Công tác thực hiện hợp đồng giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty tnhh giao nhận vận tải quốc tế sao nam

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG
CƠ SỞ II TẠI TP.HCM
---------***--------

BÁO CÁO KIẾN TẬP GIỮA KHÓA
Chuyên ngành: Kinh tế đối ngoại

CÔNG TÁC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG
GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU
BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH
GIAO NHẬN & VẬN TẢI QUỐC TẾ SAO NAM
Họ và tên sinh viên: Lê Thiện Khoa
Mã sinh viên: 1201016216
Lớp: K51C1-A10
Khóa: K51
Người hướng dẫn khoa học: Phùng Minh Đức

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 8 năm 2015


MỤC LỤC


NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………..

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 10 tháng 08 năm 2015
Người hướng dẫn khoa học

Phùng Minh Đức


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
ST
T
1
2
3
4
5

6
7

Từ Viết Tắt Tiếng Anh

Tiếng Việt

B/L

Bill of Lading

Vận đơn đường biển

Cont
D/O
EIR
TNHH
WTO

Container
Delivery Order
Equipment Intercharge Receipt
World Trade Organization

Công-tơ-nơ
Lệnh giao hàng
Phiếu xuất/nhập bãi
Trách nhiệm hữu hạn
Tổ chức thương mại thế

Trans-Pacific Strategic Economic

giới
Hiệp định đối tác xuyên

Partnership Agreement

Thái Bình Dương

TPP


DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

Tên
Bảng 1.1. Phân loại về nhân sự
Bảng 1.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong ba năm
2012-2014
Bảng 1.3. Tỷ trọng doanh thu từ các hợp đồng giao nhận vận tải
hàng nhập khẩu bằng đường biển so với tổng doanh thu
Biểu đồ 1.1. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong ba
năm 2012-2014
Sơ đồ 1.1. Tổ chức bộ máy hoạt động tại công ty TNHH Giao
nhận & Vận tải Quốc Tế Sao Nam.
Sơ đồ 2.1. Quy trình thực hiện

Trang
7
8
10

10
5
12


6
LỜI MỞ ĐẦU
Kể từ ngày Việt Nam mở cửa nền kinh tế nước nhà từ những năm 1986 cho
đến nay, đặc biệt là từ sau khi chúng ta gia nhập Tổ chức thương mại quốc tế
(WTO) năm 2007, hoạt động ngoại thương đã phát triển hết sức mạnh mẽ trên nhiều
mặt. Trong tương lai gần, việc Việt Nam được tham gia vào hiệp định đối tác xuyên
Thái Bình Dương (TPP) không còn là điều xa vời. Vì thế, Nhà nước chúng ta đã và
đang cố gắng để thúc đẩy hoạt động ngoại thương khi Việt Nam đang ngày càng hội
nhập sâu rộng. Trong đó, hoạt động mua bán, xuất nhập khẩu hàng hóa đang càng
ngày càng phát triển mạnh. Tuy nhiên không phải nhà xuất nhập khẩu nào cũng có
khả năng tự mình trực tiếp đưa hàng hóa ra nước ngoài hoặc nhập khẩu hàng hóa về
vì nhiều lí do chủ quan và khách quan khác nhau. Từ đó, các công ty giao nhận vận
tải ra đời để giải quyết vấn đề nói trên. Họ sẽ thực hiện thay những nghiệp vụ xuất
nhập khẩu cho các doanh nghiệp để việc xuất nhập khẩu được diễn ra nhanh chóng
và hiệu quả hơn.
Hiểu được tầm quan trọng của nghiệp vụ giao nhận vận tải trong xuất nhập
khẩu và mong muốn có thêm nhiều kinh nghiệm thực tế trong vấn đề này, người
viết đã xin kiến tập tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Giao nhận & Vận tải Quốc Tế
Sao Nam. Và người viết quyết định chọn đề tài: “Công tác thực hiện hợp đồng
giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Giao nhận
& Vận tải Quốc Tế Sao Nam” với kết cấu 3 phần:
Chương 1: Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH Giao nhận & Vận tải Quốc
Tế Sao Nam.
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức thực hiện hợp đồng giao nhận hàng
nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Giao nhận & Vận tải Quốc Tế Sao

Nam.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện hợp
đồng giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Giao nhận
& Vận tải Quốc Tế Sao Nam.
Người viết xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Ban Giám đốc Công ty TNHH
Giao nhận & Vận tải Quốc Tế Sao Nam và các anh chị nhân viên ở đây đã giúp đỡ
tận tình và tạo điều kiện cho cho người viết trong thời gian kiến tập ở Công ty.


7
Người viết cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quí thầy cô tại trường Đại học
Ngoại thương Cơ sở II và đặc biệt đến giáo viên hướng dẫn cô Phùng Minh Đức đã
hướng dẫn và tạo điều kiện để người viết hoàn thành báo cáo này.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng người viết cũng khó tránh khỏi nhiều thiếu
sót vì sự hạn chế về thời gian và kiến thức cũng như kinh nghiệm thực tế trong lĩnh
vực này. Vì vậy, người viết mọng nhận được những ý kiến đống góp từ quí thầy cô
để hoàn thiện hơn đề tài của mình.
Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 8 năm 2015
Sinh viên thực hiện
Lê Thiện Khoa


8
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN & VẬN TẢI
QUỐC TẾ SAO NAM

1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Với mong muốn hỗ trợ các doanh nghiệp xuất nhập khẩu của Việt Nam tiếp
cận thị trường thế giới một cách hiệu quả bằng việc cung cấp những dịch vụ vận tải
quốc tế và Logistics tối ưu cũng như các sản phẩm hỗ trợ đóng gói bảo vệ hàng hóa

hiệu quả nhất, Công ty TNHH Giao nhận & Vận tải Quốc Tế Sao Nam ra đời –
SANCO FREIGHT .,LTD thành lập theo giấp phép kinh doanh số 0302128172
ngày 20/10/2000.
Tên công ty viết bằng tiếng Việt: Công Ty TNHH Giao Nhận & Vận Tải Quốc
Tế Sao Nam
Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: SANCO FREIGHT .,LTD
Website: www.sancofreight.com.vn
Email:
Trụ sở chính: 23B Tôn Đức Thắng, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP Hồ Chí
Minh
Điện thoại: 0839104532
Fax: 0839104533
Mã số thuế: 0302128172 (01-11-2000)
Hình thức công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn
Logo công ty:

Dù rằng những năm đầu tiên công ty đã gặp không ít khó khăn như thiếu vốn,
thiếu nhân sự, qui mô hạn hẹp nhưng sau gần 15 năm hoạt động, Công ty đã vượt
qua được những khó khăn ban đầu đó và khẳng định được thương hiệu của mình
trong tâm trí khách hàng trên thị trường Việt Nam và các đối tác trên thế giới.
Ngoài ra, Công ty đã và đang sở hữu một đội ngũ cán bộ có kiến thức và kinh
nghiệp lâu năm trong lĩnh vực vận tải quốc tế và xuất nhập khẩu. Đó là một nỗ lực


9
rất đáng ghi nhận của công ty và nhờ đó mà giờ đây Công ty đã có một chỗ đứng
vững chắc trong lĩnh vực kinh doanh của mình.

1.2.

Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu, cơ cấu tổ chức hành chính và quản trị nhân sự
1.2.1. Chức năng
Công ty sẽ phối hợp với các tổ chức, các doanh nghiệp trong và ngoài nước để
tổ chức chuyên chở, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng ngoại giao, hàng quá
cảnh, hàng hội chợ triển lãm, hàng tư nhân, tài liệu chứng từ liên quan, chứng từ
chuyển phát nhanh.
Công ty còn nhận ủy thác dịch vụ về giao nhận, kho vận, thuê kho bãi, mua
bán cước các phương tiện vận tải (máy bay, tàu biển, xà lan, container…), thực hiện
các dịch vụ liên quan đến hàng hóa nói trên như: gom hàng, chia hàng lẻ, làm thủ
tục xuất khẩu, nhập khẩu, thủ tục hải quan, mua bán bảo hiểm cho hàng hóa và giao
hàng đó cho người chuyên chở để chuyên chở đến nơi qui định.
Bên cạnh hai chức năng trên, Công ty cũng thực hiện các dịch vụ tư vấn về
giao nhận vận tải, kho hàng, môi giới mua bán hàng hóa, tổ chức giới thiệu, xúc tiến
thương mại và các vấn đề khác có liên quan theo yêu cầu của tổ chức, cá nhân trong
và ngoài nước.
Ngoài tra, Công ty còn cung cấp các giải pháp đóng gói: Chất hút ẩm, Silica
Gel, Shockwatch, Tiltwatch, Pallet giấy…

1.2.2. Nhiệm vụ
Công ty phải quản lý sử dụng vốn kinh doanh theo đúng chế độ chính sách,
bảo toàn và phát triển nguồn vốn, chấp hành đầy đủ các chế độ, chính sách pháp
luật hiện hành của Nhà nước, các quy định của Bộ Công Thương, làm tròn nghĩa vụ
nộp ngân sách theo quy định của Nhà nước.
Công ty cần thực hiện việc giao nhận, chuyên chở hàng hóa bằng phương thức
tiên tiến, hợp lý, an toàn trên các luồng, các tuyến vận tải, đồng thời cải tiến việc
chuyên chở, chuyển tải, lưu kho, lưu bãi giao hàng hóa và đảm bảo hàng hóa an
toàn trong phạm vi trách nhiệm của mình.
Công ty cần thực hiện chế độ quản lý tài chính, tài sản, các chế độ chính sách
đảm bảo quyền lợi cho cán bộ và người lao động, chăm lo đời sống , đào tạo bồi

10
dưỡng nhân tài, nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ công nhân viên trong
Công ty để đáp ứng nhu cầu không ngừng nâng cao của công việc.

1.2.3. Cơ cấu tổ chức hành chính
Công ty TNHH Giao nhận & Vận tải Quốc Tế Sao Nam được tổ chức theo cơ
cấu chức năng để quản lí nhân sự trong Công ty. Trong cơ cấu này, mỗi bộ phận sẽ
được đạo điều kiện tốt nhất để hoàn thành mục tiêu, nhiệm vụ riêng cũng như mục
tiêu, nhiệm vụ chung mà từng bộ phận và Công ty đề ra.
Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy hoạt động tại Công ty TNHH Giao nhận & Vận tải
Quốc Tế Sao Nam
GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC
NHÂN SỰ

PHÓ GIÁM ĐỐC
SALES

BỘ PHẬN
VẬN HÀNH

BỘ PHẬN
KẾ TOÁN

Bộ phận chứng từ

BỘ PHẬN
LOGISTICS

Bộ phận
hàng Sea

BỘ PHẬN
TRADING

BỘ PHẬN
SALES

Bộ phận
hàng Air

(Nguồn: Phòng Logistics- Công ty TNHH Giao nhận & Vận tải Quốc Tế Sao Nam)
Với cách tổ chức như trên, Công ty đã tạo điều kiện tốt nhất để cho mỗi nhân
viên hoàn thành tốt công việc đúng với chuyên môn theo bộ phận của mình nhưng
vẫn đảm bảo sự phối hợp nhuần nhuyễn giữa các bộ phận với nhau dưới sự giám sát
của hai Phó Giám đốc và sự hỗ trợ đắc lực từ trợ lí Ban Giám đốc để hoàn thành
mục tiêu chung của Công ty. Tuy đã thành lập được 15 năm nhưng qui mô của


11
Công ty không phải quá lớn và số lượng nhân viên cũng không nhiều lắm, việc này
giúp cho các nhân viên trong Công ty đều biết nhau nên hầu như không có một sự
cạnh tranh gay gắt nào xuất hiện khiến cho môi trường làm việc ở đây rất thoải mái
và nhẹ nhàng, từ đó cũng giúp tăng hiệu quả làm việc cho nhân viên.
Giới thiệu một số phòng ban tiêu biểu:
+ Ban Giám đốc
Có nhiệm vụ chính là điều hành, phân công công việc cho nhân viên của
Công ty và đưa ra những quyết định cuối cùng về những khoản chi liên quan đến

việc mua sắm, cải tiến tài sản cố định. Đồng thời cũng là người thông qua các đề án
kinh doanh và định hướng phát triển của Công ty.
+ Bộ phận kế toán
Có nhiệm vụ quản lí hoạt động tài chính trong Công ty, xây dựng các kế
hoạch tài chính ngắn hạn và dài hạn, đồng thời định kì báo cáo hoặc khi có yêu cầu
của Ban Giám đốc về tình hình tài chính của Công ty. Bên cạnh đó họ cần lập báo
cáo thuế, nộp ngân sách nhà nước theo qui định của pháp luật và đề xuất những biện
pháp hạn chế khó khăn về tài chính cho Công ty.
+ Bộ phận Logistics: gồm 3 bộ phận

• Bộ phận chứng từ
Nhân viên chứng từ là người tiếp nhận bộ chứng từ từ khách hàng từ bộ
phận giao nhận, xử lí bộ chứng từ, tiến hành mở tờ khai điện tử và phản hồi phân
luồng từ hải quan cho nhân viên bộ phận giao hàng Sea hay hàng Air trước khi tiến
hành nhận hàng. Ngoài ra, khi đã nhận được hàng thì nhân viên sẽ liên hệ với các
đầu mối vận tải và khách hàng để nhận hàng và giải quyết các tình huống phát sinh
(nếu có).

• Bộ phận giao nhận hàng Sea
Đây là bộ phận có nhiệm vụ chuyên làm thủ tục Hải quan, theo dõi kiểm tra
và thông quan cho hàng hóa. Tuy nhiên họ còn thực hiện các công tác vòng ngoài
để liên hệ với các đại lí hãng tàu để lấy lệnh nhận hàng, lấy chứng từ, gia hạn lệnh,
cược container, điều phối vận tải… để kịp thời nhận hàng theo hợp đồng vận tải đã
kí.

• Bộ phận giao nhận hàng Air


12
Tương tự như bộ phận giao nhận hàng Sea, tuy nhiên bộ phận này thường

giao nhận, thu gom hàng rời, hàng lẻ, hàng phi mậu dịch; đồng thời kiêm thêm dịch
vụ giao nhận các bưu cục chuyển phát nhanh theo yêu cầu của hợp đồng dịch vụ.
+ Bộ phận vận hành
Thực hiện các công tác môi giới hàng hải, liên kết chặt chẽ với hãng tàu và
khách hàng, liên tục cập nhật thông tin cần thiết cho khách hàng đồng thời là đầu
mối liên thông giữa hãng tàu và khách hàng.

1.2.4. Quản trị nhân sự
Bảng 1.1: Phân loại về nhân sự
2012
Số lượng
%
Nam

12

60

14

Nữ

8

40

10

25-35

16

80

4

Giới tính

Tuổi

2013
Số lượng

35 trở
lên
Trung
cấp

Trình độ

Đại
học
Cao
học

Tổng

%
58,3

2014
Số lượng

%

18

60

41,7

12

20

83,3

25

40
83,3

20

4

16,7

5

3

15

4

16,7

4

15

75

17

70,8

23

2

10

3

12,5

3

3
16,6
7
13,3
3
76,6
7
10

20
24
30
(Nguồn: Báo cáo tình hình nhân sự tại Công ty năm 2014)

Trong 3 năm vừa qua số lượng nhân viên của Công ty đã tăng lên đáng kể
nhằm đáp ứng được khối lượng công việc càng càng lớn của Công ty. Cụ thể là từ
20 người (năm 2012) lên thành 30 người (năm 2014) với mức tăng 50%. Do nhu
cầu công việc đòi hỏi phải thường xuyên đi ra các cảng biển và cảng sân bay cả
trong thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận phù hợp với nam giới hơn nên
Công ty có xu hướng tuyển dụng nam giới nhiều hơn với mức 18 nhân viên nam
trên tổng số 30 nhân viên năm 2014. Tuy nhiên số lượng nhân viên nữ cũng không


13
quá ít chiếm khoảng gần một nửa 40% trong tổng số nhân viên vì các bộ phận như
vận hành và kế toán cũng rất cần nữ. Ngoài ra, Công ty cũng đang có xu hướng
tuyển đại học và trên đại học nhiều hơn với mức tăng từ 85% (năm 2012) lên
86,67% (năm 2014). Tuy nhiên ngoài công việc giấy tờ chuyên môn ở Công ty ra
thì còn có những việc phải đi ra các cảng thì không cần quá nhiều chuyên môn nên
Công ty cũng tuyển dụng thêm trung cấp từ 3 người (năm 2012) lên 4 người (năm

2014). Nhìn chung, với số lượng nhân viên như trên đã phần nào đáp ứng được khối
lượng công việc của Công ty đề ra.

1.3. Tình hình hoạt động của Công ty giai đoạn 2012-2014
Giai đoạn 2012-2014 là giai đoạn kinh tế bắt đầu khởi sắc lại sau một cuộc
khủng hoảng nghiêm trọng , tuy nhiên vẫn còn vài khó khăn trong giai đoạn hậu suy
thoái. Và trong khoảng thời gian đó, công ty TNHH Giao nhận & Vận tải Quốc Tế
Sao Nam cũng có một số thành công nhất định về mặt doanh thu và lợi nhuận. Cụ
thể được thể hiện trong bảng sau:
Bảng 1.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong ba năm 2012-2014
Đơn vị: triệu đồng
So sánh

Năm

Năm

Năm

2012

2013

2014

Doanh thu

19.908

28.867

39.264

8.959

45

Chi phí

18.437

27.012

36.931

8.575

47

Lợi nhuận

1.471

Chỉ tiêu

2013/2012
+/%

So sánh
2014/2013

+/%
10.39
36
7
9.919
37

1.855
2.333
384
26,1
478
25,8
(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh giai đoạn 2012-2014)

Doanh thu: Nhìn chung doanh thu trong giai đoạn 2012-2104 có sự giao động
lớn. Có thể nói năm 2013 là một năm thành công khi doanh thu đạt 28.867 triệu
đồng tăng đến 45% so với năm 2012 với doanh thu chỉ đạt 19.908 triệu đồng. Đến
năm 2014 con số này đạt 39.264 triệu đồng, một mức tăng 10.397 triệu đồng rất
đáng kể. Tuy nhiên tính ra phần trăm thì doanh thu năm 2014 chỉ tăng 36% so với
năm 2013, thấp hơn mức tăng đến 45% trước đó. Sở dĩ có sự thay đổi như thế là do
trong năm 2013 khi vừa thoát ra khỏi khủng hoảng thì các doanh nghiệp trong nước
rất tích cực xuất nhập khẩu, điều đó giải thích cho mức tăng 45% so với năm 2012.


14
Sang năm 2014 khi tình hình đã ổn định lại rồi thì mức tăng trưởng cũng giảm
xuống phần nào, chỉ còn 36%.
Chi phí: Cũng như doanh thu, chi phí trong giai đoạn 2012-2014 cũng có sự
giao động lớn. So với năm 2012, chi phí năm 2013 tăng lên 8.575 triệu đồng, một

mức tăng cao hơn so với doanh thu năm 2013 (47%>45%). Nguyên nhân dẫn đến
việc đó là do Công ty đã không có một chiến lược kiểm soát chi phí tốt nên phần
nào đó đã giảm khả năng cạnh tranh so với các doanh nghiệp cùng ngành. Cũng
tương tự, trong năm 2014 chi phí cũng tăng cao hơn so với doanh thu với mức tăng
37% so với năm 2013. Tuy nghiên Công ty đã có cố gắng để giảm tăng chi phí so
với năm 2013, tăng lệch tăng chi phí so với doanh thu chỉ còn là 1% so với 2% của
năm 2013. Sở dĩ Công ty phải chịu những chi phí cao như thế là vì đặc thù công ty
giao nhận khi các đơn đặt hàng tăng lên thì sẽ kéo theo chi phí tăng bao gồm phí
khai hải quan, phí cược công,…
Lợi nhuận: Qua phân tích doanh thu và chi phí ta có thể thấy được lợi nhuận
của Công ty đều tăng qua mỗi năm với mức tăng lần lượt là 26,1% của năm 2013 so
với năm 2012 và 25,8% của năm 2014 so với năm 2013. Nguyên nhân của sự giảm
sút tỉ lệ phần trăm gia tăng lợi nhuận là vì tỉ lệ phần trăm gia tăng doanh thu luôn
thấp hơn tỉ lệ phần tram gia tăng của chi phí. Tuy tỉ lệ phần trăm gia tăng lợi nhuận
của năm 2014 có thấp hơn so với năm 2013 nhưng mức tăng lợi nhuận năm 2014 lại
cao hơn so với năm 2013 (478 triệu đồng so với 384 triệu đồng).

Biểu đồ 1.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty giai đoạn 2012-2013


15
1.4.

Vai trò của hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển với Công ty
TNHH Giao nhận & Vận tải Quốc Tế Sao Nam
Bảng 1.3: Tỷ trọng doanh thu từ các hợp đồng giao nhận vận tải hàng nhập
khẩu bằng đường biển so với tổng doanh thu
Đơn vị: triệu đồng
Năm 2012

Năm 2013

Năm 2014

Loại hàng
Giá trị

%

Giá trị

%

Giá trị

%

Giao nhận đường biển 11.900 59,8 16.441
56,9
20.880
53,2
(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh giai đoạn 2012-2014)
Qua bảng thống kê trên ta thấy, tỷ trọng doanh thu từ hoạt động giao nhận và
vận tải hàng nhập khẩu bằng đường biển qua các năm 2012, 2013, 2014 lần lượt là:
59,8% ;56,9% ; 53,2%. Từ số liệu ấy ta thấy trong cả ba năm qua thì doanh thu vận
tải đường biển luôn chiếm trên 50% tổng doanh thu của Công ty. Chứng tỏ rằng
hoạt động giao nhận vận tải hàng nhập khẩu đường biển chiếm vai trò quan trọng
trong Công ty. Tuy tỉ trọng qua từng năm có giảm nhẹ, cụ thể là giảm 2,9% trong
năm 2013 so với năm 2012 và tiếp tục giảm 3,7% trong năm 2014 so với năm 2013.
Sự sụt giảm này cũng không quá bất ngờ vì Công ty đang trong quá trình phát triển

hoạt động giao nhận bằng đường không và các dịch vụ hỗ trợ khác.

1.5.Các công việc thực hiện trong quá trình thực tập
Trong quá trình thực tập tại Công ty, người viết đã học được những điều rất bổ
ích cũng như những khác biệt giữa thực tiễn và lí thuyết. Người viết đã vừa được
làm việc ở Công ty vừa được hàng tuần ra các cảng hàng không và cảng biển. Ở
Công ty, người viết đã được các anh chị và cô chú hướng dẫn những công việc văn
phòng của một công ty giao nhận như quá trình liên hệ với khách hàng, sắp xếp đơn
đặt hàng, chuẩn bị các chứng từ… Ở cảng, người viết đã được đi theo và quan sát
các quá trình nhận hàng như làm thủ tục hải quan, chuẩn bị phương tiện vận tải,
giao hàng cho khách…


16
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP
ĐỒNG GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI
CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN & VẬN TẢI QUỐC TẾ SAO NAM
2.1. Thực tế quy trình
Sơ đồ 2.1: Quy trình thực hiện

Bước 8: Giao hàng cho khách hàng Bước 7: Nhận hàng tại cả
Bước 1: Khách hàng liên hệ với Công ty

Bướchàng
6: Khai báo hải qu
Bước 2: Công ty liên hệBước
với khách
hànglí tờ khai và giao chứng từ cho khách
9: Thanh

Bước 3: Nghiên cứu mặt hàng nhập Bước
khẩu 4: Chuẩn bị kho bãi và vận tảiBước 5: Chuẩn bị bộ chứn

(Nguồn: Bộ phận Logistics)
2.1.1. Khách hàng liên hệ với công ty
Khách hàng liên hệ với Sanco thông qua đội ngũ Sales của Công ty. Khách
hàng gặp nhân viên Sales phụ trách lô hàng của mình để hai bên cùng thỏa thuận
giá cả, phương thức thanh toán… và ký hợp đồng giao nhận hàng hóa nhập khẩu.
Đây là bước đầu tiên và cũng là một trong những bước rất quan trọng trong
quy trình vì nó trực tiếp ảnh hưởng đến doanh thu của Công ty. Công ty phải luôn
luôn chủ động tìm kiếm khách hàng chứ đừng để khách hàng phải tìm kiếm Công
ty.
Cụ thể, xét trong hợp đồng giao nhận với công Ty Cổ Phần Cửa Cao Cấp V.K
(gọi tắt là V.K): sau khi nhận được yêu cầu từ công ty V.K, hai bên đã tiến hành
trao đổi thông tin và đàm phán kí kết hợp đồng vào ngày 20 tháng 05 năm 2014.
Theo hợp đồng nêu trên, công ty SANCO sẽ hoàn thành các thủ tục cần thiết để
nhận lô hàng nhập về từ công ty TNHH tư nhân A (A Pte., Ltd) ở Singapore. Công


17
ty V.K có trách nhiệm thanh toán mọi chi phí dịch vụ và các chi phí phát sinh liên
quan.
2.1.2. Công ty liên hệ với khách hàng
Đại diện Sanco là nhân viên Sales phụ trách đơn hàng sẽ làm việc với khách
hàng để lấy chi tiết hàng hóa và bộ chứng từ cần thiết.
Các chứng từ cần thiết để nhập khẩu gồm:

-

Hợp đồng thương mại (Sale Contract): 1 bản chính.

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản chính.
Vận tải đơn (B/L): 1 bản chính.
Hóa đơn thanh toán cước phí: 1 bản chính (nếu mua theo FOB,

-

FCA,…).
Giấy chứng nhận bảo hiểm (nếu có): 1 bản chính.
Giấy báo hàng đến (Arrival Notice): 1 bản sao.
L/C (nếu thanh toán bàng L/C): 1 bản sao.
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O nếu có): 1 bản chính.
Thẻ ưu tiên cho doanh nghiệp (nếu có): 1 bản sao.

Ngoài ra tùy từng trường hợp mà có thêm các giấy tờ sau:

- Giấy đăng ký kiểm tra nhà nước về chất lượng hàng hóa hoặc
giấy thông báo miễn kiểm tra nhà nước về chất lượng do cơ quan
nhà nước có thẩm quyền cấp: 1 bản chính (trường hợp hàng hóa

-

nhập khẩu buộc phải kiểm tra nhà nước về chất lượng).
Giấy phép nhập khẩu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm
quyền: 1 bản ( là bản chính nếu nhập khẩu một lần hoặc bản sao
nếu nhập khẩu nhiều lần) đối với trường hợp hàng hóa phải có

giấy nhập khẩu theo quy định của pháp luật.
- Giấy chứng nhận chất lượng, số lượng, giấy khử trùng, kiểm
dịch… (nếu có): 1 bản chính.
Đối với hợp đồng giao nhận hàng nhập với công ty Cổ phần cửa cao cấp V.K

ta thấy có các chứng từ được đính kèm gồm:
+ Hợp đồng thương mại: kí ngày 20 tháng 05 năm 2014
+ Hóa đơn thương mại: kí ngày 20/06/2014
+ Bảng kê khai chi tiết hàng hóa: kí ngày 20/06/2014
+ Giấy chứng nhận xuất xứ
+ Giấy thông báo hàng đến


18
+ Vận đơn đường biển: vận đơn số EF1407000SSGNOO, hãng tàu
của công ty Embassy Freight Services SDN BHD, kí phát ngày 06
tháng 06 năm 2014
2.1.3. Nghiên cứu mặt hàng nhập khẩu
Đây là khâu quan trọng trong công tác chuẩn bị nhận hàng. Nghiên cứu mặt
hàng nhập khẩu cũng như nắm được các tính chất, công dụng của mặt hàng. Mục
đích của việc nghiên cứu là xác định đúng hàng, tránh trường hợp hàng nhận về
không trùng khớp hoặc thừa hoặc thiếu so với hợp đồng. Nếu trường hợp này xảy ra
mà nhân viên giao nhận không kiểm tra và không phát hiện được thì lỗi sẽ thuộc về
phía Công ty. Ngoài ra, nghiên cứu xác định đúng mặt hàng cũng giúp cho việc xác
định được đó là loại hàng gì, mục đích nhập về để sản xuất hay để kinh doanh, đầu
tư… để gửi công văn đến Chi Cục Hải Quan quản lý hàng Đầu Tư, cam kết rằng
hàng nhập về sử dụng đúng mục đích.
Đối với lô hàng nhập trên, ta cũng tiến hành nghiên cứu để chắc chắn loại
hàng giao nhận đúng là “UPVC Profiles & hardwares for windows” và loại hàng
này nằm trong danh mục hàng phù hợp với quy định của Tổng cục Hải quan.
2.1.4. Chuẩn bị kho bãi và vận tải
Thường thì việc dỡ hàng ra khỏi container được tiến hành tại công ty của
người thuê dịch vụ. Tuy nhiên, nếu công ty thuê dịch vụ không có hệ thống kho bãi
để dỡ hàng và yêu cầu công ty dịch vụ chuẩn bị kho bãi thì nhân viên giao nhận sẽ
chịu trách nhiệm kiểm tra kho bãi có đủ khả năng chưa hàng không, nếu không

nhân viên giao nhận sẽ tiến hành thuê và vệ sinh kho để đảm bảo cho hàng hóa
được bảo quản trong điệu kiện tốt nhất.
Dù hàng được rút ruột tại đâu thì trách nhiệm vận chuyển hàng từ cảng về
công ty người thuê dịch vụ cũng thuộc về nhân viên giao nhận. Để làm công tác
này, nhân viên giao nhận sẽ liên hệ với đội xe chở hàng và thông báo cho họ thời
gian nhận hàng để họ chủ động điều xe.
Trong trường hợp với lô hàng nhập từ Singapore, do chỉ gồm 714 kiện hàng
và chỉ được đóng trong một container, nên việc lưu kho được thực hiện dễ dàng.
Nhân viên giao nhận của SANCO được yêu cầu dỡ hàng tại cảng Cát Lái và vận
chuyển về công ty V.K


19
2.1.5. Chuẩn bị bộ chứng từ
Sau khi nhận đầy đủ bản chính hoặc bản fax chứng từ của khách hàng, nhân
viên Sales bàn giao lại cho nhân viên phòng giao nhận để tiến hành lập tờ khai. Hải
quan nhập khẩu dựa vào các thông tin trên bộ chứng từ.
Trước khi nhận hàng thì người làm công tác giao nhận của Công ty có nhiệm
vụ kiểm tra, đối chiếu bộ chứng từ về tính đồng nhất, hợp lệ giữa các chứng từ với
nhau, vì đây là một trong những yếu tố quan trọng để hoàn thành thủ tục hải quan
nhận hàng.
Mặt khác giúp người giao nhận biết rõ hơn về hàng hóa mà mình sẽ nhận để
có phương án nhận kịp thời, nhanh gọn và đảm bảo an toàn cho hàng hóa. Khi đối
chiếu thấy các chứng từ không khớp nhau, nếu có sai sót hoặc bất hợp lệ thì phải
báo cho chủ hàng biết để kịp thời điều chỉnh ngay, tránh những rủi ro về sau do
chậm nhận hàng. Trong trường hợp này, lô hàng của công ty V.K đã cung cấp đủ
chứng từ để công ty SANCO tiến hành làm thủ tục mở tờ khai hải quan.
Lưu ý: Thường trong một ngày, Công ty nhận được nhiều lô hàng nhập. Vì
vậy, nhằm rút ngắn thời gian nhập hàng, khi nhận được thông báo háng đến (Arrival
Notice), phòng giao nhận phân công tác cho 2 nhân viên. Một nhân viên đảm trách

lấy tất cả Delivery Order (D/O) của các lô hàng về. Trong lúc đó, những nhân viên
khác sẽ đảm trách xuống các cảng mở tờ khai, vì việc đợi chờ kết quả xử lý tờ khai
ở khu vực Hải quan thường rất mất thời gian như cảng Cát Lái do hàng về nhiều:
nên việc mở tờ khai sớm sẽ giảm thiểu tối đa thời gian. Ở đây, phần công việc nhận
D/O và mở tờ khai thường được thực hiện cùng lúc hoặc có việc được thực hiện
trước không nhất thiết lấy D/O rồi mới lên cảng mở tờ khai. Trường hợp khách
hàng cần mượn container để mang về kho riêng rút ruột. Nhân viên giao nhận phải
ghi đầy đủ các thông tin: số cont, tên tàu, địa chỉ kho riêng, nơi trả container rỗng…
vào phiếu mượn container. Trên căn cứ đó hãng tàu sẽ thu một số tiền cược và trả
cho nhân viên 1 hóa đơn cược container. Phải giữ hóa đơn này để khi trả container
đúng thời gian mượn container của hãng tàu cấp thì hãng tàu sẽ trả lại tiền cược.
Nếu trả container quá hạn hoặc container bị hư hại, hãng tàu sẽ bù trừ vào tiền phạt
và tiền sửa chữa thiệt hại.
Các bước chuẩn bị hồ sơ chứng từ để làm thủ tục hải quan:


20
• Nhận D/O từ hãng tàu:
Sau khi nhận được B/L và thông báo hàng đến của hãng tàu (Arrival Notice)
thì nhân viên giao nhận của Sanco sẽ mang B/L, thông báo hàng đến và giấy giới
thiệu của Công ty đến hãng tàu để lấy D/O . Hãng tàu sẽ kiểm tra xem đã có điện
của bên kia ra thông báo giao hàng hay chưa hoặc kiểm tra lại nội dung trên B/L.
Nếu có hoặc kiểm tra đã phù hợp thì hãng tàu sẽ giao D/O cho nhân viên Công ty và
nhân viên Công ty sẽ đóng phí lấy D/O.
Sau khi nhận D/O, người giao nhận xem kỹ các thông tin ghi trên đó như tên
và địa chỉ người nhận, tên tàu, số B/L, số cont/seal, ngày và cảng đến, tên hàng, số
lượng, trọng lượng… và đem đối chiếu với B/L. Nếu các nội dung nói trên ở hai
chứng từ không trùng khớp thì yêu cầu hãng tàu điều chỉnh để sớm hoàn thành thủ
tục hải quan, tránh những tổn thất cho hàng hóa và những chi phí phát sinh (phí lưu
kho, lưu bãi…) do không nhận được hàng.

• Khai hải quan điện tử
Thời gian bắt đầu khai báo là khi nhận được thông báo hàng đến (Arrival
Notice) từ hãng tàu. Trong quá trình khai báo cần phải nghiên cứu kỹ mã số hàng
hóa xuất nhập khẩu (mã số HS) để áp dụng thuế suất cho đúng. Sau khi điền đầy đủ
các thông tin, nhân viên giao nhận sẽ kiểm tra và bấm nút “Khai báo”, hồ sơ Hải
quan điện tử sẽ được gửi đến Chi cục Hải quan khai báo. Khi nhận được thông tin
khai báo, Hải quan sẽ xem xét, tính toán các mẫu khai: nếu có sai lệch, phía hải
quan sẽ gửi lại, yêu cầu doanh nghiệp chỉnh sửa; nếu các chứng từ và danh mục đã
phù hợp, phía Hải quan sẽ gửi thông báo chấp nhận chứng từ của doanh nghiệp và
gửi cho doanh nghiệp 1 phiếu tiếp nhận tờ khai Hải quan. Doanh nghiệp in phiếu
tiếp nhận để làm bộ hồ sơ mở tờ khai.
Các chứng từ cần thiết để lên tờ khai bao gồm:

-

Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract)
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Bản kê chi tiết hàng hóa (Packing List)
Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
Giấy báo hàng đến (Arrival Notice)

Nếu tờ khai có từ 3 mặt hàng trở lên thì việc khai báo chi tiết hàng hóa và cách
tính thuế đới với toàn bộ lô hàng sẽ được thực hiên trên phụ lục tờ khai.


21
Nhân viên giao nhận của Công ty sẽ mở phần mềm Hệ thống khai hải quan
điện tử lên (hiện tại Công ty đang sử dụng phần mềm khai hải quan điện tử ECUSK
2) và nhập đầy đủ chính xác mọi thông tin lên tờ khai nhập khẩu.

2.1.6. Khai báo hải quan

• Đăng kí tờ khai
Mang hồ sơ hải quan điện tử ra cảng Cát Lái, nộp vào cửa số 1 để cán bộ hải
quan kiểm tra. Hồ sơ gồm:

-

Tờ khai hải quan điện tử (2 bản chính)
Hợp đồng thương mại (1 bản sao)
Hóa đơn thương mại (1 bản chính)
Vận đơn (1 bản sao có chữ “copy”)

Cán bộ Hải quan kiểm tra, đối chiếu, đóng dấu và ký xác nhận lên Phiếu ghi
kết quả kiểm tra chứng từ giấy.
Xét về lô hàng của V.K, tại bộ phận hàng nhập, nhân viên giao nhận tiến hành
nộp tờ khai hải quan điện tử cần thông quan cho lô hàng theo hóa đơn thương mại
số A-INV-1981, mang số tờ khai với phản hồi là luồng đỏ và đã đăng kí lúc 16 giờ
20 ngày 14 tháng 07 năm 2014, với phần lớn nội dung trên tờ khai trùng khớp với
các chứng từ có liên quan (tức là vẫn còn một số chứng từ được cho qua). Kèm theo
đó là giấy nộp tiền làm thủ tục hải quan, chứng từ ghi số thuế phải thu là 71.707.184
VND.

• Nộp thuế và lệ phí hải quan.
• Đối chiếu D/O
Nhân viên hải quan sẽ căn cứ vào D/O mà nhân viên giao nhận của Công ty
đưa đến rồi đối chiếu tên người gởi, người nhận, tên hàng, số lượng, trọng lượng
với trên hồ sơ lưu manifest của hải quan, xem hàng đã vào bãi hay chưa. Sau đó
đóng dấu “Đã đối chiếu” lên D/O và trả lại cho Công ty để làm thủ tục hải quan
cổng khi lấy hàng về.

• Đăng kí và tiến hành kiểm hóa
Tùy theo kết quả phản hồi từ cơ quan hải quan, mà hàng hóa sẽ được phân
thành các luồng khác nhau: xanh, vàng đỏ. Xét trường hợp của công ty V.K, vì lô
hàng có C/O form D nên được xác định là luồng đỏ. Đối với lô hàng đã được phân


22
vào luồng đỏ thì buộc phải kiểm tra thực tế hàng hóa. Việc kiểm tra thực tế lô hàng
được tiến hành như sau:
- Người giao nhận theo dõi bảng phân công kiểm hóa và liên hệ với hai hải
quan kiểm hóa nhận trách nhiệm kiểm tra thực tế lô hàng của công ty mình để xin
kiểm hóa tại bãi container.
- Tại bãi container, sau khi hải quan đã đối chiếu số cont,… D/O hoặc B/L,
sẽ dùng máy soi để tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa.
2.1.7. Nhận hàng tại cảng

• Thủ tục xuất hàng
Nhân viên giao nhận xuống phòng thương vụ cảng, xuất 1 D/O có ghi tên, địa
chỉ và mã số thuế cho nhân viên cảng đồng thời đóng phí nâng hạ cont,… để họ
xuất đơn lấy hàng.
Sau đó nhân viên cảng sẽ đóng dấu lên D/O “Đề nghị giao thẳng”. Người giao
nhận cầm D/O qua bộ phận thủ tục xuất hàng trình lệnh xuất có ghi số xe vào nhận
hàng và sẽ được xuất 4 phiếu EIR (Equipment Interchange Receipt) tương ứng 4
màu, ở mỗi cảng có quy định màu khác nhau. Riêng cảng Cát Lái có qui định như
sau:

-

Phiếu trắng: lưu lại phòng thương vụ cảng.

Phiếu xanh: dùng thanh lý cổng.
Phiếu hồng: giao cho bảo vệ cảng.
Phiếu vàng: giao cho xe tải làm thiếu thông hành.
• Thanh lý cổng.

Nhân viên giao nhận của công ty xuất tờ khai, lệnh hình thức, D/O đối chiếu
cho hải quan cổng đối chiếu, kiểm tra vào sổ theo dõi. Hải quan cổng sẽ giữ lại 1
phiếu EIR màu xanh cùng lệnh hình thức và đóng dấu xác nhận lên phiếu EIR màu
hồng. Nhân viên giao nhận nhận lại D/O và phiếu màu hồng, giao cho bảo vệ cảng
phiếu EIR màu hồng để đối chiếu với xe chở hàng khi qua cổng.

• Nhận hàng
Dự kiến thời gian hoàn tất thủ tục hải quan rồi báo cho Công ty biết để sắp xếp
và điều xe đi nhận hàng. Sau đó viết phiếu bàn giao cho các xe, trong đó ghi rõ số
xe, số lượng thực chở, địa điểm hàng được chở đến và giao phiếu EIR màu hồng
cho xe để tiện kiểm tra khi xe qua cổng.


23
Vậy là thủ tục nhận hàng coi như hoàn tất.
2.1.8. Giao hàng cho khách hàng
Khi giao hàng cho khách hàng thì nhân viên giao nhận phải hết sức lưu ý về số
lượng của hàng hóa thực giao so với số lượng ghi trên chứng từ. Nếu như hàng hóa
được Hải quan kiểm tra với tỷ lệ 5% hay 10% thì thật khó để đảm bảo đúng số
lượng trên chứng từ. Nhưng khi hàng hóa được kiểm tra toàn bộ thì số lượng hàng
hóa sẽ do nhân viên giao nhận chịu trách nhiệm thực tế so với số lượng trên chứng
từ.
2.1.9. Thanh lý tờ khai và giao chứng từ cho khách hàng
Nhân viên giao nhận tiến thành thanh lý tờ khai và bàn giao hồ sơ chứng từ
cần thiết cho công ty V.K. Khách hàng trả tiền như giao kết ban đầu.

2.2. Nhận xét chung
2.2.1. Điểm mạnh
Thứ nhất, nhân viên giao nhận nhìn chung đều có trình độ, thông thạo nghiệp
vụ và linh hoạt trong từng khâu để có thể đảm bảo duy trì các hoạt động thường
xuyên và cố định. Hầu hết nhân viên trong Công ty đều có trình độ Cao đăng, Đại
học trở lên nên đều có đủ trình độ và khả năng thành thạo công việc cao.
Thứ hai, Công ty đã có lịch sử 15 năm tồn tại nên uy tín trong ngành khá là
cao khiến cho khách hàng dễ dàng tin tưởng sử dụng dịch vụ của Công ty. Vì khi
nhìn vào doanh thu của Công ty trong những năm gần đây ta có thể thấy rằng đây là
một công ty giao nhận có doanh thu khá cao và ổn định. Mà doanh thu ấy đến từ
một lượng khách hàng khá lớn và ổn định qua từng năm. Giữ được những khách
hàng lâu năm và kiếm thêm nhiều khách hàng mới sẽ là một điều rất tốt với Công
ty.
Thứ ba, công tác tổ chức thực hiện hiện hợp đồng giao nhận hàng hóa bằng
đường biển của Công ty là rất chuyên nghiệp và hiệu quả. Công ty luôn tuân thủ
các nguyên tắc trong quá trình thực hiện hợp đồng và thống nhất giữa các khâu với
nhau. Tuy nhiên Công ty cũng không hề cứng nhắc mà luôn linh hoạt nếu có những
tình huống phát sinh hoặc thay đổi nào đó.
Thứ tư, Công ty đã tạo được những mối quan hệ tốt với hãng tàu, đại lí hãng
tàu và hải quan. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc lam thủ tục và hồ sơ.


24
Ngoài ra, Công ty còn liên doanh với Công ty Embassy, một công ty giao nhận lớn
với nhiều chi nhánh trên toàn cầu.
2.2.2. Điểm yếu
Về cơ sở vật chất kĩ thuật: Tuy đã có đầu tư đáng kể nhưng cũng chỉ đáp ứng
được một phần yêu cầu vận chuyển. Đầu tư Công ty chưa đủ về tính đồng bộ nên
đội xe và hệ thống xếp dỡ hàng đều thiếu.
Công ty làm dịch vụ vẫn còn yếu về năng lực và khả năng cạnh tranh, nhất là

khả năng cạnh tranh ngay trên thị trường trong nước. Do đó nếu không nhanh chóng
vươn lên thì khi khối lượng hàng hóa vận chuyển tăng lên nhiều nhưng thị phần của
Công ty sẽ không tăng đáng kể. Ngoải ra, hoạt động của Công ty còn nặng về tính
thời vụ và dễ bị tác động bởi thị trường.
Đội ngũ nhân viên trong ngành tuy liên tục được đào tạo và bổ sung về kiến
thức nhưng vẫn chưa đáp ứng được hết nhu cầu công việc. Đặc biệt, sự yếu kém về
ngoại ngữ và tin học là trở ngại lớn đối với nhân viên Công ty. Ngoài ra, nguồn
nhân lực của Công ty còn rất thiếu nếu so sánh với thời gian hoạt động khá lâu của
Công ty. Vì thế mà số lượng nhân viên không đáp ứng được khối lượng công việc.
Cụ thể là nhân viên giao nhận của Công ty chỉ từ 2-3 người mà phải đảm nhận một
lúc rất nhiều việc, gây quá tải và giảm hiệu quả công việc. Bên cạnh đó, trình độ
nhân viên cũng không đồng đều.
2.3. So sánh thực tiễn với lí thuyết
Nhìn chung, một số bước trong công tác tổ chức hợp đồng giao nhận hàng
nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH giao nhận và vận tải quốc tế Sao
Nam cũng giống như nội dung được học ở các môn Giao dịch thương mại quốc tế
và Vận tải và Bảo hiểm. Tuy nhiên, do tính chất các lô hàng là không giống nhau
nên trong nhiều trường hợp công ty SANCO không phải thực hiện đầy đủ tất cả các
bước của công đoạn nhập khẩu hàng. Đồng thời, khi thực hiện quy trình giao nhận
hàng nhập khẩu, các bước cũng được tình giản khá nhiều và được thực hiện theo
một tập quán có sẵn hay được ngầm hiểu giữa nhân viên giao nhận với khách hàng
và cán bộ hải quan. Những điểm khác biệt được thể hiện cụ thể trong những nội
dung sau:
- Đối với việc liên hệ khách hàng và kí hợp đồng giao nhận:


25
Thông thường, sau khi nhận được yêu cầu, nhân viên giao nhận sẽ liên hệ,
đàm phán và công ty sẽ kí một hợp đồng giao nhận theo một hợp đồng thương mại
mà công ty yêu cầu dịch vụ cung cấp. Tuy nhiên, trong trường hợp giao nhận lô

hàng nhập khẩu với công ty V.K, một thỏa thuận không mang tính pháp lí cao giữa
hai bên được ngầm hiểu như một hợp đồng cụ thể. Điều này cũng dễ hiểu bởi công
ty V.K chính là một khách hàng khá thân thiết của SANCO và việc kí kết hợp đồng
được xem là không quá cần thiết, hơn nữa còn giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
- Nhận D/O và mở tờ khai hải quan:
Theo lí thuyết, nhân viên giao nhận phải xuất trình vận đơn gốc hoặc
surrender, giấy giới thiệu, giấy báo hàng đến, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói
hàng hóa rồi nhận về 3 D/O, giấy cược container và hóa đơn giá trị gia tăng của
hãng tàu. Thực tế, nhân viên giao nhận của công ty SANCO chỉ xuất trình giấy báo
hàng đến và giấy giới thiệu của công ty V.K và yêu cầu cấp B/L gốc. Sau đó, nhân
viên giao nhận của công ty SANCO nhận về 4 D/O thay vì 3 như lý thuyết và còn
được cấp B/L gốc để làm thủ tục hải quan cho lô hàng.
Ngoài ra, thông thường, D/O sẽ được nhận trước và sau đó nhân viên giao
nhận sẽ mang các chứng từ cần thiết đến cơ quan hải quan để mở tờ khai. Nhưng
trong trường hợp này, như đã đề cập ở phần quy trình giao nhận, phần công việc
nhận D/O và mở tờ khai được thực hiện đồng thời và không nhất thiết phải lấy D/O
rồi mới lên cảng mở tờ khai.
- Quy trình khai báo hải quan:
Như đã đề cập trong phần quy trình khai báo hải quan, nhân viên giao nhận
phải chuẩn bị một bộ chứng từ đầy đủ gồm: Tờ khai hải quan điện tử, giấy giới
thiệu của công ty, hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận
đơn đường biển, giấy chứng nhận xuất xứ, lệnh giao hàng. Tuy nhiên, chứng từ cần
xuất trình chỉ có tờ khai, giấy giới thiệu, B/L, lệnh giao hàng, chứng tỏ thủ tục đã
được tinh giản rất nhiều so với lý thuyết.
- Chi phí khi làm thủ tục hải quan và nhận hàng tại cảng:
Về mặt lý thuyết, công ty SANCO chỉ phải chịu các chi phí liên quan đến lô
hàng nhập, gọi là phí trả hộ cho người thuê dịch vụ như: di lý hải quan, thanh lý tờ
khai, D/O, THC, nâng, hạ container, cước seal… Tuy nhiên, trong quá trình làm