vụ tốt công tác nghiên cứu, khi chuẩn bị chỉnh lý cán bộ lưu trữ đã
tập trung triệt để các loại tài liệu, nhất là những tài liệu có nội dung phản ánh
những hoạt động của Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên giai đoạn 2006-2013 như
tài liệu quản lý thu phí, lệ phí trên địa bàn huyện Hưng Nguyên…
Quá trình giao nhận tài liệu giữa Chi cán bộ lưu trữ của Chi Cục Thuế và đại
diện lãnh đạo các Đội được tiến hành một cách nhanh chóng và thuận tiện theo
đúng thủ tục và biên bản giao nhận tài liệu đã được lập, đại diện cán bộ của các đội
vận chuyển tài liệu đến địa điểm chỉnh lý để tiến hành bàn giao tài liệu cho cán bộ
lưu trữ tại đây tiến hành công việc chỉnh lý. Tuy nhiên do tài liệu để lâu ngày trong

kho nên vẫn phải vệ sinh trước khi đưa tài liệu đến địa điểm chỉnh lý..( Phụ Lục số)
1.2 Khảo sát tài liệu:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Page 19


SVTH: Nguyễn Thị Thu

Lớp Đại học liên thông LTH 13A

Để tiến hành chỉnh lý được nhanh chóng và chính xác, cán bộ lưu trữ của Chi
Cục Thuế đã tiến hành khảo sát khối tài liệu trước khi thực hiện chỉnh lý nhằm thu
thập những thông tin cần thiết về tình hình của phông hoặc khối tài liệu đưa ra
chỉnh lý, làm cơ sở biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý, lập kế hoạch chỉnh
lý và tiến hành sưu tầm thu thập những tài liệu chủ yếu còn thiếu để bổ sung cho
phông và thực hiện chỉnh lý đạt được yêu cầu đặt ra.
Khi tiến hành khảo sát tài liệu nói chung và khảo sát tài liệu của Chi Cục
Thuế nói riêng Tôi và các cán bộ lưu trữ tại đây đã xác định được:
Tên phông: Phông lưu trữ Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên Giai đoạn
2006-2013.
Khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý: 200 mét giá tài liệu
Thành phần và nội dung của tài liệu: Gồm tài liệu của Chính phủ, các Bộ,
Ban, Ngành, Tỉnh uỷ, UBND tỉnh, các sở, ban, ngành, các đơn vị trực thuộc và
UBND huyện, thị xã liên quan đến lĩnh vực quản lý Thuế.
Tình trạng của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý: Tài liệu trong tình
trạng rời lẻ, bó gói, khối lượng tài liệu chưa phản ánh đầy đủ quá hoạt động của
đơn vị hình thành phông.

Tình trạng vật lý: Tài liệu được in chủ yếu trên giấy A4, tài liệu còn mới.
Như vậy qua khảo sát đã xác định được tên phông Phông lưu trữ Chi Cục
Thuế huyện Hưng Nguyên và viết báo cáo kết quả khảo sát kèm theo.(Phụ Lục)
1.3 Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và lập kế hoạch chỉnh lý
Để thống nhất về mặt nghiệp vụ, Tôi cùng các cán bộ chỉnh lý của Chi Cục
đã tiến hành biên soạn các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ làm căn cứ tiến hành
những công việc có tính khoa học và phức tạp. Qua khảo sát thực tế và nghiên cứu
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Page 20


SVTH: Nguyễn Thị Thu

Lớp Đại học liên thông LTH 13A

chức năng, nhiệm vụ cuả Chi cục tôi đã biên soạn các văn bản hướng dẫn nghiệp
vụ sau:
1.3.1 Biên soạn hai bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử
phông:
Lịch sử đơn vị hình thành phông là bản tóm tắt quá trình hoạt động, chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, lề lối làm việc và quan hệ công tác của
Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên. Nội dung của bản lịch sử đơn vị hình thành
phông của Chi cục đã khái quát được quá trình hình thành và phát triển của cơ quan
sản sinh ra tài liệu, ở đây là Phông lưu trữ Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên Giai
đoạn 2006-2013.
Lịch sử phông là bản tóm tắt tình hình và đặc điểm của phông tài liệu, trong
nội dung bản lịch sử phông, Chi cục đã nêu được:

Khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý: 200 mét giá tài liệu
Thành phần và nội dung của tài liệu: Gồm tài liệu của Chính phủ, các Bộ,
Ban, Ngành, Tỉnh uỷ, UBND tỉnh, các sở, ban, ngành, các đơn vị trực thuộc và
UBND các huyện, thị xã liên quan đến lĩnh vực quản lý Thuế.
Tình trạng của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý: Tài liệu trong tình
trạng rời lẻ, bó gói, khối lượng tài liệu chưa phản ánh đầy đủ quá hoạt động của
đơn vị hình thành phông.
Tình trạng vật lý: Tài liệu được in chủ yếu trên giấy A4, tài liệu còn mới.
Tóm lại: Việc biên soạn hai bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử
phông Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh đã biên soạn theo công văn 283/VTLTNN
ngày 19 tháng 5 năm năm 2004 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước.( xem phụ lục)
1.3.2 Biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ Phông Lưu trữ Chi
Cục Thuế huyện Hưng Nguyên Giai đoạn 2006-2013.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Page 21


SVTH: Nguyễn Thị Thu

Lớp Đại học liên thông LTH 13A

Đây là bản hướng dẫn phân chia tài liệu của Phông Lưu trữ Chi Cục Thuế
huyện Hưng Nguyên thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ theo một phương
án phân loại nhất định và phương pháp lập hồ sơ.
Bản này được dùng làm căn cứ để cán bộ lưu trữ tham gia chỉnh lý thực hiện
việc phân loại, lập hồ sơ và hệ thống hóa hồ sơ của khối tài liệu Chi Cục Thuế
huyện Hưng Nguyên được thống nhất.

Nội dung bản hướng dẫn phân loại gồm hai phần chính: hướng dẫn phân
loại tài liệu và hướng dẫn lập hồ sơ cụ thể như sau:
- Phần 1. Bản hướng dẫn loại tài liệu
Đã được biên soạn một cách chi tiết, rõ ràng từ mục đích, ý nghĩa, cơ sở
chọn phương án cũng như các bước phân chia tài liệu
Căn cứ bản lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông, tình hình thực tế
tài liệu của phông thì khối tài liệu Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên được phân
loại theo phương án Thời Gian- Cơ cấu tổ chức. Vì Chi Cục Thuế huyện Hưng
Nguyên có cơ cấu tổ chức rõ ràng,ổn định và cơ quan đang hoạt động. theo phương
án Thời gian- Cơ cấu tổ chức tài liệu trong Phông Lưu trữ Chi Cục Thuế huyện
Hưng Nguyên trước hết được chia theo thời gian sau đó trong từng năm( thời gian)
tài liệu được chia về theo cơ cấu tổ chức. Hướng dẫn chi tiết như sau:
HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI, LẬP HỒ SƠ TÀI LIỆU
Phông Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên
Giai Đoạn: 2006-2013
A. HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU
1. Mục đích, ý nghĩa
Dùng làm căn cứ để thực hiện việc phân loại tài liệu, lập hồ sơ và hệ thống
hóa hồ sơ toàn phông được thống nhất
2. Chọn phương án phân loại: phương án “Thời gian - Cơ cấu tổ chức”
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Page 22


SVTH: Nguyễn Thị Thu

Lớp Đại học liên thông LTH 13A

3. Cơ sở chọn phương án
Căn cứ vào Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/06/2009 của Cục Văn
thư Lưu trữ Nhà nuớc về việc Ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo
TCVN ISO 9001:2000;
Căn cứ Quyết định số 374/QĐ-TCT ngày 5 tháng 4 năm 2012 của Tổng Cục
thuế Về việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành Thuế;
Căn cứ Thông tư 155/2013/ TT- BTC quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ,
tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành tài chính;
Căn cứ bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông Chi Cục Thuế
huyện Hưng Nguyên;
Căn cứ thực tế tài liệu của phông;
Căn cứ yêu cầu tổ chức, sắp xếp và khai thác sử dụng tài liệu, tài liệu phông
Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên được phân loại theo phương án “Thời gian - Cơ
cấu tổ chức”, cụ thể như sau;
Bước 1. Chia tài liệu về theo năm
- Năm 2006
- Năm 2007
- Năm 2008
- Năm 2009
- Năm 2010
- Năm 2011
- Năm 2012
- Năm 2013.
Bước 2. Chia tài liệu theo từng cơ cấu tổ chức
- Đội Kê khai- Tổng hợp nghiệp vụ- Kế toán thuế- Tin học.
- Đội Hành Chính- Nhân Sự- Tài Vụ- Ấn Chỉ
- Đội Kiểm Tra Thuế
- Đội Trước bạ-Thu khác- Thu nhập cá nhân
- Đội thuế liên xã, thị trấn.

Bước 3. Phân chia tài liệu trong từng năm về từng mặt hoạt động
Bước 4. Phân chia tài liệu trong từng mặt hoạt động về theo các vấn đề
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Page 23


SVTH: Nguyễn Thị Thu

Lớp Đại học liên thông LTH 13A

sự việc cụ thể (hồ sơ/đvbq)
Sau đây là phương án phân loại cụ thể:
I. Năm 2006
1. Đội Kê khai-THNV-Kế toán thuế- Tin học
1.1 Vấn đề chung
- Các văn bản chỉ đạo về công tác nghiệp vụ thuế của cấp trên về công tác
thu ngân sách;
- Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác thuế năm, nhiều năm của Chi cục
thuế, các tổ đội;
- Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác thuế hàng tháng của Chi cục thuế
và các tổ đội.
1.2 Tài liệu tổng hợp nghiệp vụ
- Hồ sơ giao dự toán của cấp trên;
-Hồ sơ giao dự toán thu ngân sách Nhà nước của Chi Cục;
- Báo cáo tháng, quý, năm của Chi cục thuế về công tác điều hành thu ngân
sách.
1.3 Tài liệu kê khai- kế toán thuế

- Hồ sơ lập bộ môn bài hàng năm, hàng tháng ( hộ cá thể, Doanh nghiệp)
- Hồ sơ lập bộ thuế hàng tháng( hộ cá thể, doanh nghiệp)
- Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước.
- Hồ sơ báo cáo kế toán thống kê
- Hồ sơ theo dõi thu nộp thuế
- Hồ sơ miễn giảm hộ kinh doanh
- Hồ sơ chứng từ thu nộp ngân sách Nhà nước
- Hồ sơ cấp mã số thuế
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Page 24


SVTH: Nguyễn Thị Thu

Lớp Đại học liên thông LTH 13A

- Hồ sơ đăng ký thuế của doanh nghiệp
- Hồ sơ đăng ký thuế của cá nhân
- Hồ sơ xin miễn, giảm thuế
- Hồ sơ khai thuế của doanh nghiệp.
1.4 Tài liệu tin học
- Văn bản chỉ đạo về công nghệ thông tin
- Các văn bản về hỗ trợ các chương trình ứng dụng
- Công văn trao đổi.
2. Đội Hành chính- Nhân sự- Tài vụ- Ấn chỉ.
2.1 Vấn đề chung
- Các văn bản lãnh đạo chỉ đạo chung về công tác hành chính, văn thư lưu

trữ.
- Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác năm, nhiều năm của Chi Cục
thuế.
- Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác hàng tháng của chi cục.
- Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác năm của các tổ đội gửi Chi Cục
thuế.
- Công văn trao đổi.
2.2. Nhóm tài liệu văn thư.
- Tập lưu công văn
- Tập lưu Quyết định
- Tập lưu thông báo
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Page 25