Khóa luận quản trị nhân lực: Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại công ty cổ phần thương mại ban mai xanh

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ NHÂN LỰC

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI
BAN MAI XANH
Khóa luận tốt nghiệp ngành
Người hướng dẫn
Sinh viên thực hiện
Mã số sinh viên
Lớp
Khóa học

: QUẢN TRỊ NHÂN LỰC
: THS. ĐOÀN VĂN TÌNH
: NGUYỄN THỊ HỒNG CHI
: 1307QTNA008
: 1307QTNA
: 2013 - 2015

HÀ NỘI - 2015


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
LỜI CẢM ƠN..................................................................................................3
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT..........................................................................4

PHẦN MỞ ĐẦU..............................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài.........................................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu.....................................................................................................2
3. Mục tiêu nghiên cứu...................................................................................................3
4. Nhiệm vụ nghiên cứu.................................................................................................3
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu..............................................................................3
6. Giả thuyết nghiên cứu................................................................................................4
7. Phương pháp nghiên cứu............................................................................................4
8. Kết cấu đề tài..............................................................................................................5

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC..............6
1.1. Khái niệm và mục đích của phân tích công việc.....................................................6
1.1.1. Khái niệm.............................................................................................................6
2.Mục đích của phân tích công việc...............................................................................6
1.2. Các trường hợp cần PTCV....................................................................................10
1.3. Thông tin và phương pháp thu thập thông tin PTCV............................................12
1.3.1. Thông tin phục vụ phân tích công việc..............................................................12
1.3.2. Phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc.........................................12
1.4. Quy trình phân tích công việc...............................................................................17
1.5. Sản phẩm của phân tích công việc........................................................................18
1.5.1. Bản mô tả công việc...........................................................................................18
1.5.2. Bản tiêu chuẩn công việc (BTCCV)...................................................................20
1.5.3. Bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc (BYCNS)................................21
1.6. Các yếu tố ảnh hưởng đến phân tích công việc.....................................................21
1.6.1. Các yếu tố liên quan đến chủ thể của phân tích công việc.................................21
1.6.2. Các yếu tố thuộc về công việc............................................................................22
1.6.3. Các yếu tố khác..................................................................................................22
1.7. Tiêu chí đánh giá hiệu quả phân tích công việc....................................................23

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC.......................27

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI BAN MAI XANH...............27
2.1. Khái quát về công ty Ban Mai Xanh.....................................................................27
2.1.1. Tầm nhìn, sứ mệnh và lĩnh vực hoạt động.........................................................27
2.1.2. Cơ cấu tổ chức và hoạt động..............................................................................28
2.1.3. Quy mô, cơ cấu và chất lượng nhân lực.............................................................32
2.2. Hệ thống quan điểm và chính sách của công ty Ban Mai Xanh về phân tích công
việc...............................................................................................................................37


2.2.1. Quan điểm của Ban lãnh đạo công ty về phân tích công việc............................37
2.2.2. Hệ thống chính sách về phân tích công việc tại công ty....................................37
2.3. Các chủ thể liên quan đến công tác phân tích công việc tại công ty Ban Mai Xanh
......................................................................................................................................38
2.3.1. Ban Giám đốc công ty........................................................................................38
2.3.2.Bộ phận chuyên trách về QTNL và cán bộ chuyên trách về PTCV....................38
2.3.3. Người quản lý sử dụng lao động trực tiếp..........................................................40
2.3.4. Người lao động...................................................................................................41
2.4. Thực tiễn tổ chức phân tích công việc tại Ban Mai Xanh.....................................41
2.4.1. Thông tin phục vụ phân tích công việc..............................................................41
2.4.2. Phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc.........................................42
2.4.3. Quy trình phân tích công việc của công ty.........................................................43
2.4.4. Sản phẩm và ứng dụng sản phẩm PTCV............................................................45
2.5. Đánh giá hiệu quả công tác phân tích công việc...................................................57
2.5.1. Ưu điểm và nguyên nhân....................................................................................59
2.5.2. Hạn chế và nguyên nhân....................................................................................60

CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ.......................62
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC.........................62
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI BAN MAI XANH...............62
3.1. Quan điểm, định hướng của Ban lãnh đạo công ty về phân tích công việc..........62

3.2. Một số giải pháp hoàn thiện công tác phân tích công việc....................................63
3.2.1. Hoàn thiện hệ thống quan điểm và chính sách về công tác PTCV....................63
3.2.2. Nâng cao năng lực cho các bên liên quan đến PTCV........................................63
3.2.3. Hoàn thiện quy trình và phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc. .65
3.2.4. Thường xuyên kiểm tra, rút kinh nghiệm, cập nhật và hoàn thiện.....................69
3.2.5. Mời các chuyên gia, nhà khoa học, nhà quản lý đến tập huấn, đào tạo.............69
3.3. Một số khuyến nghị nhằm hoàn thiện công tác phân tích công việc.....................70
3.3.1. Đối với Ban Giám đốc công ty...........................................................................70
3.3.2. Đối với Phòng Hành chính Nhân sự...................................................................72
3.3.3. Đối với các đơn vị trực tiếp quản lý, sử dụng lao động.....................................72
3.3.4. Đối với người lao động trong công ty................................................................73

KẾT LUẬN....................................................................................................74
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................75
PHỤ LỤC.......................................................................................................76


DANH SÁCH CÁC BẢNG
Bảng 2.1. Quy mô, cơ cấu nhân sự theo phòng ban chức năng..........Error:
Reference source not found
Bảng 2.2. Cơ cấu và chất lượng nhân lực qua các năm từ năm 2013 đến
nay................................................................Error: Reference source not found
Bảng 2.3. Sử dụng các văn bản kết quả của phân tích công việc cho các
hoạt động khác của QTNL.........................Error: Reference source not found

DANH SÁCH CÁC BIỂU ĐỒ
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ phân tích công việc...........................................................18
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty Ban Mai Xanh.............................29
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ hệ thống các cửa hàng của công ty Ban Mai Xanh........31
Bảng 2.1. Quy mô, cơ cấu nhân sự theo phòng ban chức năng.................32

Bảng 2.2. Cơ cấu và chất lượng nhân lực qua các năm.............................33
từ năm 2013 đến nay.....................................................................................33
Biểu đồ 2.1. Cơ cấu lao động theo giới tính giai đoạn 2013-2015..............34
Biểu đồ 2.2. Cơ cấu nhân lực theo độ tuổi giai đoạn 2013-2015................35
Biểu đồ 2.3. Cơ cấu nhân lực theo trình độ chuyên môn..........................35
giai đoạn 2013 - 2015....................................................................................35
Biểu đồ 2.4. Cơ cấu nhân lực theo trình độ học vấn giai đoạn 2013 - 2015
.........................................................................................................................36
Bảng 2.3. Sử dụng các văn bản kết quả của................................................60
phân tích công việc cho các hoạt động khác của QTNL............................60
Sơ đồ 3.1: Quy trình phân tích công việc (kiến nghị).................................66


DANH SÁCH CÁC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ phân tích công việc.........Error: Reference source not found
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty Ban Mai Xanh.....Error: Reference
source not found
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ hệ thống các cửa hàng của công ty Ban Mai Xanh..Error:
Reference source not found
Sơ đồ 3.1: Quy trình phân tích công việc (kiến nghị).........Error: Reference
source not found


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài khóa luận, ngoài sự cố gắng của bản thân, tôi đã
nhận được sự tiếp sức nhiều nguồn hậu phương vững chắc trợ giúp tôi cả về
kiến thức chuyên môn và tinh thần.
Qua đây tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến: Ban Giám hiệu trường
Đại học Nội Vụ Hà Nội; Các thầy cô trong khoa Tổ chức và Quản lý nhân
lực; Gia đình và đặc biệt là giảng viên trực tiếp hướng dẫn, ThS. Đoàn Văn

Tình đã tận tình giúp đỡ tôi hoàn thành bài khóa luận này.
Do thời gian và năng lực bản thân có hạn, bài khóa luận không thể
tránh khỏi những sai sót, tôi rất mong nhận được lời góp ý quý báu từ quý
thầy cô và bạn đọc để bài viết được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành
cảm ơn.


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Stt
1

Từ viết tắt
BMTCV

Nội dung ý nghĩa
Bản mô tả công việc

2

BYCNS

Bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc

3

BTCCV

Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

4

Ban Mai Xanh/Công ty Công ty CP Thương Mại Ban Mai Xanh

5

Ban Mai Xanh
ĐTPTNL

Đào tạo, phát triển nhân lực

6

ĐGTHCV

Đánh giá thực hiện công việc

7

HĐQT

Hội đồng quản trị

8

HĐNL

Hoạch định nhân lực

9

PTCV

Phân tích công việc

10
11
12
13

QTNL
THCV
TMĐT
TP.HCNS

Quản trị nhân lực
Thực hiện công việc
Thương mại điện tử
Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Việt Nam đang tích cực đẩy nhanh quá trình công nghiệp hóa, hiện đại
hóa và chủ động hội nhập kinh tế quốc tế. Trong quá trình đó, nguồn nhân lực
là yếu tố trung tâm tạo nên năng lực cạnh tranh quốc gia, đóng góp vào sự
phát triển kinh tế - xã hội của đất nước. Đối với các doanh nghiệp, nguồn
nhân lực là nhân tố trung tâm, đóng vai trò quan trọng quyết định đến quá
trình vận động và phát triển của tổ chức. Để có đội ngũ nhân lực đủ về số
lượng, tốt về chất lượng, hợp lý về cơ cấu đòi hỏi các doanh nghiệp phải làm
tốt công tác quản trị nhân lực. Trong đó, phân tích công việc vừa là một chức

năng, vừa là công cụ cơ bản và quan trọng nhất làm cơ sở để thực hiện các
chức năng khác của quản trị nhân lực.
Sản phẩm của phân tích công việc là công cụ cơ bản để nhà quản lý xác
định vị trí việc làm, tuyển dụng, bố trí, đào tạo, phát triển và duy trì nguồn
nhân lực của tổ chức. Không biết phân tích công việc, nhà quản lý sẽ không
thể tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các cá nhân, đơn vị trong doanh nghiệp;
không thể đánh giá được chính xác yêu cầu công việc và khó để thực hiện các
chức năng khác của quản trị nhân lực. Mặt khác, sản phẩm của phân tích công
việc cũng là cơ sở để người lao động thực hiện công việc và tự hoàn thiện bản
thân theo yêu cầu công việc của tổ chức.
Tại Ban Mai Xanh, nhận thức được tầm quan trọng của công tác PTCV,
Ban lãnh đạo công ty đã quan tâm, chỉ đạo thực hiện công tác này ngay từ khi
tổ chức mới được thành lập. Điều đó đã đóng góp hiệu quả vào thực hiện các
chức năng khác của quản trị nhân lực trong công ty. Mặc dù vậy, do những
điều kiện chủ quan và khách quan khác nhau, công tác phân tích công việc tại
công ty cũng còn nhiều hạn chế trong hệ thống chính sách, tổ chức thực hiện
và ứng dụng phân tích công việc… Điều đó đã gây những rào cản nhất định
1


cho sự phát triển của tổ chức. Với mong muốn góp phần hoàn thiện công tác
PTCV nói riêng và sự phát triển của Ban Mai Xanh nói chung, tác giả quyết
định lựa chọn đề tài “Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ
phần Thương mại Ban Mai Xanh” làm đề tài khóa luận.
2. Lịch sử nghiên cứu
Chủ đề về phân tích công việc đã được nhiều tác giả trong và ngoài
nước đầu tư nghiên cứu từ một số góc độ tiếp cận khác nhau, tiêu biểu là:
Tác giả Robert Heron - Tổ chức Lao động Thế giới (ILO) với tác phẩm
“Phân tích công việc đơn lẻ và công việc tổng thể, Hướng dẫn phương pháp
tạo việc làm cho người khuyết tật” (2010). Trong công trình nghiên cứu này,

Robert Heron đã tìm hiểu thị trường lao động, phân tích rõ công việc tổng thể,
công việc riêng lẻ được tiến hành như thế nào; nội dung, cách thức tiến hành
công việc; những lợi ích và sự cần thiết của phân tích công việc, cũng như
ứng dụng của nó trong tạo việc làm cho đối tượng khuyết tật.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp, đề tài“Hoàn thiện công tác Phân tích công
việc tại công ty TNHH Tích Hợp Hệ Thống CMC” năm 2011 của tác giả
Nguyễn Ngọc Hân, lớp Quản trị nhân lực k2a, Trường cao đẳng Nội Vụ Hà
Nội. Tác giả đã đi vào ba vấn đề chính: Tìm hiểu cơ sở chung về PTCV;
nghiên cứu cách thức tiến hành PTCV tại CMC và đưa ra một số khuyến nghị
chung nhằm nâng cao công tác PTCV tại CMC.
Báo cáo “Thực trạng công tác phân tích công việc Công ty Cổ phần
Sữa Vinamilk Việt Nam” năm 2014 của tác giả Phan Thanh Dương. Tác giả đã
đi vào nghiên cứu tình hình công tác PTCV cụ thể của phòng Điều hành Hành
chính nhân sự tại công ty Sữa Vinamilk Việt Nam và đưa ra một số giải pháp,
khuyến nghị cho công tác này tại công ty.
Trong các nghiên cứu trên của các tác giả đều có phạm vi và mục tiêu
nghiên cứu khác nhau cũng như điều kiện môi trường áp dụng khác nhau, vì
2


vậy khó có thể áp dụng y mẫu vào thực tiễn tại Ban Mai Xanh. Người viết có
tham khảo và kế thừa những lý luận của ba tác giả trên, tuy nhiên để ứng
dụng tốt nhất trong điều kiện tại Ban Mai Xanh, tác giả đi sâu phân tích mục
tiêu, giải pháp và từ đó khuyến nghị với các bên liên quan nhằm hoàn thiện
công tác PTCV phù hợp với đặc điểm và điều kiện của Ban Mai Xanh.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Trên cơ sở hệ thống lý luận và phân tích thực trạng công tác PTCV tại
Ban Mai Xanh, đề tài nhằm tìm ra các giải pháp và khuyến nghị hoàn thiện
công tác PTCV góp phần nâng cao hiệu quả QTNL của công ty.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu của đề tài, khóa luận cần tập trung
giải quyết một số nhiệm vụ sau:
Một là, hệ thống hoá, phân tích và làm rõ cơ sở lý luận về PTCV.
Hai là, tiến hành nghiên cứu, khảo sát, phân tích và đánh giá đúng thực
trạng PTCV tại Ban Mai Xanh, làm rõ những ưu điểm, hạn chế và nguyên
nhân của nó.
Ba là, trên cơ sở lý luận, kết quả nghiên cứu thực tế, đề tài cần đưa ra
những giải pháp cụ thể và khuyến nghị đối với các bên liên quan nhằm hoàn
thiện công tác PTCV tại Ban Mai Xanh.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
5.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác phân tích công việc tại Ban
Mai Xanh.
5.2. Phạm vi
Về không gian: Công ty Ban Mai Xanh, bao gồm trụ sở chính công ty
và các điểm bán hàng trên địa bàn thành phố Hà Nội.
Về thời gian: Nghiên cứu tập trung vào giai đoạn 2013 đến nay. Đây là
giai đoạn công ty có sự thay đổi lớn trong phương thức hoạt động kinh doanh:
3


chuyển từ hình thức chỉ phân phối cho đại lý sang kết hợp phân phối qua đại
lý, bán lẻ trực tiếp qua cửa hàng và kênh online.
Về nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu những vấn đề về quan điểm,
chính sách, thực tiễn và hiệu quả của công tác PTCV tại Ban Mai Xanh, trên
cơ sở đó nghiên cứu các giải pháp phù hợp để hoàn thiện công tác này.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Công tác PTCV tại công ty Ban Mai Xanh tuy đã đạt được được những
kết quả nhất định nhưng vẫn còn nhiều hạn chế và cần khắc phục.
Để hoàn thiện công tác PTCV cần áp dụng kết hợp nhiều giải pháp từ

hoàn thiện hệ thống quan điểm, chính sách về PTCV, đến nâng cao chất
lượng đội ngũ nhân viên làm công tác PTCV và tổ chức hiệu quả hoạt động
PTCV trên thực tế tại Ban Mai Xanh.
7. Phương pháp nghiên cứu
Trên cơ sở thế giới quan khoa học và phương pháp luận duy vật Mácxít, khóa luận sử dụng một số phương pháp sau:
Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu: Tác giả thu thập, phân tích,
tổng hợp các tài liệu có liên quan đến vấn đề nghiên cứu, đặc biệt là các kế
hoạch, báo cáo, các chính sách có liên quan đến vấn đề nghiên cứu tại Ban
Mai Xanh; các bài báo, bài viết và công trình nghiên cứu khoa học khác.
Trong nghiên cứu, tác giả có sử dụng số liệu thứ cấp từ một số công trình
nghiên cứu, số liệu trong các kế hoạch, báo cáo của công ty.
Phương pháp thu thập thông tin bằng bảng hỏi: tác giả sử dụng để khảo
sát ý kiến một số bộ phận lãnh đạo và người lao động của Ban Mai Xanh.
Trong đó, số lượng bảng hỏi phát ra là 48 và thu về 48 phiếu (đạt 100%);
Bảng hỏi được phát ra trong thời gian từ 28 tháng 7 đến 03 tháng 8 năm 2015,
nhằm thu thập các thông tin liên quan đến nội dung nghiên cứu.
Bên cạnh đó, trong quá trình nghiên cứu, tác giả còn sử dụng phương

4


pháp quan sát, phỏng vấn, thống kê số học để làm rõ về đối tượng nghiên cứu.
8. Kết cấu đề tài
Ngoài lời cảm ơn, phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo
và phụ lục, khóa luận có kết cấu gồm 03 chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận về phân tích công việc
Chương 2. Thực trạng công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần
Thương mại Ban Mai Xanh
Chương 3. Một số giải pháp và khuyến nghị hoàn thiện công tác phân tích
công việc tại Công ty Cổ phần Thương mại Ban Mai Xanh

5


CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
1.1. Khái niệm và mục đích của phân tích công việc
1.1.1. Khái niệm
“Công việc” và “Phân tích công việc” là các thuật ngữ dùng khá phổ
biến trong hoạt động quản trị nhân lực, tuy nhiên vẫn tồn tại nhiều cách hiểu
khác nhau. Theo TS. Hà Văn Hội: “Công việc được hiểu là một cấp độ trong
hệ thống việc làm, thường tương ứng với nhiều vị trí làm việc trong cơ quan.
Công việc là tập hợp các vị trí rất gần gũi nhau về phương diện hoạt động
cũng như năng lực cần có” [4,129].
Theo từ điển Tiếng Việt, công việc là: “Việc phải bỏ công sức ra để
làm”. Ví dụ: Công việc làm ăn; Công việc nhà nông.
Theo PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân, ThS. Nguyễn Tấn Thịnh: “Công việc
là tổng hợp các nhiệm vụ cụ thể, các trách nhiệm cụ thể (hay chức trách) mà
một người lao động phải đảm nhiệm trong một tổ chức [7,29]. Đây cũng là
khái niệm mà tác giả lựa chọn sử dụng trong nghiên cứu này.
Từ góc độ tiếp cận này, chúng ta nhận thấy phân tích công việc là quá
trình nghiên cứu làm rõ bản chất công việc, các nhiệm vụ và tiêu chuẩn cụ thể
mà một người lao động phải đảm nhiệm và đạt được trong một tổ chức. Như
vậy, phân tích công việc là quá trình nghiên cứu bản chất, nội dung công
việc, nhằm xác định rõ các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, các mối quan
hệ trong công việc, xác định các điều kiện tiến hành và các khả năng, phẩm
chất, kỹ năng của người nhân viên phải có để thực hiện công việc[7,30].
2.

Mục đích của phân tích công việc
PTCV giúp người quản lý xác định được các kỳ vọng của tổ chức đối

với người lao động và làm cho họ hiểu được các kỳ vọng đó. Qua PTCV,
người lao động hiểu được các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình
trong công việc.
6


PTCV là công tác cần thiết đầu tiên và hết sức quan trọng mà người cán
bộ phụ trách QTNL cần quan tâm. PTCV là công cụ quan trọng, hữu ích để
thực hiện có hiệu quả các chức năng khác của quản lý, cụ thể là:
Đối với hoạt động HĐNL: PTCV cung cấp những thông tin cần thiết
cho cán bộ thực hiện tốt công tác HĐNL. Thông qua PTCV, người quản lý
xác định được các vị trí việc làm của tổ chức, là một trong những cơ sở quan
trọng để xác định số lượng, cơ cấu và chất lượng nhân lực cần có của tổ chức
trong những thời kỳ khác nhau. Thông qua các kết quả của phân tích hiện
trạng nhân lực, dự đoán dự báo cung - cầu nhân lực, HĐNL là điều kiện để
các tổ chức thực hiện thắng lợi các mục tiêu của mình thông qua giải pháp về
cân đối cung - cầu và đảm bảo nguồn nhân lực kế cận, đáp ứng các mục tiêu
ngắn hạn và dài hạn.
Đối với hoạt động tuyển dụng và bố trí nhân lực: Tuyển dụng và bố trí
nhân lực là những chức năng quan trọng của công tác QTNL, với mục tiêu
đảm bảo nguồn nhân lực đầu vào đủ về số lượng, tốt về chất lượng và hợp lý
về cơ cấu; nguồn nhân lực được bố trí đúng người, đúng việc, đúng thời điểm
để vừa đảm bảo sự ổn định về nhân lực, vừa tạo điều kiện để họ phát huy
được năng lực, sở trường để đóng góp vào sự phát triển của tổ chức. Đây là
những quá trình phức tạp, đòi hỏi nhà quản lý phải sử dụng nhiều công cụ để
đạt được hiệu quả cao, mà công cụ nền tảng là dựa trên các sản phẩm của
phân tích công việc: BMTCV, BTCCV, BYCNS.
Đối với hoạt động ĐT PTNL: Đào tạo là tổng thể các hoạt động học tập
giúp người lao thực hiện có hiệu quả hơn công việc hiện tại người lao động

đang làm.
Phát triển là các hoạt động học tập vượt ra khỏi phạm vi công việc
trước mắt nhằm cung cấp cho người lao động những kiến thức và kĩ năng cần
thiết để thực hiện các công việc trong tương lai hoặc phát triển nghề nghiệp
7


nói chung.
Phát triển nguồn nhân lực là tổng thể các hoạt động học tập được thực
hiện một cách có tổ chức và trong khoảng thời gian nhất định nhằm tạo ra sự
thay đổi hành vi nghề nghiệp của người lao động (cách thức làm việc, thái độ
làm việc…).
ĐT PTNL là điều kiện để các tổ chức có thể phát triển trong môi trường
cạnh tranh ngày nay, khi các yếu tố cạnh tranh không phải là lượng vốn nhiều
hay ít nữa mà là yếu tố con người trong tổ chức. ĐT PTNL có nhiều tác dụng:
Nếu ĐT PTNL được tổ chức quan tâm đúng mức, được thực hiện một cách
nghiêm túc và khoa học sẽ giúp cho chất lượng sản phẩm, năng suất lao động
của tổ chức tăng, tai nạn lao động giảm, sự giám sát của người quản lý không
cần nhiều như trước và tính thích ứng của người lao động được nâng cao bởi
vì sau khi được đào tạo người lao động không chỉ nâng cao về trình độ, tay
nghề, ý thức của họ cũng được nâng lên rất nhiều, họ có thái độ làm việc
nghiêm túc hơn, chấp hành kỉ luật cao hơn.
PTCV cung cấp cho người quản lý những thông tin cần thiết để họ biết
cần phải trang bị cho người lao động những kiến thức, kĩ năng gì giúp người
lao động có thể đáp ứng được công việc trong hiện tại và tương lai. Như vậy,
BMTCV, BTCCV và BYCNS có thể được coi là những cơ sở quan trọng khi
xây dựng chương trình ĐT PTNL cho tổ chức.
Đối với công tác ĐGTHCV: ĐGTHCV là đánh giá một cách chính
thức và có hệ thống tình hình thực hiện công việc của người lao động trên cơ
sở so sánh kết quả làm việc thực tế với các tiêu chuẩn đã được xây dựng từ

trước và thảo luận về kết quả đánh giá với người lao động.
ĐGTHCV là một công tác quan trọng bởi vì nó ảnh hưởng đến lợi ích
của người lao động trong tổ chức, đánh giá không chính xác người lao động là
người đầu tiên chịu thiệt thòi, đánh giá không chuẩn tạo ra sự bất công bằng
8


trong doanh nghiệp. Qua đánh giá có thể biết được hiệu quả của các chính
sách (hoạch định, đào tạo, tuyển mộ, tuyển chọn, bố trí sử dụng lao động, thù
lao lao động…) đang được thực hiện tại tổ chức.
Để xây dựng được một hệ thống ĐGTHCV tốt thì một trong những
điều kiện không thể bỏ qua là xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện công việc,
đây là những tiêu chuẩn buộc phải xuất phát từ BMTCV. Nói cách khác,
PTCV là công cụ tối quan trọng đối với việc xây dựng một hệ thống
ĐGTHCV.
Đối với hoạt động thù lao lao động: Thù lao lao động bao gồm tất cả
các khoản người lao động nhận được thông qua quan hệ thuê mướn giữa họ
với tổ chức. Thù lao lao động ảnh hưởng tới việc chọn nghề, chọn việc, sự
thoả mãn trong công việc, sự thực hiện công việc và ngày công của người lao
động. Để xây dựng một hệ thống thù lao lao động hợp lý thì bất cứ tổ chức
nào cũng cần phải đánh giá một cách chính xác giá trị của mỗi công việc.
Muốn vậy phải hiểu được bản chất của công việc và những bộ phận cấu thành
liên quan đến công việc ấy cũng như các tác động và phạm vi ảnh hưởng có
thể có của mỗi công việc. Ngoài ra thù lao lao động còn được trả phụ thuộc
vào sự hoàn thành công việc của người lao động, có thể phụ thuộc vào thâm
niên, kinh nghiệm...của người lao động. Trả lương theo sự thực hiện công
việc sẽ khuyến khích người lao động làm việc hăng say hơn, việc trả lương
dựa vào thâm niên hay kinh nghiệm của người lao động chỉ nên xem là yếu tố
tham khảo và không phải là yếu tố quyết định. Như vậy bản thân công việc và
người lao động đều ảnh hưởng đến việc trả lương.

PTCV sẽ cung cấp những thông tin cần thiết cho công tác đánh giá
công việc và những yêu cầu của công việc với người lao động để từ đó nhà
quản lý xây dựng được các mức lương và hình thức trả lương phù hợp.
Từ các phân tích trên có thể thấy việc ứng dụng kết quả của PTCV vào
9


các hoạt động khác của QTNL là mục tiêu quan trọng nhất. PTCV là một
công tác không dễ dàng thực hiện, đòi hỏi nhiều thời gian, công sức và tiền
của. Tuy nhiên, PTCV cũng là công tác không thể bỏ qua và là đầu mối giải
quyết các vấn đề cho tổ chức. PTCV giúp người lao động hiểu được đầy đủ
công việc họ đang thực hiện và ý nghĩa của nó, giúp họ gắn bó hơn với công
việc và tổ chức, giúp các nhà quản lý tìm ra phương pháp lao động tiên tiến,
cải thiện điều kiện lao động.
1.2. Các trường hợp cần PTCV
PTCV mang lại cho tổ chức nhiều lợi ích nhưng cũng tiêu tốn những
khoản chi phí nhất định (gồm chi phí về tài chính, nhân lực, thời gian…). Do
đó khi tổ chức tiến hành PTCV cần cân nhắc kỹ lưỡng giữa chi phí của PTCV
và lợi ích thu lại. Một số trường hợp thực tế các tổ chức nên tiến hành PTCV
như sau:
Trường hợp thứ nhất: Tổ chức mới được thành lập và việc PTCV được
tiến hành lần đầu tiên.
Khi tổ chức mới được thành lập, thực hiện PTCV chủ yếu dựa vào sứ
mệnh, chiến lược kinh doanh và nhất là sơ đồ cơ cấu tổ chức. Dựa vào sơ đồ
cơ cấu, mối quan hệ cũng như tầm quan trọng của vị trí công việc đó được thể
hiện rõ ràng trong tổng thể các hoạt động, mục tiêu của tổ chức. Tiến hành
PTCV từng vị trí công việc trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất, cách thức
tiến hành, trách nhiệm cũng như yêu cầu nhân sự đảm nhiệm công việc... Từ
đó là cơ sở cho tuyển dụng mới cũng như sắp xếp, bố trí nhân lực và các hoạt
động khác trong tổ chức.

Trường hợp thứ 2: Khi có công việc mới xuất hiện trong tổ chức
Khi có công việc mới xuất hiện trong tổ chức, PTCV được thực hiện
nhằm làm rõ bản chất của công việc đó cũng như các yêu cầu nhân sự thực
hiện là vấn đề cơ bản - đây có thể coi là cơ sở quan trọng nhất để tuyển dụng
10


đúng người đúng việc.
Trường hợp thứ 3: Tổ chức thay đổi cơ cấu (chia tách, hợp nhất,
sáp nhập)
Tổ chức thay đổi cơ cấu tổ chức (chia tách, hợp nhất, sáp nhập) sẽ xảy
ra sự biến động về số lượng nhân sự, số lượng, khối lượng công việc hay yêu
cầu công việc có thể thay đổi đòi hỏi cần PTCV để phân tích lại công việc và
định biên nhân sự.
Trường hợp thứ 4: Thay đổi chiến lược sản xuất kinh doanh, công việc
có sự thay đổi đáng kể về nội dung do kết quả của các phương pháp mới, thủ
tục mới hoặc công nghệ mới.
Khi chiến lược sản xuất kinh doanh thay đổi, ví dụ, tổ chức chú trọng
phát triển tự động hóa, sản xuất theo dây chuyền, máy móc công nghệ nhiều
hơn... đây là lúc cần PTCV lại để xác định điều kiện làm việc và các yêu cầu
nhân sự thực hiện công việc cũng như các tiêu chuẩn thực hiện công việc thay
đổi để phục vụ cho một loạt các công tác: Tuyển dụng, sắp xếp bố trí, đào tạo,
đánh giá, kiểm tra...
Trong nền kinh tế hiện nay, khoa học, công nghệ được coi là một trong
các yếu tố hàng đầu trong danh sách lợi thế cạnh tranh. Vì vậy việc hiểu và
nắm bắt PTCV gián tiếp là yêu cầu cấp thiết để nâng cao hiệu quả sản xuất và
cạnh tranh với các tổ chức khác.
Trường hợp 5: Tổ chức rà soát lại công việc theo chu kỳ tất cả các công
việc (thường là ba năm một lần)
Công tác rà soát lại thông tin công việc thực tế so với các BMTCV,

BTCCV, BYCCV đang được áp dụng tại tổ chức sau một thời gian dài là
hoàn toàn cần thiết để có sự điều chỉnh lại các bản mô tả cho phù hợp với
thực tế.

11


1.3. Thông tin và phương pháp thu thập thông tin PTCV
1.3.1. Thông tin phục vụ phân tích công việc
Thông tin về tình hình THCV: Các thông tin được thu nhập trên cơ sở
của công việc thực tế thực hiện công việc, như phương pháp làm việc, hao phí
thời gian thực hiện công việc, các yếu tố của thành phần công việc.
Thông tin về công cụ liên quan trực tiếp đến công việc: Các yêu cầu
đặc điểm, tính năng tác dụng, số lượng, chủng loại của các máy móc, trang bị
dụng cụ được sử dụng trong quá trình sử dụng công việc.
Các tiêu chuẩn mẫu trong THCV: Bao gồm các tiêu chuẩn mẫu trong
thực hiện công việc đối với nhân viên, bao gồm cả các quy định về tiêu chuẩn
hành vi và tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc.
Thông tin về các mối quan hệ cần thiết trong THCV: Bao gồm các đối
tượng quản lý trực tiếp, chế độ báo cáo với ai, mối quan hệ bên trong và bên
ngoài tổ chức với các phòng, ban, đơn vị nào...
Thông tin về chế độ lương, thưởng: Gồm các chế độ lương cứng, phụ
cấp, thưởng trong các trường hợp...
Các thông tin về điều kiện lao động: Bao gồm các thông tin liên quan
đến các yếu tố môi trường vật chất của công việc (máy móc, công cụ, trang bị
cần phải sử dụng), thời gian làm việc, điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động,
các phương tiện đi lại để phục vụ công việc và các điều kiện liên quan khác.
Các thông tin về người thực hiện công việc: Trình độ học vấn, kinh
nghiệm, kỹ năng, tuổi đời, ngoại hình, sở thích, sức khỏe, mục tiêu nghề
nghiệp, các đặc điểm cá nhân cần có khi thực hiện công..v.v...

1.3.2. Phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc
Để có hệ thống thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ PTCV,
chúng ta cần sử dụng linh hoạt và hiệu quả các phương pháp thu thập thông
tin phục vụ PTCV, như phương pháp quan sát, ghi chép các sự kiện quan
12


trọng, nhật kí công việc, phỏng vấn, sử dụng bảng câu hỏi, hội thảo chuyên
gia... Mỗi phương pháp lại có cách thức triển khai, những ưu, nhược điểm
riêng, đòi hỏi cán bộ thu thập thông tin phải khéo léo lựa chọn, phù hợp với
những đặc điểm của tổ chức ở từng thời điểm.
a) Phương pháp quan sát tại nơi làm việc
Cách thức tiến hành:
Quan sát tại nơi làm việc cho phép các nhà phân tích chỉ ra đầy đủ và
chi tiết thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức tạp của các nhiệm vụ, trách
nhiệm khi thực hiện các công việc khác nhau, các thông tin về điều kiện làm
việc, các máy móc, dụng cụ, nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình làm việc
và hiệu quả thực hiện công việc.
Ưu điểm:
Phương pháp quan sát được sử dụng hữu hiệu đối với những công việc
có thể đo lường, dễ quan sát thấy, những công việc không mang tính chất tình
huống như công việc của người y tá trực hoặc không phải tính toán suốt ngày
như công việc của các nhân viên phòng kế toán.
Nhược điểm:
Tuy nhiên, phương pháp quan sát tốn nhiều thời gian, chi phí cao.
Đồng thời, người lao động có thể cung cấp các thông tin thiếu chính xác do
hội chứng Hawthone (khi biết mình đang được quan sát, nhân viên có thể làm
việc với phương pháp, tốc độ, cách thức, kết quả khác với khi thực hiện công
việc trong những lúc bình thường), điều này phản ánh rõ rệt nhất khi cán bộ
phân tích vừa quan sát vừa phỏng vấn nhân viên thực hiện công việc.

Để nâng cao chất lượng thu thập thông tin, nên áp dụng:
- Quan sát kết hợp với các phương tiện kỹ thuật như quay phim video, đèn
chiếu hoặc đồng hồ bấm giây nhằm ghi lại các hao phí thời gian trong thực
hiện công việc.
13


- Quan sát theo chu kỳ của công việc hoàn chỉnh (lưu ý chu kỳ của công việc
là thời gian cần thiết để hoàn thành trọn vẹn một công việc).
- Nói chuyện trực tiếp với các nhân viên thực hiện công việc để tìm hiểu
những điều chưa rõ hoặc bổ sung những điều bỏ sót trong quá trình quan sát.
b) Phương pháp phỏng vấn
Cách thức tiến hành:
Phương pháp phỏng vấn là phương pháp cán bộ phân tích đối thoại, trò
chuyện trực tiếp với người thực hiện công việc và đối tượng liên quan (người
giám sát, quản lý trực tiếp...) theo một kế hoạch đã lập sẵn. Vấn đề cần chú ý
là phải biết lập bản câu hỏi để thu thập được đầy đủ các loại thông tin liên
quan đến công việc. Phương pháp được áp dụng nhiều cho vị trí công việc lao
động gián tiếp: Lao động quản lý, lao động chuyên môn, cho những công việc
mà hành vi không bộc lộ ra bên ngoài, công việc thuộc về trí óc đòi hỏi tư
duy, sáng tạo.
Ưu điểm:
Do phỏng vấn trực tiếp nên phát hiện được nhiều thông tin toàn diện
với sự giải thích rõ ràng và cụ thể. Phỏng vấn cho phép phát hiện nhanh nhiều
thông tin về các hoạt động và các mối quan hệ quan trọng mà các phương
pháp khác không tìm ra được. Phỏng vấn đáp ứng được thông tin ngay và có
độ tin cậy khá cao.
Nhược điểm:
Phỏng vấn tốn nhiều thời gian và đôi khi kết quả phỏng vấn bị ảnh
hưởng bởi yếu tố chủ quan của người phỏng vấn và người được phỏng vấn

(đề cao quá mức tầm quan trọng, trách nhiệm của công việc mình đang đảm
nhận và ngược lại)
Để nâng cao chất lượng phỏng vấn PTCV cần nghiên cứu kỹ công việc
cần phỏng vấn trước, lập bảng phân tích và phỏng vấn sẵn để không bị bỏ sót
14


những thông tin quan trọng, kiểm tra thông tin bằng cách đối chiếu lại tiêu
chuẩn cấp bậc, tiêu chuẩn nghiệp vụ công việc...
c) Phương pháp bản câu hỏi (sử dụng phiếu điều tra)
Cách thức tiến hành:
Theo phương pháp này, người thực hiện công việc trực tiếp điền vào
phiếu điều tra, các bản câu hỏi thiết kế và những câu gợi ý trả lời gợi ý trước.
Bản câu hỏi được đánh giá là biện pháp hữu hiệu nhất để thu thập thông tin
song cần chuẩn bị chu đáo phiếu câu hỏi trước.
Ưu điểm:
Dễ sử dụng, thu thập thông tin diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian
và chi phí, cùng một lúc có thể phát ra nhiều bản câu hỏi tới nhiều người lao
động khác nhau ở những vị trí công việc khác nhau. Thông tin thu thập có thể
dễ dàng lượng hoá, phù hợp với việc xử lý khối lượng lớn thông tin và xử lý
trên phần mềm máy tính.
Nhược điểm:
Thiết kế bản câu hỏi khá tốn kém thời gian và chi phí. Một bản câu hỏi
thường không thiết kế quá dài, quá chi tiết nên nếu cán bộ phân tích công việc
không có kỹ năng thiết kế bản câu hỏi thì dễ dẫn đến thông tin thu thập được
bị hạn chế, không sâu sắc.
Bản câu hỏi không nên thiết kế quá dài, nên tập trung vào những thông
tin quan trọng, nên có câu hỏi khai thác sâu vào thông tin cần thiết. Các câu
hỏi được thiết kế đơn giản, dễ trả lời, thường kết hợp sử dụng cả câu hỏi mở
và câu hỏi lựa chọn.

d) Phương pháp sử dụng nhật ký việc làm
Cách thức tiến hành:
Nhật ký việc làm là phương pháp người thực hiện công việc tự ghi chép
lại những thông tin có liên quan đến công việc của mình vào một cuốn sổ với

15


những mục đã được thiết kế sẵn.
Ưu điểm:
Với phương pháp tự ghi chép, có thể thu được nhiều thông tin sát với
thực tế thực hiện công việc mà tiết kiệm chi phí và thời gian.
Nhược điểm:
Độ chính xác của thông tin thì hạn chế do dễ bị ảnh hưởng bởi yếu tố
chủ quan của người ghi chép, quá trình ghi chép có thể không đảm bảo sự liên
tục, nhất quán.
e) Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng
Cách thức tiến hành:
Trong phương pháp này, người nghiên cứu ghi chép lại các hành vi
thực hiện công việc của những người lao động làm việc hiệu quả và những
người lao động làm việc chưa hiệu quả, thông qua đó có thể khái quát lại và
phân loại các đặc trưng chung của công việc cần mô tả và các đòi hỏi của
công việc.
Ghi chép sự kiện quan trọng phù hợp với xây dựng bản mô tả công việc
và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.
Ưu điểm:
Phương pháp này cho thấy được sự biến thiên, tính linh động trong
thực hiện công việc của những người lao động khác nhau.
Nhược điểm:
Phương pháp này là tốn thời gian để quan sát, ghi chép, khái quát và

phân loại các hành vi. Khi ghi chép bỏ qua các hành vi trung bình. Việc xây
dựng các hành vi trung bình trong thực hiện công việc cũng rất khó khăn.
d) Phương pháp hội thảo chuyên gia
Cách thức tiến hành:
Hội thảo chuyên gia là phương pháp tổ chức một cuộc hội thảo, thảo
luận về công việc cần phân tích giữa các chuyên gia là những người có trình
độ, am hiểu về công việc, có kinh nghiệm làm việc, những người giám sát,
16


quản lý trực tiếp các bộ phận, phòng, ban…
Ưu điểm:
Hội thảo chuyên gia là phương pháp giúp làm rõ và bổ sung thêm thông
tin cho các phương pháp khác, thông tin thu thập được có thể phục vụ nhiều
mục đích phân tích công việc.
Nhược điểm: Tốn chi phí và thời gian.
Trên thực tế, các tổ chức, doanh nghiệp thường không dùng một
phương pháp duy nhất để thu thập thông tin mà phối hợp các phương pháp
khác nhau. Mỗi phương pháp đều có ưu điểm, nhược điểm riêng, việc phối
hợp sẽ phát huy được ưu điểm và hạn chế được các nhược điểm của các
phương pháp đó. Tuy nhiên cần phải căn cứ vào công việc cần phân tích, điều
kiện thực tế tại tổ chức để lựa chọn và phối hợp các phương pháp cho hợp lý,
đạt hiệu quả thu thập thông tin cao. Đồng thời, hiệu quả thu thập thông tin
cũng sẽ phụ thuộc vào khả năng của cá nhân người làm công tác này.
1.4. Quy trình phân tích công việc
Theo Dessler quá trình thực hiện PTCV gồm 6 bước cơ bản như sau: [1,73]
Bước 1: Xác định mục đích PTCV, từ đó xác định các bước thu thập
thông tin PTCV hợp lý nhất.
Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản, có sẵn trên cơ sở của các sơ đồ
tổ chức, các văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng, quyền hạn của doanh

nghiệp và các bộ phận cơ cấu hoặc sơ đồ quy trình công nghệ và bảng mô tả
công việc cũ (nếu có).
Bước 3: Chọn lực các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt để thực
hiện PTCV nhằm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong thực hiện PTCV
các công việc tương đối như nhau.
Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin
PTCV. Tùy theo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu
thập, tùy theo loại hình công việc và khả năng về tài chính của doanh nghiệp
có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp khác nhau như đã nêu ở
17


phần “Thông tin và phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc.
Bước 5: Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin. Những thông
tin thu thập để PTCV cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác và đầy đủ
thông qua chính các nhân viên thực hiện công việc hoặc các lãnh đạo có trách
nhiệm giám sát thực hiện công việc đó.
Bước 6: Xây dựng BMTCV, BTCCV và BYCNS và ứng dụng trong
thực tế.
1.5. Sản phẩm của phân tích công việc
Các nhiệm
vụ cụ thể

Phân
tích
công
việc

Các trách
nhiệm cụ

thể

Các điều
kiện làm
việc cụ thể

Bản Mô tả công việc
Bản Tiêu chuẩn thực
hiện công việc
Bản Yêu cầu đối với
người thực hiện công việc

Hoạch định
nhân lực
Tuyển dụng
Đào tạo phát
triển
Đánh giá thực
hiện công việc
Trả công , khen
thưởng lao
động...

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ phân tích công việc
Theo sơ đồ trên, kết quả của PTCV gồm BMTCV, BTCCV, BYCNS
1.5.1.
mô tảthức,
côngtrình
việc Kinh nghiệm cần có
Yêu Bản

cầu kiến
Các yêu cầu khác
độ chuyên môn
BMTCV là “một văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ, trách
nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ
thể”[3,49]
BMTCV sẽ mang lại cho tổ chức nhiều lợi ích và đạt hiệu quả cao
trong công việc bởi khi đó người thực hiện công việc biết rõ họ phải làm
những nhiệm vụ gì, trách nhiệm gì, báo cáo cho ai, thực hiện ở đâu và thực
18