Nghiệp vụ nhập khẩu mặt hàng máy in laser canon bằng đường biển tại công ty TNHH xuất nhập khẩu ngôi sao sài gòn

DANH MỤC BẢNG BIỂU
Tên bảng biểu
Bảng 1.1. Cơ cấu nhân sự của công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu
Ngôi Sao Sài Gòn giai đoạn 2012-2015
Bảng 1.2. Kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Xuất Nhập
Khẩu Ngôi Sao Sài Gòn giai đoạn 2012-2015
Bảng 3.1. Tốc độ tăng trưởng và doanh thu dự kiến giai đoạn năm
2015 – 2020
Sơ đồ 1.1. Sơ đồ tổ chức nhân sự của công ty TNHH Xuất Nhập
Khẩu Ngôi Sao Sài Gòn
Sơ đồ 2.1. Quy trình nhập khẩu hàng hóa của công ty TNHH Xuất
Nhập Khẩu Ngôi Sao Sài Gòn

Trang
15
16
34
11
19



DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt
B/L
C/O
CB - NV
CFS
CP
D/O

ĐH-CĐ
DT
FCL
FDI
L/C
LCL
LNST
LNTT

Tiếng Anh
Bill of Lading
Certificate of Origin
Container Freight Station
fee
Delivery Order
Full Container Load
Foreign Direct Investment
Letter of Credit
Less than Container Load

SAGO STAR
TNHH
VAT
VND

Value Added Tax

Tiếng Việt
Vận đơn
Giấy chứng nhận xuất xứ

Cán bộ - Nhân viên
Cước vận chuyển hàng hóa
đường biển
Chi phí
Lệnh giao hàng
Đại học – Cao đẳng
Doanh thu
Hàng đủ xếp nguyên container
Đầu tư trực tiếp nước ngoài
Thư tín dụng
Hàng xếp không đủ một container
Lợi nhuận sau thuế
Lợi nhuận trước thuế
Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu
Ngôi Sao Sài Gòn
Trách nhiệm hữu hạn
Thuế giá trị gia tăng
Đồng Việt Nam



6
LỜI MỞ ĐẦU
Cùng với sự phát triển của Thương mại quốc tế, Logistic đóng vai trò ngày
càng quan trọng trong hoạt động kinh tế Việt Nam nói riêng và trên toàn thế giới
nói chung. Trong chuỗi các hoạt động của Logistic thì vận tải biển luôn giữ vị trí
chính yếu, ảnh hưởng nhiều đến chất lượng cả quy trình. Trong đó hoạt động xuất
nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển đóng vai trò quan trọng nhằm nâng cao chất
lượng vận tải biển.
Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Ngôi Sao Sài Gòn (viết tắt là SAGO STAR)

là một trong những công ty đang phát triển mạnh trong lĩnh vực xuất nhập khẩu
hàng hóa bằng đường biển. Các hoạt động của công ty luôn ngày một mở rộng. Vì
vậy trong thời gian thực tập, tôi đã tìm hiểu và nghiên cứu tại SAGO STAR. Cùng
với sự giúp đỡ của các nhân viên tại công ty và sự hướng dẫn tận tình của cô Hà
Hiền Minh, tôi xin đưa ra đề tài: “Nghiệp vụ nhập khẩu mặt hàng Máy In Laser
Canon bằng đường biển tại Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Ngôi Sao Sài Gòn”.
Đề tài gồm 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Ngôi Sao Sài Gòn
Chương 2: Quy trình nhập khẩu máy in laser Canon của công ty TNHH Xuất
Nhập Khẩu Ngôi Sao Sài Gòn
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu máy in
laser Canon của công ty
Tôi xin chân thành cảm ơn tới Giám Đốc, Phó Giám Đốc và các anh chị nhân
viên của Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Ngôi Sao Sài Gòn cũng như giáo viên
hướng dẫn cô Hà Hiền Minh, đồng thời tôi cũng cảm ơn Quý Thầy Cô Cơ Sở 2 –
Trường Đại Học Ngoại Thương tại Thành Phố Hồ Chí Minh đã hướng dẫn và giúp
tôi hoàn thiện bài báo cáo này.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng, nhưng do thời gian thực tập và sự hiểu biết còn
hạn chế, nên đề tài này không tránh khỏi những sai sót và nhược điểm. Vì vậy tôi
kính mong Quý Công Ty và Quý Thầy Cô góp ý thêm để đề tài được hoàn thiện
hơn.
Sinh viên thực hiện
Cao Huỳnh Hải Yến


7


8
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU

NGÔI SAO SÀI GÒN
1.1. Quá trình hình thành, phát triển
Các thông tin về công ty:
−

Tên công ty: CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU NGÔI SAO

−
−

SÀI GÒN
Tên đối ngoại: SAGO STAR CO., LTD
Tên giao dịch: CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU NGÔI SAO

−

SÀI GÒN
Địa chỉ trụ sở: 485/G2 Phan Văn Trị, phường 5, quận Gò Vấp, TP

−
−
−
−
−
−
−
−
−

Hồ Chí Minh

Chi nhánh: 457/7 CMT8, Phường 13, Quận 10, TP Hồ Chí Minh
Điện Thoại: (08).62.896.113 hoặc (08).39.850.113
Fax: (08).62.896.100
Email:
Website: sieuthidienmaymiennam.com
Giám đốc: Nguyễn Ngọc An
Mã số thuế: 0311464558
Ngày hoạt động: 04/01/2012
Vốn điều lệ: 1.000.000.000 vnđ (Một Tỷ Việt Nam Đồng)

Nhằm đáp ứng nhu cầu hàng gia dụng và trang thiết bị ngày càng tăng của
khách hàng cũng như có thể đứng vững trước sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt,
công ty đã chuyển từ một cửa hàng kinh doanh tư nhân thành công ty TNHH hai
thành viên trở lên, trực tiếp đảm nhận quá trình xuất, nhập khẩu nhằm giảm chi phí
trung gian, tăng mức canh tranh trên thị trường.
Công ty TNHH Xuất Nhập khẩu Ngôi Sao Sài Gòn thành lập ngày 01 tháng
04 năm 2012 theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0311464558 do Sở kế
hoạch và Đầu tư HCM cấp ngày 04/01/2012.
Công ty có con dấu riêng, độc lập về tài sản, được mở tài khoản tại Kho bạc
Nhà nước và các Ngân hàng theo quy định của pháp luật.
Công ty tổ chức lực lượng và điều hành trên cơ sở Điều lệ đã được hội đồng
thành viên thông qua tháng 02/2012, chuyên nhập khẩu phân phối sỉ và lẻ trang
thiết bị, kim khí điện máy, máy văn phòng.
Những lĩnh vực hoạt động như: Cung cấp thiết bị điện máy văn phòng, thiết bị
viễn thông, thiết bị trình chiếu hội trường – hội nghị - trường học, hệ thống an


9
ninh-camera giám sát, báo trộm, báo cháy, cơ điện-điện tử, điện gia dụng, thiết bị
ngân hàng …, bên cạnh đó Cty còn cho thuê máy chiếu, màn chiếu, máy photocopy,

nạp mực, thay linh kiện máy văn phòng…
Từ khi thành lập công ty đến nay, Công ty trải qua một số cột mốc quan trọng:
Giai đoạn 2012-2013: Là một trong những Công ty trực thuộc khu vực miền
Nam, SAGO STAR đi vào hoạt động và bắt tay thực hiện việc cung cấp đầy đủ nhu
cầu kim khí điện tử, máy văn phòng, các dịch vụ xuất nhập khẩu mang lại cho danh
nghiệp những giải pháp nhanh và hiệu quả nhất.
Giai đoạn 2013-2014: Thực hiện chiến lược mở rộng hoạt động và địa bàn
kinh doanh, Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Ngôi Sao Sài Gòn thành lập chi
nhánh tại địa bàn quận 10, thành phố Hồ Chí Minh từ ngày 10/6/2014. Với đội ngũ
nhân lực không ngừng phát triển, chi nhánh đã và đang hoạt động tích cực và góp
phần gặt hái nhiều thành công tại thị trường thành phố Hồ Chí Minh.
Giai đoạn 2014-2015: Sau quá trình hơn 3 năm đi vào hoạt động trong lĩnh
vực kinh doanh Xuất Nhập khẩu, công ty bước đầu đã có những kết quả kinh doanh
đáng khích lệ với doanh thu tăng đều qua các năm, phấn đấu trở thành một đơn vị
cung cấp dịch vụ có uy tín và chất lượng trong ngành cung cấp dịch vụ Xuất Nhập
khẩu cho TP Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận. Công ty đã và đang ngày càng cố
gắng mang lại sự tin tưởng tuyệt đối cho quý khách hàng khu vực miền Nam cũng
như đang vươn dài trên toàn đất nước.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và công tác quản trị nhân sự
1.2.1. Chức năng
Công ty có chức năng cung cấp dịch vụ liên quan đến lĩnh vực giao nhận hàng
hóa xuất nhập khẩu bao gồm những mảng chính như sau:
−

Dịch vụ khai thuế Hải quan hàng nguyên Container, hàng lẻ với tất cả
các loại hình: nhập kinh doanh, xuất kinh doanh, nhập gia công xuất
khẩu, tạm nhập tái xuất, tạm xuất tái nhập, hình thức mậu dịch và phi

−

mậu dịch...).
Nhập khẩu ủy thác, xuất khẩu ủy thác trong trường hợp doanh nghiệp
không có tư cách pháp nhân xuất khẩu hoặc nhập khẩu, bao gồm làm
tờ khai hải quan, làm thủ tục xin cấp Certificate of Origin (C/O), lập


10
bộ chứng từ hoàn chỉnh, làm các thủ tục thanh toán ngân hàng liên
quan đến L/C, nhận mua giúp đơn và giấy chứng nhận bảo hiểm, làm
các thủ tục thông quan, kiểm dịch động thực vật, theo dõi hàng đi và
đến, booking với đại lí tàu, môi giới chuyển hàng về kho theo yêu cầu,
−

….
Tư vấn thủ tục làm công bố sản phẩm cho tất cả các mặt hàng liên

−
−

quan như: thực phẩm chức năng, bánh kẹo, bột làm kem, rượu…..
Tư vấn làm C/O
Dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển và đường hàng không

−

giá rẻ.
Đặc biệt xử lý hàng khó, hàng độ.

Bên cạnh đó, Công ty còn là nơi phân phối các mặt hàng trang thiết bị điện tử,
kim khí điện máy, máy văn phòng, giúp thực hiện việc cung cấp kịp thời nhu cầu

làm việc của doanh nghiệp và đời sống nhân dân.
1.2.2. Nhiệm vụ
Nhiệm vụ chủ yếu của công ty là nắm bắt và thực hiện các yêu cầu của khách
hàng, chọn lựa và tư vấn những giải pháp tối ưu về thuế, về giá thuê tàu, bảo hiểm,
cước phí, về thủ tục hành chính cho các khách hàng của mình.
Đa dạng hóa và phát triển các dịch vụ, sản phẩm mà công ty đang có ưu thế
như máy in, photocopy, fax...v.v…, xây dựng hoàn chỉnh hệ thống phân phối để
chiếm lĩnh thị trường.
Thực hiện đúng các cam kết về lương thưởng, bảo hiểm, chế độ cho nhân viên
làm việc tại công ty.
Kiên trì xây dựng đội ngũ nhân viên đạo đức tốt, giỏi chuyên môn, tác phong
làm việc hiện đại trong môi trường làm việc chuyên nghiệp.
Nghiêm túc thực hiện theo các chế độ, pháp luật của nhà nước về điều hành
doanh nghiệp như nghĩa vụ đóng thuế, kinh doanh đúng ngành nghề đăng kí, qui
định về vốn tài sản lưu động, vốn chủ sở hữu,...; những chính sách, tập quán liên
quan đến công việc xuất nhập khẩu, vận tải giao nhận.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức
SAGO STAR có sơ đồ tổ chức theo cơ cấu chức năng. Đây là kiểu cơ cấu
quản lý hiệu quả, hiện đại. Trong cơ cấu này, các chức năng quản lý của doanh


11
nghiệp được phân chia theo chiều dọc. Ở đây, các hoạt động được phân nhóm thành
các phòng ban: Kế toán – tài chính, nghiệp vụ kinh doanh, quản trị hành chính...
Ưu điểm của cơ cấu tổ chức chức năng này là sự phân chia các nhiệm vụ rất rõ
ràng, thích hợp với những lĩnh vực cá nhân được đào tạo. Bên cạnh đó, trong cơ cấu
này, công việc dễ giải thích, phần lớn các nhân viên đều dễ dàng hiểu công việc của
phòng ban mình và công việc của mình. Ngoài ra, cơ cấu chức năng thực hiện chặt
chẽ chế độ một thủ trưởng.
Sơ đồ 1.1. Sơ đồ tổ chức nhân sự của công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Ngôi Sao

Sài Gòn
GIÁM ĐỐC

Phòng kế toán- tài vụ

Bộ phận
kinh doanh

Phòng nghiệp vụ kinh doanh

Bộ phận
marketing

Phòng quản trị hành chính

Bộ phận công nghệ thông tin

Kho

(Nguồn: Bộ phận Quản Trị Hành Chính Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Ngôi Sao
Sài Gòn)
Tuy nhiên cơ cấu này còn một số hạn chế: Chỉ có cấp quản lý cao nhất mới có
trách nhiệm về hiệu quả cuối cùng của toàn thể công ty; quá chuyên môn hóa và tạo
ra cách nhìn quá hẹp với cán bộ chủ chốt; hạn chế sự phát triển của người quản lý
chung và gặp nhiều khó khăn khi cần có sự phối hợp giữa các chức năng.
Hiện tại, ông Nguyễn Ngọc An giữ chức vụ giám đốc và là người đại diện
theo pháp luật của Công ty. Cơ cấu tổ chức công ty có những nét khái quát chính
sau:
Giám đốc:

12
−

Giám đốc là chức danh cao nhất của công ty, là đại diện pháp luật của
công ty. Giám đốc mới có quyền kí tên trên các hợp đồng cung cấp

−

dịch vụ cho khách hàng.
Vừa là người điều hành vừa là chủ sở hữu duy nhất của Công ty.

Phòng Kế Toán tài vụ:
−

Chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát trực tiếp tình hình tài chính của

−
−
−
−

Chi Nhánh.
Tổ chức thu, chi hàng ngày .
Kiểm tra hóa đơn đầu ra, đầu vào của Chi Nhánh.
Báo cáo thuế theo tháng, quý , năm cho Cục thuế.
Lập kế hoạch thanh toán tiền hàng tháng cho nhà cung cấp, tiền cước
phí vận chuyển hàng hóa cho các đơn vị vận chuyển. Lập báo cáo kết
quả kinh doanh theo quý, năm để trình lên Chủ Tịch Công ty - Tổng
Giám Đốc Công ty .

Phòng Nghiệp vụ kinh doanh:
−

Liên hệ với các đơn vị vận chuyển (Hãng tàu, Fowarder, Công ty vận
tải container...) để đăng ký vận chuyển hàng nhập khẩu, xuất khẩu

−
−

hoặc vận chuyển hàng trong nội địa.
Lập bộ chứng từ mua bán, thanh toán quốc tế.
Tiến hành xin giấy phép nhập khẩu tự động , tạm giải tỏa hàng (thực
phẩm, các thuyết bị điện, điện tử, …), theo dõi và lập kế hoạch xin
hạn ngạch nhập khẩu đối với các mặt hàng quản lý của cơ quan
chuyên ngành và một số công việc khác.

Trong quá trình thực tập tại Phòng Nghiệp Vụ Kinh Doanh của Công ty
TNHH Xuất Nhập Khẩu Ngôi Sao Sài Gòn, tôi đã được các anh chị tận tình hướng
dẫn rất nhiều, giúp tôi hiểu được từ lý thuyết đến thực hành vẫn còn một khoảng
cách không ngắn. Những ngày đầu, công việc của tôi là ngồi đọc tài liệu, chứng từ
và quan sát mọi hoạt động diễn ra tại Công ty. Sau đó, tôi được giao cho những
công việc đơn giản như phụ sắp xếp lại bộ chứng từ theo thứ tự mà Công ty thường
làm, kiểm tra sự thống nhất giữa các chứng từ trong cùng một lô hàng… Tôi đã
được tiếp xúc về các thủ tục hành chính cũng như áp dụng những lý thuyết đã học
vào thực tế bằng việc được hướng dẫn tổ chức thực hiện một vài thủ tục thực hiện
hợp đồng. Trong quá trình thực hiện, tôi luôn được hướng dẫn tận tình và chi tiết


13

cho mỗi bước làm việc để thủ tục không bị sai sót và mắc những lỗi cơ bản. Những
công việc thực tế giúp tôi hiểu rõ hơn về quy trình xuất khẩu hàng hóa của công ty.
Phòng quản trị hành chính
−

Tổ chức tuyển dụng theo yêu cầu của các phòng ban khác trong Chi

−

Nhánh dưới sự phê duyệt của giám đốc điều hành.
Khai báo tình hình tăng giảm nhân sự theo yêu cầu của các cơ quan

−

chức năng tại địa phương
Đăng ký, làm sổ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp cho cán bộ
công nhân viên trong Chi Nhánh, làm các thủ tục cư trú cho người
nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Và một số công việc khác.

Bộ phận kinh doanh
−

Liên hệ với các đơn vị vận chuyển (Hãng tàu, Fowarder, Công ty vận
tải container...) để đăng ký vận chuyển hàng nhập khẩu, xuất khẩu

−
−

hoặc vận chuyển hàng trong nội địa.
Lập bộ chứng từ mua bán, thanh toán quốc tế.

Liên hệ với nhà cung cấp nước ngoài để theo dõi tình hình thực hiện

−

hợp đồng.
Tiến hành xin giấy phép nhập khẩu tự động , tạm giải tỏa hàng (thực
phẩm, các thuyết bị điện, điện tử, …), theo dõi và lập kế hoạch xin
hạn ngạch nhập khẩu đối với các mặt hàng quản lý của cơ quan
chuyên ngành.

Bộ phận Marketing
−
−

Tổ chức các hoạt động marketing
Liên hệ với các Sở Ban Ngành có liên quan để xin phép làm các

−

chương trình quảng cáo, khuyến mãi sản phẩm.
Tìm hiểu nhu cầu khách hàng, thỏa mãn khách hàng hiện tại, thu hút

−

khách hàng tiềm năng
Trợ giúp khách hàng.

Bộ Phận Công Nghệ Thông Tin
−
−

Quản lý hệ thống máy tính tiền của bộ phận thâu ngân.
Bảo trì cơ sở dữ liệu và phần mềm kế toán , Khai Hải Quan điện tử ,
nâng cấp ứng dụng và triển khai ứng dụng , huấn luyện cho CB-NV
Chi Nhánh. Và một số công việc khác.

Kho


14
−

Báo cáo kết quả giao nhận hàng hóa tại kho cho phòng Xuất Nhập

−

Khẩu và Phòng kế toán để có biện pháp xử lý kịp thời.
Kiểm tra, theo dõi số lượng hàng hóa tồn động trong kho

Phòng Quản Trị Hành Chánh:
−

Khai báo tình hình tăng giảm nhân sự theo yêu cầu của các cơ quan

−

chức năng tại địa phương
Đăng ký, làm sổ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp cho cán bộ
công nhân viên trong Chi Nhánh, làm các thủ tục cư trú cho người

−

nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
Tổ chức các hoạt động vui chơi, giải trí cho tập thể cán bộ công nhân
viên trong Chi Nhánh.

1.2.4. Công tác quản trị nhân sự
Giai đoạn 2012 - 2015, tình hình nhân sự Công ty tương đối ổn định. Tổng số
công nhân viên biến động nhẹ qua các năm. Cụ thể, khoảng thời gian 2012-2014,
tổng số công nhân viên giảm dần. Năm 2014 là năm có số công nhân viên thấp nhất
với 57 người. Lợi nhuận công ty giảm do cuộc khủng hoảng kinh tế, chính trị thế
giới nên Công ty giảm số công nhân làm việc. Số lượng công nhân viên cao nhất là
63 người rơi vào năm 2015. Vì tình hình kinh doanh của Công ty khả quan trở lại
nên cần thêm công nhân để vận hành hết công suất.
Công ty có một cơ cấu nhân sự trẻ, hơn 65% công nhân viên có độ tuổi dưới
ba mươi lăm. Được thành lập cách đây 3 năm, một số nhân sự được tuyển dụng ban
đầu nay đã trở thành trưởng các bộ phận. Trong khi đó, những nhân viên thừa hành
được tuyển mới qua từng thời kì. Sự phối hợp giữa kinh nghiệm và sự năng động là
chính sách nhân sự của công ty.
Về trình độ học vấn, những nhân viên làm việc tại khối văn phòng ít nhất phải
tốt nghiệp Cao đẳng, riêng nhân viên đứng bán hàng chỉ yêu cầu tốt nghiệp THPT
trở lên. Có thể nhận thấy số lượng nhân viên tốt nghiệp Đại học ổn định qua các
năm, dao động từ 37 đến 43 người. Phần lớn những người đứng đầu các bộ phận
của Công ty có trình độ trên Đại học. Điều này là yếu tố tiên quyết giúp việc quản
lý nhân sự ở từng bộ phận đạt hiệu quả. Trong 5 năm tới, công ty có định hướng
tăng số người có trình độ Cao học lên từ 2 đến 3 người.


15
Đối với cơ cấu về mặt giới tính, số lượng công nhân viên nam chiếm từ

63,33% đến 67,21%.
Bảng 1.1. Cơ cấu nhân sự của công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Ngôi Sao Sài
Gòn giai đoạn 2012-2015
2012
Số
lượng
Giới
tính
Tuổi

Trình
độ

Nam
Nữ
<35
>35
Thạc sĩ
ĐH-CĐ
Trung
cấp
Lao động
phổ

2013
%

Số
lượng

2014
%

Số
lượng

2015
%

Số
lượng

%

41
20
45
16
1
41

67,21
32,79
75
25
1,64
67,21

38
22

40
20
1
40

63,33
36,67
66,67
33,33
1,67
66,67

37
20
39
18
2
37

64,91
35,09
68,42
31,58
3,51
64,91

42
21
46
17

2
43

66,67
33,33
71,43
28,57
3,17
68,26

16

26,23

16

26,67

15

26,32

13

20,63

3

4,92

3

5

3

5,26

5

7,94

thông
Tổng
61
60
57
63
(Nguồn: Phòng Quản Trị Hành Chính Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Ngôi Sao
Sài Gòn)
Một cách khái quát, Công ty có một tình hình nhân sự ổn định về cơ cấu giới
tính, độ tuổi, và trình độ học vấn. Điều này giúp việc quản trị diễn ra thông suốt.
Với hơn 50 công nhân viên giai đoạn 2012 - 2015, khối lượng công việc cho từng
nhân viên không quá tải, đáp ứng được hầu hết các yêu cầu công việc hàng ngày.
Về công tác quản trị nhân sự, Công ty đã thành công khi tạo được một môi
trường làm việc thân thiện, hòa đồng và kích thích sự đóng góp của từng cá nhân.
Thực tế quan sát cho thấy, không có sự phân biệt đối xử giữa công nhân làm việc
dưới nhà máy và nhân viên làm việc trên văn phòng. Đóng góp của từng cá nhân
được đánh giá công bằng và có những phần thưởng thỏa đáng để thể hiện sự ghi
nhận từ phía Công ty.

1.3. Đánh giá chung về hoạt động kinh doanh của Công ty giai đoạn 2012-2015


16
Bảng 1.2. Kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Ngôi Sao
Sài Gòn giai đoạn 2012-2015
Đơn vị tính: Triệu VNĐ

Năm

Doanh
thu

Chi phí

Lợi
nhuận
trước
thuế

Lợi
nhuận
sau thuế

2012
2013
2014

2.190
2.095

95
84
3.582
3.432
150
107
4.871
4.620
251
196
2015
(Quý II)
2.313
2.201
112
87
Giá trị
1392
1.337
55
23
2013/2012
%
163,6
163,8
157,9
127,4
Giá trị
1289
1.189

101
89
2014/2013
%
136
134,6
167,3
183,2
Giá trị
125
109
14
11
Quý II 2015/ Quý II
2014
%
105,7
105,2
114,3
114,5
(Nguồn: Bộ phận Kế Toán Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Ngôi Sao Sài Gòn)
Giai đoạn 2012 - 2014, Công ty đạt lợi nhuận trước thuế cao nhất là 251 triệu
vnd vào năm 2014, thấp nhất là 95 triệu vnd vào năm 2012. Nguyên nhân: Năm
2012, do Công ty vừa được thành lập cộng thêm đội ngũ nhân viên trẻ, chưa có
nhiều kinh nghiệm, chưa linh tìm được nguồn hàng giá tốt cũng như chưa có nhiều
bạn hàng, song song đó, để tránh rủi ro kinh doanh, công ty chỉ kinh doanh các mặt
hàng gia dụng là chính, doanh thu còn đạt mức thấp, dẫn đến lợi nhuận thu được
thấp.
Trải qua vài năm kinh doanh, đội ngũ nhân viên dần có kinh nghiệm và linh
hoạt hơn trong các khâu thực hiện hợp đồng, đặc biệt là thủ tục thông quan hàng

hóa. Bên cạnh đó, nhờ sự làm ăn uy tín, Công ty đã tạo được lòng tin cậy nhất định
trong lòng khách hàng, số lượng bạn hàng lâu năm và khách hàng trung thành dần
xuất hiện và ngày càng tăng. Mặt khác, Công ty cũng đã tìm được nguồn hàng đáng
tin cậy, giá cả hợp lý và mở rộng kinh doanh sang nhiều mặt hàng kim khí điện tử,
máy văn phòng. Doanh thu ngày càng tăng, kèm theo việc giảm được nhiều khoản
chi phí không đáng có, được thể hiện qua việc so sánh tỉ trọng chi phí giữa các năm
giảm dần, cụ thể tỉ trọng 2013/2012 là 63,8% và tỉ trọng 2014/2013 là 34,6%.


17
Công ty không vấp phải thua lỗ trong 3 năm trở lại đây. Điều này có thể được
giải thích bởi nhiều nguyên nhân. Thứ nhất, Công ty hoạt động trong lĩnh vực phân
phối hàng điện tử, kim khí điện máy và máy văn phòng, vốn là những mặt hàng đáp
ứng nhu cầu làm việc, đời sống ngày càng hiện đại. Thứ hai, Công ty đã xây dựng
được chỗ đứng nhất định trên thị trường trong khu vực thành phố Hồ Chí Minh và
các tỉnh thành lân cận. Do đó, việc dự báo nhu cầu thị trường để lên kế hoạch nhập
khẩu mặt hàng sản phẩm được thực hiện khá chính xác, giúp Công ty kiểm soát
được chi phí. Xét trên phương diện lợi nhuận, lợi nhuận kinh doanh ngày càng tăng
nhanh qua các năm.
Năm 2012, doanh thu đạt 2.190 triệu đồng và lợi nhuận trước thuế là 95 triệu
đồng tương đương với 4,34% doanh thu, tỉ trọng doanh thu 2013/2012 khá cao
(63,6%) do công ty đã đưa ra chiến lược kinh doanh hợp lý: duy trì mối quan hệ làm
ăn với các khách hàng nhỏ lẻ và tìm kiếm khách hàng tìm năng, cũng như đầu tư
nghiên cứu vào các thị trường tiềm năng như máy văn phòng và kiêm khí điện tử.
Bước sang năm 2013, mặc dù vấp phải khủng hoảng, nhưng nhờ có chính sách linh
hoạt và chiến lược thông minh nên dù doanh thu không bằng năm trước, cụ thể là
36% nhưng vẫn được đánh giá là cao trong khoảng thời gian khó khăn. SAGO
STAR vẫn đạt được mức lợi nhuận mục tiêu vì tích cực cắt giảm hợp lý các khoản
chi phí. Cụ thể, lợi nhuận tăng 57,9% và đạt 55 triệu đồng. Năm 2014, tình hình
kinh doanh đã dần phục hồi, công ty đã vượt qua đáy khủng hoảng, nhận thấy đã có

sự tăng cao trong lợi nhuận trước thuế: 67,3%. Tình hình kinh doanh tính đến quý II
năm 2015 đạt mức dự kiến, công ty vẫn không bị thua lỗ, và đạt 14,3% lợi nhuận
trước thuế khi so sánh cùng khoảng thời gian so với năm 2014, tức tính đến quý II
năm 2014.
Nhìn chung, Công ty đã thể hiện khả năng kiểm soát tốt tình hình kinh doanh
giai đoạn 2012 - 2015. Kế hoạch tài chính được dự báo khá chính xác, chỉ cần giải
quyết được vấn đề xuất, nhập khẩu và tiêu thụ sản phẩm là Công ty sẽ hoạt động có
lợi nhuận.
Tầm quan trọng của hợp đồng nghiên cứu đối với Công ty:
Nghiên cứu quy trình hợp đồng có tầm ảnh hưởng quan trọng đến doanh thu
cũng như chi phí của Công ty bởi không phải lúc nào cũng phải áp dụng một cách


18
máy móc lý thuyết đối với thực tiễn. Việc đầu tư nghiên cứu để rút ngắn bớt quy
trình thực hiện hợp đồng giúp cắt giảm hợp lý đáng kể các khoản chi phí không cần
thiết cũng như rút ngắn thời gian.
Bên cạnh đó, nghiên cứu kĩ lưỡng cách thức tiến hành các bước của hợp
đồng cũng đóng vai trò quan trọng không kém để tránh các chi phí phát sinh cũng
như sự bất cập, thiếu linh hoạt trong quá trình thực hiện.
Để có cái nhìn toàn diện và chi tiết hơn về tầm quan trọng của việc nghiên
cứu hợp đồng đối với công ty TNHH Ngôi Sao Sài Gòn, chương 2 sẽ làm rõ vấn đề
này thông qua phân tích quy trình nhập khẩu máy in Laser Canon giữa SAGO
STAR và TNHH SHENZEN LIHAO TECHNOLOGY.


19
CHƯƠNG 2: NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU MÁY IN LASER CANON CỦA
CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU NGÔI SAO SÀI GÒN
2.1. Thực tế quy trình

Sơ đồ 2.2. Quy trình nhập khẩu hàng hóa của công ty TNHH xuất nhập khẩu
Ngôi Sao Sài Gòn
Nhận và kiểm tra bộ chứng từ

Nhận lệnh giao hàng (D/O – Deviver Order)

Thông quan hàng nhập

Thanh lý Hải quan cổng

Thanh quyết toán với tài vụ và lưu hồ sơ

(Nguồn: Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Ngôi Sao Sài Gòn)
Các bước thực hiện quy trình được diễn ra theo trình tự dưới đây.
2.1.1. Nhận và kiểm tra chứng từ
Lý thuyết: Công ty Xuất khẩu SHENZHEN LIHAO TECHNOLOGY sau khi
hoàn tất việc giao hàng và bộ chứng từ cần thiết cho hãng tàu sẽ có trách nhiệm gửi
qua Email bao gồm các nội dung được đính kèm sau: Master Bill of Lading, House
Bill of Lading, thông tin về con tàu và ngày dự kiến tàu đến. Trong đó Master Bill
of Lading rất quan trọng vì thể hiện mối quan hệ giữa người gửi hàng và người
nhận hàng.
Một bộ chứng từ thường bao gồm: hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng


20
gói, vận đơn đường biển, giấy báo hàng đến. Tùy theo đặc điểm của từng lô hàng
mà bộ chứng từ cần có thêm các giấy tờ khác như: giấy chứng nhận xuất xứ, giấy
chứng nhận chất lượng, giấy chứng nhận số lượng…
Trong một số trường hợp nếu có những sai sót thì công ty nhập khẩu phải liên
hệ với bên công ty xuất khẩu để yêu cầu tu chỉnh chứng từ, nếu không kịp thời, thì

bên xuất khẩu sẽ phải chịu hoàn toàn các chi phí phát sinh.
Minh họa: Ngày 22/9/2015, công ty SHENZHEN LIHAO TECHNOLOGY
gửi Email bộ chứng từ cho công ty SAGO STAR.. Đối với lô hàng này, bộ chứng từ
bao gồm:
−
−
−
−

Hợp đồng thương mại (9/9/2015): 01 bản sao y bản chính
Hóa đơn thương mại (22/9/2015): 01 bản gốc
Phiếu đóng gói (22/9/2015): 01 bản gốc
Vận đơn đường biển (15/9/2015): 01 bản gốc

Kiểm tra chứng từ phải tiến hành cẩn thận bởi nhân viên phòng Nghiệp vụ
Kinh Doanh bằng cách xem xét những thông tin trên vận đơn có trùng khớp, đầy đủ
thông tin, tên người nhận, người gửi, tên tàu, ngày tàu đến, số container, số seal và
chi tiết hàng hóa.
Do mặt hàng máy in Laser Canon không nằm trong danh mục hàng hóa có khả
năng gây mất an toàn nên không cần đến giấy chứng nhận chất lượng. Các thông số
trên vận đơn cũng đáp ứng đầy đủ yêu cầu nên bỏ qua bước yêu cầu đối tác tu chỉnh
chứng từ.
2.1.2. Nhận lệnh giao hàng (D/O- Deliver Order)
Lý thuyết: Trước ngày giao hàng từ 1 đến 2 ngày, thì công ty SAGO STAR
nhận được giấy báo hàng đến của hãng tàu (Arrive Notice). Sau khi tàu đã cập cảng
đến và làm các thủ tục với cảng xong thì nhân viên công ty cầm vận đơn gốc B/L
hoặc vận đơn surrendered, giấy giới thiệu đến văn phòng đại diện của hãng tàu để
lấy D/O. Tại đây, công ty được nhận 4 lệnh giao hàng (D/O):
−

1 lệnh để liên hệ với Văn phòng đại diện của hãng tàu tại cảng để

−

được xác nhận giao hàng.
1 lệnh nộp tại phòng thương vụ cảng để đóng phí nâng hạ container và

−
−

làm phiếu ra cổng cho xe chở hàng khi nhận hàng xong.
1 lệnh nộp cho Hải quan giám sát cổng tại cảng.
1 lệnh để lưu


21
Nhân viên hãng tàu xem xét các giấy tờ liên quan và cấp D/O sau khi nhân
viên công ty đóng lệ phí. Sau khi đã nhận D/O gốc, nhân viên công ty được nhân
viên hãng tàu cấp cho một tờ D/O khác có nội dung tương tự, nhân viên công ty sẽ
kí xác nhận lên tờ D/O này là đã nhận lệnh. Lúc này, nhân viên công ty phải làm
một thao tác quan trọng là kiểm tra đối chiếu nội dung D/O với vận đơn nhằm phát
hiện các sai sót. Nếu có sai khác thì phải tu chỉnh lại ngay tại hãng tàu.
Đặc biệt nhân viên công ty phải chú ý thời hạn hiệu lực của D/O trong vấn đề
lưu kho, lưu bãi, lưu container( có hãng tàu miễn phí, có hãng tàu tính phí sau khi
D/O hết hiệu lực) để mà sắp xếp thời gian hợp lý, tiến hành làm thủ tục nhận hàng
tránh tình trạng phát sinh thêm các chi phí này, do D/O quá hạn hiệu lực lấy hàng.
Minh họa: Ngày 24/9, công ty SAGO STAR nhận được giấy báo hàng đến của
hãng tàu (Arrive Notice). Sau khi tàu đã cập cảng Cát Lái và làm các thủ tục với
cảng xong thì nhân viên phòng Nghiệp Vụ Kinh Doanh công ty cầm vận đơn gốc
B/L hoặc vận đơn surrenderd, giấy giới thiệu đến văn phòng đại diện của hãng tàu

để lấy D/O. Sau khi nhận D/O, nhân viên đóng phí D/O. Đối với lô hàng này, phí
D/O bao gồm:
−
−
−
−

Phí xếp dỡ (THC fee): 99 USD
Phí chứng từ (DO fee): 660.000 VND
Phí vệ sinh cont (CTNS CLEANING): 93.500 VND
Phí cân bằng cont (CIC fee): 55 USD

Khi kiểm tra đối chiếu nội dung D/O với vận đơn, những nội dung cần đối
chiếu cụ thể với lô hàng này:
−
−
−
−
−

Số vận đơn: KMTCHUA0828660
Tên và địa chỉ người nhận hàng: SAGO STAR CO., LTD
Người gửi hàng: SHENZHEN LIHAO TECHNOLOGY LTD
Tên hàng: CANON LBP 3500 LASER PRINTER
Thời gian hiệu lực của D/O: 25/9/2015

Do không có bất cứ sai sót nào nên không tốn thời gian tu chỉnh lại.
2.1.3. Thông quan hàng nhập
2.1.3.1. Chuẩn bị các chứng từ cần thiết để mở tờ khai
−

−
−
−

Hồ sơ Hải quan bao gồm:
Hợp đồng mua bán hàng hóa: 1 bản sao
Hóa đơn thương mại: 1 bản sao, 1 bản chính
Phiếu đóng gói (Parking list): 1 bản chính, 1 bản sao


22
−
−

Tờ khai hải quan điện tử nhập khẩu
Vận đơn: 1 bản sao

2.1.3.2. Truyền liệu qua mạng hải quan điện tử
Lý thuyết: Hiện nay khai báo hải quan dùng phần mềm ECUSKD để truyền
liệu qua mạng. Khi truyền thành công hệ thống mạng của Hải quan, phần mềm tự
động báo về số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai.
Bước 1: Nhân viên công ty nhập dữ liệu vào phần mềm ECUS-K2:
−

Nhập thông tin tờ khai: Người nhập khẩu, người xuất khẩu, loại hình
nhập khẩu, hợp đồng, hóa đơn thương mại, phương tiện vận tải, vận
tải đơn, nước xuất khẩu, cảng – địa điểm xếp hàng, cảng – địa điểm
dỡ hàng, điều kiện giao hàng, đồng tiền thanh toán – tỷ giá tính thuế,

−

phương thức thanh toán ….
Nhập thông tin hàng hóa: Tên hàng – quy cách phẩm chất, mã số hàng
hóa (mã HS), xuất xứ hàng hóa, số lượng, đơn vị tính, đơn giá nguyên
tệ, trị giá nguyên tệ, thuế suất thuế nhập khẩu (10% do lô hàng có xuất
xứ từ Ý) , thuế suất thuế VAT (10%).

Sau khi tiến hành ghi lại, phần mềm ECUS-K2 tự động tính số tiền thuế mà
doanh nghiệp phải nộp cho lô hàng này.
−

Các chứng từ kèm theo: hợp đồng, hóa đơn thương mại, các chứng từ
đính kèm dạng ảnh (hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói,
vận đơn, giấy ủy quyền nhập khẩu).

Bước 2: Sau khi nhập xong thì tiến hành khai báo, dữ liệu chuyển qua mạng
vào hệ thống tiếp nhận hải quan. Hệ thống tiếp nhận của hải quan nhận được các dữ
liệu này tự động cấp cho doanh nghiệp số tiếp nhận hồ sơ. Cán bộ hải quan kiểm tra
dữ liệu doanh nghiệp truyền đã chính xác chưa và phản hồi số tờ khai.
Bước 3: Sau khi kiểm tra tính hợp lệ và chính xác của các dữ liệu được
truyền, cán bộ hải quan tiến hành việc phân luồng tờ khai và phản hồi cho doanh
nghiệp. Luồng hàng hóa được phân làm 3 luồng: luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ.
−

Luồng xanh: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng

−

hóa.
Luồng vàng: Miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, hồ sơ chuyển qua bộ

phận tính giá thuế để kiểm tra chi tiết hồ sơ.


23
−

Luồng đỏ: Hồ sơ được chuyển qua bộ phận kiểm tra thực tế hàng
hóa . Tuỳ tỷ lệ phân kiểm hóa của lãnh đạo chi cục mà chủ hàng xuất
trình 5%, 10% hay 100% hàng để hải quan kiểm tra.

Minh họa:
Bước 1: Ngày 25/9/2015, nhân viên ở bộ phận Công Nghệ Thông Tin tiến
hành khai báo Hải quan điện tử qua phần mềm ECUS-K2. Sau khi tiến hành ghi lại,
phần mềm ECUS-K2 tự động tính số tiền thuế mà doanh nghiệp phải nộp cho lô
hàng này là 36.118.200vnd.
Bước 2: Cán bộ hải quan Cảng Sài Gòn KV I kiểm tra dữ liệu doanh nghiệp
truyền đã chính xác và phản hồi số tờ khai: 300146443950.
Bước 3: Hàng hóa được phân luồng vàng và chuyển qua bộ phận tính giá thuế
để kiểm tra chi tiết hồ sơ. Vì hồ sơ hợp lệ nên được Chi cục Hải Quan CK Cảng Sài
Gòn KV I đóng dấu “Thông quan”.
2.1.4. Làm thủ tục hải quan
Lý thuyết: Thủ tục hải quan chia làm 2 loại:
−

Thủ tục hải quan giám sát là khi xuất hàng ra khỏi CY (container
yard), Hải quan phải kiểm tra đối chiếu số container, số chì trên
container với bộ hồ sơ. Trường hợpkhông có sự khác biệt, Hải quan
niêm phong kẹp chì. Trong quá trình vận chuyển có Hải quan áp tải để

−

tránh các gian lận xảy ra.
Thủ tục hải quan kiểm hóa là thủ tục Hải quan áp dụng khi có
Container nhập về cảng, Hải quan tiến hành đối chiếu số Cont, số chì
của hãng tàu, số chì của Hải quan so với hồ sơ. Trường hợp không
phù hợp cần lập biên bản ngay. Ngược lại, cần tiến hành mở container
để kiểm hóa. Tùy theo loại mặt hàng mà Hải quan mở toàn bộ hay lấy
mẫu theo từng phần. Tùy vào tính chất luồng hàng mà thủ tục hải
quan được chia làm 2 trường hợp: Miễn kiểm hóa (luồng xanh), nhập
kiểm hóa (Luồng đỏ).

Minh họa: Sau khi làm thủ tục hải quan giám sát đạt yêu cầu, Hải quan niêm
phong kẹp chì cho lô hàng.


24
Hai qui trình tương đối giống nhau ở 3 bước: Mở tờ khai, Tính giá thuế, trả tờ
khai.
−

Mở tờ khai

Lý thuyết: Nhân viên SAGO STAR sau khi lập tờ khai hải quan, khai báo qua
mạng để lấy số tiếp nhận, số tờ khai, phân luồng kiểm hóa. Sau đó, tiến hành đăng
ký mở tờ khai hải quan tại cảng. Nhân viên công ty đến Hải quan mở tờ khai tìm
báo cáo vi phạm pháp luật, xem Doanh nghiệp nhập khẩu có nợ thuế hay bị phạt
chậm nộp thuế hay không đóng thuế cho Doanh nghiệp. Nếu không vi pham thì nộp
lại cùng với bộ chứng từ để Hải quan kiểm tra. Hải quan dựa vào mã số thuế để
kiểm tra và đối chiếu những thông tin cần thiết.
Minh họa: Nhân viên bộ phận Kinh Doanh đến Hải quan mở tờ khai, vì không

vi phạm các quy định của pháp luật nên Hải quan tiến hành dựa vào mã số thuế
0311464558 để kiểm tra và đối chiếu những thông tin cần thiết.
−

Tính giá thuế

Lý thuyết: Hải quan kiểm tra lại thuế tính trong tờ khai có đúng với số tiền
thực tế mà doanh nghiệp phải nộp không. Nếu doanh nghiệp được ân hạn thuế thì
đóng dấu xác nhận. Nếu doanh nghiệp phải đóng thuế ngay thì nhân viên công ty
phải đóng thuế và sao y biên nhận nộp tiền vào ngân sách Nhà nước Nộp lại cho
cửa tính thuế xác nhận.
Minh họa: Trong đơn hàng nhập khẩu này, SAGO STAR phải đóng tiền thuế
ngay cho hải quan, số tiền thuế là: 36.118.200 vnđ và biên nhận Nộp Tiền Vào
Ngân Sách Nhà Nước có hiệu lực vào ngày 26/9.
−

Trả tờ khai

Lý thuyết: Sau khi kiểm tra và đóng dấu xong Hải quan tiến hành chuyển qua
cửa trả tờ khai Hải quan. Nhân viên SAGO STAR mua tem ( lệ phí Hải quan) dán
vào tờ khai. Hải quan trả lại bộ chứng từ bao gồm :
+ Tờ khai Hải quan
+ Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ
Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, nhân viên phòng Nghiệp Vụ Kinh Doanh
cần tìm lô hàng nhập đang ở đâu để dẫn kiểm hóa viên đến kiểm tra hàng hóa.


25
+ Hàng lẻ (LCL): Nhân viên công ty vào kho CFS( Container Freight Station)
gặp thủ kho trình D/O yêu cầu biết vị trí hàng để kiểm hóa và chuẩn bị xe, kho.

Cũng như điều xe vào kho CFS (Container Freight Station). Trong khi chờ xe vào
kho, nhân viên công ty tới thương vụ trình D/O, yêu cầu giao hàng CFS. Sau đó
cầm phiếu xuất kho vào kho CFS trình cho thủ kho. Tiến hành bốc hàng lên xe sau
chở về kho của SAGO STAR.
+ Hàng nguyên container (FCL): nhân viên chạy ra bãi container, tìm xem
container đang ở vị trí nào, trường hợp container đang ở trên cao, hoặc đang ở dưới
đất mà không thể mở nắp container ra để kiểm hóa viên kiểm tra hàng thì nhân viên
tới phòng điều độ trình D/O, yêu cầu hạ container xuống để kiểm hóa, tiện thể yêu
cầu điều độ viên đóng dấu:“cắt seal”. Dĩ nhiên trường hợp container đang ở dưới
đất mà có thể mở nắp container ra dễ dàng thì không phải nhờ điều độ viên hạ
container.
Minh họa: Do là hàng lẻ nên nhân viên phòng kinh doanh vào kho CFS
(Container Freight Station) gặp thủ kho trình D/O yêu cầu biết vị trí hàng để kiểm
hóa và trong khi chờ xe vào kho thì tới thương vụ trình D/O, yêu cầu giao hàng
CFS. Do đây là Tổng Cty Tân Cảng Sài Gòn, nên thương vụ đóng dấu lên D/O:
“Giao hàng thẳng”.
Nhân viên công ty điều xe ra bãi container.
Lý thuyết : Sau đó vào đại lý hãng tàu (thường thì trong cảng và ICD đều có)
trình D/O, yêu cầu lấy nguyên container về hay rút ruột tại bãi, đại lý hãng tàu sẽ
thu tiền cược container, ra biên lai cược thu tiền cược đồng thời đóng dấu vào D/O
và dấu của đại lý hãng tàu, đóng tiền cược container và giữ phiếu thu tiền cược.
Nhân viên đem D/O đó vào thương vụ, trình D/O xin rút ruột tại bãi hoặc xin
đem container về. Thương vụ tiến hành thu tiền và ra hóa đơn, lúc này mã số thuế
và tên doanh nghiệp trên hóa đơn là của công ty SAGO STAR. Khi doanh nghiệp
đem container về thì trình hóa đơn cho phòng giao nhận container, lấy phiếu giao
nhận container và ra bãi container để tiến hành bốc container đem về hay rút ruột tại
bãi, tiến hành cho bốc hàng lên xe.